Krok po kroku, czyli obowiązki Pracownika IFP (opiekuna, zgłoszonych do realizacji z danego Zakładu) W przypadku cyklu (zaplanowanych na semestr bądź cały rok akademicki): TERMIN rozpoczęciem cyklu rozpoczęciem cyklu cyklu cyklu OBOWIĄZKI ZAKŁADOWEGO OPIEKUNA ZAJĘĆ GOŚCINNYCH zgłasza do biura projektu proponowany termin (dzień tygodnia, godzina), w którym planowane jest odbywanie wraz z propozycją sali zajęciowej (na ile osób, z jakim sprzętem: sala zwykła, komputerowa, czy multimedialna) pobiera z biura projektu formularz dane do wystawienia umowy i przesyła go prowadzącemu zajęcia do uzupełnienia uzyskuje z biura projektu potwierdzenie terminu i sali, w jakiej będą odbywać się zajęcia dostarcza do biura projektu wypełniony przez prowadzącego zajęcia formularz OBOWIĄZKI BIURA PROJEKTU po otrzymaniu zgłoszenia ustala termin oraz salę wraz z planistką z Pracowni Dydaktyczno-Technicznej IFP wydaje zakładowemu opiekunowi formularz dane do wystawienia umowy przekazuje zakładowemu opiekunowi ustalony termin i salę, w jakiej będą się odbywać zajęcia; następnie przygotowuje plakaty promujące zajęcia, wywiesza je na wydziałowych tablicach ogłoszeń, przesyła komunikat o zajęciach do biuletynu UAM, umieszcza komunikat o zajęciach na stronie internetowej biura projektu oraz na stronie internetowej IFP; ponadto wydruk komunikatów oraz jeden plakat włącza do segregatora z promocją projektu odbiera od zakładowego opiekuna formularz i na jego podstawie przygotowuje umowę dla prowadzącego zajęcia gościnne Na tydzień przed odbiera z biura projektu teczkę dla prowadzącego przygotowuje i przekazuje zakładowemu opiekunowi
rozpoczęciem cyklu W dniu pierwszych W dniu pierwszych lub Na tydzień przed ostatnimi zajęciami gościnnymi W dniu ostatnich zajęcia (teczka zawiera: 2 egzemplarze umowy, formularz ZUS, oświadczenie prowadzącego zajęcia, oświadczenie zgodę na przetwarzanie danych osobowych, kwestionariusze osobowe dla uczestników, listy obecności) przekazuje prowadzącemu zajęcia teczkę, prosi o podpisanie umów, oświadczenia prowadzącego wykład, oświadczenia zgody na przetwarzanie danych osobowych (w zaznaczonym miejscu), wypełnienie formularza ZUS, rozdaje uczestnikom kwestionariusz osobowy do wypełnienia (obowiązek wypełnienia kwestionariusza dotyczy studentów przystępujących po raz pierwszy do oferowanych w ramach projektu), prosi uczestników o wpisanie się na pierwszej liście obecności; pozostałe listy obecności przekazuje prowadzącemu zajęcia gościnne z poleceniem, aby prowadzący prosił uczestników o wpisanie się na listę podczas każdych kolejnych przekazuje uzupełnione przez prowadzącego zajęcia dokumenty w teczce prowadzącego zajęcia do biura projektu odbiera z biura projektu rachunek do umowy oraz ankiety ewaluacyjne dla uczestników przekazuje prowadzącemu zajęcia gościnne ankiety teczkę dla prowadzącego zajęcia (teczka zawiera: 2 egzemplarze umowy, formularz ZUS, oświadczenie prowadzącego zajęcia, oświadczenie zgodę na przetwarzanie danych osobowych, kwestionariusze osobowe dla uczestników, listy obecności); pracownik biura zaznacza miejsca, w których prowadzący zajęcia gościnne powinien złożyć podpis odbiera od zakładowego opiekuna teczkę prowadzącego zajęcia i następnie ją opracowuje (umowa zostaje przekazana do zarejestrowania w DPE, prowadzący zajęcia zgłoszony do ubezpieczenia; dokumenty dotyczące uczestników zostają w biurze projektu) przygotowuje i przekazuje zakładowemu opiekunowi rachunek dla prowadzącego zajęcia oraz ankiety ewaluacyjne dla uczestników
