REGULAMIN KONKURSU OFERT WRAZ Z NEGOCJACJAMI NA NAJEM POWIERZCHNI PRZEZNACZONEJ NA DZIAŁALNOŚĆ TYPU RENT A CAR W NOWYM TERMINALU PORTU LOTNICZEGO WROCŁAW postępowanie dwuetapowe: ETAP I KONKURS ETAP II NEGOCJACJE ETAP I 1. Organizator Konkurs wraz negocjacjami organizowany jest przez Port Lotniczy Wrocław S.A (zwanym też: Wynajmujący) 2. Miejsce przeprowadzenia konkursu Konkurs zostanie przeprowadzony w siedzibie Portu Lotniczego Wrocław S.A ul. Graniczna 190, 54-530 Wrocław 3. Przedmiot konkursu W ramach konkursu Wynajmujący udostępnia 10 pomieszczeń zlokalizowanych w ogólnodostępnej części hali przylotów o powierzchni ok 27 m 2 każde, z przeznaczeniem na biura wypożyczalni samochodów. Szczegółowa lokalizacja i opis przedmiotu konkursu zostały przedstawione w Załączniku nr 2 do regulaminu. 4. Terminy konkursu 1. Oferty na najem lokali należy złożyć w miejscu i w dniach wskazanych w ogłoszeniu oraz nn. regulaminie konkursu. Oferty nie będą przyjmowane po upływie terminu wskazanego w ogłoszeniu. 2. Oferent może zmienić lub wycofać ofertę przed upływem końcowego terminu składania ofert. W przypadku wycofania oferty Oferentowi przysługuje możliwość zwrotu wadium wpłaconego w związku z planowanym udziałem w konkursie ofert. 3. Oferty należy składać w dniu 06.10.2017r. do godz. 15:30 w siedzibie Wynajmującego w sekretariacie na II piętrze terminala pasażerskiego. 4. Wynajmujący nie przewiduje publicznej sesji otwarcia ofert. 5. Warunki uczestnictwa w konkursie 1. Warunkiem uczestnictwa w konkursie jest: 1) złożenie oferty, 2) spełnienie wymagań określonych w pkt. 1 i 2 Załącznika nr 1 do niniejszego regulaminu. 2. Oferta powinna być złożona w zamkniętym, nieprzezroczystym opakowaniu (kopercie). Na kopercie umieszcza się napis OFERTA oraz nazwę Oferenta. 1
6. Oferta 1. Oferta powinna zawierać: 1.1. Imię i nazwisko oraz adres Oferenta albo nazwę lub firmę oraz siedzibę, jeżeli Oferentem jest osoba prawna lub inny podmiot, adres do korespondencji, telefon kontaktowy. 1.2. Wskazanie numeru lokalu, o który ubiega się Oferent. W przypadku, gdy Oferent ubiega się np. o dwa lokale powinien złożyć dwie odrębne oferty, na każdy z lokali osobno. 1.3. Oferowaną wysokość minimalnej gwarantowanej stawki czynszu miesięcznego netto (podaną jednoznacznie, bez tzw. przedziałów i innych wariantów), przy czym oferowana stawka nie może być niższa niż: a) 10 000,00 zł netto miesięcznie w przypadku lokali o numerach od 1 do 5 oraz b) 8 000,00 zł netto miesięcznie w przypadku lokali o numerach od 6 do 10. UWAGA: Wynajmujący ustala prowizję od miesięcznych przychodów z tytułu wynajmu samochodów, za czas i kilometry, na poziomie 7%. 1.4. Wstępną koncepcję obrandowania i wyposażenia wnętrza lokalu wraz z wizualizacją oraz przewidywany okres trwania prac adaptacyjnych. Wymagania Wynajmującego w tym zakresie zostały przedstawione w Załączniku nr 2 do regulaminu. 1.5. Istotne elementy prowadzonej działalności, w tym m.in.: a) zapotrzebowanie na stałe miejsca postojowe na parkingu dla wypożyczalni samochodów (lokalizacja parkingu została przedstawiona w pliku Parking abonamentowy), b) zapotrzebowanie na miejsca postojowe dla nadwyżek pojazdów na parkingu C (lokalizacja parkingu została przedstawiona w pliku Parking zapasowy), c) posiadana flota pojazdów, d) zasięg działalności (lokalny, krajowy, międzynarodowy), e) procedura postępowania przy zwracaniu pojazdu przez klienta, f) prognoza obrotów netto na rok 2018. 