załącznik do Zarządzenia nr 226/05 Burmistrza Polkowic z dnia 20.04.2005 r. REGULAMIN ORGANIZACYJNY URZĘDU GMINY POLKOWICE Polkowice, kwiecień 2005 r.
SPIS TREŚCI ROZDZIAŁ I POSTANOWIENIA... 3 ROZDZIAŁ II ZASADY KIEROWANIA URZĘDEM... 3 ROZDZIAŁ III ORGANIZACJA URZĘDU... 3 ROZDZIAŁ IV PODZIAŁ KOMPETENCJI... 5 ROZDZIAŁ V ZASADY PODPISYWANIA PISM I DECYZJI... 14 ROZDZIAŁ VI ZASADY UDZIELANIA UPOWAŻNIEŃ I PEŁNOMOCNICTW... 15 ROZDZIAŁ VII ORGANIZACJA PRZYJMOWANIA, ROZPATRYWANIA I ZAŁATWIANIA INDYWIDUALNYCH SPRAW OBYWATELI... 15 ROZDZIAŁ VIII ORGANIZACJA DZIAŁALNOŚCI KONTROLNEJ... 16 ROZDZIAŁ IX INSTRUKCJA OBSŁUGI PRAWNEJ 1... 16
Rozdział I Postanowienia ogólne 1. Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy Polkowice, zwany w dalszej treści Regulaminem, określa organizację i zasady funkcjonowania Urzędu. 2. Ilekroć w regulaminie organizacyjnym jest mowa o: 1) Gminie, należy przez to rozumieć Gminę Polkowice, 2) Radzie, należy przez to rozumieć Radę Miejską w Polkowicach, 3) Burmistrzu, należy przez to rozumieć Burmistrza Polkowic, 4) Zastępcach, należy przez to rozumieć Zastępców Burmistrza Polkowic, 5) Sekretarzu, należy przez to rozumieć Sekretarza Gminy, 6) Skarbniku, należy przez to rozumieć Skarbnika Gminy - Głównego Księgowego Budżetu, 7) Urzędzie, należy przez to rozumieć Urząd Gminy Polkowice, 8) jednostce organizacyjnej Gminy - należy przez to rozumieć jednostki budżetowe i zakłady budżetowe utworzone przez Radę. 3. Urząd jest jednostką organizacyjną, przy pomocy, której Burmistrz wykonuje uchwały Rady i zadania Gminy określone przepisami prawa. 4. Urząd działa na podstawie obowiązujących przepisów prawa, Statutu Gminy Polkowice, Regulaminu oraz aktów prawnych wydanych przez Radę. Rozdział II Zasady kierowania Urzędem 5. 1. Kierownikiem Urzędu jest Burmistrz, zastępowany w czasie nieobecności przez wyznaczonego Zastępcę. 2. Burmistrz kieruje pracą Urzędu. Czynności kierownicze wykonuje: - osobiście w sprawach należących do jego kompetencji z mocy przepisów prawa oraz w sprawach, które Burmistrz zastrzegł do swoich wyłącznych kompetencji, - przez Zastępców, Sekretarza, Skarbnika, Dyrektora Gabinetu Burmistrza, którzy działają w granicach umocowania, - przez dyrektorów wydziałów i kierowników biur w sprawach przekazanych do ich kompetencji. Rozdział III Organizacja Urzędu 6. 1. Strukturę organizacyjną Urzędu tworzą wydziały, biura oraz samodzielne stanowiska pracy. 2. Schemat struktury organizacyjnej Urzędu stanowi załącznik do Regulaminu.
7. W skład Urzędu wchodzą wydziały, biura oraz samodzielne stanowiska pracy, posiadające następujące symbole: 1) Gabinet Burmistrza (GB) 2) Biuro Audytu Wewnętrznego (AW) 3) Pełnomocnik ds Ochrony Informacji Niejawnych (PI) 4) Kancelaria Tajna (KT) 5) Wydział Współpracy Europejskiej i Funduszy Zewnętrznych (EF) 6) Wydział Inicjatyw Gospodarczych i Rynku Pracy (GP) 7) Wydział Komunikacji Społecznej (KS) 8) Wydział Inwestycji (IN) 9) Wydział Eksploatacji i Remontów (ER) 10) Wydział Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami (GN) 11) Wydział Oświaty i Spraw Społecznych (OS) 12) Wydział Planowania Przestrzennego i Środowiska (PS) 13) Wydział Organizacji Pozarządowych (OP) 14) Wydział Organizacyjno-Administracyjny (OA) 15) Wydział Spraw Obywatelskich (SO) 16) Urząd Stanu Cywilnego (USC) 17) Biuro Rady Miejskiej (RM) 18) Gminne Centrum Reagowania (CR) 19) Wydział Budżetu i Finansów (BF) 20) Biuro Zamówień Publicznych (ZP) 8. 1. Pracą komórek organizacyjnych wymienionych w 7 kierują: - Dyrektor Gabinetu Burmistrza Gabinetem Burmistrza, - dyrektorzy wydziałów - Wydziałami, - kierownicy - Biurem Audytu Wewnętrznego, Biurem Rady Miejskiej, Biurem Zamówień Publicznych, Gminnym Centrum Reagowania oraz Urzędem Stanu Cywilnego, - Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych - Kancelarią Tajną. 2. W celu zapewnienia realizacji zadań o istotnym znaczeniu dla Gminy- Burmistrz może, na czas określony, nie dłuższy niż 12 miesięcy, ustanowić pełnomocnika działającego w jego imieniu, w zakresie oznaczonym w pełnomocnictwie, utworzyć jednostkę organizacyjną inną niż wyszczególniona w 7 lub powołać zespół zadaniowy. Powołanie pełnomocnika, jednostki organizacyjnej lub zespołu zadaniowego w tym trybie nie wymaga zmiany regulaminu organizacyjnego. 3. Zakresy czynności dyrektorów wydziałów i ich zastępców, kierowników biur oraz pracowników na samodzielnych stanowiskach pracy określa Burmistrz. 4. Burmistrz, Zastępcy, Sekretarz, Skarbnik i Dyrektor Gabinetu Burmistrza, na wniosek właściwego dyrektora wydziału lub kierownika biura, zaopiniowany przez Sekretarza, ustalają szczegółowe zakresy czynności pracowników w podległych wydziałach. 9. 1. W wydziałach Burmistrz może tworzyć stanowiska zastępcy dyrektora wydziału. 2. W czasie nieobecności dyrektora wydziału, kierownika biura - jego obowiązki pełni zastępca, a w przypadku nie utworzenia stanowiska zastępcy- wyznaczony przez te osoby pracownik.
