Zasady zawierania umów ubezpieczenia grupowego w formie grup otwartych

Zasady zawierania umów ubezpieczenia grupowego w formie grup otwartych Zaktualizowane zasady obowiązują w stosunku do umów zawieranych począwszy od 01.04.2014 r. oraz dla ubezpieczonych przystępujących od 01.04.2014 r. w umowach zawartych przed 01.04.2014 r. A. Wyjaśnienie pojęć 1. UK - osoba upoważniona do obsługi Klubu przez PZU Pomoc. 2. Grupa otwarta (GO) - grupa, w której ubezpieczonego wiąże z ubezpieczającym inny stosunek prawny, niż stosunek pracy, np. członkostwo w stowarzyszeniu. 3. Grupa otwarta PZU Pomoc (GOPP) grupa, w której ubezpieczonym jest: osoba pozostająca w stosunku prawnym z pracodawcą (np. umową o pracę), który nie może bądź nie chce pełnić roli ubezpieczającego; lub osoba, z którą został rozwiązany stosunek prawny z pracodawcą (np. umowa o pracę), w związku z grupowymi zwolnieniami bądź likwidacją pracodawcy; małżonek, partner życiowy albo pełnoletnie dziecko ubezpieczonego, o którym mowa powyżej. PZU Pomoc nie może być ubezpieczającym dla pracowników lub członków stowarzyszeń, fundacji, związków. B. Informacje ogólne 1. Umowy ubezpieczenia w formie GO i GOPP mogą zawierać wyłącznie pracownicy PKK. 2. Agenci PSM i PKK nie prowadzą akwizycji i nie zawierają umów w formie GO i GOPP. 3. Agenci PSM i PKK zawierają umowy ubezpieczenia typ P Plus lub PZU Ochrona Plus dla pracowników stowarzyszeń, fundacji lub innych organizacji przy zastosowaniu branży zgodnie z profilem działalności danego stowarzyszenia, fundacji, itd. Zawarcie takiej grupy wymaga akceptacji BSR. 4. Agenci PSM wnioskują o zgodę za pośrednictwem opiekuna regionu w BSA, natomiast agenci PKK za pośrednictwem OSK lub DKK. 5. Nie ma możliwości zawierania umów ubezpieczenia grupowego z ubezpieczającym PZU CO SA. Umowy ubezpieczenia zawarte przez PZU CO SA przed 01.01.2013 r. obsługiwane są na dotychczasowych zasadach, tj. przez PZU CO SA. W przypadku modyfikacji tych umów konieczna jest zmiana ubezpieczającego na PZU Pomoc SA. 1

C. Ubezpieczający PZU Pomoc SA (dalej: GOPP) I. Kto może przystąpić do ubezpieczenia: 1. Osoby, które są aktualnie związane stosunkiem prawnym z pracodawcą (np. umową o pracę), który nie może bądź nie chce pełnić roli ubezpieczającego. 2. Osoby, które były związane stosunkiem prawnym z pracodawcą (np. umową o pracę), a obecnie utraciły pracę w związku z grupowymi zwolnieniami bądź likwidacją pracodawcy. 3. Osoby, które są współmałżonkami, partnerami życiowymi lub pełnoletnimi dziećmi osób, o których mowa w punktach 1 i 2. Warunkiem przystąpienia do GOPP jest przystąpienie do Klubu PZU Pomoc poprzez złożenie formularza przystąpienia do Klubu. II. Warunki jakie musi spełniać taryfikacja dla grup otwartych PZU Pomoc: 1. Oferta oparta na warunkach grupowego ubezpieczenia typ P Plus. 2. R7 - maksymalny poziom taryfikacji. 3. Minimalna liczba ubezpieczonych wynosi 30 osób. 4. Gwarancja kontynuacji typ A. 5. Wysokość prowizji do 10% - zgodnie z umową agencyjną. 6. Obligatoryjna obsługa grupy przez agenta PKK. 7. Należy wybrać branżę zgodną z profilem działalności zakładu pracy. 