Spotkanie informacyjne dla Beneficjentów 25 lutego 2009 r.

Spotkanie informacyjne dla Beneficjentów 25 lutego 2009 r. WNIOSEK BENEFICJENTA O PŁATNOŚĆ ZE ŚRODKÓW EFRR W RAMACH REGIONALNEGO PROGRAMU OPERACYJNEGO WOJEWÓDZTWA PODLASKIEGO NA LATA 2007-2013

Wymagania formalne Wniosek Beneficjenta o płatność powinien zostać złożony do Kancelarii Instytucji Zarządzającej w wersji papierowej (1 egzemplarz) i elektronicznej w terminach określonych w umowie/decyzji. Każda strona formularza wniosku powinna być parafowana (niebieskim tuszem), a ostatnia strona (pkt 23) czytelnie podpisana lub parafowana oraz opatrzona imienną pieczęcią osoby upoważnionej. Wszystkie załączniki do wniosku powinny być podpisane/poświadczone za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną.

Wymagania formalne cd. Dokumenty stanowiące załączniki do wniosku o płatność powinny być pogrupowane (do każdej z pozycji wykazanej w pkt. 11 wniosku o płatność) wnastępującej kolejności: faktura lub rachunek, wyciąg bankowy, protokół odbioru, umowa z wykonawcą/dostawcą, itp. i ułożone w kolejności zgodnej listą dokumentów potwierdzających poniesione wydatki pkt 11 wniosku o płatność. Pierwsza strona każdego z w/w załączników powinna zostać oznaczona nr pozycji z pkt. 11 wniosku o płatność, akażdy z załączników powinien zostać trwale spięty.

Regulacje wynikające z umowy o dofinansowanie projektu Beneficjent składa wniosek o płatność nie rzadziej niż 1 raz na kwartał inieczęściej niż 1 raz w miesiącu bez względu na wysokość wydatków kwalifikowalnych poniesionych przez Beneficjenta w trakcie realizacji projektu. (Zgodnie z Wytycznymi MRR w zakresie sprawozdawczości, powyższy termin jest liczony od dnia podpisania umowy/decyzji o dofinansowanie.) Brak wydatków po stronie Beneficjenta nie zwalnia go z obowiązku przedkładania wniosku o płatność z wypełnioną przebiegu realizacji projektu. częścią dotyczącą Wniosek o płatność końcową składany jest w terminie do 25 dni kalendarzowych od dnia zakończenia finansowego realizacji projektu.

Regulacje wynikające z umowy o dofinansowanie projektu cd. Pierwszy wniosek o płatność może zostać złożony nie wcześniej niż po wniesieniu określonego w umowie/decyzji zabezpieczenia właściwej realizacji projektu. Do pierwszego wniosku o płatność zaliczkową nie muszą być dołączane załączniki, o których mowa w pkt. 22, za wyjątkiem: -oświadczenia o kwalifikowalności VAT, -oświadczenia o generowaniu dochodu, - harmonogramu składania wniosków o płatność, -oświadczenia o nie wykluczeniu z możliwości ubiegania się o dofinansowanie z Funduszy Strukturalnych.

Regulacje wynikające z umowy o dofinansowanie projektu cd. W przypadku umów/decyzji zakładających przekazywanie środków w formie zaliczki, wysokość pierwszej transzy może wynosić maksymalnie 35% ogólnej wartości dofinansowania. Druga i kolejne transze w formie zaliczki mogą wynosić maksymalnie po 30% ogólnej wartości dofinansowania i są wypłacane Beneficjentowi po rozliczeniu co najmniej 80% poprzednio otrzymanej transzy. Płatność końcowa musi wynosić co najmniej 5% ogólnej wartości dofinansowania określonego w umowie/ decyzji o dofinansowanie.

