Prgram Współpracy Interreg V A Meklemburgia-Pmrze Przednie / Brandenburgia / Plska Strategia kmunikacji, stan na 17.11.2017 Zatwierdzny przez Kmitet Mnitrujący dnia 22.03.2016 r. Stan redakcyjny z dnia 17.11.2017 Strategia kmunikacji Prgramu Wsp łpracy Interreg V A Meklemburgia-Pmrze Przednie / Brandenburgia / Plska 1. Wprwadzenie Niniejsza Strategia kmunikacji twrzy pdstawy dla wszystkich działań kmunikacyjnych i infrmacyjn-prmcyjnych Prgramu Współpracy Interreg V A Meklemburgia-Pmrze Przednie / Brandenburgia / Plska (dalej zwanym Prgramem). Zstała na pracwana zgdnie z wytycznymi Kmisji Eurpejskiej na kres wsparcia 2014-2020 1. Strategia kmunikacji t śrdki infrmujące działaniach, wydarzeniach i ich rezultatach w kresie perspektywy finanswej i przyprządkwujące je d różnych grup dcelwych. Opisuje na zakresy zadań i dpwiedzialnści sób i instytucji uczestniczących w realizacji Prgramu, pisuje przewidziane instrumenty kmunikacji i pkazuje wskaźniki wybrane d weryfikacji wyników. Strategia ta zstała pracwana przez Instytucję Zarządzającą (IZ) w uzgdnieniu ze Wspólnym Sekretariatem (WS) i Krdynatrami Krajwymi (KK) Prgramu. IZ pnsi dpwiedzialnść za jej realizację. IZ będzie przy tym wspierana przez WS, Reginalne Punkty Kntaktwe (RPK) i Krdynatrów Krajwych. Kmitet Mnitrujący (KM) przyjął niniejszą Strategię Kmunikacji w dniu 22. marca 2016 r. zgdnie z Rzprządzeniem (UE) nr 1303/2013, artykuł 110 (2). Na pdstawie strategii będą planwane i realizwane rczne działania kmunikacyjne i infrmacyjne. 2. Sytuacja wyjs ciwa W perspektywie finanswej 2014-2020 partnerzy Prgramu kładą szczególny nacisk na zapewnienie i dalszą pprawę pzytywneg pstrzegania Prgramu przez pinię publiczną. W związku z tym niniejsza Strategia kmunikacji piera się na dświadczeniach mininej perspektywy finanswej Prgramu Operacyjneg M-PP/BB/PL 2007-2013 2. Jednym z najważniejszych wnisków z zakresu kmunikacji i infrmwania jest stwrzenie Strategii kmunikacji, jak płączenia różnych mediów i instrumentów, działań i dróg dystrybucyjnych. Ewaluacja działań kmunikacyjnych mininej perspektywy finanswej wykazała słabści np. w zakresie relacjnwania infrmacji prjektach i Prgramie, współpracy z mediami i uświadamianiu przedstawicieli mediów. Blkady kmunikacyjne i jednstrnnść w przekazywaniu kmunikatów i wiadmści uniemżliwiły rzetelne infrmwanie pinii publicznej Prgramie. 1 Rzprządzenie (UE) nr 1303/2013, Rzprządzenie (UE) nr 821/2014 2 Pr. Prgram Operacyjny Celu 3: Eurpejska Współpraca Terytrialna krajów Meklemburgia-Pmrze Przednie/Brandenburgia i Rzeczpsplitej Plskiej (Wjewództw Zachdnipmrskie) 2007-2013 1
Prgram Współpracy Interreg V A Meklemburgia-Pmrze Przednie / Brandenburgia / Plska Strategia kmunikacji, stan na 17.11.2017 Celem Prgramu Współpracy Interreg V A Meklemburgia-Pmrze Przednie / Brandenburgia / Plska jest realizacja prjektów na bszarze wsparcia w następujących czterech strategicznych dziedzinach: Natura i kultura Transprt i mbilnść Edukacja Współpraca Transgraniczna Dzięki skupieniu się na tych tematach będzie wspierana dalsza integracja bszaru bjęteg Prgramem. Dalszym celem jest infrmwanie pinii publicznej wynikach realizacji Prgramu i prjektów raz zapewnienie dbrze funkcjnującej kmunikacji wewnętrznej, umżliwiającej efektywną realizację Prgramu. Aby siągnąć wyznaczne cele kmunikacji, pdstawą niniejszej strategii będzie kmpzycja różnych działań i instrumentów. Dzięki temu będzie mżna dtrzeć d szerkieg spektrum grup dcelwych przez różne kanały infrmacyjne i metdy infrmwania, zapewnić knieczną przejrzystść na wszystkich szczeblach i uzyskać efekty synergii z innymi prgramami szczególnie z prgramami Interreg wzdłuż granicy plsk-niemieckiej. 3. Pdstawy prawne Strategia kmunikacji zstała pracwana na pdstawie następujących rzprządzeń: Rzprządzenie Parlamentu Eurpejskieg i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. ustanawiające wspólne przepisy dtyczące Eurpejskieg Funduszu Rzwju Reginalneg, Eurpejskieg Funduszu Spłeczneg, Funduszu Spójnści, Eurpejskieg Funduszu Rlneg na rzecz Rzwju Obszarów Wiejskich raz Eurpejskieg Funduszu Mrskieg i Rybackieg raz ustanawiające przepisy gólne dtyczące Eurpejskieg Funduszu Rzwju Reginalneg, Eurpejskieg Funduszu Spłeczneg, Funduszu Spójnści i Eurpejskieg Funduszu Mrskieg i Rybackieg raz uchylające rzprządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 (załącznik XII) Rzprządzenie wyknawcze (UE) nr 821/2014 Kmisji z dnia 28 lipca 2014 r. z pstanwieniami wyknawczymi Rzprządzenia (UE) nr 1303/2013 Parlamentu Eurpejskieg i Rady dtyczącymi szczegółów transferu wkładów z prgramów i zarządzania nimi, sprawzdawczści z wdrażania instrumentów finanswych, charakterystyki technicznej działań infrmacyjnych i kmunikacyjnych w dniesieniu d peracji raz systemu rejestracji i przechwywania danych 4. Cel Strategii kmunikacji Infrmacje śrdkach pmcwych będących d dyspzycji w ramach Prgramu na działania transgraniczne pwinny trafić d jak najszerszej pinii publicznej na bszarze wsparcia. Ptencjalni beneficjenci pwinni trzymywać kmplekswe infrmacje mżliwściach uzyskania wsparcia, by w ten spsób Prgram zachęcał d realizacji prjektów wyskiej jakści. Jakść wdrażania Prgramu jest uzależnina w dużym stpniu d teg, na ile skutecznie i przejrzyście infrmacje będą trafiały d dpwiednich adresatów. 2
Prgram Współpracy Interreg V A Meklemburgia-Pmrze Przednie / Brandenburgia / Plska Strategia kmunikacji, stan na 17.11.2017 Aby zagwarantwać pwyższe na wszystkich zaangażwanych pzimach, w niniejszej Strategii kmunikacji zawart następujące cele: A) Generwanie i wdrażanie prjektów transgranicznych wyskiej jakści A 1. Aktywne infrmwanie i dradztw dla ptencjalnych beneficjentów mżliwściach dfinanswania w celu zachęcenia d składania wnisków. A 2. Aktywne i kmplekswe wsparcie dbirców dtacji pdczas realizacji prjektów, m.in. pprzez przedstawianie bwiązujących zasad udzielania wsparcia, prcedur, ich przebiegu, sób d kntaktu, zakresów kmpetencji raz isttnych bwiązków dbirców dtacji, by w ten spsób uzyskiwać mżliwie jak najlepsze wyniki w prjektach. B) Pdawanie d publicznej wiadmści wyników wdrażania Prgramu i prjektów, zwiększenie przejrzystści zewnętrznej B 1. Przeknująca prezentacja rli plityki spójnści i wkładu EWT w transgraniczną współpracę plsk-niemiecką dla pinii publicznej. B 2. Przejrzysta sprawzdawczść dfinanswanych działaniach i siągniętych wynikach na płaszczyźnie prjektów i Prgramu. C) Zapewnienie dbrze funkcjnującej i przejrzystej kmunikacji wewnętrznej pmiędzy uczestnikami Prgramu (i innymi zaangażwanymi instytucjami/rganizacjami) w celu skuteczneg wdrażania Prgramu C 1. Organizacja raz wdrażanie skutecznych i przejrzystych kanałów kmunikacji wewnątrz i pmiędzy zaangażwanymi instytucjami/partnerami (pzim Prgramu) raz pmiędzy płaszczyzną UE, Prgramu i prjektów. C 2. Zapewnienie regularnej współpracy z innymi prgramami Interreg w celu dzielenia się infrmacjami i wzajemneg uczenia się d siebie. Niniejsza Strategia kmunikacji wskazuje zaplanwane działania kmunikacyjne ptrzebne d siągnięcia tych celów raz narzędzia niezbędne d ich realizacji. Pza tym zstaną zidentyfikwane grupy dcelwe, d których będzie na skierwana. Aby siągnąć wyżej wymienine cele IZ kieruje się następującymi zasadami: Przejrzystść udstępnianych infrmacji Równść szans i niedyskryminwanie dnśnie dstępu grup dcelwych d isttnych infrmacji i krzystania z fert z zakresu kmunikacji Zachwanie zasady trwałści 3 we wszystkich działaniach kmunikacyjnych, w szczególnści w przypadku drukwania publikacji, krzystania z reginalnych ferentów w dziedzinie mediów drukwanych i cateringu, prdukcji gadżetów reklamwych itd. 3 Patrz także Prgram Współpracy Interreg V-A Niemcy/Meklemburgia-Pmrze Przednie/Brandenburgia-Plska, punkt 8.1 Zrównważny rzwój, str. 102 3
Prgram Współpracy Interreg V A Meklemburgia-Pmrze Przednie / Brandenburgia / Plska Strategia kmunikacji, stan na 17.11.2017 5. Grupy dcelwe Strategia kmunikacji jest kierwana d następujących grup dcelwych: zewnętrzne grupy dcelwe beneficjenci i ptencjalni beneficjenci Prgramu (zgdnie z listą grup dcelwych Prgramu) szerka pinia publiczna człnkwie Kmmunalgemeinschaft Eurregin POMERANIA e.v. i Stwarzyszenia Gmin Plskich Eurreginu Pmerania partnerzy gspdarczy i spłeczni mieszkańcy bszaru bjęteg Prgramem pzstali multiplikatrzy 4 przedstawiciele prasy, radia i telewizji Kmisja Eurpejska wewnętrzne grupy dcelwe Instytucja Zarządzająca Partnerzy Prgramu Wspólny Sekretariat Reginalne Punkty Kntaktwe człnkwie Kmitetu Mnitrująceg Instytucja Certyfikująca Instytucja Audytwa instytucje wyknujące działania kntrlne (LFI, ILB, Zachdnipmrski Urząd Wjewódzki) Kmisja Eurpejska / desk-fficer właściwy dla Prgramu