8. W dziale informacje o zakładzie pracy należy wpisać dane zakładu pracy. 9. W dziale informacje o ubezpieczającym należy wybrać PZU Pomoc. 10. W dziale informacje pozostałe należy wybrać znacznik grupa otwarta. Jeżeli taryfikacja nie spełnia warunków określonych w punkcie II, decyzję o możliwości zawarcia grupy na innych zasadach podejmuje BSR po konsultacji z BPG. III. Etapy uzyskania zgody na zawarcie grupy: 1. Pracownik PKK przesyła zapytanie na skrzynkę BSR_ZOS_Stowarzyszenia@pzu.pl w terminie do 10 dnia miesiąca poprzedzającego zawarcie umowy ubezpieczenia. W treści e-maila należy podać: numer taryfikacji, dane agenta PKK, tj. imię i nazwisko, nr telefonu i e-mail, uzasadnienie, w temacie wiadomości: nazwę zakładu pracy oraz nr wniosku (z systemu). 2. BSR udziela odpowiedzi pracownikowi PKK w terminie do 5 dni roboczych liczonych od momentu otrzymania kompletnych informacji w zapytaniu. Jeżeli grupa nie spełnia warunków określonych w punkcie II BSR podejmuje decyzje po konsultacjach z BPG. 3. BPG udziela informacji zwrotnej do BSR w terminie 5 dni roboczych liczonych od momentu otrzymania zapytania. 4. Pozytywną decyzje BSR przekazuje najpóźniej następnego dnia do PZU Pomoc i dw Kierownika COUG. 5. PZU Pomoc wysyła regulamin do wskazanego pracownika PKK (e-mail) w terminie do 2 dni roboczych od daty przekazania informacji z BSR. 2

IV. Czynności PKK, COUG, PZU Pomoc związane z zawarciem umowy 1. Pracownik PKK przygotowuje dokumenty zgodnie z tabelą nr 1 w związku z planowanym uruchomieniem Klubu i zawarciem umowy. Tabela nr 1. Dokumenty Termin przekazania Adres przesłania Formularz zgłoszeniowy (formatka Excel) Wniosek o zawarcie umowy ubezpieczenia 1 egz. Upoważnienie dla OZP/UK podpisane przez Agenta wskazanego przez pracownika PKK (druk KPPwŻ/U/PP/2013) do 25 dnia miesiąca poprzedzającego miesiąc uruchomienia Klubu do 25 dnia miesiąca przed początkiem odpowiedzialności Do 3 dnia roboczego miesiąca, w którym uruchomiono Klub e-mail do: pomocwzyciu@pzu.pl e-mail do: pomocwzyciu@pzu.pl papierowo do PZU Pomoc al. Jana Pawła II 24, 00-133 Warszawa 2. Terminy przekazania stosownych dokumentów przez COUG i PZU Pomoc (np. polisa, upoważnienie dla OZP/UK) regulują odrębne zasady. 3. Pracownik PKK w elektronicznej metryczce podaje dane agenta PKK oraz wysokość należnej mu prowizji (max do 25 dnia miesiąca poprzedzającego). 4. COUG rejestruje wniosek w ciągu 2 dni roboczych od daty przekazania taryfikacji do Kangura. 5. COUG przy rejestracji wniosku wyłącza funkcje automatycznego zatwierdzania deklaracji. Zatwierdzenie deklaracji następuje po weryfikacji zestawienia wpłat. 6. Pracownik lub agent PKK przedstawia każdemu ubezpieczonemu podpisaną przez PZU Życie oraz PZU Pomoc umowę generalną oraz stasowane postanowienia dodatkowe (PD) dla grup otwartych, tj.: załącznik nr 2 do umowy generalnej PD dotyczące pracowników lub załącznik nr 3 do umowy generalnej PD dotyczące byłych pracowników. 7. Pracownik PKK przypisuje agenta PKK do polisy i nadaje uprawnienia w eru. 8. Agent PKK wprowadza deklaracje do systemu eru, najpóźniej do końca miesiąca, poprzedzającego zawarcie umowy. 