OPIS SYSTEMU ZARZĄDZANIA I KONTROLI

Transkrypt

1 OPIS SYSTEMU ZARZĄDZANIA I KONTROLI Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata Łódź, 14 października 2009

2 SPIS TREŚCI: 1. INFORMACJE OGÓLNE Informacja przedkładana przez: Przedstawione informacje opisują stan na: Struktura systemu (ogólne informacje i schemat ilustrujący powiązania organizacyjne pomiędzy podmiotami należącymi do systemu zarządzania i kontroli): Instytucja Zarządzająca Instytucja Pośrednicząca II stopnia Instytucja Certyfikująca Instytucja Audytowa Wytyczne dostarczone IZ, IP II i IC w celu zagwarantowania należytego zarządzania finansami funduszy strukturalnych INSTYTUCJA ZARZĄDZAJĄCA IZ i jej główne funkcje Data i podstawa oficjalnego powołania IZ upoważniająca do pełnienia powierzonych zadań Wykaz zadań pełnionych bezpośrednio przez IZ Organizacja IZ Schemat organizacyjny i wykaz zadań jednostek Pisemne procedury opracowane na potrzeby pracowników IZ Opis procedur w zakresie wyboru i zatwierdzania operacji oraz w zakresie zapewniania zgodności operacji z przepisami krajowymi i wspólnotowymi, obowiązującymi przez cały okres realizacji Weryfikacja operacji Rozpatrywanie wniosków o płatność Opis sposobu przekazywania informacji IC przez IZ: Zasady kwalifikowalności ustanowione przez państwo członkowskie obowiązujące w ramach RPO WŁ Przepisy w zakresie zamówień publicznych, pomocy publicznej, równości szans i ochrony środowiska Instrukcje i wytyczne wydane w zakresie obowiązujących przepisów Rozwiązania w zakresie zapewnienia zgodności z obowiązującymi przepisami Ścieżka audytu Opis sposobu, w jaki wymogi określone w art. 15 Rozporządzenia Komisji (WE) Nr 1828/2006 będą wdrażane w odniesieniu do programu lub poszczególnych osi priorytetowych Opracowane instrukcje w sprawie przechowywania przez beneficjentów dokumentów potwierdzających Nieprawidłowości i kwoty odzyskane Opracowane instrukcje w sprawie sprawozdawczości i korekty nieprawidłowości oraz rejestracji wierzytelności i kwot odzyskanych z nienależnie dokonanych płatności Opis procedur w zakresie obowiązku informowania KE o nieprawidłowościach ORGANY POŚREDNICZĄCE Organ pośredniczący i jego główne funkcje Wykaz zadań IP II Organizacja organu pośredniczącego Schemat organizacyjny i wyszczególnienie funkcji jednostki Procedury pisemne opracowane na potrzeby pracowników IP II Opis procedur dotyczących wyboru i zatwierdzania operacji Weryfikacja operacji Rozpatrywanie wniosków o płatność Instytucja Certyfikująca Instytucja certyfikująca i jej główne funkcje Data i forma oficjalnego wyznaczenia instytucji certyfikującej Wyszczególnienie funkcji pełnionych przez instytucję certyfikującą Funkcje oficjalnie oddelegowane przez Instytucję Certyfikującą (funkcje, organy pośredniczące, forma delegacji) Organizacja instytucji certyfikującej Schemat organizacyjny i wyszczególnienie funkcji jednostek Opis Systemu Zarządzania i Kontroli RPO WŁ 2

3 Procedury pisemne opracowane w IC Poświadczanie deklaracji wydatków Opis procedury, zgodnie z którą deklaracje wydatków są sporządzane, poświadczane i przedkładane Komisji Opis działań podejmowanych przez Instytucję Certyfikującą w celu zapewnienia, że wymogi określone w art. 61 rozporządzenia (WE) nr 1083/2006 są spełnione Uzgodnienia dotyczące dostępu Instytucji Certyfikującej do szczegółowych informacji na temat operacji, weryfikacji i audytu będących w posiadaniu Instytucji Zarządzającej, organów pośredniczących i Instytucji Audytowej System księgowy Opis systemu księgowego, który należy wprowadzić i stosować jako podstawę służącą poświadczaniu wydatków do Komisji Europejskiej Poziom szczegółowości systemu księgowego: Kwoty odzyskane Opis systemu służącego zapewnianiu szybkiego odzyskania pomocy wspólnotowej Uzgodnienia dotyczące prowadzenia księgi dłużników oraz odejmowania odzyskanych kwot od wydatków, które mają być zadeklarowane KE INSTYTUCJE AUDYTOWE Opis głównych zadań i wzajemnych relacji Instytucji Audytowej i instytucji jej podporządkowanych Organizacja Instytucji Audytowej i instytucji jej podporządkowanych Schematy organizacyjne (w tym liczba przypisanych etatów) Rozwiązania w zakresie zagwarantowania niezależności Wymagane kwalifikacje i doświadczenie Opis procedur monitorowania wdrażania rekomendacji/zaleceń i środków korygujących wynikających z raportów audytowych/informacji pokontrolnych Opis procedur (jeśli dotyczy) dotyczących nadzoru Instytucji Audytowej nad działalnością instytucji audytowych jej podporządkowanych Roczne sprawozdanie audytowe i deklaracja zamknięcia Opis procedur dotyczących przygotowania rocznego raportu o kontroli, rocznej opinii i deklaracji zamknięcia Wyznaczenie koordynującej instytucji audytowej Opis roli koordynującej instytucji audytowej, jeśli dotyczy SYSTEM INFORMATYCZNY Opis systemu informatycznego wraz z wykresem (centralny lub wspólny system lub zdecentralizowany system z powiązaniami między systemami) Opis Systemu Zarządzania i Kontroli RPO WŁ 3

4 WYKAZ SKRÓTÓW / SŁOWNICZEK AFIS AW COP EFRR EWT FM GIKS IA IC IK NSRO IK RPO Instrukcje wykonawcze IP IP II IPOC IW PROW IZ IZ PO PT system, za pomocą którego przekazywane są do KE raporty dotyczące nieprawidłowości Biuro Audytu Wewnętrznego w Urzędzie Marszałkowskim w Łodzi Centrum Obsługi Przedsiębiorcy Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego Europejska Współpraca Terytorialna Departament Finansów w Urzędzie Marszałkowskim w Łodzi Generalny Inspektor Kontroli Skarbowej Instytucja Audytowa Instytucja Certyfikująca Instytucja Koordynująca Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia Instytucja Koordynująca Regionalne Programy Operacyjne dokumenty zawierające wewnętrzne procedury wdrożone w IZ RPO WŁ oraz IP II i przez nie przestrzegane, zawarte w Podręczniku procedur wdrażania Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata oraz Podręczniku Procedur wdrażania Osi priorytetowej III: Gospodarka, innowacyjność, przedsiębiorczość Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata Instytucja Pośrednicząca Instytucja Pośrednicząca II Stopnia Instytucja Pośrednicząca w Certyfikacji Instytucja Wdrażająca Program Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata Instytucja Zarządzająca Instytucja Zarządzająca Programem Operacyjnym Pomoc Techniczna IZ RPO WŁ Instytucja Zarządzająca Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Łódzkiego na lata JST KE Jednostki Samorządu Terytorialnego Komisja Europejska KK NSRO Komitet Koordynacyjny Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia KM KM RPO WŁ KK Komitet Monitorujący Komitet Monitorujący Regionalny Program Operacyjny Województwa Łódzkiego na lata Komisja Konkursowa KSI (SIMIK 07 13) Krajowy System Informatyczny (SIMIK 07-13) LSI MF MF-R MRR Lokalny System Informatyczny Ministerstwo Finansów Jednostka organizacyjna Ministerstwa Finansów, właściwa w zakresie informowania KE o nieprawidłowościach w wykorzystaniu funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności Ministerstwo Rozwoju Regionalnego Opis Systemu Zarządzania i Kontroli RPO WŁ 4

