SO-225-14/2015 Poznań, dnia 10 listopada 2015 r. ZAPYTANIE OFERTOWE Państwowa Inspekcja Pracy Okręgowy Inspektorat Pracy w Poznaniu z siedzibą przy ul. Św. Marcin 46/50 zwraca się z prośbą o składanie ofert w postępowaniu dotyczącym udzielenia zamówienia, którego wartość nie przekracza równowartości kwoty określonej w art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku - Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907 ze zmian.) na: Świadczenie usług telefonii komórkowej dla Okręgowego Inspektoratu Pracy w Poznaniu wraz z dostawą fabrycznie nowych telefonów komórkowych, tabletów i modemów 1. Nazwa oraz adres zamawiającego Państwowa Inspekcja Pracy Okręgowy Inspektorat Pracy w Poznaniu ul. Św. Marcin 46/50, 61-807 Poznań Telefon: 61/628 40 00, fax: 61/628 40 03 Godziny urzędowania: poniedziałek -piątek 7:30-15:30 2. Termin i sposób złożenia ofert: ofertę należy sporządzić w języku polskim zgodnie z niniejszym zapytaniem ofertowym w formie maszynopisu lub wydruku i uzupełnić wymaganymi załącznikami (dopuszczalne jest wypełnienie przy użyciu długopisu lub pióra czytelnym pismem). Oferta ma posiadać datę sporządzenia oraz ma być podpisana przy imiennych pieczątkach przez wykonawcę lub osoby upoważnione do reprezentowania wykonawcy. Jeżeli oferta podpisywana jest na podstawie pełnomocnictwa należy do oferty załączyć to pełnomocnictwo. Ofertę należy złożyć w terminie do 19.11.2015 roku do godz. 11:00 osobiście lub za pośrednictwem poczty w siedzibie Zamawiającego, kancelaria, IX piętro. Oferta ma znajdować się w kopercie zaklejonej i opisanej: Świadczenie usług telefonii komórkowej dla Okręgowego Inspektoratu Pracy w Poznaniu wraz z dostawą fabrycznie nowych telefonów komórkowych, tabletów i modemów. Nie otwierać przed dniem 19.11.2015 r., godz. 11:00. Dla ułatwienia ewidencji przyjmowanych ofert przez zamawiającego koperta powinna być oznaczona także pieczątką firmową wykonawcy. Zamawiający może potwierdzić przyjęcie oferty na kopii pisma wykonawcy składającego ofertę. W przypadku, gdy wykonawca chce wysłać ofertę pocztą, należy ofertę umieścić w zaklejonej i opisanej w sposób jak wyżej kopercie, następnie zaklejoną kopertę włożyć do kolejnej koperty i ostemplować zgodnie z wymogami dotyczącymi wysłania listu pocztą oraz dodatkowo umieścić napis: Świadczenie usług telefonii komórkowej dla Okręgowego Inspektoratu Pracy w Poznaniu wraz z dostawą fabrycznie nowych telefonów komórkowych, tabletów i modemów. W przypadku braku ww. informacji Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za zdarzenia wynikające z tego braku, np. przypadkowe otwarcie oferty przed wyznaczonym terminem otwarcia, a w przypadku składania oferty pocztą lub pocztą kurierską za jej nie otwarcie w trakcie sesji otwarcia ofert.
Wykonawcy ponoszą wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. Formularz cenowy ( załącznik nr 2 ) oraz parametry sprzętu ( załącznik nr 3) wraz z formularzem ofertowym stanowią treść oferty i nie podlegają uzupełnieniu. Niezłożenie tych dokumentów będzie skutkować odrzuceniem oferty na podstawie pkt. 7.1 zapytania, jako niezgodnej z treścią zapytania. 3. Zamawiający zastrzega, iż może odwołać postępowanie o udzielenie zamówienia w każdym czasie bez podania przyczyn, a wykonawcy nie przysługują wobec zamawiającego w takim przypadku żadne roszczenia. 4.Termin wykonania zamówienia: w stosunku do telefonów, modemów, tabletów ( pkt. 5.1.1-5.1.5 zapytania) począwszy od dnia 11 stycznia 2016 roku do upływu dnia 10 stycznia 2018 r., z uwzględnieniem zapisów pkt. 8.8.2. lit. i zapytania. 5. Opis przedmiotu zamówienia oraz istotne zasady realizacji zamówienia: 5.1 Przedmiotem zamówienia jest świadczenie dla Okręgowego Inspektoratu Pracy w Poznaniu ( zwanego również w dalszej części zapytania Zamawiającym/OIP ) usług telefonii komórkowej wraz z dostawą do siedziby Zamawiającego na własny koszt lub koszt wliczony w cenę oferty, fabrycznie nowych i nieużywanych: 1) 32 sztuk telefonów komórkowych wraz z kartami SIM (aktywacje użytkowane w chwili obecnej), w tym 10 kart z pakietową transmisją danych; 2) 3 sztuk modemów do pakietowej transmisji danych wraz z kartami SIM (aktywacje użytkowane w chwili obecnej); 3) 1 karta SIM do tabletu (aktywacja użytkowna w chwili obecnej ) 4) 15 sztuk telefonów komórkowych wraz z kartami SIM (aktywowanych w terminie wskazanym w zapytaniu), w tym 3 karty z pakietową transmisją danych; 5) 2 tablety wraz z kartą SIM (aktywowane w terminie wskazanym w zapytaniu); 6) 5 sztuk telefonów komórkowych wraz z kartami SIM (dodatkowych aktywowanych wg potrzeb) Zamawiający będzie ponosił koszty użytkowania tylko za faktycznie aktywowane karty oraz dostarczony sprzęt/urządzenia ( tj. telefony, tablety i modemy). 5.2. Wykonawca dostarczy nowe karty SIM w miejsce dotychczas użytkowanych w urządzeniach wymienionych w pkt 5.1.1-5.1.3 zapytania, tylko w przypadku uznania, iż jest to niezbędne dla prawidłowego wykonania usług- dopuszczalne jest korzystanie przez Wykonawców z dotychczas użytkowanych przez OIP kart SIM, z uwzględnieniem zapisu pkt. 5.4 zapytania, natomiast Wykonawca jest zobowiązany dostarczyć nowe karty SIM do urządzeń wymienionych w pkt 5.1.4-5.1.6. 5.3. Zamawiający wymaga by Wykonawca zakończył świadczenie usług dla wszystkich telefonów, modemów, tabletów, kart SIM z upływem dnia 10 stycznia 2018 roku. 5.4. Wykonawca w ramach umowy zobowiązany będzie dokonać przeniesienia z sieci obecnego usługodawcy do swojej sieci numery telefonów - w ilości wskazanej w pkt 5.1.1 ( Zamawiający nie dopuszcza by uległy zmianie numery telefonów, które są użytkowane i aktywowane). Zamawiający informuje, że mogą ulec zmianie numery użytkowanych w chwili obecnej przez Zamawiającego modemów i tabletu (wskazanych w pkt. 5.1.2, 5.1.3. zapytania), tym samym Wykonawca nie jest zobowiązany do przeniesienia tych numerów z sieci obecnego usługodawcy do swojej sieci, pod warunkiem dostarczenia przez Wykonawcę i zastosowania nowych kart SIM z nadanymi nowymi numerami. 5.5. Wykonawca w ramach wykonywania niniejszego zamówienia, na podstawie wystawionego przez Zamawiającego pełnomocnictwa, zobowiązany będzie dokonać wszystkich formalności związanych z przeniesieniem do swojej sieci ww. numerów telefonów oraz modemów i tabletu
(jeżeli dotyczy), ponosząc wszelkie ewentualne koszty związane z ww. czynnościami. Nie później niż w dniu zawarcia umowy Wykonawca przekaże Zamawiającemu na adres e-mail: zamowienia@poznan.pip.gov.pl wzór stosownego pełnomocnictwa. Zamawiający pisemnie poinformuje Wykonawcę o numerach, które mają być przeniesione do sieci Wykonawcy, w terminie do 5 dni roboczych od dnia zawarcia umowy. Na czas przenoszenia numerów (nie dłużej jednak niż 48 h) Wykonawca może zastosować numery tymczasowe nie dopuszcza się przerwy w świadczeniu usług, z wyjątkiem przerwy w dniu przeniesienia numerów do sieci Wykonawcy w godz. 00:00 03:00. 5.6. Opis parametrów technicznych telefonów, modemów, tabletów zawiera załącznik numer 3 do zapytania. Wykonawca zobowiązany będzie zaoferować w ofercie po minimum 2 modele telefonów komórkowych z każdej grupy telefonów wskazanych w załączniku numer 3 do zapytania oraz po minimum 1 tablecie/modemie, które będą spełniać wskazane przez Zamawiającego parametry techniczne a także podać dane dotyczące nazwy producenta oraz modelu oferowanego sprzętu - wg wzoru określonego w załączniku numer 3. Dostarczone telefony nie będą posiadały blokady SIM-lock lub Wykonawca wraz z telefonami dostarczy nieodpłatnie kody NCK do samodzielnego zdjęcia blokad. 5.7. Zasady przekazania sprzętu/kart SIM: 1) Zamawiający przekaże pisemnie/faksem/e-mailowo Wykonawcy nie później niż w dniu podpisania umowy: ilość, producenta oraz model telefonów komórkowych/ modemów/ tabletów z danej grupy które należy przekazać Zamawiającemu. W przypadku, gdy Wykonawca w ofercie zaoferuje dostawę tylko jednego rodzaju modemu/tabletu Zamawiający nie będzie miał obowiązku zgłaszania zapotrzebowania na ten sprzęt; w takiej sytuacji Wykonawca dostarczy Zamawiającemu sprzęt zgodnie z ilościami wskazanymi w pkt. 5.1.2, 5.1.5 zapytania. 