Regulacje wynikające z umowy o dofinansowanie projektu cd. Beneficjenci, którym w danym roku przekazane zostały transze w formie zaliczki, zobowiązani są do zwrotu środków niewykorzystanych w terminie do 15 stycznia następnego roku. Zwrócone części zaliczek nie są ponownie wypłacane Beneficjentowi, a kolejne transze dofinansowania pochodzące ze środków dotacji rozwojowej są przekazywane w formie refundacji poniesionych przez Beneficjenta wydatków kwalifikowanych. Beneficjent rozliczając zaliczkę może jednocześnie wnioskować o refundację poniesionych wydatków kwalifikowalnych na realizację projektu. Dofinansowanie przekazywane jest w wysokości procentowego udziału w wydatkach kwalifikowalnych, celem zachowania poziomu dofinansowania określonego w umowie/decyzji o dofinansowanie.

Weryfikacja wniosku Beneficjenta o płatność przez IZ Instytucja Zarządzająca weryfikuje wniosek o płatność w terminie do 20 dni roboczych, licząc od daty jego wpływu, z zachowaniem zasady dwóch par oczu. W przypadku stwierdzenia błędów we wniosku złożonym przez Beneficjenta, IZ wysyła pismo informujące o nieprawidłowościach i wzywające do ich poprawy/uzupełnienia w terminie 7 dni od otrzymania zawiadomienia. Okres ponownej weryfikacji wniosku o płatność nie może być dłuższy niż 30 dni roboczych. Niezłożenie przez Beneficjenta żądanych wyjaśnień lub nieusunięcie przez niego braków formalno-rachunkowych oraz merytorycznych powoduje wstrzymanie procedury weryfikacji wniosku o płatność oraz wstrzymuje procedurę przekazania środków dofinansowania do czasu złożenia wymaganych wyjaśnień oraz złożenia korekty wniosku o płatność.

Weryfikacja wniosku Beneficjenta o płatność przez IZ cd. W przypadku stwierdzenia braków formalno-rachunkowych lub merytorycznych w złożonym wniosku o płatność Instytucja Zarządzająca może dokonać uzupełnienia lub poprawienia wniosku, o czym informuje Beneficjenta. Instytucja Zarządzająca nie może poprawiać lub uzupełniać załączonych do wniosku o płatność kserokopii dokumentów potwierdzających poniesione wydatki, o ile nie dotyczy to oczywistych omyłek w opisie załączonych kserokopii dokumentów lub oczywistych omyłek rachunkowych.

Weryfikacja wniosku Beneficjenta o płatność przez IZ cd. Przekazanie płatności następuje w terminie do 30 dni kalendarzowych od dnia zaakceptowania przez Instytucję Zarządzającą złożonego przez Beneficjenta wniosku o płatność, pod warunkiem dostępności środków na rachunku IZ. Poświadczona kwota wydatków kwalifikowalnych jest pomniejszana o wykazany przez Beneficjenta dochód (zgodnie z art. 55 rozporządzenia Rady WE nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/1999), a odsetki wynikające z przechowywania środków dotacji rozwojowej przekazanych Beneficjentowi w formie zaliczki pomniejszają kwotę kolejnych płatności.

Podstawowe części wniosku Beneficjenta o płatność podstawowe dane dotyczące projektu i Beneficjenta, dane dotyczące rodzaju i wysokości płatności, dane dotyczące poniesionych wydatków, uzyskany dochód w okresie objętym wnioskiem, korekty finansowe, dane dotyczące postępu finansowego i rzeczowego, dane dotyczące kontraktów z wykonawcami, planowany przebieg realizacji projektu, dane dotyczące wskaźników realizacji projektu, informacja na temat problemów w realizacji projektu, harmonogram wydatków, zgodność projektu z zasadami polityk wspólnotowych.

Wypełnianie wniosku Beneficjenta o płatność UWAGA: Pola z podkreśloną czcionką w kolorze czerwonym stanowią propozycje zmian Instytucji Zarządzającej przekazane do akceptacji do Instytucji Pośredniczącej w Certyfikacji nie obowiązują w aktualnym formularzu wniosku Beneficjenta o płatność. Przed przystąpieniem do wypełniania wniosku o płatność należy sprawdzić na stronie czy formularz nie uległ modyfikacjom.