ROZDZIAŁ IV Podział kompetencji 10. 1. Do szczególnych obowiązków i uprawnień Burmistrza należy: 1) kierowanie bieżącymi sprawami Gminy i reprezentowanie jej na zewnątrz, 2) prowadzenie gospodarki finansowej Gminy (nadzoruje realizację budżetu), 3) wydawanie zarządzeń, w tym wydawanie zarządzeń porządkowych w sprawach nie cierpiących zwłoki i związanych z bezpośrednim zagrożeniem interesu publicznego, 4) składanie oświadczeń woli w sprawach z zakresu administracji publicznej, 5) ogłaszanie uchwał Rady, w tym uchwały budżetowej i sprawozdania z wykonania budżetu oraz przedkładanie uchwał Wojewodzie i Regionalnej Izbie Obrachunkowej, 6) wykonywanie uchwał Rady oraz przedkładanie sprawozdań z ich wykonania, 7) koordynowanie działalności służb użyteczności publicznej i przedsiębiorstw komunalnych, 8) nadawanie Regulaminu Organizacyjnego, 9) ustanawianie Regulaminu Pracy Urzędu, 10) gospodarowanie funduszem płac i innymi funduszami Urzędu, 11) wykonywanie uprawnień zwierzchnika służbowego w stosunku do pracowników Urzędu oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych, 12) koordynowanie i nadzorowanie pracy: - Gabinetu Burmistrza, - Biura Audytu Wewnętrznego, - Pełnomocnika ds. Ochrony Informacji Niejawnych. 2. Zastępca ds. Gospodarczych wypełnia obowiązki Burmistrza w zakresie udzielonego mu pełnomocnictwa. Wykonuje wyznaczone przez Burmistrza zadania zapewniając kompleksowe rozwiązywanie problemów wynikających z zadań Gminy, a należących do zakresu działania wydziałów: 1) Inwestycji, 2) Eksploatacji i Remontów, 3) Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami. 3. Zastępca ds. Społecznych wypełnia obowiązki Burmistrza w zakresie udzielonego mu pełnomocnictwa. Wykonuje wyznaczone przez Burmistrza zadania zapewniając kompleksowe rozwiązywanie problemów wynikających z zadań Gminy, a należących do zakresu działania wydziałów: 1) Oświaty i Spraw Społecznych, 2) Organizacji Pozarządowych, 3) Planowania Przestrzennego i Środowiska. 4. Sekretarz wypełnia obowiązki Burmistrza w zakresie udzielonego mu pełnomocnictwa. Odpowiada za: 1) zapewnienie organizacyjnych warunków realizacji zadań Gminy, 2) wykonywanie zadań i kompetencji z tytułu bezpośredniego organizowania pracy Urzędu, 3) wykonywanie wyznaczonych przez Burmistrza zadań zapewniających kompleksowe rozwiązywanie problemów wynikających z zadań Gminy, a należących do zakresu działania wydziałów: - Organizacyjno-Administracyjnego, - Spraw Obywatelskich, - Urzędu Stanu Cywilnego, - Biura Rady Miejskiej, - Gminnego Centrum Reagowania.
5. Do szczególnych obowiązków i uprawnień Skarbnika, obok zapewniania finansowych warunków realizacji zadań Gminy, należy: 1) opracowywanie projektu budżetu oraz jego wykonywanie, 2) kontrasygnata czynności prawnych powodujących powstanie zobowiązań finansowych, 3) kontrolowanie gospodarki finansowej Urzędu, jednostek i zakładów budżetowych oraz sołectw i osiedli, 4) prowadzenie księgowości i ewidencji majątku Gminy, 5) prowadzenie prognoz przychodów i wydatków Gminy, 6) wykonywanie wyznaczonych przez Burmistrza zadań zapewniających kompleksowe rozwiązywanie problemów wynikających z zadań Gminy, a należących do zakresu działania: - Wydziału Budżetu i Finansów, - Biura Zamówień Publicznych. 7) wypełnianie obowiązków Burmistrza w zakresie udzielonych mu pełnomocnictw. 6. Dyrektor Gabinetu Burmistrza wypełnia obowiązki Burmistrza w zakresie udzielonego mu pełnomocnictwa. Zajmuje się kompleksowym rozwiązywaniem problemów wynikających z zadań Gminy, a należących do zakresu działania wydziałów: - Współpracy Europejskiej i Funduszy Zewnętrznych, - Inicjatyw Gospodarczych i Rynku Pracy, - Komunikacji Społecznej Rzecznika Prasowego. 7. Burmistrz, Zastępcy, Sekretarz, Skarbnik i Dyrektor Gabinetu Burmistrza spełniają funkcje kierownicze wobec podległych im wydziałów, biur i samodzielnych stanowisk, tj. planują, organizują, motywują i kontrolują ich działalność oraz nadzorują i koordynują zadania i przedsięwzięcia, w których realizacji uczestniczą inne wydziały, biura i samodzielne stanowiska pracy oraz jednostki organizacyjne Gminy. 11. 1. Dyrektor wydziału, kierownik biura samodzielnie zarządza wydzieloną sferą działalności Urzędu, kieruje podległym mu zespołem pracowników oraz jest odpowiedzialny za realizację zadań w interesie i zgodnie z celami Gminy. 