9. Agent PKK zbiera formularze przystąpienia do Klubu PZU Pomoc w Życiu oraz deklaracje przystąpienia do ubezpieczenia. Formularze i deklaracje przesyłane są do PZU Pomoc w terminie do 3 dnia roboczego miesiąca, w którym rozpoczęła się odpowiedzialność. Jeżeli deklaracje ubezpieczonych zbierał pracownik PKK przekazuje je agentowi PKK. 10. COUG przekazuje polisę skanem do PZU Pomoc na adres pomocwzyciu@pzu.pl 11. PZU Pomoc wysyła karty Klubu PZU Pomoc w Życiu raz w miesiącu bezpośrednio na adres wskazany przez ubezpieczonego w formularzu przystąpienia. Jeżeli ubezpieczony posiada kartę z poprzedniej jednostki organizacyjnej, wpisuje jej numer. W przypadku braku karty pozostawia puste pole. V. Akcja informacyjna wśród ubezpieczonych: na wniosek pracownika PKK - BSR składa zapotrzebowanie na wydruk pism informacyjnych dla klientów (e-mail: Pracownia Poligraficzna). Pisma informacyjne przekazywane są w terminie uzgodnionym z pracownikiem PKK/agentem. Koszty wydruku pism ponosi jednostka zamawiająca, tj. oddział. pracownik PKK powinien uwzględnić czas, który umożliwi przeprowadzenie akcji informacyjnej wśród osób zainteresowanych przystąpieniem do ubezpieczenia, tj. zorganizowanie w odpowiednim czasie wysyłki pism informacyjnych wraz z warunkami oferty, zebranie deklaracji oraz formularzy przystąpienia do Klubu, wprowadzenie wniosku i deklaracji do eru. 3

VI. Sposób wpłaty składki przez ubezpieczonych: składki przekazywane są indywidualnie przez ubezpieczonych bezpośrednio na rachunek bankowy wskazany przez PZU Życie. Brak blankietów wpłat. Jedyna dopuszczalna forma wpłaty, to przelew z rachunku bankowego (preferowany jest rachunek ubezpieczonego). ubezpieczeni przekazują składki do 1-go dnia miesiąca, za który jest należna, np. za miesiąc luty do 01.02, za miesiąc marzec do 01.03, itd. VII. Obsługa umowy ubezpieczenia w trakcie jej trwania: 1. Agent PKK prowadzi bieżącą obsługę polisy w systemie eru: potwierdza w systemie zgodne rozliczenia składek, dokonuje wyrejestrowań osób, które zgłosiły rezygnację z ubezpieczenia, rejestruje w systemie osoby nowo dochodzące. 2. COUG nie informuje ubezpieczającego PZU Pomoc o zaległościach oraz wezwaniach do opłaty składek. 3. COUG w terminie do 13-go dnia każdego miesiąca sporządza zbiorcze zestawienie osób, które nie opłaciły składki za miesiąc bieżący i przekazuje je agentowi PKK drogą e-mail. 4. Agent PKK kontaktuje się z ubezpieczonymi i informuje ich o: powstałej zaległości, terminie jej uregulowania (najpóźniej do końca miesiąca, za który jest należna), skutkach nieopłacenia składki, tj. wygaśnięciu odpowiedzialności oraz zwrocie składki wpłaconej nieterminowo. Zwrot na rachunek bankowy, z którego dokonano wpłaty. 5. COUG w terminie do 25-go dnia każdego miesiąca sporządza kolejne zbiorcze zestawienie osób, które nie opłaciły składki za miesiąc bieżący i przekazuje je agentowi PKK (e-mail). COUG oznacza wskazanym osobom rezygnację z końcem miesiąca, za który została opłacona ostatnia składka. COUG anuluje rezygnację, jeśli ubezpieczony wpłaci składkę do końca miesiąca, za który jest należna, np. do 31 stycznia za styczeń. Składka wpłacona po terminie, zostanie zwrócona na rachunek bankowy, z którego dokonano wpłaty. 