Burmistrz Dzierżoniowa Rynek 1, Dzierżoniów tel.: , fax:

Transkrypt

1 Strona1 ZIP Dzierżoniów, 27 czerwca 2016 roku ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERTY NA DOSTAWĘ URN WYBORCZYCH DLA GMINY MIEJSKIEJ DZIERŻONIÓW. I. Nazwa i adres Zamawiającego. Gmina Miejska Dzierżoniów, Dzierżoniów, Rynek 1. NIP: , tel ; fax: II. Tryb udzielenia zamówienia. Postępowanie prowadzone w trybie informacji cenowej na podstawie Działu III Rozdziału III Regulaminu Udzielania Zamówień Publicznych Urzędu Miasta w Dzierżoniowie. Regulamin dostępny jest pod adresem: III. Określenie i opis przedmiotu zamówienia. 1. Przedmiotem zamówienia jest dostawa nowych urn wyborczych dla Gminy Miejskiej Dzierżoniów. Urny wyborcze mają być kompletne (gotowe do użytku) i mają zawierać wszystkie elementy (części) wymagane przez Państwową Komisję Wyborczą. 2. Wykonawca w ramach zamówienia jest zobowiązany dostarczyć następujące urny wyborcze: 1) Urny wyborcze dla obwodu głosowania powyżej 750 wyborców 9 sztuk. Pojemność urny (odliczając grubości ścian) V = 0,81 m ³, założona grubość ścian: 3 mm. Zgodnie z załącznikiem nr 2 do Uchwały Państwowej Komisji Wyborczej z dn r. (załącznik nr 3 do zaproszenia). 2) Urny wyborcze dla obwodu głosowania powyżej 750 wyborców, w którym lokal wyborczy dostosowany jest do potrzeb wyborców niepełnosprawnych 13 sztuk. Pojemność urny (odliczając grubości ścian) V = 0,8 m ³, założona grubość ścian: 3 mm. Zgodnie z załącznikiem nr 3 do Uchwały Państwowej Komisji Wyborczej z dn r. (załącznik nr 3 do zaproszenia). 3) Urny wyborcze dla obwodu głosowania do 750 wyborców, w którym lokal wyborczy dostosowany jest do potrzeb wyborców niepełnosprawnych 2 sztuki. Pojemność urny (odliczając grubości ścian) V = 0,49 m ³, założona grubość ścian: 3 mm. Zgodnie z załącznikiem nr 1 do Uchwały Państwowej Komisji Wyborczej z dn r. (załącznik nr 3 do zaproszenia).

