Instrukcja korzystania i konfigurowania poczty o365 dla urządzeń mobilnych i programów poczty elektronicznej w Szkole Głównej Handlowej w Warszawie.

Transkrypt

1 Instrukcja korzystania i konfigurowania poczty o365 dla urządzeń mobilnych i programów poczty elektronicznej w Szkole Głównej Handlowej w Warszawie. Wersja 2.14 / / autor: Dariusz Jaruga

2 Spis treści Spis treści Spis treści... 2 Dostęp do konta na serwerze pocztowym o365 (MS Exchange)... 3 Informacje wstępne... 3 Koszty korzystania z poczty o365 (Exchange) Dane konfiguracyjne... 6 Konfiguracja zaawansowana... 7 Konfiguracja podstawowa... 7 Konfiguracja programów poczty elektronicznej Outlook Web App Logowanie do poczty z przeglądarki 12 Programy pocztowe Konfiguracja urządzeń mobilnych Konfiguracja dostępu do sieci Internet Środki ostrożności Kreator konfiguracji Migracja poczty z systemu Atmail Informacje wstępne Podłączenie do skrzynki pocztowej na Atmail Strona 2 z 21

3 Dostęp do konta na serwerze pocztowym o365 (MS Exchange) Informacje wstępne System poczty elektronicznej o365 (Exchange) posiada wbudowaną funkcjonalność, pozwalającą pracować w zależności od preferencji użytkownika z poziomu przeglądarki internetowej, programu poczty elektronicznej i urządzeń mobilnych takich jak telefony komórkowe, smartfony, palmtopy, tablety itp. Praca z serwerem Exchange na platformie o365, bez względu na rodzaj i typ podłączonego klienta: przeglądarka, program pocztowy, urządzenie mobilne, może odbywać się w dwóch trybach: uproszczonym - tylko poczta elektroniczna bez synchronizowania kalendarza, kontaktów i zadań - w dalszej części na potrzeby niniejszej instrukcji nazwiemy ją trybem uproszczonym, zaawansowanym - poczta elektroniczna wraz z usługą kalendarza, kontaktów, zadań itp. - w dalszej części na potrzeby niniejszej instrukcji nazwiemy ją trybem zaawansowanym, W przypadku korzystania z trybu uproszczonego wystarczy, że komputer bądź urządzenie mobilne posiada zainstalowaną standardową aplikację klienta poczty elektronicznej z obsługą szyfrowanego protokołu POPS lub IMAPS. Dla trybu zaawansowanego, komputer lub urządzenie mobilne musi być wyposażone w aplikację wymiany danych z serwerem o365 (Exchange) w protokół OWA (Outlook Web Access). Ze względów bezpieczeństwa cała komunikacja pomiędzy serwerem o365 (Exchange), a komputerem lub urządzeniem mobilnym odbywa się kanałem szyfrowanym. Stąd w przypadku starszych urządzeń mobilnych lub programów poczty elektronicznej, które nie obsługują szyfrowania SSL nie będą mogły korzystać z tego rozwiązania. Aby komunikacja szyfrowana mogła być zrealizowana, program poczty elektronicznej lub urządzenie mobilne musi posiadać funkcję importu certyfikatu z serwera o365 (Exchange). W przypadku niektórych urządzeń mobilnych może zaistnieć konieczność ręcznej instalacji certyfikatu, co zostało opisane w dalszej części instrukcji. Pocieszającym może być fakt, że znacząca większość urządzeń mobilnych i programów pocztowych potrafi zrobić to automatycznie bez nadmiernego angażowania użytkownika. W dalszej części instrukcji zostały przedstawione przykłady ręcznej instalacji certyfikatu. W dalszej części, instrukcja zawiera opis konfiguracji kilku popularnych programów poczty elektronicznej i wybranych urządzeń mobilnych, które współpracują z serwerem o365 (Exchange) w trybie zaawansowanym (pełna funkcjonalność Exchange poczta, kalendarz, zadania, kontakty). Strona 3 z 21

