Zapytanie ofertowe. Oleśnica, dnia r. Miejski Ośrodek Kultury i Sportu Oleśnica

Transkrypt

1 Miejski Ośrodek Kultury i Sportu ul. J. Kochanowskiego Oleśnica Oleśnica, dnia r. Zapytanie ofertowe Miejski Ośrodek Kultury i Sportu zwraca się z prośbą, w trybie zapytania ofertowego na udzielenie zamówienia o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty, o której mowa wart. 4 pkt 8 ustawy - Prawo zamówień publicznych poza ustawą, o przedstawienie oferty cenowej z uwzględnieniem poniższych wymagań. I. ZAMAWIAJĄCY. Miejski Ośrodek Kultury i Sportu ul. J. Kochanowskiego Oleśnica II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA. Przedmiotem zamówienia jest usługa zapewnienia techniki estradowej na koncerty organizowane w ramach imprezy pn. Dni Oleśnicy wraz z obsługą. Szczegółowy opis wymogów technicznych i liczby oraz miejsc koncertów zawarty jest w załącznikach do niniejszego zapytania. Zamawiający informuje jednocześnie, że zamówienie zostanie udzielone wykonawcy, który zaoferuje najniższą cenę. Wykonawca może zaproponować tylko jedną cenę i nie może jej zmienić po złożeniu oferty. Negocjacje ceny nie będą prowadzone. Do oferty należy dołączyć odpowiednią dokumentację ppoż. dotyczącą konstrukcji sceny. III. TERMIN I MIEJSCE WYKONANIA ZAMÓWIENIA. Termin wykonania r. Miejsce wykonania: Sala widowiskowa MOKiS Termin wykonania r. Miejsce wykonania: Podzamcze IV. OPIS SPOSBU PRZYGOTOWANIA OFERTY. Oferent powinien stworzyć ofertę na formularzu załączonym do niniejszego zapytania. Oferta powinna być: - opatrzona pieczątką firmową, - posiadać datę sporządzenia, - zawierać adres siedziby oferenta, adres , numer telefonu, numer NIP, - podpisana czytelnie przez wykonawcę. Wykonawca podaje w ofercie kwotę brutto za całość wykonania usługi. V. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT. 1. Oferta powinna być przesłana za pośrednictwem: poczty, kuriera lub też dostarczona osobiście na adres: Oleśnica, ul. J. Kochanowskiego 4 do dnia do godziny 15: Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane. 3. Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę. 4. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. VI. OCENA OFERT. Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następujących kryteriów: 1 - Cena 100%. Zamawiający wybierze ofertę niepodlegającą odrzuceniu z najniższą ceną brutto. VII. INFORMACJE DOTYCZĄCE WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY. O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi oferentów za pośrednictwem poczty elektronicznej. VIII. DODATKOWE INFORMACJE. Dodatkowych informacji udziela Sylwia Belda pod adresem imprezy@mokis.pl IX. ZAŁĄCZNIKI. 1. Wzór formularza ofertowego zał. nr 1 2. Wzór umowy zał. nr 2 3. Opis przedmiotu zamówienia zał. nr Ridery techniczne zał. nr 4-. Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania do zawarcia umowy. 1

2 Zał. nr 1 do zapytania ofertowego Znak sprawy:.../. FORMULARZ OFERTY na wykonanie roboty budowlanej/dostawy / usług* których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty, o której mowa w art. 4 pkt 8 ustawy - Prawo zamówień publicznych. I. Nazwa i adres ZAMAWIAJĄCEGO: Miejski Ośrodek Kultury i Sportu ul. J. Kochanowskiego Oleśnica II. Nazwa przedmiotu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest usługa zapewnienia techniki estradowej na koncerty organizowane w ramach imprezy Dni Oleśnicy wraz z obsługą zgodnie z załącznikami do zapytania ofertowego. III. Tryb postępowania: Zapytanie ofertowe. IV. Nazwa i adres WYKONAWCY (pieczęć Wykonawcy) 1. Oferuję wykonanie przedmiotu zamówienia za: cenę netto:...zł. podatek VAT:...zł. cenę brutto:...zł. słownie brutto:...zł. zgodnie z wypełnionym formularzem cenowym. 2. Deklaruję ponadto: a) warunki płatności :..., b)..., 3. Oświadczam, że: posiadamy wiedzę i doświadczenie oraz dysponujemy potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, znajdujemy się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia, zapoznałem się z miejscami których postępowanie dotyczy oraz opisem przedmiotu zamówienia i nie wnoszę do niego zastrzeżeń, w razie wybrania naszej oferty zobowiązujemy się do podpisania umowy na warunkach zawartych we wzorze umowy, w miejscu i terminie określonym przez Zamawiającego, niniejsza oferta wiąże nas przez okres 30 dni licząc od upływu ostatecznego terminu składania ofert. 4. Ofertę niniejszą składam na... kolejno ponumerowanych stronach. 5. Załącznikami do niniejszego formularza stanowiącymi integralną część oferty są:

