Umowa o prowadzenie księgi rachunkowej.

Transkrypt

1 BIURO RACHUNKOWE w praktyce Umowa o prowadzenie księgi rachunkowej. Sprawdź co warto w niej zamieścić FICYNAFK FINANSOWO-KSIĘGOWA

2 Autor: dr Katarzyna Trzpioła Kierownik Grupy Wydawniczej: Ewa Marmurska-Karpińska Wydawca: Marta Grabowska-Peda Redaktor: Katarzyna Brzozowska ISBN: Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa 2017 Skład i łamanie: Raster Studio Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. ul. Łotewska 9a, Warszawa tel , faks Niniejszy e-book chroniony jest prawem autorskim. Przedruk materiałów bez zgody wydawcy jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Zaproponowane w niniejszym poradniku wskazówki, porady i interpretacje dotyczą sytuacji typowych. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w poradniku wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków.

3 W UMOWIE O PROWADZENIE KSIĄG WARTO OKREŚLIĆ ZAKRES ODPOWIEDZIALNOŚCI BIURA Prawidłowo skonstruowana umowa o usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych może uchronić biuro przed negatywnymi konsekwencjami przy ewentualnym sporze z klientem. Precyzja w tym przypadku jest najważniejsza. Umowa o usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych to tzw. umowa zlecenia, którą zawiera się na czas określony. W przypadku usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych istotne jest również, aby podmiot ją zawierający posiadał stosowne uprawnienia do wykonywania tego typu usług. Kluczowe jest precyzyjne ustalenie przedmiotu i zakresu usług Określenie przedmiotu umowy i wyznaczenia granic świadczonych usług może pomóc uniknąć niepotrzebnych nieporozumień z klientem. W przypadku usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych jako przedmiot umowy wpisuje się najczęściej: prowadzenie przez zleceniobiorcę dokumentacji podatkowej (ksiąg rachunkowych, ewidencji do celów podatku od towarów i usług, kartotek wynagrodzeń, ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych), sporządzanie deklaracji podatkowych i obliczanie należnych zaliczek podatkowych, sporządzenie bilansu, rachunku zysków i strat oraz informacji dodatkowych za rok obrachunkowy, wykonanie obowiązków związanych z obliczeniem składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne, doradztwo podatkowe na rzecz zleceniodawcy w zakresie wykonywanych przez zleceniobiorcę czynności. W umowie warto doprecyzować poszczególne czynności, np. na czym polega prowadzenie księgi, ewidencji czy sporządzanie bilansu. Nie chodzi o to, żeby wskazywać definicje tych czynności, ale wyjaśnić, na czym poszczególne zadania mają polegać. Tego typu działanie również uchroni biuro od niepotrzebnych nieporozumień w trakcie współpracy. Obowiązki stron mogą wynikać z umowy Biuro rachunkowe jako zleceniobiorca zobowiązuje się wykonywać powierzone zadania sumiennie, z należytą starannością, zgodnie ze zdobytą wiedzą i nabytymi umiejętnościami. Ważne jest również, aby działania biura były zgodne z przepisami prawa. Może się bowiem 3

4 tak zdarzyć, że klient będzie nalegał do działań np. na granicy prawa, a wówczas spokojnie można (a nawet trzeba) mu odmówić. Biuro musi również dopilnować, aby zleceniodawca dostarczył na czas wszelkie niezbędne faktury i dokumenty, do jego obowiązków należy także informowanie firmy o wszelkich brakach i niejasnościach. UWAGA W umowie powinna zostać zawarta informacja, w jaki sposób i w jakim terminie zleceniodawca będzie informowany o wysokości swoich zobowiązań podatkowych i terminie ich zapłaty. Warto, aby to była forma pisemna, np. . W ten sposób biuro ma wyraźny dowód, że nie uchybiło tym obowiązkom. Określić należy też zasady udzielania porad klientowi przez biuro. Z kolei zleceniodawca powinien zobowiązać się do umożliwienia prawidłowego wykonania zlecenia. Warto na to zwróć uwagę, ponieważ taki zapis gwarantuje nie tylko komfort pracy, ale również chroni przed odpowiedzialnością biura za niewykonanie lub nieterminowe wykonanie obowiązków. Zleceniodawca powinien więc dostarczyć do biura w terminie wszelkie wymagane dokumenty, które powinny być kompletne i właściwie opisane. Trzeba jednak pamiętać, że obowiązkiem biura jest udzielenie wskazówek, jak to zrobić. WAŻNE Biuro powinno umieścić w umowie klauzule, że w przypadku jakichkolwiek zmian w dokumentacji (np. znalezienie zagubionej faktury) zleceniodawca poinformuje o tym niezwłocznie. Warto również zobowiązać klienta do natychmiastowego poinformowania o nawiązaniu stosunku pracy z nowymi pracownikami. Gdy biuro nie przechowuje dokumentów, warto sporządzić kopie W umowie warto zapisywać również, w jakim miejscu będą znajdowały się księgi rachunkowe zleceniodawcy. Może to być siedziba zleceniodawcy bądź biuro rachunkowe (w tym przypadku należy powiadomić urząd skarbowy o miejscu przechowywania dokumentacji, innym niż miejsce siedziby podatnika). Z praktycznego punktu widzenia lepiej, żeby dokumentacja księgowa znajdowała się w biurze. Można dzięki temu uniknąć problemów związanych z nagłym zaginięciem pism lub bałaganiarstwem zleceniodawcy. Jeśli jednak nie zgodzi się on na takie rozwiązanie, warto mieć kopie dokumentów klienta. Można również zawrzeć w umowie klauzulę dotyczącą braków w dokumentacji. Nikt nie jest nieomylny i zawsze może zdarzyć się jakieś niedopatrzenie również ze strony biura. Warto więc 4

