ZARZĄDZENIE NR 308/2014 WÓJTA GMINY PIERZCHNICA z dnia 18 września 2014 r. w sprawie wprowadzenia zakładowej instrukcji inwentaryzacyjnej Na podstawie ar.10 ust.2, art. 26 i 27 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2013 r., poz. 330 z późn. zm..) oraz art.69 ust.1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych ( Dz. U. z 2013, poz. 885 z poźn. zm.) zarządza się, co następuje: 1. Wprowadza się zakładową instrukcję inwentaryzacyjną do stosowania w Urzędzie Gminy w Pierzchnicy, stanowiącą załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia. 2 Wykonanie zarządzenia powierza się Sekretarzowi Gminy Pierzchnica oraz Skarbnikowi Gminy Pierzchnica. Zarządzenie obowiązuje od dnia podpisania. 3
Instrukcja Inwentaryzacyjna Dział I Załącznik Nr 1 do zarządzenia Nr 308/2014 Wójta Gminy Pierzchnica z dnia 18 września 2014r. Postanowienia ogólne 1 Instrukcja inwentaryzacyjna została opracowana na podstawie przepisów: 1) ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tj. Dz. U. z 2013 r., poz. 330 z późn. zm.), 2) rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych, mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013r., poz. 289 z późn zm.), 2 Podstawowym celem instrukcji inwentaryzacyjnej jest określenie zasad, trybu i metod przeprowadzenia inwentaryzacji aktywów i pasywów Urzędu Gminy Pierzchnica 3 Każdą inwentaryzację przeprowadza się na podstawie zarządzenia Wójta Gminy Pierzchnica. Dział II Pojęcie i cel inwentaryzacji 4 Inwentaryzacja to ogół czynności mających na celu okresowe ustalenie lub sprawdzenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów Urzędu Gminy. 5 Celem inwentaryzacji jest ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów i na tej podstawie: 1) doprowadzenie danych wynikających z ksiąg rachunkowych do zgodności ze stanem rzeczywistym, 2) rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone im mienie, 3) dokonanie oceny gospodarczej przydatności składników majątku Urzędu, 4) przeciwdziałanie nieprawidłowościom w gospodarowaniu majątkiem Urzędu. Dział III Inwentaryzacją obejmuje się: Zakres inwentaryzacji 6 2
1) aktywa i pasywa znajdujące się w ewidencji bilansowej lub które powinny być w niej ujęte, 2) obce składniki majątkowe. Dział IV Rodzaje inwentaryzacji 7 Inwentaryzacja może być przeprowadzona w formie inwentaryzacji okresowej lub inwentaryzacji doraźnej. 8 W przypadku inwentaryzacji okresowej rocznej opracowuje się szczegółowe harmonogramy spisu z natury. 9 Inwentaryzację doraźną przeprowadza się w przypadku zaistnienia okoliczności uzasadniające jej przeprowadzenie, tj. zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej, zaistnienia zdarzeń losowych np.: pożar, powódź, kradzieże, zmiany formy własności oraz w wyniku zarządzania pracownikami kontroli skarbowej podatkowej. 10 Polecenie przeprowadzenia inwentaryzacji doraźnej wydaje Wójt. Dział V Sposoby (metody) inwentaryzacji 11 1. Inwentaryzację przeprowadza się w drodze: 1) spisu z natury, 2) uzyskania od banku pisemnego potwierdzenia prawidłowości wykazanych sald (potwierdzenie sald) 3) porównanie danych ksiąg rachunkowych odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej wartości składników majątku (weryfikacja sald). 2. Poszczególnym składnikom majątku przyporządkowana jest ściśle określona metoda inwentaryzacji. 3. Inwentaryzując nieruchomości należy zapewnić możliwość porównania danych wynikających z ewidencji księgowej z ewidencją odpowiednio gminnego, powiatowego i wojewódzkiego zasobu nieruchomości. 12 1. W drodze spisu z natury przeprowadza się inwentaryzację: 1) środków pieniężnych ( z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych), 2) akcji, obligacji, bonów i innych papierów wartościowych w postaci materialnej, 3) rzeczowych składników majątku obrotowego: materiałów, towarów, produktów gotowych, produkcji w toku, 4) środków trwałych własnych i obcych, z wyjątkiem tych do których dostęp jest znacznie utrudniony oraz nieruchomości zaliczonych do inwestycji 5) maszyn i urządzeń objętych inwestycją rozpoczętą (wchodzące w skład środków trwałych w budowie), 6) pozostałych środków trwałych w używaniu objętych ewidencją ilościowowartościową, 3
