UMOWA O USŁUGOWE PROWADZENIE KSIĄG RACHUNKOWYCH ORAZ USŁUG KADROWO-PŁACOWYCH zawarta w Swarzędzu dnia... r., pomiędzy:... zamieszkała, ul...., NIP:... zwaną w umowie Zleceniobiorcą, a Firmą:... z siedzibą w: reprezentowaną przez:. Zwanym(ą) w umowie Zleceniodawcą. Ww. podmioty są stronami niniejszej umowy. 1 Przedmiotem niniejszej umowy są czynności w zakresie prowadzenie pełnej księgowości i obsługa kadrowo-płacowa firmy... przez Zleceniobiorcę począwszy od dnia... Przedmiotem umowy jest w szczególności: a) Prowadzenie w przechowywanie przez Zleceniobiorcę ewidencji księgowej (syntetycznej i analitycznej) Zleceniodawcy w postaci księgi rachunkowej, zwanej dalej KSIĘGĄ, na którą składają się: a. Dziennik, b. Konta księgi głównej i kont pomocniczych, c. Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej i kont pomocniczych, d. Odrębnie prowadzony inwentarz. b) Sporządzania rocznego sprawozdania finansowego składającego się z a. Wprowadzenia do sprawozdania finasowego, b. Bilansu, c. Rachunku zysków i strat, d. Informacji dodatkowej e... f. c) Prowadzenie i przechowywanie przez Zleceniobiorcę dokumentacji podatkowej, na którą składają się: Strona 1 z 6
Odrębne ewidencje dla celów podatku od towarów i usług (zwane EWIDENCJAMI sprzedaży i zakupu - dla celów VAT-u), Odrębne ewidencje podatku dochodowego od osób prawnych (przeznaczone do ewidencjonowania osiągniętych przychodów i ponoszonych kosztów w ramach prowadzonej przez Zleceniodawcę działalności gospodarczej) d) Prowadzenie spraw kadrowo płacowych w skład, których wchodzą: a. Sporządzanie umów o pracę, list płac, kartotek wynagrodzeń, itp. b. Sporządzanie i wysyłanie deklaracji (ZUS, PIT 4R i PIT 11), c. Ewidencja zwolnień lekarskich, urlopów i innych nieobecności, d. Sporządzanie umów cywilnoprawnych i ich rozliczanie, e) Ewidencje środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych oraz ewidencje wyposażenia. 2 1. Przy wykonaniu zobowiązań, o których mowa w par. 1, Zleceniobiorca będzie prowadził Księgi i Ewidencje z należytą starannością, w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami prawa polskiego i na podstawie otrzymanych od Zleceniodawcy dokumentów i informacji. 2. Przez prowadzenie Księgi rozumie się przez Zleceniobiorcę następujących czynności: a) Prowadzenie księgowości Zleceniodawcy zgodnie z zasadami określonymi w Ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości i wynikającymi z ustawy o podatku od towarów i usług z dnia 15 lutego 1993 r. b) Prowadzenie ewidencji syntetycznej i analitycznej firmy, tzn. zaewidencjonowanie w KSIĘDZE szczególnych zdarzeń gospodarczych. c) Sporządzanie bilansów rocznych oraz obowiązkowych sprawozdań finansowych w obowiązujących terminach. d) Badanie dostarczonych dokumentów pod względem formalnym i rachunkowym oraz do informowania zleceniodawcy o ewentualnych błędach, natychmiast po stwierdzeniu uchybień. (Zleceniobiorca nie bada autentyczności otrzymanych dokumentów). e) Ocena w świetle prawa rachunkowego i podatkowego dokumentów księgowych oraz decydowanie o sposobie ich zakwalifikowania wraz ze sposobem uwidocznienia w Księdze (dekretacja), f) Ustalenie wysokości zaliczek na podatek dochodowy oraz wypełnianie w imieniu Zleceniodawcy miesięcznych deklaracji podatku VAT na podstawie danych wynikających z zapisów do Księgi, Ewidencji i z innych informacji dostarczonych przez Zleceniodawcę oraz składania wyżej wymienionych deklaracji w Urzędzie Skarbowym właściwym dla siedziby Zleceniodawcy. g) Zleceniodawca ma prawo poprawiania w każdym czasie oczywistych nieprawidłowości (np. błędy pisarskie lub rachunkowe). Strona 2 z 6
