Zarządzenie nr 30 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 3 marca 2015 r. w sprawie realizacji Projektu CLOSE THE DEAL, FILL THE GAP, realizowanego w ramach PROGRESS PROGRAMME. Na podstawie art. 66 ust. 2 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym (tekst jednolity Dz. U. z 2012 r., poz. 572, z późn. zm.), w związku z Umową w sprawie przyznania grantu (Grant Agreement) nr JUST/2013/PROG/AG/4890/GE zawartą pomiędzy Unią Europejską reprezentowaną przez Komisję Europejską a Uniwersytetem w Veronie Koordynatorem Projektu, do której przystąpił Uniwersytet Śląski w Katowicach jako Beneficjent Projektu, zgodnie z Uchwałą Senatu UŚ nr 67 Senatu Uniwersytetu Śląskiego z dnia 26 czerwca 2007 r. w sprawie zatrudniania i dodatkowego wynagradzania osób uczestniczących w realizacji projektów finansowanych z innych źródeł niż określone w art. 94 ust. 1 ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym, z późn. zm oraz w nawiązaniu do zarządzenia nr 58 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 22 lipca 2011 r. w sprawie przygotowywania, realizacji i rozliczania projektów finansowanych lub współfinansowanych ze środków pochodzących z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej i/lub innych środków europejskich i międzynarodowych, z późn. zm., zarządzam co następuje: I. Postanowienia ogólne 1 1. Przedmiotem zarządzenia są zasady realizacji w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach Projektu CLOSE THE DEAL, FILL THE GAP, zwanego dalej Projektem. 2. Projekt realizowany jest wspólnie przez Uniwersytet Śląski w Katowicach, zwanym dalej Uniwersytetem, pełniącym rolę partnera w konsorcjum, którego liderem jest Universita Degli Studi Di Verona z Włoch. 3. Konsorcjum, o którym mowa w ust. 2 tworzą: 1) UNIVERSITA DEGLI STUDI DI VERONA, Włochy Lider / Beneficjent; 2) QUEEN MARY AND WESTFIELD COLLEGE, UNIVERSITY OF LONDON Wielka Brytania Partner; 3) ISTITUTO DI RICERCHE ECONOMICHE E SOCIALI VENETO, Włochy Partner; 4) UNIWERSYTET ŚLĄSKI W KATOWICACH, Polska Partner. 4. Nadrzędnym dokumentem jest Umowa w sprawie przyznania grantu (Grant Agreement) nr JUST/2013/PROG/AG/4890/GE wraz z załącznikami, zawarta pomiędzy Unią Europejską reprezentowaną przez Komisję Europejską a Uniwersytetem w Veronie Koordynatorem Projektu, do której przystąpił Uniwersytet Śląski w Katowicach jako Beneficjent Projektu, zwana w dalszej części zarządzenia umową o przyznanie grantu.
5. Zgodnie z umową o przyznanie grantu nr JUST/2013/PROG/AG/4890/GE Projekt realizowany będzie przez 24 miesiące od dnia 1 grudnia 2014 r. do dnia 30 listopada 2016 r. II. Realizacja Projektu Projekt realizowany jest zgodnie z: 2 1) umową o przyznanie grantu (Grant Agreement) nr JUST/2013/PROG/AG/4890/GE; 2) umową partnerską (Partnership Agreement); 3) przepisami zarządzenia nr 58 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 22 lipca 2011 r. w sprawie przygotowywania, realizacji i rozliczania projektów finansowanych lub współfinansowanych ze środków pochodzących z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej i/lub innych środków europejskich i międzynarodowych, z późn. zm.; 4) przepisami zarządzenia nr 18 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 19 marca 2012 r. w sprawie wprowadzenia Obiegu dokumentów dla projektów realizowanych z udziałem środków funduszy strukturalnych oraz innych środków europejskich i międzynarodowych w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach; 5) przepisami niniejszego zarządzenia. III. Zarządzanie Projektem 3 1. Szczegółowe zasady zarządzania Projektem, w tym wewnętrzną organizację konsorcjum, podział wkładu finansowego wspólnoty, zasady dotyczące praw własności intelektualnej i poufności oraz procedury rozstrzygania sporów określa umowa partnerska (Partnership Agreement), zawarta pomiędzy wszystkimi Beneficjentami Projektu. 2. Jednostką organizacyjną odpowiedzialną za realizację Projektu w Uniwersytecie jest Wydział Prawa i Administracji. Władze wymienionej jednostki są zobowiązane do zapewnienia sprawnej i prawidłowej realizacji Projektu, w tym zapewnienia wkładu własnego do Projektu. 3. W celu zarządzania Projektem oraz prawidłowej realizacji Projektu powołuje się na okres od 1 grudnia 2014 r. do 30 listopada 2016 r., Zespół Nadzorujący realizację Projektu. 4 Zespół Nadzorujący Projektu 1. W skład Zespołu Nadzorującego realizację Projektu wchodzą: 1) Prorektor ds. Finansów i Rozwoju; 2) Prorektor ds. Nauki i Współpracy z Gospodarką; 3) Kanclerz; 2