5 NIK NSRO Operacja OSZiK PO PO PT PR PT RPO WŁ Najwyższa Izba Kontroli Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia wspierające wzrost gospodarczy i zatrudnienie, Narodowa Strategia Spójności - dokument przyjęty przez Radę Ministrów 29 listopada 2006r. i zaakceptowany przez Komisję Europejską 7 maja 2007 r. projekt lub grupa projektów wybranych przez IZ RPO WŁ lub na jej odpowiedzialność, zgodnie z kryteriami zatwierdzonymi przez KM RPO WŁ i realizowanych przez jednego lub więcej beneficjentów, pozwalające na osiągnięcie celów osi priorytetowej, do której odnosi się ta operacja Opis Systemu Zarządzania i Kontroli Program Operacyjny Program Operacyjny Pomoc Techniczna Departament Polityki Regionalnej w Urzędzie Marszałkowskim w Łodzi Pomoc Techniczna Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata PROW Program Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata RIO Regionalna Izba Obrachunkowa Rozporządzenie Rady (WE) Nr 1083/2006 Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 Rozporządzenie (WE) Nr 1080/2006 Rozporządzenie Komisji (WE) Nr 1828/2006 RP RPO Rozporządzenie (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1783/1999 Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. ustanawiające szczegółowe zasady wykonania Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności oraz rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego Departament ds. Regionalnego Programu Operacyjnego w Urzędzie Marszałkowskim w Łodzi Regionalny Program Operacyjny RPO WŁ Regionalny Program Operacyjny Województwa Łódzkiego na lata SFC 2007 SZiK UE Umowa o dofinansowanie projektu UKS UM w Łodzi System zarządzania funduszami we Wspólnocie Europejskiej w latach (System for Fund management in the European Community ) System Zarządzania i Kontroli Unia Europejska Ilekroć w niniejszym dokumencie mowa jest o umowie o dofinansowanie projektu, rozumie się przez to również uchwałę w sprawie: przyznania dofinansowania na realizację projektu własnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata lub umowę o dofinansowanie projektu państwowych jednostek budżetowych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata Urząd Kontroli Skarbowej Urząd Marszałkowski w Łodzi Opis Systemu Zarządzania i Kontroli RPO WŁ 5

6 UOKiK Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów U RPO WŁ Szczegółowy opis osi priorytetowych Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata UZP Wydział KP Wydział KW Wydział MF Urząd Zamówień Publicznych Wydział ds. Kontroli Projektów w Centrum Obsługi Przedsiębiorcy Wydział Księgowości Wewnętrznej w Centrum Obsługi Przedsiębiorcy Wydział ds. Monitoringu, Finansów i Sprawozdawczości w Centrum Obsługi Przedsiębiorcy Wydział OA Wydział Organizacyjno Administracyjny w Centrum Obsługi Przedsiębiorcy Wydział PŁ Wydział WP Zespół OA-I Zespół ZP Zespół ZK Wydział Płatności w Centrum Obsługi Przedsiębiorcy Wydział Wyboru Projektów w Centrum Obsługi Przedsiębiorcy Wieloosobowe Stanowisko (Zespół) Informatyki i Bezpieczeństwa Systemów Informatycznych w Centrum Obsługi Przedsiębiorcy Zespół Promocji w Centrum Obsługi Przedsiębiorcy Zespół Konsultantów w Centrum Obsługi Przedsiębiorcy ZWŁ Zarząd Województwa Łódzkiego Opis Systemu Zarządzania i Kontroli RPO WŁ 6

7 1. INFORMACJE OGÓLNE 1.1. Informacja przedkładana przez: Państwo Członkowskie: Nazwa programu i numer CCI: Polska Regionalny Program Operacyjny Województwa Łódzkiego na lata PL161PO009 Punkt kontaktowy wraz z adresem oraz numerem faksu (instytucja odpowiedzialna za koordynację opisów): INSTYTUCJA ODPOWIEDZIALNA ZA KOORDYNACJĘ OPISÓW Departament Koordynacji Wdrażania Funduszy Unii Europejskiej Ministerstwo Rozwoju Regionalnego PUNKT KONTAKTOWY Dyrektor Marek Kalupa ul. Wspólna 2/ Warszawa tel fax sekretariatdpw@mrr.gov.pl 1.2. Przedstawione informacje opisują stan na: 14/10/ Struktura systemu (ogólne informacje i schemat ilustrujący powiązania organizacyjne pomiędzy podmiotami należącymi do systemu zarządzania i kontroli): Instytucja Koordynująca Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia IK NSRO (Departament Koordynacji Wdrażania Funduszy Unii Europejskiej w MRR) pełni funkcję koordynującą, polegającą na wypracowaniu dla wszystkich PO wspólnych rozwiązań w zakresie prawidłowego funkcjonowania systemu zarządzania, wdrażania, monitorowania i oceny realizacji NSRO. Rozwiązania te adresowane są do IZ, najczęściej w formie wytycznych. Instytucja Koordynująca RPO IK RPO (Departament Koordynacji i Wdrażania Programów Regionalnych w MRR) pełni funkcję koordynującą w zakresie przygotowania, wdrażania, monitoringu rzeczowego 16 RPO oraz w zakresie działań informacyjnych i promocyjnych, prowadzonych przez IZ RPO. Uczestniczy także w renegocjowaniu z KE poszczególnych RPO. Do głównych zadań IK RPO w zakresie koordynacji działań IZ RPO należy w szczególności: koordynacja zarządzania 16 RPO, w szczególności reprezentowanie Ministra Rozwoju Regionalnego jako IK RPO w pracach komitetów monitorujących RPO, koordynacja działań związanych ze współpracą resortu z samorządami województw jako instytucjami zarządzającymi RPO, promowanie i informowanie o interwencji EFRR w 16 RPO we współpracy z Departamentem Informacji, Promocji i Szkoleń, Opis Systemu Zarządzania i Kontroli RPO WŁ 7

