I. POSTANOWIENIA OGÓLNE

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 do Zarządzenia Nr 1/2010 Rektora Uniwersytetu Szczecińskiego z dnia 04 stycznia 2010r. REGULAMIN trybu i zasad realizacji w Uniwersytecie Szczecińskim projektów finansowanych ze środków programów ramowych, innych programów badawczo rozwojowych Unii Europejskiej, programów operacyjnych oraz innych źródeł zewnętrznych. I. POSTANOWIENIA OGÓLNE 1 1. Niniejszy regulamin określa zasady: 1) zakresu zadań Działu Projektów Europejskich; 2) zgłaszania wniosków o udział w projektach; 3) przygotowywania wniosków - projektów; 4) podejmowania decyzji o wyborze projektów do realizacji; 5) prowadzenie prac projektowych w projektach przyjętych do realizacji ; 6) odpowiedzialności za wdrażanie projektów zatwierdzonych do realizacji przez instytucje finansujące wdrażanie projektów; 7) zatrudniania, rozliczania czasu pracy i wynagradzania przy realizacji projektów finansowanych ze źródeł zewnętrznych i wynagradzania za pracę świadczoną w ramach realizacji tych projektów, rozliczania i zamykania projektów. 2. Ilekroć w regulaminie jest mowa o: Projekcie - należy przez to rozumieć zespół zamkniętych w czasie i powiązanych ze sobą działań mających na celu realizację zadania określonego szczegółowo w umowie o dofinansowanie lub w odrębnych przepisach dotyczących programów współfinansowanych z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej lub z innych funduszy; Regulaminie - należy przez to rozumieć niniejszy regulamin Projektodawcy - należy przez to rozumieć jednostkę organizacyjną Uniwersytetu Szczecińskiego (lub osobę fizyczną pracownika Uniwersytetu Szczecińskiego) zgłaszającą projekt do realizacji na szczeblu uczelnianym oraz składającą wniosek, zatwierdzony przez władze uczelni, do Instytucji Wdrażającej, Pośredniczącej lub innej instytucji finansującej; Wykonawcy projektu - należy przez to rozumieć jednostkę organizacyjną Uniwersytetu Szczecińskiego (lub osobę fizyczną pracownika Uniwersytetu Szczecińskiego), która projekt będzie realizowała po zawarciu przez Uniwersytet Szczeciński z Instytucją Wdrażającą, Pośredniczącą lub inną instytucją finansującą stosownej umowy o finansowanie; Wykonawcami projektu są: a) Dział Projektów Europejskich w zakresie projektów obejmujących swoim zakresem Uniwersytet Szczeciński jako całość; b) Wydziały lub jednostki organizacyjne Uczelni w zakresie projektów obejmujących swoim zakresem merytorycznym kierunki studiów lub zadania prowadzone w danej jednostce organizacyjnej oraz prowadzone w niej badania; 1

2 Zespole Projektowym - należy przez to rozumieć zespół organizacyjny odpowiedzialny bezpośrednio za wdrażanie projektu, wyłaniany na mocy decyzji kierownika jednostki, w uzgodnieniu z Rektorem US, w której będzie wdrażany projekt, na czas trwania i ostatecznego rozliczenia projektu; Kierowniku jednostki organizacyjnej należy przez to rozumieć Dziekana Wydziału lub kierownika jednostki ogólnouczelnianej lub międzywydziałowej posiadających pełnomocnictwo do dysponowania finansami; Bazie Projektów US należy przez to rozumieć kompleksową bazę informacji zawierającą dane dotyczące wniosków składanych przez poszczególne jednostki organizacyjne Uczelni aplikujące o przyznanie projektu oraz informacje o projektach prowadzonych w Uniwersytecie Szczecińskim. Bazę prowadzi Dział Projektów Europejskich. Dział Projektów Europejskich prowadzi rejestr wyników monitorowania projektów realizowanych w US; Instytucji Wdrażającej, Instytucji Pośredniczącej lub instytucji finansującej należy przez to rozumieć instytucję, z którą Uczelnia podpisała umowę o finansowanie realizacji projektu i która finansuje bądź współfinansuje projekt. II. ZADANIA DZIAŁU PROJEKTÓW EUROPEJSKICH Do zadań Działu Projektów Europejskich należy w szczególności: 2 1. pozyskiwanie, gromadzenie i przekazywanie jednostkom i komórkom organizacyjnym Uczelni informacji na temat programów i funduszy europejskich i innych zewnętrznych źródeł finansowania; 2. koordynowanie i przygotowywanie wniosków i projektów