Portal Pracowniczy Wnioski do Działu Spraw Socjalnych UŁ

Portal Pracowniczy Wnioski do Działu Spraw Socjalnych UŁ Instrukcja dla pracowników UŁ elektronicznych wniosków o dofinansowania z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych kierowanych do Działu Spraw Socjalnych UŁ Marzec 2018 COPYRIGHT@CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018

Instrukcja Wniosków do Działu Spraw Socjalnych dla pracowników UŁ Spis treści SPIS TREŚCI... 1 1. WPROWADZENIE... 2 PROCEDURA SKŁADANIA I ROZPATRYWANIA WNIOSKÓW DSS... 3 2. JAK ZŁOŻYĆ ELEKTRONICZNY WNIOSEK DSS... 5 3. OŚWIADCZENIE PRACOWNIKA O OSIĄGNIĘTYCH PRZYCHODACH ZA ROK POPRZEDNI... 8 JAK WYPEŁNIĆ OŚWIADCZENIE PRACOWNIKA O OSIĄGNIĘTYCH PRZYCHODACH ZA ROK POPRZEDNI... 8 4. KOREKTA DO OŚWIADCZENIA PRACOWNIKA O OSIĄGNIĘTYCH PRZYCHODACH ZA ROK POPRZEDNI... 16 5. WNIOSEK ELEKTRONICZNY O DOFINANSOWANIE DO PRZEDSZKOLI... 17 JAK WYPEŁNIĆ WNIOSEK ELEKTRONICZNY O DOFINANSOWANIE DO PRZEDSZKOLI... 17 ETAPY OBIEGU WNIOSKU ELEKTRONICZNEGO O DOFINANSOWANIE DO PRZEDSZKOLI... 22 6. WNIOSEK ELEKTRONICZNY O DOFINANSOWANIE DO WCZASÓW "POD GRUSZĄ"... 24 JAK WYPEŁNIĆ WNIOSEK ELEKTRONICZNY O DOFINANSOWANIE DO WCZASÓW POD GRUSZĄ ETAP WNIOSKOWANIA - KROK 1. 24 WNIOSEK ELEKTRONICZNY O DOFINANSOWANIE DO WCZASÓW POD GRUSZĄ AKCEPTACJA MERYTORYCZNA I ZATWIERDZENIE WNIOSKU DO REALIZACJI PRZEZ DSS KROK 2... 28 7. WNIOSEK ELEKTRONICZNY O DOFINANSOWANIE DO WCZASÓW ZAKUPIONYCH INDYWIDUALNIE... 29 JAK WYPEŁNIĆ WNIOSEK ELEKTRONICZNY O DOFINANSOWANIE DO WCZASÓW ZAKUPIONYCH INDYWIDUALNIE ETAP WNIOSKOWANIA - KROK 1... 29 WNIOSEK ELEKTRONICZNY O DOFINANSOWANIE DO WCZASÓW ZAKUPIONYCH INDYWIDUALNIE AKCEPTACJA MERYTORYCZNA I ZATWIERDZENIE WNIOSKU DO REALIZACJI PRZEZ DSS KROK 2... 35 8. WNIOSEK ELEKTRONICZNY O DOFINANSOWANIE DO DZIAŁALNOŚCI KULTURALNO-OŚWIATOWEJ... 36 JAK WYPEŁNIĆ WNIOSEK ELEKTRONICZNY O DOFINANSOWANIE DO DZIAŁALNOŚCI KULTURALNO-OŚWIATOWEJ ETAP WNIOSKOWANIA - KROK 1... 36 ETAPY OBIEGU WNIOSKU ELEKTRONICZNEGO O DOFINANSOWANIE DO DZIAŁALNOŚCI KULTURALNO-OŚWIATOWEJ... 41 9. WNIOSEK ELEKTRONICZNY O DOFINANSOWANIE DO KOLONII/OBOZU... 43 JAK WYPEŁNIĆ WNIOSEK ELEKTRONICZNY O DOFINANSOWANIE DO KOLONII/OBOZU ETAP WNIOSKOWANIA - KROK 1?... 43 WNIOSEK ELEKTRONICZNY O DOFINANSOWANIE DO KOLONII/OBOZU AKCEPTACJA MERYTORYCZNA I ZATWIERDZENIE WNIOSKU DO REALIZACJI PRZEZ DSS KROK 2... 48 10. WNIOSEK ELEKTRONICZNY O DOFINANSOWANIE DO ZIMOWISKA... 49 JAK WYPEŁNIĆ WNIOSEK ELEKTRONICZNY O DOFINANSOWANIE DO ZIMOWISKA ETAP WNIOSKOWANIA - KROK 1... 49 WNIOSEK ELEKTRONICZNY O DOFINANSOWANIE DO ZIMOWISKA AKCEPTACJA MERYTORYCZNA I ZATWIERDZENIE WNIOSKU DO REALIZACJI PRZEZ DSS KROK 2... 54 SPIS RYSUNKÓW... 55 COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 1

1. Wprowadzenie Wnioski DSS w Portalu Pracowniczym to grupa elektronicznych dokumentów, umożliwiająca pracownikom Uniwersytetu Łódzkiego, za pośrednictwem systemu składanie wniosków do Działu Spraw Socjalnych UŁ o udzielenie dofinansowań z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Przepisy regulujące możliwość składania Wniosków DSS w formie elektronicznej zawarte są w Zarządzeniu Nr 66 Kanclerza Uniwersytetu Łódzkiego z dnia 27.03.2009r. (wraz z późniejszymi zmianami) w sprawie Regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Dokumenty dostępne są na stronie https://dss.uni.lodz.pl/regulamin/. Celem wprowadzenia elektronicznej wersji Wniosków DSS w Portalu Pracowniczym jest częściowe zautomatyzowanie procesu składania ich przez pracownika za pośrednictwem systemu a następnie zatwierdzania przez Dział Spraw Socjalnych UŁ. Złożenie wniosku elektronicznego nie wymaga drukowania dokumentów oraz osobistej wizyty pracownika w DSS. Dokumentami elektronicznymi należącymi do grupy Wniosków DSS są: Wniosek DSS Oświadczenie o przychodach - oświadczenie pracownika o osiągniętych przychodach brutto za rok poprzedzający jest podstawowym dokumentem, wymaganym do wypełnienia przez pracownika w pierwszej kolejności, niezbędnym do składania elektronicznych wniosków o udzielenie dofinansowań z ZFŚS. Uwaga: Oświadczenie o przychodach za ubiegły rok kalendarzowy pracownik składa raz w roku. Oświadczenie złożone/zatwierdzone pozostaje na Liście zadań pracownika na cały rok kalendarzowy i uprawnia do składania na jego podstawie elektronicznych Wniosków DSS. W przypadku zmiany przez pracownika danych dotyczących wysokości przychodów i/lub członków rodziny, należy zaktualizować oświadczenie poprzez złożenie Korekty do oświadczenia o przychodach (opcja dostępna z poziomu formularza Oświadczenia). Złożona Korekta do oświadczenia o przychodach, staje się jedynym ważnym i obowiązującym dokumentem na podstawie którego pracownik może składać elektroniczne wnioski o udzielenie dofinansowań z ZFŚS. Po złożeniu Korekty do oświadczenia, Oświadczenie automatycznie zostaje zarchiwizowane w systemie (znika z Listy zadań i trafia do Moje Archiwum) Wniosek DSS dofinansowanie do przedszkoli pracownik może złożyć raz w roku kalendarzowym wniosek elektroniczny o dofinansowanie do przedszkoli dla wszystkich uprawnionych dzieci uczęszczających do placówek przedszkolnych. Wniosek składany jest wraz z pierwszymi dowodami poniesionych kosztów. Następnie obieg dokumentu umożliwia pracownikowi dołączanie kolejnych dowodów opłat sukcesywnie w każdym kwartale danego roku kalendarzowego. Wniosek DSS dofinansowanie do wczasów pod gruszą pracownik może złożyć raz w roku kalendarzowym wniosek elektroniczny o dofinansowanie do wczasów pod gruszą dla całej rodziny. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 2

Wniosek DSS dofinansowanie do wczasów zakupionych indywidualnie - pracownik może złożyć raz na dwa lata wniosek elektroniczny o dofinansowanie do wczasów zakupionych indywidualnie dla całej rodziny pod warunkiem, że pracownik w danym roku kalendarzowym nie złożył już wniosku o dofinansowanie do wczasów pod gruszą dla całej rodziny. Wniosek DSS dofinansowanie do działalności kulturalno oświatowej pracownik może złożyć raz w roku kalendarzowym wniosek elektroniczny o dofinansowanie do działalności kulturalno-oświatowej. Obieg dokumentu umożliwia pracownikowi wielokrotne ubieganie się o dofinansowanie do wydarzeń kulturalno-oświatowych, do czasu wyczerpania przez niego limitu max. sumy faktur podlegającej dofinansowaniu w danym roku kalendarzowym. Wniosek DSS dofinansowanie do kolonii/obozu pracownik może złożyć raz w roku kalendarzowym elektroniczny wniosek o dofinansowanie do kolonii / obozu, osobno na każde uprawnione dziecko uczęszczające do szkoły podstawowej lub średniej. Wniosek DSS dofinansowanie do zimowiska pracownik może złożyć raz w roku kalendarzowym elektroniczny wniosek o dofinansowanie do zimowiska, osobno na każde uprawnione dziecko uczęszczające do szkoły podstawowej lub średniej. Szczegółowy opis każdego ww. typu dokumentów w dalszej części instrukcji. Procedura składania i rozpatrywania Wniosków DSS Procedura składania i rozpatrywania Wniosków DSS odbywa się w całości w Portalu Pracowniczym. Podstawowym i wymaganym dokumentem do ubiegania się przez pracownika o dofinansowania do świadczeń z ZFŚS jest w pierwszej kolejności wypełnienie i złożenie w systemie Oświadczenia o przychodach. Oświadczenia o przychodach ze statusem złożone/zatwierdzone pozostaje na Liście zadań pracownika na cały rok kalendarzowy uprawniając do składania na jego podstawie elektronicznych Wniosków DSS. Z nowym rokiem dokument automatycznie zostaje zakończony i zarchiwizowany. Po wypełnieniu Oświadczenia o przychodach, pracownik może złożyć elektroniczny wniosek o dofinansowanie z ZFŚS. Wypełniony wniosek DSS następnie trafia na Listę zadań do pracownika Działu Spraw Socjalnych w celu weryfikacji merytorycznej. Pracownik Działu Spraw Socjalnych przedstawia wniosek DSS pracownika na posiedzeniu Komisji ZFŚS. Po akceptacji Komisji ZFŚS oraz Kanclerza, pracownik Działu Spraw Socjalnych zatwierdza (lub odrzuca) wniosek DSS w systemie. Pracownik otrzymuje automatyczne powiadomienie e-mail o rozpatrzeniu jego wniosku. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 3

Uwaga: Początkowy termin złożenia w systemie Wniosków DSS o dofinansowanie z ZFŚS na bieżący rok kalendarzowy zależny jest od terminu uzgodnienia przez Kanclerza i Związki Zawodowe nowych tabel świadczeń socjalnych na bieżący rok kalendarzowy (max. termin do końca marca r.b.). W Portalu Pracowniczym, na stronie głównej w Aktualnościach zamieszczana jest informacja od Działu Spraw Socjalnych o publikacji nowych tabel świadczeń socjalnych na nowy rok kalendarzowy oraz możliwości składania wniosków elektronicznie. Dokumenty z grupy Wniosków DSS nie podlegają wydrukowi przez pracownika, w całości procedowane i rozpatrywane są elektronicznie. Wersje elektroniczne Wniosków DSS nie wykluczają obecnie obowiązującej na UŁ formy osobistego składania przez pracowników papierowych wniosków o dofinansowanie z ZFŚS w Dziale Spraw Socjalnych. Wnioski elektroniczne stanowią formę alternatywną do wyboru przez pracownika. Za pośrednictwem Portalu Pracowniczego z zakładki Sprawy socjalne pracownik może dokonać wyboru w zakresie formy składania przez niego Wniosków DSS. Wnioski mogą być procedowane w postaci dokumentów w obiegu elektronicznym lub dokumentów w wersji papierowej. Pracownik za pośrednictwem systemu, ma na bieżąco wgląd na jakim etapie rozpatrywany jest jego wniosek elektroniczny (zakładka Moje Dokumenty) oraz dostęp do wszystkich swoich archiwalnych Wniosków DSS złożonych poprzez system (zakładka Moje archiwum). Uwaga: Pracownik może złożyć Wniosek DSS w Portalu Pracowniczym tylko w swoim imieniu, nie może złożyć wniosku w imieniu zastępowanego pracownika lub na mocy uprawnień do procedowania delegacji w imieniu upoważnionych pracowników. Pracownik, który ma nadane w systemie uprawnienie zastępstwa drugiego pracownika, widzi Listę zadań pracownika zastępowanego ale nie ma dostępu do dokumentów z grupy Wnioski DSS (tj. Oświadczenia o przychodach pracownika oraz Wniosków DSS o dofinansowania z ZFŚS). COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 4