2 Strona2 4) Urny wyborcze pomocnicze (przenośne) dla obwodu głosowania w zakładzie opieki zdrowotnej i w domu pomocy społecznej 1 sztuka. Pojemność urny (odliczając grubości ścian) V = 0,11 m³, założona grubość ścian: 3 mm. Zgodnie z załącznikiem nr 4 do Uchwały Państwowej Komisji Wyborczej z dn r. (załącznik nr 3 do zaproszenia). 3. Dostarczone urny muszą odpowiadać wymaganiom, spełniać warunki i być zgodne ze wzorami ustalonymi: uchwałą Państwowej Komisji Wyborczej z dnia 21 marca 2016 roku w sprawie wzorów urn wyborczych (M.P. z 2016 r. poz. 312) - załącznik nr 3 do zaproszenia; uchwałą Państwowej Komisji Wyborczej z dnia 11 kwietnia 2016 roku zmieniającej uchwałę w sprawie wzorów urn wyborczych - załącznik nr 4 do zaproszenia; pismami Szefa Krajowego Biura Wyborczego znak ZPOW-431-1/16 z dnia 21 kwietnia 2016r. załącznik nr 5 do zaproszenia oraz znak ZPOW-432-9/16 z dnia 25 kwietnia 2016r. - załącznik nr 6 do zaproszenia; pismem z wyjaśnieniem Państwowej Komisji Wyborczej znak ZPOW-431-1/16 z dn r. - załącznik nr 7 do zaproszenia. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca złożył oświadczenie, że urny spełniają wszystkie wymogi określone przez Państwową Komisję Wyborczą wg. załącznika nr 2 do zaproszenia. Uwaga! Dostawa urn odbiegających od opisanych wzorów w ww. przepisach nie będzie odebrana przez Zamawiającego. 4. Zamawiający jednocześnie wymaga: a) zastosowania uchwytów urn o trzech punktach podparcia lub uchwytów, które cała powierzchnią przylegają do boków urny; b) zagięcia górnych krawędzi boków urny do jej wnętrza w celu usztywnienia konstrukcji urny (niedopuszczalne jest zagięcie górnych krawędzi ścian urny na zewnątrz, co spowoduje m.in. zwiększenie wymiarów pokrywy urny)., c) zastosowania podkładek filcowych zgodnie z załącznikiem nr 5 do Uchwały Państwowej Komisji Wyborczej z dn r. (załącznik nr 3 do zaproszenia). Podkładki filcowe maja ułatwić przesuwanie urn. Nie mogą powodować zwiększenia wysokości urn. Niedopuszczalne jest zastosowanie nóżek w urnach wyborczych. d) urny wyborcze muszą być wykonane w taki sposób, by możliwe było, poza zablokowaniem pokrywy urny wyborczej za pomocą nakrętek wkręcanych albo mechanizmów odciąganych, ewentualne stosowanie plomb innych niż naklejanych. W przypadku urn wyborczych, w których zastosowano mechanizm blokujący

3 Strona3 w postaci nakrętek wkręcanych z otworem ( oczkiem ) umożliwiającym przełożenie przez ten otwór plomby (np. metalowej, plastikowej, linkowej, ) oraz zamontowaniu rączki również w sposób umożliwiający przełożenie przez nie plomby, nie ma konieczności umieszczenia w jej bokach i pokrywie dodatkowych otworów na przełożenie plomby. Natomiast, gdy do zablokowania pokrywy urny wyborczej zastosowane zostaną mechanizmy odciągane zamiast zakręcanych lub zamontowane będą rączki całkowicie przylegające do jej boków, co uniemożliwi przełożenie przez nie plomby, to konieczne jest umieszczenie w ściankach bocznych i wieku urny otworów umożliwiających założenie plomby. Ewentualne otwory nie mogą być zbyt duże, co mogłoby spowodować osłabienie konstrukcji urny. Wykonawca zobowiązany jest w zestawie dostarczyć do każdej urny plomby. 5. Zamawiający dopuszcza: a) wykonanie zagiętych do wnętrza urny krawędzi otworu wrzutowego ( kołnierza ), co usztywni konstrukcję wieka urny oraz ułatwi wyborcom wrzucanie kart do głosowania (po zwężeniu otwór wrzutowy nie może być węższy niż 1,5 cm), b) zastosowanie do zamknięcia i blokowania wieka urny: - mechanizmów odciąganych (bez możliwości ich całkowitego wyjęcia) zamiast zakręcanych, pod warunkiem umieszczenia w ścianach bocznych i wieku urny otworów umożliwiających założenie plomby plastikowej lub metalowej, - śrub wkręcanych (bez możliwości całkowitego wykręcenia) w nitonakrętki zamocowane w ścianach bocznych urny. Wykonawcy muszą wziąć pod uwagę, że liczba nitów służących do łączenia elementów urny wskazana we wzorach Państwowej Komisji Wyborczej jest przykładowa, urna może być połączona większą ilością nitów; urna ma być wykonana w taki sposób, aby była trwała. 6. Dostarczone urny: - muszą być przezroczyste (zgodnie z wytycznymi określonymi w pkt. III.3 niniejszego zaproszenia); - muszą być trwałe, wytrzymałe na uderzenia i uszkodzenia mechaniczne; - muszą posiadać uchwyty solidne, zapewniające stabilne i wytrzymałe przenoszenie zapełnionej urny. Sposób montażu uchwytów nie może wpływać na trwałość konstrukcji zapełnionej urny; - nie mogą być składane na płasko; - muszą być dostarczone (zapakowane) w kartonie ochronnym. Urna ma zostać dostarczona w wersji kompletnej i złożonej. Niedopuszczalne są urny do samodzielnego złożenia. - nie mogą posiadać żadnych elementów zdobniczych (bez symboli narodowych tj. godła ani barw Rzeczypospolitej Polskiej).

