Zapytanie ofertowe pn.: Dostawa urn wyborczych dla Gminy Babice. Znak sprawy: Or Babice, r. ZAPYTANIE OFERTOWE

Transkrypt

1 Zapytanie ofertowe pn.: Dostawa urn wyborczych dla Gminy Babice Znak sprawy: Or Babice, r. ZAPYTANIE OFERTOWE O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO O WARTOŚCI SZACUNKOWEJ PONIŻEJ KWOTY OKREŚLONEJ W ART. 4 PKT. 8 USTAWY PRAWO ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH Zamawiający: GMINA BABICE ul. Krakowska Babice Zapraszamy Państwa do udziału w postępowaniu prowadzonym w trybie zapytania ofertowego na: Wykonanie i dostawę urn wyborczych dla Gminy Babice, zgodnych z wzorem określonym w uchwale Państwowej Komisji Wyborczej z dnia 21 marca 2016 r. (M.P. poz. 312) oraz uchwale Państwowej Komisji Wyborczej z dnia 11 kwietnia 2016 r. (M.P. poz. 398) I. Opis przedmiotu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest wykonanie i dostarczenie do siedziby Zamawiającego urn wyborczych wraz z pokrowcami. Wykonawca w ramach zamówienia jest zobowiązany wykonać i dostarczyć do siedziby Zamawiającego: 1) Urny wyborcze dla obwodu głosowania poniżej 750 wyborców 5 sztuk. Pojemność urny (odliczając grubości ścian) V = 0,49 m ³, założona grubość ścian: 3 mm. 2) Pokrowce na urny wyborcze dla obwodu głosowania poniżej 750 wyborców 5 sztuk. 3) Urna wyborcza dla obwodu głosowania powyżej 750 wyborców 1 sztuka. Pojemność urny (odliczając grubości ścian) V = 0,81 m ³, założona grubość ścian: 3 mm. 4) Pokrowiec na urnę wyborczą dla obwodu głosowania powyżej 750 wyborców 1 sztuka. 5) Urny wyborcze dla obwodu głosowania powyżej 750 wyborców, w którym lokal wyborczy dostosowany jest do potrzeb wyborców niepełnosprawnych 3 sztuki. Pojemność urny (odliczając grubości ścian) V = 0,8 m³, założona grubość ścian: 3 mm. 6) Pokrowce na urny wyborcze dla obwodu głosowania poniżej 750 wyborców, w którym lokal wyborczy dostosowany jest do potrzeb wyborców niepełnosprawnych 3 sztuki.

2 - Wykonawca ubiegający się o udzielenie zamówienia winien dysponować odpowiednią wiedzą i doświadczeniem, potencjałem technicznym, oraz osobami, co w sumie winno gwarantować prawidłową realizację zamówienia, a ponadto posiadać dobrą sytuację ekonomiczną i finansową. - Dostarczone urny muszą odpowiadać wymogom technicznym i wizualnym, spełniać warunki i być zgodne z wzorami ustalonymi uchwałą Państwowej Komisji Wyborczej z dnia 21 marca 2016 roku w sprawie wzorów urn wyborczych (M.P. z 2016 r. poz. 312) oraz uchwałą Państwowej Komisji Wyborczej z dnia 11 kwietnia 2016 roku zmieniającej uchwałę w sprawie wzorów urn wyborczych. W szczególności materiałem konstrukcyjnym urn winien być poliwęglan lity transparentny, o grubości 3 mm. - Zamawiający jednocześnie wymaga: a) W urnach wyborczych powinny być stosowane podkładki filcowe. Dopuszczalne jest zastosowanie podkładek np. gumowych, jednakże z zastrzeżeniem, że podkładki te będą na tyle cienkie, że nie spowoduje to zwiększenia wysokości urn wyborczych. b) Niedopuszczalne jest zagięcie górnych krawędzi ścian urny wyborczej na zewnątrz, co spowoduje m.in. zwiększenie wymiarów pokrywy urny wyborczej. Dopuszczalne jest zagięcie górnych krawędzi boków urny wyłącznie do jej wnętrza. c) Zamawiający dopuszcza wykonanie zagiętych do wnętrza urny krawędzi otworu wrzutowego (kołnierza), co usztywni konstrukcję wieka urny oraz ułatwi wyborcom wrzucanie kart do głosowania (po zwężeniu otwór wrzutowy nie może być węższy niż 1,5 cm), d) Zastosowanie do zamknięcia i blokowania wieka urny mechanizmów odciąganych (bez możliwości ich całkowitego wyjęcia) zamiast zakręcanych, pod warunkiem umieszczenia w ścianach bocznych i wieku urny otworów umożliwiających założenie plomby plastikowej lub metalowej albo śrub wkręcanych (bez możliwości całkowitego wykręcenia) w nitonakrętki zamocowane w ścianach bocznych urny. Ewentualne otwory nie mogą być zbyt duże, co mogłoby spowodować osłabienie konstrukcji urny. Urna ma być wykonana w taki sposób, aby była trwała. e) Wykonawcy muszą wziąć pod uwagę, że liczba nitów służących do łączenia elementów urny wskazana we wzorach Państwowej Komisji Wyborczej jest przykładowa, urna może być połączona większą ilością nitów. f) Zastosowane uchwyty do urny i ich zamocowanie winny zapewnić możliwość wygodnego jej przenoszenia/przesuwania wraz z zawartością, posiadać odpowiednią wytrzymałość (80 kg urna z poz. 1, 110 kg urna z poz. 2 i 3) oraz nie osłabiać konstrukcji urny. - Zamawiający zastrzega możliwość zmniejszenia ilości zamawianych urn po otrzymaniu oferty cenowej (z uwagi na ograniczone środki finansowe) z zachowaniem wskazanych w ofercie cen jednostkowych. - Zamawiający wymaga od Wykonawcy udzielenia gwarancji na dostarczone urny wyborcze na minimum 36 miesięcy oraz wydania Zamawiającemu w dniu odbioru końcowego przedmiotu umowy dokumentu gwarancyjnego. Usterki stwierdzone w okresie gwarancji jakości, Wykonawca zobowiązany jest usunąć w terminie 7 dni od daty ich zgłoszenia lub w innym terminie wyznaczonym przez Zamawiającego w porozumieniu z Wykonawcą bez dodatkowego wynagrodzenia. Jeżeli Wykonawca nie usunie usterek w terminach, o których mowa powyżej, Zamawiający może zlecić ich usunięcie trzeciej osobie na koszt Wykonawcy

