Spis treści Wykaz skrótów Wprowadzenie Rozdział I. Obowiązek tworzenia akt osobowych 1. Zakres podmiotowy 1.1. Pracodawca 1.2. Osoba reprezentująca pracodawcę w sprawach pracowniczych 1.3. Pracownik 1.4. Umowy cywilnoprawne 2. Zakres przedmiotowy 2.1. Dokumenty umieszczane w aktach 2.2. Dokumenty kandydata do pracy 2.3. Dokumenty z okresu zatrudnienia pracownika 2.4. Dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia Rozdział II. Prowadzenie akt osobowych 1. Termin założenia akt osobowych pracownika 2. Sposób prowadzenia akt osobowych 3. Wymogi techniczne dla teczki osobowej 4. Akta osobowe w formie elektronicznej Rozdział III. Warunki, miejsce i okres przechowywania akt 1. Miejsce i warunki przechowywania akt 2. Okres przechowywania dokumentacji 3. Przechowywanie akt osobowych w firmie zewnętrznej (outsourcing) Rozdział IV. Ochrona danych osobowych 2. Obowiązek rejestracji zbioru danych 3. Dane kandydatów i pracowników, które pracodawca może przetwarzać 4. Upoważnienie w zakresie dostępu do danych osobowych 5. Pisemna ewidencja osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych 6. Opracowanie i wdrożenie dokumentacji opisującej sposób przetwarzania danych oraz środki zapewniające ochronę danych Rozdział V. Wykorzystanie zdjęcia pracownika do celów służbowych 2. Pozyskanie zdjęcia pracownika przy rekrutacji 3. Wykorzystanie zdjęcia pracownika do wystawienia przepustki, identyfikatora, legitymacji służbowej 4. Zdjęcie pracownika w intranecie lub w gablocie firmowej 5. Zdjęcia pracownika na firmowej stronie internetowej 6. Zdjęcie pracownika z firmowej imprezy w gazetce zakładowej 7. Oświadczenie pracownika w sprawie publikacji wizerunku Rozdział VI. Udostępnianie akt osobowych 1. Udostępnianie dokumentów pracownikom 2. Udostępnianie akt byłym pracownikom 3. Udostępnianie akt osobowych podmiotom zewnętrznym 4. Udostępnienie akt osobowych innej osobie zatrudnionej u pracodawcy Rozdział VII. Postępowanie z aktami w związku z przejściem pracownika do innego pracodawcy w trybie art. 23 KP 1. Obowiązek przekazania akt osobowych 2. Ustalenie, czy nastąpiło przejście zakładu pracy lub jego części 2.1. Poglądy Europejskiego Trybunału Sprawiedliwości 2.2. Poglądy wyrażane w orzecznictwie krajowym 2.3. Ocena konkretnego przypadku Rozdział VIII. Postępowanie z aktami osobowymi w przypadku upadłości
lub likwidacji pracodawcy 1. Obowiązek przekazania akt osobowych 2. Likwidacja pracodawcy prywatnego 3. Likwidacja pracodawcy będącego państwową jednostką organizacyjną 4. Likwidacja pracodawcy będącego spółdzielnią Rozdział IX. Postępowanie w przypadku zniszczenia lub zaginięcia akt 2. Odtworzenie akt osobowych Rozdział X. Odpowiedzialność za nieprowadzenie akt lub inne nieprawidłowości w aktach osobowych 1. Konsekwencje niewykonania obowiązku prowadzenia akt osobowych 2. Odpowiedzialność cywilna pracodawcy 3. Odpowiedzialność za niezwrócenie oryginałów dokumentów 4. Odpowiedzialność wykroczeniowa 5. Odpowiedzialność pracownika działu kadr Rozdział XI. Najczęściej popełniane błędy w prowadzeniu akt osobowych 2. Zwłoka w założeniu teczki pracownika 3. Zwłoka w dokładaniu dokumentów do teczek 4. Kilka teczek akt osobowych dla jednej osoby 5. Zaniechanie podziału dokumentów na trzy części 6. Brak numeracji dokumentów oraz wykazów dokumentów 7. Umieszczanie dokumentów w niewłaściwych częściach akt 8. Brak dokumentów, które powinny się znajdować w danej części akt 9. Wprowadzanie do akt oryginałów dokumentów 10. Zbyt długie przechowywanie w aktach zawiadomienia o ukaraniu karą porządkową 11. Kopiowanie dowodu osobistego pracownika do akt 12. Przechowywanie zaświadczenia o niekaralności pracownika bez uzasadnienia 13. Umieszczanie w aktach osobowych pracownika dokumentacji umów cywilnoprawnych Rozdział XII. Język dokumentacji wytwarzanej i składanej do akt Rozdział XIII. Podpis, parafa, faksymile, pieczątka, potwierdzanie za zgodność 1. Pojęcie dokumentu 2. Podpis pod dokumentem 2.1. Złożenie podpisu w imieniu pracodawcy 3. Potwierdzanie kopii dokumentów osobowych za zgodność z oryginałem Rozdział XIV. Dokumenty osobowe, w których najczęściej popełniane są błędy 2. Część A akt osobowych 2.1. Skierowanie na profilaktyczne badanie lekarskie 2.2. Kwestionariusz osobowy kandydata i pracownika 3. Część B akt osobowych 3.1. Umowa o pracę 3.1.1. Rodzaj umowy o pracę 3.1.2. Strony umowy 3.1.3. Data zawarcia umowy 3.1.4. Rodzaj pracy 3.1.5. Miejsce wykonywania pracy 3.1.6. Wynagrodzenie za pracę 3.1.7. Wymiar czasu pracy 3.1.8. Klauzula określająca dodatek za przekroczenie wymiaru czasu pracy 3.1.9. Termin rozpoczęcia pracy 3.1.10. Podpisy stron 3.2. Potwierdzenie zawarcia umowy w innej formie niż pisemna 3.3. Informacja o dodatkowych warunkach zatrudnienia 3.3. 