finansowych ze źródeł zewnętrznych; 3. gromadzenie dokumentacji, dotyczącej udziału Uczelni w programach finansowanych przez Unię Europejską lub z innych źródeł; 4. koordynowanie i doradztwo w zakresie przygotowywania i realizacji projektów; 5. opiniowanie wniosków składanych przez jednostki organizacyjne Uczelni; 6. wdrażanie projektów; 7. współpraca z instytucjami partnerskimi w realizacji projektów; 8. prowadzenie ewidencji składanych wniosków o dofinansowanie projektów; 9. monitorowanie realizowanych przez Uczelnie projektów; 10. sporządzanie rozliczeń i sprawozdań, dotyczących realizowanych projektów i programów dofinansowanych z funduszy europejskich i innych; 11. gromadzenie i przechowywanie pełnej dokumentacji projektów przez okres związania warunkami umowy i podlegania skutków realizacji projektów. Dział Projektów Europejskich udziela pomocy pracownikom Uniwersytetu Szczecińskiego w zakresie: 3 1. doradztwa i konsultacji pomysłów projektów w oparciu o formularz zgłoszenia projektu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej/innych do konkursu przetargu, stanowiący załącznik nr 1 do niniejszego regulaminu. Zgłoszenia wymagają zarówno projekty, w których Uczelnia jest wnioskodawcą, jak i partnerem); 2

3 2. udostępniania dokumentacji konkursowej, aktualnych wytycznych, np. w zakresie promocji, sprawozdawczości, kwalifikowalności wydatków; 3. informowania o aktualnych konkursach i zasadach programu; 4. rejestracji planowanych projektów, zgłoszonych wcześniej na obowiązującym formularzu (załącznik nr 1do niniejszego regulaminu), rejestracja wniosków aplikacyjnych, prowadzenie zestawień i statystyk dot. składanych wniosków i prowadzonych projektów.; 5. przygotowania niezbędnych informacji potrzebnych w procesie pisania wniosków dla zainteresowanych z Uniwersytetu Szczecińskiego (np. potencjał wnioskodawcy w zakresie danych zagregowanych); 6. pomocy w uzyskaniu wymaganych załączników (m.in. pełnomocnictwo, wyciąg ze statutu, dokumenty potwierdzające status prawny Uniwersytetu Szczecińskiego, informacja nt. VAT, bilans zysków i strat); 7. oceny poprawności formalnej przygotowanej aplikacji przed złożeniem podpisów przez Rektora i Kwestora. Współpracy w procesie podpisywania umowy o dofinansowanie projektu między US a Instytucją Zarządzającą/Pośredniczącą (pomoc w zebraniu niezbędnych podpisów i załączników na etapie podpisywania umowy); 8. przekazywanie korespondencji z Instytucją Zarządzającą/Pośredniczącą; 9. obiegu umów cywilno-prawnych realizowanych w ramach projektów wymienionych i komunikacji między odpowiednimi jednostkami administracji centralnej (tzn. przekazanie umówi i rachunków zatwierdzonych pod względem merytorycznym i formalnym przez Kierownika/Koordynatora Projektu do podpisu Rektora i Kwestora; a następnie do Działu Zatrudnienia i Płac do realizacji; a drugiego egzemplarza umowy/kopii Kierownikowi Projektu, z zachowaniem kserokopii a/a); 10. przechowywanie kopii: 1) umów o dofinansowanie projektu oraz aneksów do nich sporządzonych; 2) kolejnych wersji wniosków aplikacyjnych; 3) protokołów pokontrolnych; 4) korespondencji z Instytucją Zarządzającą/Pośredniczącą (a do momentu podpisania umowy: oryginału). 4 Dział Projektów Europejskich udziela pomocy pracownikom Uniwersytetu Szczecińskiego w zakresie wymienionym w 3 w przypadku aplikowania o środki: 1. Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego; 2. Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, 3. Europejskiego Funduszu Społecznego, 4. Programów Ramowych, 5. Szwajcarskiego Instrumentu Finansowego, 6. Innych programów europejskich, III. ZASADY ZGŁASZANIA ZADAŃ PROJEKTOWYCH DO UCZELNIANEGO PLANU PROJEKTÓW 5 1. Jednostki organizacyjne Uniwersytetu Szczecińskiego, w których przewiduje się realizację projektów, składają do Działu Projektów Europejskich pomysły projektów (w oparciu o formularz stanowiący załącznik nr 1 do niniejszego regulaminu). Formularz z częścią opisową stanowi podstawę do dyskusji nad celowością aplikowania o projekt do Instytucji Wdrażającej, 3