2. Jak złożyć elektroniczny Wniosek DSS W Portalu Pracowniczym pracownik może złożyć elektroniczny Wniosek DSS wchodząc w zakładkę Sprawy socjalne. W pierwszej kolejności należy wypełnić Oświadczenie o przychodach za rok ubiegły, poprzez kliknięcie w ZŁÓŻ OŚWIADCZENIE ELEKTRONICZNE. Po wypełnieniu i złożeniu Oświadczenia o przychodach, następnie można wybrać typ elektronicznego Wniosku DSS, który pracownik chce wypełnić i kliknąć przy danym typie wniosku ZŁÓŻ WNIOSEK ELEKTRONICZNY. Na przykład w wierszu Dofinansowanie do przedszkoli system domyślnie otwiera do uzupełnienia na pierwszym jego kroku formularz Wniosek elektroniczny o dofinansowanie do przedszkoli. Sprawy socjalne Wnioski DSS obieg elektroniczny Wszystkie elektroniczne dokumenty w systemie, w tym Wnioski DSS pracownik może również złożyć poprzez zakładkę Dokumenty -> Dodaj. Zakres wyświetlanych sekcji zależny jest od uprawnień użytkownika. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 5

Dokumenty - lista sekcji Po kliknięciu w Dodaj pojawia się strona Wybierz typ dokumentu, gdzie pracownik wskazuje typu dokumentu z listy: - Delegacja krajowa obieg mieszany - Delegacja krajowa obieg z podpisem elektronicznym - Nota wewnętrzna - Wniosek DSS dofinansowanie do działalności kulturalno-oświatowej - Wniosek DSS dofinansowanie do kolonii/obozu - Wniosek DSS - dofinansowanie do przedszkoli - Wniosek DSS dofinansowanie do wczasów pod gruszą - Wniosek DSS dofinansowanie do wczasów zakupionych indywidualnie - Wniosek DSS dofinansowanie do zimowiska - Wniosek DSS oświadczenie o przychodach - Wniosek urlopowy urlop okolicznościowy - Wniosek urlopowy urlop wypoczynkowy - Wniosek urlopowy urlop wypoczynkowy na żądanie Po wskazaniu z listy typu dokumentu np. Wniosek DSS oświadczenie o przychodach wybór należy zatwierdzić klikając WYBIERZ. Dodawanie dokumentów - wybór typu dokumentu przez użytkownika: Wniosek DSS Oświadczenie o przychodach COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 6

Utworzony Wniosek DSS system automatycznie zapisuje na Liście zadań pracownika. System domyślnie, po dodaniu nowego dokumentu otwiera jego formularz do edycji na pierwszym kroku. Jeżeli pracownik chce w późniejszym czasie wypełnić Wniosek DSS to może kliknąć na formularzu Przerwij i zachowaj jako roboczy. Dokument zostanie zapisany i zamknięty, pracownik będzie mógł go odszukać na swojej Liście zadań. W celu dokończenia wypełniania Wniosku DSS, na Liście zadań należy odszukać dany wniosek. Następnie w pozycji wiersza tego wniosku można otworzyć dokument klikając w przycisk funkcyjny AKCJE i w nim Otwórz dokument. W sekcji Lista zadań widok złożony dla każdego typu dokumentu widoczna jest oddzielna tabela. Wnioski DSS pogrupowane są odpowiednio w tabelach: Bieżące oświadczenie i korekty o przychodach, Bieżące wnioski o dofinansowanie do przedszkoli, Bieżące wnioski o dofinansowanie do działalności kulturalno- oświatowej Bieżące wnioski o dofinansowanie do kolonii/obozu oraz zimowiska Bieżące wnioski o dofinansowanie do wczasów pod gruszą oraz dofinansowanie do wczasów zakupionych indywidualnie. Lista zadań widok złożony: tabela Wnioski DSS Na liście zadań pracownika będą widoczne tylko te tabele z grupy dokumentów DSS, dla których pracownik utworzył wniosek DSS i zapisał go (w wersji roboczej) lub otrzymał wniosek DSS do dalszego procedowania. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 7

3. Oświadczenie pracownika o osiągniętych przychodach za rok poprzedni Oświadczenie pracownika o osiągniętych przychodach za rok jest podstawowym dokumentem, który pracownik składa w systemie. Ma ono formę oświadczenia woli pracownika o osiągniętych przychodach brutto za ubiegły rok kalendarzowy dla całego gospodarstwa domowego. Elektroniczne Oświadczenie o przychodach składane jest raz w roku i zastępuje: - dotychczas wypełniane w wersji papierowej na wnioskach tabele o przychodach brutto osób pozostających we wspólnym gospodarstwie domowym, - okazywanie zeznań podatkowych członków rodziny pracownikom DSS przy składaniu wniosku. Oświadczenie o przychodach niezbędne jest, aby pracownik mógł w bieżącym roku kalendarzowym złożyć elektroniczne Wnioski DSS i ubiegać się o dofinansowania z ZFŚS. Oświadczenia o przychodach ze statusem złożone/zatwierdzone pozostaje na Liście zadań pracownika na cały rok kalendarzowy uprawniając do składania na jego podstawie elektronicznych Wniosków DSS. Z nowym rokiem dokument automatycznie zostaje zakończony i zarchiwizowany. Uwaga: w przypadku zmiany przez pracownika danych dotyczących wysokości przychodów i/lub członków rodziny ujętych na Oświadczeniu o przychodach, należy zaktualizować dokument poprzez złożenie Korekty do oświadczenia o przychodach. Proces składania korekty opisany został w dalszej części instrukcji. Jak wypełnić oświadczenie pracownika o osiągniętych przychodach za rok poprzedni Dla przejrzystości wprowadzanych danych dokument pogrupowany został na trzy części Informacje podstawowe, Dane do oświadczenia oraz Oświadczenia pracownika, które kolejno pracownik wypełnia. Na wszystkich Wnioskach DSS dla ułatwienia uzupełniania danych przez pracownika umieszczone zostały ikony informacyjne zawierające wyjaśnienia dla wypełnianego typu dokumentu. W celu zapoznania się z danym objaśnieniem należy kliknąć w ikonę. I. Informacje podstawowe Informacje podstawowe zawierają Informacje o dokumencie (Pracownik, Numer dokumentu, Typ dokumentu) oraz Informacje o pracowniku (Imię i Nazwisko, Kod pracownika, Stanowisko, Jednostka zatrudnienia), system wypełnia je automatycznie. Zawarte w tej części dane nie można edytować, pobierane są one z systemu Kadrowo- Płacowego, jeżeli pracownik ma wątpliwości co do ich prawidłowości należy skontaktować się z Działem Spraw Pracowniczych UŁ. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 8

Oświadczenie pracownika o osiągniętych przychodach za rok - przykład oświadczenia z podaniem informacji o wysokości przychodu brutto COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 9

Oświadczenie pracownika o osiągniętych przychodach za rok - przykład oświadczenia bez podania informacji o wysokości przychodu brutto COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 10

II. Dane do oświadczenia Druga część Dane do oświadczenia zawiera pola, które wymagane są do wypełnienia przez pracownika. Informacje te stanowią podstawę do ubiegania się o przyznanie świadczeń z ZFŚS. W sekcji Informacja o wysokości przychodu brutto pracownik może dokonać wyboru pomiędzy Chcę podać informacje o wysokości przychodu brutto lub Nie chcę podać informacji o wysokości przychodu brutto. W zależności od decyzji i kliknięcia, na formularzu zostaną wyświetlone kolejne pola wymagane do wypełnienia: Chcę podać informacje o wysokości przychodu brutto W przypadku zaznaczenia Chcę podać informacje o wysokości przychodu brutto wyświetlone zostają sekcje Wysokość przychodu brutto gospodarstwa domowego, oraz Osoby pozostające we wspólnym gospodarstwie domowym z pracownikiem. W sekcji Wysokość przychodu brutto gospodarstwa domowego pracownik wpisuje kwotę łącznego przychodu brutto dla całego gospodarstwa domowego uzyskaną w ubiegłym roku kalendarzowym. Łączny przychód brutto jest to suma przychodów brutto wszystkich uprawnionych członków gospodarstwa domowego zawierająca: - przychód brutto pracownika UŁ ze źródeł pochodzących z UŁ oraz innych, - przychody brutto wszystkich pozostałych uprawnionych członków rodziny będących we wspólnym gospodarstwie domowym. Wyłączeniu podlegają zasiłki rodzinne, pielęgnacyjne, pogrzebowe oraz świadczenia wychowawcze otrzymywane z programu 500+ oraz przychody dzieci do kwoty stanowiącej roczny dochód niepodlegający obowiązkowi podatkowemu w wysokości wynikającej z ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych w danym roku kalendarzowym. Przychód brutto - gdzie szukać kwoty? Pit 37 umowa o pracę, umowa zlecenie poz. 64; Pit 36 umowa o pracę oraz działalność gospodarcza poz. 43,48,50, 55,58,64,69,74,79,81,85; Pit 36L poz. 15,20 (jeśli jest strata to wpisujemy 0 ); Pit 40A emerytura/renta poz.38; Pit 28 oświadczenie pracownika o osiągniętym dochodzie; oświadczenie o wysokości otrzymanych alimentów; gospodarstwo rolne (ha przeliczeniowe x śr. dochód z gospodarstwa rolnego na podstawie obwieszczenia Prezesa GUS); w przypadku renty socjalnej przyznanej dzieciom w oparciu o stopień niepełnosprawności wydawana jest decyzja z ZUS u z podaniem kwoty. w przypadku, gdy osoba uprawniona do świadczeń z Funduszu prowadzi działalność gospodarczą opodatkowaną na zasadach ogólnych lub uzyskuje przychody z najmu lub dzierżawy opodatkowane na zasadach ogólnych, tzn. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 11

rozlicza wyniki z tych tytułów w zeznaniu PIT 36 lub PIT 36/L, podstawą wyliczenia wysokości świadczeń jest w tych przypadkach dochód, czyli różnica między przychodem a kosztami jego uzyskania. Drugą sekcją jaką pracownik uzupełnia po zaznaczeniu Chcę podać informacje o wysokości przychodu brutto to Osoby pozostające we wspólnym gospodarstwie domowym z pracownikiem. System wyświetla listę członków rodziny wraz z pracownikiem, należy zaznaczyć osoby pozostające we wspólnym gospodarstwie domowym z pracownikiem. Osoby uprawnione do otrzymania świadczeń z ZFŚS. Członek rodziny to współmałżonek oraz dzieci do ukończenia 18 roku życia, a także jeśli kształcą się do czasu ukończenia nauki, nie dłużej jednak niż do ukończenia 25 roku życia uczące się we wszystkich typach szkół, nieposiadające żadnych dochodów (z wyjątkiem renty rodzinnej, stypendiów naukowych i przychodów z tytułu obowiązkowych praktyk zawodowych) i pozostające we wspólnym gospodarstwie na utrzymaniu rodziców oraz dzieci z orzeczeniem o niepełnosprawności bez względu na wiek, niewykonujące pracy zarobkowej. Lista członków rodziny pobierana jest z systemu Kadrowego, w przypadku braku lub nieaktualnych danych należy uzupełnić informacje w Dziale Spraw Pracowniczych UŁ. Członek rodziny małżonek pracownikiem UŁ / emerytem UŁ W przypadku, gdy współmałżonek jest pracownikiem UŁ lub emerytem UŁ, to jest on członkiem rodziny uprawnionym do otrzymania świadczeń z ZFŚS ale drugi małżonek nie może złożyć na niego Wniosku DSS o dofinansowanie z ZFŚS do wczasów pod gruszą oraz zakupionych indywidualnie. W takiej sytuacji małżonek pracownik UŁ samodzielnie składa Wniosek DSS o dofinansowanie do wczasów. Członek rodziny dziecko - dodatkowe pytania: W przypadku zaznaczenia członka rodziny dziecko należy wskazać miejsce nauki dziecka (pkt.1.1.). Jeśli dziecko uczęszcza do liceum, szkoły zasadniczej, technikum lub szkoły wyższej należy również odpowiedzieć Czy dziecko uzyskało w danym roku kalendarzowym lub/oraz ubiegłym roku podatkowym dochód przekraczający kwotę wolną od podatku dochodowego? (pkt. 1.1.1). Kwota wolna od podatku dochodowego w roku 2018 wynosi 6600,00 zł. Jeżeli dochód dziecka przekroczył kwotę wolną od podatku i pracownik na Oświadczeniu zaznaczy Tak wówczas otrzyma komunikat: W związku z uzyskaniem przez dziecko w danym roku kalendarzowym dochodu przekraczającego kwotę wolną od podatku, zgodnie z Regulaminem ZFŚS dziecko takie jest osobą nieuprawnioną do otrzymania świadczeń z ZFŚS. Dziecko takie nie jest ujęte w przeliczeniu wysokości przychodu miesięcznego brutto na jednego członka rodziny (pkt.2.). COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 12