1.6. Listę referencyjną i referencje właścicieli lub zarządców lokali, w których Oferent (lub podmiot od niego zależny) lub jego podmiot dominujący (lub podmiot zależny od podmiotu dominującego) prowadzi / prowadził swoją działalność ze szczególnym uwzględnieniem portów lotniczych. 1.7. Wymagane oświadczenia i dokumenty. 1.8. Podpis Oferenta i datę sporządzenia oferty. 2. Oferta powinna być przygotowana w języku polskim. Dokumenty sporządzone w innym języku powinny być załączone wraz z tłumaczeniem. 3. Informacje określone w punktach 1.1-1.3 6 ust. 1 niniejszego regulaminu, należy podać wypełniając nieścieralnym atramentem formularz oferty, którego wzór stanowi Załącznik nr 3 do niniejszego regulaminu. Za ważną uznaje się jedynie ofertę złożoną na powyższym formularzu. 4. Do oferty należy załączyć obowiązkowo wymienione niżej oświadczenia i dokumenty: 4.1. Oświadczenie Oferenta wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 4 do niniejszego regulaminu. 4.2. Deklarację dotyczącą liczby miejsc abonamentowych wg. wzoru stanowiącego Załącznik nr 6 do niniejszego regulaminu, 4.3. Kopię, potwierdzoną za zgodność z oryginałem, dokumentu potwierdzającego prowadzenie działalności gospodarczej z datą wystawienia nie przekraczającą 3 miesięcy przed datą złożenia oferty (zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej lub odpisu z KRS, itp.). 4.4. Kopie potwierdzone za zgodność z oryginałami Decyzji o nadaniu nr REGON i NIP. 4.5. W przypadku osób fizycznych rozliczających się w formie spółki cywilnej aktualną umowę spółki cywilnej. 4.6. Aktualne zaświadczenia z Urzędu Skarbowego i ZUS o niezaleganiu z płatnościami z datą wystawienia nie przekraczającą 3 miesięcy przed datą złożenia oferty lub oświadczenia o braku zaległości w ww. opłatach wraz z pisemnym zobowiązaniem się do dostarczenia zaświadczeń przed podpisaniem umowy. 2
4.7. Oryginał lub kopię, potwierdzoną za zgodność z oryginałem, pełnomocnictwa udzielonego w formie pisemnej w przypadku umocowania pełnomocnika do zawarcia umowy, złożenia oferty, prowadzenia negocjacji lub innych czynności zgodnie z umocowaniem. 5. Dokumenty załączone do oferty nie podlegają zwrotowi. 6. Dane zawarte w ofertach służą wyłącznie do wyłonienia najkorzystniejszej z nich. Wynajmujący zobowiązuje się nie ujawniać ich treści osobom trzecim. 7. Związanie ofertą 1. Oferent jest związany ofertą w ciągu 90 dni od dnia otwarcia ofert. 2. W tym czasie Wynajmujący: a) oceni oferty konkursowe i porówna ich punktacje, b) zaprosi do negocjacji (ETAP II) dwóch najwyżej ocenionych Oferentów dla każdego lokalu, c) przeprowadzi negocjacje oraz zawrze umowę z wybranym w postępowaniu Oferentem w odniesieniu do danego lokalu. 8. Ważność konkursu Konkurs uważa się za ważny, o ile wpłynie przynajmniej jedna oferta spełniająca wymogi i warunki konkursu w odniesieniu do danego lokalu. 9. Publikacja i dostęp do dokumentacji 1. Niniejszy Regulamin konkursu ofert wraz z negocjacjami, w tym wszystkie załączniki niezbędne do przygotowania oferty, jest udostępniany indywidualnie podmiotom, które zgłoszą chęć przystąpienia do konkursu i prześlą na adres a.menc@airport.wroclaw.pl kopię odpisu z KRS lub zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej. 2. Oferenci winni monitorować stronę internetową www.airport.wroclaw.pl przez cały okres Etapu I (konkursu). W razie jakichkolwiek zmian w zakresie czy formule dokumentacji, Wynajmujący udostępni nową treść na stronie internetowej. 