Wydawanie pieniędzy Uczelni, czyli Jak rozliczać dokumenty księgowe? Podstawowe informacje: 1. Żeby wydać pieniądze Samorządu Studentów APS musisz mieć zgodę: a. Rady Studentów APS (zatwierdzony projekt Koła Naukowego) lub b. przewodniczącego Komisji wchodzącej w skład Zarządu SS APS (dotyczy tylko pozycji w budżecie odnoszących się do danej Komisji) lub c. zgodę od Przewodniczącego/Przewodniczącej Samorządu Studentów. 2. Robiąc zakup musisz wziąć dokument o tym poświadczający, czyli fakturę VAT lub rachunek na dane APS: Akademia Pedagogiki Specjalnej im. Marii Grzegorzewskiej ul. Szczęśliwicka 40 02-353 Warszawa NIP: 525-00-05-840 3. Nie ma możliwości rozliczenia paragonu, dlatego pamiętaj o fakturze lub rachunku. Sprzedawca ma obowiązek Ci go wystawić. 4. Gdy w niniejszym Poradniku jest mowa o dostarczeniu dokumentów do Samorządu APS rozumie się przez to wrzucenie ich do skrzynki pocztowej w pokoju 1054. 5. Na rozliczenie faktury masz 3 tygodnie od daty na fakturze. Jeżeli po upływie 3 tygodni od daty wzięcia faktury nie dostarczysz jej do Samorządu nie będziemy mogli jej rozliczyć. 6. Bilety za przejazdy rozlicza się inaczej niż faktury. O tym później. 7. Jeżeli masz jakieś pytania pisz do Sekretarza APS, Jakuba Murackiego na maila jakub.muracki@gmail.com lub zadzwoń pod numer 794 795 202. Jednak najpierw uważnie przeczytaj poradnik.
Ok, mam zgodę na wydanie pieniędzy. Co teraz? Są trzy warianty. Wersja 1. Zapłacę samemu, APS mi potem zwróci pieniądze na konto lub w gotówce Wersja 2. Pójdę do sklepu, pobiorę towar, a sklep wystawi mi fakturę przelewową to znaczy, że ja nie płacę, zapłaci później APS. Uwaga mało który sprzedawca na to pójdzie. Zazwyczaj musi on mieć zaufanie do APS że ten na pewno zrobi przelew. No i do osoby, która kupuje towar, bo może to jakiś Franek z ulicy który z APSem nie ma nic wspólnego. Dlatego ten sposób jest dość rzadko spotykany, jednak możliwy. Jeżeli tak jest, pamiętaj żeby termin płatności wynosił minimum 21 dni. Każdy dzień zwłoki to odsetki naliczane APSowi a rozliczanie faktury to długi proces. Wersja 3. Poproszę sprzedawcę o dokument proforma Jeżeli sprzedawca nie chce mi wydać sprzętu na ładne oczy to możesz go poprosić o proformę. To taka przed-faktura. Sprzedawca wystawia taki dokument (na dane APS) i pisze co chcesz kupić za te 2500 zł. Ale nie daje Ci towaru. Ty zanosisz proformę do Sekretarza SS APS, on ogarnia żeby APS zrobił przelew sprzedawcy. Gdy to zrobi idziesz do sprzedawcy a on wydaje Ci towar. Jeżeli bardzo potrzebujesz to można z APS wydobyć potwierdzenie zrobienia tego przelewu. Uwaga potem potrzebujesz od sprzedawcy oryginalnej faktury VAT. Proforma nie jest dokumentem który można zaksięgować, więc pamiętaj że przy odbiorze towaru musisz wziąć też fakturę VAT.