3 - Zamawiający wymaga od Wykonawcy wydania w dniu odbioru końcowego, oświadczenia o spełnianiu przez wszystkie elementy przedmiotu zamówienia warunków określonych przez Zamawiającego, a w szczególności pełnej zgodności z wymogami określonymi w uchwale Państwowej Komisji Wyborczej z dnia 21 marca 2016 roku w sprawie wzorów urn wyborczych (M.P. z 2016 r. poz. 312) oraz uchwale Państwowej Komisji Wyborczej z dnia 11 kwietnia 2016 roku zmieniającej uchwałę w sprawie wzorów urn wyborczych. Oświadczenie winno być podpisane przez osobę/osoby uprawnione do działania w imieniu Wykonawcy. - Pokrowce winny być wykonane z materiału drelichowego lub brezentowego, umożliwiać swobodne umieszczenie całej urny oraz umożliwiać zapięcie na zamek błyskawiczny lub ściągacz. W przypadku zastosowania elementów metalowych winny być one zabezpieczone przed bezpośrednim oddziaływaniem na powierzchnię urny. Dodatkowo pokrowce winny mieć naszyte uchwyty umożliwiające przenoszenie pustej urny. - Urny oraz pokrowce powinny być wykonane z materiałów własnych, powinny być nowe (nie noszące śladów użytkowania), dostarczone Zamawiającemu w odpowiednio zabezpieczony sposób. II. Opis sposobu przygotowania oferty: - Oferta powinna być sporządzona na formularzu ofertowym, stanowiącym załącznik do niniejszego ogłoszenia - zaleca się, aby pierwszą stronę oferty stanowił formularz oferty. - wszelkie poprawki lub zmiany w tekście oferty muszą być parafowane i datowane własnoręcznie przez osobę podpisującą ofertę. Poprawki cyfr i liczb należy pisać wyrazami. - całość tworząca ofertę winna być spięta lub zszyta w sposób zapobiegający jej dekompletacji. Zaleca się, aby wszystkie strony oferty zostały ponumerowane przez Wykonawcę (dotyczy tylko zapisanych stron oferty). - Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych. Oferty nie zawierające pełnego zakresu przedmiotu zamówienia zostaną odrzucone. III. Kryteria oceny ofert: 1) Oferty zostaną ocenione przez Zamawiającego w oparciu o następujące kryteria oceny ofert: Kryterium: cena - waga 100% - Zamawiający wybierze w niniejszym postępowaniu Wykonawcę, który zaoferuje najniższą cenę. IV. Opis sposobu obliczania ceny: 1. Cena winna zawierać wszystkie czynniki cenotwórcze, jakie poniesie Wykonawca z tytułu należytego wykonania przedmiotu zamówienia w tym koszty podatku VAT. 2. Wykonawca zobowiązany jest do podania całkowitej ceny zamówienia, wyliczonej do dwóch miejsc po przecinku, wyrażonej cyfrowo i słownie w złotych polskich.