Współpracy inne prgramy Interreg 6. Działania kmunikacyjne Udane wdrżenie Prgramu Współpracy i siągnięcie celów zależą w szczególnści również d dbrze zrganizwanej i działającej kmunikacji pmiędzy wszystkimi partnerami i rganizacjami zaangażwanymi w Prgram. W tym celu pracwane zstały knkretne działania kmunikacyjne, składające się z blków tematycznych. Zarys przyprządkwania d celów i grup dcelwych Strategii kmunikacji przedstawia tabela 1 (str. 9). Knkretna realizacja Strategii kmunikacji pierać się będzie na następujących działaniach: działania kmunikacyjne w celu infrmwania (ptencjalnych) wniskdawców / beneficjentów udstępnianie materiałów infrmacyjnych Prgramie Współpracy dradztw dla (ptencjalnych) wniskdawców mżliwściach uzyskania wsparcia infrmacje w parciu sieć www (ficjalna strna internetwa Prgramu) / aktualizacje Prgramu Współpracy rganizacja/prwadzenie wydarzeń infrmacyjnych 4 Multiplikatrzy: Osby przekazujące wiedzę raz infrmacje w celu ich rzpwszechniania 4
Prgram Współpracy Interreg V A Meklemburgia-Pmrze Przednie / Brandenburgia / Plska Strategia kmunikacji, stan na 17.11.2017 działania kmunikacyjne w ramach wdrażania prjektu i wspierania działań infrmacyjn-prmcyjnych na płaszczyźnie prjektów udstępnianie materiałów infrmacyjnych Prgramie Współpracy dradztw dla beneficjentów pdczas realizacji prjektów w zakresie ich wdrażania wspieranie prjektów w wymianie wyników prjektów i dświadczeń pmaganie beneficjentm w twrzeniu pwiązań sieciwych między prjektami wspieranie prjektów we wdrażaniu wymaganych (w rzp. 5 ) działań infrmacyjn-prmcyjnych zbieranie dświadczeń i pinii beneficjentów na temat realizacji prjektów (jak pdstawy d krytycznej ceny wdrżenia Prgramu) działania kmunikacyjne w celu infrmwania szerkiej pinii publicznej wdrażaniu Prgramu regularne infrmacje / aktualizacje dla prasy rzwju Prgramu przeprwadzanie crcznych sptkań infrmacyjnych (wraz z infrmacjami dla prasy) zaprszenia dla prasy na wydarzenia dt. Prgramu i zwiedzanie prjektów pmc w realizwanych w ramach prjektów działań infrmacyjnprmcyjnych działania kmunikacyjne w ramach wdrażania Prgramu i w celu wymiany infrmacji pmiędzy partnerami/rganizacjami zaangażwanymi we wdrażanie Prgramu przedstawienie przejrzysteg pdziału zadań, kmpetencji i dpwiedzialnści raz wyznaczenie dpwiednich sób d kntaktu z każdej rganizacji/instytucji zapewnienie szybkiej i kmplekswej wymiany infrmacji wewnątrz i pmiędzy uczestnikami Prgramu udstępnienie instrumentów d przygtwania i realizacji decyzji wewnątrzprgramwych w celu realizacji Prgramu (np. prcedura biegwa itd.) działania kmunikacyjne w ramach współpracy z innymi prgramami Interreg aktywne włączanie się d sieci innych prgramów Interreg, przede wszystkim prgramów współpracy plsk-niemieckiej (wspólne działania wzdłuż granicy plsk-niemieckiej) wymiana dbrych praktyk i dświadczeń z pracwnikami innych prgramów Interreg uczestnictw w sptkaniach sieciwych i infrmacyjnych Interact w zakresie tematów isttnych dla Prgramu prezentacje Prgramu i prjektów na wydarzeniach innych prgramów Interreg w razie ptrzeby wspólna rganizacja / prwadzenie sptkań infrmacyjnych (np. EC-day) 5 Rzp. (UE) nr 1303/2013, załącznik XII 5
Prgram Współpracy Interreg V A Meklemburgia-Pmrze Przednie / Brandenburgia / Plska Strategia kmunikacji, stan na 17.11.2017 7. Narzędzia kmunikacji Wszystkie ww. działania kmunikacyjne psługują się knkretnie przyprządkwanymi im narzędziami. Wybór tych narzędzi kmunikacyjnych piera się m.in. na dświadczeniach minineg kresu wsparcia, przy czym siągnięcie celów kmunikacji ma umżliwić różnrdny zestaw działań. Wszystkie działania kmunikacyjne i infrmacyjne będą realizwane w spsób równuprawniny, jedncześnie w bu językach Prgramu (niemiecki/plski). W razie ptrzeby pjedyncze działania będą prwadzne w języku angielskim, jak np. publikwanie przykładwych prjektów w ramach publikacji Interact. Strategia kmunikacji składa się z następujących narzędzi kmunikacyjnych: 7.1. Narzędzia internetwe Wykrzystywane media muszą być łatw i szybk dstępne dla adresatów, a więc być przyjazne dla użytkwników. Najważniejszymi narzędziami infrmacyjnymi będą zatem media internetwe. Aby zapewnić tym medim żywtnść, muszą ne być regularnie uzupełniane aktualnymi infrmacjami. Dlateg Prgram skncentruje się na kilku narzędziach, które będą wykrzystywane w szczególny