Zapytanie ofertowe. Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym Znak: DAK.241.2.2017 Zapytanie ofertowe Archiwum Państwowe w Zielonej Górze zaprasza do złożenia oferty na zadanie pod nazwą: Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w okresie od 02.01.2018 do 31.12.2020 r. Do zapytania nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. 2015 poz. 2164 ze zm.), SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA Zamawiający Archiwum Państwowe w Zielonej Górze. 65-762 Zielona Góra, Al. Wojska Polskiego 67a, tel. 68 329 98 01; www.archiwum.zgora.pl, e-mail: sekretariat@archiwum.zgora.pl. I. Przedmiot zamówienia 1. Przez przesyłki pocztowe, będą ce przedmiotem zamówienia rozumie się przesyłki listowe o wadze do 2000 g (gabaryt A i B): a) Zwykłe, ekonomiczne przesyłka nierejestrowana nie będąca przesyłką najszybszej kategorii, b) Zwykłe priorytetowe przesyłka nierejestrowana najszybszej kategorii, c) Polecone ekonomiczne przesyłka rejestrowana będąca przesyłką listową, przemieszczaną i doręczaną w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem, d) Polecone priorytetowe przesyłka rejestrowana najszybszej kategorii będąca przesyłką listową, przemieszczaną i doręczaną w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem, e) Polecone ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) przesyłka listowa przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru, f) Polecone priorytetowe ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) przesyłka listowa najszybszej kategorii przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru. 2. Paczki pocztowe, będące przedmiotem zamówienie rozumie się paczki pocztowe o wadze do 10.000 g (gabaryt Ai B) a) Ekonomiczne paczki rejestrowane nie będące paczkami najszybszej kategorii, b) Priorytetowe paczki pocztowe najszybszej kategorii, c) Ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) paczki rejestrowane ekonomiczne i priorytetowe przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru. II. Zobowiązanie zamawiającego: Zamawiający w ramach świadczenie usług pocztowych zobowiązuje się do: 1. Umieszczenia na przesyłce listowej i paczce nazwy odbiorcy wraz z jego adresem (podanym jednocześnie w pocztowej książce nadawczej dla przesyłek rejestrowanych), określając rodzaj przesyłki (zwykła, polecona, priorytet, ZPO), umieszczenia nadruku (pieczątki) określającej pełną nazwę i adres Zamawiającego na stronie adresowej każdej nadawanej przesyłki oraz oznaczenia potwierdzające wniesienie opłaty za usługę 2. Nadawanie przesyłek w stanie uporządkowanym, przez co należy rozumieć: a) Dla przesyłek rejestrowanych wpisanie każdej przesyłki do pocztowej książki nadawczej w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić 1
będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii i przesyłek, b) Dla przesyłek zwykłych nierejestrowanych zestawienie ilościowe przesyłek wg poszczególnych kategorii wagowych sporządzone dla celów rozliczeniowych z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii i przesyłek, 3. do nadawania przesyłek listowych i paczek w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczenie bez ubytku i uszkodzenia do miejsca zgodnie z adresem przeznaczenia. 4. do pakowania przesyłek listowych w kopertę odpowiednio zabezpieczoną, natomiast opakowanie paczki będzie zabezpieczone przed dostępem do jej zawartości oraz uszkodzeniem w czasie przemieszczania. 