3 *) niepotrzebne skreślić...dn podpis(y) i pieczęcie osób upoważnionych do reprezentowania Wykonawcy Załącznik nr 2 wzór umowy 3

4 UMOWA zawarta w dniu 2015 r. w Oleśnicy pomiędzy: Miejskim Ośrodkiem Kultury i Sportu z siedzibą przy ul. Kochanowskiego 4, w Oleśnicy, NIP reprezentowanym przez: Dyrektora Agatę Szpiłyk, zwanym w dalszej części umowy Zamawiającym a, zwanym(ą) w dalszej treści Wykonawcą. 1 Umowa została zawarta w wyniku przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie poza ustawą zapytanie ofertowe, na podstawie art. 4 ust.8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych, zwana dalej ustawą (jednolity tekst Dz. U. z 2013 roku poz. 907, ze zm.) Wykonawca zobowiązuje się do realizacji na rzecz Zamawiającego obsługi (nagłośnienie, oświetlenie, scena, ogrodzenie, zapewnienie garderób, zapewnienie podłączenia energii elektrycznej z przyłącza energetycznego wskazanego przez Zamawiającego) podczas imprezy plenerowej pt. Dni Oleśnicy 2015 realizowanej w dniach czerwca 2015, zgodnie z Riderami technicznymi występujących zespołów (załącznik nr.. do umowy), oraz do realizacji na rzecz Zamawiającego obsługi (nagłośnienie, oświetlenie) koncertu zespołu Włodek Pawlik Trio dnia w sali widowiskowej MOKiS zgodnie z riderem technicznym (załącznik nr.. do umowy) Do w/w usługi należy m. in.: a) montaż i demontaż sceny oraz zapewnienia podłączenia energii elektrycznej z przyłącza energetycznego wskazanego przez Zamawiającego - (Załącznik nr 3 do umowy), b) montaż i demontaż aparatury, zgodnej z riderami technicznymi występujących zespołów (Załącznik nr.. do umowy), c) montaż i demontaż garderób zgodnych z riderami technicznymi występujących zespołów (Załącznik nr do umowy), d) montaż i demontaż ogrodzenia, płotów, e) obsługa w trakcie trwania prób i imprezy, f) transport sprzętu i ekipy. 2. Wykonawca realizować będzie przedmiot umowy według dołączonego harmonogramu ustalonego z Zamawiającym. 3. Wykonawca realizować będzie przedmiot umowy ze starannością i dbałością o jak najlepszy efekt akustyczny i wizualny imprezy Wykonawca zobowiązuje się do wykonania przedmiotu umowy wymienionego w 2 za wynagrodzenie brutto w wysokości 2. Wynagrodzenie płatne będzie na podstawie niniejszej umowy przelewem na konto bankowe Wykonawcy. do siedmiu dni po otrzymaniu przez Zamawiającego prawidłowo wypełnionej faktury VAT; faktura zostanie wystawiona najwcześniej w dniu koncertu. 3. Wynagrodzenie ma charakter ryczałtowy i zawiera następujące składniki: a. koszt wykonania usługi, 4

