Koszalin, dn. 19.08.2017 r. ZAPYTANIE OFERTOWE na wykonanie dokumentacji projektowej i wykonawczej remontu budynku Domu Samotnej Matki w Koszalinie wraz z dostosowaniem obiektu do obowiązujących norm i przepisów budowlanych, bhp i p.poż. dla projektu pn. Przebudowa, rozbudowa budynku Domu Samotnej Matki Dar życia Caritas w Koszalinie przy ulicy Wojska Polskiego 13 1
Rozdział I Nazwa oraz adres Zamawiającego: Caritas Diecezji Koszalińsko-Kołobrzeskiej 75-061 Koszalin, ul. Biskupa Czesława Domina 8 NIP : 6690506452 REGON : 040109697-00000 tel. 0048 94 342 36 90 fax 0048 94 346 21 75 e-mail: sekretariat.koszalin@caritas.pl Rozdział II Tytuł projektu, który Zamawiający zamierza realizować Przebudowa, rozbudowa budynku Domu Samotnej Matki Dar życia Caritas w Koszalinie przy ul. Wojska Polskiego 13 Niniejsze postępowanie prowadzone jest zgodnie z zasadą konkurencyjności oraz stosownie do art. 3 przepisów ustawy z dnia 29.01.2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. 2015 r., poz. 2164 ze zm.) nie podlega rygorom zamówienia publicznego w rozumieniu ustawowym. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany treści niniejszego zapytania do upływu terminu składania ofert. Jeżeli zmiany będą mogły mieć wpływ na treść składanych w postępowaniu ofert, Zamawiający przedłuży termin składania ofert. O dokonanych zmianach Zamawiający poinformuje na stronie internetowej, na której zostało zamieszczone ogłoszenie o zamówieniu oraz wysłana zostanie informacja do trzech potencjalnych wykonawców, do których skierowane zostało zapytanie ofertowe. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia niniejszego postępowania bez podania uzasadnienia, a także do pozostawienia postępowania bez wyboru oferty. Postępowanie zostanie przeprowadzone zgodnie z zasadą konkurencyjności oraz niniejszych warunków zapytania ofertowego. Rozdział III Opis przedmiotu zamówienia Przedmiotem zamówienia jest wykonanie dokumentacji projektowej przebudowy i rozbudowy budynku Domu Samotnej Matki Dar życia Caritas w Koszalinie przy ulicy Wojska Polskiego 13. Szczegółowy opis prac projektowych: - projekt budowlano - wykonawczy przebudowy i remontu budynku wraz z inwentaryzacją i ekspertyzą techniczną zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, - koncepcja kompleksowego remontu i przebudowy budynku, w tym m.in. remont pomieszczeń piwniczych, łazienek i sanitariatów, zmiana sposobu użytkowania poddasza nieużytkowego na potrzeby socjalne, zapewnienie dostępu dla osób na wózkach inwalidzkich, elewacja budynku, przebudowa instalacji wewnętrznych, przebudowa pomieszczeń na pozostałych piętrach budynku, - przedmiar robót z podziałem na branże (oddzielne opracowanie), - kosztorysy inwestorskie (zgodnie z obowiązującymi przepisami), 2
- specyfikacje techniczne wykonania i odbioru robót do poszczególnych części projektu, - uzyskanie pozwolenia na budowę, - pełnienie funkcji Nadzoru autorskiego (5 pobytów projektanta na budowie) Dokumentacja projektowa powinna być opracowana przez osoby posiadające odpowiednie uprawnienia stosownie do zakresu prac oraz zawierać uzyskane uzgodnienia, opinie i pozwolenia niezbędne do otrzymania przez inwestora pozwolenia na budowę. Projekty budowlano-wykonawcze należy wykonać w 6 egzemplarzach w wersji papierowej oraz na nośniku elektronicznym rysunki w formacie DWG i w formacie PDF, teksty w formacie DOC i w formacie PDF. Specyfikacje techniczne wykonania i odbioru robót należy złożyć w 1 egzemplarzu w wersji papierowej oraz na nośniku elektronicznym w formacie DOC i PDF. Przedmiar robót wraz z zestawieniem materiałów należy złożyć w 1 egzemplarzu w wersji papierowej oraz na nośniku elektronicznym w formacie PDF, z rozszerzeniem odczytywalnym przez program NORMA lub EXCEL. Kosztorys inwestorski w wersji uproszczonej należy złożyć w 1 egzemplarzu w wersji