Data złożenia wniosku do IZ, data poniesienia ostatniego wydatku lub np. ostatni dzień okresu za jaki składany jest wniosek. Nie musi to być zamknięty miesiąc kalendarzowy. Wniosek o pierwszą płatność zaliczkową punktu nie wypełnia się. Zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie. Dane osoby, która sporządziła postęp finansowy. Dane osoby, która sporządziła postęp rzeczowy.

Zgodnie z 1 ust. 9 umowy o dofinansowanie projektu. Zgodnie z danymi z pierwszej strony umowy o dofinansowanie.

Zgodnie z aktualną umową/ decyzją. Nr powinien być podany w formacie: WND-RPPD.XX.XX.XX-20-XXX/XX-XX Suma wszystkich otrzymanych płatności. Nie wypełnia się w przypadku pjb i Osi VII. Płatność zaliczkowa pierwszy i kolejne wnioski o zaliczkę. Płatność pośrednia rozliczenie zaliczki i wnioski w systemie refundacyjnym. Płatność końcowa ostatni wniosek o płatność. W przypadku Beneficjentów będących pjb i wniosków w ramach Osi VII należy wykreślić wszystkie trzy formy płatności.

Wartość tożsama z wartością suma ogółem w PLN w kolumnie 9 tabeli z pkt 11. Nie wypełnia się w przypadku wniosku o pierwszą płatność zaliczkową. W przypadku wniosków w systemie refundacyjnym, wniosków składanych przez pjb i w ramach Osi VII: 10 = 9 x montaż (procent dofinansowania) określony w umowie/decyzji. W przypadku wniosków składanych w systemie zaliczkowym: 10 = (9 x montaż) + wartość kolejnej transzy zaliczki (zgodnie z harmonogramem składania wniosków o płatność).

Rozliczanie wydatków Rozliczeniu w ramach wniosku o płatność mogą podlegać tylko wydatki wykazane w dokumentach księgowych, które zostały faktycznie poniesione, tj. zgodne z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie, kwalifikowalne w rozumieniu Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach RPOWP, w pełni opłacone i zaksięgowane. Rozliczając wydatki Beneficjent nie może przekroczyć łącznej kwoty wydatków kwalifikowalnych wynikających z zatwierdzonego wniosku o dofinansowanie projektu. Beneficjenta obowiązują limity wydatków wskazane w odniesieniu do każdego zadania w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu. W ramach każdego wniosku o płatność Beneficjent zobowiązany jest wykazać wydatki sfinansowane z wkładu własnego w wysokości określonej w umowie/decyzji o dofinansowanie. Zasadą jest, aby we wniosku o płatność na bieżąco rozliczać poniesione wydatki w danym okresie rozliczeniowym.

Należy podać wszystkie daty zapłaty za dany wydatek. W przypadku, gdy na dokumencie występują nie tylko pozycje związane z projektem należy podać nr pozycji, które dotyczą projektu. Rodzaj wydatku: I inwestycyjny, N - nieinwestycyjny. Kategoria interwencji zgodna z pkt. I wniosku o dofinansowanie projektu.

Różnica między kwotą dokumentu brutto i kwotą dokumentu netto może wynikać jedynie z podatku VAT. W przypadku np. kosztów osobowych wynikających z umowy o pracę lub umów cywilno-prawnych kol. 7 = kol. 8.

W przypadku, gdy kilka faktur dotyczy tej samej pozycji budżetowej możliwe jest podanie nazwy kategorii, itd. Tylko jeden raz - scalenie kol. 6. W kol. 10 podatek VAT jest ujmowany tylko kiedy jest kwalifikowalny.

W przypadku, gdy na jednym dokumencie ujęte są wydatki dotyczące kilku pozycji budżetowych należy scalić kolumny: 1, 2, 3, 4, 7, 8. Szczególną uwagę należy zwrócić na to, by kwotę dokumentu brutto i netto ująć tylko raz.