2) Niezależnie od postanowień zawartych w pkt 5.8 zapytania w przypadku, gdy świadczenie usługi ma rozpocząć się w dzień wolny od pracy dla Zamawiającego (sobota, niedziela, dzień wolny zgodnie z ustawą z dnia 18 stycznia 1951 r. o dniach wolnych od pracy) Zamawiający wymaga, aby urządzenia, karty SIM zostały dostarczone do siedziby Zmawiającego najpóźniej w dniu roboczym poprzedzającym rozpoczęcie świadczenia usługi. 3) Wykonawca w trakcie realizacji usługi może zaproponować dostawę innych niż wskazane przez Wykonawcę w ofercie urządzeń (tj. telefonów komórkowych/tabletów/modemów) tylko w przypadku wycofania danego modelu z produkcji, z użytkowania lub z obrotu oraz w przypadku jego niedostępności na rynku z zastrzeżeniem, że pisemnie poinformuje Okręgowy Inspektorat Pracy w Poznaniu, zaproponowane urządzenia będą spełniały minimalne parametry techniczne telefonów/tabletów/modemów wskazane w kolumnie 3 tabeli załącznika numer 3 do zapytania, Wykonawca dostarczy je po cenach nie wyższych niż wskazane w ofercie a Zamawiający wyrazi pisemnie zgodę na oferowanie tego telefonu/tabletu/modemu. 5.8. Wykonawca zobowiązany jest: 1) dostarczyć aparaty telefoniczne, modemy, tablety, karty SIM w dni robocze w godzinach 8:00 15:00 w ilościach wskazanych w pkt 5.1.1.-5.1.5 zapytania), na co najmniej 7 dni roboczych przed rozpoczęciem okresu świadczenia usługi, chyba że ze względu na termin zawarcia umowy termin ten nie może być zachowany w takim przypadku ww. urządzenia i karty SIM mają być dostarczone najpóźniej w dniu rozpoczęcia świadczenia usługi. Przekazanie telefonów komórkowych, modemów, tabletów oraz kart SIM potwierdzane będzie pisemnie protokołem przekazania, 2) dokonać aktywacji kart SIM do telefonów komórkowych, modemów i tabletów o których mowa w pkt. 5.1.1-5.1.5 zapytania, w dniu rozpoczęcia świadczenia usług stosownie do
postanowień pkt. 8.8.2 lit. i. 3) rozpocząć świadczenie usług dla telefonów o których mowa w pkt 5.8.4 w terminie do 10 dni roboczych od dnia zgłoszenia zapotrzebowania przez Zamawiającego, 4) dostarczyć telefon komórkowy/ telefony komórkowe wraz z kartami SIM ( o których mowa w pkt. 5.1.6 zapytania ) zgłoszone przez Zamawiającego do aktywacji w terminie do 10 dni roboczych od dnia zgłoszenia zapotrzebowania, tj. najpóźniej w dniu rozpoczęcia świadczenia usługi, 5) dokonać aktywacji kart SIM do telefonów komórkowych o których mowa w pkt. 5.1.6 zapytania w terminie do 10 dni roboczych od dnia zgłoszenia konieczności ich dostarczenia i aktywacji. 6) w przypadku stwierdzenia wad w dokonanej dostawie (dostarczonych aparatach telefonicznych/ modemach/tabletach/kartach) i/lub braków ilościowych, do ich usunięcia w terminie do 3 dni roboczych od dnia otrzymania pisemnej/faxem/e-mailem informacji o ich stwierdzeniu i do ponownego przedstawienia przedmiotu umowy do odbioru. Fakt dostarczenia sprzętu oraz kart SIM zostanie potwierdzony protokołami odbioru podpisanymi w terminie do 2 dni roboczych przez upoważnionych przedstawicieli Stron w dwóch egzemplarzach po uprzednim dokonaniu sprawdzenia urządzeń pod względem ich zgodności z urządzeniami zaoferowanymi przez Wykonawcę. Protokoły zawierać będą co najmniej następujące informacje: nazwę i adres Wykonawcy oraz Zamawiającego, nazwę urządzenia, termin dostawy, liczbę i rodzaj telefonów komórkowych/modemów/tabletów (model, nazwa producenta, numer seryjny), informacje odnośnie kart SIM (ilość, rodzaj karty, numer identyfikacyjny SSN), uwagi a także stwierdzenie, czy dostawa została zrealizowana należycie. Jednocześnie Zamawiający potwierdza, że korzyści i ciężary związane z rzeczą oraz niebezpieczeństwo przypadkowej utraty lub uszkodzenia rzeczy przechodzą na Zamawiającego z chwilą wydania rzeczy sprzedanej. Wraz z dostawą telefonów komórkowych, modemów, tabletów Wykonawca wyda Zamawiającemu wszystkie dokumenty z nimi związane i przydatne w eksploatacji ( w szczególności gwarancje na dostarczone urządzenia, baterie, ładowarki i instrukcje obsługi w języku polskim) oraz karty SIM. 5.9. W przypadku kradzieży lub zgubienia przez użytkownika karty SIM, Wykonawca w ramach opłaty abonamentowej zapewni zablokowanie oraz odblokowanie karty SIM, poprzez zgłoszenie dokonane przez uprawnionego pracownika ze strony Zamawiającego, na dostępny w trybie 24/7/365, wskazany w formularzu oferty przez Wykonawcę numer alarmowy. Zarządzanie usługami telekomunikacyjnymi przy udziale konsultantów Wykonawcy odbywać się będzie bez dodatkowych opłat. Jednocześnie Zamawiający dopuszcza możliwość całodobowej obsługi w zakresie blokowania oraz odblokowywania kart SIM ( w ramach opłaty abonamentowej, bez dodatkowych opłat ), po uprzednim zgłoszeniu przesłanym Wykonawcy przez uprawnionego pracownika Zamawiającego, na wskazany przez niego w ofercie adres e-mail. 5.10. Wykonawca w przypadku zgubienia lub uszkodzenia karty SIM przez Zamawiającego wystawi i dostarczy do właściwej jednostki organizacyjnej Zamawiającego duplikat karty SIM w terminie 3 dni roboczych od dnia otrzymania pisemnego zgłoszenia. Koszt dostarczenia karty pokrywa Zamawiający. 5.11. Zamawiający wymaga, by Wykonawca w ramach umowy umożliwił ustalenie dla poszczególnych aktywacji maksymalnych limitów opłat z tytułu świadczonych usług. W okresie obowiązywania umowy o konieczności wprowadzenia ewentualnego limitu oraz o jego wysokości dla poszczególnych telefonów Zamawiający poinformuje pisemnie
Wykonawcę z co najmniej 10 dniowym wyprzedzeniem. Ustalenie limitu opłat zacznie obowiązywać od następnego okresu rozliczeniowego. Zamawiający w trakcie trwania umowy będzie miał możliwość zmiany ustalonych limitów na zasadach szerzej opisanych w pkt. 5.12 zapytania. 5.12. Zamawiający wymaga, by Wykonawca w ramach umowy (bez ponoszenia żadnych dodatkowych kosztów przez OIP) zmieniał dostępne limity opłat dla poszczególnych telefonów (podwyższenie i obniżenie pułapu). O konieczności wprowadzenia przedmiotowych zmian Zamawiający będzie pisemnie lub faksem lub e-mailowo informował Wykonawcę. Zmiana pułapu następuje od następnego okresu rozliczeniowego. 5.13. Zamawiający wymaga by Wykonawca zapewnił możliwość zmiany numerów telefonów Zamawiający w przypadku zmiany numeru telefonu nie będzie ponosił żadnych dodatkowych opłat. O konieczności wprowadzenia takiej zmiany Wykonawca będzie informowany pisemnie/faksem/e-mailowo. Zmiana numeru nastąpi w terminie do 5 dni roboczych od dnia otrzymania ww. informacji. Maksymalna liczba numerów, które mogą ulec zmianie w trakcie obowiązywania umowy 10 sztuk. 5.14. Wykonawca zobowiązany jest udostępnić dla wszystkich objętych niniejszą umową kart SIM usługi, które są ogólnodostępne (dotyczy usług dostępnych technicznie dla planu taryfowego zaproponowanego przez Wykonawcę w ofercie) dla abonentów jego sieci w ofertach skierowanych do abonentów biznesowych oraz usługi, które zostaną wprowadzone w trakcie trwania umowy (zgodnie z cennikiem dla abonentów biznesowych). 5.15. W przypadku obniżenia cen połączeń międzyoperatorskich Wykonawca zobowiązany będzie obniżyć ceny o wartość bezwzględną o jaką obniżona została stawka połączeń międzyoperatorskich wyznaczona, przez regulatora (Urząd Komunikacji Elektronicznej) od następnego okresu rozliczeniowego. 5.16. W związku z możliwymi zmianami kadrowymi, Zamawiający zastrzega sobie możliwość cesji dowolnego z numerów objętego umową na pracowników Zamawiającego maksymalna liczba numerów, które mogą być objęte cesją na osoby prywatne 5 sztuk, przy czym Zamawiający nie jest zobowiązany do zakupu innego numeru w miejsce przeniesionego Zamawiający może zażądać w miejsce ww. cesji dostarczenia nowego numeru (bez aparatu telefonicznego). Cesja może być wykonana w dowolnym momencie obowiązywania umowy. W przypadku dokonania cesji na pracowników zasady rozliczenia aktywacji ulegają zmianie nowe warunki świadczenia usług po dokonaniu cesji danego numeru określą pomiędzy sobą Wykonawca oraz osoba fizyczna na którą dokonana zostanie cesja. Po przeniesieniu numer taki musi zostać odłączony przez Wykonawcę od grupy telefonów Zamawiającego. 5.17. W chwili obecnej użytkowane są: następujące modele telefonów komórkowych: HTC One (M7) 801n, Samsung Galaxy S Duos GT-S7562, LG Swift L5 II E455 Dual sim, Nokia 301 dual sim, HTC Desire X, Samsung GT-S5610, następujący model tabletu: Samsung Galaxy Tab II 10.1 3G (P5100) następujący model modemów: Huawei E3131. 5.18. Wymagania Zamawiającego odnośnie rozliczania oraz zarządzania usługami: 1) Wykonawca zobowiązany jest udostępnić Zamawiającemu aplikację internetową działającą w trybie on-line, zainstalowaną na komputerach osób wyznaczonych przez Zamawiającego do jej obsługi lub realizowaną przez stronę WWW Wykonawcy ( dostęp do zarządzania usługami po uprzednim pobraniu przez upoważnionych pracowników Zamawiającego klucza dostępu np. poprzez SMS ),