4 W zakresie usługi o365 (Exchange) bardziej szczegółowych informacji należy szukać na stronach Microsoft pod adresem: Umieszczone tam informację pozwolą użytkownikowi w sposób szczegółowy zapoznać się z platformą o365 i skonfigurować dowolny program pocztowy albo urządzenie mobilne. Tematyka strony głównej została przedstawiona na rysunku poniżej. Migracja poczty osoby zainteresowane przeniesieniem swojej archiwalnej poczty do nowego systemu powinny zapoznać się z rozdziałem Migracja poczty z systemu Atmail dostępnej na stronie 19 niniejszej instrukcji. Strona 4 z 21

5 Podstawowe informacje na temat usługi o365 dla studentów SGH zostały również zamieszczone na stronie internetowej SGH pod adresem UWAGA!!! Aby rozpocząć pracę z nowym systemem poczty elektronicznej w chmurze w pierwszej kolejności, przynajmniej raz, należy zalogować się do usługi poprzez stronę WWW korzystając z adresu Strona 5 z 21

6 Koszty korzystania z poczty o365 (Exchange) Korzystając z urządzenia mobilnego lub komputera łączącego się przez sieć telefonii komórkowej od usługi o365 (Exchange), należy mieć na uwadze koszty wynikające z przesyłanych danych. Dotyczy to w szczególności osób podróżujących za granicę, gdzie koszty łączności w związku z roamingiem są duże. Większość urządzeń ma opcje, które pozwalają skonfigurować je tak, aby nie synchronizowały się z serwerem, gdy jesteśmy poza granicami kraju. Urządzenia te posiadają również możliwość ustawienia konkretnych godzin i interwałów czasowych w których synchronizacja danych z serwerem o365 (Exchange) jest realizowana np. od poniedziałku do piątku od godziny 8:00 do 16:00 nie częściej niż raz na dwie godziny. Zaleca się również, aby podczas sprawdzania poczty pobierane były nagłówki listów, a dopiero gdy wiadomość jest dla nas istotna, pobierać w całości włącznie z załącznikami. Podczas korzystania z poczty i Internetu poprzez urządzenia mobilne zaleca się kontrolować ilość przesyłanych danych. Każde z urządzeń posiada wbudowane mechanizmy pozwalające na taką kontrolę. Powyższe uwagi nie dotyczą komputerów podłączonych do sieci Internet łączem kablowym np. TV kablowa, DSL, dla których użytkownik w ramach stałej miesięcznej opłaty abonamentowej może pobierać dowolną ilość danych. W każdym przypadku użytkownik powinien sprawdzić jakie koszty będzie ponosił z tytułu transmisji danych zanim zdecyduje się na korzystanie z poczty o365 (Exchange). Wysokość kosztów uzależniona jest od oferty z jakiej użytkownik korzysta jak i ilości danych przesyłanych pomiędzy użytkownikiem, a systemem poczty o365 (Exchange). Dane konfiguracyjne Poniżej znajdują się dane konfiguracyjne, które są niezbędne, aby połączyć swój program pocztowy lub urządzenie mobilne z serwerem o365 (Exchange). Informacje te powinny być wystarczające dla zaawansowanych użytkowników, którzy mają zmysł techniczny i potrafią samodzielnie skonfigurować posiadane urządzenie lub program pocztowy. Pozostałe osoby powinny zapoznać się z przykładowymi konfiguracjami popularnych programów poczty elektronicznej lub urządzeń mobilnych krok po kroku, gdzie każdy etap konfiguracji został opatrzony stosownym zrzutem z ekranu. Strona 6 z 21

7 Konfiguracja zaawansowana Dane konfiguracyjne do współpracy z serwerem o365 (Exchange) w trybie zaawansowanym (pełna funkcjonalność Exchange poczta, kalendarz, zadania, kontakty) Tabela 1 - Konfiguracja zaawansowana Nazwa parametru konfiguracyjnego Nazwa serwera / hosta Nazwa serwera Exchange / domeny Wartość parametru konfiguracyjnego outlook.office365.com Pozostawiamy puste ab12345@student.sgh.waw.pl - dla studentów i doktorantów Nazwa użytkownika / login ab12345@absolwent.sgh.waw.pl - dla absolwentów ab12345@sgh.waw.pl - dla pozostałych Hasło ******* - jak do komputera na SGH ab12345@student.sgh.waw.pl - dla studentów i doktorantów Adres ab12345@absolwent.sgh.waw.pl - dla absolwentów ab12345@sgh.waw.pl - dla pozostałych Szyfrowanie SSL Certyfikat Numer portu Włączone msstd:outlook.com nie zawsze jest wymagany Konfiguracja podstawowa Dane konfiguracyjne dla urządzeń mobilnych do współpracy z serwerem o365 (Exchange) w trybie uproszczonym (funkcjonalność Exchange ograniczona tylko i wyłącznie do poczty elektronicznej). Konfigurację uproszczoną należy stosować tylko wówczas, gdy urządzenie mobilne nie ma wbudowanej pełnej obsługi serwera Exchange (Protokół OWA). Dotyczy to głównie urządzeń starszych i mało popularnych producentów. Odbiór poczty w trybie uproszczonym może odbywać się za pośrednictwem dwóch różnych protokołów POPS i IMAPS. Strona 7 z 21

