SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA I. Nazwa oraz adres zamawiającego: Instytut Fizyki Molekularnej PAN, ul. Mariana Smoluchowskiego 17, 60-179 Poznań REGON: 000 557 990 kod, miejscowość: 60-179 Poznań ulica, nr domu: Mariana Smoluchowskiego 17 intemet: http://www.ifmpan.poznan.pl e-mail: office@ifmpan.poznan.pl telefon: 61 8695100 fax. 61 8684524 II. Tryb udzielenia zamówienia: Przetarg nieograniczony III. Opis przedmiotu zamówienia: Dostawa notebooków, zestawu komputerowego, urządzeń peryferyjnych i programów według załącznika nr 1 Dostarczony przedmiot zamówienia musi być fabrycznie nowy, tzn. nieużywany przed dniem dostawy z wyłączeniem używania niezbędnego dla przeprowadzenia testu jego poprawnej pracy. Zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert równoważnych, jednakże podane parametry techniczne, określające przedmiot zamówienia, są warunkami minimalnymi, których Zamawiający będzie oczekiwał. W przypadku złożenia oferty równoważnej na poszczególne pozycje, należy wyraźnie wskazać różnice w specyfikacji technicznej. Zgodnie z art. 30 ust. 5 ustawy Prawo zamówień publicznych zwanej dalej Ustawą, wykonawca, który powołuje się na rozwiązania równoważne opisywanym przez Zamawiającego jest obowiązany wykazać, że oferowany przez niego przedmiot zamówienia spełnia wymagania określone przez Zamawiającego. IV. Termin wykonania zamówienia Przedmiot zamówienia musi być zrealizowany w ciągu 14 dni od daty zawarcia umowy przez strony, jednak nie później, niż do 12.07.2013. Gwarancja i serwis: Na całość dostawy wymagana jest gwarancja co najmniej 36 miesięcy. 1
Dostawca zobowiązany jest do dostarczenia Zamawiającemu pisemnej gwarancji zawierającej określenie sposobów zgłaszania wad stwierdzonych w okresie gwarancyjnym, sposobu przekazywania sprzętu do naprawy, czasu reakcji na zgłoszenie i czasu naprawy. Uwaga: Czas naprawy zestawu komputerowego (liczony od zgłoszenia awarii do momentu dokonania skutecznej naprawy) nie powinien przekraczać 14 dni. Czas naprawy notebooków przyjęty zostanie zgodnie z warunkami dystrybutora dla danego modelu. Zamawiający zastrzega sobie prawo do samodzielnej rozbudowy zestawu w okresie trwania gwarancji, bez utraty gwarancji. Przez rozbudowę rozumie się montaż standardowych podzespołów modułów pamięci RAM, kart rozszerzeń (PCI, PCI-E), napędów dysków i nośników wymiennych, w sposób nie naruszający w żadnym stopniu konfiguracji modułów komputera przyjętej od Dostawcy. V. Opis warunków udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełnienia tych warunków. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki: 1. Posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania. 2. Posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują odpowiednim potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. 3. Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej możliwość wykonania zamówienia. 4. Nie podlegają wykluczeniu z postępowania na postawie art. 24 Ustawy. 5. Spełniający wymogi określone w niniejszej Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia. Ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu będzie dokonywana na zasadzie spełnia/nie spełnia VI. Informacja o oświadczeniach i dokumentach, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu. Oferenci zobowiązani są do: 1. Złożenia właściwej i właściwie podpisanej oferty na formularzu ofertowym - załącznik nr 2 do SIWZ. 2