papierowej oraz na nośniku elektronicznym w formacie PDF, z rozszerzeniem odczytywalnym przez program NORMA lub EXCEL. Kosztorys inwestorski w wersji szczegółowej należy złożyć w 1 egzemplarzu w wersji papierowej oraz na nośniku elektronicznym w formacie PDF, z rozszerzeniem odczytywalnym przez program NORMA lub EXCEL. Zaleca się, aby przed przygotowaniem oferty Wykonawca dokonał wizji lokalnej miejsca prac projektowych oraz zdobył konieczne informacje, które mogą być niezbędne do przygotowania oferty. Wykonawca na każdym etapie przygotowywania przedmiotu zamówienia pozostanie w stałym kontakcie z Zamawiającym i będzie uzgadniał z nim wszelkie kwestie dotyczące opracowywanej dokumentacji. Kody CPV: 71240000-2 - Usługi architektoniczne, inżynieryjne i planowania; 71248000-8 Nadzór nad projektem i dokumentacją; 71242000-6 - Przygotowanie przedsięwzięcia i projektu, oszacowanie kosztów. Rozdział IV Termin wykonania zamówienia Zamówienie będzie wykonane od dnia podpisania umowy z Wykonawcą w terminach: 1. wykonanie dokumentacji projektowej do dnia 25.10.2017r. 2. uzyskanie decyzji o pozwoleniu na budowę w terminie ustawowym przewidzianym w k.p.a. (tj. do 65 dni) liczonym najpóźniej od dnia 25.10.2017r. 3
Rozdział V Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków 1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące: posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, posiadania wiedzy i doświadczenia niezbędnego do wykonania zamówienia, sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia, dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, nie są powiązani osobowo i kapitałowo z Zamawiającym. Zamawiający uzna, że Wykonawca spełnia warunki dotyczące: posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności jeżeli wypełni i podpisze oświadczenie, o którym mowa w załączniku nr 1A do niniejszego zapytanie ofertowego. posiadania wiedzy i doświadczenia niezbędnego do wykonania zamówienia jeżeli wykaże, że posiada doświadczenie zawodowe, tj. w okresie ostatnich 5 lat (a jeżeli okres działalności jest krótszy w tym okresie) przed upływem terminu składania wniosków wykonał minimum jedno zadanie o podobnym zakresie do niniejszego zapytania (załącznik nr 1B niniejszego zapytania ofertowego) oraz jeżeli wypełni i podpisze oświadczenie, o którym mowa w załączniku nr 1A do niniejszego zapytanie ofertowego. sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia jeżeli wypełni i podpisze oświadczenie, o którym mowa w załączniku nr 1A do niniejszego zapytania ofertowego oraz dostarczy oświadczenie lub zaświadczenie o niezaleganiu z opłacaniem podatków i składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia jeżeli wypełni i podpisze oświadczenie, o którym mowa w załączniku nr 1A i 1C do niniejszego zapytanie ofertowego. braku powiązań osobowych i kapitałowych z Zamawiającym jeżeli wypełni i podpisze oświadczenie, o którym mowa w załączniku nr 1D niniejszego zapytania ofertowego. 2. Zamawiający dokona oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu zgodnie z formułą: spełnia / nie spełnia, na podstawie oferty i dokumentów złożonych przez Wykonawcę. 3. Z treści załączonych do oferty dokumentów i oświadczeń musi jednoznacznie wynikać, że warunki Wykonawca spełnił. Rozdział VI Informacja o oświadczeniach lub dokumentach, jakie ma dostarczyć Wykonawca w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu. 4
