3 Opis przedmiotu zamówienia

Załącznik nr 1 OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1 Nazwa zamówienia nadana przez Zamawiającego Zakup usług utrzymania i rozwoju platformy aplikacyjnej stanowiącej podstawę zintegrowanego systemu zarządzania Uniwersytetu Warszawskiego. 2 Przedmiot zamówienia a) Opieka serwisowa posiadanej przez Zamawiającego konfiguracji biznesowej systemu, na którą składają się: (i) usuwanie błędów w posiadanej przez Zamawiającego konfiguracji systemu; (ii) dostosowywanie posiadanej przez Zamawiającego konfiguracji systemu do aktualizacji udostępnianych przez producenta platformy aplikacyjnej oraz zmian przepisów prawa; oraz (iii) zapewnianie asysty zdalnej zgodnie z potrzebami Zamawiającego. b) Rozszerzenie posiadanej przez Zamawiającego konfiguracji biznesowej systemu o nowe funkcjonalności określone w Umowie przez Zamawiającego. c) Sukcesywne prace konsultacyjno wdrożeniowe realizowane zgodnie z potrzebami Zamawiającego, rozliczane godzinowo w łącznym wymiarze do 2.000 godzin roboczych. 3 Opis przedmiotu zamówienia 3.1 Cele Celem zamawianych usług jest zapewnienie skutecznego bieżącego serwisowania systemu, którego efektem będzie bezawaryjna praca systemu oraz bezusterkowe korzystanie z niego przez użytkowników, oraz warunków dla dalszego rozwoju systemu, w zgodzie z potrzebami Zamawiającego, w zakresie obszarów działalności Zamawiającego wspieranych przez system, w ramach utrzymywanych przez Zamawiającego środowisk systemu, na określonych przez Zamawiającego warunkach świadczenia usług. 3.2 Instalacja Zamawiający posiada instalację Systemu na którą składają się: a) platforma aplikacyjna SAP; b) konfiguracja platformy aplikacyjnej SAP w tym zmiany, modyfikacje klienckie i rozszerzenia standardu SAP dedykowane dla Zamawiającego; c) licencje uprawniające Zamawiającego do korzystania z Systemu; d) usługi serwisu licencji SAP ENTERPRISE SUPPORT dla posiadanych przez Zamawiającego licencji. Zakres modułów Systemu funkcjonujących w instalacji Zamawiającego: a) Finanse, księgowość, majątek: FI, FIAA, MM, SD; b) Kontroling, system projektowy: CO, PS; c) Płace: PY, PKZP; d) Kadry: PA, OM, TM, ZFŚS, POLON, USOS; e) Nieruchomości: RE, PM. 3.3 Usługa opieki serwisowej W ramach usługi opieki serwisowej Zamawiający wymaga od Wykonawcy: a) usuwania błędów, jeśli zostaną zidentyfikowane w posiadanej przez Zamawiającego konfiguracji systemu; b) bieżącej analizy aktualizacji udostępnianych przez producenta platformy aplikacyjnej oraz zmian przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na system; c) dostosowywania posiadanej przez Zamawiającego konfiguracji systemu do aktualizacji udostępnianych przez producenta platformy aplikacyjnej oraz zmian przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na system; d) zapewniania asysty zdalnej zgodnie z potrzebami użytkowników Zamawiającego. Zamawiający oczekuje, by wykonane zmiany konfiguracji wiązały się z jak najmniejszym zakresem odstępstw od standardu dostarczanego przez producenta platformy aplikacyjnej. W przypadku konieczności wykonania rozszerzeń, zwłaszcza rozszerzeń w postaci wytworzenia dedykowanego dla Zamawiającego oprogramowania ABAP, Wykonawca szczegółowo opisze zakres rozszerzeń planowany do realizacji. Szczegółowe warunki realizacji usług opieki serwisowej obowiązujące Wykonawcę zostały określone w załączniku Warunki opieki serwisowej. 3.4 Usługa rozszerzenia konfiguracji W ramach usługi rozszerzenia konfiguracji Wykonawca zobowiązuje się wdrożyć zmianę posiadanej przez Zamawiającego konfiguracji systemu w zakresie: LP Moduł Zakres zmiany 1 BASIS Uruchomienie SAP ESS / MSS: Uruchomienie SAP ESS (SAP Employee Self Service samoobsługa pracownicza) oraz SAP MSS (SAP Manager Self Service samoobsługa menedżerska) w oparciu o SAP NWBC 1