8 koordynacja realizacji kontraktu wojewódzkiego, o którym mowa w art. 20 ust. 5 Ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju w zakresie realizacji 16 RPO, prowadzenie spraw związanych z dotacją rozwojową dla IZ RPO, z wyłączeniem zadań wykonywanych w powyższym zakresie przez Departament Ekonomiczno-Finansowy w MRR, koordynacja działań związanych z udziałem przedstawicieli resortu w pracach wojewódzkich konferencji współpracy, koordynacja wdrażania inicjatywy JESSICA oraz inicjatywy JEREMIE, przygotowywanie wniosków do Ministra Finansów o uruchomienie rezerwy celowej na realizację programów w zakresie RPO oraz weryfikacja wniosków przygotowanych przez dysponentów innych części budżetowych do Ministra Finansów o uruchomienie rezerwy celowej na realizację programów w zakresie RPO monitorowanie postępów i weryfikowanie sprawozdań z realizacji RPO, w tym Rocznych sprawozdań z realizacji RPO dla KE, opracowanie i koordynacja systemu wdrażania RPO, koordynacja działań w zakresie audytu zgodności, w tym: współpraca z IA, monitorowanie przygotowania instytucjonalnego do realizacji 16 RPO, monitorowanie przygotowania i weryfikacja OSZiK RPO, monitorowanie, we współpracy z właściwymi wydziałami, przygotowania pozostałych systemów (m.in. sprawozdawczość, ewaluacja, kontrola). Instytucja Zarządzająca Zgodnie z art. 59 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Rady (WE) Nr 1083/2006 IZ pełni wiodącą rolę w systemie zarządzania i kontroli PO. Ponosi ona odpowiedzialność za skuteczne i efektywne wdrażanie PO oraz za przestrzeganie i stosowanie odpowiednich regulacji i zasad. IZ może przekazać część swoich kompetencji Instytucjom Pośredniczącym (IP) lub Instytucjom Pośredniczącym II stopnia (IP II). Ponosi jednak całkowitą odpowiedzialność za prawidłowość realizacji powierzonych zadań, kontroluje także sposób ich wykonania oraz skuteczność, w ramach kontroli systemowej. Instytucja Pośrednicząca II stopnia Zgodnie z art. 5 pkt. 4 Ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju rolę IP II może pełnić podmiot publiczny lub prywatny, któremu na podstawie porozumienia lub umowy została powierzona, w ramach programu operacyjnego, realizacja zadań odnoszących się bezpośrednio do beneficjentów. IP II pełni również funkcje IP w rozumieniu art. 2 pkt. 6 Rozporządzenia Rady (WE) Nr 1083/2006. Instytucja Audytowa IA została wyznaczona zgodnie z art. 59 ust. 1 lit. c Rozporządzenia Rady (WE) Nr 1083/2006. Jej rolę pełni Departament Ochrony Interesów Finansowych Unii Europejskiej, umiejscowiony w pionie GIKS w MF. IA prowadzi niezależne audyty SZiK PO. Ponadto IA za pomocą UKS prowadzi kontrole systemowe oraz audyty operacji na poziomie beneficjentów. Instytucja Certyfikująca IC została wyznaczona zgodnie z art. 59 ust. 1 lit. b Rozporządzenia Rady (WE) Nr 1083/2006, a jej rolę pełni Departament Instytucji Certyfikującej w MRR. IC poświadcza wobec KE, że deklaracja wydatków jest dokładna, oparta na weryfikowalnych dokumentach uzupełniających, wynika z wiarygodnych systemów księgowych. Poświadcza także, że zadeklarowane wydatki są zgodne z mającymi zastosowanie zasadami krajowymi, wspólnotowymi i zostały poniesione w związku z operacjami wybranymi do finansowania, zgodnie z kryteriami właściwymi dla danego PO. Powiązania organizacyjne pomiędzy instytucjami uczestniczącymi w SZiK RPO WŁ obrazuje Załącznik nr 1. Opis Systemu Zarządzania i Kontroli RPO WŁ 8

9 Komitet Monitorujący KM, którego funkcjonowanie zapewnia IZ, prowadzi monitoring wdrażania PO. Proces monitoringu uzupełnia działalność KK NSRO. KM RPO WŁ został powołany zgodnie z art. 63 ust. 1 Rozporządzenia Rady (WE) Nr 1083/2006 Uchwałą ZWŁ Nr 1556/07 z dnia 5 grudnia 2007 r. Tym samym wypełniony został obowiązek powołania KM w ciągu 3 miesięcy od daty powiadomienia strony polskiej o decyzji zatwierdzającej RPO WŁ przez KE. W KM RPO WŁ uczestniczy strona rządowa, samorządowa oraz partnerzy społeczni i gospodarczy. KM RPO WŁ upewnia się co do skuteczności i jakości realizacji RPO WŁ, m.in. dokonując okresowego przeglądu postępów jego wdrażania, w szczególności analizując osiągnięcie konkretnych celów, określonych dla każdej osi priorytetowej. KM RPO WŁ dokonuje również oceny stanu realizacji RPO WŁ, zwłaszcza w przypadkach, kiedy monitorowanie ujawniło znaczące odchylenia od założonych pierwotnie celów lub gdy zgłoszony został wniosek o dokonanie przeglądu RPO WŁ (art. 48 ust. 3 Rozporządzenia Rady (WE) Nr 1083/2006) Instytucja Zarządzająca INSTYTUCJA ZARZĄDZAJACA ZARZĄD WOJEWÓDZTWA ŁÓDZKIEGO URZĄD MARSZAŁKOWSKI W ŁODZI DEPARTAMENT POLITYKI REGIONALNEJ ZARZĄD WOJEWÓDZTWA ŁÓDZKIEGO URZĄD MARSZAŁKOWSKI W ŁODZI DEPARTAMENT ds. REGIONALNEGO PROGRAMU OPERACYJNEGO PUNKT KONTAKTOWY Dyrektor Marcin Podgórski Al. Piłsudskiego Łódź tel.: fax strategia@lodzkie.pl Dyrektor Maja Reszka Al. Piłsudskiego Łódź tel.: fax rpo@lodzkie.pl ZARZĄD WOJEWÓDZTWA ŁÓDZKIEGO URZĄD MARSZAŁKOWSKI W ŁODZI DEPARTAMENT FINANSÓW Skarbnik Województwa Jadwiga Kawecka Al. Piłsudskiego Łódź tel.: fax fm.euro@lodzkie.pl Opis Systemu Zarządzania i Kontroli RPO WŁ 9

10 Instytucja Pośrednicząca II stopnia INSTYTUCJA POŚREDNICZĄCA II STOPNIA CENTRUM OBSŁUGI PRZEDSIĘBIORCY PUNKT KONTAKTOWY Dyrektor Maciej Kokotek ul. Roosevelta Łódź tel fax Instytucja Certyfikująca INSTYTUCJA CERTYFIKUJĄCA MINISTER ROZWOJU REGIONALNEGO MINISTERSTWO ROZWOJU REGIONALNEGO DEPARTAMENT INSTYTUCJI CERTYFIKUJĄCEJ PUNKT KONTAKTOWY Dyrektor Sylwester Zając ul. Chałubińskiego Warszawa tel fax sylwester.zajac@mrr.gov.pl Adres do korespondencji: ul. Wspólna 2/ Warszawa Instytucja Audytowa INSTYTUCJA AUDYTOWA GENERALNY INSPEKTOR KONTROLI SKARBOWEJ MINISTERSTWO FINANSÓW DEPARTAMENT OCHRONY INTERESÓW FINANSOWYCH UNII EUROPEJSKIEJ PUNKT KONTAKTOWY Dyrektor Agnieszka Królikowska ul. Świętokrzyska Warszawa tel fax sekretariat.cz@mofnet.gov.pl Opis Systemu Zarządzania i Kontroli RPO WŁ 10