4 Instytucji Pośredniczącej lub instytucji finansującej. Zatwierdzony wstępnie przez kierownika projektodawcy formularz wraz z częścią opisową powinien zawierać co najmniej : 1) nazwę wnioskodawcy; 2) tytuł projektu; 3) przewidywany koszt projektu; 4) źródła finansowania projektu; 5) wysokość udziału własnego Uniwersytetu Szczecińskiego 6) źródła i okres prefinansowania projektu; 7) informacje o kosztach zabezpieczenia projektu i o okresie zabezpieczenia projektu; 8) harmonogram najważniejszych działań w projekcie; 9) kosztorys i harmonogram finansowy projektu; 10) wskazanie korzyści finansowe lub inne wynikające z tytułu realizacji projektu przez US; 11) szczegółowe informację o wymaganych w wyniku realizacji projektu efektach wskaźnikach wdrożenia; 12) propozycję obsady kadrowej kierownika projektu wraz z uzasadnieniem i opinią dotyczącą udziału kandydata w dotychczas realizowanych w uczelni innych projektach; 13) propozycję obsady kadrowej całego zespołu projektowego wraz z propozycją wysokości wynagrodzeń dla całego zespołu; 14) propozycję, zgodnych z wnioskiem i warunkami umowy, zasad i warunków konsumpcji projektu i monitorowania skutków projektu; 2. Wnioski nie zawierające kompletnych informacji wymienionych w ust. 1 Dział Projektów Europejskich US zwraca do kierownika Projektodawcy wraz z uwagami dotyczącymi wniosku. 3. Wniosek o zabezpieczenie środków finansowych na realizację projektu, stanowiący załącznik nr 2 do niniejszego regulaminu, powinien być złożony w Dziale Projektów Europejskich. 4. Dział Projektów Europejskich, na podstawie wniosku o zabezpieczenie środków finansowych na realizację projektu, opiniuje wstępnie wniosek przedkładając wniosek do rozpatrzenia właściwemu Prorektorowi. 5. Wnioski mogą być zgłaszane do Działu Projektów Europejskich w trybie ciągłym. Podlegają one procesowi podejmowania decyzji zgodnie z zasadami podejmowania decyzji o wyborze projektów do realizacji. Realizacja wymienionych projektów może odbywać się wyłącznie z posiadanych środków finansowych jednostki organizacyjnej lub w ramach rezerwy środków finansowych wydzielonych na ten cel jeśli nie została jeszcze rozdzielona w całości. IV. ZASADY PODEJMOWANIA DECYZJI O WYBORZE PROJEKTÓW DO REALIZACJI 6 Kierownik Działu Projektów Europejskich opiniuje wstępnie i opracowuje listę pozytywnie zaopiniowanych wniosków wraz z planowaną kwotą przeznaczoną na udział własny, prefinansowanie i zabezpieczenie projektów i przekazuje Rektorowi. Do pozytywnie zaopiniowanych formularzy wniosków Dział Projektów Europejskich dołącza wniosek o zabezpieczenie środków finansowych na realizację projektu - deklaracji prowadzenia prac projektowych. 4

5 7 Kolegium Rektorskie zapoznaje się z listą wniosków pozytywnie zaopiniowanych przez Kierownika Działu Projektów Europejskich podejmując decyzje, które z projektów mogą być w Uczelni realizowane. Ostateczną listę projektów przeznaczonych do realizacji zatwierdza Senat Uniwersytetu Szczecińskiego. Zatwierdzone pozycje będą uwzględnione w planie rzeczowo finansowym Uczelni do finansowania z pozycji rezerw środków finansowych przeznaczonych na udział własny, prefinansowanie i zabezpieczenie realizacji projektów. 8 Senat Uniwersytetu Szczecińskiego w drodze uchwały przyjmuje do realizacji następujące typy projektów: 1) projekty inwestycyjne oraz projekty ogólnouczelniane realizowane w układach partnerstwa, w którym Uniwersytet Szczeciński występuje jako lider partnerstwa z innymi uczelniami, instytucjami rynku pracy, organizacjami pozarządowymi; 2) projekty, których przyjęcie do realizacji ze względu na koszt całkowity wymaga akceptacji Senatu zgodnie ze Statutem US (udział własny, prefinansowanie, kwota zabezpieczenia); 3) projekty wymagające dofinansowania z puli ogólnouczelnianej. V. PROWADZENIE PRAC PROJEKTOWYCH W PROJEKTACH PRZYJĘTYCH DO REALIZACJI 9 1. Kierownika Projektu (koordynatora) powołuje Rektor na wniosek kierownika Działu Projektów Europejskich określając jednocześnie zakres obowiązków związanych z realizacją projektu. Wzór powołania stanowi załącznik nr 3 do niniejszego regulaminu. Na stanowisko kierownika projektu nie mogą zostać powołani: - osoby pełniące funkcję jednoosobowych organów Uniwersytetu Szczecińskiego, - kierownik i pracownicy Działu Projektów Europejskich. 