ZARZĄDZENIE NR 66/2016 STAROSTY LEGNICKIEGO z dnia 10 października 2016 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji kasowej w Starostwie Powiatowym w Legnicy Na podstawie art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2016 r. poz. 1047) w związku z art. 68 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885 z późn. zm. 1) ), zarządzam, co następuje: 1. Wprowadzam do stosowania w Starostwie Powiatowym w Legnicy Instrukcję kasową, stanowiącą załącznik do niniejszego zarządzenia. 2. Nadzór nad wykonaniem zarządzenia powierza się głównemu księgowemu. 3. Traci moc Zarządzenie Starosty Legnickiego w sprawie wprowadzenia "Instrukcji kasowej w Starostwie Powiatowym w Legnicy nr 37/2013 z dnia 10 września 2013 r. zmienione Zarządzeniem nr 5/2014 z dnia 17 stycznia 2014 r. oraz Zarządzeniem nr 47/2015 z dnia 1 lipca 2015 r. 4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. Starosta Legnicki Janina Mazur 1) Zmiany wymienione zostały ogłoszone w Dz. U. z 2013 r. poz.885, 938,1646, z 2014 r. poz. 379, 911, 1146, 1626, 1877, z 2015 r. poz. 238, 532, 1045, 1117, 1130, 1189,1190,1269, 1358, 1513, 1830, 1854, 1890, 2150, z 2016 r. poz.195 Id: BDD88207-5A7D-4CEE-A359-439AD06172DB. Podpisany Strona 1
Załącznik do Zarządzenia Nr 66/2016 Starosty Legnickiego z dnia 10 października 2016 r. Instrukcja kasowa 1. 1. Pomieszczenie kasy jest wydzielone i zabezpieczone w urządzenie alarmowe oraz drzwi metalowe zamykane na dwa zamki od strony korytarza. 2. Usytuowanie stanowiska pracy kasjera uniemożliwia swobodny dostęp osobom postronnym. 3. W pomieszczeniu znajduje się kasa pancerna do przechowywania wartości pieniężnych. 4. Wartości pieniężne muszą być przechowywane w warunkach zapewniających właściwą, zgodną z przepisami, ochronę przed zniszczeniem, utratą lub zagarnięciem. 5. Jeden komplet kluczy jest w posiadaniu kasjera. Drugi komplet kluczy do pomieszczenia kasy przechowywany jest w kasecie szafy metalowej w Wydziale Finansowym. 2. 1. Transport wartości pieniężnych w kwocie nieprzekraczającej 15.000,00 zł może być wykonywany pieszo bez obecności dodatkowego pracownika urzędu. 2. Transport wartości pieniężnych w kwocie przekraczającej 15.000,00 zł powinien być wykonywany w asyście drugiego pracownika urzędu. 3. 1. Kasjerem może być osoba posiadająca minimum średnie wykształcenie, mająca nienaganną opinię, niekarana za przestępstwa gospodarcze lub wykroczenie przeciwko mieniu oraz posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych. 2. Kasjer odpowiada za stan gotówki w kasie i inne walory znajdujące się w kasie oraz za funkcjonowanie kasy. 3. Kasjer musi złożyć oświadczenie o odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie oraz o znajomości przepisów w zakresie dokonywania operacji kasowych Id: BDD88207-5A7D-4CEE-A359-439AD06172DB. Podpisany Strona 2
i transportu gotówki. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 1 do niniejszej instrukcji. 4. Przyjęcie przekazanie kasy przez kasjera może nastąpić jedynie protokolarnie w obecności pracownika Wydziału Finansowego wyznaczonego przez głównego księgowego. W przypadku nieobecności kasjera przejęcie kasy odbywa się w obecności dwóch pracowników i głównego księgowego. 5. Kasjer ma na swoim stanowisku pracy obowiązującą w jednostce instrukcję kasową oraz zapewniony dostęp do innych przepisów niezbędnych do prawidłowego wykonywania zleconych czynności. 4. 1. W kasie może znajdować się tylko: - niezbędny zapas gotówki na bieżące wydatki (pogotowie kasowe/stały zapas gotówki w kasie), - gotówka podjęta z rachunku bankowego na pokrycie określonych wydatków, - gotówka pochodząca z dziennych wpływów do kasy, - gotówka przechowywana jako depozyt od osób fizycznych lub prawnych (za zgodą kierownika jednostki), - druki ścisłego zarachowania, - pieczęcie. 