Podręcznik Procedur Wdrażania Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata

Transkrypt

1 Załącznik do Uchwały nr Zarządu Województwa Śląskiego z dnia 12 marca 2013 roku Podręcznik Procedur Wdrażania Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata wersja dwudziesta druga Katowice 12 marca 2013 roku

2 Spis treści Wykaz skrótów Informacje ogólne Instytucja Zarządzająca (IZ RPO WSL) przygotowanie założeń programowych dotyczących procedur OOŚ, Instytucja Pośrednicząca Drugiego Stopnia (IP2 RPO WSL) Podstawy prawne Akty prawa wspólnotowego Akty prawa krajowego Wytyczne Zarządzanie Programem Przygotowanie, przyjmowanie i wprowadzanie zmian do dokumentów programowych Przygotowanie i przyjmowanie dokumentów programowych Wprowadzanie zmian do dokumentów programowych Koordynacja realizacji RPO WSL Koordynacja wewnętrzna w zakresie środowiska Koordynacja z pozostałymi programami operacyjnymi Ewaluacja Programu Podmioty odpowiedzialne za poszczególne zadania związane z ewaluacją Realizacja procesu ewaluacji Nabór, ocena i wybór projektów do dofinansowania Opis trybu realizacji procesu naboru, oceny i wyboru projektów do dofinansowania w trybie konkursowym Harmonogram składania wniosków Ogłaszanie konkursów o naborze wniosków o dofinansowanie Ocena wniosków Podjęcie decyzji o dofinansowaniu realizacji projektów Ogłoszenie wyników konkursu Tryb postępowania w przypadku wprowadzania zmian w dokumentacji projektowej po wyborze do dofinansowania Sposób przeprowadzania oceny merytoryczno - technicznej projektów pod kątem realizacji celów przedstawionych przez Beneficjenta we wniosku wybranym do dofinansowania Sposób przeprowadzania ponownej oceny formalnej i oceny merytoryczno - technicznej projektów w których zmienił się zakres rzeczowy projektu Sposób przeprowadzania ponownej oceny formalnej i oceny merytoryczno - technicznej projektów w wyniku pozytywnego rozpatrzenia protestu

3 Wybór projektów do dofinansowania w ramach Działań/ Poddziałań wdrażanych przez IP2 RPO WSL Opis trybu realizacji procesu naboru, oceny i wyboru projektów do dofinansowania projektów kluczowych Nabór dokumentacji do wstępnej oceny projektów kluczowych Wstępna ocena formalna projektów kluczowych Wstępna ocena merytoryczno techniczna projektów kluczowych Umowa ramowa Ocena wniosków projektów kluczowych Podjęcie decyzji o dofinansowaniu realizacji projektów kluczowych Wprowadzanie zmian do treści uchwały Zarządu Województwa w sprawie dofinansowania projektu kluczowego Opis trybu realizacji procesu naboru, oceny i dofinansowania projektów realizowanych w ramach Programów Rozwoju Subregionów Nabór fiszek projektowych Wstępna ocena formalno techniczna fiszek projektowych Nabór Programów Rozwoju Subregionów Ocena formalna Programów Rozwoju Subregionów i projektów realizowanych w ramach PRS Ocena merytoryczna Programów Rozwoju Subregionów i wstępna ocena merytoryczno techniczna projektów realizowanych w ramach PRS Nabór i rejestracja wniosków o dofinansowanie w ramach Programów Rozwoju Subregionów Ocena wniosków o dofinansowanie w ramach Programów Rozwoju Subregionów Podjęcie decyzji o dofinansowaniu realizacji projektów w ramach Programu Rozwoju Subregionu Tryb zmiany Programów Rozwoju Subregionów Wprowadzanie zmian do treści uchwały Zarządu Województwa w sprawie wyboru projektów Procedura konkursowa specjalna Realizacja projektów własnych IZ RPO WSL z wyłączeniem Pomocy Technicznej Realizacja zadań Pomocy Technicznej Procedura odwoławcza od wyniku oceny projektów Postanowienia ogólne Sposób, zakres i forma wniesienia protestu Termin wniesienia protestu Wycofanie protestu przez wnioskodawcę Przebieg postępowania w IZ RPO WSL

4 4.3.1 Pozytywne rozpatrzenie protestu Negatywne rozpatrzenie protestu Pozostawienie protestu bez rozpatrzenia Wpływ procedury odwoławczej na inne projekty Skarga złożona do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego Skarga kasacyjna do Naczelnego Sądu Administracyjnego Procedura odwoławcza dotycząca konkursów ogłoszonych przed 20 grudnia 2008 r Umowy/decyzje/porozumienia w sprawie dofinansowania projektów Weryfikacja dokumentów, przygotowywanie, zawieranie i wprowadzanie zmian do umów/porozumienia o dofinansowaniu projektu Rejestracja projektów i termin podpisania umowy/porozumienia Przygotowanie umowy/porozumienia o dofinansowaniu Zmiany w projekcie i w umowie/porozumieniu o dofinansowaniu projektu Przesunięcia między kategoriami wydatków Zmiany terminów realizacji prokjektów Zwiększanie poziomu dofinansowania Ponowna ocena formalna i merytoryczno-techniczna projektów, w których zmienił się zakres rzeczowy Ponowne wykonanie analizy finansowej Dochody incydentalne Pomoc publiczna i pomoc de minimis Przesłanki do odmowy podpisania umowy/ porozumienia o dofinansowaniu projektu Rozwiązanie umowy/ porozumienia o dofinansowaniu projektu Rozwiązanie umowy w przypadku stwierdzenia uchybień/nieprawidłowości w realizacji projektu podczas przeprowadzonej kontroli przez RKP Rozwiązanie umowy w przypadku stwierdzenia uchybień/nieprawidłowości w realizacji projektu podczas przeprowadzonej kontroli przez RKP Rozwiązanie umowy w przypadku stwierdzenia uchybień/nieprawidłowości lub uznania wydatków za niekwalifikowalne podczas weryfikacji wniosków o płatność przez RPC Rozwiązanie umowy w wyniku weryfikacji wskaźników oraz celów projektu Rozwiązanie umowy w wyniku przeprowadzonej ponownej oceny merytoryczno-technicznej Rozwiązanie umowy na wniosek Beneficjenta Rozwiązanie umowy na zasadzie porozumienia stron Przygotowywanie, podejmowanie Uchwał przez Zarząd Województwa w sprawie dofinansowania projektów własnych IZ RPO WSL oraz Rocznego Planu Działań (RPD) z zakresu Pomocy Technicznej

5 5.3.1 Podejmowanie Uchwał w sprawie dofinansowania projektu własnego IZ RPO WSL oraz Rocznego Planu Działań (RPD) z zakresu Pomocy Technicznej Zmiany Uchwał w sprawie dofinansowania projektu własnego IZ RPO WSL oraz Rocznego Planu Działań w zakresie Pomocy Technicznej Zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy projektu Umowa ramowa dla projektów kluczowych Zmiany w umowie ramowej i projekcie Weryfikacja osiągnięcia celów określonych w umowie/decyzji o dofinansowanie oraz wskaźników projektu Monitorowanie osiągnięcia wskaźników rezultatu Zmiany wartości wskaźników produktu i rezultatu Archiwizacja dokumentów związanych z zakresem RKP Zamówienia publiczne Kontrola ex-ante zamówień publicznych Kontrola ex-post zamówień publicznych Weryfikacja ex-post dokumentów mających związek z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego przedstawionych wraz z wnioskiem o płatność Kontrola ex-post zamówień publicznych Korekty finansowe za naruszenie prawa zamówień publicznych Przepływy finansowe w ramach RPO WSL Zasady przekazywania środków przez Komisję Europejską oraz rodzaje płatności ze środków EFRR Płatność zaliczkowa Płatność okresowa Płatność salda końcowego Zasady przepływu środków w ramach RPO WSL na poziomie krajowym i regionalnym Płatności oraz dotacja celowa Wnioski o płatność Weryfikacja wniosków beneficjentów o płatność Przyjmowanie i rejestracja wniosków beneficjentów o płatność Weryfikacja formalno-merytoryczna wniosków beneficjentów o płatność (część A finansowa listy sprawdzającej) Weryfikacja formalno-merytoryczna wniosków beneficjentów o płatność (część B sprawozdawcza listy sprawdzającej) Weryfikacja formalno rachunkowa wniosków beneficjentów o płatność (część C listy sprawdzającej) Weryfikacja części D listy sprawdzającej (wnioski z procesu weryfikacji) oraz dyspozycja płatności

6 8.2 Weryfikacja wniosków beneficjentów o płatność z wypełnioną jedynie częścią sprawozdawczą (wniosków sprawozdawczych) Odzyskiwanie środków od beneficjentów i prowadzenie Rejestru Obciążeń na Projekcie w ramach KSI SIMIK Weryfikacja poświadczenia i deklaracji wydatków od IP2 RPO WSL do IZ RPO WSL Przyjmowanie i rejestracja poświadczenia i deklaracji wydatków od IP2 RPO WSL do IZ RPO WSL Weryfikacja poświadczenia i deklaracji wydatków od IP2 RPO WSL do IZ RPO WSL Przygotowanie oraz przekazywanie poświadczenia i deklaracji wydatków oraz wniosków o płatność od IZ RPO WSL do IC/ IPOC Przekazanie przez IZ RPO WSL wkładu na rzecz funduszy pożyczkowych i poręczeniowych Weryfikacja wniosku o płatność potwierdzającego utworzenie funduszu pożyczkowego/ poręczeniowego oraz dokonania wkładu na rzecz tego funduszu Sprawozdania okresowe z działalności funduszu Częściowe zamknięcie Programu Zasady księgowości w ramach RPO WSL Regulacje prawne Procedury finansowo księgowe IZ RPO WSL Obieg dokumentów finansowo księgowych w IZ RPO WSL Obieg dokumentów finansowo księgowych dotyczących krajowego współfinansowania w formie dotacji celowej Obieg dokumentów dotyczących płatności w ramach środków europejskich Obowiązki beneficjentów dotyczące księgowości Audyt dokumentacji i audyt na miejscu (przygotowanie i przekazywanie załącznika nr III do Rozporządzenia 1828/2006) Zobowiązania Sprawozdawczość i monitoring Komitet Monitorujący RPO WSL Skład Komitetu Monitorującego Regionalny Program Operacyjny Województwa Śląskiego na lata Sposób wskazania/ wyboru członków Komitetu Monitorującego RPO WSL Uczestnictwo w pracach Komitetu Monitorującego RPO WSL Zespoły Eksperckie Zadania Komitetu Monitorującego RPO WSL Monitorowanie zasady n+3 i n Monitorowanie alokacji

7 10.4 Monitoring skutków środowiskowych projektów realizowanych w ramach RPO WSL Sporządzanie i weryfikacja sprawozdań z realizacji projektu, Działania i Programu Sporządzanie i weryfikacja sprawozdań z realizacji projektu Sprawozdania przedkładane przez IP2 RPO WSL Sprawozdania z Programów Rozwoju Subregionów (PRS) Sporządzanie i weryfikacja sprawozdań z realizacji Programu Sprawozdanie okresowe Sprawozdania roczne Sprawozdanie końcowe Sporządzanie i weryfikacja informacji kwartalnej Sprawozdawczość z udzielonej pomocy publicznej Postępowanie w przypadku niezłożenia sprawozdania Kontrola i audyt Przygotowanie Rocznego planu kontroli RPO WSL Roczny plan kontroli IP2 RPO WSL Roczny plan kontroli systemowej Roczny plan kontroli FROM Roczny plan kontroli na miejscu realizacji projektów Roczny plan kontroli w ramach RPO WSL Dobór próby do kontroli na miejscu Weryfikacja wydatków Kontrole na miejscu realizacji projektu Zaplanowanie czynności kontrolnych i sporządzenie upoważnień do kontroli Przekazanie beneficjentowi zawiadomienia o kontroli Przeprowadzenie czynności kontrolnych Sporządzenie i przekazanie informacji pokontrolnej jednostce kontrolowanej Sporządzanie i przekazanie zaleceń pokontrolnych jednostce kontrolowanej Weryfikacja wykonania zaleceń pokontrolnych lub przeprowadzenie kontroli sprawdzającej Dokumentowanie czynności kontrolnych, raportowanie oraz wprowadzenie informacji o przeprowadzonych kontrolach do systemów informatycznych Kontrole doraźne Monitorowanie projektów w okresie trwałości oraz kontrole po zakończeniu realizacji projektów (w tym sprawdzające trwałość projektu) Monitorowanie projektów w okresie trwałości Ankiety dot. trwałości projektów Wybór projektów do kontroli po zakończeniu realizacji projektu (w tym sprawdzającej trwałość projektu)

8 Kontrole na miejscu realizacji projektu w okresie trwałości Kontrola Rocznych Planów Działań Pomocy Technicznej RPO WSL Kontrole krzyżowe Wizyty monitorujące Kontrole systemu zarządzania i kontroli RPO WSL Zaplanowanie czynności kontrolnych i sporządzanie upoważnień do kontroli Przekazywanie IP2 RPO WSL zawiadomienia o kontroli Przeprowadzenie czynności kontrolnych Sporządzanie i przekazywanie informacji pokontrolnej Zastrzeżenia, uwagi, odmowa podpisania informacji pokontrolnej Sporządzanie i przekazanie zaleceń pokontrolnych Kontrola sprawdzająca wykonanie zaleceń pokontrolnych Dokumentowanie czynności kontrolnych Kontrole systemowe doraźne Wizyty monitorujące w IP2 RPO WSL Audyt zewnętrzny projektów Kontrole zewnętrzne Wystawianie przez Instytucję Audytową świadectwa i deklaracji zamknięcia (częściowego lub całkowitego) pomocy dla RPO WSL Nieprawidłowości System i narzędzia informowania o nieprawidłowościach Weryfikacja i dokonanie oceny nieprawidłowości Nieprawidłowości wykryte przez pracowników Wydziału Rozwoju Regionalnego Nieprawidłowości wykryte podczas wykonywania obowiązków służbowych innych niż czynności kontrolne oraz weryfikacja wniosków o płatność Nieprawidłowości wykryte podczas weryfikacji wniosków o płatność Nieprawidłowości wykryte podczas wykonywania czynności kontrolnych Działania zapobiegawcze i korekcyjne w sytuacji wystąpienia błędów systemowych Nieprawidłowości wykryte przez pracowników innych wydziałów UMWSL Nieprawidłowości zgłoszone przez podmioty zewnętrzne Informacje zewnętrznych instytucji kontrolujących dotyczące stwierdzonych naruszeń prawa w projektach beneficjentów RPO WSL Informacje innych podmiotów o naruszeniach/uchybieniach w projektach beneficjentów RPO WSL Rejestrowanie nieprawidłowości Raportowanie nieprawidłowości Informowanie o stwierdzeniu nowych nieprawidłowości podlegających niezwłocznemu zgłoszeniu do KE

9 Informowanie o stwierdzeniu nowych nieprawidłowości podlegających kwartalnemu zgłoszeniu do KE Informowanie o działaniach następczych prowadzonych w związku z nieprawidłowościami zgłoszonymi do KE Weryfikacja informacji o nieprawidłowościach przekazywanych przez IP2 RPO WSL Nieprawidłowości niepodlegające raportowaniu do KE Usuwanie nieprawidłowości Wszczęcie procedury usuwania nieprawidłowości Postępowanie w przypadku wystąpienia uchybień formalnych Postępowanie w przypadku wystąpienia nieprawidłowości z potencjalną szkodą finansową dla budżetu UE Postępowanie w przypadku nieprawidłowości z rzeczywistą szkodą finansową dla budżetu UE Postępowanie w przypadku wystąpienia nieprawidłowości z rzeczywistą szkodą finansową dla budżetu UE w przypadku projektów własnych Decyzja o zwrocie kwoty nieprawidłowości Decyzja o zwrocie środków nieprawidłowo wykorzystanych wydawana z urzędu po stwierdzeniu nieprawidłowości Decyzja o zwrocie środków nieprawidłowo wykorzystanych wydawana z wyniku złożenia wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy lub odwołania Wszczęcie postępowania egzekucyjnego Wystąpienie z powództwem cywilnym Postępowanie ze środkami odzyskanymi Wykluczenie beneficjenta z możliwości otrzymania środków przeznaczonych na realizację programów finansowanych z udziałem środków europejskich Zgłaszanie przez IZ RPO WSL naruszeń dyscypliny finansów publicznych przez beneficjentów RPO WSL Ochrona informacji i wymiana danych dotyczących nieprawidłowości Pomoc techniczna Informacja i promocja Przygotowanie Planu Komunikacji RPO WSL Wprowadzanie zmian do Planu Komunikacji RPO WSL Przygotowanie Rocznych Planów Działań Informacyjno Promocyjnych Wprowadzanie zmian w Rocznych Planach Działań Informacyjno Promocyjnych Obowiązki w zakresie informacji i promocji RPO WSL oraz ich weryfikacja Czynności sprawozdawcze w zakresie informacji i promocji RPO WSL Koordynacja działań informacyjno promocyjnych Obieg dokumentów księgowych Archiwizacja i przechowywanie zastosowanych narzędzi informacyjno promocyjnych

10 15 Systemy informatyczne Lokalny System Informatyczny (LSI / SIWIZ RPO WSL) Użytkownicy Lokalnego Systemu Informatycznego Zarządzanie uprawnieniami LSI Eksport danych z Lokalnego Systemu Informatycznego do Krajowego Systemu Informatycznego Wprowadzanie danych do LSI Procedury awaryjne Krajowy System Informatyczny (KSI/ SIMIK 07-13) Zarządzanie uprawnieniami KSI Wprowadzanie i usuwanie danych z KSI System SFC Przyznawanie praw dostępu do SFC Przesyłanie danych z wykorzystaniem SFC System finansowo księgowy Udostępnianie i archiwizacja dokumentacji Dostęp do informacji dotyczących procesu naboru, oceny i wyboru oraz realizacji projektów w ramach RPO WSL Publiczne udostępnianie informacji dotyczących realizacji projektów w ramach RPO WSL Udostępnianie dokumentacji w ramach Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego Archiwizacja dokumentacji Opracowanie dokumentacji RPO WSL w formie elektronicznej Procedura odstępstw od zapisów Podręcznika procedur wdrażania RPO WSL INICJATYWA JESSICA Informacje ogólne i podstawa prawna Schemat wdrożenia Negocjacje i wybór FP Podpisanie UoF Zadania Funduszu Powierniczego i Funduszu(y) Rozwoju Obszarów Miejskich Wniesienie wkładu i certyfikacja wydatków Funkcjonowanie i zadania Rady Inwestycyjnej Monitoring i Sprawozdawczość, weryfikacja i prowadzenie ewidencji kosztów zarządzania i dodatkowych kosztów w ramach Inicjatywy JESSICA Kontrola i audyt Kontrola FROM Działania informacyjno-promocyjne Pozostałe zadania związane z wdrażaniem Inicjatywy JESSICA

11 Wykaz skrótów ABW BIP BGK CBA DKF Ds. EBI EFI EFRR ETO EWT GIKS GM IA IC IK NSRO IK RPO IP IP2 RPO WSL IPOC IWIPK RPO WSL IZ RPO WSL Agencja Bezpieczeństwa Wewnętrznego Biuletyn Informacji Publicznej Bank Gospodarstwa Krajowego Centralne Biuro Antykorupcyjne Departament Koordynacji Wdrażania Funduszy Unii Europejskiej. Dysponent Środków Europejski Bank Inwestycyjny Europejski Fundusz Inwestycyjny Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego Europejski Trybunał Obrachunkowy Referat ds. Europejskiej Współpracy Terytorialnej Generalny Inspektor Kontroli Skarbowej Gabinet Marszałka Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego Instytucja Audytowa Instytucja Certyfikująca Instytucja Koordynująca Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia Instytucja Koordynująca Regionalne Programy Operacyjne Instytucja Pośrednicząca Instytucja Pośrednicząca drugiego stopnia w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa na lata Instytucja Pośrednicząca w Certyfikacji (Wojewoda Śląski) Indykatywny Wykaz Indywidualnych Projektów Kluczowych Instytucja Zarządzająca Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata JE RPO WSL Jednostka Ewaluacyjna RPO WSL KA KE KJO KM RPO WSL KOP Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego Komisja Europejska Krajowa Jednostka Oceny Komitet Monitorujący Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata Komisja Oceny Projektów KPR Krajowy Program Reform na lata KSI (SIMIK 07-13) Krajowy System Informatyczny KW Kontrakt wojewódzki dla Województwa Śląskiego z dnia 6 lutego 2008 r. 11

12 LSI MF MF-R MRiRW MRR NIK Lokalny System Informatyczny Minister Finansów Jednostka organizacyjna Ministerstwa Finansów, właściwa w zakresie informowania KE o nieprawidłowościach w wykorzystaniu funduszy strukturalnych Minister Rolnictwa i Rozwoju Wsi Minister Rozwoju Regionalnego Najwyższa Izba Kontroli NSRO Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia OLAF OSZIK PINB PO Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych Opis Systemu Zarządzania i Kontroli RPO WSL Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego Program Operacyjny PO KL Program Operacyjny Kapitał Ludzki PROW Program Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata PRPK PRS PT RPO WSL RAOW RARE RIO RKFS RKP RKPR RMK ROF ROP RPC RPDIP RPD RPIR RSIMP Program Realizacji Projektu Kluczowego Program Rozwoju Subregionu Pomoc Techniczna Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata Referat ds. administrowania i obsługi wydziału Referat ds. analiz regionalnych i ewaluacji Regionalna Izba Obrachunkowa Referat ds. księgowości funduszy strukturalnych Referat ds. kontraktacji projektów Referat ds. kontroli projektów Referat ds. monitoringu i kontroli programu Referat ds. obsługi finansowej Rejestr obciążeń na projekcie Referat ds. płatności i certyfikacji Roczny Plan Działań Informacyjno-Promocyjnych Roczny Plan Działań z zakresu Pomocy Technicznej Referat ds. programowania i rozwoju Referat ds. systemów informatycznych i monitoringu projektów RPO WSL Regionalny Program Operacyjny Województwa Śląskiego na lata RPR RPT RRP RWP Referat ds. protestów Referat ds. pomocy technicznej Referat ds. realizacji płatności Referat ds. wyboru projektów I / Referat ds. wyboru projektów II 12

13 RZF PION SW Referat ds. zarządzania finansowego Procedura informowania KE o nieprawidłowościach w wykorzystaniu funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w latach Sekretariat SFC 2007 System zarządzania funduszami we Wspólnocie Europejskiej w latach SIWIZ SSPK SW ŚCP UE UKS UMWSL UOPWE URPO WSL US UZP WE WFN WINB WKG WOR WRR WSW WZN ZOP ZW ZIP System Informatyczny Wdrażania i Zarządzania RPO WSL Samodzielne stanowisko ds. projektów kluczowych Studium Wykonalności Śląskie Centrum Przedsiębiorczości (IP2 RPO WSL) Unia Europejska Urząd Kontroli Skarbowej Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego Urząd Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich Szczegółowy opis priorytetów, zwany dalej Uszczegółowieniem Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata Urząd Skarbowy Urząd Zamówień Publicznych Wspólnota Europejska Wydział Finansowy Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego Wojewódzki Inspektorat Nadzoru Budowlanego Wydział Księgowości Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego Wydział Organizacyjny i Kadr Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego Wydział Rozwoju Regionalnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego Wstępne Studium Wykonalności Wydział Zamówień Publicznych i Nadzoru Właścicielskiego Zespół Obsługi Prawnej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego Zarząd Województwa Śląskiego Zespół ds. informacji i promocji 13

14 1 Informacje ogólne 1.1 Instytucja Zarządzająca (IZ RPO WSL) Funkcję Instytucji Zarządzającej RPO WSL (IZ RPO WSL) pełni Zarząd Województwa na podstawie art. 25 ustawy z dnia 6 grudnia 2006 roku o zasadach prowadzenia polityki rozwoju. Upoważnienie ustawowe weszło w życie w dniu 25 grudnia 2006 roku. Podstawą działalności Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego jest Statut Województwa Śląskiego, stanowiący załącznik do uchwały Sejmiku Województwa Śląskiego Nr II/49/19/2006 z dnia 12 czerwca 2006 roku. IZ RPO WSL, zgodnie z art. 60 Rozporządzenia Rady nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006r. ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/1999, jest odpowiedzialna za zarządzanie Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Śląskiego na lata i jego realizację zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami, a w szczególności za: zapewnienie, że operacje są wybierane do finansowania zgodnie z kryteriami mającymi zastosowanie do RPO WSL oraz że spełniają one mające zastosowanie zasady wspólnotowe i krajowe przez cały okres ich realizacji; weryfikację, że współfinansowane towary i usługi są dostarczone oraz że wydatki zadeklarowane przez beneficjentów na operacje zostały rzeczywiście poniesione i są zgodne z zasadami wspólnotowymi i krajowymi; zapewnienie istnienia informatycznego systemu rejestracji i przechowywania zapisów księgowych dla każdej operacji w ramach RPO WSL oraz zapewnienie, że dane na temat realizacji, niezbędne do celów zarządzania finansowego, monitorowania, weryfikacji, audytu i oceny są gromadzone; zapewnienie utrzymywania przez beneficjentów i inne podmioty uczestniczące w realizacji operacji odrębnego systemu księgowego albo odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich transakcji związanych z operacją, bez uszczerbku dla krajowych zasad księgowych; zapewnienie, że ocena RPO WSL, o której mowa w art. 48 ust. 3 rozporządzenia ogólnego jest prowadzona zgodnie z art. 47 ww. rozporządzenia; ustanowienie procedur dla zapewnienia, że wszystkie dokumenty dotyczące wydatków i audytów, wymagane do zapewnienia właściwej ścieżki audytu, są przechowywane zgodnie z wymogami art. 90 rozporządzenia ogólnego; zapewnienie otrzymywania przez Instytucję Certyfikującą wszystkich niezbędnych informacji o procedurach i weryfikacjach prowadzonych w odniesieniu do wydatków na potrzeby poświadczania; kierowanie pracą Komitetu Monitorującego RPO WSL i dostarczanie mu wymaganej dokumentacji w celu umożliwienia monitorowania jakościowego realizacji programu operacyjnego w świetle jego szczegółowych celów; opracowanie i przedkładanie Komisji końcowego i sprawozdań rocznych z realizacji, po ich uprzednim zatwierdzeniu przez Komitet Monitorujący; zapewnianie przestrzegania wymogów w zakresie informacji i promocji ustanowionych w art. 69 rozporządzenia ogólnego; 14

15 dostarczanie Komisji Europejskiej informacji umożliwiających jej dokonanie oceny dużych projektów. Powyższe obowiązki realizowane będą przez poszczególne komórki IZ RPO WSL odpowiedzialne za wdrażanie, monitoring, kontrolę, zarządzanie finansowe, informację i promocję. Przebieg poszczególnych procedur dotyczących zarządzania oraz wdrażania RPO WSL przedstawiają schematy procedur wdrażania RPO WSL, stanowiące załącznik nr 1.5 do niniejszego Podręcznika. Niniejszy Podręcznik Procedur Wdrażania RPO WSL IZ RPO WSL publikuje na swojej stronie internetowej jako dokument stanowiący system realizacji Programu. Wydział Rozwoju Regionalnego Instytucja Zarządzająca RPO WSL Schemat organizacyjny Wydziału Rozwoju Regionalnego (komórki zaangażowane w realizację RPO WSL) DYREKTOR Referat ds. administrowania i obsługi wydziału Zastępca Dyrektora Zastępca Dyrektora Zastępca Dyrektora Zastępca Dyrektora Zastępca Dyrektora Referat ds. analiz regionalnych i ewaluacji Referat ds. obsługi finansowej Referat ds. kontraktacji projektów Referat ds. wyboru projektów 1 Referat ds. monitoringu i kontroli programu Referat ds. pomocy technicznej Referat ds. Zarządzania finansowego Referat ds. kontroli projektów Referat ds. wyboru projektów 2 Referat ds. programowania i rozwoju Referat ds. realizacji płatności Zespół ds. informacji i promocji Referat ds. płatności i certyfikacji Referat ds. protestów Referat ds. systemów informatycznych i monitoringu projektów Poszczególne zadania IZ RPO WSL precyzuje Regulamin Organizacyjny Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego stanowiący załącznik nr 1.1 do niniejszego Podręcznika. Wymienione niżej zadania poszczególnych referatów Wydziałów zaangażowanych w realizację RPO WSL stanowią wyciąg z ww. Regulaminu i są zgodne z Opisem Systemu Zarządzania i Kontroli RPO WSL oraz Opisem stanowisk pracy IZ RPO WSL, stanowiącym załącznik nr 1.2 Podręcznika procedur. Dodatkowo referaty Wydziału Rozwoju Regionalnego zgodnie z Zarządzeniem nr 06 /2011 Dyrektora Wydziału Rozwoju Regionalnego z dnia 14 czerwca 2011 r., stanowiącym załącznik nr 1.6, podzielone są na zespoły zadaniowe, których pracę nadzorują koordynatorzy zespołów. 15

16 1) Referat ds. obsługi finansowej (RR ROF) a) Prowadzenie spraw dotyczących realizacji budżetu, w tym między innymi: przygotowywanie materiałów związanych z opracowaniem projektu budżetu w zakresie zadań realizowanych i nadzorowanych przez Wydział, opracowywanie rocznego planu finansowego dochodów i wydatków Wydziału, ewidencjonowanie dokonanych zmian i nadzór nad jego realizacją, prowadzenie ewidencji umów i zleceń zawartych ze środków budżetowych oraz rozliczanie faktur, sporządzanie informacji z wykonania planu finansowego dochodów i wydatków w zakresie zadań realizowanych i nadzorowanych przez Wydział, dokonywanie zmian w planie finansowym środków Unii Europejskiej oraz ewidencjonowanie płatności dokonywanych na rzecz beneficjentów ze środków europejskich, opracowywanie okresowych harmonogramów realizacji zadań, wprowadzanie danych do Programu DYSPONENT. b) Sporządzanie informacji o zwrotach środków przez beneficjentów oraz weryfikacja poprawności kwot dokonywanych zwrotów. c) Koordynowanie na poziomie Wydziału zagadnień związanych z zamówieniami publicznymi w tym m.in.: prowadzenie dokumentacji przetargowych, współudział w pracach zespołów ds. udzielania zamówień publicznych i komisji przetargowych, prowadzenie spraw związanych z harmonogramem zamówień publicznych dla Wydziału Rozwoju Regionalnego, współpraca z referatami Wydziału Rozwoju Regionalnego i wydziałami branżowymi Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego, udzielanie informacji oraz wyjaśnień pracownikom Wydziału Rozwoju Regionalnego w zakresie stosowania ustawy Prawa zamówień publicznych. d) Uczestnictwo w pracach dotyczących nowego okresu programowania e) Archiwizacja dokumentacji w zakresie wykonywanych obowiązków. f) Przetwarzanie danych osobowych niezbędnych do realizacji zadań wynikającyce z Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata ; 2) Referat ds. realizacji płatności (RR RRP) a) Realizacja zadań ujętych w Opisie systemu zarządzania i kontroli Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata i innych instrukcjach wykonawczych, w tym między innymi: sporządzanie dyspozycji płatności w zakresie współfinansowania krajowego, sporządzanie zleceń płatności ze środków europejskich, sporządzanie zbiorczych zestawień zawierających informacje o zleceniach płatności przekazanych do BGK i wypłaconych przez BGK, przygotowywanie materiałów związanych z opracowaniem projektu budżetu państwa i budżetu województwa w zakresie działań RPO WSL, dokonywanie analizy przepływu środków finansowych oraz stopnia wykorzystania środków w stosunku do zatwierdzonego planu finansowego dla działań RPO WSL oraz harmonogramu rzeczowo-finansowego, uczestnictwo w przygotowywaniu i aktualizacji procedur RPO WSL, realizowanie zadań wynikających z procesu wydawania decyzji administracyjnych w zakresie odzyskiwania środków od Beneficjentów RPO WSL. 16

17 b) Prowadzenie spraw dotyczących Kontraktu Wojewódzkiego oraz IP2 RPO WSL, w tym między innymi: koordynowanie na poziomie Wydziału zagadnień związanych z Kontraktem Wojewódzkim, współpraca z Ministerstwem Rozwoju Regionalnego w zakresie instrumentu polityki regionalnej, jakim jest Kontrakt Wojewódzki, współdziałanie z wydziałami Urzędu Marszałkowskiego w zakresie podpisania i realizacji Kontraktu Wojewódzkiego oraz z innymi podmiotami uprawnionymi, realizującymi zadania Kontraktu, przygotowywanie dokumentów niezbędnych do zawarcia umowy samorządowo rządowej - Kontraktu Wojewódzkiego w perspektywie finansowej oraz aneksów związanych z jej aktualizacją, wykonywanie czynności związanych z realizacją Kontraktu Wojewódzkiego, wykonywanie nadzoru w zakresie gospodarki finansowej IP2 RPO WSL, sporządzanie dyspozycji płatności dla IP2 RPO WSL w zakresie budżetu państwa oraz bieżącej działalności jednostki. c) Uczestnictwo w pracach dotyczących nowego okresu programowania d) Archiwizacja dokumentacji w zakresie wykonywanych obowiązków. e) Przetwarzanie danych osobowych niezbędnych do realizacji zadań wynikającyce z Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata ; 3) Referat ds. programowania i rozwoju (RR RPIR) a) Realizacja zadań ujętych w Opisie systemu zarządzania i kontroli Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata i innych instrukcjach wykonawczych, w tym między innymi w zakresie programowania rozwoju: opracowanie Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata i jego ewentualnych zmian, kontakty z Ministerstwem Rozwoju Regionalnego i Komisją Europejską w ww. zakresie, koordynacja i nadzór merytoryczny prac oraz opracowanie zintegrowanego programu rozwoju regionalnego na lata , udział w opracowaniu i zmianach Uszczegółowienia RPO WSL, przygotowanie, we współpracy z właściwymi referatami Wydziału, zasad wdrażania w ramach RPO WSL Inicjatywy JESSICA, koordynacja i ocena Programów Rozwoju Subregionu w ramach RPO WSL, analiza propozycji systemowych realizacji RPO WSL w celu wypracowania założeń do programowania w przyszłym okresie programowania, opracowanie i koordynacja programowania polityki rozwoju oraz polityki rozwoju regionalnego w ramach RPO WSL oraz w ramach przyszłej perspektywie programowania polityki spójności UE , prowadzenie działań w zakresie pozyskiwania i łączenia środków finansowych (publicznych unijnych i krajowych oraz prywatnych) w celu realizacji zadań rozwojowych w regionie, podejmowanie inicjatyw o charakterze prorozwojowym wspomagającym programowanie rozwoju regionalnego w obszarach różnych inicjatyw unijnych szczebla krajowego i międzyregionalnego (np. ESPON, URBACT II, itp.), współpraca z pozostałymi referatami Wydziału w zakresie bieżącego programowania oraz nowej perspektywy finansowej b) Współpraca i integracja działań na rzecz rozwoju regionalnego: 17

18 tworzenie platformy wymiany informacji i doświadczeń w celu wypracowania wytycznych dla nowego okresu programowania , w tym współpraca z Wydziałami Urzędu oraz jednostkami samorządu terytorialnego i samorządami gospodarczymi w zakresie integracji działań na rzecz rozwoju regionalnego finansowanego ze środków unijnych i krajowych, koordynacja polityk horyzontalnych w RPO WSL, w tym przede wszystkim horyzontalnej polityki ochrony środowiska i zrównoważonego rozwoju, współpraca z jednostkami samorządu terytorialnego i samorządami gospodarczymi w zakresie integracji działań na rzecz rozwoju regionalnego finansowanego ze środków unijnych i krajowych, udział w pracach programowych nad opracowaniem przyszłej koncepcji krajowej polityki miejskiej oraz Koncepcji Przestrzennego Zagospodarowania Kraju (a także pozostałych strategii zintegrowanych), opracowanie koncepcji, kierowanie procesem merytorycznym i wydawniczym periodyku Śląskie Studia Regionalne, uczestnictwo w inicjatywach związanych z analizą procesu rozwoju regionalnego. c) Archiwizacja dokumentacji w zakresie wykonywanych obowiązków. d) Przetwarzanie danych osobowych niezbędnych do realizacji zadań wynikającyce z Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata ; 4) Referat ds. analiz regionalnych i ewaluacji (RR RARE) Realizacja zadań ujętych w Opisie systemu zarządzania i kontroli Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata i innych instrukcjach wykonawczych, w tym między innymi: a) Analizy regionalne: analizy zakresu programów realizowanych na terenie województwa, w tym z punktu widzenia przebiegu linii demarkacyjnych między nimi, analizy skutków interwencji różnych programów na terenie województwa, w kontekście ich wzajemnej koordynacji, prowadzenie innych badań, uczestnictwo w programach związanych z analizą procesu rozwoju regionalnego, współpraca z SP m.in. RCAS. b) Ewaluacja zewnętrzna: opracowanie i koordynacja procesu realizacji celów Planu ewaluacji RPO WSL, przeprowadzanie ewaluacji on-going RPO WSL, współpraca z Instytucją Koordynującą Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia (Krajową Jednostką Oceny) oraz Instytucją Koordynującą RPO w zakresie ewaluacji stopnia realizacji RPO WSL, powołanie, organizacja i przewodzenie pracom Grupy Sterującej ds. ewaluacji, gromadzenie danych i przeprowadzanie analiz efektywności RPO WSL w szerokim kontekście interwencji publicznej w regionie, c) Ewaluacja wewnętrzna: gromadzenie danych na potrzeby przeprowadzania badań wewnętrznych, współpraca z innymi komórkami Wydziału Rozwoju Regionalnego w zakresie niezbędnym do przygotowania i realizacji badań wewnętrznych, opracowywanie koncepcji badań oraz precyzowanie metodologii badawczej, prowadzenie konsultacji propozycji rekomendacji oraz wniosków z badań w gronie potencjalnych adresatów rekomendacji, 18

19 monitorowanie procesu wdrażania rekomendacji wypracowanych w ramach badań ewaluacyjnych. d) Współpraca z pozostałymi referatami Wydziału w zakresie przeprowadzanych badań ewaluacyjnych i analiz. e) Uczestnictwo w pracach dotyczących nowego okresu programowania f) Prowadzenie dokumentacji w części wynikającej z zakresu powierzonych czynności. g) Archiwizacja dokumentacji w zakresie wykonywanych obowiązków. h) Przetwarzanie danych osobowych niezbędnych do realizacji zadań wynikającyce z Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata ; 5) Referat ds. monitoringu i kontroli programu (RR RMK) Realizacja zadań ujętych w Opisie systemu zarządzania i kontroli Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata i innych instrukcjach wykonawczych, w tym między innymi: a) Zakres zadań dotyczących sprawozdawczości : monitorowanie postępów w realizacji RPO WSL poprzez sporządzanie sprawozdań okresowych, rocznych i końcowych z realizacji RPO WSL i przekazywanie ich do odpowiednich instytucji, sporządzanie zbiorczych informacji kwartalnych z realizacji RPO WSL na lata i przekazywanie ich do odpowiednich instytucji, monitorowanie postępu rzeczowego realizacji programu poprzez system wskaźników programowych, horyzontalnych oraz celu głównego; przygotowywanie raportów dotyczących skutków środowiskowych w ramach RPO WSL, monitorowanie postępów w realizacji Programów Rozwoju Subregionu w ramach RPO WSL poprzez sporządzanie sprawozdań z realizacji Programów Rozwoju Subregionu w ramach RPO WSL, weryfikacja sprawozdań okresowych, rocznych i końcowego przekazanych przez IP2 RPO WSL. b) Zakres zadań dotyczący kontroli: sporządzanie, weryfikacja i zatwierdzanie rocznych planów kontroli Instytucji Zarządzającej RPO WSL, weryfikacja i zatwierdzanie rocznych planów kontroli IP2 RPO WSL, koordynacja kontroli zewnętrznych oraz audytów wewnętrznych prowadzonych w WRR, współpraca z instytucjami kontroli zewnętrznej, monitorowanie wdrożenia rekomendacji z kontroli zewnętrznych i przekazywanie informacji o stanie ich wdrożenia do instytucji uprawnionych, prowadzenie kontroli systemowych zaplanowanych i doraźnych w zakresie zadań powierzonych IP2 RPO WSL, kontrola zapewnienia właściwej ścieżki audytu systemu zarządzania i kontroli RPO WSL, sporządzanie i przekazywanie niezbędnych informacji i materiałów do Instytucji Audytowej oraz innych instytucji kontrolnych i audytujących IZ RPO WSL. c) Zakres zadań dotyczących nieprawidłowości, w tym między innymi: weryfikowanie informacji o wykryciu nieprawidłowości, stwierdzanie nieprawidłowości w rozumieniu Rozporządzenia 1083/2006, 19

20 sporządzanie odpowiednich zestawień/raportów o nieprawidłowościach w RPO WSL i przekazywanie ich odpowiednim instytucjom, administrowanie systemem IMS, weryfikowanie zestawień/ raportów o nieprawidłowościach przekazanych przez IP2 RPO WSL. Zgłaszanie do Rejestru Podmiotów Wykluczonych prowadzonego w Ministerstwie Finansów, Zgłaszanie naruszeń dyscypliny finansów publicznych przez beneficjentów RPO WSL do Rzecznika Dyscypliny Finansów Publicznych. d) Opracowanie i aktualizacja Opisu systemu zarządzania i kontroli RPO WSL, e) Opracowanie i aktualizacja Podręcznika procedur wdrażania RPO WSL, f) Wykonywanie nadzoru nad Śląskim Centrum Przedsiębiorczości (IP2 RPO WSL), w tym między innymi: opracowanie Porozumienia w sprawie realizacji RPO WSL oraz aneksów do Porozumienia, opracowanie i aktualizowanie Wytycznych dla IP2 RPO WSL, opiniowanie procedur i dokumentów w zakresie zadań wykonywanych przez IP2 RPO WSL, nadzór merytoryczny nad działalnością IP2 RPO WSL. g) Prowadzenie sekretariatu oraz organizacja prac Komitetu Monitorującego RPO WSL, h) Przygotowanie analiz wdrażania RPO WSL dla Komitetu Monitorującego RPO WSL oraz na potrzeby sprawozdawczości, i) Monitorowanie postępów wdrażania instrumentów inżynierii finansowej j) Realizacja, we współpracy z właściwymi referatami Wydziału, zadań związanych z wdrażaniem Inicjatywy JESSICA w Województwie Śląskim: - analizowanie rocznych/półrocznych Raportów z Postępów Inicjatywy Jessica, - przeprowadzanie kontroli zaplanowanych i doraźnych w zakresie zadań powierzonych FROM - przeprowadzanie wizyt monitorujących Projektów Miejskich, - analizowanie wyników kontroli i audytów przeprowadzonych w odniesieniu do FROM i Projektów Miejskich, - weryfikowanie i prowadzenie ewidencji kosztów zarządzania i dodatkowych kosztów, - organizacja prac Rady Inwestycyjnej w ramach Inicjatywy JESSICA. k) Prowadzenie procesu identyfikacji i analizy ryzyka związanego z realizacją RPO WSL, l) Realizacja obowiązków związanych z wprowadzeniem do Urzędu systemu kontroli zarządczej, m) Prowadzenie na poziomie Wydziału spraw dotyczących Systemu Zarządzania Jakością, n) Uczestnictwo w pracach dotyczących nowego okresu programowania g) Archiwizacja dokumentacji w zakresie wykonywanych obowiązków. h) Przetwarzanie danych osobowych niezbędnych do realizacji zadań wynikającyce z Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata ; 6) Referat ds. wyboru projektów 1 (RR RWP 1 )- Priorytet I, Priorytet III, Priorytet IV, Priorytet V, Priorytet VI 20

21 Realizacja zadań ujętych w Opisie systemu zarządzania i kontroli Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata i innych instrukcjach wykonawczych, a w szczególności: a) Organizacja konkursów o dofinansowanie projektów w ramach RPO WSL, b) Przeprowadzanie naboru wniosków w ramach ścieżki pozakonkursowej (PRS i PK), c) Ocena poprawności przedłożonych projektów i kompletności formalnej wniosków i załączników w ramach ścieżki konkursowej, d) Ocena poprawności przedłożonych projektów i kompletności formalnej wniosków i załączników w ramach ścieżki pozakonkursowej (PRS i PK), w tym przeprowadzenie oceny wstępnej i zasadniczej, przeprowadzanie ponownej oceny formalnej i merytoryczno-technicznej projektów, e) Organizacja prac Komisji Oceny Projektów (KOP), f) Pełnienie obowiązków sekretarza (KOP), w tym nadzór nad przebiegiem prac Komisji Oceny Projektów oraz weryfikacja kart oceny merytoryczno-technicznej członków Komisji Oceny Projektów, g) Koordynacja działań związanych z realizacją ścieżki pozakonkursowej RPO WSL (w tym opracowywanie wytycznych i procedur do ścieżki pozakonkursowej oraz przeprowadzanie wstępnej oceny formalnej projektów kluczowych oraz projektów w ramach Programów Rozwoju Subregionu), h) Przygotowywanie projektów uchwał oraz innej dokumentacji dla Zarządu Województwa, niezbędnej do podjęcia decyzji w sprawie wyboru projektów do dofinansowania, i) Przekazywanie informacji na temat dostępności oraz zasad aplikowania o środki w ramach RPO WSL, j) Udział w formułowaniu propozycji zmian i w przygotowywaniu wniosków o ich wprowadzanie do RPO WSL, a także współpraca przy przygotowaniu raportów ewaluacyjnych, k) Przekazywanie informacji z realizacji RPO WSL niezbędnych do przygotowania informacji kwartalnych, sprawozdań okresowych, rocznych i końcowych z realizacji RPO WSL do referatu ds. monitoringu i kontroli programu, l) Uczestnictwo w przygotowywaniu i aktualizacji procedur RPO WSL, m) Przygotowywanie dokumentacji i współpraca w zakresie kontroli przez organy zewnętrzne, n) Przygotowywanie projektów uchwał dla Zarządu Województwa zmieniających poziom dofinansowania/ kwotę dofinansowania dla projektów, z którymi została podpisana umowa o dofinansowanie, o) Opiniowanie zmian dotyczących założonych wskaźników produktów i rezultatu w projektach wybranych do dofinansowania dla referatu ds. kontraktacji projektów, p) Weryfikacja analiz finansowych projektu z uwzględnieniem luki w finansowaniu w projektach wybranych do dofinansowania dla referatu ds. kontraktacji projektów, q) Weryfikacja zaświadczeń dotyczących otrzymanej pomocy de minimis przez Wnioskodawców dla wniosków wybranych do dofinansowania dla referatu ds. kontraktacji projektów, r) Opiniowanie i udzielanie informacji w sprawie projektów składanych w ramach inicjatywy JESSICA, s) Współpraca z innymi Referatami w celu sprawnego i płynnego wdrażania RPO WSL, t) Uczestnictwo w pracach dotyczących nowego okresu programowania

22 u) Archiwizacja dokumentacji w zakresie wykonywanych obowiązków. v) Przetwarzanie danych osobowych niezbędnych do realizacji zadań wynikającyce z Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata ; 7) Referat ds. wyboru projektów 2 (RR RWP 2 )- Priorytet II, Priorytet VII, Priorytet VIII, Priorytet IX, Priorytet X Realizacja zadań ujętych w Opisie systemu zarządzania i kontroli Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata i innych instrukcjach wykonawczych, a w szczególności: a) Organizacja konkursów o dofinansowanie projektów w ramach RPO WSL, b) Przeprowadzanie naboru wniosków w ramach ścieżki pozakonkursowej (PRS i PK),ocena poprawności przedłożonych projektów i kompletności formalnej wniosków i załączników w ramach ścieżki konkursowej, c) Ocena poprawności przedłożonych projektów i kompletności formalnej wniosków i załączników w ramach ścieżki pozakonkursowej (PRS i PK), w tym przeprowadzenie oceny wstępnej i zasadniczej, d) Przeprowadzanie ponownej oceny formalnej i merytoryczno-technicznej projektów, e) Organizacja prac Komisji Oceny Projektów (KOP), f) Pełnienie obowiązków sekretarza (KOP), w tym nadzór nad przebiegiem prac Komisji Oceny Projektów, g) Weryfikacja kart oceny merytoryczno-technicznej członków Komisji Oceny Projektów, h) Koordynacja działań związanych z realizacją ścieżki pozakonkursowej RPO WSL (w tym opracowywanie wytycznych i procedur do ścieżki pozakonkursowej oraz przeprowadzanie wstępnej oceny formalnej projektów kluczowych oraz projektów w ramach Programów Rozwoju Subregionu), i) Przygotowywanie projektów uchwał oraz innej dokumentacji dla Zarządu Województwa, niezbędnej do podjęcia decyzji w sprawie wyboru projektów do dofinansowania, j) Przekazywanie informacji na temat dostępności oraz zasad aplikowania o środki w ramach RPO WSL, k) Udział w formułowaniu propozycji zmian i w przygotowywaniu wniosków o ich wprowadzanie do RPO WSL, a także współpraca przy przygotowaniu raportów ewaluacyjnych, l) Przekazywanie informacji z realizacji RPO WSL niezbędnych do przygotowania informacji kwartalnych, sprawozdań okresowych, rocznych i końcowych z realizacji RPO WSL do referatu ds. monitoringu i kontroli programu, m) Uczestnictwo w przygotowywaniu i aktualizacji procedur RPO WSL, n) Przygotowywanie dokumentacji i współpraca w zakresie kontroli przez organy zewnętrzne, o) Przygotowywanie projektów uchwał dla Zarządu Województwa zmieniających poziom dofinansowania/ kwotę dofinansowania dla projektów, z którymi została podpisana umowa o dofinansowanie, p) Odpowiedzialność za opracowanie (oraz zmiany) indykatywnego harmonogramu konkursów w ramach RPO WSL, q) Opiniowanie zmian dotyczących założonych wskaźników produktów i rezultatu w projektach wybranych do dofinansowania dla referatu ds. kontraktacji projektów; 22

23 r) Weryfikacja analiz finansowych projektu z uwzględnieniem luki w finansowaniu w projektach wybranych do dofinansowania dla referatu ds. kontraktacji projektów, s) Współpraca z innymi referatami w celu sprawnego i płynnego wdrażania RPO WSL, t) Monitorowanie wdrażania Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata w zakresie ochrony środowiska, w tym: - ocena projektów pod kątem poprawności przygotowania OOŚ na każdym z etapów wdrażania RPO WSL, - przygotowanie założeń programowych dotyczących procedur OOŚ, u) Opracowanie i zmiana Uszczegółowienia RPO WSL, v) Koordynacja procesu archiwizacji dokumentów z zakresu RPO WSL w ramach Zespołu ds. archiwizacji, w) Uczestnictwo w pracach dotyczących nowego okresu programowania x) Archiwizacja dokumentacji w zakresie wykonywanych obowiązków. y) Przetwarzanie danych osobowych niezbędnych do realizacji zadań wynikającyce z Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata ; 8) Referat ds. pomocy technicznej (RR RPT) Realizacja zadań ujętych w Opisie systemu zarządzania i kontroli Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata i innych instrukcjach wykonawczych, w tym między innymi: a) Przygotowywanie Rocznego Planu Działań z zakresu Pomocy Technicznej, b) Uczestnictwo w przygotowaniu sprawozdań w zakresie realizacji Pomocy Technicznej RPO WSL, c) Sporządzanie wniosków beneficjenta o płatność w ramach Pomocy Technicznej RPO WSL, d) Planowanie budżetu Pomocy Technicznej RPO WSL, e) Ewidencja wydatków ponoszonych w związku z realizacją zadań z zakresu Pomocy Technicznej RPO WSL, f) Rozliczanie faktur i rachunków dotyczących wydatków finansowanych w ramach Pomocy Technicznej RPO WSL, g) Rozliczanie delegacji finansowanych w ramach Pomocy Technicznej RPO WSL, h) Sporządzanie harmonogramu zapotrzebowania na środki z budżetu państwa dla zadań finansowanych ze środków Pomocy Technicznej RPO WSL, i) Sporządzanie harmonogramu wydatków w ramach budżetu państwa wynikających z podpisanych umów w zakresie pomocy technicznej RPO WSL, j) Monitorowanie należności z tytułu nieterminowej realizacji umów zawieranych w związku z realizacją zadań finansowanych z Pomocy Technicznej RPO WSL, k) Uczestnictwo w rozliczaniu dotacji z budżetu państwa w ramach Pomocy Technicznej RPO WSL, l) Przechowywanie dokumentacji związanej z realizacją Pomocy Technicznej RPO WSL, m) Uczestnictwo w przygotowywaniu i aktualizacji procedur RPO WSL, n) Uczestnictwo w pracach dotyczących nowego okresu programowania o) Archiwizacja dokumentacji w zakresie wykonywanych obowiązków. p) Przetwarzanie danych osobowych niezbędnych do realizacji zadań wynikającyce z Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata ; 23

24 9) Referat ds. kontraktacji projektów (RR RKP) Realizacja zadań ujętych w Opisie systemu zarządzania i kontroli Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata i innych instrukcjach wykonawczych, w tym między innymi: a) Zakres zadań dotyczących przygotowywania umów i aneksów o dofinansowanie projektów oraz zmian w realizacji projektów: - weryfikacja projektów wybranych do dofinansowania w zakresie kompletności dokumentacji niezbędnej do podpisania umowy/porozumienia o dofinansowaniu, - sprawdzanie dostępności środków możliwych do zakontraktowania, - weryfikacja Beneficjentów w rejestrze podmiotów wykluczonych, - przygotowywanie umów oraz aneksów do umów/porozumień o dofinansowaniu, - przygotowywanie projektów uchwał w sprawie dofinansowania projektów własnych, - prowadzenie bazy elektronicznej zawartych umów o dofinansowanie, - weryfikacja zawartych przez Beneficjenta umów z wykonawcami pod względem kwalifikowalności kosztów, - weryfikacja analiz finansowych projektu z uwzględnieniem luki w finansowaniu przy współpracy referatów ds. wyboru projektów, - przygotowanie zaświadczeń i aktualizacji zaświadczeń dotyczących udzielonej pomocy de minimis - analiza projektów pod kątem możliwości zwiększenia kwoty dofinansowania, - analiza projektów pod kątem możliwości zwiększenia udziału procentowego dofinansowania, - analiza założeń czasowych realizacji projektów, - opiniowanie zmian dotyczących założonych wskaźników produktów i rezultatu przy wsparciu merytorycznym referatu ds. systemów informatycznych i monitoringu projektów, - weryfikacja dokumentów związanych z uzyskiwaniem dochodu w związku realizacją projektu przy wsparciu merytorycznym referatu ds. systemów informatycznych i monitoringu projektów, - przygotowywanie dokumentacji i współpraca w zakresie kontroli projektów, - przygotowywanie dokumentacji i współpraca w zakresie kontroli zewnętrznych, - analiza informacji pokontrolnych i list sprawdzających wniosków o płatność końcową celem sporządzania aneksów na zakończenie realizacji projektu, b) Zakres zadań dotyczących nieprawidłowości: - wykrywanie, stwierdzanie naruszeń prawa przez Beneficjentów i przekazywanie informacji do referatu ds. monitoringu i kontroli programu, referatu ds. płatności i certyfikacji, referatu ds. obsługi finansowej i referatu ds. systemów informatycznych i monitoringu projektów, c) przekazywanie informacji do referatu ds. płatności i certyfikacji niezbędnych do prowadzenia rejestru obciążeń na projekcie (kwot do odzyskania i kwot odzyskanych). d) Zakres zadań związanych z Samodzielnym stanowiskiem ds. Projektów Kluczowych: - monitorowanie oraz weryfikacja postępów w realizacji Projektów kluczowych RPO WSL oraz sporządzaniem i przekazywaniem sprawozdań do Ministerstwa Rozwoju Regionalnego, 24

25 - monitorowanie postępów uzyskanego wsparcia, w ramach projektu pipeline, organizowanego oraz finansowanego przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego, dla wybranych projektów kluczowych, - przygotowywanie zestawień dot. dużych projektów, o których mowa w rozporządzeniu WE 1083/2006, - przygotowywanie oraz nadzór nad procesem podpisywania umowy ramowej oraz aneksów do umowy ramowej dla projektów indywidualnych. e) Współpraca z innymi referatami w celu sprawnego i płynnego wdrażania RPO WSL. f) Uczestnictwo w przygotowywaniu i aktualizacji procedur RPO WSL. g) Obsługa wdrażania działań w ramach Sektorowego Programu Operacyjnego Restrukturyzacja i Modernizacja Sektora Żywnościowego oraz Rozwój Obszarów Wiejskich SPO ROL h) Uczestnictwo w pracach dotyczących nowego okresu programowania i) Archiwizacja dokumentacji w zakresie wykonywanych obowiązków. j) Przetwarzanie danych osobowych niezbędnych do realizacji zadań wynikającyce z Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata ; 10) Referat ds. płatności i certyfikacji (RR RPC): Realizacja zadań ujętych w Opisie systemu zarządzania i kontroli Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata i innych instrukcjach wykonawczych, w tym między innymi: a) Zakres zadań dotyczących płatności: - weryfikacja wniosków o płatność, w tym weryfikacja dokumentów finansowych pod kątem kwalifikowalności poniesionych wydatków, - weryfikacja wniosków o płatność w ramach Pomocy Technicznej od IP 2 RPO WSL do IZ RPO WSL, - weryfikacja wniosków sprawozdawczych oraz wniosków o płatność z częścią sprawozdawczą oraz przekazywanie informacji o wynikach weryfikacji odpowiednim referatom. b) Zakres zadań dotyczących nieprawidłowości: - wykrywanie, stwierdzanie naruszeń prawa przez Beneficjentów i przekazywanie informacji do referatu ds. monitoringu i kontroli programu, referatu ds. obsługi finansowej i referatu ds. systemów informatycznych i monitoringu projektów, - prowadzenie i kontrola postępowania zmierzającego do usunięcia nieprawidłowości, - zadania polegające na odzyskaniu kwot od beneficjentów, w tym wsparcie merytoryczne dla referatu ds. obsługi finansowej w zakresie przygotowanie projektu decyzji o zwrocie kwoty nieprawidłowości. c) Zakres zadań dotyczących certyfikacji: - prowadzenie rejestru obciążeń na projekcie (kwot do odzyskania i kwot odzyskanych), - weryfikacja poświadczeń i deklaracji wydatków, - weryfikacja poświadczeń i deklaracji wydatków składanych przez IP2 RPO WSL, - prowadzenie spraw związanych z certyfikacją wydatków poprzez przygotowywanie i przekazywanie niezbędnych informacji i materiałów do Instytucji Certyfikującej i Instytucji Pośredniczącej w Certyfikacji, 25

26 - prowadzenie spraw związanych z pomniejszaniem deklaracji wydatków na poszczególnych poziomach o kwoty odzyskane oraz dokonywania stosownych korekt finansowych. d) Przygotowywanie prognoz wydatków. e) Uczestnictwo w przygotowywaniu i aktualizacji procedur RPO WSL. f) Wprowadzanie danych do systemu KSI SIMIK oraz do systemu SIWIZ RPO WSL a następnie monitorowanie danych w nich zawartych w celu sprawdzenia zgodności wprowadzanych danych z dokumentacją źródłową. g) Współpraca z innymi referatami w celu sprawnego i płynnego wdrażania RPO WSL. h) Uczestnictwo w pracach dotyczących nowego okresu programowania i) Archiwizacja dokumentacji w zakresie wykonywanych obowiązków. j) Przetwarzanie danych osobowych niezbędnych do realizacji zadań wynikającyce z Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata ; 11) Referat ds. systemów informatycznych i monitoringu projektów (RR RSIMP) Realizacja zadań ujętych w Opisie systemu zarządzania i kontroli Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata i innych instrukcjach wykonawczych, w tym między innymi: a) Zakres zadań dotyczący systemów informatycznych: - koordynowanie prac związanych z obsługą, zmianami i rozbudową Systemu informatycznego wdrażania i zarządzania RPO WSL (SIWIZ RPO WSL), - zarządzanie użytkownikami i ich uprawnieniami oraz schematem uprawnień systemowych SIWIZ RPO WSL, - zarządzanie użytkownikami i ich uprawnieniami w Krajowym Systemie Informatycznym KSI SIMIK, wraz z weryfikacją oraz zgłaszaniem uprawnień dla pracowników Śląskiego Centrum Przedsiębiorczości, - weryfikacja poprawności wprowadzanych danych przez pracowników Wydziału oraz przeprowadzanie cyklicznie audytu jakości danych, - koordynowanie prac związanych z usuwaniem wykrytych uchybień, problemów z funkcjonowaniem SIWIZ RPO WSL i KSI SIMIK, - opracowywanie raportów dla danych zgromadzonych za pomocą Systemów, - opracowywanie oraz aktualizacja dokumentacji SIWIZ RPO WSL, w tym dokumentacji technicznej, regulaminów oraz instrukcji dla użytkowników Systemu, - szkolenie Beneficjentów oraz pracowników Wydziału z działania i obsługi Systemów, w tym SEKAP. b) Zakres zadań dotyczący monitoringu projektów i sprawozdawczości: - prowadzenie nadzoru merytorycznego oraz monitorowanie postępów realizacji projektów w ramach RPO WSL, - przygotowywanie zestawień i raportów związanych z monitorowaniem projektów, zgodnie z potrzebami Wydziału, - analiza zmian w realizacji projektów mających wpływ na osiągnięcie założonych wskaźników produktu i rezultatu, - monitorowanie projektów po zakończeniu ich realizacji, m.in. w zakresie osiąganych wskaźników rezultatu, zachowania trwałości oraz założonych celów projektów, 26

27 - opiniowanie i zatwierdzanie (przy udziale Zespołu Audytu Wewnętrznego w Urzędzie Marszałkowskim) wyników audytów zewnętrznych projektów, - uczestniczenie w pracach dotyczących nowego okresu programowania c) Zakres zadań dotyczący nieprawidłowości: - wykrywanie, weryfikacja naruszeń prawa przez Beneficjentów i przekazywanie informacji do właściwych komórek organizacyjnych Wydziału. d) Uczestnictwo w przygotowywaniu i aktualizacji procedur RPO WSL. e) Archiwizacja dokumentacji w zakresie wykonywanych obowiązków. f) Przetwarzanie danych osobowych niezbędnych do realizacji zadań wynikającyce z Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata ; 12) Referat ds. kontroli projektów (RR RKPR) Realizacja zadań ujętych w Opisie systemu zarządzania i kontroli Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata i innych instrukcjach wykonawczych, w tym między innymi: a) Zakres zadań dotyczących kontroli projektów na miejscu: sporządzanie rocznych planów kontroli projektów, przygotowywanie doboru próby projektów do kontroli na miejscu, prowadzenie kontroli na miejscu realizacji projektu, sporządzanie informacji pokontrolnej z przeprowadzonych kontroli. b) Przeprowadzanie kontroli projektów na dokumentach, c) Prowadzenie kontroli ex-ante i ex-post dotyczących poprawności stosowania przepisów Ustawy prawo zamówień publicznych, d) Przygotowywanie wewnętrznych opinii w zakresie interpretacji poprawności stosowania przepisów Ustawy prawo zamówień publicznych, e) Prowadzenie kontroli krzyżowych, f) Zakres zadań dotyczących nieprawidłowości: kontrola zaistniałych nieprawidłowości i przekazywanie informacji o nich właściwym komórkom Wydziału, g) Współpraca z organizacjami kontroli zewnętrznej, w tym z Instytucją Pośredniczącą w Certyfikacji oraz Instytucją Audytową - sporządzanie i przekazywanie niezbędnych informacji i materiałów, h) Przeprowadzanie kontroli w zakresie realizacji przez Instytucję Pośredniczącą Drugiego Stopnia RPO WSL Rocznych Planów Działań dofinansowanych w ramach Priorytetu X RPO WSL Pomoc Techniczna, sporządzanie informacji i zaleceń pokontrolnych w ramach tych kontroli, i) Uczestnictwo w przygotowywaniu i aktualizacji procedur RPO WSL, j) Uczestnictwo w pracach dotyczących nowego okresu programowania k) Archiwizacja dokumentacji w zakresie wykonywanych obowiązków. l) Przetwarzanie danych osobowych niezbędnych do realizacji zadań wynikającyce z Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata ; 13) Referat ds. protestów (RR RPR) Realizacja zadań ujętych w Opisie systemu zarządzania i kontroli Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata i innych instrukcjach wykonawczych, w tym między innymi: a) Rozpatrywanie protestów w ramach RPO WSL. 27

28 b) Prowadzenie rejestru rozpatrywanych protestów. c) Uczestnictwo w przygotowaniu i aktualizacji procedur RPO WSL. d) Realizowanie zadań wynikających z procesu wydawania decyzji administracyjnych w zakresie odzyskiwania środków od Beneficjentów RPO WSL. e) Uczestnictwo w pracach dotyczących nowego okresu programowania f) Archiwizacja dokumentacji w zakresie wykonywanych obowiązków. g) Przetwarzanie danych osobowych niezbędnych do realizacji zadań wynikającyce z Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata ; 14) Referat ds. zarządzania finansowego (RR RZF) Realizacja zadań ujętych w Opisie systemu zarządzania i kontroli Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata i innych instrukcjach wykonawczych, w tym między innymi: a) Sporządzanie we współpracy z innymi referatami Wydziału analiz i prognoz oraz innych danych finansowych w zakresie zarządzania środkami w ramach RPO WSL (prognozowanie, wnioskowanie, rozliczenie, przepływy finansowe itp.), b) Monitorowanie we współpracy z innymi referatami Wydziału oraz IP2 RPO WSL limitu wartości środków możliwych do zaangażowania w danym miesiącu w ramach zawieranych umów o dofinansowanie ze środków RPO WSL (EFRR oraz budżet państwa), a także aneksów do umów zmieniających procent lub kwotę dofinansowania, c) Monitorowanie we współpracy z innymi referatami Wydziału oraz IP2 RPO WSL postępów finansowych w ramach realizacji RPO WSL, w tym monitorowanie dostępnej alokacji, poziomu jej zakontraktowania i wydatkowania, przekazywanie informacji na temat ewentualnych zagrożeń niewykorzystania środków oraz rekomendowanie zmian w programie i jego szczegółowym opisie priorytetów odpowiednich do zaistniałej sytuacji, np. realokacja środków, d) Monitorowanie we współpracy z innymi referatami Wydziału oraz IP2 RPO WSL poziomu wykorzystania w ramach RPO WSL środków pochodzących z EFRR oraz udzielonej pomocy publicznej w celu zachowania spójności na poziomie priorytetów, e) Monitorowanie we współpracy z innymi referatami Wydziału udziału środków pochodzących z EFRR w stosunku do publicznych wydatków kwalifikowanych, f) Określanie, na potrzeby przygotowania umowy o dofinansowanie, źródeł dofinansowania dla wybranych do dofinansowania projektów objętych pomocą publiczną/pomocą de minimis, g) Monitorowanie we współpracy z innymi referatami Wydziału oraz IP2 RPO WSL poziomu wykorzystania w ramach RPO WSL środków przeznaczonych na poszczególne kategorie interwencji, a w szczególności na kategorie lizbońskie, h) Monitorowanie we współpracy z innymi referatami Wydziału poziomu wydatków w ramach RPO WSL zgodnie z zasadą n+3/n+2, i) Monitorowanie we współpracy z innymi referatami Wydziału spójności danych w dokumentach (programowych, zarządczych, wdrożeniowych) koniecznych do realizacji RPO WSL. j) Przygotowanie informacji na temat stanu wdrażania RPO WSL dla Zarządu Województwa oraz radnych Sejmiku Województwa, k) Uczestnictwo w przygotowywaniu i aktualizacji procedur RPO WSL, 28

29 l) Uczestnictwo w przygotowywaniu i aktualizacji tabel finansowych URPO (zał.1, 3 i 5), m) Identyfikacja i analiza punktów krytycznych w procesie wdrażania RPO WSL, n) Uczestnictwo w pracach dotyczących nowego okresu programowania o) Archiwizacja dokumentacji w zakresie wykonywanych obowiązków. p) Przetwarzanie danych osobowych niezbędnych do realizacji zadań wynikającyce z Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata ; 15) Zespół ds. informacji i promocji (RR ZIP) Realizacja zadań ujętych w Opisie systemu zarządzania i kontroli Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata i innych instrukcjach wykonawczych, w tym między innymi: a) Zapewnienie powszechnego dostępu do informacji o możliwościach uzyskania wsparcia w ramach RPO WSL, b) Koordynacja działań Regionalnego Punktu Informacyjnego RPO WSL oraz Lokalnych Punktów Informacyjnych RPO WSL w subregionach, c) organizowanie szkoleń, warsztatów, seminariów i konferencji nt. RPO WSL dla Beneficjentów, d) Koordynacja działań związanych z przygotowaniem materiałów informacyjnych RPO WSL, e) Zapewnienie dostępności do materiałów informacyjnych nt. RPO WSL, f) Przygotowanie Planu Komunikacji dla RPO WSL, wdrażanie oraz sporządzanie sprawozdań z realizacji Planu Komunikacji dla RPO WSL g) Pozyskiwanie informacji niezbędnych do przygotowywania sprawozdań z realizacji Planu Komunikacji dla RPO WSL, h) Opracowywanie Rocznych Planów Działań w zakresie Informacji i Promocji, i) Sporządzanie informacji dot. działań informacyjno promocyjnych dla członków Komitetu Monitorującego RPO WSL, j) Sporządzanie informacji na temat stanu wdrażania RPO WSL dla radnych Sejmiku Województwa Śląskiego, k) Opracowanie wytycznych dla Beneficjentów RPO WSL w zakresie informacji i promocji oraz konsultowanie ich stosowania przez Beneficjentów RPO WSL, l) Współpracowanie z mediami, m) Monitoring prasy, n) Uczestnictwo w przygotowywaniu i aktualizacji procedur RPO WSL, o) Wspieranie i podejmowanie wspólnych działań z innymi komórkami organizacyjnymi Urzędu realizującymi działania promocyjne, p) Uczestnictwo w pracach dotyczących nowego okresu programowania q) Archiwizacja dokumentacji w zakresie wykonywanych obowiązków. r) Przetwarzanie danych osobowych niezbędnych do realizacji zadań wynikającyce z Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata ; 16) Referat ds. administrowania i obsługi wydziału (RR RAOW) Realizacja zadań ujętych w Opisie systemu zarządzania i kontroli Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata i innych instrukcjach wykonawczych, w tym między innymi: a) przygotowywanie oraz nadzór nad harmonogramem zatrudnienia w wydziale; 29

30 b) prowadzenie gospodarki magazynowej: artykułów biurowych, sprzętu biurowego optycznego, komputerowego i materiałów eksploatacyjnych na potrzeby wydziału; c) ewidencja mienia rzeczowego w wydziale wraz z nadzorem; d) wprowadzanie aktualnych danych dot. wydziału do BIP; e) wprowadzanie aktualnych danych dot. wydziału na wewnętrznej platformie komunikacyjnej dla pracowników pod nazwą "INTRANET" w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Śląskiego; f) zarządzanie szkoleniami dla pracowników wydziału w zakresie działania 10.1 RPO WSL, jak również ze środków budżetu województwa oraz wdrażanych programów i realizowanych projektów w ramach zabezpieczonych środków w planie finansowym wydziału; g) realizacja procedur ustawy Prawo Zamówień Publicznych w zakresie wykonywanych obowiązków; h) udział w opracowaniu i realizacji Rocznych Planów Działań w zakresie szkoleń, kursów, seminariów, konferencji, warsztatów, studiów podyplomowych i kursów językowych w ramach RPO WSL; i) prowadzenie Sekretariatu wydziału: zarządzanie korespondencją przychodzącą i wychodzącą do/z wydziału, w tym: prowadzenie ewidencji korespondencji w systemie FINN SOD SEKAP, rozdział poczty wpływającej pomiędzy poszczególne komórki organizacyjne wydziału, zgodnie z ich kompetencjami; obieg dokumentów wewnątrz wydziału; prowadzenie kalendarza spotkań i wizyt Dyrektora Wydziału i Zastępców Dyrektora Wydziału; organizacja narad i spotkań Dyrektorów wraz ze sporządzaniem protokołów; prowadzenie spraw organizacyjno-kadrowych dot. pracowników wydziału, m.in.: system zastępstw, rejestracja poleceń wyjazdów służbowych krajowych i zagranicznych, prowadzenie spraw dotyczących zasad korzystania z telefonów służbowych w wydziale; prowadzenie ewidencji zarządzeń wewnętrznych Dyrektora Wydziału; prowadzenie ewidencji i przechowywanie kart spraw i uchwał Zarządu dotyczących pracy wydziału; gromadzenie i rejestracja wpływających do wydziału zewnętrznych i wewnętrznych aktów prawnych; prowadzenie wykazu skarg i wniosków dot. pracy wydziału; prowadzenie ewidencji pełnomocnictw i upoważnień dla pracowników wydziału; prowadzenie wykazu notatek służbowych sporządzanych w wydziale; j) ochrona i bezpieczeństwo danych osobowych pracowników wydziału; k) przetwarzanie danych osobowych niezbędnych do realizacji zadań wynikającyce z Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata ; l) uczestnictwo w przygotowywaniu i aktualizacji podręcznika procedur i OSZiK RPO WSL; m) działania służące promowaniu oraz upowszechnianiu informacji na temat RPO WSL; n) współpraca z innymi referatami w celu sprawnego i płynnego wdrażania RPO WSL; o) współpraca z MRR w ramach realizacji programów finansowanych ze środków europejskich mi.in.: dot. potencjału administracyjnego systemu NSRO ; 30

31 p) uczestnictwo w pracach dotyczących nowego okresu programowania ; q) prowadzenie dokumentacji w części wynikającej z zakresu powierzonych obowiązków; r) archiwizacja dokumentacji w zakresie wykonywanych obowiązków. Termin dni robocze w znaczeniu używanym w niniejszym Podręczniku oznacza dni: od poniedziałku do piątku, wyłączając święta wymienione w ustawie z dnia 18 stycznia 1951 r. o dniach wolnych od pracy (Dz.U nr 4 poz. 28 z późniejszymi zmianami). Przy obliczaniu terminów stosuje się zapisy rozdziału V Kodeksu cywilnego (Dz. U nr 16 poz. 93 z późniejszymi zmianami). Jeżeli koniec terminu do wykonania czynności przypada na dzień wolny od pracy, termin upływa dnia następnego. Przez dzień wolny od pracy rozumie się dzień ustawowo wolny od pracy, a także sobotę. Dyrektor WRR, Zastępcy Dyrektora WRR oraz kierownicy referatów oraz osoby posiadające odrębne upoważnienie Marszałka Województwa Śląskiego są upoważnieni do potwierdzania dokumentów za zgodność z oryginałem. Poza Wydziałem Rozwoju Regionalnego w procesach dotyczących wdrażania Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata w ramach IZ RPO WSL uczestniczą także: Wydział Finansowy, Wydział Księgowości, Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego, Wydział Organizacyjny i Kadr, Wydział Zamówień Publicznych i Nadzoru Właścicielskiego, Zespół Obsługi Prawnej. 31

32 Schemat organizacyjny Wydziału Finansowego (WFN) DYREKTOR Zastępca Skarbnika Referat planowania, wykonywania budżetu Sekretariat Zastępca Dyrektora Referat ds. planowania i wykonywania funduszy strukturalnych Referat ds. księgowości budżetu i sprawozdawczości Referat ds. wieloletniej prognozy finansowej Do podstawowych zadań Referatu ds. planowania i wykonywania funduszy strukturalnych Wydziału Finansowego należy: zbieranie z Wydziałów danych analitycznych i opracowywanie na ich podstawie projektu uchwały budżetowej województwa w zakresie RPO WSL, przygotowywanie do zatwierdzenia przez Zarząd opracowania budżetu w podziale na działy, rozdziały i paragrafy dochodów i wydatków oraz poszczególne jednostki budżetowe i komórki organizacyjne Urzędu w zakresie RPO WSL, prowadzenie bieżącej kontroli i analizy wykorzystania środków strukturalnych ujętych w uchwale budżetowej w ramach RPO WSL, sporządzanie okresowych sprawozdań i analiz ekonomicznych z przebiegu wykonania budżetu w części dotyczącej funduszy strukturalnych w ramach RPO WSL. Opracowanie projektów uchwał w sprawie zmian budżetu i w budżecie. 32

33 Schemat Organizacyjny Wydziału Księgowości (WKG) DYREKTOR WKG - GŁÓWNY KSIĘGOWY URZĘDU Referat księgowości SEKRETARIAT KASA Zastępca Dyrektora Urzędu Referat ds. księgowości funduszy strukturalnych Do podstawowych zadań Referatu ds. księgowości funduszy strukturalnych należy: kontrola dokumentacji finansowo księgowej; faktur, rachunków i innych dokumentów podlegających rozliczeniu w ramach RPO WSL, księgowanie syntetyczne i analityczne dokumentów księgowych, sporządzanie okresowych sprawozdań i analiz ekonomicznych z przebiegu wykonania budżetu z funduszy strukturalnych w ramach RPO WSL, sporządzanie okresowych sprawozdań finansowych w zakresie RPO WSL, sporządzanie przelewów dotyczących przekazywania środków na zadania finansowane ze środków funduszy strukturalnych w ramach RPO WSL, weryfikacja pod względem formalno-rachunkowym wniosków Beneficjentów w ramach RPO WSL. 33

34 Schemat Organizacyjny Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego (KA) DYREKTOR Sekretariat Zastępca Dyrektora Koordynator- Audytor wewnętrzny (merytorycznie podległy bezpośrednio Marszałkowi Województwa) Zespół kontrolerów Zespół audytorów wewnętrznych Do zadań Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego w procesie wdrażania RPO WSL należy: opiniowanie dokumentów związanych z audytami zewnętrznymi przeprowadzanymi w ramach projektów dofinansowanych w ramach RPO WSL. przeprowadzanie audytu wewnętrznego w Urzędzie obejmującego ocenę systemu wdrażania procedur i przebiegu programów finansowanych ze środków Unii Europejskiej, w szczególności dotyczących okresu programowania , tj. RPO WSL. przeprowadzanie kontroli w zakresie realizacji przez Instytucję Zarządzającą RPO WSL oraz Instytucję Pośredniczącą Drugiego Stopnia RPO WSL Rocznych Planów Działań dofinansowanych w ramach Priorytetu X RPO WSL Pomoc Techniczna, sporządzanie informacji i zaleceń pokontrolnych w ramach tych kontroli. 34

35 Schemat Organizacyjny Wydziału Organizacyjnego i Kadr (WOR) DYREKTOR WYDZIAŁU Zastępca Referat Sekretariat Referat płac i Dyrektora administracji rozliczeń personelem Referat Referat rozwoju organizacyjny personelu Do zadań Referatu administracji personelem w procesie wdrażania RPO WSL należy: prowadzenie spraw kadrowych i osobowych pracowników Wydziału Rozwoju Regionalnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego realizujących zadania związane z Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Śląskiego na lata

36 Schemat Organizacyjny Wydziału Zamówień Publicznych i Nadzoru Właścicielskiego (WZN) DYREKTOR WYDZIAŁU Referat zamówień Referat transportu Sekretariat Referat nadzoru publicznych kolejowego właścicielskiego Do zadań Referatu zamówień publicznych w procesie wdrażania RPO WSL należy: koordynacja realizacji zamówień publicznych, przygotowanie postępowań z zakresu zamówień publicznych, prowadzenie i nadzór nad stosowną dokumentacją, uzgadnianie trybu udzielania zamówień publicznych, współpraca z organami prowadzącymi kontrole w zakresie zamówień publicznych, korespondencja z Prezesem Urzędu Zamówień Publicznych, prowadzenie rejestru zamówień publicznych, prowadzenie sprawozdawczości z zakresu zamówień publicznych, realizacja w/w zadań w odniesieniu do zamówień finansowanych ze środków pomocy technicznej Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata

37 Schemat organizacyjny Zespołu Obsługi Prawnej (ZOP) KOORDYNATOR -RADCA PRAWNY Radcy prawni Sekretariat Stanowisko ds. obsługi prawnej Do zadań Radców Prawnych w procesie wdrażania RPO WSL należy: opiniowanie pod względem prawnym aktów prawnych kierowanych do Urzędu, projektów uchwał Zarządu i Sejmiku, z uwzględnieniem ustawy o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej, opiniowanie pod względem prawnym umów i porozumień oraz innych aktów wydawanych przez Zarząd i Marszałka, obsługa prawna Urzędu oraz nadzór nad stosowaniem prawa, udzielanie wyjaśnień dotyczących obowiązującego stanu prawnego oraz prowadzenie innych spraw przewidzianych ustawami, zastępstwo organów samorządu Województwa w postępowaniu sądowym, administracyjnym oraz przed innymi organami orzekającym wykonywanie w/w zadań w celu zapewnienia prawidłowej i zgodnej z prawem krajowym i wspólnotowym realizacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata Rozpoczęcie procedury wdrażania RPO WSL następuje z dniem akceptacji Programu przez KE, tj. z dniem 4 września 2007 roku. 37

38 1.2 Instytucja Pośrednicząca Drugiego Stopnia (IP2 RPO WSL) Na podstawie art. 18 pkt. 20 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 roku o samorządzie Województwa (Dz. U. Nr 142 z 2001 roku, poz z późn zm.)w związku z art. 32 ust. 1 ustawy z dnia 6 grudnia 2006 roku o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. Nr 227, poz z późn. zm.) i art. 166 ust 1, 184 ust. 2 pkt. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240) IZ RPO WSL powierza część zadań związanych z wdrażaniem RPO WSL do IP2 RPO WSL. IP2 RPO WSL w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata , jest odpowiedzialna za wdrażanie następujących działań Programu: Działanie Mikroprzedsiębiorstwa i MŚP; Podziałanie Infrastruktura zaplecza turystycznego/przedsiębiorstwa; Podziałanie Infrastruktura okołoturystyczna/przedsiębiorstwa. Na podstawie art. 27 ustawy z dnia 6 grudnia 2006 roku o zasadach prowadzenia polityki rozwoju, IZ RPO WSL deleguje zadania związane z wdrażaniem powyższych działań oraz pełnienie roli Instytucji Pośredniczącej Drugiego Stopnia (IP2 RPO WSL) wojewódzkiej jednostce organizacyjnej działającej w formie jednostki budżetowej pod nazwą Śląskie Centrum Przedsiębiorczości powołanej uchwałą Sejmiku Województwa Śląskiego nr III/13/4/2007 z dnia 19 września 2007r. z późniejszymi zmianami. Śląskie Centrum Przedsiębiorczości wykonuje swoje zadania na podstawie Porozumienia w sprawie zasad realizacji RPO WSL z dnia 31 października 2007 roku z późn. zmianami, w którym określone są szczegółowe zadania IP2 RPO WSL objęte środkami RPO WSL, kwota dofinansowania, warunki przekazania środków oraz sposób wykonywania przez IZ RPO WSL nadzoru nad prawidłowością wykorzystania przekazanych środków. Porozumienie zawarte między IZ RPO WSL a IP2 RPO WSL wraz z zawartymi aneksami stanowią załącznik nr 1.3 do Podręcznika. Podstawą działalności Śląskiego Centrum Przedsiębiorczości jest jego Statut, stanowiący załącznik do uchwały Sejmiku Województwa Śląskiego Nr III/13/4/2007 z dnia 19 września 2007 roku z późniejszymi zmianami. Poszczególne zadania IP2 RPO WSL precyzuje Regulamin Organizacyjny Śląskiego Centrum Przedsiębiorczości. 1.3 Podstawy prawne Akty prawa wspólnotowego Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady nr 1080/2006 z dnia 5 lipca 2006r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i uchylające Rozporządzenie (WE) nr 1783/1999 (Dz. Urz. UE L 210, , s.1) Rozporządzenie Rady nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 zwane dalej rozporządzeniem ogólnym (Dz. Urz. UE L 210 z r., s. 25, ze zm.) Rozporządzenie Komisji nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. w sprawie szczegółowych zasad wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności oraz rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie Europejskiego 38

39 Funduszu Rozwoju Regionalnego (Dz. Urz. UE L 371 z r., s. 1, sprostowane Dz. Urz. UE L 45 z r., s. 3, z późn. zm.); Rozporządzenie Komisji (WE) nr 800/2008 z dnia 6 sierpnia 2008 r. uznające niektóre rodzaje pomocy za zgodne ze wspólnym rynkiem w zastosowaniu art. 87 i 88 Traktatu (ogólne rozporządzenie w sprawie wyłączeń blokowych) (Dz. Urz. UE L 214 z r., s. 3); Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1628/2006 z dnia 24 października 2006r. w sprawie stosowania art. 87 i 88 Traktatu w odniesieniu do regionalnej pomocy inwestycyjnej (Dz. Urz. UE L 371 z r., s. 1) Akty prawa krajowego Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia wspierające wzrost gospodarczy i zatrudnienie (Narodowa Strategia Spójności), Strategia komunikacji Funduszy Europejskich na lata , Kontrakt wojewódzki dla Województwa Śląskiego z dnia 6 lutego 2008 r. (załącznik nr 1.4), Ustawa z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (tekst jednolity Dz. U. z 2009 r. nr 84, poz. 712 z późn. zm.), Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r. nr 157, poz z późn. zm.), Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. Przepisy wprowadzające ustawę o finansach publicznych (Dz. U. nr 157, poz. 1241), Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks Cywilny (Dz. U. z 1964 r. nr 16, poz. 93 z późn. zm.), Ustawa z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa (Dz. U. z 2001 r. nr 142 poz z późn. zm.), Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2001 r. nr 112, poz z późn. zm.), Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. z 2010 r. nr 113, poz.759, z późn. zm.), Ustawa z dnia 30 kwietnia 2004 r. o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej (Dz. U. z 2007 r. nr 59, poz. 404), Ustawa o rachunkowości z dnia 29 września 1994r. (Dz. U. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.), Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 13 października 2006 r. w sprawie ustalenia mapy pomocy regionalnej (Dz. U. z 2006 r. nr 190, poz. 1402), Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz. U. z 2006 r. nr 206, poz. 1518), Rozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 21 maja 2007 r. w sprawie ekspertów powoływanych w celu rzetelnej i bezstronnej oceny projektów realizowanych w ramach programów operacyjnych (Dz. U. z 2007 r. nr 93, poz. 626), 39

40 Rozporządzenie Ministra Rozwoju regionalnego z dnia 17 maja 2007 r. w sprawie wykazu podmiotów wyłączonych z możliwości otrzymania dofinansowania w ramach programów operacyjnych (Dz. U. z 2007 r. nr 99, poz. 671), Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz.U nr 128 poz.861), Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 21 grudnia 2012 r w sprawie płatności w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich oraz przekazywania informacji dotyczących tych płatności (Dz.U r. poz. 1539), Rozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego dnia 18 grudnia 2009 r. w sprawie warunków i trybu udzielania i rozliczania zaliczek oraz zakresu i terminów składania wniosków o płatność w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich (Dz. U. z 29 grudnia 2009 r. nr 223, poz. 1786), Rozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego w sprawie warunków, sposobu, trybu, kryteriów i terminów dokonywania oceny na inwestycje, których wartość przekracza 300 mln zł (art. 135 ust. 4 ufp), Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 grudnia 2011 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie szczegółowego sposobu wykonywania budżetu państwa (Dz.U. nr 298 poz. 1768) Wytyczne Zgodnie z zapisami Kontraktu wojewódzkiego dla Województwa Śląskiego IZ RPO WSL ma obowiązek przestrzegać następujących wytycznych MRR: Wytyczne nr 4 Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 1 października 2011 r. w zakresie sprawozdawczości, Wytyczne nr 6 Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 30 maja 2007 r. w zakresie ewaluacji programów operacyjnych na lata , Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 14 kwietnia 2011 r. w zakresie warunków certyfikacji oraz przygotowania prognoz wniosków o płatność do Komisji Europejskiej w Programach Operacyjnych w ramach NSRO na lata , Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 14 maja 2010 r.dotyczące kwalifikowania wydatków w ramach funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w okresie programowania , Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 14 lutego 2011 r. w zakresie procesu kontroli w ramach obowiązków Instytucji Zarządzającej Programem Operacyjnym, Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 4 marca 2010 r. w zakresie warunków gromadzenia i przekazywania danych w formie elektronicznej, Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 15 lutego 2011 r. w zakresie sposobu postępowania w razie wykrycia nieprawidłowości w wykorzystaniu funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w okresie programowania , Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego dnia 9 września 2008 r. w zakresie programowania działań dotyczących mieszkalnictwa. 40