7) druków ścisłego zarachowania. 2. Spisem z natury należy objąć znajdujące się w Urzędzie Gminy i pozostałych obiektach podlegających Urzędowi Gminy składniki majątkowe będące własnością innych jednostek. 13 Inwentaryzacja w drodze spisu z natury polega na: 1) ustaleniu rzeczywistej ilości poszczególnych składników majątku poprzez ich przeliczenie, zmierzenie oraz ujęcie ustalonej ilości w arkuszu spisu z natury, 2) wycenie spisanych ilości, 3) porównaniu wartości wycenionego spisu z danymi z ksiąg rachunkowych, 4) ustaleniu ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych i wyjaśnieniu przyczyn ich powstania oraz postawieniu wniosków co do sposobu ich rozliczania, 5) ujęciu różnic inwentaryzacyjnych ich rozliczeniu w księgach rachunkowych. 14 Metodą potwierdzenia sald inwentaryzuje się: 1) środki pieniężne zgromadzone na rachunkach bankowych, 2) pożyczki i kredyty, 3) należności, z wyjątkiem należności spornych i wątpliwych, należności od pracowników oraz należności tytułów publiczno prawnych, 4) powierzone kontrahentom własne składniki majątkowe, 15 Drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej wartości składników majątku przeprowadza się inwentaryzacje: 1) gruntów i środków trwałych trudno dostępnych oglądowi oraz prawa zakwalifikowane do nieruchomości, 2) wartości niematerialnych i prawnych, 3) należności i zobowiązań wobec pracowników, 4) należności i zobowiązań publiczno prawnych, 5) należności spornych i wątpliwych, 6) rozliczeń międzyokresowych kosztów, 7) funduszy i kapitałów, 8) rezerw i przychodów przyszłych okresów, 9) zobowiązań wobec kontrahentów, 10) należności i zobowiązań wobec osób nie prowadzących ksiąg rachunkowych. 11) innych aktywów i pasywów nie podlegających spisowi z natury i uzgodnieniu sald, Dział VI Terminy i częstotliwość przeprowadzenia inwentaryzacji 16 1. Na ostatni dzień każdego roku obrotowego należy przeprowadzić inwentaryzację: 1) środków pieniężnych krajowych i zagranicznych w kasie, 2) środków pieniężnych krajowych i zagranicznych, zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, 3) akcji, obligacji, bonów i innych papierów wartościowych, 4) rzeczowych składników aktywów obrotowych, 5) druków ścisłego zarachowania, 4
6) środków trwałych, z wyjątkiem trudno dostępnych oglądowi, nieruchomości zaliczane do inwestycji, - drogą spisu z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych i rozliczenia ewentualnych różnic 7) maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie, znajdujących się na terenie nie strzeżonym drogą spisu z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych i rozliczenia ewentualnych różnic, 8) należności, w tym udzielonych pożyczek, kredytów drogą uzyskania od banków i kontrahentów potwierdzeń pisemnych prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów lub pasywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic, 9) wartości niematerialnych i prawnych, należności i zobowiązań wobec pracowników, należności i zobowiązań wobec osób nie prowadzących ksiąg rachunkowych, gruntów i środków trwałych trudno dostępnych oglądowi oraz praw zakwalifikowanych do nieruchomości, należności spornych i wątpliwych, należności i zobowiązań z tytułów publiczno-prawnych, środków trwałych w budowie, których spis z natury jest niemożliwy - przez porównanie danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikację realnej wartości, 10) inwentaryzacją należy objąć również znajdujące się w jednostce składniki majątkowe będące własnością innych jednostek drogą spisu z natury 11) pozostałe aktywa i pasywa nie wymienione wyżej - przez porównanie danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikację realnej wartości, 17 Raz w ciągu dwóch lat należy przeprowadzić inwentaryzację: - zapasów materiałów i towarów znajdujących się w strzeżonych składowiskach objętych ewidencją ilościowo-wartościową. 18 Raz w ciągu czterech lat należy przeprowadzić inwentaryzację: - środków trwałych, pozostałych środków trwałych w używaniu oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie znajdujących się na terenie strzeżonym. 