2. W szczególności dyrektor wydziału, kierownik biura obowiązany jest: - znać i przestrzegać przepisy prawa w zakresie niezbędnym dla legalnego i praworządnego funkcjonowania podległej komórki organizacyjnej, - znać i przestrzegać przepisy ustawy o zamówieniach publicznych, - znać i przestrzegać przepisy, instrukcje, zarządzenia i regulaminy dotyczące merytorycznego zakresu działalności kierowanej komórki organizacyjnej, - znać i przestrzegać Statut, Regulamin Organizacyjny, Regulamin Pracy Urzędu, a w szczególności schemat organizacyjny oraz ramowy podział zadań i kompetencji, - planować pracę komórki w sposób wysoce efektywny, rozdzielać zadania pracownikom odpowiednio do ich kwalifikacji, - dbać o właściwą organizację stanowisk pracy i organizację pracy tak, aby praca przebiegała harmonijnie, rytmicznie, spokojnie i w dobrym tempie, - informować przełożonych o postępie prac, napotkanych trudnościach i środkach podejmowanych dla zabezpieczenia wykonawstwa zadań, - dbać o kulturę oraz bezpieczeństwo i higienę pracy, - zapobiegać sytuacjom konfliktowym, powstałe konflikty łagodzić i likwidować, - ustalać na czas swojej nieobecności zastępstwo oraz określać zakres umocowania zastępcy, - wymagać od podwładnych dobrej, sumiennej pracy, rzetelnego wykonywania obowiązków, przestrzegania formalnej i merytorycznej dyscypliny pracy,
- stwarzać podwładnym warunki do systematycznego doskonalenia zawodowego i umiejętności niezbędnych dla wydajnej pracy, - wpajać podwładnym poczucie odpowiedzialności za wykonywaną pracę i odpowiedzialność tę skutecznie egzekwować, - wymagać od podwładnych kulturalnego zachowania się w miejscu pracy oraz traktowania klientów i interesantów z życzliwością i należytym szacunkiem, - systematycznie kontrolować i oceniać pracę podwładnych, - informować przełożonych o stwierdzonych uchybieniach dyscypliny pracy, innych negatywnych zjawiskach, wnioskować o środki zaradcze lub dyscyplinarne, - być lojalnym wobec przełożonych i podwładnych, nie ukrywać przed nimi tego, co w interesie Urzędu i Gminy winno być ujawnione, - być lojalnym wobec innych dyrektorów wydziałów i kierowników biur współpracujących, ujawniając im to, co winno być wiadome dla podejmowania trafnych decyzji i kierowania odcinkami ich pracy, - przestrzegać tajemnicy państwowej i służbowej, nie ujawniać osobom trzecim niczego, co poprzez ujawnienie, może zaszkodzić interesom Gminy i Urzędu, - współdziałać w niezbędnym zakresie z organizacjami politycznymi, społecznymi i zawodowymi działającymi na terenie Gminy, szczególnie, jeżeli dla realizowanych zadań, społeczna konsultacja jest celowa i pożyteczna, - dbać, aby wszelkie narady, odprawy, zebrania i inne formy konsultacji kolektywnej były należycie przygotowane i udokumentowane, aby przebiegały sprawnie, koncentrując uwagę na istocie problemu. 3. Dyrektor wydziału, kierownik biura z tytułu kierowania pracą podległych pracowników ponosi odpowiedzialność: 1) porządkową lub dyscyplinarną wynikającą z Kodeksu Pracy i Regulaminu Pracy za: - efektywne i skuteczne wykorzystanie powierzonych mu zasobów kadrowych i majątkowych, - ujęcie w planach budżetu zadań zmierzających do realizacji programu rozwoju Gminy z uwzględnieniem interesów społeczności lokalnej, - efektywne wykorzystanie środków przewidzianych w budżecie, - prawidłowe planowanie, organizowanie i kontrolowanie realizacji zadań ustalonych dla danej komórki w sposób zapewniający terminowe i właściwe jakościowo ich wykonanie, - prawidłowe, terminowe i zgodne z planem rozliczanie zadań, - rzetelne i terminowe sporządzanie informacji, sprawozdań i wniosków, - utrzymanie dyscypliny pracy, - zabezpieczenie tajemnicy państwowej i służbowej, - zapewnienie warunków bhp i ppoż. zgodnie z obowiązującymi przepisami, - zapewnienie właściwej atmosfery pracy, - zabezpieczenie powierzonego mienia, 2) materialną wynikającą z przepisów Kodeksu pracy i Kodeksu cywilnego za: - powierzone środki finansowe, środki trwałe, wyposażenie, materiały lub brak nadzoru w zakresie zabezpieczenia mienia, - używanie udostępnionych składników majątkowych niezgodnie z przeznaczeniem lub brak nadzoru w tym zakresie, rozmyślne zniszczenie mienia Urzędu lub niewłaściwe zabezpieczenie mienia, 3) karną wynikającą z Kodeksu karnego za: - niezachowanie tajemnicy państwowej i służbowej, - przywłaszczenie mienia, - spowodowanie wypadku lub pożaru oraz brak nadzoru w tym zakresie.