3. Przed złożeniem oferty Oferent może zwrócić się do Wynajmującego o wyjaśnienia dotyczące wszelkich wątpliwości związanych z warunkami postępowania. Osobą upoważnioną do udzielania wyjaśnień jest Pani Anna Menc tel.0713581329, e-mail: a.menc@airport.wroclaw.pl. 10. Ocena ofert konkursowych 1. Oferty oceniane będą wg opisanych poniżej kryteriów. 2. Oferty złożone po upływie terminu podanego w 4 ust. 3, a także nie spełniające wymogów określonych w 6 nie będą rozpatrywane. 3. Szczegółowy zakres i tryb pracy komisji określa regulamin komisji obowiązujący w PLW S.A. 4. Kryteria oceny ofert i zasady przyznawania punktów: 1) Cena maksymalnie 90 punktów 2) Istotne elementy prowadzonej działalności (wg. 6 ust. 1 pkt. 1.5) maksymalnie 5 punktów 3) Doświadczenie w działalności na lotnisku maksymalnie 5 punktów Punkty dla poszczególnych kryteriów przyznawane będą wg następujących zasad: Ad. 1 3
Przyjmuje się, że najwyższą liczbę punktów (Ax), tj. 90 otrzyma Oferent, który zaproponuje najwyższą stawkę czynszu miesięcznego, Liczba punktów w pozostałych ofertach będzie ustalana w oparciu o następujący wzór: C Ax = C x max C min C min x90 Gdzie: AX liczba punktów przyznana ofercie x za kryterium ceny czynsz Cmax najwyższy czynsz minimalny wśród czynszów zawartych w ofertach Cmin najniższy dopuszczony przez Wynajmującego czynsz minimalny określony w 6 ust. 1 pkt 1.3 Cx czynsz minimalny zawarty w ofercie x Ad. 2 Przyjmuje się, że najwyższą liczbę punktów (Bx), tj. 5 otrzyma Oferent, który przedstawi koncepcję świadczenia usług rent a car zapewniającą wysoki poziom obsługi klienta popartą wiarygodną prognozą obrotów w pierwszym roku działalności. Ad. 3. Punkty przyznawane będą zgodnie z poniższą tabelą: Liczba lokali o podobnym charakterze prowadzonych na lotniskach 0 1-2 3 i więcej Liczba punktów CX 0 3 5 ŁĄCZNA OCENA OFERTY: Wynajmujący uzna za najkorzystniejszą ofertę, która uzyskała najwyższą liczbę punktów za wszystkie kryteria według następującego wzoru: W(x)=A(x)+B(x)+C(x) 11. Wyniki oceny i zakończenie pierwszego etapu 1. Komunikat o zakończeniu prac Komisji i ocenie ofert zawierający nazwy/nazwiska Oferentów zakwalifikowanych do negocjacji (ETAP II) zostanie opublikowany na stronie internetowej Wynajmującego: www.airport.wroclaw.pl. Każdy z Oferentów może uzyskać informacje o łącznej liczbie punktów przyznanych poszczególnym Oferentom. 2. W terminie 3 dni roboczych od daty wywieszenia komunikatu o zamknięciu konkursu uczestnik konkursu może wnieść skargę na czynności związane z przeprowadzeniem konkursu do Prezesa PLW S.A. 3. Prezes PLW S.A. rozpatruje skargę w terminie 3 dni roboczych od dnia jej otrzymania. Do czasu rozpatrzenia skargi dalsze czynności związane z procedurą zostaną wstrzymane. 4. Skargę należy wnieść faksem na nr +48 71 35 73 973 lub e-mailem na adres a.menc@airport.wroclaw.pl za potwierdzeniem odbioru. Odpowiedź na skargę zostanie przekazana indywidualnie, tą samą drogą. 5. Po przekazaniu odpowiedzi na skargę podjęte będą dalsze czynności zmierzające do wyboru Najemcy lub powtórzone zostaną czynności zaskarżone w zależności od rozstrzygnięcia. 4