2) Zamawiający wymaga stworzenia konta do zarządzania całością aktywacji dla 3 użytkowników, których dane zostaną wskazane w umowie, 3) aplikacja ma zapewniać dostęp, przez co najmniej 3 ostatnich okresów rozliczeniowych, do pełnej informacji bilingowej z przeprowadzonych połączeń telefonicznych, transmisji danych i pozostałych usług (z podziałem na rodzaj wykonanego z danego numeru połączenia) zawierającej co najmniej: wykaz połączeń krajowych na telefony komórkowe i stacjonarne ( z wyszczególnieniem numeru telefonu adresata i nazwy sieci/ operatora telekomunikacyjnego, daty oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia każdego połączenia, kosztów każdego połączenia), wykaz połączeń zagranicznych ( z wyszczególnieniem kraju, numeru telefonu adresata, daty oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia każdego połączenia, kosztów każdego połączenia ), informacje na temat skorzystania z usługi SMS/MMS ( z uwzględnieniem daty oraz godziny skorzystania z usługi SMS/MMS, numeru telefonu adresata, kosztów usługi), ilości przesłanych (odebranych) danych, pozostałych opłat, itd. Dane muszą być udostępniane nie później niż w terminie 10 dni kalendarzowych od dnia zakończenia każdego okresu rozliczeniowego poprzez możliwość eksportu informacji bilingowej z aplikacji do pliku CSV lub XLS. W przypadku zapisu danych taryfikacyjnych w innym formacie Wykonawca przekaże bezpłatnie Zamawiającemu program i licencje na użytkowanie przez okres świadczenia przez Wykonawcę usługi. Program ten musi mieć możliwość eksportu wszystkich danych do pliku typu CSV lub XLS. Koszt powyższej usługi należy wliczyć w cenę oferty. Oprogramowanie wraz z licencjami musi być przekazane Zamawiającemu nie później niż w dniu rozpoczęcia świadczenia usługi. Po zakończeniu świadczenia usługi Wykonawca zobowiązany będzie odebrać ww. oprogramowanie wraz z licencjami w terminie 10 dni roboczych od dnia zakończenia realizacji usługi. Z czynności przekazania/odbioru oprogramowania zostaną spisane protokoły, z wyjątkiem sytuacji opisanej w poniższym zdaniu. Zamawiający dopuszcza by Wykonawca w ww. terminie ( tj. nie później niż w dniu rozpoczęcia świadczenia usługi ) przekazał mu pisemnie/faksem/e-mailem informację o stronie WWW, z której należy pobrać oprogramowanie. 4) aplikacja ma również umożliwiać upoważnionym pracownikom Zamawiającego: aktywację/deaktywację roamingu, zarządzanie usługami dodatkowymi w tym włączanie/wyłączanie pakietu przesyłu danych, możliwość ustalania/zmiany limitów pracowniczych tj. maksymalnej kwoty usług dla każdej aktywacji, blokowanie skradzionych/zgubionych kart SIM, zbiorczy miesięczny raport/zestawienie umożliwiające analizę wykorzystania usług i generowanych kosztów, weryfikację uruchomionych usług na danym numerze, dokonywanie czasowego lub stałego blokowania i odblokowywania usług dla danego numeru telefonu 5) ewentualne koszty usługi związanej z zarządzaniem oraz dostępem do informacji bilingowej (szczegółowego wykazu wykonanych połączeń i innych usług ) wraz z możliwością ich pobrania Wykonawca zobowiązany jest wliczyć do abonamentu. 6) Wykonawca zobowiązany będzie do przeprowadzenia szkolenia z obsługi wyżej opisanej aplikacji w siedzibie Zamawiającego (dla osób zarządzających ww. usługami) w dzień roboczy ( przedział godzinowy 09:00 14:00) w terminie 30 dni kalendarzowych od dnia rozpoczęcia świadczenia usługi; szkolenie ma trwać minimum 60 minut i ma być zorganizowane dla 1 grupy liczba uczestników szkolenia 3 osoby.
Wykonawca poinformuje Zamawiającego o terminie szkolenia, na co najmniej 5 dni roboczych przed zaplanowanym terminem jego przeprowadzenia. 5.19. Przez dni robocze rozumie się dni od poniedziałku do piątku z wyjątkiem dni ustawowo wolnych wskazanych w ustawie z dnia 18 stycznia 1951 r. o dniach wolnych od pracy (Dz. U. z 2015, poz. 90). 5.20. Zamawiający informuje, że w chwili obecnej korzysta z usług Spółki Polkomtel. Użytkowane w chwili obecnej aktywacje zostały zakupione w wyniku przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Umowa ze Spółką Polkomtel, obejmująca świadczenie usług dla wszystkich jednostek organizacyjnych Państwowej Inspekcji Pracy na terenie kraju, wygasa z upływem dnia 10 stycznia 2016 roku. (bez składania przez Główny Inspektorat Pracy Państwowej Inspekcji Pracy dodatkowych oświadczeń lub wypowiedzeń) lub w przypadku wcześniejszego wyczerpania wartości umowy. 5.21. Zamawiający nie wyraża zgody na przedstawianie dodatkowych umów regulujących zasady wykonywania przedmiotu niniejszej umowy, co oznacza że Zamawiający nie przewiduje zawierania indywidualnych umów o świadczenie usług telekomunikacyjnych. Szczegółowy zakres i warunki wykonywania usług telekomunikacyjnych realizowanych na podstawie umowy będą zgodne z dostarczonym przez Wykonawcę Regulaminem Świadczenia Usług Telekomunikacyjnych, wydanym na podstawie ustawy z dnia 16 lipca 2004 r. Prawo Telekomunikacyjne ( Dz. U. z 2014 r. poz. 243 ze zm. Z 2015 poz. 1069 ), stanowiącym załącznik do umowy. Regulamin o którym mowa będzie wiązał Strony umowy w zakresie, w jakim nie jest sprzeczny z zapisami niniejszego zapytania. Postanowienia zawarte w regulaminie nie mogą nakładać na Zamawiającego dodatkowych obowiązków. W przypadku stwierdzenia niezgodności/sprzeczności zapisów umowy z zapisami Regulaminu stanowiącego załącznik do umowy lub nałożenia na mocy ww. zapisów dodatkowych obowiązków na Zamawiającego, Strony uznają ww. zapisy za niewiążące. 5.22. Usługi głosowe i przesył danych: 1) Wykonawca zapewni: - świadczenie usług telekomunikacyjnych na terenie całego kraju i poza jego granicami w szczególności połączenia telefoniczne do wszystkich sieci komórkowych, stacjonarnych, połączenia międzynarodowe, usługę roamingu, obsługę wiadomości SMS/MMS, obsługę transmisji danych, - w ramach abonamentu połączenia z pocztą głosową (dla połączeń krajowych), - dla połączeń krajowych naliczanie sekundowe od pierwszej sekundy bez opłaty inicjacyjnej za naliczanie sekundowe (1s/1s), - stałe stawki dla połączeń niezależnie od pory dnia i dnia tygodnia w okresie obowiązywania umowy zgodnie z cenami wskazanymi w ofercie, z zastrzeżeniem sytuacji, gdy usługa jest wyceniana zgodnie z cennikiem Wykonawcy. Powyższe nie dotyczy stawek za połączenia międzyoperatorskie oraz w roamingu. - blokadę połączeń głosowych z numerami specjalnymi typu 0700 oraz dostępu do serwisów rozrywkowych i informacyjnych o podwyższonej opłacie, - bezpłatne świadczenie usługi poczty głosowej - dotyczy połączeń krajowych; - bezpłatne: identyfikację numeru dzwoniącego (dotyczy numerów niezastrzeżonych), włączenie/wyłączanie blokady prezentacji numeru (dzwoniącego i własnego CLIP i CLIR). 2) Zamawiający nie będzie ponosił kosztów rozmów przychodzących w ruchu krajowym. 3) Wykonawca dokona na rzecz Zamawiającego aktywacji kart SIM oraz wszystkich usług wymienionych w umowie. Koszt aktywacji wliczony jest w cenę abonamentu. Wszystkie aktywacje głosowe (karty SIM) będą działały w ramach miesięcznego abonamentu. Opłata abonamentowa związana jest z kosztem utrzymania aktywacji.
