Raport Końcowy z badania: Analiza sprawności przepływów finansowych w ramach RPO WP WOJEWÓDZTWO PODKARPACKIE

Podobne dokumenty
Uchwała Nr 18/09 Komitetu Monitorującego Regionalny Program Operacyjny Województwa Podlaskiego na lata z dnia 18 listopada 2009 r.

PODSEKRETARZ STANU Marceli Niezgoda. Zatwierdził

1. Rozliczenie wydatków wnioski o płatność. Ministerstwo Rozwoju Regionalnego 6 marca 2012 r. 1

Najczęściej popełniane błędy we wnioskach o płatność POKL. 29 października 2008 r.

Wojewódzki Urząd Pracy w Kielcach NAJCZĘSCIEJ POPEŁNIANE BŁĘDY NA ETAPIE ROZLICZANIA WNIOSKÓW O PŁATNOŚĆ KIELCE 2013

założone w Harmonogramie realizacji projektu.

INSTRUKCJA WYPEŁNIANIA KONKRETNYCH POZYCJI WNIOSKU

Jak należy wypełnić i aktualizować harmonogram płatności będący załącznikiem do umowy o dofinansowanie Projektu w ramach RPO WM ?

Jak należy wypełnić i aktualizować harmonogram płatności będący załącznikiem do umowy o dofinansowanie projektu w ramach RPO WM ?

Rozliczanie projektu w ramach PO KL Wniosek beneficjenta o płatnośd. Katowice, 03 grudnia 2010 roku

Przygotowanie wniosku o płatność najważniejsze reguły oraz popełniane błędy. Kraków, 22 listopada 2012 r.

ZASADY ROZLICZANIA I POŚWIADCZANIA PONIESIONYCH WYDATKÓW DLA PROJEKTÓW REALIZOWANYCH W RAMACH MRPO

ROZPORZĄDZENIE MINISTRA ROLNICTWA I ROZWOJU WSI 1) z dnia 2011 r.

ZASADY ROZLICZANIA PROJEKTÓW W RAMACH MRPO. Departament Funduszy Europejskich Kraków, 25 listopada 2011 r.

LISTA SPRAWDZAJĄCA WNIOSKU BENEFICJENTA O PŁATNOŚĆ W RAMACH OSI PRIORYTETOWYCH

ZASADY SKŁADANIA I ROZLICZANIA WNIOSKÓW O PŁATNOŚĆ. 01 Departament WdraŜania RPO

Przygotowanie wniosku o płatność najważniejsze reguły oraz popełniane błędy. Kraków, październik 2013 r.

WNIOSEK O PŁATNOŚĆ. Lublin, październik 2009

UWAGI OGÓLNE BLOK: INFORMACJE O PROJEKCIE

Finansowanie i rozliczanie projektów współfinansowanych w ramach RPO WŚ na lata Kielce 31 marzec 2016 rok

ZASADY SPORZĄDZANIA HARMONOGRAMU SKŁADANIA WNIOSKÓW O PŁATNOŚĆ

ZARZĄDZENIE NR 10/2014 WÓJTA GMINY WERBKOWICE. z dnia 21 lutego 2014 r.

Załącznik 8.3 Lista sprawdzająca wniosku beneficjenta o płatność w ramach osi priorytetowych 1-7

ZAŁĄCZNIK I. WNIOSEK BENEFICJENTA O PŁATNOŚĆ w ramach Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej

niniejszych zasad, Instytucja Zarządzająca LRPO ma prawo odebrać Beneficjentowi możliwość korzystania z zaliczki.

Tabela zmian z sierpnia 2010 r.

ZARZĄDZENIE NR 131/2014 WÓJTA GMINY WERBKOWICE. z dnia 10 października 2014 r.