spsób. utwrzenie strny internetwej Prgramu (niemiecki/plski) z aktualnymi infrmacjami m.in.: dkumentach prgramwych wytycznych d wnisku strukturze Prgramu i jeg kmpetencjach liście wszystkich dfinanswanych prjektów (regularna aktualizacja) regularne publikwanie przykładwych prjektów bieżących pstępach w realizacji Prgramu / wiadmści / newsletter kalendarz wydarzeń ferta szkleniwa dane kntaktwe chrnina hasłem platfrma kmunikacji dla uczestników Prgramu (m.in. wszystkie isttne wewnętrzne dkumenty, prtkły itd.) lg UE raz lg Prgramu mapa bszaru wsparcia ustanwienie prcedur w zakresie przygtwania i wdrażania uzgdnień/decyzji wewnątrzprgramwych (np. prcedura biegwa) krzystanie z mediów spłecznściwych i blgów zamieszczanie infrmacji na temat crcznych sptkań Prgramu, wdrażania prjektów itd.) 7.2. Media drukwane/ wypsaz enie Oferta w sieci www będzie uzupełnina następujące media drukwane: ultki, brszury, plakaty rll-upy artykuły i infrmacje praswe 6
Prgram Współpracy Interreg V A Meklemburgia-Pmrze Przednie / Brandenburgia / Plska Strategia kmunikacji, stan na 17.11.2017 7.3. Knferencje infrmacyjne/knferencje rczne Strategia przewiduje utwrzenie przestrzeni d dyskusji dla wszystkich zaangażwanych w Prgram raz zaintereswanej pinii publicznej w frmie: dbywających się regularnie knferencji infrmacyjnych dt. Prgramu i prjektów knferencji twierającej rcznych knferencji infrmacyjnych / uczestnictwa w crcznie dbywającym się EC-day prezentacji Prgramu /prjektów na wydarzeniach zewnętrznych 7.4. Szklenia Pnadt regularnie będą przekazywane szczegółwe infrmacje wszystkich prcedurach niezbędnych d wdrażania prjektów w następującej frmie: szklenia dla (ptencjalnych) wniskdawców i beneficjentów, np. bwiązku infrmwania i prmcji, esm itd. 7.5. Pwiązania sieciwe Nasze dświadczenia pkazały, że bardz skuteczna wymiana infrmacji mże się dbywać za pśrednictwem wewnętrznych i zewnętrznych sieci zintegrwanych. W związku z tym pwiązania sieciwe z innymi prgramami Interreg za pśrednictwem Wspólneg Sekretariatu, partnerów Prgramu raz partnerów Eurreginu zyskują w becnej perspektywie finanswej jeszcze większą wagę w wymianie dświadczeń i infrmacji w zakresie wdrażania Prgramu i prjektów. Owe sieci zintegrwane dgrywają pnadt ważną funkcję multiplikatrów w prmcji Prgramu i dfinanswanych przedsięwzięć. Wykrzystywane będą następujące narzędzia: sptkania wykrzystanie esm współpraca WS/RPK uczestnictw w sieciach zintegrwanych Interact (np. dla cmmunicatin fficers) i sieci infrmacyjnej Kmisji Eurpejskiej (RCN) współpraca z prgramami EWT wzdłuż granicy plsk-niemieckiej, np. w celu wspólnej rganizacji EC-day 7.6. Obecns c w mediach Elementem działań infrmacyjn-prmcyjnych jest pnadt regularna becnść w mediach, która ma zstać siągnięta w następujący spsób: regularne relacjnwanie w mediach pstępach w realizacji Prgramu przy pmcy różnych frm i prcedur kmunikacji regularne przekazywanie infrmacji zatwierdzeniach knkretnych prjektów d mediów reginalnych (gazet) trska pprawne pdawanie źródła dfinanswania 7
Prgram Współpracy Interreg V A Meklemburgia-Pmrze Przednie / Brandenburgia / Plska Strategia kmunikacji, stan na 17.11.2017 7.7. Pzstałe Pnadt w ramach działań public relatins będą wykrzystywane następujące narzędzia kmunikacji: lg Prgramu/lg Unii Eurpejskiej (d pbrania na strnie internetwej Prgramu) gadżety reklamwe (będą dpwiedni prdukwane i stswane zgdnie z zasadą trwałści i równwagi) 8
Prgram Współpracy Interreg V A Meklemburgia-Pmrze Przednie / Brandenburgia / Plska Strategia kmunikacji, stan na 17.11.2017 8. Graficzne przedstawienie i etapy Strategii kmunikacji Następująca tabela 6 przedstawia w frmie graficznej płączenie pszczególnych elementów Strategii kmunikacji. D każdeg z trzech wybranych przez Prgram celów przyprządkwan pewien krąg grup dcelwych. Dla tych grup dcelwych stwrzn knkretne działania kmunikacyjne, które mają zstać wdrżne przy pmcy dkładnie zdefiniwanych narzędzi. Przyprządkwania wymienine w tym przeglądzie i płączenia pszczególnych elementów kmunikacji umżliwiają zrzumienie lgicznych związków i struktury wdrażania strategii. Tabela 1 Cele Cel A: Generwanie i wdrażanie prjektów transgranicznych wyskiej jakści Grupy dcelwe (ptencjalni) beneficjenci pinia publiczna, człnkwie Eurreginu Pmerania, partnerzy spłeczni i gspdarczy, pzstali multiplikatrzy Działania działania