INSTRUKCJA WYPEŁNIANIA WNIOSKU Erasmus+ Młodzież Akcja 1 (KA1) Mobilność edukacyjna aktualizacja: 7/12/2015
UWAGA: PRZED ROZPOCZĘCIEM WYPEŁNIANIA WNIOSKU NALEŻY GO ZAPISAĆ NA SWOIM KOMPUTERZE i dopiero wówczas rozpocząć jego wypełnianie. Nie ma możliwości wypełnienia wniosku otwartego na stronie internetowej. Przed rozpoczęciem wypełniania wniosku należy zapoznać się z poniższymi informacjami: 1. Przewodnik po programie Erasmus+; 2. Strona www: http://erasmusplus.org.pl/jak-zlozyc-wniosek/, ze szczególnym uwzględnieniem informacji zawartych w pkt 3 i 4; 3. Przewodnik dla użytkowników Systemu Indywidualnej Rejestracji(URF)i Portalu Uczestnika w dziedzinach edukacji, informacji audiowizualnej, kultury, obywatelstwa i wolontariatu. Przy wypełnianiu wniosku należy pamiętać o poniższych zasadach: 1. przed rozpoczęciem wypełniania wniosku plik PDF należy zapisać na swoim urządzeniu (np. komputerze): a) prawy przycisk myszy na odnośniku, następnie "Zapisz link jako" (Chrome) lub b) "Zapisz element docelowy jako" (Firefox, Internet Explorer); nie wypełniaj formularza bezpośrednio w przeglądarce internetowej, gdyż nie działa on wtedy prawidłowo i utracisz wynik swojej pracy; 2. w momencie wpisywania numeru/numerów PIC do wniosku, wypełniania części budżetowej wniosku, korzystania z przycisku Sprawdź (w prawym dolnym rogu każdej strony) lub Zatwierdź (w części O.1.) w celu weryfikacji poprawności wprowadzonych do eform danych, składania ostatecznej wersji wniosku online musi być zapewniona stała łączność internetowa urządzenia (np. komputera), na którym wypełniany jest wniosek; 3. zaleca się skompresowanie formularza wniosku PDF (np. w formacie ZIP lub RAR) przed jego wysłaniem za pośrednictwem poczty elektronicznej (w sytuacji, gdy niezbędne jest ustalenie ostatecznej treści wniosku pomiędzy instytucją wnioskującą i instytucjami partnerskimi); 4. rodzaje pól, które występują we wniosku: wypełnienie pól z czerwonym obramowaniem jest obowiązkowe; wypełnienie pól bez czerwonego obramowania nie jest obowiązkowe;
pola o szarym tle, których nie można edytować, są polami, w których bądź automatycznie pojawiają się wcześniej wprowadzone dane (np. automatycznie pojawiają się dane instytucji wnioskującej po wpisaniu numeru PIC), bądź też automatycznie podsumowują się dane na podstawie wcześniej wprowadzonych informacji; niektóre pola formularza aktywują się dopiero po wybraniu pewnych opcji w polach z listami wyboru; przyciski + oraz - pozwalają odpowiednio dodać lub usunąć rubrykę. Poniższa instrukcja odnosi się do poszczególnych rubryk wniosku (np. B, B.1. etc.). B. Informacje o projekcie Język, w jakim zostanie wypełniony wniosek Należy wybrać z listy język, w jakim zostanie wypełniony wniosek. Powinien to być jeden z oficjalnych języków używanych w Krajach Programu, jednakże zapoznaj się z komunikatem Narodowej Agencji w tej sprawie: http://erasmusplus.org.pl/komunikat-narodowej-agencji-021215/. B.1. Dane identyfikacyjne projektu Data rozpoczęcia projektu Właściwa dla terminu konkursu wniosków sprawdź w Przewodniku po Programie. Łączny czas trwania projektu (w miesiącach) oraz data jego zakończenia Należy wybrać z listy: od 3 do 24 miesięcy, przy czym należy pamiętać, iż w wybranym okresie muszą zostać zrealizowane wszystkie działania zaplanowane we wniosku, np.: wymiana młodzieżowa, Wolontariat Europejski (EVS), szkolenie. B.2. Narodowa Agencja organizacji wnioskującej Należy wybrać z listy: PL01 (POLSKA). C. Organizacja uczestnicząca (organizacje uczestniczące) C.1. Organizacja wnioskująca
Po wpisaniu numeru PIC i naciśnięciu przycisku Sprawdź PIC dane instytucji wnioskującej automatycznie pojawią się we wniosku; nie ma możliwości edytowania i poprawiania tych danych. W razie stwierdzenia nieprawidłowości w podanych danych należy przejść do Portalu Użytkownika URF i tam dokonać korekty; następnie dane należy zweryfikować, korzystając z funkcji: Sprawdź PIC. C.2. Organizacja partnerska W tej części należy wskazać wszystkich partnerów biorących udział w projekcie. Każdy z nich musi posiadać nr PIC. W celu dodania partnera/-ów należy użyć przycisku: Dodaj organizację partnerską, który znajduje się pod danymi osoby kontaktowej ostatniego wskazanego