41 2 Zarządzanie Programem 2.1 Przygotowanie, przyjmowanie i wprowadzanie zmian do dokumentów programowych Przygotowanie i przyjmowanie dokumentów programowych Przygotowanie i przyjmowanie RPO WSL Za przygotowanie projektu Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata odpowiada IZ RPO WSL, w ramach której prace nad programem prowadzi Referat ds. programowania i rozwoju (RPIR). Projekt RPO WSL przyjmowany jest przez Zarząd Województwa w formie uchwały. W przypadku zastrzeżeń Zarządu, co do treści projektu RPO WSL, dokument jest poprawiany i przedkładany na Zarząd ponownie, aż do uzyskania akceptacji. Następnie RPIR przesyła projekt RPO WSL do IK RPO, celem weryfikacji jego zgodności z wymogami prawa wspólnotowego i krajowego. Po zakończeniu procedury weryfikacji minister właściwy do spraw rozwoju regionalnego informuje IZ RPO WSL o akceptacji oraz o konieczności wprowadzenia projektu RPO WSL do systemu informatycznego SFC 2007 i wysłania go do Komisji Europejskiej. Osoba upoważniona przez Dyrektora WRR (zgodnie z procedurą ) wpisuje RPO WSL do systemu SFC 2007 a następnie za jego pomocą - przesyła RPO WSL do Komisji Europejskiej. Od momentu otrzymania RPO WSL, Komisja Europejska ma 10 dni roboczych na potwierdzenie jego zgodności z wymogami formalnymi. Negocjacje merytoryczne RPO WSL rozpoczynają się po otrzymaniu przez Państwo Członkowskie i IZ RPO WSL pisemnego potwierdzenia zgodności formalnej RPO WSL oraz toczą się zgodnie z Wytycznymi Ministra Rozwoju Regionalnego dotyczącymi prowadzenia negocjacji programów operacyjnych w ramach NSRO z Komisją Europejską. Po zaakceptowaniu Programu przez Komisję Europejską, Zarząd Województwa Śląskiego przyjmuje ponownie Program w formie uchwały, oraz ogłasza w Wojewódzkim Dzienniku Urzędowym komunikat, zgodnie z art. 20 ust. 3 Ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju. Procedura przyjęcia RPO WSL przedstawiona została schematycznie w załączniku 1.5 do niniejszego Podręcznika. Po przyjęciu Programu IZ RPO WSL upowszechnia jego treść za pomocą strony internetowej Instytucji Zarządzającej RPO WSL. Rada Ministrów przyjmuje uchwałę o zakresie i warunkach dofinansowania RPO WSL środkami pochodzącymi z budżetu państwa lub ze źródeł zagranicznych, zgodnie z art. 20 ust. 4 ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju. Na podstawie powyższej uchwały, Minister właściwy do spraw rozwoju regionalnego zawiera z Zarządem Województwa Śląskiego Kontrakt Wojewódzki, podpisany w oparciu o art. 20 ust. 5 ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju. Zgodnie z Wytycznymi Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie warunków certyfikacji oraz przygotowania prognoz wniosków o płatność do Komisji Europejskiej w Programach Operacyjnych w Ramach Narodowych Strategicznych Ram Odniesienia na lata , zatwierdzony przez KE, RPO WSL wraz z decyzją KE w sprawie przyjęcia Programu, przedstawiany jest do wiadomości Instytucji Pośredniczącej w Certyfikacji (IPOC). 41

42 Przygotowanie i przyjmowanie Szczegółowego opisu priorytetów RPO WSL (URPO WSL) Za przygotowanie URPO WSL odpowiedzialny jest RPIR. Prace toczą się zgodnie z Wytycznymi Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie szczegółowego opisu priorytetów programu operacyjnego. Projekt URPO WSL jest przekazywany przez RPIR do Departamentu Koordynacji Polityki Strukturalnej MRR (DKS) celem przeprowadzenia oceny formalnej po uprzedniej weryfikacji przez Departament Koordynacji Programów Regionalnych MRR (DPR). Po przeprowadzeniu oceny formalnej URPO WSL wraz z załącznikami przez MRR, Zarząd Województwa Śląskiego przyjmuje je w drodze uchwały oraz ogłasza w Wojewódzkim Dzienniku Urzędowym komunikat, zgodnie z art. 26 ust. 3 Ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju. Procedura przyjęcia Szczegółowego opisu priorytetów RPO WSL (URPO WSL) przedstawiona została schematycznie w załączniku 1.5 do niniejszego Podręcznika. Po przyjęciu URPO WSL konieczne jest jego upowszechnienie wśród potencjalnych beneficjentów za pomocą strony internetowej IZ RPO WSL oraz strony MRR. Przygotowanie i przyjmowanie Podręcznika Procedur Wdrażania RPO WSL Podręcznik Procedur Wdrażania RPO WSL zawiera wewnętrzne procedury IZ RPO WSL, które zostały w niej wdrożone i są przestrzegane. Za przygotowanie projektu Podręcznika Procedur Wdrażania Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata odpowiada IZ RPO WSL, w ramach której prace nad podręcznikiem prowadzi RMK. Projekt Podręcznika przyjmowany jest przez Zarząd Województwa Śląskiego w formie uchwały. W przypadku zastrzeżeń Zarządu, co do treści projektu Podręcznika, dokument jest poprawiany i przedkładany na Zarząd ponownie, aż do uzyskania akceptacji. Następnie projekt podręcznika podlega opiniowaniu przez IPOC. IPOC opiniuje procedury IZ RPO WSL w szczególności w zakresie zarzadzania finansowego i kontroli realizacji Programu, w terminie 22 dni roboczych od daty otrzymania Podręcznika procedur. Po zaakceptowaniu Podręcznika przez IPOC, Zarząd Województwa Śląskiego przyjmuje podręcznik w formie uchwały. Każdy pracownik Wydziału Rozwoju Regionalnego, zaangażowany we wdrażanie RPO WSL, jest zobligowany do zapoznania się z obowiązującym Podręcznikiem oraz do jego stosowania. Fakt zapoznania się z Podręcznikiem musi zostać potwierdzony poprzez złożenie podpisu pod Oświadczeniem o zapoznaniu się z Podręcznikiem / ze zmianami w Podręczniku Procedur Wdrażania RPO WSL, stanowiącym załącznik nr 2.1 Procedura przyjęcia Podręcznika przedstawiona została schematycznie w załączniku 1.5 do niniejszego Podręcznika. Równocześnie IZ RPO WSL otrzymuje do akceptacji Podręcznik procedur wdrażania IP2 RPO WSL, który jest przekazywany w wersji papierowej (jeden egzemplarz) oraz w wersji elektronicznej na nośniku danych, zgodniej z wersją papierową. W ramach IZ RPO WSL za akceptację Podręcznika procedur wdrażania IP2 RPO WSL oraz ewentualnych zmian do niego odpowiada RMK. RMK opracowuje wytyczne dla IP2 RPO WSL w zakresie przygotowania Podręcznika procedur wdrażania IP2 RPO WSL oraz analizuje jego zapisy w zakresie zgodności z przepisami prawa wspólnotowego i krajowego, wytycznymi horyzontalnymi MRR oraz wytycznymi IZ RPO WSL. Termin akceptacji Podręcznika procedur wdrażania IP2 RPO WSL wynosi 22 dni robocze od otrzymania projektu Podręcznika. Podręcznik procedur wdrażania IP2 RPO WSL jest sprawdzany w oparciu o listę sprawdzającą, która stanowi załącznik nr 2.2 do niniejszego dokumentu. 42

43 Zapisy Podręcznika Procedur Wdrażania RPO WSL obowiązują od dnia przyjęcia Uchwały przez Zarząd Województwa. W przypadku gdy dany proces wdrażania RPO WSL rozpoczął się w oparciu o poprzednią wersję Podręcznika należy przeprowadzić go zgodnie z obowiązującymi wówczas zapisami, natomiast kolejny w oparciu o aktualnie obowiązujące procedury. Przygotowanie i przyjmowanie Opisu Sytemu Zarządzania i Kontroli RPO WSL (OSZIK RPO WSL) Zgodnie z zapisami Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006, przed złożeniem pierwszego wniosku o płatność okresową lub nie później niż w terminie 12 miesięcy od zatwierdzenia programu operacyjnego państwa członkowskie przedkładają Komisji Europejskiej opis systemów, obejmujący w szczególności procedury i organizację IZ RPO WSL, IC, IP2 oraz IA. W ramach IZ RPO WSL za przygotowanie OSZIK odpowiada RMK. Pracownik RMK, zgodnie ze wzorem zawartym w załączniku nr XII rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006 opracowuje Opis Systemu Zarządzania i Kontroli RPO WSL. Gotowy dokument jest weryfikowany przez Kierownika RMK, a następnie zatwierdzany przez Dyrektora WRR. Zatwierdzony przez Dyrektora WRR projekt OSZIK zostaje przedłożony pod obrady Zarządu Województwa, który przyjmuje go w drodze uchwały. W przypadku zastrzeżeń Zarządu, co do treści projektu OSZIK, dokument jest poprawiany i przedkładany na Zarząd ponownie, aż do uzyskania akceptacji Po przyjęciu przez Zarząd, dokument jest przekazywany do zaopiniowania do Instytucji Certyfikującej (IC). W przypadku uwag IC, OSZIK wraca do IZ RPO WSL, która ustosunkowuje się do uwag IC, poprawia dokument i przesyła go do ponownej akceptacji w terminie wyznaczonym przez IC. Brak uwag do OSZIK pozwala IZ RPO WSL na przesłanie dokumentu do Komisji Europejskiej za pomocą systemu SFC OSZIK przekazywany jest do KE wraz ze sprawozdaniem końcowym z audytu zgodności prowadzonego przez UKS. Niezwłocznie po wysłaniu dokumentu do KE, IZ RPO WSL informuje o tym fakcie IC. W przypadku stwierdzenia rażącego zaniedbania zasad systemu zarządzania i kontroli, albo rażącego naruszenia warunków certyfikacji, IZ RPO WSL zobowiązana jest do niezwłocznego przekazania droga pisemną do IC/IPOC wyprzedzającej informacji o ustaleniach kontroli, bez oczekiwania na ostateczny termin jej zakończenia. Procedura przyjęcia Opisu Systemu Zarządzania i Kontroli RPO WSL (OSZiK) przedstawiona została schematycznie w załączniku 1.5 do niniejszego Podręcznika. Przygotowanie i przyjmowanie pozostałych dokumentów IZ RPO WSL odpowiedzialna jest również za przygotowanie oraz wprowadzanie zmian w pozostałych dokumentach niezbędnych do prawidłowego wdrażania RPO WSL, m.in.: Wytycznych do Projektów Kluczowych i PRS, Wytycznych dla IP2 RPO WSL, Wytycznych do studium wykonalności, Pozostałych wytycznych dla beneficjentów. Pozostałe dokumenty przygotowywane są w odpowiedzialnych merytorycznie referatach WRR Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego, które przyjmuje Zarząd Województwa Śląskiego w drodze uchwały. 43

44 2.1.2 Wprowadzanie zmian do dokumentów programowych Wprowadzanie zmian do RPO WSL Regionalny Program Operacyjny Województwa Śląskiego na lata , zgodnie z art. 33 Rozporządzenia ogólnego, może być zmieniany z inicjatywy państwa członkowskiego (w tym IZ RPO WSL) lub Komisji Europejskiej w sytuacji zaistnienia jednego z poniższych przypadków: po zajściu znaczących zmian społeczno-gospodarczych; w celu pełniejszego uwzględnienia lub zmiany podejścia do istotnych zmian w priorytetach wspólnotowych, krajowych lub regionalnych; w świetle oceny związanej z monitorowaniem RPO WSL; w wyniku trudności związanych z realizacją RPO WSL. RPO WSL może być również zmieniony na skutek podziału utworzonej przez Polskę na poziomie NSRO krajowej rezerwy wykonania. W wyniku podziału rezerwy może wzrosnąć alokacja dla poszczególnych priorytetów RPO WSL. Podział rezerwy następuje do dnia 31 grudnia 2011 r. Zmiany RPO WSL są inicjowane przez IZ RPO WSL, w ramach której prace nad Programem prowadzi RPIR. Przyjmowanie, weryfikacja i akceptacja dokumentu odbywa się na zasadach i w trybie analogicznym, jak dla jego przyjęcia, z uwzględnieniem art. 33 ust. 3 Rozporządzenia ogólnego. Projekt RPO WSL zawierający zmiany, przyjmowany jest przez Zarząd Województwa Śląskiego w formie uchwały. W przypadku zastrzeżeń Zarządu, co do treści projektu RPO WSL, dokument jest poprawiany i przedkładany na Zarząd ponownie, aż do uzyskania akceptacji. Następnie RPIR przesyła projekt RPO WSL do IK RPO, celem weryfikacji jego zgodności z wymogami prawa wspólnotowego i krajowego. Po zakończeniu procedury weryfikacji minister właściwy do spraw rozwoju regionalnego informuje IZ RPO WSL o akceptacji oraz o konieczności wprowadzenia projektu RPO WSL do systemu informatycznego Komisji Europejskiej SFC 2007 i wysłania go do Komisji Europejskiej. Osoba upoważniona przez Dyrektora WRR (zgodnie z procedurą ) wpisuje RPO WSL do systemu SFC 2007, a następnie za jego pomocą - przesyła RPO WSL do Komisji Europejskiej. Od momentu otrzymania RPO WSL, Komisja Europejska ma 10 dni roboczych na potwierdzenie jego zgodności z wymogami formalnymi. Negocjacje merytoryczne RPO WSL rozpoczynają się po otrzymaniu przez Państwo Członkowskie oraz IZ RPO WSL pisemnego potwierdzenia zgodności formalnej RPO WSL i toczą się zgodnie z Wytycznymi Ministra Rozwoju Regionalnego dotyczącymi prowadzenia negocjacji programów operacyjnych w ramach NSRO z Komisją Europejską. Procedura aktualizacji RPO WSL przedstawiona została schematycznie w załączniku 1.5 do niniejszego Podręcznika. Po zaakceptowaniu zaktualizowanego RPO WSL przez Komisję Europejską, IZ RPO WSL ogłasza w Wojewódzkim Dzienniku Urzędowym zmianę Programu, zgodnie z art. 20 ust. 3a ustawy z dnia 6 grudnia 2006r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju, a Rada Ministrów, zgodnie z art. 20 ust. 4 ww. ustawy, przyjmuje uchwałę o zakresie i warunkach dofinansowania RPO WSL środkami pochodzącymi z budżetu państwa lub ze źródeł zagranicznych. Na podstawie tej uchwały, minister właściwy do spraw rozwoju regionalnego zawiera z IZ RPO WSL aneks do Kontraktu Wojewódzkiego. Zatwierdzony zaktualizowany RPO WSL jest niezwłocznie podawany do publicznej wiadomości przez umieszczenie na stronie internetowej IZ RPO WSL. 44

45 Zgodnie z Wytycznymi Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie warunków certyfikacji oraz przygotowania prognoz wniosków o płatność do Komisji Europejskiej w Programach Operacyjnych w ramach Narodowych Strategicznych Ram Odniesienia na lata , zmieniony RPO WSL zatwierdzony przez KE wraz z decyzją KE w sprawie przyjęcia zmian w Programie, przedstawiany jest do wiadomości IPOC. Wprowadzanie zmian do Szczegółowego opisu priorytetów (URPO WSL) Zmiany w URPO WSL są wprowadzane przez RWP. Uszczegółowienie RPO WSL przyjmowane jest przez Zarząd Województwa Śląskiego w drodze uchwały. W przypadku zastrzeżeń Zarządu, co do treści projektu URPO WSL, dokument jest poprawiany i przedkładany na Zarząd ponownie, aż do uzyskania akceptacji. Informacja o wprowadzonych zmianach jest przekazywana przez RMK w formie informacji kwartalnych do IK RPO. Procedura aktualizacji URPO WSL przedstawiona została schematycznie w załączniku 1.5 do niniejszego Podręcznika. Zatwierdzone zaktualizowane URPO WSL jest podawane niezwłocznie do publicznej wiadomości przez umieszczenie na stronie internetowej IZ RPO WSL oraz na stronie Ministerstwa Rozwoju Regionalnego, natomiast w Wojewódzkim Dzienniku Urzędowym ogłaszany jest komunikat, zgodnie z art. 26 ust. 3 Ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju. Wprowadzanie zmian do Podręcznika Procedur Wdrażania RPO WSL Za wprowadzanie zmian do zatwierdzonego Podręcznika Procedur Wdrażania Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata odpowiada IZ RPO WSL, w ramach której prace nad podręcznikiem prowadzi RMK. Zmiany do Podręcznika wprowadzane są na skutek zaleceń pokontrolnych, zmiany przepisów prawa, wytycznych, bądź też w celu usprawnienia realizacji RPO WSL. Wyznaczony przez Kierownika RMK pracownik RMK zwraca się za pośrednictwem a do kierowników poszczególnych referatów z prośbą o przygotowanie zmian do Podręcznika wraz z rejestrem zmian w terminie uzgodnionym z Dyrekcją WRR. Zaproponowane zmiany powinny zostać zaakceptowane przez Kierownika danego Referatu. W przypadku, gdy zmiany wprowadzane do procedur dotyczą kilku referatów, powinny zostać uzgodnione i zaakceptowane przez wszystkich kierowników zaangażowanych referatów. Każda zmiana wprowadzona do Podręcznika musi zostać odnotowana w Rejestrze Zmian Podręcznika Procedur Wdrażania Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata (załącznik nr 2.4). Pracownik RMK na podstawie zmian przesłanych przez poszczególne referaty WRR przygotowuje aktualizację Podręcznika wraz z rejestrem zmian obejmującym zmiany zaproponowane przez wszystkie referaty. Rejestr zmian parafowany jest przez wszystkich kierowników wnioskujących o zmianę w Podręczniku, weryfikowany przez Kierownika RMK oraz akceptowany przez Dyrektora/ Zastępcę Dyrektora WRR. Projekt Podręcznika przyjmowany jest przez Zarząd Województwa Śląskiego na mocy uchwały. Pracownik RMK przygotowuje projekt uchwały oraz Kartę Sprawy w sprawie aktualizacji Podręcznika, które podpisywane są przez Dyrektora/ Zastępcę Dyrektora WRR, a następnie ZOP. W przypadku zastrzeżeń Zarządu, co do treści projektu Podręcznika, dokument jest poprawiany i przedkładany na Zarząd ponownie, aż do uzyskania pełnej akceptacji. 45

46 Kopia zatwierdzonego przez IZ RPO WSL Podręcznika jest przekazywana do IPOC w formie elektronicznej. IPOC może zgłosić do Podręcznika uwagi lub zwrócić się do IZ RPO WSL o przekazanie stosownych wyjaśnień odnośnie ww dokumentu. Ponadto, IPOC może zwrócić się do IZ RPO WSL z prośbą o przekazanie kopii dokumentów będących podstawą wprowadzenia zmian w procedurach. Zgłoszone uwagi po ich uzgodnieniu z IZ RPO WSL są uwzględniane w kolejnej aktualizacji za wyjątkiem uwag wskazujących na naruszenie warunków certyfikacji o których mowa w Wytycznych w zakresie certyfikacji, które są uwzględniane niezwłocznie. Każda zmiana zapisów Podręcznika obliguje pracowników WRR, zaangażowanych w realizację RPO WSL, do ponownego zapoznania się z jego treścią. Po przyjęciu Podręcznika przez Zarząd Województwa Śląskiego, pracownik RMK przesyła drogą elektroniczną do pracowników WRR oraz RKFS i Wydziału Kontroli i Audytu informację o przyjęciu kolejnej wersji Podręcznika i obowiązku zapoznania się z jego treścią. Procedura aktualizacji Podręcznika Procedur Wdrażania RPO WSL przedstawiona została schematycznie w załączniku 1.5 do niniejszego Podręcznika. Równocześnie, w przypadku wprowadzenia zmian do Podręcznika Procedur Wdrażania IP2 RPO WSL, IZ RPO WSL otrzymuje do akceptacji jego zaktualizowaną wersję w formie elektronicznej wraz z rejestrem zmian. W ramach IZ RPO WSL, za weryfikację Podręcznika procedur wdrażania IP2 RPO WSL odpowiada RMK. Termin weryfikacji Podręcznika procedur wdrażania IP2 RPO WSL wynosi 20 dni roboczych od otrzymania zmian do Podręcznika. W przypadku zaakceptowania zaproponowanych zmian projekt Podręcznika procedur wdrażania IP2 RPO WSL przyjmowany jest przez Zarząd Województwa Śląskiego na mocy uchwały. IP2 RPO WSL przygotowuje Kartę Sprawy, uchwałę, rejestr zmian oraz Podręcznik procedur wdrażania IP2 RPO WSL w wersji papierowej. Dokumenty te dostarczane są do IZ RPO WSL 5 dni roboczych przed planowanym terminem posiedzenia Zarządu, na którym podejmowana będzie decyzja w sprawie przyjęcia Podręcznika. W przypadku zastrzeżeń Zarządu, co do treści projektu Podręcznika, dokument jest poprawiany i przedkładany na Zarząd ponownie, aż do uzyskania pełnej akceptacji. Następnie pracownik RMK informuje IP2 RPO WSL o przyjęciu Podręcznika procedur wdrażania IP2 RPO WSL przez Zarząd Województwa a także przekazuje niniejszy dokument w wersji elektronicznej do IPOC. Wprowadzanie zmian do Opisu Systemu Zarządzania i Kontroli RPO WSL Za wprowadzanie zmian do zatwierdzonego Opisu Sytemu Zarządzania i Kontroli Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata odpowiada w ramach IZ RPO WSL RMK. Aktualizacja OSZiK powinna być dokonywana w sytuacjach, gdy zmianie ulegnie którykolwiek z elementów systemu zarządzania i kontroli RPO WSL pod względem prawnym, instytucjonalny, proceduralnym i organizacyjnym. Pracownik RMK, uwzględniając propozycje zmian innych referatów WRR oraz IP2 RPO WSL i innych zaangażowanych instytucji, przygotowuje zaktualizowaną wersję OSZIK, którą następnie weryfikuje Kierownik RMK i zatwierdza Dyrektor/ Zastępca Dyrektora WRR. Zatwierdzony dokument zostaje przedłożony pod obrady Zarządu Województwa Śląskiego i przyjmowany jest w drodze uchwały. Po przyjęciu dokumentu przez Zarząd Województwa Śląskiego aktualna wersja dokumentu wraz z opisem wprowadzonych zmian przekazywana jest do IPOC, w celu dokonania analizy zmian. Uwagi zgłoszone przez Instytucję Pośredniczącą w Certyfikacji, po uzgadnieniu ich z Instytucją Zarządzającą są uwzględniane przez Instytucję Zarządzającą w ramach kolejnej aktualizacji Opisu systemu zarządzania i kontroli, z wyjątkiem uwag wskazujących na naruszenie warunków certyfikacji, które są uwzględniane niezwłocznie. 46

47 Procedura aktualizacji OSZiK przedstawiona została schematycznie w załączniku 1.5 do niniejszego Podręcznika. Zmiany w pozostałych dokumentach programowych niezbędnych do prawidłowego wdrażania RPO WSL Zmiany w pozostałych dokumentach programowych wprowadzane są przez odpowiedzialne merytorycznie referaty WRR Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego, które przyjmowane są przez Zarząd Województwa Śląskiego w drodze uchwały. Zaktualizowane dokumenty są umieszczane na stronie internetowej IZ RPO WSL. 2.2 Koordynacja realizacji RPO WSL Koordynacja wewnętrzna w zakresie środowiska Celem odpowiedniego uwzględnienia wymiaru środowiskowego na wszystkich etapach realizacji Programu, w strukturze IZ RPO WSL, w RWP1 umiejscowiono funkcję Koordynatora ds. Środowiska. Zadaniem Koordynatora jest współuczestniczenie w odpowiednich etapach realizacji RPO WSL, wspomaganie jednostek, które je prowadzą w zakresie pozwalającym na wzmocnienie realizacji - w ramach RPO WSL - horyzontalnej polityki ochrony środowiska i zrównoważonego rozwoju, w szczególności: wszelkie tworzone dokumenty programowe oraz ich zmiany, niezależnie od procedury zapisanej w rozdziale 2.1 podlegają dodatkowemu opiniowaniu przez Koordynatora, jeżeli ich treść i zakres obejmuje kwestie środowiskowe bądź zrównoważonego rozwoju, koordynator wspiera proces ewaluacji w zakresie badań dotyczących zrównoważonego rozwoju, po zakończeniu oceny merytorycznej wniosków o dofinansowanie (rozdział 3), Koordynator ma wgląd w listę rekomendowanych projektów uszeregowanych zgodnie z ilością uzyskanych punktów, sporządzoną przez RWP oraz dokumentację projektową (w szczególności w dokumentację dotyczącą procedur związanych z oceną oddziaływania na środowisk. na podstawie powyższych dokumentów Koordynator w uzasadnionych przypadkach przygotowuje opinię dla Zarządu Województwa odnośnie poprawności przeprowadzenia procedur związanych z oceną oddziaływania na środowiska (strona formalna) oraz poprawności dokumentowania przedmiotowych procedur w dokumentacji, która stanowi dokument wspomagający Zarząd w decyzji o wyborze projektów do realizacji, Koordynator wspiera RMK w procesie monitoringu RPO WSL w zakresie środowiska naturalnego. W szczególności działa w ramach zespołu eksperckiego ds. środowiska naturalnego (rozdział ), W przypadku przeprowadzania kontroli na miejscu, bądź wizyty monitorującej projektu (rozdział 11.3 i 11.4) mającego znaczny wpływ na środowisko naturalne Koordynator powinien zostać powołany w skład Zespołu Kontrolującego. Koordynator wspiera proces informowania beneficjentów w zakresie informacji o przygotowaniu projektów zgodnie z zasadami zrównoważonego rozwoju. 47

48 2.2.2 Koordynacja z pozostałymi programami operacyjnymi Celem umożliwienia koordynacji realizacji RPO WSL z innymi programami, realizowanymi w ramach NSRO oraz z programami, realizowanymi w ramach Wspólnej Polityki Rolnej i Wspólnej Polityki Rybołówstwa, RARE będzie prowadził działania w zakresie: gromadzenia danych i przeprowadzania analiz efektywności RPO WSL w szerokim kontekście interwencji publicznej w regionie, analizy zakresu programów realizowanych na terenie województwa, w tym z punktu widzenia przebiegu linii demarkacyjnych między nimi, analiz skutków interwencji różnych programów na terenie województwa, w kontekście ich wzajemnej koordynacji. 2.3 Ewaluacja Programu Przeprowadzanie ewaluacji programów operacyjnych, zgodnie z art. 47 i 48 rozporządzenia ogólnego, jest obowiązkiem państw członkowskich. Zgodnie z tymi zapisami ewaluacja ma na celu poprawę: jakości, skuteczności i spójności pomocy funduszy oraz strategii i realizacji programów operacyjnych w odniesieniu do konkretnych problemów strukturalnych dotykających dane państwa członkowskie i regiony, z jednoczesnym uwzględnieniem celu w postaci trwałego rozwoju i właściwego prawodawstwa wspólnotowego dotyczącego oddziaływania na środowisko oraz strategicznej oceny oddziaływania na środowisko. Badania ewaluacyjne mogą mieć charakter ewaluacji strategicznych lub ewaluacji operacyjnych. Ewaluacje strategiczne dotyczą oceny programu oraz priorytetów w odniesieniu do celów społeczno-gospodarczych oraz kwestii i polityk horyzontalnych. Ewaluacje operacyjne przeprowadzane są w celu wspierania procesu monitorowania programów operacyjnych Podmioty odpowiedzialne za poszczególne zadania związane z ewaluacją Funkcję Jednostki Ewaluacyjnej Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata (JE RPO WSL) w ramach IZ RPO WSL pełni RARE. Odpowiada on za: zapewnienie środków finansowych z Pomocy Technicznej (PT) na prowadzenie ewaluacji, pozyskiwanie i gromadzenie odpowiednich danych z systemu monitoringu, opracowanie i koordynację procesu realizacji celów Planu ewaluacji RPO WSL, przeprowadzenie ewaluacji on-going RPO WSL w przypadkach określonych w rozporządzeniu Rady nr 1083/2006 i w każdym innym przypadku, gdy uzna to za użyteczne z punktu widzenia zarządzania i wdrażania RPO WSL, w tym ewaluacji określonych w planie ewaluacji NSRO jako obligatoryjne dla wszystkich programów, współpracę z IK NSRO (KJO) oraz IK RPO w zakresie ewaluacji stopnia realizacji RPO WSL, która jest przeprowadzana przez IK NSRO (KJO) do dnia 30 czerwca 2011 roku, współpracę z KJO i KE przy innych ewaluacjach przez nie inicjowanych, 48

49 współpracę z KE oraz KJO w zakresie wymaganym przez KE i niezbędnym do wykonania ewaluacji ex-post, która musi zostać zakończona do dnia 31 grudnia 2015 roku, przekazanie wyników ewaluacji KM RPO WSL, KJO oraz KE, upublicznienie wyników przeprowadzonych ewaluacji, gromadzenie informacji dotyczących zakresu i sposobu wykorzystania rekomendacji sformułowanych przez ewaluatora i udostępnianie ich KJO na jej prośbę, współpracę z IK RPO w zakresie przeprowadzanych przez nią badań ewaluacyjnych regionalnych programów operacyjnych dotyczących kwestii horyzontalnych w obszarach i terminach wskazanych przez KJO w Planie ewaluacji NSRO oraz przez IK RPO w Planie ewaluacji kwestii horyzontalnych w ramach 16 RPO, przeprowadzenie ewaluacji ex-post we własnym zakresie, jeżeli uzna to za celowe, przeprowadzenie ewaluacji na wniosek KM RPO WSL, który rekomenduje IZ RPO WSL obszary, które powinny zostać poddane badaniom ewaluacyjnym w ramach Programu, przestrzeganie wytycznych KJO oraz stosowanych w Unii Europejskiej ogólnie przyjętych standardów ewaluacji funduszy strukturalnych, inicjowanie bieżącego badania ewaluacyjnego Programu, dotyczącego wybranych aspektów Programu (tzw. ewaluacja tematyczna), monitorowanie procesu wdrażania rekomendacji sformułowanych w wyniku przeprowadzonych ewaluacji, podejmowanie decyzji o zakresie i sposobie wykorzystania rekomendacji, powołanie Grupy Sterującej ds. ewaluacji; rekomendowana liczebność tej grupy nie powinna przekraczać 20 osób, powołanie Grup Sterujących o charakterze grup roboczych dla poszczególnych ewaluacji lub obszarów tematycznych, będących przedmiotem danego badania ewaluacyjnego, organizacja i przewodzenie pracom Grupy Sterującej, opracowanie zakresu planowanego badania ewaluacyjnego, w tym w szczególności: sformułowanie tematu badania ewaluacyjnego; określenie głównych problemów badawczych; sformułowanie pytań i kryteriów ewaluacyjnych; określenie minimalnych wymagań odnośnie metodologii i zespołu badawczego; określenie ram czasowych badania; określenie innych wymagań odnośnie ewaluatora zewnętrznego w tym formy, miejsca i terminu prezentacji wyników badania; określenie formy i zakresu treści raportu końcowego; opracowanie merytoryczne kryteriów wyboru ewaluatora zewnętrznego; ze względu na specyfikację badań ewaluacyjnych, w trakcie oceny merytorycznej składanych ofert, przeprowadzonej w ramach procedury przetargowej, punkty przyznawane za podejście metodologiczne oraz sposób organizacji i przeprowadzenia badania powinny stanowić znaczący udział procentowy punktów możliwych do uzyskania; 49

50 wybór ewaluatora zewnętrznego na podstawie ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U Nr 164, poz z późn. zm.); monitorowanie postępu prac ewaluatora zewnętrznego poprzez: przekazywanie przez ewaluatora informacji o postępie prac IZ RPO WSL lub Grupie Sterującej; stały kontakt z ewaluatorem; spotkania robocze z ewaluatorem; odbiór i ocena raportów cząstkowych; koordynowanie współpracy instytucji zaangażowanych w proces ewaluacji z ewaluatorem zewnętrznym; pomoc ewaluatorowi w zakresie dostępu do danych niezbędnych do przeprowadzenia oceny: udostępnienie posiadanych danych; koordynację procesu udostępniania danych przez instytucje zaangażowane w proces wdrażania programu; ocenę wstępnych wersji raportów końcowych i raportów cząstkowych. Grupa Sterująca ds. ewaluacji RPO WSL odpowiada za: wsparcie dla Jednostki Ewaluacyjnej (JE RPO WSL) przy formułowaniu zakresu ewaluacji; wsparcie JE RPO WSL przy formułowaniu kryteriów wyboru wykonawcy (ewaluator zewnętrzny) badania ewaluacyjnego oraz kryteriów oceny ofert składanych przez oferentów; monitorowanie postępu prac wykonawcy; wsparcie JE RPO WSL w zakresie oceny wstępnych wersji raportów końcowych lub raportów cząstkowych; opiniowanie Planów ewaluacyjnych; monitorowanie procesu wdrażania rekomendacji sformułowanych w wyniku przeprowadzonych ewaluacji. IP2 RPO WSL odpowiada za: udostępnienie IZ RPO WSL oraz ewaluatorom zewnętrznym informacji niezbędnych do wykonania badań ewaluacyjnych, w tym m.in. dane elektronicznego systemu wymiany danych oraz okresowe, roczne i końcowe sprawozdania z realizacji części zadań w ramach priorytetu 1 i 3 RPO WSL; wykorzystanie wniosków i rekomendacji z prowadzonych badań ewaluacyjnych w celu poprawy jakości wdrażania części zadań w ramach priorytetu 1 i 3 RPO WSL; zainicjowanie ewaluacji w zakresie części zadań wdrażanych w ramach priorytetu 1 i 3 RPO WSL, poprzez wskazanie IZ RPO WSL obszarów, które powinny zostać poddane badaniom ewaluacyjnym. Komitet Monitorujący RPO WSL odpowiada za: zaznajomienie się z Planem ewaluacji RPO WSL; monitorowanie procesu ewaluacji RPO WSL; 50

51 rekomendowanie obszarów, które powinny zostać poddane ewaluacji w ramach RPO WSL; zapoznanie się w wynikami ewaluacji. Ewaluatorzy zewnętrzni odpowiadają za: dokonanie niezależnych ewaluacji w zakresach zdefiniowanych przez IZ RPO WSL, w tym w szczególności formułowanie wniosków i rekomendacji, niezbędnych dla poprawy procesu zarządzania i wdrażania RPO WSL; współpracę z IZ RPO WSL oraz IP2 RPO WSL w celu uzyskania dokumentacji niezbędnej do przeprowadzenia badania ewaluacyjnego; przedstawienie w terminie określonym przez IZ RPO WSL w umowie na realizację badania, raportu metodologicznego, w którym zawarta powinna zostać identyfikacja obszaru badawczego, metodologia planowanej ewaluacji oraz plan organizacji pracy badawczej; przedstawienie w terminie uzależnionym od zakresu badania, wskazanym przez IZ RPO WSL w umowie na realizację badania, wstępnej wersji raportu końcowego, która powinna zostać poddana ocenie IZ RPO WSL; następnie w terminie określonym w umowie ewaluator musi odnieść się do uwag sformułowanych przez IZ RPO WSL do wstępnej wersji badania ewaluacyjnego; przedstawienie w terminie uzależnionym od wielkości badania ostatecznej wersji raportu końcowego. Komisja Europejska odpowiada za współpracę z IZ RPO WSL przy przeprowadzeniu ewaluacji strategicznych wykonywanych z inicjatywy KE oraz ewaluacji operacyjnych przeprowadzonych z inicjatywy KE we współpracy IK NSRO (KJO). Krajowa Jednostka Oceny (KJO) działająca w ramach Instytucji Koordynującej NSRO (IK NSRO), odpowiada za koordynację badań ewaluacyjnych prowadzonych na poziomie NSRO oraz RPO. IK RPO odpowiada za prowadzenie badań ewaluacyjnych regionalnych programów operacyjnych w ujęciu przekrojowym w obszarach dotyczących kwestii horyzontalnych Realizacja procesu ewaluacji Grupa Sterująca ds. ewaluacji IZ RPO WSL powołuje Grupę Sterującą ds. ewaluacji, która wspomaga JE w procesie ewaluacji całego Programu. Wykonanie zadań związanych z powołaniem Grupy spoczywa na RARE. W skład grupy powoływani są kierownicy referatów zaangażowanych we wdrażanie RPO WSL, przedstawiciele IP2 RPO WSL oraz innych wydziałów zaangażowanych we wdrażanie funduszy europejskich, a także wydziałów kompetentnych w zakresie kreowania polityki rozwoju województwa. Grupa powoływana jest do działania na mocy uchwały Zarządu Województwa. Dodatkowo, IZ RPO WSL, jeżeli uzna to za celowe, może powołać Grupy Sterujące o charakterze grup roboczych (zadaniowych) dla poszczególnych ewaluacji lub obszarów tematycznych, będących przedmiotem danego badania ewaluacyjnego. Plan ewaluacji Poszczególne badania ewaluacyjne przeprowadzane są na podstawie Planu ewaluacji RPO WSL, przygotowanego przez RARE, oraz w odpowiedzi na potrzeby identyfikowane na bieżąco. Plan ewaluacji RPO WSL jest opiniowany przez Grupę Sterującą ds. Ewaluacji 51

52 RPO WSL, następnie po zatwierdzeniu przez Dyrektora WRR/Zastępcę Dyrektora WRR, przesyłany do akceptacji IK NSRO (KJO) w zakresie spójności z Planem ewaluacji NSRO. Plan ewaluacji RPO WSL musi zostać przyjęty uchwałą Zarządu Województwa Śląskiego w terminie do 3 miesięcy od dnia zatwierdzenia RPO WSL. Następnie RARE przekazuje Plan ewaluacji do wiadomości KM RPO WSL. Celem Planu ewaluacji RPO WSL jest wskazanie sposobu organizacji procesu ewaluacji na danym poziomie wdrażania oraz głównych kierunków ewaluacji podejmowanych przez IZ RPO WSL w okresie Plan ewaluacji RPO WSL zawiera m.in. opis RPO WSL, opis sposobu organizacji procesu ewaluacji, w tym w szczególności: wskazanie instytucji zaangażowanych wraz z zakresem ich kompetencji i zadań; liczbę pracowników zaangażowanych bezpośrednio w proces ewaluacji (pracownicy Jednostki Ewaluacyjnej); wielkość budżetu przeznaczonego na działania ewaluacyjne; wstępną listę obszarów tematycznych planowanych do objęcia ewaluacją w całym okresie programowania; opis innych działań ewaluacyjnych, w szczególności związanych z budową potencjału ewaluacyjnego, w tym plany dotyczące budowy struktur, rozpowszechniania wiedzy i informacji na temat ewaluacji oraz współpracy ze środowiskami eksperckimi. Okresowy plan ewaluacji jest uszczegółowieniem planu ewaluacji na cały czas trwania procesu i zawiera tematy badań ewaluacyjnych, które mają być przeprowadzone w następnym roku. Okresowy plan ewaluacji (załącznik 2.5) opiniowany jest przez Grupę Sterującą ds. ewaluacji RPO WSL po zatwierdzeniu przez Dyrektora Wydziału Rozwoju Regionalnego/, Zastępcę Dyrektora WRR IZ RPO WSL przesyła niniejszy Plan do konsultacji IK NSRO (KJO) do 31 grudnia każdego roku, celem zapewnienia koordynacji działań ewaluacyjnych na wszystkich poziomach wdrażania NSRO. Następnie RARE przekazuje Okresowy Plan Ewaluacji do wiadomości KM RPO WSL. Po uzgodnieniu ostatecznej treści Okresowy Plan Ewaluacji przyjmowany jest uchwałą zarządu województwa. Procedura przyjęcia Planu ewaluacji RPO WSL przedstawiona została schematycznie w załączniku 1.5 do niniejszego Podręcznika. Badania ewaluacyjne IZ RPO WSL inicjuje badanie ewaluacyjne, które wynika bezpośrednio z Okresowego Planu Ewaluacji, z potrzeb bieżących, jest wskazane do realizacji przez IP2 RPO WSL, czy rekomendowane przez KM RPO WSL. Zakres badania ewaluacyjnego jest przygotowywany przez JE RPO WSL i konsultowany z Grupę Sterującą ds. ewaluacji. JE przeprowadza badanie ewaluacyjne najczęściej w drodze zamówienia publicznego dla ewaluatora zewnętrznego. W wyjątkowych przypadkach, w szczególności gdy ze względu na przedmiot badania nie zachodzi ryzyko naruszenia zasady bezstronności, dopuszcza się przeprowadzenie badania wewnętrznie przez JE. Grupa Sterująca ds. Ewaluacji wspomaga IZ RPO WSL przy wyborze ewaluatora zewnętrznego, poprzez m.in. uczestnictwo wybranych jej członków w komisji przetargowej. Po podpisaniu umowy z ewaluatorem zewnętrznym Z-ca Dyrektora/ Kierownik RARE przekazuje w formie notatki służbowej informację do Dyrektora WRR zawierającą temat i wykonawcę badania, a także wskazującą dwóch pracowników RARE odpowiadających bezpośrednio za realizację badania oraz ramowy zakres danych wewnętrznych, 52

53 dokumentów z poziomu WRR, które są niezbędne do przekazania ewaluatorowi celem prawidłowej realizacji badania (wzór informacji stanowi załącznik nr 2.6). Zaakceptowana przez Dyrektora WRR notatka przekazywana jest wszystkim kierownikom referatów i zastępcom dyrektorów WRR oraz dyrektorowi Śląskiego Centrum Przedsiębiorczości i stanowi podstawę organizacji procesu przekazywania niezbędnych danych wewnętrznych, dokumentów ewaluatorowi. Uprawnionymi do kontaktów w sprawie ostatecznego przekazywania danych wewnętrznych WRR ewaluatorowi są wyłącznie wyznaczeni we wspomnianej notatce pracownicy RARE. Pracownik RARE kieruje prośbę o udostępnienie niezbędnych danych drogą elektroniczną bezpośrednio do pracownika odpowiedniego referatu oraz do wiadomości kierownika RARE i kierownika odpowiedniego referatu. Dane powinny być przygotowywane niezwłocznie i wysyłane przez pracownika do którego kierowana była prośba drogą elektroniczną do pracownika RARE wnioskującego o ich udostępnienie oraz do wiadomości kierownika RARE i kierownika odpowiedniego referatu. Przed wysłaniem danych nie jest każdorazowo wymagana akceptacja przełożonego (kierownika, zastępcy dyrektora). W przypadku powstania zastrzeżeń odnośnie przekazywanych materiałów kierownik odpowiedniego referatu bądź zastępca dyrektora powinien niezwłocznie kontaktować się z kierownikiem RARE. Ostateczną decyzję odnośnie formy i zakresu danych przekazywanych ewaluatorowi podejmuje każdorazowo kierownik RARE. Procedura przekazywania niezbędnych danych wewnętrznych, dokumentów ewaluatorowi przedstawiona została schematycznie w załączniku 1.5 do niniejszego Podręcznika. IZ RPO WSL wraz z Grupą Sterującą ds. ewaluacji monitoruje postęp prac ewaluatora zewnętrznego. Procedurę informowania o badaniu oraz przekazywania informacji RARE stosuje się odpowiednio w przypadku przeprowadzania badań wewnętrznych. Gotowe wyniki badania ewaluacyjnego IZ RPO WSL przekazuje KM RPO WSL, KJO oraz KE na jej życzenie. Procedura przeprowadzenia badania ewaluacyjnego przedstawiona została schematycznie w załączniku 1.5 do niniejszego Podręcznika. Wyniki przeprowadzonych badań ewaluacyjnych są jawne i są podawane do wiadomości publicznej. IZ RPO WSL podaje do wiadomości publicznej wyniki ewaluacji, zamieszczając je na stronie internetowej IZ RPO WSL. IZ RPO WSL podejmuje decyzję o wykorzystaniu wyników poszczególnych badań ewaluacyjnych oraz o wdrożeniu ewentualnych działań naprawczych. Ponadto, przy wsparciu Grupy Sterującej, IZ RPO WSL monitoruje proces wdrażania rekomendacji sformułowanych w wyniku przeprowadzonych ewaluacji oraz nadzoruje wykorzystanie wyników przeprowadzonych badań ewaluacyjnych w IP2 RPO WSL. Informacja roczna w zakresie ewaluacji Zatwierdzona przez Dyrektora/ Zastępcę Dyrektora Wydziału Rozwoju Regionalnego informacja roczna z ewaluacji realizowanych w roku poprzednim na wszystkich poziomach wdrażania RPO WSL przedstawiana jest w formie informacji Zarządowi Województwa. Następnie, do końca marca każdego roku, IZ RPO WSL przekazuje do IK NSRO (KJO) roczną informację w zakresie ewaluacji realizowanych w roku poprzednim na wszystkich 53

54 poziomach wdrażania RPO WSL. Powinna ona obejmować w szczególności następujące kwestie: informacje na temat zrealizowanych badań ewaluacyjnych, informacje na temat wdrożonych rekomendacji, informacje dotyczące działań podjętych w zakresie budowy potencjału ewaluacyjnego. Procedura przygotowania informacji rocznej w zakresie ewaluacji przedstawiona została schematycznie w załączniku 1.5 do niniejszego Podręcznika. Informacja roczna powinna być przesłana do KJO w wersji elektronicznej w formacie xls, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 2.7 do Podręcznika. Dodatkowo, w formie opisowej powinny być przesłane informacje, dotyczące działań podjętych w zakresie budowy potencjału ewaluacyjnego, w tym budowy struktur, rozpowszechniania wiedzy i informacji na temat ewaluacji, współpracy ze środowiskami eksperckimi. Rodzaje ryzyk występujących w procesach dotyczących zarządzania Programem L.p. Rodzaj ryzyka Waga ryzyka* Oczekiwany mechanizm kontroli wewnętrznej 1 Osoby uczestniczące w procesach nie zostały zaznajomione z obowiązującymi procedurami 1 Elektroniczna baza aktualnych dokumentów, szkolenia pracowników 2 Osoby uczestniczące w procesach posługują się nieaktualnymi dokumentami programowymi 1 Dokumentowanie i przechowywanie oraz archiwizowanie kolejnych wersji dokumentów programowych, elektroniczna baza aktualnych dokumentów 3 Procedury nie są zgodne z przepisami UE i krajowymi 2 Procedura aktualizacji, weryfikacja procedur przez instytucję wyższego szczebla w systemie zarządzania i kontroli RPO WSL 4 Opóźnienia związane w wyborem wykonawców przeprowadzających ewaluację RPO WSL, zgodnie z przepisami prawa zamówień publicznych 2 Staranne i profesjonalne prowadzenie postępowania (w tym rozpoznanie rynku usług ewaluacyjnych), korzystanie ze szkoleń i doradztwa w zakresie ustawy-pzp 5 Wybór wykonawców nieposiadających odpowiedniego doświadczenia źródłowych umiejętności skutecznego przeprowadzenia ewaluacji RPO WSL 3 Zlecanie wykonania ewaluacji wykwalifikowanym pracownikom lub, w przypadku ewaluacji zewnętrznej, prawidłowo postawione warunki udziału w postępowaniu 6 Niska jakość przygotowywanych raportów z ewaluacji 2 Precyzyjny opis przedmiotu zamówienia, bieżąca współpraca z wykonawcą 7 Nierozpowszechnienie i niewykorzystanie wniosków z raportów ewaluacyjnych 1 Przedstawienie wyników ewaluacji kierownictwu instytucji i instytucjom zainteresowanym; podjęcie decyzji o wykorzystaniu rekomendacji; szkolenia budujące potencjał ewaluacyjny *waga ryzyka: 54

55 1 niska 2 średnia 3 - wysoka 55

56 3 Nabór, ocena i wybór projektów do dofinansowania Zgodnie z art. 60 lit. a) Rozporządzenia ogólnego, podmiotem odpowiedzialnym za realizację procesu naboru, oceny i wyboru projektów jest IZ RPO WSL, która zapewnia zgodność procedur związanych z wyborem projektów do dofinansowania z zasadami krajowymi i wspólnotowymi. W szczególności IZ RPO WSL zapewnia, że operacje są wybierane do finansowania zgodnie z kryteriami mającymi zastosowanie do regionalnego programu operacyjnego oraz że spełniają one zasady wspólnotowe i krajowe przez cały okres ich realizacji. Podmiotami realizującymi procesy są: 1. Referaty ds. wyboru projektów 1 i 2 (RWP) w ramach Wydziału Rozwoju Regionalnego (WRR) dla projektów wdrażanych przez IZ RPO WSL. 2. IP2 RPO WSL dla projektów dotyczących MŚP. RWP, w odniesieniu do poszczególnych Priorytetów RPO WSL, wykonuje zadania związane z organizacją naborów oraz obsługą projektów, a w szczególności: zamieszcza ogłoszenia o konkursach projektów na stronie internetowej IZ RPO WSL, a także w dzienniku o zasięgu ogólnopolskim lub regionalnym; przyjmuje wnioski o dofinansowanie realizacji projektów składane przez wnioskodawców; ewidencjonuje wnioski i prowadzi korespondencję z wnioskodawcami; udostępnia opinii publicznej informacje na temat ilości złożonych w ramach naboru wniosków oraz łącznej wnioskowanej i całkowitej kwocie złożonych projektów; dokonuje oceny formalnej projektów zgodnie z wytycznymi zawartymi w Uszczegółowieniu RPO WSL; po zakończeniu oceny formalnej udostępnia opinii publicznej informacje dotyczące liczby ocenionych projektów wraz z łączną wnioskowaną i całkowitą kwotą; organizuje oraz zapewnia obsługę prac Komisji Oceny Projektów (KOP); po zakończeniu oceny merytoryczno-technicznej udostępnia opinii publicznej informacje dotyczące ilości pozytywnie ocenionych projektów, wnioskodawców, tytułów projektów, wnioskowanej kwoty oraz wartości całkowitej poszczególnych projektów; przygotowuje projekty uchwał Zarządu Województwa w sprawie podjęcia decyzji o wyborze projektów, na podstawie wyników KOP; przekazuje ww. uchwały do Referatu ds. kontraktacji projektów (RKP) wraz z kompletem dokumentów niezbędnych do podpisania umowy o dofinansowanie projektów; udostępnia opinii publicznej dane dotyczące projektów, które decyzją Zarządu zostały wybrane do dofinansowania; informuje wnioskodawców o wynikach oceny projektu na poszczególnych etapach oceny; występuje do Zarządu Województwa z propozycją zmniejszenia poziomu dofinansowania z RPO WSL dla określonych typów projektów; występuje do Zarządu Województwa z wnioskiem o wykorzystanie oszczędności powstałych w ramach Działania/Poddziałania; 56

57 wprowadza dane do lokalnego i krajowego systemu informatycznego; przechowuje dokumentację konkursową; prowadzi działania informacyjne w zakresie wymogów dotyczących aplikowania o środki. Procedury dotyczące wyboru i zatwierdzania operacji do dofinansowania w ramach RPO WSL przewidują następujące tryby realizacji: 1. Tryb konkursowy. 2. Tryb projektów indywidualnych (projekty kluczowe). 3. Tryb projektów systemowych (Programy Rozwoju Subregionów). 4. Tryb Rocznych Planów Działań Pomocy Technicznej. 3.1 Opis trybu realizacji procesu naboru, oceny i wyboru projektów do dofinansowania w trybie konkursowym Za nabór, weryfikację formalną, organizację oceny merytoryczno-technicznej oraz obsługę procedury wyboru projektów w ramach poszczególnych Priorytetów RPO WSL (z wyłączeniem Działania: 1.2 Mikroprzedsiębiorstwa i MŚP, Poddziałania Infrastruktura zaplecza turystycznego/ przedsiębiorstwa, Infrastruktura okołoturystyczna/ przedsiębiorstwa ) odpowiada RWP. RWP, w ramach powyższych działań, współpracuje z właściwymi komórkami organizacyjnymi UMWŚ, w tym w szczególności z Wydziałem Organizacyjnym i Kadr (WOR), Wydziałem Finansowym (WF), Zespołem Obsługi Prawnej (ZOP) oraz Gabinetem Marszałka (GM). Procedura konkursowego trybu wyboru projektów dla IZ RPO WSL przedstawiona została schematycznie w załączniku 1.5 do niniejszego Podręcznika. Procedura prowadzenia naboru i rozpatrywania wniosków o dofinansowanie w trybie konkursowym obejmuje następujące etapy: 1. Ustalenie harmonogramu składania wniosków. 2. Ogłoszenie konkursów o naborze wniosków o dofinansowanie. 3. Nabór i rejestracja wniosków o dofinansowanie. 4. Ocena wniosków. 5. Podjęcie decyzji o dofinansowaniu projektów. 6. Ogłoszenie wyników konkursu. 7. Działania związane z procedurą odwoławczą. 57

58 Schemat konkursowego trybu wyboru projektów dla IZ RPO WSL. IZ RPO WSL Referat ds. wyboru projektów 1. Złożenie fiszki aplikacyjnej z elementami wniosku/wniosku aplikacyjnego 2. Wezwanie do uzupełnienia 3. Uzupełnienie braków w fiszce/wniosku aplikacyjnym Lista projektów ocenionych pozytywnie 4. a. Informacja o zakwalifikowaniu projektu do dalszej oceny lub 4 b. Informacja o niezakwalifikowaniu projektu do dalszej oceny 5 Złożenie kompletnego wniosku wraz z załącznikami IZ RPO WSL Referat ds. wyboru projektów 6 Wezwanie do uzupełnienia 7 Uzupełnienie braków we wniosku lub załącznikach BENEFICJENT Lista projektów ocenionych pozytywnie 8 a. Informacja o zakwalifikowaniu projektu do dalszej oceny 8b. Informacja o niezakwalifikowaniu projektu do dalszej oceny IZ RPO WSL + Komisja Oceny Projektów OCENA MERYTORYCZNA 9. Uzupełnienie braków we wniosku lub załącznikach 10a. Informacja o pozytywnym wyniku oceny projektu lub 10b. Informacja o negatywnym wyniku oceny projektu Lista rankingowa projektów ocenionych pozytywnie Zarząd Województwa WYBÓR PROJEKTÓW 11a. Informacja o dofinansowaniu projektu lub 11b. Informacja o wpisaniu projektu na liście rezerwowej Lista projektów, które otrzymały dofinansowanie Harmonogram składania wniosków Realizacja procedury konkursowej odbywa się w oparciu o zatwierdzony przez Zarząd Województwa indykatywny harmonogram konkursów, stanowiący plan naborów wniosków dla poszczególnych działań/poddziałań RPO WSL dla okresu programowania Harmonogram konkursów może być aktualizowany. Podmiotem odpowiedzialnym za przygotowanie harmonogramu konkursów w ramach IZ RPO WSL jest RWP we współpracy z Referatem ds. monitoringu i kontroli programu (RMK). Kierownik RWP przygotowuje propozycję harmonogramu konkursów i ustala terminy składania wniosków w ramach poszczególnych Działań/ Poddziałań. Przygotowany harmonogram akceptuje i podpisuje Dyrektor WRR/ Zastępca Dyrektora WRR. Ostateczną decyzję o ustaleniu harmonogramu składania wniosków w ramach RPO WSL podejmuje Zarząd Województwa w formie uchwały na podstawie informacji przygotowanych przez RWP. 58

59 Przed ogłoszeniem konkursów na poszczególne Działania/Poddziałania ujęte w harmonogramie, Zarząd Województwa podejmuje również decyzję dotyczącą trybu konkursów: otwartego, tzn. bez sprecyzowania terminu, do którego mogą być składane wnioski o dofinansowanie projektu. Wnioski można składać stale, aż do przekroczenia przewidzianej w ogłoszeniu konkursowym alokacji, zamkniętego, z wyznaczeniem terminu, do którego można składać wnioski o dofinansowanie projektu i wielkością kwoty przewidzianej do rozdysponowania w danym konkursie. Zatwierdzony przez Zarząd Województwa harmonogram publikowany jest na stronie internetowej IZ RPO WSL Ogłaszanie konkursów o naborze wniosków o dofinansowanie Informowanie o konkursie W zakresie informowania o planowanych konkursach, IZ RPO WSL, zgodnie z art. 29 ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju, zobowiązana jest do umieszczenia informacji o konkursie w jednym dzienniku o zasięgu ogólnopolskim lub regionalnym oraz na swojej stronie internetowej. Wybór dziennika o zasięgu ogólnopolskim, regionalnym uzależniony jest od wyniku przeprowadzenia procedury zamówień publicznych na tę usługę dla wszystkich wydziałów Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego. Treść ogłoszenia, niezależnie od tego gdzie jest publikowane, powinna mieć jednolite brzmienie. Za przygotowanie treści ogłoszenia prasowego oraz ogłoszenia o naborze wniosków aplikacyjnych na stronie internetowej IZ RPO WSL odpowiada pracownik RWP. Pracownik RWP przygotowując treść ogłoszenia o naborze wniosków nadaje kolejny numer dla naboru w ramach ogłoszenia uwzględniając wszystkie tryby: konkursowy, projektów indywidualnych oraz projektów systemowych. Ogłoszenie o naborze wraz z niezbędnymi dokumentami (przede wszystkim z regulaminem konkursu, wzorem wniosku aplikacyjnego, Instrukcją wypełniania wniosku aplikacyjnego wraz z oświadczeniami, Wytycznymi ogólnymi w zakresie sporządzania Studium Wykonalności i Wytycznymi szczegółowymi do Studium Wykonalności (lub Biznes planem i Wytycznymi w zakresie zasad udzielania wsparcia instrumentom inżynierii finansowej w przypadku poddziałania RPO WSL, typ projektu 7), Wzorem umowy o dofinansowanie, listą sprawdzającą) przyjmowane są przez Zarząd Województwa w formie uchwały jako tzw. Pakiet aplikacyjny. W szczególnych przypadkach pakiet aplikacyjny może zawierać dodatkowe dokumenty, jeżeli wymaga tego specyfika konkursu. Ogłoszenie o konkursie publikowane na stronie internetowej IZ RPO WSL powinno zawierać następujące informacje: rodzaj projektów podlegających dofinansowaniu - Priorytet i Działanie, typ projektu, na które prowadzony jest nabór, rodzaj podmiotów, które mogą ubiegać się o dofinansowanie, wysokość indykatywnej kwoty przeznaczonej do rozdysponowania w ramach konkursu, 59

60 maksymalny procentowy poziom dofinansowania projektów z RPO WSL, maksymalną kwotę dofinansowania pojedynczych projektów, jeżeli została ustalona, kryteria wyboru projektów, wymagany termin i miejsce przyjmowania wniosków, wzór wniosku o dofinansowanie projektu wraz z instrukcją wypełniania wniosku o dofinansowanie zawierającą szczegółowy wykaz załączników obowiązujących dla danego naboru, formę składania wniosków, formułę konkursu, termin rozstrzygnięcia konkursu, wzór umowy o dofinansowanie, informację o środkach odwoławczych przysługujących wnioskodawcy w ramach systemu realizacji RPO WSL, adres Wydziału Rozwoju Regionalnego w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Śląskiego, zapowiedź etapu preselekcji/brak preselekcji, zapis dotyczący wymogu rozpoczęcia realizacji inwestycji, dostaw lub usług w terminie nie późniejszym niż 12 miesięcy od daty zakończenia konkursu dla konkursów zamkniętych lub od daty złożenia wniosku w konkursie otwartym. Nabór ogłaszany jest w oparciu o dokumenty stanowiące załączniki aktualnego Podręcznika (wzór wniosku o dofinansowanie, instrukcja wypełniania wniosku, wzór umowy o dofinansowanie, lista sprawdzająca dla oceny formalnej wniosków o dofinansowanie złożonych w ramach Działań/Poddziałań wdrażanych przez IZ RPO WSL) lub w oparciu o najaktualniejsze dokumenty przyjęte uchwałą Zarządu Województwa w ramach pakietu aplikacyjnego przed ogłoszeniem naboru. Ogłoszenie prasowe publikowane przez IZ RPO WSL powinno zawierać co najmniej poniższe elementy: rodzaj projektów podlegających dofinansowaniu Priorytet, Działanie oraz typ projektu na które prowadzony jest nabór, rodzaj podmiotów, które mogą ubiegać się o dofinansowanie, wysokość indykatywnej kwoty przeznaczonej do rozdysponowania w ramach konkursu, wskazanie adresu strony internetowej, na której zamieszczono całość ogłoszenia o konkursie, logo NSS, Województwa Śląskiego oraz UE. Treść ogłoszenia, miejsce i termin publikacji akceptuje koordynator RWP i kierownik RWP, ponadto kwota alokacji naboru akceptowana jest przez kierownika RZF, a następnie zatwierdzana przez Dyrektora WRR/ Zastępcęa Dyrektora WRR. Ogłoszenie prasowe o naborze wniosków publikowane jest przez pracownika RWP w porozumieniu z pracownikiem WRR odpowiedzialnym za zamówienia publiczne. Ogłoszenie na stronie internetowej IZ RPO WSL publikowane jest przez pracownika RWP, 60

61 minimum 30 dni kalendarzowych przed przewidywaną datą zakończenia konkursu, jednak nie później niż w dniu rozpoczęcia naboru wniosków. Zgodnie z zapisami art. 29 ust. 4 ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju, do czasu zawarcia wszystkich umów o dofinansowanie projektów z beneficjentami wyłonionymi w konkursie lub w wyniku rozpatrzenia środków odwoławczych przewidzianych w ustawie, IZ RPO WSL nie może spowodować pogorszenia zasad konkursu, warunków realizacji projektu oraz nakładać na wnioskodawców dodatkowych obowiązków. Zapisy te nie mają zastosowania w przypadku, gdy konieczność zmiany zasad naboru wynika ze zobowiązań międzynarodowych lub przepisów innych ustaw. Regulamin konkursu W ramach zaplanowanego konkursu RWP przygotowuje regulamin konkursu, w którym zebrane są wszystkie informacje potrzebne wnioskodawcy do przygotowania wniosku. Treść regulaminu w wersji roboczej akceptuje koordynator RWP i kierownik RWP, a następnie zatwierdza Dyrektor WRR/ Zastępca Dyrektora WRR. Regulamin publikowany jest wraz z ogłoszeniem o konkursie na stronie internetowej IZ RPO WSL. Oryginał regulaminu konkursu jest również dostępny do wglądu w siedzibie IZ RPO WSL - w RWP. Regulamin konkursu uszczegóławia informacje podane w ogłoszeniu o konkursie, a także zawiera dodatkowe informacje, dotyczące zasad organizacji konkursu i przeprowadzania oceny, w szczególności takie jak: sposób sporządzania wniosku (np. wersja papierowa lub elektroniczna, liczba egzemplarzy, wzór lub wzory wniosku), sposób i forma dostarczenia wniosku do siedziby IZ RPO WSL, w tym interpretacja terminu złożenia wniosku, zakres i sposób poprawiania lub uzupełniania wniosku na etapie oceny formalnej; ewentualny zakres i sposób poprawiania lub uzupełniania wniosku na etapie oceny merytoryczno technicznej. Regulamin konkursu stanowi element pakietu aplikacyjnego. Nabór i rejestracja wniosków o dofinansowanie Nabór wniosków Nabór wniosków w ramach IZ RPO WSL prowadzi RWP. Przy sporządzaniu wniosku o dofinansowanie wnioskodawca zobligowany jest do korzystania z Elektronicznego Wniosku Aplikacyjnego (EWA) oraz instrukcji wypełniania wniosku, które dostępne są na stronie internetowej IZ RPO WSL. Wzór wniosku o dofinansowanie projektu oraz instrukcja jego wypełniania stanowią załącznik nr 3.1 i 3.2 do Podręcznika. Wnioski o dofinansowanie realizacji projektu wypełnione odręcznie nie są rozpatrywane. Wnioski o dofinansowanie realizacji projektu należy wypełnić w języku polskim. Wnioskodawca wypełnia wniosek o dofinansowanie i przesyła jego wersję elektroniczną do IZ RPO WSL za pomocą aplikacji EWA. Wersja papierowa, w wymaganej liczbie egzemplarzy jest dostarczana osobiście, przez posłańca, lub przesyłką kurierską. Jeśli wniosek o dofinansowanie jest dostarczany osobiście lub przez posłańca, dostarczyciel otrzymuje dowód wpływu wniosku opatrzony numerem wniosku, podpisem osoby przyjmującej wniosek i datą. W przypadku przesłania wniosku przesyłką kurierską dowód wpływu wniosku jest przesyłany wnioskodawcy pocztą. Wzór dowodu wpływu wniosku o dofinansowanie stanowi załącznik nr 3.3 do Podręcznika. Data wpływu wniosku 61

62 o dofinansowanie realizacji projektu rozumiana jest jako termin dostarczenia do WRR (data stempla jednostki). IZ RPO WSL, poprzez Wydział Rozwoju Regionalnego, przyjmuje wniosek i rejestruje go, nadając kolejny numer złożonych na wykazie wniosków z naboru dla danego działania/ poddziałania, stanowiącej załącznik nr 3.4 do Podręcznika. Każdy wniosek opatrywany jest informacją o momencie jego wpływu. Tworzenie wykazu wniosków z naboru konieczne jest wyłącznie w przypadku wpłynięcia więcej niż dwóch wniosków o dofinansowanie w ramach naboru. Wnioski złożone lub dostarczone po terminie określonym w ogłoszeniu o naborze wniosków nie podlegają dalszej procedurze i traktowane są jako ocenione negatywnie na etapie oceny formalnej. Wnioskodawca jest informowany, iż w przypadku niepodjęcia działań związanych z procedurą odwoławczą, możliwy jest odbiór złożonej dokumentacji. Po zamknięciu naboru wniosków o dofinansowanie IZ RPO WSL udostępnia opinii publicznej za pośrednictwem swojej strony internetowej, co najmniej informacje dotyczące: liczby projektów zgłoszonych w danym konkursie, łącznej kwoty, na jaką opiewają złożone projekty. Rejestracja wniosku o dofinansowanie Pracownik WRR przyjmujący wniosek nadaje mu numer zgodnie z Identyfikatorem dokumentów, stanowiącym załącznik nr 3.5 do Podręcznika, oraz oznacza go datą wpływu. Wniosek rejestrowany jest w wykazie złożonych wniosków oraz w Lokalnym Systemie Informatycznym (LSI) w dniu jego złożenia, poprzez wprowadzenie nadanego wnioskowi numeru oraz potwierdzenie wpłynięcia papierowej wersji wniosku o dofinansowanie projektu. Wniosek rejestrowany jest w LSI z uwzględnieniem daty faktycznego wpłynięcia do WRR. Ponadto, pracownik WRR dokonujący rejestracji wpisuje datę wpływu na papierowej stronie obu egzemplarzy wniosku o dofinansowanie. W przypadku przyjęcia uzupełnienia wniosku, jest on ponownie rejestrowany w LSI zgodnie z przyznaną mu numeracją. Pracownik WRR przyjmujący uzupełnienie oznacza je datą wpływu. Jeżeli uzupełnieniu nie podlega formularz wniosku, a jedynie załączniki (suma kontrolna na formularzu wniosku nie ulega zmianie) wnioskodawca zobowiązany jest przesłać wniosek jedynie w wersji elektronicznej, wersja papierowa formularza nie jest wymagana. W powyższym przypadku pracownik WRR przyjmujący wniosek drukuje w dwóch egzemplarzach pierwszą stronę zarejestrowanego w LSI wniosku i oznacza datą wpływu, a następnie dołącza do uzupełnienia złożonego przez wnioskodawcę. Rejestracji w Krajowym Systemie Informatycznym KSI (SIMIK 07-13) podlegają wnioski, które pozytywnie przeszły ocenę formalną. Pracownik RWP przygotowuje zbiorczą listę zarejestrowanych wniosków z podaniem, co najmniej numeru wniosku, wnioskodawcy oraz tytułu projektu wraz z podaniem kwoty całkowitej oraz wnioskowanej. Lista zarejestrowanych wniosków w ramach naboru stanowi załącznik nr 3.6 do Podręcznika. Listę zarejestrowanych wniosków akceptuje kierownik RWP, a następnie Dyrektor WRR/ Zastępca Dyrektora WRR. Informacje o liczbie zarejestrowanych wniosków zgłoszonych w danym Działaniu/ Poddziałaniu lub w ramach danego typu projektu oraz łącznej kwocie całkowitej oraz wnioskowanej, na jaką opiewają złożone projekty, publikowane są na stronie internetowej IZ RPO WSL. 62

63 3.1.3 Ocena wniosków Ocena wniosków złożonych w ramach RPO WSL obejmuje ocenę formalną i ocenę merytoryczno techniczną. W uzasadnionych sytuacjach IZ RPO WSL dopuszcza przeprowadzanie preselekcji przed oceną formalną. Do postępowania w sprawie oceny i wyboru projektów nie stosuje się ustawy Kodeks Postępowania Administracyjnego. W szczególnych przypadkach w trakcie procesu oceny i wyboru wniosków, nabór projektów może zostać unieważniony decyzją Marszałka Województwa. Preselekcja Preselekcja jest wstępnym etapem weryfikacji kwalifikowalności projektu w ramach RPO WSL. Jej zastosowanie ma na celu jak najwcześniejsze wykluczenie projektów niekwalifikowanych i ograniczenie ryzyka ponoszenia przez wnioskodawców niepotrzebnych kosztów. Jednym z celów preselekcji jest również określenie, czy dany projekt winien zostać objęty zasadami pomocy publicznej. W ramach preselekcji Wnioskodawca składa fiszkę projektową z elementami wniosku aplikacyjnego, zawierającą charakterystykę projektu oraz warunki jego realizacji. Wzór fiszki do preselekcji stanowi załącznik nr 3.7 do niniejszego podręcznika. Jeśli fiszka o dofinansowanie jest dostarczana osobiście lub przez posłańca, dostarczyciel otrzymuje dowód wpływu. W przypadku przesłania fiszki przesyłką kurierską dowód wpływu wniosku jest przesyłany pocztą. Wzór dowodu wpływu fiszki o dofinansowanie stanowi załącznik nr 3.8 do Podręcznika. IZ RPO WSL, poprzez Wydział Rozwoju Regionalnego, przyjmuje fiszkę i rejestruje ją na karcie zbiorczej fiszek, stanowiącej załącznik nr 3.9 do Podręcznika. Pracownik RWP przygotowuje zbiorczą listę zarejestrowanych fiszek, która jest załącznikiem 3.10 do niniejszego Podręcznika. Listę zarejestrowanych fiszek akceptuje Dyrektor WRR/ Zastępca Dyrektora WRR. Na podstawie zawartej w fiszce projektowej z elementami wniosku aplikacyjnego informacji dokonuje się weryfikacji projektu z zapisami RPO WSL oraz w przypadku wystąpienia pomocy publicznej określa poziom dofinansowania zgodnie z rozporządzeniami dotyczącymi pomocy publicznej. Na podstawie dołączonego do fiszki projektowej statusu beneficjenta weryfikowane jest, czy znajduje się on w kategoriach określonych dla poszczególnych działań/poddziałań. Ocenę preselekcyjnych fiszek projektowych w ramach IZ RPO WSL prowadzą pracownicy RWP z zachowaniem zasady dwóch par oczu. Ocena polega na sprawdzeniu fiszki projektowej, tj. weryfikowane są kwestie kwalifikowania się projektu jego zgodności z Programem i ogłoszeniem. Wynik zamieszczany jest w karcie wstępnej oceny formalnej dla etapu preselekcji (załącznik nr 3.12), na której osoby oceniające projekt składają swoje podpisy. Na podstawie wszystkich ocenionych projektów, ogłaszana jest lista projektów, które przeszły pomyślnie przez procedurę preselekcji (załącznik nr 3.11). Lista jest weryfikowana przez Koordynatora RWP i Kierownika RWP, a akceptowana i podpisywana przez Dyrektora WRR/ Zastępcę Dyrektora WRR. Akceptacja projektu w ramach oceny preselekcyjnej nie daje gwarancji pozytywnego przejścia przez pozostałe etapy procedury konkursowej. 63

64 Ocena formalna wniosku o dofinansowanie Wnioski złożone do WRR w ogłoszonym terminie naboru są poddawane ocenie formalnej. Każdy wniosek oceniany jest formalnie przez co najmniej dwóch pracowników RWP lub przez pracowników innych referatów WRR, z zastrzeżeniem odpowiedniego rozdziału funkcji. W uzasadnionych przypadkach w ocenę formalną mogą zostać zaangażowane dodatkowe osoby lub/i podmioty odpowiedzialne za weryfikację niektórych kryteriów (m.in. z zakresu pomocy publicznej, oceny oddziaływania na środowisko oraz analizy finansowej, analizy ekonomicznej). Przed przystąpieniem do oceny wniosków o dofinansowanie pracownicy dokonujący oceny formalnej podpisują deklarację poufności i bezstronności (załącznik nr 3.13). W przypadku wystąpienia rozbieżnych ocen ostateczną decyzję o wyniku oceny formalnej podejmuje Kierownik RWP. Ocena formalna wniosków o dofinansowanie realizacji projektu jest dokonywana zgodnie z kryteriami formalnymi dla danego Działania, Poddziałania, typu projektu zatwierdzonymi przez KM RPO WSL i przyjętymi przez IZ RPO WSL. Kryteria wyboru projektów stanowią załącznik nr 6 do Uszczegółowienia RPO WSL. Ocena formalna wniosków o dofinansowanie realizacji projektu jest dokonywana również w kontekście występowania pomocy publicznej. Weryfikuje się czy w załączonym do dokumentacji Studium Wykonalności, przygotowanym w oparciu o wytyczne IZ RPO WSL do opracowania studiów wykonalności, zostały opracowane elementy służące zapewnieniu zgodności udzielanej pomocy z zasadami pomocy publicznej, w tym zasadami wynikającymi ze stosowania odpowiednich programów pomocowych i innych aktów prawa. Sprawdzenie poprawności wniosku pod względem formalnym zostaje przeprowadzone na podstawie listy sprawdzającej dla oceny formalnej wniosków o dofinansowanie projektu, stanowiącej załącznik nr 3.14, na której pracownicy dokonujący oceny składają swoje podpisy. Listy sprawdzające dla oceny formalnej poszczególnych wniosków dołączane są do dokumentacji z danego naboru. Dla projektów pozakonkursowych, podczas oceny obowiązuje lista sprawdzająca, stanowiąca załącznik do Podręcznika aktualnego w dniu rozpoczęcia oceny. W przypadku projektów konkursowych (dotyczy także procedury konkursowej specjalnej) obowiązuje lista sprawdzająca, stanowiąca załącznik do Podręcznika aktualnego w dniu ogłoszenia konkursu, ponadto lista sprawdzająca może zostać przyjęta w ramach tzw. pakietu aplikacyjnego, jeżeli konieczne jest jej dostosowanie przez IZ RPO WSL do obowiązujących wymogów konkursowych w zakresie formalnym. Zmiany mogą mieć jedynie charakter techniczny, tak by dokument był zgodny z obowiązującymi kryteriami wyboru projektów, przyjętymi przez KM RPO WSL oraz Podręcznikiem. Lista sprawdzająca przyjęta w ramach pakietu aplikacyjnego stanowi wówczas obowiązujący dokument dla prowadzonego konkursu. W przypadku zamkniętej formy konkursu, ocena formalna dokonywana jest w terminie nie dłuższym niż 50 dni roboczych od upłynięcia wyznaczonego terminu składania wniosków o dofinansowanie realizacji projektu. W uzasadnionych przypadkach termin oceny formalnej może zostać przedłużony. Decyzję o przedłużeniu oceny formalnej podejmuje Marszałek/Wicemarszałek Województwa, na podstawie notatki służbowej przedstawionej przez Dyrektora WRR/ Zastępcę Dyrektora WRR. Informacja o przedłużeniu terminu oceny formalnej zamieszczana jest na stronie internetowej IZ RPO WSL. W przypadku zastosowania otwartej formy konkursu ocena formalna dokonywana jest w terminie 50 dni roboczych od daty złożenia wniosku o dofinansowanie realizacji projektu. Decyzję o przedłużeniu oceny formalnej podejmuje Marszałek/Wicemarszałek Województwa, na podstawie notatki służbowej przedstawionej przez Dyrektora WRR/ 64

65 Zastępcę Dyrektora WRR. Informacja o przedłużeniu terminu oceny formalnej przekazywana jest bezpośrednio wnioskodawcy w formie pisemnej przez RWP. W wyniku oceny formalnej wniosek może być: skierowany do uzupełnienia lub poprawek, oceniony negatywnie, zakwalifikowany do dalszej oceny. Ponadto, na wniosek beneficjenta wniosek może zostać wycofany z oceny formalnej. Wynik poszczególnych etapów oceny formalnej rejestrowany jest w Lokalnym Systemie Informatycznym przez pracownika/ków RWP. Ocena poprawności dokumentacji z zakresu OOŚ Weryfikacji poprawności dokumentowania procedury oceny oddziaływania na środowisko we wnioskach aplikacyjnych poddawane są te wnioski, które zakładają realizację przedsięwzięć mogących znacząco oddziaływać na środowisko wskazanych w Dyrektywie OOŚ (85/337/EWG) 1 lub przedsięwzięć, które mogą mieć wpływ na obszary NATURA Pracownicy RWP odpowiedzialni za ocenę formalną poszczególnych wniosków aplikacyjnych kierują je do dodatkowej oceny w zakresie OOŚ w przypadku stwierdzenia, iż wniosek może zawierać przedsięwzięcia mogące potencjalnie znacząco oddziaływać na środowisko lub przedsięwzięcia, które mogą mieć wpływ na obszary NATURA Za weryfikację projektów pod kątem oceny oddziaływania na środowisko odpowiada zespół ds. środowiska w RWP. W ramach oceny określa się wymagany zakres dokumentowania oceny oddziaływania przedsięwzięcia na środowisko i obszary NATURA W przypadku, gdy dla danego projektu zaistniała konieczność przeprowadzenia postępowania w sprawie uzyskania decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach lub oceny oddziaływania przedsięwzięcia na obszary NATURA 2000, jeden z pracowników zespołu ds. środowiska weryfikuje, czy dokumentacja dołączona do wniosku na etapie oceny formalnej może być uznana za kompletną (czy dołączono wszystkie opinie, postanowienia oraz decyzje wydane w toku postępowania), a także czy postępowanie zostało przeprowadzone zgodnie z właściwymi wymogami prawnymi. Weryfikowane jest również powiązanie zezwolenia na inwestycję z uzyskaną decyzją o środowiskowych uwarunkowaniach oraz pozostałe załączniki dotyczące kwestii środowiskowych (np. oświadczenia dotyczące konieczności lub braku konieczności przeprowadzenia OOŚ, bądź też oświadczenie dotyczące wpływu projektu na obszary objęte siecią Natura 2000). Weryfikacja odbywa się na podstawie Wytycznych MRR NSRO w zakresie postępowania w sprawie oceny oddziaływania na środowisko dla przedsięwzięć współfinansowanych z krajowych lub regionalnych programów operacyjnych. Wynik weryfikacji zaznaczany jest na liście sprawdzającej (załącznik 3.14 punkty 2, 3, 4 listy), tam również zamieszczane są w razie potrzeby uwagi do wniosku. Na liście sprawdzającej załączana jest informacja czy dokonano dodatkowej oceny OOŚ oraz wskazuje się nazwisko osoby dokonującej oceny OOŚ (przy nazwisku osoby sprawdzającej kwestie OOŚ dopisuje się oznaczenie (OOŚ)). Weryfikacja jest dokonywana w ramach oceny formalnej wniosku i nie może przekraczać terminu przeznaczonego na dokonanie tej oceny. Wniosek oceniony jest negatywnie pod kątem OOŚ, gdy posiada poważne braki lub błędy, których nie ma możliwości uzupełnić lub poprawić (niewłaściwa kolejność, w jakiej wnioskodawca pozyskał decyzje administracyjne względem wymogów prawa, niemożliwy 1 Dyrektywa Rady nr 85/337/EWG z dnia 27 czerwca 1985r. w sprawie oceny skutków wywieranych przez niektóre przedsięwzięcia publiczne i prywatne na środowisko naturalne 65

66 do uzupełnienia brak wymaganych dokumentów (ze względu na warunki konkursu lub uwarunkowania prawne), niewłaściwie przeprowadzone postępowanie oraz inne uchybienia). Ponadto, wniosek podlega negatywnej ocenie, jeżeli pomimo wezwania do uzupełnienia wnioskodawca nie uzupełnił/ poprawił wniosku zgodnie z uwagami zespołu ds. środowiska, a także nie dołączył kompletnej dokumentacji lub też nie dostarczył uzupełnienia w wyznaczonym terminie. Zespół ds. środowiska w RWP weryfikuje również poprawność dokumentacji dotyczącej strategicznej oceny oddziaływania na środowisko, przeprowadzanej dla lokalnych programów rewitalizacji, będących obowiązkowym załącznikiem wniosków składanych w ramach priorytetu VI. Sprawdzana jest kompletność dokumentacji oraz zachowanie właściwej kolejności, w jakiej uzyskiwane są poszczególne dokumenty (opinie właściwych organów ds. ochrony środowiska oraz uchwała przyjmująca lokalny program rewitalizacji). Weryfikacja odbywa się w oparciu o podobne zasady jak w przypadku postępowania OOŚ dotyczącego przedsięwzięć omówionego powyżej Ze względu na fakt, iż wnioskodawca ma możliwość dołączenia niektórych dokumentów już po wyborze do dofinansowania (nie później jednak niż do dnia podpisania umowy o dofinansowanie), takich jak zezwolenie na inwestycję, czy też zaświadczenie organu odpowiedzialnego za monitorowanie obszarów Natura 2000 zespół ds. środowiska w RWP, przed podpisaniem w/w umowy weryfikuje każdy wniosek. W tym celu pracownik Referatu Kontraktacji Projektów wysyła drogą elektroniczną ( ) informację do Zespołu o kompletowaniu dokumentów niezbędnych do podpisania umowy o dofinansowanie projektu. Pracownik Zespołu OOŚ po weryfikacji wniosku, w ciągu 5 dni roboczych, wysyła odpowiedź zwrotną ( ), która zawiera odpowiedź czy cała dokumentacja dotycząca kwestii środowiskowych jest kompletna (zebrane wszelkie decyzje, zezwolenia, oświadczenia oraz zaktualizowany załącznik 2a formularz do wniosku o dofinansowanie w zakresie OOŚ) lub w razie potrzeby przekazując wskazówki, które z dokumentów należy uzupełnić. Uzupełnienie lub poprawa wniosku Na podstawie listy sprawdzającej dla oceny formalnej, pracownik wskazany przez Kierownika RWP/Koordynatora RWP przygotowuje propozycję pisma do wnioskodawcy z informacją o stwierdzonych uchybieniach w formie wyczerpujących, precyzyjny uwag i możliwości ich usunięcia we wskazanym w piśmie terminie. Termin na poprawę lub uzupełnienie wniosku nie może być krótszy niż 4 dni robocze, jednak nie dłuższy niż 15 dni roboczych od daty doręczenia pisma. W uzasadnionych przypadkach termin ten może zostać wydłużony na indywidualny wniosek wnioskodawcy lub przez IZ RPO WSL. Po akceptacji i podpisaniu pisma przez Dyrektora WRR/ Zastępcę Dyrektora WRR, pracownik RWP wysyła pismo do wnioskodawcy drogą pocztową za zwrotnym potwierdzeniem odbioru oraz faksem lub drogą elektroniczną. Za doręczenie wezwania uznaje się jego przesłanie za pomocą faksu lub poczty elektronicznej na numer/adres podany we wniosku. Potwierdzeniem przesłania pisma jest wydruk raportu z faksu lub e- maila. Do czasu uzyskania odpowiedzi od wnioskodawcy procedura weryfikacyjna, wraz z terminem wyznaczonym na ocenę formalną wniosku aplikacyjnego, zostaje wstrzymana. Po uzupełnieniu dokumentacji i wprowadzeniu korekt w wyznaczonym terminie, wniosek podlega ponownej ocenie formalnej w obowiązującym trybie. 66

67 Jeśli po ponownej ocenie formalnej wniosek nadal zawiera błędy formalne, które nie zostały wykryte podczas pierwszej weryfikacji przez IZ RPO WSL, następuje kolejne wezwanie wnioskodawcy do poprawy lub uzupełnienia wniosku. W przypadku składania uzupełnionych wniosków, wnioskodawca jest zobligowany do złożenia dwóch tożsamych papierowych egzemplarzy kompletnego wniosku w formie zwartej i/lub załączników. Dalszej ocenie nie będą podlegać uzupełnienia wniosków dostarczone na pojedynczych oraz luźnych kartkach oraz wnioski złożone po terminie określonym w piśmie do wnioskodawcy. Uzupełnienia/ poprawy wniosku należy dokonać za pośrednictwem Elektronicznego Wniosku Aplikacyjnego (EWA). Uzupełnieniu lub poprawie mogą podlegać wyłącznie elementy wskazane do poprawy lub uzupełnienia przez RWP (chyba, że wprowadzane zgodnie z wezwaniem do uzupełnienia zmiany implikują kolejne - wówczas wnioskodawca wprowadza dodatkowe korekty we wniosku i odpowiednich załącznikach i przekazuje pisemną informację o dokonanych dodatkowych zmianach). W przypadku, gdy w projekcie wprowadzone zostaną dodatkowe, nieuzasadnione zmiany niewskazane przez RWP, wniosek o dofinansowanie realizacji projektu nie podlega dalszej ocenie. Jeśli wnioskodawca zauważy we wniosku o dofinansowanie realizacji projektu błędy, niewskazane przez RWP, poprawia je, informując jednocześnie o tym fakcie w piśmie przewodnim oraz przedstawia stosowne wyjaśnienia. Istnieje możliwość umożliwienia wnioskodawcom drugiego, dodatkowego uzupełnienia formalnego dokumentacji aplikacyjnej. Przesłanką do podjęcia decyzji o dodatkowym, drugim uzupełnieniu wniosków może być jedynie sytuacja, gdy zagrożone jest efektywne wydatkowanie środków w ramach RPO WSL (np. alokacja konkursu przewyższa łączną wartość dofinansowania projektów, które spełniają kryteria formalne po pierwszym uzupełnieniu lub zagrożone jest wydatkowanie środków w danym priorytecie). Decyzję o ponownym uzupełnieniu podejmuje Dyrektor WRR/ Zastępca Dyrektora WRR, na podstawie notatki służowej. Wnioskodawcy wzywani są do kolejnego uzupełnienia na warunkach analogicznych, jak w przypadku pierwszego uzupełnienia. Ponadto, istnieje możliwość warunkowego przekazania wniosku do oceny merytoryczno technicznej. Przesłanki do podjęcia decyzji o warunkowej poprawie błędów i dopuszczeniu projektu do kolejnego etapu oceny przedstawiane są Dyrektorowi WRR/Zastępcy Dyrektora WRR w formie notatki służbowej. Decyzję o możliwości warunkowego dopuszczenia /uzupełnienia projektu podejmuje Dyrektor WRR/ Zastępca Dyrektora WRR. Po warunkowym uzupełnieniu projekt zostaje poddany ponownej weryfikacji formalnej i zostaje dopuszczony do oceny merytoryczno-technicznej pod warunkiem uzyskania oceny pozytywnej. Uzasadnienie warunkowego dopuszczenia wniosku podpisane przez Dyrektora WRR/ Zastępcę Dyrektora WRR do oceny merytoryczno technicznej dołączane jest przez pracownika RWP do listy sprawdzającej dla oceny formalnej. Ocena negatywna wniosku Wniosek zostaje oceniony negatywnie, gdy posiada tak poważne braki lub błędy formalne, odnośnie których nie ma możliwości uzupełnienia lub poprawy (np. kategoria beneficjenta, typ projektu, niespełnienie kryterium demograficznego, geograficznego lub wartościowego określonego dla danego Działania/Poddziałania/typu projektu, 67