kmunikacyjne w celu infrmwania (ptencjalnych) wniskdawców / beneficjentów Narzędzia narzędzia www media drukwane elementy wypsażenia knferencje infrmacyjne / knferencje rczne becnść w mediach lg działania kmunikacyjne w ramach realizacji prjektów i wspierania działań infrmacyjnprmcyjnych i public relatins na płaszczyźnie prjektów narzędzia www media drukwane elementy wypsażenia knferencje infrmacyjne / knferencje rczne szklenia becnść w mediach lg Cel B: Pdawanie d publicznej wiadmści wyników wdrażania Prgramu i prjektów IZ, partnerzy w Prgramie, WS/RPK, człnkwie KM, przedstawiciele mediów, inne prgramy Interreg, pzstali multiplikatrzy, pinia publiczna działania kmunikacyjne w ramach realizacji prjektów i wspierania działań infrmacyjnprmcyjnych i public relatins na płaszczyźnie prjektów narzędzia www media drukwane elementy wypsażenia knferencje infrmacyjne / knferencje rczne szklenia becnść w mediach inne (baza danych dt. prjektów, lg) działania kmunikacyjne w celu infrmwania szerkiej pinii publicznej wdrażaniu Prgramu Współpracy narzędzia www media drukwane elementy wypsażenia knferencje infrmacyjne / knferencje rczne szklenia becnść w mediach lg Cel C: Zapewnienie dbrze funkcjnującej i przejrzystej kmunikacji wewnętrznej pmiędzy uczestnikami Prgramu IZ, partnerzy w Prgramie, WS/RPK, człnkwie KM, Instytucja Certyfikująca, Instytucja Audytwa, instytucje wyknujące czynnści kntrlne, Kmisja Eurpejska (deskfficer) działania kmunikacyjne w ramach współpracy z innymi prgramami Interreg narzędzia www media drukwane elementy wypsażenia knferencje infrmacyjne / knferencje rczne baza danych dt. prjektów działania kmunikacyjne w ramach wdrażania Prgramu i w celu wymiany infrmacji między partnerami/ rganizacjami uczestniczącymi w Prgramie narzędzia www media drukwane elementy wypsażenia knferencje infrmacyjne / knferencje rczne szklenia, baza danych dt. prjektów 6 Patrz tabela 1 9
Prgram Współpracy Interreg V A Meklemburgia-Pmrze Przednie / Brandenburgia / Plska Strategia kmunikacji, stan na 17.11.2017 Śrdki wdrażania Strategii kmunikacji zależne są d przebiegu perspektywy finanswej i aktualneg stanu wdrżenia Prgramu. Dlateg też pszczególne śrdki i działania kmunikacyjne będą stswane i wykrzystywane w różnym natężeniu. Miardajne są trzy etapy: 8.1. Przygtwanie Prgramu W latach 2014/2015, równlegle d prac zakńczenia Prgramu Interreg IV A rzpczęł się przygtwanie nweg Prgramu. W zakresie działań kmunikacyjnych bejmwał t m. in. infrmwanie (ptencjalnych) wniskdawców i beneficjentów bsługiwan więc w szczególnści realizację naszeg Celu kmunikacji A. Pza tym IZ infrmwała regularnie pinię publiczną stanie przygtwań i wdrażania nweg Prgramu dzięki temu rzpczęt realizację naszeg Celu kmunikacji B. W ramach przygtwania nwej perspektywy finanswej Interreg V A, Prgram nawiązał pnadt kntakty z innymi prgramami Interreg (np. przez Interact: esm, Cmmunicatin, Reginal Netwrk Meeting ). Partnerzy i rganizacje uczestniczące we wdrażaniu Prgramu były w tym czasie infrmwane wszystkich wydarzeniach i włączane w pdejmwanie isttnych decyzji. Działania te są ukierunkwane na realizację naszeg Celu kmunikacji C. 8.2. Wdraz anie Prgramu W szczególnści pdczas przygtwań i wdrażania pierwszych nabrów d składania wnisków i związaneg z tym wprwadzenia esm w Prgramie, kncentracja dtyczy w dalszym ciągu działań generujących i wdrażających prjekty wyskiej jakści, czyli Celu A. Kiedy pierwsze prjekty wkrczą w fazę wdrażania, Prgram będzie mógł się mcniej kncentrwać na pdawaniu d wiadmści wyników prjektów i Prgramu Cel B. W fazie wdrażania Prgramu wzmgą się także działania współpracy z innymi prgramami Interreg, w szczególnści wymiana infrmacji z prgramami zlkalizwanymi wzdłuż granicy plsk-niemieckiej raz między partnerami/rganizacjami uczestniczącymi w Prgramie czyli realizacja Celu C. 8.3. Zakn czenie Prgramu W kńcwej fazie Prgramu ciężar działań kmunikacyjnych skieruje się na realizację Celu B Prgram będzie infrmwał wynikach realizacji Prgramu i prjektów. Wyniki te będą przedstawiane nie tylk pinii publicznej; należy pamiętać aktywnej wymianie dświadczeń z innymi prgramami Interreg dpwiada t siąganiu naszeg Celu C. 10