4) Kwestor; 5) Dziekan Wydziału Prawa i Administracji. 2. Do zadań Zespołu Nadzorującego Projektu należy: 1) zapewnienie warunków i zasobów wymaganych do sprawnej i prawidłowej realizacji Projektu w podległych im jednostkach organizacyjnych Uniwersytetu; 2) współpraca z Kierownikiem Projektu w zakresie realizacji Projektu, w szczególności uczestnictwo w działaniach minimalizujących zagrożenia realizacji Projektu. 5 W celu prawidłowej realizacji Projektu zostanie wyłoniony, w oparciu o procedury wynikające z ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych lub odpowiednie przepisy wewnętrzne Uniwersytetu, Zespół Wykonawczy Projektu. 6 Zespół Wykonawczy Projektu 1. W skład Zespołu Wykonawczego Projektu wchodzą: 1) Kierownik Projektu; 2) pracownicy merytoryczni; 3) pracownik administracyjny. 2. Do zadań Kierownika Projektu należy w szczególności: 1) prowadzenie badań o charakterze teoretycznym oraz praktycznym w obszarze opisanym we wniosku o dofinansowanie; 2) uczestnictwo w spotkaniach krajowych oraz międzynarodowych związanych z realizacją Projektu; 3) wypracowanie założonych rezultatów Projektu; 4) nadzór nad zgodnością realizacji Projektu z wytycznymi Progress Programme; 5) organizowanie i nadzorowanie prawidłowości oraz terminowości realizacji zadań wykonywanych w ramach Projektu; 6) kontrola budżetu Projektu, finansowe rozliczenie Projektu, 7) dobór kompetentnej kadry merytorycznej realizującej Projekt, nadzór, monitorowanie i organizacja pracy wykonywanej przez osoby zatrudnione w Projekcie, zapewnienie bezpieczeństwa pracy w zakresie zadań związanych z realizacją Projektu; 8) wnioskowanie o zatrudnienie/dodatkowe wynagrodzenie osób w celu realizacji zadań Projektu, sporządzanie umów cywilnoprawnych dla osób zatrudnionych w Projekcie, przygotowywanie rachunków oraz protokołów odbioru do umów cywilnoprawnych oraz ewidencjonowanie kart czasu pracy; 9) parafowanie dokumentów finansowych i merytorycznych związanych z wnioskowaniem, raportowaniem, aneksowaniem umów i porozumień oraz innych dokumentów dotyczących bezpośrednio realizacji Projektu; 3
10) opisywanie dowodów księgowych dokumentujących koszty i wydatki poniesione w ramach Projektu, dokonywanie wyodrębnienia wydatków strukturalnych z ogółu wydatków ponoszonych przez Uniwersytet, zgodnie z zarządzeniem nr 18 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 31 marca 2011 r. w sprawie ewidencji i sporządzania sprawozdań budżetowych Rb-WS w zakresie wydatków strukturalnych ponoszonych przez Uniwersytet Śląski w Katowicach, z późn. zm.; 11) nadzorowanie zasadności i terminowości realizacji dostaw i usług w ramach Projektu; 12) dbałość o terminowe złożenie sprawozdań z realizacji Projektu, przygotowywanie części opisowej sprawozdań; 13) gromadzenie i przechowywanie dokumentacji merytorycznej Projektu; 14) nadzorowanie przestrzegania zasad archiwizacji dokumentacji Projektu; 15) współpraca z kierownikiem jednostki organizacyjnej Uniwersytetu, w której realizowany jest Projekt; 16) współpraca z jednostkami organizacyjnymi Uniwersytetu zaangażowanymi w realizację Projektu, w tym z jednostkami finansowo-księgowymi Uniwersytetu w części dotyczącej wydatków w ramach realizowanego Projektu; 17) niezwłoczne informowanie na piśmie Działu Projektów i Prorektora ds. Nauki i Współpracy z Gospodarką o problemach w realizacji Projektu. 3. Do zadań pracowników merytorycznych należy w szczególności: 1) prowadzenie badań o charakterze teoretycznym oraz praktycznym w obszarze opisanym we wniosku o dofinansowanie; 2) uczestnictwo w spotkaniach krajowych oraz międzynarodowych związanych z realizacją Projektu; 3) wypracowanie założonych rezultatów Projektu. 