5 b. używanie sprzętu technicznego niezbędnego do wykonania usługi objętej umową; c. transport sprzętu do miejsca wykonania usługi, d. podatek od towarów i usług (VAT) naliczony wg stawki 23 %. 4. Wynagrodzenie netto za wykonanie przedmiotu umowy określonego w 2 nie podlega zmianie. 5. Ewentualna zmiana stawki podatku VAT skutkować będzie zmianą wynagrodzenia brutto Wykonawcy. Wynagrodzenie ulegnie zmniejszeniu w przypadku obniżenia stawki podatku od towarów i usług lub powiększeniu w przypadku podwyższenia stawki podatku od towarów i usług. Zmiana podatku nie będzie wymagała sporządzenia aneksu do niniejszej umowy. 6. Fakturę należy dostarczyć Zamawiającemu na adres: Oleśnica, ul. Kochanowskiego Za datę dokonania zapłaty przyjmuje się dzień złożenia przez Zamawiającego przelewu w Banku. 8. W przypadku nieterminowej płatności Wykonawca może naliczyć obowiązujące ustawowo odsetki za każdy dzień zwłoki. 9. Wykonawca oświadcza, że jest podatnikiem VAT czynnym. 10. Zamawiający oświadcza, że jest podatnikiem VAT czynnym. 4 Zamawiający zobowiązuje się na własny koszt zapewnić: 1) uzyskanie wszelkich niezbędnych zezwoleń oraz pokrycia wszelkich niezbędnych opłat wymaganych przy organizacji imprezy, 2) zapewni miejsce plenerowe w dniu imprezy r., 3) przyjęcia na siebie odpowiedzialności za bezpieczeństwo i porządek poprzez zagwarantowanie odpowiedniej ilości obsługi porządkowej oraz zabezpieczenia p-poż. Zamawiający nie odpowiada za szkody powstałe w osobach i/lub mieniu, wynikłe w wykonaniu niniejszej umowy, w przypadku gdy osoby wykonujące prace po stronie Wykonawcy będą pod wpływem alkoholu lub/i środków odurzających lub wyrządzą szkodę umyślnie. 4) obecność elektryka oraz osoby odpowiedzialnej za organizację koncertu, od momentu przybycia ekipy do czasu zakończenia imprezy, 5) możliwość montażu sceny, aparatury nagłośnieniowej i oświetleniowej oraz garderób w dniu r od godz. 9:00, 6) przyłącze do sieci energetycznej: Nagłośnienie: wtyk Przyłącze będzie gotowe nie później niż 3 godziny przed rozpoczęciem prób dźwiękowych. Na miejscu być będzie obecny przez cały czas imprezy, montażu i prób miejscowy elektryk Oświetlenie: wtyk. Przyłącze dostępne i zasilane od od godz.- wg uzgodnień z wykonawcą. 7) wszelkimi kosztami uszkodzenia sprzętu spowodowanymi włączeniem i wyłączeniem zasilania oraz przepięciami fazowymi, jeżeli wynikną one z winy pracowników MOKiS, obarcza się Zamawiającego, 8) zabezpieczenie terenu budowy sceny przed dostępem osób postronnych, od momentu rozpoczęcia stawiania konstrukcji, w szczególności zabezpieczenie aparatury w godzinach nocnych, 9) możliwość wjazdu w pobliże sceny samochodu ciężarowego celem wyładunku sprzętu i dwóch samochodów osobowych, oraz wskazanie strzeżonego miejsca ich postoju na czas wykonania przedmiotu umowy, 10) Gotowość aparatury do prób z zespołem wyznacza się na dzień na godz. 9:00, 11) Zamawiający oświadcza, iż posiada ubezpieczenie OC w zakresie prowadzonej działalności suma ubezpieczenia ,00 zł w załączeniu polisa. 5 5