Dla członka rodziny dziecko należy również odpowiedzieć na pytanie Czy dziecko posiada orzeczenie o stopniu niepełnosprawności? (pkt. 1.2.). Jeżeli pracownik odpowie Tak dla dziecka w wieku powyżej 16 roku życia, system poprosi dodatkowo o wskazanie stopnia niepełnosprawności dziecka (pkt.1.2.1.). Po wpisaniu kwoty łącznego przychodu brutto oraz zaznaczeniu osób pozostających we wspólnych gospodarstwie domowym, system automatycznie dokonuje przeliczenia wysokości przychodu miesięcznego brutto na jednego członka rodziny (pkt.2). Uwaga: W przypadku przekroczenia przychodu miesięcznego brutto powyżej kwoty 5601,00 zł w przeliczeniu na jednego członka rodziny, pracownik otrzyma dodatkowy komunikat: W związku z przekroczeniem górnej granicy miesięcznego przychodu brutto na jednego członka rodziny, świadom/a jestem, że wszelkie świadczenia z ZFŚS o które będę się ubiegać w bieżącym roku kalendarzowym podlegać będą najniższemu przewidzianemu dofinansowaniu. Nie chcę podać informacji o wysokości przychodu brutto W przypadku zaznaczenia Nie chcę podać informacji o wysokości przychodu brutto pracownik wskazuje tylko osoby pozostające w wspólnym gospodarstwie domowym z pracownikiem, które są uprawnione do otrzymania świadczeń z ZFŚS bez podawania kwoty uzyskanego przychodu brutto. III. Oświadczenia pracownika W trzeciej części dokumentu pracownik zobowiązany jest do zapoznania się a następnie zaakceptowania (zaznaczenia checkbox) poszczególnych oświadczeń. Zaznaczenie ich jest niezbędne do ubiegania się o przyznanie świadczeń z ZFŚS. 1. Oświadczenie o wysokości osiągniętych przychodów brutto gospodarstwa domowego. 1.2. W przypadku, gdy pracownik wypełnił informacje o wysokości przychodu brutto, na wniosku wyświetlone jest oświadczenie uzupełnione kwotami przychodu, poniżej przykład: Oświadczam, że w roku 2017 wraz z uprawnionymi członkami rodziny, z którymi pozostaję we wspólnym gospodarstwie domowym osiągnęliśmy łączny przychód brutto w następującej wysokości: 800000 zł, co daje w przeliczeniu na jednego członka rodziny przychód miesięczny brutto w wysokości: 2222.22 zł. 1. 2. W sytuacji, gdy pracownik odmówił podania informacji o wysokości przychodu brutto, na wniosku pojawia się oświadczenie: Odmawiam podania informacji o wysokości osiągniętych przychodów brutto w roku kalendarzowym 2017. Jednocześnie świadom/a jestem, że wszelkie świadczenia z ZFŚS o które będę się ubiegać w danym roku kalendarzowym podlegać będą najniższemu przewidzianemu dofinansowaniu. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 13

2. Oświadczenie o kontynuacji nauki przez dzieci Gdy jednym z członków rodziny wskazanych na dokumencie jest dziecko, które uczęszcza do gimnazjum, liceum, szkoły podstawowej, technikum lub szkoły wyższej to pojawia się następujące oświadczenie: Oświadczam, że wskazane na deklaracji dziecko/ dzieci w wieku do 25 roku życia, pozostające we wspólnym gospodarstwie domowym, uczęszcza/ją do szkoły oraz posiada/ją aktualną legitymację szkolną, studencką lub zaświadczenie potwierdzające kontynuowanie nauki w danym roku kalendarzowym. 3. Oświadczenie o stopniu niepełnosprawności dzieci Gdy jednym z członków rodziny wskazanych na dokumencie jest dziecko, dla którego zaznaczono, że posiada orzeczenie o stopniu niepełnosprawności to pojawia się następujące oświadczenie: Oświadczam, że wskazane na deklaracji dziecko/ dzieci, pozostające we wspólnym gospodarstwie domowym posiada/ją aktualne orzeczenie o wskazanym stopniu niepełnosprawności. 4. Oświadczenie o zapoznaniu się z Regulaminem ZFŚS Pracownik zobowiązany jest do zapoznania się z Zarządzeniem Kanclerza w sprawie Regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Do oświadczenia podpięte jest przekierowanie do Regulaminu ZFŚS. Poniżej treść oświadczenia: Oświadczam, że zapoznałem/am się z Zarządzeniem Nr 66 Kanclerza Uniwersytetu Łódzkiego z dnia 27.03.2009r. (wraz późniejszymi zmianami) w sprawie Regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. 5. Oświadczenie o poprawności danych Pracownik potwierdza, że wpisane na dokumencie dane są zgodne z prawdą, poniżej treść: Oświadczam, że wszystkie podane przeze mnie informacje są zgodne ze stanem faktycznym i składam je świadomy/a odpowiedzialności karnej wynikającej z podania nieprawdy. Świadomy/a jestem odpowiedzialności wynikającej z 10 Zarządzenia nr 66 Kanclerza UŁ z dn. 27.03.2009r (wraz z późniejszymi zmianami): W przypadku podania przez osobę uprawnioną nieprawdziwych danych o sytuacji życiowej, materialnej i rodzinnej, zużycia przyznanej pomocy na cel inny niż świadczenie, jakie przyznała stosowna Komisja lub odstąpienia ulgowego świadczenia socjalnego osobie nieuprawnionej, osoba ta zobowiązana jest do natychmiastowego zwrotu pobranego świadczenia. Pracodawca w uzgodnieniu z odpowiednią Komisją może pozbawić tę osobę uprawnień do ubiegania się o świadczenia socjalne finansowane z Funduszu, na okres od jednego roku do trzech lat. Wyrażam zgodę na potrącenie z mojego wynagrodzenia kwoty świadczeń nienależnie mi przyznanych i wypłaconych ze środków ZFŚS. Po wypełnieniu Oświadczenia o przychodach pracownik może wykonać następujące czynności dla dokumentu: COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 14

Złóż oświadczenie Oznacza zatwierdzenie oświadczenia. Dokument zostanie zapisany na Liście zadań pracownika na kroku 2 Oświadczenie zatwierdzone/obowiązujące. Oświadczenia o przychodach ze statusem złożone/zatwierdzone pozostaje na Liście zadań pracownika na cały rok kalendarzowy uprawniając do składania na jego podstawie elektronicznych Wniosków DSS. Z nowym rokiem dokument automatycznie zostaje zakończony i zarchiwizowany. Przerwij i zachowaj jako roboczy Oznacza zapisanie dokumentu na Liście zadań pracownika. Dotychczas wprowadzone na oświadczeniu informacje będą zapisane, pracownik w późniejszym czasie będzie mógł powrócić do ich wypełnienia. Dokument nie przejdzie na krok 2, zostanie zapisany na Liście zadań pracownika w wersji roboczej na kroku 1 Składanie oświadczenia. Wersja robocza Oświadczenia nie daje podstawy do składania przez pracownika Wniosków DSS o dofinasowania z ZFŚS, taka możliwość jest dopiero po złożeniu Oświadczenia. Usuń dokument Oznacza zakończenie pracy z dokumentem na danym kroku. Po kliknięciu otworzy się nowe okno Usuwanie dokumentu, gdzie należy podać powód usunięcia dokumentu a następnie zatwierdzić klikając Usuń dokument. Dokument zostanie usunięty, zniknie z Listy zadań pracownika i zostanie przeniesiony do Mojego archiwum. Oświadczenie o przychodach zatwierdzone i złożone przez pracownika, znajduje się u niego na Liście zadań na kroku 2 Oświadczenie zatwierdzone/obowiązujące. Oświadczenie takie można otworzyć jedynie do podglądu, nie ma możliwości dokonania zmiany danych na zatwierdzonym i złożonym oświadczeniu. W przypadku potrzeby zmiany danych dotyczących wysokości przychodu i/lub członków rodziny należy złożyć Korektę do oświadczenia. W tym celu trzeba otworzyć zatwierdzone Oświadczenie o przychodach i kliknąć na nim Złóż nową korektę oświadczenia. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 15

4. Korekta do oświadczenia pracownika o osiągniętych przychodach za rok poprzedni Opcja złożenia Korekty do oświadczenia dostępna jest po otwarciu z Listy zadań oświadczenia na kroku 2 Oświadczenie zatwierdzone/ obowiązujące. Po otwarciu Oświadczenia o przychodach, w celu dokonania jego korekty należy kliknąć przycisk Złóż nową korektę oświadczenia, widoczny u dołu formularza. Oświadczenie pracownika o osiągniętych przychodach za rok - przyciski nawigacji Oświadczenie zatwierdzone/obowiązujące krok 2 Po kliknięciu w złóż nową korektę oświadczenia, system automatycznie tworzy i otwiera nowy dokument Korekta do oświadczenia pracownika o osiągniętych przychodach za rok. Dokument Korekty wypełniony jest danymi z oświadczenia, które można edytować i zmienić wg. potrzeby. Po skorygowaniu informacji w celu zatwierdzenia korekty należy kliknąć Złóż korektę. Korekta do oświadczenia pracownika o osiągniętych przychodach za rok - przyciski nawigacji Składanie Korekty krok 1 Po wypełnieniu i zatwierdzeniu Korekty do oświadczenia staje się ona ważnym i obowiązującym dokumentem ze statusem Korekta do oświadczenia zatwierdzona/ obowiązująca. Na podstawie zatwierdzonej Korekty do oświadczenia o przychodach pracownik może składać elektroniczne Wnioski DSS o udzielenie dofinansowań z ZFŚS. Oświadczenie o przychodach zostaje automatycznie zarchiwizowane przez system. System umożliwia w ciągu roku złożenie więcej niż jednej Korekty do oświadczenia o przychodach. Za każdym razem nowa korekta nawiązuje do pierwotnego zarchiwizowanego dokumentu Oświadczania o przychodach. Uwaga: Ważnym, zatwierdzonym i obowiązującym oświadczeniem woli może być tylko jeden dokument: Oświadczenie o przychodach lub Korekta do oświadczenia o przychodach. W chwili zatwierdzania kolejnej wersji oświadczenia (korekty) dotychczasowe oświadczenie (korekta) jest automatycznie archiwizowane. Pracownik może w sekcji Moje archiwum podejrzeć wszystkie zarchiwizowane dokumenty. Po otworzeniu podglądu formularza Oświadczenie o przychodach w sekcji Informacje o dokumencie dodany jest wiersz z numerami wszystkich złożonych Korekt do oświadczenia. Dodatkowo, jeżeli pracownik złożył choć jeden Wniosek DSS to na podglądzie zarchiwizowanego Oświadczenia o przychodach widoczna jest sekcja Informacje o dokumentach powiązanych, gdzie ujęty jest wykaz wniosków DSS złożonych na podstawie Oświadczenia o przychodach oraz Korekt do oświadczenia o przychodach. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 16

5. Wniosek elektroniczny o dofinansowanie do przedszkoli Komu przysługuje dofinansowanie do przedszkoli? Pracownikom UŁ, których dzieci uczęszczają do przedszkoli, przysługuje dofinansowanie odpłatności za pobyt i wyżywienie dzieci w tych placówkach. Dofinansowaniu nie podlegają zajęcia dodatkowe, ubezpieczenie, składki na Komitet Rodzicielski, kary za nieterminowe wpłaty oraz inne koszty poniesione przez Rodziców w związku z potrzebami danej placówki. W przypadku małżeństw zatrudnionych na UŁ wnioskodawcą może być tylko jeden ze współmałżonków, zgodnie z deklaracją rodziców złożoną w Dziale Spraw Socjalnych. Wniosek elektroniczny o dofinansowanie do przedszkoli pracownik składa raz w roku kalendarzowym. Wypełniony i złożony wniosek trafia do pracownika Działu Spraw Socjalnych do weryfikacji merytorycznej (na krok 2), następnie jest rozpatrywany na posiedzeniu przez Komisję ds. dofinansowania do przedszkoli. Po pozytywnym zaopiniowaniu przez Komisję oraz akceptacji Kanclerza UŁ, pracownik DSS zatwierdza wniosek do wypłaty. Wniosek nie kończy swojego obiegu w systemie, po zatwierdzeniu przez pracownika DSS dokument powraca do pracownika (na krok 3) w celu umożliwienia mu uzupełnienia opłat dla kolejnych miesięcy w danym roku kalendarzowym. Uwaga: Pracownik, który nie wskazał w zatwierdzonym i obowiązującym Oświadczeniu o przychodach lub Korekcie do oświadczenia o przychodach, jako członka rodziny dziecka, które uczęszcza do przedszkola nie może utworzyć i wypełnić wniosku o dofinansowanie do przedszkoli. Ponadto na wniosku będą widoczne tylko dzieci, które są członkami rodziny uprawnionymi do otrzymania świadczeń z ZFŚS i pracownik jest uprawniony do wnioskowania o dofinansowanie dla tych dzieci. Jeżeli na wniosku brakuje lub są błędne dane dotyczące dzieci, należy wątpliwości wyjaśnić z Działem Spraw Pracowniczych UŁ. Portal Pracowniczy pobiera informacje o członkach rodziny z systemu Kadrowo-Płacowego. Jak wypełnić wniosek elektroniczny o dofinansowanie do przedszkoli W celu wypełnienia wniosku należy: - z głównego menu wejść do zakładki Sprawy Socjalne i kliknąć w ZŁÓŻ WNIOSEK ELEKTRONICZNY przy pozycji Dofinansowanie do przedszkoli lub - z głównego menu kliknąć na zakładkę Dokumenty -> Dodaj a następnie wybrać z typów dokumentów Wniosek DSS dofinansowanie do przedszkoli i kliknąć Wybierz. System automatycznie otworzy formularz Wniosek elektroniczny o dofinansowanie do przedszkoli - Etap wnioskowania - krok 1. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 17