4) Dostarczone na koszt Wykonawcy karty SIM mają posiadać możliwość wprowadzania do pamięci minimum 250 wpisów i muszą być zabezpieczone przed uruchomieniem kodem PIN podanym przez Wykonawcę przy dostarczeniu kart. W przypadku trzykrotnego, błędnego wprowadzenia kodu PIN karta musi zostać samoczynnie zablokowana. Odblokowanie jej winno nastąpić po wprowadzeniu podanego (przy dostarczeniu kart) Zamawiającemu przez Wykonawcę kodu PUK. Zamawiający dokona aktywacji kart z poziomu aplikacji do zarządzania lub przesyłając stosowną informację na adres e-mail podany przez Wykonawcę w ofercie. 5) Na opakowaniu każdej z kart SIM ma być widoczny nr MSISDN. 6) Wykonawca zobowiązany jest uruchomić (od dnia rozpoczęcia świadczenia usługi) na 8 kartach pakietową transmisję danych (pakiet min. 2 GB), na 5 kartach pakietową transmisję danych (pakiet min. 3 GB). Usługa będzie włączana/wyłączana bezpłatnie natomiast za korzystanie z pakietu Wykonawcy przysługuje dodatkowa opłata abonamentowa za pakiet wskazana w formularzu cenowym. Po przekroczeniu w jednym okresie rozliczeniowym pakietu transmisji danych dopuszcza się pogorszenie paramentów technicznych dla świadczonej usługi. Zamawiający przekaże pisemnie/faksem/e-mailem w terminie do 10 dni roboczych od dnia zawarcia umowy informację, dla których numerów należy uruchomić dany pakiet transmisji danych. 7) Internet - w odniesieniu do modemów/tabletów/13 kart SIM ( w telefonach komórkowych) wszystkie aktywacje bezprzewodowego dostępu do Internetu będą działały w ramach miesięcznego abonamentu, w ramach którego Wykonawca zapewni nieograniczony dostęp do Internetu w technologiach LTE, HSPA, 3G(UMTS), EDGE, GPRS. Po przekroczeniu w jednym okresie rozliczeniowym limitu przesyła danych dopuszcza się pogorszenie parametrów technicznych transmisji dla świadczonej usługi. 8) Wykonawca zobowiązany jest zapewnić na kartach do pakietowej transmisji odnośnie modemów oraz tabletów pakiet min. 3 GB. Pakiet w ramach abonamentu telefonicznego min. 2 GB oraz min. 3 GB (zgodnie z pkt.5.22.6 zapytania). 5.23. Usługi pozostałe: Pozostałe usługi ogólnodostępne, niewymienione w niniejszym zapytaniu, będą świadczone na zasadach obowiązujących w cenniku i regulaminie usług telekomunikacyjnych przeznaczonych dla nieoznaczonych adresatów z rynku biznesowego (podmiotów posiadających regon) z oferty Wykonawcy. Aktualny Cennik oraz Regulamin stanowić będzie załącznik do umowy. O każdej zmianie cennika na zasadach szerzej opisanych w pkt 8.8.1 zapytania, Wykonawca zobowiązany jest informować pisemnie Zamawiającego. Koszt ww. usług będzie wyczerpywał wartość umowy. 5.24. Warunki zapłaty: 1) Wynagrodzenie za dostarczone (zgodnie z określonym w umowie zapotrzebowaniem) aparaty telefoniczne/modemy/tablety będzie płatne po zrealizowaniu dostawy, na podstawie faktury VAT prawidłowo wystawionej przez Wykonawcę, w formie przelewu na rachunek bankowy podany w fakturze w terminie 21 dni od daty otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury. Podstawę do wystawienia przez Wykonawcę faktury stanowić będzie podpisany przez obie strony, bez żadnych uwag, protokół odbioru szczegółowo opisany w pkt 5.8 zapytania, przygotowany w dwóch egzemplarzach. 2) Wynagrodzenie za miesięczny abonament będzie płatne miesięcznie z góry za faktycznie aktywowane abonamenty, w formie przelewu na rachunek bankowy podany w fakturze w terminie 21 dni od daty otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury za dany okres rozliczeniowy wynoszący 1 miesiąc kalendarzowy. W przypadku, gdy okres świadczenia usługi ( w zakresie abonamentu ) nie będzie obejmował pełnego miesiąca kalendarzowego wynagrodzenie będzie płatne
proporcjonalnie do liczby dni świadczenia usług w danym miesiącu kalendarzowym. 3) Wynagrodzenie za świadczenie usług będzie płatne miesięcznie z dołu za faktycznie aktywowane/ wykonane usługi w danym miesiącu, w formie przelewu na rachunek bankowy podany w fakturze w terminie 21 dni od daty otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury za dany okres rozliczeniowy wynoszący 1 miesiąc kalendarzowy. 4) Rozliczenia finansowe za wykonanie usługi w danym okresie rozliczeniowym będą dokonywane, na podstawie specyfikacji wykonanych usług sporządzonej i dostarczonej wraz z fakturą VAT przez Wykonawcę na jego koszt, zawierającej w szczególności: numer telefonu/modemu/ tabletu, dla poszczególnych numerów ceny jednostkowe netto (abonamentów, krajowych połączeń głosowych, GPRS, MMS itp., SMS, połączeń w roamingu, innych usług i ewentualnych rabatów), wartość netto opłat w stosunku do danego numeru oraz łączną wartość netto abonamentów, krajowych połączeń głosowych, GPRS, MMS itp., SMS, połączeń w roamingu, innych usług i ewentualnych rabatów dla wszystkich numerów a także sumę wartości netto za ogół usług dla wszystkich numerów, przy czym w stosunku do usług wyszczególnionych w formularzu cenowym obowiązywać będą ceny jednostkowe w nim podane przez Wykonawcę wraz z ofertą, z zastrzeżeniem zmian cen szczegółowo opisanych w pkt 8.8.1. lit a-e zapytania, natomiast usługi ogólnodostępne niewyszczególnione w formularzu cenowym rozliczane będą według zasad oraz cen wynikających z cennika oraz regulaminu usług telekomunikacyjnych dla podmiotów rynku biznesowego ( posiadających REGON ) o których mowa w pkt. 12.6, 12.7 zapytania. 5) Za dzień zapłaty przyjmuje się dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego. 6) Przez prawidłowo wystawioną fakturę Zamawiający rozumie fakturę spełniającą wymogi zawarte w ustawie z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r., Nr 177, poz. 1054 ze zm.) w szczególności w dziale XI rozdziale 1 oraz przedstawiającą faktyczny przebieg zdarzeń (tj. np. ilość aktywnych usług, cenę za poszczególne usługi z uwzględnieniem zapisów pkt 5.24.4 zapytania/ ilość oraz rodzaj i model zakupionych urządzeń). 7) Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z fakturowaniem oraz dostawą faktur do siedziby Zamawiającego. 6. Zasady uzupełniania ofert i poprawiania omyłek w ofertach: 6.1. W przypadku braku wymaganych dokumentów a także w przypadku złożenia dokumentów zawierających błędy Zamawiający wystąpi do Wykonawcy o ich uzupełnienie we wskazanym przez siebie terminie. Zamawiający w toku badania i oceny ofert może wezwać Wykonawcę do złożenia, w określonym przez siebie terminie, wyjaśnień dotyczących wymaganych dokumentów. 6.2. Wykonawca zobowiązany jest przedstawić w ofercie łączną wartość netto, stawkę podatku VAT w % (zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa), łączną wartość podatku VAT oraz łączną wartość brutto. W przypadku błędnego obliczenia wysokości podatku VAT Zamawiający będzie uprawniony do poprawienia obliczonej wartości z podatkiem VAT i wysokości podatku VAT. Zamawiający dokona poprawy ww. kwot stosując odpowiednio przepisy wskazane w ustawie o podatku od towarów i usług. 6.3. Zamawiający będzie uprawniony do poprawienia oczywistych omyłek rachunkowych polegających na błędnych obliczeniach matematycznych (mnożenie, dodawanie), a w konsekwencji wprowadzonych w ten sposób zmian poprawi końcową wartość oferty. Przy poprawianiu oczywistych omyłek rachunkowych Zamawiający za prawidłowe uzna jednostkowe ceny netto wyszczególnione przez Wykonawcę w poszczególnych pozycjach załącznika nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego ( formularza cenowego).