2. W skład zespołu projektowego wchodzą: kierownik projektu; zespół specjalistów realizujących projekt od strony merytorycznej i technicznej. W skład zespołu projektowego mogą wejść specjaliści z innych podmiotów gospodarczych, jeżeli specyfika prac wynika z rodzaju projektu, o ile stosowne przepisy dopuszczają takie rozwiązanie. 3. Kierownik Projektu (w zakresie potrzeb wynikających z warunków realizacji projektu) przygotowuje: 1) informacje wymagane zgodnie z 5 ust. 1; 2) program szkolenia, praktyk, badań, działań projektowych; 3) strukturę podziału prac w projekcie; 4) ostateczny kosztorys projektu; 5) ostateczny harmonogram realizacji projektu; 6) ostateczny harmonogram finansowy projektu; 5

6 7) uzgodniony z Sekcją Zamówień Publicznych harmonogram postępowań o udzielenie zamówienia publicznego wynikający z harmonogramu finansowego; 8) plan promocji projektu; 9) plan komunikacji w projekcie; 10) załączniki przewidziane we wniosku o dofinansowanie; 11) wniosek o dofinansowanie projektu; 12) harmonogram współpracy z instytucją finansującą projekt; 13) zasady kontrolowania bieżących rozliczeń projektu oraz pilotowania prac; 14) inne informacje wymagane lub niezbędne w celu prawidłowej realizacji projektu Osobą uprawnioną do podpisania wniosku wysyłanego do konkursu, przetargu lub innego postępowania w trybie którego instytucja rozpatruje i rozstrzyga/przyznaje projekt i umowy o dofinansowanie realizacji projektów z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej lub z innych źródeł jest Rektor lub upełnomocniona przez niego osoba oraz Kwestor. 2. Podpisanie wniosku lub umowy przez osoby nieuprawnione będzie traktowane jako rażące naruszenie obowiązków służbowych. 3. Projekty zgłoszone do Instytucji Wdrażającej, Pośredniczącej lub innej jednostki finansującej poza trybem wynikającym z niniejszego regulaminu nie będą realizowane przez Uczelnię a wobec osób, które dopuściły się naruszeń proceduralnych w tym zakresie, zostaną wyciągnięte konsekwencje służbowe Kierownik projektu zgłasza wniosek o finansowanie płatności w ramach projektu do Instytucji Wdrażającej, Pośredniczącej lub innej jednostki finansującej. 2. Projekty przyjęte do realizacji tj. zgłoszone zgodnie z 5 ust. 1, przez Instytucje Wdrażające i finansujące projekt wymagają rejestracji w Dziale Projektów Europejskich. 3. Za złożenie projektu do rejestracji w Dziale Projektów Europejskich odpowiedzialny jest kierownik projektu. 4. Dział Projektów Europejskich prowadzi Bazę Projektów Uniwersytetu Szczecińskiego. W Bazie Projektów rejestruje się: 1) zgłoszenie projektu do konkursu/przetargu Instytucji Wdrażającej; 2) przyjęcie do realizacji projektu przez Instytucję Wdrażającą; 3) rejestr zawartych umów z instytucjami wdrażającymi projekty; 4) informacje finansowe i wyniki monitorowania realizacji projektu; 5) informacje i raporty instytucji kontrolujących projekty; 6) informację o zamknięciu i rozliczeniu projektu; 7) informacje i raporty o konsumpcji projektu i realizacji wskaźników projektu; 8) decyzję o wycofaniu się z jego realizacji, jeśli takowa zostanie podjęta. 6

7 VI. ODPOWIEDZIALNOŚĆ ZA REALIZACJĘ PROJEKTÓW PRZYJĘTYCH DO FINANSOWANIA DECYZJĄ INSTYTUCJI WDRAŻAJĄCEJ FUNDUSZE STRUKTURALNE 12 1.Wnioski przyjęte, zaakceptowane lub wyłonione w innym trybie do finansowania przez Instytucję Wdrażającą wymagają pisemnej zgody Rektora na przystąpienie do realizacji projektu. 2.W przypadkach, gdy skutki realizacji projektu powodują konieczność dokonania zmiany w planie rzeczowo finansowym Uczelni - są one przedkładane do zaopiniowania Przewodniczącemu Senackiej Komisji ds. Budżetu i Finansów a następnie Senatowi Uniwersytetu Szczecińskiego do zatwierdzenia w formie nowelizacji planu rzeczowo finansowego Uczelni. 