Nr sprawy: 2017/CC/0051 Warszawa, 16.01.2017 ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT na dzierżawę 2 ciężkich lokomotyw spalinowych dla potrzeb CIECH Cargo Sp. z o.o. w Inowrocławiu Spis treści 1. Zamawiający:... 2 2. Kupiec prowadzący postępowanie:... 2 3. Miejsce realizacji zadania:... 2 4. Kluczowe daty w procesie... 2 5. Prekwalifikacja oferentów... 2 6. Wizja lokalna... 2 7. Pytania i odpowiedzi... 2 8. Wadium... 3 9. Miejsce i termin składania ofert... 3 10. Podział na część handlową i techniczną... 3 11. Złożenie oferty częściowej, wariantowość... 4 12. Zamawiający złoży ofertę w formie przedstawionej poniżej:... 4 13. Informacje i zastrzeżenia:... 5 14. Załączniki... 6 Strona 1 z 6
1. Zamawiający: 1.1. CIECH Cargo Sp. z o.o. 1.2. ul. Fabryczna 4, 88-101 Inowrocław 2. Kupiec prowadzący postępowanie: 2.1. Ewa Czuper Koordynator ds. zakupów strategicznych Ewa.Czuper@CiechGroup.com Telefon +48226391170; +48669600026 3. Miejsce realizacji zadania: 3.1. Miejsce realizacji zadania: CIECH Cargo Sp. z o.o. 3.2. Adres: ul. Fabryczna 4, 88-101 Inowrocław 4. Kluczowe daty w procesie 4.1. Planowany termin podpisania Umowy: 16.02.2017 4.2. Zakładane terminy pośrednie: nie dotyczy 4.3. Planowany termin zakończenia: nie dotyczy 5. Prekwalifikacja oferentów. Kryteria formalne i ogólne, które bezwzględnie musi spełnić każdy z oferentów. 5.1. Zamawiający zastrzega roczny limit km 150 000 dla lokomotyw rozliczany w stosunku rocznym. 5.2. Oferta będzie zawierać osobę do kontaktu sprawującą nadzór nad ofertą. 5.3. Termin ważności oferty nie powinien być wcześniejszy niż 15.03.2017r. 5.4. Do oferty należy dołączyć skan podpisanego Oświadczenia Oferenta znajdujące się w załączniku nr 2. 5.5. Do oferty należy dołączyć deklarację dostarczenia w terminie 2 tygodni poprzedzających dostawę lokomotyw następującej dokumentacji : instrukcja obsługi, DTR, DSU, potwierdzona kopia świadectwa dopuszczenia do eksploatacji typu pojazdu kolejowego. 5.6. Przeprowadzenie niezbędnego szkolenia personelu obsługi i utrzymania leżeć będzie po stronie Wynajmującego. 6. Wizja lokalna Nie dotyczy 7. Pytania i odpowiedzi Termin składania pytań wynosi do 2 dni przed terminem złożenia ofert, zamawiający udzieli odpowiedzi do 1 dni przed terminem złożenia ofert. Jedyną formą składania pytań i odpowiedzi jest platforma zakupowa LOGINTRADE w trybie zadawania pytań. Zamawiający będzie publikował zbiorcze odpowiedzi na pytania wszystkich oferentów w trakcie ich spływania. Strona 2 z 6
8. Wadium 8.1. Zamawiający wymaga / nie wymaga złożenia wadium 9. Miejsce i termin składania ofert 9.1. Wersja elektroniczna: platforma zakupowa LOGINTRADE, w terminie podanym na platformie. 10. Podział na część handlową i techniczną 10.1. Warunkiem formalnym do spełnienia przez oferenta jest rozdzielenie oferty na dwie części: 10.1.1. Część handlową - formularz ofertowy/zestawienie głównych składników kosztotwórczych, którego składowymi są: 10.1.1.1. Dobowa stawka czynszu wynajmu/dzierżawy. 10.1.1.2. Sposób rozliczenia. 10.1.1.3. Deklaracja niezmienności cen w trakcie realizacji przedmiotu usługi. 10.1.1.4. Przedstawienie oferty w dwóch wersjach: a) z pełnym ubezpieczeniem casco taboru, umowa zawarta przez Wynajmującego z możliwością dopisania Zamawiającego do umowy ubezpieczenia jako stronę ubezpieczoną oraz zapis zrzeczenia się regresu przez ubezpieczyciela wobec Zamawiającego. b) wersja bez ubezpieczenia po stronie Wynajmującego,ubezpieczenie po stronie Zamawiającego dla wartości lokomotywy podanej przez Wynajmującego. 10.1.1.5. Zgoda na udostępnienie treści zawartej polisy ubezpieczeniowej lub innego dokumentu potwierdzającego zawarcie umowy ubezpieczenia, która będzie stanowić załącznik do umowy. 