6.4. Oprócz poprawienia oczywistych omyłek rachunkowych szerzej opisanych w pkt. 6.3. Zamawiający poprawi również w treści oferty inne omyłki np. omyłki polegające na zdublowaniu tych samych pozycji w formularzu cenowym w następujący sposób - zamawiający wykreśli z formularza cenowego zdublowane pozycje pozostawiając tylko jedną z nich. Po wykreśleniu zdublowanych pozycji Zamawiający zsumuje wartości podane w pozostawionych pozycjach formularza cenowego i obliczoną cenę brutto przyjmie jako cenę ofertową. W sytuacji, kiedy zdublowane pozycje będą zawierać inne ceny Zamawiający wykreśli pozycję o wyższej cenie, drobne omyłki nie mające wpływu na treść złożonej oferty (np. poprawa oczywistych omyłek pisarskich). 6.5. Zamawiający nie dopuszcza wprowadzenia zmiany w stosunku do wskazanej w ofercie stawki podatku VAT. Błędne podanie stawki podatku VAT Zamawiający uzna, jako omyłkę, której nie można poprawić i odrzuci ofertę jako zawierająca błąd w obliczeniu ceny. 7. Zasady odrzucania ofert: 7.1. Zamawiający odrzuci oferty niezgodne z: treścią zapytania, opisem przedmiotu zamówienia. 7.2.Jeżeli Wykonawca nie uzupełni prawidłowo dokumentów, w terminie wskazanym przez Zamawiającego, jego oferta nie będzie podlegała ocenie (zostanie odrzucona). 7.3. Zastosowanie przez Wykonawcę stawki VAT niezgodnej z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług spowoduje odrzucenie oferty. 8. Istotne postanowienia umowy: 8.1. Umowa zostanie zawarta na czas określony tj. 24 m-cy począwszy od dnia 11 stycznia 2016 roku. Jednocześnie Zamawiający przewiduje możliwość zmiany daty rozpoczęcia świadczenia usług objętych przedmiotem umowy w przypadku przedłużającego się postępowania o udzielenie zamówienia, czego konsekwencją jest niemożność rozpoczęcia świadczenia usługi od dnia 11 stycznia 2016 r., zgodnie z zapisami pkt. 8.8.2. lit. i. 8.2. Strony zobowiązują się do wzajemnego pisemnego informowania o wszelkich zmianach danych, które mogą wpływać na wystawianie i obieg faktur, ich księgowanie (takich jak nazwa firmy, forma prawna, adres, numer konta itp.) lub zaistnienia jakichkolwiek innych okoliczności uniemożliwiających bieżący kontakt z Wykonawcą. Każda ze Stron przyjmie na siebie odpowiedzialność za wszelkie negatywne skutki wynikłe z powodu nie wskazania drugiej stronie aktualnych danych. 8.3. Zamawiający zastrzega sobie możliwość niewykorzystania wszystkich usług wskazanych w formularzu cenowym ( ilości zakupionych telefonów oraz abonamentów w zakresie telefonów dodatkowych aktywowanych wg potrzeb; ilości abonamentów oraz abonamentów za pakietową transmisję danych w szczególności w sytuacji opisanej w pkt 8.8.2 lit. i zapytania, ilości wykorzystanych minut, wysłanych SMS itp.) jak również całości kwoty wynagrodzenia określonego w umowie (wartości umowy) i w tych warunkach Wykonawcy nie przysługuje prawo do roszczeń w stosunku do Zamawiającego. Ilości abonamentów, minut, SMS itp. podane w formularzu cenowym są szacunkowe i będą ulegały zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego, na co Wykonawca wyraża zgodę i nie będzie dochodził roszczeń z tytułu zmian ilościowych w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia. Zamawiający oświadcza, że liczba usług rzeczywiście wykorzystanych może być inna od podanej w ww. formularzu. 8.4. Przelew wierzytelności wymaga zgody Zamawiającego wyrażonej w formie pisemnej, pod rygorem nieważności.
8.5. Za nieterminowe uregulowanie należności w stosunku do terminu określonego w umowie, z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego, Wykonawca uprawniony jest do dochodzenia od Zamawiającego odsetek ustawowych od należności nieuregulowanej w terminie. 8.6. Zamawiający dopuszcza możliwość dostawy innych niż wskazane przez Wykonawcę w ofercie urządzeń ( tj. telefonów komórkowych/tabletów/modemów) tylko w przypadku wycofania danego modelu z produkcji, z użytkowania lub z obrotu oraz w przypadku jego niedostępności na rynku z zastrzeżeniem, że Wykonawca przed dokonaniem realizacji dostawy pisemnie zaproponuje zmianę telefonów komórkowych/tabletów/modemów (informując o tym Okręgowy Inspektorat Pracy w Poznaniu), zaproponowane urządzenia będą spełniały minimalne parametry techniczne wskazane w załączniku numer 3, Wykonawca dostarczy zaproponowane telefony komórkowe/tablety/modemy po cenach nie wyższych niż wskazane w ofercie a Zamawiający wyrazi pisemnie zgodę na oferowanie tego telefonu/tabletu/modemu. 8.7. Wszelkie zmiany umowy wymagają zastosowania formy pisemnego aneksu. 8.8. Strony przewidują możliwość dokonania istotnych zmian postanowień umowy w przypadku zmian w wyniku: 1) w zakresie wynagrodzenia należnego Wykonawcy w przypadku zmiany: a) zmiany powszechnie obowiązujących przepisów mających wpływ na wysokość cen, w szczególności w zakresie ustawowej zmiany stawek podatkowych (VAT) w okresie obowiązywania umowy, obowiązującej od dnia wejścia w życie zmiany stawki. Jeżeli w trakcie obowiązywania umowy nastąpi zmiana w zakresie podatku od towarów i usług, Zamawiający, po uprzednim pisemnym zawiadomieniu ze strony Wykonawcy o zaistnieniu tego zdarzenia, zobowiązuje się do uiszczenia opłaty powiększonej o podatek od towarów i usług według stawki obowiązującej. Zmiana ta nie spowoduje zmian cen netto. b) wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalonego na podstawie art. 2 ust. 3-5 ustawy z dnia 10 października 2002 roku o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz. U. 2002 Nr 200, poz. 1679, ze zm.), c) zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne - jeżeli zmiany te (pkt 8.8.1. lit b lub c) będą miały wpływ na koszty wykonania przez wykonawcę zamówienia publicznego i o ile Wykonawca w terminie 30 dni od dnia wejścia w życie zmian w obowiązujących przepisach wystąpi do Zamawiającego z wnioskiem zawierającym co najmniej: nowe ceny/cennik usług, udokumentuje wpływ tych zmian na koszty wykonania zamówienia oraz uzyska pisemną akceptację Zamawiającego na zmianę wysokości wynagrodzenia. Udokumentowanie wpływu zmian określonych w pkt 8.8.1 lit b lub c zapytania na koszty wykonania zamówienia ma zawierać szczegółową kalkulację przedstawiającą realny wpływ zmian na ceny usług świadczonych na rzecz Zamawiającego i musi wykazywać, że wzrost wynagrodzenia nie przyczyni się do bezpośredniego wzbogacenia się Wykonawcy, wzrost kosztów Wykonawcy spowodowany zaistnieniem okoliczności wymienionych powyżej w lit. b i lit. c został równomiernie rozłożony na wszystkich kontrahentów Wykonawcy oraz, że wzrost cen usług nie jest podyktowany przerzuceniem ryzyka prowadzenia działalności gospodarczej na Zamawiającego. Zamawiający zastrzega sobie 30 dniowy termin do akceptacji nowych cen/cennika lub żądania przekazania dodatkowych wyjaśnień lub dokumentów. W przypadku wystąpienia po stronie Zamawiającego wątpliwości co do danych zawartych we wniosku Wykonawcy, niezależnie od działań opisanych w zdaniu poprzedzającym, Zamawiający może wystąpić do Wykonawcy o podjęcie negocjacji celem dojścia do porozumienia w sprawie adekwatności zmian wynagrodzenia. W przypadku uznania przez Zamawiającego wniosku Wykonawcy/ osiągnięcia porozumienia w drodze negocjacji zmiana cen będzie obowiązywała od dnia obowiązywania aktu prawnego wprowadzającego zmiany stosownie do lit. b lub lit. c.