68 niezgodność z celami Działania/Poddziałania, rzeczywisty negatywny wpływ na realizację polityk horyzontalnych, negatywny wpływ na obszary Natura 2000, nieprzestrzeganie zapisów wynikających z tzw. linii demarkacyjnej lub inne uchybienia wskazane przez IZ RPO WSL, zgodnie z kryteriami wyboru projektów stanowiącymi zał. nr 6 do URPO WSL). Ponadto, wniosek otrzymuje negatywną ocenę, jeżeli pomimo wezwania do uzupełnienia wnioskodawca nie uzupełnił/ nie poprawił wniosku zgodnie z uwagami IZ RPO WSL, wprowadził dodatkowe, nieuzasadnione zmiany niewskazane przez RWP, nie dostarczył kompletnej dokumentacji lub nie dostarczył uzupełnienia w wyznaczonym terminie i do wyznaczonego miejsca. W przypadku podjęcia uzasadnionej decyzji o ocenie negatywnej projektu, pracownik RWP przygotowuje pismo informujące wnioskodawcę o negatywnej ocenie projektu z przyczyn formalnych, wraz z podaniem uzasadnienia. Wnioskodawca informowany jest również w powyższym piśmie o przysługujących środkach odwoławczych w trybie opisanym w rozdziale 4 Podręcznika. Ponadto, przekazywana jest informacja o możliwości odbioru jednego egzemplarza wniosku w ciągu 30 dni roboczych od dnia otrzymania informacji, w przypadku gdy wnioskodawca nie zamierza wszcząć procedury odwoławczej. Pismo jest zatwierdzane przez Kierownika RWP, a następnie przekazywane do podpisu Dyrektorowi WRR/ Zastępcy Dyrektora WRR. Po podpisaniu przez Dyrektora WRR/ Zastępcę Dyrektora WRR, pismo za pośrednictwem sekretariatu przesyłane jest do wnioskodawcy pocztą za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Zakwalifikowanie wniosku do dalszej oceny Złożenie podpisu przez Dyrektora WRR/ Zastępcę Dyrektora WRR na Liście wniosków poddanych ocenie formalnej (wraz z wynikiem oceny) tj. zał. nr 3.16 oznacza zakończenie oceny formalnej. Po akceptacji przez Dyrektora WRR/ Zastępcę Dyrektora WRR, ww. lista publikowana jest na stronie internetowej IZ RPO WSL. W przypadku wystąpienia projektów warunkowo dopuszczonych do oceny merytoryczno technicznej, po przeprowadzeniu ich weryfikacji formalnej, zbiorcza lista wszystkich wniosków poddanych ocenie formalnej (wraz z wynikiem oceny) przedkładana jest do podpisu Dyrektorowi WRR/ Zastępcy Dyrektora WRR, a następnie publikowana na stronie internetowej IZ RPO WSL.W przypadku, gdy projekt spełnia wszystkie kryteria formalne, przekazywany jest do dalszej oceny przez Komisję Oceny Projektów (KOP). Informacja przekazywana jest wnioskodawcy drogą pocztową za zwrotnym potwierdzeniem odbioru oraz faksem lub drogą elektroniczną. Za doręczenie wezwania uznaje się datę otrzymania pisma wysłanego listem za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Pracownicy RWP, dokonujący oceny formalnej sporządzają wspólną listę wniosków ocenionych pod względem formalnym w ramach działania (załącznik 3.16). Pracownik RWP odpowiedzialny za sporządzenie załącznika 3.16 dokonuje kontroli, czy wszystkie projekty, które zostały złożone w naborze (załącznik 3.4) przeszły ocenę formalną znajdują się na liście wniosków poddanych ocenie formalnej wraz z wynikiem oceny. Lista ta weryfikowana jest przez koordynatora RWP i kierownika RWP, a następnie przedstawiana do zatwierdzenia Dyrektorowi WRR / Zastępcy Dyrektora WRR. Po zatwierdzeniu listy końcowej, wnioskodawca jest informowany o wynikach oceny formalnej w ciągu 10 dni roboczych od daty zatwierdzenia ww. listy przez Dyrektora WRR/ Zastępcę Dyrektora WRR. W tym celu pracownik RWP przygotowuje pismo informujące wnioskodawcę o decyzji dotyczącej złożonego wniosku. W przypadku negatywnej oceny wniosku, podaje również uzasadnienie, informację nt. środków odwoławczych (opisanych w rozdziale 4 Podręcznika) oraz o możliwości odbioru jednego egzemplarza wniosku w ciągu 30 dni roboczych od dnia otrzymania informacji. Pismo 68

69 opiniuje Kierownik RWP oraz akceptuje i popisuje Dyrektor WRR/ Zastępca Dyrektora WRR. Za pośrednictwem sekretariatu pisma są wysyłane pocztą za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Po zatwierdzeniu listy końcowej projektów poddanych ocenie formalnej, pracownicy RWP rejestrują kompletne i poprawne wnioski w Krajowym Systemie Informatycznym. Wnioski niepoprawne formalnie nie podlegają rejestracji w systemie. Informacje na temat liczby pozytywnie i negatywnie ocenionych wniosków w danym działaniu oraz łącznej i wnioskowanej kwoty, na jaką opiewają wszystkie przedłożone na konkurs wnioski są publikowane na stronie internetowej IZ RPO WSL niezwłocznie po zatwierdzeniu listy końcowej. Wszystkie dokumenty i pisma w sprawie gromadzone są przez pracownika prowadzącego sprawę i stanowią element dokumentacji wniosku. Wnioski w wersji papierowej są przechowywane w RWP. Po zakończeniu oceny formalnej, do oceny merytoryczno-technicznej przekazywana jest ostateczna i kompletna wersja wniosku wraz z załącznikami. Lista wniosków ocenionych pod względem formalnym uaktualniana jest w przypadku ponownej oceny formalnej wniosku przeprowadzonej w wyniku pozytywnego rozstrzygnięcia odwołania od oceny. Powoływanie Komisji Oceny Projektów Szczegółowy opis sposobu naboru ekspertów znajduje się w załączniku nr 3.18 Procedura naboru kandydatów na ekspertów i powołania ekspertów do KOP. W ramach WRR tworzona jest ogólna lista kandydatów na ekspertów z podziałem na poszczególne dziedziny RPO WSL oraz zbiorcza lista kandydatów na ekspertów, zawierająca wyniki oceny formalnej. Lista zawierająca wyniki oceny formalnej oraz lista kandydatów na ekspertów z podziałem na poszczególne dziedziny RPO WSL przedstawiana jest w formie notatki służbowej Marszałkowi/Wicemarszałkowi Województwa. Lista zawiera krótki opis kwalifikacji kandydatów. Notatka służbowa parafowana jest przez Kierownika RWP podpisywana przez Dyrektora WRR/ Zastępcę Dyrektora WRR. Marszałek/Wicemarszałek Województwa akceptuje wyniki oceny formalnej oraz weryfikuje kandydatury, które pozytywnie przeszły ocenę formalną, pod względem m.in. możliwości zapewnienia przez kandydatów bezstronnej i rzetelnej oceny projektów. Zweryfikowana przez Marszałka/Wicemarszałka Województwa lista kandydatów na ekspertów, z podziałem na poszczególne dziedziny RPO WSL, zostaje przedłożona do akceptacji Zarządowi Województwa kartą sprawy. Lista zawiera nazwiska kandydatów rekomendowanych przez Marszałka/Wicemarszałka Województwa na ekspertów, z podziałem na poszczególne dziedziny. Ostatecznie przyjęta w formie uchwały przez Zarząd Województwa Lista ekspertów zostaje zamieszczona na stronie internetowej Urzędu Marszałkowskiego. Eksperci z listy zatwierdzonej przez Zarząd Województwa informowani są przez WRR o fakcie wpisania na listę ekspertów. Lista dla każdej z dziedzin, do której jest organizowany nabór, musi zawierać przynajmniej 6 kandydatur. W przypadku zakwalifikowania niewystarczającej liczby osób, przeprowadzany jest kolejny nabór kandydatów na ekspertów. Pracownicy RWP odpowiedzialni za organizację posiedzeń KOP, każdorazowo po zakończeniu naboru projektów w ramach konkursu, nie później niż w dniu zakończenia oceny formalnej, przygotowują listę wszystkich projektów złożonych w ramach danego konkursu (załącznik do Oświadczenia eksperta o bezstronności załącznik 3.47). W przypadku oceny projektów indywidualnych i systemowych, Oświadczenie eksperta o bezstronności składane jest w odniesieniu do projektów będących przedmiotem oceny. 69

70 Wzór Oświadczenia eksperta o bezstronności wraz z listą wszystkich projektów złożonych w ramach danego konkursu, są zamieszczane na stronie internetowej RPO WSL w zakładce Eksperci. Pracownicy RWP drogą elektroniczną lub telefoniczną, lub pocztową kontaktują się ze wszystkimi ekspertami z dziedziny, w ramach listy zatwierdzonej decyzją Zarządu Województwa, zgodnej z przedmiotowym zakresem projektów złożonych w danym konkursie. Eksperci są informowani, iż w związku z zakończonym naborem projektów konkursowych, systemowych, indywidualnych oraz przygotowaną listą ww. projektów w terminie 10 dni kalendarzowych od otrzymania informacji od pracowników RWP są zobowiązani przesłać mailem lub faksem ww. oświadczenie wraz zaparafowanym załącznikiem oraz odesłać drogą pocztową na adres Wydziału Rozwoju Regionalnego UM WŚ lub dostarczyć osobiście, podpisany oryginał Oświadczenia eksperta o bezstronności (załącznik 3.47) wraz z zaparafowanym załącznikiem. Nieodesłanie/niedostarczenie przez eksperta w wyznaczonym terminie oryginału podpisanego oświadczenia, wraz z zaparafowanym załącznikiem, jest równoznaczne z wyłączeniem go z udziału w ocenie merytoryczno-technicznej projektów zamieszczonych w załączniku do Oświadczenia eksperta o bezstronności. W przypadku projektów przywróconych do oceny po przeprowadzeniu procedury odwoławczej, procedura powołania ekspertów może być powtarzana, gdyż ich ocena nie może zostać przeprowadzona przez tych samych ekspertów. W powyższym przypadku, załącznik do Oświadczenia eksperta o bezstronności stanowi lista projektów, które będą przedmiotem ponownej oceny. Marszałek/Wicemarszałek Województwa każdorazowo wskazuje skład KOP wyłącznie spośród ekspertów, którzy odesłali/dostarczyli w wyznaczonym terminie podpisane ww. oświadczenie. W skład Komisji Oceny Projektów powołanej dla wstępnej oceny merytorycznotechnicznej projektów złożonych w trybie projektów systemowych lub indywidualnych Marszałek/Wicemarszałek Województwa powołuje maksymalnie 10 ekspertów, nie mniej niż 2 ekspertów. W skład Komisji Oceny Projektów, powołanej do oceny merytoryczno technicznej projektów złożonych w trybie konkursowym oraz w trybie projektów systemowych lub indywidualnych Marszałek/Wicemarszałek Województwa powołuje maksymalnie 12 ekspertów, nie mniej niż 2 ekspertów. Z uwagi na konieczność zachowania zasad bezstronności i poufności, dane osobowe Członków Komisji Oceny Projektów mają charakter niepubliczny, a także nie podlegają udostępnieniu wnioskodawcom. Przed powołaniem KOP, pracownik RWP odpowiedzialny za organizację posiedzenia, ustala z Kierownikiem RWP termin rozpoczęcia posiedzenia KOP. Po ustaleniu terminu rozpoczęcia posiedzenia oraz po powołaniu KOP pracownik RWP, przygotowuje pismo informujące i przedkłada je do akceptacji Kierownikowi RWP. Następnie pismo składane jest do akceptacji i podpisu Dyrektora WRR/ Zastępcy Dyrektora WRR. Po zaakceptowaniu treści i formy pisma oraz podpisaniu go przez Dyrektora WRR/ Zastępcę Dyrektora WRR, pracownik RWP za pośrednictwem sekretariatu wysyła pismo do adresatów w terminie nie krótszym niż 4 dni kalendarzowe przed datą pierwszego posiedzenia. W wyjątkowych sytuacjach istnieje możliwość zawiadomienia eksperta o posiedzeniu KOP z jednodniowym wyprzedzeniem (za pomocą faksu, drogą telefoniczną lub pocztą elektroniczną). 70

71 Dyrektor WRR/ Zastępca Dyrektora WRR może skierować prośbę do Marszałka/Wicemarszałka Województwa o powołanie do udziału w KOP kolejnego członka KOP w przypadku, gdy któryś z powołanych dotychczas członków nie może brać udziału w ocenie projektów lub istnieje uzasadniona potrzeba zwiększenia składu KOP. Tworzenie i prowadzenie Regionalnej Bazy Ekspertów w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego Szczegółowy opis sposobu tworzenia i prowadzenia Regionalnej Bazy Ekspertów znajduje się w załączniku nr 3.46 Procedura tworzenia i prowadzenia Regionalnej Bazy Ekspertów w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego O wpis do Bazy Regionalnej ubiegać może się jedynie ekspert rekomendowany przez IZ RPO WSL na Krajową Listę Ekspertów, który wyraził pisemną zgodę na zamieszczenie danych osobowych w Bazach Ekspertów oraz na przetwarzanie danych osobowych ujawnionych przez Eksperta w procesie tworzenia i prowadzenia Baz Ekspertów. Decyzję o wpisie do Bazy podejmuje Zarząd Województwa Śląskiego w formie uchwały, w oparciu o dostarczoną przez WRR listę ekspertów, którzy wyrazili zgodę na wpis do Bazy i spełnili wszystkie warunki określone w 2 ust.1 Procedury, stanowiącej załącznik nr 3.46 do niniejszego podręcznika. WRR udostępnia Bazę z danymi osobowymi eksperta na stronie internetowej Urzędu Marszałkowskiego pod adresem oraz przekazuje dane zawarte w bazie ministrowi właściwemu do spraw rozwoju regionalnego. Wpis eksperta do bazy oznacza, że jest on uprawniony do oceny wniosków złożonych w ramach RPO WSL oraz wszystkich pozostałych programach operacyjnych perspektywy finansowej Jednak wpis do bazy nie zapewnia ekspertowi wyboru do Komisji Oceny Projektów i nie może stanowić podstawy do zgłaszania jakichkolwiek roszczeń z tego tytułu. Zasady powoływania ekspertów do KOP, w przypadku projektów składanych w ramach RPO WSL, określa Regulamin Komisji Oceny Projektów stanowiący załącznik 3.19 do niniejszego podręcznika. W przypadku projektów składanych w ramach pozostałych programów operacyjnych, zasady korzystania z usług ekspertów wpisanych do bazy, określają regulaminy właściwe dla danego programu operacyjnego. Ocena merytoryczno-techniczna wniosku o dofinansowanie Ocena merytoryczno-techniczna dotyczy weryfikacji dokumentacji projektowej opracowanej przez wnioskodawcę pod kątem stopnia spełnienia kryteriów zatwierdzonych przez KM RPO WSL. Ocenę taką przeprowadza KOP, składająca się ze specjalistów w dziedzinach objętych wsparciem w ramach RPO WSL, którzy przed powołaniem do składu KOP podpisali Oświadczenie eksperta o bezstronności oraz zaparafowali listę projektów stanowiącą załącznik do oświadczenia (załącznik 3.47). KOP powoływane są przez Marszałka/Wicemarszałka Województwa. Członkami Komisji są eksperci powołani spośród: ekspertów wybranych spośród pracownikowi IZ RPO WSL, tj. pracowników wydziałów resortowych UMWŚ, jeśli IZ RPO WSL uzna to za wskazane, ekspertów wybranych w drodze otwartego naboru, według jawnych kryteriów, a pochodzący z instytucji zewnętrznych (np. uczelnie, instytuty, jednostki naukowobadawcze, stowarzyszenia, organizacje związane z dziedzinami RPO), w uzasadnionych przypadkach, ekspertów z Bazy Regionalnej prowadzonej przez IZ RPO WSL i Centralnej Bazy Ekspertów prowadzonej przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego. Eksperci z Bazy Regionalnej prowadzonej przez IZ RPO WSL i Centralnej Bazy Ekspertów prowadzonej przez MRR powoływani są tylko w sytuacjach wskazanych przez IZ RPO WSL. 71

72 Sekretarz oraz wszystkie osoby wchodzące w skład KOP zobowiązane są do podpisania deklaracji o poufności. Wzór deklaracji poufności stanowi załącznik nr 3.17 do Podręcznika. W przypadku wypełniania przez członków KOP kart oceny merytorycznotechnicznej (załącznik 3.21) w wersji elektronicznej, każdy Członek KOP winien podpisać deklarację o zachowaniu poufności informacji w przypadku oceny projektów przy użyciu elektronicznych nośników danych (załącznik 3.44). Dostęp do wszystkich dokumentów mają jedynie osoby uczestniczące w organizacji konkursu i ocenie projektów. Za dokumentację projektową odpowiedzialny jest Sekretarz KOP. Ocena merytoryczno-techniczna powinna być dokonywana w terminie nie dłuższym niż 45 dni roboczych od daty złożenia podpisu przez Dyrektora WRR/ Zastępcę Dyrektora WRR na liście wniosków, które pozytywnie przeszły ocenę formalną. W uzasadnionych przypadkach, decyzją Marszałka/Wicemarszałka Województwa, termin ten może zostać wydłużony. Jeśli w opinii KOP, do pełnej i rzetelnej oceny wniosku konieczne jest uzyskanie dodatkowej opinii na temat projektu, termin oceny merytoryczno-technicznej może zostać wydłużony o nie więcej niż 20 dni roboczych. W takim przypadku, na wniosek Komisji, Marszałek/Wicemarszałek Województwa Śląskiego może zwrócić się o wydanie opinii do eksperta umieszczonego w Bazie Regionalnej prowadzonej przez IZ RPO WSL lub w Centralnej Bazie Ekspertów prowadzonej przez MRR lub innego specjalisty zewnętrznego. Ekspert zapraszany jest na obrady KOP, gdzie zostaje udostępniona mu dokumentacja projektowa, na podstawie, której wydaje opinię. Po uzyskaniu opinii KOP dokonuje oceny projektu. Opinia eksperta krajowego nie jest wiążąca. W uzasadnionych przypadkach terminy oceny merytoryczno-technicznej, decyzją Marszałka/Wicemarszałka Województwa mogą zostać wydłużone na podstawie notatki służbowej przedstawionej przez RWP. Organizacja pracy Komisji Oceny Projektów Każda Komisja pracuje zgodnie z Regulaminem, opracowanym przez IZ RPO WSL. Regulamin KOP stanowi załącznik nr 3.19 do Podręcznika obowiązującego w dniu rozpoczęcia oceny merytoryczno-technicznej. Organizacją i obsługą posiedzenia KOP zajmuje się Sekretarz KOP, który uczestniczy w posiedzeniu KOP, ale nie bierze udziału w ocenie projektów. Eksperci podpisują deklarację poufności (załącznik 3.17). W przypadku wypełniania przez członków KOP kart oceny merytoryczno-technicznej w wersji elektronicznej, każdy Członek KOP winien podpisać deklarację o zachowaniu poufności informacji w przypadku oceny projektów przy użyciu elektronicznych nośników danych (załącznik 3.44). Spośród sekretarzy, obsługujących prace KOP, kierownik RWP/ koordynator RWP wskazuje osobę odpowiedzialną za zebranie kompletu dokumentacji powstałej w wyniku obrad KOP oraz wszystkich dokumentów i materiałów będących przedmiotem prac komisji (tj. między innymi oryginałów kart oceny merytoryczno-technicznej, raportów dziennych, raportów zbiorczych). Konsekwencją naruszenia zapisów Oświadczenia eksperta o bezstronności lub deklaracji poufności, lub zasad Regulaminu Pracy KOP przez eksperta może być wykluczenie go z prac KOP oraz wykreślenie z listy ekspertów, bądź z Regionalnej Bazy Ekspertów prowadzonej przez IZ RPO WSL, bądź skierowanie pisemnej skargi do Ministerstwa Rozwoju Regionalnego jako organu prowadzącego Centralną Bazę Ekspertów. Powyższe sytuacje szczegółowo określa załącznik 3.19 Podręcznika. Eksperci są zobowiązani do dopełnienia wszystkich formalności związanych z dokonywaną oceną oraz wynikających z Regulaminu Pracy KOP, a także z umowy o dzieło 72

73 podpisywanej przed przystąpieniem do pracy, w terminie wyznaczonym w umowie o dzieło. Obsługę prac KOP zapewnia RWP. Do jego zadań należy między innymi: zawiadamianie o posiedzeniu członków Komisji, na co najmniej 4 dni kalendarzowe przed terminem posiedzenia (pierwszym dla danych projektów). W wyjątkowych sytuacjach istnieje możliwość zawiadomienia eksperta o posiedzeniu KOP z jednodniowym wyprzedzeniem (za pomocą faksu, drogą telefoniczną lub pocztą elektroniczną), organizacja posiedzenia KOP, dostarczenie niezbędnej dokumentacji i odpowiednich formularzy wszystkim członkom biorącym udział w posiedzeniu, sporządzanie list rankingowych projektów w ramach poszczególnych Priorytetów/Działań/Poddziałań i przedkładanie tych list pod obrady Zarządu Województwa, sporządzanie raportów dziennych, zbiorczych z oceny KOP, sporządzanie opisu zdarzeń niestandardowych, które miały miejsce w trakcie prac KOP, podpisanego przez wszystkie osoby biorące udział w posiedzeniu w danym dniu tj. Sekretarza oraz obecnych Członków KOP, sporządzanie protokołu z naboru, informowanie wnioskodawców w terminie 15 dni roboczych od daty podpisania przez Dyrektora WRR/ Zastępcę Dyrektora WRR listy rankingowej projektów, o decyzji w sprawie negatywnej oceny projektu wraz z uzasadnieniem i podaniem średniej liczby punktów uzyskanych przez projekt w poszczególnych kryteriach, informowanie wnioskodawców w terminie 15 dni roboczych od daty podpisania przez Dyrektora WRR/ Zastępcę Dyrektora WRR listy rankingowej projektów, o decyzji o umieszczeniu projektu na liście rankingowej wraz z podaniem kolejności na liście i średniej liczby punktów uzyskanych przez projekt, udostępnianie opinii publicznej informacji na temat oceny merytoryczno-technicznej dotyczących ilości pozytywnie ocenionych wniosków, wnioskodawców, tytułów projektów oraz ich wartości całkowitej i wnioskowanej kwocie. Każda Komisja obsługiwana jest przez sekretarza pracownika RWP. Zadania sekretarza KOP obejmują: przygotowanie listy projektów podlegających ocenie merytorycznej, przygotowanie do oceny wniosków wraz z załącznikami i wymaganymi dokumentami, przedstawienie członkom KOP zasad i kryteriów oceny projektów, będących przedmiotem posiedzenia; odpowiedzialność za dokumentację projektową przedłożoną do oceny, oraz za zapewnienie zgodności prac KOP z postanowieniami Regulaminu KOP (załącznik 3.19 Podręcznika obowiązującego w dniu rozpoczęcia oceny), weryfikację kompletności dokumentacji sporządzanej przez KOP, sporządzanie raportów dziennych i raportu zbiorczego z posiedzenia KOP (załącznikami do raportów dziennych z posiedzenia KOP są karty oceny merytorycznej), oraz notatek służbowych nt. zdarzeń niestandardowych, jeśli wystąpią w trakcie posiedzenia, 73

74 sporządzanie w przypadku oryginalnej wersji papierowej karty oceny merytoryczno-technicznej - w wersji elektronicznej kart oceny merytorycznej każdego z ekspertów biorących udział w pracach KOP, przedstawienie ww. kart w wersji elektronicznej członkom KOP do zaparafowania; sporządzenie listy rankingowej projektów i przedkładanie jej do podpisu Dyrektora WRR/ Zastępcy Dyrektora WRR, sporządzanie protokołu z naboru (załącznik nr 3.15 do Podręcznika), przekazanie listy rankingowej projektów rekomendowanych do dofinansowania Zarządowi Województwa celem podjęcia decyzji o przyznaniu dofinansowania, przygotowanie projektu uchwały wskazującej projekty wybrane do dofinansowania w ramach RPO WSL, obsługę logistyczną prac KOP (jak określono powyżej), przygotowanie pism wzywających wnioskodawców do ewentualnego uzupełnienia bądź poprawy wniosku, zgodnie z zaleceniami członków KOP, przygotowywanie projektów pism informacyjnych do wnioskodawców. Sposób przeprowadzania oceny merytoryczno - technicznej wniosków Ocena projektu dokonywana jest na karcie oceny merytoryczno - technicznej. Wzór karty oceny merytoryczno-technicznej stanowi załącznik nr 3.21 do Podręcznika. Karty oceny merytoryczno-technicznej wraz z kryteriami jest sporządzana przez pracownika RWP i akceptowana przez kierownika RWP/ koordynatora RWP. Kryteria oceny merytoryczno - technicznej wniosków do poszczególnych Działań/Poddziałań/typów projektów są zatwierdzane przez KM RPO WSL. Wynikiem oceny merytoryczno-technicznej jest uszeregowanie projektów w kolejności uwzględniającej stopień spełniania kryteriów wyboru projektów zgodnie z przyjętą metodologią. Członkowie KOP otrzymują do oceny wybrane projekty z dziedziny będącej przedmiotem oceny. Ocenie podlegają wszystkie projekty, które przeszły pozytywnie ocenę formalną. Projekty warunkowo dopuszczone do oceny merytoryczno-technicznej przedkładane są pod obrady KOP po zweryfikowaniu przez pracowników RWP, czy projekt spełnił określony dla niego warunek - jest poprawny formalnie. Przed przyznaniem projektowi punktów za poszczególne kryteria i zapisaniem ich w karcie oceny merytoryczno-technicznej, oceniający sprawdzają, czy załączona do wniosku o dofinansowanie projektu dokumentacja, w szczególności studium wykonalności w zakresie analizy ekonomicznej i finansowej projektu, umożliwia ocenę merytorycznotechniczną projektu. W przypadku stwierdzenia niepoprawności dokumentacji, KOP może zażądać od wnioskodawcy za pośrednictwem Sekretarza KOP poprawienia dokumentacji w terminie do 10 dni roboczych pod rygorem negatywnej oceny wniosku o dofinansowanie projektu oraz uzasadnia podjętą decyzję. Również w przypadku stwierdzenia braku spójności informacji zawartych we wniosku z informacjami zawartymi w załącznikach do wniosku, KOP może zażądać od wnioskodawcy wprowadzenia jednorazowo stosownych poprawek w terminie do 10 dni roboczych pod rygorem negatywnej oceny wniosku dofinansowanie. W przypadku potrzeby uzyskania od wnioskodawcy dodatkowych informacji o projekcie, w szczególności dotyczących dokumentacji technicznej, KOP przedstawia taką potrzebę Sekretarzowi KOP i za pośrednictwem RWP zwraca się do wnioskodawcy z prośbą 74

75 o stosowne wyjaśnienia. Wnioskodawca składa wyjaśnienia na piśmie w terminie do 10 dni roboczych. W przypadku braku wyjaśnień wnioskodawcy we wskazanym terminie ocena kontynuowana jest na podstawie dostępnej dokumentacji projektu, KOP może skierować wniosek do RWP, w celu dokonania ponownej oceny formalnej. Czynność ta nie powoduje wstrzymania procedury oceny innych projektów, niemniej jednak zakończenie pracy KOP następuje w momencie oceny wszystkich projektów. W przypadku, gdy odesłany wniosek przejdzie pozytywnie powtórną ocenę formalną, zostaje skierowany ponownie pod obrady KOP. Oceny niniejszego wniosku dokonują członkowie KOP, którzy pierwotnie oceniali projekt. Do momentu uzyskania informacji zwrotnej od wnioskodawcy, bieg procedury oceny merytoryczno-technicznej dla danego wniosku aplikacyjnego, wraz z terminem zostaje wstrzymany. Sekretarz KOP przygotowuje treść wezwania beneficjenta do poprawy, wyjaśnienia uzupełnienia, dokumentacji. Treść wezwania akceptowana jest przez członków KOP dokonujących oceny danego wniosku. Wezwanie, po uzyskaniu akceptacji i podpisu Dyrektora WRR/ Zastępcy Dyrektora WRR jest wysyłane za pośrednictwem sekretariatu do wnioskodawcy drogą pocztową za zwrotnym potwierdzeniem odbioru oraz faksem lub drogą elektroniczną. Za doręczenie wezwania uznaje się jego przesłanie za pomocą faksu lub poczty elektronicznej na numer/adres podany we wniosku. Potwierdzeniem przesłania pisma jest wydruk raportu z faksu lub a. W przypadku braku możliwości dostarczenia pisma faksem lub drogą elektroniczną za doręczenie wezwania uznaje się datę otrzymania pisma wysłanego listem za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Uzupełnienia projektu przedstawione przez wnioskodawcę są przedkładane przez Sekretarza pod obrady KOP. Każdy z ekspertów wchodzących w skład KOP dokonuje oceny wniosku o dofinansowanie realizacji projektu, który przypadł mu w udziale metodą losową. Ocena każdego kryterium musi posiadać wyczerpujące uzasadnienie zapisywane w Karcie oceny merytoryczno-technicznej. Ekspert musi szczegółowo wyjaśnić dlaczego przyznana przez niego punktacja w danym kryterium została obniżona. Liczba przyznanych punktów przez eksperta, musi ściśle wynikać z przedstawionego uzasadnienia. Zgodnie z 4 pkt. 7 Regulaminu Pracy KOP, sekretarz może poprosić eksperta o uzupełnienie karty oceny merytoryczno-technicznej, jeśli uzna iż uzasadnienie oceny całego projektu lub poszczególnych kryteriów jest niewystarczające i może w konsekwencji być podstawą do podważenia przeprowadzonej oceny. Ekspert ma prawo odmówić uzupełnienia karty oceny. Odmowa zostaje odnotowana w opisie zdarzeń niestandardowych, a następnie w protokole z naboru. W sytuacji, gdy ekspert dokonana oceny niezgodnie z procedurami RPO WSL lub/i dokonana oceny bez należytej staranności i odmówi korekty karty, w uzasadnionych przypadkach, Sekretarz KOP, za zgodą Kierownika RWP oraz Dyrektora WRR/ Zastępcy Dyrektora WRR, sporządza notatkę do Marszałka/Wicemarszałka Województwa (wraz z załączoną kartą oceny) informującą o takim zdarzeniu. Marszałek/Wicemarszałek Województwa, na podstawie przedłożonych przez WRR informacji, może podjąć decyzję o anulowaniu oceny projektu dokonanej przez ww. eksperta i przekazaniu projektu do oceny innemu ekspertowi spośród powołanych do KOP, lub może podjąć decyzję o powołaniu dodatkowego eksperta, który dokona ponownej oceny danego projektu. Ekspert, który dokonana oceny projektu niezgodnie z procedurami RPO WSL lub/i dokona oceny bez należytej staranności i odmówi korekty karty nie otrzymuje wynagrodzenia za ocenę projektu, która decyzją Marszałka/Wicemarszałka Województwa została anulowana. 75

76 Ocenę końcową projektu stanowi średnia arytmetyczna ocen końcowych wszystkich członków wchodzących w skład KOP i oceniających dany projekt. W przypadku znacznych rozbieżności w końcowych ocenach projektu, lub w przypadku skrajnych ocen któregokolwiek z kryteriów, dokonanych przez poszczególnych ekspertów, przeprowadza się dyskusję w celu usunięcia rozbieżności. Za znaczne rozbieżności rozumie się: w kryteriach ogólnych (tzw. 0/1) przyznanie ocen skrajnych przez ekspertów (tj. oceny negatywnej i pozytywnej jednemu projektowi), w kryteriach podstawowych i specyficznych, (które punktowane są w skali 0 do 4), przyznanie przez jednego eksperta w danym kryterium 0 punktów i jakiejkolwiek liczby punktów przyznanej przez drugiego eksperta w tym samym kryterium (tj. 0 i 1, 0 i 2, 0 i 3, 0 i 4) oraz przyznanie przez jednego eksperta w danym kryterium 1 punktu i 4 punktów przez drugiego eksperta w tym samym kryterium. Jeżeli w wyniku dyskusji ekspertów, rozbieżności nie zostaną usunięte, oceny projektu dokonuje inna para ekspertów w ramach obradującej KOP lub dodatkowi eksperci powołani do oceny danego projektu. Ponowna ocena projektu jest wiążąca tylko i wyłącznie w sytuacji, gdy nie występują znaczne rozbieżności w ocenie projektu. Fakt wystąpienia rozbieżności oraz dalszego przebiegu oceny odnotowuje się w protokole z naboru. W przypadku bardzo skomplikowanych projektów i konieczności uzyskania dodatkowych opinii lub ekspertyz, termin oceny może zostać wydłużony o nie więcej niż 20 dni roboczych. W takim przypadku, na wniosek Członka Komisji, Marszałek/Wicemarszałek Województwa może zwrócić się do eksperta z Centralnej Bazy Ekspertów prowadzonej przez MRR o wydanie opinii. W tym celu sekretarz KOP przygotowuje treść notatki do Marszałka/Wicemarszałka Województwa. Treść notatki akceptuje i podpisuje Dyrektor WRR/ Zastępcy Dyrektora WRR oraz proponuje ekspertów z Centralnej Bazy Ekspertów prowadzonej przez MRR do wydania opinii. Sekretarz KOP przekazuje notatkę Marszałkowi/Wicemarszałkowi Województwa wraz z propozycją ekspertów z Centralnej Bazy Ekspertów prowadzonej przez MRR, do wydania opinii. Po akceptacji przedstawionej propozycji przez Marszałka/Wicemarszałka Województwa zamawiana jest opinia. Ekspert przygotowujący opinię zapraszany jest na obrady KOP, gdzie zostaje udostępniona mu dokumentacja projektowa. Na podstawie udostępnionej dokumentacji, ekspert wydaje opinię, która za pośrednictwem Sekretariatu WRR dostarczana jest na najbliższe posiedzenie KOP. KOP po zapoznaniu się z opinią, dokonuje oceny projektu. Opinia eksperta krajowego nie jest wiążąca. Wniosek otrzymuje ocenę pozytywną w przypadku uzyskania co najmniej 60% maksymalnej, możliwej do uzyskania punktacji, dla tego działania/ poddziałania/ typu projektu. Projekty, które uzyskają mniej niż 60% punktów nie podlegają dalszej procedurze. Wynik oceny należy odpowiednio zaznaczyć na karcie oceny merytorycznotechnicznej. Ponadto, projekt może zostać wycofany z oceny na wniosek beneficjenta. Po każdym dniu posiedzenia KOP Sekretarz sporządza raport dzienny, zgodnie z informacjami zawartymi w Regulaminie. Raport zawiera informacje na temat ocenionych wniosków z uwzględnieniem liczby otrzymanych punktów. Po zakończeniu oceny przez KOP, sekretarz sporządza raport zbiorczy z oceny merytoryczno-technicznej wniosków, zawierający ostateczną ilość punktów przyznanych projektowi, podstawowe informacje o projekcie oraz informacje na temat wniosków ocenionych pozytywnie i negatywnie. Raport zbiorczy jest podpisywany przez Sekretarza KOP i koordynatora RWP. Na podstawie raportu zbiorczego z posiedzenia KOP Sekretarz 76

77 KOP przygotowuje listę rankingową projektów. Data złożenia podpisu na liście rankingowej przez Dyrektora WRR/ Zastępcy Dyrektora WRR jest datą zakończenia etapu oceny merytoryczno-technicznej. Wzory raportu dziennego, raportu zbiorczego stanowią odpowiednio załączniki nr 3.22, 3.23, do Podręcznika. Lista rankingowa jest podstawą obrad Zarządu Województwa. Wzór listy rankingowej stanowi załącznik nr 3.24 do Podręcznika. Pracownik RWP odpowiedzialny za sporządzenie załącznika 3.24 dokonuje kontroli, czy wszystkie projekty, które przeszły ocenę formalną z wynikiem pozytywnym (załącznik 3.16) przeszły ocenę merytoryczną znajdują się na liście rankingowej projektów (załącznik 3.24). Lista parafowana jest przez koordynatora RWP i kierownika RWP, a następnie akceptowana przez Dyrektora WRR/ Zastępcy Dyrektora WRR. Lista rankingowa projektów uszeregowanych zgodnie z liczbą uzyskanych punktów przedkładana jest pod obrady Zarządu Województwa w ciągu 15 dni roboczych od daty podpisania jej przez Dyrektora WRR/ Zastępcę Dyrektora WRR. W ciągu 15 dni roboczych od daty przyjęcia listy rankingowej w formie uchwały, RWP informuje wnioskodawcę o wyniku oceny merytoryczno-technicznej pocztą za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Istnieje możliwość poinformowania wnioskodawcy o wyniku oceny merytoryczno technicznej oraz o wyborze projektu do dofinansowania w ramach jednego pisma pod warunkiem, że informacja zostanie wysłana w terminie 15 dni od daty przyjęcia uchwały w sprawie wyników oceny merytoryczno-technicznej (listy rankingowej). W przypadku negatywnej oceny projektu, wnioskodawcy przedstawiane jest uzasadnienie przedstawione przez KOP. Informacja powinna zawierać dane na temat średniej liczby punktów uzyskanych przez projekt, wyciągi z kart oceny merytoryczno-technicznej oraz adnotację o możliwości wniesienia protestu na zasadzie i w trybie przewidzianym w rozdziale 4 Podręcznika. Ponadto, przekazywana jest informacja o możliwości odbioru jednego egzemplarza wniosku w ciągu 30 dni roboczych od dnia otrzymania informacji, w przypadku gdy wnioskodawca nie zamierza wszcząć procedury odwoławczej. Dokumentacja dotycząca oceny (w szczególności karty oceny merytoryczno-technicznej wypełniane indywidualnie przez członków Komisji), służy wyłącznie do użytku służbowego instytucji i podmiotów zaangażowanych we wdrażanie RPO WSL. IZ RPO WSL zapewnia wnioskodawcom uczestniczącym w danym konkursie dostęp do dokumentów związanych z oceną złożonego przez nich wniosku przy zachowaniu zasady anonimowości osób dokonujących oceny merytorycznej wniosku. Po zakończeniu oceny merytoryczno-technicznej IZ RPO WSL udostępnia opinii publicznej informacje dotyczące przynajmniej: liczby pozytywnie ocenionych pod względem merytoryczno-technicznym projektów w danym Działaniu lub Poddziałaniu, nazwy wnioskodawców, tytułów projektów, wartości projektów (w tym środki z RPO WSL). Informacja na ten temat jest zamieszczana na stronie internetowej IZ RPO WSL. Wynik oceny merytoryczno-technicznej rejestrowany jest w Lokalnym Systemie Informatycznym przez sekretarza KOP. 77

78 W przypadku pozytywnie rozpatrzonego protestu, projekt podlega ponownej ocenie pod kątem wybranych kryteriów. Sekretarz przygotowuje dla KOP kartę oceny merytorycznotechnicznej ze wskazaniem kryteriów, które będą podlegać ocenie. Po zakończeniu oceny Sekretarz KOP sporządza kartę zbiorczą oceny merytoryczno-technicznej (załącznik 3.51), w celu obliczenia końcowej oceny projektu, uwzględniającej oceny kryteriów nie zakwestionowanych przez Referat ds. protestów oraz oceny kryteriów zakwestionowanych przez Referat ds. protestów i ocenionych ponownie przez KOP. Lista rankingowa projektów ocenionych merytoryczno-technicznie uaktualniana jest w przypadku ponownej oceny merytoryczno-technicznej wniosku przeprowadzonej w wyniku pozytywnego rozstrzygnięcia odwołania od oceny Podjęcie decyzji o dofinansowaniu realizacji projektów Wybór projektów do dofinansowania Listy rankingowe ocenionych projektów, sporządzone przez RWP, przedkładane są w formie projektu uchwały pod obrady Zarządu Województwa. Na podstawie przedłożonych informacji, Zarząd Województwa podejmuje w terminie 15 dni roboczych uchwałę o wyborze projektów do dofinansowania. Uchwała może zawierać również listę projektów rezerwowych. Ponadto, Zarząd Województwa może zabezpieczyć rezerwę w ramach puli środków przewidzianych do rozdysponowania w ramach konkursu na realizację procedury odwoławczej (w przypadku, gdy występują projekty, którym środki odwoławcze przysługują). Wysokość rezerwy finansowej wynosi, co do zasady, 5% indykatywnej kwoty przeznaczonej do rozdysponowania w ramach konkursu. W uzasadnionych przypadkach - decyzją Marszałka/Wicemarszałka Województwa - termin podjęcia uchwały o wyborze projektów może zostać wydłużony. Każda zmiana dotycząca kolejności wniosków wybranych do dofinansowania w stosunku do zatwierdzonej listy rankingowej, następująca w wyniku podjęcia decyzji o dofinansowaniu, musi zostać uzasadniona i może zostać wprowadzona wyłącznie na zasadach określonych w Regulaminie konkursu. Zarząd Województwa ma prawo dokonywać wyboru projektów i ewentualnych zmian w kolejności w stosunku do listy rankingowej, kierując się racjonalnością wydatkowania środków oraz biorąc pod uwagę przesłanki znane i zaistniałe w czasie wyboru. Uzasadnienie zmian w kolejności wniosków w stosunku do listy rankingowej zawarte jest w uchwale w sprawie wyboru do dofinansowania projektów. Zarząd Województwa Śląskiego może w ramach uchwały o wyborze projektów podjąć decyzję o zmniejszeniu poziomu dofinansowania, jeśli: - przyznanie maksymalnego poziomu dofinansowania może spowodować przekroczenie dopuszczalnego procentu udziału środków unijnych w publicznych wydatkach kwalifikowanych dla danej osi priorytetowej, lub - pozostaje do rozdysponowania pewna ilość środków, która nie wystarcza jednak na dofinansowanie kolejnego projektu na liście rankingowej we wnioskowanej przez wnioskodawcę wysokości. Ponadto, w przypadku jeżeli w wyniku oceny merytoryczno-technicznej kilka projektów otrzymało jednakową liczbę punktów, a przynajmniej jeden z nich nie może zostać dofinansowany (ze względu na wysokość alokacji danego konkursu), następuje obniżenie dofinansowania wszystkich tych projektów, zgodnie z poniższym mechanizmem. 78

79 1. Należy obliczyć współczynnik dofinansowania dla projektów posiadających jednakową liczbę punktów, dzieląc pozostałą do rozdysponowania kwotę środków przez sumę kwot dofinansowania wszystkich projektów posiadających jednakową liczbę punktów. 2. Następnie należy obliczyć możliwą do uzyskania kwotę dofinansowania dla każdego z projektów posiadających jednakową punktację. W tym celu należy pomnożyć wnioskowaną kwotę dofinansowania każdego projektu przez współczynnik dofinansowania. W przypadku wystąpienia powyższej sytuacji konieczne jest poinformowanie wnioskodawcy o zmianie poziomu dofinansowania oraz zwrócenie się do niego z zapytaniem czy jest zainteresowany wsparciem projektu w ustalonej kwocie. W przypadku pozytywnej odpowiedzi wnioskodawca proszony jest o dostarczenie wniosku aplikacyjnego wraz z załącznikami skorygowanymi w części dotyczącej montażu finansowego. W przypadku negatywnej odpowiedzi beneficjenta Zarząd Województwa dokonuje ponownego wyboru odnośnie niezagospodarowanej puli środków. W przypadku niewykorzystania rezerwy dot. procedury odwoławczej lub pojawienia się wolnych środków w ramach Działania Zarząd Województwa może zwrócić się (za pośrednictwem RKP) do wnioskodawców, których projekty otrzymały obniżone dofinansowanie z pytaniem czy są zainteresowani zwiększeniem kwoty dotacji do poziomu pierwotnie wnioskowanego. Jednocześnie wnioskodawca proszony jest o aktualizację dokumentacji wniosku związaną ze zmianą montażu finansowego. Za realizację powyższej procedury odpowiedzialny jest Referat Kontraktacji Projektów. Kierownik RKP przekazuje kierownikowi RWP zaktualizowaną dokumentację aplikacyjną projektów, celem przygotowania projektu uchwały pod obrady Zarządu Województwa. Pracownik RWP przygotowuje projekt stosownej uchwały Zarządu Województwa, który jest przedkładany do akceptacji koordynatora RWP i kierownika RWP. Ponadto, dostępna kwota alokacji w ramach naboru akceptowana jest przez kierownika RZF. Załączniki do uchwały stanowią: lista projektów wybranych do dofinansowania oraz lista projektów rezerwowych (jeśli wybrano projekty rezerwowe) załącznik Kierownik RWP przekazuje projekt do zatwierdzenia Dyrektorowi WRR/ Zastępcy Dyrektora WRR. Po zatwierdzeniu dokumentów przez Dyrektora WRR/ Zastępcę Dyrektora WRR, pracownik RWP przekazuje projekt uchwały Zarządu do Zespołu Obsługi Prawnej (ZOP). Po uzyskaniu pozytywnej opinii ZOP, projekt uchwały przekazywany jest pod obrady Zarządowi Województwa. Po podjęciu stosownej uchwały przez Zarząd Województwa, dokumentacja projektowa wraz z kopią uchwały potwierdzoną za zgodność z oryginałem są przekazywane w formie notatki wewnętrznej kierownikowi RKP za pośrednictwem pracownika RWP wyznaczonego w tym celu przez kierownika RWP/ koordynatora RWP. Kierownik RKP potwierdza odbiór dokumentacji w rejestrze przekazanych dokumentów prowadzonym przez RWP, według wzoru stanowiącego załącznik 3.41 do Podręcznika. RWP przechowuje w zabezpieczonych szafach pozostałą część dokumentacji związanej z przeprowadzonym naborem (listy sprawdzające dla oceny formalnej, karty merytoryczno-technicznej, raporty z posiedzeń KOP, oryginał uchwały Zarządu, itp.). Tryb postępowania dla projektów niewyłonionych do dofinansowania W przypadku, gdy Zarząd Województwa nie wybiera do dofinansowania w ramach RPO WSL wszystkich projektów z listy rankingowej, może: 79

80 zwrócić niewybrane projekty do wnioskodawców z informacją o możliwości złożenia projektów w kolejnej rundzie aplikacyjnej, stworzyć listę rezerwową projektów i dać możliwość ich wyboru do dofinansowania wraz z projektami zgłoszonymi w kolejnej rudzie aplikacyjnej. Lista rezerwowa tworzona jest w oparciu o listę rankingową. stworzyć listę rezerwową projektów i dać możliwość ich wyboru do dofinansowania w momencie posiadania środków, np. z tytułu oszczędności poprzetargowych. Lista rezerwowa może być utworzona w oparciu o projekty znajdujące się na liście rankingowej, które zostały złożone w odpowiedzi na jeden konkurs z danego Działania/Poddziałania. Możliwe jest również stworzenie jednej wspólnej listy dla projektów z danego Działania/ Poddziałania, które zostały złożone w różnych rundach aplikacyjnych. Wówczas lista rezerwowa tworzona jest w oparciu o listy rankingowe w ramach każdego z konkursów, z zachowaniem kolejności projektów. Zarząd Województwa może zmienić kolejność projektów na wspólnej liście rezerwowej w stosunku do pierwotnej kolejności na liście rankingowej, pod warunkiem uzasadnienia zmian. W momencie pojawienia się wolnych środków finansowych, pochodzących np. z oszczędności poprzetargowych, realokacji między Poddziałaniami/ Działaniami/ Priorytetami bądź też w przypadku uwolnienia rezerwy środków finansowych, przewidzianych do rozdysponowania w ramach procedury odwoławczej, pojawia się możliwość wyboru projektów z listy rezerwowej. W tym celu RWP może przeprowadzić rozeznanie w zakresie: stanu realizacji określonych projektów, umieszczonych na listach rezerwowych, jak również faktu dalszego zainteresowania aplikowaniem o środki w ramach RPO WSL. W przypadku, gdy środki pochodzące np. z oszczędności poprzetargowych lub realokacji między Poddziałaniami/ Działaniami/ Priorytetami, nie są wystarczające na dofinansowanie wszystkich projektów z listy rezerwowej w ramach danego Działania, Zarząd Województwa może samodzielnie ustalić kolejność projektów do wsparcia oraz określić wysokość dofinansowania danego projektu. W takim przypadku, decyzja o wyborze projektu bez zachowania kolejności na liście rankingowej oraz o zmniejszeniu poziomu dofinansowania musi zostać uzasadniona. W przypadku projektu, który ma otrzymać dofinansowanie niższe niż pierwotnie wnioskowane, konieczne jest porozumienie się z wnioskodawcą celem uzgodnienia ewentualnego obniżenia poziomu dofinansowania projektu. Po dokonaniu przez Zarząd Województwa wyboru projektu do dofinansowania, wnioskodawca zobowiązany jest dostarczyć skorygowaną dokumentację w częściach związanych z montażem finansowym oraz stosowne dokumenty/oświadczenia potwierdzające zabezpieczenie/ planowane zabezpieczenie środków na zwiększony wkład własny. Po ocenie przez RWP zgodności wprowadzonych zmian we wniosku ze stosownymi dokumentami, Zarząd Województwa podejmuje uchwałę aktualizującą listę projektów wybranych do dofinansowania. W przypadku pojawienia się środków np. z oszczędności poprzetargowych lub realokacji między Poddziałaniami/ Działaniami/ Priorytetami, IZ RPO WSL może przeznaczyć dostępne środki na zwiększenie poziomu dofinansowania dla projektu, który otrzymał dofinansowanie niższe niż pierwotnie wnioskowane. Zwiększone dofinansowanie nie może jednak przekroczyć wnioskowanego przez beneficjenta poziomu dofinansowania ze środków RPO WSL. Zwiększone dofinansowania nie może także powodować przekroczenia 80

81 dopuszczalnego procentu udziału środków unijnych w publicznych wydatkach kwalifikowanych dla danej osi priorytetowej. W każdym z ww. przypadków, stosowny projekt uchwały Zarządu Województwa o wyborze projektu/projektów przygotowywana jest przez RWP. W tym celu pracownik RWP przygotowuje projekt uchwały Zarządu Województwa, który jest przedkładany do akceptacji koordynatora RWP i kierownika RWP, kierownika RZF oraz Dyrektora WRR/ Zastępcy Dyrektora WRR. Po zaakceptowaniu dokumentów przez Dyrektora WRR/ Zastępcę Dyrektora WRR, pracownik RWP przekazuje projekt uchwały Zarządu do ZOP. Po uzyskaniu pozytywnej opinii ZOP, projekt uchwały przekazywany jest pod obrady Zarządowi Województwa. ZW ma prawo dokonywać wyboru projektów i ewentualnych zmian na liście rezerwowej kierując się racjonalnością wydatkowania środków oraz biorąc pod uwagę przesłanki znane i zaistniałe w czasie wyboru. Podjęta przez Zarząd Uchwała wraz z kompletem dokumentów niezbędnych do podpisania umowy dofinansowania projektu (oryginały oraz kopie wniosków wraz załącznikami) oraz całością korespondencji prowadzonej z beneficjentem w sprawie danego wniosku o dofinansowanie przekazywana jest kierownikowi RKP za pośrednictwem pracownika RWP wyznaczonego w tym celu przez kierownika RWP/koordynatora RWP. Następnie, informacja o wyborze projektów do dofinansowania umieszczana jest na stronie internetowej IZ RPO WSL. Uchwała Zarządu Województwa o wyborze projektów umieszczana jest również w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Marszałkowskiego. W Krajowym Systemie Informatycznym rejestrowana jest każda zmiana statusu wniosku: Zatwierdzony do dofinansowania Umieszczony na liście rezerwowej Oceniony negatywnie W trakcie oceny. Rejestracja dokonywana jest niezwłocznie po zmianie statusu wniosku przez pracownika RWP. Wprowadzanie zmian do treści uchwały Zarządu Województwa w sprawie wyboru projektów Zmiany treści uchwały lub załącznika do uchwały Zarządu Województwa dokonuje się w przypadku: wystąpienia błędów np. w tytule lub numerze projektu, nazwie wnioskodawcy, zmiany wnioskowanych lub całkowitych kwot projektu będącej konsekwencją przeprowadzenia ponownej oceny projektu przewidzianej w rozdz oraz Podręcznika ( ) bądź wyboru do dofinansowania wniosku z listy rezerwowej, zmiany wnioskowanych lub całkowitych kwot bądź wyboru do dofinansowania wniosku z listy rezerwowej, zwiększenia dofinansowania projektu/projektów (dopuszcza się zmianę poziomu dofinansowania przy uwzględnieniu maksymalnego dopuszczalnego dofinansowania dla projektu, w przypadku dostępności środków w ramach działania/priorytetu wynikającej z limitu środków dostępnych do zakontraktowania w RPO WSL, 81

82 wystąpienia odmowy podpisania umowy o dofinansowanie, rezygnacji z realizacji projektu przez Beneficjenta, wystąpienia rozwiązania umowy o dofinansowanie. W przypadku wystąpienia powyższych okoliczności, pracownik RWP przygotowuje projekt zmiany treści uchwały Zarządu Województwa. Pracownik przedkłada projekt uchwały do zaakceptowania koordynatorowi RWP i kierownikowi RWP oraz kierownikowi RWP. Następnie kierownik RWP przekazuje je do akceptacji Dyrektora WRR/ Zastępcy Dyrektora WRR. Po akceptacji przez Dyrektora WRR/ Zastępcy Dyrektora WRR treści uchwały wraz z wyjaśnieniem i uzasadnieniem ewentualnych zmian w uchwale, pracownik przekazuje projekt uchwały Zarządu do akceptacji ZOP. Po uzyskaniu pozytywnej opinii ZOP, projekt uchwały przekazywany jest przez WRR pod obrady Zarządu Województwa. Po podjęciu stosownej uchwały przez Zarząd Województwa, dokumentacja projektowa wraz z kopią uchwały potwierdzoną za zgodność z oryginałem są przekazywane w formie notatki kierownikowi RKP za pośrednictwem pracownika RWP wyznaczonego w tym celu przez kierownika RWP/ koordynatora RWP. Kierownik RKP potwierdza odbiór dokumentacji w rejestrze przekazanych dokumentów prowadzonym przez RWP, według wzoru stanowiącego załącznik 3.41 do Podręcznika. RWP przechowuje w zabezpieczonych szafach pozostałą część dokumentacji związanej z przeprowadzonym naborem (oceny lista formalnej i karty oceny merytoryczno-technicznej, raporty z posiedzeń KOP, oryginał uchwały Zarządu, itp.). Skorygowana Uchwała Zarządu Województwa wraz z uzasadnieniem i załącznikiem, publikowana jest na stronie internetowej IZ RPO WSL oraz w Biuletynie Informacji Publicznej UM WŚ. Ponadto, pracownik RWP rejestruje zmiany w LSI. Tryb postępowania w przypadku wprowadzania zmian z powodu uchybień formalnych we wniosku o dofinansowanie po wyborze projektu do dofinansowania W przypadku, gdy po wyborze projektu do dofinansowania wystąpi konieczność aktualizacji lub poprawy wniosku o dofinansowanie z powodu uchybień formalnych uniemożliwiających podpisanie umowy o dofinansowanie lub po podpisaniu umowy o dofinansowanie, wniosek w dwóch egzemplarzach (oryginał i kopia) wraz z załącznikami zostaje zwrócony do RWP przez RKP, na podstawie notatki wewnętrznej sporządzonej przez pracownika RKP, podpisanej przez kierownika RKP. Termin przeznaczony na podpisanie umowy o dofinansowanie zostanie wstrzymany do czasu dostarczenia do RKP poprawionej wersji wniosku o dofinansowanie. Pracownik RWP wskazany przez kierownika RWP/ koordynatora RWP przygotowuje propozycję pisma do wnioskodawcy z informacją o stwierdzonych uchybieniach i możliwości ich usunięcia we wskazanym w piśmie terminie. Termin na poprawę lub uzupełnienie wniosku nie może być krótszy niż 4 dni robocze, jednak nie dłuższy niż 15 dni roboczych od daty doręczenia pisma. Za doręczenie wezwania uznaje się jego przesłanie pocztą za zwrotnym potwierdzeniem odbioru oraz za pomocą faksu lub poczty elektronicznej na numer/adres podany we wniosku. Potwierdzeniem przesłania pisma jest wydruk raportu z faksu lub e- maila. W przypadku braku możliwości dostarczenia pisma faksem lub drogą elektroniczną za doręczenie wezwania uznaje się datę otrzymania pisma wysłanego listem za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. W uzasadnionych przypadkach termin ten może zostać wydłużony na indywidualny wniosek wnioskodawcy lub przez IZ RPO WSL. 82

83 Po akceptacji i podpisaniu pisma przez Dyrektora WRR/ Zastępcę Dyrektora WRR, pracownik RWP wysyła pismo do wnioskodawcy drogą pocztową za zwrotnym potwierdzeniem odbioru oraz faksem lub drogą elektroniczną. Za doręczenie uznaje się przesłanie pisma za pomocą faksu lub poczty elektronicznej na numer/adres podany we wniosku. Potwierdzeniem przesłania pisma jest wydruk raportu z faksu lub a. W przypadku braku możliwości dostarczenia pisma faksem lub drogą elektroniczną za doręczenie uznaje się datę otrzymania pisma wysłanego listem za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. W przypadku składania uzupełnionych wniosków, wnioskodawca jest zobligowany do złożenia dwóch tożsamych papierowych egzemplarzy kompletnego wniosku w formie zwartej. Uzupełnienia/ poprawy wniosku należy dokonać za pośrednictwem Elektronicznego Wniosku Aplikacyjnego (EWA). Uzupełnieniu lub poprawie mogą podlegać wyłącznie elementy wskazane do poprawy lub uzupełnienia przez RWP (chyba, że wprowadzane zgodnie z wezwaniem do uzupełnienia zmiany implikują kolejne - wówczas wnioskodawca wprowadza dodatkowe korekty we wniosku i odpowiednich załącznikach i przekazuje pisemną informację o dokonanych dodatkowych zmianach). RWP weryfikuje poprawność formalną złożonego wniosku o dofinansowanie. Po stwierdzeniu poprawności formalnej złożonej dokumentacji pracownik RWP wyznaczony przez kierownika RWP/ koordynatora RWP przygotowuje notatkę wewnętrzną wraz z rejestrem przekazanych dokumentów (zał. 3.41) i następnie, po podpisaniu notatki przez Kierownika RWP przekazuje komplet dokumentacji projektowej wraz z korespondencją prowadzona z beneficjentem do RKP Ogłoszenie wyników konkursu Po podjęciu decyzji o przyznaniu dofinansowania, na stronie internetowej IZ RPO WSL ogłaszana jest bez zbędnej zwłoki lista projektów wyłonionych do dofinansowania (oraz ewentualnie lista rezerwowa). W przypadku zmian w wyniku podjęcia decyzji o dofinansowaniu, na stronie zamieszczana jest również informacja o zmianach wraz z uzasadnieniem. W ogłoszeniu na stronie internetowej dotyczącym wyłonionych projektów, RWP umieszcza min. następujące informacje: nazwę beneficjenta, tytuł projektu, wartość przyznanego dofinansowania. Uchwała Zarządu Województwa dokonująca wyboru wniosków do dofinansowania wraz z uzasadnieniem i załącznikiem, umieszczana jest również w Biuletynie Informacji Publicznej UMWŚ. W ciągu 15 dni roboczych od daty podjęcia uchwały, RWP informuje wnioskodawcę o wyborze wniosku przez Zarząd Województwa, bądź o nieprzyznaniu dofinansowania wraz z uzasadnieniem. W przypadku projektów ocenionych pozytywnie, nie wybranych do dofinansowania oraz projektów ocenionych negatywnie, w ramach konkursów ogłoszonych od 1 października 2009 r. do informacji o decyzji należy dołączyć wyciągi z kart oceny merytoryczno-technicznej. 83

84 W przypadku, gdy projekt został oceniony negatywnie, w piśmie Wnioskodawca jest informowany, iż ma prawo w terminie 14 dni od otrzymania ww. informacji wnieść pisemny protest, na zasadach i w trybie opisanym w rozdziale 4 Podręcznika. Pismo informujące Wnioskodawcę o rozstrzygnięciu naboru przygotowuje pracownik RWP. Po zaakceptowaniu pisma przez Kierownika RWP, pracownik RWP przekazuje je do zatwierdzenia Dyrektorowi WRR/ Zastępcy Dyrektora WRR. Dyrektor WRR/ Zastępcy Dyrektora WRR po zatwierdzeniu treści i formy pisma, podpisuje je. Pracownik RWP przygotowujący pismo, wysyła je wnioskodawcy za pośrednictwem sekretariatu pocztą za zwrotnym potwierdzeniem odbioru Tryb postępowania w przypadku wprowadzania zmian w dokumentacji projektowej po wyborze do dofinansowania W przypadku, gdy po wyborze projektu do dofinansowania wystąpi konieczność aktualizacji lub poprawy dokumentacji dotyczącej analizy finansowej (z uwzględnieniem luki w finansowaniu) oraz dokumentacji wymaganej dla projektów objętych zasadami pomocy publicznej lub pomocy de minimis, stosowna dokumentacja przekazywana jest do RWP przez RKP w formie notatki służbowej. W przypadku konieczności aktualizacji lub poprawy dokumentacji dotyczącej analizy finansowej (z uwzględnieniem luki w finansowaniu) pracownik RWP wskazany przez kierownika RWP/ koordynatora RWP dokonuje weryfikacji przekazanej dokumentacji oraz prowadzi korespondencję z beneficjentami w przypadku konieczności poprawy lub uzupełnienia dokumentów. Dla projektów objętych zasadami pomocy publicznej lub pomocy de minimis, pracownik RWP wskazany przez kierownika RWP/ koordynatora RWP dokonuje weryfikacji przekazanej dokumentacji. Pracownik RWP przygotowuje notatkę służbową informującą o poprawności dokumentacji lub konieczności poprawy lub uzupełnienia dokumentów. W przypadku stwierdzenia konieczności poprawy lub uzupełnienia dokumentów RKP wzywa beneficjenta do przedstawienia stosownych dokumentów a następnie przekazuje je notatką służbową do weryfikacji przez RWP. Po stwierdzeniu poprawności dokumentacji dotyczącej analizy finansowej lub dokumentacji wymaganej dla projektów objętych zasadami pomocy publicznej lub pomocy de minimis pracownik RWP wyznaczony przez kierownika RWP/ koordynatora RWP przygotowuje notatkę służbową i następnie, po podpisaniu notatki przez Kierownika RWP przekazuje komplet dokumentacji projektowej wraz z korespondencją prowadzoną z beneficjentem (jeśli dotyczy) do RKP Sposób przeprowadzania oceny merytoryczno - technicznej projektów pod kątem realizacji celów przedstawionych przez Beneficjenta we wniosku wybranym do dofinansowania Powyższa procedura stosowana jest po podpisaniu umowy o dofinansowanie w przypadku, gdy w trakcie realizacji projektu, pierwotnie zakładane wskaźniki produktu realizacji ulegną zmianie powyżej 30% ich pierwotnej wartości docelowej lub/i pierwotnie zakładane wskaźniki rezultatów realizacji projektu ulegną zmianie powyżej 50% ich pierwotnej wartości docelowej (wpływając niekorzystnie na cel realizowany przez projekt). Ocena merytoryczno-techniczna projektu pod kątem realizacji celów przeprowadzana jest w związku z realizacją zapisów umowy o dofinansowanie zawartej pomiędzy Beneficjentem a IZ RPO WSL. Ocena dokonywana jest w oparciu o jedno kryterium: Czy projekt po zmianie wartości docelowej wskaźnika/ów nadal realizuje cele projektu zadeklarowane przez Beneficjenta 84

85 we wniosku wybranym do dofinansowania przez Zarząd Województwa Śląskiego? oraz przebiega w oparciu o całą dokumentację aplikacyjną. Powyższe kryterium nie stanowi elementu systemu kryteriów wyboru projektów zatwierdzonych przez KM RPO WSL, ale kryterium oceny wynikającej z zapisów umowy o dofinansowanie zawartej pomiędzy IZ RPO WSL i Beneficjentem. Z uwagi na to, iż nie jest to ocena w ramach wyboru projektów, wynik oceny pozostaje bez wpływu na listę rankingową projektów (załącznik 3.24 do Podręcznika) oraz nie przewiduje się procedury odwoławczej od wyniku niniejszej oceny. Procedura stosowana jest w przypadku gdy, kierownik RWP otrzymuje notatkę od kierownika RKP/ RPC/ RKPR/ RSIMP w sprawie konieczności przeprowadzenia oceny merytoryczno-technicznej projektu pod kątem realizacji celów przedstawionych przez Beneficjenta we wniosku wybranym do dofinansowania wraz z wnioskiem aplikacyjnym oraz korespondencją beneficjenta odnośnie zmiany zakładanych wskaźników. Procedura powoływania KOP odbywa się analogicznie jak w przypadku powoływania posiedzeń KOP projektów konkursowych, kluczowych, subregionalnych w ramach procedury wyboru projektów do dofinansowania (rozdział Podręcznika Procedur). Marszałek/Wicemarszałek Województwa każdorazowo wskazuje skład KOP wyłącznie spośród ekspertów, którzy odesłali/ dostarczyli w wyznaczonym terminie podpisane Oświadczenie eksperta o bezstronności (załącznik 3.47). W przypadku oceny merytoryczno technicznej projektu pod kątem realizacji celów Oświadczenie eksperta o bezstronności składane jest w odniesieniu do projektu będącego przedmiotem oceny. Sekretarz KOP oraz wszystkie osoby wchodzące w skład KOP zobowiązane są do podpisania deklaracji o poufności. Wzór deklaracji poufności stanowi załącznik nr 3.17 do Podręcznika. W przypadku wypełniania przez członków KOP kart oceny merytorycznotechnicznej w wersji elektronicznej, każdy Członek KOP winien podpisać deklarację o zachowaniu poufności informacji w przypadku oceny projektów przy użyciu elektronicznych nośników danych (załącznik 3.45). Dostęp do wszystkich dokumentów mają jedynie osoby uczestniczące w organizacji oceny projektów. Za dokumentację projektową odpowiedzialny jest Sekretarz KOP. Każda Komisja pracuje zgodnie z Regulaminem, opracowanym przez IZ RPO WSL. Regulamin KOP stanowi załącznik nr 3.19 do Podręcznika obowiązującego w dniu rozpoczęcia oceny merytoryczno-technicznej. Organizacją i obsługą posiedzenia KOP zajmuje się Sekretarz KOP, który uczestniczy w posiedzeniu KOP, ale nie bierze udziału w ocenie projektów. Sekretarz odpowiedzialny jest za zebranie kompletu dokumentacji powstałej w wyniku obrad KOP oraz wszystkich dokumentów i materiałów będących przedmiotem prac komisji. Konsekwencją naruszenia zapisów Oświadczenia eksperta o bezstronności lub deklaracji poufności, lub zasad Regulaminu Pracy KOP przez eksperta może być wykluczenie go z prac KOP oraz wykreślenie z listy ekspertów, bądź z Regionalnej Bazy Ekspertów prowadzonej przez IZ RPO WSL, bądź skierowanie pisemnej skargi do Ministerstwa Rozwoju Regionalnego jako organu prowadzącego Centralną Bazę Ekspertów. Powyższe sytuacje szczegółowo określa załącznik 3.19 Podręcznika. Eksperci są zobowiązani do dopełnienia wszystkich formalności związanych z dokonywaną oceną oraz wynikających z Regulaminu Pracy KOP, a także z umowy o dzieło podpisywanej przed przystąpieniem do pracy, w terminie wyznaczonym w umowie o dzieło. Ocena merytoryczno-techniczna projektów pod kątem realizacji celów przedstawionych przez Beneficjenta we wniosku wybranym do dofinansowania złożonych w trybie 85

86 konkursowym oraz w trybie projektów systemowych lub indywidualnych trwa nie dłużej, niż 20 dni roboczych od daty przekazania notatki RKP/ RPC/ RKPR/ RSIMP do RWP. W uzasadnionych przypadkach, decyzją Marszałka/Wicemarszałka Województwa, termin ten może zostać wydłużony. Ocena przeprowadzana jest przez 2 niezależnych ekspertów na karcie oceny projektów wybranych do dofinansowania (załącznik 3.48). Ocena merytoryczno-techniczna projektu pod kątem realizacji celów przedstawionych przez Beneficjenta musi zakończyć się wynikiem pozytywnym (TAK) lub negatywnym (NIE) oraz posiadać wyczerpujące uzasadnienie zapisywane w Karcie oceny merytoryczno-technicznej. Ocena ta nie jest oceną punktowaną. W przypadku rozbieżności w ocenach projektu poszczególnych ekspertów (tj. oceny negatywnej nie i pozytywnej - tak), przeprowadza się dyskusję w celu usunięcia rozbieżności. Jeżeli w wyniku dyskusji ekspertów, rozbieżności nie zostaną usunięte, oceny projektu dokonują dodatkowi eksperci powołani do oceny danego projektu. Ponowna ocena projektu jest wiążąca tylko i wyłącznie w sytuacji, gdy nie występują znaczne rozbieżności w ocenie projektu. Fakt wystąpienia rozbieżności oraz dalszego przebiegu oceny odnotowuje się w protokole z oceny. Po zakończeniu oceny merytoryczno-technicznej Sekretarz KOP sporządza protokół z oceny, który akceptuje koordynator RWP i kierownik RWP, a następnie Dyrektor WRR/ Zastępca Dyrektora WRR (zał. 3.49). Pracownik wskazany przez kierownika RWP przygotowuje informację dla Zarządu Województwa zawierającą wyniki oceny projektu wraz z opinią WRR w celu uzyskania akceptacji zmian zaproponowanych przez Beneficjenta. Na podstawie przedłożonych informacji Zarząd Województwa terminie 10 dni roboczych podejmuje w decyzję o dalszej realizacji projektu przy współfinansowaniu RPO WSL lub rozwiązaniu umowy o dofinansowanie projektu. Decyzja podjęta przez Zarząd może być: zgodna z wynikiem oceny ekspertów, niezgodna z wynikiem oceny ekspertów wraz z niezbędnym uzasadnieniem. W przypadku pozytywnej decyzji Zarządu Województwa, Beneficjent zobligowany jest do wprowadzenia wskazanych przez IZ RPO WSL zmian we wniosku aplikacyjnym zgodnie z procedurami przedstawionymi w rozdziale Podręcznika. Następnie pracownik wskazany przez kierownika RWP/ koordynatora RWP przygotowuje notatkę do RKP/ RPC/ RKPR/ RSIMP z informacją o wynikach oceny, a następnie przekazuje ją do referatu RKP/ RPC/ RKPR/ RSIMP wraz z kopią decyzji Zarządu Województwa oraz dokumentacją projektu. Procedury dokonania zmian w umowie stosuje się analogicznie do opisanych w rozdziale niniejszego Podręcznika Sposób przeprowadzania ponownej oceny formalnej i oceny merytoryczno - technicznej projektów w których zmienił się zakres rzeczowy projektu. Niniejsza procedura ma zastosowanie tylko w sytuacjach szczególnych i stosowana jest w przypadku, gdy w trakcie realizacji projektu (przed podpisaniem umowy dofinansowanie, po podpisaniu umowy o dofinansowanie), pierwotnie zakładany zakres rzeczowy przedsięwzięcia ulegnie zmianie lub też Beneficjent zamierza wprowadzić zmiany w zakresie rzeczowym projektu. 86

87 W celu przeprowadzenia ponownej oceny formalnej i merytoryczno technicznej projektu, w którym zmienił się zakres rzeczowy, Kierownik RKP przekazuje do RWP wraz z notatką całość dokumentacji dotyczącej projektu (zaktualizowanej ze względu na zmieniony zakres rzeczowy), a także pierwszą wersją dokumentacji aplikacyjnej (zatwierdzoną wcześniej do realizacji) oraz korespondencję z beneficjentem. Do ponownej oceny projektu w sposób odpowiedni stosuje się zapisy podrozdziału Ocena wniosków Podręcznika procedur, z zastrzeżeniem odrębnych uregulowań przewidzianych w niniejszej procedurze. W przypadku niespełnienia przez projekt któregokolwiek z kryteriów podlegających weryfikacji na etapie oceny formalnej (zgodnie z dokumentem Kryteria wyboru projektów stanowią załącznik nr 6 do Uszczegółowienia RPO WSL), beneficjent wzywany jest przez RWP do uzupełnienia dokumentacji. Brak poprawy dokumentacji skutkować może oceną negatywną na etapie oceny formalnej. W przypadku uzyskania przez projekt negatywnej oceny formalnej aktualizacji podlega lista rankingowa oraz lista projektów wybranych do dofinansowania następuje usunięcie z nich projektu, który został negatywnie zweryfikowany na etapie ponownej oceny formalnej. W przypadku, gdy projekt spełnia wszystkie kryteria formalne, przekazywany jest do dalszej oceny przez Komisję Oceny Projektów (KOP). Na etapie ponownej oceny merytoryczno-technicznej członkom KOP dokonującym oceny merytoryczno-technicznej przedstawia się całość dokumentacji aplikacyjnej, w tym pierwotną wersję projektu oraz korespondencję prowadzoną z wnioskodawcą w przedmiocie zmian zakresu rzeczowego projektu. Ponowna ocena merytoryczno-techniczna dokonywana jest w oparciu o wszystkie kryteria merytoryczno-techniczne (tj. ogólne 0/1 oraz zasadnicze punktowane) zatwierdzone przez Komitet Monitorujący dla konkursu, w ramach którego projekt został złożony. Po przeprowadzeniu ponownej oceny aktualizuje się listę rankingową stosownie do liczby punktów uzyskanych przez projekt. Projekt uzyskuje zgodę na dokonanie przedstawionych zmian, a tym samym pozostaje wybranym do dofinansowania, gdy uzyska minimum 60% maksymalnej liczby punktów możliwych do uzyskania na ocenie merytoryczno-technicznej. Powyższa sytuacja dotyczy projektów złożonych w ramach procedury konkursowej oraz ścieżki pozakonkursowej, tj. w ramach PRS, PK. Wynik ponownej oceny projektu, tak formalnej, jak i merytoryczno-technicznej ma charakter wiążący. Zatem w przypadku, gdy w wyniku ponownej oceny projekt nie kwalifikuje się do dofinansowania, z wnioskodawcą takim nie jest zawierana umowa o dofinansowanie, a w przypadku, gdy ponowna ocena nastąpiła już po zawarciu umowy o dofinansowanie, zastosowanie znajdują zapisy umowy o dofinansowanie dotyczące realizacji projektu niezgodnie z umową. Pismo o wyniku oceny oraz z informacją o dalszym postępowaniu wobec beneficjenta przygotowują wyznaczeni pracownicy RWP, parafuje Kierownik RWP i zatwierdza Dyrektor/ Zastępca Dyrektora WRR. W przypadku pozytywnej oceny formalnej i merytoryczno-technicznej oraz zatwierdzeniu planowanych przez beneficjenta zmian do projektu komplet zmienionej dokumentacji przekazywany jest z RWP do RKP, celem przygotowania umowy/aneksu do umowy. Powyżej opisana procedura ponownej oceny (tj. w oparciu o wszystkie kryteria merytoryczno-techniczne) ma zastosowanie także w przypadku, gdy zmiana zakresu 87

88 rzeczowego projektu wpływa jednocześnie na poziom osiąganych wskaźników, tj. gdy zmiana ich wartości wpływa na realizację celów projektu. Zatem, gdy w danym przypadku dochodzi do zmiany zakresu rzeczowego projektu, która implikuje zmiany pierwotnie zadeklarowanych poziomów wskaźników, zastosowanie znajduje procedura ponownej oceny opisana w niniejszym podrozdziale (3.1.8). W przypadku powyższej procedury beneficjentowi przysługują środki odwoławcze w trybie opisanym w rozdziale 4 Podręcznika Sposób przeprowadzania ponownej oceny formalnej i oceny merytoryczno - technicznej projektów w wyniku pozytywnego rozpatrzenia protestu O wyniku rozpatrzenia protestu informowany jest notatką Kierownik RWP (z informacją do wiadomości Dyrektora WRR/ Zastępcy Dyrektora WRR). Do notatki/ pisma dołączana jest kopia pisma z informacją zawierającą rozstrzygnięcie protestu. Informacja o sposobie rozpatrzenia protestu rejestrowana jest przez pracownika RPR, rozpatrującego protest w Lokalnym Systemie Informatycznym. Powtórna ocena dokonywana jest w trybie i terminach określonych w rozdz. 3 niniejszego Podręcznika. W ramach ponownej oceny przeprowadzonej w wyniku pozytywnego rozpatrzenia środków odwoławczych, weryfikowane będą jedynie te elementy oceny pierwotnej projektu, które były przedmiotem procedury odwoławczej. Pozytywnego rozpatrzenia protestu nie należy utożsamiać z pozytywną oceną projektu. Termin ponownej oceny formalnej i merytorycznej liczony jest od dnia przekazania przez kierownika RPR kierownikowi RWP notatki z wynikiem rozpatrzenia ostatniego protestu złożonego w ramach danego naboru Wybór projektów do dofinansowania w ramach Działań/ Poddziałań wdrażanych przez IP2 RPO WSL Po zakończeniu oceny merytoryczno-technicznej projektów IP2 RPO WSL przekazuje IZ RPO WSL listę rankingową, listę rekomendowanych do dofinansowania projektów uszeregowanych zgodnie z ilością uzyskanych punktów, propozycję listy projektów rezerwowych oraz projekt uchwały o wyborze projektów do dofinansowania w terminie co najmniej 5 dni przed planowanym posiedzeniem Zarządu Województwa. Projekt uchwały jest zatwierdzany przez Dyrektora IP2 RPO WSL, a następnie parafowany przez Kierownika RMK, Dyrektora WRR/ Zastępcę Dyrektora WRR oraz Zespół Obsługi Prawnej UM WŚ. Dokumentacja, za pośrednictwem RMK, przekazywana jest Zarządowi Województwa. Na podstawie przedłożonych informacji, Zarząd Województwa podejmuje w terminie 10 dni roboczych uchwałę o wyborze projektów do realizacji. Każda zmiana kolejności wniosków na liście rankingowej w stosunku do zatwierdzonego protokołu, następująca w wyniku podjęcia decyzji o dofinansowaniu, musi zostać uzasadniona i może zostać wprowadzona wyłącznie na zasadach określonych w regulaminie naboru. Podjęta przez Zarząd Województwa uchwała przekazywana jest przez RMK w formie pisemnej do IP2 RPO WSL w celu przygotowania umowy o dofinansowanie projektu. 88

89 Informacja o wyborze projektów do dofinansowania umieszczana jest na stronie internetowej IP2 RPO WSL. Uchwała Zarządu Województwa o wyborze projektów umieszczana jest również w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Marszałkowskiego. W przypadku, gdy Zarząd Województwa nie wybiera do dofinansowania w ramach RPO WSL wszystkich projektów z listy rankingowej przekazanej przez KOP, może: zwrócić niewybrane projekty do wnioskodawców z informacją o możliwości złożenia projektów w kolejnej rundzie aplikacyjnej, stworzyć listę rezerwową projektów i dać możliwość ich wyboru do dofinansowania wraz z projektami zgłoszonymi w kolejnej rudzie aplikacyjnej. Propozycję listy projektów rezerwowych przygotowuje IP2 RPO WSL, stworzyć listę rezerwową projektów i dać możliwość ich wyboru do dofinansowania w momencie posiadania środków, np. z tytułu oszczędności poprze targowych. Lista rezerwowa może być utworzona w oparciu o projekty znajdujące się na liście rankingowej przedkładanej przez IP2 RPO WSL, które zostały złożone w odpowiedzi na jeden konkurs z danego Działania/ Poddziałania. Możliwe jest również stworzenie jednej wspólnej listy dla projektów z danego Działania/ Poddziałania, które zostały złożone w różnych rundach aplikacyjnych. Wówczas lista rezerwowa tworzona jest w oparciu o listy rankingowe przedkładane przez IP2 RPO WSL w ramach każdego z konkursów, z zachowaniem kolejności projektów. Zarząd Województwa może zmienić kolejność projektów na wspólnej liście rezerwowej w stosunku do pierwotnej kolejności na liście rankingowej, pod warunkiem uzasadnienia zmian. W przypadku wyboru wniosku z listy rezerwowej, W momencie pojawienia się oszczędności lub środków pochodzących z realokacji między Poddziałaniami/ Działaniami/ Priorytetami, Zarząd Województwa ma możliwość wyboru do dofinansowania projektów z listy rezerwowej. W tym celu IP2 RPO WSL może przeprowadzić rozeznanie w zakresie: stanu realizacji określonych projektów, umieszczonych na listach rezerwowych, jak również faktu dalszego zainteresowania aplikowaniem o środki w ramach RPO WSL. W przypadku, gdy środki pochodzące z oszczędności lub realokacji między Poddziałaniami/ Działaniami/ Priorytetami, nie są wystarczające na dofinansowanie wszystkich projektów z listy rezerwowej w ramach danego Działania, Zarząd Województwa może samodzielnie ustalić kolejność projektów do wsparcia oraz określić wysokość dofinansowania danego projektu. W takim przypadku, decyzja o wyborze projektu bez zachowania kolejności na liście rankingowej oraz o zmniejszeniu poziomu dofinansowania musi zostać uzasadniona. W przypadku projektu, który ma otrzymać dofinansowanie niższe niż pierwotnie wnioskowane, konieczne jest pisemne porozumienie się z wnioskodawcą celem uzgodnienia ewentualnego obniżenia poziomu dofinansowania projektu. W przypadku akceptacji obniżonego poziomu dofinansowania, wnioskodawca zobowiązany jest dostarczyć skorygowaną dokumentację w częściach związanych z montażem finansowym oraz stosowne dokumenty potwierdzające zabezpieczenie środków na zwiększony wkład własny. Po ocenie przez IP2 RPO WSL zgodności wprowadzonych zmian we wniosku z dokumentami potwierdzającymi posiadanie zwiększonych środków własnych, Zarząd Województwa podejmuje decyzję o wyborze projektu do wsparcia. W przypadku pojawienia się środków z oszczędności lub realokacji między Poddziałaniami/ Działaniami/ Priorytetami, IZ RPO WSL może przeznaczyć dostępne środki na zwiększenie poziomu dofinansowania dla projektu, który otrzymał dofinansowanie niższe niż pierwotnie wnioskowane. Zwiększone dofinansowanie nie może jednak przekroczyć wnioskowanego 89

90 przez beneficjenta poziomu dofinansowania ze środków RPO WSL. Zarząd Województwa zwraca się wówczas pisemnie do beneficjenta za pośrednictwem IP2 RPO WSL, z zapytaniem czy jest zainteresowany zwiększeniem poziomu dofinansowania. Po wyrażeniu pisemnej zgody przez beneficjenta, Zarząd Województwa podejmuje decyzję o wyborze projektu do wsparcia, a następnie Dyrektor IP2 RPO WSL zawiera nową umowę (aneks do umowy) o dofinansowanie z beneficjentem. W każdym z ww. przypadków, stosowna uchwała Zarządu Województwa o wyborze projektu/ projektów przygotowywana jest przez IP2 RPO WSL. Projekt uchwały jest zatwierdzany przez Dyrektora IP2 RPO WSL, a następnie parafowany przez Dyrektora WRR/ Zastępcę Dyrektora WRR oraz Zespół Obsługi Prawnej UM WŚ. Podjęta przez Zarząd Województwa uchwała przekazywana jest przez RMK w formie pisemnej do IP2 RPO WSL w celu przygotowania umowy o dofinansowanie projektu. Informacja o wyborze projektów do dofinansowania umieszczana jest na stronie internetowej IP2 RPO WSL. Uchwała Zarządu Województwa o wyborze projektów umieszczana jest również w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Marszałkowskiego. 3.2 Opis trybu realizacji procesu naboru, oceny i wyboru projektów do dofinansowania projektów kluczowych Za nabór, weryfikację formalną oraz obsługę procedury oceny merytoryczno-technicznej projektów kluczowych RPO WSL odpowiadają Referaty ds. wyboru projektów 1 i 2 (RWP).RWP w ramach powyższych działań, współpracuje z referatami WRR, Wydziałem Organizacyjnym i Kadr (WOR), Wydziałem Finansowym (WFN), Zespołem Obsługi Prawnej (ZOP) oraz Gabinetem Marszałka (GM). Procedura trybu wyboru projektów kluczowych dla IZ RPO WSL przedstawiona została schematycznie w załączniku 1.5 do niniejszego Podręcznika. Indykatywny Wykaz Indywidualnych Projektów Kluczowych RPO WSL (IWIPK RPO WSL) składa się z: wykazu projektów dużych, wykazu projektów mniejszych. Z każdym projektem kluczowym musi zostać podpisana umowa (ramowa lub o dofinansowanie) w terminie do 6 miesięcy od dnia podjęcia przez Zarząd Województwa uchwały przyjmującej Indykatywny Wykaz Indywidualnych Projektów Kluczowych (do 8 lipca 2008r.) W tym celu wymaganym terminem złożenia dokumentacji jest 12 maja 2008r. W przypadku projektów związanych z usuwaniem skutków powodzi, która wystąpiła w 2010 r. umowa o dofinansowanie projektu musi zostać podpisana w terminie indywidualnie ustalonym przez IZ RPO WSL. W przypadku projektów powodziowych nie przewiduje się podpisania umowy ramowej, a jednanie właściwą umowę o dofinansowanie projektu. Dopuszcza się następujące możliwości przygotowania i oceny projektu kluczowego: 1. Wstępna ocena projektu kluczowego: przygotowanie wstępnego studium wykonalności wraz z fiszką projektu na podstawie wyników oceny podpisana zostanie umowa ramowa, przygotowanie pełnego studium wykonalności wraz z fiszką projektu na podstawie wyników oceny podpisana zostanie umowa ramowa. 2. Pełna ocena projektu kluczowego: 90

91 przygotowanie wniosku aplikacyjnego, pełnego studium wykonalności oraz pozostałej dokumentacji projektowej na podstawie wyników oceny zostanie podpisana umowa o dofinansowanie. Niepodpisanie umowy (ramowej lub o dofinansowanie) w terminie 6 miesięcy od dnia podjęcia uchwały, a w przypadku projektów powodziowych do terminu indywidualnie ustalonego przez IZ RPO WSL, skutkuje usunięciem projektu z IWIPK RPO WSL. Procedura prowadzenia naboru, oceny i wyboru projektów kluczowych w ramach RPO WSL obejmuje następujące etapy: 1. Nabór dokumentacji do wstępnej oceny. 2. Wstępna ocena formalna. 3. Wstępna ocena merytoryczno techniczna. 4. Podpisanie umowy ramowej. 5. Nabór i rejestracja wniosków o dofinansowanie. 6. Ocena formalna. 7. Ocena merytoryczno-techniczna. 8. Podjęcie decyzji o dofinansowaniu realizacji projektów. 9. Akceptacja projektu przez Komisję Europejską. Możliwe jest pominięcie punktów 1-4, jeśli wnioskodawca złoży wniosek o dofinansowanie projektu wraz z pełnym studium wykonalności i pozostałą dokumentacją w celu podpisania umowy o dofinansowanie w terminie do 12 maja 2008r. Ponadto, punkty 1-4 nie dotyczą beneficjentów projektów związanych z usuwaniem skutków powodzi, która wystąpiła w 2010 r. W przypadku projektu powodziowego wnioskodawca składa wniosek o dofinansowanie projektu wraz z pełnym studium wykonalności i pozostałą dokumentacją w celu podpisania umowy o dofinansowanie w terminie indywidualnie ustalonym przez IZ RPO WSL. Punkt 9 dotyczy jedynie projektów dużych w rozumieniu art. 39 Rozporządzenia Rady nr 1083/ Nabór dokumentacji do wstępnej oceny projektów kluczowych Nabór dokumentacji do wstępnej oceny (formalnej i merytoryczno-technicznej) projektów kluczowych w ramach IZ RPO WSL prowadzi RWP. Wstępnej ocenie podlegają dokumenty projektów kluczowych złożone do 12 maja 2008 r. w celu podpisania umowy ramowej. Możliwe są dwa przypadki: złożenie wstępnego studium wykonalności wraz z fiszką projektu, złożenie pełnego studium wykonalności wraz z fiszką projektu. Dla projektów kluczowych składających się z dwóch lub więcej zadań istnieje konieczność dołączenia fiszek dla poszczególnych zadań projektu kluczowego oraz Programu Realizacji Projektu Kluczowego. Wzór fiszki zgłoszenia projektu kluczowego stanowi załącznik nr 3.25 do Podręcznika, jest ona także załącznikiem nr 1b (ankieta dla projektu kluczowego) do Wytycznych do procedury Projektów Kluczowych oraz Programów Rozwoju Subregionów RPO WSL. 91

92 Wzór fiszki dla zadań projektu kluczowego stanowi załącznik 3.43 do Podręcznika oraz 1c do ww. Wytycznych. Wnioskodawca, przy sporządzaniu dokumentacji projektowej, zobligowany jest korzystać ze wzorów dokumentów przygotowanych przez IZ RPO WSL, zgodnie z Wytycznymi do procedury Projektów Kluczowych oraz Programów Rozwoju Subregionów RPO WSL. Dokumentację należy składać w kancelarii ogólnej UMWŚ lub sekretariacie WRR. Za datę wpływu dokumentacji do WRR przyjmuje się datę stempla jednostki. Wnioskodawca składa oryginał wraz z kopią przygotowanej dokumentacji w wersji papierowej i elektronicznej. W przypadku projektów wielozadaniowych za złożenie dokumentacji odpowiada Lider projektu Wstępna ocena formalna projektów kluczowych Złożona dokumentacja jest dekretowana przez Dyrektora WRR na Kierownika RWP, który dekretuje ją na pracownika RWP, w uzasadnionych przypadkach na kierownika innego referatu WRR, który dekretuje ją na swojego pracownika. Wstępna ocena formalna przeprowadzana jest przez pracowników RWP, w uzasadnionych przypadkach przez pracownika innego referatu WRR z zachowaniem zasady dwóch par oczu niezwłocznie po wpłynięciu wniosku, jednakże w terminie nie dłuższym niż 12 dni roboczych. Wstępna ocena formalna jest dokonywana zgodnie z kryteriami formalnymi wstępnej oceny projektów kluczowych zatwierdzonymi przez KM RPO WSL. Kryteria wyboru projektów stanowią załącznik nr 6 do Uszczegółowienia RPO WSL. Przed przystąpieniem do wstępnej oceny formalnej pracownicy dokonujący oceny podpisują deklarację poufności i bezstronności, która stanowi załącznik nr 3.13 do Podręcznika. Podczas wstępnej oceny formalnej sprawdzana jest kwalifikowalność projektu oraz to, czy złożona dokumentacja posiada wszystkie wymagane przez IZ RPO WSL elementy. W przypadku stwierdzenia uchybień, pracownik RWP niezwłocznie przygotowuje propozycję pisma do wnioskodawcy z informacją o stwierdzonych uchybieniach i wezwaniu do ich usunięcia we wskazanym terminie. Kierownik RWP weryfikuje zamieszczone w piśmie uwagi, a następnie, po ich akceptacji i niezwłocznym podpisaniu pisma przez Dyrektora WRR, pracownik RWP wysyła pismo do wnioskodawcy pocztą za potwierdzeniem odbioru, jak również pocztą elektroniczną lub faksem. Po uzupełnieniu dokumentacji i wprowadzeniu korekt, projekt podlega ponownej ocenie formalnej w obowiązującym trybie. W przypadku wystąpienia rozbieżnych ocen, ostateczną decyzję o wyniku wstępnej oceny formalnej podejmuje Kierownik RWP. Wstępną ocenę formalną przeprowadza się na podstawie karty wstępnej oceny formalnej, której wzór stanowi załącznik nr 3.26 Podręcznika. Po dokonaniu oceny, pracownicy składają swoje podpisy na karcie wstępnej oceny formalnej a pracownik RWP sporządza listę z przeprowadzonej oceny, który zatwierdza Kierownik RWP. W przypadku, gdy dokumentacja projektu kluczowego spełnia wszystkie kryteria formalne Dyrektor WRR podpisuje wynik oceny - załącznik 3.42 lista projektów poddanych ocenie formalnej. Złożenie podpisu wraz z datą na liście jest podstawą do zakwalifikowania wniosku do dalszego etapu oceny, tj. przekazania do wstępnej oceny merytoryczno-technicznej Wstępna ocena merytoryczno techniczna projektów kluczowych Wstępna ocena merytoryczno techniczna złożonej dokumentacji przeprowadzana jest przez ekspertów KOP z danej dziedziny w terminie do 10 dni roboczych od niezwłocznego 92