19 1. Terminy i częstotliwość inwentaryzacji określone w 16, uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację składników aktywów z wyłączeniem środków pieniężnych, papierów wartościowych, materiałów rozpoczęto nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego i zakończono do 15 dnia następnego roku (styczeń), ustalenie zaś stanu nastąpiło przez dopisanie do lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda (zwiększenia lub zmniejszenia), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym. 2. Rodzaje czynności inwentaryzacyjnych i osoby odpowiedzialne za ich przeprowadzenie w jednostce określa Harmonogram inwentaryzacji stanowiący załącznik nr 1 do niniejszej Instrukcji. Rozdział I Komisja inwentaryzacyjna Dział VII Inwentaryzacja w drodze spisu z natury 5
20 1. W celu sprawnego, terminowego i prawidłowego przeprowadzenia inwentaryzacji powołuje się komisję inwentaryzacyjną w składzie co najmniej 3 osób. 21 1. Wójt powołuje przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej. 2. Do obowiązków Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej należy: 1) ustalenie obowiązków członków komisji Inwentaryzacyjnej 2) organizacja prac przygotowawczych do spisu z natury 3) wnioskowanie w sprawie terminu przeprowadzenia inwentaryzacji, 4) organizacja kontroli przebiegu spisu z natury, 5) kontrola formalna arkuszy zdawanych przez zespoły spisowe 6) nadzorowanie pracy członków Komisji Inwentaryzacyjnej w zakresie wyjaśniania różnic inwentaryzacyjnych 7) wnioskowanie w zakresie ustalania pól spisowych. 22 1. Do komisji inwentaryzacyjnej nie mogą być powołane osoby odpowiedzialne za inwentaryzowane składniki, skarbnik, osoby prowadzące ewidencje księgową inwentaryzowanych składników. 2. Do obowiązków komisji inwentaryzacyjnej należy w szczególności : 1) ustalenie harmonogramu i zakresu spisu z natury, 2) sporządzenie wykazu pół spisowych, 3) spowodowanie uporządkowania magazynów, obiektów, składowisk itp. przed spisem z natury, 4) przeszkolenie osób biorących udział w spisie z natury, 5) przygotowanie dokumentacji przebiegu i rozliczenie inwentaryzacji, 6) gospodarowanie arkuszami spisu z natury, 7) kontrola przebiegu spisu z natury, 8) po zakończeniu w danym polu spisowym spisu z natury, zgromadzeniu wszystkich wypełnionych arkuszy spisu i sprawdzeniu ich kompletności, przekazanie ich do Referatu Finansowego w celu dokonania wyceny i ustalenia ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych 9) ustalenie przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych i przedkładanie wniosków sprawie ich rozliczenia, 10) sporządzanie sprawozdań z przebiegu inwentaryzacji. Rozdział II Zespoły spisowe 23 1. Zespoły spisowe powołuje Wójt. 2. Powołanie zespołów spisowych powinno nastąpić nie później niż 10 dni przed wyznaczoną datą spisu z natury. 3. Do zespołów spisowych powinny być powołane osoby z odpowiednimi kwalifikacjami. 4. W skład zespołu spisowego nie może być powołana osoba 1) materialnie odpowiedzialna za stan objęty spisem z natury składników majątku, 2) prowadząca ewidencje księgową składników majątkowych podlegających spisowi z natury, 3) nie zapewniająca bezstronność spisu. 24 Do obowiązków zespołu spisowego należą w szczególności: 6
1) zapoznanie się z obowiązującą w Urzędzie instrukcją inwentaryzacyjną oraz udział w szkoleniu przedinwentaryzacyjnym, 2) pobranie przed rozpoczęciem spisu arkuszy spisu z natury, 3) pobranie od osób materialnie odpowiedzialnych oświadczeń wstępnych, wg wzoru stanowiącego załącznik nr 2, 3 i końcowych - załącznik nr 4 do niniejszej instrukcji, 4) przeprowadzenie spisu z natury w określonym terminie i na wyznaczonym polu spisowym, 5) ustalenie rzeczywistej ilości poszczególnych składników majątku poprzez ich przeliczenie, zmierzenie oraz ujęcie ustalonej ilości w arkuszu spisu z natury, 6) terminowe przekazanie wypełnionych arkuszy spisu z natury przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej oraz wszelkich informacji o stwierdzonych w toku czynności spisowych nieprawidłowościach, zwłaszcza w zakresie gospodarki składnikami majątku i zabezpieczenia ich przed zniszczeniem lub zagarnięciem. Rozdział III Przebieg spisu z natury 25 1. Spis z natury przeprowadza się w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej za składniki majątku objęte spisem lub innej osoby przez nią pisemnie upoważnionej. 