Program Operacyjny Infrastruktura i Środowisko

SPOTKANIE INFORMACYJNE DLA BENEFICJENTÓW. Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego

Rozliczanie projektów unijnych w ramach EFRR RPO WP z wykorzystaniem systemu SL2014

Procedura wnioskowania beneficjenta o płatność pośrednią i końcową Wydział Budżetu

Kontrola projektów realizowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata

Cel składania harmonogramów

Program Operacyjny Kapitał Ludzki 2013

Załącznik nr Wzór wniosku o płatność załącznik do umowy

ROZLICZANIE PROJEKTÓW ORAZ PRZYGOTOWYWANIE WNIOSKÓW O REFUNDACJĘ Z EUROPEJSKIEGO FUNDUSZU ROZWOJU REGIONALNEGO DLA PROJEKTÓW INTERREG III A

M I N I S T R A R O Z W O J U I F I N A N S Ó W 1) z dnia.

WNIOSEK BENEFICJENTA O PŁATNOŚĆ

Obowiązki beneficjenta

Komunikat. Szczegółowe informacje znajdują się w poniższych tabelach zmian:

Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych

Reguły udzielania dofinansowania w formie zaliczki beneficjentom RPO WM

LISTY SPRAWDZAJĄCE PROGRAMU OGRANICZANIA NISKIEJ EMISJI WFOSIGW W ŁODZI

Rozliczanie projektów w ramach

8.3 Wytyczne IZ dot. zasad rozliczania i poświadczania poniesionych wydatków dla projektów realizowanych w ramach działania 9.

OPIS ZMIAN W OPISIE SYSTEMU ZARZĄDZANIA I KONTROLI REGIONALNYM PROGRAMEM OPERACYJNYM WOJEWÓDZTWA LUBELSKIEGO NA LATA

ZASADY ROZLICZANIA PROJEKTÓW W RAMACH MRPO. Departament Funduszy Europejskich Kraków, 25 lutego 2011 r.

Spotkanie informacyjne dla Koordynatorów zzakresu rozliczania przedsięwzięć

INFRASTRUKTURA I SRODOWISKO NARODOWA STRATEGIA SPÓJNOSCI. IV Priorytet POIiŚ. Umowa o dofinansowanie

Reguły udzielania dofinansowania w formie zaliczki beneficjentom RPO WM

Umowa o dofinansowanie projektu systemowego. realizowanego w ramach. Poddziałania oraz PO KL

Obowiązki beneficjentów wynikające z umowy o dofinansowanie

Harmonogram składania wniosków o płatność w SIWIZ

Ubiegając się o zaliczkę beneficjent powinien posiadać wystawione, ale jeszcze niezapłacone faktury związane z realizacją projektu.

Załącznik nr Instrukcja wypełniania wniosku o płatność

Procedura i terminy raportowania w ramach Raportu z Postępu Realizacji Mikroprojektu:

Stan wdrażania Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata w poszczególnych subregionach

PORADNIK. Jak wypełniać wniosek Beneficjenta o płatność w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki

OBOWIĄZKI BENEFICJENTA WYNIKAJĄCE Z ZAPISÓW UMOWY PO WER

Korygowanie wydatków nieprawidłowo poniesionych oraz weryfikacja wniosków o płatnośćw ramach priorytetu I i II POIiŚ

KRYTERIA FORMALNE WYBORU PROJEKTÓW DLA DZIAŁANIA 6.2 INFRASTRUKTURA OCHRONY ZDROWIA I POMOCY SPOŁECZNEJ PODDZIAŁANIA 6.2

ZA OKRES: Tak/Nie/ Nie dotyczy. Wyszczególnienie

Temat Rozliczanie projektów unijnych w ramach EFRR RPO WP z wykorzystaniem systemu SL2014

WNIOSEK O PRZYZNANIE GRANTU

Raportowanie postępu realizacji projektu

Data wpływu wniosku: Podpis i pieczęć: Nr wniosku:

Wytyczne programowe dotyczące certyfikacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego

Priorytet X. Pomoc techniczna

zakresu i terminów składania wniosków o płatność w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich

RAPORTOWANIE I EWIDENCJA. kwiecień 2011

Lp Dotychczasowy zapis Proponowany zapis Uwagi/Uzasadnienie 1 1 str. marzec 2009 r. 24 marca 2009 r.