3. Kierownik projektu ponosi pełną odpowiedzialność merytoryczną, finansową i organizacyjną za realizację projektu zgodnie z założeniami wniosku aplikacyjnego i umową o dofinansowanie oraz wytycznymi programu, z których finansowany jest projekt oraz z prawodawstwem krajowym i unijnym Do zadań kierownika projektu należy m.in.: a) kierowanie i zarządzanie projektem; b) przestrzeganie postanowień umowy podpisanej z Instytucją Wdrażającą, Pośredniczącą lub inną instytucją finansującą; c) gromadzenie i archiwizowanie dokumentacji dotyczącej realizacji projektu po zakończeniu okresu monitorowania przez instytucję finansującą projekt przekazanie dokumentacji projektowej do archiwum - zgodnie z zasadami obowiązującymi w Uniwersytecie Szczecińskim; d) terminowe składanie sprawozdań okresowych zgodnie z zapisami w umowie o finansowanie projektu podpisywanej z Instytucją Wdrażającą, Pośredniczącą lub inną instytucją finansującą; e) terminowe składanie raportów z realizacji projektu; f) komunikowanie się z Instytucją Wdrażającą w zakresie przewidzianym w podpisanej z nią umowie o finansowanie projektu; g) ostateczne rozliczenie projektu z Instytucją Wdrażającą; h) terminowe wykonanie i złożenie raportu po zakończeniu projektu; i) przechowywanie dokumentacji działań prowadzonych podczas realizacji projektu zgodnie z postanowieniami umowy podpisanej z Instytucją Wdrażającą; j) przestrzeganie obowiązujących przepisów prawa mających zastosowanie w toku realizacji projektu; k) nadzór, monitorowanie, organizacja i rozliczanie pracy wykonywanej przez osoby zatrudnione w projekcie; l) prowadzenie odrębnej ewidencji dokumentacji projektu, w tym rejestru umów cywilno-prawnych, rejestru zamówień publicznych, dziennika korespondencji; m) nadzór nad prawidłowym opisywaniem i oznaczaniem dokumentów, materiałów i sprzętu nabywanego w ramach projektu, zgodnie z wytycznymi programu, z którego realizowany jest projekt; n) zakup sprzętu, materiałów na potrzeby realizacji projektu oraz zlecanie podwykonawstwa (w tym umów zlecenia) zgodnie z prawem zamówień publicznych i wytycznymi programu z którego realizowany jest projekt, przygotowanie 7

8 rzeczowego zakresu specyfikacji istotnych warunków zamówienia i udział w przetargach dotyczących zakresu projektu- w uzgodnieniu z Sekcją Zamówień Publicznych. o) zapewnienie bezpieczeństwa pracy w zakresie zadań związanych z realizacją projektu; p) dobór kompetentnej kadry realizującej projekt, zgodnie z wytycznymi programu, z którego realizowany jest projekt; q) promocja i informacja na temat projektu; r) monitorowanie projektu; s) bieżące terminowe przekazywanie dowodów księgowych dotyczących projektu do Kwestury; t) Zapewnienie właściwej komunikacji miedzy osobami i jednostkami biorącymi udział w toku realizacji projektu; u) sprawozdawczość i nadzór nad postępem realizacji projektu w tym poziomem osiąganych rezultatów; v) w przypadku okresowych zatorów płatniczych wynikłych ze strony instytucji finansującej projekt podejmowanie natychmiastowych działań formalno-prawnych w celu zapobieżenia mogącym wystąpić negatywnym konsekwencjom finansowym. W koniecznych przypadkach renegocjacja zmiany, w formie aneksów, zawartych umów z instytucjami finansującymi i podwykonawcami wykonującymi zlecenia w ramach projektu oraz pracownikami zatrudnionymi w projekcie w celu usankcjonowania prawnego wszelkich zmian odbiegających od warunków zawartych umów. w) zatwierdzanie umów cywilno-prawnych i innych umów zawieranych w celu realizacji projektu oraz potwierdzanie wykonania prac/ odbioru na dokumentach finansowych dotyczących projektu; x) nadzór nad prawidłowym i terminowym wydatkowaniem środków i sporządzaniem wniosków o płatność oraz prawidłowe rozliczanie projektu; y) nadzór nad prawidłowym gromadzeniem i archiwizacją dokumentacji projektu, zgodnie z wytycznymi programu, z którego finansowany jest projekt; z) przygotowanie i składanie do Instytucji Wdrażającej stosownych sprawozdań okresowych oraz wniosków o płatność; aa) gromadzenie i przechowywanie pełnej dokumentacji projektu przez okres związania warunkami umowy i podlegania kontroli skutków realizacji projektu; bb) terminowe zamknięcie i ostateczne rozliczenie projektu. 