93 zatwierdzenia wyników wstępnej oceny formalnej przez Dyrektora WRR. Za obsługę organizacji oceny odpowiada RWP. Dokumentacja jest oceniana w oparciu o kryteria merytoryczno-techniczne wstępnej oceny projektów kluczowych zatwierdzone przez Komitet Monitorujący RPO WSL. Kryteria wyboru projektów stanowią załącznik nr 6 do Uszczegółowienia RPO WSL. Ocena projektów dokonywana jest na karcie wstępnej oceny merytoryczno-technicznej. Wzór karty wstępnej oceny merytoryczno-technicznej stanowi załącznik nr 3.27 do Podręcznika. W przypadku, gdy eksperci KOP wykryją rażące błędy w opracowaniu, niewłaściwe założenia dotyczące sposobu i formy realizacji, kwestii finansowych, organizacyjnych, prawnych i innych mogących rzutować na powodzenie i sprawność realizacji projektu, bądź jego funkcjonowania po ukończeniu inwestycji, sporządzają rekomendację zmian. Zalecenia ekspertów następnie przedstawiane są IZ RPO WSL, która podejmuje decyzje, co do zakresu proponowanych zmian. Kolejnym krokiem będzie podjęcie przez wnioskodawcę prac nad wprowadzeniem do projektu niezbędnych zmian. Ostateczny zakres projektu musi zyskać akceptację IZ RPO WSL podczas oceny kompletnego wniosku wraz z załącznikami. W przypadku stwierdzenia braków, niepoprawności lub niespójności informacji w przygotowanej dokumentacji, niepozwalających na wstępną ocenę merytorycznotechniczną, do wnioskodawcy wysyłane jest pocztą za potwierdzeniem odbioru oraz pocztą elektroniczną lub faksem, wezwanie z prośbą o poprawę wskazanych elementów w terminie określonym przez IZ RPO WSL. Po przedłożeniu kolejnej, poprawionej wersji dokumentacji, procedura wstępnej oceny merytoryczno technicznej wszczynana jest od początku. Ocena przeprowadzana jest, przez dwóch ekspertów. Po dokonaniu oceny, eksperci składają swoje podpisy na karcie wstępnej oceny merytoryczno-technicznej. Po posiedzeniu KOP Sekretarz sporządza raport dzienny, zgodnie z informacjami zawartymi w Regulaminie, zawierający ostateczną ocenę przyznaną projektowi oraz podstawowe informacje o projekcie. Raport jest podpisywany przez Sekretarza KOP. Wzór raportu dziennego stanowi załączniki nr 3.28 do Podręcznika. Po zakończeniu oceny KOP pracownik RWP sporządza notatkę dla Marszałka/Wicemarszałka Województwa odnoście wyników wstępnej oceny projektów. Do umowy ramowej mogą zostać przekazane projekty ze wstępną oceną ekspertów: pozytywną, pozytywną do poprawy oraz negatywną. Decyzje o zakwalifikowaniu do podpisania umowy ramowej projektów negatywnie ocenionych podejmuje Marszałek/Wicemarszałek Województwa. IZ RPO WSL informuje wnioskodawców o wynikach oceny, za pomocą poczty, jak również pocztą elektroniczną lub faksem. Następnie komplety dokumentacji projektów, które otrzymały akredytację Marszałka/Wicemarszałka Województwa zostają przekazane do RKP celem podpisania umowy ramowej Umowa ramowa W ramach IZ RPO WSL jednostką odpowiedzialną za proces przygotowania oraz podpisania umowy ramowej dla projektów kluczowych jest RKP. 93

94 Umowa ramowa stanowi zobowiązanie beneficjenta do prawidłowego i terminowego przygotowania projektu kluczowego. Celem umowy ramowej jest ujęcie w formalne ramy praw i obowiązków beneficjenta w zakresie przygotowania projektu do realizacji (w tym przygotowania wniosku aplikacyjnego oraz kompletu dokumentacji) oraz z drugiej strony IZ RPO WSL jako podmiotu odpowiedzialnego za sprawne wdrażanie RPO WSL. Podpisanie umowy ramowej z beneficjentem powinno nastąpić w możliwie najkrótszym terminie, jednakże nie dłuższym niż 6 miesięcy (do 8 lipca 2008 r.) od dnia podjęcia uchwały przyjmującej IWIPK RPO WSL ogłaszanej w wojewódzkim dzienniku urzędowym. W zależności od tego, na jakim etapie przygotowania projektu kluczowego do realizacji będzie beneficjent, będzie on miał możliwość podpisania umowy ramowej lub od razu umowy o dofinansowanie projektu, z pominięciem umowy ramowej, pod warunkiem, że w wymaganym terminie na złożenie dokumentacji (do 12 maja 2008r.) beneficjent przedłoży do oceny IZ RPO WSL wniosek aplikacyjny oraz pełne studium wykonalności z wymaganą dokumentacją. W takiej sytuacji dokumenty zostaną poddane pełnej ocenie formalnej oraz merytoryczno-technicznej w terminach identycznych jak przy wstępnych ocenach, co umożliwi podpisanie umowy o dofinansowanie projektu w terminie do 8 lipca 2008 r. W przypadku projektów związanych z usuwaniem skutków powodzi, która wystąpiła w 2010 r. wnioskodawca podpisuje umowę o dofinansowanie projektu z pominięciem umowy ramowej, pod warunkiem, że w wymaganym terminie na złożenie dokumentacji beneficjent przedłoży do oceny IZ RPO WSL wniosek aplikacyjny oraz pełne studium wykonalności z wymaganą dokumentacją. Dokumenty zostaną poddane pełnej ocenie formalnej oraz merytoryczno-technicznej. Podpisanie umowy o dofinansowanie musi nastąpić w terminie ustalonym indywidualnie przez IZ RPO WSL. Jeśli w wyznaczonym terminie uzupełniony lub poprawiony wniosek o dofinansowanie nie zostanie dostarczony lub dostarczony zostanie po wyznaczonym terminie lub wskazany błąd nie zostanie właściwie poprawiony, wniosek nie będzie podlegał dalszej ocenie i obowiązuje go procedura jak w przypadku umowy ramowej. W przypadku projektów dużych nie ma możliwości odstąpienia od podpisania umowy ramowej. W przypadku projektów realizowanych przez większą liczbę partnerów 2, umowa ramowa zawierana będzie pomiędzy IZ RPO WSL, a wyznaczonym liderem. Niepodpisanie umowy (ramowej lub o dofinansowanie) we wskazanym w terminie do 8 lipca 2008 r., w przypadku projektów powodziowych do terminu wyznaczonego indywidualnie przez IZ RPO WSL, skutkuje usunięciem projektu z IWIPK RPO WSL. Szczegółowa procedura podpisania umowy ramowej znajduje się w rozdziale 5.5. W sytuacji podpisania umowy ramowej, kolejnym etapem jest złożenie przez beneficjenta kompletu dokumentacji, czyli pełnego studium wykonalności wraz z wnioskiem aplikacyjnym, w terminie wskazanym w umowie ramowej. Dopuszcza się możliwość zmian w zakresie projektu kluczowego po podpisaniu umowy ramowej. W przypadku zmian w projekcie o charakterze rzeczowym lub finansowym (np. przesunięcia kwot pomiędzy zadaniami) projekt zmian wraz z uzasadnieniem przekazywany przez Beneficjenta wpływa do Kancelarii Ogólnej UM WSL/ Sekretariatu WRR, dekretowany jest przez Dyrektora WRR/ Zastępcę Dyrektora WRR na Kierownika RWP, a następnie do pracownika RWP. Wprowadzenie modyfikacji w zakresie projektu 2 Wszyscy partnerzy projektu muszą wpisywać się w kategorie beneficjentów przedstawione dla Działań, w ramach których realizowany będzie projekt kluczowy. 94

95 wymaga każdorazowo akceptacji Dyrektora WRR. W przypadkach szczególnie skomplikowanych i/ lub znacznych zmian w projekcie akceptacji dokonuje Marszałek/Wicemarszałek Województwa. W związku z powyższym, pracownik RWP wskazany przez kierownika RWP/ koordynatora RWP przygotowuje notatkę z propozycją odrzucenia bądź zaakceptowania zmian w projekcie. Po podjęciu decyzji kopia notatki oraz pisma do beneficjenta zostaje przekazana przez pracownika RWP w formie notatki wewnętrznej do kierownika RKP. Po akceptacji zmian przez RWP lub w przypadku pozostałych zmian zaproponowanych przez Beneficjenta nie wpływających na rzeczową oraz finansową realizację projektu, pracownik RKP opracowuje treść aneksu do umowy ramowej. Nabór i rejestracja wniosków o dofinansowanie projektów kluczowych Informacja o naborze wniosku o dofinansowanie projektu kluczowego publikowana jest na stronie internetowej IZ RPO WSL, ponadto beneficjenci projektów kluczowych wykazanych w IWIPK RPO WSL są pisemnie informowani o otwarciu naboru. Za przygotowanie treści informacji o naborze wniosku o dofinansowanie projektu kluczowego odpowiada pracownik WRR. Informacja o naborze powinna zawierać następujące informacje: tytuł projektu kluczowego, na który prowadzony jest nabór, nazwę i numer Priorytetu, Działania/ Poddziałania oraz typ projektu, podmiot, który może ubiegać się o dofinansowanie, formułę naboru, forma składania wniosku, wymagany termin i miejsce przyjmowania wniosku, wysokość indykatywnej kwoty przeznaczonej do rozdysponowania w ramach naboru, maksymalny procentowy poziom dofinansowania, termin rozstrzygnięcia naboru, kryteria wyboru projektów, wzór wniosku o dofinansowanie projektu, wzór umowy o dofinansowanie, regulamin naboru wniosku o dofinansowanie projektu kluczowego, ewentualnie, w zależności od specyfiki projektu, informacje dodatkowe. Nabór wniosków o dofinansowanie projektów kluczowych przeprowadzany jest indywidualnie dla każdego projektu: dla projektów kluczowych niepodpisujących umowy ramowej w terminie do 12 maja 2008r. dla projektów powodziowych do terminu indywidualnie wyznaczonego przez IZ RPO WSL, dla projektów kluczowych, które podpisały umowę ramową w terminach późniejszych, zgodnie z planowanym harmonogramem składania wniosków o dofinansowanie,będącym załącznikiem do umowy ramowej. Dalszy etap procesu naboru i rejestracji wniosków odbywa się analogicznie do procedury konkursowej opisanej w pkt Podręcznika. 95

96 3.2.5 Ocena wniosków projektów kluczowych Ocena formalna i ocena merytoryczno techniczna odbywają się analogicznie do procedury konkursowej RPO WSL, w oparciu o kryteria zatwierdzone przez Komitet Monitorujący RPO WSL zgodnie z procedurą opisaną w pkt Podręcznika. Ocena formalna i merytoryczno-techniczna wniosków odbywa się w oparciu o najaktualniejsze dokumenty, instrukcje i wytyczne (stanowiące element ogłoszenia o naborze) obowiązujące w dniu złożenia wniosku aplikacyjnego. Procedura przeprowadzania oceny jest zgodna z Podręcznikiem procedur RPO WSL obowiązującym w dniu rozpoczęcia danego etapu oceny. Na etapie oceny możliwe jest uzupełnianie dokumentacji projektowej, aż do momentu, gdy spełniać ona będzie wszystkie niezbędne wymogi zdefiniowane przez IZ RPO WSL. W uzasadnionych przypadkach Dyrektor WRR/ Zastępca WRR podejmuje decyzję o wyznaczeniu indywidualnych terminów oceny dla projektu kluczowego (zarówno o skróceniu tego terminu, jak i o wydłużeniu go) Podjęcie decyzji o dofinansowaniu realizacji projektów kluczowych Informacja o wyniku oceny projektu kluczowego z podaną liczbą uzyskanych punktów na ocenie merytoryczno-technicznej, przedkładana jest pod obrady Zarządu Województwa. W przypadku beneficjentów, którzy będą podpisywali umowę o dofinansowaniu projektu przed datą 8 lipca 2008r., na podstawie przedłożonych informacji, Zarząd Województwa w terminie 5 dni roboczych podejmie uchwałę o dofinansowaniu lub o odrzuceniu projektu. Natomiast w przypadku beneficjentów projektów kluczowych podpisujących umowę o dofinansowaniu projektu po 8 lipca 2008r., Zarząd Województwa podejmuje uchwałę o przyjęciu wyników oceny merytoryczno-technicznej w terminie 15 dni roboczych od zakończenia oceny, a następnie uchwałę o dofinansowaniu projektu w terminie 15 dni roboczych od daty przyjęcia wyników oceny merytoryczno-technicznej. Projekt, który nie uzyska dofinansowania wykreślany będzie z IWIPK RPO WSL. Projekt stosownej uchwały Zarządu Województwa przygotowywany jest przez pracownika RWP i przedkładany do akceptacji Koordynatora RWP i Kierownika RWP, a następnie Dyrektora WRR/ Zastępcę Dyrektora WRR. Po zaakceptowaniu dokumentów przez Dyrektora WRR/ Zastępcę Dyrektora WRR, pracownik RWP przekazuje projekt uchwały Zarządu do ZOP. Po uzyskaniu pozytywnej opinii ZOP, projekt uchwały przekazywany jest pod obrady Zarządowi Województwa. Podjęta przez Zarząd uchwała o dofinansowaniu projektu wraz z kompletem dokumentów niezbędnych do podpisania umowy o dofinansowanie projektu (oryginały oraz kopie wniosków wraz załącznikami) przekazywana jest kierownikowi RKP za pośrednictwem pracownika RWP, wyznaczonego w tym celu przez kierownika RWP/ koordynatora RWP. W przypadku projektów kluczowych dużych przedstawiona ścieżka uzupełniana jest o etap przedłożenia przez IZ RPO WSL do Komisji Europejskiej kompletu zaakceptowanej przez Zarząd Województwa dokumentacji, w skład, której wchodzą następujące informacje: o podmiocie odpowiedzialnym za ich wdrażanie, o charakterze inwestycji oraz jej opis, wartość finansową i lokalizację, 96

97 wyniki studiów wykonalności, harmonogram realizacji projektu oraz, jeżeli spodziewany okres wdrażania danej operacji wykracza poza okres programowania, etapy, dla których wnioskuje się w okresie programowania o współfinansowanie wspólnotowe, analizę kosztów i korzyści, obejmującą ocenę ryzyka i przewidywalne oddziaływanie na dany sektor oraz na sytuację społeczno-gospodarczą państwa członkowskiego lub regionu, oraz jeżeli to możliwe i w odpowiednich przypadkach innych regionów Wspólnoty, analizę oddziaływania na środowisko, uzasadnienie wkładu publicznego, plan finansowy wykazujący kwotę całkowitą przewidywanych zasobów finansowych i przewidywany wkład funduszy, EBI, EFI i wszystkich innych źródeł finansowania wspólnotowego, w tym roczny indykatywny harmonogram dla wkładu finansowego EFRR lub Funduszu Spójności na duży projekt. Dokumentacja dużych projektów jest przesyłana do KE przez Kierownika RPIR lub pracownika RWP za pomocą systemu informatycznego SFC KE wydaje decyzję w terminie 3 miesięcy od dnia złożenia projektu (wraz z dokumentacją), która zostaje zatwierdzona i ostatecznie przyjęta przez Zarząd Województwa. Ponadto KE udziela indykatywnych wskazówek dotyczących metodologii do wykorzystania w trakcie przeprowadzania analizy kosztów i korzyści. Ogłoszenie o dofinansowaniu projektu odbywa się analogicznie do procedury ogłoszenia projektów wybranych do dofinansowania w trybie konkursowym, opisanej w pkt Podręcznika. W ogłoszeniu na stronie internetowej, dotyczącym wyłonionych projektów, RWP umieszcza m.in. następujące informacje: nazwę beneficjenta; tytuł projektu; wartość przyznanego dofinansowania (w tym środki z RPO WSL). Pismo informujące wnioskodawcę o rozstrzygnięciu naboru przygotowuje pracownik RWP. Po zaakceptowaniu przez Kierownika RWP, pracownik RWP przekazuje je do akceptacji Dyrektora WRR/ Zastępcy Dyrektora WRR. Dyrektor WRR/ Zastępca Dyrektora WRR po zaakceptowaniu treści i formy pisma, podpisuje je. Pracownik RWP przygotowujący pismo, wysyła je wnioskodawcy za pośrednictwem sekretariatu WRR pocztą za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Za doręczenie uznaje się datę otrzymania pisma wysłanego listem za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. W Krajowym Systemie Informatycznym zmiana statusu wniosku rejestrowana jest analogicznie do konkursowej ścieżki wyboru projektów Wprowadzanie zmian do treści uchwały Zarządu Województwa w sprawie dofinansowania projektu kluczowego Proces wprowadzania zmian do treści uchwały Zarządu Województwa w sprawie dofinansowania projektu kluczowego odbywa się analogicznie do procedury konkursowej opisanej w pkt

98 3.3 Opis trybu realizacji procesu naboru, oceny i dofinansowania projektów realizowanych w ramach Programów Rozwoju Subregionów Procedura pozakonkursowego trybu wyboru projektów dla IZ RPO WSL przedstawiona została schematycznie w załączniku 1.5 do niniejszego Podręcznika. 98

99 A. ETAP PRZYGOTOWAWCZY B. ETAP OPRACOWANIA C. ETAP OCENY I WSTĘPNEGO KWALIFIKOWANIA DO FINANSOWANIA D. ETAP WDRAŻANIA Ścieżka przygotowania i realizacji Programów Rozwoju Subregionów Lista projektów dla subregionu (1.1) (15 maja 2007) Uzgodniona w subregionie pomiędzy samorządami lokalnymi Porozumienie subregionalne (1.2) (15 maja 2007) Uzgodnione w subregionie i zawarte pomiędzy samorządami lokalnymi Opracowanie Programu Rozwoju Subregionu (2.1) (w trakcie) Beneficjenci przygotowują Wstępne Studia Wykonalności indywidualnie do każdego projektu listy głównej PRS Podpisanie umowy o współpracy (2.2) Uzgodniona w subregionie i zawarta pomiędzy samorządami lokalnymi Ocena PRS (programu oraz wstępna projektów) (3.1) Przeprowadza przez IZ RPO WSL i KOP IZ RPO wydaje decyzję o dofinansowaniu programu (3.2) Po zaakceptowaniu RPO WSL przez KE Przygotowanie kompletu dokumentacji (4.1) Wniosek aplikacyjny + dokumentacja wymagana przez IZ RPO WSL Ocena formalna (4.2) Przeprowadza IZ RPO WSL Ocena merytoryczno-techniczna (4.3) Przeprowadza KOP Zaakceptowanie projektu przez ZW (4.4) Podpisanie umowy o dofinansowanie (4.5) Realizacja projektu (4.6) Nabór fiszek projektowych Nabory fiszek projektowych Programów Rozwoju Subregionu w ramach IZ RPO WSL prowadzi RWP. Wzór fiszki projektu subregionalnego stanowi załącznik 3.30 do niniejszego Podręcznika. Ocena formalno techniczna fiszek Programów Rozwoju Subregionu odbywa się w 3 etapach. Terminy naborów ustala kierownik RWP, a następnie akceptuje Dyrektor WRR. Przy naborze fiszek projektowych do pierwszego etapu oceny formalno technicznej, konieczne jest przedstawienie porozumienia (załącznik 3.31) zawartego pomiędzy partnerami PRS, formalizującego uzgodnienia dotyczące listy projektów oraz zawartości fiszek projektowych. Składane dokumenty dostarczane są w formie oryginałów lub kopii 99

100 potwierdzonych za zgodność z oryginałem. Warunkiem koniecznym jest, aby porozumienie zostało podpisane przez co najmniej 75% jednostek samorządu terytorialnego, reprezentujących co najmniej 75% ludności danego subregionu. 3 Przy kolejnych naborach fiszek do 2 i 3 etapu oceny formalno-technicznej składanie porozumień/ aneksów do porozumień nie jest obligatoryjne. Przy sporządzaniu fiszek projektowych beneficjent zobligowany jest do korzystania ze wzorów zawartych w Wytycznych do procedury Projektów Kluczowych oraz Programów Rozwoju Subregionów. Data wpływu fiszek projektowych liczona jest od daty stempla jednostki (w przypadku osobistego dostarczenia dokumentacji) lub daty stempla pocztowego (w przypadku wysyłki dokumentacji pocztą). Za dostarczenie fiszek projektowych do IZ RPO WSL odpowiada Reprezentacja Subregionu Wstępna ocena formalno techniczna fiszek projektowych Fiszki projektowe poddawane są trzyetapowej wstępnej ocenie formalno technicznej. Ocenę przeprowadzają pracownicy RWP lub pracownicy innych referatów WRR. Terminy oceny ustala Kierownik RWP, a następnie akceptuje Dyrektor WRR. Podczas każdego etapu oceny formalno technicznej wstępnie weryfikowana jest kwalifikowalność zgłoszonych projektów do RPO WSL oraz kompletność informacji nt. projektów. Po każdym etapie oceny beneficjenci powiadamiani są o tym, które fiszki zostały ocenione pozytywnie, które należy uzupełnić, a które nie kwalifikują się do wsparcia w ramach PRS. Uwagi do fiszek przygotowuje RWP, a następnie zatwierdza Dyrektor WRR. Istnieje możliwość dopuszczenia do drugiego i trzeciego etapu wstępnej oceny formalno technicznej fiszek nowych projektów. Informacja o wyniku oceny formalno technicznej przekazywana jest Reprezentacji Subregionu za pośrednictwem poczty, drogą elektroniczną lub faksem. Pismo informujące do Reprezentacji Subregionu przygotowuje pracownik RWP. Po zaakceptowaniu pisma przez Kierownika RWP, przekazuje się je do akceptacji Dyrektora WRR. Dyrektor po zaakceptowaniu treści i formy pisma, podpisuje je. Pracownik wysyła pismo za pośrednictwem sekretariatu Nabór Programów Rozwoju Subregionów Nabór Programów Rozwoju Subregionu z załącznikami w ramach IZ RPO WSL prowadzi WRR. Programy dostarczane są do sekretariatu WRR wraz z fiszkami projektowymi, wstępnymi studiami wykonalności/studiami wykonalności (do projektów z listy głównej PRS) umowami o współpracy w ramach realizacji PRS (załącznik 3.32) i rejestrowane są w systemie kancelaryjnym. 3 Mając na uwadze, iż powiaty i gminy reprezentują tych samych mieszkańców i ich suma stanowiłaby więcej niż 100% ludności subregionu, ustala się, że przy sprawdzaniu 75% reprezentacji mieszkańców ludność gmin i powiatów będzie dzielona przez 2. Reguła ta nie dotyczy miast na prawach powiatu, których mieszkańcy są liczeni w całości. Reprezentacja mieszkańców będzie liczona w odniesieniu do wskaźnika ludności według faktycznego miejsca zamieszkania, z 31 XII

101 Zarejestrowane przez sekretariat WRR programy wraz z załącznikami przekazywane są kierownikowi RPIR, który przekazuje fiszki projektowe wraz z WSW/SW kierownikowi RWP. Przy sporządzaniu dokumentacji dotyczącej PRS beneficjenci zobligowani są do korzystania ze wzorów zawartych w Wytycznych do procedury Projektów Kluczowych oraz Programów Rozwoju Subregionów. Składane dokumenty dostarczane są w formie oryginałów lub kopii potwierdzonych za zgodność z oryginałem oraz w wersji elektronicznej. Data wpływu kompletu dokumentacji liczona jest od daty stempla jednostki (w przypadku osobistego dostarczenia dokumentacji) lub daty stempla pocztowego (w przypadku wysyłki dokumentacji pocztą). Za dostarczenie dokumentacji do IZ RPO WSL odpowiada Reprezentacja Subregionu. WRR dokonuje naboru Programów Rozwoju Subregionu w terminie zaakceptowanym przez Zarząd Województwa, czyli do 29 lutego 2008 r Ocena formalna Programów Rozwoju Subregionów i projektów realizowanych w ramach PRS Ocena formalna programu i wstępna ocena formalna projektów realizowanych w ramach PRS przeprowadzana jest równocześnie i powinna być dokonana w terminie nie dłuższym niż 25 dni roboczych od upłynięcia wyznaczonego terminu składania programów. W uzasadnionych przypadkach termin ten może zostać wydłużony. Decyzję o wydłużeniu oceny formalnej programu i wstępnej oceny formalnej projektów podejmuje Marszałek/Wicemarszałek Województwa. Informacja o wydłużeniu terminu oceny formalnej zamieszczana jest na stronie internetowej IZ RPO WSL. Ocena formalna PRS Ocena formalna programów polega na zweryfikowaniu czy Programy Rozwoju Subregionu zawierają wszystkie niezbędne elementy i wymaganą dokumentację, zgodnie z Wytycznymi do procedury Projektów Kluczowych oraz Programów Rozwoju Subregionów. Każdy pracownik RPIR oceniający programy zobowiązany jest do podpisania deklaracji o poufności i bezstronności (załącznik 3.33) przed rozpoczęciem oceny formalnej. Podpisywana deklaracja obowiązuje przy ocenie formalnej i merytorycznej programów. Sprawdzenie poprawności PRS pod względem formalnym dokonywane jest, przez co najmniej dwóch pracowników RPIR w oparciu o kryteria zatwierdzone przez KM RPO WSL z pomocą karty oceny formalnej programu, która po wypełnieniu jest podpisywana przez kierownika RPIR. W przypadku wystąpienia rozbieżnych ocen ostateczną decyzję o wyniku oceny formalnej podejmuje kierownik RPIR po konsultacjach z pracownikami oceniającymi PRS. Karta oceny formalnej programu stanowi załącznik nr 3.34 do niniejszego Podręcznika. W celu otrzymania pozytywnej oceny formalnej, żadne z kryteriów nie może zostać ocenione negatywnie. W przypadku pozytywnego wyniku oceny formalnej PRS jest kierowany do oceny merytorycznej. W przypadku wyniku negatywnego, pracownik wskazany przez kierownika RPIR przygotowuje na podstawie karty oceny formalnej programu propozycję pisma do Reprezentacji Subregionu z informacją o stwierdzonych uchybieniach i możliwości ich usunięcia we wskazanym w piśmie terminie. Uwagi dotyczące fiszek projektowych oraz 101

102 WSW/ SW przekazywane są przez pracownika RWP pracownikowi RPIR, które również są umieszczane w wysyłanym piśmie. Termin na uzupełnienia wynosi maksymalnie 5 dni roboczych, od daty doręczenia pisma. W uzasadnionych przypadkach termin ten może zostać wydłużony. Decyzję o wydłużeniu terminu na uzupełnienia podejmuje Marszałek/Wicemarszałek Województwa. Po akceptacji i podpisaniu pisma przez kierownika RPIR, kierownika RWP oraz Dyrektora WRR, pracownik RPIR za pośrednictwem sekretariatu wysyła pismo do Reprezentacji Subregionu drogą pocztową za potwierdzeniem odbioru, jak również w uzasadnionych przypadkach faksem lub drogą elektroniczną. Do czasu uzyskania odpowiedzi od Reprezentacji Subregionu procedura weryfikacyjna zostaje wstrzymana. Po uzupełnieniu dokumentacji i wprowadzeniu korekt w wyznaczonym terminie, PRS podlega ponownej ocenie formalnej w obowiązującym trybie. Jeżeli wymagane uzupełnienia implikują zmiany w treści fiszek projektowych lub/i WSW/SW, podlegają one również ponownej ocenie formalnej w obowiązującym trybie, w zakresie zapisów, które uległy zmianie. Uzupełnieniu lub poprawie mogą podlegać wyłącznie elementy wskazane do poprawy lub uzupełnienia (chyba że wprowadzane zgodnie z wezwaniem do uzupełnienia zmiany implikują kolejne - wówczas Reprezentacja Subregionu wprowadza dodatkowe korekty i przekazuje pisemną informację o dokonanych dodatkowych zmianach). Jeśli Reprezentacja Subregionu zauważy błędy formalne, niewskazane w piśmie, poprawia je, informując jednocześnie o tym fakcie w piśmie przewodnim oraz przedstawia stosowne wyjaśnienia. Wstępna ocena formalna projektów Wstępna ocena formalna projektów weryfikuje wstępną kwalifikowalność projektu, ponadto sprawdzane jest czy złożona dokumentacja (fiszki projektowe, WSW/ SW) posiada wszystkie wymagane elementy zgodnie z wymaganiami IZ RPO WSL. Ocenie podlega również zgodność informacji zawartych w fiszkach projektowych i WSW/SW z informacjami zawartymi w liście projektów, stanowiącej element PRS oraz w liście projektów załączonej do Umowy o współpracy. Każdy pracownik oceniający projekty zobowiązany jest do podpisania deklaracji o poufności i bezstronności (załącznik 3.13) przed rozpoczęciem oceny formalnej. Każdy projekt oceniany jest formalnie przez co najmniej dwóch pracowników RWP lub pracowników innych referatów WRR za pomocą karty wstępnej oceny formalnej projektu. Karta wstępnej oceny formalnej projektu stanowi załącznik nr 3.26 do niniejszego Podręcznika. W przypadku wystąpienia rozbieżnych ocen, ostateczną decyzję o wyniku wstępnej oceny formalnej podejmuje kierownik RWP. W przypadku, gdy projekt spełnia wszystkie kryteria formalne, przekazywany jest do dalszej oceny. W przypadku wyniku negatywnego, pracownik wskazany przez kierownika RWP przygotowuje na podstawie karty wstępnej oceny formalnej uwagi i po podpisaniu ich przez kierownika RWP przekazuje je do RPIR. Termin na uzupełnienia wynosi maksymalnie 5 dni roboczych, od daty doręczenie pisma. W uzasadnionych przypadkach termin ten może zostać wydłużony. Decyzję o wydłużeniu terminu na uzupełnienia podejmuje Marszałek/Wicemarszałek Województwa. 102

103 Po uzupełnieniu dokumentacji i wprowadzeniu korekt w wyznaczonym terminie, fiszki projektowe i WSW/ SW podlegają ponownej ocenie w obowiązującym trybie. Jeżeli wymagane uzupełnienia implikują zmiany w treści PRS, Program również podlega ponownej ocenie formalnej w obowiązującym trybie, w zakresie zapisów, które uległy zmianie. Pracownicy RWP, dokonujący wstępnej oceny formalnej projektów po zakończeniu oceny sporządzają listę projektów, które przeszły pozytywnie, negatywnie ocenę załącznik Lista, po podpisaniu przez kierownika RWP, przedstawiana jest do zatwierdzenia Dyrektorowi WRR. Złożenie przez Dyrektora WRR podpisu wraz z datą na liście projektów jest podstawą do zakwalifikowania wniosku do dalszego etapu oceny, tj. przekazania do wstępnej oceny merytoryczno-technicznej Ocena merytoryczna Programów Rozwoju Subregionów i wstępna ocena merytoryczno techniczna projektów realizowanych w ramach PRS Ocena merytoryczna PRS oraz wstępna ocena merytoryczna dokumentacji projektowej WSW/ SW powinna być dokonana w terminie nie dłuższym niż 20 dni roboczych od daty pozytywnego zakończenia ocen formalnych. W uzasadnionych przypadkach termin ten może zostać wydłużony. Decyzję o wydłużeniu oceny merytorycznej programu i wstępnej oceny merytoryczno-technicznej projektów podejmuje Marszałek/Wicemarszałek Województwa. Informacja o wydłużeniu terminu oceny merytorycznej zamieszczana jest na stronie internetowej IZ RPO WSL. Ocena merytoryczna PRS Ocena merytoryczna PRS polega na dokonaniu analizy poprawności poszczególnych elementów PRS przede wszystkim spełnienia wymogów określonych w Wytycznych do procedury Projektów Kluczowych oraz Programów Rozwoju Subregionów, wewnętrznej spójności między diagnozą celami - projektami oraz wykonalności i zgodności PRS z regionalnymi dokumentami programowymi (Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Śląskiego na lata , URPO WSL, Strategią Rozwoju Województwa Śląskiego na lata ). Sprawdzenie poprawności PRS pod względem merytorycznym dokonywane jest przez co najmniej dwóch pracowników RPIR za pomocą karty oceny merytorycznej programu, która po wypełnieniu jest podpisywana przez kierownika RPIR. W przypadku wystąpienia rozbieżnych ocen ostateczną decyzję o wyniku oceny merytorycznej podejmuje kierownik RPIR po konsultacjach z pracownikami oceniającymi PRS. Karta oceny merytorycznej programu stanowi załącznik nr 3.35 do niniejszego Podręcznika. Program otrzymuje pozytywną ocenę merytoryczno-techniczną w przypadku, gdy suma punktów przekracza 70% punktacji maksymalnej. W przypadku wyniku negatywnego, pracownik wskazany przez kierownika RPIR przygotowuje na podstawie karty oceny merytorycznej programu propozycję pisma do Reprezentacji Subregionu z informacją o stwierdzonych uchybieniach i możliwości ich usunięcia we wskazanym w piśmie terminie. Termin na uzupełnienie wynosi maksymalnie 5 dni roboczych, od daty doręczenia pisma. W uzasadnionych przypadkach termin ten może zostać wydłużony. Decyzję o wydłużeniu terminu na uzupełnienia podejmuje Marszałek/Wicemarszałek Województwa. 103

104 Po akceptacji i podpisaniu pisma przez kierownika RPIR oraz Dyrektora WRR, pracownik RPIR za pośrednictwem sekretariatu wysyła pismo do Reprezentacji Subregionu drogą pocztową za potwierdzeniem odbioru oraz faksem lub drogą elektroniczną. Do czasu uzyskania odpowiedzi od Reprezentacji Subregionu procedura weryfikacyjna zostaje wstrzymana. Po uzupełnieniu dokumentacji i wprowadzeniu korekt w wyznaczonym terminie, PRS podlega ponownej ocenie merytorycznej w obowiązującym trybie. Uzupełnieniu lub poprawie mogą podlegać wyłącznie elementy wskazane do poprawy lub uzupełnienia (chyba, że wprowadzane zgodnie z wezwaniem do uzupełnienia zmiany implikują kolejne - wówczas Reprezentacja Subregionu wprowadza dodatkowe korekty i przekazuje pisemną informację o dokonanych dodatkowych zmianach). Jeśli Reprezentacja Subregionu zauważy w PRS błędy merytoryczne, niewskazane przez RPIR, poprawia je, informując jednocześnie o tym fakcie w piśmie przewodnim oraz przedstawia stosowne wyjaśnienia. Wstępna ocena merytoryczno-techniczna projektów realizowanych w ramach PRS Wstępna ocena merytoryczno-techniczna projektów dotyczy weryfikacji złożonej dokumentacji projektowej (fiszki projektowe, WSW/SW) pod kątem stopnia spełnienia kryteriów zatwierdzonych przez Komitet Monitorujący RPO WSL. Ocenę taką przeprowadzają Komisje Oceny Projektów (KOP), składające się ze specjalistów w dziedzinach objętych wsparciem w ramach RPO WSL. Proces powoływania KOP oraz organizacja pracy odbywa się analogicznie jak w procedurze konkursowej opisanej w pkt Wstępnej ocenie merytoryczno technicznej podlegają projekty z listy głównej PRS. Projekty z listy rezerwowej nie podlegają wstępnej ocenie merytoryczno-technicznej. Przedłożona do wstępnej oceny merytoryczno technicznej dokumentacja projektowa (fiszki projektowe oraz WSW/ SW) sprawdzana jest przez dwóch ekspertów za pomocą karty wstępnej oceny merytoryczno-technicznej projektu w oparciu o kryteria zatwierdzone przez Komitet Monitorujący RPO WSL. Karta wstępnej oceny merytorycznotechnicznej projektu stanowi załącznik nr 3.21 do niniejszego Podręcznika. Wszystkie osoby biorące udział w posiedzeniu KOP zobowiązane są do podpisania deklaracji o poufności (załącznik nr 3.17). W przypadku wypełniania przez członków KOP kart oceny merytoryczno-technicznej w wersji elektronicznej, każdy Członek winien podpisać deklarację o zachowaniu poufności informacji w przypadku oceny projektów przy użyciu elektronicznych nośników danych (załącznik 3.44). W przypadku znacznych rozbieżności w końcowych ocenach projektu, lub w przypadku skrajnych ocen któregokolwiek z kryteriów, dokonanych przez poszczególnych ekspertów, przeprowadza się dyskusję w celu usunięcia rozbieżności. Jeśli dyskusja nie przyniesie skutku, oceny projektu dokonuje inna para ekspertów w ramach obradującej KOP lub dodatkowi eksperci powołani do oceny danego projektu. Ponowna ocena projektu jest wiążąca tylko i wyłącznie w sytuacji, gdy nie występują znaczne rozbieżności w ocenie projektu. Wstępna dokumentacja projektowa może być oceniona pozytywnie lub negatywnie. W przypadku projektów pozytywnie ocenionych, możliwe jest sporządzenie przez ekspertów rekomendacji/uwag do projektu, do których powinni zastosować się beneficjenci. 104

105 Komisja Oceny Projektów w celu dokonania rzetelnej oceny może poprosić o dodatkowe wyjaśnienia odnośnie projektu. Termin złożenia wyjaśnień ustala IZ RPO WSL. W przypadku, gdy eksperci KOP wykryją błędy w opracowaniu wstępnej dokumentacji możliwe do poprawy sporządzają rekomendację zmian, które powinny zostać wprowadzone na etapie przygotowywania pełnej dokumentacji wniosku aplikacyjnego oraz studiom wykonalności. W przypadku, gdy podczas oceny eksperci wykryją poważne błędy, których nie można poprawić lub usunąć, projekt otrzymuje ocenę negatywną i nie podlega dalszej procedurze wyboru. Ostateczny zakres projektu musi zyskać akceptację IZ RPO WSL. W przypadku zastrzeżeń IZ RPO WSL do projektu/ projektów, negatywnej oceny eksperckiej, projekt/ projekty mogą zostać wykreślone z listy głównej PRS i zastąpione projektem/ projektami z listy rezerwowej. Wynikiem wstępnej oceny merytoryczno technicznej jest przyporządkowanie projektów do grupy projektów pozytywnie ocenionych oraz grupy projektów negatywnie ocenionych. Wzór listy rankingowej projektów stanowi załącznik nr 3.36 do niniejszego Podręcznika. Listę rankingową projektów po wstępnej ocenie akceptuje Dyrektor WRR. Po każdym posiedzeniu KOP, sekretarz sporządza raport dzienny. Po zakończeniu oceny przez KOP, sekretarz sporządza raport zbiorczy wstępnej oceny merytoryczno-technicznej projektów realizowanych w ramach PRS. Raporty podpisywane są przez Sekretarza KOP. Wzór raportu dziennego oraz zbiorczego stanowią odpowiednio załączniki nr 3.28 oraz 3.29 do niniejszego Podręcznika. Po zakończeniu oceny PRS oraz wstępnej oceny formalnej i merytoryczno technicznej projektów złożonych w ramach programów, pracownik RWP wskazany przez kierownika RWP przygotowuje pismo do przedstawicieli subregionu z informacją o wynikach oceny oraz ewentualne rekomendacje zmian. Rekomendacje po wstępnej ocenie nie są dla beneficjentów obligatoryjne, a jedynie stanowią wskazówkę w jaki sposób przygotować dobrze wniosek by spełniał kryteria merytoryczno-techniczne. Beneficjent wprowadza rekomendacje na etapie składania kompletnego wniosku o dofinansowanie. Po akceptacji i podpisaniu pisma przez Dyrektora WRR, pracownik za pośrednictwem sekretariatu wysyła pismo do przedstawicieli subregionu drogą pocztową za potwierdzeniem odbioru oraz faksem lub drogą elektroniczną. Informacja o zakończeniu etapu oceny i kwalifikowania do dofinansowania Programów Rozwoju Subregionów umieszczana jest na stronie internetowej IZ RPO WSL. Podjęcie decyzji o dofinansowaniu Programu Rozwoju Subregionu Na podstawie wyników oceny PRS oraz wstępnej oceny formalnej i merytoryczno technicznej projektów sporządzany jest projekt uchwały Zarządu Województwa o dofinansowaniu PRS. Uchwała oznacza wstępną deklarację dofinansowania projektów, które pozytywnie przeszły wstępną ocenę formalną i merytoryczno-techniczną. W przypadku, gdy część projektów negatywnie przeszła etap wstępnej oceny, w uchwale jest również wskazana niezagospodarowana kwota środków w wysokości dofinansowania projektów, które zostały wykreślone z listy PRS. Pracownik RPIR przygotowuje projekt uchwały Zarządu Województwa, a następnie przekłada go do akceptacji kierownikowi RPIR, kierownikowi RWP oraz Dyrektorowi WRR. Po zaakceptowaniu dokumentów przez Dyrektora WRR, pracownik RPIR przekazuje 105

106 projekt uchwały do ZOP. Po uzyskaniu pozytywnej opinii ZOP, projekt przekazywany jest pod obrady Zarządowi Województwa. Podjęta przez Zarząd Województwa uchwała o dofinansowaniu PRS przekazywana jest do RPIR, który przekazuje informacje o dofinansowaniu Reprezentacji Subregionu (za pośrednictwem poczty oraz pocztą elektroniczną lub faksem). Następnie RPIR przekazuje Uchwałę do RWP. W terminie 1 miesiąca od dnia podjęcia uchwały o dofinansowaniu PRS Reprezentacja Subregionu zobligowana jest złożyć w sekretariacie WRR aneks do umowy o współpracy w sprawie realizacji PRS, zatwierdzający zmiany w Programie oraz wszelkich załącznikach do umowy, wynikające z zastąpienia projektów negatywnie ocenionych projektami z listy rezerwowej lub nową umowę o współpracy w sprawie realizacji PRS. W przypadku otrzymania aneksu od reprezentacji subregionu, przygotowuje się projekt uchwały Zarządu Województwa zmieniającej uchwałę o dofinansowaniu PRS, którą zatwierdza się warunkowo dofinansowanie Programu po zmianach, wraz z zaktualizowaną listą projektów. W przypadku gdy zmiany nie przekraczają 20% (w zakresie listy projektów, wartości projektów, wartości wskaźników) IZ RPO WSL akceptuje je w formie uchwały, przyjmującej zmiany do Programu i zmieniającej uchwałę o akceptacji PRS. W przypadku wystąpienia większych zmian przyjęcie uchwały poprzedza ponowna ocena programu zgodnie z procedurą opisaną w punktach i Następnie przygotowuje się projekt uchwały Zarządu Województwa przyjmującej zmiany do programu i zmieniającej uchwałę o akceptacji PRS. Projekt uchwały przedkładany jest kierownikowi RPIR i kierownikowi RWP, a następnie przekazywany jest do akceptacji Dyrektorowi WRR. Po uzyskaniu akceptacji Dyrektora WRR, pracownik RPIR przekazuje projekt uchwały do ZOP. Po uzyskaniu pozytywnej opinii ZOP, projekt uchwały przekazywany jest pod obrady Zarządowi Województwa. Po podjęciu przez Zarząd Województwa uchwały odnośnie wprowadzania zmian do PRS jest ona przekazywana do RPIR, który przekazuje informację Reprezentacji Subregionu (za pośrednictwem poczty oraz maila lub faksu), a następnie przekazuje uchwałę do RWP. W przypadku nieotrzymania zmian do programu, pracownik RPIR przygotowuje projekt uchwały Zarządu Województwa anulujący niezagospodarowaną pulę środków PRS. Projekt uchwały przedkładany jest kierownikowi RPIR i kierownikowi RWP, a następnie przekazywany jest do akceptacji Dyrektorowi WRR. Po uzyskaniu akceptacji Dyrektora WRR, pracownik RPIR przekazuje projekt uchwały do ZOP. Po uzyskaniu pozytywnej opinii ZOP, projekt uchwały przekazywany jest pod obrady Zarządowi Województwa. Po podjęciu przez Zarząd Województwa uchwały odnośnie anulowania niezagospodarowanych środków dokumentacja przekazywana jest do RPIR, który przekazuje informację Reprezentacji Subregionu (za pośrednictwem poczty oraz maila lub faksu), następnie RPIR przekazuje uchwałę do RWP. Niezagospodarowane w ramach PRS środki realokowane są do puli konkursowej RPO WSL. Po przyjęciu uchwały o dofinansowaniu PRS na stronie internetowej IZ RPO WSL zamieszczana jest informacja o projektach dofinansowanych w ramach PRS. W ogłoszeniu RWP umieszcza m.in. następujące dane: beneficjent projektu, tytuł projektu, 106

107 wartość przyznanego dofinansowania. Uchwała o dofinansowaniu PRS umieszczana jest w Biuletynie Informacji Publicznej UMWŚ. Dopuszcza się możliwość zmian w zakresie projektu PRS po podjęciu decyzji o dofinansowaniu PRS. Wprowadzenie modyfikacji w zakresie projektu PRS wymaga każdorazowo akceptacji Dyrektora/ Z-ca Dyrektora WRR. W przypadkach szczególnie skomplikowanych i/ lub znacznych zmian w projekcie akceptacji dokonuje Marszałek/Wicemarszałek Województwa Nabór i rejestracja wniosków o dofinansowanie w ramach Programów Rozwoju Subregionów Po zatwierdzeniu, przez IZ RPO WSL Programu Rozwoju Subregionu, beneficjenci programu składają do IZ RPO WSL wnioski o dofinansowanie oraz komplet niezbędnej dokumentacji projektowej dla poszczególnych inwestycji w odpowiedzi na informację o naborze wniosków. Informacja o naborze wniosku o dofinansowanie projektów w ramach PRS publikowana jest na stronie internetowej IZ RPO WSL, ponadto reprezentacja subregionu jest pisemnie informowana o naborze wniosków. Za przygotowanie treści informacji o naborze wniosków o dofinansowanie projektów w ramach PRS odpowiada pracownik RWP. Informacja o naborze powinna zawierać następujące informacje: rodzaj projektów podlegających dofinansowaniu - Priorytet i Działanie, typ projektu na które prowadzony jest nabór, rodzaj podmiotów, które mogą ubiegać się o dofinansowanie, formułę naboru, wymagany termin i miejsce przyjmowania wniosków, formę składania wniosków, wysokość indykatywnej kwoty przeznaczonej do rozdysponowania w ramach naboru, maksymalny procentowy poziom dofinansowania, maksymalną kwotę dofinansowania pojedynczych projektów, jeżeli została ustalona, kryteria wyboru projektów, wzór wniosku o dofinansowanie projektu, wzór umowy o dofinansowanie, regulamin naboru wniosków o dofinansowanie projektów. Termin ostateczny składania projektów w ramach PRS to 31 grudnia 2009 r. (w przypadku projektów mających na celu zagospodarowanie oszczędności powstałych w trakcie realizacji PRS do 31 grudnia 2011 r. oraz do 31 grudnia 2012 r.). Dalszy etap procesu naboru i rejestracji wniosków odbywa się analogicznie do procedury konkursowej opisanej w pkt

108 3.3.7 Ocena wniosków o dofinansowanie w ramach Programów Rozwoju Subregionów Ocena formalna i ocena merytoryczno techniczna wniosków odbywa się analogicznie do procedury konkursowej, w oparciu o kryteria zatwierdzone przez Komitet Monitorujący RPO WSL zgodnie z procedurą opisaną w pkt Podręcznika. Ocena formalna i merytoryczno-techniczna wniosków odbywa się w oparciu o najaktualniejsze dokumenty, instrukcje i wytyczne (stanowiące element ogłoszenia o naborze) obowiązujące w dniu złożenia wniosku aplikacyjnego. Procedura przeprowadzania oceny jest zgodna z Podręcznikiem obowiązującym w dniu rozpoczęcia danego etapu oceny. Na etapie oceny możliwe będzie uzupełnianie dokumentacji projektowej, aż do momentu, gdy spełniać ona będzie wszystkie niezbędne wymogi zdefiniowane przez IZ RPO WSL. W uzasadnionych przypadkach Dyrektor WRR/ Zastępca WRR podejmuje decyzję o wyznaczeniu indywidualnych terminów oceny dla projektu PRS (zarówno o skróceniu tego terminu, jak i o wydłużeniu go). Jednakże termin ostateczny zakończenia oceny formalnej i merytoryczno-technicznej wszystkich projektów realizowanych w ramach PRS to 30 czerwca 2010 r. (w przypadku projektów mających na celu zagospodarowanie oszczędności powstałych w trakcie realizacji PRS do 31 marca 2012 r. oraz do 31 marca 2014 r). W uzasadnionych przypadkach Zarząd Województwa może wydać decyzję o wydłużeniu powyższych terminów oceny Podjęcie decyzji o dofinansowaniu realizacji projektów w ramach Programu Rozwoju Subregionu Na podstawie oceny formalnej i merytoryczno technicznej projektów realizowanych w ramach PRS sporządzany jest projekt uchwały Zarządu Województwa o przyjęciu wyników oceny merytoryczno-technicznej, która przyjmowana jest w terminie 15 dni roboczych od zakończenia oceny. Następnie przygotowywany jest projekt uchwały Zarządu Województwa o dofinansowaniu danego projektu. Pracownik RWP przygotowuje projekt uchwały, który jest przedkładany do akceptacji koordynatora RWP i kierownika RWP oraz Dyrektora WRR/ Zastępcę Dyrektora WRR. Po zaakceptowaniu przez Dyrektora WRR/ Zastępcę Dyrektora WRR, pracownik RWP przekazuje projekt uchwały Zarządu Województwa do ZOP. Po uzyskaniu pozytywnej opinii ZOP, projekt uchwały przekazywany jest pod obrady Zarządowi Województwa. Na podstawie przedłożonych informacji, Zarząd Województwa w terminie 15 dni roboczych podejmuje uchwałę o dofinansowaniu projektu w ramach PRS. Podjęta przez Zarząd uchwała wraz z kompletem dokumentów niezbędnych do podpisania umowy dofinansowania projektu (oryginały i kopie wniosków wraz załącznikami), przekazywana jest kierownikowi RKP za pośrednictwem pracownika RWP, wyznaczonego w tym celu przez kierownika RWP/ koordynatora RWP. Informacje o wyborze projektów realizowanych w ramach PRS umieszczona jest na stronie internetowej IZ RPO WSL, a uchwała Zarządu Województwa o wyborze projektów umieszczana jest w Biuletynie Informacji Publicznej UMWŚ. Po podjęciu decyzji o przyznaniu dofinansowania na stronie internetowej IZ RPO WSL ogłaszane są projekty wyłonione do dofinansowania w ramach realizacji PRS. W ogłoszeniu na stronie internetowej na temat wyłonionych projektów, RWP umieszcza m.in. następujące informacje: - nazwę beneficjenta, 108

109 - tytuł projektu, - wartość przyznanego dofinansowania (w tym środki z RPO WSL). W ciągu 15 dni roboczych od daty podjęcia uchwały RWP informuje Wnioskodawcę o wyborze wniosku przez Zarząd Województwa, bądź o nieprzyznaniu dofinansowania wraz z uzasadnieniem. W przypadku, gdy projekt nie został wyłoniony do dofinansowania, wnioskodawca ma prawo w terminie 14 dni kalendarzowych od otrzymania ww. informacji wnieść protest na zasadach i w trybie opisanym w rozdziale 4 Podręcznika. Pismo informujące Wnioskodawcę o rozstrzygnięciu konkursu przygotowuje pracownik RWP. Po zaakceptowaniu pisma przez kierownika RWP, pracownik RWP przekazuje je do akceptacji do Dyrektora WRR/ Zastępcy Dyrektora WRR. Dyrektor WRR/ Zastępca Dyrektora WRR po zaakceptowaniu treści i formy pisma, podpisuje je. Pracownik RWP przygotowujący pismo, wysyła je Wnioskodawcy za pośrednictwem sekretariatu WRR pocztą oraz faksem lub drogą elektroniczną. Za doręczenie uznaje się przesłanie pisma za zwrotnym potwierdzeniem odbioru oraz za pomocą faksu lub poczty elektronicznej na numer/ adres podany we wniosku. Za doręczenie uznaje się datę otrzymania pisma wysłanego listem za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. W Krajowym systemie informatycznym zmiana statusu wniosku zgłoszonego w ramach PRS rejestrowana jest analogicznie do konkursowej ścieżki wyboru projektów Tryb zmiany Programów Rozwoju Subregionów Program Rozwoju Subregionu może zostać zmieniony (zaktualizowany) na polecenie IZ RPO WSL lub w związku z decyzją Subregionu. Zmiany mogą dotyczyć w szczególności obniżenia kwoty dofinansowania programu w wyniku wystąpienia kwot niewykorzystanych oraz wykorzystania oszczędności wygenerowanych w trakcie realizacji PRS. Reprezentacja Subregionu zobligowana jest złożyć w sekretariacie WRR aneks do umowy o współpracy w sprawie realizacji PRS, zatwierdzający zmiany w programie oraz listach projektów wraz z załącznikami: egzemplarzem zaktualizowanego programu, listą projektów podstawowych oraz listą projektów rezerwowych. W przypadku wystąpienia większych zmian, przekraczających 20% (w zakresie listy projektów, wartości projektów, wartości wskaźników), konieczne jest przeprowadzenie ponownej oceny programu, zgodnie z procedurą opisaną w punktach i IZ RPO WSL akceptuje zaktualizowany program w formie uchwały Zarządu Województwa zmieniającej pierwotną uchwałę o dofinansowaniu PRS. Pracownik RPIR przygotowuje projekt uchwały, który przedkładany jest kierownikowi RPIR, a następnie przekazywany do akceptacji Dyrektorowi WRR. Po uzyskaniu akceptacji Dyrektora WRR, pracownik RPIR przekazuje projekt uchwały do ZOP. Po uzyskaniu pozytywnej opinii ZOP, projekt uchwały przekazywany jest pod obrady Zarządowi Województwa. Po podjęciu przez Zarząd Województwa uchwały odnośnie wprowadzania zmian do PRS jest ona przekazywana do RPIR, który przekazuje informację Reprezentacji Subregionu (za pośrednictwem poczty oraz maila lub faksu), a następnie przekazuje uchwałę do RWP. W przypadku, gdy powstaną oszczędności w wyniku realizacji PRS, IZ RPO WSL informuje o tym Reprezentację Subregionu przed planowaną aktualizacją programu. O sposobie ich 109

110 wykorzystania decyduje Subregion, mając na uwadze zasady uzgodnione uprzednio z IZ RPO WSL. Subregion może wskazać projekty z listy rezerwowej proponowane do przesunięcia na listę podstawową PRS. W tej sytuacji do zaktualizowanego programu załącza informacje o zmianach w tych projektach wraz z deklaracjami beneficjentów odnośnie terminu złożenia przez nich wniosku o dofinansowanie. IZ RPO WSL informuje Subregion w przypadku występowania jakichkolwiek zastrzeżeń do przedstawionych projektów oraz zaleca ewentualne korekty. Wybrane projekty podlegają dalszej procedurze oceny i dofinansowania dla projektów Programu Rozwoju Subregionu zgodnie z procedurą opisaną w pkt Podręcznika. Określa się następujące terminy dla projektów PRS przesuniętych do realizacji na skutek zagospodarowania oszczędności: a) złożenie wniosków o dofinansowanie do 31 grudnia 2011 r. b) zakończenie oceny formalnej i merytoryczno-technicznej do 31 marca 2012 r. c) podpisanie umów o dofinansowanie projektów do 30 czerwca 2012 r. W przypadku niedotrzymania terminów, wskazanych w pkt a) i b), projekt nie będzie podlegał dalszej procedurze oceny, natomiast w przypadku niedotrzymania terminu wskazanego w pkt c) nie będzie możliwe podpisanie umowy o dofinansowanie projektu. Z uwagi na konieczność zachowania ww. terminów, projekty na ocenie formalnej podlegać będą dwukrotnemu uzupełnieniu/ poprawie. Jeżeli w tym czasie wniosek nie zostanie właściwie poprawiony, nie będzie podlegał dalszej procedurze oceny. W przypadku braku projektów rezerwowych możliwych do przesunięcia (nie przewidziano ich w danym działaniu PRS, beneficjenci wszystkich projektów rezerwowych zgłosili deklaracje o rezygnacji z realizacji projektu w ramach PRS) Subregion może zgłosić propozycję podniesienia dofinansowania (zarówno poziomu kwotowego jak i procentowego) projektów z listy podstawowej Programu. W takiej sytuacji konieczne jest dołączenie do zaktualizowanego programu stosownych deklaracji o rezygnacji wszystkich beneficjentów projektów z listy rezerwowej. Po podjęciu uchwały zatwierdzającej zaktualizowany PRS przez Zarząd Województwa RPIR przekazuje do RKP informację na temat projektów, których dofinansowanie uległo zwiększeniu Wprowadzanie zmian do treści uchwały Zarządu Województwa w sprawie wyboru projektów Zmiany treści uchwały lub załącznika do uchwały Zarządu Województwa dokonuje się analogicznie do procedury konkursowej RPO WSL, zgodnie z pkt Podręcznika. 3.4 Procedura konkursowa specjalna Nabór wniosków w ramach RPO WSL może być prowadzony również w trybie konkursu specjalnego tzn. bez sprecyzowania terminu, do którego mogą być składane wnioski o dofinansowanie projektu, zgodnie z przyjętym harmonogramem konkursów w ramach RPO WSL. W ramach konkursu specjalnego wnioski można składać stale, aż do przekroczenia ustalonej przez IZ RPO WSL w ogłoszeniu konkursowym puli środków. Kwota, po przekroczeniu której następuje określenie terminu zamknięcia naboru wniosków stanowi wysokość alokacji przewidzianej do zakontraktowania w ramach 110

111 danego konkursu lub jej wielokrotność. Wielokrotność alokacji ustalana jest każdorazowo w danym ogłoszeniu konkursowym. Każdy wniosek jest wypełniany i składany elektronicznie za pomocą aplikacji EWA. Wersja papierowa, w wymaganej liczbie egzemplarzy jest dostarczana osobiście, przez posłańca. Termin złożenia projektu rozumiany jest jako moment zarejestrowania wniosku w Lokalnym Systemie Informatycznym przez pracownika RWP. Po dokonaniu rejestracji doręczyciel otrzymuje na miejscu dowód wpływu wniosku opatrzony podpisem i datą. Wzór dowodu wpływu wniosku o dofinansowanie stanowi załącznik nr 3.3 do Podręcznika. Następnie, po zarejestrowaniu wniosku w LSI, pracownik RWP nadaje mu kolejny numer na wykazie wniosków z naboru dla danego działania/ poddziałania, stanowiącej załącznik nr 3.4 do Podręcznika. Dla konkursów specjalnych przyjmuje się zasadę, iż jeden beneficjent może złożyć jeden wniosek o dofinansowanie w ramach naboru. Kolejne wnioski tego samego beneficjenta nie będą podlegały rejestracji w Lokalnym Systemie Informatycznym przez pracownika RWP oraz nie będą oceniane. W momencie, gdy wysokość wnioskowanego dofinansowania w ramach złożonych wniosków przekroczy, bądź będzie równa kwocie określonej w ogłoszeniu, IZ RPO WSL publikuje na stronie internetowej stosowną informację, wskazując między innymi termin zablokowania możliwości składania wersji elektronicznej wniosku za pomocą aplikacji EWA oraz zakończenia rejestracji wniosków. Wnioski o dofinansowanie złożone po zakończeniu konkursu nie są rejestrowane i nie podlegają dalszej procedurze. W uzasadnionych przypadkach zamknięcie naboru może nastąpić przed przekroczeniem wyznaczonej kwoty w wyniku decyzji Marszałka/Wicemarszałka Województwa. Ocena formalna i merytoryczno-techniczna dla konkursu specjalnego prowadzona jest z zachowaniem etapów określonych dla zwykłego konkursu zamkniętego jednakże terminy oceny liczone są indywidualnie dla każdego projektu. Ocena formalna projektu dokonywana jest niezwłocznie po złożeniu projektu, jednakże nie później niż w terminie 50 dni roboczych od dnia złożenia wniosku o dofinansowanie. Jeśli w wyniku oceny formalnej wniosek skierowany jest do uzupełnienia, to do czasu uzyskania odpowiedzi od wnioskodawcy wstrzymany zostaje bieg terminu na ocenę formalną wniosku. Wskazany beneficjentowi termin na uzupełnienie bądź poprawę dokumentacji nie może wynosić więcej niż 5 dni roboczych. Ocena merytoryczno-techniczna wniosku o dofinansowanie jest przeprowadzana indywidualnie dla każdego projektu, niezwłocznie po pozytywnym zakończeniu oceny formalnej, jednakże w terminie nie dłuższym niż 45 dni od dnia zatwierdzenia przez Dyrektora WRR/ Zastępcę Dyrektora WRR wyników indywidualnej oceny projektu. Wzór karty wyników oceny formalnej dla projektu stanowi załącznik nr 3.45 do Podręcznika. Po zakończeniu oceny merytoryczno technicznej wszystkich projektów, które wpłynęły w ramach naboru, IZ RPO WSL sporządza listę rankingową rekomendowanych przez KOP do dofinansowania projektów, uszeregowanych zgodnie z ilością uzyskanych punktów w wyniku oceny merytoryczno-technicznej. Wzór listy rankingowej stanowi załącznik nr 3.24 do Podręcznika. Lista rekomendowanych przez KOP projektów uszeregowanych zgodnie z ilością uzyskanych punktów przedkładana jest pod obrady Zarządu Województwa w ciągu 15 dni roboczych od daty zakończenia oceny merytoryczno technicznej wszystkich projektów, które wpłynęły w ramach naboru. 111

112 Na podstawie przedłożonych informacji tj. listy rekomendowanych przez KOP projektów, Zarząd Województwa podejmuje w terminie 15 dni roboczych uchwałę o wyborze projektów do dofinansowania. Każda zmiana kolejności wniosków na liście projektów wybranych do dofinansowania w stosunku do listy rankingowej, następująca w wyniku podjęcia decyzji IZ RPO WSL o przyznaniu dofinansowania, musi zostać uzasadniona. Wnioski o dofinansowanie, które przejdą pozytywnie weryfikację merytorycznotechniczną, a z powodu wyczerpania środków nie otrzymają dofinansowania umieszczane są na liście rezerwowej. W przypadku rezygnacji bądź odmowy podpisania umowy przez wnioskodawcę, któremu przyznane zostało dofinansowanie, na jego miejsce umieszczany zostaje projekt wnioskodawcy z listy rezerwowej zgodnie z procedurą przedstawioną w rozdziale Podręcznika. 3.5 Realizacja projektów własnych IZ RPO WSL z wyłączeniem Pomocy Technicznej IZ RPO WSL może składać wnioski o dofinansowanie na realizację projektów własnych, zarówno w trybie konkursowym, jak i w ramach projektów kluczowych. Wniosek aplikacyjny wraz z niezbędną dokumentacją przygotowywany jest przez właściwy wydział merytoryczny UM WŚ, odpowiedzialny za dziedzinę będącą przedmiotem wniosku. Ścieżka naboru, rejestracji wniosku w lokalnym systemie informatycznym, oceny formalnej i merytorycznej projektu własnego odpowiada procedurze oceny wniosków opisanej odpowiednio w pkt i 3.2. Podręcznika. Zgodnie z zapisami ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju z dnia 6 grudnia 2006 roku, art. 28,ust. 2, pkt. 1, podstawę dofinansowania projektu własnego stanowi decyzja podjęta przez IZ RPO WSL (tj. Zarząd Województwa), mająca formę uchwały Zarządu Województwa.W związku z powyższym, procedura wyboru projektów własnych IZ RPO WSL do dofinansowania odpowiada procedurze przewidzianej dla wniosków składanych w trybie konkursowym, jak i w ramach projektów kluczowych opisanej odpowiednio w pkt. 3.1 (3.1.4) i 3.2 (3.2.6) Podręcznika. IZ RPO WSL zapewnia odpowiednie rozdzielenie funkcji związanych z realizacją projektów własnych zgodnie z art. 58 lit. b) Rozporządzenia ogólnego. W ramach powyższego zapewnienia przygotowanie, realizację i rozliczenie projektów własnych następuje poza strukturą organizacyjną IZ RPO WSL tj. projekty realizowane są przez odpowiednie wydziały merytoryczne UMWŚ. Ocena i weryfikacja (również finansowa) projektów własnych odbywa się w ramach IZ RPO WSL, w ramach procedur przewidzianych dla projektów innych niż projekty własne IZ RPO WSL, z zapewnieniem rozdzielności organizacyjnej, funkcjonalnej i personalnej w ramach UMWŚ. W Krajowym Systemie Informatycznym zmiana statusu wniosku własnego IZ RPO WSL rejestrowana jest analogicznie do konkursowej ścieżki wyboru projektów. 3.6 Realizacja zadań Pomocy Technicznej Zadania objęte zakresem Pomocy Technicznej realizowane są na podstawie Rocznych Planów Działań. Sposób i tryb przygotowania Rocznego Planu Działań został przedstawiony w rozdziale 13 Podręcznika. Wniosek o dofinansowanie realizacji Rocznego Planu Działań (RPD) dla IZ RPO WSL, odrębnie dla każdego Działania, sporządza Referat ds. pomocy technicznej (RPT). Wzór wniosku o dofinansowanie Rocznego Planu Działań oraz instrukcja jego wypełniania stanowią odpowiednio załączniki nr 3.37 i 3.38 do Podręcznika. 112

113 Pracownik RPT po przygotowaniu wniosku o dofinansowanie Rocznego Planu Działań, przedstawia go kierownikowi RPT do podpisania. Po podpisaniu wniosku przez kierownika RPT, wniosek w dwóch egzemplarzach papierowych wraz z wersją elektroniczną przekazywany jest notatką służbową do kierownika RWP, gdzie przeprowadzana jest ocena formalna i merytoryczno-techniczna w oparciu o kryteria zatwierdzone przez Komitet Monitorujący RPO WSL. Ocena dokonywana jest na kartach oceny formalnej i merytorycznej, które stanowią załącznik nr 3.39 i 3.40 do Podręcznika. Na przeprowadzenie oceny RWP ma 10 dni roboczych od momentu złożenia wniosku. W przypadku stwierdzenia braków, niepoprawności lub niespójności informacji w przygotowanym RPD, niepozwalających na przeprowadzenie oceny formalnej lub merytorycznej kierownik RWP wzywa kierownika RPT w formie notatki służbowej do poprawy wskazanych elementów w wyznaczonym terminie. Po przedłożeniu poprawionej wersji wniosku o dofinansowanie Rocznego Planu Działań (dwóch egzemplarzach w wersji papierowej oraz wersji elektronicznej) następuje ponowne wszczęcie procedury oceny. Po zakończeniu weryfikacji wniosku oraz pozytywnej jego ocenie, RWP przygotowuje projekt uchwały Zarządu Województwa, zatwierdzającej realizację Rocznego Planu Działań, której załącznikiem jest pozytywnie oceniony wniosek o dofinansowanie Rocznego Planu Działań. W tym celu pracownik RWP przygotowuje projekt uchwały Zarządu Województwa, który jest przedkładany do akceptacji kierownika RWP. Kierownik RWP przekazuje projekt do akceptacji Dyrektorowi WRR. Po zaakceptowaniu dokumentów przez Dyrektora, pracownik RWP przekazuje projekt uchwały Zarządu Województwa do Zespołu Obsługi Prawnej (ZOP). Po uzyskaniu pozytywnej opinii ZOP, projekt uchwały przekazywany jest pod obrady Zarządowi Województwa. Podstawę dofinansowania zadań realizowanych w ramach Pomocy Technicznej stanowi decyzja podjęta przez IZ RPO WSL. Rodzaje ryzyk występujących w procesach dotyczących naboru, oceny i wyboru projektów do dofinansowania L.p. Rodzaj ryzyka Waga ryzyka * Oczekiwany mechanizm kontroli wewnętrznej 1 Nieterminowa realizacja harmonogramu naboru projektów 2 Odpowiedni podział obowiązków i sprawna współpraca wszystkich jednostek zaangażowanych we wdrażanie RPO WSL; System kontroli wewnętrznych realizacji harmonogramu 2 Zbyt późne informowanie w trakcie realizacji projektów o środkach EFRR pozostałych do kontraktowania 2 Odpowiednie przeszkolenie beneficjentów i jednostek odpowiedzialnych za monitoring finansowy RPO WSL o możliwości zakontraktowania pozostałych środków. Elektroniczna baza danych umożliwiająca ocenę pozostałych środków możliwych do zakontraktowania 3 Niezarejestrowanie złożonych wniosków wszystkich 1 Elektroniczna baza danych wniosków, wnioskodawca zainteresowany uzyskaniem potwierdzenia złożenia wniosku wraz z nadanym wnioskowi numerem 4 Nadanie błędnego numeru dla wniosku 1 Elektroniczna baza danych wniosków, nr wniosku nadany automatycznie 113

114 5 Wielokrotne zarejestrowanie tego samego wniosku 1 Elektroniczna baza danych wniosków wraz z narzędziami pozwalającymi na filtrowanie rekordów, nr wniosku nadany automatycznie 6 Nadanie powtarzającego się numeru rejestrującego dla różnych wniosków 1 Elektroniczna baza danych wniosków wraz z narzędziami pozwalającymi na filtrowanie rekordów, nr wniosku nadany automatycznie 7 Ryzyko związane z lukami w numeracji składanych wniosków o pomoc finansową puste numery 1 Elektroniczna baza danych wniosków wraz z narzędziami pozwalającymi na filtrowanie rekordów, nr wniosku nadany automatycznie 8 Ryzyko związane ze złożeniem wniosku przez różnych wnioskodawców na realizację tego samego przedsięwzięcia 1 Elektroniczna baza danych wniosków wraz z narzędziami pozwalającymi na filtrowanie rekordów 10 Złożenie wniosku przez wnioskodawcę nieuprawnionego (podmiot nieuprawniony do uzyskania płatności w ramach danego Priorytetu) 2 Elektroniczna baza danych wniosków wraz z narzędziami pozwalającymi na filtrowanie rekordów oraz listą zamkniętą wnioskodawców, 11 Złożenie wniosku przez wnioskodawcę na projekt niezgodny z RPO WSL i danym Priorytetem 2 Lista sprawdzająca z wykazem wszystkich wymogów formalnych ustanowionych dla każdego projektu, prowadzenie rejestru projektów wpisujących się w dany Priorytet 12 Ocena formalna nie zostanie przeprowadzona dla wszystkich złożonych wniosków 1 Monitoring statusu wniosku w elektronicznej bazie danych, konstruowanie procedur na zasadzie warunkującej wykonanie kolejnego etapu poprzedzającego, zasada dwóch par oczu 13 Ocena formalna nie zostanie przeprowadzona dla wszystkich złożonych wniosków w terminie 2 Monitoring statusu wniosku w elektronicznej bazie danych 14 Złożenie niekompletnego wniosku (tj. na nieodpowiednim formularzu, brak podpisów przez upoważniony podmiot, niekompletnie wypełniony, brak koniecznych załączników, brak gwarancji realizacji przedsięwzięcia) 3 Lista sprawdzająca z wykazem wszystkich wymogów formalnych ustanowionych dla każdego projektu w tym stosowania zabezpieczeń umowy; wprowadzenie jednolitego wzoru wniosków 15 Brak dokumentu potwierdzającego przeprowadzenie oceny formalnej wniosku 1 Monitoring statusu wniosku w elektronicznej bazie danych, Elektroniczna Baza Dokumentów (skany) potwierdzających przeprowadzenie oceny formalnej wniosku; lista sprawdzająca 16 Nieprawidłowo przeprowadzona ocena formalna wniosku 1 Odpowiedni podział obowiązków osób oceniających, zasada dwóch par oczu ; lista sprawdzająca 17 Ocena merytoryczna nie zostanie przeprowadzona dla wszystkich złożonych wniosków 1 Monitoring statusu wniosku w elektronicznej bazie danych, konstruowanie procedur na zasadzie warunkującej wykonanie kolejnego etapu procesu od wyniku czynności etapu poprzedzającego, zasada dwóch par oczu 18 Ocena merytoryczna nie zostanie przeprowadzona w odpowiednim terminie dla wszystkich złożonych wniosków 2 Monitoring statusu wniosku w elektronicznej bazie danych, konstruowanie procedur na zasadzie warunkującej wykonanie kolejnego etapu procesu od wyniku czynności etapu poprzedzającego, zasada dwóch par oczu 19 Złożony wniosek będzie dotyczył przedsięwzięcia sfinansowanego wcześniej w ramach innego programu lub priorytetu 2 Elektroniczna baza danych na poziomie krajowym 114

115 20 W ramach konkursu wpłynie mała ilość wniosków 2 Odpowiednio przeprowadzona akcja informacyjnopromocyjna 21 Uzyskanie dofinansowania przez rodzaj podmiotu, który nie jest uprawniony do uzyskania płatności w ramach danego Priorytetu lub na projekt niezgodny z RPO WSL i danym Priorytetem. 3 Lista sprawdzająca z wykazem wszystkich wymogów merytorycznych ustanowionych dla każdego projektu 22 Ryzyko braku udokumentowania przeprowadzonych kontroli formalnych i merytorycznych 1 Obowiązek stosowania list sprawdzających oraz wprowadzania wyników oceny do lokalnego systemu informatycznego. 23 Nieprawidłowo przeprowadzona ocena merytoryczno-techniczna 2 Odpowiedni dobór ekspertów oceniających projekty, zasada dwóch par oczu, karta oceny merytoryczno-technicznej 24 Trafność decyzji odnośnie środków pozostałych do wykorzystania 1 Analiza najbardziej efektywnych wariantów wykorzystania środków pozostałych do zakontraktownaia. *waga ryzyka: 1 niska 2 średnia 3 wysoka 115

116 4 Procedura odwoławcza od wyniku oceny projektów 4.1 Postanowienia ogólne Podstawę prawną procedury rozpatrywania protestów w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata stanowi ustawa z dnia 6 grudnia 2006 roku o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (tekst jednolity Dz. U. z 2009r., Nr 84, poz. 712 z późn. zm.). Niniejsza procedura została przygotowana w oparciu o Wytyczne w zakresie wymogów, jakie powinny uwzględniać procedury odwoławcze ustalone dla programów operacyjnych dla konkursów ogłaszanych od dnia 20 grudnia 2008 r. opracowane przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego. Do postępowania w zakresie ubiegania się oraz udzielania dofinansowania ze środków pochodzących z budżetu państwa lub ze środków zagranicznych na podstawie ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks Postępowania Administracyjnego. Zgodnie z brzmieniem art. 30b ust. 1 ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju, w systemie realizacji RPO WSL przewidziano, iż wnioskodawcy przysługuje prawo wniesienia protestu - jako jedynego środka odwoławczego na etapie przedsądowym w niżej wymienionych przypadkach: 1. Kiedy projekt został odrzucony na etapie oceny formalnej z uwagi na niespełnienie kryteriów formalnych lub/ i uzyskał negatywną ocenę projektu na etapie oceny merytoryczno technicznej (dotyczy projektów, które uzyskały poniżej 60% maksymalnej liczby punktów). 2. Kiedy projekt otrzymał pozytywną ocenę merytoryczno-techniczną (na etapie oceny merytoryczno technicznej projekt uzyskał, co najmniej 60% maksymalnej liczby punktów i został umieszczony na liście rezerwowej) dotyczy wyłącznie wniosków o dofinansowanie, składanych w ramach konkursów ogłaszanych od dnia 1 października 2009 roku. Informacja o przysługujących wnioskodawcy środkach odwoławczych umieszczana jest w ogłoszeniu o naborze wniosków zamieszczonym na stronie internetowej IZ RPO WSL. Dodatkowo, wnioskodawca w pisemnej informacji o negatywnej ocenie wniosku o dofinansowanie, a także w pisemnej informacji o pozytywnej ocenie merytorycznotechnicznej wniosku umieszczonego na liście rezerwowej jest informowany o: możliwości wniesienia protestu, terminie, w jakim powinien zostać wniesiony protest, sposobie wniesienia protestu, instytucji, do której powinien zostać wniesiony protest. W przypadku wniosków o dofinansowanie składanych w ramach konkursów ogłaszanych od dnia 1 października 2009 roku, złożenie środka odwoławczego będzie przysługiwało także wnioskodawcom, których projekty otrzymały pozytywną ocenę merytorycznotechniczną i zostały umieszczone na liście rezerwowej. Wnioskodawca w pisemnej informacji o ocenie wniosku o dofinansowanie jest informowany o: możliwości wniesienia protestu; terminie, w jakim powinien zostać wniesiony protest; sposobie wniesienia protestu;

117 instytucji, do której powinien zostać wniesiony protest. Instytucją rozpatrującą protest jest IZ RPO WSL. Za rozpatrzenie protestu odpowiadają pracownicy Referatu ds. protestów (RPR). Pracownicy RPR zobowiązani są do podpisania deklaracji o poufności i bezstronności (załącznik 4.1). Wszczęcie procedury odwoławczej nie wstrzymuje biegu procedury dalszej oceny i wyboru do dofinansowania i podpisania umowy o dofinansowanie pozostałych projektów. Procedura rozpatrywania protestów w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata ma zastosowanie do wyboru projektów we wszystkich trybach przewidzianych dla RPO WSL (konkursowym, indywidualnym oraz systemowym). Procedura odwoławcza przedstawiona została schematycznie w załączniku 1.5 do niniejszego Podręcznika. 4.2 Sposób, zakres i forma wniesienia protestu Przez protest rozumie się zakwestionowanie w formie pisemnej oceny wniosku o dofinansowanie, co oznacza, że nie może być przekazany drogą elektroniczną, ani za pomocą faksu oraz musi być podpisany w sposób czytelny przez wnioskodawcę lub przez osobę upoważnioną (w tym przypadku do protestu załącza się odpowiednie upoważnienie). Protest może dotyczyć wyniku oceny formalnej lub/ i merytorycznotechnicznej projektu. Wnioskodawca w proteście jest zobowiązany do tego, aby odnieść się do kryteriów wyboru projektów stanowiących załącznik nr 6 do URPO WSL i przyjętych przez Komitet Monitorujący RPO WSL oraz przedstawić uzasadnienie swojego stanowiska w stosunku do każdego z kwestionowanych kryteriów z osobna. W przypadku gdy projekt został odrzucony z powodu tylko jednego kryterium wskazanym w piśmie informującym o ocenie, wnioskodawca nie ma obowiązku powoływania zaskarżonego kryterium w proteście. Wnioskodawca powinien przedstawić argumenty wskazujące, iż ocena projektu w ramach każdego z kwestionowanych kryteriów/ kryterium została przeprowadzona w sposób niewłaściwy. Wnioskodawca powinien przedstawić argumenty wskazujące, iż ocena projektu w ramach każdego z kwestionowanych kryteriów została przeprowadzona w sposób niewłaściwy. Nie dopuszcza się możliwości kwestionowania w ramach protestu zasadności samych kryteriów oceny. W przypadku, gdy ocena została przeprowadzona niezgodnie z więcej niż jednym kryterium oceny, w proteście należy wskazać wszystkie te kryteria. Wszystkie zarzuty wnioskodawcy, dotyczące danego etapu oceny, muszą zostać ujęte w jednym proteście (wzór protestu stanowi załącznik nr 4.2). Protest powinien precyzyjnie wskazywać dane pozwalające na identyfikację wniosku o dofinansowanie realizacji projektu, tj. dane kontaktowe wnioskodawcy, zgodne z danymi we wniosku o dofinansowanie oraz numer i tytuł wniosku o dofinansowanie, a także zawierać obligatoryjnie wyszczególnienie kwestionowanych kryteriów wraz z ich uzasadnieniem. Sposób wniesienia protestu zawarty jest w pouczeniu do informacji o negatywnej ocenie wniosku o dofinansowanie, a w przypadku wniosków o dofinansowanie składanych w ramach konkursów ogłaszanych od dnia 1 października 2009 roku, również w pouczeniu do informacji o pozytywnej ocenie merytoryczno-technicznej projektu. Pracownik RPR po otrzymaniu protestu sprawdza czy nie zachodzą przesłanki, zgodnie z pkt , powodujące pozostawienie protestu bez rozpatrzenia. 117

118 Nie ma możliwości zmiany zakresu protestu po jego wniesieniu, z zastrzeżeniem pkt Instytucja rozpatrująca protest jest związana zakresem protestu - dokonuje ponownego sprawdzenia zgodności złożonego wniosku o dofinansowanie projektu tylko z tym kryterium lub kryteriami oceny, które zostały wskazane w proteście. Na etapie wnoszenia/rozstrzygania protestu, Wnioskodawca nie może wnosić dodatkowych dokumentów, których nie dołączył w trakcie oceny projektu, a które mogłyby rzutować na jej wynik. Wnioskodawca jest zobowiązany do przekazywania do IZ RPO WSL informacji, dotyczących zmiany danych teleadresowych. Informacje te powinny być niezwłocznie przekazywane przez wnioskodawcę w formie pisemnej. W przypadku niewywiązania się z powyższego obowiązku, wszelką korespondencję kierowaną do wnioskodawcy uznaje się za dostarczoną. Zgodnie z brzmieniem art. 30b ust. 1 ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju, protest może wnieść każdy wnioskodawca, którego projekt uzyskał negatywną ocenę formalną bądź merytoryczno-techniczną. Negatywnej oceny projektu nie należy utożsamiać z sytuacją, w której projekt uzyskał wystarczającą liczbę punktów, aby zakwalifikować go do dofinansowania, ale dofinansowanie nie jest możliwe ze względu na wyczerpanie alokacji dla danego konkursu. W przypadku wniosków o dofinansowanie składanych w ramach konkursów ogłaszanych od dnia 1 marca 2011r., kiedy projekt otrzymał pozytywną ocenę merytorycznotechniczną, nie ma konieczności wskazywania błędów formalnych Termin wniesienia protestu Protest należy wnieść do Instytucji Zarządzającej RPO WSL w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia otrzymania informacji o negatywnej ocenie wniosku o dofinansowanie, a także od dnia otrzymania informacji o pozytywnej ocenie wniosku o dofinansowanie i umieszczeniu go na liście rezerwowej. Nadanie pisma w placówce pocztowej (bądź za pośrednictwem kuriera) jest równoznaczne z jego wniesieniem. W takim przypadku decyduje data stempla pocztowego (lub dowodu nadania). Przy obliczaniu terminów stosuje się zapisy rozdziału I Informacje ogólne niniejszego Podręcznika (pkt. 1.1 Instytucja Zarządzająca (IZ RPO WSL) Wycofanie protestu przez wnioskodawcę Istnieje możliwość wycofania protestu przez wnioskodawcę, który go złożył. Powinno to nastąpić na piśmie do momentu jego rozpatrzenia. W przypadku, jeżeli wniosek o wycofanie protestu wpłynie do IZ RPO WSL po dacie jego rozpatrzenia, IZ RPO WSL pozostawi go bez rozpoznania, o czym wnioskodawca zostanie pisemnie poinformowany. Wycofany protest nie może być ponownie złożony. Ponowne wniesie protestu, przy zachowaniu pierwotnych terminów na jego wniesienie, tj. w ciągu 14 dni od dnia otrzymania przez wnioskodawcę informacji o ocenie projektu, jest dopuszczalne jedynie w przypadku, gdy pojawią się nowe okoliczności w sprawie. W przypadku wycofania przez Wnioskodawcę protestu, na skutek czego nie został on rozpatrzony przez RPR wnioskodawca nie będzie mógł wnieść skargi do sądu administracyjnego. Skarga taka może być bowiem wniesiona po wyczerpaniu środków odwoławczych przewidzianych w systemie realizacji RPO WSL i po otrzymaniu informacji o negatywnym wyniku procedury odwoławczej. 118

119 W przypadku, gdy wnioskodawca wniesie do IZ RPO WSL więcej niż jeden protest, dotyczący wyniku tego samego etapu oceny tego samego wniosku o dofinansowanie, przy zachowaniu obowiązujących w procedurze odwoławczej terminów i nie wycofa na piśmie pozostałych protestów, w taki sposób, aby do rozpatrzenia pozostał nie więcej niż jeden protest, IZ RPO WSL rozpatrzy tylko protest wniesiony jako pierwszy, pozostałe protesty pozostaną bez rozpatrzenia. 4.3 Przebieg postępowania w IZ RPO WSL Protest składany jest do Kancelarii Ogólnej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego, Katowice, ul. Ligonia 46 skąd następnie zostaje przekazany do Wydziału Rozwoju Regionalnego. Dyrektor WRR dekretuje dokument na Kierownika Referatu ds. Protestów (RPR). Kierownik RPR dekretuje protest na pracownika RPR, który niezwłocznie dokonuje rejestracji protestu w Lokalnym Systemie Informatycznym, na bazie którego powstaje rejestr protestów (którego wzór stanowi załącznik nr 4.3). Jednocześnie Kierownik RPR zwraca się w formie notatki służbowej do Kierownika RWP o przekazanie dokumentacji związanej z oceną projektu, którego protest dotyczy (z informacją do wiadomości Dyrektora WRR/ Zastępcy Dyrektora WRR). Jeśli protest dotyczy wniosku rozpatrywanego przez IP2 RPO WSL, Dyrektor WRR w piśmie, przygotowanym przez Pracownika RPR, zwraca się do Dyrektora IP2 RPO WSL z prośbą o przekazanie stosownej dokumentacji. Przekazanie dokumentacji następuje w terminie nie dłuższym niż 5 dni roboczych, od dnia otrzymania notatki/ pisma. Protest powinien być rozpatrzony w terminie 50 dni roboczych od daty jego wpłynięcia do RPR. Jeżeli rozpatrzenie protestu nie nastąpi w terminie (np. w przypadku, gdy do rozpatrzenia protestu wymagane są dodatkowe dokumenty lub wyjaśnienia), wnioskodawca zostaje poinformowany pisemnie o przyczynach powstałej zwłoki. W przypadku wątpliwości dotyczących rozstrzygnięcia sprawy Kierownik RPR może wystąpić z prośbą o odpowiednie wyjaśnienia w formie notatki służbowej do Kierownika RWP (z informacją do wiadomości Dyrektora WRR/ Zastępcy Dyrektora WRR), bądź pisma, przygotowanego przez Pracownika RPR, do Dyrektora IP2 RPO WSL. Odpowiednie wyjaśnienia powinny zostać przekazane do Kierownika RPR w formie notatki służbowej Kierownika RWP (bądź pisma Dyrektora IP2 RPO WSL), w terminie 10 dni roboczych od otrzymania prośby o wyjaśnienia. RPR rozstrzyga protest w oparciu o zgromadzone informacje i dokumenty w sprawie. Ponadto, w przypadku konieczności uzyskania dodatkowej opinii na temat złożonego protestu RPR może zwrócić się o wydanie opinii do specjalisty (np. radca prawny Zespołu Obsługi Prawnej UM WŚ) lub skorzystać z pomocy instytucji zewnętrznych. Wydanie opinii powinno nastąpić na piśmie. W takim przypadku istnieje obowiązek podpisania deklaracji o poufności i bezstronności przez osobę zaangażowaną w sprawę. Ww. opinia nie jest wiążąca Pozytywne rozpatrzenie protestu Protest rozpatrzony jest pozytywnie, gdy na podstawie zebranych informacji i dokumentacji stwierdza się, że ocena zgodności projektu z przyjętymi kryteriami wyboru nie została przeprowadzona w sposób właściwy i złożony protest jest zasadny. Na etapie oceny formalnej pozytywne rozpatrzenie protestu zachodzi w przypadku, gdy ocena wszystkich zakwestionowanych przez wnioskodawcę kryteriów została przeprowadzona w sposób nieprawidłowy. 119