5 zobowiązać się w umowie do niezwłocznego usunięcia takich braków. W tym zakresie należy określić w umowie, że braki będą usuwane przez biuro samodzielnie w wyznaczonym terminie, pod rygorem poniesienia konsekwencji finansowych. Taki zapis pozwoli na uniknięcie samodzielnego poprawiania dokumentacji przez zleceniodawcę. Gdyby bowiem do tego doszło, biuro traci kontrolę nad dokumentami i może mieć kłopot przy wyjaśnianiu przed urzędem skarbowym czy urzędem kontroli skarbowej, dlaczego dany zapis znalazł się w dokumentacji. WAŻNE W umowie należy zawrzeć zapis określający zakres odpowiedzialności biura jako zleceniobiorcy. Warto przy tym zaznaczyć, że biuro nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikłe z zaniechania wykonania określonych czynności przez zleceniodawcę (np. niedostarczenie mimo ponagleń dokumentów czy też przekazanie niepełnych lub nieprawdziwych informacji). WZÓR UMOWA O PROWADZENIE KSIĘGI RACHUNKOWEJ zawarta w... w dniu r. pomiędzy: zwanym w treści umowy Zleceniodawcą, a zwanym w treści umowy Zleceniobiorcą......, o następującej treści: 1 1. Przedmiotem niniejszej umowy jest: 1) prowadzenie i przechowywanie przez Zleceniobiorcę ewidencji księgowej (syntetycznej i analitycznej) Zleceniodawcy w postaci księgi rachunkowej, zwanej dalej Księgą, na którą składają się: dziennik, konta księgi głównej i ksiąg pomocniczych, zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej i ksiąg pomocniczych, odrębnie sporządzony inwentarz; 2) prowadzenie i przechowywanie dokumentacji podatkowej, na którą składają się: a) odrębne ewidencje do celów podatku od towarów i usług, b) kartoteki wynagrodzeń*, c) ewidencja środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych*, d) ewidencja wyposażenia*, (* niepotrzebne skreślić) 5

6 zwane dalej Ewidencjami, przeznaczonymi do ewidencjonowania osiągniętych przychodów i ponoszonych kosztów w ramach prowadzonej przez Zleceniodawcę działalności gospodarczej w zakresie......; 3) sporządzanie deklaracji podatkowych; 4) sporządzanie pełnej dokumentacji dotyczącej wynagrodzeń (listy płac, deklaracje ZUS, podatek od wynagrodzeń, roczne rozliczenie pracowników w zakresie obowiązującym zakład pracy) oraz informowanie o wysokości należnych składek do zapłaty Przy wykonywaniu zobowiązań, o których mowa w 1 pkt 1 i 2, Zleceniobiorca będzie prowadził Księgę i Ewidencje z należytą starannością, w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami prawa polskiego i na podstawie otrzymanych od Zleceniodawcy dokumentów i informacji. 2. Przez prowadzenie Księgi rozumie się podjęcie przez Zleceniobiorcę następujących czynności: 1) prowadzenie ewidencji syntetycznej i analitycznej firmy, tzn. zaewidencjonowanie w Księdze poszczególnych zdarzeń gospodarczych; 2) sporządzanie bilansów rocznych oraz obowiązkowych sprawozdań finansowych; 3) sporządzanie sprawozdań do celów statystycznych; 4) ocena w świetle prawa rachunkowego i podatkowego dokumentów księgowych oraz decydowanie o sposobie ich zakwalifikowania wraz ze sposobem uwidocznienia w Księdze; zaksięgowanie zdarzenia gospodarczego wbrew opinii Zleceniobiorcy może nastąpić wyłącznie na wyraźne, pisemne polecenie Zleceniodawcy i na jego odpowiedzialność za skutki mogące wyniknąć z takiego księgowania; 5) ustalanie wysokości zaliczek na podatek dochodowy i rozliczeń podatku VAT oraz wypełnianie w imieniu Zleceniodawcy miesięcznych deklaracji na te zaliczki oraz deklaracji podatkowych dla podatku od towarów i usług, a także zeznania rocznego na podstawie danych wynikających z zapisów do Księgi i innych niezbędnych informacji dostarczonych przez Zleceniodawcę. 3. W celu prawidłowego wykonania zlecenia Zleceniobiorca będzie: 1) odbierał od Zleceniodawcy w siedzibie Zleceniobiorcy dokumenty stanowiące podstawę do zapisów w Księdze i Ewidencjach w terminach ustalonych w 5 ust. 1 pkt 2; 2) badał odbierane dokumenty pod względem formalnym i informował Zleceniodawcę o ewentualnych brakach lub wadliwości przedstawionych dokumentów natychmiast po stwierdzeniu uchybień, lecz nie później niż w ciągu 7 dni od dnia odbioru tych dokumentów. Zleceniobiorca nie bada ani nie bierze odpowiedzialności za autentyczność przekazanych mu dokumentów; 3) udzielał Zleceniodawcy wyjaśnień i informacji o dokonanych operacjach księgowych, 4) zachowywał przekazywane przez Zleceniodawcę informacje w tajemnicy. 2. Informacja o wysokości zobowiązań podatkowych, o której mowa w ust. 2 pkt 3, będzie przekazywana Zleceniodawcy osobiście w siedzibie Zleceniobiorcy lub telefonicznie na życzenie Zleceniodawcy Strony zgodnie ustalają, iż Księga i ewidencje oraz dokumenty, o których mowa w 2 ust. 3 pkt 1, będą przechowywane w siedzibie Zleceniobiorcy znajdującej się