26 1. Zespół spisowy przed rozpoczęciem spisu z natury: 1) pobiera od osoby materialnie odpowiedzialnej za inwentaryzowane składniki majątku pisemne oświadczenie o ujęciu w ewidencji majątkowej wszystkich dowodów przychodu i rozchodu oraz uzgodnieniu stanu ewidencji majątkowej z ewidencją księgową wg wzoru, stanowiącego załącznik nr 3 do niniejszej instrukcji, 2) sprawdza stan zabezpieczenia spisywanych składników majątkowych przed niekontrolowanym ruchem osób nie związanych z czynnościami spisowymi. 2. Rzeczywistą ilość spisywanych z natury składników majątku ustala zespół spisowy przez przeliczenie, zmierzenie. 3. Przeliczenie składników majątku polega na fizycznym ustaleniu ich ilości w sztukach lub jej wielokrotności np.: 100 szt, egzemplarzach, arkuszach, kompletach itp. 4. Jeżeli nie ma możliwości zważenia ilości rzeczowych składników majątku trudnych do dokładnego zmierzenia, znajdującego się w zbiornikach, pryzmach i zwałach ich ilość ustala się na podstawie obliczeń technicznych lub szacunkowych. 5. Obliczenia techniczne lub szacunki powinny być uwidocznione w arkuszach (karcie) spisowych lub specjalnym załączniku do arkusza spisu. 6. Znajdujące się w określonym polu spisowym składniki majątku objęte spisem z natury nie powinny być wydawane lub przyjmowane do czasu zakończenia spisu. 7. W wyjątkowych sytuacjach zespół spisowy może wyrazić zgodę na wydanie lub przyjęcie określonego składnika majątku, jeżeli jest to niezbędne dla zapewnienia normalnej działalności Urzędu. 8. Bezpośrednio po ustaleniu rzeczywistej ilości składnika majątku zespół wpisowy dokonuje wpisu do arkusza (karty) spisu w sposób umożliwiający osobie materialnie odpowiedzialnej sprawdzenie prawidłowości wpisu. 9. Zespół spisowy powinien wypełnić arkusze (karty) spisu w sposób umożliwiający podział ujętych w nich składników majątku według miejsc przechowywania i według osób materialnie odpowiedzialnych, odpowiedzialnych także wyodrębnienie składników własnych i obcych z dalszych ich podziałem na pełnowartościowe i niepełnowartościowe 10. Z kontroli kasy sporządza się protokół wg wzoru określonego w odrębnym zarządzeniu w sprawie wprowadzenia instrukcji kasowej. 7
27 Arkusz spisu z natury, na którym ujęto wynik spisu powinien zawierać co najmniej: 1) nazwę (nadruk lub odciśnięcie stempla zawierającą nazwę ) 2) numer kolejny arkusza (karty) spisu z natury oraz oznaczenie umożliwiające ich zmianę np.: podpis, przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej, 3) określenie metody inwentaryzacyjnej (np. pełna inwentaryzacja okresowa, pełna inwentaryzacja ciągła, wyrywkowa inwentaryzacja okresowa lub ciągła), 4) nazwę lub numer pola spisowego, 5) datę rozpoczęcia i zakończenia spisu, a jeżeli jest to niezbędne dla rozliczenia osób materialnie odpowiedzialnych za spisywany składnik, również godziny, 6) termin przeprowadzania spisu, jeżeli różni się od daty spisu z natury, 7) imię i nazwisko oraz podpisy: - osoby materialnie odpowiedzialnej, - członków zespołu spisowego - osób uczestniczących w spisie np.: biegłego rewidenta 8) numer kolejnej pozycji arkusza spisu, 9) szczegółowe określenie składników majątku, w tym także symbol identyfikujący np.: numer inwentarzowy, 10) jednostkę miary, 11) ilość stwierdzoną w czasie spisu z natury, 12) cenę za jednostkę miary i wartości wynikającą z pomnożenia ilości składnika majątku stwierdzonej w czasie spisu z natury przez cenę jednostkową. 28 1. Wynik spisu ujmuje się w arkuszu spisu w sposób trwały długopisem, cienkopisem, pismem maszynowym. 2. W arkuszach spisu z natury niedopuszczalne jest: 1) pozostawienie nie wypełnionych wierszy, 2) korygowanie błędnych zapisów przez zamazywanie, wycieranie lub inne przerabianie dokonanych zapisów. 