OŚRODEK POMOCY SPOŁECZNEJ w Konstancinie - Jeziornie REGULAMIN ORGANIZACYJNY. Spis treści

Transkrypt

1 Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 9/2009 z dnia r. Kierownika Ośrodka Pomocy Społeczne OŚRODEK POMOCY SPOŁECZNEJ w Konstancinie - Jeziornie REGULAMIN ORGANIZACYJNY Spis treści Rozdział 1 Postanowienia ogólne. Rozdział 2 Misja i cele działania Ośrodka. Rozdział 3 Zasady kierowania Ośrodkiem. Rozdział 4 Organizacja Ośrodka. Rozdział 5 Zakresy działania Sekcji. Rozdział 6 Zasady załatwiania indywidualnych spraw obywateli, skarg i wniosków. Rozdział 7 Kontrola wewnętrzna. Rozdział 8 Zasady podpisywania pism i dokumentów. Rozdział 9 Postanowienia końcowe. Rozdział 1 Postanowienia ogólne Regulamin Organizacyjny Ośrodka Pomocy Społecznej w Konstancinie - Jeziornie, zwany dalej Regulaminem, określa organizację pracy i zasady funkcjonowania Ośrodka. 2. Podstawy prawne i przedmiot działania Ośrodka określa statut Ośrodka. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o: 2. 1) Ośrodku - należy przez to rozumieć Ośrodek Pomocy Społecznej w Konstancinie Jeziornie,

2 2) Regulaminie - należy przez to rozumieć Regulamin Organizacyjny Ośrodka Pomocy Społecznej w Konstancinie - Jeziornie, 3) Kierowniku - należy przez to rozumieć Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Konstancinie Jeziornie, 4) komórkach organizacyjnych Ośrodka - należy przez to rozumieć wyodrębnione w strukturze organizacyjnej Ośrodka sekcje składające się z wieloosobowych stanowisk pracy lub samodzielne stanowiska pracy, które wykonują zadania o jednorodnym lub podobnym charakterze oraz komórki samodzielne, 5) jednostce organizacyjnej pomocy społecznej - należy przez to rozumieć Ośrodek Pomocy Społecznej, 6) Radzie - należy przez to rozumieć Radę Miejską w Konstancinie - Jeziornie, 7) Burmistrzu - należy przez to rozumieć Burmistrza Gminy Konstancin - Jeziorna Ośrodek jest samodzielną jednostką organizacyjną Miasta i Gminy Konstancin - Jeziorna. 2. Ośrodek realizuje zadania pomocy społecznej wynikające z ustawy o pomocy społecznej i innych ustaw oraz zadania zlecone z zakresu administracji rządowej. 4. Ośrodek działa na podstawie obowiązujących przepisów prawa, uchwał Rady Miejskiej w Konstancinie - Jeziornie, Statutu oraz zarządzeń Kierownika. Rozdział 2 Misja i cele działania Ośrodka Misją Ośrodka jest zapewnienie sprawnego i fachowego realizowania zadań własnych gminy, jak i zleconych w zakresie pomocy społecznej w rozumieniu ustawy o pomocy społecznej oraz innych ustaw. 2. Celami działania Ośrodka są: 1) wsparcie osób i rodzin w wysiłkach zmierzających do zaspokojenia niezbędnych potrzeb życiowych i umożliwienie im życia w warunkach odpowiadających godności człowieka, 2) umożliwienie osobom i rodzinom przezwyciężenie trudnych sytuacji życiowych, których nie są w stanie pokonać, wykorzystując własne uprawnienia, zasoby i możliwości, 3) analiza i ocena zjawisk rodzących zapotrzebowanie na świadczenia pomocy społecznej, 4) realizacja zadań wynikających z rozeznanych potrzeb społecznych, 5) rozwijanie nowych form pomocy społecznej i samopomocy w ramach zidentyfikowanych