7 2. O miejscu przechowywania dokumentacji wymienionej w ust. 1 Zleceniodawca za pośrednictwem Zleceniobiorcy niezwłocznie powiadomi właściwy urząd skarbowy W czasie obowiązywania niniejszej umowy, na każde żądanie Zleceniodawcy, Zleceniobiorca wyda mu przechowywane dokumenty także w trakcie roku obrachunkowego (podatkowego) za odpowiednim pokwitowaniem, dostosowanym do rodzaju wydanych dokumentów. 2. W okresie przechowywania dokumentów poza siedzibą Zleceniobiorcy jest on zwolniony z obowiązków wynikających z niniejszej umowy, do wykonywania których niezbędny jest dostęp do dokumentów wydanych Zleceniodawcy. 3. Zleceniobiorca nie ponosi odpowiedzialności za prawidłowość wpisów dokonanych w tym okresie, jak również za ewentualne nieprawidłowości wpisów i dokumentów sporządzanych przez Zleceniobiorcę, o ile bezpośrednią lub pośrednią przyczyną tych nieprawidłowości były wpisy dokonane przez inne osoby w okresie przechowywania dokumentów poza siedziba Zleceniobiorcy. 4. W przypadku gdy uzasadnia to nakład pracy związany z wydaniem dokumentów i ich ponownym przyjęciem przez Zleceniobiorcę, może on obciążyć Zleceniodawcę dodatkową opłatą za te czynności. 5. Zleceniobiorca może sporządzić i zachować odpisy lub kopie wypożyczonych Zleceniodawcy dokumentów W celu umożliwienia Zleceniobiorcy prawidłowego wykonania zlecenia Zleceniodawca zobowiązany jest do następujących czynności: 1) właściwego pod względem formalnym i rzetelnego pod względem merytorycznym dokumentowania operacji gospodarczych podlegających wpisowi do Księgi i Ewidencji; 2) dostarczenia Zleceniobiorcy wszelkich kompletnych dokumentów stanowiących podstawę wpisów do Księgi i Ewidencji nie później niż do 5. dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego te dokumenty dotyczą. 3) Niezwłocznego informowania Zleceniobiorcy, nie później jednak niż w dniu dostarczenia dokumentów, o wszelkich zdarzeniach powodujących zmiany w stanie oraz ilości składników majątkowych, w szczególności o zawarciu, rozwiązaniu lub wygaśnięciu umów, których jedną ze stron jest Zleceniodawca, wykazywaniu wszelkich podlegających opodatkowaniu przychodów, o innych przychodach mogących mieć wpływ na zobowiązania z działalności gospodarczej, a także dokonanych czynnościach traktowanych przez odpowiednie przepisy jako sprzedaż oraz o zmianach w stanie zatrudnienia. 2. Zleceniodawca zobowiązany jest do zaciągania z własnej inicjatywy informacji o wysokości zobowiązania podatkowego za dany miesiąc wg obliczeń Zleceniobiorcy. 3. Zaksięgowanie zdarzenia gospodarczego wbrew opinii biura rachunkowego może nastąpić wyłącznie na wyraźne, pisemne polecenie Podatnika i na jego odpowiedzialność za skutki wynikające z takiego księgowania Gdy ocena dostarczonych dokumentów księgowych pod względem podatkowym nie jest możliwa bez wglądu w inne dokumenty (umowy, porozumienia, decyzje itp.), Zleceniobiorca 7

