Zarządzenie Nr 2/2008 Dyrektora Instytutu Fizyki Jądrowej im. H. Niewodniczańskiego Polskiej Akademii Nauk z dnia 20 lutego 2008 r. Dotyczy: Instrukcji Kancelaryjnej w IFJ PAN Działając na podstawie Ustawy z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. 1983 nr 38 poz. 173, z późn. zm. Dz.U. 2006 nr 97 poz. 673) oraz zaleceń pokontrolnych Archiwum Państwowego w Krakowie, zarządzam co następuje: 1 W celu usprawnienia i ujednolicenia pracy kancelaryjnej wprowadzam do użytku w Instytucie Fizyki Jądrowej im. H. Niewodniczańskiego PAN w Krakowie Instrukcję Kancelaryjną, stanowiącą załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia. 2 Zobowiązuję wszystkich kierowników oddziałów, zakładów naukowych, laboratoriów, działów administracyjnych oraz technicznych do zapoznania podległych pracowników z Instrukcją Kancelaryjną. 3 Sprawowanie nadzoru nad przestrzeganiem oraz właściwym stosowaniem Instrukcji Kancelaryjnej powierzam kierownikom oddziałów, zakładów naukowych, laboratoriów, działów administracyjnych oraz technicznych. 4 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 20 lutego 2008 r. Dyrektor Instytutu Fizyki Jądrowej im. H. Niewodniczańskiego Polskiej Akademii Nauk Prof. dr hab. Marek Jeżabek
Załącznik Nr 1 Instrukcja kancelaryjna IFJ PAN Instrukcję kancelaryjną wprowadza się na mocy art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673 z późn.zm.) Postanowienia ogólne: 1. Instrukcja Kancelaryjna, zwana dalej Instrukcją, określa zasady wykonywania czynności kancelaryjnych w Instytucie Fizyki Jądrowej im. H. Niewodniczańskiego Polskiej Akademii Nauk, zwanego dalej Instytutem i obowiązuje wszystkich pracowników bez względu na zajmowane stanowisko pracy. 2. Określone w Instrukcji zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych zapewniają jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania, klasyfikowania i przechowywania oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą dokumentów w Instytucie. 3. Instrukcja normuje obieg dokumentów wewnątrz Instytutu od chwili wpływu lub powstania aż do momentu ich przekazania do Archiwum Instytutu. 4. Postępowanie z dokumentami niejawnymi stanowiącymi tajemnicę służbową, oznaczonymi klauzulą zastrzeżone lub poufne określają odrębne przepisy. Użyte w Instrukcji następujące określenia oznaczają: 1. akta sprawy - całą dokumentację (pisma, dokumenty, notatki, formularze, plany, fotokopie, rysunki, itp.) zawierające informacje, które były, są lub mogą być istotne przy rozpatrywaniu danej sprawy; 2. dekretacja - skierowanie sprawy do odpowiedniej komórki organizacyjnej w celu jej załatwienia; 3. dokument zapis, bez względu na jego postać lub sposób wytworzenia, mający znaczenie dowodu, stwierdzający prawdziwość zawartych w nim danych lub zdarzeń, opatrzony datą, pieczęcią i podpisem; (pismo, decyzja, orzeczenie, świadectwo itp.); 4. dziennik podawczy - rejestr służący do ewidencjonowania wpływów i potwierdzeń ich odbioru; 5. dokument zawierający informacje stanowiące tajemnicę służbową (oznaczony klauzulą zastrzeżone lub poufne ) - dokument zawierający informacje niejawne, których nieuprawnione ujawnienie powodowałoby szkodę dla interesów państwa, interesu publicznego, prawnie chronionych interesów Instytutu i jej pracowników. 