1. Każdy z Wykonawców ma obowiązek dołączyć do oferty następujące oświadczenia i dokumenty potwierdzające spełnianie warunków udziału w postępowaniu: a) Oświadczenie Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, według wzoru stanowiącego załącznik nr 1A, b) Zestawienie wykonanych usług z podaniem ich rodzaju i wartości, daty i miejsca wykonania oraz załączą dokumenty potwierdzające, że ta usługa została wykonana zgodnie z obowiązującymi przepisami i prawidłowo ukończona według wzoru stanowiącego załącznik nr 1B oferty, c) Oświadczenie, że osoby które będą uczestniczyć w wykonywaniu, posiadają wymagane uprawnienia, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień, według wzoru, stanowiącego załącznik nr 1C, d) Oświadczenie o braku powiązań osobowych i kapitałowych, wg wzoru stanowiącego załącznik nr 1D e) Aktualny odpis z właściwego rejestru: Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej w oryginale lub kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem prze Wykonawcę, f) Oświadczenie lub zaświadczenie, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków, g) Oświadczenie lub zaświadczenie, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego. Wykonawca ma obowiązek złożyć dokumenty w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę. Rozdział VII Informacja o sposobie porozumiewania się Zamawiającym z Wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń lub dokumentów, a także wykaz osób ze strony Zamawiającego uprawnionych do kontaktowania się z Wykonawcami. 1. Wykonawca, który uzna za niezbędne uzyskanie wyjaśnień dotyczących treści niniejszego zapytania ofertowego, powinien wystąpić z pisemnym zapytaniem na adres pocztowy lub e- mailowy. 2. Termin składania prośby o wyjaśnienie treści upływa dnia 28.08.2017r. 3. Zamawiający będzie udzielał odpowiedzi na wpływające zapytania w ciągu dwóch dni roboczych od dnia upływu terminu składania prośby o wyjaśnienie treści zapytania. 4. W szczególnie uzasadnionych przypadkach Zamawiający może, w każdym czasie przed upływem terminu składania ofert, zmodyfikować treść niniejszego zapytania ofertowego. 5. Osobą upoważnioną do kontaktowania się z Wykonawcami w zakresie dotyczącym niniejszego zapytania ofertowego jest: Agnieszka Pluta e-mail: apluta@caritas.pl 5
Rozdział VIII Opis sposobu przygotowywania oferty 1. Oferta musi być sporządzona w języku polskim z zachowaniem formy pisemnej i napisana pismem maszynowym lub literami drukowanym, albo pismem czytelnym na formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 1- Oferta, 2. Oferta i wszystkie załączniki oferty musza być podpisane przez osobę (osoby) uprawnione do występowania w imieniu Wykonawcy, 3. Wszelkie poprawki lub zmiany powinny być naniesione czytelnie oraz opatrzone podpisem wraz z pieczątką osoby uprawnionej i dodatkowo opatrzone datą dokonania poprawki, 4. Dopuszcza się możliwość przedłożenia kserokopii wymaganych dokumentów, poświadczonych za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę, 5. Do oferty winny być załączone wszystkie informacje, zaświadczenia, oświadczenia i dokumenty wymienione w rozdziale VI zapytania ofertowego, 6. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty, 7. Oferty składane są w jednym egzemplarzu. 8. Termin związania ofertą wynosi 30 dni. Bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert tj. dnia 04.09.2017r. Rozdział IX Informacje o udzielaniu zaliczek Zamawiający nie przewiduje udzielenia zaliczek na poczet wykonania zamówienia. Zapłata wynagrodzenia przez Zamawiającego nastąpi w dwóch ratach: I rata w wysokości 95% wynagrodzenia zostanie zapłacona za przygotowanie kompletnego projektu budowlanego, tj. dokumentacji opisanej w przedmiocie zapytania; II rata w wysokości 5 % wynagrodzenia zostanie zapłacona po uzyskaniu pozwolenia na budowę. Rozdział X Podwykonawcy Zamawiający dopuszcza realizację zamówienia przez Podwykonawców, pod warunkiem zgłoszenia o tym Zamawiającemu oraz przedstawieniu do akceptacji projektu umowy z podwykonawcą. Za działania Podwykonawców bądź ich zaniechania Wykonawca odpowiada, jak za swoje własne. W przypadku, gdy Wykonawca zamierza zatrudnić Podwykonawców, w ofercie musi wskazać zakres prac przewidywanych do powierzenia. Rozdział XI Miejsce oraz termin składania ofert. 1. Formy złożenia oferty: za pośrednictwem: poczty tradycyjnej, za pośrednictwem kuriera lub też dostarczona osobiście na adres Zamawiającego, 2. Termin złożenia oferty: do dnia 04.09.2017r. do godziny 10:00. 3. Ofertę należy umieścić w zamkniętym, nieprzejrzystym opakowaniu/kopercie, w sposób gwarantujący poufność jej treści. 6