4. Dyrektor wydziału, kierownik biura jest uprawniony do: 1) domagania się: - jednoznacznego określania przez przełożonego zadań przewidzianych do wykonania oraz zabezpieczenia we właściwym czasie środków niezbędnych do wykonania tych zadań, - przestrzegania drogi służbowej przy przekazywaniu ważniejszych decyzji i poleceń, - zapewnienia informacji w zakresie niezbędnym do podejmowania decyzji do ogólnej orientacji w problemach Urzędu, - od przełożonych i innych stanowisk informacji, instrukcji i opinii w sprawach, których należyte prowadzenie wymaga wiedzy specjalistycznej, - honorowania przyznanych uprawnień, 2) wnioskowania o: - odwołanie decyzji bezpośredniego przełożonego przez przełożonego wyższego szczebla, - wprowadzenie zmian w strukturze organizacyjnej Urzędu, - zatrudnienie, zwolnienie, przeniesienie pracownika na kierowanych stanowiskach pracy, - zatwierdzenie wysokości stawek osobistego zaszeregowania oraz premii podległych pracowników, - nagrody, wyróżnienia i odznaczenia dla pracowników za osiągnięcia w pracy, - zastosowanie środków dyscyplinarnych w stosunku do pracowników, - skierowanie podległych mu pracowników na szkolenia (kursy, studia, szkoły) celem podwyższenia kwalifikacji, 3) opiniowania: - propozycji kadrowych, formułowanych przez przełożonych, a dotyczących podległych mu pracowników (zatrudnienie, zwolnienie, przeniesienie lub oddelegowanie do innych prac i czynności), - propozycji motywowania (stawki wynagrodzeń, premie, nagrody, wyróżnienia, odznaczenia, kary itp.) podległych pracowników, formułowanych przez przełożonych i innych dyrektorów, - wniosków o udzielenie urlopu podległym pracownikom, - wniosków dotyczących zmian struktury organizacyjnej w przypadkach, gdy zmiany dotyczą podległo wydziału, 4) dokonywania: - oceny podległych pracowników, na użytek wewnętrzny Urzędu, - czynności prawnych w granicach określonych przez Burmistrza, w tym podpisywania korespondencji wewnętrznej i zewnętrznej zgodnie z obowiązującymi w Urzędzie zasadami, - zmian w organizacji pracy podległego mu zespołu pracowników. 12. 1. Pracownik powinien wykazywać dbałość o wykonywanie zadań publicznych Gminy, z uwzględnieniem interesu państwa, interesu Gminy oraz indywidualnych interesów obywateli. 2. Do ogólnych obowiązków pracownika należy: - znać przepisy prawa w zakresie niezbędnym dla legalnego i praworządnego wykonywania obowiązków oraz przestrzegać tych przepisów, - znać zakres zadań swojego wydziału oraz wszystkie akty normatywne, na których ta działalność jest oparta,
- znać procedury, sposoby i metody realizacji zadań oraz dokładnie, rzetelnie i terminowo spełniać role organizacyjne przyporządkowane stanowisku, na którym jest zatrudniony, - przestrzegać obowiązującego Regulaminu Pracy, a w szczególności dyscypliny pracy i porządku wewnętrznego Urzędu, - przestrzegać drogi służbowej w załatwianiu spraw, - wykonywać polecenia służbowe wydane przez bezpośredniego przełożonego, bądź przełożonego wyższego szczebla niezależnie od wykonywania stałych obowiązków określonych w zakresie czynności, - informować przełożonego o przebiegu i wynikach realizacji zadań oraz napotykanych trudnościach, - przestrzegać przepisów bhp i p-poż., - chronić mienie Urzędu przed kradzieżą i zniszczeniem, - prowadzić racjonalną gospodarkę, udostępnionymi mu środkami finansowymi i rzeczowymi, - dbać o właściwe i funkcjonalne urządzenie oraz organizowanie swojego stanowiska, a także estetykę miejsca pracy, - być uprzejmym i życzliwym w kontaktach ze współpracownikami oraz interesantami, - informować organy, instytucje i osoby fizyczne na ich życzenie oraz udostępniać im dokumenty znajdujące się w posiadaniu Urzędu, jeżeli prawo tego nie zabrania. 3. Pracownik ponosi odpowiedzialność: 1) porządkową lub dyscyplinarną wynikającą z Kodeksu pracy i Regulaminu Pracy za: - terminowe i rzetelne wykonywanie powierzonych zadań i obowiązków, - przestrzeganie zarządzeń i poleceń oraz przepisów bhp i p.poż, - przestrzeganie postanowień Regulaminu Pracy, - przestrzeganie porządku na terenie Urzędu, 2) materialną wynikającą z przepisów Kodeksu pracy i Kodeksu cywilnego za: - powierzone mu środki finansowe, środki trwałe, wyposażenie, materiały, - używanie udostępnionych mu składników majątkowych niezgodnie z przeznaczeniem, - rozmyślne zniszczenie mienia Urzędu, 3) karną wynikającą z Kodeksu karnego za: - niezachowanie tajemnicy państwowej i służbowej, - przywłaszczenie mienia, - spowodowanie lub stworzenie zagrożenia wypadku przy pracy lub pożaru. 4. Pracownik jest uprawniony do: 1) domagania się: - jednoznacznego określania przez przełożonego zadań oraz zapewnienia niezbędnych środków, informacji oraz realnych terminów koniecznych dla należytej ich realizacji, - domagania się od bezpośredniego przełożonego wskazówek i niezbędnej pomocy oraz konsultacji w sprawach, których należyte prowadzenie wymaga specjalistycznej wiedzy lub metod postępowania, - honorowania przyznanych uprawnień, - honorowania praw pracowniczych wynikających z Kodeksu pracy i Regulaminu Pracy, 2) wnioskowania: - o odwołanie decyzji bezpośredniego przełożonego, przez przełożonego wyższego szczebla, - o skierowanie na szkolenia (kursy, studia, szkoły) celem podwyższenia kwalifikacji, - o udzielenie urlopu lub okresowego zwolnienia z pracy,