(NetWeaver Business Client). 2 PY Udostępnianie PIT i RMUA: Uruchomienie na SAP ESS / MSS funkcjonalności wglądu użytkowników w formularze PIT dla pracowników zgodne z obowiązującym wzorem za dany rok podatkowy; oraz wglądu użytkowników w paski wynagrodzeń pracowników zgodne z obowiązującym wzorem miesięcznej informacji dla osoby ubezpieczonej RMUA. 3 PA Udostępnianie danych osobowych i absencji: Uruchomienie na SAP ESS / MSS funkcjonalności wglądu użytkowników w informacje o swoich danych osobowych, zatrudnieniu oraz absencjach (zwolnieniach lekarskich i urlopach). Zamawiający oczekuje, by wykonane zmiany konfiguracji wiązały się z jak najmniejszym zakresem odstępstw od standardu dostarczanego przez producenta platformy aplikacyjnej. W przypadku konieczności wykonania rozszerzeń, zwłaszcza rozszerzeń w postaci wytworzenia dedykowanego dla Zamawiającego oprogramowania ABAP, Wykonawca szczegółowo opisze zakres rozszerzeń planowany do realizacji. Szczegółowe warunki realizacji usług wdrożenia zmiany obowiązujące Wykonawcę zostały określone w załączniku Warunki wdrożenia. 3.5 Usługa sukcesywnych prac konsultacyjno wdrożeniowych Zamawiający zamierza dokonywać dalszych zmian posiadanej konfiguracji systemu, które będzie sukcesywnie identyfikował i zlecał do realizacji. Wykonawca musi wykazać się personelem posiadającym wysokie kompetencje we wszystkich wskazanych obszarach konfiguracji funkcjonujących u Zamawiającego. Zmiany będą zlecane przez Zamawiającego w uzgodnieniu z Wykonawcą, w ramach zamówień sukcesywnych, rozliczanych godzinowo zgodnie z ustaloną w Umowie stawką godzinową, w wymiarze nie przekraczającym łącznego wymiaru godzin roboczych przewidzianego w umowie. Wykonawca będzie dokonywał wyceny każdej zmiany wnioskowanej przez Zamawiającego uwzględniając w wycenie jedynie nakłady pracy deweloperskich (analitycznych, programistycznych, konfiguracyjnych, realizacje testów oraz wykonanie dokumentacji) wynikające z realizacji faz rozwoju Systemu określonych w załączniku Warunki wdrożenia ; koszty realizacji zadań innych niż prace deweloperskie określone w załączniku Warunki wdrożenia, w tym zadań związanych z obsługą biurową lub zarządzaniem projektem, Wykonawca uwzględni w sposób zryczałtowany w stawce godzinowej. Zamawiający zastrzega sobie prawo do nie zrealizowania zamówień ch w pełnym wymiarze godzin, Wykonawcy nie będą przysługiwały roszczenia z tego tytułu. sukcesywny 3.6 Konsultanci Dla każdego z obszarów (tj.: FI, FIAA, MM, SD, CO, PS, PY, PKZP, PA, OM, TM, ZFŚS, POLON, USOS, RE, PM) Wykonawca wskaże co najmniej 2 konsultantów przewidzianych do realizacji przedmiotu zamówienia. wykazując ich doświadczenie zawodowe: liczbę lat doświadczenia zawodowego konsultanta we wdrażaniu danego obszaru SAP (j.w.); nazwy instytucji sektora HER (Higher Education and Research) dla których konsultant realizował zakończone wdrożenia danego obszaru SAP, ze wskazaniem instytucji realizujących wieloetatowe zatrudnienie; Wykonawca może wskazać jednego konsultanta jako przewidzianego do realizacji przedmiotu zamówienia w zakresie kilku obszarów (j.w.), natomiast dla każdego z obszarów (j.w.) Wykonawca musi wskazać co najmniej 2 różnych konsultantów. 