4 Strona4 7. Wykonawca ma obowiązek dołączyć do oferty projekty wszystkich zamawianych rodzajów urn wyborczych z opisem technicznym wykonania i zdjęcia wszystkich zamawianych rodzajów urn. Projekt musi być zgodny z wytycznymi Państwowej Komisji Wyborczej. Wykonawca zobowiązany jest do złożenia stosownego w tej kwestii oświadczenia, które jest zawarte w załączniku nr 2 do zaproszenia. W przypadku gdy Wykonawca nie załączy do oferty powyższych dokumentów, Zamawiający może zwrócić się do Wykonawcy o złożenie uzupełnień dokumentów w wyznaczonym terminie. O akceptacji złożonych uzupełnień dokumentów decyduje Zamawiający. 8. Wykonawca będzie zobowiązany do dostarczenia urn w okresie od r. do r. Miejscem dostarczenia urn wyborczych będą 23 Siedziby Obwodowych Komisji Wyborczych w Dzierżoniowie. Adresy siedzib oraz rodzaje urn dla poszczególnych obwodów wyszczególnione są w załączniku nr 8 do zaproszenia. Jedna urna zapasowa powyżej 750 wyborców/ dla niepełnosprawnych, która nie została wyszczególniona w załączniku nr 8 do zaproszenia ma być dostarczona na miejsce, które wskaże Zamawiający. Wykonawca zobowiązuje się do zawiadomienia Zamawiającego o terminie dostawy co najmniej na 7 dni przed realizacją zamówienia. Wówczas zostaną ustalone szczegóły dostawy i harmonogram dostawy. Koszt dostawy ma być wliczony w cenę urn. 9. Wykonawca zobowiązany jest udzielić 5 letniej gwarancji na dostarczone urny, licząc od dnia odbioru. IV. Termin realizacji zamówienia. Wykonawca zobowiązuje się dostarczyć przedmiot zamówienia w okresie od r. do r. Wszystkie urny muszą być dostarczone do Siedzib Obwodowych Komisji Wyborczych w Dzierżoniowie najpóźniej do r. V. Opis sposobu obliczenia ceny. 1. Wykonawca zobowiązany jest do wskazania ceny w złotych brutto w formularzu Oferta Wykonawcy stanowiącym załącznik nr 1 do zaproszenia. 2. Cena oferty jest kwotą ryczałtową i przez cały okres realizacji zamówienia nie będzie podlegała zmianom. 3. Cena musi uwzględniać wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia (m.in. zakup urn, transport