3.3.2. Zakres informacji o dodatkowych warunkach zatrudnienia
3.3.3. Norma czasu pracy 3.3.4. Częstotliwość wypłat wynagrodzenia za pracę 3.3.5. Wymiar urlopu wypoczynkowego 3.3.6. Długość okresu wypowiedzenia umowy o pracę 3.3.7. Objęcie pracownika układem zbiorowym pracy 3.3.8. Metody sformułowania informacji o dodatkowych warunkach zatrudnienia 3.3.9. Informacja o dodatkowych warunkach zatrudnienia u pracodawcy zatrudniającego do 20 osób 3.3.10. Informacja o dodatkowych warunkach zatrudnienia u pracodawcy kierującego pracownika do pracy na terytorium państwa spoza UE 3.3.11. Informacja o zmianie dodatkowych warunków zatrudnienia pracownika 3.4. Dokumenty sporządzane przed przystąpieniem pracownika do pracy 4. Część C akt osobowych 4. 4.2. Porozumienie rozwiązujące umowę o pracę 4.3. Wypowiedzenie umowy o pracę 4.3.1. Ustalenie długości okresu wypowiedzenia 4.3.2. Przyjęcie wypowiedzenia przez pracownika 4.3.3. Wskazanie przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie 4.3.4. Pouczenie o prawie odwołania się do sądu pracy 4.4. Rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika 4.4.1. Termin na złożenie oświadczenia pracownikowi 4.4.2. Data rozwiązania umowy 4.4.3. Forma i treść oświadczenia pracodawcy 4.5. Rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia bez winy pracownika 4.6. Świadectwo pracy 4.6. 4.6.2. Zbiorcze świadectwo pracy za umowy terminowe 4.6.3. Wypełnianie świadectwa pracy 4.6.3.1. Miejscowość i data 4.6.3.2. Dane identyfikacyjne pracodawcy i pracownika 4.6.3.3. Okres zatrudnienia 4.6.3.4. Wymiar czasu pracy 4.6.3.5. Rodzaj wykonywanej pracy 4.6.3.6. Podstawa prawna rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy 4.6.3.7. Urlop wypoczynkowy wykorzystany przez pracownika 4.6.3.8. Okres korzystania z urlopu bezpłatnego 4.6.3.9. Okres korzystania z urlopu wychowawczego 4.6.3.10. Liczba dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie gwarancyjne 4.6.3.11. Wykorzystanie zwolnienia od pracy przewidzianego w art. 188 KP 4.6.3.12. Zastosowanie skróconego okresu wypowiedzenia umowy o pracę na podstawie art. 361 KP 4.6.3.13. Okres odbytej czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych 4 6.3.14. Okres wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze 4.6.3.15. Wykorzystanie dodatkowego urlopu albo innego uprawnienia lub świadczenia przewidzianego przepisami prawa pracy 4.6.3.16. Okresy nieskładkowe uwzględniane przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty 4.6.3.17. Liczba dni, za które pracownik nie otrzymał wynagrodzenia gwarancyjnego w 2003 r 4.6.3.18. Wzmianka o zajęciu wynagrodzenia za pracę 4.6.3.19. Informacje uzupełniające 4.6.3.20. Podpis pracodawcy lub osoby upoważnionej 4.6.3.21. Pouczenie o przysługujących uprawnieniach 4.6.4. Informacje, których nie wpisuje się do świadectwa pracy 4.7. Opinia o pracowniku (referencje)
4.8. Obiegówka na zakończenie zatrudnienia Rozdział XV. Dodatkowe dokumenty szczególnych grup zawodowych 1. Kierowcy 2. Cudzoziemcy 3. Chałupnicy Rozdział XVI. Przechowywanie w aktach osobowych dokumentów niewymienionych w DokStosPrR 2. Miejsce przechowywania nietypowych dokumentów 2.1. Zaświadczenie lekarskie o potrzebie stosowania okularów korygujących wzrok 2.2. Zaświadczenie lekarskie o przeprowadzeniu konsultacji psychologicznej 2.3. Zaświadczenie lekarskie przed przystąpieniem pracownika do egzaminu na kierowcę wózków jezdniowych 2.4. Wniosek niepełnosprawnego o stosowanie skróconej normy czasu pracy 2.5. Notatki służbowe dotyczące pracy i sposobu wywiązywania się przez pracowników z obowiązków