Obowiązki beneficjentów związane z rozliczaniem środków finansowych otrzymanych z funduszy UE. styczeń 2013

Perspektywa finansowa NSRO. Okres programowania NPR

WNIOSEK BENEFICJENTA O PŁATNOŚĆ

Raportowanie postępu realizacji projektu. Rabka Zdrój, lipca 2017 r.

reprezentowania Beneficjenta kopie faktur lub innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej, kopię ewidencji środków trwałych;

Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia

Załącznik 2. Wymagania dotyczące audytu projektu

ROZLICZANIE PROJEKTÓW W PROGRAMIE OPERACYJNYM KAPITAŁ LUDZKI

Zmiany w realizacji projektów PO KL wynikające z ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych Warszawa, 17 grudnia 2009 r.

Wojewódzki Urząd Pracy w Kielcach * * *

KARTA ZMIAN NR 3/XIII/2014 ( nr nadaje Biuro odpowiedzialne za wprowadzanie zmian do dokumentu) Instrukcja Wykonawcza Instytucji Zarządzającej RPO WIM

Zasady realizacji umów o dofinansowanie projektu w ramach Poddziałania PO KL. Omówienie zasad sprawozdawczości finansowej

Procedura sprawozdawczości projektu Program Rozwojowy Politechniki Warszawskiej

Załącznik 2. Wymagania dotyczące audytu projektu

Reguły oraz minimalny zakres kontroli na miejscu realizacji Planów Działań Pomocy Technicznej. 1. Reguły ogólne

Uruchomienie i rozliczenie środków w umowach o dofinansowanie zadań realizowanych przez państwowe jednostki budżetowe

Umowa o dofinansowanie jako podstawa przyznania dofinansowania

PYTANIA I ODPOWIEDZI szkolenie nt. Umowy i płatności w ramach RPOWP na lata z dn r.

Kontrola projektów EFS w ramach RPO WP

Zasady dotyczące certyfikacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego

MONITOROWANIE PROGRAMU OPERACYJNEGO

Rozliczanie projektów unijnych w ramach EFS RPO WP z wykorzystaniem systemu SL2014

SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Rozliczanie projektów w w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki

Instrukcja wypełnienia okresowego raportu z postępu realizacji projektu FUNDUSZ STUDY TOUR

UMOWA DOTACJI CELOWEJ w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój dla WOJEWÓDZTWA XXX na 2017 r. Nr XX/POWER/DC/2017

Załącznik nr 5.6 Wzór wniosku o płatność załącznik do umowy

Przewodnik dla beneficjentów EFRR v. 12

Instrukcja wypełniania wniosku beneficjenta o płatność w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki

Transkrypt:

Raport Końcowy z badania: Analiza sprawności przepływów finansowych w ramach RPO WP 2007-2013 WOJEWÓDZTWO PODKARPACKIE

Cel badania Celem badania była: ocena skuteczności funkcjonowania systemu przepływów finansowych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podkarpackiego na lata 2007-2013.

Cele szczegółowe Analiza struktury organizacyjnej systemu zarządzania finansowego RPO WP, procedur regulujących funkcjonowanie kluczowych procesów systemu, w tym: identyfikacja kluczowych operacji w procesie/zespole procesów (niezbędnych wejść i wyjść w danej operacji), w tym identyfikacja operacji zbędnych - nie przynoszących wartości dodanej identyfikacja i wizualizacja ścieżek krytycznych (ewentualnych wąskich gardeł) w systemie przepływów finansowych Zweryfikowanie systemu pod kątem sprawności i terminowości wykorzystywania środków finansowych, w tym analiza danych systemu monitorowania, dotyczących prognozowanych i zrealizowanych płatności dodatkowy Określenie trudności i problemów występujących w systemie zarządzania finansowego dodatkowy Weryfikacja procedur pod kątem dostosowania do nowej ustawy o finansach publicznych

Kryteria ewaluacyjne Trafność odpowiada na pytanie czy system zarządzania finansowego jest poprawnie zaprojektowany (adekwatność konstrukcji / struktury organizacyjnej systemu / przyjętych procedur) Skuteczność odpowiada na pytanie czy system funkcjonuje sprawnie, jest skuteczny (efektywność organizacyjna systemu).