6 1. Wykonawca zobowiązuje się do: 1.1. należytego wykonywania usługi, będącej przedmiotem umowy; 1.2. terminowej realizacji wykonania usługi zgodnie z przedmiotem umowy; 1.3. przestrzegania przepisów BHP i ppoż. i innych przepisów porządkowych; 1.4. wykonywania usługi zgodnie z obowiązującymi normami sanitarnymi w tym zakresie i przepisami o ochronie środowiska; 1.5. ponoszenia wszelkich kosztów finansowych z tytułu szkód materialnych wynikłych z działania zatrudnionych pracowników w czasie wykonywania usługi; 2. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za właściwą eksploatację i bezpieczne korzystanie z zainstalowanych urządzeń wszelkiego rodzaju. 3. Wykonawca oświadcza, iż posiada ubezpieczenie OC w zakresie prowadzonej działalności suma ubezpieczenia ,00 zł, w załączeniu polisa 6 1. W przypadku odstąpienia od umowy przez Zamawiającego na więcej niż 7 dni przed datą ustaloną w 1 zobowiązuje się on do zapłacenia Wykonawcy (bez wezwania) kary umownej w wysokości 50% kwoty brutto wymienionej w 3 ust. 1; nie dotyczy to sytuacji, w której odstąpienie nastąpiło z winy Wykonawcy lub z powodu siły wyższej. 2. W przypadku odstąpienia od umowy przez Wykonawcę na więcej niż 7 dni przed datą ustaloną w 1 zobowiązuje się on do zapłacenia Zamawiającemu niezwłocznie (bez wezwania) kary umownej w wysokości 50% kwoty brutto wymienionej w 3 ust. 1., nie dotyczy to sytuacji, w której odstąpienie nastąpiło z winy Wykonawcy lub z powodu siły wyższej. 3. W przypadku odstąpienia od umowy przez Zamawiającego w 7 dniu lub krócej przed datą ustaloną w 1 zobowiązuje się on do zapłacenia Wykonawcy (bez wezwania) kary umownej w wysokości 100% kwoty brutto wymienionej w 3 ust. 1; nie dotyczy to sytuacji, w której odstąpienie nastąpiło z winy Wykonawcy lub z powodu siły wyższej. 4. W przypadku odstąpienia od umowy przez Wykonawcę w 7 dniu lub krócej przed datą ustaloną w 1 zobowiązuje się on do zapłacenia Zamawiającemu (bez wezwania) kary umownej w wysokości 100% kwoty brutto wymienionej w 3 ust. 1.; nie dotyczy to sytuacji, w której odstąpienie nastąpiło z winy Wykonawcy lub z powodu siły wyższej. 5. Strony nie będą rościć względem siebie żadnych żądań w przypadku odwołania koncertu z powodu działania siły wyższej, np. wypadek drogowy, pożar, sytuacje losowe niezawinione przez żadną ze stron oraz zwrócą sobie wszelkie otrzymane świadczenia; choroba Wykonawcy nie stanowi siły wyższej. 6. W przypadku nienależytego wykonania umowy Zamawiający ma prawo do naliczenia następujących kar umownych: 6.1. za nienależyte wykonanie usługi wg załączników w wysokości 30% wynagrodzenia ryczałtowego brutto, określonego w 3 pkt 1, 6.2. za opóźnienie w wykonywaniu prac wymienionych w załącznikach w wysokości 10% wynagrodzenia ryczałtowego brutto, określonego w 3 pkt 1, 7. Zamawiający zmniejszy cenę płaconej należności, potrącając bezpośrednio z faktury VAT, o kwotę kar umownych, wyliczonych zgodnie z postanowieniami umowy na co Wykonawca wyraża zgodę (potrącenie umowne). 8. Wysokość kar umownych może być sumowana. 9. Strony mogą dochodzić odszkodowania ponad wartość kar umownych, na zasadach ogólnych Odbiór wykonania usługi objętej niniejszą umową dokonany zostanie przez przedstawiciela Zamawiającego w osobie Sylwia Belda lub osobę przez nią wyznaczoną oraz przedstawiciela Wykonawcy w osobie. lub osobę przez niego wyznaczoną i 6

