Zapytanie ofertowe - Rozeznanie rynku dotyczące zamówienia na sukcesywne świadczenie usług cateringowych do Laboratorium Innowacji Społęcznych Zapytanie ofertowe - Rozeznanie Rynku dotyczące zamówienia na sukcesywne świadczenie usług cateringowych sporządzone zgodnie z z art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29.01.2004r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz.U. z 2015r. poz.2164 z późn. zm.) oraz Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014 2020 (Wytyczne wg stanu - Warszawa, 19 września 2016r.) 1. ZAMAWIAJĄCY Zamawiającym jest: Laboratorium Innowacji Społecznych, jednostka budżetowa Gminy Miasta Gdyni, z siedzibą w Gdyni (81-451), przy Al. Zwycięstwa 96/98, reprezentowane przez Dyrektora, NIP 586-230-39-65, REGON 363799128 Osoba do kontaktów w ramach Zapytania: Pani Katarzyna Ziemann tel. +48 58 727-39-00 fax. +48 58 727-39-14 e-mail: k.ziemann@lis.gdynia.pl Godziny pracy 8.00 16.00 (oprócz sobót, niedziel i dni ustawowo wolnych od pracy). 2. TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA Postępowanie prowadzone jest w trybie Zapytania ofertowego Rozeznania Rynku (zwanego Zapytaniem), zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014 2020 oraz warunkami określonymi w niniejszym Zapytaniu. Ogłoszenie o zamówieniu opublikowano na stronie internetowej Zamawiającego http://www.gdynia.pl/bip/bipinfo/8578_120147.html?podk=8573 w BIP w dniu 07.02.2017r. Postępowanie oraz realizacja przedmiotu zamówienia prowadzone jest w języku polskim. 3. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest sukcesywne świadczenie usług cateringowych, zwane dalej usługą. Kody CPV: 55520000-1 usługi dostarczania posiłków
55320000-9 usługi podawania posiłków; 55321000-6 usługi przygotowywania posiłków; Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia oraz wymagania Zamawiającego w zakresie sposobu jego realizacji zawarte zostały w załącznikach do Zapytania ofertowego Rozeznania Rynku w szczególności w załączniku nr 2 Opis przedmiotu zamówienia oraz Załączniku nr 3 Istotne postanowienia umowy. Szacunkowa ilość zestawów jakie Zamawiający przewiduje zamówić w okresie obowiązywania umowy, została wskazana w Formularzu oferty, stanowiącym załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego Rozeznania Rynku. Świadczenie usług cateringowych będzie odbywało się sukcesywnie w okresie obowiązywania umowy w ramach organizowanych spotkań przez Zamawiającego na podstawie zlecenia. W zleceniu Zamawiający określi numer zestawów, oraz wielkości zapotrzebowania. Zamawiający poinformuje wstępnie Wykonawcę co do zasady na min. 7 dni przed planowanym spotkaniem o terminie (pierwsze zamówienie planowane na 16.02.2017 r.), czasie trwania spotkania, miejscu, liczbie uczestników, zakresie usługi cateringowej tj. liczbie zestawów i ich rodzajach oraz wymaganiach dotyczących obsługi i sprzętu. Ostateczne potwierdzenie usługi Zamawiający dokona na 2 dni przed planowanym spotkaniem i pisemnie (faksem lub mailem) potwierdzi zlecenie wykonania usługi, z zastrzeżeniem ust 3.8. Zamawiający zastrzega sobie prawo do złożenia zamówienia bez zachowania terminów, o których mowa w ust. 3.6, 3.7. W takim przypadku uzgodni z Wykonawcą możliwy do wykonania zakres usługi (możliwość zamówienia poszczególnych zestawów). Podane ilości i rodzaje zestawów stanowiące podstawę wyceny oferty, są ilościami szacunkowymi. Zamawiający zastrzega, że wskazane ilości usług są ilościami szacunkowymi, służącymi do skalkulowania ceny Oferty, porównania Ofert i wyboru najkorzystniejszej Oferty. Wykonawcy nie przysługuje roszczenie o realizację Umowy w wielkościach podanych w ofercie. Zamówienia dokonane przez Zamawiającego w trakcie obowiązywania Umowy mogą dla poszczególnych zestawów