3. Poprawienie błędnego zapisu polega na skreśleniu zapisu nieprawidłowego w taki sposób, żeby pierwotna część była czytelna i wpisaniu poprawnego zapisu. Przy każdym poprawnym zapisie powinien być zmieszczony podpis członka zespołu spisowego 29 1. Dla zapewnienia rzetelności i prawidłowości spisu z natury przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej lub osoba przez niego wyznaczona dokonuje wyrywkowej kontroli spisu. 2. W toku kontroli należy zbadać, czy zespoły spisowe działają zgodnie z obowiązującymi przepisami i ustaleniami zwłaszcza czy została zapewniona kompletność spisu z natury oraz czy prawidłowo wypełnione arkusze spisu z natury. 3. Kontrolujący zobowiązany jest do: 1) umieszczenia na arkuszach spisu adnotacji(podpisu) przy skontrolowanych pozycjach, 2) sporządzenia protokółu z przebiegu kontroli wg wzoru, stanowiące załącznik nr 5 do niniejszej instrukcji. 30 1. Po zakończeniu spisu z natury i dokonaniu ostatniego zapisu w arkuszach spisu z natury zespół spisowy powinien zamieścić na tym arkuszu adnotację o następującej treści: Spis zakończono na pozycji 2. Prawidłowo wypełnione arkusze spisu z natury podpisują członkowie zespołu spisowego, osoba materialnie odpowiedzialna oraz inne osoby uczestniczące w spisie. 3. Zespół spisowy po zakończeniu czynności spisowych: 8
1) pobiera od osoby materialnie odpowiedzialnej oświadczenie co do przebiegu dokonanego spisu z natury i zawierające stwierdzenie, czy wnosi ona lub nie wnosi zastrzeżenia do przeprowadzonego spisu z natury wg wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do niniejszej instrukcji 2) sporządza pisemne sprawozdanie z przebiegu spisu z natury wg wzoru stanowiącego załącznik nr 6 do niniejszej instrukcji, 3) przekazuje wszystkie arkusze spisu z natury zarówno te wypełnione jak i te niewykorzystane a także anulowane wraz z dokumentami wymienionymi w pkt 1 i 2 przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej. 4. Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej po zgromadzeniu wszystkich wypełnionych arkuszy spisu z natury i sprawdzeniu ich kompletności, przekazuje je do działu księgowości, celem dokonania ich wyceny w celu ustalenia ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych. Rozdział IV Wycena spisu z natury i ustalenie różnic inwentaryzacyjnych 31 1. Po otrzymaniu arkuszy spisu z natury przewodniczący komisji dokonuje porównania ilości i wartości poszczególnych składników majątku ustalonych w toku spisu z natury z ilością i wartością tych składników wynikającą z ewidencji księgowej. 2. Przy wycenie spisanych składników majątku stosuje się zasady określone w ustawie o rachunkowości. 3. Jeżeli stan rzeczywisty ustalony w drodze spisu z natury jest niższy od stanu ewidencyjnego wynikającego z prawidłowo prowadzonych ksiąg rachunkowych powstaje niedobór, a w sytuacji odwrotnej gdy powstaje nadwyżka, sporządza się protokół wg wzoru stanowiącego załącznik nr 7 do niniejszej instrukcji 4. Różnice inwentaryzacyjne ujmuje się w Zestawieniu różnic inwentaryzacyjnych. 5. Różnice inwentaryzacyjne należy ująć w zestawieniach różnic sporządzonych w sposób umożliwiający: 1) ustalenie łącznej sumy różnic inwentaryzacyjnych z podziałem według poszczególnych kont syntetycznych przewidzianych w planie kont oraz według osób materialnie odpowiedzialnych, 2) powiązanie poszczególnych pozycji zestawienia różnic z pozycjami arkuszy spisu z natury Rozdział V Weryfikacja różnic inwentaryzacyjnych 32 1. Wyniki wyceny i rozliczenia spisu z natury w formie zestawień różnic inwentaryzacyjnych przekazane są skarbnikowi gminy i przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej. 2. W celu ustalenia przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej przeprowadza postępowanie weryfikacyjne. 3. W trakcie prac weryfikacyjnych komisja inwentaryzacyjna ma prawo żądać od osoby materialnie odpowiedzialnej złożenia pisemnych wyjaśnień dotyczących przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych. 4. Komisja inwentaryzacyjna przy weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych może korzystać z pomocy rzeczoznawców danej dziedziny, specjalistów oraz skarbnika. 9