120 Na etapie oceny merytoryczno-technicznej w przypadku kryteriów zasadniczych pozytywne rozpatrzenie protestu zachodzi w sytuacji, gdy ocena przynajmniej jednego z wszystkich zakwestionowanych przez wnioskodawcę kryteriów została przeprowadzona w sposób nieprawidłowy. Na etapie oceny merytoryczno-technicznej w przypadku kryteriów ogólnych pozytywne rozpatrzenie protestu zachodzi w sytuacji, gdy ocena wszystkich zakwestionowanych przez wnioskodawcę kryteriów została przeprowadzona w sposób nieprawidłowy. W wyniku uwzględnienia protestu pracownik RPR przygotowuje pismo z informacją zawierającą rozstrzygnięcie wraz z uzasadnieniem oraz pouczenie, że wyniki danego etapu oceny projektu, ponownie przeprowadzonej w efekcie uwzględnienia protestu, są wiążące i kończą procedurę odwoławczą na danym etapie oceny w odniesieniu do określonego wniosku (wzór pisma z pozytywnym rozpatrzeniem protestu stanowi zał. 4.4). Wnioskodawcy nie przysługuje dodatkowo żaden środek odwoławczy. Pismo jest weryfikowane i parafowane przez Kierownika RPR, a następnie przekazywane do podpisu Dyrektorowi WRR/ Zastępcy Dyrektora WRR. Po podpisaniu pisma przez Dyrektora WRR/ Zastępcy Dyrektora WRR pracownik RPR wysyła pismo za pośrednictwem Kancelarii Ogólnej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego do wnioskodawcy pocztą za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Kancelaria Ogólna Urzędu Marszałkowskiego potwierdza przyjęcie pisma od pracownika RPR, potwierdzając nadanie na kserokopii pisma. O wyniku rozpatrzenia protestu informowany jest notatką Kierownik RWP (z informacją do wiadomości Dyrektora WRR/ Zastępcy Dyrektora WRR) lub pismem Dyrektor IP2 RPO WSL. Do notatki/ pisma dołączana jest kopia pisma z informacją zawierającą rozstrzygnięcie protestu. Informacja o sposobie rozpatrzenia protestu rejestrowana jest przez pracownika RPR, rozpatrującego protest w Lokalnym Systemie Informatycznym. W terminie 5 dni roboczych od dnia pozytywnego rozpatrzenia protestu, wniosek o dofinansowanie kierowany jest do RWP/ IP2 RPO WSL do ponownej oceny - formalnej lub merytoryczno-technicznej - w zależności od tego, którego etapu protest dotyczył. W uzasadnionych przypadkach wniosek może zostać przywrócony do oceny na etapie uzupełnienia dokumentacji. W przypadku powtórnej oceny formalnej IZ RPO WSL RWP/ IP2 RPO WSL jest związany wynikami rozpatrzenia protestu. Natomiast w przypadku powtórnej oceny merytoryczno-technicznej RWP/ IP2 RPO WSL zobowiązany jest do zapoznania się z wynikami pierwotnej oceny projektu, treścią protestu złożonego przez wnioskodawcę oraz do wzięcia pod uwagę treści rozstrzygnięcia RPR wraz z jego uzasadnieniem, a w szczególności do wnikliwego przeanalizowania nieprawidłowości w przeprowadzonej ocenie, które zostały przez RPR wskazane. IZ RPO WSL RWP/ IP2 RPO WSL powinna usunąć uchybienia odnoszące się do przedmiotu środka odwoławczego, wskazane w treści rozstrzygnięcia, a w przypadku braku możliwości uwzględnienia rozstrzygnięcia szczegółowo odnieść się do wskazanych w rozstrzygnięciu uwag, których uwzględnienie przy ponownej ocenie nie będzie możliwe. W powtórnej ocenie projektu nie mogą brać udziału osoby, które były zaangażowane w jego pierwotną ocenę. Z uwzględnieniem powyższego, po dokonaniu ponownej oceny merytorycznej IZ RPO WSL RWP/ IP2 RPO WSL podejmuje właściwe dla danego etapu oceny rozstrzygnięcie. Powtórna ocena dokonywana jest w trybie i terminach określonych w rozdz. 3 niniejszego Podręcznika/ Podręcznika procedur wdrażania IP2 RPO WSL. W ramach ponownej oceny przeprowadzonej w wyniku pozytywnego rozpatrzenia środków odwoławczych, weryfikowane będą jedynie te elementy oceny pierwotnej projektu, które były 120

121 przedmiotem procedury odwoławczej. Pozytywnego rozpatrzenia protestu nie należy utożsamiać z pozytywną oceną projektu. Termin ponownej oceny formalnej i merytorycznej liczony jest od dnia przekazania przez kierownika RPR kierownikowi RWP notatki z wynikiem rozpatrzenia ostatniego protestu złożonego w ramach danego naboru Negatywne rozpatrzenie protestu Protest rozpatrzony jest negatywnie w przypadku braku przesłanek do uznania, że ocena zgodności projektu z przyjętymi kryteriami wyboru została przeprowadzona w sposób niewłaściwy, a złożony protest nie jest zasadny. Na etapie oceny formalnej negatywne rozpatrzenie protestu zachodzi w przypadku, gdy ocena przynajmniej jednego kryterium wskazanego w proteście została przeprowadzona w sposób prawidłowy. Na etapie oceny merytoryczno-technicznej w przypadku kryteriów zasadniczych negatywne rozpatrzenie protestu zachodzi w sytuacji, gdy ocena wszystkich wskazanych w proteście kryteriów została przeprowadzona w sposób prawidłowy. Na etapie oceny merytoryczno-technicznej w przypadku kryteriów ogólnych negatywne rozpatrzenie protestu zachodzi w sytuacji, gdy ocena przynajmniej jednego kryterium wskazanego w proteście została przeprowadzona w sposób prawidłowy. W wyniku nieuwzględnienia protestu pracownik RPR przygotowuje pismo z informacją zawierającą rozstrzygnięcie wraz z uzasadnieniem oraz pouczenie o prawie do wniesienia skargi do wojewódzkiego sądu administracyjnego, zgodnie z art. 30c ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju. Wzór pisma z negatywnym rozpatrzeniem protestu wraz z pouczeniem zawierającym informację o prawie do wniesienia skargi do WSA stanowi zał. 4.5 Pismo jest weryfikowane i parafowane przez Kierownika RPR, a następnie przekazywane do podpisu Dyrektorowi WRR. Po podpisaniu pisma, przez Dyrektora WRR/ Zastępcę Dyrektora WRR, pracownik RPR, wysyła pismo za pośrednictwem Kancelarii Ogólnej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego do wnioskodawcy pocztą za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Kancelaria Ogólna Urzędu Marszałkowskiego potwierdza przyjęcie pisma od pracownika RPR, potwierdzając nadanie na kserokopii pisma. O wyniku rozpatrzenia protestu informowany jest notatką Kierownik RWP (z informacją do wiadomości Dyrektora WRR/ Zastępcy Dyrektora WRR) lub pismem Dyrektor IP2 RPO WSL. Do notatki/ pisma dołączana jest kopia pisma z informacją zawierającą rozstrzygnięcie protestu. Informacja o sposobie rozpatrzenia protestu rejestrowana jest przez pracownika RPR, rozpatrującego protest w Lokalnym Systemie Informatycznym Pozostawienie protestu bez rozpatrzenia Zgodnie z art. 30b ust. 5 ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju nie podlega rozpatrzeniu środek odwoławczy, który został wniesiony: po terminie, w sposób sprzeczny z pouczeniem, do niewłaściwej instytucji. 121

122 Warunkiem zastosowania powyższej dyspozycji jest, aby pouczenie (o którym mowa w art.30b ust. 1 wyżej cyt. ustawy) zawarte w informacji o negatywnej ocenie wniosku o dofinansowanie, było prawidłowe. Nieprawidłowe pouczenie (co obejmuje zarówno jego brak, jak i podanie w nim błędnych informacji lub brak którejkolwiek z informacji wymaganych przez ustawę) skutkować może tym, że: a) jeżeli w jego wyniku wnioskodawca wniesie środek odwoławczy z naruszeniem wymogów formalnych w tym zakresie, w takim przypadku RPR, stwierdziwszy błędne pouczenie stanowiące powód ww. naruszenia wymogów formalnych będzie uprawnione do rozpatrzenia wniesionego do niej środka odwoławczego, a art. 30b ust. 5 ww. ustawy nie będzie miał zastosowania. b) wnioskodawca może skorzystać z prawa do wniesienia skargi do sądu administracyjnego, zgodnie z art. 30c w związku z art. 30d ust. 3 ww. ustawy. Wzór pisma o pozostawieniu protestu bez rozpatrzenia stanowi zał o wyniku rozpatrzenia protestu informowany jest notatką Kierownik RWP (z informacją do wiadomości Dyrektora WRR/ Zastępcy Dyrektora WRR) lub pismem Dyrektor IP2 RPO WSL. Do notatki/ pisma dołączana jest kopia pisma z informacją zawierającą rozstrzygnięcie protestu. Informacja o pozostawieniu protestu bez rozpatrzenia rejestrowana jest przez pracownika RPR, rozpatrującego protest w Lokalnym Systemie Informatycznym. 4.4 Wpływ procedury odwoławczej na inne projekty Procedura odwoławcza nie wstrzymuje zawierania umów z wnioskodawcami, których projekty zostały zakwalifikowane do dofinansowania. Na podstawie przedłożonych informacji, Zarząd Województwa podejmuje w terminie 15 dni roboczych uchwałę o wyborze projektów do realizacji. Uchwała może zawierać również listę projektów rezerwowych. Ponadto, Zarząd Województwa może zabezpieczyć rezerwę w ramach puli środków przewidzianych do rozdysponowania w ramach konkursu na realizację procedury odwoławczej (w przypadku, gdy występują projekty, którym środki odwoławcze przysługują). Wysokość rezerwy finansowej wynosi, co do zasady, 5% indykatywnej kwoty przeznaczonej do rozdysponowania w ramach konkursu. W uzasadnionych przypadkach - decyzją Marszałka/Wicemarszałka Województwa - termin podjęcia uchwały o wyborze projektów może zostać wydłużony. W wyniku oceny projektów powstaje lista rankingowa, z której Zarząd Województwa Śląskiego wybiera projekty do dofinansowania. W wyniku pozytywnego rozpatrzenia protestów w ramach procedury odwoławczej na pierwotnej liście rezerwowej mogą nastąpić zmiany w kolejności projektów. W przypadku pozytywnego rozpatrzenia protestu, wystąpić mogą dwie sytuacje: a) Wniosek o dofinansowanie nie zostaje skierowany na posiedzenie Komisji Oceny Projektów w sytuacji, gdy błędy formalne mogą zostać skorygowane przez sekretarza Komisji Oceny Projektów. W tym przypadku sekretarz KOP przedkłada zweryfikowaną kartę ocen do akceptacji Dyrektora WRR/ Zastępcy Dyrektora WRR. b) Wniosek przechodzi ponowną ocenę merytoryczno techniczną. W wyniku pozytywnej oceny przeprowadzonej przez ekspertów Komisji Oceny Projektów może nastąpić zmiana pozycji projektów na liście rankingowej w stosunku do pierwotnej listy rankingowej. 122

123 W wyniku zmian dokonanych przez sekretarza KOP, bądź ponownej pozytywnej oceny przeprowadzonej przez ekspertów KOP wynik oceny wniosku może ulec zmianie, co skutkuje weryfikacją listy rankingowej. Wniosek, który w wyniku powyższej procedury otrzymał ilość punktów równą bądź wyższą od ostatniego wniosku w ramach przedmiotowego naboru, co do którego Zarząd Województwa Śląskiego pierwotnie podjął decyzję o dofinansowaniu, powinien co do zasady również zostać zakwalifikowany do dofinansowania, w przypadku posiadania środków w ramach danego konkursu. Decyzja taka nie może skutkować odebraniem dofinansowania pierwotnie zakwalifikowanym projektom. Z uwagi na ryzyko wyczerpania utworzonej rezerwy na procedurę odwoławczą w ramach danego konkursu, dopuszcza się możliwość, iż nie wszystkie projekty pozytywnie ocenione w wyniku procedury odwoławczej otrzymają dofinansowanie. Stosowną decyzję podejmuje Zarząd Województwa Śląskiego Skarga złożona do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego 4 Wniesienie skargi do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego następuje na zasadach określonych w art. 30 c Ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju. Wnioskodawca wnosi skargę bezpośrednio do wojewódzkiego sądu administracyjnego w Gliwicach w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia otrzymania informacji o negatywnym rozpatrzeniu protestu. Skarga, w zakresie objętym protestem, powinna zawierać kompletną dokumentację dotyczącą przebiegu oceny projektu, a także kopię dokumentacji związanej z rozpatrzeniem protestu wniesionego przez wnioskodawcę do IZ RPO WSL. Skarga podlega opłacie sądowej. IZ RPO WSL w sprawach sądowych związanych z wniesioną skargą reprezentowane jest przez Zespół Obsługi Prawnej. Na prośbę sądu IZ RPO WSL (IP2 RPO WSL za pośrednictwem IZ RPO WSL) dostarcza niezbędną dokumentację dotyczącą wniosku o dofinansowanie, którego dotyczy skarga (np. kartę oceny formalnej oraz kartę oceny merytoryczno-technicznej). Orzeczenie Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego kierowane jest do ZOP UM WŚ/ RPR. W przypadku, gdy IZ RPO WSL podzieli stanowisko WSA wyrażone w orzeczeniu sądowym, wówczas wniosek o dofinansowanie jest kierowany do ponownej oceny formalnej lub merytoryczno-technicznej - w zależności od tego, którego etapu oceny skarga dotyczyła. Powtórna ocena dokonywana jest w trybie i terminach określonych w rozdz. 3 niniejszego Podręcznika. W przypadku braku akceptacji dla orzeczenia Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, IZ RPO WSL podejmuje decyzję o wniesieniu skargi kasacyjnej do Naczelnego Sądu Administracyjnego. 4.5 Skarga kasacyjna do Naczelnego Sądu Administracyjnego 5 Od orzeczenia Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego wnioskodawca lub IZ RPO WSL może wnieść skargę kasacyjną do Naczelnego Sądu Administracyjnego w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia doręczenia rozstrzygnięcia Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Orzeczenie Naczelnego Sądu Administracyjnego kierowane jest do ZOP UM WŚ/ RPR. 4 ustawa z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju 5 ustawa z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju 123

124 W przypadku oddalenia skargi kasacyjnej wniesionej przez IZ RPO WSL wniosek o dofinansowanie kierowany jest do IZ RPO WSL do ponownej oceny formalnej lub merytoryczno-technicznej - w zależności od tego, którego etapu oceny skarga dotyczyła. W przypadku uwzględnienia skargi kasacyjnej wniesionej przez IZ RPO WSL orzeczenie NSA w sprawie jest ostateczne i kończy postępowanie w sprawie. W tym przypadku nie przysługują wnioskodawcy żadne dodatkowe środki odwoławcze, co oznacza definitywne zakończenie procedury wyboru projektu. W przypadku uwzględnienia skargi kasacyjnej wniesionej przez Wnioskodawcę, wniosek o dofinansowanie kierowany jest do IZ RPO WSL/IP2 RPO WSL do ponownej oceny formalnej lub merytoryczno-technicznej- w zależności od tego, którego etapu oceny skarga dotyczyła. W przypadku oddalenia skargi kasacyjnej wniesionej przez wnioskodawcę orzeczenie NSA w sprawie jest ostateczne i kończy postępowanie w sprawie. W powyższym przypadku, wnioskodawcy nie przysługują żadne dodatkowe środki odwoławcze, co oznacza definitywne zakończenie procedury wyboru projektu. 4.6 Procedura odwoławcza dotycząca konkursów ogłoszonych przed 20 grudnia 2008 r. Dla konkursów ogłoszonych przed 20 grudnia 2008 r. w zakresie procedury odwoławczej mają zastosowanie przepisy piątej wersji Podręcznika. Poniżej został przedstawiony opis tej procedury. W przypadku wnioskodawcy, którego wniosek został odrzucony na etapie oceny formalnej lub merytorycznej proces naboru projektów dopuszcza dwa środki odwoławcze: protest, oraz wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy. Protest rozpatrywany jest przez Wojewodę Śląskiego, natomiast wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy przez ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego. Zastosowanie któregokolwiek środka odwoławczego nie wstrzymuje biegu procedury pozostałych projektów złożonych w danej rundzie aplikacyjnej. Zgodnie z definicją protestu zawartą w art. 5 pkt. 10 Ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. (z późn. zm.) o zasadach prowadzenia polityki rozwoju, protest oznacza wystąpienie o ponowne sprawdzenie zgodności złożonego wniosku z kryteriami, o których mowa w art. 29 ust. 2 pkt. 6 ustawy. Art. 29 ust. 2 pkt. 6 dotyczy ogólnie kryteriów wyboru projektów, a więc wszystkich kryteriów formalnych i merytorycznych, co oznacza, że protest może dotyczyć każdego etapu oceny projektu i jej wyników, zarówno w zakresie formalnym, jak i merytorycznym. Zakres przedmiotowy wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy zdeterminowany jest zakresem uprzednio złożonego protestu - podmiot podnoszący w proteście niewłaściwe przeprowadzenie danego etapu oceny w zakresie zgodności jego projektu z jednym lub z kilkoma kryteriami wyboru projektu, w przypadku negatywnego rozpatrzenia jego protestu może zwrócić się o ponowne sprawdzenie tej zgodności. Zgodnie z brzmieniem art. 30 ust. 2 ustawy, protest może wnieść każdy wnioskodawca, którego projekt nie został wyłoniony do dofinansowania. Uprawnienie wnioskodawcy w tym zakresie powstaje z dniem otrzymania przez niego pisemnej informacji o wyniku rozpatrzenia jego wniosku. Nie ma możliwości odwołania się wnioskodawca, którego 124

125 projekt znalazł się na liście rezerwowej, gdyż co do zasady został on wyłoniony do dofinansowania, jednakże nie w pierwszej kolejności. Zgodnie z art. 30 ust. 4 ustawy wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy może być wniesiony przez wnioskodawcę, którego protest został rozpatrzony negatywnie. Nie jest możliwe wniesienie wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy, jeżeli protest w całości został rozpatrzony pozytywnie. Kierując do wnioskodawcy informację o negatywnym rozstrzygnięciu oceny należy przekazać informację o: przysługującym mu środku odwoławczym, terminie, w jakim powinien wnieść przysługujący mu środek odwoławczy, instytucji, do której (lub - w przypadku protestu - za pośrednictwem której) środek ten może wnieść, okolicznościach powodujących pozostawienie środka odwoławczego bez rozpatrzenia. Nie podlega rozpatrzeniu środek odwoławczy, który: został wniesiony do niewłaściwej instytucji, został wniesiony po upływie terminu określonego w art. 30 ust. 2 lub 4, został wniesiony przez nieuprawniony podmiot, tzn. nie będący wnioskodawcą, którego wniosek o dofinansowanie projektu podlegał ocenie, i którego wniesiony środek odwoławczy dotyczy, nie został oparty o kryteria wyboru projektów określone zgodnie z art. 29 ust. 2 pkt 6 ustawy, jest z innych przyczyn niedopuszczalny, w szczególności został wniesiony od wyników ponownej oceny wniosku o dofinansowanie projektu przeprowadzonej w efekcie uwzględnienia uprzednio wniesionego środka odwoławczego. Istnieje możliwość wycofania protestu lub wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy przez wnioskodawcę, który je złożył. Powinno to nastąpić na piśmie: do czasu upływu terminu na jego rozpatrzenie, ewentualnie do czasu wydania rozstrzygnięcia w tej sprawie, jeżeli nastąpi to przed upływem ustawowo wskazanego terminu. Procedura odwoławcza odnosi się do właściwej oceny formalnej i merytoryczno - technicznej trybu konkursowego, trybu projektów indywidualnych (projektów kluczowych) oraz trybu wyboru projektów systemowych (PRS). Protest wnioskodawcy, którego wniosek nie przeszedł pozytywnie oceny formalnej bądź merytoryczno-technicznej przysługuje prawo wniesienia pisemnego protestu. Protest składany jest za pośrednictwem Instytucji Zarządzającej RPO WSL (WRR), do Wojewody w terminie 14 dni od daty otrzymania informacji o wyniku oceny. Do wniosku wnioskodawca powinien dołączyć dokumenty związane ze sprawą bezpośrednio (kopia wniosku o dofinansowanie projektu, kopia informacji w przedmiocie wyników rozpatrzenia wniosku o dofinansowanie projektu, otrzymana przez wnioskodawcę, itp.), jak również pośrednio, jeżeli zdaniem wnioskodawcy dokumenty takie mogą świadczyć o słuszności podniesionych w proteście zarzutów. W powyższej sytuacji, Dyrektor WRR dekretuje wniesiony protest na kierownika RWP. Następnie kierownik RWP przekazuje go pracownikowi RWP, który rejestruje protest w lokalnym systemie informatycznym. 125

126 IZ RPO WSL może dokonać ponownej weryfikacji swojego rozstrzygnięcia w przedmiocie protestu w terminie 7 dni od dnia otrzymania protestu. Jeżeli protest dotyczy oceny formalnej, co najmniej dwóch pracowników RWP dokonuje ponownej weryfikacji wniosku, zgodnie z procedurami oceny formalnej. Jeśli odwołanie dotyczy oceny merytorycznotechnicznej, w celu dokonania powtórnej weryfikacji powoływany jest Komisja Oceny Projektów, zgodnie z procedurami oceny merytoryczno-technicznej. W przypadku, jeżeli w wyniku ponownej weryfikacji IZ RPO WSL uzna, że protest jest zasadny, może zmienić swoje wcześniejsze rozstrzygnięcie, w wyniku czego projekt zostaje włączony do dalszej procedury wyboru. O zmianie swojego wcześniejszego rozstrzygnięcia oraz o włączeniu projektu do dalszej procedury jego oceny informuje wnioskodawcę wraz z uzasadnieniem zmienionego rozstrzygnięcia, oraz z pouczeniem, że wyniki ponownie przeprowadzonej oceny są wiążące i nie przysługuje od nich dodatkowo żaden środek odwoławczy przewidziany w art. 30 ustawy. W celu poinformowania wnioskodawcy pracownik RWP przygotowuje pismo, które akceptowane jest przez kierownika RWP, a następnie przez Dyrektora WRR. Pracownik przygotowujący pismo wysyła je za pośrednictwem poczty oraz faksem lub drogą elektroniczną (lub w przypadku braku możliwości dostarczenia faksem lub drogą elektroniczną pocztą za potwierdzeniem odbioru). W sytuacji, gdy IZ RPO WSL nie dokonuje ponownej weryfikacji wniosku przekazuje niezwłocznie (lecz w terminie nie dłuższym niż 5 dni od dnia jego otrzymania) protest wraz z dokumentacją załączoną do niego przez wnioskodawcę, do Wojewody. Po przekazaniu protestu, rozstrzygnięcie przez właściwą instytucję, następuje w terminie 30 dni od otrzymania protestu. W wyniku rozpatrzenia protestu Wojewoda może: rozpatrzyć protest pozytywnie w przypadku, jeżeli na podstawie zebranych informacji i dokumentacji uzna, że sprawdzenie zgodności złożonego wniosku z kryteriami wyboru projektu nie zostało przeprowadzone w sposób właściwy, i złożony protest był zasadny, rozpatrzyć protest negatywnie w przypadku braku przesłanek do uznania, iż sprawdzenie zgodności złożonego wniosku z kryteriami wyboru projektu zostało przeprowadzone w sposób niewłaściwy, i złożony protest był niezasadny. Instytucja rozpatrująca protest jest związana zakresem protestu - sprawdza poprawność przeprowadzonej oceny jedynie w zakresie tego kryterium lub kryteriów oceny, które zostały wskazane w proteście. W przypadku pozytywnego rozpatrzenia protestu Wojewoda, wraz z uzasadnieniem przyjętego rozstrzygnięcia, w którym w szczególności wskazuje na czym polegało niewłaściwe przeprowadzenie oceny wniosku w zakresie objętym protestem, kieruje wniosek objęty protestem do ponownej oceny w ramach etapu oceny, której protest dotyczył. W przypadku powtórnej oceny formalnej IZ RPO WSL jest związana wynikami rozpatrzenia protestu. Natomiast w przypadku powtórnej oceny merytorycznotechnicznej instytucja jej dokonująca zobowiązana jest do zapoznania się z wynikami pierwotnej oceny projektu, treścią protestu złożonego przez wnioskodawcę oraz do wzięcia pod uwagę treści rozstrzygnięcia instytucji rozpatrującej protest wraz z jego uzasadnieniem, a w szczególności do wnikliwego przeanalizowania nieprawidłowości w przeprowadzonej ocenie, które zostały przez instytucję rozpatrującą protest wskazane. Z uwzględnieniem powyższego, po dokonaniu ponownej oceny merytorycznej IZ RPO WSL podejmuje właściwe dla danego etapu oceny rozstrzygnięcie. 126

127 W przypadku pozytywnego wyniku ponownej oceny projektu, podlega on dalszej procedurze wyboru. Procedura oceny wniosku o dofinansowanie została opisana w rozdziale 3 Podręcznika. Wyniki ponownie przeprowadzonej oceny są wiążące i kończą procedurę odwoławczą na danym etapie oceny, w odniesieniu do określonego projektu. Wnioskodawcy nie przysługuje dodatkowo żaden środek odwoławczy przewidziany w art. 30 ustawy, a w przypadku ponownie negatywnego wyniku oceny projektu, procedura wyboru w odniesieniu do niego zostaje tym samym zakończona. W przypadku negatywnego rozpatrzenia protestu Wojewoda przekazuje wnioskodawcy pisemną informację o rozstrzygnięciu w przedmiocie protestu. Instytucja go rozpatrująca przekazuje informację, oprócz wnioskodawcy, także IZ RPO WSL i MRR instytucji właściwej do rozpatrzenia wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy. Wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy Wnioskodawca, którego protest został negatywnie rozpatrzony, może na podstawie art. 30 ust. 4 ustawy, w ciągu 7 dni od otrzymania informacji, wnieść wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy. Wniosek jest wnoszony bezpośrednio do ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego oraz do wiadomości IZ RPO WSL (WRR). Dyrektor WRR dekretuje wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy na kierownika RWP. Kierownik RWP przekazuje go pracownikowi RWP, który rejestruje wniosek w LSI. We wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy powinny być wskazane jedynie te okoliczności, które zostały uprzednio wskazane w proteście, chyba że na wcześniejszym etapie, z powodów niezależnych od wnioskodawcy wskazanie innych okoliczności nie było możliwe lub okoliczności takie nie były mu znane, a są one szczególnie istotne dla sprawy. Wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy powinien być rozpatrzony w terminie 1 miesiąca od dnia jego otrzymania przez te instytucję. W wyniku rozpatrzenia wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy instytucja może: rozpatrzyć wniosek pozytywnie w przypadku, jeżeli na podstawie zebranych informacji i dokumentacji uzna, że sprawdzenie zgodności złożonego wniosku z kryteriami wyboru projektu nie zostało przeprowadzone w sposób właściwy i złożony protest był zasadny, rozpatrzyć wniosek negatywnie w przypadku, jeżeli uzna, że protest został rozpatrzony w sposób właściwy i z uzyskanych informacji i dokumentacji wynika, że protest nie był zasadny, i nie było przesłanek do jego uwzględnienia. Uwzględniając wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy właściwa instytucja, wraz z uzasadnieniem swojego rozstrzygnięcia, w którym w szczególności wskazuje na czym polegało niewłaściwe przeprowadzenie danego etapu oceny wniosku o dofinansowanie projektu, kieruje wniosek o dofinansowanie projektu do ponownej oceny na tym etapie, którego wyniki były przedmiotem postępowania odwoławczego, o czym informuje wnioskodawcę, Wojewodę oraz IZ RPO WSL. Informacja przekazana wnioskodawcy przez ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego, oprócz wskazania rozstrzygnięcia w przedmiocie wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy wraz z jego dokładnym uzasadnieniem zawiera pouczenie, że wyniki etapu oceny projektu, ponownie przeprowadzonej w efekcie uwzględnienia wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy są wiążące i nie przysługuje od nich dodatkowo żaden środek odwoławczy określony w art. 30 ustawy, a przewidziana w ustawie procedura odwoławcza w odniesieniu do danego projektu kończy się wraz z wydaniem rozstrzygnięcia w przedmiocie wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy i nie obejmuje ona możliwości ponownego wniesienia środków odwoławczych określonych w art. 30 ustawy. 127

128 W przypadku powtórnej oceny dotyczącej etapu oceny formalnej właściwa IZ RPO WSL jest związana wynikami rozpatrzenia wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy. Natomiast w przypadku powtórnej oceny merytoryczno-technicznej IZ RPO WSL zobowiązana jest do: zapoznania się z całością dokumentacji z przebiegu dotychczasowej oceny projektu oraz wynikami kolejnych etapów postępowania odwoławczego, oraz do wzięcia pod uwagę treści rozstrzygnięcia instytucji rozpatrującej protest a następnie wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy, wraz z uzasadnieniem, a w szczególności, do wnikliwego przeanalizowania wskazanych przez ww. instytucje nieprawidłowości w przeprowadzonej ocenie. Z uwzględnieniem powyższego, po dokonaniu ponownej oceny merytorycznej IZ RPO WSL podejmuje właściwe dla danego etapu oceny rozstrzygnięcie. Powtórna weryfikacja wniosku odbywa się zgodnie z procedurami w rozdziale 3. Wyniki ponownie przeprowadzonej oceny są wiążące i kończą procedurę odwoławczą w odniesieniu do określonego projektu wnioskodawcy nie przysługują żadne dodatkowe środki odwoławcze, a w przypadku ponownie negatywnego wyniku oceny projektu, procedura wyboru w odniesieniu do niego zostaje tym samym zakończona. W przypadku nieuwzględnienia wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy instytucja go rozpatrująca przekazuje wnioskodawcy pisemną informację w tym zakresie. Informacja ta zawiera: wskazanie rozstrzygnięcia i jego uzasadnienie ze wskazaniem z jakich powodów wniosek nie jest zasadny, wskazanie, że od rozstrzygnięcia w przedmiocie wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy nie przysługuje dodatkowo żaden dodatkowy środek odwoławczy określony w art. 30 ustawy, i że tym samym procedura odwoławcza określona w ustawie, jak i procedura wyboru danego projektu, zostaje zakończona. Sposób rozstrzygnięcia wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy rejestrowany jest przez pracownika RWP w lokalnym systemie informatycznym. Rodzaje ryzyk występujących w procesach dotyczących odwołań L.p. Rodzaj ryzyka Waga ryzyka* Oczekiwany mechanizm kontroli wewnętrznej 1 Osoby uczestniczące w procesach nie zostały zaznajomione z obowiązującymi procedurami 1 Elektroniczna baza aktualnych dokumentów, szkolenia pracowników 2 Procedury nie są zgodne z przepisami UE i krajowymi 2 Procedura aktualizacji, weryfikacja procedur przez instytucję wyższego szczebla w systemie zarządzania i kontroli RPO WSL 3 Brak środków umożliwiających dofinansowanie projektu w przypadku uznania odwołania 3 Rezerwowanie części środków w ramach danego konkursu *waga ryzyka: 1 niska 2 średnia 3 wysoka 128

129 5 Umowy/decyzje/porozumienia w sprawie dofinansowania projektów 5.1 Weryfikacja dokumentów, przygotowywanie, zawieranie i wprowadzanie zmian do umów/porozumienia o dofinansowaniu projektu Rejestracja projektów i termin podpisania umowy/porozumienia W ramach IZ RPO WSL jednostką odpowiedzialną za proces przygotowania oraz podpisania umowy/porozumienia o dofinansowaniu projektu jest Referat ds. kontraktacji projektów (RKP). Podstawą wszczęcia działań zmierzających do podpisania umowy/ porozumienia o dofinansowaniu projektu jest przekazanie niezwłocznie (po podjęciu uchwały przez Zarząd Województwa zatwierdzającej projekty do dofinansowania) przez pracownika Referatu ds. wyboru projektów (RWP) wskazanego przez Kierownika RWP notatki wewnętrznej podpisanej przez Kierownika RWP wraz z potwierdzoną za zgodność z oryginałem uchwałą Zarządu Województwa, zatwierdzającą projekty do dofinansowania, wraz z dwoma egzemplarzami (oryginał oraz kopia) zaakceptowanych wniosków o dofinansowanie wraz z załącznikami oraz prowadzoną korespondencją z Beneficjentem Kierownikowi/ Koordynatorowi RKP. Kierownik/ Koordynator RKP potwierdza odbiór dokumentacji projektowej wraz z uchwałą zarządu w rejestrze przekazanych dokumentów, prowadzonym przez RWP. Rejestr przekazanych dokumentów stanowi załącznik nr 3.41 do Podręcznika. Decyzję Zarządu Województwa stanowi uchwała w sprawie podjęcia decyzji o dofinansowaniu projektów wraz z listą projektów wybranych do dofinansowania. Lista projektów stanowi załącznik do uchwały. Kierownik/ Koordynator RKP dekretuje dane projekty odpowiednim pracownikom RKP w celu przygotowania umów/porozumienia o dofinansowaniu, nadaje numer projektu. Pracownicy weryfikują kompletność dokumentów niezbędnych do podpisania umowy/porozumienia. W przypadku, gdy rozpatrywany projekt z listy wybranych projektów wymaga poprawek, projekt przesuwany jest na koniec listy wybranych projektów. Umowy/ porozumienia o dofinansowaniu projektów zostaną podpisane w liczbie odpowiadającej dostępnej alokacji środków w danym okresie. Limit wartości środków możliwych do zakontraktowania określa notatka wewnętrzna przekazywana przez RZF. Jeżeli limit środków możliwych do zakontraktowania okaże się niewystarczający, umowy/ porozumienie o dofinansowaniu projektów nie zostaną podpisane ze wszystkimi Beneficjentami z listy projektów Uchwały Zarządu. Podpisanie umowy/ porozumienia o dofinansowaniu następuje niezwłocznie, lecz nie później niż 6 miesięcy od daty otrzymania przez Beneficjenta pisma Instytucji Zarządzającej w sprawie przesłania dokumentów niezbędnych do podpisania umowy/ porozumienia pod warunkiem posiadania poprawnego wniosku o dofinansowanie pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym, wszystkich dokumentów niezbędnych do przygotowania umowy/porozumienia (np. pozwolenie na budowę) oraz dostępnej alokacji środków. Beneficjent jest zobowiązany do dostarczenia do IZ RPO WSL poprawnych/ pełnomocnych dokumentów w terminie 5 miesięcy od daty otrzymania pisma Instytucji Zarządzającej w sprawie przesłania dokumentów niezbędnych do podpisania umowy/ porozumienia. W przypadku gdy Beneficjent nie dostarczy poprawnych/ pełnomocnych 129

130 dokumentów w terminie lub nie zwrócił podpisanej ze swojej strony umowy/ porozumienia w terminie może nastąpić odmowa podpisania umowy/ porozumienia, natomiast projekt zostanie zwrócony do RWP. Pracownik RKP w porozumieniu z Koordynatorem RKP/ Kierownikiem RKP/ Z-cą Dyrektora WRR/ Dyrektorem WRR po przeprowadzeniu analizy co do realnego terminu podpisania umowy/ porozumienia deklarowanego przez wnioskodawcę, może w szczególnych przypadkach podjąć decyzję o ewentualnym odstąpieniu od ww. terminu na podpisanie umowy/ porozumienia o dofinansowaniu oraz terminu złożenia dokumentów niezbędnych do podpisania umowy/ porozumienia. Na pisemną prośbę Beneficjenta wraz z uzasadnieniem lub w przypadku wystapienia przyczyn leżących po stronie IZ RPO WSL na wniosek IZ RPO WSL termin na podpisanie umowy/ porozumienia może zostać wydłużony maksymalnie o 3 kolejne miesiące od daty upływu terminu 6 miesięcy. Zgoda na dodatkowe wydłużenie terminu będzie następowała po szczegółowym przeanalizowaniu przez pracowników RKP w porozumieniu z Koordynatorem RKP/ Kierownikiem RKP/ Z-cą Dyrektora WRR/ Dyrektorem WRR powodów opóźnień, które wynikają z przyczyn niezależnych od Beneficjenta i nie są wynikiem opieszałości z jego strony. Zgoda wydawana jest pisemnie przez Dyrektora WRR/ Zastępcę Dyrektora WRR na podstawie notatki służbowej i jest jednoznaczna z zobowiązaniem Beneficjenta do dostarczenia do IZ RPO WSL poprawnych/ pełnomocnych dokumentów w terminie umożliwiającym weryfikację dokumentów oraz przygotowanie projektu umowy oraz jej obieg zgodnie z procedurami. W przypadku gdy Beneficjent nie dostarczył poprawnych/ pełnomocnych dokumentów w terminie lub nie zwrócił podpisanej ze swojej strony umowy/ porozumienia następuje bezwzględna odmowa podpisania umowy/ porozumienia o dofinansowaniu. W przypadku braku alokacji termin na podpisanie umowy/ porozumienia może zostać przesunięty do czasu pojawienia się środków możliwych do zakontraktowania jednakże IZ RPO WSL ma prawo również odmówić w takim przypadku podpisania umowy/ porozumienia o dofinansowanie projektu. Decyzja w sprawie terminu podpisania umowy w przypadku barku alokacji jest podejmowana na cyklicznych spotkaniach Dyrektorów WRR. W przypadku gdy projekt został wybrany do dofinansowania w ramach procedury pozakonkursowej Programu Rozwoju Subregionu podpisanie umowy o dofinansowanie musi nastąpić do 30 czerwca 2012 r. zgodnie z Wytycznymi dla Projektów Kluczowych oraz Programów Rozwoju Subregionu. W ramach RKP, kolejne umowy/ decyzje/ aneksy/ porozumienia rejestrowane są w KSI (SIMIK 07-13) oraz w LSI. Umowa/porozumienie sporządzane są według odpowiedniego wzoru określonego w załączniku do Podręcznika: dla projektów będących w trakcie realizacji lub projektów z nierozpoczętą realizacją rzeczową; dla projektów dofinansowanych w ramach działania 1.1.1, typ projektu dla projektów, w których rzeczowa realizacja projektu zakończyła się przed dniem podpisania umowy o dofinansowanie; dla projektów dużych, czyli Projektów, których wartość całkowita przekracza kwotę 50 mln EUR Zgodnie z art. 1 ust 1 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 539/2010 z dnia 16 czerwca 2010 r. zmieniającego rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności w odniesieniu do uproszczenia niektórych przepisów oraz w odniesieniu do niektórych przepisów w zakresie zarządzania finansowego; 130

131 dla projektów których beneficjentem jest Państwowa Jednostka Budżetowa; umowa o dofinansowanie projektu pn. Budowa kanalizacji w ciągu drogi wojewódzkiej nr 933 od stacji CPN do granicy z Wodzisławiem Śląskim realizowanego przez Gminę Miasto Pszów w ramach działania 5.1 Gospodarka wodno-ściekowa RPO WSL na podstawie kompletnego wniosku o dofinansowanie z RPO WSL (stanowiącego załącznik do umowy/porozumienia) oraz dokumentów niezbędnych do podpisania umowy/porozumienia o dofinansowaniu określonych w załączniku Przygotowanie umowy/porozumienia o dofinansowaniu Pracownik RKP od dnia otrzymania kompletu dokumentów aplikacyjnych oraz uchwały w sprawie dofinansowania projektów w ramach RPO WSL, weryfikuje otrzymany wniosek o dofinansowanie wraz z załącznikami pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym na podstawie listy sprawdzającej stanowiącej załącznik nr 5.2. Pracownik RKP sprawdza również czy przekazane wcześniej dokumenty nie straciły ważności (np.: pozwolenie na budowę). W przypadku stwierdzenia przesłanek do odmowy podpisania umowy/porozumienia o dofinansowaniu projektu, stosuje się procedury opisane w rozdziale Podręcznika. W oparciu o sprawdzoną przez Koordynatora RKP oraz zatwierdzoną przez Dyrektora WRR/ Zastępcę Dyrektora WRR/ Kierownika RKP listę sprawdzającą do wniosków o dofinansowanie projektów (załącznik 5.2), pracownik RKP przygotowuje pismo do wnioskodawcy, informujące o konieczności przedstawienia dodatkowych dokumentów niezbędnych do podpisania umowy/porozumienia o dofinansowaniu (zgodnie z Listą dokumentów niezbędnych do podpisania umowy/ porozumienia o dofinansowaniu stanowiącą załącznik nr 5.3 do Podręcznika). Pismo przedstawiane jest do akceptacji Koordynatorowi RKP oraz do podpisu Dyrektorowi WRR/ Zastępcy Dyrektora WRR/ Kierownikowi RKP. Weryfikacja dokumentów dotyczących środowiska Ze względu na fakt, iż wnioskodawca ma możliwość dołączenia niektórych dokumentów już po wyborze do dofinansowania (nie później jednak niż do dnia podpisania umowy o dofinansowanie), takich jak zezwolenie na inwestycję, czy też zaświadczenie organu odpowiedzialnego za monitorowanie obszarów Natura 2000 Zespół do spraw OOŚ w RWP, przed podpisaniem w/w umowy weryfikuje wnioski. W tym celu pracownik Referatu Kontraktacji Projektów wysyła drogą elektroniczną ( ) informację do Zespołu do spraw OOŚ o kompletowaniu dokumentów niezbędnych do podpisania umowy o dofinansowanie projektu. Pracownik Zespołu OOŚ po weryfikacji wniosku, w ciągu 5 dni roboczych, wysyła odpowiedź zwrotną ( ), 3która zawiera odpowiedź czy cała dokumentacja dotycząca kwestii środowiskowych jest kompletna (zebrane wszelkie decyzje, zezwolenia, oświadczenia oraz zaktualizowany załącznik 2a formularz do wniosku o dofinansowanie w zakresie OOŚ) lub w razie potrzeby przekazując wskazówki, które z dokumentów należy uzupełnić. Wynik weryfikacji przekazywany jest drogą mailową. Pracownik RKP drukuje wynik weryfikacji a następnie wpina do segregatora gdzie są prowadzone sprawy dotyczące przedmiotowego projektu. Poprawa wniosku o dofinansowanie przed podpisaniem umowy/ porozumienia W przypadku konieczności poprawy wniosku o dofinansowanie, wniosek w dwóch egzemplarzach (oryginał i kopia) wraz z załącznikami zostaje zwrócony do RWP na podstawie notatki wewnętrznej sporządzonej przez pracownika RKP, podpisanej przez Kierownika/ Koordynatora RKP. RWP uzgadnia sposób poprawy wniosku w ramach 131

132 kontaktów roboczych z RKP. Wniosek o dofinansowanie projektu zwrócony zostaje do poprawy w systemie SIWIZ przez RWP. Po poprawieniu wniosku o dofinansowanie, pracownik RWP wyznaczony przez Kierownika RWP przekazuje notatkę wewnętrzną podpisaną przez Kierownika RWP wraz z dwoma egzemplarzami (oryginał oraz kopia) wniosku o dofinansowanie wraz z załącznikami Kierownikowi/Koordynatorowi RKP. W przypadku ponownego przekazania przez RWP wniosku o dofinansowanie wraz z dokumentacją, procedura sprawdzenia wniosku (zgodnie z listą sprawdzającą 5.2) zostaje powtórzona. Weryfikacja dokumentów dotyczących pomocy publicznej W przypadku projektów objętych pomocą publiczną lub pomocą de minimis pracownik RKP dodatkowo weryfikuje czy dokumenty przedłożone przez Beneficjenta na etapie oceny formalnej wniosku o dofinansowanie nie wymagają aktualizacji i spełniają warunki określone w odpowiednich aktach prawnych dotyczących stosowania pomocy publicznej lub pomocy de minimis. W przypadku konieczności aktualizacji przez Beneficjenta dokumentów niezbędnych do podpisania umowy/ porozumienia o dofinansowaniu projektu objętego zasadami pomocy publicznej pracownik po otrzymaniu aktualnych dokumentów przekazuje je notatką podpisaną przez Kierownika/ Koordynatora RKP do RWP celem weryfikacji ich poprawności i kompletności. Cesja wierzytelności W przypadku zawarcia przez Beneficjenta umowy cesji wierzytelności, Beneficjent jest zobowiązany do pisemnego poinformowania IZ RPO WSL o podpisanej cesji. Wierzytelność z umowy/ porozumienia o dofinansowaniu projektu jest wierzytelnością warunkową i będzie przysługiwać cedentowi pod warunkiem realizacji przez niego wszelkich wymienionych w umowie/porozumieniu obowiązków oraz z zastrzeżeniem skuteczności wszelkich praw dłużnika względem cedenta określonych w umowie/ porozumieniu. IZ RPO WSL wyklucza możliwość podpisania oświadczeń dotyczących nieotrzymania przez IZ RPO WSL żadnych innych zawiadomień o cesji dot. umowy/ porozumienia oraz o nieposiadaniu wymagalnych wierzytelności wobec beneficjenta lub innej osoby zobowiązanej z tytułu kwoty dofinansowania, oświadczenia o zrzeczeniu się prawa potrącenia wierzytelności przysługujących IZ RPO WSL w stosunku do Beneficjenta z przelaną wierzytelnością oraz wszelkich innych oświadczeń wymaganych przez Bank. IZ RPO WSL przyjmuje wyłącznie zawiadomienie o przyjęciu cesji. Przygotowanie umowy/ porozumienia Po stwierdzeniu kompletności wszystkich dokumentów, niezbędnych do zawarcia umowy/ porozumienia, pracownik RKP przygotowuje na odpowiednim wzorze projekt umowy/ porozumienia (w trzech egzemplarzach), nadając jej numer zgodnie z zasadami jednolitej numeracji dokumentów KSI (SIMIK 07-13) oraz zgodnie ze wzorem przedstawionym w Identyfikatorze dokumentów, stanowiącym załącznik nr 3.5 do Podręcznika. Pracownik RKP jest odpowiedzialny za zgodność treści projektu umowy/ porozumienia z odpowiednim wzorem. Przygotowany i parafowany na każdej stronie przez pracownika RKP projekt umowy/ porozumienia jest niezwłocznie przekazywany wraz z listą sprawdzającą (załącznik 5.4), dokumentami przekazanymi przez Beneficjenta oraz wnioskiem o dofinansowanie z załącznikami Kierownikowi RKP/ Koordynatorowi RKP, który sprawdza zgodność zapisów przygotowanego projektu umowy/ porozumienia z załączoną dokumentacją. Po pozytywnej weryfikacji Kierownik RKP/ Koordynator RKP parafuje projekt umowy/ porozumienia na każdej stronie oraz podpisuje listę sprawdzającą, a następnie przekazuje Dyrektorowi WRR/ Zastępcy Dyrektora 132

133 WRR/Kierownikowi RKP celem akceptacji. Dyrektor WRR/ Zastępca Dyrektora WRR/Kierownik RKP zatwierdza listę sprawdzającą oraz parafuje projekt umowy/ porozumienia na ostatniej stronie. Po zaparafowaniu projektu umowy/ porozumienia przez Kierownika RKP/ Dyrektora WRR/Zastępcę Dyrektora WRR jest on przekazywany z rejestrem obiegu umowy/ aneksu /porozumienia do RRP. Kierownik RRP/ Koordynator RRP parafuje projekt umowy/ porozumienia. Następnie projekt umowy wraz ze sporządzonym przez RRP oświadczeniem o zabezpieczeniu środków w Planie finansowym środków Unii Europejskiej na realizację programów RPO i POKL na realizację umowy lub w przypadku porozumienia bez oświadczenia,, jest przekazywany z rejestrem obiegu umowy/ aneksu/ porozumienia do zatwierdzenia do Zespołu Obsługi Prawnej (ZOP), który parafuje projekt umowy/ porozumienia lub też zwraca go do poprawy wraz z uwagami. W przypadku uwag ZOP co do treści umowy/ porozumienia, pracownik RKP nanosi odpowiednie poprawki i ponownie przekazuje projekt umowy/ porozumienia Kierownikowi RKP/Koordynatorowi RKP oraz Dyrektorowi WRR/ Zastępcy Dyrektora WRR/Kierownikowi RKP, a następnie do RRP i ZOP, gdzie następuje parafowanie projektu umowy/ porozumienia. Zaparafowany przez ZOP projekt porozumienia jest zwracany do RKP. Zaparafowany przez ZOP projekt umowy wraz z rejestrem obiegu oraz oświadczeniem o zabezpieczeniu środków w Planie finansowym środków Unii Europejskiej na realizację programów RPO i POKL jest przekazywany Skarbnikowi Województwa, który parafuje go w części dotyczącej współfinansowania krajowego, bądź też zwraca do poprawy wraz z uwagami. W przypadku uwag Skarbnika Województwa co do treści umowy, pracownik RKP nanosi odpowiednie poprawki i ponownie przekazuje umowę Kierownikowi RKP/ Koordynatorowi RKP oraz Dyrektorowi WRR/ Zastępcy Dyrektora WRR/Kierownikowi RKP, RRP, a następnie ZOP celem akceptacji. Po zatwierdzeniu projektu umowy, zostaje on ponownie przekazany Skarbnikowi Województwa w celu zaparafowania. Ostatecznie uzgodniony i zaparafowany przez Dyrektora WRR/ Zastępcę Dyrektora WRR/ Kierownika RKP, RRP i ZOP projekt porozumienia, a w przypadku umowy zaparafowany również przez Skarbnika Województwa projekt umowy w trzech egzemplarzach, jest niezwłocznie przekazywany wnioskodawcy po sprawdzeniu przez Kierownika RKP/ Koordynatora RKP lub wyznaczonego pracownika RKP dostępności środków możliwych do zakontraktowania w danym miesiącu. Projekt umowy/ porozumienia jest przesyłany do wnioskodawcy pocztą za zwrotnym potwierdzeniem odbioru lub może zostać odebrany osobiście. W takim przypadku Beneficjent potwierdza odbiór na piśmie przygotowanym przez pracownika RKP oraz zaparafowanym przez Kierownika RKP/ Koordynatora RKP oraz podpisanym przez Dyrektora WRR/ Zastępcę Dyrektora WRR/ Kierownika RKP lub na kserokopii pierwszej strony umowy/ porozumienia. Beneficjent zwracając trzy podpisane egzemplarze umowy/ porozumienia o dofinansowaniu jest zobowiązany do załączenia wykazu realizowanych oraz zrealizowanych projektów finansowanych ze środków krajowych oraz środków funduszy i programów Unii Europejskiej (za wyjątkiem projektów realizowanych z EFS) lub oświadczenia o braku realizowanych/ zrealizowanych projektów. Umowa/ porozumienie mogą zostać podpisane w siedzibie IZ RPO WSL. W takim przypadku wnioskodawca zostaje zaproszony pisemnie, mailowo lub telefonicznie do siedziby IZ RPO WSL. Po otrzymaniu podpisanego przez beneficjenta projektu umowy/ porozumienia (w trzech egzemplarzach), Kierownik RKP/ Koordynator RKP lub wyznaczony pracownik RKP sprawdza ponownie dostępność środków możliwych do zakontraktowania w danym miesiącu a następnie projekt umowy/ porozumienia jest przekazywany do podpisu Członkowi Zarządu Województwa oraz Dyrektorowi/ Zastępcy Dyrektora WRR. Za datę podpisania umowy/ porozumienia o dofinansowaniu przyjmuje się datę podpisania przez 133

134 ostatnią osobę upoważnioną do podpisu umowy/ porozumienia. (Datę podpisania umowy/ porozumienia wpisuje Kierownik RKP/ Koordynator RKP). Po podpisaniu umowy/ porozumienia wszystkie egzemplarze są przekazywane do rejestracji w Rejestrze Umów Województwa Śląskiego, prowadzonym przez ZOP. Po zarejestrowaniu umowy/porozumienia w ZOP: jeden egzemplarz wraz z załącznikami (stanowiącymi kopię wniosku o dofinansowanie wraz z załącznikami oraz harmonogramem rzeczowo - finansowym) zostaje przekazany Beneficjentowi, drugi egzemplarz wraz z załącznikami (stanowiącymi oryginał wniosku o dofinansowanie wraz z załącznikami oraz harmonogramem rzeczowo finansowym) pozostaje w RKP w dokumentacji projektu, trzeci egzemplarz (bez wniosku o dofinansowanie, wraz z harmonogramem rzeczowo finansowym ) zostaje przekazany do ZOP. Przekazanie Beneficjentowi umowy/ porozumienia wraz z załącznikami może nastąpić drogą pocztową, za zwrotnym potwierdzeniem odbioru lub mogą zostać odebrane osobiście. Beneficjent potwierdza odbiór umowy/porozumienia na piśmie przekazującym lub na kserokopii pierwszej strony umowy/ porozumienia. W przypadku udzielania Beneficjentowi pomocy de minimis pracownik RKP przygotowuje dwa egzemplarze zaświadczenia dot. wysokości udzielonej pomocy de minimis zgodnie z procedurą opisaną w pkt Zaświadczenia parafuje pracownik, Koordynator RKP/ Kierownik RKP i są one przedkładane do podpisu Dyrektorowi/ Zastępcy Dyrektora WRR. Jeden egzemplarz zaświadczenia jest przesyłany Beneficjentowi wraz z jednym egzemplarzem umowy o dofinansowanie oraz wniosku o dofinansowanie. Drugi egzemplarz zaświadczenia pozostaje w dokumentacji projektu. Beneficjent, któremu udzielona zostaje pomoc publiczna jest informowany o tym fakcie w piśmie przekazującym jeden egzemplarz umowy o dofinansowanie wraz z wnioskiem o dofinansowanie. W piśmie wskazany zostaje również numer programu pomocowego. Zawarta umowa/ porozumienia są przechowywane i archiwizowane w IZ RPO WSL, zgodnie z procedurami opisanymi w rozdziale 16 Podręcznika. Zawarta umowa/porozumienie są rejestrowane przez pracownika RKP w KSI (SIMIK 07-13) oraz LSI (w SIWIZ umieszczana jest również zeskanowana umowa/ porozumienie bez wniosku o dofinansowanie oraz bez harmonogramu rzeczowo-finansowego) niezwłocznie po zarejestrowaniu jej w ZOP. Lista podpisanych umów/ porozumień o dofinansowaniu projektów jest generowana automatycznie z SIWIZ RPO WSL na stronie internetowej Ponadto, umowa/ porozumienie ewidencjonowane są przez pracownika ROF w programie DYSPONENT w części współfinansowania krajowego do 5 dnia kolejnego miesiąca. Program DYSPONENT jest powiązany z systemem finansowo-księgowym. Procedura przygotowania i zawierania umowy/porozumienia o dofinansowaniu projektu przedstawiona została schematycznie w załączniku 1.5 do niniejszego Podręcznika Zmiany w projekcie i w umowie/porozumieniu o dofinansowaniu projektu Beneficjent zgłasza, w formie pisemnej, Instytucji Zarządzającej RPO WSL zmiany dotyczące realizacji Projektu nie później niż do 30 dni przed zakończeniem rzeczowym realizacji Projektu. Szczegóły dotyczące zakresu i trybu dokonywania zmian w projekcie 134

135 są uregulowane w umowie/ porozumieniu o dofinansowaniu zawieranej między Beneficjentem a IZ RPO WSL. W szczególnie uzasadnionych przypadkach IZ RPO WSL może wyrazić zgodę na dokonanie zmian przez Beneficjenta w terminie krótszym niż 30 dni przed planowanym zakończeniem rzeczowym realizacji Projektu ale nie później niż do dnia finansowego zakończenia realizacji projektu. W przypadku, gdy umowa/ porozumienie dotyczy projektu zakończonego lub projektu, dla którego terminy założone we wniosku o dofinansowanie są wcześniejsze niż data zawarcia umowy, a Beneficjent przed podpisaniem umowy oświadczył, że faktycznie projekt nie został zrealizowany i daty są nieaktualne, Beneficjent ma prawo zgłosić zmiany w projekcie maksymalnie w terminie 30 dni od dnia podpisania umowy/ porozumienia o dofinansowaniu. W szczególnych przypadkach IZ RPO WSL może zaakceptować zmiany przed podpisaniem umowy/ porozumienia lub uznać oświadczenie złożone przed umową za zgłoszenie zmian w projekcie. Zmiany w umowie/ porozumieniu wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. Zmiany w umowie/ porozumieniu wprowadzane są w formie aneksu i są możliwe jedynie w zakresie dopuszczonym przez IZ RPO WSL. Aneksowane w szczególności będą części wniosku o dofinansowanie takie jak: tabela E.1 Planowany termin rzeczowego zakończenia realizacji inwestycji, tabela E.3 pozycje kosztów kwalifikowalnych, tabela E5 plan finansowy projektu, część D wskaźniki osiągnięcia celów projektu, tabela F6 montaż finansowy oraz harmonogram rzeczowofinansowy. W przypadku podejmowania innych decyzji dotyczących zmian w projekcie, nad jednolitym procesem decyzyjnym czuwać będzie Kierownik RKP/ Koordynator RKP w porozumieniu z Dyrektorem WRR/ Zastępcą Dyrektora WRR. Pismo dot. zmian w projekcie sporządza pracownik RKP i przedstawia do parafowania Koordynatorowi RKP. Pismo podpisuje Dyrektor WRR/ Zastępca Dyrektora WRR/ Kierownik RKP. Kierownik RKP nie podpisuje pisma jeśli ma ono skutki finansowe dla Beneficjenta np. ograniczenie rzeczowe realizacji projektu, uznanie wydatków za niekwalifikowalne. IZ RPO WSL może wyrazić pisemną zgodę na realizację projektu w zmienionym kształcie z zastrzeżeniem ujęcia zmian w najbliższym podpisywanym aneksie do umowy/ porozumieniu o dofinansowaniu. Powyższa zgoda umożliwia bieżącą realizację i rozliczanie projektu w zmienionym zakresie. Zmiany, które wymagają aneksu w celu wypłat środków to zmiany w montażu finansowym (w wyniku którego wprowadzone zostają nowe, dotychczas nieujęte w projekcie źródła finansowania, lub następują przesunięcia pomiędzy środkami publicznymi i prywatnymi), a także zmiany terminu finansowego zakończenia realizacji inwestycji jeżeli termin finansowego zakończenia uniemożliwia złożenie wniosku o płatność lub wypłatę środków dofinansowania. W przypadku, gdy zmiany w umowie/ porozumieniu wymagają korekty wniosku o dofinansowanie projektu (będącego załącznikiem do umowy/porozumienia), Beneficjent wprowadza zmiany do wniosku po zalogowaniu się do SIWIZ RPO WSL. Pracownik RKP, posiadając wcześniej informacje o potrzebie wprowadzenia zmian w EWA, umożliwia Beneficjentowi złożenie poprawionego wniosku o dofinansowanie w systemie. Następnie Beneficjent poprawia wyłącznie te tabele we wniosku, które wymagają korekty, drukuje całość wniosku o dofinansowanie i przesyła go w 2 egzemplarzach wraz harmonogramem rzeczowo-finansowym (3 egzemplarze), w wersji papierowej do IZ RPO WSL. Projekt proponowanych zmian Beneficjent przedstawia w piśmie, które wpływa do Kancelarii Ogólnej UM WSL/ Sekretariatu WRR, dekretowane jest przez Dyrektora WRR/ Zastępcę Dyrektora WRR na Kierownika RKP/ Koordynatora RKP, a następnie na 135

136 pracownika RKP. Pracownik RKP, może również dokonać odblokowania wniosku celem jego korekty po otrzymaniu informacji od beneficjenta drogą mailową lub telefoniczną. Na podstawie informacji beneficjenta w sprawie zmian w umowie/ porozumieniu wraz z ich uzasadnieniem, pracownik RKP opracowuje treść projektu aneksu. W przypadku zmian w tabeli E1 pracownik RKP kontroluje czy nie zostały przekroczone terminy w odniesieniu do finansowego zakończenia realizacji projektu oraz złożenia ostatniego wniosku o płatność. Pomiędzy datą rzeczowego zakończenia a finansowego zakończenia realizacji projektu (poniesienie ostatniego wydatku w projekcie) nie powinno być więcej niż 60 dni, a pomiędzy datą finansowego zakończenia realizacji projektu a złożeniem ostatniego wniosku o płatność nie więcej niż 25 dni (nie dotyczy działania typ projektu 7). W uzasadnionych przypadkach IZ RPO WSL może wyrazić zgodę na dłuższy termin niż 60 dni od rzeczowego do finansowego zakończenia oraz na złożenie wniosku o płatność końcową po upływie 25 dni. Treść projektu aneksu jest uzgadniana z beneficjentem pisemnie lub w kontaktach roboczych (mailowo lub telefonicznie). Opracowany i uzgodniony przez pracownika RKP projekt aneksu, w trzech egzemplarzach wraz z listą sprawdzającą do aneksu (załącznik 5.12) jest przekazywany do parafowania Kierownikowi RKP/ Koordynatorowi RKP i Dyrektorowi WRR/ Zastępcy Dyrektora WRR. Dalsza procedura dotycząca podpisania aneksu przedstawia się analogicznie do procedury podpisywania umowy/ porozumienia. W przypadku niezaakceptowania przez IZ RPO WSL zmian zaproponowanych przez Beneficjenta, IZ RPO WSL informuje o tym fakcie Beneficjenta w formie pisma podpisywanego przez Dyrektora WRR/ Zastępcę Dyrektora WRR/ Kierownika RKP. Odrzucenie zaproponowanych przez Beneficjenta zmian w umowie jest uzasadniane merytorycznie. Po podpisaniu przez osoby upoważnione do podpisania aneksu pracownik RKP niezwłocznie rejestruje aneks w KSI (SIMIK 07-13) oraz w LSI. Procedura wprowadzania zmian do umowy/ porozumienia o dofinansowanie projektu przedstawiona została schematycznie w załączniku 1.5 do niniejszego Podręcznika. W przypadku wykrycia bądź uzasadnionego podejrzenia wystąpienia naruszenia mogącego skutkować wystąpieniem nieprawidłowości w rozumieniu Rozporządzenia 1083/2006 przez pracownika WRR podczas wykonywania obowiązków służbowych innych niż czynności kontrolne (np. weryfikacja wniosków o dofinansowanie, weryfikacja innej dokumentacji itp.) zobowiązany jest on do powiadomienia o tym fakcie kierownika swojego referatu, a następnie do niezwłocznego przekazania informacji do kierownika RMK, na podstawie której naruszenie/ uchybienie zostanie zweryfikowane pod kątem wystąpienia nieprawidłowości w rozumieniu Rozporządzenia 1083/2006. Informacja taka przekazywana jest w formie notatki o podejrzeniu wykrycia nieprawidłowości do kierownika RMK stanowiącej załącznik 12.1 do Podręcznika bądź formie innego dokumentu powstałego w procesie weryfikacji dokumentacji (notatkę podpisuje kierownik RKP/ Koordynator RKP), który powinien zawierać informacje niezbędne do weryfikacji uchybienia tj.: - opis naruszenia prawa/ sytuacji budzącej podejrzenie wykrycia nieprawidłowości, - opis nieprawidłowego wydatku dokonanego przez beneficjenta, - kwota brutto/ netto nieprawidłowego wydatku. 136

137 Przesunięcia między kategoriami wydatków W przypadku gdy zmiany w projekcie dotyczą przesunięć oszczędności powstałych po zakończeniu części zamówień lub wszystkich zamówień podczas realizacji projektu pomiędzy kategoriami kosztów kwalifikowalnych wniosku o dofinansowanie stosuje się następujące zasady: 1) możliwe są przesunięcia środków pomiędzy różnymi kategoriami dot. rzeczowego zakresu realizacji inwestycji niezależnie od faktu czy wartości kategorii zostały ustalone w ramach jednego czy też kilku postępowań, 2) możliwe są przesunięcia środków pomiędzy różnymi kategoriami nierzeczowego zakresu realizacji inwestycji niezależnie od faktu czy wartości kategorii zostały ustalone w ramach jednego czy też kilku postępowań, 3) możliwe są przesunięcia środków z kategorii nierzeczowych na kategorie dot. rzeczowego zakresu realizacji inwestycji niezależnie od faktu czy wartości kategorii zostały ustalone w ramach jednego czy też kilku postępowań. 4) możliwe są przesunięcia środków z kategorii dot. rzeczowego zakresu realizacji inwestycji na kategorie nierzeczowe pod warunkiem, że kategorie pomiędzy którymi dokonuje się przesunięć są objęte jednym postępowaniem o udzielenie zamówienia, z zastrzeżeniem, że przesunięcie oszczędności nie może powodować rozszerzenia zakresu projektu. W przypadku decyzji o konieczności przeprowadzenia powtórnej oceny merytorycznotechnicznej ze względu na wprowadzone zmiany zakresu rzeczowego zastosowanie będzie miała procedura określona w rozdziale i niniejszego Podręcznika Zmiany terminów realizacji prokjektów Decyzje dotyczące przedłużania terminów rzeczowego i finansowego zakończenia realizacji projektu podejmowane są w trakcie cyklicznych, cotygodniowych spotkań Dyrektora WRR i Zastępców Dyrektora WRR, w obecności Kierownika RKP/ Koordynatora RKP. Po podjęciu decyzji w sprawie zmiany terminów realizacji projektu, pracownik RKP sporządza stosowne pismo do Beneficjenta. Pismo parafuje Koordynator RKP i podpisuje Kierownik RKP Zwiększanie poziomu dofinansowania Wprowadzane do umowy/porozumienia o dofinansowanie projektu zmiany, inicjowane mogą być zarówno przez Beneficjenta, jak i przez IZ RPO WSL. Zwiększenie procentu dofinansowania: IZ RPO WSL może wyrazić zgodę na zmianę procentu dofinansowania w przypadku dostępności środków w ramach działania/priorytetu wynikającej z limitu wartości środków dostępnych do zakontraktowania. Ponadto projekt musi spełniać jednocześnie następujące przesłanki: 1. w przypadku procedury konkursowej: a. wszystkie umowy w ramach konkursu z projektami wybranymi do dofinansowania zostały podpisane (nie wliczając projektów dobieranych z list rezerwowych); 137

138 b. beneficjent ma niższe dofinansowanie w stosunku do możliwego dla tego projektu c. wartość projektu zmniejszyła się po przetargu; 2. w przypadku beneficjentów Programu Rozwoju Subregionów i projektów kluczowych decyzja o zwiększeniu procentowego dofinansowania (poprzedzona wnikliwą analizą wraz z RPR) będzie podejmowana będzie zgodnie z wytycznymi do procedury Projektów Kluczowych oraz Programów Rozwoju Subregionów oraz z uwzględnieniem następujących przesłanek: a. beneficjent ma niższe dofinansowanie w stosunku do możliwego dla tego projektu; b. wartość projektu zmniejszyła się po przetargu; W przypadku projektów wybranych do dofinansowania po wyrażeniu przez Beneficjenta zgody na przyznanie obniżonej kwoty w związku z limitem środków możliwych do zakontraktowania, możliwe jest zwiększenie poziomu dofinansowania w związku z pojawieniem się środków możliwych do zakontraktowania bez zachowania przesłanek określonych powyżej. W przypadku projektów wybranych do dofinansowania po wyrażeniu przez Beneficjenta zgody na przyznanie obniżonej kwoty dofinansowania w związku z przekroczeniem wkładu EFRR w danej osi priorytetowej istnieje możliwość zwiększenia poziomu dofinansowania w przypadku pojawienia się możliwości związanej z ponownym przeliczeniem wkładu EFRR w danej osi priorytetowej. IZ RPO WSL może zwiększyć procent dofinansowania do maksymalnego poziomu możliwego dla danego projektu uwzględniając m.in. dostępność środków, warunki konkursu, lukę finansową, dopuszczalny procent udziału środków uinijnych w publicznych wydatkach kwalifikowanych dla danej osi priorytetowej, wypłatę środków w ramach projektu oraz zasady udzielenia Beneficjentowi pomocy publicznej/ pomocy de minimis, stwierdzone nieprawidłowości oraz nałożenie korekt finansowych zgodnych z Taryfikatorem lub Wytycznymi KE COCOF 07/0037/03-PL z uwzględnieniem procedury opisanej w rozdziale Tryb zmian Programów Rozwoju Subregionów. Pismo oraz notatkę w sprawie zmiany procentu dofinansowania podpisuje Dyrektor WRR/ Zastępca Dyrektora WRR. Kierownik RKP przekazuje kierownikowi RWP zaktualizowaną dokumentację aplikacyjną projektów, celem przygotowania projektu uchwały pod obrady Zarządu Województwa. Aneks zwiększający procent dofinansowania jest podpisywany po uprzedniej zgodzie Zarządu Województwa wyrażonej Uchwałą. Zwiększenie kwoty i procentu dofinansowania lub zwiększenie kwoty dofinansowania IZ RPO WSL może zwiększyć kwotę dofinansowania do maksymalnego poziomu (procent i kwota) możliwego dla danego projektu uwzględniając m.in. dostępność środków, warunki konkursu, procent dofinansowania, lukę finansową, dopuszczalny procent udziału środków uinijnych w publicznych wydatkach kwalifikowanych dla danej osi priorytetowej, wypłatę środków w ramach projektu oraz zasady udzielenia Beneficjentowi pomocy publicznej/ pomocy de minimis, stwierdzone nieprawidłowości oraz nałożenie korekt finansowych zgodnych z Taryfikatorem lub Wytycznymi KE COCOF 07/0037/03-PL z uwzględnieniem procedury opisanej w rozdziale Tryb zmian Programów Rozwoju Subregionów. 138

139 Ostateczną decyzję ws. podwyższenia poziomu dofinansowania (procent i kwota) IZ RPO WSL podejmie po przeprowadzeniu analizy powyższych czynników. Pismo oraz notatkę o wyrażeniu zgody lub braku zgody na podwyższenie kwoty dofinansowania podpisuje Marszałek/ Wicemarszałek Województwa/ Członek Zarządu Województwa. Kierownik RKP/Koordynator RKP przekazuje kierownikowi RWP zaktualizowaną dokumentację aplikacyjną projektów, celem przygotowania projektu uchwały pod obrady Zarządu Województwa. Aneks zwiększający poziom dofinansowania (procent i kwotę lub kwotę) jest podpisywany po uprzedniej zgodzie Zarządu Województwa wyrażonej Uchwałą. Zarząd Województwa w przypadku niewykorzystania rezerwy dot. procedury odwoławczej może zwrócić się (za pośrednictwem RWP lub RKP) do wnioskodawców, których projekty otrzymały obniżone dofinansowanie z pytaniem czy są zainteresowani zwiększeniem kwoty dotacji do poziomu pierwotnie wnioskowanego. Jednocześnie wnioskodawca proszony jest o aktualizację dokumentacji wniosku związaną ze zmianą montażu finansowego Ponowna ocena formalna i merytoryczno-techniczna projektów, w których zmienił się zakres rzeczowy W przypadku gdy Beneficjent zwróci się do IZ RPO WSL z prośbą o zgodę na zmianę zakresu rzeczowego projektu, kierownik RKP po przeanalizowaniu zakresu proponowanych zmian oraz uwzględniając zapisy umowy o dofinansowanie przygotowuje notatkę do RWP, w sprawie wydania opinii RWP w zakresie konieczności/ braku konieczności przeprowadzenia ponownej oceny. Następnie, po otrzymaniu opinii RWP, kierownik RKP poddaje kwestię ponownej oceny pod obrady Dyrektorów. Kworum Dyrektorów na podstawie przekazanych informacji, wspólnie podejmuje decyzję dot. zasadności/ braku zasadności przeprowadzenia ponownej oceny merytoryczno technicznej, która odnotowywana jestw protokole z narady Dyrektorów. W szczególnych przypadkach, decyzja podejmowana jest przez Marszałka Województwa/ Wicemarszałka Województwa/ Członka Zarządu. Decyzja podejmowana jest indywidualnie dla każdego projektu i przekazywana jest beneficjentowi w formie pisemnej. W uzasadnionych przypadkach Dyrektorzy Wydziału mogą odmówić wyrażenia zgody na wprowadzenie zmian w zakresie rzeczowym projektu. W przypadku zmian niewpływających na efektywność realizacji inwestycji Dyrektorzy Wydziału mogą wyrazić zgodę na zmianę zakresu rzeczowego projektu bez konieczności przeprowadzania powtórnej oceny inwestycji. Natomiast w przypadku projektów, w których zmiany zakresu rzeczowego mogą wpłynąć na wynik oceny merytoryczno-technicznej uzyskanej przez projekt, Dyrektorzy Wydziału mogą podjąć decyzję o konieczności przeprowadzenia ponownej oceny projektu po aktualizacji dokumentacji projektu w zakresie odzwierciedlającym zmiany jego zakresu rzeczowego. W przypadku decyzji o konieczności przeprowadzenia powtórnej oceny merytorycznotechnicznej ze względu na wprowadzone zmiany zakresu rzeczowego, RKP informuje beneficjenta, iż zastosowana będzie wskazana procedura. Beneficjent może wówczas odstąpić od planowanych zmian i zrealizować projekt zgodnie z zatwierdzoną wcześniej dokumentacją lub podtrzymać konieczność wprowadzenia zmian do projektu. W przypadku podtrzymania przez Beneficjenta decyzji o zmianach do ponownej oceny projektu w sposób odpowiedni stosuje się zapisy podrozdziału Ocena wniosków 139

140 Podręcznika, z zastrzeżeniem odrębnych uregulowań przewidzianych w niniejszej procedurze. Pismo do beneficjenta informujące o konsekwencjach dokonania zmian w zakresie rzeczowym projektu wynikających z niniejszej procedury wraz z prośbą dostarczenia wniosku o dofinansowanie uwzględniającego planowane zmiany, przygotowuje wyznaczony pracownik RKP, parafuje Kierownik RKP/Koordynator RKP oraz zatwierdza Dyrektor WRR/ Zastępca Dyrektora WRR/KierownikRKP. Po dostarczeniu przez Beneficjenta kompletu dokumentacji, w celu przeprowadzenia ponownej oceny formalnej i merytoryczno technicznej projektu, w którym zmienił się zakres rzeczowy, Kierownik RKP/Koordynator RKP przekazuje do RWP wraz z notatką całość zaktualizowanej ze względu na zmianę zakresu rzeczowego dokumentacji projektu wraz z pierwszą wersją dokumentacji aplikacyjnej (zatwierdzoną wcześniej do realizacji) oraz korespondencję z Beneficjentem Ponowne wykonanie analizy finansowej Na etapie sporządzania aneksu do umowy/porozumienia o dofinansowanie dla wszystkich projektów za wyjątkiem projektów realizowanych w ramach dzialania 7.1 zmieniającego wartość całkowitą inwestycji po przeprowadzeniu wszystkich zamówień dot. rzeczowego zakresu projektu (za wyjątkiem zamówień dot. promocji) i podpisaniu umów z wykonawcami: 1. Jeśli wartość całkowita projektu wyrażona w euro wynosi powyżej 1 mln, a projekt zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie generuje dochód w rozumieniu art. 55 Rozporządzenia Rady (WE) 1083/2006 (pole F.2 wniosku o dofinansowanie) Beneficjent na wezwanie IZ RPO WSL jest zobowiązany: razem z dokumentami niezbędnymi do sporządzenia aneksu do umowy/ porozumienia o dofinansowanie załączyć pełną zaktualizowaną analizę finansową (zał. 2 do studium wykonalności). Tabele wynikowe analizy finansowej przesyłane są do IZ RPO WSL w formie papierowej i elektronicznej (jako załącznik do wniosku o dofinansowanie w LSI w arkuszu kalkulacyjnym); zaktualizować tabelę F.2 wniosku o dofinansowanie zgodnie z tabelami wynikowymi analizy finansowej; przesłać oświadczenia czy nastąpiła/ nie nastąpiła zmiana polityki taryfowej oraz czy pojawiły się/ nie pojawiły się nowe źródła dochodu. Oświadczenie wraz z wnioskiem o dofinansowanie oraz papierową wersją analizy finansowej przekazywane jest celem weryfikacji do RWP. Aneks zostaje sporządzony po pozytywnej weryfikacji analizy finansowej. Powyższa procedura zostaje również przeprowadzona w przypadku gdy Beneficjent projektu przynoszącego dochód zwraca się do IZ RPO WSL o zwiększenie procentu i/ lub kwoty dofinansowania. Dla takich projektów procent dofinansowania nie może przekroczyć maksymalnego procentu wynikającego z luki w finansowaniu z zastrzeżeniem warunków konkursu oraz typu projektu. 2. Jeśli wartość projektu wyrażona w euro wynosi powyżej 1 mln ale projekt zgodnie z analizą finansową przedstawioną do studium wykonalności nie przynosi dochodów w rozumieniu art. 55 Rozporządzenia Rady (WE) 1083/2006 Beneficjent jest zobowiązany: 140

141 przesłać oświadczenia czy nastąpiła/ nie nastąpiła zmiana polityki taryfowej oraz czy pojawiły się/ nie pojawiły się nowe źródła dochodu; przesłać zaktualizowany wniosek o dofinansowanie uwzględniający zmianę wartości inwestycji. Oświadczenie wraz z wnioskiem o dofinansowanie jest przekazywane celem weryfikacji do RWP. RWP podejmuje decyzję dot. ewentualnego wezwania Beneficjenta do przedstawienia całości analizy finansowej wraz z rekalkulacją luki w finansowaniu. Aneks zostaje przygotowany po pozytywnej weryfikacji oświadczenia, wniosku o dofinansowanie i ewentualnie zaktualizowanej analizy finansowej. W przypadku gdy Beneficjent projektu nie przynoszącego dochodu zwraca się do IZ RPO WSL o zwiększenie procentu i/lub kwoty dofinansowania, a wartość projektu wyrażona w euro wynosi powyżej 1 mln, Beneficjent, oprócz oświadczeń oraz wniosku o dofinansowanie, jest zobowiązany dodatkowo do przedstawienia aktualizacji analizy finansowej wraz z rekalkulacją luki w finansowaniu. Procent dofinansowania dla takich projektów nie może przekroczyć maksymalnego procentu wynikającego z luki w finansowaniu z zastrzeżeniem warunków konkursu oraz typu projektu 3. W przypadku projektów, których wartość pierwotna w euro wynosiła poniżej 1 mln i uległa zmianie w pierwszej kolejności weryfikowana jest wartość projektu w przeliczeniu na euro po zakończeniu wszystkich zamówień dot. rzeczowego zakresu projektu (z wyłączeniem promocji) i podpisaniu umów z wykonawcami. Jeżeli wartość projektu wzrosła i wynosi powyżej 1 mln euro Beneficjent jest zobowiązany: przesłać oświadczenia czy nastąpiła/ nie nastąpiła zmiana polityki taryfowej oraz czy pojawiły się/ nie pojawiły się nowe źródła dochodu niż planowane w analizie finansowej; przesłać zaktualizowany wniosek o dofinansowanie uwzględniający zmianę wartości inwestycji. Oświadczenie wraz z wnioskiem o dofinansowanie jest przekazywane celem weryfikacji do RWP. RWP podejmuje decyzję dot. ewentualnego wezwania Beneficjenta do przedstawienia całości analizy finansowej wraz z rekalkulacją luki w finansowaniu. Aneks zostaje przygotowany po pozytywnej weryfikacji oświadczenia, wniosku o dofinansowanie i ewentualnie zaktualizowanej analizy finansowej. W przypadku gdy Beneficjent został wezwany do przedstawienia analizy finansowej i wynika z niej, że projekt generuje dochód Beneficjent zobowiązany jest do wypełnienia tabeli F.2 wniosku o dofinansowanie oraz do załączenia analizy finansowej jako załącznik elektroniczny do wniosku o dofinansowanie w LSI w formie arkusza kalkulacyjnego. W przypadku gdy Beneficjent zwraca się do IZ RPO WSL z prośbą o zwiększenie procentu i/ lub kwoty dofinansowania, a wartość projektu wyrażona w euro wynosi powyżej 1 mln, Beneficjent, oprócz oświadczeń oraz wniosku o dofinansowanie, jest zobowiązany dodatkowo do przedstawienia aktualizacji analizy finansowej wraz z rekalkulacją luki w finansowaniu. Procent dofinansowania dla projektu nie może przekroczyć maksymalnego procentu wynikającego z luki w finansowaniu z zastrzeżeniem warunków konkursu i typu projektu. 4. W przypadku projektów, których wartość całkowita wynosi poniżej 1 mln euro, a Beneficjent we wniosku o dofinansowanie w polu F.2 wykazuje, że projekt generuje dochód, projekt jest przekazywany do RWP celem weryfikacji poprawności założeń 141

142 przyjętych przez Beneficjenta. Pracownicy RWP po przeprowadzeniu analizy projektu podejmują dalsze decyzje co do postępowania z takim projektem. IZ RPO WSL może w szczególnych przypadkach odstąpić od wezwania Beneficjenta do przedłożenia zaktualizowanej analizy finansowej, np. jeśli spadek wartości inwestycji nie miał istotnego wpływu na wartości założone w analizie finansowej. Ponowne wykonanie analizy finansowej może być również konieczne do przeprowadzenia jeśli w okresie realizacji projektu, lub w okresie trwałości, wystąpią zmiany wpływające na zwiększenie polityki taryfowej lub generującą nowe źródła do przychodów do projektu Dochody incydentalne Konieczność zwrotu dochodów incydentalnych (które nie są dochodami w rozumieniu art. 55 Rozporządzenia Rady (WE) Nr 1083/2006) jest analizowana indywidualnie dla każdego przypadku w tym m.in. na podstawie opinii prawnych. W wyjątkowych sytuacjach Instytucja Zarządzająca może odstąpić od zobowiązania Beneficjentów do zwrotu incydentalnych dochodów np. wadium, gdy zostało zatrzymane na etapie przygotowania do realizacji projektu Pomoc publiczna i pomoc de minimis Jeżeli zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie projekt jest objęty zasadami pomocy publicznej lub pomocy de minimis RWP w notatce przekazującej projekty, informuje kierownika RKP czy złożone przez Beneficjentów formularze dot. pomocy publicznej/ pomocy de minimis są aktualne i kompletne na dzień wyboru projektu do dofinansowania lub czy formularze utraciły ważność. W przypadku gdy formularze utraciły ważność na etapie oceny lub po przekazaniu projektów do RKP, pracownik RKP sporządzając pismo do Beneficjenta z prośbą o dokumenty do umowy/porozumienia wzywa go do uzupełnienia dokumentów. Po otrzymaniu aktualnych/ poprawionych dokumentów przekazuje je notatką do RWP celem ich weryfikacji. Po pozytywnej weryfikacji poprawności i kompletności dokumentów przez RWP pracownik RKP sporządza projekt umowy/porozumienia o dofinansowanie. Pracownik RKP sporządzając umowę/porozumienie o dofinansowaniu projektu objętego pomocą publiczną/ pomocą de minimis uwzględnia w jej zapisach źródła dofinansowania wskazane przez RZFw notatce służbowej. 1) POMOC PUBLICZNA Pracownik na podstawie Studium Wykonalności weryfikuje, które rozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego jest podstawą udzielenia pomocy publicznej. Każdemu rozporządzeniu przypisany jest numer referencyjny programu pomocowego, który jest dostępny na stronie UOKIK-u. Zgodnie z zapisami ustawy z 30 kwietnia 2004 r. o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej (tekst jednolity: Dz. U. z 2007 r. Nr 59, poz. 404 z późn. zm.) Pracownik RKP w umowie/ porozumieniu o dofinansowanie uzupełnia numer referencyjny programu pomocowego lub numer decyzji Komisji Europejskiej, na podstawie którego została udzielona pomoc publiczna. Numer decyzji Komisji Europejskiej dotyczy umowy/porozumienia o dofinansowanie projektu, dla którego została zatwierdzona pomoc indywidualna. W przypadku umów/ porozumień dla projektów objętych pomocą publiczną, w których nie został zawarty 142

143 numer programu referencyjnego należy go uzupełnić w aneksie do umowy/porozumienia o dofinansowanie. Przy nadawaniu numeru referencyjnego należy zwrócić uwagę czy program pomocowy wymagał notyfikacji czy też jest objęty wyłączeniem grupowym oraz w którym roku złożono pierwszy wniosek o dofinansowanie (jeżeli był on składany przed wydaniem obowiązującego rozporządzenia MRR należy podać numer programu referencyjnego, który był przypisany do wcześniejszego rozporządzenia). W przypadku gdy rozporządzenie na podstawie, którego jest przyznawana pomoc publiczna narzuca na Beneficjenta obowiązek sfinansowania co najmniej 25% wydatków kwalifikowalnych pochodzących ze środków własnych lub z zewnętrznych źródeł finansowania w formie pozbawionej wsparcia ze środków publicznych pracownik RKP przekazując 3 egzemplarze umowy do podpisu wzywa Beneficjenta do złożenia oświadczenia w tym zakresie. W przypadku gdy rozporządzenie nie narzuca takiego obowiązku pracownik RKP nie wzywa Beneficjenta o złożenie w/w. oświadczenia. 2) POMOC DE MINIMIS W przypadku, gdy udzielana jest pomoc de minimis, pracownik RKP na podstawie przesłanych przez Beneficjenta oświadczeń/ zaświadczeń o otrzymanej pomocy sprawdza czy wartość pomocy de minimis udzielana danemu podmiotowi, łącznie z wartością wszelkiej innej pomocy de minimis otrzymanej przez ten podmiot w okresie bieżącego roku kalendarzowego i dwóch poprzednich lat kalendarzowych nie przekroczyła kwoty 200 tys. euro. IZ RPO WSL prosi Beneficjenta o przesłanie faksem, a następnie pocztą oświadczeń/zaświadczeń o wielkości otrzymanej pomocy, przed podpisaniem przez Dyrektora WRR/ Zastępcę Dyrektora WRR umowy/ porozumienia o dofinansowanie.. W przypadku, gdy Beneficjent nie otrzymał żadnej pomocy de minimis składa do IZ RPO WSL oświadczenie o nie otrzymaniu takiej pomocy. Dla pomocy de minimis nie został określony numer programu referencyjnego. Sporządzając projekt umowy/ porozumienia o dofinansowanie dla projektu, dla którego udzielana jest pomoc de minimis pracownik RKP pozostawia niewypełnione pola dot. wartości i procentu dofinansowania oraz wartości i procentu wkładu własnego beneficjenta. Projekt umowy/ porozumienia po zatwierdzeniu przez wszystkie osoby zobowiązane do tego zgodnie z zapisami Podręcznika procedur wdrażania RPO WSL trafia do podpisu do Beneficjenta. Pracownik RKP w piśmie przekazującym 3 egzemplarze umowy/ porozumienia o dofinansowanie informuje Beneficjenta, o tym że wartość udzielonej pomocy zostanie wpisana przez pracownika RKP w dniu podpisania umowy/porozumienia, jednak nie może ona przekroczyć euro oraz że w przypadku gdy po obniżenia pomocy udzielonej Beneficjentowi wartość EFRR-u w kosztach kwalifikowalnych będzie niższa niż 20% może nastąpić odmowa podpisania umowy/ porozumienia o dofinansowanie projektu. Po zwróceniu przez Beneficjenta projektu umowy/ porozumienia trafia on do podpisu do Członka Zarządu Województwa. Po podpisaniu umowy/ porozumienia o dofinansowanie przez Członka Zarządu Województwa, pracownik RKP wzywa Beneficjenta do przesłanie oświadczenia/ zaświadczenia o wielkości otrzymanej pomocy, weryfikuje wartość pomocy de minimis i sporządza zaświadczenie o wysokości udzielonej pomocy de minimis zgodnie z aktualnie obowiązującym wzorem określonym odpowiednim rozporządzeniem. Pracownik uzupełnia również zapisy umowy/ porozumienia 143

144 o dofinansowanie w zakresie wartości i procentu dofinansowania oraz wartości i procentu wkładu własnego Beneficjenta na podstawie informacji RZF stanowiącej załącznik do notatki przekazującej projekty wybrane do dofinansowania przez RWP. Wartość dofinansowania nie może przekroczyć kwoty przyznanej Beneficjentowi zgodnie z uchwałą, którą projekt został wybrany do dofinansowania. W przypadku gdy kwota przyznana w uchwale po przeliczeniu wartości na euro oraz zsumowaniu jej z wszelką inną pomocą de minimis jaką Beneficjent otrzymał w bieżącym roku kalendarzowym oraz dwóch latach poprzednich przekracza poziom 200 tys. euro, wartość dofinansowania wskazana w uchwale jest pomniejszana odpowiednio tak żeby nie przekraczała kwoty 200 tys. euro. Zaświadczenie i umowa/porozumienie przekazywane są w 3 egzemplarzach do Dyrektora WRR/Zastępcy Dyrektora WRR celem ich podpisania. Podpisanie zaświadczenia o wysokości udzielonej pomocy de minimis i umowy/ porozumienia oraz przesłanie przez Beneficjenta oświadczeń/ zaświadczeń o wielkości otrzymanej pomocy od momentu wysłania pisma o dokumenty do umowy/ porozumienia powinno nastąpić w tym samym dniu. Równowartość pomocy w euro ustala się według kursu średniego walut obcych, ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski, który obowiązuje w dniu udzielenia pomocy, a więc w dniu podpisania umowy/porozumienia o dofinansowanie projektu. W przypadku, gdy Beneficjentowi zostaje obniżona pomoc udzielona w ramach RPO WSL, należy zweryfikować czy wartość EFRR-u w kosztach kwalifikowalnych zgodnie z Uszczegółowieniem RPO WSL nie jest niższa niż 20%. W przypadku gdy powyższa wartość EFRR-u jest niższa niż 20% następuje odmowa podpisania umowy o dofinansowanie. W przypadku, gdy będzie sporządzany aneks do umowy/ porozumienia o dofinansowanie: a) powodujący zmniejszenie wartości projektu po przeprowadzonych zamówieniach w ciągu 14 dni od daty zawarcia aneksu należy wydać zaświadczenie korygujące wartość udzielonej pomocy. W tym przypadku równowartość pomocy w euro będzie ustalana według kursu średniego walut obcych, ogłoszonego przez NBP, który obowiązywał w dniu podpisania umowy/ porozumienia o dofinansowanie. b)powodujący zwiększenie kwoty udzielonej pomocy (zwiększenie dofinansowania) w ciągu 14 dni od daty zwarcia aneksu należy wydać zaświadczenie korygujące wartość udzielonej pomocy. Jednakże w tym przypadku równowartość pomocy w euro będzie ustalona według kursu średniego walut obcych, ogłoszonego przez NBP, który obowiązywał w dniu podpisania aneksu zwiększającego kwotę pomocy. Ponadto pracownik RKP przy aneksie zwiększającym kwotę pomocy de minimis wzywa Beneficjenta o przesłanie zaświadczeń o udzielonej pomocy wydanych w roku bieżącym i dwóch latach poprzedzających przyznanie pomocy. Po otrzymaniu dokumentów pracownik RKP weryfikuje czy różnica pomiędzy kwotą przyznanej już pomocy Beneficjentowi, a zwiększoną kwotą dofinansowania nie przekracza euro. W przypadku gdy zwiększona kwota pomocy o jaką wnioskował Beneficjent przekracza 200 tys. euro IZ RO WSL odmawia zwiększenia kwoty dofinansowania. 144