5 Strona5 w bezpiecznym opakowaniu, dostawę urn do Siedzib Obwodowych Komisji Wyborczych w Dzierżoniowie). 4. Zamawiający prosi o wypełnienie w formularzu oferty cen dla poszczególnych rodzajów urn wyborczych. Zamawiający informuje, że nie będzie dokonywał sprawdzenia sumy poszczególnych urn wyborczych składających się na oferowaną cenę brutto. Do oceny oferty przyjmuje podaną przez Wykonawcę łączną cenę wynagrodzenia ryczałtowego brutto za wykonanie przedmiotu zamówienia. 5. Cena ryczałtowa podana przez Wykonawcę ustalona jest na cały okres obowiązywania zlecenia i nie podlega podwyższeniu co potwierdza bezwzględny i sztywny jej charakter, który zgodny z art k.c. polega na tym, że przyjmujący zamówienia nie może żądać podwyższenia wynagrodzenia, chociażby w czasie zawarcia zlecenia nie można było przewidzieć rozmiaru kosztu prac. W związku z tym Wykonawcę przy przygotowaniu oferty i wykonywaniu zlecenia obowiązuje szczególna staranność wynikająca z zawodowego charakteru prowadzonej przez niego działalności gospodarczej. Wykonawcę przy zawieraniu transakcji obowiązuje podwyższony miernik należytej staranności uwzględniający zawodowy charakter tej działalności (art k.c.). Należyta staranność określana przy uwzględnieniu zawodowego charakteru prowadzonej działalności gospodarczej, uzasadnia zwiększone oczekiwania, co do umiejętności, wiedzy, skrupulatności i rzetelności, zapobiegliwości i zdolności przewidywania. 6. Wszystkie płatności i zobowiązania będą realizowane jedynie w złotych polskich (PLN). 7. W przypadku wystąpienia jakichkolwiek wątpliwości Wykonawca powinien powiadomić Zamawiającego w trybie określonym w pkt. IX zaproszenia. VI. Opis warunków udziału w postępowaniu i wykaz dokumentów składanych na ich potwierdzenie. O udzielnie zamówienia mogą się ubiegać wykonawcy, którzy spełniają nw. warunek. Warunek 1 - Wykonawca spełnia nw. wymagania: a) posiada uprawnienia do wykonywania działalności lub czynności będącej przedmiotem postępowania, b) posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponuje potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zadania będącego przedmiotem postępowania, c) znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia, d) nie zalega z opłacaniem podatków, e) nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne. W celu potwierdzenia spełniania w/w warunku wykonawca składa: Dokument 1 - oświadczenie - podpis na formularzu Oferta Wykonawcy załącznik nr 1 do zaproszenia.

6 Strona6 W przypadku nie spełnienia w/w warunków, Zamawiający może zwrócić się do Wykonawcy o złożenie wyjaśnień, uzupełnień dokumentów w wyznaczonym terminie. O akceptacji złożonych wyjaśnień, uzupełnień dokumentów decyduje Zamawiający. VII. Opis kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów. Przy wyborze oferty Zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami i ich znaczeniem: CENA % Ocena ofert w zakresie przedstawionego wyżej kryterium zostanie dokonana wg wyliczenia matematycznego: Wp = (Cn: Cb) x R Wp - wartość punktowa Cn - najniższa cena ofertowa Cb - cena oferty badanej R 100. Za ofertę najkorzystniejszą uznana zostanie oferta z najniższą ceną i która nie będzie podlegała odrzuceniu. VIII. Miejsce, sposób i termin składania i otwarcia ofert. Wypełnioną i podpisaną ofertę należy złożyć: a) w siedzibie Zamawiającego - GMINA MIEJSKA DZIERŻONIÓW, Rynek 1, DZIERŻONIÓW w Biurze Obsługi Klienta Informacja, Stanowisko A. Zaleca się aby ofertę oznaczyć w następujący sposób: <<GMINA MIEJSKA DZIERŻONIÓW, Rynek 1, DZIERŻONIÓW>> <Oferta na: Dostawę urn wyborczych dla Gminy Miejskiej Dzierżoniów >. lub b) przesłać em skany: formularza ofertowego (załącznik nr 1 do zaproszenia), oświadczenia, że urny spełniają wszystkie wymogi określone przez Państwową Komisję Wyborczą (załącznik nr 2 do zaproszenia), projekty wszystkich zamawianych rodzajów urn wyborczych z opisem technicznym wykonania i zdjęcia wszystkich zamawianych rodzajów urn, na adres: przetargi@um.dzierzoniow.pl do dnia r. do godz.: 10:00. Otwarcie ofert nastąpi w dniu r. o godzinie 10:15 w Urzędzie Miasta Dzierżoniowa, Rynek 1, pok. nr 14 - Sala Konferencyjna.