Dla przejrzystości wprowadzanych danych wniosek pogrupowany został na cztery części Informacje podstawowe, Dane o wniosku, Oświadczenia wnioskodawcy oraz Wymagane załączniki, które kolejno pracownik uzupełnia. I. Informacje podstawowe Informacje podstawowe zawierają Informacje o dokumencie w zakresie: Wnioskodawcy, Numer dokumentu, Typ dokumentu oraz Numer oświadczenia/korekty na podstawie którego składany jest wniosek (pod numer oświadczenia/korekty podpięty jest link do strony z podglądem oświadczenia/korekty). W informacjach podstawowych zawarte są również Informacje o wnioskodawcy : Imię i nazwisko, Kod pracownika, Stanowisko (z okresem zatrudnienia) oraz Jednostka zatrudnienia. Uwaga: Wszystkie powyższe pola system wypełnia automatycznie. Zawarte w tej części dane nie można edytować, pobierane są one z systemu Kadrowo-Płacowego. Jeżeli pracownik ma wątpliwości co do prawidłowości informacji należy skontaktować się z Działem Spraw Pracowniczych UŁ. II. Dane o wniosku Dane o wniosku są częścią formularza, którą pracownik zobowiązany jest wypełnić zgodnie z posiadanymi dokumentami w postaci umowy/zaświadczenia o uczęszczaniu dziecka do przedszkola (część Dane szczegółowe) oraz dowodów opłat za pobyt i wyżywienie dziecka w placówce (część Rozliczenie). W części Dane szczegółowe kolejno należy: 1. Wskazać rok szkolny dla którego składany jest wniosek o dofinansowanie. 2. Uzupełnić dane dotyczące przedszkola/i do których uczęszcza dziecko/dzieci w danym roku kalendarzowym. Dla każdego dziecka osobno wprowadzamy informacje. Zaznaczamy checkbox przy imieniu i nazwisku dziecka a następnie wpisujemy nazwę placówki i adres oraz datę obowiązywania umowy. W przypadku posiadania kilku umów należy kliknąć DODAJ KOLEJNĄ UMOWĘ. 3. Potwierdzić zapoznanie się z regulaminem zasad i trybu dofinansowania opieki nad dziećmi w przedszkolach z ZFŚS (zaznaczenie checkbox). W treści oświadczenia podpięty jest plik z możliwością pobrania Zarządzenia Kanclerza w sprawie Regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. W części Rozliczenie pracownik wprowadza kwoty z faktur/rachunków potwierdzające opłaty za pobyt i wyżywienie dziecka/dzieci za miniony kwartał/kwartały. System umożliwia wprowadzenie kwot według miesięcy. Kwoty możemy wprowadzić tylko dla miesięcy objętych umową/ami wpisanymi w Danych szczegółowych. Uwaga: Przypominamy o obowiązku dołączenia do wniosku skanów dokumentów potwierdzających opłaty za pobyt i wyżywienie dziecka/dzieci w sekcji Załączniki. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 18

Wniosek elektroniczny o dofinansowanie do przedszkoli przykład wniosku COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 19

Do kiedy należy złożyć wniosek aby otrzymać dofinansowanie do poniesionych opłat? Osoby ubiegające się o dofinansowanie, które składają Wniosek elektroniczny o dofinansowanie do przedszkoli, w sekcji Rozliczenie wprowadzają dowody wpłat w następujących terminach: do 15 kwietnia (za pobyt w miesiącach: styczeń, luty, marzec), do 15 lipca (za pobyt w miesiącach: kwiecień, maj, czerwiec), do 15 października (za pobyt w miesiącach: lipiec, sierpień, wrzesień), do 15 stycznia (za pobyt w miesiącach: październik, listopad, grudzień). Powyższe terminy są maksymalnymi. W celu wpisania kwot na formularzu należy zaznaczyć checkbox przy punktach (1,2,3 i/lub 4) dla których składamy wniosek o dofinansowanie z ZFŚS. W pkt.5. wskazana jest szacunkowa wysokość dofinansowania do przedszkoli dla każdego dziecka, zawartego na wniosku. Szacunkowa wysokość dofinansowania do przedszkoli dla dziecka/dzieci liczona jest na podstawie: danych o dochodach wykazanych przez pracownika na bieżącym Oświadczeniu o przychodach lub Korekcie do oświadczenia o przychodach oraz wysokości przyznawanych świadczeń socjalnych uzgodnionych ze Związkami Zawodowymi UŁ i ZFŚS ujętych w tabeli dofinansowań do przedszkoli obowiązującej na dany rok kalendarzowy. III. Oświadczenia wnioskodawcy W trzeciej części wniosku pracownik zobowiązany jest do zapoznania się a następnie zaakceptowania (zaznaczenia checkbox) oświadczenia o poprawności danych. Zaznaczenie go jest niezbędne do ubiegania się o przyznanie świadczenia z ZFŚS. Pracownik potwierdza, że podane na dokumencie informacje są zgodne z prawdą. IV. Wymagane załączniki Czwartą i ostatnią część wniosku stanowi obowiązkowa sekcja Załączniki. Do wniosku należy załączyć dokumenty potwierdzające uczęszczanie dziecka do przedszkola (kopia umowy, zaświadczenie) oraz comiesięczną opłatę za pobyt i wyżywienie dziecka (faktura, rachunek, przelew, druk KP). Załączniki do elektronicznego formularza wniosku dołączane są w postaci skanów dokumentów. Można dodać pliki o następujących rozszerzeniach: - 'bmp' - plik z grafiką bitmapową, - 'jpeg' - plik z grafiką rastrową, - 'jpg' - plik z grafiką rastrową, - 'png' - plik z grafiką rastrową, - 'pdf' - popularny format dokumentów, - 'doc' - plik dokumentu MS Word (stara wersja), - 'docx' - plik dokumentu programu MS Word (nowa wersja), COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 20

- 'txt' - standardowy plik tekstowy (na przykład napisany w notatniku), - 'odt' - plik dokumentu programów z rodziny OpenOffice. Maksymalnym rozmiarem jednego pliku jest 10 MB. W celu dodania pliku należy w pasku Załączniki kliknąć Dodaj +. Wyświetlone zostanie okno wyboru plików z komputera pracownika, za pomocą którego trzeba wskazać załącznik, a następnie kliknąć Otwórz. Wniosek elektroniczny o dofinansowanie do przedszkoli - Załączniki Wszystkie dołączone dokumenty wyświetlane są w tabeli w części Załączniki. Dla każdego dodanego pliku, za pomocą przycisku funkcyjnego Akcje można wykonać Pobierz załącznik lub Usuń załącznik. Po wypełnieniu Wniosku DSS pracownik może wykonać następujące czynności dla dokumentu: Złóż wniosek Oznacza zapisanie i przesłanie Wniosku DSS na kolejny etap do pracownika DSS Akceptacja merytoryczna i zatwierdzenie wniosku do realizacji przez DSS krok 2. Dokument przesłany do akceptacji DSS zniknie z Listy zadań pracownika, ale będzie mógł go odnaleźć w sekcji Moje dokumenty. W tej sekcji widoczne są dokumenty przekazane do akceptacji (można zobaczyć tylko podgląd wypełnionego wniosku, bez jego edycji), można również wygenerować historię dokumentu (zobaczyć u kogo na Liście zadań obecnie znajduje się wniosek). Przerwij i zachowaj jako roboczy Dokument zostanie zapisany w wersji roboczej na Liście zadań pracownika, będzie on mógł powrócić do wypełniania Wniosku DSS w późniejszym czasie. Dokument taki nie będzie przesłany do akceptacji DSS na kolejny krok. Usuń dokument Oznacza anulowanie Wniosku DSS i zakończenie z nim pracy na danym kroku. Po kliknięciu otworzy się nowe okno Usuwanie dokumentu, gdzie należy podać powód usunięcia dokumentu a następnie zatwierdzić klikając Usuń dokument. Wnioski DSS, które zostały anulowane wyświetlane są ze statusem Usunięty na liście dokumentów w sekcjach Moje archiwum. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 21

Etapy obiegu wniosku elektronicznego o dofinansowanie do przedszkoli Wniosek elektroniczny o dofinansowanie do przedszkoli pracownik składa raz w roku kalendarzowym. Obieg dokumentu umożliwia pracownikowi w każdym kwartale danego roku dołączanie do wniosku kolejnych dowodów opłat za przedszkole w celu otrzymania dofinansowań z ZFŚS. Numer kwartału za który pracownik składa wniosek/kontynuację wniosku o dofinansowanie przedstawiony jest na formularzu w nazwie kroku. W zależności, w którym kwartale pracownik po raz pierwszy wypełni i złoży wniosek ilość kroków obiegu dokumentu aż do zakończenia jego procesu będzie zmienna: - kwartał I - wniosek złożony od marca r.b. do 15 kwietnia r.b. (za pobyt w miesiącach: styczeń, luty, marzec) będzie miał 8 kroków; - kwartał II wniosek złożony od 16 kwietnia r.b. do 15 lipca r.b. (za pobyt w miesiącach: kwiecień, maj, czerwiec) będzie miał 6 kroków; - kwartał III - wniosek złożony od 16 lipca r.b. do 15 października r.b. (za pobyt w miesiącach: lipiec, sierpień, wrzesień) będzie miał 4 kroków; - kwartał IV - wniosek utworzony max. do 31 grudnia r.b. i złożony od 16 października do 15 stycznia roku kolejnego (za pobyt w miesiącach: październik, listopad, grudzień) będzie miał 2 kroki. Uwaga: Terminy w jakich pracownik może procedować w systemie Wniosek elektroniczny o dofinansowanie do przedszkoli dla bieżącego roku kalendarzowego wynoszą: od marca r.b. do 31.12.r.b. pracownik może po raz pierwszy złożyć wniosek, data początkowa zależna jest od terminu ustalenia przez Kanclerza i Związków Zawodowych nowych tabel świadczeń socjalnych na bieżący rok kalendarzowy (max. termin do końca marca r.b.). do 15.01. roku następnego pracownik może dokończyć procedowanie wniosku obejmującego dowody opłat za ostatni kwartał roku poprzedzającego utworzonego w systemie do 31.12.roku poprzedniego. 15/16.01. roku następnego - system automatycznie zapisuje i kończy obieg wniosku znajdującego się na Liście zadań pracownika. Dokument zostaje zarchiwizowany, pracownik może go odszukać w zakładce Moje archiwum. Poniżej wykaz etapów obiegu wniosku, gdy pracownik wypełnia i składa wniosek począwszy od kwartału I: 1. Etap wnioskowania za kwartał I - krok 1 pracownik wypełnia wniosek elektroniczny o dofinansowanie do przedszkoli po raz pierwszy a następnie przekazuje do akceptacji przez pracownika DSS. 2. Akceptacja merytoryczna i zatwierdzenie wniosku do realizacji przez DSS za kwartał I - krok 2 pracownik DSS dokonuje weryfikacji merytorycznej. Jeżeli wniosek prawidłowo został wypełniony, posiada wymagane załączniki i pracownik DSS nie ma zastrzeżeń merytorycznych, wówczas przedstawiany jest on na posiedzeniu Komisji ZFŚS. Po akceptacji Komisji ZFŚS oraz Kanclerza, pracownik DSS dokonuje zatwierdzenia (lub odrzucenia) wniosku w systemie. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 22

Pracownik ubiegający się o świadczenie z ZFŚS otrzymuje automatyczne powiadomienie e-mail o rozpatrzeniu jego wniosku. 3. Kontynuacja wniosku - dodanie kolejnych dowodów opłat za kwartał II - krok 3 - dokument po akceptacji przez pracownika DSS kroku 2 trafia na Listę zadań do pracownika ubiegającego się o świadczenie z ZFŚS na krok 3. Na tym etapie pracownik ma możliwość uzupełnienia opłat dla miesięcy kolejnego kwartału roku. Nie może edytować/ zmienić opłat wprowadzonych na krok 1, może tylko dodać nowe opłaty dla miesięcy objętych umową (a jeśli zostały zawarte nowe umowy również można je dodać). Obowiązkowo należy załączyć skany nowych umów oraz dowody opłat. Po uzupełnieniu wymaganych informacji, pracownik może wniosek przekazać do akceptacji pracownika DSS poprzez kliknięcie na formularzu Złóż wniosek. 4. Akceptacja merytoryczna i zatwierdzenie wniosku do realizacji przez DSS za kwartał II - krok 4 wniosek ponownie trafia do pracownika DSS, proces weryfikacji i zatwierdzenia (taki jak na kroku 2). 5. Kontynuacja wniosku - dodanie kolejnych dowodów opłat za kwartał III - krok 5 podobnie jak na kroku 3 pracownik ma możliwość uzupełnienia opłat dla miesięcy kolejnego kwartału roku. Nie może edytować/zmienić opłat wprowadzonych na krokach 1 i 3, może tylko dodać nowe opłaty dla miesięcy objętych umową (a jeśli zostały zawarte nowe umowy również można je dodać). Obowiązkowo należy załączyć skany nowych umów oraz dowody opłat. 6. Akceptacja merytoryczna i zatwierdzenie wniosku do realizacji przez DSS za kwartał III - krok 6 wniosek ponownie trafia do pracownika DSS, proces weryfikacji i zatwierdzenia (taki jak na krokach 2 i 4). 7. Kontynuacja wniosku - dodanie kolejnych dowodów opłat za kwartał IV - krok 7 analogicznie jak na krokach 1, 3 i 5 pracownik ma możliwość uzupełnienia opłat dla miesięcy kolejnego kwartału roku. Nie może edytować/zmienić opłat wprowadzonych na krokach 1, 3 i 5 może tylko dodać nowe opłaty dla miesięcy objętych umową (a jeśli zostały zawarte nowe umowy również można je dodać). Obowiązkowo należy załączyć skany nowych umów oraz dowody opłat. 8. Akceptacja merytoryczna i zatwierdzenie wniosku do realizacji przez DSS za kwartał IV - krok 8 wniosek ponownie trafia do pracownika DSS, proces weryfikacji i zatwierdzenia (taki jak na krokach 2 i 4 i 6). Po akceptacji wniosku przez pracownika DSS, system automatycznie zapisuje i kończy jego proces. Dokument zostaje zarchiwizowany, pracownik może go odszukać w zakładce Moje archiwum. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 23