145 5.1.4 Przesłanki do odmowy podpisania umowy/ porozumienia o dofinansowaniu projektu Przesłanki do odmowy podpisania umowy/ porozumienia o dofinansowaniu projektu mogą dotyczyć przede wszystkim kompletności dokumentacji. W przypadku, gdy dokumentacja przekazana przez RWP jest niekompletna, pracownik RKP występuje z wnioskiem do Beneficjenta o uzupełnienie brakujących dokumentów. Umowa/ porozumienie może zostać podpisane wyłącznie w przypadku, gdy wszystkie dokumenty wymagane zgodnie z zasadami RPO WSL będą dostarczone. Badanie kompletności oraz aktualności dokumentacji powinno być dokonane w sposób szczegółowy tak, aby uniknąć sytuacji, w których w szczególności: Beneficjent nie dysponuje dokumentami pozwalającymi na podpisanie umowy/ porozumienia (m.in.: zaświadczenie Natura 2000, pozwolenie na budowę, dokumenty w ramach procedury oceny oddziaływania na środowisko), Beneficjent nie dysponuje dokumentami potwierdzającymi zapewnienie środków finansowych na wkład własny. W przypadku nie uzupełnienia dokumentów przez Beneficjenta w terminie 5 miesięcy lub 8 miesięcy w przypadku wyrażenia zgody na przedłużenie terminu złożenia dokumentów, może nastąpić odmowa podpisania umowy/porozumienia o dofinansowaniu projektu. W przypadku niepodpisania umowy/ porozumienia w terminie 6 miesięcy lub 9 miesięcy przy przedłużonym terminie na podpisanie umowy/ porozumienia, następuje bezwzględna odmowa podpisania umowy/ porozumienia. Przesłanką do odmowy podpisania umowy/ porozumienia o dofinansowaniu projektu może być również zaistnienie nowych okoliczności, nieznanych w momencie wyboru projektów a mogących mieć wpływ na wynik przeprowadzonej oceny projektu lub brak dostępności środków możliwych do zakontraktowania w danym miesiącu. Każdorazowo decyzja o odmowie podpisania umowy/ porozumienia o dofinansowaniu projektu jest uzasadniana na piśmie przez IZ RPO WSL. Pismo przygotowuje pracownik RKP, a następnie weryfikuje Kierownik RKP/ Koordynator RKP, a następnie Dyrektor WRR/ Zastępca Dyrektora WRR. Po weryfikacji w WRR pismo jest przekazywane do podpisu Marszałkowi Województwa/ Wicemarszałkowi Województwa/ Członkowi Zarządu Województwa. Podpisane przez Marszałka Województwa/ Wicemarszałka Województawa/ Członka Zarządu Województwa Śląskiego pismo przesyłane jest za zwrotnym potwierdzeniem odbioru do Beneficjenta. 5.2 Rozwiązanie umowy/ porozumienia o dofinansowaniu projektu Umowa/ porozumienie o dofinansowaniu projektu może zostać rozwiązane : przez IZ RPO WSL z zachowaniem jednomiesięcznego terminu wypowiedzenia lub bez wypowiedzenia; na wniosek Beneficjenta pod warunkiem spełnienia zapisów umowy/ porozumienia, za porozumieniem stron. Wszystkie okoliczności mogące być podstawą do rozwiązania umowy/ porozumienia, jak również ewentualne obowiązki Beneficjenta wynikające z tego faktu, są określone w umowie/ porozumieniu o dofinansowaniu projektu. 145

146 Każdorazowo decyzja o rozwiązaniu umowy/ porozumienia o dofinansowaniu zostaje poprzedzona wnikliwą analizą okoliczności, w których Beneficjent realizuje projekt. W przypadku gdy analiza wykazuje naruszenie postanowień umowy/ porozumienia IZ RPO WSL, biorąc pod uwagę wszystkie okoliczności, podejmuje decyzję o rozwiązaniu umowy/ porozumienia bądź o ich nie rozwiązywaniu. Nad jednolitym procesem decyzyjnym czuwa Kierownik RKP/ Koordynator RKP w porozumieniu z Dyrektorem WRR/ Zastępcą Dyrektora WRR. Rozwiązanie umowy/ porozumienia odbywa się na podstawie decyzji Zarządu Województwa wyrażonej uchwałą, a w przypadku projektów własnych na podstawie uchwały zobowiązującej Beneficjenta do zwrotu dofinansowania dla danego projektu. Pismo informujące o rozwiązaniu umowy jest przygotowywane przez pracownika RKP, parafowane przez Kierownika RKP/ Koordynatora RKP i przedkładane do podpisu Dyrektorowi WRR/ Zastępcy Dyrektora WRR. Każdorazowe rozwiązanie umowy/porozumienia o dofinansowaniu projektu jest rejestrowane w KSI (SIMIK 07-13) oraz LSI Rozwiązanie umowy w przypadku stwierdzenia uchybień/nieprawidłowości w realizacji projektu podczas przeprowadzonej kontroli przez RKP W przypadku stwierdzenia uchybień/nieprawidłowości lub uznania wydatków za niekwalifikowalne podczas weryfikacji wniosków o dofinnasowanie lub dokumentów przesałanych przez Beneficjentów do RKP, Kierownik RKP przedstawia propozycję rozwiązania umowy o dofinansowanie pod obrady kierownictwa. W przypadku podjęcia decyzji o rozwiązaniu umowy o dofinansowanie Kierownik/Koordynator RKP przygotowuje notatkę ws. podejrzenia wystąpienia nieprawidłowości dla Kierownika RMK. Po potwierdzeniu nieprawidłowości przez RMK, pracownik RKP przygotowuje pismo do Beneficjenta informujące o wszczęciu procedury rozwiązania umowy o dofinansowanie projektu. Pracownik RKP przygotowuje pod obrady Zarządu Województwa projekt Uchwały w trzech jednobrzmiących egzemplarzach wraz z Kartą Sprawy. Po podjęciu Uchwały przez Zarząd Województwa ws. rozwiązania umowy o dofinansowanie Projektu w ciągu 14 dni pracownik RKP sporządza pismo do Beneficjenta zawierające informacje na temat rozwiązania umowy oraz wezwanie do zwrotu środków (jeżeli Beneficjentowi zostały wypłacone środki). Pismo parafowane jest przez Kierownika/Koordynatora RKP oraz RPC i podpisywane przez Dyrektora/Zastępcę Dyrektora WRR. Pracownik RKP przygotowuje również projekt notatki do RWP informującej o rozwiązaniu umowy (notatka dw. zostanie przekazana do RZF) oraz notatkę do RPC informującej o rozwiązaniu umowy wraz z kopią uchwały Zarządu Województwa i pisma wzywającego do zwrotu środków w celu ujęcia w Rejestrze Obciążeń na Projekcie kwoty odzyskiwanego dofinansowania Rozwiązanie umowy w przypadku stwierdzenia uchybień/nieprawidłowości w realizacji projektu podczas przeprowadzonej kontroli przez RKP W przypadku stwierdzenia uchybień/nieprawidłowości w realizacji projektu podczas przeprowadzonej kontroli przez RKPR, w informacji pokontrolnej zostanie zawarty zapis, że stwierdzone uchybienia/nieprawidłowości mogą skutkować rozwiązaniem umowy. 146

147 Jeżeli Beneficjent podpisze informację pokontrolną Kierownik/Koordynator RKPR przekazuje Kierownikowi RKP/Koordynatorowi RKP notatkę nt. konieczności wszczęcia procedury rozwiązania umowy o dofinansowanie Projektu. Jeżeli Beneficjent nie podpisze informacji pokontrolnej Kierownik/Koordynator RKPR przedstawia propozycję rozwiązania umowy o dofinansowanie pod obrady kierownictwa. W przypadku podjęcia decyzji o rozwiązaniu umowy o dofinansowanie Kierownik/Koordynator RKPR przygotowuje notatkę ws. podejrzenia wystąpienia nieprawidłowości dla Kierownika RMK. Po potwierdzeniu nieprawidłowości przez RMK, Kierownik/Koordynator RKPR przekazuje Kierownikowi RKP/Koordynatorowi RKP notatkę nt. konieczności wszczęcia procedury rozwiązania umowy o dofinansowanie Projektu. Pracownik RKP przygotowuje pismo do Beneficjenta informujące o wszczęciu procedury rozwiązania umowy o dofinansowanie projektu. Pracownik RKP przygotowuje pod obrady Zarządu Województwa projekt Uchwały w trzech jednobrzmiących egzemplarzach wraz z Kartą Sprawy. Po podjęciu Uchwały przez Zarząd Województwa ws. rozwiązania umowy o dofinansowanie Projektu w ciągu 14 dni pracownik RKP sporządza pismo do Beneficjenta zawierające informacje na temat rozwiązania umowy oraz wezwanie do zwrotu środków (jeżeli Beneficjentowi zostały wypłacone środki). Pismo parafowane jest przez Kierownika/Koordynatora RKP oraz RPC i podpisywane przez Dyrektora/Zastępcę Dyrektora WRR. Pracownik RKP przygotowuje również projekt notatki do RWP informującej o rozwiązaniu umowy (notatka dw. zostanie przekazana do RZF) oraz notatkę do RPC informującej o rozwiązaniu umowy wraz z kopią uchwały Zarządu Województwa i pisma wzywającego do zwrotu środków w celu ujęcia w Rejestrze Obciążeń na Projekcie kwoty odzyskiwanego dofinansowania Rozwiązanie umowy w przypadku stwierdzenia uchybień/nieprawidłowości lub uznania wydatków za niekwalifikowalne podczas weryfikacji wniosków o płatność przez RPC W przypadku stwierdzenia uchybień/nieprawidłowości lub uznania wydatków za niekwalifikowalne podczas weryfikacji wniosków o płatność przez RPC, Kierownik RPC przedstawia propozycję rozwiązania umowy o dofinansowanie pod obrady kierownictwa. W przypadku podjęcia decyzji o rozwiązaniu umowy o dofinansowanie Kierownik/Koordynator RPC przygotowuje notatkę ws. podejrzenia wystąpienia nieprawidłowości dla Kierownika RMK. Po potwierdzeniu nieprawidłowości przez RMK, Kierownik/Koordynator RPC przekazuje Kierownikowi RKP notatkę nt. konieczności wszczęcia procedury rozwiązania umowy o dofinansowanie Projektu. Pracownik RKP przygotowuje pismo do Beneficjenta informujące o wszczęciu procedury rozwiązania umowy o dofinansowanie projektu. Pracownik RKP przygotowuje pod obrady Zarządu Województwa projekt Uchwały w trzech jednobrzmiących egzemplarzach wraz z Kartą Sprawy. Po podjęciu Uchwały przez Zarząd Województwa ws. rozwiązania umowy o dofinansowanie Projektu w ciągu 14 dni pracownik RKP sporządza pismo do Beneficjenta zawierające informacje na temat rozwiązania umowy oraz wezwanie do zwrotu środków (jeżeli Beneficjentowi zostały wypłacone środki). Pismo parafowane jest przez Kierownika/Koordynatora RKP oraz RPC i podpisywane przez Dyrektora/Zastępcę Dyrektora WRR. Pracownik RKP przygotowuje również projekt notatki do RWP informującej o rozwiązaniu umowy (notatka dw. zostanie przekazana do RZF) oraz notatkę do RPC informującej o rozwiązaniu umowy wraz z kopią uchwały Zarządu Województwa i pisma wzywającego 147

148 do zwrotu środków w celu ujęcia w Rejestrze Obciążeń na Projekcie kwoty odzyskiwanego dofinansowania Rozwiązanie umowy w wyniku weryfikacji wskaźników oraz celów projektu W przypadku gdy, konieczność rozwiązania umowy o dofinansowanie jest wynikiem weryfikacji wskaźników oraz celów Projektu przez RSIMP propozycja rozwiązania umowy o dofinansowanie przedstawiana jest pod obrady kierownictwa. W przypadku podjęcia decyzji o rozwiązaniu umowy o dofinansowanie Kierownik/Koordynator RSIMP przekazuje Kierownikowi RKP notatkę nt. konieczności wszczęcia procedury rozwiązania umowy o dofinansowanie Projektu. Kopia notatki jest przekazywana do RMK. Pracownik RKP przygotowuje pismo do Beneficjenta informujące o wszczęciu procedury rozwiązania umowy o dofinansowanie projektu. Pracownik RKP przygotowuje pod obrady Zarządu Województwa projekt Uchwały w trzech jednobrzmiących egzemplarzach wraz z Kartą Sprawy. Po podjęciu Uchwały przez Zarząd Województwa ws. rozwiązania umowy o dofinansowanie Projektu w ciągu 14 dni pracownik RKP sporządza pismo do Beneficjenta zawierające informacje na temat rozwiązania umowy oraz wezwanie do zwrotu środków (jeżeli Beneficjentowi zostały wypłacone środki). Pismo parafowane jest przez Kierownika/Koordynatora RKP oraz RPC i podpisywane przez Dyrektora/Zastępcę Dyrektora WRR. Pracownik RKP przygotowuje również projekt notatki do RWP informującej o rozwiązaniu umowy (notatka dw. zostanie przekazana do RZF) oraz notatkę do RPC informującej o rozwiązaniu umowy wraz z kopią uchwały Zarządu Województwa i pisma wzywającego do zwrotu środków w celu ujęcia w Rejestrze Obciążeń na Projekcie kwoty odzyskiwanego dofinansowania Rozwiązanie umowy w wyniku przeprowadzonej ponownej oceny merytoryczno-technicznej W przypadku gdy, konieczność rozwiązania umowy o dofinansowanie jest wynikiem przeprowadzonej ponownej oceny merytoryczno technicznej, którą Beneficjent zakończył z wynikiem negatywnym propozycja rozwiązania umowy o dofinansowanie przedstawiana jest wspólnie przez RKP i RWP pod obrady kierownictwa. W celu podjęcia decyzji o rozwiązaniu umowy analizowane są zapisy umowy. W przypadku podjęcia decyzji o rozwiązaniu umowy o dofinansowanie Pracownik RKP przygotowuje pismo do Beneficjenta informujące o wszczęciu procedury rozwiązania umowy o dofinansowanie projektu. Pracownik RKP przygotowuje pod obrady Zarządu Województwa projekt Uchwały w trzech jednobrzmiących egzemplarzach wraz z Kartą Sprawy. Po podjęciu Uchwały przez Zarząd Województwa ws. rozwiązania umowy o dofinansowanie Projektu w ciągu 14 dni pracownik RKP sporządza pismo do Beneficjenta zawierające informacje na temat rozwiązania umowy oraz wezwanie do zwrotu środków (jeżeli Beneficjentowi zostały wypłacone środki). Pismo parafowane jest przez Kierownika/Koordynatora RKP oraz RPC i podpisywane przez Dyrektora/Zastępcę Dyrektora WRR. Pracownik RKP przygotowuje również projekt notatki do RWP informującej o rozwiązaniu umowy (notatka dw. zostanie przekazana do RZF) oraz notatkę do RPC informującej o rozwiązaniu umowy wraz z kopią uchwały Zarządu Województwa i pisma wzywającego 148

149 do zwrotu środków w celu ujęcia w Rejestrze Obciążeń na Projekcie kwoty odzyskiwanego dofinansowania Rozwiązanie umowy na wniosek Beneficjenta W przypadku, gdy rozwiązanie umowy o dofinansowanie następuje na wniosek Beneficjenta. Beneficjent zgodnie z zapisami umowy zobowiązany jest do zwrotu otrzymanego dofinansowania, wraz z odsetkami w wysokości jak dla zaległości podatkowych naliczanymi od dnia przekazania dofinansowania, w terminie 30 dni od dnia złożenia do IZ RPO WSL wniosku o rozwiązanie Umowy. Pracownik RKP po uzyskaniu informacji z RPC o prawidłowym zwrocie środków od Beneficjenta przygotowuje pod obrady Zarządu Województwa projekt Uchwały w trzech jednobrzmiących egzemplarzach wraz z Kartą Sprawy. Po podjęciu Uchwały przez Zarząd Województwa ws. rozwiązania umowy o dofinansowanie Projektu pracownik RKP sporządza pismo do Beneficjenta zawierające informacje na temat rozwiązania umowy. Pismo parafowane jest przez Kierownika/Koordynatora RKP i podpisywane przez Dyrektora/Zastępcę Dyrektora WRR. Pracownik RKP przygotowuje również projekt notatki do RWP informującej o rozwiązaniu umowy (notatka dw. zostanie przekazana do RZF) Rozwiązanie umowy na zasadzie porozumienia stron W przypadku, gdy rozwiązanie umowy o dofinansowanie następuje na zasadzie porozumienia stron decyzja o takiej formie rozwiązania umowy zostaje podjęta na obradach kierownictwa Pracownik RKP przygotowuje pod obrady Zarządu Województwa projekt Uchwały w trzech jednobrzmiących egzemplarzach wraz z Kartą Sprawy oraz w trzech jednobrzmiących egzemplarzach projekt porozumienia ws. rozwiązania umowy o dofinansowanie Projektu. Po podjęciu Uchwały przez Zarząd Województwa w ciągu 14 dni pracownik RKP sporządza pismo do Beneficjenta zawierające informacje na temat rozwiązania umowy na zasadzie porozumienia stron oraz wezwanie do zwrotu środków (jeżeli Beneficjentowi zostały wypłacone środki) do pisma załączane są 3 egz. Porozumienia ws. rozwiązania umowy o dofinansowanie Projektu. Pismo parafowane jest przez Kierownika/Koordynatora RKP oraz RPC i podpisywane przez Dyrektora/Zastępcę Dyrektora WRR. Po otrzymaniu podpisanego przez Beneficjenta Porozumienia ws. rozwiązania umowy o dofinansowanie Projektu i potwierdzeniu prawidłowo dokonanego zwrotu przez Beneficjenta 3 egz. Porozumienia ws. rozwiązania umowy o dofinansowanie Projektu zostają przekazane do podpisu przez Instytucję Zarządzającą. Po podpisaniu porozumienia Pracownik RKP przygotowuje również projekt notatki do RWP informującej o rozwiązaniu umowy (notatka dw. zostanie przekazana do RZF) oraz notatkę do RPC informującej o rozwiązaniu umowy wraz z kopią uchwały Zarządu Województwa i pisma wzywającego do zwrotu środków w celu ujęcia w Rejestrze Obciążeń na Projekcie kwoty odzyskiwanego dofinansowania. 5.3 Przygotowywanie, podejmowanie Uchwał przez Zarząd Województwa w sprawie dofinansowania projektów własnych IZ RPO WSL oraz Rocznego Planu Działań (RPD) z zakresu Pomocy Technicznej. Dofinansowanie projektów własnych IZ RPO WSL oraz Rocznego Planu Działań (RPD) z zakresu Pomocy Technicznej następuje w drodze podjęcia przez Zarząd Województwa uchwały w sprawie dofinansowania projektu własnego oraz uchwały w sprawie dofinansowania Rocznego Planu Działań przyjmujących Decyzję w sprawie 149

150 dofinansowania projektu własnego (załącznik 5.5), Decyzję warunkową w sprawie dofinansowania projektu własnego (załącznik 5.20) oraz Decyzję w sprawie dofinansowania Rocznego Planu Działań (załącznik 5.7). W przypadku projektów własnych, limit wartości środków możliwych do zakontraktowania określa notatka wewnętrzna przekazywana przez RZF. Za przygotowywanie projektów ww. uchwał w ramach IZ RPO WSL, odpowiedzialny jest RKP. Za realizację projektów własnych IZ RPO WSL merytorycznie odpowiedzialny jest Wydział Urzędu Marszałkowskiego, który przygotowuje dany projekt np.: za projekt budowy odcinka drogi odpowiedzialny jest Wydział Komunikacji i Transportu. Za realizację Rocznego Planu Działań z zakresu Pomocy Technicznej odpowiedzialny jest RPT. Roczne Plany Działań realizowane są zgodnie z przyjętymi przez Zarząd Województwa wraz z podręcznikiem procedur Zasadami dofinansowania Rocznych Planów Działań realizowanych w ramach RPO WSL będącymi załącznikiem 5.9 do podręcznika procedur. Projekty własne realizowane są zgodnie z przyjętymi przez Zarząd Województwa wraz z podręcznikiem procedur Zasadami dofinansowania projektów własnych realizowanych w ramach RPO WSL będącymi załącznikiem 5.8 do podręcznika procedur Podejmowanie Uchwał w sprawie dofinansowania projektu własnego IZ RPO WSL oraz Rocznego Planu Działań (RPD) z zakresu Pomocy Technicznej Podstawą działań zmierzających do podjęcia uchwały w sprawie dofinansowania projektu własnego IZ RPO WSL lub Rocznego Planu Działań jest podjęcie przez Zarząd Województwa uchwały, dotyczącej wyboru projektu do dofinansowania, bądź Uchwały zatwierdzającej RPD oraz niezwłoczne przekazanie przez pracownika RWP (wskazanego przez kierownika RWP) notatki wewnętrznej podpisanej przez Kierownika RWP wraz z Decyzją Zarządu Województwa, kompletu dokumentacji aplikacyjnej (oryginał oraz kopia wniosku o dofinansowanie lub RPD wraz z załącznikami) Kierownikowi RKP/ Koordynatorowi RKP. Kierownik RKP/ Koordynator RKP potwierdza odbiór dokumentacji projektowej wraz z uchwałą Zarządu w rejestrze przekazanych dokumentów, prowadzonym przez RWP. Rejestr przekazanych dokumentów stanowi załącznik nr 3.41 do Podręcznika. W ramach RKP, Decyzjom w sprawie dofinansowania projektu własnego oraz Decyzjom w sprawie dofinansowania Rocznego Planu Działań nadawany jest numer, zgodnie z zasadami jednolitej numeracji dokumentów KSI (SIMIK 07-13) oraz zgodnie z Identyfikatorem dokumentów, stanowiącym załącznik nr 3.5 do Podręcznika. W przypadku dofinansowania projektu własnego IZ RPO WSL lub Rocznego Planu Działań, pracownik RKP przygotowuje dla Zarządu Województwa projekt uchwały w trzech jednobrzmiących egzemplarzach wraz z Kartą Sprawy oraz w czterech jednobrzmiących egzemplarzach projekt Decyzji w sprawie dofinansowania RPD (załącznik 5.7) w terminie do 60 dni roboczych od momentu otrzymania od RWP kompletu dokumentacji aplikacyjnej oraz uchwały w sprawie wyboru projektów do dofinansowania oraz projekt Decyzji w sprawie dofinansowania dla projektu własnego (załącznik 5.5) lub projekt decyzji warunkowej w sprawie dofinansowania projektu własnego (załącznik 5.20) w terminach analogicznie jak przygotowywanie umów/ porozumień o dofinansowanie projektów. 150

151 W przypadku projektów własnych oraz Rocznych Planów Działań procedura podejmowania uchwały w sprawie przyznania dofinansowania odbywa się analogicznie do procedury przygotowania umowy o dofinansowanie. Po zweryfikowaniu kompletności przekazanych dokumentów oraz niezbędnych danych pracownik RKP przygotowuje projekt uchwały w trzech jednobrzmiących egzemplarzach wraz z Kartą Sprawy dla Zarządu Województwa oraz w czterech jednobrzmiących egzemplarzach projekt Decyzji w sprawie przyznania dofinansowania nadając jej numer zgodnie z zasadami jednolitej numeracji dokumentów KSI (SIMIK 07-13) oraz zgodnie ze wzorem przedstawionym w Identyfikatorze dokumentów, stanowiącym załącznik nr 3.5 do Podręcznika. Pracownik RKP jest odpowiedzialny za zgodność treści projektu decyzji ze wzorem decyzji. Przygotowany i parafowany na każdej stronie przez pracownika RKP projekt decyzji (4 egzemplarze) jest niezwłocznie przekazywany wraz z kartą sprawy i projektem uchwały (3 egzemplarze) oraz wnioskiem o dofinansowanie z załącznikami Kierownikowi RKP/ Koordynatorowi RKP. Kierownik RKP/ Koordynator RKP sprawdza zgodność zapisów przygotowanego projektu decyzji z załączoną dokumentacją. Po pozytywnej weryfikacji parafuje projekt decyzji na każdej stronie. Projekt Decyzji oraz uchwały wraz z Kartą Sprawy jest przekazywany Dyrektorowi WRR/ Zastępcy Dyrektora WRR celem parafowania. Po parafowaniu przez Dyrektora WRR/ Zastępcę Dyrektora WRR, projekt uchwały wraz z Kartą Sprawy i projektem Decyzji jest przekazywany do zaparafowania do Kierownika ROF, a następnie niezwłocznie przekazywany do zaparafowania do ZOP. ZOP parafuje projekt uchwały, Kartę Sprawy i projekt Decyzji lub zwraca go do WRR z uwagami W przypadku zwrotu dokumentów z uwagami, jest on niezwłocznie poprawiany i ponownie przedstawiany ZOP do parafowania. Parafowany przez ZOP projekt Uchwały oraz Karta Sprawy i projekt Decyzji jest niezwłocznie przekazywany do Skarbnika Województwa w celu akceptacji. Skarbnik akceptuje projekt Uchwały wraz z projektem Decyzji poprzez złożenie podpisu pod Kartą Sprawy lub zwraca je do WRR z uwagami. W przypadku zwrotu dokumentów z uwagami, są one niezwłocznie poprawiane i ponownie przedstawiane Skarbnikowi Województwa do akceptacji. Ostatecznie uzgodniona i zaakceptowana przez Dyrektora WRR/ Zastępcę Dyrektora WRR, Skarbnika i ZOP oraz po sprawdzeniu przez Kierownika RKP/Koordynatora RKP lub wyznaczonego pracownika RKP dostępności środków możliwych do zakontraktowania w danym miesiącu, Karta Sprawy oraz projekt uchwały i Decyzji w czterech jednobrzmiących egzemplarzach (wraz z dodatkową kopią projektu Decyzji, która po podjęciu przez Zarząd Województwa uchwały wraz z dwoma egzemplarzami uchwały zostaje w Biurze Zarządu) jest przekazywany pod obrady Zarządu Województwa. Po podjęciu uchwały przez Zarząd Województwa w sprawie dofinansowania projektu, beneficjent zostaje poinformowany o podjęciu przedmiotowej uchwały oraz o konieczności uzupełnienia podpisów na decyzji. Następnie podjęta uchwała przez Zarząd Województwa wraz z Kartą Sprawy oraz trzema egzemplarzami Decyzji zostają przekazane Skarbnikowi Województwa celem zaparafowania Decyzji w sprawie dofinansowania projektu własnego lub RPD. Po zaparafowaniu 3 egzemplarzy Decyzji przez Skarbnika zostają one przekazane wraz z podjętą uchwałą do uzupełnienia podpisów Zarządowi Województwa. Tak podpisana Decyzja uzupełniana jest o pieczęć Zarządu Województwa oraz rejestrowana jest w centralnym rejestrze umów w ZOP. Za datę podpisania decyzji o dofinansowaniu przyjmuje się datę podjęcia uchwały przez Zarząd Województwa. 151

152 Po podjęciu i zwrocie uchwały do WRR, oraz podpisaniu przez Zarząd Województwa, opieczętowaniu i zarejestrowaniu Decyzji, jeden egzemplarz Decyzji wraz z kopią uchwały zostaje przekazany wraz z kopią wniosku o dofinansowanie oraz załącznikami do wydziału merytorycznego, odpowiedzialnego za realizację projektu (w przypadku RPD IZ RPO WSL jest to RPT) lub właściwej jednostki Województwa Śląskiego realizującej dany projekt (w przypadku RPD IP2 RPO WSL jest to ŚCP), drugi egzemplarz Decyzji wraz z oryginałem uchwały oraz wniosku o dofinansowanie z oryginałami załączników pozostaje w RKP, trzeci egzemplarz Decyzji przechowywany jest w ZOP. Podjęta uchwała jest przechowywana i archiwizowana w IZ RPO WSL zgodnie z procedurami opisanymi w rozdziale 16 Podręcznika. Podjęta Decyzja w formie uchwały rejestrowana jest także w KSI (SIMIK 07-13) oraz w LSI niezwłocznie po jej podpisaniu przez Zarząd Województwa oraz zarejestrowaniu w ZOP. Procedura podejmowania Uchwał w sprawie dofinansowania projektu własnego IZ RPO WSL oraz RPD z zakresu Pomocy Technicznej przedstawiona została schematycznie w załączniku 1.5 do niniejszego Podręcznika Zmiany Uchwał w sprawie dofinansowania projektu własnego IZ RPO WSL oraz Rocznego Planu Działań w zakresie Pomocy Technicznej Zmiany uchwał w sprawie dofinansowania projektu własnego IZ RPO WSL lub dofinansowania RPD wymagają formy pisemnej. Zmiany wprowadzane są Kartą Sprawy oraz Uchwałą Zarządu Województwa o zmianie Decyzji w sprawie dofinansowania projektu własnego IZ RPO WSL lub RPD, wraz z załączonym uzasadnieniem przyjętych zmian. Zmiany mogą być inicjowane zarówno przez IZ RPO WSL, jak i przez wydział merytoryczny odpowiedzialny za dany projekt lub RPT w przypadku RPD lub też właściwą jednostkę Województwa Śląskiego realizującą dany projekt lub RPD. Projekt proponowanych zmian przygotowany przez Wydział merytoryczny odpowiedzialny za realizację projektu lub właściwą jednostkę Województwa Śląskiego realizującą projekt, stanowi podstawę podjęcia prac nad projektem uchwały o zmianie Decyzji w sprawie dofinansowania. Projekt zmian dotyczących Decyzji w sprawie dofinansowania RPD opracowuje RPT/ IP2 RPO WSL. Do decyzji zmieniających dla projektów własnych stosuje się zapisy dot. zmian w projekcie (nie dotyczy RPD) opisane w rozdziale Treść Karty Sprawy, Uchwały o zmianie Decyzji w sprawie dofinansowania oraz projekty Decyzji zmieniających w sprawie dofinansowania mogą być uzgadniane przez pracownika RKP w formie pisemnej lub roboczej z wydziałem merytorycznym, odpowiedzialnym za realizację projektu lub właściwą jednostką Województwa Śląskiego. Decyzje oraz Karta Sprawy są parafowane przez pracownika RKP, Kierownika / Koordynatora RKP, Dyrektora WRR/ Zastępcę Dyrektora WRR, natomiast uzgodniony projekt Uchwały jest parafowany wyłącznie przez Dyrektora WRR/ Zastępcę Dyrektora WRR. Komplet dokumentów przekazywany jest do parafowania do Kierownika RRP. Następnie jest on przekazywany do ZOP oraz do akceptacji Skarbnikowi Województwa analogicznie do procedury podpisywania decyzji w sprawie dofinansowania projektu własnego IZ RPO WSL i RPD. Każdorazowo zmiana Decyzji w sprawie dofinansowania projektu własnego lub RPD jest rejestrowana w KSI (SIMIK 07-13) oraz w LSI. 152

153 5.4 Zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy projektu Zgodnie z umową o dofinansowanie projektu, Beneficjent zobowiązany jest do wniesienia zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy w jednej wybranej przez siebie formie zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 18 grudnia 2009 r. w sprawie warunków i trybu udzielania zaliczek oraz zakresu i terminów składania wniosków o płatność w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich - Dz. U. z 2009 r. Nr 223 Poz. 1786), w terminie 30 dni od daty zawarcia umowy, na okres 5 lat, licząc od dnia zakończenia finansowego realizacji projektu. 6 Wartość zabezpieczenia musi być co najmniej równa wartości przyznanego dofinansowania. Formy zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy o dofinansowanie (za wyjątkiem typ projektu 7), wymienione są w załączniku nr 5.10 do Podręcznika. W przypadku działania typ projektu 7 zabezpieczenie prawidłowej realizacji umowy powinno zostać wniesione przez Beneficjenta nie później niż do dnia przelewu środków na wyodrębniony rachunek bankowy Beneficjenta. Formy zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy o dofinansowanie dla działania typ projektu 7, wymienione są w załączniku nr 5.15 do Podręcznika. Pracownik RKP lub Kierownik RKP/ Koordynator RKP sprawdza prawidłowość wniesionego zabezpieczenia, a w szczególności rodzaj zabezpieczenia według umowy/ porozumienia o dofinansowaniu oraz jego wartość. Pracownik RKP lub Kierownik RKP/ Koordynator RKP dokonuje potwierdzenia prawidłowego wniesienia zabezpieczenia swoim podpisem na piśmie przekazującym zabezpieczenie lub na kopii wniesionego zabezpieczenia. W przypadku wniesienia przez Beneficjenta zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy w formie pieniądza, Beneficjent przelewa kwotę zabezpieczenia na wskazany przez IZ RPO WSL rachunek bankowy. W przypadku wniesienia przez Beneficjenta zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy w postaci weksla in blanco wraz z deklaracją wekslową, po pozytywnej weryfikacji prawidłowości wniesionego zabezpieczenia, następuje sprawdzenie autentyczności podpisów złożonych na wekslu i deklaracji wekslowej. Potwierdzenie następuje w momencie złożenia przez beneficjenta podpisu w obecności pracownika RKP lub Kierownika RKP/ Koordynatora RKP oraz złożenia przez pracownika RKP lub Kierownika RKP/ Koordynatora RKP podpisu potwierdzającego na deklaracji wekslowej. W przypadku, gdy prawdziwość podpisów została potwierdzona notarialnie, dodatkowe potwierdzenie przez pracownika RKP lub Kierownika RKP/ Koordynatora RKP nie jest wymagane. W przypadku wniesienia przez Beneficjenta zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy w innej formie (zgodnie z załącznikiem 5.10 lub 5.15) pracownik RKP dokonuje weryfikacji prawidłowości wniesionego zabezpieczenia. Wniesione zabezpieczenie zostaje wpisane do rejestru zabezpieczeń, prowadzonego przez Kierownika RKP/ Koordynatora RKP lub pracownika RKP wyznaczonego przez Kierownika/Koordynatora w RKP w wersji elektronicznej. Wzór rejestru zabezpieczeń stanowi załącznik nr 5.11 do Podręcznika. Pracownik RKP przygotowuje pismo o przekazaniu zabezpieczenia, które parafuje Koordynator RKP i podpisuje Dyrektor WRR/ Zastępca Dyrektora WRR/ Kierownik RKP. 6 Nie dotyczy jednostek sektora finansów publicznych albo fundacji, których jedynym fundatorem jest Skarb Państwa a także Banku Gospodarstwa Krajowego 153

154 Pracownik RKP przekazuje niezwłocznie zabezpieczenie w opisanej i zaklejonej kopercie do depozytu Dyrektorowi Wydziału Księgowości - Głównemu Księgowemu Urzędu Marszałkowskiego wraz z pismem przewodnim o przekazaniu zabezpieczenia. Odbiór zabezpieczenia zostaje potwierdzony w Sekretariacie Wydziału Księgowości lub osobiście przez Głównego Księgowego Urzędu Marszałkowskiego poprzez złożenie podpisu na kopii pisma. Opis na kopercie uwzględnia: - nr umowy, - data zawarcia umowy, - przedmiot umowy w związku, z którym został wystawiony weksel, - nazwa instytucji, w której został złożony weksel, - termin wygaśnięcia zobowiązania zabezpieczonego wekslem, - wartość zobowiązania warunkowego Depozyty wartości niegotówkowych są ewidencjonowane i oznaczone kolejnym numerem z ewidencji. Depozyt jest przyjmowany na podstawie pisma Dyrektora WRR/ Zastępcy Dyrektora WRR i po zaewidencjonowaniu oraz zaksięgowaniu na koncie pozabilansowym przez kasjera przekazywany jest do skrytki bankowej. Po upływie okresu ważności zabezpieczenia Beneficjent odbiera złożone w IZ RPO WSL zabezpieczenie niegotówkowe. Depozyt jest wyksięgowywany z konta pozabilansowego i wydawany na podstawie pisma Dyrektora WRR/ Zastępcy Dyrektora WRR. Zabezpieczenie może zostać również zwrócone przed zakończeniem realizacji projektu w przypadku zmian przepisów lub rozwiązania umowy o dofinansowaniu projektu. W przypadku gdy Beneficjent złożył zabezpieczenie w pieniądzu, IZ RPO WSL przelewa kwotę pieniężną stanowiącą zabezpieczenie na wskazany przez Beneficjenta rachunek bankowy. IZ RPO WSL zapewnia bezpieczeństwo złożonych przez Beneficjentów zabezpieczeń. Niewniesienie przez Beneficjenta zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy w terminie określonym w umowie o dofinansowanie projektu, stanowi przesłankę do rozwiązania umowy. W przypadku zwiększenia kwoty dofinansowania Beneficjent jest zobowiązany do wniesienia nowego bądź uzupełnienia różnicy zabezpieczenia wynikającej ze zwiększenia dofinansowania w stosunku do pierwotnie otrzymanego. 5.5 Umowa ramowa dla projektów kluczowych W ramach IZ RPO WSL jednostką odpowiedzialną za proces przygotowania oraz podpisania umowy ramowej dla projektów indywidualnych (kluczowych) jest RKP. Umowa ramowa jest podpisywana zgodnie z założeniami i terminami wskazanymi w Wytycznych do procedury Projektów Kluczowych oraz Programów Rozwoju Subregionów. Podpisanie umowy ramowej z wnioskodawcą powinno nastąpić w możliwie najkrótszym terminie, jednakże nie dłuższym niż 6 miesięcy od dnia podjęcia uchwały przyjmującej Indykatywny Wykaz Indywidualnych Projektów Kluczowych, ogłaszanej w wojewódzkim 154

155 dzienniku urzędowym, tj. do dnia 8 lipca 2008 r. Niepodpisanie umowy ramowej w tym terminie skutkuje usunięciem projektu z Wykazu projektów kluczowych. W zależności od stopnia przygotowania projektu kluczowego, możliwe jest pominięcie etapu podpisania umowy ramowej, pod warunkiem podpisania umowy o dofinansowanie w terminie do 8 lipca 2008 r. Podstawą wszczęcia działań zmierzających do podpisania umowy ramowej jest przekazanie przez pracownika RWP wskazanego przez Kierownika RWP do 11 dnia przed ostatecznym terminem podpisania umowy ramowej kompletu dokumentacji projektów do kierownika RKP, które pozytywnie przeszły wstępną ocenę formalną oraz merytorycznotechniczną, opisaną w rozdziale 3.2 do Podręcznika. Kierownik RKP potwierdza odbiór dokumentacji w rejestrze przekazanych dokumentów, prowadzonym przez RWP. W uzasadnionych przypadkach Marszałek Województwa/ Wicemarszałek Województwa/ Członek Zarządu Województwa podejmuje decyzję o wyznaczeniu indywidualnych terminów przekazania dokumentacji (zarówno o skróceniu tego terminu, jak i jego wydłużeniu). W oparciu o dostarczoną dokumentację pracownik RKP przygotowuje umowę ramową zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 5.13 do Podręcznika (dla projektu kluczowego będącego projektem własnym IZ RPO WSL pracownik RKP przygotowuje decyzję dotyczącą przygotowania projektu indywidualnego zgodnie z załącznikiem nr 5.14). W przypadku stwierdzenia braków w dokumentacji lub konieczności poprawy dostarczonych dokumentów Beneficjent zostaje wezwany do niezwłocznego uzupełnienia braków. RKP uzgadnia sposób uzupełnienia i poprawy dokumentacji w ramach kontaktów roboczych z RWP. Umowa ramowa przygotowana przez pracownika RKP (i zaparafowana na każdej ze stron) w trzech jednobrzmiących egzemplarzach przekazana niezwłocznie zostaje wraz z załącznikami Kierownikowi/Koordynatorowi RKP, który parafuje umowę na każdej stronie a następnie przekazuje Dyrektorowi WRR/ Zastępcy Dyrektora WRR celem zaparafowania na ostatniej stronie. Po zaparafowaniu umowy przez Kierownika RKP/ Koordynatora RKP i Dyrektora WRR/ Zastępcę Dyrektora WRR jest ona przekazywana do zatwierdzenia do Zespołu Obsługi Prawnej (ZOP), który niezwłocznie parafuje umowę lub też zwraca ją do poprawy wraz z uwagami. W przypadku uwag ZOP co do treści umowy, pracownik RKP niezwłocznie nanosi odpowiednie poprawki i ponownie przekazuje umowę Kierownikowi RKP/ Koordynatorowi RKP oraz Dyrektorowi WRR/ Zastępcy Dyrektora WRR, a następnie ZOP, gdzie niezwłocznie następuje parafowanie umowy. Umowa ramowa nie stanowi zobowiązania finansowego Województwa Śląskiego, w związku z powyższym niewymagane jest parafowanie jej przez Skarbnika. Ostatecznie uzgodniona i zaparafowana przez Dyrektora WRR/ Zastępcę Dyrektora WRR i ZOP umowa, w trzech egzemplarzach, jest niezwłocznie przekazywana beneficjentowi celem podpisania. Umowa może zostać podpisana w siedzibie IZ RPO WSL, po wcześniejszym zaproszeniu Beneficjenta (mailowo lub telefonicznie). Po podpisaniu przez Beneficjenta umowy, w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, pracownik RKP przekazuje ją do podpisu Zarządowi Województwa niezwłocznie od dnia jej otrzymania. Za datę podpisania umowy ramowej przyjmuje się datę podpisania jej przez ostatniego członka Zarządu. Po podpisaniu wszystkich egzemplarzy umowy jest ona rejestrowana w Rejestrze Umów Województwa Śląskiego, prowadzonym przez ZOP. 155

156 Po zarejestrowaniu umowy w ZOP: jeden egzemplarz umowy wraz z załącznikami zostaje przekazany Beneficjentowi, drugi egzemplarz umowy wraz z załącznikami pozostaje w RKP w dokumentacji projektu, trzeci egzemplarz umowy zostaje przekazany do ZOP. Przekazanie Beneficjentowi umowy ramowej może nastąpić drogą pocztową, za zwrotnym potwierdzeniem odbioru lub umowa może zostać odebrana osobiście przez Beneficjenta. Beneficjent potwierdza odbiór umowy na piśmie przekazującym umowę przygotowanym przez pracownika RKP. Umowy ramowe nie są rejestrowane w KSI (SIMIK 07-13) oraz w LSI. Zgodnie z zapisami umowy ramowej, Beneficjent zobowiązany jest do wypełnienia i przesłania drogą elektroniczną do IZ RPO WSL, raportu z postępów przygotowania projektu kluczowego, zgodnie ze wzorem przedstawionym przez IZ RPO WSL na stronie internetowej Za monitoring i sprawozdawczość z postępów przygotowania projektów kluczowych odpowiedzialny jest RSiMP we współpracy z pracownikiem zajmujący samodzielne stanowisko ds. projektów kluczowych. Otrzymane od beneficjentów sprawozdania są przechowywane w wersji elektronicznej, zgodnie z zapisami Rozdziału Zmiany w umowie ramowej i projekcie. Beneficjent zgłasza, w formie pisemnej, Instytucji Zarządzającej RPO WSL zmiany dotyczące realizacji Projektu nie później niż do 30 dni przed planowanym terminem złożenia wniosku o dofinansowanie. Zmiany w umowie ramowej wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. Zmiany w umowie ramowej wprowadzane są w formie aneksu do umowy i są możliwe jedynie w zakresie dopuszczonym przez IZ RPO WSL. Aneksowane w szczególności będą załączniki do umowy ramowej: harmonogram składania wniosku o dofinansowanie (dotyczy projektów realizowanych w podziale na zadania), szacunkowy harmonogram przepływów finansowych Projektu Kluczowego w podziale na zadania (podprojekty) Projektu Kluczowego. Po wpłynięciu dokumentów będących podstawą sporządzenia aneksu do umowy ramowej, fiszki oraz ankiety są przekazywane notatką wewnętrzną do RWP celem weryfikacji ich poprawności. W przypadku podejmowania innych decyzji dotyczących zmian w projekcie, nad jednolitym procesem decyzyjnym czuwać będzie Kierownik RKP/ Koordynator RKP w porozumieniu z Dyrektorem WRR/ Zastępcą Dyrektora WRR. Wprowadzane do umowy ramowej zmiany, inicjowane mogą być zarówno przez Beneficjenta, jak i przez IZ RPO WSL. W przypadku zmian w projekcie o charakterze rzeczowym lub finansowym (np. przesunięcia kwot pomiędzy zadaniami) projekt zmian przekazywany przez Beneficjenta wpływa do Kancelarii Ogólnej UM WSL/ Sekretariatu WRR, dekretowany jest przez Dyrektora WRR/ Zastępcę Dyrektora WRR na Kierownika RWP, a następnie pracownika RWP. Kopie pisma o zaakceptowaniu lub odrzuceniu zmian w projekcie Kierownik RWP przekazuje notatką wewnętrzną podpisaną przez kierownika RWP do Kierownika RKP/ 156

157 Koordynatora RKP. Po akceptacji przez Zarząd Województwa zmian o charakterze rzeczowym i finansowym, informacja na ten temat zostaje przekazana do RKP. Za zgodność fiszek oraz ankiet z zaakceptowanymi zmianami rzeczowymi i finansowymi, a dla projektu dla którego jest podpisana umowa o dofinansowanie z wnioskiem stanowiącym załącznik do umowy odpowiada RWP. RWP przekazuje informację ww. zakresie notatką wewnętrzną do RKP. Treść aneksu jest uzgadniana z Beneficjentem pisemnie lub w kontaktach roboczych (mailowo lub telefonicznie). Opracowany i uzgodniony przez pracownika RKP aneks, w trzech egzemplarzach jest przekazywany do parafowania Kierownikowi RKP/ Koordynatorowi RKP i Dyrektorowi WRR/ Zastępcy Dyrektora WRR. Dalsza procedura dotycząca podpisania aneksu przedstawia się analogicznie do procedury podpisywania umowy ramowej. W przypadku niezaakceptowania przez IZ RPO WSL zmian zaproponowanych przez Beneficjenta, IZ RPO WSL informuje o tym fakcie Beneficjenta w formie pisma podpisywanego przez Dyrektora WRR/ Zastępca Dyrektora WRR. Odrzucenie zaproponowanych przez Beneficjenta zmian w umowie ramowej jest szczegółowo uzasadniane merytorycznie. 5.6 Weryfikacja osiągnięcia celów określonych w umowie/decyzji o dofinansowanie oraz wskaźników projektu Weryfikacja osiągnięcia przez Beneficjenta celów projektu (w tym wskaźników produktu i rezultatu) przebiega zgodnie z listą sprawdzającą do wniosku o płatność (Rozdział 8 niniejszego Podręcznika), listą sprawdzającą do kontroli na zakończenie realizacji projektu (Rozdział 11 niniejszego Podręcznika), jak również może być przedmiotem odrębnej analizy prowadzonej przez pracowników RKP lub RSIMP. Korespondencję z Beneficjentem w zakresie weryfikacji osiągnięcia celów określonych w umowie/decyzji o dofinansowanie oraz w zakresie wskaźników projektu zatwierdza Dyrektor/Z-ca Dyrektora WRR/ Kierownik RKP/ RSIMP/ RKPR/ RPC, w zależności od prowadzonych czynności wyjaśniających. Beneficjent po zakończeniu realizacji projektu wykazuje stopień osiągnięcia założonych wskaźników produktu oraz rezultatu. Wskaźniki produktu powinny zostać osiągnięte na moment zakończenia realizacji projektu, a wskaźniki rezultatu zgodnie z deklaracją wskazaną przez Beneficjenta (np. we wniosku o płatność końcową - pole D.9.2), co do zasady nie później niż w terminie 12 miesięcy od daty zakończenia rzeczowej realizacji wynikającej z umowy o dofinansowanie. W uzasadnionych przypadkach Dyrektor WRR/ Z-ca Dyrektora WRR/ Kierownik RKP/ Kierownik RSIMP może wyrazić zgodę na wydłużenie terminu na osiągnięcie założonych wskaźników rezultatu Monitorowanie osiągnięcia wskaźników rezultatu Wyznaczony przez Kierownika pracownik RSIMP okresowo, ustala listę Beneficjentów którzy powinni złożyć informację o osiągnięciu wskaźników rezultatu. Jeśli Beneficjenci w wyznaczonym terminie nie poinformowali o stopniu osiągnięcia wskaźników rezultatu wówczas wyznaczony pracownik RSIMP kontaktuje się nimi w celu informacji (przypomnienia) o obowiązku rozliczenia wskaźników rezultatu. lub notatka z rozmowy telefonicznej są rejestrowane w aktach sprawy przez pracownika RSIMP. W przypadku braku złożenia informacji o stopniu osiągnięcia założonych wskaźników 157

158 Kierownik RSIMP może wezwać Beneficjenta do złożenia pisemnych wyjaśnień w tej sprawie. Po otrzymaniu od Beneficjenta informacji dot. wskaźników rezultatu wyznaczony pracownik RSIMP weryfikuje przedstawione wyjaśnienia. Na podstawie zebranych materiałów i wyjaśnień Kierownik RSIMP może: W przypadku gdy wskaźniki rezultatu nie zostały osiągnięte: przedłużyć termin na osiągnięcie wskaźników rezultatu o kolejne 12 miesięcy, w szczególności w przypadku, gdy nieosiągnięty wskaźnik jest wskaźnikiem kluczowym (dotyczy również wskaźników zatrudnienia). Pracownik RSIMP weryfikuje, czy przedłużenie terminu umożliwi osiągnięcie wskaźnika w wyższym stopniu. Jeśli tak, pracownik RSIMP przygotowuje pismo/notatkę dotyczące przyjętego sposobu postępowania. W przypadku gdy wskaźniki rezultatu nie zostały osiągnięte: podjąć decyzję w formie Notatki służbowej o konieczności przeprowadzenia oceny merytoryczno-technicznej. Zaakceptować wyjaśnienia Beneficjenta dot. osiągniętych wartości docelowych wskaźników rezultatu w formie Notatki służbowej lub z wykorzystaniem Karty zamknięcia projektu RSIMP (załącznik 11.36). Wyznaczony przez Kierownika Pracownik RSIMP weryfikuje stopień osiągnięcia założonych wskaźników oraz przygotowuje Kartą zamknięcia projektu RSIMP, a także wysyła a do Beneficjenta oraz do opiekuna/kierownika RKP z informacją o akceptacji wskaźników (lub ewentualnie konieczności lub braku konieczności sporządzenia aneksu do umowy). W przypadku gdy wartości docelowe nie zostały w pełni osiągnięte Beneficjent nie będzie ponosił konsekwencji finansowych za nieosiągnięcie wskaźników rezultatu, jeśli zmiana wartości docelowych nie wpływa istotnie na osiągnięcie celów projektu. Każdorazowo rozpatrywane przypadki będą podlegały indywidualnej analizie oraz zatwierdzeniu Kierownika RSIMP. Osiągnięte wartości wskaźników rezultatów są wprowadzane niezwłocznie przez pracownika RSIMP do systemów informatycznych SIWIZ oraz SIMIK. W przypadku gdy przeprowadzona przez RSIMP analiza stwierdziła, iż należy uzupełnić w SIMIK wartości kluczowych wskaźniku produktu lub rezultatu (lub poprawić dotychczas wprowadzone wartości wskaźników) pracownik RSIMP nanosi przedmiotową zmianę na Kartę zamknięcia projektu RSIMP, która następnie jest zatwierdzana przez Kierownika RSIMP. Korygowanie wartości wskaźników lub wprowadzanie nowych wskaźników do SIMIK może zostać rozpoczęte także na wniosek Ministerstwa Rozwoju Regionalnego (na skutek audytu jakości danych SIMIK). Po wprowadzeniu danych wyniki prowadzonej analizy są załączane do akt sprawy przez pracownika RSIMP Zmiany wartości wskaźników produktu i rezultatu Zmiany wartości wskaźników określonych we wniosku o dofinansowanie, zgodnie z zapisami umowy, które wymagają ponownej oceny merytoryczno-technicznej zostały opisane w rozdziale oraz niniejszego Podręcznika. W przypadku konieczności ponownej oceny wniosku o dofinansowanie pod kątem zachowania celów projektu 158

159 Kierownik RKP/ Koordynator RKP przekazuje do kierownika RWP notatkę wraz z kompletem dokumentacji oraz opinią RSIMP (uzgodnioną z RWP). Procedury dot. ponownej oceny merytoryczno-technicznej opisane w rozdziale oraz nie znajdują zastosowania w przypadku: oczywistych omyłek beneficjenta i błędów (niespójności) w dokumentacji projektowej; zmian, które nie mają wpływu na zakres merytoryczny i cele projektu. W powyższych przypadkach decyzję o zmianie wartości wskaźników bez konieczności przeprowadzania ponownej oceny formalno-merytorycznej, o której mowa w umowie/ porozumieniu o dofinansowaniu, będzie podejmował Dyrektor WRR/ Z-ca Dyrektora WRR/ Kierownik RSIMP na podstawie notatki sporządzonej przez pracownika RSIMP, następnie przygotowany zostanie aneks do umowy/porozumienia o dofinansowaniu. Zmiany wartości wskaźników produktu i rezultatu określonych we wniosku o dofinansowanie, które nie wymagają ponownej oceny merytoryczno-technicznej są analizowane przez pracowników RSIMP oraz zatwierdzane przez Dyrektora WRR/ Z-cę Dyrektora WRR/ Kierownika RSIMP. 5.7 Archiwizacja dokumentów związanych z zakresem RKP Projekty, w których zostały zrefundowane wydatki i wszystkie zmiany w projekcie zostały ujęte w aneksach do umów/ porozumień/ decyzji o dofinansowaniu, podlegają zamknięciu w części dot. RKP, zgodnie z załącznikiem nr 5.19 Potwierdzenie zamknięcia projektu. Karta zamknięcia projektu sporządzana jest przez pracownika RKP. Kompletność zgromadzonej dokumentacji potwierdza swoim podpisem kierownik RKP/koordynator RKP. W przypadku gdy na Kierownika RKP zostało zadekretowane pismo dot. projektu, dla którego zostało sporządzone potwierdzenie zamknięcia projektu Kierownik RKP lub w przypadku jego nieobecności Koordynator RKP dokona zmiany dekretacji na piśmie przychodzącym z RKP na Referat ds. systemów informatycznych i monitoringu projektów (RSMiP) i przekaże pismo Kierownikowi RSMiP lub osobie go zastępującej. Rodzaje ryzyk występujących w procesach dotyczących umów i zmian w umowach o dofinansowanie projektów L.p. Rodzaj ryzyka Waga ryzyka* Oczekiwany mechanizm kontroli wewnętrznej 1 Podpisanie umowy z wnioskodawcą, którego wniosek nie przeszedł pozytywnie procedury oceny 1 Monitoring statusu wniosku w KSI (SIMIK 07-13) oraz w LSI, konstruowanie procedur na zasadzie warunkującej wykonanie kolejnego etapu procesu do wyników czynności etapu poprzedzającego, zgodnie z zasadą dwóch par oczu. 2 Podpisanie umowy o treści innej niż określona przez IZ RPO WSL 1 Wzory umów o dofinansowanie realizacji projektu. 3 Podpisanie umowy o dofinansowanie pomimo braku wymaganych dokumentów 1 Lista sprawdzająca 4 Podpisanie umowy lub aneksu do umowy przez podmiot nieuprawniony 1 wniosek o dofinansowanie, karta wzorów podpisów 159

160 5 Podpisanie umowy w przypadku wyczerpania lub braku środków na dany Priorytet 3 Monitoring środków finansowych 6 Podpisanie umowy na kwotę lub przedsięwzięcie inne niż to podane we wniosku o dofinansowanie 2 Wniosek o dofinansowanie realizacji projektów 7 Wprowadzenie do projektu zmian rzeczowo finansowych skutkujących możliwością nierozliczenia lub niezrealizowania projektu 3 Kontrola postępu rzeczowo finansowego realizacji projektu. 8 Ryzyko złożenia zabezpieczenia po terminie wyznaczonym przez IZ RPO WSL 1 Monitoring realizacji projektu, konstruowanie procedur na zasadzie warunkującej wykonanie kolejnego etapu procesu od wyniku czynności etapu poprzedzającego. 9 Złożenie zabezpieczenia na kwotę mniejszą niż wysokość kwoty dofinansowania 2 Umowa o dofinansowanie realizacji projektu 10 Niezarejestrowane umowy w systemie informatycznym, niezarejestrowanie wszystkich wymaganych dla danej umowy informacji 1 Monitoring informacji wprowadzanych do KSI (SIMIK 07-13) 11 Umowa nie zostanie rozwiązana pomimo zaistnienia takich przesłanek (nie wywiązywanie się z zawartej umowy) 2 Monitoring realizacji projektu, konstruowanie procedur na zasadzie warunkującej wykonanie kolejnego etapu procesu od wyniku czynności etapu poprzedzającego 12 Podpisanie aneksu wydłużającego termin realizacji przedsięwzięcia poza terminy kwalifikowalności wydatków (zasada n+2, zasada n+3) 1 Monitoring realizacji projektu, konstruowanie procedur na zasadzie warunkującej wykonanie kolejnego etapu procesu od wyniku czynności etapu poprzedzającego *waga ryzyka: 1 niska 2 średnia 3 wysoka 160

161 6 Zamówienia publiczne Beneficjent zobowiązuje się do stosowania przy realizacji projektu przepisów prawa wspólnotowego w tym zasad określonych w Traktacie o Unii Europejskiej i Traktacie o funkcjonowaniu Unii Europejskiej7 oraz przepisów prawa krajowego tj. ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity: Dz. U Nr 113, poz. 759 z późn. zm. - dalej ustawy PZP), ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U Nr 157 poz z późn. zm.). Beneficjenta obowiązują postanowienia ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz.U Nr 14 poz. 114 z późn. zm.). Dla zamówień, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro8, przy wyłanianiu wykonawcy dla usług, dostaw lub robót budowlanych w ramach realizowanego Projektu - Beneficjent9 jest zobowiązany w szczególności do: - wyboru wykonawcy w oparciu o najbardziej korzystną ekonomicznie i jakościowo ofertę; - przestrzegania przy wyborze wykonawcy i wydatkowaniu przez Beneficjenta środków, prawa wspólnotowego i krajowego m.in. w zakresie zapewnienia zasad przejrzystości, jawności i ochrony uczciwej konkurencji oraz równości szans wykonawców na rynku ofert, w tym upublicznienia informacji o zamówieniu przed jego udzieleniem, zgodnie z Komunikatem wyjaśniającym Komisji dotyczącym prawa wspólnotowego obowiązującego w dziedzinie udzielania zamówień, które nie są lub są jedynie częściowo objęte dyrektywami w sprawie zamówień publicznych (DZ.U.UE C 179 z , str. 2-7); - dołożenia wszelkich starań w celu uniknięcia konfliktu interesów rozumianego jako brak bezstronności i obiektywności przy wyłanianiu przez Beneficjenta wykonawcy do realizacji usług, dostaw lub robót budowlanych; - przedstawienia IZ RPO WSL dokumentów stwierdzających prawidłowe zastosowanie pkt 1, 2 i 3. Beneficjenci niepodlegający rygorom ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych, dla zamówień których wartość przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty euro 10, zobowiązani są do stosowania Wytycznych IZ RPO WSL w sprawie udzielania zamówień dla projektów współfinansowanych ze środków Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata Wartość zamówienia publicznego wyrażoną w euro w stosunku do złotego polskiego oblicza się według kursu określonego w przepisach rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów wydanego na podstawie art. 35 ust. 3 ustawy Pzp. Beneficjent jest zobowiązany do: 1. Udostępniania wszelkich dowodów dotyczących udzielania zamówienia publicznego na żądanie Instytucji Zarządzającej RPO WSL lub innych upoważnionych organów, 7 Wersja skonsolidowana, Dziennik Urzędowy C 83 z Za podstawę przeliczania wartości zamówienia przyjmuje się średni kurs złotego w stosunku do euro ustalony w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów wydanym zgodnie z art. 35 ust.3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (tj. Dz.U. z 2010r. Nr 113, Poz.759 z późn. zm.) 9 Dotyczy zarówno Beneficjentów niepodlegających rygorom ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tj. Dz.U. z 2010r. Nr 113, poz.759 z późn. zm.), jak i Beneficjentów podlegających tej ustawie, którzy ze względu na wartość zamówienia są zwolnieni z jej stosowania w myśl art. 4 pkt 8. ustawy Pzp. 10 Za podstawę przeliczania wartości zamówienia przyjmuje się średni kurs złotego w stosunku do euro ustalony w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów wydanym zgodnie z art. 35 ust.3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (tj. Dz.U. z 2010r. Nr 113, Poz.759 z późn. zm.) 161

162 2. Niezwłocznego przekazywania Instytucji Zarządzającej RPO WSL informacji o wynikach kontroli przeprowadzonej przez Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych oraz wydanych zaleceniach pokontrolnych, 3. Przekazywania do Instytucji Zarządzającej RPO WSL potwierdzonej za zgodność z oryginałem kopii podpisanej umowy i aneksu do umowy z wykonawcą po rozstrzygnięciu postępowania. Ponadto w przypadku zamówień, dla których istnieje obowiązek przekazywania ogłoszeń Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich, beneficjent jest zobowiązany do przekazywania do Instytucji Zarządzającej RPO WSL treści projektu ogłoszenia, a także, na pisemne żądanie Instytucji Zarządzającej RPO WSL, projektu specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Instytucja Zarządzająca RPO WSL jest uprawniona do opiniowania dokumentów wymienionych powyżej w terminach umożliwiających sporządzenie opinii i zastosowanie się beneficjenta do zaleceń Instytucji Zarządzającej RPO WSL (patrz podrozdział 6.1. Kontrola ex-ante zamówień publicznych). Kontrola ex-ante dotyczy zamówień, dla których istnieje obowiązek przekazywania ogłoszeń Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich - tj. dla zamówień powyżej progów ustalonych w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów wydanym na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp. Do weryfikacji tych dokumentów zastosowanie ma lista sprawdzająca załącznik nr 6.1. W przypadku istotnych uwag dotyczących zamówień publicznych, Instytucja Zarządzająca RPO WSL może wstrzymać przekazanie dofinansowania do czasu wyjaśnienia lub ewentualnego usunięcia przez beneficjenta stwierdzonych błędów. Decyzję w tej sprawie podejmuje Dyrektor WRR/Zastępca Dyrektora WRR po indywidualnym rozpatrzeniu sprawy. Instytucja Zarządzająca RPO WSL może odstąpić od Umowy o dofinansowanie Projektu lub ją rozwiązać, jeżeli Prezes Urzędu Zamówień Publicznych w wyniku kontroli stwierdzi istotne naruszenia, które miały wpływ na wynik postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w ramach projektu. 6.1 Kontrola ex-ante zamówień publicznych Przez kontrolę ex-ante zamówień publicznych rozumie się wydanie opinii przez IZ RPO WSL w zakresie zgodności podmiotowej i przedmiotowej dokumentów przedstawionych przez beneficjenta z wnioskiem i umową o dofinansowanie (zgodnie z 13 ust. 6 umowy o dofinansowanie). Kontroli ex-ante podlegają następujące dokumenty: projekt ogłoszenia o zamówieniu, projekt specyfikacji istotnych warunków zamówienia (SIWZ nieobowiązkowo). Wszystkie dokumenty przekazywane przez beneficjenta, dotyczące stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych dekretowane są na Kierownika RKPR, który przekazuje otrzymaną dokumentację Koordynatorowi Zespołu. Koordynator Zespołu dekretuje następnie dokumentację na pracowników RKPR. IZ RPO WSL jest uprawniona do weryfikowania powyższych dokumentów, w szczególności pod względem zgodności podmiotowej i przedmiotowej z wnioskiem o dofinansowanie, stanowiącym załącznik do umowy o dofinansowanie projektu. Weryfikacja ta następuje zgodnie z listą sprawdzającą, stanowiącą załącznik nr 6.1- poszczególne części tej listy wypełniane są w zależności od rodzaju weryfikowanego dokumentu (jeśli dotyczy - projekt ogłoszenia, projekt SIWZ). 162

163 Wyznaczeni pracownicy RKPR w terminie umożliwiającym wniesienie zmian (nie dłuższym niż 14 dni roboczych od dnia wpłynięcia do WRR któregokolwiek z ww. dokumentów) dokonują ich weryfikacji, w szczególności pod względem zgodności z wnioskiem o dofinansowanie w zakresie podmiotowym i przedmiotowym - zgodnie z zasadą dwóch par oczu. Po przeprowadzeniu weryfikacji pracownik RKPR przedkłada listę sprawdzającą do parafowania Koordynatorowi Zespołu a następnie Kierownikowi RKPR, który dokonuje akceptacji ewentualnych uwag. W przypadku braku uwag pracownik RKPR informuje o tym fakcie beneficjenta np. drogą elektroniczną i odnotowuje ten fakt na liście sprawdzającej (data i sposób przekazania informacji, jeśli dotyczy również imię i nazwisko osoby, której przekazano informację). W przypadku wystąpienia błędów, pracownik RKPR sporządza projekt opinii, przedstawia go do parafowania Koordynatorowi Zespołu, do zatwierdzenia Kierownikowi RKPR, a następnie przesyła opinię w której wskazuje beneficjentowi wykryte błędy i zaleca ich usunięcie. 6.2 Kontrola ex-post zamówień publicznych Weryfikacja ex-post dokumentów mających związek z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego przedstawionych wraz z wnioskiem o płatność Weryfikacja ex-post dokumentów mających związek z postępowaniami o udzielenie zamówienia publicznego przedstawionych w wersji elektronicznej wraz z wnioskiem o płatność ma na celu sprawdzenie, czy dokumentacja postępowań wskazuje na uchybienia mogące skutkować korektą finansową. Weryfikacja ta odbywa się równocześnie wraz z weryfikacją części sprawozdawczej i finansowej wniosku o płatność (patrz rozdział 8 Podręcznika Procedur). Procedura ta nie dotyczy projektów realizowanych w ramach priorytetu X Pomoc Techniczna. Za weryfikację ex-post dokumentów mających związek z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego w ramach IZ RPO WSL odpowiada Referat ds. kontroli projektów (RKPR). Weryfikacja formalno-rachunkowa trwa do 20 dni roboczych od wpływu wniosku o płatność do momentu przekazania części PZP listy sprawdzającej do RPC (odpowiednio: załącznik nr 1 do Listy sprawdzającej dotyczącej weryfikacji wniosku Beneficjenta o płatność załącznik 8.3.; załącznik nr 1 do Listy sprawdzającej dotyczącej weryfikacji wniosku Beneficjenta o płatność z wypełnioną jedynie częścią sprawozdawczą załącznik 8.8.; załącznik nr 1 do Listy sprawdzającej dotyczącej weryfikacji Sprawozdania okresowego z działalności funduszu poręczeniowego/ pożyczkowego dokapitalizowanego w ramach RPO WSL załącznik 8.12). Przekazanie kopii pierwszej strony wniosku o płatność do RKPR jest potwierdzone przez Kierownika RKPR/Koordynatora zespołu RKPR w rejestrze obiegu wniosku o płatność (załącznik nr 8.4). Kierownik RKPR/Koordynator zespołu RKPR po otrzymaniu kopii pierwszej i ostatniej strony wniosku o płatność przekazuje go pracownikom RKPR odpowiedzialnym za weryfikację ex-post dokumentów (zgodnie z zasadą dwóch par oczu) mających związek z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego przedstawionych w formie elektronicznej wraz z wnioskiem o płatność. Pracownicy RKPR dokonują weryfikacji dokumentów w oparciu o listę sprawdzającą stanowiącą załącznik nr Ponadto pracownicy RKPR wypełniają część PZP listy 163

164 sprawdzającej (odpowiednio: załącznik nr 1 do Listy sprawdzającej dotyczącej weryfikacji wniosku Beneficjenta o płatność załącznik 8.3.; załącznik nr 1 do Listy sprawdzającej dotyczącej weryfikacji wniosku Beneficjenta o płatność z wypełnioną jedynie częścią sprawozdawczą załącznik 8.8.; załącznik nr 1 do Listy sprawdzającej dotyczącej weryfikacji Sprawozdania okresowego z działalności funduszu poręczeniowego/ pożyczkowego dokapitalizowanego w ramach RPO WSL załącznik 8.12). Po wypełnieniu i podpisaniu list sprawdzających przekazuje je do parafowania Koordynatorowi zespołu RKPR oraz do zatwierdzenia Kierownikowi RKPR. W przypadku, gdy Beneficjent przedstawił dokumenty mające związek z postępowaniami o udzielenie zamówienia publicznego wraz z wnioskiem o płatność końcową a dany projekt będzie podlegał kontroli na miejscu na zakończenie realizacji, zamówienie/zamówienia nie podlega weryfikacji (będzie podlegać pełnej kontroli na miejscu realizacji projektu) co jest odnotowywane w części PZP listy sprawdzającej (odpowiednio: załącznik nr 1 do Listy sprawdzającej dotyczącej weryfikacji wniosku Beneficjenta o płatność załącznik 8.3.; załącznik nr 1 do Listy sprawdzającej dotyczącej weryfikacji wniosku Beneficjenta o płatność z wypełnioną jedynie częścią sprawozdawczą załącznik 8.8.; załącznik nr 1 do Listy sprawdzającej dotyczącej weryfikacji Sprawozdania okresowego z działalności funduszu poręczeniowego/ pożyczkowego dokapitalizowanego w ramach RPO WSL załącznik 8.12). Po zatwierdzeniu list sprawdzających Kierownik RKPR/ Koordynator zespołu RKPR/ pracownik RKPR przekazuje je Kierownikowi RPC/ Koordynatorowi zespołu RPC/pracownikowi RPC. Przekazanie wyniku weryfikacji poprawności przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego dokumentowany jest w rejestru obiegu wniosku o płatność. Ponadto przekazanie zostaje potwierdzone podpisem Kierownika RPC/Koordynatora zespołu RPC/pracownika RPC na kopii pierwszej strony wniosku o płatność. W przypadku, gdy weryfikacja dokumentów wskazuje na uchybienia mogące skutkować korektą finansową uruchomiona zostaje procedura kontroli doraźnej zgodnie z rozdziałem Podręcznika Procedur, ale w tym przypadku nie jest wymagana notatka o konieczności przeprowadzenia kontroli doraźnej - kontrole doraźne przeprowadzane w wyniku weryfikacji dokumentów wszczynane są na podstawie zatwierdzonej części "PZP" listy sprawdzającej (odpowiednio: załącznik nr 1 do Listy sprawdzającej dotyczącej weryfikacji wniosku Beneficjenta o płatność załącznik 8.3.; załącznik nr 1 do Listy sprawdzającej dotyczącej weryfikacji wniosku Beneficjenta o płatność z wypełnioną jedynie częścią sprawozdawczą załącznik 8.8.; załącznik nr 1 do Listy sprawdzającej dotyczącej weryfikacji Sprawozdania okresowego z działalności funduszu poręczeniowego/ pożyczkowego dokapitalizowanego w ramach RPO WSL załącznik 8.12)" Do czasu ustalenia wyniku kontroli doraźnej zamówienia (przekazania Kierownikowi/Koordynatorowi RPC notatki o zakończeniu kontroli projektu) wstrzymana zostaje wypłata środków w ramach zakwestionowanego zamówienia/ zamówień w wysokości odpowiadającej wartości potencjalnej korekty finansowej Kontrola ex-post zamówień publicznych Kontrole ex-post zamówień publicznych odbywają się w trakcie kontroli na miejscu realizacji projektu lub na dokumentach w siedzibie IZ RPO WSL. Jeśli kontrole te wynikają z wniosków z weryfikacji ex-post dokumentów mających związek z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego przedstawionych wraz 164

165 z wnioskiem o płatność, przeprowadzane zostają w formule kontroli doraźnej zgodnie z rozdziałem Podręcznika Procedur. Wezwanie Beneficjenta do przekazania dokumentacji (potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie dokumentów związanych z udzielonym zamówieniem publicznym, które dotyczą realizowanego projektu) lub pismo informujące o kontroli doraźnej zamówienia na miejscu realizacji projektu przygotowywane jest przez pracownika RKPR, parafowane przez Koordynatora Zespołu RKPR, podpisywane przez Kierownika RKPR a następnie wysłane do beneficjenta za zwrotnym potwierdzeniem odbioru obligatoryjnie, w odróżnieniu od innych kontroli doraźnych. Termin poinformowania beneficjenta o kontroli doraźnej zamówienia/zamówień publicznych (faxem lub za pomocą poczty elektronicznej) w przypadku kontroli na miejscu realizacji projektu wynosi co najmniej dwa dni robocze. Wzór takiego pisma, wraz z wykazem wymaganych dokumentów stanowi załącznik nr 6.4 do Podręcznika Procedur. Dalsze postępowanie w przypadku kontroli doraźnej zamówienia/zamówień publicznych przebiega analogicznie jak inne kontrole doraźne zgodnie z rozdziałem Podręcznika, tj. przygotowywane jest upoważnienie do kontroli doraźnej (wg załącznika 11.7 niewymagane w przypadku kontroli na dokumentach w siedzibie IZ RPO WSL), sporządzana jest informacja pokontrolna (wg załącznika 11.10) oraz właściwe listy sprawdzające (wg załącznika 6.2). Po ustaleniu wyniku kontroli przekazywana jest informacja o zakończeniu kontroli projektu zgodnie z zapisami rozdziału Podręcznika Procedur z adnotacją czy brak jest przeszkód dla refundacji wydatków w ramach wskazanego zamówienia/zamówień. O stwierdzonych w trakcie kontroli uchybieniach/nieprawidłowościach w stosowaniu przepisów, dotyczących udzielania zamówień publicznych, IZ RPO WSL informuje właściwe instytucje, zgodnie z procedurą opisaną w rozdziale 12 Podręcznika. 6.3 Korekty finansowe za naruszenie prawa zamówień publicznych W przypadku naruszenia przez Beneficjenta zasad wydatkowania środków publicznych w dziedzinie zamówień, w szczególności zasad prawa wspólnotowego określonych w Traktacie o Unii Europejskiej i Traktacie o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (Dziennik Urzędowy C 83 z ) i przedstawionych w Komunikacie wyjaśniającym Komisji dotyczącym prawa wspólnotowego obowiązującego w dziedzinie udzielania zamówień, które nie są lub są jedynie częściowo objęte dyrektywami w sprawie zamówień publicznych (DZ.U.UE C 179 z ) oraz zasad prawa krajowego tj.: ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych, a także w przypadku naruszenia Wytycznych IZ RPO WSL w sprawie udzielania zamówień dla projektów współfinansowanych ze środków Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata , IZ RPO WSL może stosować korekty finansowe. Decyzję w sprawie wysokości korekty finansowej podejmuje Dyrektor WRR/Zastępca Dyrektora WRR po indywidualnym rozpatrzeniu sprawy. W celu ustalenia wysokości korekty IZ RPO WSL może posłużyć się tzw. Taryfikatorem lub Wytycznymi KE COCOF 07/0037/03-PL Wytyczne Komisji Europejskiej z r. dotyczące określania kwot finansowych dla wydatków współfinansowanych z funduszy strukturalnych oraz funduszu spójności w przypadku nieprzestrzegania przepisów dotyczących zamówień publicznych 165

166 Wysokość korekt finansowych odpowiadać będzie wysokości szkody. Korekty finansowe mają w założeniu stanowić narzędzie w procesie odzyskiwania środków wydatkowanych w wyniku naruszenia zasad prawa wspólnotowego i/lub zasad prawa krajowego. Decyzja podejmowana jest w terminie umożliwiającym powiadomienie beneficjenta w informacji pokontrolnej o przyczynach i wysokości korekty. Dla korekt nie wynikających z czynności kontrolnych na miejscu realizacji projektu, terminy określone w podrozdziale Sporządzenie i przekazanie informacji pokontrolnej mają zastosowanie. Stosowanie korekty finansowej będzie weryfikowane w trakcie kontroli realizacji projektu, jak również podczas kontroli systemowej przeprowadzanej w IP2 RPO WSL. Sposoby wyliczania wysokości korekty Wyliczenie korekt finansowych może następować na dwa sposoby: Metoda dyferencyjna w celu ustalenia wysokości szkody należy porównać wysokość rzeczywiście wydatkowanych środków na sfinansowanie zamówienia po zaistnieniu naruszenia ze stanem, jaki zaistniałby gdyby wyżej wymienione naruszenie nie nastąpiło. Metoda wskaźnikowa - wysokość korekty dot. środków EFRR oblicza się jako iloczyn wskaźnika procentowego nałożonej korekty, wskaźnika procentowego współfinansowania ze środków funduszy UE i wysokości faktycznych wydatków kwalifikowanych dla danego zamówienia; Wysokość korekty dot. środków krajowych oblicza się jako iloczyn wskaźnika procentowego nałożonej korekty, wskaźnika procentowego współfinansowania ze środków budżetu państwa i wysokości faktycznych wydatków kwalifikowanych dla danego zamówienia. Wskaźnik procentowy nałożonej korekty przyjmuje się w wysokości i na warunkach określonych w tzw. Taryfikatorze, stanowiącym załącznik nr 6.3 do niniejszego podręcznika, opracowanym przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego lub w Wytycznych Komisji Europejskiej z r. dotyczących określania kwot finansowych dla wydatków współfinansowanych z funduszy strukturalnych oraz funduszu spójności w przypadku nieprzestrzegania przepisów dotyczących zamówień publicznych (COCOF 07/0037/03-PL). Korekta finansowa dotyczy całości wydatków kwalifikowalnych i odnosi się zarówno do środków wspólnotowych, jak i krajowych, przy uwzględnieniu proporcji wynikającej z udziału tych środków w ramach wydatków kwalifikowalnych. Rodzaje ryzyk występujących w procesach dotyczących kontroli zamówień publicznych w ramach dofinansowanych projektów L.p. Rodzaj ryzyka Waga ryzyka* Oczekiwany mechanizm kontroli wewnętrznej 1 Nieterminowe przeprowadzenie czynności inicjujących kontrolę, kontrolnych i pokontrolnych 2 Nadzór i bieżący monitoring; Roczny plan kontroli 2 Konflikt interesów osób przeprowadzających kontrolę 2 Standardy i zasady wewnętrzne przeprowadzania kontroli 166

167 3 Brak weryfikacji prawidłowości przeprowadzenia kontroli udzielania zamówień publicznych 2 Kontrola na miejscu projektu; kontrola dokumentacji; listy sprawdzające 4 5 Brak stosowania działań adekwatnych do ustaleń poczynionych w trakcie kontroli Osoby uczestniczące w procesach nie zostały zaznajomione z obowiązującymi procedurami 1 Kontrola sprawdzająca ; Lista sprawdzająca 1 Elektroniczna baza aktualnych procedur 6 Poszczególne osoby uczestniczące w procesach posługują się nieaktualnymi procedurami 1 Dokumentowanie i przechowywanie oraz archiwizowanie kolejnych wersji dokumentów procesu; Elektroniczna baza aktualnych procedur 7 Procedury nie są zgodne z przepisami UE i krajowymi 2 Procedura aktualizacji; weryfikacja procedur przez instytucję wyższego szczebla w systemie zarządzania i kontroli RPO WSL *waga ryzyka: 1 niska 2 średnia 3 wysoka 167

168 7 Przepływy finansowe w ramach RPO WSL 7.1 Zasady przekazywania środków przez Komisję Europejską oraz rodzaje płatności ze środków EFRR Środki przekazywane Polsce przez Komisję Europejską na realizację RPO WSL wpływają na wyodrębniony rachunek bankowy, prowadzony w euro i zarządzany przez Ministra Finansów. Powyższe środki po przewalutowaniu na złote, przekazywane są na centralny rachunek dochodów budżetu państwa na podstawie dyspozycji Ministra Finansów i stanowią dochód budżetu państwa. Komisja Europejska przekazuje Polsce środki Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w następujących formach płatności: zaliczkowej, okresowej, salda końcowego (5% środków alokowanych dla Programu) Płatność zaliczkowa Po wydaniu przez Komisję Europejską decyzji o zatwierdzeniu pomocy i przyznaniu środków z EFRR następuje wypłata zaliczki na okres w wysokości 9% wkładu funduszu (EFRR) w realizację programu operacyjnego na rzecz instytucji odpowiedzialnej za otrzymywanie płatności z KE Ministerstwa Finansów. Płatność zaliczkowa jest realizowana w ratach w następujący sposób: 2 % wkładu EFRR w 2007 r., 3 % wkładu EFRR w 2008 r. i 4 % wkładu EFRR w 2009 r. Jeśli w ciągu 24 miesięcy od daty wypłacenia przez Komisję Europejską pierwszej transzy płatności zaliczkowej do Komisji nie wpłynie żaden wniosek o płatność dla RPO WSL, cała kwota wypłaconej zaliczki podlega zwrotowi Komisji Europejskiej. Zwrot taki nie wpływa na całkowitą kwotę wkładu funduszu w program operacyjny Płatność okresowa Płatność okresowa jest refundacją wydatków faktycznie poniesionych i certyfikowanych przez Instytucję Certyfikującą. Instytucja Certyfikująca ma 12 dni roboczych, od momentu wpływu Poświadczenia i deklaracji wydatków oraz wniosku o płatność okresową od Instytucji Zarządzającej, na weryfikację dokumentu oraz sporządzenie i wysłanie Poświadczenia i deklaracji wydatków oraz wniosku o płatność okresową od Instytucji Certyfikującej do Komisji Europejskiej. Instytucja Certyfikująca składa do KE wnioski o płatność pośrednią, w miarę możliwości, trzy razy w ciągu roku, przy czym ostatni wniosek o refundację wydatków składany jest nie później niż do dnia 31 października. Pierwsza deklaracja w każdym roku, powinna obejmować stan wydatków na dzień 31 grudnia roku poprzedniego. Komisja dokonuje płatności okresowych do Instytucji Płatniczej na podstawie wniosku o refundację wydatków oraz deklaracji wydatków, które są sporządzane zgodnie ze wzorem określonym przez Komisję Europejską. Wzór poświadczenia i deklaracji wydatków oraz wniosek o płatność okresową stanowi załącznik nr X do Rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006 z dn. 8 grudnia 2006 r. 168

169 Komisja Europejska dokonuje płatności okresowej nie później niż 2 miesiące od daty zarejestrowania poprawnego wniosku o płatność. Instytucja Certyfikująca składa wnioski o płatność pośrednią nie częściej niż trzy razy w roku, przy czym ostatni wniosek o refundację wydatków składany jest nie później niż do dnia 31 października. Pierwsza deklaracja w każdym roku, powinna obejmować stan wydatków na dzień 31 grudnia roku poprzedniego. Suma płatności zaliczkowej i płatności okresowych dokonanych w odniesieniu do danej pomocy nie może przekroczyć 95% wkładu funduszu (EFRR). Pozostałe 5% środków zaalokowanych dla programu wypłacanych jest jako saldo końcowe (tj. płatność salda końcowego) Płatność salda końcowego Płatność końcowa zostaje wypłacona przez Komisję Europejską jeżeli: państwo członkowskie do dnia r. przedłoży Komisji wniosek o płatność końcową wraz z potwierdzoną i certyfikowaną deklaracją rzeczywiście poniesionych wydatków (odpowiedzialna jest Instytucja Certyfikująca); IZ RPO WSL do dnia r. przedłoży Komisji sprawozdanie końcowe z realizacji RPO WSL wraz z niezbędnymi informacjami i załącznikami (przygotowuje RKM); państwo członkowskie do dnia r. przedłoży Komisji deklarację zamknięcia RPO WSL wraz z końcowym sprawozdaniem audytowym (przygotowuje Instytucja Audytowa); Komisja nie wyda opinii, w trybie art. 226 TWE, o naruszeniu prawa wspólnotowego. Nieprzesłanie KE któregokolwiek z ww. dokumentów skutkuje automatycznym anulowaniem przez KE płatności końcowej. KE wypłaca płatność końcową w terminie do 45 dni kalendarzowych od daty przyjęcia końcowego sprawozdania audytowego lub daty przyjęcia deklaracji zamknięcia RPO WSL, w zależności od tego, która z tych dat jest późniejsza. 7.2 Zasady przepływu środków w ramach RPO WSL na poziomie krajowym i regionalnym Minister Finansów przekazuje środki na realizację RPO WSL na: 1. Rachunek Banku Gospodarstwa Krajowego, którego dysponentem jest MF. 2. Rachunek, którego dysponentem jest Minister Rozwoju Regionalnego. Planowanie wydatków Płatności oraz dotacja celowa Wydatki na realizację RPO WSL planowane są w formie: 1. Płatności z budżetu środków europejskich, przekazywanych Beneficjentom RPO z rachunku Ministerstwa Finasów prowadzonego w BGK na podstawie zleceń płatności przesyłanych do BGK, zgodnie z art. 188 ustawy o finansach publicznych. 169

170 2. Dotacji celowej z budżetu państwa, przekazywanej Instytucji Zarządzającej przez Ministra Rozwoju Regionalnego. Planowanie wydatków budżetu państwa, przeznaczonych na realizację RPO WSL, z wyodrębnieniem środków z budżetu środków europejskich oraz środków dotacji celowej z budżetu państwa na współfinansowanie i pomoc techniczną waz z uzasadnieniem dokonywane jest w terminie określonym przez Ministra, wynikającym z harmonogramu prac nad projektem ustawy budżetowej określonym przez Ministra Finansów w rozporządzeniu wydawanym na podstawie art. 138 ust. 6 ustawy o finansach publicznych. MRR zwraca się w formie pisemnej do IZ RPO WSL o wypełnienie odpowiednich formularzy planistycznych przedstawiającego wydatki planowane na realizację RPO WSL na następny rok budżetowy oraz kolejne dwa lata do ujęcia w budżecie państwa. MRR informuje IZ RPO WSL o środkach na realizację Regionalnego Programu Operacyjnego przyjętych w projekcie ustawy budżetowej w terminie do 25 października roku poprzedzającego rok budżetowy. Za wypełnienie formularzy w ramach IZ RPO WSL odpowiedzialny jest RRP. Pracownik RRP wypełnia formularze w oparciu o dane przekazane przez IP2 RPO WSL, RPT, RPC oraz odpowiedzialnych za poszczególne Priorytety w ramach RPO WSL pracowników RRP. Pracownik RRP przygotowuje pismo przewodnie wraz z wypełnionymi formularzami przekazuje do parafowania Kierownikowi RRP/Koordynatorowi RRP. Po akceptacji pisma wraz z wypełnionymi formularzami przedstawia do podpisu Dyrektorowi WRR/Zastępcy Dyrektora WRR. Podpisane pismo wraz z załącznikami wysyłane jest przez pracownika RRP do MRR. Procedura planowania wydatków w ramach płatności z budżetu środków europejskich oraz dotacji celowej z budżetu państwa przedstawiona została schematycznie w załączniku 1.5 do niniejszego Podręcznika. Wydatki, których szczegółowy podział na pozycje klasyfikacji budżetowej nie może być prawidłowo dokonany na etapie opracowywania projektu ustawy budżetowej, planowane są w ramach rezerwy celowej budżetu środków europejskich i budżetu państwa. Podziału rezerwy dokonuje MF na wniosek MRR. Środki na sfinansowanie projektów realizowanych przez państwowe jednostki budżetowe oraz samorządowe jednostki budżetowe ujęte są w planach finansowych tychże jednostek lub w rezerwie celowej budżetu środków europejskich i budżetu państwa. Zasady udzielania dotacji celowej oraz przekazywania środków z budżetu środków europejskich Środki na realizację RPO WSL przekazywane są na warunkach określonych w Kontrakcie Wojewódzkim dla Województwa Śląskiego, zawartym w dniu 6 lutego 2008 roku wraz z aneksami (załącznik1.4). Podstawą przekazania płatności z budżetu środków europejskich oraz dotacji celowej z budżetu państwa jest wniosek o przyznanie środków z budżetu środków europejskich oraz o udzielenie dotacji celowej z budżetu państwa, składany przez IZ RPO WSL do MRR corocznie do 2015 roku w terminie do 30 listopada roku poprzedzającego rok budżetowy, zawierający zapotrzebowanie na środki na dany rok budżetowy. Wzór wniosku o przyznanie środków z budżetu środków europejskich oraz o udzielenie dotacji celowej z budżetu państwa stanowi załącznik nr 2 do Kontraktu Wojewódzkiego. Wraz z wnioskiem o przyznanie środków z budżetu środków europejskich oraz o udzielenie dotacji celowej z budżetu państwa IZ RPO WSL sporządza harmonogram zapotrzebowania na środki dotacji celowej (w podziale na miesiące) oraz harmonogram 170