Po ostatnich zajęciach W dniu ostatnich lub ewaluacyjne do przeprowadzenia wśród wszystkich uczestników odbiera od prowadzącego zajęcia komplet list obecności oraz komplet ankiet ewaluacyjnych, przeprowadzonych wśród wszystkich uczestników ; następnie przekazuje prowadzącemu zajęcia rachunek do umowy i prosi o jego podpisanie (w zaznaczonym miejscu) przekazuje do biura projektu komplet list obecności, komplet ankiet ewaluacyjnych oraz rachunek podpisany przez prowadzącego zajęcia odbiera od zakładowego opiekuna komplet list obecności, komplet ankiet ewaluacyjnych oraz rachunek podpisany przez prowadzącego zajęcia; następnie przekazuje rachunek do DPE, wpisuje uczestników do PEFSa, opracowuje ankiety ewaluacyjne W przypadku jednorazowych : TERMIN rozpoczęciem rozpoczęciem OBOWIĄZKI ZAKŁADOWEGO OPIEKUNA ZAJĘĆ GOŚCINNYCH zgłasza do biura projektu proponowany termin (dzień tygodnia, godzina), w którym planowane jest odbywanie wraz z propozycją sali zajęciowej (na ile osób, z jakim sprzętem: sala zwykła, komputerowa, czy multimedialna) pobiera z biura projektu formularz dane do wystawienia umowy i przesyła go prowadzącemu zajęcia do uzupełnienia OBOWIĄZKI BIURA PROJEKTU po otrzymaniu zgłoszenia ustala termin oraz salę wraz z planistką z Pracowni Dydaktyczno-Technicznej IFP wydaje zakładowemu opiekunowi formularz dane do wystawienia umowy uzyskuje z biura projektu potwierdzenie terminu i przekazuje zakładowemu opiekunowi ustalony
Na tydzień przed rozpoczęciem W dniu sali, w jakiej będą odbywać się zajęcia dostarcza do biura projektu wypełniony przez prowadzącego zajęcia formularz odbiera z biura projektu teczkę dla prowadzącego zajęcia (teczka zawiera: 2 egzemplarze umowy, rachunek, formularz ZUS, oświadczenie prowadzącego zajęcia, oświadczenie zgodę na przetwarzanie danych osobowych, kwestionariusze osobowe dla uczestników, listę obecności, ankiety ewaluacyjne dla uczestników ) przekazuje prowadzącemu zajęcia teczkę, prosi o podpisanie umów, oświadczenia prowadzącego wykład, oświadczenia zgody na przetwarzanie danych osobowych (w zaznaczonym miejscu), wypełnienie formularza ZUS, rozdaje uczestnikom kwestionariusz osobowy do wypełnienia (obowiązek wypełnienia kwestionariusza dotyczy studentów przystępujących po raz pierwszy do oferowanych w ramach projektu), prosi uczestników o wpisanie się na liście obecności oraz o wypełnienie ankiety ewaluacyjnej na koniec termin i salę, w jakiej będą się odbywać zajęcia; następnie przygotowuje plakaty promujące zajęcia, wywiesza je na wydziałowych tablicach ogłoszeń, przesyła komunikat o zajęciach do biuletynu UAM, umieszcza komunikat o zajęciach na stronie internetowej biura projektu oraz na stronie internetowej IFP; ponadto wydruk komunikatów oraz jeden plakat włącza do segregatora z promocją projektu odbiera od zakładowego opiekuna formularz i na jego podstawie przygotowuje umowę dla prowadzącego zajęcia gościnne przygotowuje i przekazuje zakładowemu opiekunowi teczkę dla prowadzącego zajęcia (teczka zawiera: 2 egzemplarze umowy, rachunek, formularz ZUS, oświadczenie prowadzącego zajęcia, oświadczenie zgodę na przetwarzanie danych osobowych, kwestionariusze osobowe dla uczestników, listę obecności, ankiety ewaluacyjne dla uczestników ); pracownik biura zaznacza miejsca, w których prowadzący zajęcia gościnne powinien złożyć podpis
Po zajęciach Po zajęciach lub odbiera od prowadzącego zajęcia komplet uzupełnionych dokumentów z teczki prowadzącego zajęcia oraz prosi prowadzącego o podpisanie rachunku do umowy (w zaznaczonym miejscu) przekazuje komplet dokumentów w teczce prowadzącego zajęcia do biura projektu odbiera od zakładowego opiekuna teczkę prowadzącego zajęcia i następnie ją opracowuje (umowa wraz z rachunkiem zostaje przekazana do zarejestrowania w DPE, prowadzący zajęcia zgłoszony do ubezpieczenia; biuro wpisuje wpisuje uczestników do PEFSa, opracowuje ankiety ewaluacyjne