10.1.1.6. Określenie systemu ubezpieczenia lokomotywy: w jakim zakresie przedmiot dzierżawy będzie ubezpieczony przez Wynajmującego (przedstawienie klauzul ubezpieczenia dotyczących eksploatacji lokomotywy / Najemcy) oraz jakie obowiązki w tym zakresie będą wymagane w okresie wynajmu względem CIECH Cargo Sp. z o.o. 10.1.1.7. Określenie limitu czasu w jakim CIECH Cargo Sp. z o.o. będzie zobowiązany do uiszczania czynszu dzierżawnego w przypadkach braku możliwości korzystania z lokomotywy w następujących przypadkach: a) niesprawności lokomotywy z przyczyn technicznych leżących po stronie wynajmującego, b) wyłączenia lokomotywy w przypadkach innych (w tym wypadków/zdarzeń kolejowych) niż w powyższym pkt. 6a) z wyłączeniem przypadków dla których odpowiedzialność jest po stronie CIECH Cargo Sp. z o.o. Strona 3 z 6
10.1.1.8. Potwierdzenie możliwych terminów dostaw lokomotyw do dzierżawy oraz ewentualne określenie opcji lokomotyw zastępczych (opcja dla maksymalnie 3 miesięcy dzierżawy w uwzględnieniu wymaganego obowiązku pokrycia kosztów podmiany lokomotyw zastępczych przez Wynajmującego). 10.1.2. Część merytoryczną zgodną z wymaganiami SIWZ oraz zawierającą: 10.1.2.1. Określenie/propozycję podmiotów, które będą występować dla lokomotyw w roli podmiotu ECM i dysponenta. 10.1.2.2. Opis organizacji współpracy związanej z eksploatacją podczas okresu dzierżawy obejmujący : obowiązki i zakres raportowania danych związanych z eksploatacją, dostępność dla Najemcy hot line, itp. 10.1.2.3. Opis i charakterystyka cyklu przeglądowo-naprawczego. 10.1.2.4. Opis techniczny i charakterystyka możliwości trakcyjnych lokomotywy. 10.1.2.5. Określenie oferowanej dyspozycyjności dla wydzierżawianych lokomotyw. 10.1.2.6. Określenie maksymalnych terminów dla przywrócenia sprawności lokomotywy w przypadkach jej usterek/awarii (dla przyczyn leżących po stronie lokomotywy) oraz propozycja kar za przekroczenie tych terminów. 10.1.2.7. Określenie maksymalnych terminów odpłatnych (koszt po stronie Najemcy) dostaw części dla przypadków napraw lokomotyw, których konieczność wykonania nie była spowodowana niewłaściwą jakością lokomotywy. 10.1.2.8. Określenie miejsca przekazania lokomotyw (preferowane lokalizacje Inowrocław i Górny Śląsk ). 10.1.2.9. Listę i opis referencji (co najmniej dwie) wraz z dokumentami potwierdzającymi prawidłowe wykonanie usług w podobnym zakresie (ewentualnie listy referencyjne). W części merytorycznej nie mogą się znaleźć elementy dotyczące ceny, umowy i gwarancji. Oferta przygotowana w powyższy sposób może zostać odrzucona z formalnego punktu widzenia. 11. Złożenie oferty częściowej, wariantowość 11.1. Zamawiający dopuszcza złożenia oferty częściowej. 11.2. Zamawiający dopuszcza złożenia różnych wariantów oferty. 12. Zamawiający złoży ofertę w formie przedstawionej poniżej: Załącznik 1 - Część handlowa oferty a) Oferta zgodnie z opisem z pkt. 10.1.1. b) Podpisane oświadczenia Oferenta c) Uzupełniony formularz ofertowy d) Parafowana Umowa e) Uwagi prawne i handlowe Strona 4 z 6
Załącznik 2 - Część merytoryczna oferty 13. Informacje i zastrzeżenia: a) Tabela referencji b) Merytoryczne i techniczne elementy oferty zgodnie z wymaganiami Przedmiotu zapytania 13.1. Zamawiający wszczyna postępowanie zamieszczając ogłoszenie na platformie Logintrade www.ciech.logintrade.net. 13.2. Postępowanie będzie przeprowadzone w trybie przetargu nieograniczonego., które prowadzić będzie Komisja powołana przez CIECH Soda Polska S.A. 13.3. Warunkiem uczestnictwa w przetargu jest niezbędna wiedza i doświadczenie do wykonania zadania. 13.4. Zamawiający wybiera ofertę najkorzystniejszą na podstawie wcześniej zdefiniowanych kryteriów oceny. 