Należy wskazać dochód uzyskany w ramach realizowanego projektu od złożenia poprzedniego wniosku o płatność, rozumiany zgodnie z art. 55 rozporządzenia Rady WE nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylającego rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 (Dz. Urz. WE L 210 z 31.07 2006) Wartość odsetek narosłych (od złożenia poprzedniego wniosku o płatność) od środków zaliczki zgromadzonych na rachunku bankowym Beneficjenta. Nie należy ich ujmować w części tabeli przeznaczonej na wykazanie uzyskanego dochodu.

Punkt wypełniany w przypadku wykrycia wydatków niekwalifikowalnych w poprzednich, zatwierdzonych wnioskach o płatność, w sposób pozwalający na identyfikację wydatku, którego korekta dotyczy. Gdy jest to możliwe należy podać również liczbę porządkową w zestawieniu (pkt. 11). Wyjaśnienie powodu zaistnienia korekty. Zgodnie z kol. 5 pkt. 11 wniosku, w którym rozliczono wydatek niekwalifikowalny. Źródło, z którego pierwotnie zostały sfinansowane wydatki podlegające korekcie.

Zakończono/zrealizowano, ogłoszono przetarg rozstrzygnięcie dnia, zakupiono dostawa dnia, itp. Zgodnie z obowiązującym wnioskiem o dofinansowanie / harmonogramem rzeczowo-finansowym.

Należy podać krótki opis działań podjętych w danym okresie rozliczeniowym. Opis powinien być zgodny z danymi wykazanymi w tabeli w pkt. 15.

Np. Umowa nr 123/2009 zawarta z Firmą ABC Sp. z o.o. Należy podać art. Pzp, w ramach którego wybrano wykonawcę. Liczba kontraktów powinna być zgodna z liczbą określoną w aktualnym wniosku o dofinansowanie projektu.

Należy zamieścić krótki opis sposobów promocji udziału Unii Europejskiej (oraz budżetu państwa, jeśli występuje) w finansowaniu projektu w okresie objętym wnioskiem o płatność. Np. Umieszczenie tablicy informacyjnej, tablicy pamiątkowej, zamieszczenie informacji na stronie internetowej firmy/instytucji, itp.

Należy podać krótki opis działań, które zostaną podjęte w okresie do złożenia kolejnego wniosku. Informacja powinna być zgodna z aktualnym harmonogramem rzeczowo-finansowym i powinna się pokrywać z pkt. 15A w kolejnym wniosku o płatność.

Dane powinny być zgodne z aktualnym wnioskiem o dofinansowanie. W przypadku wskaźników, tj. liczba projektów czy liczba doposażonych instytucji, osiągnięcie 100% realizacji wskaźnika może nastąpić dopiero w ostatnim wniosku o płatność.

Tabela wypełniana wyłącznie w przypadku wniosku o płatność końcową. Dane powinny być zgodne z aktualnym wnioskiem o dofinansowanie.

Należy przedstawić w kilku zdaniach informację o ewentualnych problemach napotkanych w trakcie realizacji projektu w okresie objętym wnioskiem o płatność wraz z podaniem powodów odstąpienia przez Beneficjenta od realizacji określonych zadań, bądź wskazaniem przyczyn zewnętrznych, uniemożliwiających realizację konkretnych zadań. W przypadku wniosku o płatność końcową należy umieścić dodatkowo komentarz odnośnie zrealizowania wskaźników, wraz z podaniem przyczyn ewentualnego nieosiągnięcia założonego w projekcie poziomu wskaźników

Należy podać informację o wydatkach kwalifikowalnych jakie Beneficjent planuje ponieść w kolejnych 4 kwartałach realizacji projektu. Jeżeli dany wniosek o płatność obejmuje okres np. do 15 stycznia, pierwszym wypełnianym kwartałem powinien być II kw. danego roku. Jeżeli projekt kończy się np. w III kw. danego roku, w kolejnych kwartałach należy wpisać 0,00.

Należy wskazać, czy realizowany projekt jest zgodny z zasadami polityk wspólnoty, w tym w szczególności dotyczących: równości szans, ochrony środowiska, społeczeństwa informacyjnego, konkurencji, zamówień publicznych, pomocy publicznej. W przypadku nieprzestrzegania polityk wspólnoty (tj. wyboru pola Nie ) należy opisać w kilku zdaniach, na czym polegały nieprawidłowości oraz wskazać podjęte działania naprawcze. W opisie należy uwzględnić również wyniki kontroli/audytów wskazujących na naruszenie zasad polityk wspólnotowych.