d) zmiany cennika usług niewymienionych w formularzu cenowym, pod warunkiem jego uprzedniego zaakceptowania przez Zamawiającego, jeżeli zmiana taka będzie wynikała z uzasadnionych potrzeb wykonawcy nieznanych w chwili składania oferty, przy czym Zamawiający nie dopuszcza by ceny netto wskazane w cenniku uległy w trakcie realizacji umowy zwiększeniu, z wyjątkiem sytuacji opisanej w pkt. 8.8.1 lit b i c. e) obniżenia w toku realizacji umowy, za zgodą stron umowy, cen zaoferowanych przez Wykonawcę w formularzu cenowym, przy niezmienionym poziomie jakości świadczonych usług; f) zmiany treści regulaminu świadczenia usług Wykonawcy o ile zmiana taka będzie wynikała z uzasadnionych potrzeb Wykonawcy nieznanych w chwili składania oferty lub dostosowania treści regulaminu do obowiązujących przepisów prawa, 2) zmiany sposobu realizacji zamówienia ( w zakresie dostosowania umowy do tych zmian ) w tym terminu realizacji umowy i terminu płatności, w szczególności w przypadku: a) zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu zamówienia, b) z przyczyn organizacyjnych ze strony Zamawiającego, w tym w strukturze organizacyjnej, c) z przyczyn wynikających ze specyfiki działalności Zamawiającego, d) zaistnienia siły wyższej (siła wyższa zdarzenie lub połączenie zdarzeń obiektywnie niezależnych od Stron, które zasadniczo i istotnie utrudniają wykonanie części lub całości zobowiązań wynikających z umowy, których Strony nie mogły przewidzieć i którym nie mogły zapobiec ani ich przezwyciężyć i im przeciwdziałać poprzez działanie z należytą starannością ogólnie przewidzianą dla cywilnoprawnych stosunków zobowiązaniowych, e) zaproponowania przez Wykonawcę w trakcie realizacji usługi dostawy innych niż wskazane przez Wykonawcę w ofercie telefonów komórkowych/tabletów/modemów tylko w przypadku wycofania danego modelu z produkcji, z użytkowania lub z obrotu oraz w przypadku jego niedostępności na rynku, na zasadach szerzej opisanych w umowie, f) zmiany (w tym również upadłości albo likwidacji) producenta, dystrybutora lub gwaranta, g) istotnych problemów finansowych, ekonomicznych lub organizacyjnych producenta, dystrybutora lub gwaranta uzasadniających ryzyko, że jego produkty, świadczenia itp. mogą nie zostać należycie wykonane lub nie będą miały odpowiedniej jakości albo wsparcia w przyszłości, h) postępu technologicznego pozwalającego na zaoszczędzenie kosztów realizacji przedmiotu umowy lub kosztów eksploatacji wykonanego przedmiotu umowy, i) zmiany terminu wykonania umowy, terminu rozpoczęcia świadczenia usług objętych umową zawartą w wyniku przeprowadzenia przedmiotowego postępowania o udzielenie zamówienia: w przypadku, gdyby ze względów organizacyjnych, lub innych ważnych powodów nie było możliwe przystąpienie do wykonania zamówienia w terminie przewidzianym przez Zamawiającego lub z innych przyczyn niezależnych od Wykonawcy i udokumentowanych przez niego, lub z ważnych powodów leżących po stronie Zamawiającego, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy. Przewiduje się, że dokonane przesunięcie terminu przystąpienia do świadczenia usług będzie nie dłuższe niż o czas niezbędny na usunięcie przeszkód powodujących niemożność rozpoczęcia wykonywania zamówienia w terminie przewidzianym przez Zamawiającego, przy zachowaniu terminów ustawowych koniecznych do bezkosztowego przejęcia aktywnych numerów telefonów do sieci Wykonawcy. Wówczas terminy wskazane w umowie ulegną przesunięciu, termin rozpoczęcia świadczenia ww. usług zostanie protokolarnie ustalony przez obie strony umowy w dniu jej zawarcia, a następnie potwierdzony stosownym aneksem do umowy. Usługa przez Wykonawcę będzie świadczona do upływu dnia 10 stycznia 2018 r. W przypadku zawarcia umowy po upływie 11 stycznia 2016 r. lub w terminie, który nie gwarantuje ustawowego, bezkosztowego przeniesienia do sieci Wykonawcy numerów telefonów (o których mowa w pkt 5.1.1 zapytania) numery muszą zostać przeniesione do sieci Wykonawcy od pierwszego dnia, w którym numery te mogą być bezkosztowo przeniesione. Pozostałe usługi związane z urządzeniami wymienionymi w pkt 5.1.2-5.1.5,
Wykonawca uruchomi w terminie ustalonym stosownie do zdania poprzedzającego zgodnie z zapisami pkt 8.8.2 lit. i. Wykonawca na podstawie pełnomocnictwa zobowiązany jest dopełnić wszystkich wymogów i obowiązków związanych z wypowiedzeniem umowy Spółce Polkomtel i przenieść numery do swojej sieci (jeżeli dotyczy). w przypadku wcześniejszego wyczerpania wartości umowy Zamawiający przewiduje możliwość przedłużenia terminu zakończenia świadczenia usług wyszczególnionych w umowie, jednak nie później niż do upływu dnia 10 stycznia 2018 r., przy jednoczesnym zachowaniu pozostałych warunków umowy, w szczególności przy zachowaniu niezmienności cen. j) konieczności usunięcia rozbieżności lub niejasności w rozumieniu pojęć lub sformułowań w niej użytych, których nie będzie można usunąć w inny sposób, a zmiana treści umowy będzie umożliwiać usunięcie rozbieżności lub niejasności lub doprecyzowanie jej postanowień w celu jednoznacznej jej interpretacji, 8.9. Umowa może zostać rozwiązana za pisemnym porozumieniem Stron w każdym czasie. 8.10. Każda ze stron ma prawo wypowiedzieć umowę z zachowaniem 3 miesięcznego okresu wypowiedzenia dokonanego w formie pisemnej, pod rygorem nieważności ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego, z zastrzeżeniem pkt 8.11 zapytania. 8.11. Niezależnie od postanowienia opisanego powyżej w pkt 8.10 zapytania Zamawiającemu przysługuje prawo odstąpienia od umowy w szczególności w przypadku: a) zaprzestania prowadzenia działalności, prawomocnego ogłoszenia upadłości lub rozwiązania przedsiębiorstwa Wykonawcy, b) wykonywania przez Wykonawcę przedmiotu umowy wadliwie, w tym w szczególności w sytuacji przerwania przez Wykonawcę realizacji zobowiązań na okres przekraczający 3 dni kalendarzowych oraz w sytuacji gdy opóźnienie ze strony Wykonawcy w realizacji którejkolwiek z usług objętych przedmiotem umowy wynosi co najmniej 5 dni kalendarzowych - w terminie do 30 dni od dnia, kiedy Zamawiający powziął wiadomość o okolicznościach uzasadniających odstąpienie z tej przyczyny, jednak nie później niż do ostatniego dnia obowiązywania umowy, c) wykonywania przez Wykonawcę przedmiotu umowy w sposób sprzeczny z umową i pomimo wezwania Wykonawcy przez Zamawiającego nie dokonania zmiany sposobu realizacji oraz nie wywiązywanie się przez Wykonawcę ze zobowiązań wynikających w niniejszej umowy - w terminie do 30 dni od dnia, kiedy Zamawiający powziął wiadomość o okolicznościach uzasadniających odstąpienie z tej przyczyny, jednak nie później niż do ostatniego dnia obowiązywania umowy, d) w razie zaistnienia zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, w terminie do 30 dni od powzięcia wiadomości o tych okolicznościach uzasadniających odstąpienie z tej przyczyny, jednak nie później niż do ostatniego dnia obowiązywania umowy. 8.12. Odstąpienie od umowy powinno nastąpić pod rygorem nieważności na piśmie i powinno zawierać uzasadnienie. 8.13. W przypadku odstąpienia od Umowy przez Zamawiającego, Zamawiający zatrzymuje efekty wykonanych prac oraz jest zobowiązany do zapłaty wynagrodzenia za wykonane do chwili odstąpienia usługi. 8.14. Wykonawcy nie przysługuje żadne inne roszczenie o dodatkowe wynagrodzenie nieprzewidziane w umowie, ani roszczenie o zwrot kosztów poniesionych w związku z wykonaniem umowy i/lub usuwaniem wad przedmiotu umowy. 8.15. Wykonawca oświadcza, że usługi będą dostępne bez względu na porę dnia, a zaoferowany poziom sygnału będzie wystarczający do nawiązania sesji łączności głosowej oraz transmisji danych. Wykonawca musi zapewnić możliwość realizacji usługi zgodnie z publikowanymi mapami zasięgu z wyłączeniem miejsc o silnym poziomie zakłóceń (środki transportu, okolice stacji trafo) lub o właściwościach ekranujących (piwnice, pomieszczenia o metalowych lub żelbetonowych gęsto zbrojonych ścianach). W przypadku świadczenia usług poza granicami kraju Zamawiający oczekuje zapewnienia świadczenia usług na terenie Unii Europejskiej, na pozostałym terenie w zakresie państw z jakimi Wykonawca ma zawarte umowy z operatorami.