6. Wniosek elektroniczny o dofinansowanie do wczasów "pod gruszą" Komu przysługuje dofinansowanie do wczasów pod gruszą? O dofinansowanie do wypoczynku z ZFŚS mogą ubiegać się osoby uprawnione tj.: pracownicy w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy, z wyłączeniem pracowników w okresie przebywania na urlopach bezpłatnych innych niż urlopy wychowawcze, emeryci UŁ i renciści UŁ byli pracownicy UŁ, którym bezpośrednio po rozwiązaniu umowy o pracę z UŁ przyznano prawo do emerytury, renty lub świadczenia przedemerytalnego, opiekun sieroty po zmarłym pracowniku UŁ. W przypadku małżeństw zatrudnionych na UŁ wnioskodawcą może być tylko jeden ze współmałżonków, zgodnie z deklaracją rodziców złożoną w Dziale Spraw Socjalnych. Małżonek będący pracownikiem UŁ lub emerytem UŁ składa wniosek o dofinansowanie do wczasów we własnym zakresie. Wniosek elektroniczny o dofinansowanie do wczasów pod gruszą pracownik składa raz w roku kalendarzowym. Wczasy pod gruszą są formą wypoczynku, którą pracownik organizuje indywidualnie, we własnym zakresie. Pracownik może wnioskować o dofinansowania do wczasów pod gruszą dla całej rodziny jednorazowo w każdym roku kalendarzowy, maksymalnie w terminie do 31 października roku dla którego występuje o świadczenie. Jak wypełnić wniosek elektroniczny o dofinansowanie do wczasów pod gruszą Etap wnioskowania - krok 1 W celu wypełnienia wniosku należy: - z głównego menu wejść do zakładki Sprawy Socjalne i kliknąć w ZŁÓŻ WNIOSEK ELEKTRONICZNY przy pozycji Dofinansowanie do wczasów pod gruszą lub - z głównego menu kliknąć na zakładkę Dokumenty -> Dodaj a następnie wybrać z typów dokumentów Wniosek DSS dofinansowanie do wczasów pod gruszą i kliknąć Wybierz. System automatycznie otworzy formularz Wniosek elektroniczny o dofinansowanie do wczasów pod gruszą - Etap wnioskowania - krok 1. Dla przejrzystości wprowadzanych danych wniosek pogrupowany został na trzy części Informacje podstawowe, Dane o wniosku oraz Oświadczenie wnioskodawcy, które kolejno pracownik uzupełnia. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 24

Wniosek elektroniczny o dofinansowanie do wczasów pod gruszą - przykład wniosku COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 25

I. Informacje podstawowe Informacje podstawowe zawierają Informacje o dokumencie w zakresie: Wnioskodawcy, Numer dokumentu, Typ dokumentu oraz Numer oświadczenia/korekty na podstawie którego składany jest wniosek (pod numer oświadczenia/korekty podpięty jest link do strony z podglądem oświadczenia/korekty). W informacjach podstawowych zawarte są również Informacje o wnioskodawcy: Imię i nazwisko, Kod pracownika, Stanowisko (z okresem zatrudnienia) oraz Jednostka zatrudnienia. Uwaga: Wszystkie powyższe pola system wypełnia automatycznie. Zawarte w tej części dane nie można edytować, pobierane są one z systemu Kadrowo-Płacowego. Jeżeli pracownik ma wątpliwości co do prawidłowości informacji należy skontaktować się z Działem Spraw Pracowniczych UŁ. II. Dane o wniosku Dane o wniosku są częścią formularza w której pracownik obowiązkowo wypełnia Dane szczegółowe: 1. Wybierz osoby dla których ma zostać przyznane dofinansowanie do wczasów "pod gruszą". Pracownik wybiera osoby dla których ma zostać przyznane dofinansowanie do wczasów "pod gruszą". Lista zawiera członków rodziny, którzy są uprawnieni do otrzymania świadczeń z ZFŚS i pracownik jest uprawniony do wnioskowania o dofinansowanie dla tych osób. Jeżeli na liście brakuje lub są błędne dane dotyczące osób, należy wątpliwości wyjaśnić z Działem Spraw Pracowniczych UŁ. Portal Pracowniczy pobiera informacje o członkach rodziny z systemu Kadrowo- Płacowego. Małżonek - pracownik UŁ Wniosek DSS o dofinansowanie do wczasów składa we własnym zakresie. 1.2. Czy dziecko w bieżącym roku było uczestnikiem zimowisk lub miało dofinansowanie do zimowisk? W przypadku zaznaczenia dziecka pojawiają się dwa dodatkowe pytania dot. dofinansowania do zimowisk i kolonii. 1.3. Czy dziecko w bieżącym roku będzie korzystało z kolonii lub dofinansowania do kolonii? Pracownicy, którzy występują o dofinansowanie do wczasów pod gruszą dla całej rodziny mogą również ubiegać się w danym roku kalendarzowym o dofinansowanie do jednego ulgowego wypoczynku dla dziecka/dzieci (kolonie, zimowiska, zielone szkoły i turnusy rehabilitacyjne) na zasadach określonych w Regulaminie ZFŚS. 2. Wskaż termin urlopu. Warunkiem otrzymania dofinansowania do wczasów pod gruszą jest korzystanie przez pracownika z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 26

14 kolejnych dni kalendarzowych, zasada ta nie dotyczy pracowników przebywających na urlopach wychowawczych. 3. Potwierdzić zapoznanie się z regulaminem zasad i trybu dofinansowania do wypoczynku pracownika z ZFŚS. Należy zaznaczyć checkbox. W treści oświadczenia podpięty jest plik z możliwością pobrania Zarządzenia Kanclerza w sprawie Regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. 4. Szacunkowa wysokość wypłaty świadczenia dla członków rodzinnych wskazanych na wniosku wynosi 3000 zł brutto. Szacunkowa wysokość wypłaty świadczenia liczona jest na podstawie: - danych o dochodach wykazanych przez pracownika na bieżącym Oświadczeniu o przychodach lub Korekcie do oświadczenia o przychodach, - oraz wysokości przyznawanych świadczeń socjalnych uzgodnionych ze Związkami Zawodowymi UŁ i ZFŚS ujętych w tabeli dofinansowań do wczasów pod gruszą obowiązującej na dany rok kalendarzowy. III. Oświadczenie wnioskodawcy W trzeciej części wniosku pracownik zobowiązany jest do zapoznania się a następnie zaakceptowania (zaznaczenia checkbox) oświadczenia o poprawności danych. Zaznaczenie go jest niezbędne do ubiegania się o przyznanie świadczenia z ZFŚS. Pracownik potwierdza, że podane na dokumencie informacje są zgodne z prawdą. Po wypełnieniu Wniosku DSS pracownik może wykonać następujące czynności dla dokumentu: Złóż wniosek Oznacza zapisanie i przesłanie Wniosku DSS na kolejny etap do pracownika DSS Akceptacja merytoryczna i zatwierdzenie wniosku do realizacji przez DSS krok 2. Dokument przesłany do akceptacji DSS zniknie z Listy zadań pracownika, ale będzie mógł go odnaleźć w sekcji Moje dokumenty. W tej sekcji widoczne są dokumenty przekazane do akceptacji (można zobaczyć tylko podgląd wypełnionego wniosku, bez jego edycji), można również wygenerować historię dokumentu (zobaczyć u kogo na Liście zadań obecnie znajduje się wniosek). Przerwij i zachowaj jako roboczy Dokument zostanie zapisany w wersji roboczej na Liście zadań pracownika, będzie on mógł powrócić do wypełniania Wniosku DSS w późniejszym czasie. Dokument taki nie będzie przesłany do akceptacji DSS na kolejny krok. Usuń dokument Oznacza anulowanie Wniosku DSS i zakończenie z nim pracy na danym kroku. Po kliknięciu otworzy się nowe okno Usuwanie dokumentu, gdzie należy podać powód usunięcia dokumentu a następnie zatwierdzić klikając Usuń dokument. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 27

Wnioski DSS, które zostały anulowane wyświetlane są ze statusem Usunięty na liście dokumentów w sekcjach Moje archiwum. Uwaga: Terminy w jakich pracownik może procedować w systemie Wniosek elektroniczny o dofinansowanie do wczasów pod gruszą dla bieżącego roku kalendarzowego wynoszą: od marca r.b. do 31.10.r.b. pracownik może złożyć wniosek, data początkowa zależna jest od terminu ustalenia przez Kanclerza i Związki Zawodowe nowych tabel świadczeń socjalnych na bieżący rok kalendarzowy (max. termin do końca marca r.b.). 31.10./01.11.r.b. - system automatycznie zapisuje i kończy obieg wniosku znajdującego się na Liście zadań pracownika. Dokument zostaje zarchiwizowany, pracownik może go odszukać w zakładce Moje archiwum. Wniosek elektroniczny o dofinansowanie do wczasów pod gruszą Akceptacja merytoryczna i zatwierdzenie wniosku do realizacji przez DSS krok 2 Na kroku 2 pracownik DSS dokonuje weryfikacji czy Wniosek DSS prawidłowo został wypełniony i czy nie ma zastrzeżeń merytorycznych. Następnie wniosek przedstawiany jest na posiedzeniu Komisji ZFŚS. Po akceptacji Komisji ZFŚS oraz Kanclerza, pracownik DSS dokonuje zatwierdzenia (lub odrzucenia) wniosku w systemie. Pracownik ubiegający się o świadczenie z ZFŚS otrzymuje automatyczne powiadomienie e-mail o rozpatrzeniu jego wniosku. Po akceptacji Wniosku DSS przez pracownika DSS, system automatycznie zapisuje i zakańcza jego proces. Dokument zostaje zarchiwizowany, pracownik może go odszukać w zakładce Moje archiwum. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 28

7. Wniosek elektroniczny o dofinansowanie do wczasów zakupionych indywidualnie Komu przysługuje dofinansowanie do wczasów zakupionych indywidualnie przez pracownika UŁ? O dofinansowanie do wypoczynku z ZFŚS mogą ubiegać się osoby uprawnione tj.: pracownicy w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy, z wyłączeniem pracowników w okresie przebywania na urlopach bezpłatnych innych niż urlopy wychowawcze, emeryci UŁ i renciści UŁ byli pracownicy UŁ, którym bezpośrednio po rozwiązaniu umowy o pracę z UŁ przyznano prawo do emerytury, renty lub świadczenia przedemerytalnego, opiekun sieroty po zmarłym pracowniku UŁ. W przypadku małżeństw zatrudnionych na UŁ wnioskodawcą może być tylko jeden ze współmałżonków, zgodnie z deklaracją rodziców złożoną w Dziale Spraw Socjalnych. Małżonek będący pracownikiem UŁ lub emerytem UŁ składa wniosek o dofinansowanie do wczasów we własnym zakresie. Wniosek elektroniczny o dofinansowanie do wczasów zakupionych indywidualnie dla całej rodziny pracownik UŁ może złożyć raz na dwa lata. Wczasy zakupione indywidualnie przez pracownika UŁ są formą wypoczynku zorganizowanego, które pracownik dokonuje zakupu we własnym zakresie, w jednostkach posiadających uprawnienia do organizacji wypoczynku. Maksymalny termin składania wniosków o dofinansowanie do wczasów zakupionych indywidualnie przez pracownika UŁ upływa z dniem 31 października roku dla którego występuje o świadczenie. Jak wypełnić wniosek elektroniczny o dofinansowanie zakupionych indywidualnie Etap wnioskowania - krok 1 do wczasów W celu wypełnienia wniosku należy: - z głównego menu wejść do zakładki Sprawy Socjalne i kliknąć w ZŁÓŻ WNIOSEK ELEKTRONICZNY przy pozycji Dofinansowanie do wczasów zakupionych indywidualnie lub - z głównego menu kliknąć na zakładkę Dokumenty -> Dodaj a następnie wybrać z typów dokumentów Wniosek DSS dofinansowanie do wczasów zakupionych indywidualnie i kliknąć Wybierz. System automatycznie otworzy formularz Wniosek elektroniczny o dofinansowanie do wczasów zakupionych indywidualnie - Etap wnioskowania - krok 1. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 29

Wniosek elektroniczny o dofinansowanie do wczasów zakupionych indywidualnie - przykład wniosku COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 30