8 może wyznaczyć Zleceniodawcy odpowiedni termin do przedłożenia do wglądu tych dokumentów oraz podania innych potrzebnych informacji. 2. Przepis 5 ust. 3 stosuje się odpowiednio. 3. Jeżeli Zleceniodawca nie uczyni zadość żądaniu Zleceniobiorcy w terminie określonym w ust. 1, Zleceniobiorca rozstrzygnie o formie księgowania samodzielnie na podstawie posiadanych dokumentów i informacji, biorąc pod uwagę przede wszystkim, by w ten sposób nie powstała zaległość podatkowa Zleceniodawcy rodząca odpowiedzialność odszkodowawczą Zleceniobiorcy Zleceniodawca ma prawo żądania usunięcia ewentualnych braków, przy czym w pierwszej kolejności powinien umożliwić Zleceniobiorcy ich poprawienie. 2. Oczywiste nieprawidłowości (np. błędy pisarskie lub rachunkowe) Zleceniobiorca może sprostować w każdym czasie, również w stosunku do osób trzecich. Inne braki Zleceniobiorca może sprostować w stosunku do osób trzecich tylko za zgodą Zleceniodawcy. 8 Zleceniodawca oświadcza, że: 1) ciąży na nim obowiązek prowadzenia rachunkowości w sposób i w formie przewidzianej w ustawie z 29 września 1994 r. o rachunkowości, 2) jest zarejestrowanym podatnikiem podatku VAT o numerze NIP Zleceniobiorca zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy wszystkich okoliczności, o których dowiedział się w związku z wykonywaniem zlecenia, chyba że Zleceniodawca zwolni go pisemnie z tego obowiązku. Obowiązek zachowania tajemnicy trwa nadal po wygaśnięciu umownego stosunku zlecenia. 2. Obowiązek zachowania tajemnicy dotyczy w tym samym zakresie współpracowników Zleceniobiorcy Usługa wykonywana jest na okres roku podatkowego i kończy się wraz ze złożeniem zeznania. 2. Umowa dotyczy czynności*: a) które w normalnych warunkach w tym czasie powstają, b) które pod względem ekonomicznym należą do tego okresu (* niepotrzebne skreślić) Za wykonane czynności Zleceniobiorca będzie pobierał wynagrodzenie miesięczne, płatne do końca miesiąca następującego po miesiącu, za który dostarczono dokumenty księgowe, w wysokości netto... zł + VAT (słownie......). 2. Zleceniobiorca zobowiązuje się do wystawiania rachunków, faktur zgodnie z obowiązującymi przepisami. 8

9 3. Zleceniodawca upoważnia Zleceniobiorcę do wystawiania rachunków, faktur bez jego podpisu. 4. Wynagrodzenie płatne będzie w formie gotówkowej lub przelewu. 5. W przypadku dostarczenia dokumentów księgowych (w całości lub części) z opóźnieniem, wynagrodzenie należne Zleceniobiorcy za dany miesiąc ulega podwyższeniu o 20%. 6. W przypadku dostarczenia dokumentów po 5. dniu miesiąca Zleceniobiorca nie ponosi odpowiedzialności za terminowe sporządzenie i złożenie deklaracji. 7. W przypadku gdy do sporządzenia zeznania rocznego Zleceniodawca przedstawia dokumenty i informacje o dochodach z innych źródeł niż działalność określona w 1 umowy, a także korzysta z ulg i odliczeń, Zleceniobiorca naliczy dodatkowe wynagrodzenie w wysokości do 10% wynagrodzenia miesięcznego określonego w ust Wynagrodzenie Zleceniobiorcy, o którym mowa w 11 ust. 1, może ulec podwyższeniu wraz ze wzrostem cen usług. 2. W razie istotnej zmiany stosunków gospodarczych każda ze stron może żądać zmiany postanowień niniejszej umowy w drodze negocjacji co do wysokości wynagrodzenia Zleceniobiorcy. W przypadku nieosiągnięcia porozumienia każda ze stron może umowę wypowiedzieć z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia Zleceniobiorca ponosi odpowiedzialność za szkody wynikłe z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązań podjętych na podstawie niniejszej umowy na zasadach ogólnych, chyba że niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy wynikło mimo zachowania przez Zleceniobiorcę należytej staranności. 2. Zleceniobiorca nie ponosi odpowiedzialności w szczególności za szkody wynikłe z naruszenia przez Zleceniodawcę zasad współpracy lub za działania podjęte na podstawie niepełnych lub nieprawdziwych danych podanych mu przez Zleceniodawcę Zleceniobiorca wykonuje czynności zlecone mu na podstawie niniejszej umowy osobiście lub poprzez upoważniane osoby, będące wspólnikami lub pracownikami. Czynności polegające na dokonywaniu wpisów w Księdze zostaną powierzone do stałego wykonywania określonemu współpracownikowi Zleceniobiorcy (księgowej). 2. Zleceniobiorca jest upoważniony przy wykonywaniu zlecenia do współdziałania ze współpracownikami, ekspertami, jak również może wyjątkowo powierzyć wykonanie poszczególnych obowiązków wynikających z niniejszej umowy innej upoważnionej osobie lub innemu podmiotowi (podwykonawcy), udzielając mu w tym zakresie zlecenia i pełnomocnictwa. 3. Za działania współpracowników, podwykonawcy oraz w przypadku współpracy z ekspertami Zleceniobiorca musi zadbać o to, by podmioty te zobowiązały się do zachowania tajemnicy i odpowiada względem Zleceniodawcy za prawidłowe wykonanie zlecenia jak za własne działania. 15 Umowa niniejsza zawarta zostaje na okres