2. Kierownik projektu ponosi pełną odpowiedzialność finansową za niezgodną z umową realizację projektu i za negatywne konsekwencje finansowe mogące wystąpić wskutek nieprawidłowej realizacji projektu. 3. Dział Projektów Europejskich sprawuje nadzór nad decyzjami kierownika projektu. 4. Kierownik Działu Projektów Europejskich kontrasygnuje umowy i wydatki jak również istotne z punktu widzenia finansowego działania kierownika projektu. 5. Kwestura i inne służby Uczelni nie mogą realizować płatności, bądź nie mogą podejmować działań na rzecz projektów, bez kontrasygnaty Kierownika Działu Projektów Europejskich. 6. W przypadku stwierdzenia przez Dział Projektów Europejskich nieprawidłowości lub działań sprzecznych z warunkami realizacji projektu, Kierownik Działu Projektów Europejskich informuje bezzwłocznie o tym fakcie Rektora US. 8

9 14 Wykonawca projektu realizuje zadania wyodrębnione w harmonogramie projektu zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (j.t. Dz. U. z 2007r. Nr 223, poz.1655 z późn. zm.) realizując zamówienia za pośrednictwem Sekcji Zamówień Publicznych, z zachowaniem procedur obowiązujących w Uniwersytecie Szczecińskim w zakresie wydatkowania środków finansowych i gospodarki finansowej. VII. WEWNĄTRZUCZELNIANA KONTROLA PROJEKTÓW Ze względu na ryzyko finansowe związane z prowadzeniem projektu, przewiduje się możliwość przeprowadzenia audytu wewnętrznego lub kontroli wewnętrznej projektu. 2. Przeprowadzenie audytu lub kontroli, o których mowa w ust. 1, Rektor może zarządzić z własnej inicjatywy, lub na wniosek zgłoszony przez: 1) prorektorów, 2) dziekan wydziału / kierownik jednostki organizacyjnej realizującej projekt, 3) Przewodniczący Senackiej Komisji ds. Budżetu i Finansów, 4) Kanclerz, 5) Kwestor 6) Kierownik Działu Projektów Europejskich. VIII. ZASADY ZATRUDNIANIA PRZY REALIZACJI PROJEKTÓW FINANSOWANYCH ZE ŹRÓDEŁ ZEWNĘTRZNYCH I WYNAGRADZANIA ZA PRACĘ ŚWIADCZONĄ W RAMACH REALIZACJI TYCH PROJEKTÓW 16 Realizacja przez pracowników Uniwersytetu Szczecińskiego projektów finansowanych ze środków pochodzących ze źródeł innych niż określone w art. 94 ust. 1 ustawy z dnia 27 lipca 2005 roku Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz.U. Nr 164, poz z póź. zm.),w szczególności projektów realizowanych w ramach programów Unii Europejskiej, może stanowić podstawę do zwiększenia wynagrodzenia pracownika określonego umową o pracę lub mianowaniem oraz aktami prawnymi obowiązującymi w Uczelni Do prac przy projekcie wprowadza się możliwość zatrudniania pracowników Uniwersytetu Szczecińskiego w formie: 1) zawarcia kolejnej umowy o pracę, 2) oddelegowania do pracy w projekcie w formie aneksu do umowy o pracę/aktu mianowania, 3) zawarcia aneksu do istniejącej umowy o pracę/aktu mianowania, dotyczącego otrzymania wynagrodzenia uzupełniającego, mającego charakter dodatku specjalnego za wykonywanie konkretnych zadań związanych z realizacją projektu, 9

10 4) zawarcia umów cywilnoprawnych, zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych i zakresem wykonywanych prac objętych umową, nie mających cech stosunku pracy. 2. Nie zatrudnia się do pracy przy projekcie pracowników Uniwersytetu Szczecińskiego: 1) pełniących funkcje organów jednoosobowych i ich zastępców; 2) przebywających na urlopach określonych w art. 134 ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym oraz urlopie macierzyńskim; 3) kierownika i pracowników Działu Projektów Europejskich. 3. Postanowienia ust. 2 nie wykluczają wykonywania przez wskazane w nim osoby prac nie mających charakteru ciągłego, w szczególności takich jak: przygotowywanie ekspertyz, opinii, sporządzanie opracowań, tłumaczeń, związanych z posiadaną przez te osoby specjalistyczną wiedzą z określonej dziedziny. 