4. Za datę wpływu uznaje się datę faktycznego dostarczenia oferty Zamawiającemu. 5. Oferty, które wpłyną po wyznaczonym terminie składania nie będą brane pod uwagę przy ocenie ofert. 6. Ogłoszenie wyboru najkorzystniejszej oferty nastąpi w terminie: do dnia 07.09.2017 r. 7. Podpisanie umowy z wykonawcą w terminie do 12.09.2017 r. Rozdział XII Opis sposobu obliczenia ceny 1. W formularzu ofertowym należy wskazać cenę ofertową brutto. 2. Cena ofertowa musi uwzględniać wszelkie koszty (bezpośrednie i pośrednie) wykonania przedmiotu zamówienia, wszelkie opłaty i podatki, jak również inne koszty o jakimkolwiek charakterze, które mogą powstać w związku z realizacją przedmiotu zamówienia, niezależnie od miejsca ich powstania. 3. Waluta ceny ofertowej jest złoty polski i w tej walucie będzie dokonane rozliczenie pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą. 4. Zamawiający w celu ustalenia, czy oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia, może zwrócić się do Wykonawcy o udzielenie, w określonym terminie, wyjaśnień dotyczących elementów oferty mających wpływ na wysokość ceny. Rozdział XIII Informacje dotyczące wyboru najkorzystniejszej oferty 1. Informację o wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający upubliczni na swojej stronie internetowej. 2. Zamawiający będzie oceniał wyłącznie oferty spełniające wymagania zawarte w zapytaniu ofertowym. Rozdział XIV Opis kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert. 1. Zamawiający oceni i porówna jedynie te oferty, które: a. zostaną złożone przez Wykonawców niewykluczonych przez Zamawiającego z niniejszego postępowania, b. nie zostaną odrzucone przez Zamawiającego. 2. Kryterium oceny ofert stanowi: Lp. Nazwa kryterium Waga 1 Cena brutto (C) 100 3. Do porównania i oceny ofert w kryterium cena brutto zostanie zastosowany następujący wzór: 7
Cn A 1 = 100 C o gdzie: A 1 ilość punktów danej oferty w kryterium cena C n cena brutto najtańszej oferty (PLN) C o cena brutto badanej oferty (PLN) 4. Maksymalna ilość punktów, jaką można uzyskać: 100 punktów. 5. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą ilość punktów. 6. Obliczenia dokonywane będą z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. 7. Jeżeli Zamawiający nie może dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie wykonania zamówienia, Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych. 8. Wykonawcy, składając oferty dodatkowe, nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w złożonych ofertach. Rozdział XV Informacje nt. zakresu wykluczenia Z udziału w postepowaniu wykluczone są podmioty powiązane osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe i osobowe rozumnie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy, a Wykonawcą, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, b) posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji, c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Rozdział XVI Informacja o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy w sprawie niniejszego przetargu. 1. Zamawiający podpisze umowę z Wykonawcą, który przedłożył ofertę najkorzystniejszą z punktu widzenia kryteriów podanych w zapytaniu ofertowym. 2. Wykonawca, którego oferta została wybrana, zostanie poinformowany o terminie podpisania umowy. Umowa zostanie zawarta w siedzibie Zamawiającego. 3. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy lub nie wnosi wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą z pozostałych ofert bez przeprowadzania ich ponownego badania i oceny. 8