Prgram Współpracy Interreg V A Meklemburgia-Pmrze Przednie / Brandenburgia / Plska Strategia kmunikacji, stan na 17.11.2017 9. Kmpetencje i zadania 9.1. Instytucja Zarządzająca i partnerzy w Prgramie Za wdrżenie Strategii kmunikacji jest dpwiedzialna Instytucja Zarządzająca (IZ). Ministerium für Wirtschaft, Bau und Turismus Mecklenburg-Vrpmmern [Ministerstw Gspdarki, Budwnictwa i Turystyki Meklemburgii-Pmrza Przednieg] Referat 250 Eurpäische territriale Zusammenarbeit Interreg [Referat 250 Eurpejska Współpraca Terytrialna] Jhannes-Stelling-Straße 14 19053 Schwerin Niemcy Udana realizacja Strategii zależy jednak d aktywnej współpracy wszystkich zaangażwanych w Prgramie pdmitów (pzim Prgramu i prjektów). Dlateg IZ będzie wspierana we wszystkich pdejmwanych działaniach przez Wspólny Sekretariat, Reginalny(e) Punkt(y) Kntaktwy(e) i partnerów Prgramu. Owi partnerzy funkcjnują dzięki swim cdziennym kntaktm z pinią publiczną na pzimie Prgramu i prjektów raz z innymi partnerami jedncześnie jak multiplikatrzy przy wszystkich isttnych infrmacjach i kmunikatach. Partnerzy w Prgramie wspierają IZ w celu zapewnienia nieprzerwanej kmunikacji. Wszyscy zaangażwani w Prgram gwarantują niezawdne funkcjnwanie kanałów infrmacyjnych wewnątrz Prgramu. Instytucja Zarządzająca gwarantuje, że wszystkie działania infrmacyjne i kmunikacyjne będą realizwane zgdnie z wybraną Strategią kmunikacji. Instytucja Zarządzająca dpwiedzialna jest za: Stwrzenie Strategii kmunikacji Zgdnie z artykułem 116 Rzprządzenia nr 1303/2013 Instytucja Zarządzająca przedkłada Kmitetwi Mnitrującemu d zatwierdzenia Strategię kmunikacji najpóźniej sześć miesięcy p zatwierdzeniu Prgramu. Crczne planwanie i pracwanie planu pracy działań kmunikacyjnych IZ pracwuje rczny plan pracy na następnych 12 miesięcy planwanych działań infrmacyjnych i kmunikacyjnych. Człnkwie Kmitetu Mnitrująceg ustsunkwują się w razie ptrzeby d rczneg planu pracy 7. Crczne infrmwanie KM realizacji działań kmunikacyjnych IZ relacjnuje Kmitetwi Mnitrującemu przynajmniej jeden raz w rku pstępach pdczas realizacji Strategii kmunikacji. Crczne ewaluacje działań kmunikacyjnych (wewnętrznie/zewnętrznie) 7 patrz artykuł 110, ustęp 1 i artykuł 116 Rzprządzenia (UE) nr 1303/2013 11
Prgram Współpracy Interreg V A Meklemburgia-Pmrze Przednie / Brandenburgia / Plska Strategia kmunikacji, stan na 17.11.2017 Działania kmunikacyjne, które należy przeprwadzić na pdstawie rczneg planu pracy, będą z kńcem każdeg rku kalendarzweg pddawane ewaluacji przez IZ. W tym celu zstaną przeprwadzne wewnętrzne i zewnętrzne ankiety grup dcelwych (m.in. przy pmcy frmularzy ankietwych). Sprawzdawczść z działań kmunikacyjnych (jak część sprawzdania rczneg) dla Kmisji Eurpejskiej działaniach kmunikacyjnych zatwierdzany przez człnków KM Zgdnie z art. 14 (4) Rzprządzenia (UE) nr 1299/2013 w rcznych sprawzdaniach z wdrażania przedłżnych w 2017 r. i 2019 r. zstaną zawarte i cenine rezultaty działań infrmacyjnych i prmcyjnych przeprwadznych w ramach strategii kmunikacji. Te sprawzdania muszą najpierw zstać zatwierdzne przez człnków Kmitetu Mnitrująceg. Pniższy rysunek 1 zawiera przegląd kmpetencji i zadań Instytucji Zarządzającej ujętych w kresie rcznym i dtyczących realizacji Strategii kmunikacji. Rysunek 1 rczny plan pracy regularne uzgadnianie działań kmunikacyjnych między partnerami Strategia kmunikacji Interreg V A crczna ewaluacja raprt rczny dla Kmisji Eurpejskiej crczna infrmacja/ dyskusja KM 9.2 Wsp lny Sekretariat W celu realizacji Strategii kmunikacji i parteg na niej rczneg planu pracy działań kmunikacyjnych jeden z pracwników we Wspólnym Sekretariacie zstanie wyznaczny jak cmmunicatin fficer w wymiarze 50% czasu pracy. Obejmie n krdynację wszystkich działań infrmacyjnych i prmcyjnych realizwanych przez WS. 12
Prgram Współpracy Interreg V A Meklemburgia-Pmrze Przednie / Brandenburgia / Plska Strategia kmunikacji, stan na 17.11.2017 Pdczas realizacji knkretnych działań ów pracwnik będzie wspierany w zależnści d zadania przez wszystkich pracwników WS. W zakresie Strategii kmunikacji WS bejmie następujące zadania w celu wspmagania IZ 8 : dradztw, szklenie i infrmwanie ptencjalnych beneficjentów, pmc w rzwju prjektów i w szukaniu partnerów prjektwych, pmc dla partnerów przy składaniu wnisków, pmc dla partnerów przy realizacji prjektów, wspieranie Instytucji Zarządzającej w pracwaniu raprtów stanie realizacji Prgramu, wspieranie Instytucji Zarządzającej i Krdynatrów Krajwych w działaniach infrmacyjnych i prmcyjnych Prgramie, wsparcie w przestrzeganiu przepisów infrmwaniu 9 wspieranie beneficjentów, Instytucji Zarządzającej, instancji kntrlnych i innych zaangażwanych urzędów w realizacji prjektów. 