13.5. Ofertę składa się, pod rygorem nieważności poprzez platformę Logintrade. 13.6. Dopuszcza się złożenie oferty w formie pisemnej, w miejscu wskazanym w zapytaniu ofertowym w zamkniętej kopercie z dopiskiem: Oferta handlowa dla postępowania <<Nazwa postępowania z platformy Logintrade>> prowadzonego przez <<Nazwa Zamawiającego>>, <<Imię i Nazwisko Kupca Prowadzącego>>. Nie otwierać przed <<Data i godzina>>. Wszystkie wpisy zgodnie z informacjami umieszczonymi na platformie LOGINTRADE. Oferta w wersji pisemnej powinna być złożona na adres Zamawiającego wskazany w ogłoszeniu, w jednym egzemplarzu z podziałem na część handlową i część merytoryczną. Oferty złożone w otwartych kopertach, a także przesłane faksem Zamawiający może odrzucić, a Oferentów którzy je złożył może zostać wykluczony z postępowania. Do ofert złożonych wyłącznie w wersji papierowej należy dołączyć kopię oferty w formie elektronicznej. 13.7. Dokumenty sporządzone w języku obcym są składane wraz z tłumaczeniem na język polski. 13.8. Do oferty ostatecznej należy dołączyć parafowany przez Oferenta projekt umowy i/lub Ogólnych Warunków w sprawie wykonania Zamówienia, stanowiący Załącznik do Zapytania Ofertowego. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odrzucenia oferty w całości w przypadku zmian w warunkach handlowych i prawnych zaproponowanych w zapytaniu, w szczególności w modyfikacji zawartych w propozycji Umowy zapisów. 13.9. Zamawiający dopuszcza zgłoszenie uwag do zapisów Umowy wyłącznie w trakcie prowadzenia postępowania, w trybie Pytań i Odpowiedzi, przez platformę zakupową Logintrade. Zamawiający ustosunkuje się do ww. pytań zgodnie z terminami wskazanymi w Zapytaniu Ofertowym. 13.10. Brak zgody Oferenta z przedstawionymi w zapytaniu warunkami umownymi lub wniesione zmiany co do treści Umowy mogą być podstawą do wykluczenia oferenta z dalszego postępowania, ze względu na brak uzyskania porównywalności ofert. 13.11. Oferenci zobowiązani są zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w SIWZ i przygotować ofertę zgodnie z wymaganiami określonymi w tym dokumencie. 13.12. Dopuszcza się złożenie ofert częściowych, jeżeli zostało to jednoznacznie wskazane w Zapytaniu ofertowym. 13.13. Oferent przygotuje swoją ofertę z uwzględnieniem 90 dniowego terminu ważności oferty, liczonego od dnia wyznaczonego przez Zamawiającego jako ostatni dzień składania ofert. 13.14. Oferent przyjmuje do wiadomości, że Zamawiający nie udziela pożyczek, zaliczek ani przedpłat na poczet realizowanego zadania. 13.15. Oferent może, przed upływem terminu do składania ofert, zmienić lub wycofać ofertę. 13.16. Z zawartością ofert nie można zapoznać się przed upływem terminu ich otwarcia. 13.17. Otwarcie ofert jest niejawne i następuje bezpośrednio po upływie terminu do ich składania. 13.18. Wszelkie informacje przedstawione w niniejszym Zapytaniu oraz udostępniane Oferentom w trakcie postępowania, przekazywane są wyłącznie w celu przygotowania oferty i w żadnym wypadku nie powinny być wykorzystywane w inny sposób, ani udostępniane osobom nie uczestniczącym w postępowaniu. 13.19. Wszystkie koszty związane z udziałem w postępowaniu, w tym koszty związane ze sporządzeniem i przedłożeniem oferty ponosi Oferent, niezależnie od wyniku postępowania. 13.20. W uzasadnionych przypadkach Zamawiający może, w każdym czasie przed upływem terminu składania ofert, zmodyfikować treść Zapytania. Dokonaną w ten sposób modyfikację Zamawiający przekaże niezwłocznie wszystkim Oferentom. W przypadku, gdy zmiana powodować będzie konieczność modyfikacji oferty, Strona 5 z 6