2. Przedstawienia dokumentu o posiadaniu przez Oferenta uprawnień do występowania w obrocie prawnym w zakresie koniecznym do wykonania zamówienia (aktualny odpis z KRS lub zaświadczenie z CEIDG). 3. Oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia z postępowania. 4. Zawarcia umowy na zasadach określonych w projekcie umowy (potwierdzenie gotowości do zawarcia przez zaakceptowanie podpisem wzoru umowy załącznik 3 do SIWZ). W przypadku złożenia oferty równoważnej wykonawca musi złożyć szczegółową specyfikację parametrów technicznych oferowanego przedmiotu zamówienia, z wyszczególnieniem elementów innych (równoważnych) niż wymagane przez Zamawiającego zgodnie z załącznikiem do oferty. Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, stosuje się przepis 4 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30.12.2009r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz. U. z 2009 r. Nr 226, poz. 1817). Formalną przyczyną nieważności oferty będzie wystąpienie choćby jednego uchybień: z poniższych brak któregokolwiek z dokumentów wymienionych w pkt. VI specyfikacji, brak wymaganych podpisów na formularzu oferty i wszystkich jej załącznikach przez uprawnione osoby (wymagane jest stosowne udokumentowanie uprawnień do podpisu poprzez złożenie odpisu ze stosownego rejestru lub pełnomocnictwa do podpisywania), brak proponowanej ceny, brak oświadczenia w formularzu oferty, że Oferent uważa się za związanego ofertą, przez okres 30 dni od terminu składania ofert, nieczytelność dokumentów tworzących ofertę, przeróbki i nieautoryzowane skreślenia w tekście dokumentacji ofertowej. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wezwania każdego Oferenta w celu udzielenia dodatkowych wyjaśnień na temat złożonej oferty. Wszelkie żądane przez komisję wyjaśnienia powinny być udzielone na piśmie. Niedopuszczalne jest poprawianie względnie zmiana treści oferty po terminie składania ofert. VII. Informacja o sposobie porozumiewania się zamawiającego z wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń i dokumentów: Pytania, zawiadomienia i informacje Zamawiający i Oferenci przekazują sobie pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną. 3
W przypadku przekazywania pytań, zawiadomień i informacji faksem lub drogą elektroniczną korespondencja musi pod rygorem nieważności niezwłocznie zostać potwierdzona w formie pisemnej. Pracownikami upoważnionym do bezpośredniego kontaktowania się z Oferentami są: dr Wojciech Malinowski tel. 61 8695-264, GSM 502 321441, e-mail: Wojciech.Malinowski@ifmpan.poznan.pl, oraz mgr Paweł Leśniak tel. 61 8695-270, e-mail: Pawel.Lesniak@ifmpan.poznan.pl. VIII. Opis sposobu przygotowania ofert. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych. Wymagane jest złożenie kompletnej oferty na wszystkie elementy określone w poszczególnych częściach. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. Zamawiający nie przewiduje możliwości zawarcia umowy ramowej. Zamawiający nie przewiduje możliwości przeprowadzenia aukcji elektronicznej. Zamawiający przewiduje możliwość udzielenia zamówień uzupełniających na zasadach opisanych w art. 67 ust.1 pkt. 6 PzP. Oferta musi zawierać następujące dokumenty: Wypełniony formularz ofertowy (załącznik 2 do niniejszej Specyfikacji), Wypełniony i podpisany projekt umowy (załącznik 3 do niniejszej Specyfikacji). Oferta musi być sporządzona w języku polskim z zachowaniem formy pisemnej i napisana pismem maszynowym lub literami drukowanymi, albo czytelnym pismem. Oferta i wszystkie załączniki oferty muszą być podpisane przez osobę (osoby) uprawnioną do występowania w imieniu Oferenta. Jeżeli dokumenty będą podpisane przez pełnomocnika firmy lub inną osobę upoważnioną, do oferty należy dołączyć prawnie skuteczne pełnomocnictwo pod rygorem odrzucenia oferty. Poprawki powinny być naniesione czytelnie oraz opatrzone podpisem osoby podpisującej ofertę. W przypadku, kiedy ofertę składa kilka podmiotów wspólnie, oferta oraz wszystkie załączniki muszą być podpisane przez osoby upoważnione do reprezentowania każdego z podmiotów. Dopuszcza się możliwość przedłożenia kserokopii wymaganych dokumentów poświadczonych za zgodność z oryginałem przez wykonawcę lub upoważnionego przedstawiciela wykonawcy. W formularzu ofertowym należy wskazać oddzielnie ceny poszczególnych notebooków, zestawu komputerowego, cenę łączną urządzeń peryferyjnych i elementów, cenę programów, a na koniec cenę ofertową brutto (cena netto + VAT) dla całości dostawy. Cena całości musi być 4