3.7 Procesy biznesowe Zamawiający wymaga od Wykonawcy wykazania się personelem posiadającym wysokie kompetencje we wszystkich obszarach działalności Zamawiającego wspieranych przez moduły Systemu, na które Zamawiający posiada licencje, w tym znajomością zagadnień związanych z konfiguracją funkcjonujących w Systemie procesów biznesowych, gdzie dla poszczególnych obszarów reprezentatywne procesy biznesowe zostały określone poniżej, przy czym Zamawiający zastrzega, że przedmiotem umowy jest cały zakres procesów biznesowych Zamawiającego odzwierciedlonych w systemie, a niniejsze zestawienie nie ma charakteru katalogu zamkniętego procesów. a) Finanse, księgowość, majątek LP Moduł Nazwa procesu biznesowego 1 FI Ewidencja i i rozliczanie dotacji stacjonarnej na działalność dydaktyczną 2 FI Wpływ środków budżetowych na fundusz pomocy materialnej 3 FI Ewidencja i rozliczanie wpływów z dotacji projakościowej 4 FI Ewidencja wpływów środków projektowych 5 FI Ewidencja wpływów środków od studentów, doktorantów i słuchaczy 6 FI Zarządzanie bazą odbiorców 2

7 FI Ewidencja sprzedaży 8 FI Ewidencja wpływów rejestrowanych przez drukarki fiskalne 9 FI Ewidencja kaucji 10 FI Opłaty za parkometr 11 FI Księgowanie odpisów należności 12 FI Księgowanie odpisów należności dochodzonych na drodze sądowej 13 FI Monitowanie 14 FI Noty odsetkowe 15 FI Automatyczne drukowanie potwierdzeń sald na dany dzień 16 FI Zamknięcie okresu dla odbiorców 17 FI Zarządzanie bazą dostawców 18 FI Ewidencja faktur/rachunków zakupowych 19 FI Faktury płacone służbową kartą płatniczą 20 FI Księgowanie faktury od importu usług, WNT, Dostawa płatnik nabywca 21 FI Rejestracja wadiów 22 FI Rejestracja zabezpieczeń należytego wykonania umowy 23 FI Księgowanie dokumentów pro memoria 24 FI Wypłata ekwiwalentów dla pracowników 25 FI Automatyczne drukowanie potwierdzeń sald na dany dzień 26 FI Zamknięcie okresu dla dostawców 27 FI Odpis na cele ogólnouczelniane 28 FI Przekazanie dotacji celowej ze środków pozyskanych z odpisu na cele statutowe 29 FI Tworzenie rezerw 30 FI Koszty i operacje na środkach pieniężnych (DS) 31 FI Ewidencja przychodów w Domach Studenckich 32 FI Obsługa wydawnictw 33 FI Ewidencja dofinansowań wczasów z ZFŚS 34 FI Księgowanie list stypendiów dla doktorantów i studentów 35 FI Różnice kursowe zrealizowane 36 FI Różnice kursowe na projektach 37 FI Różnice kursowe na środkach pieniężnych 38 FI Różnice kursowe niezrealizowane 39 FI Różnice kursowe od nakładów inwestycyjnych 40 FI Różnice kursowe od projektów od których różnice kursowe zostały u 41 FI Płatności własne 42 FI Wyciąg bankowy księgowanie ręczne w systemie SAP 43 FI Elektroniczny wyciąg bankowy 44 FI Obsługa kas 45 FI Zarządzanie danymi podstawowymi Kont KG 46 FI Rozliczenie kont KG 47 FI Ewidencja rozliczeń międzyokresowych 48 FI Zamknięcie okresu/roku 49 FIAA Tworzenie kartoteki 50 FIAA Zmiana danych opisowych w kartotece składnika majątku 3