ETAP II 12. Zaproszenie do negocjacji 1. Zgodnie z 7 ust. 2, pkt b) powyżej, Wynajmujący zaprosi do negocjacji dwóch najwyżej ocenionych Oferentów dla każdego lokalu. 2. Zaproszenia skierowane zostaną indywidualnie na piśmie (faksem lub e-mailem) z wyznaczeniem terminu negocjacji nie krótszym niż 5 dni od dnia przekazania zaproszenia. 3. Dopuszcza się możliwość jednokrotnego przesunięcia terminu negocjacji na pisemny wniosek Oferenta. Z uwagi na termin związania ofertą, przesunięcie negocjacji może nastąpić maksymalnie o 5 dni za zgodą Wynajmującego. 4. Niestawienie się na negocjacje w wyznaczonym terminie zostanie uznane automatycznie za odstąpienie od procedury. 5. Po stronie Wynajmującego negocjacje prowadzić będzie Zespół Negocjacyjny w składzie: Zarząd PLW S.A (bądź wyznaczeni pełnomocnicy) oraz Przewodniczący Komisji powołanej do przeprowadzenia etapu I. 13. Przedmiot negocjacji Negocjacje z Oferentami wyłonionymi w I etapie postępowania będą obejmowały przede wszystkim: 1) elementy przedstawionych koncepcji - uszczegółowienie, 2) propozycje warunków finansowych, 3) istotne postanowienia umowy najmu. 14. Wyniki negocjacji 1. Komunikat o zakończeniu prac Zespołu Negocjacyjnego wraz z podaniem nazwy/nazwiska Oferenta, z którym zawarta zostanie umowa zostanie opublikowany na stronie internetowej Wynajmującego: www.airport.wroclaw.pl. Jednocześnie informacja ta zostanie przekazana na piśmie (faksem lub e-mailem) wszystkim uczestnikom negocjacji. 2. W terminie 3 dni roboczych od daty przekazania komunikatu o zamknięciu negocjacji uczestnik negocjacji może wnieść skargę na czynności związane z przeprowadzeniem konkursu do Prezesa PLW S.A. 3. Prezes PLW S.A. rozpatruje skargę w terminie 3 dni roboczych od dnia jej otrzymania. Do czasu rozpatrzenia skargi zawarcie umowy zostanie wstrzymane. 4. Skargę należy wnieść faksem na nr +48 71 35 73 973 lub e-mailem na adres a.menc@airport.wroclaw.pl za potwierdzeniem odbioru. Odpowiedź na skargę zostanie przekazana indywidualnie, tą sama drogą. 5. Po przekazaniu odpowiedzi na skargę podjęte będą dalsze czynności zmierzające do zawarcia umowy lub powtórzone zostaną czynności zaskarżone w zależności od rozstrzygnięcia. 6. Wszystkim uczestnikom procedury przysługuje skarga do sądu właściwego dla siedziby Wynajmującego, na zasadach ogólnych. 15. Umowa 1. Umowę najmu z Oferentem, którego oferta została wybrana, zawiera Zarząd PLW S.A. lub osoba upoważniona do działania w jego imieniu. 2. Oferent, którego oferta została wybrana, jest zobowiązany do podpisania umowy w wyznaczonym przez Wynajmującego terminie. 5
3. Jeśli wybrany Oferent nie podpisze umowy w wyznaczonym terminie, Wynajmujący może wytypować drugiego w kolejności na liście wyboru Oferenta lub przeprowadzić ponownie II etap postępowania z udziałem następnego w kolejności uczestnika I etapu. 4. Przy podpisaniu umowy najmu (najpóźniej w dniu podpisania umowy) Oferent zobowiązany jest okazać dowód wpłaty kaucji w wysokości odpowiadającej trzykrotnemu miesięcznemu minimalnemu czynszowi najmu netto. Kaucja stanowi zabezpieczenie roszczeń Wynajmującego które mogą powstać w trakcie realizacji umowy, w tym w efekcie opóźnienia lub odstąpienia przez Oferenta od prowadzenia działalności w przedmiocie najmu. 16. Prawa organizatora PLW S.A. zastrzega sobie prawo wycofania lokalu wystawionego do konkursu oraz unieważnienia konkursu w całości lub w części bez względu na etap procedury. 17. Wykaz załączników Integralną cześć niniejszego regulaminu stanowią załączniki: Załącznik nr 1 informacje ważne dla Oferenta Załącznik nr 2 opis lokalu Załącznik nr 3 formularz oferty Załącznik nr 4 oświadczenie Oferenta Załącznik nr 5 wstępny projekt umowy Załącznik nr 6 deklaracja dot. liczby miejsc abonamentowych 6