10 16 1. Umowa kończy się z upływem terminu, na jaki została zawarta lub na skutek wypowiedzenia. Umowa kończy się także w razie śmierci, utraty zdolności prowadzenia interesów przez Zleceniodawcę lub Zleceniobiorcę. 2. Umowa kończy się także w razie likwidacji lub przekształcenia spółki, która zleciła Zleceniobiorcy prowadzenie Księgi. W przypadku kontynuowania działalności przez jednego ze wspólników lub nową spółkę umowa o prowadzenie Księgi może być kontynuowana za zgodą obu stron. 3. Umowa może być rozwiązana z ważnych powodów przez każdą ze stron przez jednostronne jej wypowiedzenie na koniec miesiąca z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia. Umowa trwa jednak do czasu przekazania przez Zleceniobiorcę deklaracji podatkowych za ostatni miesiąc okresu wypowiedzenia. 4. Za ważne przyczyny uzasadniające wypowiedzenie umowy przez Zleceniobiorcę uważa się w szczególności zaleganie przez Zleceniodawcę z zapłatą wynagrodzenia za co najmniej 2 miesiące, brak współpracy Zleceniodawcy przy realizacji umowy oraz rażące naruszanie innych postanowień niniejszej umowy Po sporządzeniu rocznego zeznania podatkowego lub po upływie terminu rozwiązania umowy Zleceniobiorca zwróci Zleceniodawcy za pokwitowaniem w terminie 30 dni Księgi i Ewidencje oraz akta związane z jej prowadzeniem i powiadomi o tym fakcie odpowiedni urząd skarbowy. Ponadto Zleceniobiorca zobowiązany jest udzielać Zleceniodawcy na jego żądanie koniecznych informacji co do stanu spraw. 2. Do akt w rozumieniu tego przepisu należą wszystkie pisma, które Zleceniobiorca otrzymał od Zleceniodawcy lub dla niego w związku z wykonywaniem niniejszej umowy. Nie dotyczy to korespondencji listowej pomiędzy stronami oraz tych pism, które Zleceniodawca otrzymał w oryginale lub w formie odpisu, jak również pism roboczych, sporządzonych dla wewnętrznych celów Zleceniobiorcy. 3. Zleceniobiorca nie ponosi odpowiedzialności za nieodebranie przez Zleceniodawcę dokumentów i urządzeń księgowych oraz może, po upływie terminu określonego w ust. 1, przekazać je do przechowania na koszt Zleceniodawcy. 18 W przypadku rozwiązania Umowy Zleceniobiorca jest obowiązany dalej wykonywać swoje dotychczasowe obowiązki jeszcze przez 7 dni, a w szczególności: dokonać wszystkich czynności i rozliczeń miesięcznych za bieżący okres rozliczeniowy, dokonać wszelkich niezbędnych rozliczeń, sporządzenia sprawozdań, deklaracji oraz wykonania innych czynności związanych z zakończeniem roku obrotowego, na żądanie Zleceniodawcy, w sytuacji gdy rozwiązanie Umowy następuje w ostatnim miesiącu roku obrachunkowego, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia Z chwilą rozwiązania Umowy Zleceniobiorca jest zobowiązany do zwrotu wszelkich ksiąg, dokumentów, danych i informacji, a także wszelkich kopii, odpisów, zapisów na elektronicznych nośnikach informacji, znajdujących się w jego posiadaniu, jakie Zleceniobiorca sporządził, zebrał, opracował lub otrzymał w czasie obowiązywania niniejszej Umowy albo w związku 10