8 W przypadku niektórych urządzeń istnieje możliwość zainstalowania klienta do obsługi serwera Exchange. Takim przykładem jest np. aplikacja Mail for Exchange dla telefonów Nokia z systemem Symbian. Serwer poczty przychodzącej dla usługi IMAP: Tabela 2 - Konfiguracja podstawowa IMAP Nazwa parametru konfiguracyjnego Nazwa serwera / hosta Protokół Wartość parametru konfiguracyjnego outlook.office365.com IMAPS Numer portu 993 ab12345@student.sgh.waw.pl - dla studentów i doktorantów Nazwa użytkownika / login ab12345@absolwent.sgh.waw.pl - dla absolwentów ab12345@sgh.waw.pl - dla pozostałych Hasło ******* - jak do komputera na SGH ab12345@student.sgh.waw.pl - dla studentów i doktorantów Adres ab12345@absolwent.sgh.waw.pl - dla absolwentów ab12345@sgh.waw.pl - dla pozostałych Szyfrowanie SSL Włączone (SSL) Strona 8 z 21

9 Serwer poczty przychodzącej dla usługi POPS: Tabela 3 - konfiguracja podstawowa POPS Nazwa parametru konfiguracyjnego Nazwa serwera / hosta Protokół Wartość parametru konfiguracyjnego outlook.office365.com POPS Numer portu 995 ab12345@student.sgh.waw.pl - dla studentów i doktorantów Nazwa użytkownika / login ab12345@absolwent.sgh.waw.pl - dla absolwentów ab12345@sgh.waw.pl - dla pozostałych Hasło ******* - jak do komputera na SGH ab12345@student.sgh.waw.pl - dla studentów i doktorantów Adres ab12345@absolwent.sgh.waw.pl - dla absolwentów ab12345@sgh.waw.pl - dla pozostałych Szyfrowanie SSL Włączone (SSL) Strona 9 z 21

10 Serwer poczty wychodzącej identyczny bez względu na sposób odbioru poczty IMAPS czy POPS: Tabela 4 - Konfiguracja podstawowa SMTP Nazwa parametru konfiguracyjnego Nazwa serwera / hosta Protokół Wartość parametru konfiguracyjnego smtp.office365.com SMTP Numer portu 587 Autoryzacja przy wysyłaniu poczty TAK ab12345@student.sgh.waw.pl - dla studentów i doktorantów Nazwa użytkownika / login ab12345@absolwent.sgh.waw.pl - dla absolwentów ab12345@sgh.waw.pl - dla pozostałych Hasło ******* - jak do komputera na SGH ab12345@student.sgh.waw.pl - dla studentów i doktorantów Adres ab12345@absolwent.sgh.waw.pl - dla absolwentów ab12345@sgh.waw.pl - dla pozostałych Szyfrowanie SSL Włączone (TLS) Powyższe dane są przeznaczone dla osób, które dobrze znają swoje urządzenia mobilne lub program pocztowy i czują się na siłach wykonać odpowiednią konfigurację urządzenia we własnym zakresie. W dalszej części instrukcji przedstawiono konkretne przykłady konfiguracji dla kilku popularnych programów pocztowych i urządzeń mobilnych. Strona 10 z 21