9.3. Reginalne Punkty Kntaktwe W zakresie infrmwania i kmunikacji WS trzyma wsparcie ze strny właściweg Reginalneg Punktu Kntaktweg w plskim i niemieckim reginie przygranicznym. D zadań Reginalnych Punktów Kntaktwych należą w szczególnści 10 : działania z zakresu public relatins na rzecz Prgramu dradztw dla wniskdawców pmc w przygtwywaniu wnisków dfinanswanie rganizacja szkleń i knferencji 9.4 Kmpetencje i zadania wbec ptencjalnych beneficjent w IZ jest dpwiedzialna za t, by infrmwać jak największą liczbę ptencjalnych beneficjentów i zaintereswanych Prgramie i związanymi z nim mżliwściach trzymania dfinanswania na bszarze Prgramu. Dlateg też IZ zapewni, że ptencjalni beneficjenci będą mieć niegraniczny dstęp d dpwiednich infrmacji, zawierających przynajmniej: mżliwści finanswania, dradztwa w zakresie przygtwania i składania wnisku wytyczne w zakresie udzielania wsparcia i warunki udzielania pmcy prcedury kntrlne i terminy kntrli z art. 23 kryteria wybru prjektów sby d kntaktu w Prgramie i ich kmpetencje zbwiązania beneficjentów d infrmwania pinii publicznej dfinanswaniu prjektu ze śrdków Prgramu 8 Patrz także Prgram Współpracy Interreg V-A Niemcy/Meklemburgia-Pmrze Przednie/Brandenburgia-Plska, pkt 5.3 Krótki pis rzwiązań w zakresie zarządzania i kntrli, str. 86 i nast. 9 Patrz Rzp. (UE) nr 1303/2013 raz Rzp. wyknawcze (UE) nr 821/214 10 Patrz także Prgram Współpracy Interreg V-A Niemcy/Meklemburgia-Pmrze Przednie/Brandenburgia-Plska, pkt 5.3 Krótki pis rzwiązań w zakresie zarządzania i kntrli, str. 87 13
Prgram Współpracy Interreg V A Meklemburgia-Pmrze Przednie / Brandenburgia / Plska Strategia kmunikacji, stan na 17.11.2017 9.5 Obwiązki i zadania dbirc w dfinanswania IZ zapewni, że beneficjenci dpełnią pisanych pniżej zbwiązań kmunikacyjnych i infrmacyjnych. IZ/WS wspierają beneficjentów w realizacji tych zadań. a) Wszystkie działania infrmacyjne i kmunikacyjne beneficjentów muszą zawierać pprawne wskazanie funduszu Unii Eurpejskiej, z któreg przyznane jest wsparcie. Przy tym należy również stswać emblemat UE raz lg Prgramu. IZ udstępnia beneficjentm te grafiki. W przypadku niewielkich przedmitów prmcyjnych (np. długpisów, wizytówek, czapek, kszulek etc.) bwiązek dniesienia d funduszu nie ma zastswania. Beneficjenci są zbwiązani d infrmwania pinii publicznej dfinanswaniu prjektu przez Unię Eurpejską w następujący spsób: b) Strna internetwa beneficjenta zawiera pis przedsięwzięcia wraz z infrmacją wsparciu finanswym raz celach i wynikach. Jeśli beneficjent nie psiada strny internetwej, IZ zaleca (przy wsparciu WS/RPK), aby ją stwrzyć. c) Cała dkumentacja prjektwa (np. dla uczestników prjektów edukacyjnych) musi zawierać infrmację źródle wsparcia, emblemat UE raz lg Prgramu. Szczegóły techniczne zawarte są w Pdręczniku dla wniskdawców i beneficjentów; emblemat i lg mżna pbrać ze strny internetwej Prgramu. Uczestników prjektu należy pinfrmwać dfinanswaniu z właściweg funduszu UE. d) W przypadku przedsięwzięć infrastrukturalnych i budwlanych całkwitym udziale EFRR pwyżej 500.000 EUR beneficjent jest zbwiązany pdczas realizacji przedsięwzięcia d ustawienia w dbrze widcznym miejscu tymczaswej tabliczki infrmacyjnej (źródł wsparcia) tym działaniu. Najpóźniej trzy miesiące p zakńczeniu przedsięwzięcia beneficjent jest zbwiązany d umieszczenia w dbrze widcznym miejscu stałej tablicy infrmacyjnej znacznej wielkści (nazwa i cel główny przedsięwzięcia). Dtyczy t również działań, w których nabyt przedmit materialny. Istnieje mżliwść zamntwania d razu stałej tablicy infrmacyjnej, bez kniecznści późniejszej wymiany tablic. Takie działanie jest mżliwe p knsultacji z WS. e) Prjekty, które nie należą d punktu d) są zbwiązane d umieszczenia w dbrze widcznym miejscu przynajmniej plakatu infrmacyjneg (frmatu min. A3) ze wskazaniem źródła dfinanswania. 14