5. umieszczenia na przesyłce oprócz nazwy nadawcy i adresata oraz wskazania rodzaju przesyłki, np. zwykła, polecona, priorytet czy ZPO, także informację o wniesieniu opłaty za usługę. Zamawiający dopuszcza możliwość oznakowania przesyłek listowych krajowych poprzez naniesienie symbolu 1-literowego lub 2-Iiterowego uzgodnionego z Wykonawcą. Zamawiający zastrzega, iż ceny jednostkowe za wykonanie przedmiotu zamówienia wskazane przez Wykonawcę w Tabeli nie ulegną zmianie w okresie jej obowiązywania z zastrzeżeniem, iż w przypadku zmiany cen jednostkowych za świadczenie usług pocztowych zatwierdzonych przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej lub w sposób określony w ustawie Prawo Pocztowe zostaną wprowadzone aneksem do niniejszej umowy. Zamawiający zastrzega, iż wniesie opłatę za faktycznie zwróconą, pod względem ilościowym, korespondencję przekazaną na podstawie opłaty w formie przerzuconej na adresata. W tabeli poniżej zostały wyszczególnione rodzaje przesyłek jakie będą zlecane Wykonawcy oraz orientacyjne ilości danej korespondencji. Zamawiający przyjął podane ilości przesyłek każdego rodzaju w oparciu o analizę potrzeb. Zestawienie to daje podstawę do wyliczenia ceny. Zamawiający nie jest zobowiązany do zrealizowania w 100% podanych ilości przesyłek. Rodzaje i ilości przesyłek w ramach świadczonych usług są szacunkowe i będą ulegały zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego, na co Wykonawca wyraża zgodę. Wykonawca nie będzie dochodził roszczeń z tytułu zmian ilościowych i rodzajowych w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia. Faktyczne ilości realizowanych przesyłek mogą odbiegać od podanych ilości, zaś każda z usług wskazanych w tabeli poniżej musi być dostępna dla Zamawiającego: Szacunkowa ilość przesyłek (szt.) Zakres przedmiotu zamówienia 1026 do 350 g 182 ponad 350 g do 1000 g 115 do 350 g 10 ponad 350 g do 1000 g Przesyłka listowa nierejestrowana w kategorii A doręczenie do 6 dni Przesyłka listowa nierejestrowana w kategorii B doręczenie do 6 dni 10 ponad 1000 g do 2000 kg 54 do 350 g Przesyłka listowa nierejestrowana priorytetowa w kategorii A doręczenie do 2 dni 10 ponad 350 g do 1000 g Przesyłka listowa nierejestrowana priorytetowa w kategorii B doręczenie do 2 dni 2
5 do 350 g 2 ponad 1000 g do 2000 kg 285 do 350 g Przesyłka listowa polecony rejestrowana w kategorii A doręczenie do 6 dni 142 ZPO - usługa potwierdzenia odbioru do listu 18 do 350 g Przesyłka listowa polecony rejestrowana w kategorii B doręczenie do 6 dni 5 ponad 350 g do 1000 g 2 ponad 1000 g do 2000 kg 17 ZPO - usługa potwierdzenia odbioru do listu 15 do 350 g Przesyłka listowa polecony rejestrowana priorytetowa w kategorii A doręczenie do 2 dni 10 ponad 350 g do 1000 g 5 ponad 1000 g do 2000 kg 17 ZPO - usługa potwierdzenia odbioru do listu 2 do 350 g Przesyłka listowa polecony rejestrowana priorytetowa w kategorii B doręczenie do 2 dni 1 ponad 350 g do 1000 g 1 ponad 1000 g do 2000 kg 2 ZPO - usługa potwierdzenia odbioru do listu 200 do 50 g 210 do 50 g 50 do 50 g 5 ponad 2 kg do 5 kg Przesyłka listowa zagraniczna nierejestrowana priorytetowe Europa Przesyłka listowa zagraniczna nierejestrowana Europa Przesyłka listowa zagraniczna nierejestrowana Ameryka Południowa, Środkowa i Azja Paczka pocztowa krajowa ekonomiczna gabaryt A 3
2 ponad 5 kg do 10 kg Paczka pocztowa krajowa priorytetowa gabaryt A 2 ponad 2 kg do 5 kg 2 ponad 5 kg do 10 kg III. Wymagania Przyjmowanie, przemieszczanie i doręczanie przesyłek, pocztowych oraz ich ewentualny zwrot (Przesyłki listowe i paczki pocztowe), które będą realizowane na zasadach określonych w powszechnie obowiązujących przepisach prawa, w szczególności w ustawie z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 29 grudnia 2012 r., poz. 1529). 1. W ramach zamówienia Zamawiający przewiduje nadawanie przesyłek wymagających zastosowania obowiązujących przepisów prawa w tym: a) Rozporządzeniem Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej (Dz. U. 2013 poz. 1468) b) Ustawą z dnia 23 kwietnia 1964 r.- Kodeks cywilny (Dz. U. z 1964 Nr 16, poz. 93 z późn. zm.). c) Międzynarodowymi przepisami pocztowymi. 