różnić się ilościowo od podanych w formularzu oferty (zarówno mogą być większe, mniejsze lub nie wystąpić w ogóle), jednak łączna wartość Umowy nie przekroczy całkowitej wartości oferty wybranego Wykonawcy. Zamawiający zastrzega sobie prawo do niewyczerpania całości przedmiotu zamówienia bez żadnych roszczeń ze strony Wykonawcy, jednocześnie gwarantuje, iż minimalna kwota, która zostanie zapłacona z tytułu realizacji przedmiotu umowy wyniesie 70% ceny podanej w formularzu oferty. Wykonawca gwarantuje niezmienność cen w trakcie realizacji umowy i zobowiązuje się do świadczenia usług po cenach określonych w złożonej ofercie. W przypadku konieczności zwiększenia ilości dostaw w ramach poszczególnych zestawów w stosunku do wskazanych w Załączniku nr 1 Wykonawca zobowiązuje się do ich dostawy po cenach określonych w złożonej ofercie. Zapotrzebowanie na usługę będzie składane przez osoby upoważnione. Zamawiający zastrzega sobie prawo odwołania spotkania lub zmiany jego terminu, bez odszkodowania, najpóźniej na 2 dni przed terminem rozpoczęcia spotkania. Rozliczenie między Stronami nastąpi zgodnie z rzeczywistym wykonaniem przedmiotu umowy tj. ilość wydanych zestawów cateringowych pomnożona przez cenę jednostkową wskazaną w ofercie. W przypadku powierzenia wykonania części zamówienia podwykonawcom, Zamawiający żąda wskazania w ofercie zakresu części, których wykonanie Wykonawca powierzy podwykonawcom. Wykonawca będzie ponosił pełną odpowiedzialność wobec Zamawiającego i osób trzecich za prace wykonane przez siebie, podwykonawców oraz inne podmioty. Wykonawca w ramach świadczonej usługi zobowiązany jest do stosowania i przestrzegania
obowiązujących w przedmiocie zamówienia przepisów prawa oraz ponosi pełną odpowiedzialność w przypadku ich naruszenia. Wykonawca zobowiązany jest do świadczenia usługi za pośrednictwem osób posiadających stosowne kwalifikacje, umiejętności oraz spełniających wymogi przepisów prawa jeśli takie są wymagane. Wykonawca zobowiązany jest do współpracy z Zamawiającym na każdym etapie realizacji przedmiotu umowy. 4. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA Termin wykonania zamówienia: od dnia podpisania umowy do dnia 31.12.2017 r., przy czym umowa wygaśnie przed upływem tego terminu, w przypadku, gdy łączne wynagrodzenie należne Wykonawcy z tytułu realizacji przedmiotu umowy zostanie w całości wyczerpane. 5. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY Oferta musi być sporządzona w formie pisemnej, w języku polskim. Za formę pisemną uznaje się ofertę dostarczoną za pośrednictwem: poczty elektronicznej na adres k.ziemann@lis.gdynia.pl (skan dokumentów podpisanych przez osobę umocowaną do reprezentowania Wykonawcy zgodnie z dokumentem rejestrowym), lub pisemnie za pośrednictwem operatora pocztowego, kuriera lub dostarczone osobiście do siedziby Zamawiającego. Wykonawca może złożyć jedną ofertę. Nie dopuszcza się składania ofert częściowych ani wariantowych. Oferta winna być sporządzona w jednym egzemplarzu. Treść oferty musi odpowiadać treści zapytania ofertowego. Oferta musi zawierać wypełniony Formularz Oferty - o treści odpowiadającej Załącznikowi nr 1. Formularz Oferty powinien być ostemplowany pieczątką firmową oraz podpisany i opieczętowany pieczątką imienną przez osoby umocowane do reprezentowania Wykonawcy zgodnie z formą reprezentacji określoną w dokumencie rejestrowym lub innym dokumencie właściwym dla formy organizacyjnej Wykonawcy albo przez osobę umocowaną przez osobę uprawnioną, przy czym pełnomocnictwo musi być dołączone do oferty. Oferty niepodpisane lub podpisane przez osoby nieuprawnione będą podlegały odrzuceniu. Wszelkie koszty związane z przygotowaniem oraz dostarczeniem oferty ponosi Wykonawca. Podpisane oferty należy składać w budynku Biurowo Laboratoryjnym - IVA, w pokoju F.102 w kopercie z dopiskiem Oferta na sukcesywne świadczenie usług cateringowych dla Laboratorium Innowacji Społecznych, lub w formie elektronicznej, skan podpisanego formularza oferty w formie pdf, należy przesłać na adres mailowy k.ziemann@lis.gdynia.pl Oferty należy składać do dnia 10.02.2017 roku, do godziny 16:00. Oferty wpływające po tym terminie nie będą rozpatrywane. Termin związania ofertą wynosi 30 dni od terminu składania ofert. 