Określenie miejsca przechowywania dokumentacji związanej z realizacją projektu powinno zawierać: aktualny adres, nazwę działu/działów, w którym przechowywana jest dokumentacja lub numery pomieszczeń.

Poszczególne wiersze powinny sumować się do całkowitej kwoty dofinansowania określonej w aktualnej umowie o dofinansowanie projektu. Poszczególne wiersze powinny sumować się do 100% wartości dofinansowania.

Tabela stanowi załącznik wyłącznie do wniosku o płatność końcową. W przypadku nie występowania wydatków niekwalifikowalnych, w wierszu Suma ogółem należy wpisać 0,00/ Załącznik należy wypełnić zgodnie z zaleceniami dotyczącymi pkt. 11 oraz podać z jakiego źródła sfinansowano wykazane wydatki niekwalifikowalne, np. środki własne, kredyt, itp.

W przypadku zaznaczenia opcji Nie w pkt. 21 wniosku załącznika nie wypełnia się.

Przykładowy opis wyciągu bankowego BANK Wyciąg nr 1/09 nr rachunku xx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxxx xxxx data operacji opis operacji kwota operacji saldo 100 000,00 2009-01-20 nr i adr. rachunku 34 3456 3456 3456 3456 3456 3456 Zakup urządzenia A - 10 000,00 90 000,00 poz. 1 2009-01-20 nr i adr. rachunku 23 2345 2345 2345 2345 2345 2345 Transport urządzenia A - 1 000,00 89 000,00 poz. 1 2009-01-22 nr i adr. rachunku12 1234 1234 1234 1234 1234 1234 Montaż urządzenia A - 500,00 88 500,00 poz. 1

Przykładowy opis wyciągu bankowego cd. Wyciąg nr 1/09 BANK nr rachunku xx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxxx xxxx data operacji opis operacji kwota operacji saldo 100 000,00 2009-01-20 nr i adr. rachunku 34 3456 3456 3456 3456 3456 3456 Zakup urządzenia A Zakup urządzenia B - 11 000,00 89 000,00 poz. 1 10 000,00 poz. 2 1 000,00

DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ

Wg ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. dowód księgowy powinien zawierać co najmniej: 1. określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego, 2. określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej, 3. opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych, 4. datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą także datę sporządzenia dowodu, 5. podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów, 6. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu, 7. ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. tel. 85 65 48 399 fax 85 65 48 204

tel. 85 65 48 399 fax 85 65 48 204 Zasady wystawiania faktur VAT Obowiązek dokumentowania obrotu dla potrzeb podatku VAT fakturami VAT przez podatników tego podatku określony został w art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. nr 54, póz. 535 ze zm.). W myśl tego przepisu, podatnicy, o których mowa w art. 15 ustawy, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą dokonanie sprzedaży. Wyjątki Podatnicy, o których mowa w art. 15 ustawy o VAT to osoby prawne, jednostki organizacyjne nie mające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, zdefiniowaną w ust. 2 tego przepisu, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności. Od podstawowego obowiązku wystawiania faktur VAT, określonego w powołanym art. 106 ustawy o VAT, istnieją oczywiście wyjątki: podatnicy nie mają obowiązku wystawiania faktur VAT osobom fizycznym nie prowadzącym działalności gospodarczej, chyba że osoby te zażądają udokumentowania transakcji fakturą, w przypadku sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju oraz wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu istnieje obowiązek wystawienia faktury również na rzecz osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej, Obowiązek wystawiania faktur dotyczy także dostawy towarów lub świadczenia usług, dokonywanych przez podatników zarejestrowanych jako podatnicy VAT czynni lub zwolnieni, jeżeli miejscem opodatkowania tych czynności jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju lub terytorium państwa trzeciego i dla tych czynności podatnicy ci nie są zidentyfikowani dla podatku od wartości dodanej lub w przypadku terytorium państwa trzeciego podatku o podobnym charakterze.