171 zapotrzebowania na środki z budżetu środków europejskich (w ujęciu rocznym) (załączniki nr 3a i 3b do Kontraktu Wojewódzkiego). W przypadku, gdy wnioskowana kwota I i II transzy dotacji celowej opiewa na kwotę większą niż 15 % udzielonej na dany rok na realizację RPO, IZ RPO WSL dodatkowo sporządza załącznik nr 2.1 do ww. wniosku stanowiący uzasadnienie zwiększenia kwoty I/ II transzy dotacji celowej. Za sporządzenie wniosku o przyznanie środków z budżetu środków europejskich oraz o udzielenie dotacji celowej z budżetu państwa, harmonogramów zapotrzebowania na środki budżetu państwa oraz na środki z budżetu środków europejskich oraz uzasadnienia zwiększenia kwoty I/ II transzy dotacji celowej odpowiedzialny jest pracownik RRP. Wniosek o przyznanie środków z budżetu środków europejskich oraz o udzielenie dotacji celowej z budżetu państwa wraz z kompletem dokumentów pracownik przedkłada do zatwierdzenia Kierownikowi RRP/Koordynatorowi RRP, a następnie przekazuje do podpisu osobie upoważnionej przez Zarząd Województwa do podpisywania przedmiotowego wniosku, tj. Dyrektorowi WRR/ Zastępcy Dyrektora WRR. Po podpisaniu przez Dyrektora WRR/ Zastępcy Dyrektora WRR wniosek o przyznanie środków z budżetu środków europejskich oraz o udzielenie dotacji celowej z budżetu państwa przekazywany do wiadomości Skarbnikowi Województwa Śląskiego oraz wysyłany do MRR. Załączniki nr 3a i 3b do Kontraktu wojewódzkiego tj. harmonogramy zapotrzebowania na środki budżetu państwa oraz na środki z budżetu środków europejskich przygotowuje pracownik RRP w oparciu o dane przekazane przez IP2 RPO WSL, RPT oraz odpowiedzialnych za poszczególne Priorytety w ramach RPO WSL pracowników RRP. Harmonogramy zapotrzebowania na środki budżetu państwa oraz na środki z budżetu środków europejskich tworzone są na podstawie złożonych przez Beneficjentów wniosków o płatność oraz harmonogramów składania wniosków o płatność zgodnie z danymi zawartymi w SIWIZ z uwzględnieniem przesunięć czasowych płatności. Przygotowany dokument jest zatwierdzany przez Kierownika RRP/ Koordynatora RRP, a następnie akceptowany przez Dyrektora WRR/ Zastępcę Dyrektora WRR. Na podstawie złożonego przez IZ RPO WSL Harmonogramu zapotrzebowania na środki budżetu państwa MRR dokonuje comiesięcznych wpłat na rachunek IZ RPO WSL, które następnie przekazywane są na odpowiednie rachunki bankowe IP2 RPO WSL oraz RPT na podstawie pisemnych dyspozycji, zgodnie z wcześniejszym zapotrzebowaniem zgłoszonym do harmonogramu, jak również beneficjentom projektów, w których występuje pomoc publiczna oraz w przypadku instrumentów inżynierii finansowej - na utworzenie, lub wniesienie wkładu, lub przekazanie środków w zarząd funduszom lub funduszom powierniczym. Na podstawie wniosku o przyznanie środków z budżetu środków europejskich oraz o udzielenie dotacji celowej z budżetu państwa i harmonogramów zapotrzebowania na środki budżetu państwa oraz na środki z budżetu środków europejskich złożonych przez IZ RPO WSL, MRR sporządza odpowiednio: 1. Roczny plan udzielania dotacji celowej z budżetu państwa na realizację Regionalnego Programu Operacyjnego, zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik nr 4 do Kontraktu. 2. Upoważnienia do wydawania zgody na dokonywanie płatności na podstawie wystawionych zleceń płatności na realizację RPO WSL na lata w ramach budżetu środków europejskich, w podziale na IZ RPO WSL i IP2 RPO WSL zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik nr 5 do Kontraktu. Roczny plan udzielania dotacji celowej z budżetu państwa oraz upoważnienie do wydawania zgody na dokonywanie płatności na podstawie wystawionych zleceń płatności z budżetu środków europejskich przekazywany jest przez MRR do IZ RPO WSL 171

172 corocznie w terminie 10 dni roboczych od dnia otrzymania od IZ RPO WSL poprawnego wniosku o przyznanie środków z budżetu środków europejskich oraz o udzielenie dotacji celowej z budżetu państwa. Roczny plan udzielania dotacji celowej z budżetu państwa oraz upoważnienie do wydawania zgody na dokonywanie płatności na podstawie wystawionych zleceń płatności z budżetu środków europejskich są aktualizowane w przypadku zmiany limitu wydatków w części 34 Rozwój Regionalny na RPO (np. zwiększenia limitu środków o środki z rezerwy celowej; zmniejszenia limitu środków w ramach budżetu państwa lub budżetu środków europejskich) lub dokonania zmiany klasyfikacji budżetowej środków w ramach udzielonej kwoty płatności z budżetu środków europejskich oraz dotacji celowej z budżetu państwa. Procedura udzielania płatności z budżetu środków europejskich oraz dotacji celowej z budżetu państwa przedstawiona została schematycznie w załączniku 1.5 do niniejszego Podręcznika. Zasady przekazywania środków dotacji celowej z budżetu państwa współfinansowanie i pomoc techniczna Środki dotacji celowej z budżetu państwa przekazywane są do IZ RPO WSL w formie zaliczki w miesięcznych transzach na rachunek Instytucji Zarządzającej wskazany we wniosku o przyznanie środków z budżetu środków europejskich oraz o udzielenie dotacji celowej z budżetu państwa w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego w oparciu o roczny plan udzielania dotacji celowej z budżetu państwa na realizację Regionalnego Programu Operacyjnego. Pierwsza i druga transza dotacji celowej z budżetu państwa przekazywana jest w wysokości i terminie określonym w harmonogramie zapotrzebowania na środki dotacji celowej. Począwszy od III transzy przekazywanie kolejnej transzy dotacji następuje zgodnie z harmonogramem zapotrzebowania na środki dotacji celowej oraz pod warunkiem złożenia przez IZ RPO WSL poprawnego sprawozdania z wykorzystania dotacji celowej z budżetu państwa w terminie do 20 dnia każdego, z wyłączeniem sprawozdania za grudzień. Wzór sprawozdania z wykorzystania otrzymanej dotacji celowej z budżetu państwa stanowi załącznik nr 8 do Kontraktu Wojewódzkiego dla Województwa Śląskiego. Począwszy od III transzy Minister może przekazać IZ RPO WSL różnicę wynikającą z kwoty ujętej w harmonogramie zapotrzebowania na środki dotacji celowej i wartości środków dotacji celowej pozostającej na rachunkach IZ RPO WSL na dzień zatwierdzenia sprawozdania z wykorzystania otrzymanej dotacji celowej z budżetu państwa sporządzanego na ostatni dzień miesiąca. Za sporządzenie sprawozdania z wykorzystania otrzymanej dotacji celowej z budżetu państwa oraz pisma przewodniego odpowiedzialny jest pracownik RRP przy współudziale w uzgadnianiu operacji z wyznaczonymi pracownikami WFN, RPT i IP2 RPO WSL. Dodatkowo IZ RPO WSL i IP2 RPO WSL składają do MRR Oświadczenia o pozostających w dyspozycji środkach dotacji celowej (IP2 RPO WSL za pośrednictwem IZ RPO WSL). Oświadczenie o pozostających w dyspozycji środkach dotacji celowej IZ RPO WSL sporządza pracownik RRP, podpisuje Kierownik RRP/ Koordynator RRP, a następnie przekazuje do zatwierdzenia Dyrektorowi WRR/ Zastępcy Dyrektora WRR. Oświadczenie parafuje dodatkowo Dyrektor WFN. IP2 RPO WSL przekazuje IZ RPO WSL Oświadczenie o pozostających w dyspozycji IP2 RPO WSL środkach dotacji celowej, zatwierdzane przez Głównego Księgowego i Kierownika jednostki. Pismo oraz sprawozdanie z wykorzystania otrzymanej dotacji celowej z budżetu państwa zatwierdza Kierownik RRP/ Koordynator RRP, a następnie przekazuje do podpisu osobie upoważnionej przez Zarząd Województwa do podpisywania przedmiotowego sprawozdania, tj. Dyrektorowi WRR/ Zastępcy 172

173 Dyrektora WRR. Następnie sprawozdanie z wykorzystania otrzymanej dotacji celowej z budżetu państwa przekazywane jest Skarbnikowi Województwa celem zatwierdzenia. Zasady rozliczania i zwrotu dotacji celowej z budżetu państwa współfinansowania i pomoc techniczna Rozliczenie środków przekazanych w ramach transz dotacji celowej następuje poprzez przedstawienie MRR poprawnego rozliczenia przekazanych środków w formie wniosku o rozliczenie dotacji celowej z budżetu państwa- współfinansowanie i wniosku o rozliczenie dotacji celowej z budżetu państwa- pomoc techniczna, zawierających zestawienie przygotowane w oparciu o wyciągi z rachunków bankowych lub raportów kasowych, potwierdzających: 1. Przekazanie w okresie rozliczeniowym dotacji celowej w ramach współfinansowania w formie zaliczki lub refundacji beneficjentom/ Instytucjom Pośredniczącym/ podmiotom, którym w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego została powierzona realizacja zadań odnoszących się bezpośrednio do beneficjentów, nie będących wojewódzkimi jednostkami budżetowymi, wraz z uwzględnieniem rozliczonych środków wypłaconych w formie zaliczki. 2. Wydatkowanie w okresie rozliczeniowym środków przez Instytucje Pośredniczące lub podmioty będące wojewódzkimi jednostkami budżetowymi, którym w ramach programów została powierzona realizacja zadań odnoszących się bezpośrednio do beneficjentów. 3. W przypadku instrumentów inżynierii finansowej, w tym funduszy kapitału podwyższonego ryzyka, funduszy gwarancyjnych i funduszy pożyczkowych oraz funduszy na rzecz rozwoju obszarów miejskich, o których mowa w art. 44 Rozporządzenia - przekazanie dotacji na utworzenie, lub wniesienie wkładu, lub przekazanie środków w zarząd funduszom lub funduszom powierniczym. Wniosek obejmujący rozliczenie całego roku budżetowego Instytucja Zarządzająca przekazuje MRR w terminie do 31 stycznia. Wzory wniosków stanowią załączniki nr 6 i 7 do Kontraktu. Rozliczenie przekazywane do 31 stycznia sporządzane jest zgodnie z art. 168 ust. 1 i 4 ustawy o finansach publicznych. Za sporządzenie wniosku o rozliczenie dotacji celowej z budżetu państwa współfinansowanie oraz wniosku o rozliczenie dotacji celowej z budżetu państwa pomoc techniczna wraz z załącznikami: rozliczenie kumulatywne dotacji celowejwspółfinansowanie (załącznik nr 6.1 do Kontraktu), rozliczenie kumulatywne dotacji celowej pomoc techniczna (załącznik nr 7.1 do Kontraktu) oraz pismem przewodnim odpowiedzialny jest pracownik RRP. Pracownik RRP po zakończeniu każdego miesięcznego okresu sprawozdawczego, sporządza notatkę wewnętrzną do RPT o przekazaniu niezbędnych dokumentów potwierdzających poniesione wydatki w danym okresie. Notatkę zatwierdza Kierownik RRP/Koordynator RRP. RPT przekazuje notatką wewnętrzną wskazane dokumenty. Załączniki 6.1 rozliczenie kumulatywne dotacji celowej- współfinansowanie (załącznik do Kontraktu) oraz 7.1 rozliczenie kumulatywne dotacji celowej pomoc techniczna (załącznik do Kontraktu) podlegają uzgodnieniu z pracownikiem WFN w zakresie zgodności kwot środków dotacji celowej ujętych w rozliczeniu, w tym: kwot otrzymanych, kwot wydatków rozliczonych, wysokość środków dotacji celowej pochodzących z bieżącego roku budżetowego dotychczas zwróconych do MRR. Pismo przewodnie i wniosek o rozliczenie dotacji celowej z budżetu państwa zatwierdza Kierownik RRP/ Koordynator RRP, a następnie przekazuje do podpisu osobie upoważnionej przez Zarząd Województwa do podpisywania przedmiotowych wniosków, 173

174 tj. Dyrektorowi WRR/ Zastępcy Dyrektora WRR. Następnie rozliczenie kumulatywne dotacji celowej (załącznik nr 6.1 lub 7.1 do Kontraktu) przekazywane jest Skarbnikowi Województwa celem zatwierdzenia. IZ RPO WSL może dokonać zwrotu części środków na właściwe rachunki bankowe Ministra w przypadku gdy środki te nie zostaną wykorzystane przez IZ RPO WSL. Zwrócone środki uwzględnia się w najbliższym sprawozdaniu z wykorzystania otrzymanej dotacji celowej z budżetu państwa oraz wniosku o rozliczenie dotacji celowej z budżetu państwa. Zwrot dotacji celowej jest dokonywany w szczególności w przypadku zmian w zakresie klasyfikacji budżetowej. IZ RPO WSL dokonuje zwrotu niewykorzystanej części dotacji celowej w terminie do dnia 20 stycznia następnego roku (decyduje data wpływu na właściwy rachunek bankowy Ministra) na zasadach określonych w art. 168 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, na właściwy rachunek bankowy wskazany przez MRR. Na poleceniach przelewu zwracanych środków IZ RPO WSL umieszcza informację o nazwie programu operacyjnego i klasyfikacji budżetowej środków podlegających zwrotowi oraz określa tytuł zwrotu środków, rok, w którym została udzielona dotacja celowa oraz źródło finansowania (środki budżetowe, środki z rezerwy celowej wraz z nr rezerwy celowej). Zwrot niewykorzystanej części dotacji celowej powinien zostać uwzględniony we wniosku o rozliczenie dotacji celowej z budżetu państwa. Pracownik RRP przygotowuje pisemną dyspozycję przekazania środków na wskazany rachunek bankowy. Po parafowaniu dyspozycji przez Kierownika RRP/ Koordynatora RRP oraz podpisaniu przez Dyrektora WRR/ Zastępcę Dyrektora WRR dyspozycja przekazywana jest do WFN celem dokonania przelewu ww. środków. Środki z budżetu środków europejskich Środki z budżetu środków europejskich przekazywane są z rachunku Ministerstwa Finasów prowadzonego w Banku Gospodarstwa Krajowego na rzecz beneficjenta, podmiotu upoważnionego przez beneficjenta lub wykonawcy na podstawie zlecenia płatności wystawionego przez instytucję, która zawarła z Beneficjentem umowę o dofinansowanie projektu za pisemną zgodą Ministra na dokonanie płatności. Minister Rozwoju Regionalnego wydaje upoważnienia Instytucji Zarządzającej i IP2 RPO WSL, które to zawierają z Beneficjentami umowy o dofinansowanie projektu, do wydawania zgody na dokonywanie płatności na podstawie wystawionych zleceń płatności na realizację RPO w ramach budżetu środków europejskich. Upoważnienia wydawane są zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik nr 5 do Kontraktu wojewódzkiego. Zgłoszenie i rozliczenie środków niewygasających IZ RPO WSL przekazuje MRR w terminie do dnia 9 listopada danego roku budżetowego informację na temat wysokości środków z udzielonej dotacji celowej, które powinny zostać zgłoszone przez MRR w wykazie wydatków budżetu państwa, które nie wygasają z upływem roku budżetowego, zgodnie z trybem określonym w art. 181 ustawy o finansach publicznych. W zgłoszeniu odrębnie wykazywane są środki z transz dotacji celowych otrzymanych przez IZ RPO WSL, a odrębnie środki z udzielonej dotacji nieotrzymane do dnia przekazania zgłoszenia do MRR. Za przygotowanie powyższej informacji w formie pisemnej odpowiedzialny jest pracownik RRP. Pracownik RRP przygotowuje pismo i przedstawia je do parafowania Kierownikowi RRP/ Koordynatorowi RRP a następnie do parafowania Zastępcy Dyrektora WRR, po czym do podpisu Dyrektorowi WRR. Środki zgłoszone do ujęcia w wykazie środków niewygasających z upływem roku budżetowego IZ RPO WSL przekazuje w nieprzekraczalnym terminie do dnia 10 grudnia 174

175 danego roku, na właściwy rachunek bankowy, wskazany przez MRR, informując o tym MRR w formie pisemnej. Za przygotowanie pisemnej dyspozycji zwrotu środków odpowiedzialny jest pracownik RRP, który przekazuje ją do zatwierdzenia Kierownikowi RRP/Koordynatorowi RRP, a następnie Dyrektorowi WRR/Zastępcy Dyrektora WRR. W dalszej kolejności dyspozycja przekazywana jest do WFN celem dokonania przelewu ww. środków. Pracownik WFN na poleceniach przelewu zwracanych środków umieszcza informację o nazwie programu operacyjnego i klasyfikacji budżetowej oraz określa tytuł zwrotu środków oraz rok, w którym została udzielona dotacja celowa oraz źródło finansowania (środki budżetowe, środki z rezerwy celowej, numer rezerwy) - zgodnie z informacjami zawartymi w dyspozycji płatności. Po dokonaniu przelewu pracownik RRP przygotowuje pisemną informację do MRR o zwróconych środkach i przekazuje do zaparafowania Kierownikowi RRP/ Koordynatorowi RRP, a następnie do podpisu Dyrektora WRR/ Zastępcy Dyrektora WRR. Środki ujęte w rozporządzeniu przekazywane są w jednej transzy. Transza przekazywana jest w terminie 10 dni roboczych od dnia złożenia przez IZ RPO WSL poprawnego wniosku o uruchomienie środków, które nie wygasają z upływem roku budżetowego, chyba że z wniosku wynika inna kwota. Wzór wniosku o uruchomienie środków, które nie wygasają z upływem roku budżetowego stanowi załącznik nr 10 do Kontraktu Wojewódzkiego dla Województwa Śląskiego. Za sporządzenie wniosku o uruchomienie środków, które nie wygasają z upływem roku budżetowego wraz z załącznikiem nr 10.1 Zapotrzebowanie na środki z budżetu państwa, które nie wygasają z upływem roku budżetowego - współfinansowanie i pomoc techniczna oraz pisma przewodniego odpowiedzialny jest pracownik RRP. Pismo wraz z wnioskiem o uruchomienie środków, które nie wygasają z upływem roku budżetowego zatwierdza Kierownik RRP/ Koordynator RRP, a następnie Zastępca Dyrektora WRR i Dyrektor WRR. W dalszej kolejności dokumenty przekazywane są do MRR. IZ RPO WSL aktualizuje załącznik 10.1 Zapotrzebowanie na środki z budżetu państwa, które nie wygasają z upływem roku budżetowego współfinansowanie i pomoc techniczna do wniosku o uruchomienie środków, które nie wygasają z upływem roku budżetowego w przypadku zmiany zapotrzebowania w zakresie kwoty, daty przekazania środków, rezygnacji z części środków. IZ RPO WSL zwraca MRR niewykorzystaną część środków, ujętych w rozporządzeniu Rady Ministrów w sprawie wydatków budżetu państwa, które w 20 roku nie wygasają z upływem roku budżetowego, wydanym na podstawie art. 181 ust. 2 ustawy o finansach publicznych, na właściwy rachunek bankowy wskazany przez MRR, w terminie 7 dni od dnia określonego w tym rozporządzeniu. W tym celu pracownik RRP przygotowuje pisemną dyspozycję przekazania środków na wskazany rachunek bankowy. Po parafowaniu dyspozycji przez Kierownika RRP/ Koordynatorowi RRP oraz podpisaniu przez Dyrektora WRR/ Zastępcę Dyrektora WRR dyspozycja przekazywana jest do WFN tytułem dokonania przelewu ww. środków. Na poleceniach przelewu zwracanych środków pracownik WFN umieszcza informację o nazwie programu operacyjnego i klasyfikacji budżetowej środków podlegających zwrotowi oraz określa tytuł zwrotu środków, rok w którym została udzielona dotacja celowa oraz źródło finansowania (środki niewygasające) zgodnie z informacjami zawartymi w dyspozycji płatności przekazanej przez WRR. Po dokonaniu przelewu środków IZ RPO WSL informuje o tym MRR w formie pisemnej. Za przygotowanie pisma przewodniego odpowiedzialny jest pracownik RRP, który przekazuje pismo do zaparafowania przez Kierownika RRP/Koordynatora RRP, 175

176 a następnie do podpisu Dyrektorowi WRR/Zastępcy Dyrektora WRR. Pismo w dalszej kolejności przekazywane jest do MRR. IZ RPO WSL przekazuje MRR wniosek o rozliczenie środków, które nie wygasają z upływem roku budżetowego (ujętych w rozporządzeniu Rady Ministrów w sprawie wydatków budżetu państwa, które w 20 roku nie wygasają z upływem roku budżetowego, wydanym na podstawie art. 181 ust. 2 ustawy o finansach publicznych). Wzór wniosku o rozliczenie środków, które nie wygasają z upływem roku budżetowego wraz z załącznikiem stanowi załącznik nr 11 do Kontraktu Wojewódzkiego dla Województwa Śląskiego. Za sporządzenie wniosku o rozliczenie środków, które nie wygasają z upływem roku budżetowego, załącznika: 11.1 Rozliczenie środków niewygasających w ramach współfinansowania i pomocy technicznej oraz pisma przewodniego odpowiedzialny jest pracownik RRP, przy współudziale w uzgadnianiu operacji z wyznaczonymi pracownikami WFN, RPT i IP2 RPO WSL. Następnie pismo oraz wniosek o rozliczenie środków, które nie wygasają z upływem roku budżetowego wraz z załącznikiem zatwierdza Kierownik RRP/ Koordynator RRP oraz Dyrektor WRR/ Zastępca Dyrektora WRR. Załącznik 11.1 Rozliczenie środków niewygasających w ramach współfinansowania i pomocy technicznej dodatkowo podpisuje Dyrektor WFN. Kompletny wniosek o rozliczenie środków, które nie wygasają z upływem roku budżetowego wraz z pismem przewodnim IZ RPO WSL składa do MRR w terminie 14 dni od dnia określonego w rozporządzeniu Rady Ministrów w sprawie wydatków budżetu państwa, które w 20 roku nie wygasają z upływem roku budżetowego. Procedura zgłaszania, rozliczania i zwrotu środków niewygasających oraz środków niewykorzystanych przedstawiona została schematycznie w załączniku 1.5 do niniejszego Podręcznika. Sprawozdania rozliczające, harmonogramy i prognozy wydatkowania środków pochodzących z budżetu środków europejskich i budżetu państwa: IZ RPO WSL przekazuje MRR do 20 dnia każdego miesiąca sprawozdanie z wykorzystania otrzymanej dotacji celowej z budżetu państwa. IZ RPO WSL przekazuje MRR do 5 dnia każdego miesiąca zbiorcze harmonogramy wydatków wynikające z podpisanych umów z beneficjentami/ decyzji o dofinansowanie. Wzór harmonogramu wydatków wynikających z podpisanych umów w ramach budżetu państwa i budżetu środków europejskich określa załącznik nr 9 do Kontraktu. Rezerwa celowa budżetu państwa i budżetu środków europejskich Warunkiem zwiększenia limitu środków w ramach budżetu państwa lub budżetu środków europejskich o środki z rezerwy celowej jest spełnienie wymogów określonych w procedurze dotyczącej uruchamiania oraz przyznawania zapewnienia finansowania lub dofinansowania przedsięwzięcia ze środków rezerwy celowej budżetu państwa i budżetu środków europejskich, obowiązującej w danym roku budżetowym oraz dostępność środków z rezerwy celowej. Zwiększenie następuje na podstawie wniosku o przyznanie środków z budżetu środków europejskich oraz o udzielenie dotacji celowej z budżetu państwa oraz uzasadnienia, w którym IZ RPO WSL wskazuje brakującą kwotę środków wynikającą z aktualnego harmonogramu zapotrzebowania na środki dotacji celowej lub harmonogramu zapotrzebowania na środki z budżetu środków europejskich w bieżącym roku budżetowym. Minister Rozwoju Regionalnego występuje do Ministra Finansów z wnioskiem o uruchomienie rezerwy celowej i dokonanie zmian w budżecie państwa lub budżecie 176

177 środków europejskich, niezwłocznie po uzyskaniu informacji o spełnieniu wymogów określonych w procedurze dotyczącej uruchamiania oraz przyznawania zapewnienia finansowania lub dofinansowania przedsięwzięcia ze środków rezerwy celowej budżetu państwa i budżetu środków europejskich. Minister Rozwoju Regionalnego wnioskuje o środki rezerwy celowej na podstawie harmonogramu wydatków wynikających z podpisanych umów w ramach budżetu państwa i budżetu środków europejskich lub wniosku o przyznanie środków z budżetu środków europejskich oraz o udzielenie dotacji celowej z budżetu państwa, jeżeli wpłynął w wersji papierowej lub elektronicznej (skan dokumentu) do MRR do dnia sporządzenia wniosku o uruchomienie przez MRR. W przypadku gdy wnioskowanie nastąpi na podstawie harmonogramu wydatków wynikających z podpisanych umów w ramach budżetu państwa i budżetu środków europejskich, MRR niezwłocznie informuje o tym IZ RPO WSL, wskazując kwotę na jaką został sporządzony wniosek. Minister Rozwoju Regionalnego może dokonać korekty kwoty wnioskowanej przez IZ RPO WSL, o czym niezwłocznie informuje IZ RPO WSL. Schemat przepływu środków europejskich pomiędzy instytucjami zaangażowanymi we wdrażanie RPO WSL Komisja Europejska płatności końcowego w euro zaliczkowe/okresowe/salda Wyodrębniony rachunek bankowy zarządzany przez Ministra Finansów przewalutowanie na PLN Centralny rachunek dochodów budżetu państwa Rachunek MF otwarty w BGK do obsługi środków europejskich Zarząd IP2 RPO WSL zlecenie płatności BGK przekazanie płatności zlecenie płatności Województwa Instytucja Zarządzająca Beneficjent 177

178 Rodzaje ryzyk występujących w procesach dotyczących przepływów finansowych w ramach Programu L.p. Rodzaj ryzyka Waga ryzyka* Oczekiwany mechanizm kontroli wewnętrznej 1 Stosowanie nieaktualnych procedur 1 Procedura aktualizacji; weryfikacja procedur przez instytucję wyższego szczebla 2 Zmiana wartości projektów (oszczędności poprzetargowe), zmiana harmonogramu, rzeczowo-finansowego (szybszy/ wolniejszy postęp prac) powodujący niedoszacowanie/ przeszacowanie wielkości transzy 2 Bieżący monitoring postępu rzeczowo-finansowego projektu; Realokacja środków 3 Prognoza finansowa ulega zmianie na skutek dobrowolnego wykazania przez beneficjenta wydatków niekwalifikowanych (przed weryfikacją merytoryczną lub po pozytywnej weryfikacji merytorycznej ale przed kontrolą na miejscu realizacji) 2 Bieżący monitoring postępu rzeczowo-finansowego projektu; Realokacja środków; Zmiana prognozy 4 Harmonogramy składane przez beneficjentów/ IP2 RPO WSL zawierają dane nieprecyzyjnie oszacowane, harmonogramy spływają z opóźnieniem 2 Bieżący monitoring postępu rzeczowo-finansowego projektu; Realokacja środków 5 Harmonogram wydatkowania wnioskowanych środków zawiera błędy rachunkowe 1 Weryfikacja spływających danych wejściowych, wykorzystanie lokalnego systemu informatycznego do agregowania danych płatnościach prognozowanych płatnościach 6 Beneficjent wygrywa spór sądowy, w wyniku którego powstaje zobowiązanie po stronie IZ RPO WSL 2 Czytelne określenie zasad realizacji projektu, w szczególności tryb wprowadzania zmian, stosowanie przepisów dot. zamówień publicznych, wyraźnie określone zasady kwalifikowalności wydatków; Zastosowanie zasady dwóch par oczu w trakcieweryfikacji dokumentów oraz w trakcie kontroli na miejscu realizacji projektu 7 Prowadzone windykacje nie skutkują wpływem środków w żądanym terminie/ wysokości 2 Weryfikacja wykonalności projektu pod względem finansowym w trakcie oceny merytorycznej wniosku aplikacyjnego; Bieżący monitoring realizacji projektu; Realokacja środków 9 Utrata płynności finansowej na poziomie Programu ze względu na nieprawidłowe oszacowanie zapotrzebowania i/lub przekazania przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego środków w kwocie niższej niż zapotrzebowana 2 Monitoring postępu rzeczowo-finansowego projektów; Monitoring postępu finansowego na poziomie Programu; Aktualizowanie prognoz *waga ryzyka: 1 niska 2 średnia 3 wysoka 178

179 8 Wnioski o płatność Ilekroć w Podręczniku jest mowa o wniosku o płatność, rozumie się przez to wnioski o płatność zaliczkową, pośrednią, końcową oraz wniosek o płatność z wypełnioną jedynie częścią sprawozdawczą. Wniosek o płatność zawiera informacje umożliwiające identyfikację dokumentów finansowo-księgowych dot. danego projektu (np. numery dokumentów finansowoksięgowych, z uwzględnieniem dat wystawienia, nazw towarów lub usług, wartości faktur), wysokości refundowanych wydatków oraz przebieg realizacji i postęp rzeczowy projektu. Weryfikacja wniosków o płatność w ramach RPO WSL dotyczy wniosków beneficjenta o płatność. Celem weryfikacji wniosków o płatność jest sprawdzenie przede wszystkim kwalifikowalności wydatków, czyli stwierdzenie, że zostały one poniesione zgodnie z celami RPO WSL oraz zgodnie z przepisami prawa polskiego i prawa wspólnotowego, w tym polityk horyzontalnych. Dodatkowa weryfikacja zgodności projektu z poszczególnymi zasadami wspólnotowymi i regulacjami krajowymi odbywa się podczas prowadzonych kontroli dla projektów objętych kontrolą na miejscu realizacji projektu. W procesie weryfikacji kwalifikowalności wydatków przedstawionych we wnioskach o płatność uwzględniane są w szczególności zapisy dokumentu pt. Krajowe wytyczne dotyczące kwalifikowania wydatków w ramach funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w okresie programowania oraz Wytyczne IZ RPO WSL w sprawie kwalifikowalności wydatków, stanowiące załącznik nr 2 do URPO WSL. W wyniku weryfikacji wniosku o płatność IZ RPO WSL (dla działania 1.2 oraz poddziałań i weryfikacji dokonuje IP2 RPO WSL) poświadcza kwotę wydatków kwalifikowalnych. Poświadczona kwota wydatków kwalifikowalnych jest pomniejszana o: wykazany przez beneficjenta dochód, zgodnie z art. 55 ust. 2 i 3 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r., kwoty wydatków błędnie uznanych za kwalifikowalne w ramach weryfikacji przez pracownika RPC poprzednich wniosków o płatność składanych w ramach danego projektu, kwoty nieprawidłowo wydatkowane, a przekazane na podstawie wcześniej zatwierdzonych wniosków beneficjenta o płatność. Zatwierdzając kwoty do wypłaty uwzględnia się wielkość dokonanych wypłat celem zachowania poziomu dofinansowania ustalonego w umowie/aneksie o dofinansowanie lub w decyzji/decyzji zmieniającej. Informacja o wyniku weryfikacji wniosku o płatność przekazywana jest beneficjentowi w formie pisemnej lub elektronicznej niezwłocznie po przekazaniu środków dofinansowania. Beneficjent informowany jest o wysokości przekazanej płatności niezwłocznie po realizacji transakcji przez BGK. W przypadku rozbieżności pomiędzy kwotą środków zatwierdzonych do wypłaty, a kwotą wnioskowaną przez beneficjenta lub w przypadku uznania wydatków za niekwalifikowane do informacji załącza się właściwe uzasadnienie. Za weryfikację formalno-merytoryczną części finansowej (część A listy sprawdzającej) oraz części sprawozdawczej (część B listy sprawdzającej) wniosków o płatność w ramach IZ RPO WSL odpowiedzialny jest RPC Zespół ds. płatności. 179

180 Za weryfikację formalno-merytoryczną wniosku sprawozdawczego (część B listy sprawdzającej) w ramach IZ RPO WSL odpowiedzialny jest RPC. Za weryfikację formalno-rachunkową (część C listy sprawdzającej) w ramach IZ RPO WSL odpowiada Referat ds. księgowości funduszy strukturalnych (RKFS) w Wydziale Księgowości (nie dotyczy wniosków o płatność zaliczkową oraz wniosków o płatność zawierających tylko sprawozdanie). Za wnioski z procesu weryfikacji (część D listy sprawdzającej) w ramach IZ RPO WSL odpowiada RPC (nie dotyczy wniosków o płatność zawierających tylko sprawozdanie). Weryfikacja formalno-merytoryczna, formalno-rachunkowa oraz wnioski z procesu weryfikacji prowadzone są zgodnie z zasadą dwóch par oczu. Podstawą przekazania beneficjentowi środków finansowych w formie zaliczki lub refundacji poniesionych wydatków jest umowa o dofinansowanie oraz poprawnie sporządzony i zatwierdzony wniosek beneficjenta o płatność wraz z odpowiednimi załącznikami. Instytucja Zarządzająca RPO WSL może przekazać beneficjentowi dofinansowanie w formie zaliczki na realizację Projektu, na podstawie poprawnego wniosku o płatność zaliczkową przelewem na rachunek bankowy wskazany przez Beneficjenta w części odpowiadającej wkładowi krajowemu - dotacja celowa -(dyspozycja płatności) oraz za pośrednictwem BGK w części odpowiadającej środkom europejskim EFRR - (zlecenie płatności do BGK). Przekazanie pozostałej części dofinansowania stanowić będzie refundację wydatków kwalifikowalnych. Procedura dotycząca weryfikacji i realizacji płatności zaliczkowej na podstawie złożonego wniosku o płatność przedstawiona została schematycznie w załączniku 1.5 do niniejszego Podręcznika. Podstawą do przekazania środków beneficjentowi jest umowa o dofinansowanie projektu oraz zatwierdzony wniosek o płatność. Wyjątek stanowią projekty własne, w tym również Roczne Plany Działań z zakresu Pomocy Technicznej, dla których podstawą przekazania beneficjentowi środków finansowych jest decyzja o dofinansowaniu projektu/rpd oraz wniosek o zaliczkę w formie pisemnego zapotrzebowania na środki, a także w przypadku państwowych jednostek budżetowych, w których podstawę stanowi porozumienie o dofinansowaniu projektu. Procedura dotycząca weryfikacji i realizacji płatności pośredniej i końcowej na podstawie złożonego wniosku o płatność przedstawiona została schematycznie w załączniku 1.5 do niniejszego Podręcznika. Refundacja poniesionych wydatków następuje poprzez przekazanie dofinansowania w ramach płatności pośredniej i/lub końcowej przelewem na rachunek bankowy beneficjenta w części odpowiadającej wkładowi krajowemu - dotacja celowa -(dyspozycja płatności) oraz za pośrednictwem BGK w części odpowiadającej środkom europejskim EFRR - (zlecenie płatności do BGK), a w przypadku państwowych jednostek budżetowych przekazanie środków następuje na podstawie udzielonej zgody na złożenie zlecenia przez Beneficjenta i wyrażeniu zgody na dokonanie płatności przez właściwego dysponenta części budżetowej. Rozliczanie przekazanych środków w formie zaliczki lub wnioskowanie o refundację poniesionych wydatków następuje za pomocą poprawnie sporządzonego wniosku o płatność wraz z odpowiednimi załącznikami. Przy sporządzaniu wniosku o płatność beneficjent zobligowany jest do korzystania z LSI (moduł EWP) oraz instrukcji wypełniania wniosku, które dostępne są na stronie 180

181 internetowej IZ RPO WSL. Wniosek o płatność jest sporządzany przez beneficjenta w LSI RPO WSL moduł EWP (wzór wniosku o płatność stanowi załącznik nr 8.1). Odrębne instrukcje wypełniania wniosków o płatność obowiązują beneficjentów Poddziałania Infrastruktura rozwoju gospodarczego Typ projektu nr 7. Dokapitalizowanie zewnętrznych źródeł dofinansowania przedsiębiorczości (załącznik 8.10 do Podręcznika) oraz Priorytetu X Pomoc Techniczna (załącznik 8.6. do Podręcznika). Wnioski o płatność wypełniane są w języku polskim. Zasady i terminy sporządzania wniosku o płatność określa Instrukcja wypełniania wniosku o płatność, przedstawiona w załączniku nr 8.2 (dla zadań z zakresu Pomocy Technicznej załącznik 8.6). Beneficjent składa do Kancelarii Ogólnej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego wniosek o płatność zgodnie z harmonogramem składania wniosków o płatność w ramach projektu, jednak nie częściej niż raz w miesiącu oraz nie rzadziej niż raz na trzy miesiące do 10 dni kalendarzowych od daty wskazanej w punkcie III wniosku o płatność ( wniosek za okres do ) nie dotyczy wniosków o płatność zaliczkową. Pierwszy wniosek o płatność może zostać złożony za okres krótszy niż 1 miesiąc licząc od daty podpisania umowy o dofinansowanie. Pierwszy wniosek o płatność składany jest w terminie do trzech miesięcy od daty podpisania umowy do 10 dni kalendarzowych od daty wskazanej w punkcie III wniosku o płatność ( wniosek za okres do ). Dla projektów w ramach których występuje częściowa pomoc publiczna, wnioski o płatność mogą być składane częściej niż raz na miesiąc. Wnioski o płatność zaliczkową mogą być składane zgodnie z harmonogramem składania wniosków niezależnie od wniosków o płatność pośrednią. Wnioski rozliczające otrzymaną zaliczkę mogą być składane niezależnie od terminów wynikających z innych wniosków o płatność pośrednią zgodnie z Wytycznymi Instytucji Zarządzającej RPO WSL w zakresie zasad udzielania wsparcia w formie zaliczki Beneficjentom RPO WSL za wyjątkiem działań/poddziałań wdrażanych przez Śląskie Centrum Przedsiębiorczości IP2 RPO WSL. Wnioski o płatność z Pomocy Technicznej składane są notatką wewnętrzną u kierownika RPC (za wyjątkiem IP2 RPO WSL, która składa wnioski do Kancelarii Ogólnej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego) do 30 dni kalendarzowych od daty wskazanej w punkcie III wniosku o płatność ( wniosek za okres do ). Opiekunowie projektu z zespołu ds. płatności zobowiązani są do monitorowania terminowości składania wniosków o płatność rozliczających zaliczkę zgodnie z zapisami wynikającymi z wytycznych IZ. Harmonogramy składania wniosków o płatność beneficjent składa wyłącznie w formie elektronicznej w odrębnym module SIWIZ RPO WSL. Zgodnie z instrukcją składania harmonogramów zamieszczoną na stronie harmonogramy należy składać od momentu wyboru projektu do dofinansowania z częstotliwością kwartalną. Po złożeniu przez beneficjenta harmonogramu składania wniosków o płatność oraz po każdorazowej jego aktualizacji pracownik RRP dokonuje wydruku harmonogramu i podłączenia do akt. Na zakończenie realizacji projektu zgodnie z umową o dofinansowanie, beneficjent sporządza i składa wniosek o płatność końcową wraz z częścią sprawozdawczą w terminie do 25 dni od dnia finansowego zakończenia realizacji projektu. 181

182 Weryfikacja wniosku o płatność przeprowadzana jest w oparciu o listę sprawdzającą stanowiącą załącznik nr 8.3. Lista sprawdzająca wypełniana jest w trakcie weryfikacji przez poszczególne komórki organizacyjne, zgodnie z procedurami opisanymi poniżej. W celu identyfikacji znamion pomocy publicznej we wnioskach o płatność składanych przez beneficjentów, we wzorze wniosku o płatność (zał. 8.1, część E) zawarto oświadczenie Beneficjenta o niepodleganiu/podleganiu zasadom pomocy publicznej. Oświadczenie to jest wypełniane i składane każdorazowo przez Beneficjenta przy sporządzaniu wniosku o płatność. Wniosek beneficjenta o płatność zaliczkową poddawany jest ocenie formalnomerytorycznej, zgodnie z listą sprawdzającą, stanowiącą załącznik nr 8.9 do Podręcznika. Weryfikacja wniosku beneficjenta o płatność z wypełnioną jedynie częścią sprawozdawczą dokonywana jest zgodnie z listą sprawdzającą stanowiącą załącznik nr 8.8 do Podręcznika. Weryfikacja wniosku o płatność oraz refundacja wydatków następuje poprzez przekazanie dofinansowania w ramach płatności pośrednich i płatności końcowej przelewem na rachunek bankowy Beneficjenta. Przekazanie zlecenia płatności do BGK/ dyspozycji płatności następuje w terminie do 40 dni roboczych od dnia złożenia przez Beneficjenta do Instytucji Zarządzającej RPO WSL poprawnego kompletnego i spełniającego wymogi formalne, merytoryczne i rachunkowe wniosku o płatność wraz z wymaganymi załącznikami z zastrzeżeniem dostępności środków na rachunku bankowym płatnika/iz z uwzględnieniem terminarza płatności środków europejskich w danym roku kalendarzowym oraz w przypadku współfinansowania krajowego dostępności środków na rachunku bankowym IZ. W zakresie wkładu krajowego dofinansowanie wypłacane jest przez IZ RPO WSL. Przekazanie płatności końcowej następuje po pozytywnym zweryfikowaniu wniosku o płatność końcową oraz zakończonej kontroli z wynikiem bez zastrzeżeń pozytywny wynik kontroli lub z nieistotnymi zastrzeżeniami uchybienia formalne nie powodujące skutków finansowych, kontroli na miejscu realizacji projektu. W przypadku wyniku kontroli stwierdzającej zastrzeżenia powodujące skutki finansowe, po ich usunięciu lub wszczęciu procedury odzyskiwania środków. Wynik weryfikacji wersji wniosku o płatność pracownik RPC zamieszcza bez zbędnej zwłoki w LSI oraz SIMIK (dotyczy wyłącznie ostatecznej wersji wniosku). 8.1 Weryfikacja wniosków beneficjentów o płatność Przyjmowanie i rejestracja wniosków beneficjentów o płatność Wniosek o płatność składany jest przez beneficjenta poprzez wypełnienie wniosku w LSI. Wersję papierową wniosku beneficjent składa w Kancelarii Ogólnej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego w dwóch egzemplarzach odpowiednio oznaczonych na pierwszej stronie jako oryginał i kopia, wraz z załącznikami. Możliwe jest złożenie oryginału wraz z kserokopią potwierdzoną za zgodność z oryginałem. Dla zadań z Pomocy Technicznej wersja papierowa wniosku o płatność pośrednią i końcową w ramach Pomocy Technicznej (działania wdrażane przez WRR/IP2 RPO WSL) składana jest przez Dyrektora WRR/ Zastępcę Dyrektora WRR/ Dyrektora IP2 RPO WSL/ Zastępcę Dyrektora IP2 RPO WSL (RPT/ IP2 RPO WSL) jako beneficjenta w dwóch egzemplarzach odpowiednio oznaczonych na pierwszej stronie jako oryginał lub kopia, wraz z załącznikami. Możliwe jest złożenie oryginału wraz z kserokopią potwierdzoną za zgodność z oryginałem do Kierownika RPC lub w Kancelarii Ogólnej Urzędu Marszałkowskiego. 182

183 Wniosek o płatność zaliczkową składany jest przez beneficjenta w jednym egzemplarzu wraz z wersją elektroniczną wypełnianą poprzez LSI. Data wpływu wniosku o płatność rozumiana jest jako termin dostarczenia do Kancelarii Ogólnej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego dwóch egzemplarzy oznaczonych jako oryginał i kopia lub oryginału wniosku o płatność wraz z kserokopią potwierdzoną za zgodność z oryginałem wniosku o płatność (data stempla jednostki). Wniosek o płatność, jest dekretowany przez Dyrektora WRR/ Zastępcę Dyrektora WRR na kierownika RPC/ koordynatora zespołu ds. płatności w RPC. Kierownik RPC/ Koordynator zespołu płatności w RPC stwierdza zgodność kopii wniosku o płatność z oryginałem, a następnie dekretuje wniosek wraz z załącznikami na pracownika RPC. Kierownik RPC/Koordynator zespołu płatności w RPC - lub wskazany pracownik RPC potwierdza wpływ wersji papierowej wniosku w systemie LSI RPO WSL i nadaje numer zgodnie ze wzorem określonym w załączniku nr 3.5 do Podręcznika. W przypadku braku wniosku w systemie LSI RPO WSL pracownik RPC kontaktuje się z beneficjentem telefonicznie, mailowo lub pisemnie i wzywa do niezwłocznego zamieszczenia wniosku o płatność w LSI RPO WSL. Poprawność nadawanego numeru jest sprawdzana z systemem LSI RPO WSL. Po otrzymaniu wniosku pracownik RPC zakłada rejestr obiegu wniosku o płatność, zgodnie ze wzorem przedstawionym w załączniku nr 8.4 a następnie przekazuje kopię wniosku Kierownikowi RKFS/pracownikowi RKFS (celem weryfikacji formalnorachunkowej wniosku, część C listy sprawdzającej zgodnie z rozdziałem 8.1.3). Przekazanie wniosku o płatność do RKFS potwierdzane jest przez Kierownika lub pracownika RKFS w rejestrze obiegu wniosku o płatność (załącznik nr 8.4). Jednocześnie pracownik RPC weryfikuje czy wykazano w zestawieniu (tj w Tabeli D.3 wniosku o płatność) zamówienie publiczne po raz pierwszy lub które do tej pory nie było weryfikowane. W przypadku konieczności poddania kontroli postępowania o udzielenie zamówienia publicznego przez IZ RPO WSL wykazanego po raz pierwszy lub które do tej pory nie było weryfikowane we wniosku o płatność pracownik RPC przekazuje, na postawie rejestru obiegu Kierownikowi RKPR/ koordynatorowi RKPR/pracownikowi RKPR, pierwszą i ostatnią stronę wniosku o płatność (oraz, jeśli dotyczy, nośnik danych dołączony do wersji papierowej złożonego wniosku). W przypadku złożenia przez beneficjenta jednego egzemplarza wniosku o płatność (pośrednią lub końcową), bądź stwierdzenia nieprawidłowego potwierdzenia kopii za zgodność z oryginałem, Kierownik RPC/koordynator zespołu ds. płatności w RPC dekretuje całość otrzymanej dokumentacji na pracownika RPC, z dyspozycją wezwania beneficjenta do dostarczenia potwierdzonej za zgodność z oryginałem kopii wniosku o płatność. W przypadku konieczności dostarczenia przez beneficjenta drugiego egzemplarza wniosku o płatność (lub potwierdzonej za zgodność z oryginałem kopii) jako datę wpływu wniosku rozumie się datę dostarczenia stosownego uzupełnienia do Kancelarii Ogólnej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego. Przekazywanie środków w formie zaliczki Instytucja Zarządzająca RPO WSL może przekazać Beneficjentowi dofinansowanie w formie zaliczki, na podstawie poprawnego wniosku o płatność zaliczkową. Przekazanie pozostałej części dofinansowania stanowić będzie refundację wydatków kwalifikowalnych. Dofinansowanie w formie zaliczki, wypłacane jest Beneficjentowi po ustanowieniu i wniesieniu przez niego zabezpieczenia należytego wykonania zobowiązań wynikających z Umowy o dofinansowanie projektu oraz zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Rozwoju Regionalnego w sprawie warunków i trybu udzielania i rozliczania zaliczek w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich oraz zakresu i terminów 183

184 składania wniosków o płatność wydanych na podstawie art. 189 ust 4 ustawy o finansach publicznych z 27 sierpnia 2009r. Warunkiem wypłacenia beneficjentowi środków w formie zaliczki jest podpisanie przez niego umowy/ umów z wykonawcą/ wykonawcami tej części zakresu realizacji projektu, którego dotyczy wniosek o zaliczkę lub podpisanie umowy z wykonawcą całego zakresu realizacji projektu, w przypadku, gdy całość projektu realizowana jest w ramach jednej umowy z wykonawcą. Dofinansowanie w formie zaliczki jest udzielane przez Instytucję Zarządzającą RPO WSL pod warunkiem dostępności środków na rachunku bankowym Banku Gospodarstwa Krajowego zwanego płatnikiem oraz w zakresie wkładu krajowego na rachunku bankowym IZ RPO WSL. W przypadku braku wystarczających środków na rachunkach bankowych z których dokonywana jest płatność, dofinansowanie zostanie wypłacone Beneficjentowi w momencie dostępności środków. Wystawienie zlecenia do BGK pierwszej transzy dofinansowania w formie zaliczki następuje w terminie do 20 dni roboczych od dnia złożenia przez Beneficjenta prawidłowo wypełnionego wniosku o płatność zaliczkową. Płatność zaliczkowa jest przekazywana na rachunek bankowy beneficjenta zgodnie z obowiązującym w BGK na dany rok terminarzem płatności środków europejskich w zakresie wkładu EFRR. W zakresie wkładu krajowego zaliczka wypłacana jest przez IZ RPO WSL. Przekazanie drugiej i kolejnej transzy dofinansowania w formie zaliczki następuje na podstawie wniosku o płatność zaliczkową lub wniosku o płatność pośrednią zawierającego jednocześnie wniosek o zaliczkę oraz rozliczenie środków przekazanych w ramach odpowiednio pierwszej lub następnej transzy zaliczki, z zachowaniem warunku rozliczenia przynajmniej 70% łącznej wartości środków przekazanych w ramach wcześniejszych płatności zaliczkowych. Wartość udzielonego dofinansowania w formie zaliczki w danym okresie rozliczeniowym, nie może przekroczyć wartości planowanego dofinansowania dla wydatków kwalifikowalnych zaplanowanych w okresie najbliższych 3 miesięcy wynikających z harmonogramu do umowy z wykonawcą i 100% kwoty wskazanej w bieżącym Harmonogramie składania wniosków o płatność zaliczkową na dany okres (nie dotyczy Pomocy Technicznej). Środki przekazane w formie zaliczki muszą zostać rozliczone przez beneficjenta do 3 miesięcy od dnia wypłacenia środków poprzez złożenie przez beneficjenta poprawnie wypełnionego wniosku o płatność wraz z kompletem załączników. Szczegółowe zasady przekazywania i rozliczania zaliczek są zawarte w Wytycznych IZ RPO WSL w zakresie udzielania wsparcia w formie zaliczki Beneficjentom RPO WSL za wyjątkiem działań/poddziałań wdrażanych przez Śląskie Centrum Przedsiębiorczości Instytucję Pośredniczącą drugiego Stopnia RPO WSL Warunki wypłacania oraz rozliczania środków zaliczki przekazywanych na realizację Rocznych Planów Działań w ramach Pomocy Technicznej określają Zasady dofinansowania Rocznych Planów Działań będące załącznikiem 5.9 do podręcznika procedur. W przypadku, gdy umowa z wykonawcą jest podpisana w walucie obcej, wysokość wnioskowanej kwoty zaliczki obliczana jest według kursu EBC z przedostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego dzień złożenia wniosku o zaliczkę. Weryfikacja wniosku o płatność zaliczkową Opatrzony numerem wniosek beneficjenta o płatność zaliczkową poddawany jest ocenie formalno-merytorycznej, zgodnie z listą sprawdzającą, stanowiącą załącznik nr 8.9 do Podręcznika (za wyjątkiem projektów własnych i zadań realizowanych z Pomocy 184

185 Technicznej). Po weryfikacji formalno-merytorycznej wniosku o płatność zaliczkową z zachowaniem zasady dwóch par oczu oraz po wypełnieniu listy sprawdzającej (stanowiącej załącznik 8.9) pracownik RPC przedkłada wniosek wraz z listą sprawdzającą do akceptacji Koordynatorowi zespołu ds. płatności. Następnie Kierownik RPC zatwierdza weryfikację wniosku i przekazuje zastępcy Dyrektora WRR/Dyrektorowi WRR lub jednemu z Członków Zarządu Województwa w celu dokonania zatwierdzenia. Zatwierdzony wniosek przekazywany jest do RRP celem przygotowania zlecenia płatności do BGK/ dyspozycji płatności. W przypadku wniosku o płatność zaliczkową następuje pominięcie weryfikacji części sprawozdawczej, oraz weryfikacji formalno-rachunkowej, przeprowadzanej przez RKFS i po jego zaakceptowaniu przez Dyrektora/ Z-cę Dyrektora WRR lub jednego z Członków Zarządu Województwa jest on przekazywany do RRP celem przygotowania zlecenia płatności do BGK/ dyspozycji płatności. W przypadku wniosku o płatność zaliczkową zawierającego błędy pracownik RPC zwraca się w trybie roboczym do beneficjenta o wyjaśnienia. W przypadku weryfikacji wniosku o zaliczkę, w którym jedynym błędem jest brak wymaganych dokumentów, pracownik może wezwać beneficjenta (pisemnie lub w formie elektronicznej) do ich uzupełnienia bez potrzeby składania korekty wniosku. Wezwanie to odnotowywane jest w liście sprawdzającej. Dokumenty składane przez Beneficjenta jako uzupełnienie dopuszcza się poprzez złożenie dokumentów faxem, przy czym na moment zatwierdzenia listy sprawdzającej (część D) dokumenty posiadane przez IZ muszą być kompletne i spełniać wszystkie wymogi IZ RPO WSL. Dokonane uzupełnienie przez beneficjenta odnotowywane jest w liście sprawdzającej. Od momentu wezwania do uzupełnienia bieg terminów weryfikacji ulega wstrzymaniu. Weryfikacja wniosku o płatność zaliczkową oraz przekazanie zlecenia płatności do BGK/ dyspozycji płatności celem wypłaty środków zaliczki następuje w terminie do 20 dni roboczych od dnia złożenia przez Beneficjenta prawidłowo wypełnionego wniosku o płatność zaliczkową. Weryfikacja wniosku o płatność jedynie rozliczającego przekazane wcześniej środki dofinansowania w formie zaliczki następuje w terminie do 30 dni roboczych od dnia złożenia przez Beneficjenta do Instytucji Zarządzającej RPO WSL poprawnego kompletnego i spełniającego wymogi formalne, merytoryczne i rachunkowe wniosku o płatność wraz z wymaganymi załącznikami do momentu jego ostatecznej akceptacji przez Dyrektora/ Zastępcę Dyrektora WRR lub jednego z Członków Zarządu Województwa. Wniosek o zaliczkę w formie pisemnego zapotrzebowania na środki (Pomoc techniczna i Projekty własne) Wniosek o zaliczkę w formie pisemnego zapotrzebowania na środki dla projektów własnych, w tym dla Rocznych Planów Działań z zakresu Pomocy Technicznej składany jest według bieżących potrzeb. Wniosek o zaliczkę w formie pisemnego zapotrzebowania na środki składany jest przez właściwe podmioty odpowiedzialne za realizację Rocznych Planów Działań z zakresu Pomocy technicznej (w przypadku IP2 RPO WSL do Kancelarii Ogólnej w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Śląskiego). W ramach WRR złożony wniosek z Pomocy Technicznej o zaliczkę w formie pisemnego zapotrzebowania na środki przekazywany jest do RRP. RRP po sprawdzeniu dostępności środków na rachunku bankowym oraz planu finansowego dochodów parafuje złożone zapotrzebowanie. Zaparafowane zapotrzebowanie przekazywane jest do RPC w celu sprawdzenia czy beneficjent spełnia warunki określone w decyzji o dofinansowanie (dla 185

186 Rocznych Planów Działań z zakresu pomocy technicznej załącznik 5.7) na podstawie, której beneficjent otrzymuje środki z zaliczki. Przekazanemu zapotrzebowaniu nadawany jest numer zgodnie ze wzorem określonym w załączniku nr 3.5 do Podręcznika. Potwierdzenie przez RPC spełnienia warunków otrzymania odpowiedniej transzy zaliczki odbywa się poprzez parafowanie przekazanego zapotrzebowania. Parafowane przez Kierownika RPC zapotrzebowanie zwracane jest do RPT a następnie przekazywane jest Dyrektorowi WRR/ Zastępcy Dyrektora WRR do akceptacji poprzez złożenie podpisu. Kopia zatwierdzonego zapotrzebowania przekazywana jest przez RPT do wiadomości do RPC. Pracownik RPC Zespołu ds. płatności po otrzymaniu kopii zatwierdzonego zapotrzebowania wprowadza je do KSI. Zaakceptowane przez Dyrektora WRR/ Zastępcę Dyrektora WRR zapotrzebowanie przekazywane jest przez RPT do Wydziału Finansowego UMWŚ w celu dokonania przekazania środków na rzecz beneficjenta. Po dokonaniu przekazania środków Wydział Finansowy UMWŚ informuje drogą mailową o tym RPT a następnie RPT przekazuje tą informację do RPC. RPC po otrzymaniu informacji o przekazaniu środków uzupełnia datę przekazania środków w KSI. Dla projektów własnych za wyjątkiem Pomocy Technicznej wydział odpowiedzialny za realizację projektu przekazuje wniosek o zaliczkę w formie pisemnego zapotrzebowania na środki do RRP. Złożone zapotrzebowanie po sprawdzeniu planu finansowego dochodów oraz sprawdzeniu czy kwota wskazana w zapotrzebowaniu nie przekroczy aktualnego limitu środków europejskich, wskazanego w upoważnieniu Ministra Rozwoju Regionalnego do wydawania zgody na dokonywanie płatności na podstawie wystawionych zleceń płatności, parafowane jest przez Kierownika RRP/Koordynatora RRP i przekazywane do RPC w celu sprawdzenia czy beneficjent spełnia warunki określone w decyzji o dofinansowaniu na podstawie, której beneficjent otrzymuje środki zaliczki. Przekazanemu zapotrzebowaniu nadawany jest numer zgodnie ze wzorem określonym w załączniku nr 3.5 do Podręcznika. Potwierdzenie przez RPC spełnienia warunków otrzymania odpowiedniej transzy zaliczki odbywa się poprzez parafowanie przekazanego zapotrzebowania. Parafowane przez kierownika RPC zapotrzebowanie zwracane jest do RRP a następnie przekazywane jest Dyrektorowi WRR/ Zastępcy Dyrektora WRR do akceptacji poprzez złożenie podpisu. Kopia zatwierdzonego zapotrzebowania przekazywana jest do wiadomości do RPC. RPC po otrzymaniu kopii zatwierdzonego zapotrzebowania wprowadza je do KSI. Na podstawie zaakceptowanego przez Dyrektora WRR/Zastępcę Dyrektora WRR zapotrzebowania RRP w ramach środków europejskich przygotowuje zlecenie płatności do BGK. Po sporządzeniu przez pracownika RRP w portalu komunikacyjnym BGK zlecenia płatności i potwierdzeniu poprawności wprowadzonych danych do zlecenia przez Kierownika RRP/ Koordynatora RRP następuje autoryzacja płatności przez Dyrektora WRR/ Zastępcę Dyrektora WRR oraz przez Marszałka Województwa Śląskiego/ Członka Zarządu Województwa Śląskiego/ osobę upoważnioną. Następnie BGK zgodnie z terminarzem wypłat środków europejskich dokonuje przelewu środków na rachunek beneficjenta.. Po dokonaniu przekazania środków RRP informuje drogą mailową o tym RPC oraz uzupełnia datę przekazania środków w KSI Weryfikacja formalno-merytoryczna wniosków beneficjentów o płatność (część A finansowa listy sprawdzającej) Opatrzony numerem wniosek beneficjenta o płatność poddawany jest ocenie formalnomerytorycznej, zgodnie z listą sprawdzającą, stanowiącą załącznik nr 8.3 do Podręcznika (za wyjątkiem wniosku o płatność zaliczkową i wniosków o płatność z wypełnioną jedynie częścią sprawozdawczą). 186

187 Weryfikacja formalno-merytoryczna wniosku beneficjenta o płatność przeprowadzana jest w terminie 20 dni roboczych od momentu wpływu prawidłowo sporządzonego wniosku o płatność (odpowiednio oznaczonego na pierwszej stronie jako oryginał lub kopia, wraz z załącznikami, do momentu akceptacji części A listy sprawdzającej przez kierownika RPC/ koordynatora Zespołu ds. płatności w RPC. Zadekretowany przez Dyrektora WRR/ Zastępcę Dyrektora WRR wniosek o płatność (oryginał i kopia), przekazywany jest do RPC. Następnie potwierdzona za zgodność kopia wniosku o płatność wraz z załącznikami przekazywana jest przez kierownika/koordynatora lub pracownika RPC do kierownika RKFS/ pracownika RKFS, celem zweryfikowania pod kątem formalno-rachunkowym (za wyjątkiem wniosku o płatność zaliczkową i wniosków o płatność z wypełnioną jedynie częścią sprawozdawczą). Przekazanie kopii wniosku o płatność do RKFS jest potwierdzone przez Kierownika RKFS/ pracownika RKFS w rejestrze obiegu wniosku o płatność (załącznik nr 8.4). W przypadku konieczności poddania kontroli postępowania o udzielenie zamówienia publicznego przez IZ RPO WSL tj. wykazanego po raz pierwszy w Tabeli D3 we wniosku o płatność, pracownik RPC przekazuje, na postawie rejestru obiegu Kierownikowi RKPR/ koordynatorowi RKPR, pierwszą i ostatnią stronę wniosku o płatność. Dotyczy to również postępowań, które do tej pory nie były weryfikowane. Wskazani przez kierownika RPC/koordynatora Zespołu ds. płatności w RPC pracownicy w ciągu 20 dni roboczych od momentu wpływu weryfikują wniosek pod kątem formalnomerytorycznym. Weryfikacja formalna dotyczy sprawdzenia spełnienia przez wniosek wszystkich kryteriów formalnych, dotyczących m.in. kompletności wniosku, terminowości jego złożenia, a także kompletności przedstawionych do wniosku załączników. W przypadku wniosku o płatność końcową, pracownik RPC przekazuje kopię zatwierdzonej części A listy sprawdzającej do RKPR w celu ujęcia projektu w planie kontroli. Weryfikacja merytoryczna wniosku o płatność dotyczy sprawdzenia 100% wydatków kwalifikowalnych poniesionych przez beneficjenta w związku z realizacją projektu, w oparciu o przedstawione dokumenty, stanowiące załączniki do wniosku o płatność. W celu sprawdzenia ewentualnej powtarzalności wydatków, pracownik weryfikujący wniosek o płatność korzysta z funkcjonującej w ramach LSI bazy danych wszystkich dokumentów finansowych lub równoważnych dołączanych do wniosków o płatność. W przypadku weryfikacji wniosku o płatność, w którym jedynym błędem jest brak wymaganych dokumentów lub błędy w załącznikach które nie wymagają sporządzenia korekty wniosku o płatność, pracownik może wezwać beneficjenta (pisemnie lub w formie elektronicznej) do ich uzupełnienia bez potrzeby składania korekty wniosku. Wezwanie to odnotowywane jest w liście sprawdzającej. Dokumenty składane przez Beneficjenta jako uzupełnienie lub korekta (załączników) muszą być złożone w dwóch egzemplarzach jeden dla RPC drugi dla RKFS). Dopuszcza się złożenie dokumentów faxem, przy czym na moment zatwierdzenia listy sprawdzającej (część D) dokumenty posiadane przez IZ muszą być kompletne i spełniać wszystkie wymogi kwalifikowalności wydatku. Procedurę stosuje się także w przypadku uwag zawartych w części C listy sprawdzającej. Także w tym przypadku pracownik RPC odnotowuje fakt wezwania beneficjenta do uzupełnienia dokumentów w części A listy sprawdzającej. A po ich otrzymaniu rejestruje ten fakt i przekazuje uzupełnienia do RKFS w celu dokonania ich weryfikacji. Dokonane uzupełnienie przez beneficjenta odnotowywane jest w liście sprawdzającej. Od momentu wezwania do uzupełnienia bieg terminów weryfikacji ulega wstrzymaniu. 187

188 W wyjątkowych przypadkach IZ dopuszcza, gdy na etapie weryfikacji wniosku o płatność pracownik RPC stwierdził, że z powodu przesłanek formalnych (np. brak wymaganego dokumentu), nie można uznać za kwalifikowalne części przedstawionych wydatków, pracownik RPC ma możliwość, bez wzywania benficjenta o ich uzupełnienie lub odesłania wniosku do beneficjenta celem korekty, uznania za kwalifikowane (po autoryzacji) kwotę wydatków wynikającą z dokonanej weryfikacji pomniejszoną o wartość wydatków niespełniających przesłanek formalnych. W przypadku dokonania takiego pomniejszenia w ramach weryfikacji wniosku o płatność, pracownik RPC dokonuje w liście sprawdzającej do wniosku o płatność stosownej adnotacji w zakresie uznania na podstawie przesłanek formalnych cześci wydatków za niekwalifikowane. W przypadku dokonania pomniejszenia wniosku o płatność o wartość wydatków niespełniających przesłanek formalnych pracownik RPC wraz z pismem informującym o wypłacie środków informuje również beneficjenta o powodach uznania wydatków za niekwalifikowalne i przesłankach koniecznych do spełnienia aby przedstawione przez beneficjenta wydatki mogły zostać uznane za kwalifikowalne. W momencie spełnienia wszystkich wymogów formalnych przez beneficjenta (np. dostarczenia wymaganego dokumentu) wydatki, o które został pomniejszony pierwotnie wniosek o płatność mogą być uznane za kwalifikowalne. W przypadku spełnienia przez beneficjenta wymaganych przesłanek dokonywana jest ponowna weryfikacja wniosku o płatność zakresie wydatków, co do których beneficjent dokonał stosownego uzupełnienia. Weryfikacja odbywa się według przyjętego w podręczniku schematu. W ramach wypełniania cześć D listy sprawdzającej dla danego uzupełnienia wniosku o płatność określa się wartości odnoszące się jedynie do wydatków, dla których nastąpiła ponowna kwalifikacja (autoryzacja). Następnie pracownik RPC wraz z wnioskiem o płatność oraz pierwotnie zatwierdzoną listą sprawdzającą przekazuje ją do dalszej akceptacji i zatwierdzenia zgodnie z procedurami w zakresie części D listy sprawdzającej. Po ostatecznej akceptacji listy sprawdzającej dla danego uzupełnienia wniosku o płatność przez Dyrektora/Z-cę Dyrektora WRR lub jednego z Członków Zarządu Województwa, pracownik RPC dokonuje w ramach modułu Korekty wniosków w Krajowym Systemie Informatycznym rejestracji korekty dotyczącej ponownej kwalifikacji wydatków oraz odnotowuje to w rejestrze obiegu danego wniosku o płatność (załącznik 8.4). Ostatecznie zaakceptowany oryginał wniosku o płatność wraz z listą sprawdzającą dla danego uzupełnienia wniosku o płatność w zakresie ponownej kwalifikacji wydatków oraz z pierwotnie zatwierdzoną listą sprawdzającą, kierownik RPC/ pracownik RPC przekazuje kierownikowi RRP/pracownikowi RRP celem sporządzenia zlecenia płatności/dyspozycji płatności w zakresie przyznanego dofinansowania związanego z ponowną kwalifikacją części wydatków. Przekazanie wniosku o płatność kierownikowi RRP/pracownikowi RRP jest potwierdzane przez niego w rejestrze obiegu wniosku o płatność (załącznik 8.4). Dalsze procedury związane ze sporządzeniem zlecenia płatności/dyspozycji płatności odbywają się jak dla zwykłego wniosku o płatność. Pracownik RPC w przypadku wniosku o płatność końcową ma również obowiązek upewnienia się, iż beneficjent, którego wydatki ujęte są we wniosku o płatność, nie podlega wykluczeniu z możliwości ubiegania się o dofinansowanie z funduszy strukturalnych. Po zakończeniu oceny formalno-merytorycznej, pracownik RPC przekazuje wniosek o płatność wraz z załącznikami oraz wypełnioną i podpisaną przez niego listą sprawdzającą kolejnemu pracownikowi RPC, wskazanemu przez Kierownika RPC/ Koordynatora Zespołu ds. płatności. Pracownik ten dokonuje ponownej oceny formalnomerytorycznej, a następnie przekazuje wniosek o płatność wraz z załącznikami, a także 188

189 wypełnioną i podpisaną przez niego listą sprawdzającą Kierownikowi RPC/ Koordynatorowi Zespołu ds. płatności RPC do akceptacji. W przypadku wystąpienia błędów wymagających korekty lub zaleceń dotyczących składania kolejnych wniosków o płatność, pracownik RPC zamieszcza je w części uwagi dla beneficjenta listy sprawdzającej (załącznik 8.3). Po zweryfikowaniu wniosku o płatność pod kątem formalno-merytorycznym, listę sprawdzającą w części dotyczącej oceny formalno-merytorycznej akceptuje Kierownik RPC/koordynator zespołu ds. płatności w RPC (część finansowa) Weryfikacja formalno-merytoryczna wniosków beneficjentów o płatność (część B sprawozdawcza listy sprawdzającej) Za weryfikację części sprawozdawczej wniosku o płatność w ramach IZ RPO WSL odpowiada Referat ds. płatności i certyfikacji (RPC) Weryfikacja części sprawozdawczej wniosku o płatność, odbywa się równocześnie wraz z weryfikacją części finansowej wniosku o płatność. Weryfikacja formalno-merytoryczna części sprawozdawczej wniosku beneficjenta o płatność przeprowadzana jest w terminie 20 dni roboczych od momentu wpływu prawidłowo sporządzonego wniosku o płatność do momentu zaakceptowanej przez kierownika RPC/koordynatora zespołu ds. płatności w RPC części B listy sprawdzającej. W przypadku konieczności przeprowadzenia doraźnej kontroli ex-post zamówień publicznych zgodnie z zapisami rozdziału 6.2, termin ten ulega wydłużeniu o czas potrzebny na zaplanowanie, przeprowadzenie i ustalenie wyniku kontroli. Do czasu ustalenia wyniku kontroli doraźnej zamówienia (i przekazania do RPC notatki o zakończeniu kontroli) wstrzymana zostaje wypłata środków w ramach zakwestionowanego zamówienia/ zamówień w wysokości odpowiadającej wartości potencjalnej korekty finansowej Po otrzymaniu wyniku kontroli IZ podejmuje czynności związane z ponowną weryfikacją wydatków w ramach zamówienia z uwzględnieniem wyników kontroli. W przypadku dokonania pomniejszenia wniosku o płatność o wartość wydatków potencjalnie obarczonych korektą, pracownik RPC wraz z pismem informującym o wypłacie środków informuje również beneficjenta o wyłączeniu wydatków do czasu przeprowadzenia kontroli zamówienia zagrożonego korektą. Jednocześnie pracownik RPC, po stwierdzeniu, że wykazano w zestawieniu zamówienie publiczne po raz pierwszy w Tabeli D.3 lub które do tej pory nie było weryfikowane, a dla których istnieje konieczność weryfikacji poprawności przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (wszystkie tryby udzielenia zamówień publicznych wymienione w ustawie z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych) przekazuje, na postawie rejestru obiegu Kierownikowi RKPR/koordynatorowi RKPR/pracownikowi RKPR, pierwszą i ostatnią stronę wniosku o płatność (oraz, jeśli dotyczy, nośnik danych dołączony do wersji papierowej złożonego wniosku). Procedura ta nie dotyczy projektów realizowanych w ramach priorytetu X Pomoc Techniczna. Dalszą procedurę w tym zakresie prowadzi RKPR. Jeśli postępowanie podlegało już kontroli/weryfikacji ze strony IZ RPO WSL lub nie zostało przeprowadzone w jednym z trybów wymienionych w ustawie Prawo zamówień publicznych, Beneficjent jest zwolniony z obowiązku załączania dokumentów jego dotyczących. Dokumenty powinny być załączane w formacie.pdf (jako załączniki elektroniczne do wniosku w systemie SIWIZ) i obejmować, w zależności od trybu udzielenia zamówienia: 189

190 PN; PO; NO; DK ZOC; NBO WR LE Ogłoszenie o zamówieniu X X Zmiana/zmiany ogłoszenia o zamówieniu X X SIWZ (bez dokumentacji technicznej) X X Zmiana/zmiany SIWZ X X Protokół postępowania X X X X Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia X X X X Umowa z Wykonawcą X X X X Skróty: o o o o o o o o Tryb z wolnej ręki: WR Przetarg nieograniczony: PN Przetarg ograniczony: PO Tryb zapytania o cenę: ZOC Tryb negocjacji z ogłoszeniem: NO Tryb negocjacji bez ogłoszenia: NBO Licytacja elektroniczna: LE Dialog konkurencyjny: DK W przypadku stwierdzenia braku dokumentacji lub jej niekompletności w formie elektronicznej koniecznej do zweryfikowania poprawności przeprowadzonego postępowania o zamówienie publiczne przedstawionego w bieżącym wniosku o płatność pracownik RKPR wzywa beneficjenta (pisemnie lub w formie elektronicznej) do ich uzupełnienia bez potrzeby składania korekty wniosku. Wezwanie to odnotowywane jest w liście sprawdzającej. Dokonane uzupełnienie przez beneficjenta odnotowywane jest w liście sprawdzającej. W takiej sytuacji bieg terminów weryfikacji liczony jest od dnia uzupełnienia dokumentów elektronicznych przez beneficjenta. W przypadku, gdy beneficjent błędnie określi sposób udzielenia zamówienia w Tabeli D.3 wniosku o płatność i RKPR po analizie otrzymanej dokumentacji dotyczącej postępowań stwierdzi, iż nie ma konieczności weryfikacji dokumentacji załączonej przez beneficjenta informuje o tym RPC na podstawie Załącznika nr 1 do listy sprawdzającej. Brak możliwości weryfikacji dokumentów mających związek z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, które do tej pory nie podlegało kontroli ze strony IZ RPO WSL, a zostało wykazane w Tabeli D3, powoduje wstrzymanie refundacji wniosków złożonych do IZ. Weryfikacja poprawności przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego odbywa się równocześnie wraz z weryfikacją części sprawozdawczej wniosku o płatność i części finansowej wniosku o płatność. Wynik weryfikacji poprawności przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego przekazywany jest przez Kierownika RKPR/ Koordynatora RKPR/ pracownika 190

191 RKPR - Kierownikowi RPC/ Koordynatorowi RPC/ pracownikowi RPC na podstawie rejestru obiegu. Dodatkowo w przypadku braku wymaganych dokumentów w innym niż wyżej wskazanym przypadku lub błędów, które nie wymagają sporządzenia korekty wniosku o płatność, pracownik może wezwać beneficjenta (pisemnie lub w formie elektronicznej) do ich uzupełnienia bez potrzeby składania korekty wniosku. Wezwanie to odnotowywane jest w liście sprawdzającej. Od momentu wezwania do uzupełnienia bieg terminów weryfikacji ulega wstrzymaniu. Pracownicy RPC weryfikują otrzymany wniosek o płatność w części sprawozdawczej w oparciu o listę sprawdzającą (część B ), stanowiącą załącznik nr 8.3 do Podręcznika. Weryfikacja przeprowadzana jest przez pracowników RPC wskazanych w ramach dekretacji wniosku. Po przeprowadzeniu weryfikacji oraz wypełnieniu listy sprawdzającej, pracownik RPC przekazuje ją Kierownikowi RPC/koordynatorowi zespołu ds. płatności RPC do akceptacji. Rozliczenie wydatków przedstawionych we wniosku o płatność w ramach zamówień publicznych, dla których istnieje obowiązek przekazywania ogłoszeń UOPWE powinno nastąpić po wcześniej przeprowadzonej kontroli ex-post tych zamówień zgodnie z zapisami rozdziału 6.2. W części B. listy sprawdzającej jest umieszczana informacja o wystąpieniu takich zamówień wraz z adnotacją o przeprowadzeniu kontroli i jej wynikach Weryfikacja formalno rachunkowa wniosków beneficjentów o płatność (część C listy sprawdzającej) Weryfikacja formalno-rachunkowa wniosku o płatność dotyczy sprawdzenia m.in. czy we wniosku nie ma błędów rachunkowych w tym błędów związanych wyliczaniem wartości VAT, czy dołączone dokumenty finansowo-księgowe są właściwe, czy zawierają wszystkie wymagane prawem elementy, czy zostały zapłacone, czy beneficjent poprawnie wskazał daty wystawienia i zapłaty, numer księgowy, czy też zgodność dołączonych dokumentów finansowo-księgowych z wnioskiem o płatność. Za weryfikację formalno-rachunkową w ramach IZ RPO WSL odpowiada Referat księgowości funduszy strukturalnych (RKFS) w WKG. ds. Przekazanie kopii wniosku o płatność do RKFS jest potwierdzone przez Kierownika RKFS/ pracownika RKFS w rejestrze obiegu wniosku o płatność (załącznik nr 8.4). Kierownik RKFS po otrzymaniu wniosku o płatność przekazuje go pracownikowi RKFS odpowiedzialnemu za weryfikację formalno-rachunkową wniosku o płatność. Pracownik RKFS dokonuje weryfikacji formalno-rachunkowej wniosku w oparciu o część C listy sprawdzającej, zgodnie z załącznikiem nr 8.3., dotyczącej weryfikacji formalnorachunkowej. Weryfikacja trwa 20 dni roboczych od daty wpływu wniosku do Kancelarii Ogólnej Urzędu Marszałkowskiego. Po wypełnieniu i podpisaniu listy sprawdzającej przekazuje ją wraz z wnioskiem o płatność i jego załącznikami kolejnemu pracownikowi RKFS, wskazanemu przez Kierownika, który również dokonuje weryfikacji formalno rachunkowej, a następnie podpisuje listę sprawdzającą. W przypadku stwierdzenia braków lub błędów pracownik RKFS odnotowuje je w uwagach do części C listy sprawdzającej. Po zweryfikowaniu wniosku o płatność pod kątem formalno-rachunkowym kierownik RKFS akceptuje wynik oceny poprzez złożenie podpisu pod częścią C listy 191

192 sprawdzającej i przekazuje ją do RPC. Przekazanie zostaje potwierdzone w rejestrze obiegu wniosku o płatność (załącznik nr 8.4). W przypadku gdy wniosek o płatność wymaga korekty kopia wniosku pozostaje w RKFS. Zostanie ona zwrócona po zweryfikowaniu korekty wniosku. W przypadku gdy wniosek o płatność nie wymaga korekty ze strony beneficjenta RKFS zwraca do RPC listę sprawdzającą wraz z kopią wniosku Weryfikacja części D listy sprawdzającej (wnioski z procesu weryfikacji) oraz dyspozycja płatności Po przekazaniu przez RKFS zaakceptowanej części C listy sprawdzającej, pracownik RPC dysponując listą sprawdzającą z wypełnionymi częściami A, B i C wypełnia część D wnioski z procesu weryfikacji. Pracownik RPC na podstawie listy sprawdzającej dokonuje weryfikacji czy wniosek wymaga dodatkowych wyjaśnień lub korekty ze strony wnioskodawcy oraz czy wniosek w istniejącej formie może być zatwierdzony przez IZ RPO WSL. Zatwierdzenia można dokonać tylko w przypadku prawidłowo wypełnionego i pozytywnie zweryfikowanego wniosku o płatność. W przypadku, gdy w projekcie istnieje konieczność zawarcia aneksu do umowy o dofinansowanie projektu, wprowadzającego do projektu zmiany, które są kluczowe dla złożenia wniosku o płatność lub korekty wniosku o płatność, Beneficjent może się wstrzymać ze złożeniem wniosku/korekty do czasu zawarcia aneksu do umowy o dofinansowanie projektu lub uzyskaniu pisemnej zgody IZ RPO WSL na dokonanie koniecznych zmian. Po wyrażeniu pisemnej zgody przez IZ RPO WSL na wprowadzenie wnioskowanych przez beneficjenta zmian, za wyjątkiem zmian w montażu finansowym i zmian terminu finansowego zakończenia realizacji inwestycji, procedura weryfikacji wniosku o płatność może być kontynuowana. W przypadku wykrycia nieprawidłowości w trakcie weryfikacji wniosku o płatność, pracownik RPC przygotowuje notatkę wewnętrzną z informacją o podejrzeniu wystąpienia nieprawidłowości, która po podpisaniu przez Kierownika RPC/ Koordynatora zespołu ds. płatności RPC przekazywana jest do RMK w celu weryfikacji. W przypadku wniosku o płatność końcową pracownik RPC wypełnia część D listy sprawdzającej po otrzymaniu informacji z RKPR o przeprowadzonej kontroli na zakończenie realizacji projektu bez uchybienia/ nieprawidłowości mające skutki finansowe w postaci notatki o zakończeniu kontroli projektu (zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik do Podręcznika), W przypadku, gdy w wyniku kontroli na zakończenie realizacji projektu stwierdzone zostają uchybienia/ nieprawidłowości mające skutki finansowe pracownik RPC po otrzymaniu z RKPR notatki o zakończeniu kontroli projektu zawierającej decyzję Dyrektora WRR/ Zastępcy Dyrektora WRR (zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik do Podręcznika),przekazuje informacje beneficjentowi. W przypadku gdy stwierdzone nieprawidłowości mające skutki finansowe, dotyczą środków wypłaconych w ramach wcześniej zrefundowanych wniosków o płatność, beneficjent jednoczęśnie zostaje wezwany do zwrotu środków (zgodnie z procedurą ujętą w rozdziale 8). 192

193 W przypadku, gdy stwierdzone uchybienia/nieprawidłowości mające skutki finansowe, dotyczą wydatków przedstawionych we wniosku o płatność końcową, pracownik RPC w części D listy sprawdzającej dokonuje odpowiednich korekt finansowych w zakresie zatwierdzanej kwoty wydatków kwalifikowalnych oraz należnego dofinansowania. W przypadku gdy beneficjent zostanie wezwany do zwrotu środków zatwierdzenie listy sprawdzającej część D może nastąpić po otrzymaniu stanowiska beneficjenta zawierającego deklarację w zakresie zwrotu środków. W przypadku braku zwrotu środków lub wyrażenia zgody na potrącenie zostaje przekazana notatką do RRP informacja o konieczności wszczęcia procedury odzyskania środków w terminie 5 dni roboczych liczonych po upływie terminu wskazanego w wezwaniu. WW. procedurę należy stosować w przypadku otrzymania ww. notatki z RKPR zawierającej wyniki z kontroli doraźnej. W sytuacji gdy RRP zwróci się z prośbą o informację, czy jest możliwe pomniejszenie płatności o kwotę podlegającą zwrotowi z innych płatności oraz o wskazanie ewentualnych wniosków o płatność, z których można dokonać pomniejszenia i w następstwie, po uwzględnieniu w decyzji sposobu odzyskania środków przez potrącenie refundacji w ramach wniosków o płatność, pracownik RPC uwzględnia to przy zatwierdzeniu wniosku o płatność. Pracownik wypełnia część D listy sprawdzającej (stanowiącej załącznik nr 8.3) i przedkłada ją do akceptacji koordynatorowi zespołu ds. płatności w RPC. Następnie kierownik RPC (lub osoba go zastępująca) dokonuje zatwierdzenia weryfikacji wniosku (w części A, B, D). Po zatwierdzeniu weryfikacji części A, B, D listy sprawdzającej przez Kierownika RPC, pracownik RPC przekazuje wniosek wraz z listą sprawdzającą kierownikowi RKFS/ pracownikowi RKFS w celu zatwierdzenia weryfikacji (części C listy) przez Dyrektora Wydziału Księgowości - Głównego Księgowego UMWŚ poprzez złożenie podpisu na ostatniej stronie listy sprawdzającej. Po zatwierdzeniu weryfikacji wniosku o płatność przez Dyrektora Wydziału Księgowości - Głównego Księgowego UMWŚ, wniosek o płatność wraz z listą sprawdzającą przekazywany jest do RPC. Następnie wniosek o płatność wraz z zatwierdzoną weryfikacją części A, B, C, D listy sprawdzającej przekazywany jest zastępcy Dyrektora WRR/ Dyrektorowi WRR lub jednemu z Członków Zarządu Województwa celem dokonania ostatecznej akceptacji wniosku. Po akceptacji wniosku o płatność przez Dyrektora/ Zastępcę Dyrektora WRR lub jednego z Członków Zarządu Województwa pracownik RPC dokonuje rejestracji wniosku w Krajowym Systemie Informatycznym oraz odnotowuje to w rejestrze obiegu wniosku (załącznik 8.4). W przypadku wniosku o płatność końcową, po dokonaniu zatwierdzenia i rozliczenia całego projektu pracownik RPC sporządza notatkę dot. rozliczenia projektu, która jest przekazywana do kierownika RKP. W ramach notatki zawarte są informacje o końcowym rozliczeniu projektu w zakresie wartości wydatków kwalifikowanych, dofinansowania, wydatków uznanych za niekwalifikowane oraz ewentualnych korektach finansowych. Korekty wniosku o płatność w trakcie prowadzonej weryfikacji. Na każdym etapie weryfikacji wniosku o płatność w przypadku stwierdzenia oczywistych pomyłek rachunkowych pracownik RPC odpowiedzialny za weryfikacje dokonuje korekt we wniosku. Za oczywiste pomyłki rachunkowe uważa się takie błędy, które nie wpływają na poprawność wniosku, a dane wykazane na załącznikach umożliwiają dokonanie korekty. Pracownik RPC dokonuje korekty poprzez naniesienie prawidłowych danych i złożenie swojego podpisu obok korekty (załączniki do wniosku nie mogą być 193

194 korygowane przez instytucje dokonującą weryfikacji) a następnie w piśmie do Beneficjenta zobowiązuje go do przesłania do IZ RPO WSL poprawnie wypełnionego wniosku w formie elektronicznej. W przypadku gdy wniosek o płatność zawiera błędy w części sprawozdawczej, Beneficjent może zostać zobowiązany do korekty tych błędów w formie elektronicznej wniosku zgodnie z pismem IZ RPO WSL. Informacja o konieczności wezwania Beneficjenta do korekty części sprawozdawczej wniosku o płatność w formie elektronicznej jest umieszczona na liście sprawdzającej. Pismo do Beneficjenta w tym zakresie, parafowane jest przez koordynatora zespołu ds. płatności w RPC, podpisywane jest przez kierownika RPC i przekazywane do beneficjenta. Po wpływie korekty elektronicznej poprawionego wniosku o płatność pracownik RPC, po weryfikacji dokonanych korekt przez beneficjenta, dokonuje zatwierdzenia elektronicznej korekty. W sytuacji wystąpienia w trakcie weryfikacji błędów lub braków, które nie mogą zostać poprawione przez pracownika RPC beneficjent zostaje wezwany do uzupełnienia wniosku oraz złożenia korekty wniosku o płatność. Wezwanie do uzupełnienia dokumentacji jest przygotowywane po zakończeniu oceny formalno-merytorycznej oraz formalnorachunkowej. Pismo do Beneficjenta w tym zakresie, parafowane jest przez koordynatora zespołu ds. płatności w RPC, podpisywane jest przez kierownika RPC i przekazywane do beneficjenta. Zakończenie weryfikacji wniosku o płatność oraz wezwanie do uzupełnienia braków/ poprawę błędów odnotowywane jest w rejestrze obiegu wniosku o płatność (załącznik nr 8.4). Złożony wniosek o płatność będący korektą wcześniej złożonego wniosku o płatność na wezwanie IZ RPO WSL, weryfikowany jest zgodnie z datą wpływu poprawionego wniosku o płatność do IZ RPO WSL. Poprawiony i uzupełniony wniosek o płatność podlega ponownej ocenie formalnomerytorycznej oraz formalno-rachunkowej w terminach i trybie, jak dla pierwszej oceny wniosku, których to ocen dokonuje się na nowym formularzu listy sprawdzającej do wniosku o płatność (załącznik 8.3) natomiast Rejestr obiegu wniosku o płatność (załącznik nr 8.4) jest kontynuowany (odnotowuje się jedynie złożenie korekty wniosku o płatność). Płatność Ostatecznie zaakceptowany oryginał wniosku wraz z listą sprawdzającą kierownik RKP/pracownik RPC przekazuje kierownikowi RRP/pracownikowi RRP. Przekazanie wniosku o płatność kierownikowi RRP/pracownikowi RRP jest potwierdzane przez niego w rejestrze obiegu wniosku o płatność (załącznik 8.4). Kierownik RRP przekazuje wniosek o płatność na pracownika RRP, który na podstawie zaakceptowanego wniosku o płatność, przygotowuje w terminie 10 dni roboczych zlecenie płatności do BGK (w zakresie środków europejskich) a w zakresie wkładu krajowego przygotowuje dyspozycję płatności przekazywaną do Wydziału Księgowości UMWŚ. Płatność na rachunek beneficjenta następuje zgodnie z ustalonym przez BGK terminarzem wypłat środków europejskich. Instytucja Zarządzająca będzie dokładała wszelkich starań aby w przypadku płatności dofinansowania z dwóch źródeł, trafiały one na rachunek beneficjenta w tym samym czasie. Dalszy obieg dowodu księgowego opisany jest w rozdziale 9.3 (dotyczy płatności przekazywanych przez pracowników Wydziału Księgowości z rachunków Urzędu Marszałkowskiego oraz pracowników Wydziału Finansowego z rachunku budżetu województwa śląskiego). 194