11 1.4. Wytyczne dostarczone IZ, IP II i IC w celu zagwarantowania należytego zarządzania finansami funduszy strukturalnych W celu zapewnienia prawidłowego zarządzania finansowego środkami EFRR IZ RPO WŁ stosuje się do przepisów prawa wspólnotowego oraz krajowego, w tym w szczególności do: - Rozporządzenia Rady (WE) Nr 1083/2006, - Rozporządzenia (WE) Nr 1080/2006, - Rozporządzenia Komisji (WE) Nr 1828/2006, - Ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju, - Ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych, - Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, - Rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 7 września 2007 r. w sprawie wydatków związanych z realizacją programów operacyjnych, - Uchwały nr 24 Rady Ministrów z dnia 5 lutego 2008 r. w sprawie zakresu i warunków dofinansowania Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata IZ RPO WŁ stosuje się do wytycznych Ministra Rozwoju Regionalnego, wydanych na podstawie art. 35 ust. 3 Ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju w celu zapewnienia zgodności sposobu wdrażania programów operacyjnych z prawem Unii Europejskiej oraz spełnienia wymagań określonych przez KE, a także w celu zapewnienia jednolitości zasad wdrażania programów operacyjnych: - Wytycznych w zakresie trybu dokonywania płatności i rozliczeń, - Wytycznych w zakresie sprawozdawczości, - Wytycznych w zakresie ewaluacji programów operacyjnych na lata , - Wytycznych w zakresie warunków gromadzenia i przekazywania danych w formie elektronicznej, - Wytycznych w zakresie procesu kontroli w ramach obowiązków Instytucji Zarządzającej Programem Operacyjnym, - Wytycznych w zakresie sposobu postępowania w razie wykrycia nieprawidłowości w wykorzystaniu funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w okresie programowania Krajowych wytycznych dotyczących kwalifikowania wydatków w ramach funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w okresie programowania , - Wytycznych w zakresie warunków certyfikacji oraz przygotowania prognoz wniosków o płatność do Komisji Europejskiej w Programach Operacyjnych w ramach Narodowych Strategicznych Ram Odniesienia na lata , - Wytycznych Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie programowania działań dotyczących mieszkalnictwa, - Wytycznych w zakresie postępowania w sprawie oceny oddziaływania na środowisko dla przedsięwzięć współfinansowanych z krajowych i regionalnych programów operacyjnych, - Wytycznych w zakresie wymogów, jakie powinny uwzględniać procedury odwoławcze ustalone dla programów operacyjnych dla konkursów ogłaszanych od dnia 20 grudnia 2008 r., - Wytycznych w zakresie procedury odwoławczej dla wszystkich programów operacyjnych, - Wytycznych w zakresie zasad dofinansowania z programów operacyjnych podmiotów realizujących obowiązek świadczenia usług publicznych w transporcie zbiorowym, - Wytycznych w zakresie zasad dofinansowania z programów operacyjnych podmiotów realizujących obowiązek świadczenia usług publicznych w ramach zadań własnych jednostek samorządu terytorialnego w gospodarce odpadami, Opis Systemu Zarządzania i Kontroli RPO WŁ 11

12 - Wytycznych w zakresie wybranych zagadnień związanych z przygotowaniem projektów inwestycyjnych, w tym projektów generujących dochód oraz Wytycznych do przygotowania inwestycji w zakresie środowiska współfinansowanych przez Fundusz Spójności i Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego w latach , - Wytycznych dotyczących dokonywania przeglądu i renegocjacji z Komisją Europejską programów operacyjnych w ramach Narodowych Strategicznych Ram Odniesienia na lata , - Wytycznych w zakresie jednolitego systemu zarządzania i monitorowania projektów indywidualnych, zgodnych z art. 28 ust. 1 Ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju, - Wytycznych w zakresie korzystania z pomocy technicznej, - Wytycznych nr 3 dotyczących komitetów monitorujących, - Wytycznych w zakresie informacji i promocji, - Wytycznych nr 2 w zakresie szczegółowego opisu priorytetów programu operacyjnego. Dodatkowo IZ RPO WŁ opracowała następujące dokumenty: - Zasady kwalifikowalności wydatków objętych dofinansowaniem w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata , - Zasady wyboru projektów w trybie konkursu zamkniętego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata , - Zasady przygotowania Indywidualnych Projektów Kluczowych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata , - Zasady procedury odwoławczej w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata , - Zasady dotyczących przygotowania studium wykonalności dla projektów w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata : - Zasady dotyczące przygotowywania studiów wykonalności dla projektów nie objętych wytycznymi sektorowymi. - Zasady dotyczące przygotowywania studiów wykonalności w zakresie infrastruktury drogowej - Zasady dotyczące przygotowywania studiów wykonalności w zakresie systemów zaopatrzenia w wodę, - Zasady dotyczące przygotowywania studiów wykonalności w zakresie systemów odprowadzania i oczyszczania ścieków, - Zasady dotyczące przygotowywania studiów wykonalności w zakresie systemów ochrony ziemi, - Zasady dotyczące przygotowywania studiów wykonalności w zakresie systemów ochrony powietrza, - Zasady dotyczące przygotowywania studiów wykonalności w zakresie obiektów kubaturowych, - Zasady dotyczące przygotowywania studiów wykonalności w zakresie infrastruktury kultury, - Zasady dotyczące przygotowywania studiów wykonalności w zakresie Społeczeństwa Informacyjnego, - Zasady przygotowania Planu Rozwoju Lokalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata , - Zasady przygotowania Lokalnego Programu Rewitalizacji/Zintegrowanego Programu Rozwoju Lokalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata , - Zasady dotyczące przeprowadzania kontroli w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata , Opis Systemu Zarządzania i Kontroli RPO WŁ 12