partnera (rubryka C.2.4.). D. Opis projektu, E. Opis uczestników, F. Przygotowanie, G,. Główne działania (mobilności) H. Kontynuacja, J. Streszczenie projektu Wymienione wyżej części opisowe wniosku prosimy przedstawić w sposób wyczerpujący oraz odpowiadający zagadnieniom poruszanym w danej rubryce. Uwaga (wprowadzanie poszczególnych działań): W polu Typ działania należy wybrać typ działania projektowego (typy działań zostały przedstawione w Przewodniku po programie Erasmus+ w części dot. sektora młodzieżowego, KA1). W polu Liczba uczestników należy wskazać łączną liczbę osób uczestniczących w działaniu (wymiany: uczestnicy + liderzy + osoby towarzyszące; wolontariat: wolontariusze + osoby towarzyszące; szkolenia i tworzenie sieci: uczestnicy + trenerzy / facylitatorzy + osoby towarzyszące). W polu Uczestnicy ze specjalnymi potrzebami należy wskazać ich liczbę. Definicja jest wskazana w Aneksie III Przewodniku po programie Erasmus+. W polu Uczestnicy o mniejszych szansach należy wskazać ich liczbę. Definicja jest wskazana w Aneksie III Przewodniku po programie Erasmus+. W polu Osoby towarzyszące należy wskazać ich liczbę. Definicja jest wskazana w Aneksie III Przewodniku po programie Erasmus+. Z listy rozwijanej w polu: Czy działanie jest długoterminowe - dla działań krótszych niż dwa miesiące należy wybrać: Nie ; dla równych lub dłuższych niż dwa miesiące - należy wybrać: Tak. Należy wypełnić tabelę, wskazując wymagane informacje dotyczące uczestników i czasu trwania działania; należy odnieść się do wszystkich organizacji biorących udział w działaniu. W przypadku działania krótkoterminowego należy wskazać liczbę dni, a w przypadku działania długoterminowego - liczbę miesięcy. UWAGA (wprowadzanie wizyty przygotowawczej do wymiany lub EVS):
Wizytę przygotowawczą wskazujemy jako odpowiednie działanie. Przy wyborze wizyty przygotowawczej należy wskazać ją jako działanie poprzedzające wymianę/evs (np.: jeżeli wymianę poprzedza wizyta przygotowawcza należy wskazać ją jako działanie A1, wymianę natomiast jako A2). W polu Liczba uczestników należy wskazać łączną liczbę osób uczestniczących w wizycie przygotowawczej (w przypadku wymian: jeden uczestnik lider; dwóch uczestników z danej grupy/organizacji lider oraz osoba młoda, biorąca udział w działaniu). W polu Uczestnicy ze specjalnymi potrzebami należy wskazać ich liczbę. Definicja jest wskazana w Aneksie III Przewodnika po programie Erasmus+. W polu Uczestnicy o mniejszych szansach należy wskazać ich liczbę. Definicja jest wskazana w Aneksie III Przewodnika po programie Erasmus+. Należy wypełnić tabelę, wskazując wymagane informacje dotyczące uczestników i czasu trwania wizyty; należy odnieść się do wszystkich organizacji biorących udział w wizycie. Wizyta przygotowawcza może trwać maksymalnie 2 dni, z wyłączeniem dni podróży. I. Budżet Należy zapoznać się z informacjami zawartymi w Przewodniku po programie Erasmus+. I.1. Podróż Koszty podróży uczestnika naliczane są automatycznie w zależności od wybranej odległości w kilometrach (w linii prostej z punktu A do B, gdzie A oznacza miejsce zamieszkania a B oznacza miejsce docelowe, w którym realizowane będzie działanie). Powyższa kalkulacja jest podstawą obliczenia dofinansowania tej kategorii w obie strony. Stawki kosztów podróży dla poszczególnych odległości określone są w Przewodniku po programie Erasmus+. W przypadku wyboru odległości 0-99 km, zgodnie z wytycznymi w Przewodniku po programie Erasmus+, koszty podróży nie przysługują (wolontariat, szkolenia i tworzenie sieci). W przypadku wyboru odległości 0-9 km, zgodnie z wytycznymi w Przewodniku po programie Erasmus+, koszty podróży nie przysługują (wymiany). W celu właściwego wyboru odległości i związanej z nią kwoty dofinansowania kosztów podróży, należy obowiązkowo skorzystać z Kalkulatora Odległości, który dostępny jest pod poniższym linkiem: http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/tools/distance_pl.htm I.3. Wsparcie językowe dotyczy tylko projektów Wolontariatu Europejskiego
