Wykład UMOWA W PRZEDMIOCIE NOWOCZESNEGO CENTRUM DANYCH

Transkrypt

1 Wykład UMOWA W PRZEDMIOCIE NOWOCZESNEGO Warszawa, 30 września 2015 roku radca prawny Michał Wołoszański 1

2 ZAŁOŻENIA: - funkcjonalność określona przez Państwa. ELEMENTY ISTOTNE Z PUNKTU WIDZENIA PRAWA: Czy będziecie Państwo przetwarzać dane osobowe w serwerowni? (zapewne tak). Czy będziecie Państwo udostępniać poufne dane? Czy potrzebujecie / chcecie spełniać określone normy jakości / prawne? 2

3 1. UMOWA O POUFNOŚCI Przygotowanie NDA. Prosty bo dopiero rozpoczynacie pracę i nie chcecie straszyć partnerów biznesowych. Czas trwania dla Państwa im dłuższy tym lepszy. Minimum rynku to 2 lata. Ja polecam 5-10 lat od ostatniego zdarzenia. Określenie co jest chronione wszystko co przekazujecie (nie tylko znakowane dokumenty). Określenie, że wszystko co przekazujecie stanowi tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (istotne z uwagi na odpowiedzialność karną dla zleceniobiorcy / wykonawcy). Dane umieszczamy w data room z funkcją watermarkingu pobranych dokumentów (dla potrzeb dowodowych). W miarę możliwości umieszczamy przy panelu/oknie logowania do data room u informacje, że informacje na serwerze stanowią tajemnice Państwa przedsiębiorstwa w przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. To nie są drogie rozwiązania, a kupujecie sobie Państwo trochę spokoju. 3

4 1. UMOWA O POUFNOŚCI Umowa powinna obejmować zarówno potencjalnego parterna jak i jego pracowników, doradców, zleceniobiorców. Można wymagać w NDA aby przejmujący materiały zobowiązany był do otrzymania podpisu na analogicznej klauzuli od odbierającego dokument. Można żądać zniszczenia wszelkich przekazanych dokumentów, aczkolwiek standardem jest, że umożliwia się zachowanie kopii archiwalnych maili czy przekazanych plików. CEL NDA: Objęcie podwyższoną ochroną prawną w tym karną państwa dokumenty. Możliwość przypisania winy (w szczególności istotny element watermarkingu). 4

5 2. MIEJSCE DATA CENTER Miejsce wybrane przez Państwa (nieruchomość) powinno być zweryfikowane przez prawnika niezależnie od tego czy to jest kupno czy wynajem. Opcje wybranego miejsca: grunt/budynek do kupienia budowany lokal/budynek albo dopiero w planach, albo w trakcie realizacji istniejący lokal/ budynek 5

6 2. MIEJSCE DATA CENTER Weryfikujemy księgę wieczystą (analogicznie jak przy zakupie mieszkania). istotne jest sprawdzenie czy jest pełne prawo do dysponowania nieruchomością. czy nie jest obciążone hipoteką. nie wystarczy sprawdzić KW w Internecie możliwe, że trzeba będzie sprawdzić fizycznie akta księgi wieczystej (nie takie proste). Weryfikujemy plan zagospodarowania przestrzennego. Weryfikujemy ewentualne zgody środowiskowe (tutaj z pomocą mogą przyjść architekci). 6

7 2. MIEJSCE DATA CENTER Jeżeli jest to najem również weryfikujemy w/w warto zwrócić uwagę na gwarancje trwałości umowy najmu. Powszechnym błędem jest uznanie, że podpisany najem gwarantuje bezpieczeństwo. Data pewna Umowa notarialna 7