tel. 85 65 48 399 fax 85 65 48 204 Ustawa nie określa jednolitego wzoru faktury, ograniczając się do określenia w art. 106 ust. 1, iż powinny na niej figurować: potwierdzenie dokonania sprzedaży (co oznacza, że w sytuacji gdy nie mamy do czynienia ze sprzedażą faktura VAT nie znajdzie zastosowania), data dokonania sprzedaży, cena jednostkowa bez sprzedaży (cena netto), podstawa opodatkowania (wartość netto), stawka podatku, kwota podatku, kwota należności, dane dotyczące podatnika i nabywcy. Zasady wystawiania faktur VAT i innych dokumentów z nimi zrównanych uregulowane zostały szczegółowo w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, zasad wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. nr 212, poz. 1337) zwanym dalej rozporządzeniem w sprawie faktur i tam właśnie odnaleźć można listę elementów niezbędnych na fakturze VAT, którymi są:

imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy; numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy, z pewnymi zastrzeżeniami zawartymi w 12 ust. 10 i 11, a dotyczącymi numerów identyfikacyjnych; numer kolejny faktury oznaczonej jako "FAKTURA VAT"; dzień, miesiąc i rok wystawienia faktury, a w przypadku, gdy data ta różni się od daty sprzedaży, również data sprzedaży, w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży; pod warunkiem podania daty wystawienia faktury ciągłym; nazwa (rodzaj) towaru lub usługi; jednostka miary i ilość sprzedanych towarów lub rodzaj wykonanych usług; cena jednostkowa towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto); wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto); stawki podatku; suma wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz nie podlegających opodatkowaniu; kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku; kwota należności ogółem wraz z należnym podatkiem. Zgodnie z przepisami ustawy o VAT zgodnymi w tym zakresie z dyrektywami unijnymi faktury VAT nie muszą być podpisywane ani przez wystawcę ani przez odbiorcę. tel. 85 65 48 399 fax 85 65 48 204

tel. 85 65 48 399 fax 85 65 48 204 Zgodnie z art. 106 ust. 7 ustawy o VAT, faktury wewnętrzne służą do dokumentowania następujących zdarzeń: przekazanie przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa na cele inne niż związane z prowadzonym przez niego przedsiębiorstwem, w szczególności: przekazanie lub zużycie towarów na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia; wszelkie inne przekazanie towarów bez wynagrodzenia, w szczególności darowizny jeżeli podatnikowi przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego od tych czynności w całości lub w części; nieodpłatne świadczenie usług nie będące dostawą towarów na cele osobiste podatnika lub jego pracowników tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków; organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia, oraz wszelkie inne nieodpłatne świadczenie usług, jeżeli nie są one związane z prowadzonym przedsiębiorstwem, a podatnikowi przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług związanych z tymi usługami, w całości lub w części; wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów; dostawa towarów, dla których podatnikiem jest ich nabywca; import usług; zwrot kwot dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze. Dane, jakie powinna zawierać faktura wewnętrzna określa rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r w sprawie faktur.

Zgodnie z 23 ww. rozporządzenia do faktur wewnętrznych stosuje się odpowiednio regulacje dotyczące zasad wystawiania "zwykłych" faktur VAT (czyli określone w 5, 9 14, 16,17i 21 rozporządzenia), z tym że w przypadku: czynności określonych w art. 7 ust. 2 i art. 8 ust. 2 ustawy (czyli m.in. przekazania towarów na potrzeby reprezentacji i reklamy), gdy brak jest konkretnego nabywcy towaru lub usługi, faktura nie zawiera danych dotyczących tego nabywcy oraz kwoty należnej z tytułu wykonania tych czynności; dostawy towarów, dla której podatnikiem jest nabywca, wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów oraz importu usług, faktury mogą nie zawierać numeru identyfikacji podatkowej kontrahenta. Faktury wewnętrzne, można wystawić w jednym egzemplarzu i należy przechowywać wraz z całą dokumentacją dotyczącą podatku. Zgodnie z art. 106 ust. 7, podatnik ma prawo do wystawienia jednej faktury wewnętrznej za dany okres rozliczeniowy (miesiąc lub kwartał) dokumentującej dokonane w tym okresie czynności. Rozporządzenie nie określa urzędowego wzoru faktury wewnętrznej. Istnieje zatem duża dowolność w jej konstruowaniu, z tym że zachować należy minimum danych wymaganych na podstawie cytowanych powyżej przepisów ustawy oraz rozporządzenia wykonawczego. tel. 85 65 48 399 fax 85 65 48 204