2. Zamawiający przewiduje możliwość sporządzenia odrębnego wykazu przesyłek wymagających nadania u operatora wyznaczonego w celu nadania przesyłek przez Wykonawcę u operatora wyznaczonego w dniu odebrania przesyłek z siedziby Zamawiającego. 3. Zamawiający dopuszcza, że część przesyłek zostanie nadana przez inny podmiot w imieniu i na rzecz Zamawiającego, jak również przy wykorzystaniu innych operatorów pocztowych niż operator wybrany w niniejszym postępowaniu. Zamawiający nie dopuszcza możliwości, że na dowodzie nadania przesyłki będzie figurować inny podmiot niż Zamawiający. 4. Zamawiający dopuszcza, aby na kopertach przesyłek doręczanych w ramach udzielonego zamówienia znajdowały się znaki opłaty pocztowej innego operatora pocztowego, niż Wykonawca, któremu Zamawiający udzielił zamówienia. 5. Zamawiający dopuszcza, aby Wykonawca, który uzyska zamówienie, a nie będzie nim operator wyznaczony, nadawał przesyłki we własnym imieniu w placówkach operatora wyznaczonego. 6. Zamawiający przewiduje możliwość korzystania z udostępnionego bezpłatnie przez Wykonawcę narzędzia do nadawania przesyłek w wersji elektronicznej oraz ich śledzenia, dzięki któremu proces przygotowywania korespondencji ulegnie uproszczeniu. 7. Wykonawca dostarczy Zamawiającemu wzory pocztowej książki nadawczej oraz zestawienia ilościowo -wartościowego. 8. Jeśli przesyłki listowe oraz paczki wymagać będą specjalnego, odrębnego oznakowania lub opakowania właściwego dla danego Wykonawcy - Wykonawca dostarczy we własnym zakresie wszelkie materiały niezbędne do tego celu. 9. Wykonawca będzie doręczał do Zamawiającego pokwitowane przez odbiorcę potwierdzenia odbioru" niezwłocznie po doręczeniu przesyłki. W przypadku nieobecności adresata, Wykonawcę w tym przedmiocie obowiązują przepisy Ustawa Prawo Pocztowe, Rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego, Rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 r. w sprawie reklamacji powszechnej usługi pocztowej w zakresie przesyłki rejestrowanej i przekazu pocztowego oraz regulaminy wewnętrzne Wykonawcy. 10. W przypadku utraty, ubytku, uszkodzenia przesyłki bądź niewykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu umowy Wykonawca zapłaci Zamawiającemu należne odszkodowanie, zgodnie z przepisami rozdziału 8 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U, z 29 grudnia 2012 r., poz. 1529), 11. Wykonawca zobowiązuje się do przekazania wszystkich oznaczeń przesyłek rejestrowanych i priorytetowych. 12. Wykonawca zobowiązuje się do odbioru korespondencji z siedziby Zamawiającego od poniedziałku do piątku w godzinach 14:00-15:00 z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy lub wskaże miejsce dostarczenia korespondencji przeznaczonej do wysyłki w odległości nie większej niż 4 km od siedziby Zamawiającego. 13. Zamawiający dopuszcza możliwość by na kopercie oprócz danych wskazanych przez Zamawiającego znajdowały się wyłącznie informacje związane z obiegiem przesyłek takie jak: stempel Wykonawcy z datą nadania, numer nadawczy w przypadku przesyłek rejestrowanych, stempel informujący o opłacie za usługę lub informacje o ewentualnym awizowaniu przesyłek. 4
14. Wykonawca dołączy do składanej oferty, wzór umowy (umów) na świadczenie usług pocztowych. 15. Zamawiający zastrzega sobie wprowadzenia zmian w przesłanym przez Wykonawcę wzorze umowy. 16. Odpowiedzialność za świadczone usługi, będzie ponosił Wykonawca/operator pocztowy na podstawie zawartej umowy. 17. Faktycznym nadawcą przesyłek będzie Zamawiający, niedopuszczalnym jest stosowanie nazwy Wykonawcy/operatora pocztowego jako nadawcy przesyłki. 