51 FIAA Zmiana stawki amortyzacyjnej 52 FIAA Zmiana źródła finansowania 53 FIAA Wprowadzenie wartości do obszaru 04 DS, 06 OT TBA, 07 D 54 FIAA Rozliczenie projektów inwestycyjnych: Rozliczenie na gotowe środki trwałe, WNiP lub w koszty 55 FIAA Rozliczenie projektów inwestycyjnych: Rozliczenie środków trwałych w budowie (zakupy jednorazowe) 56 FIAA Rozliczenie zakupu WNiP: Rozliczenie zakupu WNiP wg elementów PSP 57 FIAA Rozliczenie zakupu jednorazowego WNiP na gotowe WNiP 58 FIAA Przyjęcie do ewidencji pozabilansowej 59 FIAA Wprowadzenie do ewidencji aparatury (ST), WNiP oraz eksponatów muzealnych z działalności naukowo badawczej 60 FIAA Przeksięgowania pomiędzy środkami trwałymi lub pomiędzy WNiP lub pomiędzy eksponatami muzealnym lub pomiędzy składnikami niskocennymi lub pomiędzy obcymi składnikami majątkowymi 61 FIAA Masowa zmiana osoby użytkującej materialnie odpowiedzialne w ramach jednego działu gospodarczego 62 FIAA Likwidacja lub sprzedaż składników majątku 63 FIAA Przyjęcie na stan majątku trwałego UW pochodzącego z obcych ST przeksięgowanie 64 FIAA Rozliczenie likwidacji i różnic inwentaryzacyjnych 65 FIAA Kalkulacja amortyzacji 66 FIAA Zmiana i zamknięcie roku obrotowego 67 FIAA Korekta VAT dla środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych 68 MM Proces obsługi danych podstawowych materiałów 69 MM Proces zakupu magaz.jednor.bez ref. do kontr.ramowowego 70 MM Proces zakupu dekret.jednor.bez ref. do kontr.ramowowego 71 MM Proces zakupu magazynowego do kontraktu ramowego 72 MM Proces zakupu dekretowanego w referencji do kontraktu ramowego 73 MM Proces wydania lub likwidacji na składzie magazynowym 74 MM Proces inwentaryzacji na składzie magazynowym 75 SD Zarządzanie danymi podstawowymi odbiorców 76 SD Zarządzanie danymi podstawowymi indeksów materiałowych 77 SD Zarządzanie danymi podstawowymi warunków cenowych 78 SD Sprzedaż krajowa towarów i usług 79 SD Sprzedaż krajowa usług wg umowy z planem fakturowania 80 SD Sprzedaż krajowa nieksięgowana z poziomu SD (itp.: USOS) 81 SD Sprzedaż UE (świadczenie usług poza terytorium kraju i WDT) 82 SD Sprzedaż eksportowa (świadczenie usług i eksport towarów) 83 SD Sprzedaż niefakturowana (noty za usługi wewnętrzne) 84 SD Wydania bezpłatne (faktury wewnętrzne, rozchody wewnętrzne) 85 SD Sprzedaż Wydawnictw UW 86 SD Sprzedaż komisowa Wydawnictw UW 87 SD Wystawianie faktur korekt krajowych 88 SD Wystawianie faktur korekt dla sprzedaży UE 89 SD Wystawianie faktur korekt dla sprzedaży eksportowej 90 SD Wystawianie faktur korekt sprzedaży nieksięgowanej (USOS) 4

91 SD Wystawianie faktur korekt do dokumentów spoza SAP 92 SD Stornowanie dokumentów fakturowania b) Kontroling, system projektowy 93 CO/PS Tworzenie planu rzeczowo finansowego 94 CO/PS Planowanie i budżetowanie w projektach 95 CO/PS Rejestracja wskaźników statystycznych 96 CO/PS Rozliczenie kosztów budynków 97 CO/PS Rozliczenie kosztów wydziałowych i ogólnouczelnianych 98 CO/PS Rozl. projektów inwestycyjnych na środki trwałe w budowie 99 CO/PS Rozl. projektów inwest. na gotowe środki trwałe i w koszty 100 CO/PS Rozl. śr. trw. w budowie (zakupy jednorazowe) na środki trwałe 101 CO/PS Rozliczenie projektów na zakupy WNiP 102 CO/PS Rozliczenie zakupu WNiP na gotowe WNiP 103 CO/PS Rozliczenie typowych projektów 104 CO/PS Przeniesienie budżetu na projektach 105 CO/PS Przeniesienie obliga na projektach 106 CO/PS Proces zamknięcia