5. Rezultatem zakończonego postępowania weryfikacyjnego powinien być protokół, w którym komisja inwentaryzacja przedstawia umotywowane wnioski co do sposobu rozliczenia niedoborów nadwyżek inwentaryzacyjnych. 6. Zaopiniowany przez skarbnika i radcę prawnego protokół weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych podlega zatwierdzeniu przez Wójta. Rozdział VI Rozliczenie spisu z natury w księgach rachunkowych 33 1. Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym z stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadł termin inwentaryzacji. 2. Rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych w księgach rachunkowych na podstawie zatwierdzonego przez Wójta protokółu weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych. Dział VIII Inwentaryzacja w drodze uzgodnienia sald 34 1. W drodze uzgodnień sald inwentaryzuje się aktywa i pasywa wymienione w 14 instrukcji. 2. Nie wymagają pisemnego uzgodnienia sald: 1) należności sporne i wątpliwe, 2) należności i zobowiązania wobec kontrahentów, kontrahentów tym osób fizycznych, którzy nie mają obowiązku prowadzenia ksiąg rachunkowych, 3) rozrachunki z pracownikami, 4) drobnych należności i zobowiązań w przypadku których koszty uzgodnienia przekraczały by związane z tym korzyści tj. nie przekraczające 100,00 5) rozrachunków publiczno prawnych, 6) zobowiązań wobec kontrahentów. 3. Inwentaryzacja w drodze uzgodnienia sald dokonuje dział księgowości. 4. Formy uzgodnienia sald mogą być: 1) pisemne przy wykorzystaniu : - formularzy dostępnych w punktach sprzedaży druków akcydensowych, - formularzy opracowanych przez Urząd, - wydruków komputerowych. 2) faksowe - przesyłając specyfikację sald z prośbą potwierdzenia drogą faksową, telefonicznie- dokonując uzgodnienia sald, 3) z kontrahentami drogą telefoniczną sporządzając jednocześnie krótka notatkę z przeprowadzonych uzgodnień. Dział IX Inwentaryzacja w drodze weryfikacji sald 35 1. Aktywa i pasywa, które nie mogą być zinwentaryzowane w drodze spisu z natury lub uzgodnienia salda podlegają inwentaryzacji w drodze weryfikacji sald. 2. Drogą weryfikacji sald inwentaryzuje się aktywa i pasywa wymienione w 15 instrukcji. 3. Celem inwentaryzacji w drodze weryfikacji sald jest stwierdzenie czy rzeczywiście posiadane dokumenty potwierdzają istnienie określonego salda oraz czy jest ono realne i prawidłowo wycenione. 10
4. Inwentaryzacji w drodze weryfikacji sald dokonuje dział księgowości we współpracy z właściwymi służbami technicznymi w zakresie weryfikacji sald inwestycji rozpoczętych, radca prawny w zakresie należności spornych. 5. Dział księgowości z przeprowadzonej weryfikacji sald sporządza protokół. 6. Ujawnione w toku weryfikacji sald różnice (niepewności i rozbieżności ) między stanem rzeczywistym a stanem wynikającym z ksiąg rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadł termin inwentaryzacji. Dział X Postanowienia końcowe 1. Sprawy nie uregulowane niniejszą instrukcją podlegają unormowaniu w drodze bieżących zarządzeń wewnętrznych Wójta. 2. Członkowie komisji są odpowiedzialni za właściwe, dokładne i rzetelne przeprowadzenie inwentaryzacji, zgodnie ze stanem faktycznym. 11
Załącznik nr 1 do instrukcji inwentaryzacyjnej z dnia 18 września 2014 r. Harmonogram inwentaryzacji Rodzaj czynności inwentaryzacyjnych I. Inwentaryzacja na podstawie spisu z natury L.p. Rodzaj czynności Podmiot odpowiedzialny I. Czynności przedinwentaryzacyjne 1 Przedłożenie wójtowi Gminy wniosku o Z-ca Skarbnika przeprowadzenie inwentaryzacji 2 Wydanie zarządzenia w sprawie Wójt przeprowadzenie inwentaryzacji 3 Opracowanie harmonogramu inwentaryzacji Przewodniczący Komisji Inwentaryzacyjnej 4 Zorganizowanie spotkania z osobami materialnie odpowiedzialnymi za powierzone mienie Przewodniczący Komisji Inwentaryzacyjnej 5 Przeprowadzenie szkolenia zespołów spisowych oraz rozdzielenie niezbędnych druków 6 Przeprowadzenie oględzin środków trwałych i pozostałych środków trwałych w używaniu pod względem oznakowania i przydatności oraz uzgodnienia ewidencji pól spisowych z ewidencją księgową 7 Likwidacja środków zniszczonych, zużytych, nieprzydatnych 8 Przekazanie do referatu finansowego zatwierdzonych przez Wójta Gminy protokołów likwidacyjnych Przewodniczący Komisji Inwentaryzacyjnej Osoby materialnie odpowiedzialne Komisja likwidacyjna Komisja likwidacyjna 9 Przekazanie arkuszy spisowych i pozostałych druków inwentaryzacyjnych Komisja Inwentaryzacyjna. Zespoły Spisowe II. Inwentaryzacja 1 Przeprowadzenie inwentaryzacji gminnych Zespoły spisowe składników majątkowych 2 Kontrola przebiegu inwentaryzacji Komisja Inwentaryzacyjna. 