Przejrzysta Polska PP 5. Procedura konsultacji społecznych

Transkrypt

1 I. Cel działania Celem procedury jest zapewnienie prawidłowego przepływu informacji oraz szerokich konsultacji dotyczących istotnych ze społecznego punktu widzenia decyzji między władzami samorządowymi a działającymi na terenie miasta organizacjami pozarządowymi, grupami społecznymi, organizacjami biznesowymi, pracownikami jednostki samorządu terytorialnego. II. Zakres podmiotowy procedury Niniejsza procedura odnosi się do wszystkich Wydziałów i równorzędnych jednostek organizacyjnych Urzędu Miasta. III. Zakres przedmiotowy procedury Procedura określa sposób postępowania, uprawnienia i odpowiedzialność w zakresie przepływu informacji oraz prowadzenia konsultacji jednostki samorządu terytorialnego z organizacjami pozarządowymi, grupami społecznymi, organizacjami biznesowymi, pracownikami jednostki samorządu terytorialnego działającymi na terenie Gminy Miejskiej. Obowiązkowym konsultacjom społecznym poddawane będą: - miejscowe plany zagospodarowania przestrzennego - Studium zagospodarowania przestrzennego miasta - organizacja komunikacji miejskiej, świadczona na rzecz społeczności lokalnej przez Zakład Komunikacji Miejskiej. Konsultacjom społecznym mogą być poddawane inne, jednorazowe działania samorządu. Obowiązkowe konsultacje będą odbywać się w co najmniej dwóch formach: spotkań zainteresowanych podmiotów z władzami miasta, badań opinii publicznej przy pomocy ankiet, wnoszenia uwag drogą pisemną i elektroniczną, forum internetowe. 1/3

2 IV. Odpowiedzialność i uprawnienia Wydział Promocji i Komunikacji Społecznej: 1) prowadzi bazę działających na terenie miasta organizacji pozarządowych ) dokonuje aktualizacji bazy zgodnie z procedurą PP 4 Aktualizacja bazy danych o organizacjach pozarządowych 3) koordynuje wymianę informacji między Gminą Miejską a organizacjami pozarządowymi, grupami społecznymi, organizacjami biznesowymi, pracownikami jednostki samorządu terytorialnego drogą pisemną, telefoniczną lub elektroniczną 4) archiwizuje przekazywane informacje 5) przygotowuje materiały dotyczące istotnych ze społecznego punktu widzenia, planowanych przez samorząd decyzji i kieruje je do właściwych grup społecznych, celem konsultacji 6) gromadzi wyrażone opinie i przygotowuje ich analizę 7) przedstawia przygotowane materiały właściwym organom decyzyjnym do rozważenia Właścicielem procedury jest kierownik Wydziału Promocji i Komunikacji Społecznej i w razie potrzeby dokonuje jej aktualizacji. Konsultacje dotyczące przygotowywania miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego oraz Studium prowadzone będą przez Wydział Urbanistyki i Architektury. V. Skróty i definicje Organizacje pozarządowe ogół organizacji, działających społecznie i nie dla zysku Grupy społeczne formalne i nieformalne grupy skupiające mieszkańców Ciechanowa ze względu na wykonywaną pracę, zainteresowania lub zamieszkanie Pracownicy jednostki samorządu terytorialnego pracownicy Wydziałów Urzędu Miasta i jednostek podległych. /3

3 VI. Opis postępowania Pracownicy Wydziału Promocji i Komunikacji Społecznej, prowadząc bazę organizacji pozarządowych działających na terenie Ciechanowa, czuwają nad jej aktualnością i dokonują koniecznych zmian. Do przekazywania wszelkich niezbędnych informacji między organizacjami pozarządowymi, grupami społecznymi, organizacjami biznesowymi, pracownikami jednostki samorządu terytorialnego a Urzędem mogą mieć zastosowanie bezpośrednie kontakty, droga pisemna, telefoniczna oraz elektroniczna. Dokumenty papierowe i elektroniczne muszą być archiwizowane zgodnie z instrukcją kancelaryjną. W trakcie przygotowywania istotnych ze społecznego punktu widzenia przedsięwzięć i decyzji, wyznaczeni przez kierownika pracownicy Wydziału przygotowują stosowne materiały dla wymienionych w procedurze podmiotów z prośbą o konsultacje, zawierające opis planowanych działań lub decyzji, tryb ich wdrażania, planowane terminy, oczekiwane rezultaty i dokonują ich dystrybucji w celu uzyskania opinii. Zebrane opinie są analizowane w Wydziale i przygotowywane w zbiorczym zestawieniu dla właściwego organu decyzyjnego. Obowiązkowe konsultacje dotyczące organizacji komunikacji miejskiej prowadzone będą raz na rok. Obowiązkowe konsultacje społeczne dotyczące miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego oraz Studium prowadzone będą zgodnie z uwarunkowaniami prawnymi oraz terminami ich realizacji. VII. Dokumenty związane 1. Program Współpracy z organizacjami pozarządowymi. Procedura nadzoru nad dokumentami i zapisami PP 3. Instrukcja kancelaryjna VIII. Załączniki, formularze 3/3

4 Formularz konsultacyjny 1. Nazwa organizacji. Adres, telefon 3. Główne cele statutowe 4. Tytuł zadania/decyzji 5. Opinia organizacji pozarządowych, grup społecznych, organizacji biznesowych, pracowników jednostek samorządu terytorialnego. o przedsięwzięciu /decyzji wraz z uzasadnieniem 4/3

5 Jolanta Truszewska / Opracował/Data Prezydent Miasta Zatwierdził/Data 5/3