6. kancelaria - wewnętrzną komórkę organizacyjną załatwiającą sprawy obsługi kancelaryjnej Instytutu; 7. komórka organizacyjna - komórkę do wykonywania określonych zadań, wymienioną w regulaminie organizacyjnym tj. Instytut, oddział, zakład, dział, studium, laboratorium, pracownię, bibliotekę, samodzielną sekcję, samodzielne stanowisko pracy, sekretariat itp. 8. książka kancelaryjna - rejestr na nośniku papierowym wykorzystywany do ewidencjonowania wpływającej i wychodzącej korespondencji jawnej, jej treści i sposobu załatwienia; 9. referent pracownik załatwiający sprawę; 10. rzeczowy wykaz akt - inaczej: Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt - wykaz haseł wyrażający rzeczową klasyfikację wszystkich akt powstających w toku działalności instytucji niezależną od struktury organizacyjnej oraz kwalifikację archiwalną; 11. sekretariat - stanowisko pracy, do którego należy obsługa organizacyjna Dyrektora, Zastępcy Dyrektora ds. Naukowych, Zastępcy Dyrektora ds. Technicznych, Zastępcy Dyrektora ds. Administracyjno-Ekonomicznych oraz komórek naukowych i administracyjnych (oddziału, działu, zakładu); 1
12. spis spraw chronologiczny rejestr spraw (również w formie elektronicznej) prowadzony w komórkach organizacyjnych Instytutu, 13. sprawa dokument, podanie, pismo lub korespondencja opisująca zdarzenie lub stan rzeczy, wymagające rozpatrzenia i podjęcia dalszych czynności służbowych; 14. znak sprawy - zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej komórki organizacyjnej i do określonej grupy spraw. 2
System kancelaryjny. Rzeczowy Wykaz Akt 1. W Instytucie obowiązuje mieszany (rejestrowo-rzeczowy) system kancelaryjny, oparty na rzeczowym wykazie akt (zwanym dalej wykazem akt) 2. W systemie mieszanym rejestracja prowadzona jest następująco: W systemie dziennikowym kancelaria lub/ sekretariat nadaje pismu kolejny numer wpływu wynikający z dziennika podawczego / korespondencyjnego prowadzonego chronologicznie. Numer ten łamany przez dwie ostatnie cyfry roku jest znakiem pisma. Dziennik jest wspólny dla całej korespondencji, dlatego kolejne pisma tej samej sprawy mają różne znaki. Dziennik podawczy / korespondencyjny pełni rolę kontroli obiegu korespondencji w Instytucie. W systemie bezdziennikowym dokonuje się rejestracji spraw (nie poszczególnych pism dotyczących danej sprawy) w spisach spraw. System ten nie wyklucza stosowania dzienników korespondencyjnych, czy innych pomocy ewidencyjnych, służą one jednak do kontroli obiegu akt, a nie mają wpływu na rzeczowe kompletowanie akt spraw w teczkach zakładanych zgodnie z wykazem akt. 3. Wykaz akt jest to tematyczny podział dokumentacji powstającej w toku działalności jednostki organizacyjnej. Ujmuje on w grupy wszystkie sprawy jednorodne lub pokrewne pod względem przedmiotowym, oznaczone w poszczególnych pozycjach symbolami, hasłami i kategorią archiwalną. 4. Wykaz ten służy do oznaczania, rejestracji, łączenia i przechowywania akt. 5. Wykaz akt ma budowę hierarchiczną i opiera się na systemie klasyfikacji dziesiętnej. Oznacza to, że całość funkcjonowania Instytutu, a zarazem powstającej w związku z tym dokumentacji, może zostać podzielona na dziesięć klas (grup) pierwszego rzędu (sformułowanych w sposób ogólny), oznaczonych symbolami jednocyfrowymi od 0 do 9. 