6. Agent PKK na bieżąco prowadzi czynności związane z obsługą skutkujące przystąpieniem do ubezpieczenia nowych osób. 7. W trakcie obsługi osób nowo dochodzących Agent PKK: rejestruje w systemie eru deklaracje przystąpienia - najpóźniej do końca miesiąca przed początkiem odpowiedzialności, zbiera formularze przystąpienia do Klubu PZU Pomoc w Życiu oraz deklaracje przystąpienia do ubezpieczenia przekazuje do PZU Pomoc SA - do 3 dnia roboczego wnioskowanego miesiąca początku ubezpieczenia. 8. COUG w przypadku osób nowo dochodzących postępuje analogicznie jak w procesie zawarcia nowej umowy. 9. W przypadku wpłaty składki, której nie będzie można przyporządkować do konkretnego ubezpieczonego, COUG najpóźniej do 13 dnia każdego miesiąca, przekazuje informację do agenta PKK. 10. Agent PKK podejmuje czynności mające na celu ustalenie wpłacającego. Do 25-go dnia miesiąca udziela zwrotnej informacji do COUG. Na podstawie informacji udzielonej przez agenta PKK COUG dokonuje zwrotu składki w ciągu 30 dni od daty wpłaty na rachunek, z którego dokonano płatności. 4

D. Ubezpieczający stowarzyszenia, fundacje, związek bądź inny podmiot I. Dla kogo przeznaczona jest oferta: 1. Dla podmiotów, w których ubezpieczającym jest np. stowarzyszenie lub fundacja, a ubezpieczonymi są inne osoby, niż pracownicy ubezpieczającego - oferta przygotowywana na aktualnym szablonie dla GO i stowarzyszeń. 2. Dla podmiotów, w których ubezpieczającym jest np. stowarzyszenie lub fundacja, a ubezpieczonymi są pracownicy ubezpieczającego - oferta przygotowywana jest poza szablonem dla GO i stowarzyszeń przy zastosowaniu branży właściwej dla danej grupy. Obowiązują standardowe zasady oferowania i zawierania oraz obsługi ubezpieczeń. II. Kiedy wymagana jest zgoda BSR: gdy umowa zawierana jest z nowym podmiotem, w którym ubezpieczonymi są pracownicy bądź inne osoby, niż pracownicy ubezpieczającego, np. członkowie; jeżeli modyfikacja umowy dla członków przygotowywana poza szablonem dla GO i stowarzyszeń lub odbiega od szablonu. III. Zgoda BSR nie jest wymagana: jeżeli modyfikacja dotyczy umów dla pracowników ubezpieczającego; jeżeli modyfikacja umowy dla członków jest zgodna z szablonem dla GO i stowarzyszeń. IV. Sposób wpłaty składki przez członków (brak stosunku pracy) - składki za ubezpieczenie opłacane są indywidualnie przez ubezpieczonych na rachunek wskazany przez ubezpieczającego. Ubezpieczający, raz w miesiącu przekazuje zbiorczą składkę na rachunek bankowy PZU Życie SA. V. Warunki jakie musi spełniać taryfikacja dla GO funkcjonująca w stowarzyszeniu, fundacji, związku: 1. Oferta oparta jest na warunkach umowy grupowego ubezpieczenia typ P Plus. 2. R3 - maksymalny poziom taryfikacji stworzony na podstawie obecnie obowiązujących szablonów 3261 3 STOWARZYSZENIA oraz 3261 4 STOWARZYSZENIA. 3. Minimalna liczba ubezpieczonych wynosi 30 osób. 4. Gwarancja kontynuacji typ A. 5. Obsługa poprzez eru. 6. Obligatoryjnie system obsługowy po stornie ubezpieczającego (podmiotu obsługującego), zapewniający obsługę składki per osoba. 