11 Konfiguracja programów poczty elektronicznej Outlook Web App Usługa zaawansowanej poczty elektronicznej o365 (Exchange) jest dostępna w trybie on-line za pośrednictwem "cienkiego klienta" jakim jest przeglądarka internetowa. Korzystanie z Outlook Web App nie wymaga od użytkownika wykonywania konfiguracji - program jest gotowy do użycia zaraz po zalogowaniu. Zgodnie z informacją na stronie Microsoft ( z usługą o365 (Exchange) można pracować z poziomu trzech podstawowych systemów operacyjnych dostępnych na komputery stacjonarne: Windows, MacOS i Linux. Systemy operacyjne: Windows XP, Windows 2003, Windows Vista, Windows 7, Windows 8: Internet Explorer 7 i nowsze wersje. Firefox i nowsze wersje. Chrome i nowsze wersje. System operacyjny Mac OS X 10.5 lub nowszy: Safari 3.1 i nowsze wersje. Firefox i nowsze wersje. System operacyjny Linux: Firefox i nowsze wersje. W przypadku części przeglądarek interfejs Outlook Web App zostanie otwarty w wersji uproszczonej. Źródło: ( Przykładowy zrzut ekranu z urządzenia mobilnego z systemem Android w którym Outlook Web App został uruchomiony w wersji uproszczonej. Strona 11 z 21

12 Logowanie do poczty z przeglądarki WWW Aby zalogować się do usługi o365 (Exchange) za pośrednictwem przeglądarki internetowej po wpisaniu adresu w okienku do logowania należy podać prawidłowy login i hasło. Po chwili w okienku przeglądarki pojawi się komunikat o uruchamianiu Outlook Web App, a następnie zostanie otwarte główne okno aplikacji z podglądem poczty elektronicznej. W górnej części panelu znajduje się poziome menu do kalendarza, kontaktów i pozostałych usług o365. Strona 12 z 21

13 Poniżej został przedstawiony domyślny widok dla kalendarza i kontaktów. Domyślny widok kalendarza w o365. Domyślny widok kontaktów w o365. Strona 13 z 21

14 Wylogowanie z Outlook Web App następuje poprzez wybranie rozwijanego menu w górnej belce, a następnie kliknięciu na pozycję wyloguj. Nie zaleca się kończenia pracy z Outlook Web App poprzez zamknięcie okna przeglądarki internetowej. Szczegółowa instrukcja dotycząca obsługi Outlook Web App znajduje się na stronie internetowej: Strona 14 z 21

15 Programy pocztowe Programy poczty elektronicznej działające na różnych systemach operacyjnych takich jak Windows, ios, Android, Linux itp. posiadają funkcje umożliwiające do współpracę z serwerem o365 (Exchange) w trybie zaawansowanym (poczta, kalendarz, kontakty) jak i podstawowym (tylko poczta). Na stronie znajduje się kreator konfiguracji, z którego należy skorzystać chcąc używać o365 w różnych programach pocztowych instalowanych na komputerach i innych urządzeniach. Po wejściu na stronę należy wybrać sposób w jaki chcemy łączyć się z platformą poczty elektronicznej na o365. Po wybraniu właściwej pozycji należy wybrać właściwy program pocztowy z którego chcemy skorzystać. Dalej należy postępować zgodnie z podaną na stronie instrukcją. Jako parametry konfiguracyjne należy podawać dane znajdujące się w rozdziale - Dane konfiguracyjne. Na rysunku poniżej przedstawiono ścieżkę kreatora dla systemu operacyjnego Windows i programu poczty elektronicznej Outlook. Strona 15 z 21

16 Konfiguracja urządzeń mobilnych Konfiguracja dostępu do sieci Internet Urządzenia mobilne wykorzystujące do połączenia z Internetem sieć telefonii komórkowej GSM, przed konfiguracją obsługi o365 (Exchange) SGH, powinny być skonfigurowane w zakresie dostępu do sieci Internet. Bardzo często urządzenia są już skonfigurowane i nie ma potrzeby wykonywania czynności dodatkowych i jeśli po uruchomieniu przeglądarki internetowej w urządzeniu mobilnym można przeglądać strony WWW. W przeciwnym przypadku, w zależności od operatora u którego korzystamy z usług, należy na komputerze wybrać odpowiedni link, a po wejściu na odpowiednią stronę postępować zgodnie z zawartą tam instrukcją. Tabela 5 - Konfiguracja dostępu do sieci Internet Nazwa operatora PLUS GSM Orange T-Mobile PLAY Link do strony z konfiguracją Strona 16 z 21