3) dokonywania: - czynności prawnych w granicach określonych przez Burmistrza, w tym podpisywania korespondencji wewnętrznej i zewnętrznej zgodnie z obowiązującymi w Urzędzie zasadami, - zmian w organizacji pracy własnej w ramach przydzielonych uprawnień i obowiązków, - odmowy wykonania poleceń przełożonego jeżeli ich wykonanie grozi powstaniem strat majątkowych w mieniu Gminy lub osób trzecich, z wyłączeniem działań w stanie wyższej konieczności. 13. Gabinet Burmistrza wykonuje w szczególności zadania z zakresu: 1) obsługi organizacyjno-technicznej Burmistrza, 2) obsługi prawnej Urzędu, 3) prowadzenia rejestru zarządzeń i poleceń Burmistrza, 4) prowadzenia informatycznej bazy zarządzeń i poleceń Burmistrza, 5) rejestracji korespondencji przychodzącej i wychodzącej. 14. Biuro Audytu Wewnętrznego realizuje w szczególności zadania z zakresu: 1) przeprowadzania audytu wewnętrznego w zakresie oceny gospodarki finansowej Urzędu, 2) przeprowadzania kontroli finansowej w nadzorowanych i podległych Gminie jednostkach organizacyjnych, 3) badania zgodności postępowania administracyjnego w Urzędzie z obowiązującymi aktami prawnymi (kontrola administracyjna), 4) prowadzenia spraw w zakresie kontroli zewnętrznej działalności Urzędu. 15. Pełnomocnik Burmistrza ds. Ochrony Informacji Niejawnych realizuje zadania z zakresu: 1) zapewnienia przestrzegania przepisów o ochronie informacji niejawnych, 2) współpracy z właściwymi jednostkami i komórkami organizacyjnymi służb ochrony państwa w zakresie realizacji swoich zadań, 3) opracowywania planu postępowania z materiałami zawierającymi informacje niejawne stanowiące tajemnicę państwową w razie wprowadzenia stanu nadzwyczajnego, 4) podejmowania działań zmierzających do wyjaśnienia okoliczności naruszenia przepisów o ochronie informacji niejawnych, 5) zapewnienia ochrony informacji niejawnych, 6) ochrony systemów i sieci teleinformatycznych, 7) zapewnienia ochrony fizycznej Urzędu, 8) kontroli ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów o ochronie tych informacji, 9) okresowej kontroli ewidencji, materiałów i obiegu dokumentów, 10) opracowywania planu ochrony Urzędu i nadzorowania jego realizacji, szkolenia pracowników w zakresie ochrony informacji niejawnych zgodnie z obowiązującymi przepisami, 11) kieruje pracą Kancelarii Tajnej, która odpowiada za właściwe rejestrowanie, przechowywanie, obieg i wydawanie osobom uprawnionym dokumentów zawierających informacje niejawne.
16. Wydział Współpracy Europejskiej i Funduszy Zewnętrznych realizuje w szczególności zadania z zakresu: 1) prowadzenia spraw pozyskiwania środków z funduszy Unii Europejskiej, 2) informowania społeczeństwa z tematyki Unii Europejskiej, 3) prowadzenia spraw z zakresu kontaktów zagranicznych Gminy, 4) prowadzenia spraw związanych z tworzeniem i realizacją strategii zrównoważonego rozwoju Gminy. 17. Wydział Inicjatyw Gospodarczych i Rynku Pracy realizuje w szczególności zadania z zakresu: 1) prowadzenia ewidencji i obsługi lokalnych podmiotów gospodarczych, 2) wspierania inicjatyw powodujących wzrost znaczenia Polkowic jako ośrodka gospodarczego, 3) inicjowania i udziału w tworzeniu nowych miejsc pracy. 18. Wydział Komunikacji Społecznej realizuje w szczególności zadania z zakresu: 1) aktualizacji strony internetowej Gminy, 2) prowadzenia polityki informacyjnej Gminy w środkach masowego przekazu, 3) prowadzenia spraw z zakresu promocji Gminy, 4) wydawania Gazety Polkowickiej, 5) prowadzenia strony podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej Gminy. 19. Wydział Inwestycji realizuje w szczególności zadania z zakresu: 1) określenia zadań inwestycyjnych oraz organizowania i nadzorowania ich realizacji, 2) przygotowania i rozliczania zadań inwestycyjnych Gminy. 20. Wydział Eksploatacji i Remontów realizuje w szczególności zadania z zakresu: 1) prowadzenia spraw związanych z eksploatacją i utrzymaniem infrastruktury komunalnej i zieleni miejskiej, 2) prowadzenia spraw związanych z zarządzaniem i utrzymaniem dróg oraz obiektów mostowych na terenie miasta i Gminy, 3) planowania, organizowania i nadzorowania realizacji remontów mienia komunalnego, 4) zbywania urządzeń infrastruktury technicznej. 21. Wydział Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami realizuje w szczególności zadania z zakresu: 1) geodezji, 2) ochrony gruntów rolnych i leśnych, 3) podziałów i rozgraniczenia nieruchomości, 4) scalania i wymiany gruntów, zbywania i nabywania nieruchomości, 5) prowadzenia polityki mieszkaniowej i gospodarowania zasobem mieszkaniowym, 6) ustalania opłat za korzystanie z nieruchomości.