Dla czytelności wprowadzanych danych, Wniosek DSS pogrupowany został na cztery części Informacje podstawowe, Dane o wniosku, Oświadczenie wnioskodawcy oraz Wymagane załączniki, które kolejno pracownik uzupełnia. I. Informacje podstawowe Informacje podstawowe zawierają Informacje o dokumencie w zakresie: Wnioskodawcy, Numer dokumentu, Typ dokumentu oraz Numer oświadczenia/korekty na podstawie którego składany jest wniosek (pod numer oświadczenia/korekty podpięty jest link do strony z podglądem oświadczenia/korekty). W informacjach podstawowych zawarte są również Informacje o wnioskodawcy: Imię i nazwisko, Kod pracownika, Stanowisko (z okresem zatrudnienia) oraz Jednostka zatrudnienia. Uwaga: Wszystkie powyższe pola system wypełnia automatycznie. Zawarte w tej części dane nie można edytować, pobierane są one z systemu Kadrowo-Płacowego. Jeżeli pracownik ma wątpliwości co do prawidłowości informacji należy skontaktować się z Działem Spraw Pracowniczych UŁ. II. Dane o wniosku Dane o wniosku są częścią formularza, którą pracownik zobowiązany jest wypełnić poprzez wskazanie członków rodziny dla których wnioskuje o dofinansowanie do wczasów (część Dane szczegółowe) oraz podanie jednostkowej ceny brutto wypoczynku dla każdej ze wskazanych osób (część Rozliczenie). Dane szczegółowe - w tej części pracownik obowiązkowo wypełnia: 1. Wybierz osoby dla których ma zostać przyznane dofinansowanie do wczasów zakupionych indywidualnie przez pracownika UŁ. Pracownik wybiera osoby dla których ma zostać przyznane dofinansowanie do wczasów. Lista zawiera członków rodziny, którzy są uprawnieni do otrzymania świadczeń z ZFŚS i pracownik jest uprawniony do wnioskowania o dofinansowanie dla tych osób. Jeżeli na liście brakuje lub są błędne dane dotyczące osób, należy wątpliwości wyjaśnić z Działem Spraw Pracowniczych UŁ. Portal Pracowniczy pobiera informacje o członkach rodziny z systemu Kadrowo-Płacowego. Małżonek - pracownik UŁ Wniosek DSS o dofinansowanie do wczasów składa we własnym zakresie. 1.1. Czy dziecko w bieżącym roku było uczestnikiem zimowisk lub miało dofinansowanie do zimowisk? W przypadku zaznaczenia dziecka pojawiają się dwa dodatkowe pytania dot. dofinansowania do zimowisk i kolonii. 1.2. Czy dziecko w bieżącym roku będzie korzystało z kolonii lub dofinansowania do kolonii? Pracownicy, którzy występują o dofinansowanie do wczasów zakupionych indywidualnie dla całej rodziny mogą również ubiegać się w danym roku COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 31

kalendarzowym o dofinansowanie do jednego ulgowego wypoczynku dla dziecka/dzieci (kolonie, zimowiska, zielone szkoły i turnusy rehabilitacyjne) na zasadach określonych w Regulaminie ZFŚS. 2. Wskaż termin urlopu. Pracownik podaje termin wypoczynku w bieżącym roku kalendarzowym. 3. Potwierdzić zapoznanie się z regulaminem zasad i trybu dofinansowania do wypoczynku pracownika z ZFŚS. Należy zaznaczyć checkbox. W treści oświadczenia podpięty jest plik z możliwością pobrania Zarządzenia Kanclerza w sprawie Regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Rozliczenie - w tej części pracownik wprowadza informacje z faktur/rachunków potwierdzające indywidualny zakup wczasów. Dofinansowania do wczasów zakupionych indywidualnie przez pracowników UŁ dotyczą zarówno wyjazdów krajowych jak i zagranicznych. Podstawą wypłaty dofinansowania jest imienna faktura VAT, imienny rachunek (jeśli organizator nie jest płatnikiem VAT) lub inne równoważne dowody wpłaty wystawione przez jednostki organizujące wypoczynek. Pracownicy, którzy składają wniosek o dofinansowanie do wczasów zakupionych indywidualnie ale nie dla całej rodziny (tylko wybranych uprawnionych członków rodziny), mogą w danym roku kalendarzowym złożyć wniosek o dofinansowanie do wczasów pod gruszą dla pozostałych uprawnionych członków rodziny, nie ujętych we wniosku o dofinansowanie do wczasów zakupionych indywidualnie. Kolejno pracownik uzupełnia: 1. Wprowadź krótki opis wypoczynku (miejsce, rodzaj): Pracownik podaje krótką informację o miejscu i rodzaju wypoczynku. 2. Dla każdej osoby wpisz kwotę brutto jednostkowej ceny wypoczynku: Należy podać kwotę z faktury/rachunku dla każdego członka rodziny uczestniczącego w wczasach. Na podstawie informacji z pkt.2. oraz Oświadczenia o przychodach pracownika, system automatycznie wylicza kwoty w kolejnych polach: 3. Łączna cena brutto wypoczynku wynosi: System sumuje kwoty podane w pkt.2. Maksymalna kwota ceny wczasów, dla których przysługuje dofinansowanie na dany rok kalendarzowy wynosi 1.800 zł brutto na każdego uprawnionego członka rodziny. Graniczną kwotę, ustala Kanclerz UŁ w uzgodnieniu z uczelnianymi organami związków zawodowych. Przy skierowaniach droższych kwota przekraczająca ustaloną w ten sposób wielkość musi być pokryta przez pracownika UŁ w całości. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 32

4. Łączna kwota do dofinansowania wynosi: System wylicza max. kwotę do dofinansowania wg. ustaleń z ZFŚS. 5. Szacunkowa wysokość dla wczasów zakupionych indywidualnie przez pracownika wyniesie: Dofinansowanie do wczasów: 85%, co daje 3060 zł brutto (przykład wyliczeń) Szacunkowa wysokość dofinansowania do wczasów zakupionych indywidualnie przez pracownika UŁ liczona jest na podstawie: - danych o dochodach wykazanych przez pracownika na bieżącym Oświadczeniu o przychodach lub Korekcie do oświadczenia o przychodach - oraz wysokości przyznawanych świadczeń socjalnych uzgodnionych ze Związkami Zawodowymi UŁ i ZFŚS ujętych w tabeli dofinansowań do wczasów obowiązującej na dany rok kalendarzowy. Kiedy pracownik otrzyma wypłatę dofinansowania? Wypłata świadczeń z tytułu wypoczynku będzie dokonywana sukcesywnie z uwzględnieniem planowanych terminów urlopów oraz posiadanych aktualnie środków finansowych na rachunku bankowym ZFŚS. III. Oświadczenie wnioskodawcy W trzeciej części wniosku pracownik zobowiązany jest do zapoznania się a następnie zaakceptowania (zaznaczenia checkbox) Oświadczenia o poprawności danych. Zaznaczenie go jest niezbędne do ubiegania się o przyznanie świadczenia z ZFŚS. Pracownik potwierdza, że podane na dokumencie informacje są zgodne z prawdą. Drugie opcjonalne Oświadczenie o dofinansowanie do wczasów ze wskazaniem wybranych członków rodziny pojawia się na Wniosku DSS, gdy na formularzu wniosku nie są zaznaczeni wszyscy uprawnieni członkowie rodziny: Oświadczam, że ubiegam się o dofinansowanie z ZFŚS do wczasów zakupionych indywidualnie tylko dla członków rodziny wskazanych na niniejszym wniosku. Dla pozostałych uprawnionych członków rodziny nie będę starać się o dofinansowanie do wczasów zakupionych indywidualnie w danym roku kalendarzowym. Informujemy, że w przypadku ubiegania się o dofinansowanie do wczasów zakupionych indywidualnie dla wybranych członków rodziny, pracownik w danym roku kalendarzowym może wnioskować również o dofinansowanie do wczasów pod gruszą dla pozostałych uprawnionych członków rodziny nie wskazanych na pierwszym złożonym wniosku o dofinansowanie do wczasów. IV. Wymagane załączniki W ostatniej czwartej części pracownik dodaje załączniki wymagane do złożenia Wniosku DSS. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 33

Do wniosku należy dołączyć dokumenty potwierdzające indywidualny zakup wczasów przez pracownika UŁ. Dokument potwierdzający zakup powinien być imienny, wystawiony na pracownika UŁ ubiegającego się o dofinansowanie z ZFŚS. Dokumenty w postaci dowodu zakupu lub opłaty za wycieczkę np. faktura, rachunek lub potwierdzenia przelewu. Procedura dodawania załączników do dokumentów została przedstawiona w pkt. 5 instrukcji przy Wniosku elektronicznym o dofinansowanie do przedszkoli. Po wypełnieniu Wniosku DSS pracownik może wykonać następujące czynności dla dokumentu: Złóż wniosek Oznacza zapisanie i przesłanie Wniosku DSS na kolejny etap do pracownika DSS Akceptacja merytoryczna i zatwierdzenie wniosku do realizacji przez DSS krok 2. Dokument przesłany do akceptacji DSS zniknie z Listy zadań pracownika, ale będzie mógł go odnaleźć w sekcji Moje dokumenty. W tej sekcji widoczne są dokumenty przekazane do akceptacji (można zobaczyć tylko podgląd wypełnionego wniosku, bez jego edycji), można również wygenerować historię dokumentu (zobaczyć u kogo na Liście zadań obecnie znajduje się wniosek). Przerwij i zachowaj jako roboczy Dokument zostanie zapisany w wersji roboczej na Liście zadań pracownika, będzie on mógł powrócić do wypełniania Wniosku DSS w późniejszym czasie. Dokument taki nie będzie przesłany do akceptacji DSS na kolejny krok. Usuń dokument Oznacza anulowanie Wniosku DSS i zakończenie z nim pracy na danym kroku. Po kliknięciu otworzy się nowe okno Usuwanie dokumentu, gdzie należy podać powód usunięcia dokumentu a następnie zatwierdzić klikając Usuń dokument. Wnioski DSS, które zostały anulowane wyświetlane są ze statusem Usunięty na liście dokumentów w sekcjach Moje archiwum. Uwaga: Terminy w jakich pracownik może procedować w systemie Wniosek elektroniczny o dofinansowanie do wczasów zakupionych indywidualnie dla bieżącego roku kalendarzowego wynoszą: od marca r.b. do 31.10.r.b. pracownik może złożyć wniosek, data początkowa zależna jest od terminu ustalenia przez Kanclerza i Związki Zawodowe nowych tabel świadczeń socjalnych na bieżący rok kalendarzowy (max. termin do końca marca r.b.). 31.10./01.11.r.b. - system automatycznie zapisuje i kończy obieg wniosku znajdującego się na Liście zadań pracownika. Dokument zostaje zarchiwizowany, pracownik może go odszukać w zakładce Moje archiwum. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 34

Wniosek elektroniczny o dofinansowanie do wczasów zakupionych indywidualnie Akceptacja merytoryczna i zatwierdzenie wniosku do realizacji przez DSS krok 2 Na kroku 2 pracownik DSS dokonuje weryfikacji, czy Wniosek DSS prawidłowo został wypełniony i czy nie ma zastrzeżeń merytorycznych. Następnie wniosek przedstawiany jest na posiedzeniu Komisji ZFŚS. Po akceptacji Komisji ZFŚS oraz Kanclerza, pracownik DSS dokonuje zatwierdzenia (lub odrzucenia) wniosku w systemie. Pracownik ubiegający się o świadczenie z ZFŚS otrzymuje automatyczne powiadomienie e-mail o rozpatrzeniu jego wniosku. Po akceptacji Wniosku DSS przez pracownika DSS, system automatycznie zapisuje i zakańcza jego proces. Dokument zostaje zarchiwizowany, pracownik może go odszukać w zakładce Moje archiwum. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 35

8. Wniosek elektroniczny o dofinansowanie do działalności kulturalno-oświatowej Komu przysługuje dofinansowanie do działalności kulturalno-oświatowej? Dofinansowanie do działalności kulturalno-oświatowej przysługuje pracownikom, emerytom, rencistom UŁ byłym pracownikom UŁ oraz członkom ich rodzin, uprawnionym do świadczeń socjalnych. W przypadku małżeństw zatrudnionych w Uniwersytecie wnioskodawcą może być tylko jeden ze współmałżonków. Wniosek elektroniczny o dofinansowanie do działalności kulturalno-oświatowej pracownik składa raz w roku kalendarzowym. Ostateczny termin składania wniosków z roku bieżącego upływa z dniem 31 stycznia roku następnego. Wypełniony i złożony wniosek trafia do pracownika Działu Spraw Socjalnych do weryfikacji merytorycznej a następnie jest rozpatrywany na posiedzeniu przez Komisję ds. dofinansowania do działalności kulturalno-oświatowej. Po pozytywnym zaopiniowaniu przez Komisję oraz akceptacji Kanclerza UŁ wniosek powraca do pracownika w celu umożliwienia mu dołączania kolejnych dowodów opłat w danym roku kalendarzowy, aż do wyczerpania max. limitu kwoty przeznaczonej na dofinansowanie. Szczegółowy opis etapów obiegu wniosku elektronicznego dostępny jest w Instrukcji dla wniosków DSS. Jak wypełnić wniosek elektroniczny o dofinansowanie do działalności kulturalno-oświatowej Etap wnioskowania - krok 1 W celu wypełnienia wniosku należy: - z głównego menu wejść do zakładki Sprawy Socjalne i kliknąć w ZŁÓŻ WNIOSEK ELEKTRONICZNY przy pozycji Dofinansowanie do działalności kulturalnooświatowej lub - z głównego menu kliknąć na zakładkę Dokumenty -> Dodaj a następnie wybrać z typów dokumentów Wniosek DSS dofinansowanie do działalności kulturalnooświatowej i kliknąć Wybierz. System automatycznie otworzy formularz Wniosek elektroniczny o dofinansowanie do działalności kulturalno-oświatowej - Etap wnioskowania - krok 1. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 36

Wniosek elektroniczny o dofinansowanie do działalności kulturalno -oświatowej - przykład wniosku COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 37