13 - Zasady sprawozdawczości w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata , - Zasady dotyczące sposobu postępowania w razie wykrycia nieprawidłowości w wykorzystaniu środków Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata , - Zasady dotyczące korzystania z pomocy technicznej w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata , - Wzór Biznes Planu dla wnioskodawców ubiegających się o wsparcie w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata Plan Komunikacji dla Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata , - Plan Ewaluacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata , - Zasady promocji projektów dla beneficjentów Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata , - Szczegółowy opis kryteriów wyboru projektów w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata IZ RPO WŁ stosuje także zalecenia MRR, m. in. w zakresie: - Wymierzania korekt finansowych za naruszenia prawa zamówień publicznych związane z realizacją projektów współfinansowanych ze środków funduszy UE. 2. INSTYTUCJA ZARZĄDZAJĄCA 2.1. IZ i jej główne funkcje Data i podstawa oficjalnego powołania IZ upoważniająca do pełnienia powierzonych zadań Zakres SZiK PO określają NSRO. IZ RPO WŁ jest ZWŁ, który wykonuje swoje zadania za pośrednictwem odpowiednich komórek organizacyjnych UM w Łodzi: Departamentu Polityki Regionalnej, Departamentu ds. Regionalnego Programu Operacyjnego oraz Departamentu Finansów. Funkcje IZ RPO WŁ określone zostały w: - Rozporządzeniu Rady (WE) Nr 1083/2006, - Ustawie z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju, - RPO WŁ, - Statucie Województwa Łódzkiego, - Regulaminie Organizacyjnym UM w Łodzi Wykaz zadań pełnionych bezpośrednio przez IZ IZ RPO WŁ jest odpowiedzialna m. in. za zarządzanie programem, przygotowanie Szczegółowego opisu osi priorytetowych z uwzględnieniem wytycznych MRR oraz opracowywanie w razie potrzeby propozycji jego zmian. Ponadto IZ RPO WŁ może tworzyć własne dokumenty, np. w formie zasad, decyzji, interpretacji, oświadczeń. Do szczegółowych zadań IZ RPO WŁ należy m. in.: Zarządzanie: określenie systemu realizacji RPO WŁ; przygotowanie szczegółowego opisu osi priorytetowych RPO WŁ oraz jego zmian ; opracowanie, w razie potrzeby, propozycji zmian w RPO WŁ; Opis Systemu Zarządzania i Kontroli RPO WŁ 13

14 przygotowanie i przekazanie KM RPO WŁ do zatwierdzenia propozycji kryteriów wyboru projektów oraz propozycji ich zmian; inicjowanie i nadzorowanie przygotowania dokumentów programowych niezbędnych dla prawidłowej realizacji RPO WŁ; Wdrażanie: przygotowanie dokumentów niezbędnych dla prawidłowej realizacji RPO WŁ; zakwalifikowanie do dofinansowania projektów w oparciu o zatwierdzone przez KM RPO WŁ kryteria wyboru projektów; zawieranie z beneficjentami umów o dofinansowanie projektu lub wydawanie decyzji, o której mowa w art. 28 ust. 2 Ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju; weryfikacja formalna, merytoryczna oraz formalno rachunkowa wniosków o płatność od beneficjentów oraz sporządzanie na ich podstawie Poświadczeń i deklaracji wydatków oraz wniosków o płatność od IZ do IC; dokonywanie płatności ze środków RPO WŁ na rzecz beneficjentów; odzyskiwanie środków od beneficjentów oraz prowadzenie rejestru kwot podlegających procedurze odzyskania, kwot odzyskanych oraz kwot wycofanych po anulowaniu całości lub części wkładu wspólnotowego (rejestru dłużników); zapewnienie utrzymywania przez beneficjentów i inne podmioty uczestniczące w realizacji operacji odrębnego systemu księgowego albo odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich transakcji związanych z operacją, bez uszczerbku dla krajowych zasad księgowych; przygotowanie dokumentów oraz bieżąca obsługa realizacji projektów w ramach pomocy technicznej; Monitoring, sprawozdawczość i ewaluacja: kierowanie pracą KM RPO WŁ oraz dostarczanie mu wymaganej dokumentacji w celu umożliwienia monitorowania jakościowego realizacji RPO WŁ w świetle jego szczegółowych celów; opracowywanie i przedkładanie KE rocznych i końcowych sprawozdań z realizacji RPO WŁ, po ich uprzednim zatwierdzeniu przez KM RPO WŁ; sporządzanie informacji miesięcznych oraz sprawozdań okresowych z realizacji RPO WŁ; monitorowanie postępów w realizacji, stopnia osiągania celów oraz ewaluacja RPO WŁ; zapewnienie prawidłowego przeprowadzenia ocen, związanych z monitorowaniem RPO WŁ; sporządzanie bieżących i kwartalnych raportów o nieprawidłowościach oraz informacji o nieprawidłowościach niepodlegających raportowaniu do KE; Kontrola: zapewnienie, że operacje są wybierane do finansowania zgodnie z kryteriami mającymi zastosowanie do RPO WŁ oraz że spełniają one mające zastosowanie zasady wspólnotowe i krajowe przez cały okres ich realizacji; weryfikacja, że współfinansowane towary i usługi są dostarczone oraz że wydatki zadeklarowane przez beneficjentów zostały rzeczywiście poniesione; prowadzenie kontroli realizacji RPO WŁ, w tym kontroli realizacji poszczególnych dofinansowanych projektów; prowadzenie kontroli systemowej w odniesieniu do IP.II; zapewnienie przestrzegania wymogów w zakresie informacji i promocji; Opis Systemu Zarządzania i Kontroli RPO WŁ 14

15 Zarządzanie finansowe oraz ustalenie zasad kwalifikowalności wydatków: określenie kryteriów kwalifikowalności wydatków objętych dofinansowaniem w ramach RPO WŁ; określenie poziomu dofinansowania projektu jako procentu wydatków objętych dofinansowaniem; zarządzanie środkami finansowymi przeznaczonymi na realizację RPO WŁ, pochodzącymi z budżetu państwa, budżetu województwa; zapewnienie otrzymywania przez IC wszystkich niezbędnych informacji o procedurach i weryfikacjach prowadzonych w odniesieniu do wydatków na potrzeby poświadczania; ustalanie i nakładanie korekt finansowych, o których mowa w art. 98 Rozporządzenia Rady (WE) Nr 1083/2006; Informacja i promocja: zapewnienie właściwej informacji i promocji RPO WŁ; udzielanie beneficjentom informacji na temat warunków kwalifikowalności do otrzymania dofinansowania w ramach RPO WŁ, procedur rozpatrywania wniosków o dofinansowanie oraz czasu trwania poszczególnych procedur, kryteriów wyboru operacji do dofinansowania, punktów kontaktowych, w których można uzyskać informacje na temat RPO WŁ; przeprowadzenie działań informacyjnych i promocyjnych skierowanych do opinii publicznej, mających na celu możliwie największe nagłośnienie w środkach masowego przekazu, m.in. faktu uruchomienia RPO WŁ, wykazu beneficjentów, tytułów operacji i przyznanych im kwot finansowania publicznego, jak również efektów realizacji RPO WŁ. Archiwizacja: zapewnienie istnienia informatycznego systemu rejestracji i przechowywania zapisów księgowych dla każdej operacji w ramach RPO WŁ oraz zapewnienie, że dane na temat ich realizacji, niezbędne do celów zarządzania finansowego, monitorowania, weryfikacji, audytu i oceny są gromadzone; ustanowienie procedur dla zapewnienia, że wszystkie dokumenty dotyczące wydatków i audytów, wymagane do zapewnienia właściwej ścieżki audytu są przechowywane przez okres trzech lat od zamknięcia RPO WŁ lub przez okres trzech lat następujących po roku, w którym dokonano częściowego zamknięcia operacji w ramach RPO WŁ; Zadania oficjalnie oddelegowane przez IZ W ramach RPO WŁ powierza się IP II w drodze Porozumienia, zadania związane z realizacją osi priorytetowej III Gospodarka, innowacyjność, przedsiębiorczość: określenie struktury organizacyjnej zapewniającej podział funkcji związanych z zarządzaniem i kontrolą, zgodnie z zasadą ich rozdzielenia w obrębie jednostki; opracowanie Podręcznika procedur IP II, przedłożenie go do zatwierdzenia przez IZ RPO WŁ oraz jego aktualizacja; organizację procesu naboru wniosków o dofinansowanie w trybie konkursowym; dokonywanie oceny i wyboru projektów do dofinansowania, w oparciu o zatwierdzone przez KM RPO WŁ kryteria wyboru projektów; prowadzenie spraw w zakresie procedury odwoławczej; zawieranie umów z beneficjentami o dofinansowanie projektu; kontrolę realizacji dofinansowanych projektów; weryfikację wniosków o płatność; dokonywanie płatności ze środków RPO WŁ na rzecz beneficjentów; Opis Systemu Zarządzania i Kontroli RPO WŁ 15