Wsparcie takie jest możliwe tylko w projektach Wolontariatu Europejskiego trwających powyżej 59 dni. W przypadku wolontariuszy. których językiem pracy jest jeden z języków z pierwszej grupy językowej, tj. DE, EN, ES, FR, IT, NL organizacja nie wnioskuje o dofinansowanie wsparcia językowego z Grupy 2, a jedynie o dostęp do kursu językowego online przygotowanego przez Komisję Europejską. Wszyscy wolontariusze. których językiem pracy jest jeden z języków ujętych w Grupie 1 lub nowy udostępniony język: szwedzki, czeski, duński, grecki, polski, portugalski muszą również uczestniczyć w ocenie poziomu znajomości języka. W przypadku projektów realizowanych w krajach. których język nie został objęty systemem online organizacja może wnioskować o dodatkową kwotę na przygotowanie językowe i kurs językowy w Grupie 2 Stawki należy porównać z informacjami zawartymi w Przewodniku po programie Erasmus+. I.4. Wsparcie uczestników projektu związane ze specjalnymi potrzebami (dot. osób niepełnosprawnych) Jeśli występują należy je opisać. Po dodaniu pozycji należy wskazać numer działania, opis kosztu oraz jego wysokość. Jeśli chodzi o rodzaj kosztów, jakie kwalifikują się do dofinansowania w ramach tej kategorii, należy zapoznać się z informacjami zawartymi w Przewodniku po programie Erasmus+. I.5. Koszty nadzwyczajne Jeśli występują należy je opisać. Po dodaniu pozycji należy wskazać numer działania, opis kosztu oraz jego wysokość. Jeśli chodzi o rodzaj kosztów, jakie kwalifikują się do dofinansowania w ramach tej kategorii, należy zapoznać się z informacjami zawartymi w Przewodniku po programie Erasmus+. K. Lista kontrolna UWAGA: PRZED ZŁOŻENIEM WNIOSKU ONLINE wnioskodawca OBOWIĄZKOWO musi załączyć do tabeli N. Załączniki skany następujących dokumentów: aktualne Oświadczenie : (klikając funkcję: Wydrukuj oświadczenie ), podpisane przez reprezentanta prawnego wnioskodawcy zgodnie ze sposobem reprezentacji;
pełnomocnictwo udzielone wnioskodawcy przez każdego z partnerów (tzw. mandates) do złożenia wniosku o dofinansowanie (jeśli dotyczy) upoważnienia od innych partnerów do złożenia wniosku do Narodowej Agencji; UWAGA: Wszystkie pełnomocnictwa należy zeskanować do POJEDYNCZEGO pliku; UWAGA: pełnomocnictwa muszą podpisać prawni reprezentanci organizacji partnerskiej; harmonogram każdego z działań (skoroszyt zawiera trzy arkusze, należy wybrać właściwy arkusz do właściwego działania); wszelkie inne, wymagane dokumenty (np. pełnomocnictwo dla danej osoby do występowania w imieniu i na rzecz instytucji wnioskującej) dotyczące wyłącznie składanego wniosku. N. Załączniki Liczba załączników (plików), które możesz załączyć to 10. Łącznie do wniosku można załadować dane do 5120 kb. Przy skanowaniu plików zaleca się następujące ustawienia skanowania: skan czarnobiały, rozdzielczość 200 dpi, format A4. Zaleca się, by dokument składający się z wielu stron został zeskanowany do jednego ciągłego pliku (np. PDF). Zaleca się by pełnomocnictwa udzielane wnioskodawcy zostały zeskanowane również do jednego ciągłego pliku (np. PDF). Harmonogram należy załączyć w formie pliku Excel. O. Złożenie wniosku Przed złożeniem i wysłaniem wniosku drogą elektroniczną (za pomocą funkcji Złóż i prześlij online ), należy sprawdzić, czy został wypełniony w sposób prawidłowy i kompletny, a następnie zatwierdzić. Tylko ostateczna wersja wniosku powinna zostać przesłana drogą elektroniczną do Narodowej Agencji. Nie warto składać wniosku ostatniego dnia konkursu, wiąże się to z dużym ryzykiem jakiego potrafią dostarczyć elektroniczne aplikacje i programy. W przypadku wątpliwości co do kwestii formalnych lub merytorycznych prosimy o kontakt z Narodową Agencją za pośrednictwem adresów e-mail w zależności od rodzaju działania: wymiany wolontariat szkolenia i tworzenie sieci
W celu ułatwienia identyfikacji Państwa problemu prosimy o wskazanie go w temacie wiadomości e-mail po wyrazie Temat : np. KA1-Y-WM_Temat: Problem z wypełnieniem harmonogramu. W przypadku wystąpienia problemów technicznych związanych z wypełnianiem i składaniem wniosku online, prosimy o kontakt z Narodową Agencją za pośrednictwem adresu e-mail: eforms@erasmusplus.org.pl. Przypominamy, iż wszystkie powyższe informacje są oparte na postanowieniach przewodnika po Programie Erasmus+ i są z nimi zgodne. W przypadku możliwych rozbieżności pierwszeństwo mają postanowienia Przewodnika po programie Erasmus+.