Opracowanie oferty programu promocyjnego lub informacyjnego przewodnik Program promocyjny lub informacyjny powinien stanowić spójny zestaw działań, których zakres uzasadnia rozpowszechnianie informacji o produktach i które służą zwiększeniu ich sprzedaży. I. Przed złożeniem oferty programu promocyjnego lub informacyjnego należy: zarejestrować się w Centralnym Rejestrze Przedsiębiorców w Centrali Agencji Rynku Rolnego (formularz rejestracyjny dostępny jest na stronie internetowej www.arr.gov.pl) przygotować formularz zgłoszeniowy oferty programu promocyjnego lub informacyjnego, w którym: pkt. 1-22 dotyczą danych organizacji proponującej (nazwa, adres, osoba wyznaczona do kontaktów, telefon, fax, mail itp.) pkt. 23-32 dotyczą danych organizacji wdrażającej (nazwa, adres, osoba kontaktowa, telefon, fax, mail) pkt 33. należy zaznaczyć, jeśli proponowane działania promocyjne mają być realizowane w kilku państwach członkowskich pkt. 34-37 należy wpisać nazwę państwa, w którym organizacja proponująca ma swoją siedzibę, np. Polska, kod PL pkt 38. należy wymienić produkty i tematy, które będą przedmiotem programu; wskazane produkty i tematy muszą być zgodne z załącznikami do rozporządzenia Komisji (WE) nr 1071/2005; informacje te są dostępne na stronie internetowej www.arr.gov.pl pkt 39. należy zaznaczyć rodzaj programu: promocyjny, informacyjny lub mieszany Program promocyjny są to, na przykład, działania z zakresu public relations, reklamy zmierzające do wypromowania określonego produktu. W tym programie przeważają informacje o jakości produktu, o tym, że promowane produkty są naturalne, zdrowe, wysokoenergetyczne, itd.
Program informacyjny są to, na przykład, działania z zakresu public relations, reklamy mające na celu informowanie o kontroli jakości produktów, systemie certyfikacji i etykietowania, oraz informowanie o możliwości ustanowienia pochodzenia produktu, itp. Program mieszany są to, na przykład, działania promocyjne i informacyjne, podkreślające zalety produktu, jego cechy charakterystyczne wynikające np. ze sposobów produkcji, bezpieczeństwa produktów, możliwość śledzenia procesu produkcyjnego itd. pkt 40. należy zaznaczyć czas trwania programu; planowane działania promocyjne lub informacyjne muszą być wdrażane co najmniej przez rok, ale nie dłużej niż przez trzy lata; okres ten liczony jest od daty wejścia w życie umowy dotyczącej realizacji tych programów pkt 41. należy wpisać tytuł programu, np. 5 x dziennie warzywa i owoce, I love BIO, Pamiętajmy o owocach pkt 42. należy wpisać kwotę netto dofinansowania z budżetu UE, budżetu krajowego oraz kwotę wkładu własnego; przy wyliczaniu powyższych kwot należy kierować się ustanowionymi przez Komisję Europejską wartościami procentowego udziału finansowego UE (maksymalnie 50%), udziału finansowego Polski (30%) oraz udziału własnego organizacji proponującej (minimum 20%). Data podpisania formularza powinna być zgodna z terminem składania oferty programu, np. w przypadku terminu składania ofert do 30 listopada, data wypełnienia oraz podpisania formularza nie powinna przekroczyć tego terminu. Formularz powinien być podpisany przez osobę do tego upoważnioną, zgodnie z dokumentami określającymi formę prawną. 2
przygotować ofertę programu według poniższego wzoru opisu programu: Przy opracowywaniu opisu programu sugeruje się współpracę z potencjalnymi wykonawcami, tzw. organizacjami wdrażającymi, mając na uwadze późniejszy wybór organizacji zgodnie z zasadą wolnej konkurencji, o której mowa w opisie programu w pkt 7. 