Jak to rozliczyć? Wersja 1 Jeżeli masz fakturę lub rachunek z opłaconym przez Ciebie towarem to pewnie zależy Ci żeby APS jak najszybciej oddał Ci pieniądze. Żeby poszło to sprawnie faktura musi bezproblemowo przejść przez system księgowy APS. Żeby poszło to jak najszybciej postąp wg poniższych instrukcji. Do każdego rozliczanego dokumentu lub pliku dokumentów dołącz kartkę (nie pisz po fakturze/rachunku!!), na której napiszesz: 1. Kto dostarcza fakturę swoje imię i nazwisko 2. Kontakt telefoniczny do Ciebie 3. Za jaki projekt jest to faktura/rachunek 4. Z ramienia jakiej organizacji SS APS dokonujesz zakupu czy to zakupy dla Koła Naukowego (jeżeli tak to takiego) czy dla Komisji programowej czy może jeszcze coś innego zlecone przez Przewodniczącego SS APS. 5. Jeżeli wersja 1. To napisz że faktura jest opłacona przez Ciebie lub kogoś innego 6. Napisz, w jaki sposób APS ma zwrócić Ci pieniądze: a. Jeżeli gotówka: napisz swój numer indeksu. Gotówkę odbierzesz w kasie uczelni (między budynkiem a i b na pierwszym piętrze) w poniedziałki, środy i piątki w godz. 11-13 jak tylko faktura zostanie rozliczona (około tygodnia) b. Jeżeli wolisz przelew to napisz swój numer konta. Dostaniesz przelew gdy faktura dotrze do księgowości (zazwyczaj szybciej niż miałaby jeszcze dotrzeć do kasy uczelni w gotówce więc polecam to rozwiązanie). 7. Upewnij się że napisałeś/napisałaś wszystko powyższe. To naprawdę ważne. Wersja 2. Jak wspomniałem wyżej od momentu gdy weźmiesz od sprzedawcy taki dokument, zegar tyka. A APS musi opłacić fakturę do terminu wskazanego na dokumencie, więc trzeba się pospieszyć. Żeby faktura przeszła od Samorządu do przelewu do księgowości może minąć nawet tydzień. Nie jest to zależne od nas, więc dostarcz fakturę możliwie szybko. Odsetki za zwłokę to nieprzyjemna sprawa i może skończyć się sądem. Używasz pieniędzy Akademii więc jesteś za nie współodpowiedzialna/współodpowiedzialny. Do każdego rozliczanego dokumentu lub pliku dokumentów dołącz kartkę (nie pisz po fakturze/rachunku!!), na której napiszesz:
1-4 tak samo jak wersja 1. 5. Napisz że faktura jest do opłacenia. 6. 7. Tak samo upewnij się że wszystko już napisałaś/napisałeś. Wersja 3. Dostałaś/dostałeś proformę od sprzedawcy. Co dalej? 1. Zanieś ją do Samorządu i opisz tak samo jak wersję 2. 2. Gdy dostaniesz towar pamiętaj o oryginalnej fakturze VAT. 3. Oryginalną fakturę VAT dostarcz do Samorządu i dołącz do niej kartkę z informacjami: 1-4. tak samo jak wersja 1. 5. Napisz, że to faktura do proformy którą dostarczono wcześniej 6. 7. Upewnij się że wszystko napisałaś/napisałeś.
Rozliczanie biletów Każdy bilet powyżej 50 km podróży jest fakturą samą w sobie. Nie musisz brać faktury na bilety (zazwyczaj i tak nikt Ci jej nie wyda mówiąc to co powyżej). Jeżeli jedziesz na konferencję i będziesz potrzebować rozliczyć bilety PKP, PKS, autobusowe, tramwajowe, lotnicze czy jakiekolwiek inne musisz: 1. Minimum 10 dni przed wyjazdem dostarczyć do Samorządu Polecenie Wyjazdu Służbowego (dalej PWS) potocznie zwane delegacją lub delegaturą. Pobierzesz ten dokument również z Samorządu. 2. Wypełniasz PWS wg wzorca nr 1 zamieszczonego poniżej. Jeżeli jedziecie w kilka osób każde PWS musi być wypełnione na każdą osobę oddzielnie. 3. Dostarczasz PWS do Samorządu. 4. Przed wyjazdem odbierasz PWS z Samorządu. Do tego czasu ten wyjazd zostanie zarejestrowany w APS i dostanie stosowne pieczątki i zgody. To trochę trwa, więc 10 dni to minimalny czas na załatwienie tych formalności. 5. Jedziesz na wyjazd. Zachowaj oryginalne bilety! 6. Podczas pobytu na PWS po prawej stronie musisz zdobyć potwierdzenie od organizatora że tam byłaś/byłeś. Zazwyczaj przybija się tam pieczątkę organizatora i datą i jego podpisem. 7. Polecam pobrać podpisy od uczestników (wzorzec 2) już teraz. Teraz jesteście na razem na wyjeździe - później może być to trudne żeby wszystkich złapać. 8. Wracasz. Zachowaj oryginalne bilety! 9. Wypełniasz PWS wg wzorca nr 2 zamieszczonego poniżej. 10. Załączasz oryginalne bilety. Jeżeli to bilet internetowy drukujesz bilet i go załączasz. 11. Jeżeli chcesz zwrot na konto bankowe dołącz kartkę z numerem konta. Jeżeli tego nie zrobisz, wszystkie zwroty będą dokonywane w gotówce, w kasie APS. Jeżeli dostarczysz PWS która będzie źle wypełniona lub nie będzie zawierała biletów nie wyjazd nie zostanie rozliczony. Jeżeli nie weźmiesz ze sobą PWS na wyjazd to później nie będzie możliwości rozliczenia biletów. PAMIĘTAJ! Rozliczanie biletów to skomplikowana operacja. Wymaga czasu na rejestrację PWS w Akademii, więc dostarcz nam dokumenty wcześniej. Zachowuj oryginalne bilety! PWS bez biletów albo z kopiami nie będą rozliczane.