6. Kierownicy komórek organizacyjnych mogą w razie potrzeby rozbudować końcowe klasy w wykazie akt, w klasy bardziej szczegółowe, tylko w uzasadnionych przypadkach zmieniając oznaczenia kategorii archiwalnej i okres przechowywania. Zakres tych zmian musi być uzgodniony z Archiwum Państwowym za pośrednictwem Archiwum Nauki PAN i PAU. 7. Zmiany w wykazie akt polegające na przekształceniu lub dodaniu nowych symboli i haseł w klasach pierwszego lub drugiego rzędu mogą być dokonane tylko za aprobatą Dyrektora Instytutu i po uzgodnieniu tych zmian z Archiwum Państwowym za pośrednictwem Archiwum Nauki PAN i PAU. 8. Każda komórka organizacyjna może sporządzić do własnego użytku wyciąg z wykazu akt, zawierający tylko te pozycje wykazu tj. symbole liczbowe, hasła klasyfikacyjne oraz kwalifikację archiwalną, które dotyczą spraw, zagadnień występujących w zakresie jej działania. 9. Wyciąg z wykazu akt sporządza się w dwóch egzemplarzach. Jeden egzemplarz zatrzymuje dla siebie komórka organizacyjna, a drugi egzemplarz wyciągu otrzymuje Archiwum 3
Podział czynności kancelaryjnych Do podstawowych czynności kancelaryjnych należy: a. przyjmowanie, rejestrowanie, rozdział wpływającej korespondencji i przesyłek, b. prowadzenie ewidencji wpływów, c. wysyłanie (ekspedycja) korespondencji, przesyłek, d. przyjmowanie i nadawanie faksów, obsługa poczty elektronicznej, e. sporządzanie pism oraz ich powielanie. Wewnętrzny obieg pism 1. Obieg pism w przypadku komórek organizacyjnych mieszczących się w różnych budynkach poza budynkiem głównym Instytutu może odbywać się za pośrednictwem Kancelarii, upoważnionych osób lub poczty elektronicznej. 2. Obieg pism za pośrednictwem poczty elektronicznej odbywa się z wyłączeniem dokumentów zawierających informację niejawną (oznaczonych klauzulą poufne lub zastrzeżone ). Czynności kancelaryjne w Instytucie wykonują: 1. Kancelaria Ogólna, 2. Sekretariaty: Dyrektora, Zastępców Dyrektora, Sekretariaty Zakładów, Oddziałów naukowych, Laboratoriów akredytowanych, 3. Referenci odpowiedzialni za merytoryczne załatwienie sprawy. Do podstawowych czynności Kancelarii Ogólnej należy: 1. przyjmowanie i ewidencjonowanie wszystkich wpływów w dzienniku korespondencyjnym (podawczym) i kontrolkach wpływu, 2.rozdzielenie wpływów między poszczególne komórki organizacyjne, 3.wysyłanie (ekspedycja) przesyłek i rejestracja w kontrolkach wpływu, 4.przygotowanie do wysyłania korespondencji seryjnej, Do czynności kancelaryjnych Sekretariatów: 1. przyjmowanie wpływów z Kancelarii Ogólnej i przedstawianie przełożonym do dekretacji, 2. rozdzielanie pism zadekretowanych między poszczególnych pracowników (referentów) do załatwienia, a także pozostałej korespondencji przychodzącej, 3. rejestrowanie spraw w spisach spraw, ich znakowanie i wysyłanie faksów, 4. przechowywanie akt spraw załatwionych przez przełożonych i referentów, 5. przekazywanie korespondencji do Kancelarii Ogólnej (przygotowanej do wysłania). 4
Wysyłanie telefaksów: Telefaksy ekspediowane są bezpośrednio przez jednostkę do tego upoważnioną. Obieg dokumentów w IFJ PAN Kancelaria Ogólna Instytutu przyjmuje wpływy: a. dostarczone przez kurierów, b. dostarczone przez poszczególne jednostki organizacyjne, c. złożone przez interesantów oraz wykonuje wszystkie czynności związane z wysyłką korespondencji. Sekretariaty: Dyrektora, Zastępców Dyrektora, Zakładów i Oddziałów naukowych, Laboratoriów akredytowanych przyjmują wpływy: a. złożone przez interesantów, b. dostarczone przez poszczególne jednostki organizacyjne, c. dostarczone przez poszczególne komórki organizacyjne, d. oferty przetargowe (Sekretariat Dyrektora). Przesyłki wartościowe i przesyłki pieniężne, odbierane są również przez pracownika Kancelarii Ogólnej. Przesyłki pocztowe dostarczone przez kurierów odbiera pracownik Kancelarii, który: a. sprawdza wykaz odebranych przesyłek poleconych i ekspresowych, b. sprawdza, czy przesyłki pocztowe nie są uszkodzone (w razie stwierdzenia uszkodzenia - żąda od pracowników urzędu pocztowego sporządzenia protokołu bądź adnotacji o uszkodzeniu przesyłki). 5