11 lub przy okazji jej wykonywania. 2. Obowiązek określony w ust. 1 powinien zostać wypełniony przez Zleceniobiorcę po rozwiązaniu Umowy, nie później jednak niż w terminie 7 dni od daty ostatecznego rozliczenia się przez Zleceniodawcę bądź pisemnego przyrzeczenia spłaty należnych kwot Zleceniobiorcy. 3. Za każdy dzień opóźnienia w wykonaniu obowiązku określonego w ust. 1 Zleceniobiorca zapłaci Zleceniodawcy karę umowną w wysokości... zł, jeżeli został spełniony przez Zleceniodawcę warunek, o którym mowa w pkt Za każdy dzień opóźnienia w wykonaniu warunku określonego w ust. 2 Zleceniodawca zapłaci Zleceniobiorcy karę umowną w wysokości... zł. 20 Kwestie sporne, które mogą zaistnieć na tle wykonywania niniejszej umowy, przed poddaniem ich pod rozstrzygnięcie sądu, którym będzie sąd właściwy dla siedziby Zleceniobiorcy, strony zobowiązują się rozwiązać w drodze negocjacji. 21 Wszelkie zmiany i uzupełnienia niniejszej umowy wymagają dla swej ważności formy pisemnej w postaci aneksu W sprawach nieuregulowanych w niniejszej umowie stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego o umowie zlecenia. 2. Jeżeli pojedyncze postanowienia warunków zlecenia są lub okażą się nieważne, nie narusza to ważności pozostałych postanowień. Nieważny przepis zostaje wówczas zastąpiony przez przepis obowiązujący najbardziej zbliżony do założonego celu Uzgodniono następujące postanowienia (wykaz załączników): Wyżej wymienione załączniki stanowią integralną część niniejszej umowy. 24 Umowę sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach po 1 dla każdej ze stron Zleceniodawca Zleceniobiorca dr Katarzyna Trzpioła wieloletni praktyk, szkoleniowiec 11

12 ROZPOCZYNAJĄC WSPÓŁPRACĘ Z NOWYM KLIENTEM, WARTO JASNO OKREŚLIĆ ZASADY OBIEGU DOKUMENTÓW Ważnym atutem biura rachunkowego może być włączenie do swojej oferty możliwości osobistego odbioru dokumentów od klienta. Pozwala to przedsiębiorcom na zaoszczędzenie czasu, a rozliczającym księgi daje większe szanse na terminowe otrzymanie niezbędnych do rozliczenia dokumentów. W zależności od ustalonych warunków w umowie z klientem dokumentacja przekazywana jest do siedziby przez klienta lub też jest od niego odbierana przez upoważnionego przedstawiciela biura rachunkowego. Niektóre biura praktykują możliwość przekazywania dokumentów pocztą. Można także się umówić, iż dokumenty będą przesyłane przez klienta kurierem. To rozwiązanie niesie ze sobą jednak kilka rodzajów ryzyka. Po pierwsze, zwykle klient traktuje ostatni dzień wskazany w umowie na przekazanie dokumentów jako termin wysłania ich pocztą. A doręczenie nawet najszybszej przesyłki początkowej i kurierskiej trwa. Zatem biuro ma wtedy mniej czasu na zaksięgowanie dokumentów i przygotowanie informacji dla klienta. Po drugie, nie mamy 100% pewności, iż dokumenty dojdą. Oczywiście zaginięcia przesyłek zdarzają się rzadko, ale się zdarzają. I może to dotknąć naszych dokumentów. A odtworzyć dokumenty księgowe to zadanie na kilka tygodni. I po trzecie, ktoś za tę przesyłkę pocztową czy kurierską musi zapłacić. Klientom zależy na uzyskaniu tanich usług, biuro też nie powinno dokładać do obsługi klienta. WAŻNE Jeśli biuro preferuje osobisty sposób na dostarczanie dokumentów, warto wskazać klientowi, że dodatkową korzyścią przy tej formie będzie możliwość zapytania pracownika biura o poradę. Należy wskazać terminy Ustalając zasady przekazywania przez klienta dokumentów, należy przede wszystkim zwrócić uwagę na to, kiedy dokumenty powinny najpóźniej trafić do biura. W przypadku klientów, którzy w ciągu miesiąca przeprowadzają niewiele transakcji, można umówić się na jeden termin przekazywania dokumentów. Jednak jeśli klient przeprowadza dużo transakcji, warto aby tych terminów było więcej. W szczególności powinno dotyczyć to transakcji sprzedaży udokumentowanych fakturami i transakcji zakupu towarów i materiałów produkcyjnych. Tych transakcji u większości klientów jest najwięcej, ich księgowanie w księgach rachunkowych lub ujęcie w podatkowej księdze przychodów i rozchodów zajmie pracownikom najwięcej 12