1. Tytuł programu, zgodnie z informacjami zawartymi w formularzu zgłoszeniowym PRZYKŁAD Tytuł programu: Pamiętajmy o owocach 2. Organizacja proponująca W punkcie dotyczącym organizacji proponującej (organizacja branżowa lub międzybranżowa) należy: - podać dane adresowe organizacji: nazwę, adres, e-mail, telefon, faks, osobę kontaktową zgodnie z danymi z CRP i formularza zgłoszeniowego; - podać informacje dotyczące reprezentatywności organizacji w branży, np. udział w rynku, objęte działalnością produkty lub rejony; - dołączyć dokumenty potwierdzające posiadanie środków finansowych niezbędnych do skutecznego wdrożenia programu (kopie bilansów lub rocznych sprawozdań, kopie rachunku zysku i strat z trzech ubiegłych lat); - opisać doświadczenie we wdrażaniu podobnych programów krajowych lub regionalnych, zdobyte w ciągu trzech ubiegłych lat. PRZYKŁAD Organizacja branżowa Owoce i Warzywa ul. Marchwiowa 16/10 00-570 Warszawa mail: owocewarzywa@owocewarzywa.org.pl tel. (022) 000-00-00 fax : (022) 000-00-00 osoba wyznaczona do kontaktów: Jan Kowalski Reprezentatywność Organizacja branżowa Owoce i Warzywa zrzesza 700 producentów, tj..., co stanowi 60% producentów całej branży. Organizacja obejmuje działalnością produkty z 3
grupy warzyw i owoców, skupia producentów z regionu Małopolski i Podkarpacia. Producenci zrzeszeni w organizacji posiadają 45% udział w rynku, ich eksport w latach 2001-2003 wyniósł Doświadczenie Lp. Nazwa programu Wartość programu Data Opis wykonania 1 Promocja soku 1 000 000 PLN 2002-2003 Kampania skierowana marchwiowego była do młodzieży w wieku 20-25 lat 2 Promocja jabłek 3 500 000 PLN 2001-2003 Kampania mająca na celu zmianę przyzwyczajeń żywieniowych konsumentów. 3. Szczegóły programu W punkcie tym należy wskazać: produkt/produkty, których program dotyczy; produkty te muszą być zgodne z listą produktów podlegających wsparciu, ustanowioną przez Komisję Europejską. Produkty i tematy, które mogą być objęte działaniami promocyjnymi lub informacyjnymi na rynku wewnętrznym UE: świeże owoce i warzywa, przetworzone owoce i warzywa, włókno lniane, żywe rośliny i produkty ogrodnictwa ozdobnego, oliwa z oliwek i oliwki deserowe, oleje z nasion, mleko i produkty mleczne, świeże, schłodzone lub mrożone mięso, wyprodukowane zgodnie ze wspólnotowym i krajowym systemem jakości, oznakowanie jaj przeznaczonych do konsumpcji, miód i produkty pszczelarskie, wysokiej jakości wina psr, wina stołowe ze wskazaniem regionu ich pochodzenia, znak graficzny dla najbardziej odległych regionów ustanowiony w prawodawstwie rolnym, chroniona nazwa pochodzenia produktu (PDO), chronione oznaczenie geograficzne (PGI) lub gwarantowana tradycyjna specjalność (TSG) i produkty zarejestrowane w ramach tych systemów, rolnictwo ekologiczne zgodnie z rozporządzeniem Rady (WE) nr 2092/91 i produkty zarejestrowane zgodnie z tym rozporządzeniem. 4
Produktami, które mogą być objęte działaniami promocyjnymi lub informacyjnymi na rynkach krajów nie należących do UE, są: świeża, schłodzona lub mrożona wołowina, cielęcina i wieprzowina oraz przetwory spożywcze z tych produktów, wysokiej jakości mięso drobiowe, przetwory mleczne, oliwa z oliwek i oliwki stołowe, wina jakościowe produkowane w określonym regionie (QWPSR), napoje spirytusowe z oznaczeniami geograficznymi lub o zastrzeżonym tradycyjnym opisie, świeże owoce i warzywa oraz przetwory owocowo-warzywne, przetwory ze zbóż i ryżu, włókno lniane, żywe rośliny i produkty ogrodnictwa ozdobnego, produkty posiadające chronioną nazwę pochodzenia (PDO), chronione oznaczenie geograficzne (PGI) lub gwarantowaną tradycyjną specjalność (TSG), zgodnie z rozporządzeniem Rady (WE) nr 2081/92 lub (WE) nr 2082/92, produkty rolnictwa ekologicznego, zgodnie z rozporządzeniem Rady (WE) nr 2092/91. Lista produktów została określona w załącznikach do rozporządzeń (WE) nr 1346/2005 (kraje trzecie) i (WE) nr 1071/2005 (rynek wewnętrzny). typ programu: informacyjny/promocyjny/mieszany (zgodnie z informacjami zawartymi w formularzu zgłoszeniowym); państwo członkowskie, które