Poziomy badania relacji Beneficjent MRR Instytucja Certyfikująca (IC) / Instytucja Pośrednicząca w Certyfikacji (IPOC) IZ RPO WP

Organizacja badania Raport metodologiczny Moduł 1 Analiza danych zastanych Moduł 2 Indywidualne wywiady pogłębione (IDI) Moduł 3 Wywiady kwestionariuszowe: z pracownikami oraz beneficjentami (CATI) Moduł 4 Obserwacje uczestniczące Moduł 5 Analiza zgromadzonych danych oraz FGI Raport końcowy

Wyniki badania w zakresie wypełniania zadań przez IZ RPO WP oraz zgodności procedur z prawem polskim i unijnym nie ma żadnych zastrzeżeń.

respondentów Beneficjenci liczba wniosków o płatność 16 14 12 10 8 6 4 2 0 1 wniosek 2 wnioski 3 wnioski 4 wnioski 5 i więcej wniosków

Analiza ścieżek krytycznych Lp. Procedura Przedmiot procesu Rodzaj Liczba czynności Czas trwania [dni robocze] 1 Procedura poświadczania wniosków o płatność Wniosek dotyczy refundacji lub wnioskowania o zaliczkę Wniosek nie zawiera żadnych błędów 2 Wniosek/załączniki wymaga poprawienia i/lub uzupełnienia 3 Wniosek dotyczy postępu rzeczowego (pełni funkcję sprawozdawczą) lub wniosek państwowej jednostki budżetowej Wniosek nie zawiera żadnych błędów 4 Wniosek/załączniki wymaga poprawienia i/lub uzupełnienia 9 32 15 67 7 30 13 65 5 Procedura przekazywania Zlecenia uruchomienia Zlecenie nie zawiera błędów 7(10) 10 środków na rzecz środków finansowych przy 6 beneficjentów refundacji Zlecenie zawiera błędy 11(16) 15 7 Zlecenia uruchomienia Zlecenie nie zawiera błędów 7(10) 7 8 środków finansowych przy zaliczce Zlecenie zawiera błędy 11(16) 11 9 Procedura przygotowania poświadczenia i deklaracji wydatków oraz wniosku o płatność okresową 10 Procedura sporządzenia, sprawdzenia i weryfikacji zbiorczego dokumentu Poświadczenie i deklaracja wydatków oraz wniosek o płatność okresową od IZ RPO WP do IC Poświadczenie i deklaracja wydatków oraz wniosku o płatność okresową Zbiorczy dokument Poświadczenia 4 9 Zbiorczy dokument Poświadczenia nie zawiera błędów 11 Zbiorczy dokument Poświadczenia zawiera błędy 6(12) 8 8(15) 13

Wyposażenie stanowisk pracy 0 5 10 15 20 25 30 35 40 Stanowisko pracownika zdecydowanie wyposażano w odpowiedni sprzęt i oprogramowanie Stanowisko pracownika raczej wyposażano w odpowiedni sprzęt i oprogramowanie Stanowisko pracownika raczej nie wyposażano w odpowiedni sprzęt i oprogramowanie Stanowisko pracownika zdecydowanie nie wyposażano w odpowiedni sprzęt i oprogramowanie Pracownik nie wie lub trudno mu powiedzieć

Wyposażenie stanowisk pracy Inny (fax) Kalkulator Drukarka Komputer 0 5 10 15 20 Brakujące elementy wyposażenia stanowisk pracy w opinii pracowników IZ RPO WP.

Ocena użyteczności systemu informatycznego przez pracowników 0 5 10 15 20 25 30 35 40 Pracownik ocenia użyteczność systemu informatycznego na 1 Pracownik ocenia użyteczność systemu informatycznego na 2 Pracownik ocenia użyteczność systemu informatycznego na 3 Pracownik ocenia użyteczność systemu informatycznego na 4 Pracownik ocenia użyteczność systemu informatycznego na 5 Pracownik ocenia użyteczność systemu informatycznego na 6

Samoocena znajomości procedur regulujących proces przepływu środków przez pracowników 0 5 10 15 20 25 30 35 40 Znajomość przez siebie procedur regulujących proces przepływu środków jest bardzo dobra Znajomość przez siebie procedur regulujących proces przepływu środków jest raczej dobra Znajomość przez siebie procedur regulujących proces przepływu środków jest ani dobra ani zła Znajomość przez siebie procedur regulujących proces przepływu środków jest raczej zła