2. Kasjer/pracownik Wydziału Finansowego zobowiązany jest przekazać przyjęte do kasy dochody na właściwy rachunek najpóźniej w dniu następnym po dniu pobrania. 3. Kasjer/pracownik Wydziału Finansowego może dokonywać wpłat gotówkowych do banku w formie wpłaty zamkniętej. Wówczas całość odprowadzanej gotówki ujmuje w zestawieniu odprowadzanej gotówki, które wraz z gotówką umieszcza w numerowanej kopercie zamkniętej. Osoba odprowadzająca gotówkę do banku przelicza w obecności kasjera wartość wpłaty do banku, zamyka kopertę i umieszcza na niej datę oraz podpis. 4. Wysokość niezbędnego zapasu gotówki w kasie określana jest odrębnym ustaleniem kierownika jednostki. 5. Nadwyżkę gotówki znajdującej się w kasie na koniec dnia, ponad ustaloną wysokość niezbędnego zapasu (pogotowia kasowego) odprowadza się najpóźniej w dniu następnym po dniu powstania nadwyżki. Id: BDD88207-5A7D-4CEE-A359-439AD06172DB. Podpisany Strona 3
6. Nieudokumentowana dowodami kasowymi gotówka w kasie stanowi nadwyżkę, która podlega przekazaniu na dochody budżetowe. 7. Gotówka niepodjęta z kasy na wypłaty w okresie przekraczającym 7 dni, odprowadzana jest na rachunek bankowy. 8. Gotówka podjęta z rachunku bankowego, na pokrycie określonych wydatków jednostki może być przeznaczona wyłącznie na cel określony przy jej podjęciu. 9. Stwierdzony niedobór gotówki w kasie, a także fałszywe banknoty i monety obciążają kasjera i podlegają uregulowaniu w ciągu 5 dni roboczych. 10. Kasjer prowadzi Zeszyt depozytów, w którym odnotowuje każde złożenie depozytu w kasie i jego podjęcie z kasy. Strony w zeszycie depozytów muszą być ponumerowane, a zeszyt opatrzony pieczęcią jednostki i zabezpieczony przed zniszczeniem (wzór tabeli do zeszytu depozytu stanowi załącznik nr 3). Zeszyt depozytów przechowywany jest w kasie metalowej typu sejf. 11. Książka druków ścisłego zarachowania prowadzona jest zgodnie z zarządzeniem Starosty Legnickiego w sprawie wprowadzenia instrukcji ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania w Starostwie Powiatowym w Legnicy. 12. Kasjer, dokonując czynności kasowych, ma obowiązek: - sprawdzić autentyczność banknotów, - przeliczyć gotówkę w obecności wpłacającego, - ocenić stopnień zniszczenia banknotów i podjąć decyzję o ich przyjęciu, - dokonać ewidencji kasowej w systemie komputerowym SIGID KASA, a w zakresie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych i Pracowniczej Kasy Zapomogowo Pożyczkowej w systemie komputerowym PROGMAN do obsługi kasy. 5. 1. Obrót gotówkowy w kasie jest udokumentowany w raporcie kasowym: 1) dla dochodów dokumentami sumarycznymi gotówkowych jednorodnych operacji gospodarczych; 2) dla wydatków dokumentami źródłowymi takimi jak: Faktura VAT, Rachunek, wniosek o wypłatę zaliczki, rozliczenie zaliczki, delegacja służbowa, zbiorcze zestawienie list płac, itp. Id: BDD88207-5A7D-4CEE-A359-439AD06172DB. Podpisany Strona 4