Zamawiający przedłuży termin składania ofert z uwzględnieniem czasu niezbędnego do wprowadzenia w ofertach zmian wynikających z modyfikacji treści Zapytania. 13.21. Zamawiający może odrzucić złożoną przez Oferenta Ofertę, w szczególności, gdy Ofertę złożono po terminie lub Oferta nie spełnia wymagań określonych w niniejszym Zapytaniu. 13.22. W przypadku wykluczenia Oferenta, jak i odrzucenia jego Oferty, Zamawiający nie jest zobowiązany do składania wyjaśnień, a Oferentowi nie przysługują żadne roszczenia wobec Zamawiającego. 13.23. Oferta powinna być wyrażona w polskich złotych. Zamawiający dopuszcza możliwość złożenia oferty w EUR. Dla celów porównania ofert, wartość EUR zostanie przeliczona na PLN wg kursu średniego NBP z dnia otwarcia ofert. 13.24. Oferta winna zostać przekazana na formularzu ofertowym, będącym załącznikiem do Zapytania lub w tabeli na platformie zakupowej. 13.25. Wszelkie kwoty cen winny być wskazywane w ofercie ostatecznej cyfrowo i słownie. 13.26. W ofercie ostatecznej wszystkie ceny winny być wskazywane w kwotach obejmujących kwoty podatku od towarów i usług (VAT) (kwoty brutto) oraz bez uwzględnienia kwot tego podatku (kwoty netto), wraz ze wskazaniem stawki należnego podatku od towarów i usług. 13.27. W razie rozbieżności pomiędzy cyfrowym a słownym wskazaniem ceny, wiążąca jest kwota wskazana słownie. 13.28. Oferent musi ustalić i uwzględnić wszystkie koszty i opłaty związane z charakterem prac, wynikające z lokalnych warunków i ograniczeń oraz uwzględnić wszystkie inne czynniki mogące wpłynąć na koszty kontraktu. 13.29. Wymaga się, aby wszystkie strony oferty były ponumerowane i podpisane przez osobę uprawnioną do składania oświadczeń w imieniu Oferenta, a całość połączona i opatrzona datą złożenia oferty. 13.30. Wymaga się, by oferta była przygotowana na formularzach stanowiącym Załącznik do niniejszego Zapytania oraz złożona wraz z wymaganymi dokumentami w formie elektronicznej, w jednym pliku zawierającym spis treści, w formacie PDF. 13.31. Oferta powinna być podpisana przez osoby wskazane w do tego celu upoważnione. W przypadku, jeśli oferta jest podpisywana przez osoby, które nie są wskazane w aktualnym odpisie KRS jako upoważnione do reprezentacji Oferenta, wymagane jest załączenie do oferty pełnomocnictwa dla osób podpisujących ofertę udzielonego przez osoby wskazane w aktualnym odpisie KRS do reprezentacji Oferenta. 13.32. Załączane do oferty harmonogramy powinny być przedstawione w tygodniach od momentu rozpoczęcia prac lub dostaw, wysłania Zamówienia, podpisania Umowy lub innego momentu wskazanego w zapytaniu. Zabrania się, chyba że jest to wskazane inaczej w zapytaniu ofertowym, wskazywania dat kalendarzowych dla poszczególnych etapów. 13.33. Zamawiający bierze pod uwagę możliwość przeprowadzenia aukcji elektronicznych w celu wyłonienia Wykonawcy, Oferent zgadza się na taki sposób wyłonienia Wykonawcy. 13.34. Jeżeli oferent, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy Zamawiający może odrzucić ofertę tego oferenta i wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzania ich ponownej oceny. W takim wypadku Zamawiający zawiadamia o tym Oferenta, którego oferta została odrzucona i Oferenta, którego oferta została w wybrana na mocy powyższego postanowienia. 13.35. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wykluczenia Oferenta z udziału w postępowaniu bez podania przyczyny, unieważnienia konkursu ofert bez podania przyczyny, nie rozpatrywania oferty złożonej po terminie, odstąpienia od wybrania oferty w każdej chwili bez podania przyczyny, przeprowadzenia dodatkowych negocjacji, bądź uznania, że konkurs ofert nie został rozstrzygnięty bez podania uzasadnienia. 14. Załączniki 14.1. Załącznik 1 Przedmiot zapytania 14.2. Załącznik 2 Oświadczenie oferenta 14.3. Załącznik 3 - Formularz oferty 14.4. Załącznik 4 - Wzór Umowy Strona 6 z 6