uczestniczy we współfinansowaniu programu (np. Polska); państwo lub państwa, na terenie których będą prowadzone działania promocyjne lub informacyjne; w przypadku rynku krajów trzecich działania promocyjne lub informacyjne można prowadzić w: Szwajcarii, Norwegii, Rumunii, Bułgarii, Chorwacji, Bośni i Hercegowinie, Serbii i Czarnogórze, byłej Jugosłowiańskiej Republice Macedonii, Turcji, Ukrainie, Rosji, Japonii, Chinach, Korei Południowej, krajach Azji Południowo-Wschodniej, Indiach, krajach Bliskiego Wschodu, Afryki Północnej, Republice Południowej Afryki, krajach Ameryki Północnej, krajach Ameryki Łacińskiej, Australii i Nowej Zelandii; czas trwania programu, tzn. czy działania promocyjne lub informacyjne będą prowadzone przez jeden rok (12 miesięcy), dwa lata (24 miesiące) lub trzy lata (36 miesięcy); czy proponowany program stanowi kontynuację wcześniejszego programu promocyjnego. 5
PRZYKŁAD Produkty jabłka i gruszki Typ programu promocyjny Państwo członkowskie uczestniczące we współfinansowaniu Polska Działania promocyjne prowadzone będą na terenie Polski (rynek wewnętrzny UE) Czas trwania programu 2 lata Program nie stanowi kontynuacji wcześniejszego programu 4. Opis programu Program powinien stanowić spójny zestaw działań, których zakres uzasadnia rozpowszechnianie informacji o produktach i służy zwiększeniu ich sprzedaży. W tym punkcie należy podać informacje o działaniach oraz instrumentach, które mają zostać użyte do wdrożenia tych działań (włącznie z ich liczbą, wielkością i/lub wymiarami oraz szacowanymi kosztami jednostkowymi, aby uzasadnić proponowany budżet). Należy uzasadnić potrzebę przeprowadzenia działań promocyjnych i informacyjnych w proponowanym zakresie. W uzasadnieniu warto posłużyć się opisem sytuacji rynkowej lub danymi, które określałyby wielkość popytu na produkty objęte propozycją programu. W opisie należy wskazać przedmiot, cel(e) programu promocyjnego lub informacyjnego oraz określić grupę docelową (grupy docelowe), do których działania te będą kierowane. W propozycji programu należy również opisać proponowaną strategię programu, tzn. w jaki sposób planuje się dotrzeć z przekazem do grupy docelowej. W przypadku propozycji dotyczących rynku wewnętrznego opracowując program należy kierować się wytycznymi dla promocji na rynku wewnętrznym, stanowiącymi załącznik do rozporządzenia (WE) nr 1071/2005, informacje te dostępne są na stronie internetowej www.arr.gov.pl UWAGA! Wszelkie odwoływanie się w programie do skutków zdrowotnych lub korzyści odżywczych spożywanych produktów musi być oparte na ogólnie przyjętych danych naukowych; wszelkie takie odwołania muszą być zaakceptowane przez krajowy organ odpowiedzialny za zdrowie publiczne. Tematy i wiadomości, które mają być komunikowane W tej części opisu programu należy przedstawić treść przekazu, który będzie skierowany do grupy docelowej. Należy podać, jakie informacje o produktach będą przekazywane albo które cechy, zalety promowanych produktów będą stanowiły główny przekaz. Działania 6
W tej części należy opisać każde działanie przewidziane w programie np. produkcję i emisję spotów reklamowych w TV i radio, publikację broszur, użycie serwisu internetowego itp. Koszty poszczególnych działań należy uzasadnić, podając np. czas emisji oraz liczbę spotów TV, radiowych, nakład broszur, plakatów, itp. PRZYKŁAD Działania Promocja w telewizji Degustacje w punktach sprzedaży (degustacje w sieciach handlowych, ekspozycja stoisk z produktami) Konferencje prasowe (sześć konferencji prasowych, trzy na początku każdego roku realizacji programu, trzy na końcu każdego roku realizacji programu) Publikacja - broszur (format B5, w nakładzie 5 000 szt.) - plakatów (w nakładzie 15 000 szt.) Serwis internetowy (prowadzenie oraz aktualizacja odrębnego