Zgodnie z 15 rozporządzenia o fakturach jeżeli nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę zawierająca pomyłki dotyczące jakiejkolwiek informacji wiążącej się zwłaszcza ze sprzedawcą lub nabywcą lub oznaczeniem towaru lub usługi może wystawić fakturę nazwaną notą korygującą. Noty korygującej nie można wystawić, jeżeli pomyłki dotyczą: jednostki miary i ilość sprzedanych towarów lub rodzaj wykonanych usług; ceny jednostkowej towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto); wartości towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto); stawki podatku; sumy wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz nie podlegających opodatkowaniu; kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku; kwoty należności ogółem wraz z należnym podatkiem. Nota korygująca jest przesyłana wystawcy faktury wraz z kopią. Jeżeli wystawca faktury akceptuje treść noty, potwierdza ją podpisem osoby uprawnionej do wystawienia faktury. tel. 85 65 48 399 fax 85 65 48 204

Nota korygująca powinna zawierać co najmniej: 1. numer kolejny i datę jej wystawienia 2. imiona nazwiska albo nazwy skrócone wystawcy noty i wystawcy faktury oraz ich adresy i numery NIP 3. dane zawarte w fakturze, której dotyczy nota korygująca, czyli nr faktury, datę jej wystawienia oraz datę sprzedaży W przypadku gdy faktura zawiera pomyłki w cenie, stawce lub kwocie podatku bądź w jakiejkolwiek innej pozycji faktury sprzedawca wystawia fakturę korygującą. Faktura korygująca powinna zawierać wyraz KOREKTA albo FAKTURA KORYGUJĄCA, numer kolejny, datę jej wystawienia, dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura. tel. 85 65 48 399 fax 85 65 48 204

Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego Departament Zarządzania Regionalnym Programem Operacyjnym ul. Handlowa 6, 15-399 Białystok tel. 85 65 48 399 fax 85 65 48 204

tel. 85 65 48 399 fax 85 65 48 204 Jeżeli dokument jest sporządzony w języku obcym zgodnie z ustawą o rachunkowości jednostka, na żądanie organów kontroli lub biegłego rewidenta ma obowiązek zapewnić wiarygodne przetłumaczenie na język polski treści wskazanych przez nich dowodów. Obowiązek używania języka polskiego w obrocie prawnym na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej pomiędzy podmiotami polskimi oraz gdy jedną ze stron jest podmiot polski wynika także z Ustawy o języku polskim z dn. 7 października 1999 r. o języku polskim. Dotyczy to w szczególności nazewnictwa towarów i usług, ofert, informacji o właściwościach towarów i usług, faktur, rachunków i pokwitowań. Beneficjenci realizujący projekty w ramach RPOWP powinni zapewnić wiarygodne przetłumaczenie na język polski treści wskazanych przez nich dowodów księgowych, sporządzonych w języku obcym. Tłumaczenie dowodów księgowych jest niezbędne dla zapewnienia prawidłowej i pełnej weryfikacji faktur i dokumentów o równoważnej wartości dowodowej, które stanowią podstawę refundacji/rozliczenia. Z uwagi na fakt, iż IZ ocenia kwalifikowalność wydatków a zakupione towary lub usługi muszą znajdować odzwierciedlenie we wniosku o dofinansowanie projektu sporządzonym w języku polskim i zawierającym niejednokrotnie techniczne sformułowania, wskazane jest, aby dostarczone dokumenty przetłumaczone były przez tłumacza przysięgłego. Uwaga Na fakturze VAT dokumentującej sprzedaż w obcej walucie ( zgodnie z 5 ust.6 rozporządzenia w sprawie faktur ) kwota podatku VAT powinna być wykazana w walucie polskiej.