miesiąca 107 CO/PS Proces zamknięcia roku c) Płace 108 PY Aktualizacja danych do wypłaty 109 PY Rejestracja osób zewnętrznych w systemie 110 PY Rozliczanie składników z czasu pracy 111 PY Obsługa Zajęć Egzekucyjnych 112 PY Przeliczanie listy głównej 113 PY Przeliczanie listy korygującej wartości 114 PY Przeliczanie listy korygującej obiekty kosztowe 115 PY Przeliczanie listy dodatkowej 116 PY Przeliczanie listy głównej projektowej 117 PY Przeliczanie listy głównej projektowej w terminie wcześniejszym 118 PY Wypłata wynagrodzenia uzupełniającego i dodatku zadaniowego 119 PY Przelewy z list projektowych 120 PY Obsługa zwrotów przelewów 121 PY Wypłata po zmarłym pracowniku 122 PY Obsługa zwrotów i niedopłat składek Emerytalno Rentowych 123 PY Naliczanie odpisu ZFŚS 124 PY Naliczenie DWR 125 PY Obsługa praw autorskich 126 PY Obsługa rozliczenia praw autorskich 127 PY Obsługa podstawowych kosztów uzyskania przychodu 128 PY Obsługa podatku dla obcokrajowców z certyfikatem rezydencji 129 PY Obsługa naliczania składek Druk A1 130 PY Rejestracja osób zewnętrznych UCP w systemie 131 PY Rejestracja umowy cywilno prawnej 132 PY Rejestracja rachunku do umowy cywilno prawnej 5

133 PY Przeliczanie listy dodatkowej UCP 134 PY Obsługa korekt składek ZUS 135 PY Obsługa generacji dokumentów rozliczeniowych 136 PY Obsługa generacji dokumentów zgłoszeniowych 137 PY Obsługa PIT 8AR 138 PY Awaryjne rozliczenie listy płac 139 PY Blokowanie możliwości wprowadzania zmian wstecz 140 PY Naliczenie dodatkowego Funduszu Pracy 141 PY Wystawianie PIT 11 142 PY Wystawianie IFT 1R 143 PY Wystawianie PIT 40 144 PY Naliczanie składek z budżetu państwa 145 PY Korekta podatku UCP 146 PKZP Ewidencja przystąpienia członka do PKZP 147 PKZP Proces udzielania pożyczki PKZP 148 PKZP Modyfikacja danych PKZP 149 PKZP Ewidencja wystąpienia pracownika z PKZP 150 PKZP Ewidencja wyrejestrowania pracownika z PKZP d) Kadry 151 PA Zatrudnienie pracownika 152 PA Zmiana gr. pracowniczej NA na NNA i odwrotnie 153 PA Zmiana warunków umowy porozumienie 154 PA Zmiana warunków umowy wypowiedzenie zmieniające 155 PA Przedłużenie zatrudnienia (umowa o pracę/mianowanie) 156 PA Zawieszenie pracownika 157 PA Powrót z zawieszenia pracownika pracownik stawił się w pracy 158 PA Powrót z zawieszenia pracownika pracownik nie stawił się w pracy 159 PA Wypowiedzenie stosunku pracy 160 PA Anulowanie wypowiedzenia 161 PA Zwolnienie pracownika 162 PA Ponowne zatrudnienie pracownika 163 PA Przywrócenie pracownika do pracy wyrokiem sądu 164 PA Zatrudnienie pracownika po zwolnieniu, bez przerwy 165 OM Utrzymanie struktury organizacyjnej w zakresie jednostek organizacyjnych 166 OM Utrzymanie struktury organizacyjnej w zakresie stanowisk 167 OM Utrzymanie struktury organizacyjnej w zakresie stanowisk funkcyjnych 168 TM Główny proces rejestracji danych czasu pracy 169 TM Planowanie czasu pracy 170 TM Rejestracja nieobecności 171 TM Rejestracja i rozliczanie godzin nadliczbowych 172 TM Uruchomienie oceny czasu pracy 173 TM Generacja limitów urlopowych na kolejny rok 174 ZFŚS Ewidencja pożyczki z ZFŚS 175 ZFŚS Rozliczanie pożyczek ZFŚS 6