Kancelaria Ogólna prowadzi: a) dziennik podawczy, b) wykazy przekazywanej poczty do komórek organizacyjnych Instytutu, zlokalizowanych poza budynkiem głównym Instytutu, c) rejestry paczek, d) pocztową książkę nadawczą, e) rejestr wyrabiania i złomowania pieczątek, f) rejestr opłat skarbowych, g) rejestr podpisów ksiąg wieczystych, h) rejestr druków KW i KP dowodów wpłaty. Sekretariaty: Dyrektora, Zastępców Dyrektora, Zakładów i Oddziałów naukowych, Laboratoriów akredytowanych prowadzą: a) dziennik podawczy, b) książka kancelaryjna (Sekretariat Dyrektora) c) rejestr delegacji, d) rejestr wydatków. Kancelaria Ogólna przyjmuje i otwiera przesyłki pocztowe, za wyjątkiem: przesyłek tajnych i poufnych (które odbierają tylko osoby do tego upoważnione), przesyłek jednostek nadrzędnych kierowanych bezpośrednio do Dyrektora, Zastępców Dyrektora, kierowników komórek organizacyjnych, sekretariatów: Zakładów i Oddziałów naukowych oraz Laboratoriów akredytowanych, przesyłek adresowanych imiennie, niewłaściwie skierowanych, które należy zwracać do urzędu pocztowego, w przypadku przesyłek poleconych i ekspresowych - za pokwitowaniem. Po otwarciu i wyjęciu zawartości przesyłki pracownik kancelarii sprawdza czy: nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego, na każdym piśmie wpływającym odciska się pieczątkę wpływu. Jeżeli doręcza się wpływ bez otwierania koperty, pieczątkę wpływu należy odcisnąć na kopercie. w treści pieczątki wpływu wpisuje się datę wpływu oraz komu przesyłka została dostarczona. pieczątki wpływu nie umieszcza się na pismach nie wymagających załatwienia (np. dokumenty księgowe, załączniki, czasopisma, druki) koperty winny być dołączone do następujących wpływów: a) pism procesowych, b) pism dotyczących spraw, dla załatwienia których obowiązują wymagane terminy decyduje tu data stempla pocztowego, c) pism, w których brak oznaczenia adresata, 1. Przyjęte i zaewidencjonowane wpływy Kancelaria Ogólna rozdziela do poszczególnych komórek organizacyjnych Instytutu. 2. Przesyłki pocztowe - paczki dostarczone do Kancelarii Ogólnej przez kuriera doręczane są adresatom za pokwitowaniem w rejestrze paczek. 3. Wpływy wewnętrzne (nadawcy i odbiorcy są komórkami organizacyjnymi Instytutu) doręczane są na tych samych zasadach rejestracji, co pozostałe przesyłki pocztowe. 4. Pracownik Kancelarii Ogólnej wręcza korespondencję kierownikom komórek organizacyjnych lub osobom przez nich upoważnionym. Osoba przyjmująca potwierdza swoim podpisem w dzienniku podawczym przyjęcie korespondencji. 6
Osoby wykonujące prace kancelaryjne w komórkach: a. wyłączają wpływy niewłaściwie skierowane (rzeczowo lub miejscowo) z poleceniem przesłania ich do właściwych jednostek, b. przedkładają wpływy kierownikowi komórki, c. przydzielają wpływy do załatwienia odpowiednim pracownikom zgodnie z decyzją kierownika komórki, d. zgodnie z decyzją kierownika komórki powiadamiają o treści pisma wszystkich zainteresowanych pracowników. 1. Poszczególne komórki organizacyjne prowadzą spis spraw lub/ dziennik korespondencyjny. 2. Kierownicy komórek organizacyjnych ustalają własne spisy spraw odpowiadające zakresowi działalności własnej komórki. 3. Faktury i rachunki nie są rejestrowane w spisach spraw, podlegają natomiast zaewidencjonowaniu w specjalnym rejestrze. 