8.16. Ochrona danych. 1) Wykonawca zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji o Zamawiającym uzyskanych w związku z realizacją umowy w szczególności do przestrzegania przepisów dotyczących tajemnicy telekomunikacyjnej, przepisów o ochronie danych osobowych a także przestrzegania zaleceń Zamawiającego o ochronie udostępnianych informacji. 2) Wykonawca w związku z realizacją niniejszej umowy zobowiązuje się do szczególnej ochrony przekazanych mu do przetwarzania wszystkich danych, do zachowania ich tajemnicy i nie przekazywania ich osobom trzecim. 3) Wykonawca odpowiada za szkody, jakie powstaną wobec Zamawiającego lub osób trzecich w wyniku niezgodnego z prawem i niniejszą umową przekazania powierzonych danych. 4) Obowiązek zachowania tajemnicy jest nieograniczony w czasie. Jego uchylenie może być dokonane wyłącznie przez Zamawiającego w formie pisemnej. 5) Każda ze Stron obowiązana jest dołożyć należytej staranności w celu przestrzegania wyszczególnionych w pkt. 8.16.1-8.16.4 postanowień przez swoich pracowników oraz osoby działające na jej zlecenie lub w jej interesie, bez względu na podstawę prawną związku tych osób ze Stroną. 8.17. Do istotnych postanowień umowy należą również zapisy wyszczególnione w pkt 5 zapytania Opis przedmiotu zamówienia oraz istotne zasady realizacji zamówienia. Zamawiający zaznacza, że wszelkie odniesienia do punktów niniejszego zapytania w treści punktu 8 oraz 5 zapytania, przy ich przenoszeniu do umowy zostaną stosownie zmienione (dostosowane do numeracji umowy). 9. Termin związania ofertą: 30 dni 10. Kryterium wyboru ofert, opis sposobu obliczenia ceny, sposób podania ceny oferty: 10.1. Przy wyborze oferty Zamawiający będzie się kierował kryterium: Cena 100% 10.2. Ocena punktowa ofert zostanie obliczona jako stosunek najniżej zaoferowanej ceny oferty do ceny oferty ocenianej, pomnożony przez 100. Wykonanie zamówienia zostanie powierzone wykonawcy, który otrzyma największą liczbę punktów. 10.3. Każda podana cena może być zakończona ostatnią cyfrą przed przecinkiem, a w przypadku podania cyfr po przecinku ma być zaokrąglona do dwóch miejsc po przecinku. Zaokrąglenia mają być wykonane zgodnie z zasadami matematyki. Zasada 1: jeśli pierwszą odrzuconą cyfrą jest któraś z cyfr od 0 do 4, to należy zaokrąglić z niedomiarem (czyli wartości dziesiętne pozostają bez zmian); Zasada 2: natomiast jeśli pierwszą odrzuconą cyfrą jest któraś z cyfr od 5 do 9, to należy zaokrąglić z nadmiarem. Poprawność obliczeń wykonanych w programie Excel należy sprawdzić na kalkulatorze. 10.4. W przypadku zastosowania upustu ceny ma on być wyrażony w złotych polskich (PLN), a cena oferty ma być podana po jego uwzględnieniu. 10.5. Jeżeli nie będzie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej, ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie, Zamawiający wezwie Wykonawców którzy złożyli te oferty, do złożenia w określonym przez Zamawiającego terminie ofert dodatkowych. Wykonawcy składający oferty dodatkowe nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w złożonych ofertach. 10.6. Przez,,cenę oferty Zamawiający rozumie łączny koszt (z podatkiem VAT) wykonania zamówienia, obejmujący wszystkie koszty i składniki związane z prawidłową i pełną realizacją przedmiotowego zamówienia oraz warunkami stawianymi przez Zamawiającego w niniejszym zapytaniu i załącznikach do niego, uwzględniającą inne opłaty a także ewentualne upusty i rabaty, przez okres wskazany w pkt 4 zapytania tj. w szczególności koszt zakupu i dostawy tabletów komórkowych/modemów/tabletów do siedziby OIP, koszt abonamentów i pozostałych usług telekomunikacyjnych. 10.7. Wykonawca ma złożyć jedną ofertę jednowariantową oferując wykonanie zamówienia o którym mowa w pkt 5 zapytania, zgodną z przedmiotem zamówienia. Wykonawca
zobowiązany jest podać w formularzu ofertowym (załącznik nr 1 do zapytania) wyrażoną w złotych polskich łączną cenę brutto za wykonanie przedmiotu zamówienia w zakresie dotyczącym przedmiotu zamówienia, łączną cenę netto oferty, łączną wartość podatku VAT oraz stawkę/stawki podatku VAT zastosowane do obliczenia ceny oferty z podatkiem VAT, zgodnie z wartościami widniejącymi w formularzu cenowym (stanowiącym załącznik nr 2 do zapytania). Ponadto, Wykonawca w formularzu cenowym ma podać cenę jednostkową netto, wartość netto, wartość podatku VAT, wartość bruttto każdej z wskazanych w formularzu cenowym pozycji asortymentowych a także łączną cenę netto, łączną wartość podatku VAT oraz łączną wartość z podatkiem VAT dla wszystkich wymienionych pozycji asortymentowych. W przypadku, gdy dana usługa świadczona jest przez potencjalnego Wykonawcę bezpłatnie może on wpisać w formularzu cenowym przy tej usłudze wyrażenie,,0,00. W przypadku, gdy koszt danej usługi świadczonej przez potencjalnego Wykonawcę wliczony jest w koszt abonamentu należy w danej pozycji formularza cenowego zawrzeć taką informację poprzez wpisanie sformułowania np. w cenie abonamentu. W przypadku podania ceny jednostkowej netto wg stawki za minutę połączenia, stawka ta ma być niezależna od godziny oraz od pory dnia. 10.8. Ceny jednostkowe oraz wszystkie wartości określone w formularzu cenowym a także ostateczną cenę oferty należy podać w złotych polskich (PLN), z dokładnością jak w pkt 10.3 zapytania. 10.9. Zamawiający oświadcza, że nie jest zarejestrowany jako czynny podatnik VAT. 11. Reklamacje i gwarancja: 11.1. Dostarczone urządzenia tj. aparaty komórkowe, tablety, modemy do bezprzewodowego internetu, baterie i akcesoria objęte będą gwarancją producenta na zasadach określonych w karcie gwarancyjnej z wyjątkiem przypadków, gdy producent nie udziela gwarancji. 11.2. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za dostarczone urządzenia z tytułu rękojmi za wady fizyczne rzeczy przez okres 24 miesięcy. Bieg terminu rękojmi rozpoczyna się od dnia aktywacji poszczególnych urządzeń (telefonów komórkowych/modemów/tabletów) oraz dostawy baterii i akcesoriów. 11.3. Zamawiający może dochodzić roszczeń z tytułu gwarancji i/lub rękojmi także po terminach określonych w pkt 11. 2, jeżeli reklamował wadę przed upływem terminów tam określonych. 11.4. Okres gwarancji przedłuża się każdorazowo o okres braku możliwości korzystania z urządzenia, spowodowanego awarią i czasem naprawy urządzenia, a w przypadku wymiany urządzenia okres gwarancji biegnie od nowa. 11.5. W przypadku awarii aparatu telefonicznego, tabletu, modemu do bezprzewodowego internetu, Wykonawca zobowiązany jest na czas naprawy dostarczyć sprzęt zastępczy o nie gorszych parametrach technicznych w ciągu 48 h od momentu otrzymania zgłoszenia. 11.6. W trakcie obowiązywania umowy Wykonawca na swój koszt zapewnia transport uszkodzonego i naprawionego w ramach gwarancji urządzenia do i z siedziby Zamawiającego/ siedzib oddziałów Zamawiającego ( zlokalizowanych w Koninie, Lesznie, Pile, Ostrowie Wlkp.), realizowanej w systemie door-to-door. W wyjątkowych przypadkach uszkodzony telefon, tablet lub modem może zostać przesłany przez Zamawiającego/ oddział Zamawiającego, na koszt Wykonawcy, pod wskazany przez Wykonawcę adres na terenie Polski. 11.7. Wszelkie uwagi i reklamacje Zamawiający przekazywał będzie bezpośrednio wymienionym w umowie osobom odpowiedzialnym ze strony Wykonawcy za realizację umowy. Wykonawca zobowiązuje się do przyjmowania zgłoszeń serwisowych drogą e-mailową, telefonicznie lub faksem, 24 godziny na dobę we wszystkie dni tygodnia, nie wyłączając dni świątecznych oraz dokonywania niezwłocznego potwierdzenia przesłanego na adres poczty elektronicznej osoby zgłaszającej lub adres poczty elektronicznej innej osoby z ramienia Zamawiającego ewentualnie numer faksu wskazany w danym zgłoszeniu. 11.8. Wykonawca zobowiązuje się do naprawy uszkodzonych telefonów komórkowych, modemów, tabletów oraz dostarczonych akcesoriów w terminie 30 dni kalendarzowych od daty zgłoszenia ich uszkodzenia przez Zamawiającego. Po bezskutecznym upływie tego terminu Wykonawca wymieni uszkodzone urządzenie/akcesoria na fabrycznie nowe, a w