6. POROZUMIEWANIE SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO Z WYKONAWCAMI Wykonawcy mogą zwracać się pisemnie lub za pośrednictwem poczty elektronicznej (email) do Zamawiającego o wyjaśnienie treści Zapytania na adres i email wskazane w pkt 1.1. i 1.3 Zapytania. Jeżeli Zamawiający lub Wykonawcy przekazują wyjaśnienia, informacje drogą elektroniczną, każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania. Zamawiający niezwłocznie udzieli wyjaśnień, jednak nie później niż na 2 dni przed upływem terminu składania ofert, pod warunkiem, że wniosek o wyjaśnienie treści Zapytania wpłynął do Zamawiającego nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert. Jeżeli wniosek o wyjaśnienie treści Zapytania wpłynął po upływie terminu składania wniosku, o którym mowa powyżej lub dotyczy udzielonych wyjaśnień, Zamawiający może udzielić wyjaśnień albo pozostawić wniosek bez rozpoznania. Przedłużenie terminu składania ofert nie wpływa na bieg terminu składania wniosku, o którym mowa powyżej. Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami Zamawiający przekazuje Wykonawcom, którym przekazał
Zapytanie, bez ujawniania źródła zapytania oraz zamieszcza je na stronie internetowej, na której udostępniana jest Zapytanie. Udzielone przez Zamawiającego odpowiedzi na pytania oraz udzielone wyjaśnienia i informacje są wiążące dla Wykonawców. 7. OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY Wykonawca w przedstawionej ofercie winien zaoferować cenę ryczałtową kompletną, jednoznaczną, ostateczną i stałą. Wykonawca nie może samodzielnie zmieniać i wprowadzać dodatkowych pozycji do formularza oferty. Wykonawca zobowiązany jest do podania ceny, zgodnie z formularzem oferty, za całość przedmiotu zamówienia, jak również wskazać ceny jednostkowe. W celu obliczenia ceny łącznej brutto, wykazanej w formularzu oferty (załącznik nr 1 do Zamówienia) należy: przemnożyć szacunkowe ilości zestawów przez ceny jednostkowe brutto, a następnie zsumować poszczególne wartości. Suma wartości z Tabeli musi być równa wartości wskazanej w Formularzu oferty w pkt. 1. Cena oferty musi obejmować całkowity koszt wykonania zamówienia oraz wszelkie koszty towarzyszące, konieczne do poniesienia przez Wykonawcę z tytułu wykonania przedmiotu zamówienia i uwzględniać wszystkie czynności związane z prawidłową, terminową realizacją przedmiotu zamówienia, obejmującą m.in. koszty transportu, obsługi, dostawy, sprzętu, produktów, odbioru i utylizacji resztek i innych odpadów, wszelkie upusty, zysk wykonawcy oraz wszystkie inne prace i zadania wynikające z Zapytania. W ofercie należy podać wartość brutto w złotych polskich (PLN) z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Rozliczenia między Zamawiającym, a Wykonawcą prowadzone będą w walucie PLN. 8. OPIS KRYTERIÓW, KTÓRYMI ZAMAWIAJĄCY BĘDZIE SIĘ KIEROWAŁ PRZY WYBORZE OFERTY, WRAZ Z PODANIEM ZNACZENIA TYCH KRYTERIÓW ORAZ SPOSOBU OCENY OFERT Przy wyborze oferty zamawiający kierował się będzie następującym kryteriami i ich wagą: 95% - Cena brutto oferty 5% - aspekty społeczne - zatrudnienie do realizacji przedmiotu umowy osoby/osób będących członkami grup społecznie marginalizowanych, o których mowa w art. 22 ust. 2 pkt 1)-8) ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (upzp, Dz. U. z 2015r. poz. 2164 z późn. zm.). Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która przedstawia najkorzystniejszy bilans ceny i pozostałych kryteriów odnoszących się do przedmiotu zamówienia, tj. uzyska najwyższą liczbę punktów łącznie ze wszystkich kryteriów. Zamawiający dokona oceny ofert przyznając punkty według przyjętej zasady, że 1% = 1 pkt. Opis zastosowanych kryteriów: W ramach kryterium cena brutto oferty, z możliwością uzyskania maksymalnie 95 punktów zastosowany zostanie następujący wzór arytmetyczny: Pc=(C_n W_1 100 )/C_b gdzie: Pc oznacza liczbę punktów przyznanych badanej ofercie w ramach kryterium cena; Cn oznacza cenę najniższą; Cb oznacza cenę w badanej ofercie; W1 wskaźnik 0,95; W ramach kryterium aspekty społeczne - zatrudnienie do realizacji przedmiotu umowy
osoby/osób będących członkami grup społecznie marginalizowanych, o których mowa w art. 22 ust. 2 pkt 1)-8) upzp Wykonawca może uzyskać maksymalnie 5 punktów. Wykonawca jest zobowiązany do oświadczenia w Formularzu oferty, czy osoby dedykowane do realizowania przedmiotu zamówienia będą zatrudnione na warunkach określonych jak wyżej. Wykonawca, który oświadczy, że do realizacji przedmiotowego zamówienia będą zatrudnione osoba/osoby będące członkami grup społecznie marginalizowanych otrzyma 5 punktów. Wykonawca, który nie zatrudni do realizacji przedmiotowego zamówienia osoby/osób będących członkami grup społecznie marginalizowanych otrzyma 0 punktów. Punktacja z każdego kryterium oraz punktacja końcowa zostanie podana z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. Niedopuszczalne jest prowadzenie między Zamawiającym a Wykonawcą negocjacji dotyczących złożonej oferty. Zamawiający poprawia w ofercie oczywiste omyłki pisarskie; oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek; inne omyłki polegające na niezgodności oferty z Zamówieniem, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty, niezwłocznie zawiadamiając o tym Wykonawcę, którego oferta została poprawiona. Jeżeli w przedmiotowym postępowaniu nie będzie można wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, Zamawiający spośród tych ofert wybierze ofertę z niższą ceną. 9. INFORMACJA O FORMALNOŚCIACH, JAKIE POWINNY ZOSTAĆ DOPEŁNIONE PO WYBORZE OFERTY W CELU ZAWARCIA UMOWY W SPRAWIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadamia Wykonawców, którzy złożyli oferty, o wyniku postępowania. O miejscu i terminie zawarcia umowy Wykonawca, którego oferta została wybrana zostanie poinformowany odrębnym zawiadomieniem. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert bez przeprowadzenia ich ponownego badania i oceny. Jest to uprawnienie Zamawiającego, a nie obowiązek. Warunki umowy zostały zawarte w załączonych do Zapytania istotnych postanowieniach umowy - załącznik nr 3 do Zapytania. 10. POSTANOWIENIA KOŃCOWE Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania na każdym etapie trwania postępowania zarówno przed terminem składania ofert, jak i po jego upływie w przypadku, gdy żadna ze złożonych ofert nie odpowiada warunkom określonym przez Zamawiającego lub cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na realizację przedmiotowego zamówienia. Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia z tego tytułu. Załączniki do Zapytania ofertowego: Zał. nr 1 Formularz oferty; Zał. nr 2 Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia; Zał. nr 3 Istotne postanowienia umowy; Rejestr zmian Podmiot udostępniający: Odpowiedzialny za treść: Wprowadził informację: Urząd Miasta Gdyni Aleksandra Markowska Paweł Wyszomirski
Ostatnio zmodyfikował: Ksenia Pisera Data wytworzenia informacji: 07.02.2017 Data udostępnienia informacji: 07.02.2017 Ostatnia aktualizacja: 24.01.2018 Źródło: #