serwisu internetowego, poświęconego kampanii promocyjnej) Sytuacja rynkowa i popyt Obecnie konsumenci chętnie sięgają po produkty, z których szybko można przyrządzić danie, a które nie zawsze są zdrowe. Zapominają o produktach zdrowych i tanich, jakimi są świeże warzywa i owoce, tj. jabłka i gruszki. Cel programu Celem programu jest nakłonienie konsumentów do spożywania większej ilości warzyw i owoców, w szczególności jabłek i gruszek ze względu na ich właściwości. Strategia programu Dla potrzeb programu powstanie hasło oraz wizualizacja jednolita dla wszystkich działań promocyjnych. W ramach programu największy nacisk zostanie położony na działania, tj. degustację w sieciach supermarketów w połączeniu z promocją w telewizji podczas programów kulinarnych. Działaniami uzupełniającymi będą konferencje prasowe, serwis internetowy oraz publikacja broszur i plakatów. Grupa docelowa Program promocyjny skierowany jest do młodzieży oraz kobiet w wieku 25-35 lat Tematy i wiadomości, które mają być komunikowane W działaniach komunikacyjnych skierowanych do młodzieży główną wiadomość przekazu będą stanowiły informacje na temat wartości odżywczych promowanych produktów. Natomiast w działaniach skierowanych do kobiet główną wiadomość przekazu będą stanowiły informacje na temat możliwości włączania promowanych produktów do codziennego jadłospisu. 7
5. Przewidywane oddziaływanie Należy określić przewidywane oddziaływanie programu na: wzrost popytu na dany produkt, świadomość konsumentów, wizerunek produktu i/lub jakiekolwiek inne aspekty związane z założonymi celami. W możliwym stopniu należy określić ilościowo oczekiwane rezultaty wdrożenia programu. PRZYKŁAD Prowadzone w ramach programu działania promocyjne przyczynią się do zmian nawyków żywieniowych młodzieży oraz do wprowadzenia przez kobiety prowadzące gospodarstwo domowe warzyw i owoców do codziennego jadłospisu. Ponadto przewiduje się wzrost zainteresowania warzywami i owocami, a co za tym idzie wzrost popytu na promowane produkty do 15% (w roku 2004 popyt kształtował się na poziomie 12%). 6. Wspólnotowe aspekty programu Należy opisać możliwe korzyści na skalę wspólnotową, które mogą wyniknąć z realizacji programu, uzasadniając jego współfinansowanie wspólnotowe. PRZYKŁAD Wpływając na świadomość konsumentów, w szczególności na młodzież i młode kobiety, kształtujemy nawyki konsumenckie, tj. zastępowanie fastfoodów produktami zdrowymi, bogatymi w witaminy itp. W ten sposób przyczyniamy się do rozwiązywania problemów z otyłością, do zmiany złych nawyków żywieniowych w Unii Europejskiej. 7. Organizacja wdrażająca (organizacje wdrażające) Prezentacja W punkcie dotyczącym firmy, która będzie wdrażała działania promocyjne lub informacyjne w ramach programu, tzw. organizacji wdrażającej, należy podać dane adresowe: nazwę, adres, e-mail, telefon, faks, osobę wyznaczoną do kontaktów. Opis procedury przestrzegającej zasad konkurencji oraz kryteriów stosowanych przy wyborze organizacji wdrażającej Podać szczegółowy opis przebiegu procedury przestrzegającej zasad konkurencji oraz powodów uzasadniających wybór organizacji wdrażającej. Uwaga: organizacja wdrażająca musi być niezależna od organizacji proponującej (składającej propozycję). Należy podać liczbę wysłanych zaproszeń do składania ofert oraz ofert złożonych, sposób wyłonienia organizacji wdrażającej, kryteria oceny ofert. 8