16 informowanie o nieprawidłowościach zgodnie z obowiązującym Systemem Informowania o Nieprawidłowościach; odzyskiwanie kwot do zwrotu od beneficjentów; prowadzenie rejestru dłużników w zakresie powierzonym do wdrażania IP II; monitorowanie postępów w realizacji działań oraz dofinansowanych projektów; sporządzanie sprawozdań okresowych, rocznych i sprawozdania końcowego oraz informacji miesięcznych z realizacji działań; sporządzanie i przedkładanie na potrzeby IZ RPO WŁ informacji o stanie realizacji zadań; przedkładanie IZ RPO WŁ Poświadczenia i deklaracji wydatków oraz przygotowywanie prognoz wydatków; obsługę właściwych systemów informatycznych dokonywanie, w zakresie właściwości rzeczowej, wszelkich możliwych operacji przy użyciu systemów udostępnionych przez IZ RPO WŁ; prowadzenie działań informacyjnych i promocyjnych, także we współpracy z IZ RPO WŁ, zgodnych z Planem Komunikacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata ; uczestnictwo w zarządzaniu finansowym RPO WŁ, w tym przekazywanie IZ RPO WŁ wszelkich niezbędnych informacji w powyższym zakresie; zadania w zakresie zamknięcia i ewaluacji Osi priorytetowej III RPO WŁ; przechowywanie i archiwizację dokumentacji związanej z realizacją powierzonych zadań, realizację procedur związanych z wykorzystaniem środków Pomocy Technicznej w celu pokrycia kosztów funkcjonowania IP II i realizacji powierzonych zadań; przekazywanie IZ RPO WŁ na jej wniosek materiałów, opracowań, informacji i wyjaśnień w zakresie wykonywanych zadań; Dokonując delegacji IZ RPO WŁ zachowuje całkowitą odpowiedzialność za całość realizacji programu. Opis Systemu Zarządzania i Kontroli RPO WŁ 16

17 2.2. Organizacja IZ Schemat organizacyjny i wykaz zadań jednostek ZWŁ pełniąc rolę IZ RPO WŁ działa za pośrednictwem odpowiednich komórek organizacyjnych UM w Łodzi. Strukturę organizacyjną UM w Łodzi, zakres realizowanych zadań oraz ich podział pomiędzy poszczególne departamenty określa Regulamin Organizacyjny. W proces zarządzania i wdrażania RPO WŁ zaangażowano następujące departamenty: 1. Departament Polityki Regionalnej PR, 2. Departament ds. Regionalnego Programu Operacyjnego RP, 3. Departament Finansów FM. IZ RPO WŁ Departament Polityki Regionalnej Dyrektor Zastępca Dyrektora Wydział Programowania Rozwoju Regionu PR.I. 13 ETATÓW (docelowo 13) Wydział ds. Wdrażania Projektów Własnych Samorządu Województwa PR.II. 3 ETATY (docelowo 4) Departament ds. Regionalnego Programu Operacyjnego Dyrektor 2 Zastępców Dyrektora Wydział ds. Projektów z zakresu Infrastruktury Transportowej i Ochrony Środowiska RP.I. 10 ETATÓW (docelowo 10) Wydział ds. Projektów z zakresu Społeczeństwa Informacyjnego oraz Projektów Kluczowych RPO WŁ RP.II. 8 ETATÓW (docelowo 8) Departament Finansów Skarbnik Województwa - Dyrektor Z-ca Dyrektora ds. Funduszy Europejskich Wydział Rozliczeń Regionalnego Programu Operacyjnego WŁ FM.VI. 11 ETATÓW (docelowo 16) Wydział Monitorowania Rozwoju Regionu PR.IV. 8 ETATÓW (docelowo 8) Wydział ds. Informacji i Promocji PR.V. 10 ETATÓW (docelowo 10) Wydział ds. Odwołań i Kontroli PR.VI 2 ETATY(docelowo 3) Wydział ds. Projektów z zakresu Odnowy Obszarów Miejskich i Infrastruktury Społecznej RP.III. 10 ETATÓW (docelowo 10) Wydział ds. Kontroli Projektów RP.IV. 15 ETATÓW (docelowo 20) Wydział ds. Finansowych RP.V. 12 ETATÓW (docelowo 16) Wydział Monitoringu i Raportowania RP.VI. 8 ETATÓW (docelowo 9) Wydział ds. Pomocy Technicznej RP.VII. 2 ETATY (docelowo 4) Wydział Księgowości Funduszy Europejskich FM.VII. 7 ETATÓW (docelowo 8) Opis Systemu Zarządzania i Kontroli RPO WŁ 17