17 Środki ostrożności Korzystanie z platformy o365 (Exchange) na urządzeniu mobilnym, jest wygodne w szczególności dla osób, które chcą w sposób ciągły być dostępne dla innych pod adresem poczty elektronicznej oraz w trybie on-line zarządzać kalendarzem i kontaktami. Korzystając z platformy o365 (Exchange) na urządzeniach mobilnych, należy mieć na uwadze kilka istotnych spraw: Koszty znacząca część urządzeń mobilnych do połączeń z siecią Internet wykorzystuje sieć telefonii komórkowej GSM, gdzie za pobieranie i wysyłanie danych są pobierane opłaty. Wysokość opłat zależna jest od posiadanego abonamentu. Wskazane jest włączenie monitorowania kosztów lub ilości przesyłania danych w urządzeniu mobilnym. Roaming - osoby przebywające za granicą lub w pobliżu granic Polski narażone są na duże koszty pobierania danych, stąd zaleca się nie korzystać z platformy mobilnej poza granicami kraju lub w strefie nadgranicznej. Cześć urządzeń mobilnych ma stosowne opcje konfiguracyjne, które blokują transmisję danych w sytuacji, gdy znajdujemy się poza terenem Polski. Zaleca się włączenie blokady na połączenia z siecią Internet w sytuacji, gdy urządzenie jest w strefie objętej roamingiem. Bezpieczeństwo urządzenie na którym odbieramy pocztę i inne dane powinno być zabezpieczone na okoliczność kradzieży np. poprzez ustawienie dodatkowego kodu blokady na urządzeniu lub poprzez włączenie szyfrowania danych przechowywanych w pamięci urządzenia. Część urządzeń posiada wbudowane tego typu mechanizmy, które powinny być opisane w instrukcji użytkownika. Warto używać tej funkcjonalności również wtedy, gdy na urządzeniu przechowujemy prywatne dokumenty, zdjęcia, filmy itp. Wspólna baza wszystkie urządzenia i programy pocztowe podłączone do serwera Exchange, jak i aplikacja WWW dostępna pod adresem łączą się z jedną bazą, stąd jakakolwiek operacja wykonana w jednym miejscu będzie widoczna w drugim. Przykładowo jeśli odczytamy list e- mail poprzez telefon komórkowy to z poziomu programu pocztowego będzie on widoczny jako już przeczytany i odwrotnie. Należy mieć to na uwadze, jeśli pracujemy z pocztą o365 z kliku urządzeń jednocześnie. Stabilność urządzeń mobilnych czasami zdarza się, że urządzenie mobilne może sprawić psikusa i przestać łączyć się z serwerem o365 (Exchange). W takim przypadku należy ręcznie wymusić powtórzenie operacji lub zrestartować całe urządzenie (wyłączyć / włączyć). Dostępność nie we wszystkich miejscach jest dostępna usługa transmisji danych w sieci GSM, wtedy nie będzie możliwości połączenia się z serwerem Exchange. Sytuacja może być podobna w przypadku, gdy sygnał GSM jest zbyt słaby. W takim przypadku nie należy na siłę próbować łączyć się z serwerem o365 (Exchange) lub z Internetem, ponieważ tego typu działania mogą spowodować, że operator naliczy opłatę za połączenia Internetowe. Otwarte WiFi (hot spot) w przypadku korzystania z otwartych sieci bezprzewodowych WiFi, dostępnych w różnych miejscach użyteczności publicznej np. kawiarniach, sklepach, bibliotekach, lotniskach itp. należy zachować szczególną ostrożność. Udostępnione w ten sposób sieci WiFi nie są zwykle szyfrowane. Dlatego tak bardzo ważne jest, aby wszelkie transmisje wykonywane z urządzenia mobilnego były zaszyfrowane. Korzystając z takiej sieci nigdy nie należy potwierdzać prawidłowości certyfikatu. Strona 17 z 21