Ocena znajomości procedur regulujących proces przepływu środków innych pracowników przez pracowników 0 5 10 15 20 25 30 35 40 Znajomość przez innych pracowników procedur regulujących proces przepływu środków jest bardzo dobra Znajomość przez innych pracowników procedur regulujących proces przepływu środków jest raczej dobra Znajomość przez innych pracowników procedur regulujących proces przepływu środków jest ani dobra ani zła Znajomość przez innych pracowników procedur regulujących proces przepływu środków jest raczej zła

Potrzeba uczestnictwa w szkoleniach dotyczących systemu przepływów finansowych 0 5 10 15 20 25 30 35 40 Pracownik zdecydowanie nie ma potrzeby uczestnictwa w szkoleniach dotyczących systemu przepływów finansowych Pracownik raczej nie ma potrzeby uczestnictwa w szkoleniach dotyczących systemu przepływów finansowych Pracownik raczej ma potrzebę uczestnictwa w szkoleniach dotyczących systemu przepływów finansowych Pracownik zdecydowanie ma potrzebę uczestnictwa w szkoleniach dotyczących systemu przepływów finansowych Pracownik nie wie lub trudno mu powiedzieć

Liczba dni od daty decyzji do daty podpisania umowy o dofinansowanie projektu. dni Średnia liczba dni Mediana liczby dni Odchylenie standardowe Średnia liczba dni Mediana liczby dni Odchylenie standardowe Średnia liczba dni Mediana liczby dni Odchylenie standardowe Średnia liczba dni Mediana liczby dni Odchylenie standardowe 180 160 140 129 153 147 142 137 120 112 100 80 60 76,5 63,5 40 35,2 20 0 0 0 0,0 Wszystkie osie Oś II Oś IV Oś VIII

Liczba dni od daty podpisania umowy o dofinansowanie do daty złożenia pierwszego wniosku o płatność dni Średnia liczba dni Mediana liczby dni Odchylenie standardowe Średnia liczba dni Mediana liczby dni Odchylenie standardowe Średnia liczba dni Mediana liczby dni Odchylenie standardowe Średnia liczba dni Mediana liczby dni Odchylenie standardowe 90 80 83 70 60 50 54 56 56 60 61 46 48 40 30 29,5 29,9 33,7 20 10 14,0 0 Wszystkie osie Oś II Oś IV Oś VIII

Opóźnienia w realizacji projektów w oczach beneficjentów 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Realizacja projektu odbywa się zgodnie harmonogramem Występują opóźnienia w realizacji projektu

Ocena terminów zawartych w procedurach dotyczących przepływów pieniężnych 0 5 10 15 20 Terminy określone w procedurach dotyczących przepływów 25 finansowych zostały określone zupełnie nierealistycznie Terminy określone w procedurach dotyczących przepływów finansowych zostały określone raczej nierealistycznie Terminy określone w procedurach dotyczących przepływów finansowych zostały określone raczej realistycznie Terminy określone w procedurach dotyczących przepływów finansowych zostały określone zdecydowanie realistycznie Pracownik nie wie lub trudno mu powiedzieć

Terminowość składania wniosków o płatność przez beneficjentów w oczach pracowników IZ RPO WP 0 5 10 15 20 25 Wszyscy lub prawie wszyscy beneficjenci składają wnioski terminowo Większość beneficjentów składa wnioski terminowo Około połowa beneficjentów składa wnioski terminowo

Średnia liczba dni Mediana liczby dni Odchylenie standardowe Średnia liczba dni Mediana liczby dni Odchylenie standardowe Średnia liczba dni Mediana liczby dni Odchylenie standardowe Średnia liczba dni Mediana liczby dni Odchylenie standardowe dni Średnia liczba dni kalendarzowych całościowej weryfikacji wniosku o płatność 14 12 13 11 13 13 13 11 12 10 8 7,6 7,0 7,5 9 8,3 6 4 2 0 Wszystkie osie Oś II Oś IV Oś VIII