4 V. Termin wykonania zamówienia: 1. Wykonawca zobowiązany jest do wykonania przedmiotu zamówienia do dnia 31 października 2016 r. 2. Wykonawca przed przystąpieniem do realizacji przedmiotu zamówienia zobowiązany jest do przedstawienia Zamawiającemu: wizualizacji urn wraz ze szczegółowym opisem technicznym i wymiarami oraz informacji w zakresie planowanych do zastosowania materiałów do wszystkich elementów przedmiotu zamówienia, z określeniem ich parametrów technicznych celem akceptacji. Zatwierdzenie projektu przez Zamawiającego stanowi podstawę do rozpoczęcia realizacji przedmiotu zamówienia. VI. Odbiór przedmiotu zamówienia: 1. Odbiór przedmiotu zamówienia nastąpi w siedzibie Zamawiającego w godzinach pracy Urzędu. 2. W trakcie odbioru Zamawiający skontroluje prawidłowość wykonania przedmiotu zamówienia m.in. poprzez: - wizualną ocenę poprawności wykonania przedmiotu zamówienia, - sprawdzenie wszystkich wymiarów urn, - sprawdzenie mechanizmów służących zamykaniu i plombowaniu wieka urn, - napełnienie urny makulaturą w ilości odpowiadającej przewidywanej dla danej urny ilości kart do głosowania, jej przeniesienie na odległość kilku metrów oraz wywrócenie w celu wysypania, - zdejmowanie i zakładanie pokrowca, przenoszenie pustej urny w pokrowcu, - badania nieniszczące identyfikujące zastosowany materiał 3. W celu przeprowadzenia dodatkowego sprawdzenia metodą badań niszczących, Wykonawca łącznie z przedmiotem zamówienia dostarczy Zamawiającemu próbki materiałów zastosowanych do realizacji przedmiotu zamówienia 4. Z czynności odbioru sporządzony zostanie protokół. VII. Miejsce, termin i sposób składania ofert wraz z niezbędnymi załącznikami: Ofertę należy: a) złożyć w formie pisemnej w języku polskim, z wykorzystaniem formularza ofertowego, (osobiście, pisemnie listem, em na adres: rokosz@babice.pl) w siedzibie Zamawiającego, Punkt obsługi interesantów do dnia do godz. 10:00 b) ofertę należy opakować w jednej kopercie zaadresowanej na Zamawiającego i opatrzonej napisem: Dostawa urn wyborczych dla Gminy Babice, znak sprawy: Or c) ofertę w wersji elektronicznej na adres rokosz@babice.pl, w tytule a należy wpisać Dostawa urn wyborczych dla Gminy Babice do a należy dołączyć wypełniony, podpisany i zeskanowany Formularz ofertowy oraz pozostałe załączniki. d) Oferty niekompletne nie będą rozpatrywane. VIII. Dodatkowe informacje: 1. Termin związania ofertą wynosi 30 dni od upływu terminu składania ofert. 2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odstąpienia bądź unieważnienia zapytania ofertowego bez podania przyczyny.

5 3. Otwarcie ofert nastąpi w dniu o godz w siedzibie Zamawiającego pok. Nr Zamawiający po wyborze najkorzystniejszej oferty niezwłocznie powiadomi o tym fakcie Wykonawców. 5. Zamawiający podpisze umowę z Wykonawcą, którego oferta spełni wymagania przedstawione w niniejszym zapytaniu oraz który zaoferuje najniższą cenę brutto 6. Wykonawca może powierzyć wykonanie części zamówienia podwykonawcom, lecz nie więcej niż 25% jego wartości. 7. Osobami upoważnionymi do kontaktu w sprawie zapytania są: Stanisław Rokosz tel wew. 15, mail rokosz@babice.pl oraz Halina Frączek tel wew. 22, mail fraczek@babice.pl 8. Ogłoszenie w sprawie zapytania ofertowego zamieszczone jest na stronie internetowej Urzędu Gminy Babice oraz w Biuletynie Informacji Publicznej. Wymagane załączniki: - Formularz ofertowy; - Zaakceptowany wzór umowy; - Aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej; - Załączniki do uchwały Państwowej Komisji Wyborczej; Radosław Warzecha Wójt Gminy Babice