Dla czytelności wprowadzanych danych, Wniosek DSS pogrupowany został na cztery części Informacje podstawowe, Dane o wniosku, Oświadczenie wnioskodawcy oraz Wymagane załączniki, które kolejno pracownik uzupełnia. I. Informacje podstawowe Informacje podstawowe zawierają Informacje o dokumencie w zakresie: Wnioskodawcy, Numer dokumentu, Typ dokumentu oraz Numer oświadczenia/korekty na podstawie którego składany jest wniosek (pod numer oświadczenia/korekty podpięty jest link do strony z podglądem oświadczenia/korekty). W informacjach podstawowych zawarte są również Informacje o wnioskodawcy: Imię i nazwisko, Kod pracownika, Stanowisko (z okresem zatrudnienia) oraz Jednostka zatrudnienia. Uwaga: Wszystkie powyższe pola system wypełnia automatycznie. Zawarte w tej części dane nie można edytować, pobierane są one z systemu Kadrowo-Płacowego. Jeżeli pracownik ma wątpliwości co do prawidłowości informacji należy skontaktować się z Działem Spraw Pracowniczych UŁ. II. Dane o wniosku Dane o wniosku są częścią formularza, którą pracownik zobowiązany jest wypełnić poprzez wprowadzenie wydarzenia z działalności kulturalno-oświatowej dla którego pracownik chce otrzymać dofinansowanie z ZFŚS (część Dane szczegółowe), wszystkie dodane wydarzenia system automatycznie rozlicza z dostępną kwotą dofinansowania w części Podsumowanie rozliczenia. Jaka działalność kulturalno-oświatowa podlega dofinansowaniu z ZFŚS? W ramach działalności kulturalno-oświatowej dofinansowaniu podlegają spektakle teatralne, koncerty, oraz imprezy estradowe. Warunkiem otrzymania dofinansowania jest dołączenie do wniosku imiennego dokumentu wystawionego na pracownika UŁ w postaci dowodu zakupu/opłaty za bilet/y (faktury, rachunku lub potwierdzenia przelewu). Dane szczegółowe: Pracownik w celu otrzymania dofinasowania do działalności kulturalno-oświatowej klika Dodaj wydarzenie a następnie uzupełnia informacje: 1.1. Wprowadź krótki opis wydarzenia: Należy wpisać informację dotyczącą jednego wydarzenia. Jeżeli pracownik chce otrzymać dofinansowanie do wielu wydarzeń, każde wprowadza osobno na formularzu klikając Dodaj wydarzenie. 1.2. Wskaż osoby uczestniczące w wydarzeniu dla którego ubiegasz się o dofinansowanie oraz wpisz jednostkową kwotę brutto biletu: COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 38

Pracownik wybiera osoby dla których ma zostać przyznane dofinansowanie do wydarzenia oraz dla każdej zaznaczonej osoby wpisuje jednostkową kwotę brutto biletu. Lista zawiera członków rodziny, którzy są uprawnieni do otrzymania świadczeń z ZFŚS i pracownik jest uprawniony do wnioskowania o dofinansowanie dla tych osób. Jeżeli na liście brakuje lub są błędne dane dotyczące osób, należy wątpliwości wyjaśnić z Działem Spraw Pracowniczych UŁ. Portal Pracowniczy pobiera informacje o członkach rodziny z systemu Kadrowo-Płacowego. 1.3. Łączna cena biletów na wydarzenie wynosi: System automatycznie sumuje kwoty biletów wpisane w pkt.1.2. W przypadku błędnie dodanego wydarzenia, system umożliwia anulowanie ostatniego w kolejności dodanego wydarzenia (tylko na kroku jego wpisania) poprzez kliknięcie Usuń wydarzenie. W drugie części Podsumowanie rozliczenia system wyświetla automatycznie wyliczone kwoty dofinansowania do każdego wpisanego wydarzenia oraz przelicza jaką kwotę pracownik może jeszcze wykorzystać na dofinansowania do działalności kulturalnooświatowej. Poniżej przykład podsumowania: Wniosek elektroniczny o dofinansowanie do działalności kulturalno -oświatowej Podsumowanie rozliczenia - przykład Jaka jest max. kwota dofinansowania do działalności kulturalno- oświatowej? Dofinansowania realizowane są w oparciu o tabele dofinansowań na dany rok kalendarzowy, ustalone przez Kanclerza UŁ w uzgodnieniu z uczelnianymi organami związków zawodowych. W roku 2018 max. suma faktur podlegających dofinasowaniu wynosi 500 zł brutto. Jest to łączna kwota zwrotu o jaką pracownik może się ubiegać wraz z członkami rodziny w danym roku kalendarzowym. III. Oświadczenie wnioskodawcy W trzeciej części wniosku pracownik zobowiązany jest do zapoznania się a następnie zaakceptowania (zaznaczenia checkbox) Oświadczenia o poprawności danych. Zaznaczenie go jest niezbędne do ubiegania się o przyznanie świadczenia z ZFŚS. Pracownik potwierdza, że podane na dokumencie informacje są zgodne z prawdą. Pracownik zobowiązany jest również potwierdzić zapoznanie się z regulaminem zasad i trybu dofinansowania do wypoczynku pracownika z ZFŚS. W treści oświadczenia podpięty jest plik z możliwością pobrania Zarządzenia Kanclerza w sprawie Regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 39

IV. Wymagane załączniki W ostatniej czwartej części pracownik dodaje załączniki wymagane do złożenia Wniosku DSS. Do wniosku należy dołączyć dokumenty potwierdzające zakup biletu na każde wydarzenie kulturalno-oświatowe wpisane na formularzu. Dokument potwierdzający zakup powinien być imienny, wystawiony na pracownika UŁ ubiegającego się o dofinansowanie z ZFŚS. Dokumenty w postaci dowodu zakupu lub opłaty za bilet/y np. faktura, rachunek lub potwierdzenia przelewu. Kiedy pracownik otrzyma wypłatę dofinansowania? W przypadku, gdy pracownik UŁ prześle wniosek elektroniczny wraz z wymaganymi załącznikami (dowody opłat, faktury, rachunki, potwierdzenia przelewu) do pracownika DSS do 5- tego miesiąca bieżącego, wypłata dofinansowania nastąpi w bieżącym miesiącu złożenia wniosku. Wszystkie wnioski przesłane po tym terminie skutkować będą wypłatą dofinansowania w miesiącu kolejnym. Procedura dodawania załączników do dokumentów została przedstawiona w pkt. 5 instrukcji przy Wniosku elektronicznym o dofinansowanie do przedszkoli. Po wypełnieniu Wniosku DSS pracownik może wykonać następujące czynności dla dokumentu: Złóż wniosek Oznacza zapisanie i przesłanie Wniosku DSS na kolejny etap do pracownika DSS Akceptacja merytoryczna i zatwierdzenie wniosku do realizacji przez DSS krok 2. Dokument przesłany do akceptacji DSS zniknie z Listy zadań pracownika, ale będzie mógł go odnaleźć w sekcji Moje dokumenty. W tej sekcji widoczne są dokumenty przekazane do akceptacji (można zobaczyć tylko podgląd wypełnionego wniosku, bez jego edycji), można również wygenerować historię dokumentu (zobaczyć u kogo na Liście zadań obecnie znajduje się wniosek). Przerwij i zachowaj jako roboczy Dokument zostanie zapisany w wersji roboczej na Liście zadań pracownika, będzie on mógł powrócić do wypełniania Wniosku DSS w późniejszym czasie. Dokument taki nie będzie przesłany do akceptacji DSS na kolejny krok. Usuń dokument Oznacza anulowanie Wniosku DSS i zakończenie z nim pracy na danym kroku. Po kliknięciu otworzy się nowe okno Usuwanie dokumentu, gdzie należy podać powód usunięcia dokumentu a następnie zatwierdzić klikając Usuń dokument. Wnioski DSS, które zostały anulowane wyświetlane są ze statusem Usunięty na liście dokumentów w sekcjach Moje archiwum. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 40

Etapy obiegu wniosku elektronicznego o dofinansowanie do działalności kulturalno-oświatowej Wniosek elektroniczny o dofinansowanie do działalności kulturalno-oświatowej pracownik składa raz w roku kalendarzowym. Obieg dokumentu umożliwia pracownikowi ubiegać się wielokrotnie o dofinansowania do wydarzeń kulturalno-oświatowych, do czasu wyczerpania przez niego limitu max. kwoty przeznaczonej na wskazane dofinansowanie w danym roku kalendarzowym. Ilość kroków obiegu dokumentu aż do zakończenia jego procesu będzie zmienna. Jeżeli pracownik nie wykorzysta limitu kwoty podlegającej dofinansowaniu przysługującej na dany rok kalendarzowy max. do 31 stycznia roku następnego, wniosek automatycznie będzie zakończony. System umożliwia dodawania do wniosku kolejnych wydarzenia raz na miesiąc, co daje maksymalnie 24 kroki, poniżej kolejność etapów: 1. Etap wnioskowania - krok 1 pracownik po raz pierwszy wypełnia wniosek elektroniczny o dofinansowanie do działalności kulturalno-oświatowej, dodając wydarzenie/a o które ubiega się dofinansowanie z ZFŚS. Następnie przekazuje wniosek do akceptacji przez pracownika DSS. 2. Akceptacja merytoryczna i zatwierdzenie wniosku do realizacji przez DSS - krok 2 pracownik DSS dokonuje weryfikacji merytorycznej. Jeżeli wniosek prawidłowo został wypełniony, posiada wymagane załączniki i pracownik DSS nie ma zastrzeżeń merytorycznych, wówczas przedstawiany jest on na posiedzeniu Komisji ZFŚS. Po akceptacji Komisji ZFŚS oraz Kanclerza, pracownik DSS dokonuje zatwierdzenia (lub odrzucenia) wniosku w systemie. Pracownik ubiegający się o świadczenie z ZFŚS otrzymuje automatyczne powiadomienie e-mail o rozpatrzeniu jego wniosku. 3. Kontynuacja wniosku - dodanie kolejnych wydarzeń - krok 3 - dokument po akceptacji przez pracownika DSS kroku 2 trafia na Listę zadań do pracownika ubiegającego się o świadczenie z ZFŚS na krok 3. Na tym etapie pracownik ma możliwość dodania kolejnych wydarzeń z działalności kulturalno-oświatowej i wnioskowania o ich dofinansowanie z ZFŚS. Nie może edytować/zmienić wydarzeń wprowadzonych na kroku 1, może zobaczyć ich pełny podgląd poprzez kliknięcie POKAŻ. Obowiązkowo należy załączyć skany potwierdzające zakup biletów dla nowych wydarzeń. Po uzupełnieniu wymaganych informacji, pracownik może wniosek przekazać do akceptacji pracownika DSS poprzez kliknięcie na formularzu Złóż wniosek. 4. Dalszy obieg wniosku będzie powtórzeniem kroków: Akceptacja merytoryczna i zatwierdzenie wniosku do realizacji przez DSS - krok.. Kontynuacja wniosku - dodanie kolejnych wydarzeń - krok.. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 41

Uwaga: Terminy w jakich pracownik może procedować w systemie Wniosek elektroniczny o dofinansowanie do działalności kulturalno-oświatowej dla bieżącego roku kalendarzowego wynoszą: od marca r.b. do 31.12.r.b. pracownik może utworzyć wniosek i przesłać do DSS. Data początkowa zależna jest od terminu ustalenia przez Kanclerza i Związki Zawodowe nowych tabel świadczeń socjalnych na bieżący rok kalendarzowy (max. termin do końca marca r.b.). max. do 31.01. roku kolejnego pracownik ma ostateczny termin na przesłanie wniosku do DSS. 31.01./01.02.roku kolejnego - system automatycznie zapisuje i kończy obieg wniosku znajdującego się na Liście zadań pracownika. Dokument zostaje zarchiwizowany, pracownik może go odszukać w zakładce Moje archiwum. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 42

9. Wniosek elektroniczny o dofinansowanie do kolonii/obozu Pracownik składając ten wniosek ubiega się o dofinansowanie z ZFŚS do wypoczynku letniego dla dziecka (kolonii lub obozu) którego zakupu dokonuje indywidualnie. W przypadku ubiega się o dofinansowanie z ZFŚS do wypoczynku dla wielu dzieci dla każdego należy utworzyć odrębny wniosek DSS. Komu przysługuje dofinansowanie do wypoczynku dla dzieci (zimowego/ letniego) zakupionego indywidualnie przez pracownika UŁ? Dofinansowanie do wypoczynku zimowego oraz letniego przysługuje uprawnionym członkom rodziny pracownika UŁ tj. dzieciom i młodzieży uczęszczającej do szkół podstawowych i średnich (z wyłączeniem absolwentów szkół średnich) oraz dzieci do 19 roku życia, które ze względów zdrowotnych nie uczęszczają do szkół (posiadają orzeczenie o stopniu niepełnosprawności). W przypadku małżeństw zatrudnionych na UŁ wnioskodawcą może być tylko jeden ze współmałżonków, zgodnie z deklaracją rodziców złożoną w Dziale Spraw Socjalnych. Każdy pracownik UŁ uprawniony do korzystania z ZFŚS może dwukrotnie w ciągu roku ubiegać się o zakwalifikowanie dziecka na wypoczynek. Na każde uprawnione dziecko może złożyć jeden wniosek o dofinansowanie do kolonii/obozu oraz jeden wniosek o dofinansowanie do zimowiska. Pracownicy, którzy otrzymali w danym roku kalendarzowym dofinansowanie do wczasów pod gruszą lub wczasów zakupionych indywidualnie dla siebie i swojej rodziny, mogą ubiegać się w danym roku o jedną z form ulgowego wypoczynku dla dzieci/dziecka (kolonie, zimowiska, zielone szkoły, obozy, półkolonie i turnusy rehabilitacyjne). Jak wypełnić Wniosek elektroniczny o dofinansowanie do kolonii/obozu Etap wnioskowania - krok 1? W celu wypełnienia wniosku należy: - z głównego menu wejść do zakładki Sprawy Socjalne i kliknąć w ZŁÓŻ WNIOSEK ELEKTRONICZNY przy pozycji Dofinansowanie do kolonii/obozu lub - z głównego menu kliknąć na zakładkę Dokumenty -> Dodaj a następnie wybrać z typów dokumentów Wniosek DSS dofinansowanie do kolonii/obozu i kliknąć Wybierz. System automatycznie otworzy formularz Wniosek elektroniczny o dofinansowanie do kolonii/obozu - Etap wnioskowania - krok 1. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 43

Wniosek elektroniczny o dofinansowanie do kolonii/obozu - przykład wniosku COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 44