przypadku braku takiej możliwości na inne fabrycznie nowe o nie gorszych parametrach od reklamowanego urządzenia/akcesoriów. 11.9. W trakcie obowiązywania umowy, każda naprawa urządzenia nieobjęta gwarancją, będzie poprzedzona wstępną analizą kosztów ewentualnej naprawy dokonanej przez Wykonawcę. Realizacja naprawy będzie zależna od decyzji Zamawiającego po zapoznaniu się ze wstępną analizą kosztów. Koszty wykonania ekspertyzy (wyceny kosztów naprawy) w przypadku napraw niepodlegających gwarancji obciążają Zamawiającego. 12. Wymagane dokumenty: 12.1 Aktualny odpis z właściwego rejestru lub centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, wystawiony nie wcześniej niż na 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. 12.2. Pełnomocnictwo do reprezentowania Wykonawcy złożone w formie oryginału lub notarialnie poświadczonej kopii w przypadku, gdy osoba podpisująca ofertę nie jest osobą wskazaną w dokumentach o których mowa w pkt. 12.1 zapytania i/lub innym odpowiednim dokumencie upoważniającym do reprezentowania/składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy 12.3. W zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia wykaz co najmniej dwóch należycie wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również należycie wykonywanych zamówień o charakterze odpowiadającym przedmiotowi niniejszego zamówienia tj. usług telekomunikacyjnych w zakresie telefonii komórkowej świadczonych przez okres co najmniej 12 miesięcy dla minimum 40 użytkowników w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert w niniejszym postępowaniu a jeśli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy zostały wykonane/są wykonywane (wzór wg załącznika nr 4 do zapytania). W przypadku usługi wykonywanej, którą wykazywał będzie Wykonawca, warunek zostanie uznany za spełniony, jeżeli do upływu terminu składania ofert część zamówienia w ramach takiej usługi już faktycznie wykonana spełnia wymogi Zamawiającego. 12.4. Dowody (np. referencje; poświadczenia od podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane) potwierdzające należyte wykonanie usług wyszczególnionych w wykazie. 12.5. W przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością należy do oferty dołączyć umowę spółki lub uchwałę wspólników zezwalającą wykonawcy na zawarcie umowy, jeżeli wartość oferty przekracza dwukrotną wartość kapitału zakładowego spółki art. 230 Kodeksu spółek handlowych (Dz. U. Nr 94, poz. 1037 ze zm.) dotyczy tylko podmiotu, który ma siedzibę na terenie Rzeczpospolitej Polskiej. 12.6. Aktualny (na dzień składania ofert) obowiązujący u Wykonawcy dla klientów rynku biznesowego regulamin świadczenia usług telekomunikacyjnych / warunki świadczenia usług, podpisany przez osobę uprawnioną do reprezentowania Wykonawcy. UWAGA!!! Ww. dokument będzie stanowić treść oferty i w związku z tym nie podlega on uzupełnieniu na zasadach opisanych w pkt. 6.1 zapytania. Niezłożenie tego dokumentu będzie skutkować odrzuceniem oferty na podstawie pkt. 7.1 zapytania, jako niezgodnej z treścią zapytania. 12.7. Aktualny (na dzień składania ofert) obowiązujący u Wykonawcy dla klientów rynku biznesowego cennik dla usług telekomunikacyjnych niewyszczególnionych w formularzu cenowym/ całościowy cennik usług telekomunikacyjnych podpisany przez osobę uprawnioną do reprezentowania Wykonawcy. UWAGA!!! Ww. cennik będzie stanowić treść oferty i w związku z tym nie podlega on uzupełnieniu na zasadach opisanych w pkt. 6.1 zapytania. Niezłożenie tego cennika będzie skutkować odrzuceniem oferty na podstawie pkt. 7.1 zapytania, jako niezgodnej z treścią zapytania. 12.8. Dowód aktualnego ( na dzień składania ofert ) wpisu do rejestru przedsiębiorców telekomunikacyjnych prowadzonego przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej zgodnie z ustawą z dnia 16 lipca 2004 r. Prawo telekomunikacyjne (tj. Dz. U. z 2014 poz.
243 ze zm.), upoważniający do wykonywania usług telekomunikacyjnych na terenie RP jeżeli dotyczy. Dokumenty o których mowa w pkt. 12.1, 12.3, 12.4, 12.8 zapytania należy złożyć w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę/osobę upoważnioną. 13. Wysokość i rodzaj kar umownych: 13.1. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne: a) za nieterminowe dostarczenie urządzenia (aparatu telefonicznego/ modemu/ tabletu/) wraz z akcesoriami oraz karty SIM w wysokości 50,00 złotych za każdy dzień opóźnienia w stosunku do terminu określonego w pkt 5.7.2, 5.8.1, 5.8.4, 5.8.6, 5.10 zapytania (za każdy niedostarczony w terminie telefon/ modem/ tablet/ kartę SIM); b) za nie wywiązywanie się ze świadczenia usług (w szczególności przerwę w świadczeniu usług) w wysokości 50,00 zł za każdy dzień przerwy w świadczeniu usługi za poszczególne urządzenie; c) za nie aktywowanie kart SIM do telefonów komórkowych/modemów/tabletów, w terminie określonym w pkt 5.8.2 oraz 5.8.5 zapytania wysokości 50,00 zł złotych za każdy dzień opóźnienia w stosunku do terminów określonych w ww. punktach (za każdy nieaktywowany numer); d) w przypadku nierozpoczęcia przez Wykonawcę świadczenia usługi zgodnie z pkt 4 oraz 5.8.3 zapytania, w wysokości 50,00 złotych za każdy dzień opóźnienia w stosunku do terminów określonych w ww. punktach, za poszczególny telefon/modem/tablet/kartę; e) za nieudostępnienie przez Wykonawcę aplikacji internetowej do zarządzania usługami, w wysokości 30,00 złotych za każdy dzień przerwy w dostępie do ww. aplikacji, f) w przypadku niedostarczenia oprogramowania wraz z licencjami, w terminie o którym mowa w pkt. 5.18.3 zapytania w wysokości 100,00 zł za każdy dzień opóźnienia w dostawie; g) w przypadku nieprzeprowadzenia szkolenia, o którym mowa w pkt 5.18.6 zapytania, w wysokości 1000,00 zł. Za nieprzeprowadzenie szkolenia Zamawiający uznaje niewykonanie szkolenia w ciągu 20 dni kalendarzowych licząc od terminu ustalonego na przeprowadzenie szkolenia tj. terminu 30 dni kalendarzowych od dnia rozpoczęcia świadczenia usługi, h) w przypadku opóźnienia lub niezrealizowania usług serwisowych i naprawczych, określonych w pkt. 11.5, 11.8, 5.13 zapytania, z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, w wysokości 50,00 złotych przemnożonych przez aktualną na dzień zgłoszenia liczbę urządzeń/kart nie mogących korzystać z danej usługi, za każdy dzień opóźnienia w realizacji naprawy serwisowej. l) w przypadku odstąpienia od umowy, wypowiedzenia umowy przez którąkolwiek ze Stron z przyczyn za które odpowiedzialność ponosi Wykonawca, Wykonawca wypłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 10% całkowitej wartości brutto umowy. 13.2. W przypadku odstąpienia przez Zamawiającego od umowy na podstawie pkt. 8.11 lit. b,c zapytania, Zamawiający nie traci uprawnienia do naliczenia kar umownych o których mowa w pkt 13.1.lit a - l zapytania. 13.3. Niezależnie od naliczonych kar umownych, jeżeli szkoda poniesiona przez Zamawiającego przewyższy kwotę kar umownych będzie on uprawniony do dochodzenia od Wykonawcy na zasadach ogólnych Kodeksu cywilnego - odszkodowania uzupełniającego do wysokości rzeczywistej szkody. Powyższe nie uprawnia Zamawiającego do dochodzenia odszkodowania za utracone korzyści. 13.4. Zamawiający uprawniony jest do potrącania kar umownych należnych mu za niewykonanie i/lub nienależyte wykonanie umowy z jakiejkolwiek należności Wykonawcy przysługującej mu od Zamawiającego, w tym poprzez dokonanie zapłaty w kwocie odpowiednio niższej w stosunku do zobowiązania wynikającego z faktury VAT. O naliczeniu kary umownej Wykonawca będzie informowany e-mailowo lub faksem oraz pisemnie. W przypadku kwestionowania przez Wykonawcę zasadności naliczenia kary zobowiązany jest on w terminie 3 dni roboczych od otrzymania zawiadomienia wskazać przyczyny negacji naliczenia kary, przesyłając stosowne pismo drogą elektroniczną lub faksem oraz pisemnie na adres siedziby Zamawiającego.
14. Dodatkowe informacje: Dodatkowych informacji udziela Agnieszka Andrzejewska, Monika Pawłowska pod numerem telefonu 61 / 628 40 21, e-mail: zamowienia@poznan.pip.gov.pl 15. Załączniki: Załącznik nr 1 - Formularz oferty do zapytania ofertowego Załącznik nr 2 - Formularz cenowy Załącznik nr 3 - Parametry sprzętu Załącznik nr 4 - Wykaz zrealizowanych usług Okręgowy Inspektor Pracy Stanisława Ziółkowska