176 ZFŚS Dofinansowanie wypoczynku 177 ZFŚS Obsługa przydzielania zapomóg bezzwrotnych 178 ZFŚS Wykupienie z dofinansowaniem wypoczynku 179 ZFŚS Rejestracja świadczeń niewypłacanych 180 ZFŚS Zwrot świadczeń socjalnych 181 ZFŚS Realizacja przelewów oraz księgowanie list płac 182 Polon/Usos Rejestracja danych pracownika 183 Polon/Usos Zapisanie danych w strukturze organizacyjnej 184 Polon/Usos Raportowanie 185 Polon/Usos Wysyłka danych do systemu POL on 186 Polon/Usos Archiwum danych 187 Polon/Usos Wprowadzanie danych o minimum kadrowym i minimum do nadawania 188 Polon/Usos Synchronizacja danych kadrowych SAP > USOS 189 Polon/Usos Synchronizacja słowników SAP e) Nieruchomości 190 RE/PM Prowadzenie kart nieruchomości gruntowej i budynkowej 191 RE/PM Zbieranie kosztów w podziale na poszczególne nieruchomości 192 RE/PM Prowadzenie aktualizacji cenników wynajmu powierzchni 193 RE/PM Zarządzanie i rozliczanie wykorzystania nieruchomości 194 RE/PM Prowadzenie rejestru umów związanych z daną nieruchomością 195 RE/PM Sporządzanie planu użytkowania / zarządzania nieruchomościami, w tym plan remontów, przeglądów, prac konserwatorskich 196 RE/PM Sporządzanie prognozy kosztów, wynajmu 197 RE/PM Prowadzenie ewidencji i zarządzania urządzeniami na stałe wbudowanymi w budynku 198 RE/PM Przypominanie o obowiązku przeprowadzania przeglądów budynków 3.8 Przepisy prawa Wykonawca musi wykazać się personelem posiadającym wysokie kompetencje w ogólnie obowiązujących przepi sach prawnych regulujących działalność Zamawiającego: a) Kodeks pracy; b) Ustawa o rachunkowości; c) Ustawa o podatku VAT; d) Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych; e) Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych; f) Ustawa o ochronie danych osobowych; g) Ustawa o finansach publicznych; h) Ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych; i) Ustawa o ubezpieczeniach społecznych; j) Ustawa o odpadach; k) Ustawa o zużytym sprzęcie elektrycznym i elektronicznym; l) Ustawa Prawo o szkolnictwie wyższym; m) Ustawa Prawo zamówień publicznych; n) Ustawa Prawo ochrony środowiska; o) Rozporządzenia związanymi z w/w ustawami; p) Przepisy związane z GUS, US, ZUS, MNiSW; q) Przepisy o zastępczej służbie wojskowej; r) Przepisy prawa unijnego obowiązujące w Polsce. 3. 9 Język Językiem właściwym dla prowadzenia prac projektowych, w tym dla zgłoszeń błędów, aktualizacji, asysty zdalnej oraz dokonywania uzgodnień zmian konfiguracji, jest język polski. 7

3.10 Środowiska systemowe Wykonawca musi wykazać się personelem posiadającym wysokie kompetencje systemowe (BASIS) w konfig uracji środowisk SAP, gdzie środowiska funkcjonujące w architekturze teleinformatycznej Zamawiającego to: a) Środowisko produkcyjne (ERP); b) Środowisko przedprodukcyjne (ERR); c) Środowisko testowe (ERT); d) Środowisko deweloperskie (ERD); e) Środowisko archiwalne (ERA); f) Środowisko zarządzania rozwiązaniem (SSM SAP Solution Manager). 3.11 Fazy projektowe Personel Wykonawca musi posiadać wysokie kompetencje w zakresie każdej fazy rozwoju Systemu zalecanej przez jego Producenta, w tym: opracowywania koncepcji, wykonywania zmian konfiguracji, naprawiania błędów konfiguracji, opracowywania testów oraz uczestniczenia w procesie testowania, przygotowywania wydań/transportów konfiguracji do wgrania na środowiska systemowe oraz uczestniczenia w ich wgrywaniu, przygotowania dokumentacji użytkownika, administratora i technicznej, prowadzenia szkoleń i konsultacji dla użytkowników kluczowych, użytkowników masowych oraz administratorów systemu. 8