h) Informowanie o wysokości zobowiązań podatkowych będzie Zleceniodawcy przekazywana osobiście w siedzibie Zleceniobiorcy lub Zleceniodawcy lub w innej formie np. telefoniczne, faksem, Emailem, SMS-em na życzenie zleceniodawcy. 3 Zleceniodawca zobowiązuje się do: a) Dostarczania wszystkich dokumentów dotyczących prawidłowego ustalania zobowiązania podatkowego (Faktur sprzedaży, faktur zakupu, wyciągów bankowych, raportów kasowych, not itp.) w terminie nie później niż do 7 dnia po miesiącu obrachunkowym. b) Udostępniania dokumentów niezbędnych do prawidłowej oceny dokumentów podatkowych takich jak: umowy, porozumienia, decyzje itp. oraz informowania o wszystkich zmianach i warunkach wpływających na wielkość i prawidłowość wyliczenia zobowiązania podatkowego. c) Zleceniodawca zobowiązany jest we własnym zakresie do; a. Prowadzenia raportu kasowego w siedzibie firmy; b. Prowadzenia we własnym zakresie inwentaryzacji aktywów i pasywów, co najmniej na koniec roku obrachunkowego i zapoznawać zleceniobiorcę z jej wynikami; d) Zasięgania informacji z własnej inicjatywy o wysokości zobowiązania podatkowego za dany miesiąc wg obliczeń Zleceniobiorcy. e) Na podstawie sporządzonych przez Biuro deklaracji podatkowych Zleceniodawca wpłaca naliczone podatki na konto właściwego Urzędu Skarbowego w terminie do 20-go (podatki dochodowe) lub 25-go (podatek VAT) do 15-go ZUS każdego miesiąca za miesiąc ubiegły. f) Właściwego pod względem formalnym i rzetelnego pod względem merytorycznym dokumentowania operacji gospodarczych podlegających wpisowi do Księgi i Ewidencji. g) Za prawidłowe sporządzanie rachunków, faktur oraz dowodów zewnętrznych odpowiada Zleceniodawca. h) Zleceniodawca zaprowadzi w miejscu wykonywania działalności ewidencję sprzedaży nieudokumentowanej lub o ile przepisy tego wymagają zainstaluje kasy fiskalne w każdym punkcie sprzedaży. i) Za wszelkie opóźnienia w prowadzeniu ewidencji oraz nieterminowe lub nieprawidłowe wyliczenie podatków, spowodowane niedotrzymaniem przez Zleceniodawcę warunków wymienionych w 3 pkt. a, b i c odpowiada Zleceniodawca. 4 Zlecający zobowiązuje się do wnoszenia zapłaty za świadczone usługi do ostatniego dnia miesiąca następującego po miesiącu, za który dostarczono dokumenty księgowe w wysokości: Strona 3 z 6
- Księgi rachunkowe -..zł (słownie:.) - Kadry i płace -...zł (słownie:.) 1. Powyższe wynagrodzenie będzie płatne w formie gotówkowej lub przelewem na rachunek Zleceniobiorcy w banku... 2. Za sporządzenie bilansu rocznego zostaje ustalone wynagrodzenie w wysokości jak za ostatni miesiąc danego roku. 3. Zleceniobiorca zobowiązuje się do wystawienia rachunku / faktury VAT zgodnie z obowiązującymi przepisami. 4. Zleceniodawca upoważnia Zleceniobiorcę do wystawiana faktur bez podpisu. 5. Zleceniodawca zobowiązuje się do płatności w terminie za wykonaną usługę. 6. W przypadku nieuregulowania w terminie należności za usługi Zleceniobiorcy wynikające z niniejszej umowy Zleceniodawca zobowiązany jest do zapłaty odsetek za każdy dzień zwłoki w wysokości odsetek ustawowych. 7. W przypadku dostarczenia dokumentów przez Zleceniodawcę Zleceniobiorcy po 13 dniu każdego miesiąca Zleceniobiorca nie ponosi odpowiedzialności za terminowe sporządzenie i złożenie deklaracji podatkowych. W przypadku dostarczenia dokumentów księgowych (w całości lub części) z opóźnieniem, wynagrodzenie należne Zleceniobiorcy za dany miesiąc może ulec podwyższeniu o 20%. 8. Zleceniobiorca zastrzega sobie prawo do zmian wysokości wynagrodzenia za wykonaną usługę w przypadkach: a. Zwiększenia ilości pracowników w firmie b. Zwiększenia ilości dowodów księgowych dostarczonych do księgowania c. Poszerzenia usługi o księgowanie innych zdarzeń gospodarczych nieobjętych niniejszą umową 9. Zmiana cennika może nastąpić wyłącznie za zgodą obu stron umowy. Każdy nowy cennik stanowić będzie aneks do niniejszej umowy. 10. W razie istotnych zmian stosunków gospodarczych każda ze stron może żądać postanowień niniejszej umowy w drodze negocjacji, co do wysokości wynagrodzenia Zleceniobiorcy. Strona 4 z 6