Prgram Współpracy Interreg V A Meklemburgia-Pmrze Przednie / Brandenburgia / Plska Strategia kmunikacji, stan na 17.11.2017 10. Budz et Budżet niezbędny d realizacji Strategii kmunikacji jest elementem Pmcy Technicznej Prgramu. Plan pracy działań kmunikacyjnych, który należy pracwywać crcznie, będzie zawierać każdrazw knkretny budżet rczny. Na cały kres wsparcia na wszystkie ww. działania wraz z ksztami sbwymi zaplanwan rientacyjny budżet w wyskści 730.000,00 (udział EFRR 620.500,00 ), zgdnie z pniższą indykatywną tabelą finanswą: Tabela 2 Rdzaje ksztów Śrdki EFRR Wkład krajwy Śrdki finanswe gółem Stpa dfinanswania Kszty persnelu Wypsażenie Kszty ekspertyz i usług zewnętrznych (wydarzenia infrmacyjne, strna internetwa, ultki, brszury Prgramie, głszenia w prasie/radiu/telewizji 435.115,00 76.785,00 511.900,00 85% 5.100,00 900,00 6.000,00 85% 180.285,00 31.815,00 212.100,00 85% Ogółem 620.500,00 109.500,00 730.000,00 15
Strategia kmunikacji Interreg V A M-PP/BB/PL 11. Wskaz niki Tabela 3 Cel Wskaźnik prduktu Wartść dcelwa (2023) A 1. Aktywne infrmwanie i dradztw dla ptencjalnych beneficjentów mżliwściach dfinanswania, w celu zachęcenia d składania wnisków Liczba rzmów dradczych dt. prjektów 700 Liczba wydarzeń zewnętrznych, na których przedstawin Prgram (prezentacje/wykłady) 15 Wskaźnik rezultatu Wartść dcelwa (2023) Zbieranie danych Liczba wydanych materiałów z infrmacjami Prgramie (ultki, brszury itd.) 5.000 Cel A: Generwanie i realizacja prjektów transgranicznych wyskiej jakści Liczba wnisków dfinanswanie, które wpłynęły d WS 100 Liczba sptkań infrmacyjnych i szkleń dla zaintereswanych 16 Liczba uczestników szkleń 480 Wniski wyskiej jakści zgdnie z celami i zasadami Prgramu 70% z gólnej liczby złżnych wnisków siągnie grupę A zgdnie z Prcedurą wybru prjektów KM Statystyka WS i ems A 2. Aktywne i kmplekswe wspieranie beneficjentów pdczas realizacji prjektów, m.in. pprzez prezentwanie bwiązujących zasad dfinanswania, prcedur, prcesów, sób d kntaktu, kmpetencji i isttnych bwiązków dla beneficjentów, by w ten spsób siągać jak najlepsze wyniki w prjektach Liczba sptkań infrmacyjnych i szkleń dla beneficjentów 16 Liczba uczestników szkleń Liczba rzmów dradczych (wraz z wizytami u beneficjenta) przeprwadznych przez pracwników WS pdczas wdrażania prjektu w dniesieniu d prjektu 480 4 16
Strategia kmunikacji Interreg V A M-PP/BB/PL Cel B: Pdawanie d publicznej wiadmści wyników realizacji Prgramu i prjektów / zwiększenie przejrzystści zewnętrznej Cel C: Zapewnienie dbrze funkcjnującej i przejrzystej kmunikacji wewnętrznej między zaangażwanymi w Prgramie partnerami/instytu cjami na rzecz skuteczneg wdrażania Prgramu B 1. Przyjazne i skuteczne prezentwanie wbec pinii publicznej rli plityki spójnści i EWT w transgranicznej współpracy plsk-niemieckiej B 2. Przejrzysta sprawzdawczść dfinanswanych działaniach i siągniętych wynikach na płaszczyźnie Prgramu i prjektów C 1. Organizacja i realizacja skutecznych i przejrzystych struktur kmunikacji wewnątrz i pmiędzy partnerami/instytucjami uczestniczącymi w Prgramie (płaszczyzna prgramwa) C 2. Zapewnienie regularnej współpracy z innymi prgramami Interreg w celu dzielenia się infrmacjami i wzajemneg uczenia się Liczba przeprwadznych wydarzeń prgramwych Liczba uczestników w wydarzeniach prgramwych Liczba kmunikatów praswych/raprtów w mediach Liczba publikwanych newsletterów Stwrzenie strny internetwej Prgramu Liczba dwiedzających strnę internetwą Prgramu Liczba ficjalnych infrmacji/kmunikatów przekazanych w brębie instytucji zaangażwanych w realizację Prgramu 11 Liczba sptkań rbczych instytucji uczestniczących we wdrażaniu Prgramu Liczba sptkań zewnętrznych plegających na wymianie dświadczeń (knferencji innych prgramów Interreg, sptkań Interact itp.), w którym wzięły udział sby zaangażwane w realizację Prgramu. 7 1.050 28 28 1 50.000 100 30 20 Pzytywne infrmacje praswe (reginalne, pnadreginalne) z dniesieniem d EWT/ plityki spójnści Pzytywne infrmacje praswe (reginalne/ pnadreginalne) z dniesieniem d wyników Prgramu lub prjektu Zadwlenie zaangażwanych w Prgramie partnerów/ instytucji 12 związanych z Prgramem infrmacji praswych w (reginalnych/ pnadreginalnych) mediach z dniesieniem d EWT/ plityki spójnści 12 związanych z Prgramem infrmacji praswych w (reginalnych/ pnadreginalnych) mediach z dniesieniem d wyników Prgramu lub prjektu 70% partnerów Prgramu/ instytucji cenia wewnętrzną kmunikację jak c najmniej dbrą Statystyka WS Statystyka WS raz crczne infrmacje zwrtne partnerów /instytucji ankieta prwadzna przez WS (w razie ptrzeby system punktwy) 11 Statystyki miesięczne jak i sprawzdania IZ na psiedzeniach KM realizacji Prgramu 17