Czas trwania procesu weryfikacji wniosków o płatność przez beneficjentów w oczach pracowników IZ 0 5 10 15 20 25 Proces weryfikacji wniosku o płatność trwa 1-7 dni Proces weryfikacji wniosku o płatność trwa 8-15 dni Proces weryfikacji wniosku o płatność trwa 16-30 dni Proces weryfikacji wniosku o płatność trwa 31-60 dni Proces weryfikacji wniosku o płatność trwa 61 dni i więcej

Terminowość weryfikacji wniosków o płatność w oczach beneficjentów 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Wniosek został zatwierdzony w terminie Wniosek został rozpatrzony z opóźnieniem

Opóźnienia w akceptacji wniosków o płatność spowodowane błędami. Perspektywa pracowników IZ RPO WP 0 5 10 15 Błędy znajdujące się w składanych wnioskach o płatność 20 zdecydowanie prowadzą do powstawania opóźnień w ich akceptacji Błędy znajdujące się w składanych wnioskach o płatność raczej prowadzą do powstawania opóźnień w ich akceptacji Błędy znajdujące się w składanych wnioskach o płatność raczej nie prowadzą do powstawania opóźnień w ich akceptacji

Liczba dni od daty zatwierdzenia wniosku o płatność do daty wypłaty środków

Ocena współpracy z IZ RPO WP podczas wypełniania wniosków o płatność w oczach beneficjentów 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Współpraca układała się bardzo dobrze Współpraca układała się raczej dobrze Współpraca układała się ani dobrze, ani źle Współpraca układała się raczej źle Współpraca układała się bardzo źle

Poziom trudności wypełniania wniosku o płatność w oczach beneficjentów 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Wypełnienie wniosku o płatność było bardzo łatwe Wypełnienie wniosku o płatność raczej było łatwe Wypełnienie wniosku o płatność nie było ani łatwe, ani trudne Wypełnienie wniosku o płatność raczej było trudne Wypełnienie wniosku o płatność było bardzo trudne

Elementy niespójne lub nieprzejrzyste w opinii beneficjentów pkt 9. Data rozpoczęcia realizacji projektu (format), pkt 11. Rozliczenie kwoty dofinansowania przekazanej w formie zaliczki, pkt 12. Kwota wydatków kwalifikowanych objętych wnioskiem, pkt 13. Wnioskowana kwota dofinansowania, pkt 15. Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem (formaty dat wystawienia dokumentu i zapłaty), pkt 18. Postęp rzeczowo-finansowy realizacji projektu, pkt 20. Wskaźniki realizacji projektu, pkt 22. Harmonogram wydatków na kolejne kwartały.

Spójność i przejrzystość wniosku o płatność w oczach beneficjentów 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Wzór wniosku jest zdecydowanie spójny i przejrzysty Wzór wniosku jest raczej spójny i przejrzysty Wzór wniosku raczej nie jest spójny i przejrzysty Wzór wniosku zdecydowanie nie jest spójny i przejrzysty Respondent nie wie lub trudno mu powiedzieć

Spójność i przejrzystość instrukcji wypełniania wniosku o płatność w oczach beneficjentów 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Instrukcja jest zdecydowanie spójna i przejrzysta Instrukcja jest raczej spójna i przejrzysta Instrukcja raczej nie jest spójna i przejrzysta Instrukcja zdecydowanie nie jest spójna i przejrzysta Respondent nie wie lub trudno mu powiedzieć

Najczęściej występująca liczba błędów we wnioskach o płatność zdaniem pracowników IZ RPO WP 0 5 10 15 20 25 Składane wnioski najczęściej nie zawierają błędów Składane wnioski najczęściej umiarkowaną liczbę błędów (mniej niż 10) Składane wnioski najczęściej zawierają dużo błędów (więcej niż 10)

Stwierdzenie błędów we wnioskach o płatność w oczach beneficjentów 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% We wniosku zostały stwierdzone błędy We wniosku nie stwierdzono błędów

Konsekwencje nowej ufp Współfinansowanie Środki unijne Planowane w budżecie Dotacja celowa BGK? Problem końca roku Rezerwa w budżecie państwa Planowane w budżecie środków europejskich Płatność Przekazywane przez BGK Rezerwa w budżecie środków europejskich