22. Wydział Oświaty i Spraw Społecznych realizuje w szczególności zadania z zakresu: 1) zapewnienia utrzymania szkół podstawowych, gimnazjów i przedszkoli publicznych, 2) realizacji obowiązku nauki i obowiązku szkolnego przez młodzież w wieku 16-18 lat, 3) prowadzenia postępowania związanego z awansem zawodowym nauczycieli, 4) przeprowadzania analiz, sporządzania ocen i informacji z zakresu spraw finansowych przedszkoli, szkół i gimnazjów dla MENiS, Kuratorium Oświaty i ZNP, 5) prowadzenia informacji oświatowej, 6) realizacji zadań z zakresu przyznawania stypendiów socjalnych i zasiłków szkolnych, 7) zakładania, przekształcania i likwidowania szkół i przedszkoli publicznych, 8) ustalania planu sieci publicznych szkół i przedszkoli, 9) finansowania i merytorycznego wspierania inicjatyw dotyczących opieki społecznej, zdrowia i kultury, 10) tworzenia warunków dla utrzymania i rozwoju lokalnej kultury, 11) zakładania, przekształcania i likwidowania instytucji kultury, 12) opracowania programów zdrowotnych, inicjowania w tym zakresie, zawierania umów, monitorowania realizowanych programów oraz dokonywania oceny ich wykonania, 13) koordynowania realizacji gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych, 14) prowadzenia spraw z zakresu ochrony zdrowia i opieki społecznej, 23. Wydział Planowania Przestrzennego realizuje w szczególności zadania z zakresu: 1) opracowania miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego, 2) prowadzenia spraw związanych z postępowaniem lokalizacyjnym na terenie miasta i gminy, 3) prowadzenia spraw związanych z parcelacją terenów na obszarze gminy i miasta, 4) prowadzenia działań wyjaśniających i profilaktycznych dot. ochrony środowiska i terenów, 5) opracowania programu ochrony środowiska i gospodarki odpadami, 6) koordynowania i nadzorowania gospodarki leśnej i łowiectwa, 7) zapobiegania i zwalczania ujemnych zjawisk na obszarach wiejskich, 8) tworzenie jednostek pomocniczych na terenie Gminy oraz przeprowadzanie wyborów ich organów, 9) obsługi organizacyjno- technicznej rad sołeckich, 10) prowadzenie akt osiedleńczych, 11) podejmowanie działań na rzecz rozwoju obszarów wiejskich. 24. Wydział Organizacji Pozarządowych realizuje w szczególności zadania z zakresu: 1) tworzenia warunków dla utrzymania i rozwoju organizacji pozarządowych, 2) przeprowadzania konkursów na realizację przez organizacje pozarządowe zadań gminy, zgodnie z przepisami ustawy o pożytku publicznym oraz innymi aktami prawnymi, 3) przygotowywania umów z organizacjami pozarządowymi w sprawie przyznania dotacji na realizację zadań gminy, kontroli sposobu ich realizacji oraz ich rozliczania, 4) tworzenia programów współpracy z organizacjami pozarządowymi, 5) wydawania zezwoleń na przeprowadzanie imprez masowych.
25. Wydział Organizacyjno-Administracyjny realizuje w szczególności zadania z zakresu: 1) organizacji pracy Urzędu, 2) prowadzenia spraw kadrowych pracowników Urzędu oraz kierowników jednostek organizacyjnych Gminy, 3) prowadzenia spraw szkoleń i podnoszenia kwalifikacji pracowników Urzędu, 4) prowadzenie rejestru centralnego skarg i wniosków oraz koordynowanie ich rozpatrywania, 5) prowadzenia działalności socjalnej w ramach Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, 6) prowadzenia spraw informatyzacji w Urzędzie, 7) prowadzenia spraw w zakresie archiwum zakładowego, 8) administrowania budynkami Urzędu, 9) prowadzenia gospodarki środkami ruchomymi Urzędu. 26. Wydział Spraw Obywatelskich realizuje w szczególności zadania z zakresu: 1) prowadzenia spraw bezpieczeństwa publicznego, 2) ewidencji ludności oraz wydawania dowodów osobistych, 3) prowadzenia spraw zbiórek i zgromadzeń publicznych, 4) obsługi organizacyjno-technicznej wyborów prezydenta, wyborów parlamentarnych, samorządowych oraz referendów, 5) ewidencjonowania pobytu obcokrajowców. 27. Urząd Stanu Cywilnego realizuje w szczególności zadania z zakresu: 1) prowadzenia spraw związanych z zawieraniem małżeństw, 2) rejestrowania typowych aktów urodzeń i zgonów z terenu Gminy, 3) sporządzania nietypowych aktów stanu cywilnego, 4) dokonywania zmian w aktach stanu cywilnego, 5) wydawania zaświadczeń, zezwoleń i decyzji administracyjnych na podstawie przepisów Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego oraz Prawa o aktach stanu cywilnego, 6) prowadzenia dokumentacji i wykonywania spraw związanych z przepływem korespondencji zwykłej i konsularnej USC, 7) prowadzenia archiwum USC. 28. Biuro Rady Miejskiej realizuje w szczególności zadania z zakresu: 1) obsługi organizacyjno-technicznej Rady Miejskiej i jej komisji, 2) realizacji zadań dotyczących wyborów ławników, 3) prowadzenia zbioru przepisów gminnych, 4) współpracy z Młodzieżową Radą Miejską, 5) tworzenie jednostek pomocniczych na terenie miasta oraz przeprowadzanie wyborów ich organów. 29. Gminne Centrum Reagowania realizuje w szczególności zadania z zakresu: 1) prowadzenia spraw obronnych i obrony cywilnej, 2) prowadzenia spraw ochrony przeciwpożarowej i straży pożarnych, 3) reagowania kryzysowego.