4. Grupy spraw w komórkach otrzymują znaki zgodne z wykazem akt Instytutu, 5. Znak sprawy składa się z: symbolu komórki organizacyjnej, symbolu grupy spraw wg wykazu akt, kolejnej liczby porządkowej, pod którą zarejestrowana jest sprawa w spisie spraw, oraz roku kalendarzowego np. DEP-0337-23/06 - oznacza: symbol Działu Planowania Ekonomicznego, 0337 - symbol grupy spraw wg rzeczowego wykazu akt, 23 - kolejny numer, pod którym sprawa została zarejestrowana w spisie spraw, 06 - końcowe cyfry roku 2006. 6. Znak spraw jest stałą cechą rozpoznawczą grupy spraw prowadzonych w komórkach organizacyjnych; 7. Nie podlegają rejestracji zaproszenia, życzenia, pisma, którym nie nadaje się dalszego biegu. Przy pisemnym załatwianiu sprawy, pismo powinno zawierać: a. nagłówek - druk lub podłużna pieczątka firmowa b. znak sprawy c. datę d. adres e. adresata f. określenie przedmiotu sprawy g. powołanie się na datę i znak pisma, którego dotyczy odpowiedź W razie potrzeby pismo i jego kopia powinny zawierać inne określenia takie jak: nad adresem - wskazówki dotyczące wysłania pisma polecony, expres itp. z lewej strony arkusza, pod treścią załatwienia - ilość przesłanych załączników, nazwy i adresy tych jednostek organizacyjnych lub osób, którym treść ma być (poza adresatem/podana do wiadomości /po słowie: otrzymują). Sprawy wyjątkowo pilne załatwiane są za pomocą telefonu lub telefaksu i wymagają potwierdzenia takiego trybu na piśmie. Załatwienie ustne winno być stosowane w przypadkach mniejszej wagi lub, gdy leży to w interesie strony, a nie ma przeszkód prawnych.treść i podstawy takiego załatwienia oraz data i osoba rozmówcy powinny być odnotowane w aktach sprawy. Pisma sporządzają poszczególne komórki organizacyjne. Przy sporządzaniu odpisów pism lub dokumentów należy zachować wszelkie ich elementy (treść, oznaczenie pieczęci, podpisów itp.). 7
1. Pisma wysyłane poza Instytut podpisuje Dyrektor, Zastępcy Dyrektora lub osoby upoważnione do podpisu. 2. Korespondencję dotyczącą spraw finansowych podpisuje Dyrektor Instytutu i/lub Główny Księgowy albo osoba upoważniona. 3. Korespondencję z kopiami i załącznikami do podpisu osób, o których mowa w ust. 1 składają zainteresowane komórki organizacyjne w odnośnych sekretariatach. 4. Kopie pism wysyłanych do jednostek nadrzędnych wymagają oryginału podpisu. 5. Podpisaną korespondencję sekretariaty zwracają do poszczególnych komórek organizacyjnych lub kierują do Kancelarii Ogólnej. Wysyłanie korespondencji 1. Przeznaczoną do wysłania korespondencję komórki organizacyjne przekazują do Kancelarii Ogólnej zakopertowane i zaadresowane. 2. Odbiór dostarczonej korespondencji Kancelaria Ogólna potwierdza na kopiach pism lub w dzienniku podawczym jednostki. 3. Korespondencja przeznaczona do wysyłki pocztą w danym dniu powinna być dostarczona do Kancelarii Ogólnej przed godz. 13.00. 4. Korespondencję priorytetową do wysłania firmą kurierską należy składać w dziale Zaopatrzenia (DZT) do godziny 15.00. Przed wysyłką korespondencji Kancelaria Ogólna wykonuje następujące czynności: 1. segreguje pisma na zwykłe, polecone i ekspresowe, 2. wpisuje listy i przesyłki do pocztowej książki nadawczej, 3. frankuje listy i przesyłki, 4. przekazuje odpowiednio do urzędu pocztowego lub firmie spedycyjnej. Przechowywanie dokumentacji w komórkach organizacyjnych 1. Do przechowywania akt w jednostkach organizacyjnych służą przedmiotowe teczki / segregatory odpowiadające wykazowi akt Instytutu. 