7 Strona7 IX. Informacje o sposobie porozumiewania się z Wykonawcami. Wykonawca może zwracać się do Zamawiającego o wyjaśnienia dotyczące wszelkich wątpliwości związanych z zaproszeniem do złożenia oferty, sposobem przygotowania i złożenia oferty, kierując swoje zapytania pisemnie: na adres Zamawiającego lub fax-em na nr lub na skrzynkę ową: przetargi@um.dzierzoniow.pl Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami zostanie przesłana Wykonawcy, który złożył taki wniosek oraz zostanie umieszczona dla wszystkich uczestników postępowania bez wskazania źródła zapytania, na stronie internetowej Zamawiającego: Wykonawca może złożyć wniosek o wyjaśnienia dotyczące przedmiotowego postępowania nie później niż do r. Jeżeli wniosek o wyjaśnienie treści zaproszenia wpłynął po upływie terminu składania wniosku lub dotyczy udzielonych już wyjaśnień, Zamawiający może udzielić wyjaśnień albo pozostawić wniosek bez rozpoznania. Zamawiający może przedłużyć termin składania ofert w celu umożliwienia Wykonawcom uwzględnienia w przygotowywanych ofertach otrzymanych wyjaśnień albo uzupełnień. Informacja o przedłużonym terminie składania ofert będzie umieszczona na stronie internetowej Zamawiającego. X. Informacje o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia zlecenia w sprawie zamówienia publicznego. 1) Zamawiający niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty, przekaże informację o wyniku postępowania Wykonawcom, którzy złożyli oferty. 2) Zlecenie z Wykonawcą zostanie zawarta w formie pisemnej, po wyborze najkorzystniejszej oferty. Zamawiający ustali miejsce i termin podpisania zlecenia. 3) Wykonawca akceptuje warunki płatności w terminie do 30 dni od dnia dostarczenia Zamawiającemu faktury po protokolarnym odbiorze przedmiotu zamówienia. XI. Inne informacje niezbędne do prawidłowego przeprowadzenia przetargu. Wykonawca może złożyć jedną ofertę. Oferta powinna być napisana w języku polskim, na maszynie do pisania, komputerze, pismem drukowanym lub inną trwałą i czytelną techniką oraz podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentowania firmy na zewnątrz i zaciągania zobowiązań w wysokości odpowiadającej cenie oferty. Zaleca się, aby wszystkie kartki oferty były spięte i tworzyły całość. Wszelkie poprawki lub zmiany w tekście oferty muszą być parafowane własnoręcznie przez osobę podpisującą ofertę. Treść oferty musi odpowiadać treści zaproszenia.

8 Strona8 Oferta powinna być podpisana czytelnie lub w sposób, który umożliwi identyfikację osoby, która ofertę popisała. Oferta złożona po terminie zostanie zwrócona Wykonawcy, a w przypadku oferty przesłanej drogą elektroniczną Zamawiający poinformuje o tym fakcie Wykonawcę. W przypadku, gdy wybrany Wykonawca odmówi podpisania zlecenia, Zamawiający dopuści możliwość zawarcia zlecenia z Wykonawcą, którego oferta została porównana i oceniona jako kolejna najbardziej korzystna cenowo. XII. Załącznikami do zaproszenia są: 1. Formularz ofertowy. 2. Oświadczenie, że urny spełniają wszystkie wymogi określone przez Państwową Komisję Wyborczą. 3. Uchwała Państwowa Komisji Wyborczej z dnia 21 marca 2016 roku w sprawie wzorów urn wyborczych (M.P. z 2016 r. poz. 312). 4. Uchwała Państwowej Komisji Wyborczej z dnia 11 kwietnia 2016 roku zmieniającej uchwałę w sprawie wzorów urn wyborczych. 5. Pismo Szefa Krajowego Biura Wyborczego znak ZPOW-431-1/16 z dnia 21 kwietnia 2016r. 6. Pismo Szefa Krajowego Biura Wyborczego znak ZPOW-432-9/16 z dnia 25 kwietnia 2016r. 7. Pismo z wyjaśnieniem Państwowej Komisji Wyborczej znak ZPOW-431-1/16 z dn r. 8. Adresy siedzib Obwodowych Komisji Wyborczych w Dzierżoniowie oraz rodzaje urn dla poszczególnych obwodów.