Potwierdzenie potencjału technicznego oraz zdolności do wdrożenia programu Przedstawić dowody potwierdzające potencjał techniczny i finansowy wybranej organizacji wdrażającej (lub organizacji wdrażających) umożliwiający wykonanie zadania. PRZYKŁAD W przypadku dokonania wyboru organizacji wdrażającej przed złożeniem oferty programu w ARR Agencja Reklamowa ul. Kolejowa 16/10 00-570 Warszawa mail: agencjareklamowa@agencjareklamowa.com.pl tel. (022) 000-00-00 fax : (022) 000-00-00 osoba kontaktowa : Jan Kowalski W przypadku niewybrania organizacji wdrażającej przed złożeniem oferty programu do ARR wystarczy podać informacje, w jakim trybie planowany jest wybór organizacji, według jakich kryteriów i kiedy. 8. Zestawienie kosztów (budżet) W formie tabeli należy przedstawić planowane koszty netto poszczególnych działań. Przy konstruowaniu zestawienia kosztów należy przestrzegać tej samej kolejności działań, które zostały przedstawione w opisie działań (pkt 4.). W przypadku programów wielonarodowych należy przedstawić jedno skoordynowane zestawienie kosztów obejmujące cały program. Koszty uwzględnione w zestawieniu muszą być zgodne z załącznikiem III do umowy na realizację programu - koszty kwalifikowane i niekwalifikowane; informacje te są dostępne na stronie internetowej www.arr.gov.pl 9
Tabela - Zestawienie kosztów DZIAŁANIA ROK 1 ROK 2 ROK 3 OGÓŁEM Działanie 1* Działanie 2* Działanie 3* Działania ogółem (1) Koszty związane z zabezpieczeniem należytego wykonania umowy Honoraria organu wdrażającego (maksymalnie 13/15 % z (1)**) Pomiar wyników, działań (maksymalnie 3 % z (1)**) Koszty bezpośrednie dla programu ogółem (2) Koszty ogólne (maksymalnie 3/5 % z (2)**) KOSZTY PROGRAMU OGÓŁEM * łącznie z honorariami fakturowanymi na podstawie stawki godzinowej ** sposób wyliczenia honorariów i kosztów ogólnych opisano w Warunkach uczestnictwa w mechanizmie, dostępnych w serwisie internetowym ARR Powyższa tabela może być dostosowana w zależności od programu. PRZYKŁAD Zestawienie kosztów Działanie I. Koszty poszczególnych działań ogółem: 1. Promocja w TV 2. Degustacje w punktach sprzedaży 3. Konferencje prasowe 4. Publikacja - broszur - plakatów 5. Serwis internetowy I rok realizacji 950 000 800 000 80 000 30 000 10 000 10 000 20 000 II rok realizacji 430 000 390 000 5 000 20 000 - - 15 000 Razem 1 380 000 1 190 000 85 000 50 000 10 000 10 000 35 000 II. Koszty związane z zabezpieczeniem należytego wykonania 5 000-5 000 III. Badanie efektywności kampanii (3% z I pozycji kosztów) 28 500 12 900 41 400 IV. Honoraria organizacji wdrażającej (13 % z I pozycji kosztów) 123 500 55 900 179 400 Koszty bezpośrednie ogółem (suma kosztów z pozycji I,II,III,IV) 1 107 000 498 800 1 605 800 Koszty ogólne (3 % kosztów 33 210 14 964 48 174 bezpośrednich) Razem 1 140 210 513 764 1 653 974 10
9. Plan finansowania Program współfinansowany jest z budżetu UE (maksymalnie 50%), z budżetu krajowego (30%) oraz ze środków własnych organizacji proponującej (minimum 20%). W przypadku programów dotyczących większej liczby państw 30-procentowy wkład poszczególnych państw członkowskich musi być proporcjonalny do sumy wniesionej przez organizacje proponujące. Należy podać udział każdego zainteresowanego państwa członkowskiego oraz każdej organizacji proponującej. Tabela Plan finansowania Współfinansowanie Rok I % Rok II % Rok III % ŁĄCZNIE % Unia Europejska Polska Organizacja proponująca 50 30 20 50 30 20 50 30 20 50 30 20 ŁĄCZNIE 100 100 100 100 PRZYKŁAD Plan finansowania Współfinansowanie I rok realizacji % II rok realizacji % Razem Unia Europejska Polska Organizacja wdrażająca 570 105 342 063 228 042 50 30 20 256 882 154 129 102 752 50 30 20 826 987 496 192 330 794 Razem 1 140 210 513 764 1 653 974 10. Inne istotne informacje Wszelkie inne informacje wymagane przez państwo członkowskie lub uznane za istotne przez organizację proponującą. Obowiązkowe załączniki 1. Podpisane pisemne zobowiązanie organizacji proponującej dotyczące jej udziału finansowego w pełnej realizacji programu. 11