2. Dokumenty, na podstawie których dokonuje się operacji kasowych, ich formę i wzory określa Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych w Starostwie Powiatowym w Legnicy. 3. W razie popełnienia błędu w dowodach kasowych przed zamknięciem raportu kasowego, w wydrukach z systemu nie dokonuje się żadnych poprawek, należy je anulować i wystawić nowy poprawny dowód kasowy. W przypadku zamknięcia raportu i braku możliwości poprawy błędu w systemie SIGID KASA oraz PROGMAN dopuszcza się możliwość poprawy ręcznie dowodu kasowego jedynie w treści dokumentu. Nie dopuszcza się możliwości poprawy kwot po stronie przychodów i rozchodów raportu kasowego. 4. Wypłaty dokonuje się na podstawie dowodów kasowych sprawdzonych pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym oraz zatwierdzonych do wypłaty. 5. Osoby upoważnione do dysponowania gotówką, sprawdzania i zatwierdzania dowodów kasowych, do wypłaty, składają na dokumentach kasowych podpis wraz z datą. 6. Kasjer wypłaca gotówkę osobie wymienionej w dowodzie księgowym stanowiącym podstawę obrotu gotówkowego. Osoba odbierająca gotówkę kwituje na dowodzie potwierdzenia wypłaty jej odbiór w sposób trwały poprzez zamieszczenie pobranej kwoty, swojego czytelnego podpisu wraz z podaniem daty pobrania gotówki z kasy. 7. Przed wypłatą gotówki osobie nie znanej kasjerowi, kasjer żąda od osoby, której wypłaca gotówkę, okazania dowodu osobistego lub innego dowodu tożsamości i dokonuje adnotacji na dowodzie kasowym zawierającej serię i numer dowodu tożsamości tej osoby. 8. W przypadku wypłaty gotówki na podstawie upoważnienia należy zrobić adnotację na dowodzie kasowym, że wypłaty dokonano osobie upoważnionej, a upoważnienie dołącza się do dowodu kasowego. 9. Gotówkę na wypłaty z kasy pobiera się z banku na podstawie złożonego awizowania wypłat gotówkowych/e-czeków w systemie bankowości elektronicznej Getin Banku. 6. 1. Wszystkie dowody kasowe dotyczące przychodów i rozchodów gotówki ujmuje się w dniu ich realizacji w raporcie kasowym sporządzonym przez kasjera, w Id: BDD88207-5A7D-4CEE-A359-439AD06172DB. Podpisany Strona 5
systemie komputerowym. Zapisy w raporcie kasowym powinny być dokonywane chronologicznie w dniu, w którym nastąpiła wpłata lub wypłata. Raport kasowy sporządzany jest co najmniej za okresy dzienne, osobno dla rachunku wydatków, ZFŚS, PKZP, zgodnie z treścią określoną w systemie. 2. Zapisów w raporcie kasowym można dokonywać zbiorczo na podstawie zestawień wpłat i wypłat gotówkowych jednorodnych operacji gospodarczych. 3. Dowody obrotu kasowego powinny być oznaczone datą, numerem i pozycją raportu kasowego, do którego zostały wpisane. 4. Raporty kasowe podpisane przez kasjera wraz z dowodami kasowymi przekazywane są do księgowości w celu sprawdzenia, zatwierdzenia i ujęcia w księgach rachunkowych. 7. 1. Inwentaryzacji podlegają wszystkie składniki znajdujące się w kasie na dzień jej przeprowadzenia. Inwentaryzację gotówki przeprowadza się w drodze spisu z natury. 2. Inwentaryzacja kasy jest przeprowadzana: - w ostatnim dniu roboczym roku, - w przypadku wystąpienia zdarzeń mogących wpłynąć na stan gotówki, np.: kradzieży, szkód losowych, włamań, lub innych, - doraźnie zgodnie z decyzją kierownika jednostki, - w przypadku przekazania kasy. 3. Skład komisji inwentaryzacyjnej wyznacza kierownik jednostki. W przypadku niemożności wzięcia przez kasjera udziału w inwentaryzacji z powodu choroby lub innej ważnej przyczyny, może on wskazać na piśmie inną osobę, która za zgodą kierownika jednostki weźmie za niego udział w przeprowadzeniu inwentaryzacji. Jeżeli kasjer nie bierze udziału w inwentaryzacji i nie wskaże innej osoby, inwentaryzację przeprowadza komisja złożona co najmniej z 3 osób. W przypadku przekazania kasy osobę przyjmującą obowiązki kasjera wyznacza Dyrektor Wydziału Finansowego Główny Księgowy. Przekazanie kasy odbywa się na podstawie sporządzanego protokołu przekazania - przyjęcia kasy zgodnie z załącznikiem nr 4 do niniejszego zarządzenia. 4. Z przeprowadzonej inwentaryzacji kasy sporządza się dokumentację określoną w Instrukcji inwentaryzacyjnej, którą podpisują członkowie zespołu i kasjer, a w przypadku przekazywania kasy również osoba ją przyjmująca i przekazująca. Id: BDD88207-5A7D-4CEE-A359-439AD06172DB. Podpisany Strona 6