13 czasu. Pamiętać należy, iż wtedy ostatnia partia dokumentacji powinna być przekazana w terminie umożliwiającym dochowanie terminów i wywiązanie się ze zobowiązań. W zależności od rodzaju usługi wykonywanej na rzecz klienta te terminy mogą być następujące: Prowadzenie PKPiR i rejestrów VAT komplet dokumentów wykazujących poniesione koszty i osiągnięte przychody, wyciągi bankowe i raporty kasowe, jeśli są prowadzone do 5. dnia następnego miesiąca. Prowadzenie ewidencji środków trwałych i wyposażenia dowód zakupu (nabycia) środka trwałego lub wyposażenia lub protokół odbioru środka trwałego do 5. dnia następnego miesiąca. Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu na bieżąco informacje o przejechanych trasach i liczbie kilometrów nie później niż do 5. dnia następnego miesiąca. Akta osobowe kwestionariusz osobowy, oświadczenia do umowy zlecenia, badania lekarskie, zaświadczenia o ukończeniu wstępnego szkolenia bhp, deklaracja PIT-2, świadectwa pracy i świadectwa ukończenia szkoły, inne dokumenty przed rozpoczęciem zatrudnienia pracownika. Sporządzanie zgłoszeń i wyrejestrowań ZUS kwestionariusz osobowy pracownika do 3 dni od podpisania umowy z pracownikiem. Sporządzanie list płac listy obecności, dokumenty potwierdzające nieobecność 7 dni roboczych przed dniem wypłaty wynagrodzeń. Warto uświadomić klienta, że im wcześniej przekaże dane do biura rachunkowego, tym większa jest możliwość zoptymalizowania zobowiązania podatkowego i tym wcześniej otrzyma informację o jego ostatecznej wysokości. UWAGA Warto czasem przypomnieć klientowi o terminie przekazywania dokumentów em lub telefonicznie. Przekazywanie informacji przez biuro Klienci biur rachunkowych oczekują odpowiednio wczesnego przekazania informacji o wysokości podatków, składek ZUS czy innych obciążeń, które będą musieli ponieść w związku z prowadzeniem przez nich działalności. Należy zatem w umowie szczegółowo wskazać też terminy i sposób przekazywania danych przez biuro klientowi. Tu najwygodniej (ze względu na to, że oryginały deklaracji podatkowych i ZUS z reguły to biuro przekazuje do organów podatkowych i ZUS) klientowi przekazywać taką informację elektronicznie. Oczywiście, jeśli klient będzie podpisywał deklaracje, to należy ustalić termin spotkania 1 2 dni wcześniej. 13

14 Terminy przekazywania danych też są uzależnione od rodzaju świadczonej usługi. Najbardziej elastyczne są terminy dotyczące listy płac. Zależą one od terminu wypłaty wynagrodzeń przez klienta. Dane o wysokości wynagrodzeń klient powinien otrzymać 1 2 dni przed terminem ich wypłaty. W takim czasie przygotowywana jest lista płac dla pracowników, rachunki do umów cywilnoprawnych (zlecenia, o dzieło), listy wypłat dywidend, listy wypłat za udział w organach stanowiących osób prawnych itd. Zwykle jest to zatem termin dzień miesiąca, jeśli termin wypłaty wynagrodzenia to ostatni dzień miesiąca, i termin dzień następnego miesiąca, jeśli klient płaci swoim pracownikom do 10. dnia następnego miesiąca. Klienci muszą rozliczać się z ZUS w terminie do 10. dnia każdego miesiąca (dla osób prowadzących działalność gospodarczą bez zatrudniania pracowników) lub do 15. dnia każdego miesiąca (dla pozostałych przedsiębiorców). Zatem biuro musi poinformować klienta o wysokości zobowiązań z tytułu składek ZUS za miesiąc poprzedni najpóźniej w tych dniach. W praktyce przyjmuje się, iż jest 1 2 dni wcześniej. Do 20. dnia następnego miesiąca klient musi wpłacić zaliczkę na podatek dochodowy od przychodów pracowników. Warto przyjąć, że informacja taka jest przekazywana do 15. dnia każdego miesiąca lub razem z informacją o wysokości składek ZUS. W tym samym terminie biuro rachunkowe opracowuje otrzymaną dokumentację księgową oraz przekazuje informację o przychodach, kosztach, wyniku rachunkowym (za dany miesiąc oraz w narastaniu do początku roku) oraz o wyniku podatkowym i wysokości zobowiązania z tytułu podatku dochodowego. W przypadku przedsiębiorcy rozliczającego się metodą kwartalną ostateczne rozliczenie za dany kwartał przekazywane jest w terminie do 20. dnia miesiąca następującego po danym kwartale, natomiast w trakcie kwartału klientowi przekazywane są dane informujące o przychodach, kosztach i wyniku rachunkowym/podatkowym za pierwszy i drugi miesiąc kwartału (oraz w narastaniu) do 20. dnia miesiąca następnego za miesiąc poprzedni. W terminie do 25. dnia każdego miesiąca biuro rachunkowe przygotowuje dla podatników VAT deklarację VAT-7 i przekazuje klientowi informację w sprawie rozliczenia podatku VAT. W przypadku przedsiębiorcy rozliczającego się metodą kwartalną deklaracja VAT za dany kwartał przygotowywana jest w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po danym kwartale, natomiast w trakcie kwartału (odpowiednio po pierwszym i drugim miesiącu kwartału) w terminie do 25. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni klientowi przekazywane są informacje w sprawie rozliczenia podatku VAT za opracowany okres. Jeśli w danym miesiącu po wprowadzeniu części dokumentów okazuje się, iż zobowiązanie podatkowe klienta może być wyższe 14