Rekomendacje w zakresie wypełniania zadań przez IZ RPO WP oraz zgodności procedur z prawem polskim i unijnym nie ma żadnych zastrzeżeń. Można zastanowić się nad skróceniem procedury poświadczania wniosków o płatność, poprzez wprowadzenie możliwości równoległego sprawdzania i weryfikacji wniosku o płatność przez dwóch pracowników (np. poprzez możliwość przekazywania części wniosku do weryfikacji przez pierwszego pracownika). Skrócenie tej procedury może się odbyć również poprzez połączenie czasu trwania takich czynności jak: zatwierdzenie i akceptacja z czynnościami poprzednimi (czynności te mogłyby być wykazane jako odrębne, ale musiałyby być zrealizowane w czasie przewidzianym dla czynności poprzedniej).

Rekomendacje Wyposażenie stanowisk pracy w odpowiedni sprzęt i oprogramowanie jest podstawowym czynnikiem warunkującym sprawne funkcjonowanie systemu przepływów finansowych. Dlatego niezbędne jest uzupełnienie stanowisk pracy o brakujący sprzęt i oprogramowanie najbardziej brakującym elementem wyposażenia jest drukarka i fax Rozwiązaniem, które w znacznym stopniu mogłoby uchronić beneficjentów przed ryzykiem popełniania błędów arytmetycznych, może być planowane wprowadzenie generatora wniosków płatniczych Do uniknięcia wpisywania przez beneficjentów błędnego formatu daty może się przyczynić z jednej strony określenie w instrukcji wypełnienia wniosku o płatność, jaki format daty jest prawidłowy. Ponadto również w tym przypadku pomocne może się okazać wprowadzenie generatora wniosków o płatność, w którym format daty byłby narzucany odgórnie

Rekomendacje Za uchybienie uznawano złożenie wniosku w wersji czarno-białej. Przyczyną stwierdzenia uchybienia było to, że logotypy zastosowane w formularzu wniosku o płatność są odpowiednie dla wydruku w kolorze. W celu uniknięcia pojawiania się opisanego powyżej problemu w przyszłości logotypy powinny zostać umieszczone we wniosku o płatność stosownie dla wersji czarno-białej Pomiędzy wysoką samooceną i oceną znajomości procedur przez pracowników, a zgłaszanymi potrzebami szkoleniowymi nie musi zachodzić bezpośrednia sprzeczność, jednak zgłaszane potrzeby szkoleniowe pracowników odpowiedzialnych za rozliczenia i płatności należy wziąć pod uwagę podczas planowania przyszłych szkoleń dla pracowników IZ. Tę rekomendację uznaliśmy za kluczową właśnie z powodu nadchodzących zmian w systemie przepływów finansowych

Rekomendacje Bardzo często pojawiającym się błędem było wskazywanie nieprawidłowej odpowiedzi odnośnie zgodności realizacji projektu z zasadami polityk wspólnotowych, co spowodowane jest sformułowaniem pytania: Czy w trakcie realizacji projektu, w okresie objętym wnioskiem o płatność nie zastosowano kryteriów dyskryminacyjnych w trakcie zatrudniania?. W celu uniknięcia tego typu błędów popełnianych przez beneficjentów, pytania należy redagować w formie twierdzącej. Zatem pytania: "Czy w trakcie realizacji projektu, w okresie objętym wnioskiem o płatność nie zastosowano kryteriów dyskryminacyjnych w trakcie zatrudniania?" oraz "Czy w trakcie realizacji projektu, w okresie objętym wnioskiem o płatność nie zastosowano kryteriów dyskryminacyjnych w trakcie wyłaniania wykonawcy?" należy przeredagować w następujący sposób: "Czy w trakcie realizacji projektu, w okresie objętym wnioskiem o płatność zastosowano kryteria dyskryminujące w trakcie zatrudniania?" oraz "Czy w trakcie realizacji projektu, w okresie objętym wnioskiem o płatność zastosowano kryteria dyskryminujące w trakcie wyłaniania wykonawcy?" Oczywiście na tak przeredagowane pytania odpowiedzią prawidłową, tj. odpowiedzią wskazującą na zgodność realizacji projektu z zasadami polityk wspólnotowych, będzie odpowiedź nie