30. Wydział Budżetu i Finansów realizuje w szczególności zadania z zakresu: 1) wymierzania i pobierania podatków, 2) kontrolowania i ewidencjonowania dochodów i wydatków budżetu, 3) prowadzenia księgowości materiałowej i innych składników majątkowych, 4) kontrolowania i ewidencjonowania wydatków oraz kosztów inwestycyjnych, 5) opracowywania projektów aktów prawnych dotyczących podatków i opłat lokalnych, 6) rozpatrywania podań i wniosków w sprawach dotyczących podatków i opłat, 7) sporządzania sprawozdawczości budżetowej i statystycznej, 8) naliczania wynagrodzeń i świadczeń, rozliczania składek na ubezpieczenie społeczne, 9) opracowywania projektu budżetu i zmian w budżecie. 31. Biuro Zamówień Publicznych realizuje w szczególności zadania z zakresu: 1) opracowywania projektów regulaminów i procedur w sprawie zasad postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, 2) prowadzenia postępowań o udzielenie zamówienia publicznego we współpracy z wydziałami, biurami i samodzielnymi stanowiskami pracy, które odpowiadają za ich część merytoryczną, 3) powoływania i organizowania pracy komisji przetargowych, 4) prowadzenia dokumentacji postępowań, 5) sporządzania sprawozdań z udzielonych zamówień publicznych, 6) koordynowania wydatkowania środków publicznych w zakresie stosowania ustawy o zamówieniach publicznych. ROZDZIAŁ V Zasady podpisywania pism i decyzji 32. 1. Burmistrz osobiście podpisuje zarządzenia, pisma kierowane do organów administracji rządowej, pisma do przedstawicielstw dyplomatycznych, odpowiedzi na wnioski i interpelacje radnych, wnioski posłów i senatorów Rzeczypospolitej Polskiej, odpowiedzi na skargi i wnioski dotyczące podległych dyrektorów wydziałów, kierowników biur i pracowników na samodzielnych stanowiskach pracy oraz decyzje administracyjne z zakresu administracji publicznej. 2. Kopie pism i decyzji przedstawianych do podpisu Burmistrza, Zastępców, Sekretarza, Skarbnika, Dyrektora Gabinetu Burmistrza powinny zawierać parafę dyrektora wydziału, kierownika biura lub pracownika na samodzielnym stanowisku oraz datę ich sporządzenia. 3. Burmistrz może upoważnić dyrektora wydziału, kierownika biura, pracownika na samodzielnym stanowisku, a w uzasadnionych przypadkach innego pracownika, do podpisywania korespondencji dotyczącej spraw pozostających w zakresie czynności właściwego wydziału, biura, samodzielnego stanowiska za wyjątkiem spraw zastrzeżonych do osobistej akceptacji Burmistrza. 4. Burmistrz może upoważnić pracownika Urzędu do załatwiania spraw w jego imieniu w ustalonym zakresie, a w szczególności do wydawania decyzji administracyjnych, postanowień i zaświadczeń.
ROZDZIAŁ VI Zasady udzielania upoważnień i pełnomocnictw 33. 1. Z wnioskami o udzielenie upoważnień i pełnomocnictw do wydawania decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej oraz do składania oświadczeń woli w zakresie zarządu mieniem mogą występować: - Burmistrz, Zastępcy, Sekretarz, Skarbnik, Dyrektor Gabinetu Burmistrza, - dyrektorzy wydziałów, kierownicy biur, - kierownicy jednostek organizacyjnych. 2. Projekty upoważnień i pełnomocnictw opracowuje Wydział Organizacyjno- Administracyjny w uzgodnieniu z osobami, o których mowa w ust. 1. 34. Rejestr upoważnień do wydawania decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej oraz pełnomocnictw do składania oświadczeń woli w zakresie zarządu mieniem prowadzi Wydział Organizacyjno-Administracyjny. ROZDZIAŁ VII Organizacja przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania indywidualnych spraw obywateli 35. 1. Indywidualne sprawy obywateli załatwiane są na zasadach określonych w ustawie z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 ze zmianami) oraz przepisach szczególnych. 2. Pracownicy Urzędu są zobowiązani do sprawnego i rzetelnego rozpatrywania indywidualnych spraw obywateli kierując się przepisami prawa oraz zasadami współżycia społecznego. 3. Odpowiedzialność za terminowe i prawidłowe załatwianie indywidualnych spraw obywateli ponoszą dyrektorzy wydziałów, kierownicy biur oraz pracownicy zgodnie z ustalonym zakresem obowiązków. 36. 1. Ogólne zasady postępowania ze sprawami wniesionymi przez obywateli określa Kodeks postępowania administracyjnego, Instrukcja kancelaryjna oraz przepisy szczególne dotyczące zwłaszcza organizacji przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków. 2. Sprawy wniesione do Urzędu są ewidencjonowane w spisach lub rejestrach spraw. 3. Wydział Organizacyjno-Administracyjny prowadzi centralny rejestr skarg i wniosków wpływających do Urzędu. 37. Pracownicy obsługujący interesantów zobowiązani są do: 1) udzielania informacji niezbędnych przy załatwianiu danej sprawy i wyjaśniania treści obowiązujących przepisów, 2) rozstrzygnięcia sprawy bez zbędnej zwłoki, a w pozostałych przypadkach określenia terminu załatwienia sprawy, 3) powiadamiania o przedłużeniu terminu rozstrzygnięcia sprawy w przypadku zaistnienia takiej konieczności,