4. Kierownik projektu, specjalista ds. zamówień publicznych, radca prawny mogą być zatrudnieni przy projektach wyłącznie na podstawie umowy o pracę ( może być w ramach obowiązującej umowy a może być w ramach odrębnej umowy lub zmiany trwającej) 5. Nie jest dopuszczalne zawarcie z pracownikiem umowy cywilnoprawnej przy zachowaniu warunków wykonywania pracy, określonych w art Kodeksu pracy oraz na wykonanie czynności wchodzących w zakres obowiązków służbowych pracownika lub wykonywanie czynności zbliżonych do obowiązków służbowych. 18 Umowa o pracę/aneks do umowy o pracę pracownika Uniwersytetu Szczecińskiego na realizację projektu powinny określać: - nazwę projektu i numer umowy o dofinansowanie, - okres zatrudnienia na rzecz projektu, - zakres obowiązków, - maksymalną liczbę godzin, jaką pracownik może przeznaczyć na pracę na rzecz projektu w ciągu miesiąca, - wysokość wynagrodzenia wraz z podaniem stawki godzinowej wynikającej z zajmowanego w projekcie stanowiska i kategorii zaszeregowania pracownika - źródło finansowania Umowy cywilno prawne z osobami fizycznymi muszą być zawarte przed podjęciem wykonania czynności w nich określonych. W celu umożliwienia dochowania terminów zgłoszenia do ZUS umowy powinny być zawierane nie później niż 7 dni przed rozpoczęciem realizacji przedmiotu umowy. Umowy zawiera się z zachowaniem zasad obowiązujących w Uniwersytecie Szczecińskim, wynikających z odrębnych zarządzeń Rektora. 2. Każda umowa musi być zarejestrowana przez Dział Spraw Osobowych Uniwersytetu Szczecińskiego, który nanosi na umowę numer rejestru, a dodatkowo, w przypadkach dotyczących projektów finansowanych ze środków europejskich, kierownik projektu nanosi na umowę numer z rejestru prowadzonego przez kierownika projektu. 3. Umowa musi zawierać informację o niestosowaniu bądź stosowaniu przepisów z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych. 10

11 20 1. Umowę z kierownikiem projektu zawiera Rektor lub właściwi Prorektorzy - w zakresie wynikającym z ich kompetencji. 2. Kwestor zatwierdza umowy pod względem finansowym. 3. Przed podpisaniem przez uprawnione osoby, każda umowa i rachunek musi być zatwierdzona czytelnym podpisem przez dysponenta środków, jak również przez Kierownika Działu Projektów Europejskich. Po zatwierdzeniu przez Kierownika Projektu zarówno pod względem merytorycznym jak i formalnym projekty umów są przekazywane do kolejnych komórek organizacyjnych celem zapewnienia prawidłowego obiegu dokumentów w Uniwersytecie Szczecińskim. 4. Umowa cywilnoprawna, poza wymaganiami wynikającymi z kodeksu cywilnego, powinna zawierać nazwę projektu i numer umowy o dofinansowanie, podanie stawki godzinowej, maksymalnej liczbę godzin jaką pracownik może przeznaczyć na prace na rzecz projektu w ciągu miesiąca, źródło finansowania. Umowa powinna również zawierać zapis sankcjonujący okresowe trudności w terminowej zapłacie wynagrodzenia powstałe z przyczyn niezależnych od Uczelni (np. brak środków z instytucji finansującej). IX. ROZLICZANIE CZASU PRACY OSÓB ZATRUDNIONYCH NA RZECZ PROJEKTÓW Czas pracy osób wykonujących prace na rzecz projektu musi być rejestrowany w postaci odpowiedniej dokumentacji w postaci karty czasu pracy, której wzór stanowi załącznik nr 4 do niniejszego regulaminu, przez cały okres trwania projektu. Wpisy do kart czasu pracy akceptowane są przez kierownika projektu. Karta pracy jest niezbędnym załącznikiem do listy wypłat dla osób wykonujących prace w ramach projektu. Dopuszcza się stosowanie innych wzorów kart pracy, jeżeli danym programie określony jest wzór karty pracy jaki należy zastosować w realizowanym projekcie. 2. Niedozwolone jest szacunkowe wyliczanie czasu pracy. 3. Łączny wymiar czasu pracy pracownika Uniwersytetu Szczecińskiego, realizującego oprócz obowiązków wynikających z umowy o pracę, dodatkowe zadania na rzecz projektu, łącznie z umowami cywilnoprawnymi, nie może przekroczyć dozwolonego wymiaru czasu pracy, określonego w Kodeksie pracy oraz ustawie Prawo o szkolnictwie wyższym i wydanych na jej podstawie aktach wykonawczych. X. USTALENIE WYNAGRODZEŃ OSÓB ZATRUDNIONYCH PRZY REALIZACJI PROJEKTÓW Wynagrodzenie osób wykonujących prace przy realizacji projektów ustalane jest zgodnie z zatwierdzonym budżetem danego projektu i zwiększa osobowy lub bezosobowy fundusz płac Uczelni, stanowiący koszt realizowanego projektu. Niedopuszczalne jest przekraczanie zatwierdzonego budżetu projektu. 11