4. Wykonawca, którego oferta została wybrana, udzieli Zamawiającemu rękojmi i gwarancji jakości na wykonanie dokumentacji projektowej stanowiącej przedmiot zapytania ofertowego na okres co najmniej dwóch lat. Rozdział XVIII Zmiany umowy Zamawiający przewiduje możliwość zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy, w przypadku wystąpienia co najmniej jednej z okoliczności wymienionej poniżej z uwzględnieniem podawanych warunków ich wprowadzenia: Zamawiający przewiduje możliwość zmian terminu realizacji umowy w sytuacji, gdy: Zamawiający z ważnych przyczyn, nie dających się przewidzieć w chwili zawarcia umowy, wstrzyma wykonywanie prac. W takim przypadku termin wykonania przedmiotu umowy zostanie przesunięty o ilość dni równą okresowi wstrzymania prac; nastąpi zmiana obowiązującej stawki podatku VAT. W takim przypadku cena przedmiotu umowy zostanie odpowiednio zmieniona; zaistnieją przyczyny niezależne od działania Stron umowy, których przy zachowaniu wszelkich należnych środków nie można uniknąć ani im zapobiec. W takiej sytuacji termin wykonania przedmiotu umowy zostanie przesunięty o uzasadnioną okolicznościami ilość dni ustaloną przez Strony umowy. Rozdział XVIII Zamówienie uzupełniające i dodatkowe. 1. Istnieje możliwość udzielenia wykonawcy wyłonionemu w trybie zasady konkurencyjności zamówień uzupełniających w wysokości nieprzekraczających 50% wartości zamówienia określonej w umowie zawartej z wykonawcą, o ile te zamówienia są zgodne z przedmiotem zamówienia podstawowego. W takim przypadku nie jest konieczne ponowne stosowanie zasady konkurencyjności. 2. Istnieje możliwość udzielenia dotychczasowemu wykonawcy usług lub robót budowlanych zamówień dodatkowych, nieobjętych zamówieniem podstawowym i nieprzekraczających 50% wartości realizowanego zamówienia, niezbędnych do jego prawidłowego wykonania, których wykonanie stało się konieczne na skutek sytuacji niemożliwej wcześniej do przewidzenia, jeżeli: z przyczyn technicznych lub gospodarczych oddzielenie zamówienia dodatkowego od zamówienia podstawowego wymagałoby poniesienia niewspółmiernie wysokich kosztów lub wykonanie zamówienia podstawowego jest uzależnione od wykonania zamówienia dodatkowego. W takim przypadku nie jest konieczne ponowne stosowanie zasady konkurencyjności. Rozdział XIX Kary umowne 1. Zamawiający informuje, że w zawartej Umowie z Wykonawcą zostaną obligatoryjnie uwzględnione zapisy dotyczące zastosowania kar umownych związanych z terminową realizacją zamówienia przez Wykonawcę. 9
2. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną: a) za zwłokę w oddaniu określonego w umowie przedmiotu umowy w wysokości 0,3 % wynagrodzenia umownego brutto za każdy dzień zwłoki, liczone od upływu terminu realizacji przedmiotu umowy, b) za zwłokę w usunięciu wad stwierdzonych po odbiorze w wysokości 0,3 % wynagrodzenia umownego brutto za każdy dzień zwłoki, liczone od dnia wyznaczonego na usunięcie wad, c) za odstąpienie od umowy przez Zamawiającego z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy w wysokości 20% wynagrodzenia umownego brutto. 3. Za odstąpienie od umowy z przyczyn zależnych od Zamawiającego, Zamawiający zapłaci Wykonawcy karę umowną w wysokości odpowiadającej zaawansowaniu prac, lecz nie większej niż 20 % wynagrodzenia umownego brutto. Rozdział XX Postanowienia końcowe. Do spraw nieuregulowanych w niniejszym zapytaniu ofertowym mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego. Załączniki: 1. formularz oferty załącznik nr 1 2. Oświadczenie Wykonawcy o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu zał. 1A 3. Wykaz usług podobnych - zał.1b 4. Oświadczenie o posiadaniu uprawnień - zał. 1C 5. Oświadczenie o braku powiązań osobowych i kapitałowych zał. 1D Dyrektor Caritas Diecezji Koszalińsko-Kołobrzeskiej Ks. Tomasz Roda 10