8 2. MIEJSCE DATA CENTER Standard wynajmowanego pomieszczenia: Może się zdążyć, że wynajmujecie Państwo zupełnie pustą przestrzeń tzw. Shell & core która jest budowana upewnijcie się, że wszystkie wymogi dotyczące, powierzchni są spełnione miejsce wyjścia kabli zrobione otwory w żelbetonie integracja system ppoż, sswin itd tzw. House Rules: Jeżeli najem jest w budynku komercyjnym, możliwe, że istnieje regulamin obiektu (tzw. House rules). Oczywiście należy je zweryfikować, ale często ich jeszcze nie ma przy podpisywaniu umowy na najem powierzchni gdyż lokal jest jeszcze budowany. Niezależnie od w/w umowa najmu ma wziąć górę nad jakimikolwiek zmianami. Dlatego określenie celu umowy jest również istotne. CEL WERYFIKACJI : Upewnienie się, że nie budujemy zamków na piasku. UMOWA W PRZEDMIOCIE NOWOCZESNEGO 8

9 3. KONCEPCJA / PROJEKT Istotne jest studium wykonalności / feasability study / koncepcja Zlecenie profesjonalnej firmie zbadanie możliwości wykonania zakładanego projektu (funkcjonalności). Możliwe, że będą to architekci/generalny wykonawca data center. Dlaczego? Np. Weryfikacja wytrzymałości podłogi, przepływu powietrza, możliwość umiejscowienia agregatów (techniczna i prawna) Itp. CEL KONCEPCJI: Przekazanie analizy wykonalności i odpowiedzialności na osobę trzecią Wytworzenie dokumentacji określającej przedmiot umowy na budowę centrum danych. Weryfikacja wszelkich wymogów prawnych (architektonicznych, środowiskowych, eksploatacyjnych) 9

10 3. ZABEZPIECZENIA - KONCEPCJA / PROJEKT / WYKONANIE UMOWA W PRZEDMIOCIE NOWOCZESNEGO Co weryfikować u potencjalnego partnera? Sam podmiot (często występują celowe spółki córki dla minimalizacji ryzyka). Uprawnienia zawodowe/ budowlane / rzeczoznawcy (żądać przedstawienia + sprawdzić w dostępnych rejestrach). Referencje kilka telefonów. Polisę OC i inne zabezpieczenia (gwarancja ubezpieczeniowa, bankowa). Oczywiście umowa. 10

11 CZAS A co zrobić kiedy czas goni? Umowa przedwstępna. Umowa warunkowa. Wstawianie preambuły..zważywszy na fakt, że i opisać w prostych słowach cel umowy. Podkreślać cel umowy (w szczególności dla najmu) celem jest prowadzenie data center. Określanie celu umowy I preambuły jest lekceważonym istotnym elementem, który jest niezastąpioną wskazówką dla sędziów i prawników w przypadku sporu. 11

12 4. DOSTAWCA Najważniejsze: - Określamy umowę jako umowa rezultatu (o dzieło / o roboty budowlane) niezależnie od tego czy to budowa od fundamentów data center, czy tylko dostarczenie sprzętu. Musi być wszystko dostarczone. - Wszystko co chcemy aby zostało zbudowane, dostarczone dodajemy do załączników. Im więcej załączników tym lepiej gdyż precyzują przedmiot zamówienia i intencję stron. - W szczególności wszelki dokumenty związane z koncepcją dostarczoną wcześniej. 12

13 4. DOSTAWCA - Określenie Przedmiotu Umowy Postawienie wysokich wymogów dostawcy (zgodnie z wytycznymi na kolejnych slajdach). Spisywanie protokołów ze spotkań. Jak największa liczba załączników dokładniejszy projekt. - bardzo dokładna lista zamówionych elementów (która nie powinna być listą wyłączną lecz otwartą / minimum) Najistotniejszym elementem jest nie samo dostarczenie elementów co zagwarantowanie oczekiwanej funkcjonalności. CEL POWYŻSZYCH UREGULOWAŃ : - zagwarantowanie wykonania oczekiwanego minimum. Mówiąc, krótko ma działać zgodnie z wytycznymi. 13

14 5. DOSTAWCA Nabycie Praw Autorskich Nabycie praw autorskich / uzyskanie odpowiednich licencji - oprogramowanie gotowe / osób trzecich / (Microsos & Co.) + weryfikacja EULA Przy dużych kontraktach może być możliwość modyfikacji EULA i. - oprogramowanie autorskie - przeniesienie własności - udzielenie licencji - wyłącznej (z prawem modyfikacji) - niewyłącznej (z prawem modyfikacji) Weryfikacja zakresu nabycia praw (im szersze tym lepsze). 14