18. Wartość brutto złożonej oferty, powinna zawierać wszystkie niezbędne koszty w tym usługi pośrednictwa przy wykonywaniu tzw. przesyłek terminowych", związane z przemieszczeniem korespondencji przekazanej przez Zamawiającego. Oferta złożona na formularzu Zamawiającego lub załączony do niej cennik powinien być jednolity, a Zamawiający mieć możliwość wyliczenia ceny jednostkowej za dany rodzaj przesyłki. 19. Standard wszystkich placówek pocztowych, o których mowa w ust. 6, musi zapewniać bezpieczeństwo przechowywania korespondencji oraz gwarantować dochowanie tajemnicy pocztowej, o której mowa w art. 41 ustawy Prawo pocztowe. 20. Wykonawca jest zobowiązany do zachowania tajemnicy pocztowej, o której mowa w art. 41 ustawy Prawo pocztowe oraz ochrony zawartości przesyłek przed nieuprawnionym ujawnieniem ich zawartości. 21. Wykonawca potwierdza posiadanie odpowiedniej infrastruktury, umożliwiającej w sposób skuteczny nadawanie przesyłek za opłatą przerzuconą na adresata na terenie całego kraju kierowanej do Archiwum Państwowego. 22. Rozliczenie opłat za zwrot przesyłki nastąpi na podstawie cennika Wykonawcy/Operatora pocztowego, załączonego do formularza oferty. 23. Na podstawie specyfikacji zbiorczej wysłanej korespondencji dołączonej do Faktury za bieżący miesiąc rozliczeniowy. Zamawiający ureguluje wszystkie należności związane z realizacją przedmiotu zamówienia. 24. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca/operator pocztowy posiadał zdolność wykonania całości przedmiotu zamówienia. IV. Obowiązki Wykonawcy /Operatora pocztowego 1. Podział korespondencji i tworzenie odrębnych dokumentów nadawczych, jeżeli będą wymagane. 2. Nanoszenie innych nadruków/znaków opłaty pocztowej na przesyłkach, jeżeli będą wymagane. 3. Odbiór awizowanych przesyłek oraz ich dostarczenia do Zamawiającego, jeżeli zajdzie taka potrzeba. 4. Opłata za zwrot przesyłki (opłatę za zwrot przesyłki Zamawiający ureguluje na podstawie specyfikacji zbiorczej wysłanej korespondencji, dołączonej do Faktury, w bieżącym miesiącu rozliczeniowym). 5. Dołączanie druków potwierdzenia odbioru (zamawiający nie dopuszcza stosowania nazwy Wykonawcy/operatora pocztowego jako nadawcy przesyłki). WAŻNE Wszystkie w/w czynności Zapytania ofertowego będą leżały po stronie Wykonawcy/Operatora pocztowego. Zamawiający ureguluje należność za realizację przedmiotu zamówienia, na podstawie cennika Wykonawcy/Operatora pocztowego załączonego do formularza oferty. V. Klauzula społeczna, o których mowa w art. 29 ust. 4 ustawy Pzp: 1. Zamawiający wymaga w ramach realizacji klauzuli społecznej, aby 30 % osób zatrudnionych w firmie Wykonawcy/Operatora pocztowego było zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. 2. Zamawiający wymaga w ramach realizacji klauzuli społecznej, przekazania oświadczenia Wykonawcy/Operatora pocztowego o spełnieniu klauzuli społecznej: a) w momencie składania oferty, b) za każde półrocze. V. Termin wykonania zamówienia Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów w okresie od dnia podpisania umowy, jednak nie wcześniej niż od 02.01.2018 r. do dnia 31.12.2020 r. VI. Płatność za realizację przedmiotu zamówienia: 1. Za wykonanie przedmiotu Umowy, Zamawiający będzie uiszczał opłatę w formie opłaty z dołu, która nastąpi w ciągu 21 dni od momentu przekazania/wystawienia Zamawiającemu prawidłowo wystawionej faktury VAT oraz zestawiania ilościowo-wartościowego nadanych przesyłek. 5
2. Zamawiający wyraża zgodę na przesyłanie faktur w wersji elektronicznej. VII. Kryterium wyboru oferty: cena 100% Zamawiający wybierze ofertę wykonawcy, który przedstawi najniższą cenę oraz spełni wymagania wskazane specyfikacji. VIII. Miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert 1. Oferty należy składać wyłącznie drogą e-mail na adres: sekretariat@archiwum.zgora.pl w nieprzekraczalnym terminie do dnia 28.12.2017 r. do godz. 12:00. Zielona Góra, 19.12.2017 r. 6