podana cyfrą i słownie. Cena ofertowa musi uwzględniać wszelkie koszty związane z wykonaniem umowy. Oferenci pozostają związani złożoną przez siebie ofertą przez 30 dni od upływu terminu składania ofert. W ofercie należy wskazać te elementy, które zdaniem Oferenta stanowią tajemnicę jego przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (tajemnica przedsiębiorstwa - to nieujawnione do wiadomości publicznej informacje techniczne i technologiczne, handlowe albo organizacyjne przedsiębiorstwa, co do których przedsiębiorca podjął niezbędne działania w celu zachowania poufności). Informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa Oferent może zastrzec najpóźniej w terminie składania ofert. Do oferty winny być załączone wszystkie dokumenty wymienione w SIWZ. Składane dokumenty i zaświadczenia winny posiadać aktualne daty zgodnie z wymogami Ustawy. Oferent ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. Każdy z Oferentów może złożyć w niniejszym przetargu tylko jedną ofertę. IX. Opis sposobu obliczenia ceny ofert: Cena oferty powinna zostać obliczona zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia. Oferent oblicza cenę oferty na podstawie opisu przedmiotu zamówienia, od ceny jednostkowej netto odejmuje wszelkie zniżki (lub dodaje zwyżki) a następnie dodaje wartość VAT. Tak wyliczoną cenę z VAT zamieszcza w ofercie. Cena musi być wyrażona w złotych polskich niezależnie od wchodzących w jej skład elementów. Cena ta będzie brana pod uwagę przez komisję przetargową w trakcie wyboru najkorzystniejszej oferty. X. Składanie ofert Oferty należy składać w Instytucie Fizyki Molekularnej PAN w Poznaniu przy ul. Smoluchowskiego 17, pok. 116 lub 119 w nieprzejrzystych i zaklejonych opakowaniach. Opakowanie powinno być zaadresowane do Zamawiającego na adres: Instytut Fizyki Molekularnej PAN w Poznaniu ul. Smoluchowskiego 17, 60-179 Poznań. Termin składania ofert upływa 21.06.2013 godz. 11:00. Oferty złożone po terminie będą zwrócone Oferentowi. Publiczne otwarcie złożonych ofert nastąpi w siedzibie zamawiającego pok. 117 dnia 21.06.2013 roku o godz. 11:30. Po otwarciu każdej koperty zostanie podana do wiadomości zebranych nazwa Oferenta i cena ofertowa oraz termin realizacji. Wyniki postępowania zamieszczone zostaną na stronie internetowej IFM PAN. Oferent, którego oferta została wybrana, zostanie o tym fakcie powiadomiony pisemnie. 5
XI. Kryteria oceny i wyboru oferty przez zamawiającego: Oferty spełniające formalne wymagania, określone w niniejszej specyfikacji, złożone przez Oferentów nie podlegających wykluczeniu będą oceniane według poniższych kryteriów i wag: Kryterium: Waga kryterium: - cena - 100. Oferty oceniane będą punktowo. W trakcie oceny ofert kolejno rozpatrywanym i ocenianym ofertom przyznawane będą punkty za poszczególne kryteria według następujących zasad: Cena cena najniższa x waga kryterium punktacja cena = -------------------------------------- cena danej oferty XII. Warunki, które uwzględnione będą w przyszłej umowie Warunki umowy, które uwzględnione będą w przyszłej umowie z wybranym w wyniku przetargu Oferentem zamieszczone są we wzorze umowy - załącznik 3, który podpisany należy załączyć do oferty. W szczególności we wzorze oferty podać należy sposób świadczenia serwisu gwarancyjnego dla poszczególnych pozycji oferty. Zamawiający zawrze umowę z Oferentem w terminie nie wcześniej niż 5 dni od daty doręczenia zawiadomienia o wyborze oferty. XIII. Pouczenie o środkach ochrony prawnej przysługujących wykonawcy w toku postępowania o udzielenie zamówienia. Wykonawcy przysługują uprawnienia odwoławcze określone w Dziale VI ustawy Prawo zamówień publicznych. Załączniki: Załącznik nr 1 Specyfikacja notebooków, zestawu komputerowego, urządzeń peryferyjnych i programów, Załącznik nr 2 Formularz ofertowy, Załącznik nr 3 - Formularz umowy. 6