Dla czytelności wprowadzanych danych, Wniosek DSS pogrupowany został na cztery części Informacje podstawowe, Dane o wniosku, Oświadczenie wnioskodawcy oraz Wymagane załączniki, które kolejno pracownik uzupełnia. I. Informacje podstawowe Informacje podstawowe zawierają Informacje o dokumencie w zakresie: Wnioskodawcy, Numer dokumentu, Typ dokumentu oraz Numer oświadczenia/korekty na podstawie którego składany jest wniosek (pod numer oświadczenia/korekty podpięty jest link do strony z podglądem oświadczenia/korekty). W informacjach podstawowych zawarte są również Informacje o wnioskodawcy: Imię i nazwisko, Kod pracownika, Stanowisko (z okresem zatrudnienia) oraz Jednostka zatrudnienia. Uwaga: Wszystkie powyższe pola system wypełnia automatycznie. Zawarte w tej części dane nie można edytować, pobierane są one z systemu Kadrowo-Płacowego. Jeżeli pracownik ma wątpliwości co do prawidłowości informacji należy skontaktować się z Działem Spraw Pracowniczych UŁ. II. Dane o wniosku Dane o wniosku są częścią formularza, którą pracownik zobowiązany jest wypełnić w zakresie informacji dotyczących dziecka dla którego wnioskuje o dofinansowanie do wypoczynku (część Dane szczegółowe) oraz podanie kwoty wypoczynku dziecka (część Rozliczenie). Dane szczegółowe - w tej części pracownik obowiązkowo wypełnia: 1. Wybierz dziecko dla którego ubiegasz się o dofinansowanie do kolonii / obozu. Wniosek o dofinansowanie do kolonii/obozu lub zimowiska, pracownik UŁ składa osobno na każde uprawnione dziecko. Dofinansowanie przysługuje na jeden rodzaj wypoczynku w ramach kolonii/obozu oraz na jeden typ zimowiska. Pracownik zaznacza na wniosku dziecko dla którego ma zostać przyznane dofinansowanie do wypoczynku. Lista zawiera dzieci, które są uprawnione do otrzymania świadczeń z ZFŚS i pracownik jest uprawniony do wnioskowania o dofinansowanie dla nich. Jeżeli na liście brakuje lub są błędne dane dotyczące dzieci, należy wątpliwości wyjaśnić z Działem Spraw Pracowniczych UŁ. Portal Pracowniczy pobiera informacje o członkach rodziny z systemu Kadrowo- Płacowego. 2. Wybierz formę wypoczynku letniego. Pracownik wskazuje jedną z form wypoczynku letniego dziecka: kolonie, obóz, zielona szkoła, półkolonie, turnus rehabilitacyjny. 3. Wybierz miejsca wypoczynku letniego. Pracownik wybiera miejsce wypoczynku: w kraju lub za granicą. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 45

4. Czy dziecko korzystało z dofinansowania do zimowiska w bieżącym roku kalendarzowym? Pracownik odpowiada na pytanie Tak lub Nie. W przypadku potwierdzenia uczestnictwa dziecka w zimowisku system wyświetla na formularzu dodatkowy komunikat: Informujemy, że dziecko korzystające w jednym roku kalendarzowym z dofinansowania do więcej niż jednego ulgowego wypoczynku, zgodnie z Regulaminem ZFŚS jest osobą nieuprawnioną do otrzymania świadczenia z ZFŚS z tytułu dofinansowań do wczasów pod gruszą oraz wczasów zakupionych indywidualnie we wskazanym roku. 5. Potwierdzić zapoznanie się z regulaminem zasad i trybu dofinansowania do wypoczynku pracownika z ZFŚS. Należy zaznaczyć checkbox. W treści oświadczenia podpięty jest plik z możliwością pobrania Zarządzenia Kanclerza w sprawie Regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Rozliczenie Dofinansowania do wypoczynku dzieci dotyczą zarówno wyjazdów krajowych jak i zagranicznych. Podstawą wypłaty dofinansowania jest imienna faktura VAT, imienny rachunek (jeśli organizator nie jest płatnikiem VAT) lub inne równoważne dowody wpłaty wystawione przez jednostki organizujące wypoczynek. Graniczną wysokość ceny kolonii i zimowiska podlegającą dofinansowaniu na dany rok kalendarzowy ustala Kanclerz UŁ w uzgodnieniu z uczelnianymi organami związków zawodowych. W części Rozliczenie pracownik wpisuje kwotę brutto wypoczynku dziecka, zgodnie z dowodem zapłaty (pkt.1). System automatycznie przelicza ją i podaje szacunkową kwotę dofinansowania (pkt.2). Poniżej przykład podsumowania: Maksymalna kwota brutto wypoczynku podlegającego dofinansowaniu dla każdego dziecka wynosi: Dla kolonii i obozów w kraju 1.500 zł Dla kolonii i obozów za granicą 1.750 zł Szacunkowa wysokość dofinansowania do kolonii/obozu wynosi: 80% 1. Wpisz kwotę brutto wypoczynku dziecka, zgodną z dowodem zapłaty: 2000 zł 2. Szacunkowa kwota dofinansowania do wypoczynku wynosi: 1200,00 zł Szacunkowa wysokość dofinansowania wypoczynku dla dzieci liczona jest na podstawie: danych o dochodach wykazanych przez pracownika na bieżącym Oświadczeniu o przychodach lub Korekcie do oświadczenia o przychodach oraz wysokości przyznawanych świadczeń socjalnych ujętych w tabeli dofinansowań do wczasów obowiązującej na dany rok kalendarzowy. Tabela na COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 46

każdy rok zatwierdzana jest przez Kanclerza UŁ po uzgodnieniu z organami uczelnianych związków zawodowych. W przypadku ukończenia przez dziecko 18 roku życia dofinansowanie do wypoczynku podlega opodatkowaniu. III. Oświadczenie wnioskodawcy W trzeciej części wniosku pracownik zobowiązany jest do zapoznania się a następnie zaakceptowania (zaznaczenia checkbox) Oświadczenia o poprawności danych. Zaznaczenie go jest niezbędne do ubiegania się o przyznanie świadczenia z ZFŚS. Pracownik potwierdza, że podane na dokumencie informacje są zgodne z prawdą. IV. Wymagane załączniki W ostatniej czwartej części pracownik dodaje załączniki wymagane do złożenia Wniosku DSS. Do wniosku należy dołączyć dokument potwierdzający indywidualny zakup przez pracownika UŁ wypoczynku dla dziecka (faktura zakupu, rachunek, KP bądź nota księgowa). Dokument powinien: być wystawiony imiennie na pracownika UŁ ubiegającego się o dofinansowanie z ZFŚS oraz zawierać: imię i nazwisko dziecka korzystającego z wypoczynku; miejsce i termin wypoczynku; nazwę rodzaju wypoczynku podlegającego dofinansowaniu (kolonie, zimowiska, zielone szkoły, obozy, półkolonie, turnusy rehabilitacyjne) - zgodną z zał. Nr 2 Zarządzenia nr 66 Kanclerza UŁ z dn. 27.03.2009r. (wraz z późniejszymi zmianami); potwierdzenie zapłaty. Procedura dodawania załączników do dokumentów została przedstawiona w pkt. 5 instrukcji przy Wniosku elektronicznym o dofinansowanie do przedszkoli. Po wypełnieniu Wniosku DSS pracownik może wykonać następujące czynności dla dokumentu: Złóż wniosek Oznacza zapisanie i przesłanie Wniosku DSS na kolejny etap do pracownika DSS Akceptacja merytoryczna i zatwierdzenie wniosku do realizacji przez DSS krok 2. Dokument przesłany do akceptacji DSS zniknie z Listy zadań pracownika, ale będzie mógł go odnaleźć w sekcji Moje dokumenty. W tej sekcji widoczne są dokumenty przekazane do akceptacji (można zobaczyć tylko podgląd wypełnionego wniosku, bez jego edycji), można również wygenerować historię dokumentu (zobaczyć u kogo na Liście zadań obecnie znajduje się wniosek). COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 47

Przerwij i zachowaj jako roboczy Dokument zostanie zapisany w wersji roboczej na Liście zadań pracownika, będzie on mógł powrócić do wypełniania Wniosku DSS w późniejszym czasie. Dokument taki nie będzie przesłany do akceptacji DSS na kolejny krok. Usuń dokument Oznacza anulowanie Wniosku DSS i zakończenie z nim pracy na danym kroku. Po kliknięciu otworzy się nowe okno Usuwanie dokumentu, gdzie należy podać powód usunięcia dokumentu a następnie zatwierdzić klikając Usuń dokument. Wnioski DSS, które zostały anulowane wyświetlane są ze statusem Usunięty na liście dokumentów w sekcjach Moje archiwum. Uwaga: Terminy w jakich pracownik może procedować w systemie Wniosek elektroniczny o dofinansowanie do wypoczynku kolonii/obozu dla bieżącego roku kalendarzowego wynoszą: Utworzyć i zapisać wniosek na swojej Liście zadań w systemie najpóźniej od marca do 30 kwietnia roku bieżącego. Po tym terminie utworzenie elektronicznego wniosku nie będzie możliwe. Utworzenie wniosku traktowane jest jako deklaracja pracownika o chęci skorzystania z dofinansowania do wypoczynku letniego dla dziecka w danym roku kalendarzowym. Data początkowa umożliwiająca utworzenie wniosku w systemie zależna jest od terminu ustalenia przez Kanclerza i Związki Zawodowe nowych tabel świadczeń socjalnych na bieżący rok kalendarzowy (max. termin do końca marca r.b.). Przesłać wniosek (wraz z załączonym z dokumentem potwierdzającym zakup wypoczynku) do akceptacji DSS do 31 października roku bieżącego. 31.10/01.11. roku bieżącego - system automatycznie zapisuje i kończy obieg wniosków znajdujących się na Liście zadań pracownika, które zostały utworzone ale nie przesłane do akceptacji DSS. Wnioski takie traktowane będą jako niezrealizowane, będą zarchiwizowane, pracownik będzie mógł je odszukać w zakładce Moje archiwum. Wniosek elektroniczny o dofinansowanie do kolonii/obozu Akceptacja merytoryczna i zatwierdzenie wniosku do realizacji przez DSS krok 2 Na kroku 2 pracownik DSS dokonuje weryfikacji, czy Wniosek DSS prawidłowo został wypełniony i czy nie ma zastrzeżeń merytorycznych. Następnie wniosek przedstawiany jest na posiedzeniu Komisji ZFŚS. Po akceptacji Komisji ZFŚS oraz Kanclerza, pracownik DSS dokonuje zatwierdzenia (lub odrzucenia) wniosku w systemie. Pracownik ubiegający się o świadczenie z ZFŚS otrzymuje automatyczne powiadomienie e-mail o rozpatrzeniu jego wniosku. Po akceptacji Wniosku DSS przez pracownika DSS, system automatycznie zapisuje i zakańcza jego proces. Dokument zostaje zarchiwizowany, pracownik może go odszukać w zakładce Moje archiwum. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 48

10. Wniosek elektroniczny o dofinansowanie do zimowiska Pracownik składając ten wniosek ubiega się o dofinansowanie z ZFŚS do wypoczynku zimowego dla dziecka (zimowisko), którego zakupu dokonuje indywidualnie. W przypadku ubiega się o dofinansowanie z ZFŚS do wypoczynku dla wielu dzieci dla każdego należy utworzyć odrębny wniosek DSS. Komu przysługuje dofinansowanie do wypoczynku dla dzieci (zimowego/ letniego) zakupionego indywidualnie przez pracownika UŁ? Dofinansowanie do wypoczynku zimowego oraz letniego przysługuje uprawnionym członkom rodziny pracownika UŁ tj. dzieciom i młodzieży uczęszczającej do szkół podstawowych i średnich (z wyłączeniem absolwentów szkół średnich) oraz dzieci do 19 roku życia, które ze względów zdrowotnych nie uczęszczają do szkół (posiadają orzeczenie o stopniu niepełnosprawności). W przypadku małżeństw zatrudnionych na UŁ wnioskodawcą może być tylko jeden ze współmałżonków, zgodnie z deklaracją rodziców złożoną w Dziale Spraw Socjalnych. Każdy pracownik UŁ uprawniony do korzystania z ZFŚS może dwukrotnie w ciągu roku ubiegać się o zakwalifikowanie dziecka na wypoczynek. Na każde uprawnione dziecko może złożyć jeden wniosek o dofinansowanie do kolonii/obozu oraz jeden wniosek o dofinansowanie do zimowiska. Pracownicy, którzy otrzymali w danym roku kalendarzowym dofinansowanie do wczasów pod gruszą lub wczasów zakupionych indywidualnie dla siebie i swojej rodziny, mogą ubiegać się w danym roku o jedną z form ulgowego wypoczynku dla dzieci/dziecka (kolonie, zimowiska, zielone szkoły, obozy, półkolonie i turnusy rehabilitacyjne). Jak wypełnić Wniosek elektroniczny o dofinansowanie do zimowiska Etap wnioskowania - krok 1 W celu wypełnienia wniosku należy: - z głównego menu wejść do zakładki Sprawy Socjalne i kliknąć w ZŁÓŻ WNIOSEK ELEKTRONICZNY przy pozycji Dofinansowanie do zimowiska lub - z głównego menu kliknąć na zakładkę Dokumenty -> Dodaj a następnie wybrać z typów dokumentów Wniosek DSS dofinansowanie do zimowiska i kliknąć Wybierz. System automatycznie otworzy formularz Wniosek elektroniczny o dofinansowanie do zimowiska - Etap wnioskowania - krok 1. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 49

Wniosek elektroniczny o dofinansowanie do zimowiska - przykład wniosku COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 50