12 2. Wynagrodzenie uzupełniające, przyznawane na podstawie aneksu do trwających umów o pracę /aktów mianowania na charakter dodatku specjalnego za wykonanie konkretnych zadań, związanych z realizacją projektu. 3. Wynagrodzenie uzupełniające, o którym mowa w ust. 1, ustalane jest indywidualnie dla każdej osoby pracującej na rzecz projektu. Wynagrodzenie to jest wypłacane ze środków projektu, zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie projektu. 4. Wynagrodzenie wypłacane jest w wysokości uzależnionej od liczby godzin przepracowanych na rzecz projektu, bez względu na rodzaj umowy stanowiącej podstawę wykonywania pracy. 5. Wynagrodzenie pracownika stanowi iloczyn liczby godzin przepracowanych na rzecz projektu, zaewidencjonowanych w kartach czasu pracy, o których mowa w 21 i stawki godzinowej. 6. Wyliczenie stawki godzinowej dla pracowników nie będących nauczycielami akademickimi następuje w oparciu o indywidualną stawkę godzinową pracownika (dzieląc miesięczne wynagrodzenie zasadnicze wraz ze stałymi składnikami wynagrodzenia tj. dodatkiem stażowym, dodatkiem funkcyjnym i premią wynikającymi z osobistego zaszeregowania pracownika przez miesięczną ilość normatywnego czasu pracy ) przyjmując za normatywny czas pracy 168 godzin miesięcznie. 7. Wysokość stawki godzinowej dla nauczycieli akademickich nie może przekroczyć górnej wysokości stawek stosowanych przy rozliczaniu godzin ponadwymiarowych ustalonych przez ministra właściwego ds. szkolnictwa wyższego. 8. W uzasadnionych przypadkach Rektor Uniwersytetu Szczecińskiego może podnieść wysokość stawek o których mowa w ust. 6 i 7 nie więcej jednak niż do 300 % wysokości stawek. XI. ZASADY ZAMYKANIA PROJEKTÓW 23 Za zamknięcie projektu uważa się jego ostateczne rozliczenie z Instytucją Wdrażającą, Pośredniczącą lub inną instytucją finansującą. 24 Za terminowe zamknięcie projektu odpowiada kierownik projektu. 25 Po zamknięciu projektu dokumentacja projektu jest przechowywana i archiwizowana w jednostce organizacyjnej, w której projekt był realizowany przez okres zgodny z zapisami umowy o dofinansowanie projektu zawartej z Instytucją Wdrażająca, Pośredniczącą lub inną instytucją finansującą oraz zgodnie z Instrukcją kancelaryjną i Instrukcją o organizacji i zakresie działania Archiwum uczelnianego

13 1. Po zamknięciu projektu kierownik jednostki wykonującej projekt przeprowadza monitorowanie wskaźników projektu zgodnie z zapisami zawartymi we wniosku i w umowie o dofinansowanie projektu zawartej z Instytucją Wdrażająca, Pośredniczącą lub inną instytucją finansującą. 2. Za realizację/konsumpcję skutków projektu oraz za monitorowanie wskaźników projektu odpowiada kierownik jednostki będącej wykonawcą projektu lub inna osoba wyznaczona przez Rektora. 3. Wyniki monitorowania wskaźników projektu przekazywane są do Działu Projektów Europejskich raz na kwartał (do końca każdego kwartału) przez kierowników jednostek organizacyjnych, którzy zobowiązani byli uzyskiwać wskaźniki oddziaływania projektu zgodnie z wnioskiem. 4. Dział Projektów Europejskich przekazuje Rektorowi uczelniany raport osiąganych wyników monitorowania wskaźników oddziaływania projektów wraz z oceną stopnia realizacji uzyskanych efektów w stosunku do wymaganych efektów we wniosku. 5. W przypadku braku realizacji celów projektowych /wskaźników oddziaływania projektu/ Dział Projektów Europejskich niezwłocznie informuje o tym Rektora. 6. W przypadku zaniedbań i nieprawidłowości wynikłych w toku realizacji umowy o dofinansowanie projektu, Rektor podejmuje decyzje dyscyplinarne w stosunku do osób odpowiedzialnych, które powinny wykonywać obowiązki zgodnie z zawartymi umowami. 7. Osoby, które dopuściły do zaniedbań lub wykonywały obowiązki na rzecz projektu w sposób nienależyty są wykluczone z udziału w pracach jakiegokolwiek projektu realizowanego przez Uczelnię. 13