4. Do zadań pracownika administracyjnego należy w szczególności: 1) wsparcie administracyjno-biurowe działań w ramach Projektu; 2) tłumaczenia dokumentów oraz korespondencji dotyczącej realizacji Projektu; 3) współopracowywanie sprawozdań z realizacji Projektu oraz wszelkich zestawień niezbędnych do jego poprawnej realizacji; 4) uczestnictwo w spotkaniach krajowych oraz międzynarodowych związanych z realizacją Projektu. IV. Zasady zatrudniania i wynagradzania w Projekcie 7 1. Forma zatrudnienia/zaangażowania osób w Projekcie i wykonywane zadania muszą być zgodne z umową o przyznanie grantu. 2. Zatrudnienie/ zaangażowanie osób w realizację Projektu następuje zgodnie z przepisami ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym (tekst jednolity Dz. U. z 2012 r., poz. 572, z późn. zm.); ustawą z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jednolity Dz. U. 2014 r., poz. 1502), zasadami i trybem określonym w statucie Uniwersytetu Śląskiego 4
w Katowicach; ustawą z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (tekst jednolity Dz. U. z 2014 r., poz. 121, z późn. zm.); ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r., poz. 907, z późn. zm.). 3. Suma wynagrodzeń w ramach Projektu nie może przekroczyć kwot zawartych w umowie o przyznanie grantu w kategorii kosztów wynagrodzeń i musi być zgodna z przepisami prawa, z wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Progress Programme oraz zarządzeniami obowiązującymi w Uniwersytecie. 4. Wynagrodzenie osób zaangażowanych w realizację Projektu zostanie wypłacane ze środków dotacji, zgodnie z wytycznymi kwalifikowalności wydatków w ramach Progress Programme, na podstawie aneksu do umowy o pracę lub aktu mianowania oddelegowującego pracownika w części obowiązującego go czasu pracy, do realizacji zadań w Projekcie. V. Zasady realizacji dostaw i usług 8 1. Dostawy i usługi realizowane w ramach Projektu dokonywane są zgodnie z przepisami obowiązującymi w Uniwersytecie, w szczególności z Regulaminem ubiegania się i udzielania zamówień publicznych przez Uniwersytet Śląski w Katowicach. 2. Każde zapotrzebowanie na dostawę, usługę musi zawierać nr zadania, nr podzadania i opis zgodnie z budżetem Projektu stanowiącym załącznik do umowy o przyznanie grantu oraz musi być podpisane przez Kierownika Projektu. 3. Weryfikacja zapotrzebowań na dostawy, usługi i pozostałe wydatki realizowane w ramach Projektu, z budżetem Projektu, prowadzona jest przez Dział Projektów. 4. Nie dopuszcza się realizacji własnej dostaw, usług i płatności gotówkowych, pobierania materiałów z magazynu. VI. Zasady podziału kosztów pośrednich 9 Koszty pośrednie w wysokości określonej w umowie o przyznanie grantu 7%, rozliczane są zgodnie z zasadami ustalonymi zarządzeniem nr 119 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 30 listopada 2009 roku w sprawie zasad (polityki) rachunkowości Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach (z późn. zm.). 5
VII. Zasady archiwizacji dokumentacji związanej z Projektem 10 1. Wszystkie dokumenty związane z realizacją Projektu przechowywane są w Uniwersytecie w okresie 5 lat od dnia otrzymania płatności końcowej w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo. 2. Przechowywanie dokumentacji Projektu musi być zgodne ze szczegółowymi wytycznymi zawartymi we właściwych dokumentach programowych, z umową o przyznanie grantu oraz z zasadami określonymi w Instrukcji archiwalnej Uniwersytetu Śląskiego, wprowadzonej zarządzeniem nr 70 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 2 września 2010 r., z późn. zm. VIII. Ochrona danych osobowych 11 1. Przetwarzanie danych osobowych w ramach Projektu odbywa się zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych oraz postanowieniami umowy o przyznanie grantu. 2. Kierownik Projektu odpowiada i nadzoruje ochronę danych osobowych w zakresie realizacji Projektu. IX. Postanowienia końcowe 12 W Dziale Księgowości Projektów prowadzona jest wyodrębniona ewidencja księgowa Projektu, zgodnie z zarządzeniem nr 119 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 30 listopada 2009 r. w sprawie zasad (polityki) rachunkowości Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach, z późn. zm. oraz szczegółowymi zasadami rachunkowości Projektu. 6
13 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania i dotyczy także zdarzeń, które powstały od 1 grudnia 2014 r. R E K T O R Prof. zw. dr hab. Wiesław Banyś 7