1. Strony zgodnie ustalają, iż Księga i Ewidencje oraz dokumenty, o których mowa powyżej 5 będą przechowywane w siedzibie Zleceniobiorcy znajdującej się w lokalu Zleceniobiorcy. 2. O miejscu przechowywania dokumentacji Zleceniobiorca zawiadomi Urząd Skarbowy właściwy dla Zlecającego. 6 1. Odsetki karne od niezapłaconych w terminie podatków, powstałe z winy Zleceniobiorcy w wyniku popełnionych błędów rachunkowych lub merytorycznych refunduje Zleceniodawcy Zleceniobiorca. 2. Zleceniobiorca ponosi odpowiedzialność za szkody wynikłe z niewykonania lub nie należytego wykonania zobowiązań podjętych na podstawie niniejszej umowy na zasadach ogólnych, chyba, że niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy wynikło mimo zachowania przez Zleceniobiorcę należytej staranności. 3. Zleceniobiorca zobowiązuje się do nieudzielania żadnych informacji na temat działalności Zleceniodawcy osobom trzecim, poza uprawnionymi do tego organami kontroli państwowej, po uprzednim powiadomieniu Zleceniodawcy o fakcie zaistnienia kontroli. 4. Zleceniobiorca zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy wszelkich okoliczności, o których dowiedział się w związku z wykonaniem zlecenia, chyba, że Zleceniodawca zwolni go pisemnie z tego obowiązku. 5. Obowiązek zachowania tajemnicy dotyczy także współpracowników Zleceniobiorcy. 7 Zleceniodawca oświadcza, że: 1) jest zarejestrowanym podatnikiem podatku VAT o numerze NIP... 8 1. Usługi, których dotyczy niniejsza umowa, są wykonywane w oparciu o rok kalendarzowy, który jest rokiem obrachunkowym. Umowa zawarta jest na czas nieokreślony. 2. Umowa dotyczy czynności: a) które w normalnych warunkach w tym czasie powstają b) które pod względem ekonomicznym należą do tego okresu Strona 5 z 6
9 1. Stronom przysługuje prawo rozwiązania umowy z zachowaniem jednomiesięcznego terminu wypowiedzenia. Oświadczenie woli przez każdą ze stron musi być złożone w formie pisemnej w ostatnim dniu miesiąca poprzedzającego okres wypowiedzenia. 2. Umowa trwa jednak do czasu przekazania przez Zleceniobiorcę deklaracji podatkowych za ostatni miesiąc okresu wypowiedzenia. 3. Umowa może być rozwiązana przez Zleceniobiorcę w trybie natychmiastowym, w przypadku zalegania przez Zleceniodawcę - Podatnika z zapłatą wynagrodzenia za co najmniej 2 miesiące. Umowa kończy się z ostatnim dniem miesiąca za który Zleceniobiorca sporządził deklaracje podatkowe. 4. Po upływie terminu rozwiązania umowy Zleceniobiorca zwróci Podatnikowi za pokwitowaniem w terminie 30 dni Księgi i Ewidencję oraz akta związane z jej prowadzeniem, i powiadomi o tym fakcie Urząd Skarbowy. Obowiązek, ten nie dotyczy korespondencji listowej pomiędzy Zleceniobiorcą a Zleceniodawcą oraz tych pism, które Podatnik otrzymał w oryginale lub w formie odpisu, jak również pism roboczych, sporządzonych dla wewnętrznych celów Zleceniobiorcy. 5. Zleceniobiorca może odmówić wydania wyników swojej pracy aż do czasu otrzymania całości wynagrodzenia. 6. Zleceniobiorca nie ponosi odpowiedzialności za nieodebranie przez Podatnika dokumentów i urządzeń księgowych oraz może, po upływie terminu określonego wyżej, przekazać je do przechowania na koszt Podatnika. 10 Wszelkie zmiany treści umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 11 Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.. Zleceniodawca Zleceniobiorca Strona 6 z 6