18 Szczegółowy podział zadań w ramach IZ RPO WŁ obrazuje poniższa tabela: PR Wydział PR.I Wydział PR.II Zadania 1) opracowanie projektów aktów wykonawczych do strategii rozwoju województwa, w szczególności RPO WŁ oraz projektów ich aktualizacji, 2) opiniowanie opracowań ministerstw, urzędów centralnych oraz komórek organizacyjnych i innych jednostek w zakresie problematyki rozwoju regionalnego, 3) przeprowadzanie konsultacji projektów dokumentów programowych, 4) inicjowanie i nadzorowanie przygotowania projektów dokumentów niezbędnych dla prawidłowej realizacji regionalnych programów operacyjnych, 5) przygotowanie projektu opisu systemu zarządzania i kontroli, 6) wprowadzanie zgodnie z zakresem zadań danych do systemu informatycznego, 7) przygotowywanie materiałów informacyjnych do publikacji zewnętrznych i nadzór nad ich bieżącą aktualizacją. Zadania 1) przygotowywanie i realizacja projektów z zakresu pomocy technicznej, 2) koordynacja działań związanych z wykorzystaniem pomocy technicznej RPO WŁ, 3) współpraca z komórkami i jednostkami organizacyjnymi województwa w zakresie opracowywania przez nich projektów własnych, 4) nadzór formalny nad wdrażaniem projektów własnych Samorządu Województwa, 5) opiniowanie opracowań ministerstw, urzędów centralnych oraz innych jednostek w zakresie zadań wydziału, 6) wprowadzanie zgodnie z zakresem zadań danych do systemu informatycznego. Wydział PR.IV Zadania 1) monitorowanie i ewaluacja rozwoju regionalnego, 2) obsługa przedstawicieli samorządu uczestniczących w pracach KM RPO WŁ, 3) opracowywanie projektów dokumentów niezbędnych w realizacji regionalnych programów operacyjnych, 4) przygotowywanie planu ewaluacji RPO WŁ, 5) wprowadzanie zgodnie z zakresem zadań, danych do systemu informatycznego, 6) realizacja zadań jednostki ewaluacyjnej dla RPO WŁ. Wydział PR.V Zadania 1) prowadzenie działań informacyjno promocyjnych w zakresie dostępnych środków EFRR w ramach regionalnych programów operacyjnych, w tym organizacja i nadzór nad procesem szkoleń, konferencji, seminariów, 2) prowadzenie punktu informacyjnego RPO WŁ, 3) przygotowywanie materiałów informacyjnych do publikacji zewnętrznych i nadzór nad ich bieżącą aktualizacją i dystrybucją, 4) współpraca z instytucjami zaangażowanymi we wdrażanie funduszy strukturalnych UE, w tym w szczególności RPO WŁ w zakresie działań informacyjnych i promocyjnych, 5) prowadzenie strony internetowej - zapewnienie jej bieżącej aktualizacji, Opis Systemu Zarządzania i Kontroli RPO WŁ 18

19 6) przygotowanie i realizacja projektów z zakresu pomocy technicznej, 7) wprowadzanie zgodnie z zakresem zadań danych do systemu informatycznego. Wydział PR.VI Zadania 1) rozpatrywanie protestów w odniesieniu do projektów realizowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata , 2) uczestniczenie w konsultacjach projektów procedur, dokumentów programowych w zakresie zadań Wydziału, 3) opiniowanie opracowań ministerstw, urzędów centralnych, własnych komórek organizacyjnych oraz innych jednostek w zakresie zadań Wydziału, 4) przygotowywanie materiałów informacyjnych do publikacji zewnętrznych i nadzór nad ich bieżącą aktualizacją. RP Wydział RP.I Zadania 1) przygotowanie dokumentów niezbędnych dla prowadzenia procesu naboru, 2) realizacja procesu naboru, oceny formalnej oraz merytorycznej projektów, 3) przedstawianie do zatwierdzenia zarządowi list projektów, 4) przygotowywanie umów o dofinansowanie projektów, 5) współpraca z innymi podmiotami merytorycznie powiązanymi z zadaniami Wydziału, 6) określanie potrzeb i zamawianie ekspertyz do oceny projektów, 7) wprowadzanie zgodnie z zakresem zadań danych do systemu informatycznego, 8) przygotowywanie materiałów informacyjnych do publikacji zewnętrznych. Wydział RP.II Zadania 1) przygotowanie dokumentów niezbędnych dla prowadzenia procesu naboru, 2) realizacja procesu naboru, oceny formalnej oraz merytorycznej projektów, 3) przedstawianie do zatwierdzenia zarządowi list projektów, 4) przygotowywanie umów o dofinansowanie projektów, 5) współpraca z innymi podmiotami merytorycznie powiązanymi z zadaniami Wydziału, 6) określanie potrzeb i zamawianie ekspertyz do oceny projektów, 7) wprowadzanie zgodnie z zakresem zadań danych do systemu informatycznego, 8) przygotowywanie materiałów informacyjnych do publikacji zewnętrznych. Wydział RP.III Zadania 1) przygotowanie dokumentów niezbędnych dla prowadzenia procesu naboru, 2) realizacja procesu naboru, oceny formalnej oraz merytorycznej projektów, 3) przedstawianie do zatwierdzenia zarządowi list projektów, 4) przygotowywanie umów o dofinansowanie projektów, 5) współpraca z innymi podmiotami merytorycznie powiązanymi z zadaniami Wydziału, 6) określanie potrzeb i zamawianie ekspertyz do oceny projektów, 7) wprowadzanie zgodnie z zakresem zadań danych do systemu informatycznego, 8) przygotowywanie materiałów informacyjnych do publikacji zewnętrznych. Opis Systemu Zarządzania i Kontroli RPO WŁ 19

20 Wydział RP.IV Zadania 1) sporządzanie projektów planów kontroli, 2) przeprowadzanie planowych i doraźnych kontroli systemowych IP II, 3) przeprowadzanie planowych i doraźnych kontroli realizacji projektów w ramach RPO WŁ, 4) sporządzanie informacji pokontrolnej oraz wydawanie zaleceń pokontrolnych, 5) opracowywanie projektów dokumentów niezbędnych w realizacji RPO WŁ, 6) wprowadzanie zgodnie z zakresem zadań danych do systemu informatycznego, 7) przeprowadzanie kontroli uprzedniej (ex-ante) o udzielenie zamówienia publicznego, 8) sporządzanie projektów decyzji administracyjnych dotyczących zwrotu środków od beneficjentów, 9) przekazywanie dokumentacji z kontroli projektów do instytucji zewnętrznych zgodnie z właściwą instrukcją wykonawczą. Wydział RP.V Zadania 1) weryfikacja formalna i merytoryczna wniosków o płatność składanych przez beneficjentów w ramach RPO WŁ, 2) przygotowywanie zbiorczych wniosków o płatność, 3) przeprowadzanie lub zlecanie wyrywkowej kontroli prac, usług i dostaw opisanych fakturami/innymi dowodami księgowymi o równoważnej wartości dowodowej oraz procedur przetargowych, 4) przygotowywanie prognoz wydatków środków finansowych dla projektów realizowanych w ramach RPO WŁ, 5) opracowywanie projektów dokumentów niezbędnych w realizacji RPO WŁ, 6) wprowadzanie zgodnie z zakresem zadań danych do systemu informatycznego, 7) przygotowywanie Poświadczeń i deklaracji wydatków oraz wniosków o płatność okresową od IZ do IC, 8) przygotowywanie wniosków o udzielenie dotacji rozwojowej, zgodnie z obowiązującymi procedurami, 9) prowadzenie rejestru obciążeń na projekcie (rejestru dłużników), 10) weryfikacja formalna i merytoryczna Poświadczeń i deklaracji wydatków oraz wniosków o płatność okresową od IP II do IZ, 11) przygotowanie budżetu rocznego RP oraz RPO WŁ, 12) kontrola wykorzystania alokacji środków w ramach RPO WŁ. Wydział RP.VI Zadania 1) monitorowanie realizacji RPO WŁ w województwie, 2) sporządzanie informacji miesięcznych, sprawozdań okresowych, rocznych i końcowego z wdrażania w województwie RPO WŁ i przekazywanie ich IK RPO oraz do wiadomości IPOC, 3) przekazywanie do zatwierdzenia KM RPO WŁ sprawozdań rocznych i sprawozdania końcowego z wdrażania w województwie RPO WŁ, 4) gromadzenie informacji o nieprawidłowościach, w tym otrzymywanych z IP II, sporządzanie bieżących, i kwartalnych raportów o nieprawidłowościach oraz informacji o nieprawidłowościach niepodlegających raportowaniu do KE i przekazywanie ich do IPOC oraz MF-R, zgodnie z Systemem Informowania o Nieprawidłowościach, Opis Systemu Zarządzania i Kontroli RPO WŁ 20