5. W przypadku przeprowadzania inwentaryzacji pod nieobecność kasjera fakt ten, wraz z podaniem przyczyny nieobecności, należy zaznaczyć w dokumentacji z inwentaryzacji. 6. Kontrole kasy mogą być przeprowadzane doraźnie na polecenie głównego księgowego, przez osoby do tego upoważnione. Z przeprowadzonych czynności sporządzany jest protokół z kontroli kasy, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do niniejszej instrukcji. Protokół podpisuje osoba kontrolująca i kasjer. 8. 1. W razie otrzymania fałszywego znaku pieniężnego kasjer jest zobowiązany zatrzymać go, a od wpłacającego zażądać dowodu tożsamości, powiadomić bezpośredniego przełożonego, następnie sporządzić protokół w trzech egzemplarzach, w którym ujmuje następujące dane: - imię i nazwisko, adres oraz numer i serię dowodu osobistego osoby dokonującej wpłaty, lub nazwę i adres jednostki z imieniem i nazwiskiem oraz stanowiskiem służbowym osoby wpłacającej w imieniu tej jednostki, - wartość nominalną i datę emisji zatrzymanego znaku pieniężnego, a w przypadku banknotu dodatkowo numer i serię znaku, - numer protokołu, datę oraz miejsce sporządzenia. 2. Protokół podpisuje kasjer i osoba, która przedstawiła sfałszowane znaki pieniężne, oryginał protokołu wraz z załączonymi fałszywymi znakami przekazuje się do Komendy Policji, jedna kopia pozostaje w kasie, a drugą kopię otrzymuje wpłacający. 3. W przypadku ujawnienia sfałszowanego znaku pieniężnego i braku możliwości ustalenia, kto dokonał wpłaty, kasjer zatrzymuje znak i sporządza protokół w dwóch egzemplarzach. Oryginał protokołu z falsyfikatem przekazuje się do Komendy Miejskiej Policji, a kopię pozostawia w kasie. 4. Sfałszowane znaki nie są podstawą do potwierdzenia wpłaty, a ujawnione po przyjęciu do kasy stanowią niedobór kasowy. Id: BDD88207-5A7D-4CEE-A359-439AD06172DB. Podpisany Strona 7
Załącznik nr 1 do Instrukcji kasowej w Starostwie Powiatowym Legnicy w OŚWIADCZENIE W związku z powierzeniem mi funkcji kasjera/zastępcy kasjera * w Starostwie Powiatowym w Legnicy przyjmuję od dnia odpowiedzialność materialną za powierzone mi pieniądze i inne walory znajdujące się w kasie. Zobowiązuję się do przestrzegania przepisów w zakresie prowadzenia operacji kasowych, transportu gotówki, a także do ponoszenia odpowiedzialności za ich naruszenie.... (data i podpis osoby przyjmującej obowiązki kasjera) * nieodpowiednie skreślić Id: BDD88207-5A7D-4CEE-A359-439AD06172DB. Podpisany Strona 8
Załącznik nr 2 do Instrukcji kasowej w Starostwie Powiatowym Legnicy w PROTOKÓŁ Z kontroli stanu kasy przeprowadzonej w dniu.... r. w godzinach od.... do.. przez: 1... 2... Kontrolę przeprowadzono w obecności: osoby materialnie odpowiedzialnej.... kasjera. Przed przystąpieniem do czynności kontrolnych kasjer złożył pisemne oświadczenie, że w raportach kasowych ujął, wszystkie operacje kasowe dokonane do chwili rozpoczęcia kontroli kasy oświadczenie stanowi załącznik do niniejszego protokołu. 1. Rzeczywisty stan gotówki w kasie...zł. Banknoty: Bilon: Razem: słownie:... zł. 2. Stan gotówki wg raportów kasowych: Raport Nr za okres od dnia. do dnia.. wynosił zł, ostatni numer dowodu KP z dnia.. ostatni numer dowodu KW... z dnia... Raport Nr... za okres od dnia... do dnia... wynosił... zł, ostatni numer dowodu KP... z dnia... ostatni numer dowodu KW... z dnia... Stwierdzono nadwyżkę niedobór * w kwocie.... zł. słownie:.. zł. Zapas gotówki w kasie wynosi i jest zgodny/ niezgodny * ze stanem wynikającym z dokumentów księgowych. Id: BDD88207-5A7D-4CEE-A359-439AD06172DB. Podpisany Strona 9