Zgodnie z ustawą o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. (Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz 694 ze zm.) jednostki objęte przepisami ustawy obowiązane są do prowadzenia ksiąg rachunkowych i sporządzania sprawozdań finansowych w walucie polskiej. W tym celu wartość każdej wyrażonej w walucie obcej operacji przelicza się przed wprowadzeniem jej do ksiąg na złote polskie, stosując właściwy na dany dzień kurs walutowy. Ww. ustawa reguluje w art. 30 zasady przeliczania na złote przychodów i kosztów oraz należności i zobowiązań wyrażonych w walutach obcych, a także ich zapłatę, jak i zasady stosowania do przeliczeń odpowiednich kursów walut. tel. 85 65 48 399 fax 85 65 48 204

tel. 85 65 48 399 fax 85 65 48 204 Przeliczeniu na walutę polską podlegają: 1. Zobowiązania i należności wyrażone w walutach obcych wg kursu średniego waluty ustalonego przez NBP na dzień przeprowadzenia operacji zakupu lub sprzedaży (jest to z reguły data wystawienia faktury) lub wg kursu ustalonego w dokumencie odprawy celnej (w zgłoszeniu celnym) lub innym wiążącym jednostkę dokumencie (art. 30 ust. 2 pkt 2 ww. ustawy); 2. Środki pieniężne wyrażone w walutach obcych, pochodzące z walutowego rachunku bankowego lub waluty obce zakupione za środki pochodzące z rachunku bankowego lub waluty obce zakupione za środki pochodzące z rachunku bankowego prowadzonego w złotych polskich po kursie sprzedaży lub kupna walut określonych przez bank, obsługujący rachunek bankowy jednostki w dniu dokonania zapłaty za operacje, o których mowa w pkt 1 (art. 30 ust. 2 pkt 1 ww. ustawy).

Zgodnie z wytycznymi IZR POWP (Instrukcja wypełniania wniosku beneficjenta o płatność w ramach RPOWP) W przypadku ponoszenia wydatków w ramach projektu RPOWP za granicą, kursem właściwym do rozliczenia wydatków powinien być kurs rzeczywisty waluty, tj.: w przypadku zakupu waluty jest to kurs, po jakim dana waluta została zakupiona a dowodem jest faktura lub rachunek wystawiony przez bank, w którym waluta została zakupiona; w przypadku pobrania waluty z konta jest to kurs sprzedaży waluty danego banku z dnia pobrania waluty z konta udokumentowany na przykład potwierdzeniem wystawionym przez bank lub wydrukiem komputerowym (banki informują o kursach na bieżąco na swoich stronach internetowych). W przypadku faktury wystawionej w walucie obcej stanowiącej dowód poświadczający poniesienie wydatku beneficjent zobowiązany jest do przeliczenie wartości zapłaconej faktury na walutę polską i umieszczania zapisu na fakturze według jakiego kursu i jakiej instytucji finansującej dokonał przeliczenia i z jakiego dnia, udokumentowany potwierdzeniem wystawionym przez bank lub wydrukiem komputerowym (banki informują o kursach na bieżąco na swoich stronach internetowych). Zgodnie z zasadą wydatków faktycznie poniesionych, do określenia kwoty podlegającej refundacji należy zastosować kurs z dnia, w którym beneficjent zapłacił za fakturę. Pod pojęciem faktycznego poniesienia wydatku należy rozumieć rozchód środków pieniężnych z kasy lub rachunku bankowego beneficjenta. tel. 85 65 48 399 fax 85 65 48 204

tel. 85 65 48 399 fax 85 65 48 204

tel. 85 65 48 399 fax 85 65 48 204

tel. 85 65 48 399 fax 85 65 48 204