4) informowania o przysługujących środkach odwoławczych lub środkach zaskarżania od wydanych rozstrzygnięć. 38. 1. Skargi i wnioski wpływające do Urzędu przyjmują i rozpatrują: Burmistrz, Zastępcy, Sekretarz, Skarbnik, Dyrektor Gabinetu Burmistrza oraz dyrektorzy wydziałów i kierownicy biur. 2. Burmistrz, Zastępcy i Sekretarz przyjmują interesantów w sprawach skarg i wniosków w wyznaczonym dniu tygodnia w określonych godzinach. 3. Dyrektor Gabinetu Burmistrza oraz dyrektorzy wydziałów i kierownicy biur przyjmują interesantów w sprawach skarg i wniosków każdego dnia, w ramach swoich możliwości czasowych. ROZDZIAŁ VIII Organizacja działalności kontrolnej 39. 1. W Urzędzie stosowana jest kontrola wewnętrzna i zewnętrzna. 2. Kontrolę wewnętrzną w Urzędzie sprawują: 1) Burmistrz, Zastępcy, Sekretarz, Skarbnik, Dyrektor Gabinetu Burmistrza, dyrektorzy wydziałów oraz kierownicy biur w stosunku do pracowników im podległych (kontrola funkcjonalna), 2) Biuro Audytu Wewnętrznego (kontrola instytucjonalna), 3. Kontrolę zewnętrzną wykonują: 1) Biuro Audytu Wewnętrznego w stosunku do jednostek podległych i nadzorowanych, 2) dyrektorzy wydziałów, kierownicy biur w stosunku do jednostek podporządkowanych w zakresie właściwości rzeczowej na podstawie udzielonego przez Burmistrza pełnomocnictwa. 4. Szczegółowe zasady kontroli określa Burmistrz odrębnym zarządzeniem. ROZDZIAŁ IX Instrukcja obsługi prawnej Urzędu 40. Obsługa prawna wykonywana przez radcę prawnego ma na celu ochronę prawną interesów Urzędu, na rzecz którego radca prawny wykonuje obsługę prawną oraz poszanowanie w działalności Urzędu praw pracowników samorządowych i innych podmiotów. 41. Podstawą prawną działalności obsługi prawnej Urzędu stanowi ustawa z dnia 6 lipca 1982 r. o radcach prawnych (Dz.U. Nr 19 poz.145, ze zmianami). 42. Do zadań radcy prawnego należy w szczególności: 1) opiniowanie pod względem prawnym i redakcyjnym aktów prawnych Burmistrza, projektów uchwał kierowanych pod obrady Rady, projektów umów i porozumień lub innych dokumentów powodujących powstanie, zmianę lub ustanie zobowiązań lub innych praw podmiotowych Gminy, 2) sporządzanie opinii prawnych dotyczących zakresu pracy wydziału, biura, samodzielnego stanowiska pracy, 3) opiniowanie projektów decyzji administracyjnych,
4) udzielanie bieżących konsultacji pracownikom wydziałów, biur i pracownikom na samodzielnych stanowiskach pracy z zakresu prawa materialnego i procesowego dotyczącego realizowanych przez nich zadań, 5) windykacja bieżących wierzytelności Gminy, 6) uczestnictwo w sesjach Rady. 43. 1. Wnioski o skierowanie sprawy na drogę sporu winny być przekazane radcy prawnemu najpóźniej w terminach: 1) w sprawach, w których obowiązuje trzyletni termin przedawnienia- dwóch miesięcy od daty wymagalności roszczenia, 2) w sprawach, w których obowiązuje krótszy niż trzyletni termin przedawnienia - jednego miesiąca od daty wymagalności roszczenia. 2. Skarbnik obowiązany jest do przedstawienia radcy prawnemu: 1) wykazu sald należności, w których istnieją wątpliwości, co do zasadności i terminu przedawnienia roszczenia, 2) wezwań do zapłaty przychodzących i wychodzących z Urzędu celem podjęcia decyzji, co do zasadności i formy terminowego załatwienia sprawy, 3) okresowego wykazu dłużników zalegających w spłacie należności w celu podjęcia stosownych czynności w ramach nadzoru prawnego nad przebiegiem egzekucji, 4) sprawy przed odmową uznania żądania lub doprowadzenia swoim działaniem do rozpoznania sprawy przez sąd lub inny organ orzekający. 3. Radca prawny prowadzi repertorium spraw sądowych oraz akta prowadzonych spraw. 4. Po zakończeniu sprawy sądowej i po uzyskaniu tytułu wykonawczego (klauzuli wykonalności) tytuł ten wraz z opinią radca przekazuje Skarbnikowi do windykacji. W przypadku nie uzyskania zaspokojenia roszczenia, należy sprawę ponownie przedłożyć radcy prawnemu celem wdrożenia postępowania egzekucyjnego. 5. Burmistrz przed podjęciem decyzji o zawiadomieniu organu powołanego do ścigania przestępstw o stwierdzenie przestępstwa ściganego z urzędu zasięga opinii radcy prawnego. 6. Opinia prawna wyrażona w sprawach wykładni przepisów prawnych jest wiążąca dla osób, które ją wydały i dla osób zainteresowanych skutkami prawnymi opinii. 7. Burmistrz może wydać polecenie załatwiania sprawy w sposób odmienny niż wynika to z opinii prawnej radcy prawnego, polecenie takie winno być wydane na piśmie. 8. Burmistrz podejmuje decyzje o skierowaniu sprawy na drogę sporu, po zaopiniowaniu przez radcę prawnego. 44. 1. Przed zatwierdzeniem umów nietypowych oraz przy opracowaniu wzorów umów typowych dyrektorzy wydziałów, kierownicy biur są zobowiązani zasięgać opinii radcy prawnego. Radca prawny parafuje ich zgodność z obowiązującymi przepisami i stwierdza, czy w należny sposób zabezpieczony został interes Urzędu. 2. Radcy prawnemu należy przedkładać umowy wymienione w ust. 1 po ich uprzednim parafowaniu przez dyrektorów wydziałów, kierowników biur i po stwierdzeniu przez nich gospodarczej celowości umowy. 3. Nie należy przedkładać radcy prawnemu do opiniowania umów zawartych bądź wykonanych. 4. W przypadku zastrzeżeń, co do treści umowy radca prawny odmawia parafowania i odmowę uzasadnia w opinii prawnej podając, które części umowy są jego zdaniem sprzeczne z przepisami lub uzasadnionymi interesami Urzędu-wskazując, na czym ta sprzeczność polega lub podaje własne propozycje unormowania spornych postanowień umowy.