7. Gdy obsługę ubezpieczenia prowadzi inny podmiot, niż ubezpieczający konieczne jest, aby podsiadał zezwolenie KNF na prowadzenie działalności ubezpieczeniowej, gdyż obsługa ubezpieczenia wykonywana jest na podstawie umowy agencyjnej. 8. Wysokość prowizji obsługowej do 10% - negocjowana na poziomie kontraktu. VI. Kiedy oferty przygotowywane są na poziomie BSR/BPG/BUZ: jeżeli nie spełniają minimalnych warunków określonych w punkcie V; jeżeli dotyczą ubezpieczenia Pełnia Życia i ubezpieczeń zdrowotnych. VII. Zawarcie ubezpieczenia zapytanie skierowane do BSR od brokera: 1. BSR, po otrzymaniu zapytania ofertowego od brokera uzgadnia z BPG/BUZ warunki oferty i przesyła odpowiedź w terminie uzgodnionym z pytającym. 2. BSR po zaakceptowaniu oferty przez brokera: 5

opracowuje program ubezpieczeniowy, ustala zakres dodatkowych dokumenty (np. postanowienia dodatkowe), podpisuje dokumenty (PZUŻ i broker) oraz uzgadnia z brokerem umiejscowienie polis, przekazuje informacje do właściwych DKK, łącznie z kompletem dokumentów i ogólnymi wytycznymi dot. ofertowania programu. 3. DKK współpracują z brokerem oraz podejmują czynności mające na celu zawarcie umowy ubezpieczenia. VIII. Zawarcie ubezpieczenia na poziomie PKK 1. DKK lub wskazana przez niego osoba przekazuje zapytanie na skrzynkę BSR_ZOS_Stowarzyszenia@pzu.pl W e-mailu należy podać: numer taryfikacji, nazwę podmiotu, liczbę osób zatrudnionych, przewidywaną liczbę ubezpieczonych, informację jakim stosunkiem prawnym związani są ubezpieczeni z ubezpieczającym. 2. BSR przesłaną ofertę konsultuje z BPG/BUZ i udziela odpowiedzi w terminie wskazanym w ofercie. Jeśli termin nie został wskazany BSR udziela odpowiedzi w terminie do 10 dni roboczych od dania otrzymania zapytania. 3. Po otrzymaniu decyzji DKK lub osoba przez niego wskazana podejmuje dalsze działania mające na celu przedstawienie oferty zawarcie umowy ubezpieczenia. IX. Zawarcie ubezpieczenia na poziomie Agenta PSM 1. ZDS lub wskazana przez niego osoba przekazuje zapytanie dot. zawarcia ubezpieczenia w stowarzyszeniu lub innym podmiocie do opiekuna regionu w BSA. W treści e-maila należy podać: nazwę podmiotu, liczbę osób zatrudnionych, przewidywaną liczbę ubezpieczonych, informację jakim stosunkiem prawnym związani są ubezpieczeni z ubezpieczającym, informację o sposobie przekazywania składki za wszystkie osoby ubezpieczone, informację o branży musi być zgodna profilem działalności danego podmiotu, 2. Opiekun regionu w BSA przekazuje zapytanie na skrzynkę BSR_ZOS_Stowarzyszenia@pzu.pl 3. BSR udziela odpowiedzi do BSA w terminie 5 dni roboczych od dnia otrzymania kompletnych informacji w zapytaniu. 4. Opiekun regionu w BSA przekazuje decyzję do ZDS. 5. Po otrzymaniu decyzji ZDS podejmuje dalsze działania mające na celu przedstawienie oferty i zawarcie umowy ubezpieczenia. 6. Przed przedstawieniem oferty ZDS weryfikuje czy zastosowana w niej branża jest zgodna z profilem działalności prowadzonej przez klienta. X. Obsługa umowy ubezpieczenia, w których ubezpieczającym jest stowarzyszenie, fundacja, związek - zgodnie z procedurą zawarcia i obsługi ubezpieczeń grupowych ochronnych i zdrowotnych. 6