15 niż zazwyczaj, warto zasygnalizować mu wcześniej ten fakt, aby mógł przygotować się na wyższy przelew do urzędu skarbowego. WAŻNE Jeśli informacje o wysokości obciążeń podatkowych i ZUS są przez biuro przekazywane z kilkudniowym wyprzedzeniem, dobrą praktyką biura może być wysyłanie rano w dniu, w którym upływa termin zapłaty tych zobowiązań, a lub SMS-a z informacją dziś upływa termin zapłaty podatku (składek ZUS). Przypominamy o konieczności uiszczenia zobowiązania wg wcześniej przez nas podanych informacji. Ważne są sposób i forma przekazywanych dokumentów Aby nie było nieporozumień związanych z zaginięciem dokumentów, przy przekazywaniu powinien być wykonany spis dokumentów. Na nim musi być złożony podpis osoby przyjmującej i przekazującej. Przygotowywanie takich spisów jest niestety coraz częściej traktowane jako niepotrzebny obowiązek nieprawda, to zabezpiecza zarówno interesy klienta, jak i biura. Niektóre biura przekazują klientom kserokopie dokumentów z parafą przekazane do biura. Posiadanie przez klienta kopii dokumentu, którego oryginał przechowywany jest w biurze rachunkowym, jest przydatne do właściwego regulowania zobowiązań klienta wobec dostawców czy w razie innej nagłej potrzeby (np. sprawdzenie ceny zakupu). Obecnie jednak wygodniejsze jest, aby dokumenty zostały zeskanowane i umieszczone w jednym pliku albo kilku, zawierających jednak w każdym dokumenty tego samego rodzaju. Przy przekazaniu dokumentów klient i przedstawiciel biura wskazują, iż w pliku o danej nazwie znajduje się określona liczba dokumentów, można wskazać ich numery początkowe i końcowe. Jeśli pracownik biura będzie miał wątpliwości dotyczące ujęcia kosztu może, kontaktując się z prowadzącym działalność od razu odwołać do dokumentu, do którego wgląd ma prowadzący działalność lub jego pracownik. Niektórzy klienci prowadzą dość nietypowe rodzaje działalności, faktury przez nich przekazywane zamiast nazw towarów i usługi mają często symbole i indeksy, które niczego księgowym nie mówią. Zamiast samodzielnie poszukiwać informacji, np. w Internecie, czy dzwonić do klienta, warto poprosić go wcześniej o przygotowanie takiego słowniczka indeksów czy innych cech charakterystycznych dla jego działalności. Wtedy pracownicy biura nie będą musieli za każdym razem kontaktować się z klientem. Z drugiej strony warto, aby biuro przygotowało dla klienta schemat związany z opisywaniem dokumentów. Na takim schemacie należy wskazać, jak klient powinien wpisywać cel poniesienia kosztu. Będzie to istotne ułatwienie do ujmowania kosztów w PKPiR czy kwalifikowania nakładów w księgach rachunkowych. Klient zawsze powinien złożyć podpis pod 15

16 stwierdzeniem, czego dotyczy koszt (lub przychód) wynikający z faktury, i napisać, że dokument został sprawdzony pod względem merytorycznym. Koniecznie trzeba zwrócić klientom uwagę, aby umieszczali na dokumentach daty ich otrzymania. W przypadku mniejszych firm i nowych klientów warto wskazać im: które dokumenty muszą być przez nich koniecznie podpisane, a kiedy warto o taki podpis zadbać dodatkowo, mimo że prawo go nie wymaga; jakie elementy są krytyczne na fakturach oraz rachunkach i w związku z tym klienci muszą sprawdzić ich poprawność od razu przy wystawianiu otrzymywaniu dokumentów (nazwy i adresy firm, NIP, stawki podatku VAT, daty wystawienia dokumentu i daty sprzedaży) pozwoli to uniknąć wystawiania wielu not korygujących czy faktur korygujących; jeśli księgowane dokumenty dotyczą projektów unijnych muszą być na nich informacje o realizowanym projekcie i w jakiej części (kwotowo) została należność z faktury/ rachunku opłacona ze środków pochodzących z dotacji. Warto wyjaśnić klientowi, że to od uzyskanych od niego informacji zależy prawidłowe prowadzenie jego firmy pod względem finansowym oraz zgodnie z przepisami prawa, pod które podlega jako przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą. dr Katarzyna Trzpioła wieloletni praktyk, szkoleniowiec 16

17 Więcej ebooków o tematyce finansowo-księgowej: 1FS0014 ISBN: