ODPOWIEDZI NA PYTANIA I ZMIANY DO SIWZ

Transkrypt

1 Strona 1 z 7 Wrocław, dn r. Do uczestników przetargu nieograniczonego na usługę grupowego ubezpieczenia na życie pracowników oraz członków rodzin pracowników 107 Szpitala Wojskowego z Przychodnią Samodzielnego Publicznego Zakładu Opieki Zdrowotnej w Wałczu ODPOWIEDZI NA PYTANIA I ZMIANY DO SIWZ NR 226/2018/N/Wałcz Działając w imieniu i na rzecz 107 Szpitala Wojskowego z Przychodnią Samodzielnego Publicznego Zakładu Opieki Zdrowotnej w Wałczu, na podstawie udzielonego pełnomocnictwa, Supra Brokers S.A. podaje odpowiedzi na pytania oraz zmiany do SIWZ: Pytanie 1: SIWZ, pkt XV, ppkt 6 b.) - Wykonawca prosi o potwierdzenie, że podana wysokość kosztów stanowi łączną kwotę brutto wszystkich kosztów, które muszą być uwzględnione w przeliczeniu oferty? Odpowiedź: Zamawiający wyjaśnia, że prowizja dla brokera jest zwolniona z podatku VAT. Pytanie 2: W związku z wejściem w życie nowej ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu Wykonawca jest zobowiązany do stosowania środków bezpieczeństwa finansowego wprowadzonych przez ww. ustawę. Na etapie zawierania umowy ubezpieczenia przekażemy Państwu do wypełnienia druk oświadczenia Beneficjenta Rzeczywistego/Reprezentanta/Pełnomocnika. Czy Zamawiający wyraża zgodę na wypełnienie oświadczenia? Wzór oświadczenia przesyłamy w załączeniu. Odpowiedź: Zamawiający dopuszcza powyższe. Pytanie 3: SIWZ, dział XXVIII, punkt 1.1) Wykonawca uprzejmie prosi o precyzyjne wyjaśnienie zapisów punktu o aktualizacji przedmiotu ubezpieczenia oraz sum ubezpieczenia oraz zasady, według której miałby nastąpić zwrot składki. Ponadto Wykonawca prosi o dodanie do punktu 1.1) zapisu mówiącego o tym, że zasady w nim opisane mogą być zastosowane za zgodą Wykonawcy.

2 Strona 2 z 7 Odpowiedź/Zmiana: Zamawiający informuje, że w związku z pytaniem złożonym przez Wykonawcę, następuje zmiana do SIWZ według informacji poniżej: Było: XXVIII. ZAMAWIAJĄCY DOPUSZCZA MOŻLIWOŚĆ DOKONANIA ZMIANY POSTANOWIEŃ ZAWARTEJ UMOWY W STOSUNKU DO TREŚCI OFERTY, NA PODSTAWIE KTÓREJ DOKONANO WYBORU WYKONAWCY 1. Zamawiający dopuszcza możliwość dokonania zmian w zawartej umowie ubezpieczenia. Dopuszczane zmiany dotyczą: 1) aktualizacji przedmiotu ubezpieczenia oraz sum ubezpieczenia. W przypadku aktualizacji przedmiotu i sum ubezpieczenia Wykonawca wystawi aneksy potwierdzające wprowadzone zmiany z naliczeniem dodatkowej składki lub informacją o jej ewentualnym zwrocie. Wysokość dodatkowej składki lub wysokość jej zwrotu zostanie naliczona przy użyciu stawki zastosowanej w ofercie przetargowej w systemie pro rata temporis. 2) terminu realizacji zamówienia, w tym wcześniejszego rozwiązania umowy na skutek okoliczności, których Zamawiający nie mógł przewidzieć udzielając zamówienia lub przedłużenia umowy do czasu zawarcia w postępowaniu o udzielenie zamówienia nowej umowy; 3) realizacji dodatkowych i niezbędnych usług od dotychczasowego Wykonawcy po spełnieniu łącznie przesłanek określonych w art. 144 ust.1 pkt. 2 a-c 4) sytuacji, gdy spełnione zostaną łącznie przesłanki określone w art. 144 ust.1 pkt. 3 a-b 5) zmiany Wykonawcę, któremu Zamawiający udzielił zamówienia i zastąpienia go nowym Wykonawcą po spełnieniu jednej z przesłanek określonych w art. 144 ust.1 pkt. 4 a-c 6) zmian, niezależnie od ich wartości, które nie są istotne w rozumieniu art. 144 ust. 1e 7) zmian, których łączna wartość jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 i jest mniejsza od 10% wartości zamówienia określonej pierwotnie w umowie 8) nastąpi zmiana wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy w przypadku zmiany: a) stawki podatku od towarów i usług; b) wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę albo wysokości minimalnej stawki godzinowej, ustalonych na podstawie przepisów ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę; c) zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne; Zmiana z pkt 8) może być dokonana na wniosek Wykonawcy, który w sposób należyty wykaże okoliczności mające wpływ na koszty wykonania zamówienia.

3 Jest: Strona 3 z 7 XXVIII. ZAMAWIAJĄCY DOPUSZCZA MOŻLIWOŚĆ DOKONANIA ZMIANY POSTANOWIEŃ ZAWARTEJ UMOWY W STOSUNKU DO TREŚCI OFERTY, NA PODSTAWIE KTÓREJ DOKONANO WYBORU WYKONAWCY 1. Zamawiający dopuszcza możliwość dokonania zmian w zawartej umowie ubezpieczenia. Dopuszczane zmiany dotyczą: 1) terminu realizacji zamówienia, w tym wcześniejszego rozwiązania umowy na skutek okoliczności, których Zamawiający nie mógł przewidzieć udzielając zamówienia lub przedłużenia umowy do czasu zawarcia w postępowaniu o udzielenie zamówienia nowej umowy; 2) realizacji dodatkowych i niezbędnych usług od dotychczasowego Wykonawcy po spełnieniu łącznie przesłanek określonych w art. 144 ust.1 pkt. 2 a-c 3) sytuacji, gdy spełnione zostaną łącznie przesłanki określone w art. 144 ust.1 pkt. 3 a-b 4) zmiany Wykonawcę, któremu Zamawiający udzielił zamówienia i zastąpienia go nowym Wykonawcą po spełnieniu jednej z przesłanek określonych w art. 144 ust.1 pkt. 4 a-c 5) zmian, niezależnie od ich wartości, które nie są istotne w rozumieniu art. 144 ust. 1e 6) zmian, których łączna wartość jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 i jest mniejsza od 10% wartości zamówienia określonej pierwotnie w umowie 7) nastąpi zmiana wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy w przypadku zmiany: a) stawki podatku od towarów i usług; b) wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę albo wysokości minimalnej stawki godzinowej, ustalonych na podstawie przepisów ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę; c) zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne; Zmiana z pkt 7) może być dokonana na wniosek Wykonawcy, który w sposób należyty wykaże okoliczności mające wpływ na koszty wykonania zamówienia. Pytanie 4: SWZ, dział II, punkt 2 Wykonawca prosi o potwierdzenie, że w przypadku sytuacji opisanej w SWZ, dział II, pkt 2: Prawo przystąpienia do ubezpieczenia przysługuje również pracownikom i członkom rodzin pracowników, którzy byli objęci ubezpieczeniem grupowym funkcjonującym u Zamawiającego ( ) warunkiem jest zachowanie ciągłości odpowiedzialności pomiędzy dotychczasowym a nowym ubezpieczeniem, rozumiana także jako ciągłość w opłacaniu składek. Odpowiedź: Zamawiający potwierdza interpretację Wykonawcy.

4 Strona 4 z 7 Pytanie 5: SWZ, dział II, punkt 13 Prośba do Zamawiającego o potwierdzenie, iż zapis zgodnie z OWU oznacza, iż obowiązywać będą zasady z OWU Wykonawcy dotyczące precyzyjnego określenia wysokości świadczeń (z zastrzeżeniem nadrzędności punktów SWZ). Odpowiedź: Zamawiający potwierdza interpretację Wykonawcy. Pytanie 6: SWZ, dział II, punkt 13 W związku z zapisem: W przypadku ekspiracji umów ubezpieczenia i zmianą Wykonawcy, do ustalenia odpowiedzialności Wykonawca zaliczy okres pobytu w szpitalu przed początkiem nowej ochrony zawartej w wyniku postępowania przetargowego. Wykonawca w celu uzyskania całkowitej jasności interpretacyjnej prosi o potwierdzenie, iż ten z Wykonawców, który wygra postępowanie przetargowe, będzie płacił wyłącznie za część pobytu w szpitalu objętą jego odpowiedzialnością (za okres pobytu przed początkiem świadczenie zapłaci poprzedni ubezpieczyciel). Odpowiedź: Zamawiający potwierdza, że Wykonawca wypłaca świadczenia wyłącznie za pobyty w szpitalu przypadające w okresie odpowiedzialności Wykonawcy. Pytanie 7: SWZ, dział II, punkt 15 Czy w ramach leczenia specjalistycznego Zamawiający zaakceptuje, iż w przypadku przeprowadzenia u ubezpieczonego zarówno radioterapii jak i chemioterapii Wykonawca wypłaca tylko jedno świadczenie? Odpowiedź: Zgodnie z OWU Wykonawcy na dzień składania ofert. Pytanie 8: SWZ, dział II, punkt 17 Wykonawca pragnie zauważyć, iż dla ubezpieczyciela, który wygra niniejsze postępowanie przetargowe, małżonkowie / partnerzy / pełnoletnie dzieci, których obejmował on ewentualnie odpowiedzialnością przez okres krótszy niż 12 miesięcy, są grupą osób o podwyższonym stopniu ryzyka wystąpienia rychłych zdarzeń skutkujących wypłatą świadczenia. Aby móc należycie oszacować wysokość składki w ramach grupy ubezpieczyciel ów powinien odpowiednio podwyższyć składkę, lub zastosować ocenę ryzyka. Chcąc przygotować jak najlepszą ofertę Wykonawca prosi, aby w odniesieniu do tej grupy również mógł stosować uproszczoną ocenę ryzyka poprzez wskazanie odpowiedniego oświadczenia w deklaracji przystąpienia. Odpowiedź: Zamawiający podtrzymuje zapisy SIWZ. Pytanie 9: Załącznik nr 1 do SIWZ, klauzula nr 9 ppkt. e.), Wykonawca zwraca się z prośbą o wykreślenie zapisu dotyczącego następującej funkcji: -generowanie druków roszczeń ( ) Wykonawca wyjaśnia, że w systemie elektronicznej obsługi polis Wykonawcy zgłoszenia świadczeń są dokonywane elektronicznie bez konieczności wypełniania druku papierowego wraz z załączeniem dokumentacji potwierdzającej prawo do świadczenia w związku z tym druki roszczeń nie są wymagane. Obecnie Wykonawca nie wymaga dostarczania druków zgłoszenia, proces został uproszczony na korzyść Klienta. Wystarczy dokumentacja potwierdzająca zajście zdarzenia.

5 Strona 5 z 7 Pytanie 10: Załącznik nr 1 do SIWZ, klauzula nr 9 ppkt. f.), Elektroniczny system obsługi ubezpieczenia Z uwagi na uproszczenie procesu zawarcia ubezpieczenia indywidualnie kontynuowanego Wykonawca zwraca się z prośbą o wykreślenie zapisu dotyczącego następującej funkcji: -generowanie wniosków o indywidualną kontynuację bądź o zmianę treści zapisu na następującą: -generowanie (...) poświadczenia odejścia (wystąpienia) z grupy Wykonawca potwierdza, że wystarczającym jest, aby w systemie elektronicznej obsługi polis oznaczony był fakt odejścia (wystąpienia) osoby z grupy. Zamawiający nie musi generować żadnego dokumentu, aby osoba odchodząca z grupy mogła zawrzeć ubezpieczenie kontynuowane. Zamawiający może jednak taki dokument wygenerować, ponieważ dostarczany przez Wykonawcę system elektronicznej obsługi polisy umożliwia wydruk "Odejścia z grupy". W celu zawarcia ubezpieczenia indywidualnie kontynuowanego osoba, która odeszła z grupy, składa wniosek w dowolnie wybranym przez siebie oddziale Wykonawcy na terenie całej Polski. Odpowiedź/Zmiana do pytań nr 9 i 10: Zamawiający wyraża zgodę na powyższe. W związku z tym, zmianie ulega Załącznik nr 1 do SIWZ Rozdział IV klauzula nr 9 według informacji poniżej: Było: Klauzula rozszerzająca system elektronicznej obsługi polis o dedykowaną klientowi aplikację internetową 2 pkt Wykonawca zobowiązuje się w terminie 3 miesięcy od zawarcia umowy ubezpieczenia, do nieodpłatnego udostępnienia Zamawiającemu elektronicznej aplikacji przeznaczonej do zarządzania obsługą polisy. Aplikacja ta, poprzez łącze internetowe, usprawniać będzie obsługę polisy, umożliwiając dokonywanie w drodze elektronicznej następujących czynności: a) prowadzenie ewidencji osób objętych programem ubezpieczenia, b) ewidencjonowanie osób przystępujących do programu ubezpieczenia, c) ewidencjonowanie osób występujących z programu ubezpieczenia, d) rozliczenie składek miesięcznych (w tym możliwość sprawdzania sald wpłaconych składek ubezpieczeniowych), e) generowanie wniosku o wypłatę świadczeń umożliwiające jego późniejsze wydrukowanie, f) generowanie wniosku o przejście na indywidualną kontynuację umożliwiające jego późniejsze wydrukowanie, g) ewidencjonowanie zmian danych osobowych osób objętych programem Ubezpieczenia, h) generowanie indywidualnych potwierdzeń uczestnictwa w programie ubezpieczeniowym, i) ewidencjonowanie danych i możliwość zmiany danych Zamawiającego.

6 Strona 6 z 7 Jest: Klauzula rozszerzająca system elektronicznej obsługi polis o dedykowaną klientowi aplikację internetową 2 pkt Wykonawca zobowiązuje się w terminie 3 miesięcy od zawarcia umowy ubezpieczenia, do nieodpłatnego udostępnienia Zamawiającemu elektronicznej aplikacji przeznaczonej do zarządzania obsługą polisy. Aplikacja ta, poprzez łącze internetowe, usprawniać będzie obsługę polisy, umożliwiając dokonywanie w drodze elektronicznej następujących czynności: a) prowadzenie ewidencji osób objętych programem ubezpieczenia, b) ewidencjonowanie osób przystępujących do programu ubezpieczenia, c) ewidencjonowanie osób występujących z programu ubezpieczenia, d) rozliczenie składek miesięcznych (w tym możliwość sprawdzania sald wpłaconych składek ubezpieczeniowych), e) ewidencjonowanie zmian danych osobowych osób objętych programem Ubezpieczenia, f) generowanie indywidualnych potwierdzeń uczestnictwa w programie ubezpieczeniowym, g) ewidencjonowanie danych i możliwość zmiany danych Zamawiającego. Pytanie 11: Załącznik nr 4 do SIWZ, Umowa Generalna 6 pkt 3, Czy Zamawiający zgodzi się, aby obsługa ubezpieczenie była realizowana elektronicznie przy wykorzystaniu systemu, który Wykonawca zobowiązuje się udostępnić bezpłatnie Zamawiającemu, wówczas ewidencja danych osób przystępujących do ubezpieczenia jak i występujących z ubezpieczenia odbywałaby się w elektronicznym systemie, za jego pośrednictwem dane te wysyłane byłyby do Wykonawcy. Natomiast podpisane oryginały deklaracji przystąpienia przekazywane byłyby Wykonawcy w celu dokonania ich archiwizacji. Odpowiedź: Zamawiający dopuszcza powyższe. Pytanie 12: Załącznik nr 4 do SIWZ, Umowa Generalna 6 pkt 5, Czy Zamawiający zgodzi się aby zapis nie odnosił się do pierwszej składki, której wpłata w terminie jest niezbędna do nadania odpowiedzialności? Odpowiedź: Zamawiający dopuszcza powyższe. Pytanie 13: Prośba do Zamawiającego o udostępnienie dokumentu JEDZ. Format zapisany na stronie nie jest możliwy do pobrania. Odpowiedź: Zamawiający wyjaśnia, że należy zapisać Załącznik nr 8 do SIWZ, a następnie wejść na stronę: gdzie należy najpierw wybrać język polski. Kolejnym krokiem jest zaznaczenie na kolejnej stronie Jestem Wykonawcą, zaznaczyć zaimportować plik ESPD i załadować zapisany dokumenty stanowiący Załącznik nr 8 do SIWZ, który został wcześniej zapisany i wybrać

7 Strona 7 z 7 kraj siedziby Wykonawcy. Na samym końcu należy nacisnąć dalej i wypełnić już elektronicznie JEDZ. Pozostałe zapisy SIWZ nie ulegają zmianom. Katarzyna Jędrzejczak