służbowych 2.6. Notatki dotyczące badania stanu trzeźwości 2.7. Dokumentacja zajęć komorniczych 2.8. Dokumenty związane z naliczaniem wynagrodzenia 2.9. Dokumentacja czasu pracy 2.10. Dokumentacja korzystania z urlopów wypoczynkowych i zwolnień okolicznościowych 2.11. Kwestionariusze ocen okresowych 2.12. Dokumenty zgłoszeniowe do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych 2.13. Korespondencja z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, dokumenty zasiłkowe 2.14. Dokumenty związane z ubieganiem się o pomoc socjalną 2.15. Odpis aktu zawarcia związku małżeńskiego 2.16. Oświadczenie lustracyjne Rozdział XVII. Postępowanie z fałszywym dokumentem złożonym przez pracownika Rozdział XVIII. Prowadzenie akt osobowych w pytaniach i odpowiedziach 1. Udokumentowanie okresu zaliczanego do stażu pracy a wymiar urlopu wypoczynkowego 2. Podstawa zaliczenia danego okresu pracy do stażu pracy 3. Świadectwo pracy wjęzyku obcym 4. Aktualny adres na wypowiedzeniu 5. Dokument potwierdzający zmianę danych osobowych pracownika 6. Dokumentacja urlopu macierzyńskiego i wypłaty zasiłku 7. Nazwisko panieńskie na dyplomie składanym do akt 8. Dokumenty procesowe odwołania od kary porządkowej 9. Informacja o zaprzestaniu korzystania z przerw na karmienie dziecka 10. Karta kontrolna wykorzystania urlopu wypoczynkowego 11. Łączony kwestionariusz osobowy 12. Brak w aktach osobowych świadectwa pracy a możliwość wydania zaświadczenia o zatrudnieniu 13. Podwójne prowadzenie akt osobowych - w oddziale i w centrali 14. Ponowne zatrudnienie pracownika z wykorzystaniem starej teczki osobowej 15. Zmiana daty urodzenia przez pracownika 16. Obowiązek przechowywania w aktach wypowiedzenia po zmianie trybu rozwiązania umowy na porozumienie stron Rozdział XIX. Akty prawne 1. Ustawa z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy Dział Drugi. Stosunek pracy Rozdział I. Przepisy ogólne Rozdziału. Umowa o pracę Oddział 1. Zawarcie umowy o pracę Oddział 2. Przepisy ogólne o rozwiązaniu umowy o pracę Oddział 3. Rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem Oddział 4. Uprawnienia pracownika w razie nieuzasadnionego lub niezgodnego z
prawem wypowiedzenia umowy o pracę przez pracodawcę Oddział 5. Rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia Oddział 6. Uprawnienia pracownika w razie niezgodnego z prawem rozwiązania przez pracodawcę umowy o pracę bez wypowiedzenia Oddział 6a. Uprawnienia pracodawcy w razie nieuzasadnionego rozwiązania przez pracownika umowy o pracę bez wypowiedzenia Oddział 7. Wygaśnięcie umowy o pracę Rozdział IIa. Warunki zatrudnienia pracowników skierowanych do pracy na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej z państwa będącego członkiem Unii Europejskiej Rozdział IIb. Zatrudnianie pracowników w formie telepracy Rozdział III. Stosunek pracy na podstawie powołania, wyboru, mianowania oraz spółdzielczej umowy o pracę Oddział 1. Stosunek pracy na podstawie powołania Oddział 2. Stosunek pracy na podstawie wyboru Oddział 3. Stosunek pracy na podstawie mianowania Oddział 4. Stosunek pracy na podstawie spółdzielczej umowy o pracę Dział Czwarty. Obowiązki pracodawcy i pracownika Rozdział I. Obowiązki pracodawcy Dział Trzynasty. Odpowiedzialność za wykroczenia przeciwko prawom pracownika Ustawa z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych Rozdział 1. Przepisy ogólne Rozdział 2. Organ ochrony danych osobowych Rozdział 3. Zasady przetwarzania danych osobowych Rozdział 4. Prawa osoby której dane dotyczą Rozdział 5. Zabezpieczenie danych osobowych Rozdział 6. Rejestracja zbiorów danych osobowych oraz administratorów bezpieczeństwa informacji Rozdział 7. Przekazywanie danych osobowych do państwa trzeciego Rozdział 8. Przepisy karne Rozdział 9. Zmiany w przepisach obowiązujących, przepisy przejściowe i końcowe 3. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika Rozdział 1. Dokumentowanie podjęcia pracy przez pracownika Rozdział 2. Prowadzenie akt osobowych i dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy Rozdział 3. Przepisy przejściowe i końcowe 4. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania ISBN: 978-83-255-7585-4