3 Pobranie od osób odpowiedzialnych Zespoły spisowe materialnie oświadczeń końcowych 4 Przekazanie dokumentacji: - spisu środków trwałych i środków trwałych w używaniu, spisu pozostałego majątku Zespoły spisowe 5 Złożenie sprawozdania z przeprowadzonego spisu z natury środków trwałych i pozostałych środków trwałych w używaniu Zespoły spisowe 12
6 Rozliczenie się z pobranych arkuszy Zespoły spisowe spisowych u przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej 7 Przekazanie materiałów do księgowości Przewodniczący Komisji Inwentaryzacyjnej III Wycena materiałów inwentaryzacyjnych, ustalenie, weryfikacja i rozliczenie różnic 1 Wycena arkuszy (protokołów) spisowych Księgowość oraz sprawdzenie poprawności dokumentacji inwentaryzacyjnej środków trwałych i pozostałych środków trwałych w używaniu. 2 Ustalenie różnic inwentaryzacyjnych Księgowość 3 Przekazanie całości dokumentacji Księgowość inwentaryzacyjnej przewodniczącemu Komisji Inwentaryzacyjnej 4 Wyjaśnienie okoliczności i przyczyn powstawania różnic inwentaryzacyjnych Komisja Inwentaryzacyjna. Zespoły Spisowe 5 Weryfikacja różnic inwentaryzacyjnych Komisja Inwentaryzacyjna. 6 Opracowanie sprawozdania Komisji Inwentaryzacyjnej z weryfikacji różnic z wnioskami co do sposobu ich rozliczenia 7 Zaopiniowanie wniosków Komisji Inwentaryzacyjnej Zespoły Spisowe Komisja Inwentaryzacyjna Skarbnik Gminy, Radca Prawny 8 Decyzja o rozliczeniu różnic Wójt Gminy 9 Księgowanie różnic inwentaryzacyjnych Księgowość 10 Rozliczenie osób odpowiedzialnych materialnie (windykacja należności) Księgowość, Radca Prawny. II. Inwentaryzacja na podstawie uzgodnienia sald z kontrahentami Lp. Rodzaj czynności Podmiot odpowiedzialny 1. Sporządzenie i wysłanie do kontrahentów Skarbnik Gminy zawiadomień o wysokości sald 2. Potwierdzenie wysokości sald wskazanych Skarbnik Gminy w zawiadomieniach nadesłanych przez kontrahentów lub wyjaśnienie rozbieżności 3 Ustalenie wysokości sald, ich wyjaśnienie i Skarbnik Gminy rozliczenie w księgach rachunkowych przy współpracy z pracownikami merytorycznymi 13
III. Inwentaryzacja na podstawie weryfikacji stanów ewidencyjnych Lp. Rodzaj czynności Podmiot odpowiedzialny 1. Ustalenie stanu ewidencyjnego i porównanie z Z-ca Skarbnika Gminy odpowiednimi dowodami księgowymi 2 Ustalenie nieprawidłowości, ich wyjaśnienie i ujęcie Z-ca Skarbnika Gminy w księgach rachunkowych przy współpracy z pracownikami merytorycznymi 14
Załącznik nr 2 do instrukcji inwentaryzacyjnej z dnia 18 września 2014 r. Nazwisko i imię osoby materialnie odpowiedzialnej Oświadczenie Oświadczam, że wszystkie dowody przychodowe, a także rozchodowe zostały ujęte w raporcie kasowym nr...z dnia........ miejscowość data Podpis osoby materialnie odpowiedzialnej 15
Załącznik nr 3 do instrukcji inwentaryzacyjnej z dnia 18 września 2014 r. OŚWIADCZENIE Oświadczam niniejszym, jako osoba materialnie odpowiedzialna za składniki majątkowe znajdujące się w... że wszystkie dowody przychodu i rozchodu inwentaryzowanych składników do chwili rozpoczęcia spisu zostały ujęte w ewidencji ilościowej, tj. w księgach inwentarzowych....dnia.... Podpis osoby materialnie odpowiedzialnej 16
Załącznik nr 4 do instrukcji inwentaryzacyjnej z dnia 18 września 2014 r.... Nazwisko i imię OŚWIADCZENIE Oświadczam niniejszym, jako osoba materialnie odpowiedzialna za składniki majątkowe, że nie wnoszę żadnych pretensji i uwag do członków komisji, sposobu przeprowadzenia przez nich spisu z natury, a także końcowego rozliczenia (ilości) spisanych składników majątkowych.....dnia.... Podpis osoby materialnie odpowiedzialnej 17