PRZYKŁAD Organizacja branżowa Owoce i Warzywa Warszawa, dn. 21 08 2005 ul. Marchwiowa 16/10 00-570 Warszawa Oświadczenie Niniejszym w imieniu Organizacji branżowej Owoce i Warzywa oświadczam, że zobowiązuje się sfinansować program promocyjny pt. Pamiętajmy o owocach w wysokości odpowiadajacej części niesfinansowanej przez budżet Unii Europejskiej oraz budżet krajowy, zgodnie treścią art. 9 rozporządzenia Rady (WE) nr 2826/2000, tj. nie mniej niż 20%. Podpis osoby upoważnionej 2. Podpisane pisemne oświadczenie organizacji proponującej potwierdzające, że program, o którym mowa, nie korzysta z żadnej innej wspólnotowej pomocy finansowe. II. Terminy składania ofert programów promocyjnych i informacyjnych Oferty programów składane są w Agencji Rynku Rolnego: nie później niż 30 listopada każdego roku kalendarzowego (w przypadku rynku wewnętrznego UE), nie później niż 31 października 2005 roku oraz 31 marca każdego roku kalendarzowego (w przypadku rynku krajów trzecich). UWAGA! Organizacje branżowe lub międzybranżowe, które zamierzają złożyć w ARR ofertę programu promocyjnego lub informacyjnego, proszone są o składanie ofert przed terminem ostatecznym, o którym mowa powyżej, w celu wstępnej weryfikacji złożonych ofert. Oferty programów, które spełniły wymogi formalno-prawne oraz wytyczne Komisji Europejskiej, ARR przedkłada Komisji w terminie: do 15 lutego każdego roku kalendarzowego w przypadku programów skierowanych na rynek wewnętrzny UE); do 15 grudnia 2005 roku oraz 30 czerwca każdego roku kalendarzowego w przypadku programów skierowanych na rynek krajów trzecich. 12
Komisja Europejska dokonuje oceny programów i informuje państwa członkowskie, które z programów zostały zaakceptowane, w terminie: do 30 czerwca każdego roku kalendarzowego w przypadku programów skierowanych na rynek wewnętrzny UE; do 28 lutego 2005 roku oraz 30 listopada każdego roku kalendarzowego - w przypadku programów skierowanych na rynek krajów trzecich. Schemat przebiegu działań od opracowania oferty programu do podpisania umowy na jego realizację Składanie propozycji programu do ARR do 30 listopada Przedkładanie propozycji programu KE przez ARR do 15 lutego Decyzja KE na temat akceptacji programu do 30 czerwca Podpisanie umowy z ARR do 28 września III. Przed podpisaniem umowy na realizację programu promocyjnego lub informacyjnego należy: 1. dokonać wyboru wykonawcy programu tzw. organizacji wdrażającej Po uzyskaniu akceptacji oferty programu przez Komisję Europejską należy dokonać wyboru organizacji wdrażającej, zachowując zasadę wolnej konkurencji. 13
Zasada wolnej konkurencji Organizacja wdrażająca wybierana jest na zasadzie wolnej konkurencji, zgodnie z interpretacją art. 6, ust. 1 rozporządzenia (WE) nr 2826/2000 w sprawie działań promocyjnych i informacyjnych na rynku wewnętrznym UE. Jeżeli organizacja proponująca oznacza państwo, jednostkę samorządu terytorialnego, podmiot prawa publicznego, związki zawarte przez co najmniej jedną taką jednostkę lub podmiot prawa publicznego w rozumieniu dyrektywy 92/50/EWG, wówczas jest ona zobligowana do stosowania ww. dyrektywy. Natomiast w przypadku, gdy organizacja proponująca nie spełnia cech wymienionych w art. 1 dyrektywy, dokonuje ona wyboru organizacji wdrażającej z zachowaniem zasad konkurencji, zgodnie z wytycznymi określonymi przez ARR. Aby zachować zasadę konkurencji wskazane jest stosowanie przepisów Kodeksu Cywilnego dotyczących zawarcia umowy w trybie przetargu. Kwestię tę regulują art. 70¹ - 70 5 kc. Wyboru organizacji wdrażającej należy dokonać spośród trzech ważnych ofert. Kondycja ekonomiczna, finansowa, techniczna organizacji wdrażającej Organizacja proponującą jest zobowiązana sprawdzić możliwości ekonomiczne, finansowe oraz techniczne organizacji wdrażających, a w szczególności kwestie opisane poniżej. Organizacja wdrażająca powinna dostarczyć dokumenty wykazujące, że przedsiębiorstwo posiada potencjał finansowy i ekonomiczny oraz dysponuje niezbędną