2. Akta spraw ostatecznie załatwionych pozostają w jednostkach organizacyjnych przez okres 5 lat a następnie przekazywane są do archiwum Instytutu. 3. Tryb przekazywania akt do archiwum Instytutu reguluje Instrukcja archiwalna Instytutu. Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych Zaleca się wykorzystanie informatyki dla ułatwienia i przyspieszenia czynności kancelaryjnych między innymi do następujących celów: 1. przyjmowania i wysyłania korespondencji za pośrednictwem poczty elektronicznej, za wyjątkiem informacji niejawnych, 2. udostępniania upoważnionym pracownikom zakupionego oprogramowania aplikacyjnego (baz danych, programów antywirusowych itp.), 3. współdziałania z bazami danych tworzonymi w Instytucie, 4. tworzenia, przekształcania i przechowywania niezbędnych dokumentów, 5. umieszczania na stronie internetowej stale aktualizowanej informacji o Instytucie, 8
Dane przechowywane w pamięci komputerów zabezpiecza się przez: 1. dopuszczenie dostępu do danych wyłącznie upoważnionych pracowników, 2. odpowiednie archiwizowanie zbiorów na nośnikach informatycznych. Dostęp do zbiorów danych zawartych w komputerach ogranicza się przez: 1. system haseł identyfikujących pracownika, 2. system haseł ograniczających dostęp do wybranych obszarów danych pracownikom nie posiadającym odpowiednich uprawnień. Dane gromadzone w pamięciach komputerów powinny być zabezpieczone przed ich utratą poprzez: 1. archiwizowanie w cyklu miesięcznym (działy: DSP, DFK, DWE, DZT, DEP, DZP) całości danych zgromadzonych w pamięci serwerów sieciowych na odpowiednich nośnikach informatycznych (płyta DVD lub przenośny HD) oraz przechowywanie ich w odpowiednio chronionym i zabezpieczonym pomieszczeniu. 2. archiwizowanie w cyklu dwutygodniowym (dział: DON) całości danych zgromadzonych w pamięci serwerów sieciowych na odpowiednich nośnikach informatycznych (płyta DVD lub przenośny HD) oraz przechowywanie ich w odpowiednio chronionym i zabezpieczonym pomieszczeniu. Postępowanie z dokumentacją w przypadku reorganizacji bądź likwidacji komórki organizacyjnej Instytutu lub ustaniu działalności IFJ PAN 1. W przypadku przejęcia części lub całości funkcji zreorganizowanej lub zlikwidowanej jednostki organizacyjnej przez prawnego następcę, należy przekazać mu (na podstawie spisu zdawczoodbiorczego) akta spraw niezakończonych. Kopię tego spisu należy przekazać do archiwum Instytutu. Pozostałe akta uporządkowane zgodnie z przepisami Instrukcji archiwalnej IFJ PAN należy przekazać na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych do archiwum Instytutu. 2. W przypadku reorganizacji IFJ PAN dokumentację należy przekazać według zasad określonych w ust.1. 3. W przypadku ustania działalności IFJ PAN, postępowanie z dokumentacją określa Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 roku w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych ( Dz. U. Nr 167, poz.1375) Postanowienia końcowe 1. Czynności nie uregulowane postanowieniami instrukcji, związane z pracą kancelaryjną i obiegiem dokumentacji regulują odrębne procedury lub kierownicy komórek organizacyjnych w porozumieniu z Dyrektorem. 2. Instrukcja wchodzi w życie z dniem 20 lutego 2008 r. Załączniki do Instrukcji Kancelaryjnej: Załącznik nr 2 - Wzór papieru firmowego Instytutu (wersja polska) Załącznik nr 3 - Wzór papieru firmowego Instytutu (wersja angielska) Załącznik nr 4 - Wzór pieczątki wpływu Załącznik nr 5 - Wzór faxu (wersja polska) Załącznik nr 6 - Wzór faxu (wersja angielska) 9