Załącznik nr 5 do instrukcji inwentaryzacyjnej z dnia 18 września 2014 r. SPRAWOZDANIE z kontroli spisu z natury przeprowadzonej z polecenia... w dniu..w polu spisowym. Przedmiotem kontroli były następujące zagadnienia: 1.Zabezpieczenie ewidencji majątkowej. 2.Ocena przygotowania dokumentacji, ewidencji do inwentaryzacji. 3.Poprawność czynności związanych z ustaleniem i wpisywaniem do arkuszy spisowych ilości inwentaryzowanych składników. 4.Poprawność oceny wartości i przydatności inwentaryzowanych składników oraz ujmowania ich na odrębnym arkuszu. 5.Prawidłowość zamykania pomieszczeń. 6.Poprawność zabezpieczania składników i pomieszczeń przed zniszczeniem, włamaniem oraz klęskami żywiołowymi. 7.Poprawność wyceny, ustalenia różnic, weryfikacji oraz rozliczenia inwentaryzacji. Stwierdzenia dokonane w wyniku kontroli: 1.Przed przystąpieniem do spisu, osoby materialnie odpowiedzialne złożyły stosowne oświadczenia wstępne. 2.Ewidencja majątkowa została uzgodniona. 3.Dla sprawdzenia poprawności ustalenia ilości składników i wpisywania ich do arkusza, kontrolujący sprawdził ponownie w obecności spisujących i materialnie odpowiedzialnych następujące pozycje arkusza spisowego. 4.Pomieszczenia obiektu zamykane są na... 5.Wyceny, ustalenia różnic weryfikacji i rozliczenia inwentaryzacji dokonano poprawnie. Wnioski: 18
Sprawozdanie opisowe z przebiegu spisu z natury Załącznik nr 6 do instrukcji inwentaryzacyjnej z dnia... r. Komisja inwentaryzacyjna działająca na podstawie zarządzenia... nr...z dnia...w składzie: 1.przewodniczący... 2.członek... 3.członek... wykonała w dniach... opisane w niniejszym sprawozdaniu czynności przy sporządzaniu spisu z natury w : a). nazwa obiektu i oznaczenie inwentaryzowanych pomieszczeń:... b). rodzaj inwentaryzowanych składników majątkowych:... c). osoba materialnie odpowiedzialna:... Składniki majątkowe spisane zostały na arkuszach spisu z natury: nr...liczba pozycji nr...liczba pozycji W wyniku szczegółowego sprawozdania pomieszczeń...stwierdzono, że wszystkie składniki majątkowe zostały ujęte w arkuszach spisu z natury, a stan pomieszczeń jest następujący: a). stan pomieszczenia i jego zabezpieczenie (kraty, zamki, sygnalizacja): b). sposób przechowywania i zabezpieczania kluczy do pomieszczeń: 19
c). środki zabezpieczania przeciwpożarowego i ich stan: d). ocena stanu składników majątkowych (zbędne, nadmierne): W czasie dokonywania spisu z natury stwierdzono następujące usterki i nieprawidłowości w zakresie zabezpieczania, przechowywania, magazynowania i konserwacji majątku:... W celu pełnego zabezpieczania przechowywanego mienia potrzebne są następujące środki zabezpieczające: W trakcie dokonywania spisu z natury (komisja inwentaryzacyjna) napotkała następujące trudności: Inne uwagi:............dnia,.... Podpis osoby materialnie odpowiedzialnej Podpisy komisji inwentaryzacyjnej.... 20
Załącznik nr 7 do instrukcji inwentaryzacyjnej z dnia... r. Protokół rozliczeń wyników inwentaryzacji wypełnia się według wzoru: Komisja inwentaryzacyjna w składzie: 1). przewodniczący... 2). członek... 3). członek... na posiedzeniu w dniu...dotyczącym inwentaryzacji przeprowadzonej w dniach...na arkuszach spisowych nr:...dokonała następującego rozliczenia : a). nazwa obiektu lub pomieszczenia... b). rodzaj inwentaryzowanego składnika majątku... c). osoba materialnie odpowiedzialna... d). rozliczenie obejmuje okres od...do... I. Rozliczenie wyników inwentaryzacji 1). według wzoru II. Rozliczenie wyników inwentaryzacji innych niż w pkt I. w/g zestawienia różnic inwentaryzacyjnych 1). ogółem niedobory...zł 2). ogółem nadwyżki...zł III. Komisja inwentaryzacyjna po przeprowadzeniu po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego ustala co następuje: 1)....... 2)....... Ocenia następująco powstanie przyczyn niedoborów /nadwyżek/: 21
Zdaniem komisji inwentaryzacyjnej stwierdzone niedobory należy zakwalifikować jako: 1. niezawinione i spisać w ciężar kosztów (strat nadzwyczajnych) 2. zawinione, obciążyć ich wartością osobę materialnie odpowiedzialną....dnia,... Podpisy członków komisji......... IV. Opinia radcy prawnego V. Opinia Skarbnika w zakresie przeprowadzenia kontroli wewnętrznej, obejmującej badanie rzetelności i prawidłowości przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji:......dnia,... Podpis... 22
23