infrastrukturą i personelem o doświadczeniu odpowiednim do realizacji działań. Potwierdzenie potencjału finansowego i ekonomicznego: krótki opis działalności ekonomicznej organizacji wdrażającej, w szczególności opis usług objętych planowanym programem działań; bilans lub wyciąg z bilansu, o ile publikowanie bilansu jest ustanowione przez przepisy dotyczące działalności spółek. Potwierdzenie potencjału technicznego: opis umiejętności zawodowych pracowników; główne działania zrealizowane w ciągu ostatnich trzech lat; znajomość sytuacji w kraju/krajach, którego program dotyczy, w dziedzinie objętej programem; ogólna znajomość produktów i tematów, których program dotyczy, doświadczenie we współpracy z innymi organizacjami branżowymi, przedsiębiorstwami sektora rolniczego lub rolno-spożywczego lub instytucjami sektora publicznego. Poprawnie wybrana organizacja wdrażająca nie powinna: być w sytuacji upadłości, likwidacji, wstrzymania lub zawieszenia działalności, postępowania układowego lub być przedmiotem tego rodzaju postępowań; 14
zalegać z płatnością składki na ubezpieczenie społeczne, podatków i opłat urzędowych. Ponadto wyklucza się podmioty wobec których sąd orzekł zakaz korzystania z dotacji, subwencji lub innych form wsparcia ze środków publicznych na podstawie przepisów o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary. Weryfikacji powyższych kwestii posłużą: aktualny wyciąg wpisu do ewidencji działalności lub do rejestru handlowego; potwierdzenie opłacania składek na ubezpieczenie społeczne, podatków, opłat urzędowych; zaświadczenie, że organizacja wdrażająca nie jest w trakcie procedury upadłościowej, postępowania układowego lub innego o podobnym charakterze. Organizacja proponująca musi poinformować ARR o wyniku postępowania: podać nazwę, adres organizacji wdrażającej oraz przedłożyć dokumentację potwierdzającą dokonanie wyboru, tj. opis trybu postępowania, treść zaproszenia do składania ofert, liczbę potencjalnych wykonawców, do których wysłano zaproszenie, liczbę złożonych ofert, kryteria wyboru ofert itp. 2. złożyć zabezpieczenie poprawnej realizacji umowy Przed podpisaniem umowy na realizację programu wymagane jest zabezpieczenie finansowe poprawnej realizacji umowy w wysokości 15% maksymalnego, rocznego udziału finansowego UE i Polski. ARR akceptuje dwie formy zabezpieczeń: - zabezpieczenia gotówkowe w formie depozytów, - gwarancje instytucji finansowych. Gwarancji finansowych udzielają banki oraz instytucje ubezpieczeniowe. Lista instytucji finansowych udzielających gwarancji na realizację mechanizmów WPR oraz wzory gwarancji wymaganych w trakcie realizacji mechanizmów WPR są dostępne na stronie internetowej www.arr.gov.pl > informacje > zabezpieczenia. 15
PRZYKŁAD Wyliczenie kwoty zabezpieczenia Przykład 1 Czas trwania programu 2 lata Całkowity budżet programu 2 000 000 PLN, z czego 1 100 000 PLN pierwszy rok realizacji 900 000 PLN drugi rok realizacji Wkład finansowy UE i Polski liczymy od największej kwoty rocznego budżetu (większa kwota przeznaczona jest na pierwszy rok realizacji) 1 100 000 x 80% = 880 000 PLN 880 000 x 15% = 132 000 PLN kwota zabezpieczenia Przykład 2 Czas trwania programu 3 lata Całkowity budżet programu 3 500 000 PLN, z czego 1 000 000 PLN pierwszy rok realizacji 900 000 PLN drugi rok realizacji 1 600 000 PLN trzeci rok realizacji Wkład finansowy UE i Polski liczymy od największej kwoty rocznego budżetu (większa kwota przeznaczona jest na trzeci rok realizacji) 1 600 000 x 80% = 1 280 000 PLN 1 280 000 x 15% = 192 000 PLN kwota zabezpieczenia IV. Rozpoczęcie działań promocyjnych lub informacyjnych Działania promocyjne lub informacyjne zaplanowane w zaakceptowanej przez Komisję Europejską ofercie programu można rozpocząć z dniem podpisania umowy na realizację programu. 16