7 będzie potwierdzony protokołem odbioru podpisanym przez wymienione osoby, w którym Zamawiający oceni jakość wykonywanej usługi. 2. W sytuacji gdy pojawiają się rozbieżności pomiędzy zamawiającym a wykonawcą, co do sposobu wykonania usługi, każda ze stron może zawrzeć swoje uwagi w tym zakresie w protokole. Odmowa podpisania protokołu odbioru przez wykonawcę traktowana będzie jako potwierdzenie nienależytego wykonania umowy, w zakresie dotyczącym wskazanego w protokole okresu wykonania usługi. 3. W przypadku braku uwag, co do jakości wykonanej usługi, strony umieszczą na protokole klauzulę bez uwag. 8 Stosowany przez Wykonawcę sprzęt musi posiadać aktualne atesty lub certyfikaty dopuszczające do stosowania przy wykonywaniu ww. usługi. 9 Wykonawca i Zamawiający zachowają w tajemnicy wszystkie informacje, które mają wpływ na stan bezpieczeństwa artystów w czasie obowiązywania umowy oraz po jej rozwiązaniu, chyba że obowiązek ujawnienia informacji lub treści umowy wynikał będzie z powszechnie obowiązujących przepisów prawa. 10 W razie zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, Zamawiający może odstąpić od umowy w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o powyższych okolicznościach; zapisy o karach umownych nie mają wówczas zastosowania. Wykonawca ma prawo żądać jedynie wynagrodzenia należnego mu z tytułu już wykonanej faktycznie części umowy Wykonawca nie ma prawa, bez uzyskania wcześniejszej pisemnej zgody Zamawiającego (pod rygorem nieważności), przelać na osoby trzecie jakichkolwiek uprawnień wynikających z niniejszej umowy. 2. Wykonawca nie może powierzyć wykonania czynności określonych w 2 umowy osobie trzeciej (z wyjątkiem prac na wysokościach), a w przypadku zaistnienia takiej sytuacji Zamawiającemu przysługuje prawo do niezwłocznego odstąpienia od umowy; w tej sytuacji 6 ust. 2. stosuje się odpowiednio. 3. Załączniki do umowy stanowią integralną część umowy. Załącznik: nr.1 rider techniczny zespołu Włodek Pawlik Trio Załącznik: nr. 2- ridery techniczne zespołów (podzamcze), Załącznik: nr.3 mapka sytuacyjna Zmiany postanowień niniejszej umowy mogą nastąpić wyłącznie w formie pisemnej, w postaci aneksu, pod rygorem nieważności. 2. Wszelkie spory wynikające z niniejszej umowy lub powstające w związku z nią Strony zobowiązują się rozstrzygać polubownie. 3. W przypadku braku możliwości porozumienia, sądami właściwymi do rozpatrzenia ewentualnego sporu między Stronami umowy, są sądy właściwe miejscowo ze względu na siedzibę Zamawiającego. 13 W sprawach nie uregulowanych postanowieniami umowy mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego. 14 Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, w tym po 1 egzemplarzu dla każdej ze Stron. WYKONAWCA: ZAMAWIAJĄCY:.... 7

8 Załącznik nr 3 Opis przedmiotu zamówienia Przedmiotem zamówienia jest usługa zapewnienia techniki estradowej (sceny o wymiarach minimum 12m x 10m, nagłośnienia i oświetlenia) wraz z obsługą na koncerty organizowane w ramach imprezy Dni Oleśnicy w dniach r. na podzamczu przy ul. Wałowej, w miejscu wskazanym przez zamawiającego na załączonym planie graficznym oraz nagłośnienie koncertu Włodek Pawlik Trio w Sali widowiskowo kinowej przy ul. J. Kochanowskiego 4 w dniu r. Szczegółowy opis wymogów dotyczących realizacji usługi zawarty jest w riderach technicznych poszczególnych zespołów. Wskazane w riderach urządzenia należy traktować jako przykładowe jednak wykonawca powinien dysponować sprzętem, który spełnia wszystkie wymogi wskazane w riderach jako minimalne. Zamawiający wymaga pełnej gotowości do świadczenia powyższej usługi: - od godz. 17:00 do godz. 20:00 dnia r. - od dnia r. od godziny 09:00 do dnia r. do około godziny 24:00. Zamawiający wymaga również dostarczenia i ustawienia ogrodzeń ochronnych mianowicie: 1. Barierki ciężkie o wysokości 1,2m-1,3m około metrów bieżących długości, 2. Barierki lekkie o wysokości 1,2m-1,3m około metrów bieżących długości, 3. Ogrodzenie tymczasowe przestawne o wysokości 2 metrów około 30 m bieżących długości. Zamawiający wymaga dostarczenia pomieszczeń garderób wg reideru pt. garderoby. Zamawiający wskaże złącze energetyczne do zasilania techniki estradowej. Podłączenie i doprowadzenie energii elektrycznej leży w gestii wykonawcy. Poniżej ramowy harmonogram przebiegu obchodów Dni Oleśnicy. Zamawiający zastrzega, że godziny poszczególnych punktów programu mogą ulec zmianie (PIĄTEK) Sala widowiskowa MOKiS godz. 18:00- Włodek Pawlik Trio (SOBOTA) Podzamcze godz. 18:00-Grubson (110 min) godz. 19:30- Mateusz Ziółko (75 min) godz. 21:30- Jamal (70 min) (NIEDZIELA)Podzamcze godz. 15:30- Majka Jeżowska godz. 17:00- The Postman (75 min) godz. 19:00- Dziubek Band godz. 21:00- Ireneusz Dudek (90 min) 8