21 Wydział RP.VII Wydział FM.VI 5) opracowywanie projektów dokumentów niezbędnych w realizacji RPO WŁ, 6) wprowadzanie zgodnie z zakresem zadań danych do systemu informatycznego, 7) sporządzanie zestawień i sprawozdań z bazy danych systemu informatycznego, 8) monitorowanie projektów kluczowych w ramach realizacji RPO WŁ w województwie, 9) weryfikacja części sprawozdawczej wniosków o płatność składanych przez beneficjentów, 10) przygotowywanie aneksów do umów z beneficjentami o dofinansowanie projektów, 11) rozwiązywanie do umów z beneficjentami o dofinansowanie projektów, Zadania 1) administrowanie systemem informatycznym (KSI SIMIK 07-13) oraz LSI, 2) monitorowanie realizacji zaleceń i wytycznych MRR oraz zgodności postępowania użytkowników z procedurami MRR w zakresie dotyczącym KSI (SIMIK 07 13), 3) definiowanie i zarządzanie uprawnieniami kont użytkowników systemu KSI (SIMIK 07-13) i LSI. 4) realizacja projektów dla departamentu w ramach VII osi priorytetowej Pomoc Techniczna, w tym przygotowywanie wniosków o płatność, 5) przestrzeganie wykorzystania alokacji dostępnych środków w ramach Pomocy Technicznej, 6) przygotowywanie raportów, sprawozdań z realizacji projektów w Departamencie, w ramach Pomocy Technicznej, 7) redagowanie oraz wprowadzanie zmian do podręcznika procedur wdrażania RPO WŁ 8) redagowanie oraz wprowadzanie zmian do podręcznika beneficjenta RPO WŁ, 9) organizacja szkoleń dla pracowników Departamentu na terenie urzędu i poza nim, 10) śledzenie i monitorowanie zmian w przepisach prawnych. FM Zadania 1) opracowywanie projektu budżetu województwa i jego zmian w zakresie zadań IZ RPO WŁ, 2) przygotowywanie projektów uchwał dotyczących zmian budżetu i w budżecie w zakresie zadań IZ RPO WŁ, 3) przygotowywanie układu wykonawczego, 4) opracowywanie bieżących i okresowych sprawozdań z realizacji budżetu województwa w zakresie zadań IZ RPO WŁ, 5) sporządzanie projektu informacji i sprawozdania o przebiegu wykonania budżetu województwa w zakresie zadań IZ RPO WŁ, 6) uruchamianie środków finansowych dla jednostek zaangażowanych we wdrażanie RPO WŁ, 7) uruchamianie dotacji na rzecz beneficjentów RPO WŁ, 8) rejestracja oraz weryfikacja formalno rachunkowa projektów umów realizowanych w ramach RPO WŁ, 9) weryfikacja formalno rachunkowa wniosków o płatność dla projektów realizowanych w ramach RPO WŁ, 10) kierowanie do właściwych komórek organizacyjnych spraw dotyczących dotacji rozwojowych wykorzystanych niezgodnie z przeznaczeniem, pobranych niezależnie lub w nadmiernej wysokości, dla których minął termin zapłaty, celem wydania decyzji zgodnie z ustawą o finansach publicznych oraz przekazywanie spaw do Biura Prawnego celem skierowania ich na drogę postępowania sądowego lub do egzekucji sądowej, 11) prowadzenie windykacji środków pochodzących z dotacji rozwojowej w ramach RPO WŁ Opis Systemu Zarządzania i Kontroli RPO WŁ 21

22 zgodnie z przepisami o postępowaniu egzekucyjnym w administracji, 12) sporządzanie informacji o błędach i nieprawidłowościach występujących w trakcie realizacji zadań przypisanych wydziałowi, 13) weryfikacja pod względem formalno rachunkowym wniosków o rozliczenie/przekazanie kwartalnej transzy dotacji rozwojowej w zakresie zadań IZ RPO WŁ, 14) weryfikacja pod względem formalno rachunkowym wniosków o udzielenie dotacji rozwojowej w ramach RPO WŁ na dany rok budżetowy, 15) weryfikacja pod względem formalno rachunkowym Poświadczeń i Deklaracji wydatków oraz Wniosków o płatność okresową w ramach RPO WŁ. Wydział FM.VII Zadania 1) prowadzenie ewidencji księgowej IZ RPO WŁ, 2) sporządzanie sprawozdań budżetowych, analiz oraz informacji opisowych w zakresie zadań IZ RPO WŁ, 3) sporządzanie okresowych sprawozdań finansowych i budżetowych dotyczących zobowiązań, należności, bilansu IZ RPO WŁ oraz dokumentacji konsolidacyjnej do bilansu skonsolidowanego województwa, 4) prowadzenie obsługi księgowej rachunków bankowych przypisanych IZ RPO WŁ Pisemne procedury opracowane na potrzeby pracowników IZ IZ RPO WŁ opracowała Podręcznik procedur wdrażania Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata , zawierający instrukcje wykonawcze dotyczące realizacji zadań, podziału obowiązków pomiędzy pracowników Departamentów UM w Łodzi, pełniących funkcję IZ RPO WŁ, przypisania ich do poszczególnych stanowisk pracy oraz czynności wykonywanych na danym stanowisku. Zadania realizowane przez poszczególnych pracowników zostały doprecyzowane w opisach stanowisk pracy Opis procedur w zakresie wyboru i zatwierdzania operacji oraz w zakresie zapewniania zgodności operacji z przepisami krajowymi i wspólnotowymi, obowiązującymi przez cały okres realizacji Procedury wyboru i zakwalifikowania do dofinansowania projektów w ramach RPO WŁ opracowane są na podstawie: Ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju Zasad wyboru projektów w trybie konkursu zamkniętego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata ; Zasad przygotowania Indywidualnych Projektów Kluczowych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata ; Zasad procedury odwoławczej w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata , U RPO WŁ, Planu Komunikacji dla Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata , Wytycznych w zakresie procedury odwoławczej dla wszystkich programów operacyjnych, Wytycznych w zakresie wymogów, jakie powinny uwzględniać procedury odwoławcze ustalone dla programów operacyjnych dla konkursów ogłaszanych od dnia 20 grudnia 2008 r., Wytycznych w zakresie jednolitego systemu zarządzania i monitorowania projektów indywidualnych, zgodnych z art. 28 ust. 1 Ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju, Opis Systemu Zarządzania i Kontroli RPO WŁ 22