18 Kreator konfiguracji Smartfony, tablety, telefony komórkowe wyposażone w system Android, Symbian, ios, Windows Phone i Windows Mobile są przygotowane do współpracy z serwerem o365 (Exchange) w trybie zaawansowanym (poczta, kalendarz, kontakty) jak i podstawowym (tylko poczta). Na stronie znajduje się kreator konfiguracji, z którego należy skorzystać chcąc używać o365 na urządzeniach przenośnych. Po wejściu na stronę należy wybrać właściwy system operacyjny i dalej postępować zgodnie z podaną na stronie instrukcją. Jako parametry konfiguracyjne należy podawać dane znajdujące się w rozdziale - Dane konfiguracyjne: 1. Dla konfiguracji zaawansowanej (poczta, kalendarz, kontakty) z tabeli: - Tabela 1 - Konfiguracja zaawansowana; 2. Dla konfiguracji podstawowej (tylko poczta) odpowiednio z tabeli: - Tabela 2 - Konfiguracja podstawowa IMAP - Tabela 3 - konfiguracja podstawowa POPS - Tabela 4 - Konfiguracja podstawowa SMTP Strona 18 z 21

19 Migracja poczty z systemu Atmail Informacje wstępne Niniejsza części instrukcji jest przeznaczona dla osób, które są zainteresowane przeniesieniem wszystkich, bądź tylko wybranych listów z poprzedniego systemu poczty elektronicznej. Przedstawiona metoda nie jest jedyną, na rynku są dostępne programy komputerowe, które również można wykorzystać do przeniesienia listów ze starego systemu. W niniejszej instrukcji opisano metodę przeniesienia listów przy pomocy programu Outlook z wykorzystaniem metody Drag&Drop. W podobny sposób można przenieść pocztę używając innego klienta poczty elektronicznej np. Thunderbird. Opisaną w tej części instrukcji metodę można z powodzeniem wykorzystać przy przenoszeniu wiadomości pomiędzy różnymi systemami poczty elektronicznej. Aby przeniesienie poczty elektronicznej było możliwe należy wykonać następujące kroki: 1. Skonfigurować program pocztowy do współpracy z kontem poczty elektronicznej o365 (Exchange) zgodnie ze wskazówkami zawartymi w niniejszej instrukcji. 2. Skonfigurować program pocztowy do współpracy z kontem poczty elektronicznej na systemie Atmail zgodnie ze wskazówkami zawartymi w niniejszej instrukcji (Podłączenie do skrzynki pocztowej na Atmail). 3. Przenoszenie metodą Drag&Drop wybranych listów lub całych folderów. Podłączenie do skrzynki pocztowej na Atmail Chcąc podłączyć program poczty elektronicznej Outlook do systemu pocztowego Atmail SGH należy z poziomu programu pocztowego wybrać z menu głównego Narzędzia a następnie ustawienia kont. W kolejnym oknie wybrać zakładkę Poczta i nacisnąć klawisz Nowy. Zgodnie z rysunkiem powyżej wybieramy rodzaj konta Microsoft Exchange, POP3,IMAP lub http, a następnie w kolejnym okienku dialogowym zaznaczamy Ręcznie konfiguruj ustawienia serwera Strona 19 z 21

20 W kolejnym kroku należy wybrać opcję Internetowa poczta i nacisnąć klawisz dalej. Zgodnie z poniższym oknem dialogowym ustawiane są parametry konfiguracyjne dla skrzynki pocztowej dla systemu Atmail. Wszystkie pola należy wypełnić zgodnie z rysunkiem a w miejsce nazwy użytkownika, adresu i hasła podać dane dla własnego konta. Przy wyborze typu konta bardzo ważne jest aby wybrać IMAP! Następnie należy wybrać klawisz Więcej ustawień Strona 20 z 21

21 W oknie Ustawienia internetowej poczty ustawiamy właściwe parametry dla portów i szyfrowania. Po wypełnieniu w/w pól potwierdzamy OK i w kolejnym oknie dialogowym zatwierdzamy konfigurację nowego konta. Jeśli wszystkie parametry zostały ustawione w aplikacji pocztowej będzie widoczna zawartość obydwu kont gdzie metodą drag&drop można przenosić całe foldery lub pojedyncze listy . W zależności od szybkości łącza, ilości listów/folderów operacja zajmie pewien czas. {.} Strona 21 z 21