3 potrzeb. Rozdział 3 Zasady kierowania Ośrodkiem Ośrodkiem kieruje i reprezentuje go na zewnątrz Kierownik. 2. Kierownik kieruje pracą Ośrodka przy pomocy Zastępcy, Głównego Księgowego oraz Koordynatorów Sekcji. 3. Główny Księgowy pełni funkcję kierownika działu Ekonomiczno Finansowego. 4. Kierownik określa szczegółowy zakres uprawnień i obowiązków Zastępcy, Głównego Księgowego i wszystkich pracownikow Ośrodka. 5. Kierownik wydaje akty wewnętrzne w formie zarządzeń, regulaminów, instrukcji. 7. W celu zapewnienia realizacji zadań o istotnym znaczeniu dla Ośrodka, Kierownik może w drodze zarządzenia powołać zespół zadaniowy. Kierownik jest służbowym przełożonym wszystkich pracowników Ośrodka Kierownik Ośrodka jest pracodawcą w rozumieniu przepisów Kodeksu Pracy. 2. Kierownik Ośrodka decyduje o zatrudnianiu, zwalnianiu, wynagradzaniu, przyznawaniu nagród oraz wymierzaniu kar porządkowych pracownikom Ośrodka zgodnie z Kodeksem Pracy, regulaminem wynagradzania i regulaminem pracy Ośrodka. 10. W czasie nieobecności Kierownika działalnością Ośrodka kieruje Zastępca Kierownika, a w przypadku ich równoczesnej nieobecności wyznaczony przez Kierownika Ośrodka pracownik. Rozdział 4 Organizacja Ośrodka 11.

4 1. Strukturę organizacyjną Ośrodka tworzą: sekcje i samodzielne stanowiska pracy. 2. Podstawową strukturę organizacyjną Ośrodka przedstawia Schemat Organizacyjny Ośrodka Pomocy Społecznej w Konstancinie - Jeziornie, stanowiący załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu W skład Ośrodka wchodzą następujące komórki organizacyjne: 1) Sekcja Pomocy Społecznej, w skład której wchodzą; a) pracownicy socjalni, b) stanowiska ds.świadczeń. 2) Sekcja Usług Opiekuńczych, w skład której wchodzą; a) organizatorka usług, b) opiekunki. 3) Sekcje Ekonomiczno-Finansowa, w skład której wchodzą; a) główny księgowy, b) księgowy, c) kasjer. 4) Sekcja Obsługi Administracyjnej, w skład której wchodzą stanowiska; a) ds. osobowo-kadrowych, b) ds. obsługi informatycznej, c) ds. obsługi kancelaryjnej, d) kierowca, e) sprzątaczka. 5) Sekcja Świadczeń Rodzinnych, w skład której wchodzą stanowiska; a) koordynatora, b) ds. świadczeń rodzinnych. 6) Sekcja Funduszu Alimentacyjnego, w skład której wchodzą stanowiska; a) koordynatora, b) ds. funduszu alimentacyjnego, c) ds. dłużników alimentacyjnych. 2. W ramach Sekcji tworzy się samodzielne stanowiska pracy. 3. Komórkami samodzielnymi jest samodzielne stanowisko pracy specjalista do spraw kadr, ds.obsługi kancelaryjnej, ds.dodatków mieszkaniowych. Pracą Sekcji wymienionych w: - ust. 1 pkt 1,2 oraz ds.dodatków mieszkaniowych kieruje zastępca kierownika, - ust 1 pkt 3 główny księgowy - ust.1 pkt 4 kierownik OPS - ust.1 pkt 5 koordynator ds.świadczeń rodzinnych - ust.1 pkt 6 koordynator ds.funduszu alimentacyjnego. Rozdział 5 Zakresy działania Sekcji i samodzielnych stanowisk pracy 13. Osoby odpowiedzialne za pracę sekcji Ośrodka, oraz samodzielne stanowiska pracy o których mowa w 12 ust. 1, 3 Regulaminu, odpowiadają za prawidłowe funkcjonowanie podległych sobie

5 komórek organizacyjnych i należyte wykonywanie powierzonych zadań, a w szczególności za: 1) terminowość, rzetelność i zgodne z prawem załatwianie spraw, 2) gospodarowanie przyznanymi środkami budżetowymi i mieniem, zgodnie z przepisami prawa oraz zasadami określonymi przez Radę Miejską w Konstancinie - Jeziornie, Burmistrza Gminy Konstancin - Jeziorna i Kierownika, 3) nadzór nad przestrzeganiem przez pracowników postanowień regulaminów obowiązujących w Ośrodku, przepisów bhp i ppoż., nadzór nad ochroną danych osobowych oraz ochroną informacji niejawnych i dostępem do informacji publicznej, 4) usprawnianie organizacji, metod i form pracy, 5) opracowywanie procedur załatwiania poszczególnych spraw, 6) podnoszenie jakości świadczonych usług przez komórki organizacyjne. 14. W celu właściwego wykonywania zadań, komórki organizacyjne i samodzielne komórki Ośrodka są zobowiązane do bieżącej współpracy Do właściwości merytorycznej poszczególnych sekcji i samodzielnych komórek Ośrodka należą sprawy mieszczące się w zakresie powierzonych zadań. 2. Spory kompetencyjne pomiędzy sekcjami i samodzielnymi komórkami Ośrodka rozstrzyga Kierownik. 16. Sekcja Pomocy Społecznej wykonuje w szczególności zadania w zakresie: 1) realizacji działań zmierzających do życiowego usamodzielnienia osób i rodzin oraz ich integracji ze środowiskiem, 2) organizacji środowiskowych form pomocy osobom i rodzinom potrzebującym wsparcia, 3) współpracy z lokalnymi instytucjami, organizacjami i podmiotami działającymi na polu pomocy społecznej, 4) przeciwdziałanie negatywnym zjawiskom w środowisku lokalnym, 5) opracowywania i wdrażania programów i projektów ukierunkowanych na pomoc osobom i rodzinom w środowisku, ze szczególnym naciskiem na grupy osób zagrożonych ubóstwem, bezdomnością i wykluczeniem społecznym, 6) pracy socjalnej, 7) prowadzenie postępowań w sprawie przyznanych świadczeń z pomocy społecznejsporządzanie decyzji administracyjnych, list wypłat, 8) sporządzanie bilansu potrzeb i sprawozdzań z zakresu pomocy społecznej, 9) zgłaszanie do ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego świadczeniobiorców, pomocy społecznej - prowadzenie ewidencji, 10) prowadzenie ewidencji odwołań od decyzji administracyjnych, 11) prowadzenia procedury zamówień publicznych.

6 17. Sekcja Usług Opiekuńczych wykonuje w szczególności zadania w zakresie: 1) organizowania usług opiekuńczych i specjalistycznych usług opiekuńczych w miejscu zamieszkania zgodnie z obowiązującymi przepisami, 2) prowadzenia dokumentacji dotyczącej realizacji usług opiekuńczych, 3) kontroli wykonywanych usług, w tym usług wykonywanych w ramach prac społeczno użytecznych, 4) współpracy z pracownikami socjalnymi, lekarzami rodzinnymi oraz innymi instytucjami i organizacjami społecznymi, 5) sporządzania bilansu potrzeb i sprawozdawczości. 18. Sekcja Obsługi Administracyjnej wykonuje w szczególności zadania w zakresie: Stanowisko ds. Osobowo Kadrowych: 1) realizacji polityki kadrowej, 2) sprawowania funkcji administratora bezpieczeństwa informacji, 3) kontroli dyscypliny pracy pracowników Ośrodka, 4) obsługi podróży służbowych, 5) rozliczania i ewidencji kart drogowych samochodu służbowego. Stanowisko ds.obsługi informatycznej wykonuje w szczególności zadania w zakresie: 1) rozwoju sieci komputerowej w Ośrodku. 2) nadzorowania obsługi programów używanych w Ośrodku i sprzętu komputerowego, 3) zabezpieczenia zbiorów baz danych i tworzenia niezbędnych kopii, 4) konserwacji sieci komputerowej i prawidłowego zabezpieczenia sieci, 5) pełnienia funkcji administratora bezpieczeństwa informacji, 6) planowania rozwoju sieci komputerowej w Ośrodku, 7) nadzorowania obsługi programów używanych w Ośrodku i sprzętu komputerowego. Stanowisko ds. obsługi kancelaryjnej: 1) prowadzenie kancelarii ogólnej w tym: a) przyjmowanie i ewidencjonowanie podań, pism przychodzących, b) przyjmowanie i wysyłanie faksów, c) obsługa poczty e- mail, d) wysyłwanie korespondencji. 19.

7 Sekcja Ekonomiczno - Finansowa wykonuje w szczególności zadania w zakresie: 1) prowadzenia rachunkowości zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości i ustawy o finansach publicznych, 2) opracowywania projektu budżetu, planu wydatków i dochodów, nadzór nad realizacją, 3) prowadzenie obsługi finansowej, 4) ewidencja należności i windykacji należności, 5) prowadzenie spraw płacowych pracowników, 6) terminowe sporządzanie sprawozdawczości budżetowej, 7) prowadzenie ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania, 8) prowadzenia ewidencji środków trwałych i wyposażenia oraz nadzór nad należytym ich zabezpieczeniem i utrzymaniem, 9) prowadzenia rejestru umów, 10)prowadzenie pracowniczego Funduszu Świadczeń Socjalnych. 20. Stanowisko ds. dodatków mieszkaniowych wykonuje w szczególności zadania w zakresie: 1) prowadzenia postępowania w sprawach dotyczących dodatków mieszkaniowych, 2) prowadzenie ewidencji składanych wniosków oraz wydawanych decyzji, 3) prowadzenie korespondencji z wnioskodawcami oraz zarządcami budynków, 4) prowadzenie postępowań w sprawach wniesionych odwołań, 5) sporządzanie statystycznych zestawień wydawanych decyzji administracyjnych. 21. Sekcja ds. świadczeń rodzinnych wykonuje w szczególności zadania w zakresie: 1) prowadzenia postępowania w sprawach dotyczących świadczeń rodzinnych, 2) ustalania uprawnień do świadczeń rodzinnych i wydawania decyzji administracyjnych, 3) sporządzania bilansu potrzeb i sprawozdań, 4) opłacania składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe oraz ubezpieczenie zdrowotne z tytułu wypłaty świadczeń rodzinnych, 5) prowadzenie postepowania w sprawie świadczeń nienależnie pobranych. 22. Sekcja ds. funduszu alimentacyjnego wykonuje w szczególności zadania w zakresie: 1) ustalania uprawnień do pobierania świadczeń z funduszu alimentacyjnego, 2) prowadzenia postepowania w sprawie dłużników alimentacyjnych, 3) współpracy z instytucjami prowadzącymi sprawy osób zobowiązanych do świadczeń alimentacyjnych i organami prowadzącymi postepowanie egzekucyjne wobec dłużników alimentacyjnych. 23. Zadania, zakres kompetencji i odpowiedzialności Koordynatorów Sekcji, Głównego Księgowego i

8 pracowników Ośrodka ustala Kierownik w zakresach obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności. Rozdział 6 Zasady załatwiania indywidualnych spraw obywateli, skarg i wniosków Zasady postępowania w sprawach wnoszonych przez obywateli oraz terminy ich załatwiania określa kodeks postępowania administracyjnego. 2. Sprawy wniesione przez obywateli są ewidencjonowane w rejestrach spraw. 25. Pracownicy Ośrodka są zobowiązani do sprawnego, rzetelnego i kulturalnego rozpatrywania indywidualnych skarg obywateli, kierując się przepisami prawa, a w szczególności do: 1) udzielania informacji niezbędnych przy załatwianiu danej sprawy i wyjaśniania treści obowiązujących przepisów, 2) niezwłocznego załatwiania spraw, a jeśli to niemożliwe - określenia terminu załatwienia, 3) bieżącego informowania zainteresowanych o stanie załatwienia sprawy, 4) informowania o przysługujących środkach odwoławczych lub środkach zaskarżania od wydanych rozstrzygnięć Merytoryczne rozpatrywanie spraw należy do pracownika Ośrodka, właściwego ze względu na przedmiot sprawy. 2. Rozpatrywanie skarg i wniosków, dotyczących działania Ośrodka i pracowników należy do Kierownika Ośrodka lub osoby przez niego wskazanej. 3. Rozpatrywanie spraw odbywa się w terminach, o których mowa w kodeksie postępowania administracyjnego Przyjęcia interesantów odbywają się codziennie w godzinach pracy Ośrodka. 2. Kierownik Ośrodka przyjmuje interesantów w sprawach skarg, wniosków w każdy wtorek od godz. 10 do Wnioski i skargi kierowane do Ośrodka podlegają wpisowi do rejestru. Rejestr zawiera następujące pozycje:

9 1) nr porządkowy, 2) data wpisu, 3) imię i nazwisko interesanta, 4) skrócona treść wniosku lub skargi, 5) imię i nazwisko osoby załatwiającej, 6) sposób i datę załatwienia. Rozdział 7 Kontrola wewnętrzna Celem kontroli wewnętrznej jest zapewnienie właściwej działalności Ośrodka, terminowego i zgodnego z przepisami załatwiania spraw i niedopuszczenie do nadużyć i strat. 2. Kontrolę sprawują: 1) kierownik Ośrodka lub jego zastępca - w stosunku do wszystkich pracowników Ośrodka, 2) główny księgowy - w zakresie działalności finansowej, 3) koordynatorzy komórek organizacyjnych - w stosunku do podległych pracowników. 3. Działalność kontrolna prowadzona jest na podstawie rocznego planu kontroli. 30. Kontrola obejmuje w szczególności: 1) wykonywanie zadań planowych, 2) przestrzeganie terminów oraz poprawności merytorycznej załatwianych spraw, 3) przestrzeganie przepisów kodeksu postępowania administracyjnego, ustawy o pomocy społecznej i innych ustaw, regulaminu, dyscypliny pracy i przepisów BHP. Rozdział 8 Zasady podpisywania pism i dokumentów 31. Do podpisu Kierownika zastrzega się w szczególności: 1) pisma i dokumenty, a) kierowane do centralnych i wojewódzkich organów administracji, urzędów miast i gmin, b) kierowane do jednostek samorządu terytorialnego, c) kierowane do organów kontrolnych, d) kierowane do organów ścigania, wymiaru sprawiedliwości i służb porządkowych. e) kierowane do innych, nie ujętych wyżej instytucji i organizacji, f) odpowiedzi na zapytania instytucji i osób fizycznych, g) związane z wykonywaniem funkcji Kierownika Ośrodka, h) dokumenty finansowe, i) plany i sprawozdania z wykonywania wydatków i dochodów, j) decyzje dotyczące świadczeń rodzinnych.

10 W czasie nieobecności Kierownika Ośrodka powyższe pisma podpisuje Zastępca Kierownika. 32. Do podpisu Zastępcy Kierownika należy : 1) podpisywanie decyzji administracyjnych dotyczących świadczeń z pomocy społecznej, 2) podpisywanie pism i dokumentów, oraz zaświadczeń w sprawach indywidualnych z zakresu pomocy społecznej w ramach upoważnień udzielonych przez Kierownika Ośrodka. 33. Do Głównego Księgowego należy : 1) aprobata dokumentów finansowych, planów i sprawozdań z wykonania wydatków i dochodów finansowych, 2) podpisywanie pism i dokumentów w ramach posiadanych upoważnień Pracownicy opracowujący pisma parafują je z lewej strony. 2. Pracownicy socjalni podpisują wnioski dotyczące udzielenia pomocy, porozumienia zawierane w sprawach indywidualnych w zakresi pomocy spolecznej, notatki służbowe oraz wywiady środowiskowe. Postanowienia końcowe Wykazy obowiązków i odpowiedzialności poszczególnych pracowników Ośrodka zawierają zakresy czynności pracowników. 2. W ramach stanowisk pracy obowiązuje zasada pełnienia zastępstw w przypadku nieobecności pracownika w pracy. 3. Po zmianach personalnych obowiązuje protokolarne przekazywanie dokumentacji wynikającej z zakresów czynności. 4. Sprawy porządkowe i dyscyplinarne pracowników regulują postanowienia Regulaminu Pracy. 36. Sprawy nieuregulowane w niniejszym Regulaminie, Statucie Ośrodka oraz odrębnych przepisach prawa wyznaczających granice działalności, funkcjonowanie Ośrodka oraz wykonywanie zadań, określa Kierownik w drodze zarządzeń.