15 5. DOSTAWCA Nabycie Praw Autorskich Ewentualna Umowa Serwisowa \ Utrzmaniowa: - nabywanie praw autorskich do modyfikacji dokonanych w trakcie usług utrzymaniowych / gwarancyjnych Zabezpieczenie kodu źródłowego: - przekazanie kodu źródłowego wprost i oprogramowania (skompilowanego, działającego) - przekazanie (wgrywanie na serwer kolejnych modyfikacji kodu) - depozyt notarialny kodu CEL DZIAŁANIA: Zagwarantowanie możliwości pracy i rozwoju systemu. 15

16 5. DOSTAWCA Dokumentacja Zobowiązanie wykonawcy do: - Dostarczenia Dokumentacji Powykonawczej (hasła, kody, opis rozwiązań). - Dostarczenie dokładnej specyfikacji kosztowej elementów systemu (dla księgowości!). - Dostarczenie spisu licencji i kopii wszystkich licencji. - Dostarczenie Instrukcji Obsługi Systemu istotne z punktu widzenia GIODO. - Oznakowanie dostarczonego sprzętu, dostarczenie kart opisów technicznych oraz dokumentacji. Wykonanie inwentaryzacji. - Dostarczenie wymaganych certyfikatów dla sprzętu. 16

17 5. DOSTAWCA Rozliczenia Trzy główne zasady: Ustalenie punktów weryfikacyjnych / faz / etapów itd. na podstawie, których następują rozliczenia. Nie płacimy transzy o wartości wyższej niż wartość otrzymanych prac / sprzętu. Upewniamy się, że transze pokrywają się z systemem finansowania (otrzymywania środków). 17

18 Nabycie praw do baz danych powstałych w trakcie budowy data center (o ile powstały). Zobowiązać wykonawcę do przestrzegania polityki ochrony danych osobowych (jeśli jest wdrożona) na podstawie obowiązujących wzorów (załączniki do umowy). Załączyć do umowy oświadczenie o poufności od członków ekipy wykonawcy. Zebrać listę osób oddelegowanych do pracy. Zobowiązać do przestrzegania procedur z zakresu ochrony środowiska UMOWA W PRZEDMIOCIE NOWOCZESNEGO 5. DOSTAWCA Bazy Danych, Ochrona Danych Osobowych, Tajemnica Przedsiębiorstwa, Ochrona Środowiska, 18

19 5. PODPISY I REPREZENTACJA Zawsze sprawdzać przy zawieraniu umowy: Tożsamość umowy podpisującej umowę przez weryfikację dowodu osobistego; Umocowanie osoby podpisującej umowę przez weryfikacje KRSu / ciągu pełnomocnictw; Stan KRSu na dzień podpisania (zasada rękojmi KRS); 19

20 6. ZABEZPIECZENIA Stosować gdzie tylko możliwe karę umowną (istotna wycena szkody). Żądać Polis ubezpieczeniowych (weryfikować zakres); Żądać gwarancji bankowych lub ubezpieczeniowych (istotne jest aby mieć skąd ściągać pieniądze); Weksle nie są niezawodnym rozwiązaniem, a już na pewno rzadko stosowane w takich projektach; CEL: Ułatwienie egzekucji finansowych roszczeń od wykonawcy (łatwiej ściągnąć gwarancję bankową aniżeli pieniądze z konta wykonawcy). 20

21 7. EPILOG - UMOWA UTRZYMANIOWA Rozważenie jednoczesnego zawarcia umowy utrzymaniowej / serwisowej Zagwarantować ciągłość obsługi projektu: Rozliczenie kosztorysowe / ryczałtowe Rozliczenie godzinowe Weryfikacja czasu obsługi (minimalny okres świadczenia usług) + zabezpieczenie (polisy, gwarancje bankowe itp.) Analiza możliwości zastąpienia innym podwykonawcą. 21

22 Pytania? 22

23 23