3. W trakcie kontroli stwierdzono/nie stwierdzono * innych walorów (depozytów) przechowywanych w kasie................ 4. Stan druków ścisłego zarachowania przechowywanych w kasie: a) stwierdzony stan w książce druków ścisłego zarachowania: Kwitariusz Przychodowy w ilości: 1) seria. nr od do ilość szt... 2) seria. nr od do ilość szt... Dowód wpłaty KP w ilości: 1) seria. nr od do ilość szt... 2) seria. nr od do ilość szt... b) stwierdzony stan rzeczywisty druków ścisłego zarachowania: - Kwitariusz przychodowy w ilości: 1) seria. nr od do ilość szt... 2) seria. nr od do ilość szt... Dowód wpłaty KP w ilości: 1) seria. nr od do ilość szt... 2) seria. nr od do ilość szt... Stan druków ścisłego zarachowania zewidencjonowanych w książce druków ścisłego zarachowania był zgodny/niezgodny * ze stanem rzeczywistym. 5. Opis zabezpieczenia gotówki, druków ścisłego zarachowania i pomieszczenia, w którym znajduje się kasa:............ 6. Na powyższych ustaleniach kontrolę zakończono. Do ustaleń zawartych w protokole wniesiono/nie wniesiono * zastrzeżeń....... Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach....... Kasjer Kontrolujący * Niepotrzebne skreślić. Id: BDD88207-5A7D-4CEE-A359-439AD06172DB. Podpisany Strona 10
Załącznik do Protokołu kontroli kasy z dnia... Oświadczenie Oświadczam, że wszystkie dowody źródłowe stanowiące podstawę przychodu i rozchodu gotówki w kasie do momentu rozpoczęcia kontroli kasy w dniu. o godz.... zostały ujęte w Raportach kasowych: 1) Raport Nr... za okres od dnia... do dnia... 2) Raport Nr... za okres od dnia... do dnia... (data i podpis kasjera) Id: BDD88207-5A7D-4CEE-A359-439AD06172DB. Podpisany Strona 11
Załącznik nr 3 do Instrukcji kasowej w Starostwie Powiatowym Legnicy w Wzór tabeli do zeszytu depozytów Numer depozytu (lp./rok) data złożenia depozytu Potwierdzenie złożenia depozytu Nazwisko i imię składającego depozyt Nazwisko i imię przyjmującego depozyt data odebrania depozytu Potwierdzenie wydania depozytu Nazwisko i imię odbierającego depozyt Nazwisko i imię wydającego depozyt Id: BDD88207-5A7D-4CEE-A359-439AD06172DB. Podpisany Strona 12
Załącznik nr 4 do Instrukcji kasowej w Starostwie Powiatowym Legnicy w PROTOKÓŁ przekazania - przyjęcia Kasy Starostwa Powiatowego w Legnicy sporządzony w dniu.. o godzinie.. OSOBA ZDAJĄCA -.. OSOBA PRZYJMUJĄCA -. W toku przekazania-przyjęcia stwierdzono co następuje: 1. Stan gotówki według raportu kasowego nr z dnia. - złotych. Słownie(..) (dowody kasowe zostały wpisywane do raportów na bieżąco). 2. Rzeczywisty stan gotówki w kasie -.złotych. Słownie (..) 3. Depozyty kasowe w ilości.. sztuk ujęto w zeszycie depozytów. Spis zakończono na pozycji nr 4. Druki ścisłego zarachowania dotyczące PKZP i Depozytu Kwitariusz Przychodowy w ilości: 1) seria.. nr od.... do.. ilość szt.. 2) seria.. nr od.... do.. ilość szt.. Dowód wpłaty KP w ilości: 1) seria.. nr od.... do.. ilość szt.. 2) seria.. nr od.... do.. ilość szt.. 5. Osoba przejmująca kasę loguje się do Programu obsługi Kasy SIGID KASA lub SIGID KASA_ZFS używając swojego loginu i hasła. 6. Kasjerka została zaznajomiona z obowiązującymi przepisami kasowymi. 7. Kasa jest wyodrębniona ścianką działową z pokoju ogólnie dostępnego, zabezpieczona systemem antywłamaniowym. 8. Środki pieniężne w postaci pogotowia kasowego przechowywane są w kasie metalowej typu sejf. 9. Kasjer posiada instrukcję kasową oraz kartę wzorów podpisów. Data i podpis osoby zdającej Data i podpis osoby przyjmującej Id: BDD88207-5A7D-4CEE-A359-439AD06172DB. Podpisany Strona 13