195 Dla zadań realizowanych w ramach Pomocy technicznej po ostatecznej akceptacji wniosku o płatność, pracownik RPC przygotowuje notatkę wewnętrzną z informacją o ostatecznej akceptacji wniosku oraz kwotach dofinansowania po weryfikacji, która po podpisaniu przez Kierownika RPC/koordynatora zespołu ds. płatności RPC przekazywana jest do kierownika RRP. Przekazanie notatki zostaje odnotowane w rejestrze obiegu wniosku (załącznik 8.4). W przypadku wniosku beneficjenta o płatność końcową, zlecenie płatności do BGK/ dyspozycja płatności przygotowywana jest przez RRP po otrzymaniu od RPC zaakceptowanego wniosku o płatność końcową wraz z listą sprawdzającą oraz informacją o wyniku zakończonej kontroli projektu. Niezwłocznie, po dokonaniu ostatecznej akceptacji dyspozycji płatności w przypadku płatności w ramach dotacji celowej oraz po sprawdzeniu przez pracownika RRP w portalu komunikacyjnym BGK informacji o dokonaniu płatności z środków europejskich na rachunek beneficjenta pracownik RRP przekazuje komplet dokumentacji do pracownika RPC (wniosek o płatność wraz z listą sprawdzającą), Przekazanie dokumentacji pracownik RPC potwierdza w rejestrze obiegu wniosku o płatność (załącznik nr 8.4). Oryginały ww. dokumentów przechowywane są w WRR, w RPC. Po realizacji dyspozycji płatności pracownik RKFS (dotyczy płatności przekazywanych z rachunków Urzędu Marszałkowskiego) informuje o tym fakcie, drogą elektroniczną lub w formie notatki wewnętrznej kierownika RRP/ kierownika RPC. Kierownik/pracownik RRP po sprawdzeniu w portalu komunikacyjnym BGK informacji o dokonaniu płatności ze środków europejskich na rachunek beneficjenta oraz w przypadku dyspozycji płatności w ramach dotacji celowej po otrzymaniu informacji o jej realizacji informuje o tym fakcie, drogą elektroniczną lub w formie notatki wewnętrznej, Kierownika RPC, który następnie przekazuje tę informację pracownikowi RPC, odpowiedzialnemu za dany wniosek o płatność ( dotyczy płatności przekazywanych z rachunków Urzędu Marszałkowskiego). Pracownik RPC przekazuje informację o wysokości przekazanych środków do beneficjenta wraz z uzasadnieniem kwoty. W przypadku wniosku o płatność rozliczającego środki przekazane w formie zaliczki, po ostatecznej akceptacji przez Kierownika RPC\Dyrektora WRR/ Zastępcę Dyrektora WRR lub jednego z Członków Zarządu Województwa Śląskiego, pracownik RPC przekazuje beneficjentowi informację o wysokości zatwierdzonych środków wraz z uzasadnieniem kwoty. Pisma informujące o wypłacie środków, zatwierdzeniu rozliczenia środków odnoszących się do wniosków o płatność lub zawierające wezwania do zwrotu środków nieprawidłowo wydatkowanych lub pobranych w nadmiernej wysokości, jak również zwrotu odsetek od nieterminowo rozliczonych zaliczek parafowane są przez koordynatora zespołu ds. płatności w RPC/ koordynatora zespołu ds. certyfikacji w RPC i podpisywane jest przez Kierownika RPC / Zastępcę Dyrektora WRR /Dyrektora WRR. Po sprawdzeniu przez pracownika RRP w portalu komunikacyjnym BGK informacji o dokonaniu płatności ze środków europejskich na rachunek beneficjenta oraz w przypadku dyspozycji płatności w ramach dotacji celowej po otrzymaniu informacji o jej realizacji pracownik RRP rejestruje ten fakt w LSI RPO WSL i SIMIK. W przypadku zadań realizowanych w ramach Pomocy Technicznej datę wypłaty środków w KSI SIMIK uzupełnia pracownik RPC w trakcie rejestracji zatwierdzonego wniosku o płatność. Dokumenty dotyczące wydatków w trakcie realizacji poszczególnych projektów, przechowywane są wraz z dokumentacją dotyczącą danego projektu w RPC. Kopia wniosku o płatność wraz z załącznikami przekazywana jest beneficjentowi drogą pocztową lub za potwierdzeniem odbioru osobistego w siedzibie WRR. 195

196 Po rozliczeniu projektu oryginał wniosku o płatność przekazywany jest wraz z kompletem dokumentacji projektowej do archiwum IZ RPO WSL. Zmiana poziomu dofinansowania w projekcie W przypadku gdy w wyniku zmiany poziomu dofinansowania danego projektu zachodzi konieczność wyrównania wartości przyznanego dofinansowania odnośnie wcześniejszych wniosków o płatność, wyrównanie należnego dofinansowania odbywa się poprzez korektę dofinansowania w ramach weryfikacji bieżącego wniosku o płatność lub za pomocą modułu korekty wniosków KSI SIMIK dla wniosków wcześniejszych. Kwota danej korekty ustalana jest na podstawie wartości przyznanego dofinansowania w ramach dotychczasowych wniosków o płatność w stosunku do należnego dofinansowania dla tych wniosków wynikającego z aneksu do umowy zmieniającego poziom dofinansowania projektu. Wartość skorygowanego dofinansowania nie może przekroczyć wartości wydatków kwalifikowanych po autoryzacji dla danego wniosku o płatność. W ramach weryfikacji bieżącego wniosku o płatność pracownik RPC na podstawie aneksu do umowy w ramach sporządzania części D listy sprawdzającej dokonuje korekty w zakresie zwiększenia kwoty przyznanego dofinansowania o wartość wyrównania należną beneficjentowi. W przypadku gdy suma kwoty dofinansowania bieżącego wniosku wraz z należną kwotą wyrównania przekracza wartość wydatków kwalifikowanych po autoryzacji dla tego wniosku o płatność, pozostająca cześć wyrównania może zostać dokonana w ramach kolejnych wniosków o płatność. W celu dokonania korekty w ramach wcześniejszych wniosków o płatność pracownik RPC na podstawie aneksu do umowy, wypełnia dodatkową cześć D listy sprawdzającej dla wniosku o płatność umożliwiającego dokonanie należnego beneficjentowi wyrównania określając tym samym wartość dokonywanej korekty dofinansowania dla tego wniosku o płatność. Wskazane wartości odnoszą się jedynie do kwoty dokonywanej korekty. W przypadku gdy korekta związana z wartością wyrównania nie może zostać ujęta w ramach jednego wniosku o płatność, stosowne korekty mogą być dokonane w ramach kilku wniosków o płatność. Następnie pracownik RPC wraz z wnioskiem o płatność oraz pierwotnie zatwierdzoną listą sprawdzającą przekazuje ją do dalszej akceptacji i zatwierdzenia zgodnie z procedurami w zakresie części D listy sprawdzającej. Po ostatecznej akceptacji w ramach dodatkowej części D listy sprawdzającej dokonanej korekty dofinansowania dla wniosku o płatność przez Zastępcę Dyrektora WRR/ Dyrektora WRR lub jednego z Członków Zarządu Województwa, pracownik RPC dokonuje w ramach modułu Korekty wniosków w Krajowym Systemie Informatycznym rejestracji zmiany(korekty) poziomu dofinansowania dla danego wniosku o płatność oraz odnotowuje to w rejestrze obiegu danego wniosku o płatność (załącznik 8.4). Ostatecznie zaakceptowany oryginał wniosku o płatność w zakresie korekty dofinansowania wraz dodatkową częścią D listy sprawdzającej oraz pierwotnie zatwierdzoną listą sprawdzającą, kierownik RPC/ pracownik RPC przekazuje kierownikowi RRP/ pracownikowi RRP celem sporządzenia zlecenia płatności/ dyspozycji płatności w zakresie wartości zatwierdzonej korekty dofinansowania. Przekazanie wniosku o płatność kierownikowi RRP/ pracownikowi RRP jest potwierdzane przez niego w rejestrze obiegu wniosku o płatność (załącznik 8.4). Dalsze procedury związane ze sporządzeniem zlecenia płatności/ dyspozycji płatności odbywają się jak dla zwykłego wniosku o płatność. Korekty zatwierdzonych wniosków o płatność 196

197 W przypadku stwierdzenia w ramach czynności kontrolnych (m.in. w ramach procesu certyfikacji) rozbieżności pomiędzy wersją papierową wniosku o płatność a wersją zarejestrowaną w KSI SIMIK dla wniosku o płatność podłączonego do Poświadczenia i deklaracji wydatków od IZ do IC o statusie innym niż wycofana/ w trakcie przygotowania, pracownik zespołu ds. certyfikacji w RPC w uzgodnieniu z Kierownikiem RPC/ Koordynatorem zespołu ds. certyfikacji w RPC dokonuje w ramach modułów KSI SIMIK Korekty wniosków lub Rejestr obciążeń na projekcie rejestracji stosownych zmian. W przypadku rejestracji korekty do wniosku o płatność wynikającej z błędów operatorskich tj. niezgodności wersji papierowej wniosku o płatność z wersją zarejestrowaną w KSI SIMIK dla podłączonego do Poświadczenia i deklaracji wydatków od IZ do IC o statusie innym niż Wycofana/W trakcie przygotowania - zgodnie z instrukcją KSI SIMIK: - W module Rejestr obciążeń na projekcie wprowadzane są korekty ujemne, które wiążą się z koniecznością pomniejszenia deklaracji wydatków, tj. korygowane wartości dotyczą co najmniej jednego z następujących pól/wartości wniosku o płatność: Kwota wydatków uznanych za kwalifikowalne (po autoryzacji), Wydatki kwalifikowalne podstawa certyfikacji, Wkład publiczny (rozumiany jako suma pól Środki wspólnotowe oraz Krajowe środki publiczne z tabeli Źródła, z których zostały sfinansowane wydatki w części Kwota wydatków kwalifikowalnych), Dofinansowanie, w tym dofinansowanie UE. - W module Korekty wprowadzane są korekty dodatnie, które wiążą się z koniecznością powiększenia deklaracji wydatków, tj. korygowane wartości dotyczą co najmniej jednego z następujących pól wniosku o płatność: Kwota wydatków uznanych za kwalifikowalne (po autoryzacji), Wydatki kwalifikowalne podstawa certyfikacji, Wkład publiczny (rozumiany jako suma pól Środki wspólnotowe oraz Krajowe środki publiczne z tabeli Źródła, z których zostały sfinansowane wydatki w części Kwota wydatków kwalifikowalnych), Dofinansowanie, w tym dofinansowanie UE. - W module Korekty wprowadzane są również korekty zarówno ujemne jak i dodatnie, które dotyczą innych niż wymienione powyżej pola wniosku o płatność. - W przypadku korekt, które nie wynikają z rozbieżności między wersją papierową wniosku o płatność a wersją zarejestrowaną w KSI SIMIK, pomimo możliwości edycji samego wniosku o płatność (wniosek nie zablokowany do edycji nie podłączony do deklaracji wydatków) w prowadzanie zmian powinno odbywać się przez: - Moduł Rejestr obciążeń na projekcie dla korekt ujemnych związane z koniecznością pomniejszenia wartości wykazywanych w deklaracji wydatków - Moduł Korekty dla korekty dodatnie związane z koniecznością powiększenia wartości wykazywanych w deklaracji wydatków 8.2 Weryfikacja wniosków beneficjentów o płatność z wypełnioną jedynie częścią sprawozdawczą (wniosków sprawozdawczych) Wniosek o płatność z wypełnioną jedynie częścią sprawozdawczą składany jest przez beneficjenta w Kancelarii Ogólnej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego w jednym egzemplarzu (oryginał wraz z załącznikami) wraz z wersją elektroniczną. Przy sporządzaniu wniosku o płatność z wypełnioną jedynie częścią sprawozdawczą beneficjent zobligowany jest do korzystania z LSI RPO WSL (moduł EWP) oraz instrukcji wypełniania wniosku, które dostępne są na stronie internetowej IZ RPO WSL tak samo jak w przypadku wypełniania pełnego wniosku o płatność (patrz rozdział

198 Podręcznika Procedur). Wzór wniosku o płatność oraz instrukcja jego wypełniania stanowią załącznik nr 8.1 i 8.2 do Podręcznika. Kwestie związane z przekazaniem wniosku o płatność z wypełnioną jedynie częścią sprawozdawczą (wniosek sprawozdawczy) przeprowadzane są analogicznie jak dla pełnego wniosku o płatność - reguluje je rozdział i Podręcznika Procedur. Wniosek sprawozdawczy dekretowany jest przez Dyrektora WRR/Zastępcę Dyrektora WRR bezpośrednio na kierownika RPC/koordynatora zespołu ds. płatności w RPC, który nadaje mu numer zgodnie ze wzorem określonym w załączniku nr 3.5 do Podręcznika oraz wpisuje go do elektronicznego Rejestru wniosków o płatność. Kierownik RPC/koordynator zespołu ds. płatności RPC dekretuje wniosek sprawozdawczy na pracowników RPC. Pracownicy dokonują weryfikacji wniosku posługując się listą sprawdzającą dotyczącą weryfikacji wniosku beneficjenta o płatność z wypełnioną jedynie częścią sprawozdawczą (załącznik nr 8.8 do Podręcznika) - analogicznie jak dla pełnego wniosku o płatność reguluje je rozdział Podręcznik Procedur. W przypadku wniosków o płatność składanych przez beneficjentów Poddziałania Infrastruktura rozwoju gospodarczego Typ projektu nr 7. Dokapitalizowanie zewnętrznych źródeł dofinansowania przedsiębiorczości, Dyrektor WRR/Zastępca Dyrektora WRR dekretuje wniosek na kierownika RSiMP. Następnie Kierownik RSiMP dekretuje wniosek na pracowników RSiMP. Pracownicy RSiMP dokonują weryfikacji Sprawozdania okresowego z działalności funduszu poręczeniowego/ pożyczkowego dokapitalizowanego w ramach RPO WSL (stanowiącego załącznik do wniosku o płatność) posługując się listą sprawdzającą stanowiącą załącznik nr do Podręcznika. Lista ta jest następnie akceptowana przez Kierownika RSiMP i zatwierdzana przez Dyrektora WRR/Zastępcę Dyrektora WRR. Tak jak w przypadku pełnego wniosku o płatność, weryfikacja formalno-merytoryczna wniosku sprawozdawczego przeprowadzana jest w terminie 20 dni roboczych od momentu wpływu prawidłowo sporządzonego wniosku o płatność do akceptacji listy sprawdzającej przez koordynatora zespołu ds. płatności w RPC. Po akceptacji listy sprawdzającej przez koordynatora RPC oraz zatwierdzenia jej przez kierownika RPC, pracownik RPC zamieszcza bez zbędnej zwłoki wynik weryfikacji wniosku o płatność z częścią sprawozdawczą w LSI i SIMIK (dotyczy wyłącznie ostatecznej wersji wniosku). W przypadku błędów wymagających korekty wniosku pracownik RPC przygotowuje niezwłocznie, pismo do beneficjenta wzywające do korekty wniosku. Pismo to wraz z lista sprawdzającą zatwierdzoną przez kierownika RPC przekazywane jest kierwonikowi RPC do akceptacji i podpisu. Następnie pismo przesyłane jest beneficjentowi, a lista sprawdzająca pozostaje w dokumentacji RPC. W przypadku braku uwag wymagających korekty, pracownik RPC informuje o tym fakcie beneficjenta drogą elektroniczną (np. poprzez moduł automatycznych maili w systemie SIWIZ) i odnotowuje ten fakt na liście sprawdzającej (data i sposób przekazania informacji, jeśli dotyczy również imię i nazwisko osoby, której przekazano informację). W przypadku uwag nie wymagających korekty, pracownik RPC umieszcza je w części uwagi nie wymagające korekty wniosku. Beneficjent jest je zobowiązany uwzględnić przy złożeniu kolejnego wniosku o płatność. 8.3 Odzyskiwanie środków od beneficjentów i prowadzenie Rejestru Obciążeń na Projekcie w ramach KSI SIMIK W przypadku, gdy w trakcie weryfikacji wniosku o płatność danego projektu lub w wyniku przekazania do RPC informacji nt.: stwierdzenia wydatków niekwalifikowanych zawartych w uprzednio zrefundowanych wnioskach o płatność, zwrocie środków nieprawidłowo 198

199 wydatkowanych przez beneficjenta, lub dokonywania potrącenia kwoty korekty finansowej na wypłacie z bieżącego wniosku o płatność, wiążących się koniecznością zwrotu środków uprzednio wypłaconych na rzecz beneficjenta, w celu ujęcia sprawy w ramach Rejestru Obciążeń na Projekcie w KSI SIMIK, wskazany przez Kierownika RPC pracownik RPC, sporządza notatkę do kierownika RPC zawierającą szczegółowe informacje dotyczące wielkości wydatków uznanych za niekwalifikowane ujętych w ramach już zatwierdzonych wniosków o płatność, wielkości środków niekwalifikowanych ujętych w ramach już zatwierdzonych wniosków o płatność związanych z kwotą dokonanego przez beneficjenta zwrotu lub przypadających na wartość dokonywanej korekty finansowej na wypłacie bieżącego wniosku o płatność, których dotyczyć ma zarejestrowana sprawa. Kwoty wydatków uznanych za niekwalifikowane podawane są wraz odpowiadającym im dofinansowaniem. W przypadku wszczęcia procedury odzyskiwania środków będącej wynikiem prowadzonej weryfikacji wniosków o płatność przez pracowników RPC, stosowna informacja w tym zakresie przekazywana jest do RMK i RKP. W przypadku konieczności wezwania beneficjenta do zwrotu środków, stosowne pismo przygotowywane jest przez pracownika RPC w terminie 14 dni od daty przekazania do RPC informacji o konieczności zwrotu środków przez beneficjenta lub podjecia decyzji przez IZ o konieczności odzyskani środków. W ramach pisma IZ RPO WSL wzywa beneficjenta do zwrotu środków lub do wyrażenia zgody na pomniejszenie kolejnych płatności w terminie 14 dni od dnia doręczenia wezwania beneficjentowi.. Pismo sporządzane jest przez pracownika RPC, parafowane przez koordynatora zespołu ds. płatności w RPC/ koordynatora zespołu ds. certyfikacji w RPC i podpisywane jest przez Kierownika RPC. / Zastępcę Dyrektora WRR /Dyrektora WRR. Kopia pisma przekazywana jest do ROF. Dodatkowo informacja w powyższym zakresie przekazywana jest do RMK. Opisanej procedury nie stosuje się w przypadku rozwiązania umowy/decyzji/porozumienia o dofinansowanie projektu. Proces odzyskiwania środków w przypadku rozwiązywania umowy podejmowany jest indywidualnie przez IZ dla każdego przypadku. Pracownik RPC sporządza notatkę do kierownika RPC dotyczącą ujęcia danej sprawy w ROP w terminach: -niezwłocznie po otrzymaniu informacji od beneficjenta/ BGK/ ROF o zwrocie środków i zweryfikowaniu powodu dokonanego zwrotu pozwalającego ustalić prawidłowe wartości wydatków niekwalifikowanych oraz dofinansowania; -wraz z pismem wzywającym beneficjenta do zwrotu środków lub do wyrażenia zgody na pomniejszenie kolejnych płatności; - jeżeli beneficjent przed pisemnym wezwaniem wyraził pisemną zgodę na pomniejszenie kolejnych płatności, wraz ze sporządzeniem części D listy sprawdzającej w przypadku dokonywania korekty finansowej na wypłacie potrącanej z wniosku o płatność; Celem wprowadzenia stosownych danych do KSI (SIMIK ) w ramach Modułu rejestr obciążeń na projekcie, na otrzymanej notatce, Kierownik RPC dokonuje dekretacji wskazując koordynatora Zespołu ds. certyfikacji w RPC odpowiedzialnego za wprowadzanie stosownych danych do KSI SIMIK w ramach Modułu rejestr obciążeń na projekcie w KSI SIMIK. Koordynator Zespołu ds. certyfikacji w RPC lub wskazany przez niego pracownik Zespołu ds. certyfikacji w RPC na podstawie notatki, wraz z dokumentacją dot. zwrotu środków, pisma wzywającego beneficjenta lub zatwierdzoną listą sprawdzającą przy pomniejszeniu płatności, a w razie konieczności również po 199

200 dodatkowej weryfikacji dokumentacji projektu, którego dotyczyć ma wpis, w terminie 5 dni roboczych dokonuje stosownej rejestracji danych w KSI SIMIK. Po dokonaniu rejestracji sprawy w KSI SIMIK wydrukowane karty informacyjne związane z dokonanym wpisem przekazywane są pracownikowi RPC celem ujęcia ich w dokumentacji projektu. Analogiczną procedurę stosuje się również w przypadkach stwierdzenia przez pozostałych pracowników WRR dokonania refundacji środków wydatkowanych nieprawidłowo przez beneficjenta. Zwrot środków przez Beneficjenta W przypadku konieczności zwrotu środków przez beneficjenta w wyniku ustalenia, że beneficjent wykorzystał dofinansowanie niezgodnie z przeznaczeniem, wykorzystał z naruszeniem procedur lub pobrał je nienależnie lub w nadmiernej wysokości, beneficjent może dobrowolnie uznać swoją odpowiedzialność w tym względzie i w efekcie dokonać zwrotu środków wraz z odsetkami jak dla zaległości podatkowych na rachunki wskazane przez IZ RPO WSL lub udzielić IZ RPO WSL zgody na dokonanie potrącenia należności z najbliższej płatności. Dobrowolny zwrot środków przez beneficjenta lub wyrażenie zgody na pomniejszenie płatności może być poprzedzony kontaktami roboczymi z IZ RPO WSL. Beneficjent powinien poinformować w formie pisemnej IZ RPO WSL o dokonanym zwrocie środków bądź o ewentualnych przyczynach niemożności dokonania zwrotu środków. W przypadku braku wcześniejszego dobrowolnego zwrotu środków przez beneficjenta lub wyrażenia zgody na potrącenie z kolejnej płatności, IZ RPO WSL wzywa beneficjenta w formie pisemnej do zwrotu środków lub do wyrażenia zgody na pomniejszenie kolejnych płatności w terminie 14 dni od dnia doręczenia wezwania beneficjentowi. W przypadku wezwania beneficjenta w formie pisemnej do dokonania zwrotu środków RPC przekazuje kopię pisma do ROF. W przypadku otrzymanego zwrotu na rachunek IZ RPO WSL Wydział Księgowości informuje na bieżąco o dokonanych wpłatach, przekazując ROF kserokopie przelewów lub w formie elektronicznej (wyciągi generowane z systemu). Po otrzymaniu potwierdzenia o zwrocie na rachunek IZ RPO WSL pracownik ROF sporządza notatkę informacyjną dla kierownika RRP i RPC. BGK, na podstawie przepisów Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2009 roku w sprawie płatności w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich oraz przekazywania informacji dotyczących tych płatności, przekazuje do IZ RPO WSL pisemną informację dotyczącą wpływu środków na rachunek MF prowadzony przez BGK. Informacja taka powinna zawierać co najmniej: kwotę zwrotu w podziale na należność główną i odsetki, nazwę programu i numer projektu, rok, w którym środki zostały przekazane, tytuł zwrotu oraz klasyfikację budżetową. Na podstawie otrzymanej informacji z BGK pracownik ROF sporządza notatką dla Dyrektora WRR i Zastępców Dyrektora wraz z Zał. Nr 5 do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2009 roku w sprawie płatności w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich oraz przekazywania informacji dotyczących tych płatności. Notatka stanowi informację o wysokości zwróconych środków Jeżeli beneficjent na wezwanie IZ RPO WSL nie dokona zwrotu środków lub nie wyrazi zgody na pomniejszenie kolejnych płatności w wyznaczonym terminie, zostaje wszczęta procedura związana z wydaniem decyzji w zakresie odzyskania środków. Pracownik RPC 200

201 przekazuje w formie notatki do Kierownika RRP informacje w zakresie konieczności wszczęcia postępowania w zakresie Decyzji o zwrocie środków w terminie 5 dni roboczych od dnia upływu terminu wskazanego w wezwaniu do zwrotu. Dalsze czynności opisane zostały w rozdziale W przypadku dokonania przez beneficjenta zwrotu środków przed wydaniem decyzji o zwrocie środków, decyzji nie wydaje się. Na podstawie przekazywanych do RPC informacji o wpływie środków na rachunek wskazany przez Instytucję Zarządzającą lub pomniejszeniu płatności na rzecz beneficjenta, dokonuje się stosownej rejestracji zdarzenia w ROP. W ramach Modułu rejestr obciążeń na projekcie w KSI SIMIK wskazany przez Kierownika RPC/Koordynatora zespołu ds. certyfikacji w RPC pracownik RPC dokonuje rejestracji kwot odzyskanych. W przypadku zwrotu środków przez Beneficjenta wraz z odsetkami, kwota odzyskana rejestrowana jest po uzyskaniu pełnej informacji dot. zwrotu (tj. potwierdzenia uznania rachunku wskazanego przez IZ RPO WSL z tytułu zwrotu środków, potwierdzenia prawidłowości dokonanego zwrotu i kwoty odsetek zwróconych przez Beneficjenta). W przypadku dokonywania zwrotu środków przez beneficjenta/ odzyskiwania środków przez IZ RPO WSL w częściach (np. zbyt mała kwota zwrotu), kwoty odzyskane mogą zostać zarejestrowane dopiero po uzyskaniu pełnej informacji na temat przypadających na daną część zwrotu należności głównej i odsetek. Przebieg procesu związanego z prowadzeniem rejestru obciążeń na projekcie Rejestr obciążeń na projekcie prowadzony jest w KSI (SIMIK 07-13). Referatem odpowiedzialnym za prowadzenie rejestru obciążeń na projekcie jest Referat ds. płatności i certyfikacji (RPC). Dane do rejestru wprowadza wskazany przez kierownika RPC/koordynatora Zespołu ds. certyfikacji w RPC uprawniony pracownik RPC. Rejestr obciążeń na projekcie zawiera dane dotyczące kwot podlegających procedurze odzyskiwania, wycofanych po anulowaniu oraz odzyskanych, przypisane do konkretnego numeru projektu i nazwy Beneficjenta. Z uwzględnieniem obiegu dokumentów opisanego w rozdziale 8 i 12 dane w rejestrze obciążeń na projekcie w KSI SIMIK wprowadzane są na podstawie następujących źródeł: 1. korespondencji prowadzonej z beneficjentem, w której zostały określone kwoty podlegające procedurze odzyskiwania np. zaleceń pokontrolnych; 2. decyzji o zwrocie środków, określonej w art. 207 ust. 9 ustawy o finansach publicznych; 3. informacji o wypłaconych i certyfikowanych zaliczkach; 4. wniosków o płatność zrefundowanych, w których była zadeklarowana kwota podlegająca zwrotowi przez beneficjenta; 5. wniosków o płatność w ramach których została pomniejszona kwota do wypłaty na rzecz beneficjenta; 6. raportów o nieprawidłowościach; 7. przelewów na konto instytucji odpowiedzialnej za dokonywanie wypłat do beneficjenta, którymi została zwrócona kwota odzyskana/ wycofana/ pomniejszonych przelewów na konto beneficjenta (dotyczy sytuacji, w których środki są odzyskiwane od beneficjenta poprzez wypłacenie na jego rzecz pomniejszonej kolejnej należności), zleceń do BGK; 201

202 Zgodnie z treścią zapisów podręcznika w zakresie obiegu dokumentów w terminie 5 dni roboczych po uzyskaniu stosownych informacji dotyczących konieczności ujęcia sprawy w Rejestrze Obciążeń na Projekcie oraz dokumentów pozwalających na prawidłowe dokonanie rejestracji danego zdarzenia (kwoty wycofanej/kwoty do odzyskania/ kwoty odzyskanej), oraz gdy nie ma żadnych wątpliwości, iż środki będą podlegać procedurze odzyskiwania, wskazany przez Kierownika RPC/ koordynatora Zespołu ds. certyfikacji w RPC uprawniony pracownik RPC wprowadza dane do KSI (SIMIK ) rejestrując dane w Module rejestr obciążeń na projekcie jako Kwoty do odzyskania/ Kwoty wycofane po anulowaniu zgodnie z zasadami opisanymi w Instrukcji Użytkownika KSI (SIMIK ). Po zakończeniu każdego miesiąca w terminie 8 dni kalendarzowych, pisemna informacja na temat spraw zawartych w ROP przekazywana jest do Wydziału Księgowości. W celu sprawnej realizacji procesu certyfikacji wydatków do KE w ramach RPO WSL oraz dokonywania bieżących rozliczeń z KE w zakresie środków podlegających procedurze odzyskiwania lub konieczności dokonania pomniejszeń dotychczas poświadczonych wydatków, kwoty obciążeń rejestrowane w Rejestrze obciążeń na projekcie w KSI (SIMIK 07-13) kwalifikowane są jako kwoty wycofane. W celu zmiany kwalifikacji rejestrowanego obciążenia na kwotę do odzyskania, pracownik WRR wskazujący taką konieczność przygotowuje notatkę do Dyrektora WRR/ Zastępcy Dyrektora WRR opisującą zaistniałe okoliczności wskazujące na konieczność zamiany kwalifikacji. O zmianie kwalifikacji obciążenia decyduje Dyrektor WRR/ Zastępca Dyrektora WRR. Wyjątek stanowią korekty finansowe nałożone z tytułu niedostosowania prawa polskiego do UE (Prawo zamówień publicznych), które mogą zostać zarejestrowane jako kwoty do odzyskania jeszcze przed potwierdzeniem przez MRR nieprawidłowości jako niedostosowanie prawa polskiego do UE. Po potwierdzeniu niedostosowania prawa polskiego do UE dokonywana zostaje zmiana statusu sprawy z kwoty do odzyskania na kwotę wycofaną oraz wykazywana jest w ramach kolejnego poświadczenia od IZ do IC Kwalifikacja środków jako kwota do odzyskania lub kwota wycofana może być rozstrzygana na podstawie między innymi: wielkości kwoty do zwrotu, momentu powstania nieprawidłowości, rodzaju nieprawidłowości, możliwości odzyskania środków od beneficjenta oraz biorąc pod uwagę kryteria dotyczące zarządzania środkami publicznymi. Informacje co do możliwości odzyskania środków od beneficjenta uzyskiwane są m.in. w ramach bieżącego rozliczania projektów beneficjenta oraz kontaktów roboczych z beneficjentem. Za kwotę do odzyskania/ kwotę wycofaną uważa się kwotę w stosunku do której spełnione są łącznie następujące przesłanki: została wypłacona beneficjentowi; oraz jedno z poniższych: do jej zwrotu beneficjent jest zobowiązany w związku z rozwiązaniem umowy na własny wniosek lub wniosek instytucji, z którą została podpisana/ zawarta umowa/ decyzja; w związku z zaistnieniem nieprawidłowości skutkującej windykacją środków od beneficjenta; beneficjent został zobowiązany do zwrotu środków na skutek innych błędów, w tym błędów administracyjnych, systemowych lub innych. 202

203 Różnica pomiędzy kwotami do odzyskania (podlegającymi procedurze odzyskiwania) oraz kwotami wycofanymi związana jest z momentem pomniejszenia deklaracji wydatków o wartość tych środków. Kwoty do odzyskania (podlegające procedurze odzyskiwania) pomniejszają deklarację wydatków dopiero w momencie ich fizycznego odzyskania. Kwoty wycofane pomniejszają deklarację wydatków w momencie podjęcia decyzji o zakwalifikowaniu środków, do których zwrotu zobowiązany jest beneficjent, do tej kategorii. Decyzję o uwzględnieniu kwoty wycofanej w deklaracji wydatków podejmuje pierwsza instytucja wypełniająca deklarację/wniosek o płatność okresową. Gdy środki zostaną uznane za wycofane po anulowaniu, a w perspektywie zwrócone przez beneficjenta nie mogą ponownie pomniejszyć deklaracji kierowanej do KE. Za kwoty odzyskane uważa się środki zwrócone przez beneficjenta na rachunek MF prowadzony przez BGK (w przypadku zwrotu niewykorzystanej zaliczki) oraz na rachunki IZ RPO WSL (w przypadku odsetek oraz środków wykorzystanych niezgodnie z przeznaczeniem lub wykorzystanych z naruszeniem procedur w ramach projektów finansowanych z udziałem środków europejskich jak i projektów finansowanych z budżetu państwa) dobrowolnie, zgodnie z wezwaniem do zwrotu, lub o które został pomniejszony wniosek o płatność beneficjenta, zwrócone przez beneficjenta po wydaniu decyzji administracyjnej lub odzyskane w trybie postępowania egzekucyjnego (Ustawa o postępowaniu egzekucyjnym w administracji), które pomniejszają deklaracje wydatków do KE. W przypadku środków zakwalifikowanych do kategorii kwot podlegających procedurze odzyskiwania (kwoty do odzyskania). Kwoty odzyskane pomniejszają deklaracje wydatków do IC. W odniesieniu do decyzji o zwrocie środków, jeżeli Beneficjent zwróci wymaganą kwotę w terminie wskazanym w decyzji o zwrocie środków, naliczane są odsetki umowne. Kwota odsetek umownych nie pomniejsza wydatków kwalifikowalnych wykazanych później w deklaracji wydatków przekazywanej do IC. Wartość odsetek umownych jest wpisywana do KSI (SIMIK 07-13) jedynie dla celów informacyjnych. Jeżeli natomiast Beneficjent zwróci wymaganą kwotę po upływie terminu wskazanego w decyzji o zwrocie środków, naliczane są odsetki karne. Odsetki karne są należne KE i pomniejszają deklarację wydatków). W przypadku środków zakwalifikowanych do kategorii kwot wycofanych. Kwoty odzyskane nie pomniejszają deklaracji wydatków do IC, gdyż pomniejszenie miało miejsce w momencie zakwalifikowania środków do kwot wycofanych W odniesieniu do decyzji o zwrocie środków, jeżeli Beneficjent zwróci wymaganą kwotę w terminie wskazanym w decyzji o zwrocie środków, naliczane są odsetki umowne. Jeżeli natomiast Beneficjent zwróci wymaganą kwotę po upływie terminu wskazanego w decyzji o zwrocie środków, naliczane są odsetki karne. W przypadku kwot wycofanych zarówno odsetki umowne jak i karne nie pomniejszają wydatków kwalifikowalnych wykazanych w deklaracji wydatków gdyż pomniejszenie deklaracji wydatków nastąpiło już w momencie podjęcia decyzji o zakwalifikowaniu środków, do których zwrotu zobowiązany jest beneficjent, do tej kategorii. W przypadku wprowadzania danych dla Kwoty wycofanej lub Kwoty odzyskanej związanej ze sprawą/decyzją w zakresie Kwot do odzyskania, pracownik RPC dokonuje również 203

204 rejestracji w KSI (SIMIK 07-13) stosownej korekty wniosku o płatność, którego dotyczy dana sprawa/decyzja. Zgodnie z instrukcją KSI (SIMIK 07-13) wprowadzenie danych do Rejestru obciążeń na projekcie oznacza konieczność skorygowania danych we wniosku o płatność, którego dotyczy dana sprawa/decyzja. Minimalny zakres pól, które należy skorygować w przypadku tworzenia korekty związanej z Rejestrem obciążeń na projekcie obejmuje określone pola bloku Źródła, z których zostały sfinansowane wydatki, natomiast maksymalny zakres pola bloku Źródła, z których zostały sfinansowane wydatki oraz określone pola bloku Informacje finansowe o korekcie (w szczególności: -w części objętej pomocą publiczną, Wydatki objęte cross-financingiem). Moment utworzenia korekty związanej z Rejestrem obciążeń na projekcie zależy od typu kwoty określonej na Karcie informacyjnej obciążenia. W przypadku kwalifikacji kwoty odzyskiwanej jako Wycofana po anulowaniu, korektę związaną z Rejestrem obciążeń na projekcie należy utworzyć niezwłocznie po wprowadzeniu danych na Karcie informacyjnej obciążenia. W przypadku kwalifikacji środków jako Do odzyskania, korektę związaną z Rejestrem obciążeń na projekcie należy utworzyć dopiero po całkowitym odzyskaniu środków od beneficjenta. Nie ma możliwości wprowadzenia całości korekty wcześniej niż odzyskanie całości środków w ramach Numeru sprawy/decyzji, którego ta korekta dotyczy. 8.4 Weryfikacja poświadczenia i deklaracji wydatków od IP2 RPO WSL do IZ RPO WSL Przyjmowanie i rejestracja poświadczenia i deklaracji wydatków od IP2 RPO WSL do IZ RPO WSL Podstawą przekazania IP2 RPO WSL środków finansowych jest Porozumienie z Instytucją Zarządzającą. Śroki finansowe na realizację Działania/Poddziałania wdrażanych przez IP2 RPO WSL są przekazywane do IP2 RPO WSL przez IZ RPO WSL na podstawie złożonego zapotrzebowania składanego raz na miesiąc do WRR. W uzasadnionych przypadkach zapotrzebowanie może być składane częściej niż raz na miesiąc w przypadku dostępności środków na rachunku bankowym Instytucji Zarządzająccej. IP2 RPO WSL rozlicza do IZ RPO WSL otrzymane środki finansowe przekazane na rzecz beneficjentów na finansowanie projektów realizowanych w ramach Działania i Poddziałań wdrażanych przez IP2 RPO WSL w Poświadczeniu i deklaracji wydatków oraz wniosku o płatność okresową. Poświadczenie to jest zgodne ze wzorem stanowiącym załącznik 4a do Wytycznych Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie warunków certyfikacji, zgodnie z modelem kaskadowym, przekazywane poświadczenie jest Poświadczeniem od IP2 RPO WSL do IZ RPO WSL i w związku tą podmiotowością, uwzględnione są stosowne modyfikacje treści pól Załącznika 4a. Poświadczenie przekazywane jest, co do zasady, w trybie miesięcznym. Po uzgodnieniu z Instytucją Zarządzającą, IP2 RPO WSL może składać Poświadczenie z inną częstotliwością, ale nie rzadziej niż raz na kwartał w terminie do 15 dni po okresie, jakiego dane Poświadczenie dotyczy. Poświadczenie i deklaracja wydatków składane jest przez IP2 RPO WSL w jednym egzemplarzu wraz z wersją elektroniczną (na nośniku elektronicznym lub pocztą elektroniczną) oraz składane jest za pomocą systemu KSI (SIMIK 07-13). Poświadczenie i deklaracja wydatków, składane jest w Kancelarii Ogólnej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego. Dekretowane jest przez Dyrektora WRR/ 204

205 Zastępcę Dyrektora WRR na kierownika RPC/ koordynatora zespołu ds. certyfikacji w RPC. Kierownik RPC/ Koordynator zespołu ds. certyfikacji w RPC dekretuje je na pracowników RPC, odpowiedzialnych za jego weryfikację Weryfikacja poświadczenia i deklaracji wydatków od IP2 RPO WSL do IZ RPO WSL Wskazani przez kierownika RPC/koordynatora zespołu ds. certyfikacji w RPC pracownicy dokonują weryfikacji przekazanego poświadczenia od IP2 RPO WSL do IZ RPO WSL. Poświadczenie i deklaracja wydatków od IP2 RPO WSL do IZ RPO WSL poddawane jest weryfikacji zgodnie z listą sprawdzającą, stanowiącą załącznik nr 8.5. Proces weryfikacji Poświadczenia i deklaracji wydatków trwa 12 dni roboczych od dnia dostarczenia do IZ RPO WSL kompletu dokumentacji (data stempla jednostki). W trakcie weryfikacji Poświadczenia pracownik RPC sporządza notatkę dla RMK w celu potwierdzenia informacji dotyczących przeprowadzonych kontroli, stwierdzonych nieprawidłowości i wydanych zaleceń. Po dokonaniu analizy pracownik RMK sporządza odpowiedź na postawione w notatce pytania i przekazuje do RPC. Po zakończeniu weryfikacji Poświadczenia i deklaracji wydatków od IP2 RPO WSL do IZ RPO WSL pracownicy RPC dokonujący weryfikacji dokumentów przekazują poświadczenie wraz z załącznikami i wypełnioną listą sprawdzającą kierownikowi RPC/ koordynatorowi zespołu ds. certyfikacji w RPC do akceptacji. Kierownik RPC/ koordynator RPC akceptuje wynik oceny poświadczenia i przekazuje dokumentację Dyrektorowi WRR/ Zastępcy Dyrektora WRR do zatwierdzenia. W przypadku wystąpienia w trakcie weryfikacji błędów lub braków w przedstawionej dokumentacji, pracownik RPC wzywa pisemnie IP2 RPO WSL do uzupełnienia lub poprawy Poświadczenia i deklaracji wydatków lub przekazania odpowiednich wyjaśnień. IP2 RPO WSL ma 5 dni roboczych na wysłanie poprawionego dokumentu lub złożenie wyjaśnień do IZ RPO WSL. W przypadku błędów polegających na oczywistych omyłkach pisarskich bądź błędów niemających wpływu na kwotę poświadczanych wydatków i wnioskowanego dofinansowania, dopuszcza się dokonanie korekty w tzw. trybie roboczym. W przypadku podjęcia decyzji o zastosowaniu trybu roboczego poprawy Wniosku pracownik IZ RPO WSL niezwłocznie informuje IP2 RPO WSL, drogą telefoniczną lub mailową, o możliwości korekty Poświadczenia w trybie roboczym w siedzibie IZ RPO WSL. Po uzgodnieniu terminu korekty, jest ona dokonywana odręcznie przez upoważnionego przedstawiciela IP2 RPO WSL (zgodnie z kartą wzorów podpisów). Od momentu podjęcia decyzji o zastosowaniu trybu roboczego korekty do czasu dokonania korekty przez przedstawiciela IP2 RPO WSL, termin na weryfikacje Poświadczenia ulega zawieszeniu. W przypadku, gdy korekta nie zostanie dokonana w ustalonym terminie, pracownik RPC wzywa pisemnie IP2 RPO WSL do poprawy Poświadczenia i deklaracji wydatków. IP2 RPO WSL ma 5 dni roboczych na wysłanie poprawionego dokumentu. Zatwierdzone przez Dyrektora WRR/ zastępcę Dyrektora WRR Poświadczenie i deklaracja wydatków od IP2 RPO WSL do IZ RPO WSL stanowi podstawę do przygotowania Poświadczenia i deklaracji wydatków oraz wniosku o płatność od IZ RPO WSL do IC/ IPOC RPO WSL w części dot. działania i poddziałań wdrażanych przez IP2 RPO WSL. 205

206 Zatwierdzone Poświadczenie i deklaracja od IP2 RPO WSL jest włączane do poświadczenia od IZ RPO WSL do IC za okres w jakim nastąpiło poświadczenie wydatków przez IZ RPO WSL (nie odnosi się to bezpośrednio do okresu, w którym IP2 RPO WSL poświadczało wydatki). W uzasadnionych przypadkach IZ RPO WSL może poświadczyć zatwierdzone poświadczenie od IP2 RPO WSL do IŻ RPO WSL w późniejszym okresie. 8.5 Przygotowanie oraz przekazywanie poświadczenia i deklaracji wydatków oraz wniosków o płatność od IZ RPO WSL do IC/ IPOC Dla celów refundacji przez Komisję Europejską wydatków poniesionych przez IZ RPO WSL, konieczne jest przedstawienie przez IZ RPO WSL Poświadczenia i deklaracji wydatków oraz wniosku o płatność od Instytucji Zarządzającej (IZ RPO WSL) do Instytucji Certyfikującej (IC), stanowiącego załącznik nr 4a do Wytycznych Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie warunków certyfikacji. Przy sporządzaniu i przekazywaniu Poświadczenia i deklaracji wydatków oraz wniosku o płatność stosowane są zasady określone w Wytycznych Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie warunków certyfikacji oraz przygotowania prognoz wniosków o płatność do Komisji Europejskiej w Programach Operacyjnych w ramach Narodowych Strategicznych Ram Odniesienia na lata Ze względu na delegowanie przez IC części swoich funkcji związanych z realizacją regionalnych programów operacyjnych, instytucją odpowiedzialną za poświadczanie poniesionych przez IZ RPO WSL wydatków jest Instytucja Pośrednicząca w Certyfikacji (IPOC). Funkcję tą pełni komórka organizacyjna podległa Wojewodzie Śląskiemu. IZ RPO WSL składa do IPOC powyższe Poświadczenie w trybie miesięcznym, do 30 dnia po okresie, którego poświadczenie dotyczy. W uzasadnionych przypadkach IZ RPO WSL może zwrócić się do IC (do wiadomości IPOC) o zmianę tego terminu. W przypadku gdy w danym okresie IZ RPO WSL nie poświadczyła w ramach całego RPO WSL żadnych wydatków poniesionych przez beneficjentów IZ RPO WSL składa oświadczenie zgodnie ze wzorem określonym przez Instytucję Certyfikującą. Za przygotowanie i przekazywanie poświadczeń i deklaracji wydatków oraz wniosków o płatność okresową od IZ RPO WSL do IC w ramach IZ RPO WSL odpowiedzialny jest RPC. Pracownik RPC odpowiedzialny za certyfikację sporządza Poświadczenie i deklarację wydatków oraz wniosek o płatność okresową zgodnie z załącznikiem 4a i według instrukcji wydanej przez MRR. Równocześnie Poświadczenie sporządzane jest w KSI SIMIK zgodnie z instrukcją wydaną przez MRR oraz instrukcją KSI SIMIK W celu upewnienia się, że KE w całym okresie programowania dla każdego priorytetu RPO WSL nie wypłaciła kwoty wyższej niż maksymalna kwota pomocy określona w decyzji KE o przyjęciu RPO, porównuje kwoty z tabeli nr 1 załącznika 4a z kwotami zapisanymi w Decyzji Komisji Europejskiej o przyjęciu RPO WSL oraz z Indykatywną tabelą finansową stanowiącą załącznik nr 3 do URPO WSL. Poświadczenie i deklaracja poniesionych wydatków oraz wniosek o płatność okresową od IZ RPO WSL do IC tworzone jest w oparciu o zatwierdzone wnioski beneficjentów o płatność, zatwierdzone wnioski o płatność z Pomocy technicznej IZ RPO WSL i IP2 RPO WSL oraz Poświadczenie i deklarację wydatków przedstawione przez IP2 RPO WSL. Zatwierdzone kwoty wniosków o płatność są pomniejszane o kwoty wykazane w Rejestrze obciążeń na projekcie KSI (SIMIK 07-13). W przypadku dokonania w KSI SIMIK rejestracji korekty wniosku o płatność wynikającej z błędów 206

207 operatorskich/ponowną kwalifikacja wydatków/uzupełnieniem danych w związku z zarejestrowaniem sprawy/decyzji w ROP/Zmianą poziomu dofinansowania projektu, dołączone zostają one do kolejnego poświadczenia, obejmującego okres, w którym zostały wprowadzone do KSI. Powyższe dane są pozyskiwane z systemu KSI SIMIK za pomocą skoroszytu programu Oracle Discoverer. Sporządzając Poświadczenie pracownik RPC sprawdza czy u Beneficjentów, których wnioski o płatność wchodzą w skład Poświadczenia, nie wykryto podczas audytów, kontroli podmiotów zewnętrznych oraz kontroli na miejscu ewentualnych nieprawidłowości wpływających na wysokość kwoty poświadczanych wydatków oraz czy beneficjent nie znajduje się w rejestrze nieprawidłowości prowadzonym w RMK. W trakcie weryfikacji wniosków o płatność włączonych do bieżącego Poświadczenia pracownik RPC sporządza notatkę dla RMK i RKPR w celu potwierdzenia informacji dotyczących przeprowadzonych kontroli, wykrytych nieprawidłowości i wydanych zaleceń. Po dokonaniu analizy pracownik RMK sporządza odpowiedź na postawione w notatce pytania i przekazuje do RPC. Notatka jest również przekazana do RKPR w celu weryfikacji informacji o kontrolach przeprowadzonych przez IA oraz IZ RPO WSL. Odpowiedź zwrotną pracownik RKPR przekazuje do RPC. Informacje te uzyskiwane są w ramach kontaktów roboczych oraz na podstawie notatki z RMK i RKPR oraz z systemu KSI (SIMIK 07-13) zakładka kontrole. Do Poświadczenia dołączana jest lista wniosków o płatność, które były podstawą sporządzenia danego Poświadczenia. Lista zawiera numer wniosku o płatność i wysokość zadeklarowanych wydatków kwalifikowalnych. W Poświadczeniu i deklaracji wydatków oraz wniosku o płatność od IZ RPO WSL do IC mogą być ujmowane zaliczki wypłacone beneficjentom pomocy publicznej w rozumieniu art. 87 Traktatu przez podmiot przyznający pomoc, po spełnieniu jednocześnie wszystkich warunków wymienionych w art. 78 ust. 2 Rozporządzenia Rady (WE) 1083/2006. W przypadku decyzji IZ RPO WSL o ujmowaniu w ramach poświadczeń od IZ do IC zaliczek wypłacanych beneficjentom pomocy publicznej, na potrzeby certyfikowania wypłaconych zaliczek beneficjentom pomocy publicznej dokonuje się rejestracji wniosków o zaliczkę w module Zaliczki w Krajowym Systemie Informatycznym (KSI SIMIK 07-13). W przypadku decyzji IZ RPO WSL o ujmowaniu w ramach poświadczeń od IZ do IC zaliczek wypłacanych beneficjentom pomocy publicznej pracownik RPC odpowiedzialny za projekt, w którym wypłacona została zaliczka dla beneficjenta pomocy publicznej niezwłocznie po dokonaniu zatwierdzenia wniosku o płatność zaliczkową, zgłasza ten fakt koordynatorowi zespołu ds. certyfikacji, oraz rejestruje wniosek o płatność zaliczkową w module zaliczki w KSI SIMIK Również w przypadku zatwierdzenia wniosku o płatność zawierającego rozliczenie zaliczki wypłaconej beneficjentowi pomocy publicznej, pracownik RPC odpowiedzialny za projekt, w którym rozliczana jest zaliczka wypłacona beneficjentowi pomocy publicznej niezwłocznie po dokonaniu zatwierdzenia wniosku o płatność oraz zarejestrowaniu go w KSI, zgłasza ten fakt koordynatorowi zespołu ds. certyfikacji, w celu wprowadzenia stosownych danych do KSI (SIMIK 07-13). Pracownik RPC w trakcie przygotowywania poświadczenia, w którym po raz pierwszy następuje poświadczenie przez IZ RPO WSL wypłaconej zaliczki dla beneficjenta pomocy publicznej uzupełnia Listę wniosków beneficjentów o płatność, które były podstawą sporządzania deklaracji wydatków od IZ RPO WSL do IC o stosowne części dotyczące 207

208 zaliczek wypłaconych beneficjentom pomocy publicznej - zgodnie z Instrukcją wypełniania załącznika nr 4a. Od tego momentu w kolejnych składanych poświadczeniach pracownik RPC przygotowujący poświadczenie uzupełnia Listę wniosków beneficjentów o płatność oraz zaliczek wypłaconych beneficjentom pomocy publicznej, które były podstawą sporządzania deklaracji wydatków od IZ RPO WSL do IC o stosowne dane dotyczące zaliczek wypłaconych i rozliczonych dla beneficjentów pomocy publicznej w okresie za jaki składane jest poświadczenie. W przypadku uaktualnienia przez MRR Wytycznych w zakresie certyfikacji, uaktualnienia instrukcji wypełniania załącznika 4a jak i instrukcji i funkcjonalności KSI SMIK w zakresie poświadczeń, pracownik przygotowujący Poświadczenie od IZ do IC wraz z przekazaniem do IZ RPO WSL informacji o dokonaniu takiego uaktualnienia stosuje aktualne wersje dokumentów w ramach przygotowywania kolejnego poświadczenia. W trakcie tworzenia poświadczenia pracownik RPC w przypadku ujmowania po raz pierwszy w ramach danego projektu wypłaconej zaliczki dla beneficjenta pomocy publicznej upewnia się, iż poświadczana zaliczka spełnia warunki określone w art. 78 ust. 2 Rozporządzenia Rady (WE) 1083/2006. Sprawdzenie to odnotowywane jest na liście sprawdzającej do wypełnianego Poświadczenia i deklaracji wydatków oraz wniosku o płatność okresową od Instytucji Zarządzającej RPO WSL do Instytucji Certyfikującej (załącznik 8.7). Wypłacone zaliczki beneficjentom pomocy publicznej pokrywane są przez wydatki opłacone przez beneficjentów podczas realizacji projektu i są uzasadnione opłaconymi fakturami lub dokumentami księgowymi o równorzędnej wartości dowodowej nie później niż trzy lata po roku dokonania płatności zaliczki lub w dniu 31 grudnia 2015 r. w zależności od tego, który z tych terminów jest wcześniejszy. W przeciwnym razie zwrócone środki niewykorzystanej zaliczki (nie dotyczy zwrotów dokonanych w związku z jednorocznością budżetu) jak i postępowanie dotyczące odzyskiwania nierozliczonych środków zaliczki (po okresie 3 lat po roku dokonania płatności zaliczki lub do 31 grudnia 2015r.) wypłaconych beneficjentowi pomocy publicznej, które zostały poświadczone przez IZ RPO WSL w ramach procesu certyfikacji, rejestrowane są w rejestrze obciążeń na projekcie. Następnie kolejne poświadczenie i deklaracja wydatków zostaje odpowiednio skorygowana. Sporządzone przez pracownika RPC, na podstawie listy sprawdzającej stanowiącej załącznik 8.7. wraz z kartą informacyjną poświadczenia z KSI SIMIK o statusie w trakcie przygotowania Poświadczenie parafuje koordynator zespołu ds. certyfikacji w RPC/ kierownik RPC oraz Dyrektor WRR/ zastępca Dyrektora WRR. Tak przygotowane Poświadczenie zostaje przekazane Skarbnikowi Województwa. Skarbnik poświadcza dane zawarte w Poświadczeniu. Potwierdzeniem akceptacji danych wykazanych w Poświadczeniu i deklaracji wydatków oraz wniosków o płatność od IZ RPO WSL do IC jest parafowanie przez Skarbnika każdej ze stron Poświadczenia. Na podstawie zatwierdzonej listy sprawdzającej do poświadczenia oraz parafowanego Poświadczenia, pracownik RPC dokonuje przekazania w KSI SIMIK poświadczenia do DIC MRR poprzez zmianę statusu Poświadczenia na przekazane. Następnie parafowane Poświadczenie wraz z wydrukiem karty informacyjnej poświadczenia z KSI SIMIK o statusie przekazane przedkładane jest do podpisu Marszałkowi Województwa/ Dyrektorowi WRR/ Zastępcy Dyrektora WRR. Zgodnie z instrukcją wypełniania załącznika 4a wraz z poświadczeniem podpisana zostaje również karta informacyjna poświadczenia z KSI SIMIK o statusie przekazane. 208

209 W ramach obiegu dokumentu Poświadczenia na ostatniej stronie dokumentu zestawienie wniosków o płatność osoby składające parafy uzupełniają ją o imienną pieczęć oraz datę. Po podpisaniu Poświadczenia przez Marszałka Województwa/Dyrektora WRR/ Zastępcę Dyrektora WRR, pracownik RPC przedkłada Poświadczenie w sekretariacie IPOC, za potwierdzeniem odbioru. Pracownik RPC przekazuje również wersję elektroniczną sporządzonego Poświadczenia pocztą elektroniczną na wskazany adres mailowy IPOC. W przypadku, gdy w trakcie weryfikacji przez IPOC dokumentu Poświadczenie i deklaracja wydatków oraz wniosku o płatność okresową od IZ RPO WSL do IC pojawią się pytania lub zostaną w nim wykryte błędy, IPOC ma prawo zwrócić się do IZ RPO WSL z prośbą o przekazanie do niego dodatkowych informacji lub poprawienie dokumentu. W przypadku błędów polegających na oczywistych omyłkach pisarskich bądź błędów nie mających wpływu na kwotę poświadczanych wydatków i wnioskowanego dofinansowania, dopuszcza się dokonanie korekty w tzw. trybie roboczym. W przypadku podjęcia decyzji o zastosowaniu trybu roboczego poprawy Wniosku pracownik IPOC niezwłocznie informuje IZ RPO WSL, drogą telefoniczną oraz mailową, o możliwości korekty Poświadczenia w trybie roboczym w siedzibie IPOC. Po uzgodnieniu terminu korekty, jest ona dokonywana odręcznie przez upoważnionego przedstawiciela IZ RPO WSL (zgodnie z kartą wzorów podpisów). Od momentu podjęcia decyzji o zastosowaniu trybu roboczego korekty do czasu dokonania korekty przez przedstawiciela IZ, termin 10 dni roboczych na weryfikacje Poświadczenia ulega zawieszeniu (ww. termin liczony jest od daty wysłania do IZ RPO maila zawierającego informację o możliwości korekty w trybie roboczym). W przypadku, gdy korekta nie zostanie dokonana w ustalonym terminie, stosuje się procedurę jak w pozostałych przypadkach. W pozostałych przypadkach IZ RPO WSL ma 10 dni roboczych na wysłanie poprawionego dokumentu lub wyjaśnień do IPOC. W uzasadnionych przypadkach, za zgodą IPOC, możliwe jest wydłużenie tego terminu. W przypadku, gdy w wyniku weryfikacji przez IC zostaną w ww. dokumencie wykryte błędy, IC ma prawo zwrócić się bezpośrednio do IZ RPO WSL z prośbą o wyjaśnienia lub poprawienie dokumentu, o czym informuje IPOC. IZ RPO WSL ma 10 dni roboczych na wysłanie poprawionego dokumentu lub wyjaśnień do IPOC. IZ RPO WSL ma 10 dni roboczych na wysłanie poprawionego dokumentu lub wyjaśnień do IC i do wiadomości IPOC lub bezpośrednio do IPOC zgodnie z prośba IC zawartą w piśmie. W uzasadnionych przypadkach, za zgodą IC, możliwe jest wydłużenie tego terminu. Zgodnie z powyższymi Wytycznymi, IC dokonuje poświadczenia wydatków po spełnieniu przez IZ warunków, m.in.: IZ RPO WSL przekazuje do wiadomości IC zatwierdzony przez Komisję Europejską RPO WSL oraz wszelkie zmiany decyzji Komisji w sprawie wkładu funduszu w Program; decyzje Komisji zmieniające RPO WSL przekazywane są przez IC do IPOC, IZ RPO WSL przedkłada do KE Opis systemu zarządzania i kontroli dla RPO WSL a do IC opis systemu do konsultacji, a następnie informacje o wysłaniu ww. opisu do Komisji wraz z ostateczną wersją dokumentu. IC po otrzymaniu od IZ RPO WSL Opis systemu zarządzania i kontroli przekazuje go do IPOC. Instytucja Audytowa (IA) ocenia utworzony system zarządzania i kontroli oraz przeprowadza (na podstawie art. 71 rozporządzenia rady (WE) nr 1083/2006) audyt zgodności. Przygotowane przez IA, we współpracy z IZ RPO WSL, sprawozdanie oraz 209

210 opinia z audytu przesyłane są do KE celem zaakceptowania. Po akceptacji sprawozdania i opinii przez Komisję Europejską, IA informuje o powyższym IC, a ta IPOC. Procedura przygotowania i przekazania poświadczenia i deklaracji wydatków oraz wniosku o płatność od IZ RPO WSL do IC/ IPOC przedstawiona została schematycznie w załączniku 1.5 do niniejszego Podręcznika. 8.6 Przekazanie przez IZ RPO WSL wkładu na rzecz funduszy pożyczkowych i poręczeniowych IZ RPO WSL przekazuje wkład na rzecz funduszy pożyczkowych i poręczeniowych realizowanych w ramach Priorytetu I Badania i rozwój technologiczny (B+R), innowacje i przedsiębiorczość, Działanie 1.1. Wzmocnienie atrakcyjności inwestycyjnej regionu, Poddziałanie Infrastruktura rozwoju gospodarczego na podstawie zawartej umowy z danym beneficjentem pod warunkiem ustanowienia przez beneficjenta prawomocnego zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy o dofinansowanie oraz zaakceptowanym przez IZ RPO WSL złożonym przez beneficjenta wniosku o przekazanie wkładu na utworzenie funduszu. Wniosek o przekazanie wkładu na utworzenie funduszu składany jest przez beneficjenta poprzez wypełnienie wniosku w LSI. Wersję papierową wniosku beneficjent składa w Kancelarii Ogólnej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego. Wniosek o przekazanie wkładu na utworzenie funduszu pożyczkowego/ poręczeniowego składany jest przez beneficjenta za pomocą LSI RPO WSL. W celu rejestracji w LSI stosownego wniosku na potrzeby dokonania wkładu, beneficjent posługuje się w ramach LSI typem wniosku o płatność oznaczonym jako płatność zaliczkowa określając w ten sposób wielkość wnioskowanego wkładu od IZ RPO WSL. Wniosek o wniesienie wkładu w formie papierowej składany jest przez beneficjenta w jednym egzemplarzu wraz z wersją elektroniczną wypełnianą poprzez LSI. Beneficjent do wersji papierowej złożonego wniosku o wniesienie wkładu w fundusz pożyczkowy/ poręczeniowy załącza stosowne dokumenty potwierdzające wniesienie przez niego wkładu własnego na rzecz tworzonego funduszu pożyczkowego/ poręczeniowego. Procedurę składania wniosku o wniesienie wkładu w fundusz pożyczkowy/ poręczeniowy stosuje się odpowiednio zgodnie z rozdziałem Przyjmowanie i rejestracja wniosków beneficjentów o płatność. Opatrzony numerem wniosek beneficjenta o wniesienie wkładu poddawany jest ocenie formalno-merytorycznej, zgodnie z listą sprawdzającą, stanowiącą załącznik nr 8.13 do Podręcznika (w celu stwierdzenia poprawności danych zawartych we wniosku pracownik weryfikujący wniosek o wniesienie wkładu wypełnia listę sprawdzającą uwzględniając specyfikę projektu). Po weryfikacji formalno-merytorycznej wniosku o wniesienie wkładu z zachowaniem zasady dwóch par oczu oraz po wypełnieniu listy sprawdzającej (stanowiącej załącznik 8.13) pracownik RPC przedkłada wniosek wraz z listą sprawdzającą do akceptacji koordynatorowi RPC. Następnie kierownik RPC dokonuje zatwierdzenia wyniku oceny wniosku i przekazuje Dyrektorowi WRR/ zastępcy Dyrektora WRR lub jednemu z Członków Zarządu Województwa do jego ostatecznej akceptacji. Akceptacja następuje poprzez podpisanie listy sprawdzającej do wniosku o płatność. Po jego zatwierdzeniu jest on przekazywany do RRP celem przygotowania zlecenia płatności do BGK dotyczącej wniesienia wkładu w dany fundusz pożyczkowy/ poręczeniowy. Wniosek o wniesienie wkładu nie jest rejestrowany w KSI. 210

211 W przypadku wniosku o wniesienie wkładu zawierającego błędy pracownik RPC zwraca się w formie pisemnej lub elektronicznej do beneficjenta o wyjaśnienia lub korektę. Weryfikacja wniosku o wniesienie wkładu oraz przekazanie wkładu na rzecz funduszu poręczeniowego/ pożyczkowego następuje w terminie do 20 dni roboczych od dnia złożenia przez Beneficjenta prawidłowo wypełnionego wniosku o wniesienie wkładu Weryfikacja wniosku o płatność potwierdzającego utworzenie funduszu pożyczkowego/ poręczeniowego oraz dokonania wkładu na rzecz tego funduszu Zgodnie z art. 78 ust. 6 Rozporządzenia Rady (WE) 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 (z późn. zm.) odnośnie instrumentów inżynierii finansowej określonych w art. 44, całkowite wydatki opłacone na utworzenie takich funduszy lub funduszy powierniczych lub wniesienie wkładu do nich podlegają certyfikacji do KE. Jednakże podczas częściowego lub całkowitego zamknięcia programu operacyjnego wydatki kwalifikowalne określa się zgodnie z art. 78 ust. 6 po czym deklaracja wydatków jest odpowiednio korygowana. W celu rozliczenia w ramach projektu dokonanego wkładu na rzecz tworzonego funduszu pożyczkowego/ poręczeniowego beneficjent po dokonaniu wkładu na rzecz funduszu pożyczkowego/ poręczeniowego składa wniosek o płatność (na potrzeby KSI SIMIK oznaczony, jako wniosek o płatność końcową). Wniosek rozliczający przekazane środki na utworzenie funduszu składany jest przez beneficjenta poprzez wypełnienie wniosku w LSI. Wersję papierową wniosku beneficjent składa w Kancelarii Ogólnej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego. Wniosek o wniesienie wkładu w formie papierowej w jednym egzemplarzu składany jest (zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik 8.1 do Podręcznika) wraz z wersją elektroniczną wypełnianą poprzez LSI. W składanym wniosku o płatność jako koszty kwalifikowane w ramach projektu beneficjent wykazuje dokonany wkład na rzecz funduszu jako sumę dokonanego wkładu własnego oraz wkładu IZ PRO WSL. Wniosek rozliczający przekazane środki dla projektów realizowanych w ramach typu 7 poddziałania poddawany jest ocenie formalno-merytorycznej, zgodnie z listą sprawdzającą, stanowiącą załącznik nr 8.14 do Podręcznika (w celu stwierdzenia poprawności danych zawartych we wniosku pracownik RPC weryfikujący wniosek rozliczający przekazane środki wypełnia listę sprawdzającą uwzględniając specyfikę projektu). Po weryfikacji formalno-merytorycznej wniosku z zachowaniem zasady dwóch par oczu oraz po wypełnieniu listy sprawdzającej (stanowiącej załącznik 8.14) pracownik RPC przedkłada wniosek wraz z listą sprawdzającą do akceptacji koordynatorowi RPC. Następnie kierownik RPC dokonuje zatwierdzenia wyniku weryfikacji i przekazuje Dyrektorowi WRR/ zastępcy Dyrektora WRR lub jednemu z Członków Zarządu województwa do ostatecznej akceptacji wniosku. Akceptacja następuje poprzez podpisanie listy sprawdzającej do wniosku rozliczającego przekazane środki Sprawozdania okresowe z działalności funduszu Beneficjenci Poddziałania Infrastruktura rozwoju gospodarczego, Typ projektu nr 7 Dokapitalizowanie zewnętrznych źródeł dofinansowania przedsiębiorczości, składają sprawozdania z realizacji projektów zgodnie z załącznikiem 8.15 Instrukcja wypełniania sprawozdań okresowych z działalności funduszu oraz załącznikiem 8.11 Wzór 211

212 sprawozdania okresowego. Weryfikacja sprawozdań następuje zgodnie z załącznikiem 8.12 Lista sprawdzająca do sprawozdania okresowego. Sprawozdania okresowe, w których nie są rozliczane koszty zarządzania funduszem będą weryfikowane wyłącznie przez pracowników RSIMP część A listy sprawdzającej stanowiącej Załącznik 8.12 do Podręcznika. Jednocześnie pracownik RSiMP, po stwierdzeniu, że wykazano w zestawieniu zamówienie publiczne po raz pierwszy, sprawdza czy beneficjent załaczył pełną dokumentację w formie elektronicznej dotyczącą zamówień dla których istnieje konieczność weryfikacji poprawności przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (wszystkie tryby udzielenia zamówień publicznych wymienione w ustawie z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych) i przekazuje, na postawie rejestru obiegu Kierownikowi RKPR/ koordynatorowi RKPR/ pracownikowi RKPR, pierwszą stronę sprawozdania wraz z elektroniczną wersją wymaganych dokumentów. Jeśli postępowanie podlegało kontroli ze strony IZ RPO WSL lub nie zostało przeprowadzone w jednym z trybów wymienionych w ustawie Prawo zamówień publicznych, Beneficjent jest zwolniony z obowiązku załączania dokumentów jego dotyczących. Dokumenty powinny być załączane w formacie.pdf i obejmować (w zależności od trybu udzielenia zamówienia) dokumenty szczegółowo wymienione w Załączniku nr W przypadku stwierdzenia braku dokumentacji w formie elektronicznej koniecznej do zweryfikowania poprawności przeprowadzonego postępowania o zamówienie publiczne przedstawionego w bieżącym sprawozdaniu pracownik może wezwać beneficjenta (pisemnie lub w formie elektronicznej) do ich uzupełnienia bez potrzeby składania korekty wniosku. Wezwanie to odnotowywane jest w liście sprawdzającej. Dokonane uzupełnienie przez beneficjenta odnotowywane jest w liście sprawdzającej. Od momentu wezwania do uzupełnienia bieg terminów weryfikacji ulega wstrzymaniu. Po otrzymaniu uzupełnienia pracownik RSiMP przekazuje, zgodnie z powyższym wskazaniem, pierwszą stronę sprawozdania wraz z elektroniczną wersją wymaganych dokumentów. Brak załączonych do sprawozdania dokumentów mających związek z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, które do tej pory nie podlegało kontroli ze strony IZ RPO WSL, powoduje wstrzymanie zatwierdzenia wydatków w ramach danego postępowania. Weryfikacja poprawności przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego odbywa się równocześnie w każdej części sprawozdania. Wynik weryfikacji poprawności przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego przekazywany jest przez Kierownika RKPR/ koordynatora RKPR/ pracownika RKPR - Kierownikowi RSiMP/ koordynatorowi RSiMP/ pracownikowi RSiMP na podstawie rejestru obiegu. Sprawozdania okresowe rozliczające koszty zarządzania funduszem, są weryfikowane przez pracowników RSIMP (część A i D), RPC (część B), RKFS (część C). W sprawozdaniach tych następuje rozliczenie kosztów zarządzania, finansowanych w ramach wcześniej przekazanych środków dofinansowania (w postaci wkładu do funduszu), w proporcji odpowiadającej zapisom umowy o dofinansowanie projektu. Rozliczenie kosztów zarządzania następuje w oparciu o informacje przedstawione przez Beneficjenta w Tabeli nr 6 sprawozdania rozliczającego koszty zarządzania funduszem (zawierającej zestawienie poniesionych kosztów na zarządzanie) oraz wszystkie dokumenty potwierdzające poniesienie kosztów związanych z zarządzaniem projektem. 212

213 W ramach danego rozliczenia nie następuje dodatkowe przekazanie środków na rzecz beneficjenta z tytułu dofinansowania wydatków kwalifikowalnych. Zatwierdzeniu podlegają wydatki poniesione w ramach kosztów zarządzania projektem, które spełniają wszystkie warunki związane z kwalifikowalnością wydatków zgodnie z umową o dofinansowanie, Rozporządzeniami WE, wytycznymi MRR oraz dokumentami programowymi RPO WSL w tym zakresie. Po weryfikacji formalno-merytorycznej sprawozdania z zachowaniem zasady dwóch par oczu oraz po wypełnieniu listy sprawdzającej stanowiącej załącznik 8.12 przez pracowników RSIMP (w przypadku sprawozdania rozliczającego koszty zarządzania także przez pracowników RPC i RKFS) wyznaczony pracownik RSiMP przedkłada sprawozdanie wraz z listą sprawdzającą do akceptacji kierownikowi RSiMP a ten Dyrektorowi WRR/zastępcy Dyrektora WRR. W przypadku gdy sprawozdanie zawiera błędy pracownik RSiMP zwraca się w formie pisemnej lub elektronicznej do beneficjenta o wyjaśnienia lub korektę. Weryfikacja sprawozdania nie rozliczającego kosztów zarządzania funduszem następuje w terminie do 20 dni, a sprawozdania, w którym rozliczane są koszty zarządzania w terminie do 30 dni roboczych od dnia złożenia przez Beneficjenta prawidłowo wypełnionego sprawozdania. Informacja o wyniku weryfikacji sprawozdania przekazywana jest beneficjentowi w formie pisemnej lub elektronicznej, niezwłocznie po zatwierdzeniu sprawozdania przez Dyrektora WRR/ zastępcy Dyrektora WRR. W przypadku braku zatwierdzenia kosztów zarządzania funduszem jako kosztów kwalifikowanych (w sprawozdaniu rozliczającym koszty zarządzania funduszem) beneficjent będzie zobowiązany dokonać zwrotu środków odpowiadających proporcji wynikającej z wniesionego przez IZ RPO WSL wkładu w ramach wydatków uznanych za niekwalifikowane na rachunek bankowy, z którego udzielane są poręczenia lub pożyczki, po wezwaniu przez IZ RPO, w trybie przewidzianym w ustawie z 27 sierpnia 2009 o finansach publicznych. Po zatwierdzeniu sprawozdania przez Dyrektora WRR/ zastępcy Dyrektora WRR pracownik RSIMP uzupełnia w KSI SIMIK informacje o osiąganych wskaźnikach projektu poprzez wprowadzenie sprawozdania do systemu. 8.7 Częściowe zamknięcie Programu Państwo członkowskie określa terminy dokonywania częściowego zamknięcia programów operacyjnych. Częściowe zamknięcie Programu odnosi się do operacji (Priorytetów/Działań) zakończonych w okresie do dnia 31 grudnia poprzedniego roku, tzn., gdy działania zostały faktycznie przeprowadzone, wydatki beneficjentów oraz odpowiedniego wkładu publicznego zostały opłacone. Częściowe zamknięcie Programu dokonywane jest pod warunkiem przesłania KE do dnia 31 grudnia danego roku: przez IC - deklaracji wydatków dotyczącej operacji, które zostały zakończone do dnia 31 grudnia roku poprzedniego, przez IA - deklaracji częściowego zamknięcia, zawierającej ocenę zgodności z prawem i prawidłowości tych wydatków. W przypadku zakończenia operacji RPC przygotowuje wniosek o płatność wraz z poświadczeniem poniesionych wydatków w ramach danego Działania, według wzoru określonego w załączniku nr X Rozporządzenia 1828/2006. Poświadczenie wydatków oraz wniosek przekazywane są do IPOC. IPOC w terminie 10 dni roboczych dokonuje 213

214 weryfikacji formalnej i merytorycznej wniosku, a następnie przekazuje dokumentację do IC. W przypadku, gdy weryfikacja Poświadczenia i wniosku wykaże błędy, IZ RPO WSL zostaje wezwana do wniesienia poprawek i ponowne przesłanie dokumentu z uwzględnionymi uwagami w wyznaczonym przez IPOC terminie. Procedury zawarte w tym rozdziale zostaną uzupełnione po wydaniu odpowiednich wytycznych przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego. Rodzaje ryzyk występujących w procesach dotyczących weryfikacji wniosków o płatność L.p. Rodzaj ryzyka Waga ryzyka* Oczekiwany mechanizm kontroli wewnętrznej 1 Stosowanie nieaktualnych procedur 1 Procedura aktualizacji; weryfikacja procedur przez instytucję wyższego szczebla 2 Złożenie wniosku przez podmiot nieuprawniony (z którym nie została podpisana umowa o dofinansowanie) 1 Korzystanie z aplikacji generującej wniosek o płatność w oparciu o dane z umowy o dofinansowanie 3 Wniosek jest niekompletny, wypełniony błędnie, nie zawiera kompletu wymaganych załączników w tym dowodów księgowych potwierdzających poniesienie wszystkich wydatków ujętych we wniosku 3 Lista sprawdzająca weryfikacji wniosku; zasada dwóch par oczu 4 Błędne przeprowadzanie weryfikacji wniosku 3 Lista sprawdzająca weryfikacji wniosku; zasada dwóch par oczu 5 Wniosek obejmuje wydatki/koszty niekwalifikowalne 3 Lista sprawdzająca weryfikacji wniosku 6 Wniosek obejmuje wydatki nieponiesione i/lub niezapłacone rzeczywiście przez beneficjenta 2 Kontrola postępu rzeczowego projektu; weryfikacja dokumentacji załączonej do wniosku o płatność 7 Informacje zawarte we wniosku są nieprawdziwe 2 Lista sprawdzająca weryfikacji wniosku 8 Wniosek został złożony po terminie 3 Kontrola postępu rzeczowego projektu 9 Do wniosku zostały dołączone faktury lub inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej wykorzystane przy innych wnioskach o płatność 2 baza danych dokumentów finansowych lub równoważnych dla danego projektu 10 Wniosek zawiera błędy rachunkowe 3 Stosowanie zasady dwóch par oczu w trakcie weryfikacji dokumentów źródłowych oraz sporządzania wniosków i zestawień, korzystanie z aplikacji generującej wniosek o płatność 11 Wniosek został złożony na kwotę wyższą niż określona w umowie o dofinansowanie 1 Lista sprawdzająca oceny wniosku; korzystanie z aplikacji generującej wniosek o płatność 12 Kwota do wypłaty została zatwierdzona bez uwzględnienia potrąceń wynikających z nienależnie pobranych środków przez beneficjenta 2 Rejestr obciążeń na projekcie 13 Płatność zostanie dokonana pomimo kwot, które beneficjent powinien 1 Monitoring statusu wniosku w elektronicznej bazie danych komórka merytoryczna, 214

215 zwrócić, ze względu na niewłaściwe wykorzystanie środków (brak porównania z rejestrem obciążeń na projekcie) prowadzenie i monitoring rejestru obciążeń na projekcie 14 Suma wypłaconych środków przekroczy kwotę określoną w umowie o dofinansowanie 1 Rejestr dokonanych płatności, Bieżąca aktualizacja danych w lokalnym systemie informatycznym 15 Dyspozycja przekazania środków została wystawiona na inną kwotę niż podana w zweryfikowanym i zaakceptowanym wniosku o płatność 1 Stosowanie zasady dwóch par oczu 16 Numer rachunku bankowego podany w dyspozycji przekazania środków jest inny niż w umowie o dofinansowanie 1 Monitorowanie bazy umów i aneksów do umów o dofinansowanie 17 Wnioski złożone przez Beneficjentów obejmują łącznie kwotę wydatków w wysokości niższej niż określona przez IC/IPOC minimalna wartość 2 Monitoring postępu rzeczowego i finansowego projektów 18 Wniosek opiewa na kwotę zawyżoną gdyż nie pomniejszono środków o niekwalifikowalne i/lub o kwotę przychodu i/lub o kwotę zwrotu 2 Lista sprawdzająca oceny wniosku; 19 IC/IPOC odmawia certyfikacji części/całości wydatków lub dokonuje korekt finansowych w złożonym wniosku 2 Czytelne i przejrzyste zasady certyfikowania wydatków, stosowanie przepisów, dokładne określenie i podział kompetencji pomiędzy instytucje 20 Komisja Europejska zgłasza zastrzeżenia do sprawozdania rocznego z realizacji Programu 1 Bieżący monitoring na poziomie projektów, osi priorytetowych oraz Programu 21 IC/IPOC przedkłada Komisji Europejskiej wniosek o płatność oraz deklarację wydatków niespełniające wymogów formalnych i/lub merytorycznych. 1 Czytelne i przejrzyste zasady certyfikowania wydatków, stosowanie przepisów, dokładne określenie i podział kompetencji pomiędzy instytucje 22 Komisja Europejska zgłasza uwagi i zastrzeżenia do Sprawozdania z oceny systemu zarządzania i kontroli 2 Przestrzeganie przepisów wspólnotowych oraz krajowych, a także wytycznych w trakcie sporządzania i realizacji procedur zarządzania i kontroli 23 Zaliczka/refundacja zostanie wypłacona pomimo braku zawartej umowy o dofinansowanie 1 Baza danych umów o dofinansowanie; Procedura sporządzania dyspozycji przekazania płatności; Procedura weryfikacji dyspozycji przekazania płatności 24 Płatność nie zostanie wypłacona w terminie 1 Monitoring statusu wniosku w elektronicznej bazie danych komórka merytoryczna, beneficjent; Procedura sporządzania dyspozycji przekazania płatności; Procedura weryfikacji dyspozycji przekazania płatności 25 Płatność nie zostanie wypłacona, pomimo pozytywnie zweryfikowanego wniosku o płatność 1 Monitoring statusu wniosku w elektronicznej bazie danych komórka merytoryczna, beneficjent; Procedura sporządzania dyspozycji przekazania płatności; Procedura weryfikacji dyspozycji przekazania płatności 26 Zaliczka zostanie wypłacona w niewłaściwej wysokości 1 Procedura sporządzania dyspozycji przekazania płatności; Procedura weryfikacji dyspozycji przekazania płatności 215

216 27 Płatność zostanie dokonana wielokrotnie na ten sam wniosek o płatność 1 Monitoring statusu wniosku w elektronicznej bazie danych komórka merytoryczna; Procedura sporządzania dyspozycji przekazania płatności; Procedura weryfikacji dyspozycji przekazania płatności 28 Płatność zostanie dokonana w wysokości innej niż wynikająca ze zweryfikowanego i poprawnie ocenionego wniosku o płatność 1 Monitoring statusu wniosku w elektronicznej bazie danych komórka merytoryczna; Procedura sporządzania dyspozycji przekazania płatności; Procedura weryfikacji dyspozycji przekazania płatności 29 Płatność zostanie dokonana na inny rachunek bankowy niż ten podany przez beneficjenta we wniosku o płatność 1 Monitorowanie aneksów do umów; Procedura sporządzania dyspozycji przekazania płatności; Procedura weryfikacji dyspozycji przekazania płatności 30 Pomoc zostanie wypłacona przed złożeniem przez beneficjenta zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy 2 Monitoring rejestru zabezpieczeń 31 Koszty zawarte we wniosku o płatność są zawyżone w stosunku do przeciętnych 2 Kontrola stosowania art. 35 Ustawy o finansach publicznych. 32 Pomoc zostanie wypłacona podmiotowi nieuprawnionemu na podstawie art. 211 ust. 2 ufp. 1 Oświadczenie beneficjenta o niewykluczeniu z możliwości ubiegania się o dofinansowanie, jako podmiot wskazany w art. 211 Ustawy o finansach publicznych 33 Zaliczka zostanie wypłacona pomimo braku umowy z wnioskodawcą 1 Lista sprawdzająca *waga ryzyka: 1 niska 2 średnia 3 wysoka 216

217 9 Zasady księgowości w ramach RPO WSL 9.1 Regulacje prawne Zasady rachunkowości stosowane w przypadku procedur związanych z wdrażaniem RPO WSL są zgodne z aktualnie obowiązującą Polityką zasad rachunkowości w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Śląskiego (Zarządzenie nr 86/2012 Marszałka Województwa Śląskiego z dnia 31 października 2012 z późn. zmianami - załącznik 9.1, 9.2 do Podręcznika procedur), Instrukcją obiegu i kontroli dokumentów finansowoksięgowych Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego (Zarządzenie nr 87/2012 Marszałka Województwa Śląskiego z dnia 31 października załącznik 9.6 do Podręcznika procedur), Zakładowym Planem Kont dla budżetu Województwa Śląskiego oraz dla Urzędu Marszałkowskiego (Zarządzenie 64/2012 Marszałka Województwa Śląskiego z dnia 1 sierpnia 2012 roku z późn. zmianami załącznik 9.3 i 9.3.a) oraz zarządzeniem nr 143/2011 Marszałka Województwa Śląskiego z 23 września 2011 r. w sprawie: zasad prowadzenia gospodarki kasowej w Urzędzie Marszałkowskim załącznik 9.4 do Podręcznika oraz zarządzeniem w sprawie procedury postępowania przy zwrotach środków europejskich oraz współfinansowania krajowego przez beneficjentów Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego (RPO WSL) oraz Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (PO KL) Zarządzenie nr 37/2012 Marszałka Województwa Śląskiego z dnia 21 marca 2012 r załącznik 9.7 do Podręcznika. 9.2 Procedury finansowo księgowe IZ RPO WSL Księgi rachunkowe prowadzone są w siedzibie jednostki w języku polskim i walucie polskiej. Do ksiąg rachunkowych wprowadza się w postaci zapisu każdą operację gospodarczą, która nastąpiła w danym miesiącu. Księgi rachunkowe obejmują: Dzienniki, Księgę główną, Księgi pomocnicze, Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald ksiąg pomocniczych. W Urzędzie Marszałkowskim prowadzi się księgi rachunkowe przy użyciu komputera, zapewniając automatyczną kontrolę ciągłości zapisów, przenoszenia obrotów i sald. Wydruki komputerowe ksiąg rachunkowych składają się z automatycznie numerowanych stron, z oznaczeniem pierwszej i ostatniej oraz są sumowane na kolejnych stronach w sposób ciągły w roku obrotowym. W Urzędzie Marszałkowskim prowadzona jest wyodrębniona ewidencja księgowa dla zadań realizowanych ze środków funduszy strukturalnych. Szczegółowy opis funkcjonowania kont znajduje się w Zarządzeniu Marszałka, dotyczącym Zakładowego Planu Kont dla budżetu Województwa Śląskiego oraz dla Urzędu Marszałkowskiego. Ewidencja prowadzona jest w taki sposób, aby możliwe było uzyskanie danych odnośnie Programu, priorytetu, działania, poddziałania, projektu, beneficjenta, klasyfikacji budżetowej oraz źródeł finansowania. Obsługę programów finansowo- księgowych i budżetowych wykonują odpowiednio pracownicy Wydziału Księgowości i Wydziału Finansowego upoważnieni przez Skarbnika Województwa Śląskiego. Wejście do systemu zabezpieczone jest hasłem. Dla systemów finansowo księgowych kopie bezpieczeństwa wykonuje się codziennie. 217

218 Oryginały dokumentów finansowo księgowych przechowywane są w zamykanych szafach; pokoje, w których się znajdują zamykane są na klucz. Termin przechowywania dokumentów zgodny jest z terminami podanymi w rozporządzeniach, ustawach czy porozumieniach, dotyczących okresu przechowywania dokumentów, dotyczących funduszy strukturalnych. Szczegóły dotyczące ochrony danych finansowo-księgowych reguluje zarządzenie nr 85/2012 Marszałka Województwa Śląskiego z dnia 29 października 2012 r.w sprawie wprowadzenia Polityki Bezpieczeństwa Informacji w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Śląskiego (załącznik 9.5), Zarządzenie nr 64/2012 z dnia 1 sierpnia 2012 r. Marszałka Województwa Śląskiego w sprawie ustalenia Zakładowego Planu Kont dla budżetu Województwa Śląskiego oraz dla Urzędu Marszałkowskiego z późn. zmianami (załącznik 9.3 i 9.3.a.), Zarządzenie nr 86/2012 Marszałka Województwa Śląskiego w sprawie określenia polityki zasad rachunkowości w UMWŚ z późn. zmianami (załącznik 9.1, 9.2). Podstawą zapisu w księgach rachunkowych są następujące dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej: zewnętrzne obce otrzymane w oryginale od kontrahentów, zewnętrzne własne przekazywane w oryginale kontrahentom, wewnętrzne dotyczące operacji wewnątrz Urzędu Marszałkowskiego. Podstawą zapisów księgowych mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe: zbiorcze służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym wymienione pojedynczo, korygujące poprzednie zapisy, zastępcze wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego, rozliczeniowe ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych. Do dowodów księgowych zalicza się więc między innymi: dyspozycje przekazania środków, polecenia księgowania, pokwitowania pocztowe, faktury, rachunki, faktury korygujące, delegacje służbowe, listy płac, wyciągi bankowe, raporty kasowe. Pozostałe dokumenty, zaliczane do dowodów księgowych zawarte są w zarządzeniu Marszałka Województwa Śląskiego w sprawie: obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych w UM WŚ. Dowody księgowe sporządza się w języku polskim, a ich treść powinna być pełna i zrozumiała. W treści dowodu dopuszczalne jest stosowanie skrótów ogólnie przyjętych. Może być sporządzony w języku obcym, jeśli dowód dotyczy operacji gospodarczej z kontrahentem zagranicznym. Dowód księgowy opiewający na waluty obce powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską. Wartość na dowodzie księgowym, na podstawie którego dokonuje się wydatku jest przeliczana według kursu sprzedaży stosowanego przez bank obsługujący Urząd, obowiązujący w dniu wypłaty zaliczki lub zapłaty. Zatwierdzenia takiego dokumentu dokonuje się najwcześniej w dniu roboczym następującym po dniu dokonania zapłaty lub wypłaty zaliczki. Wartość na dowodzie księgowym, na podstawie którego dokonuje się wypłaty waluty obcej jest przeliczana według kursu kupna stosowanego przez bank obsługujący Urząd, obowiązujący w dniu wypłaty. Zwrot wydatków poniesionych przez pracowników z tytułu podróży służbowych zagranicznych następuje w walucie polskiej według kursu sprzedaży stosowanego przez bank obsługujący Urząd z dnia rozliczenia zaliczki. Dowody księgowe powinny być 218

219 wystawione w sposób staranny, czytelny i trwały. Podpisy na dowodach księgowych składa się odręcznie atramentem lub długopisem. Dane dowodów księgowych nie mogą być zamazywane, przerabiane, wycierane, wyskrobane lub usuwane w inny sposób. Za prawidłowy uważa się dowód księgowy: 1. Stwierdzający fakt realizacji zadania zgodnie z jego rzeczywistym przebiegiem i zawierający co najmniej: określenie rodzaju dowodu i jego numer dowód księgowy musi być oryginalny, określenie stron (nazwy i, adresy, NIP-y) uczestniczących w realizacji zadania, którego dowód dotyczy, datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres realizacji zadania, którego dowód dotyczy, przedmiot i wartość zadania oraz ilościowe jego określenie, jeżeli zadanie jest wymierne w jednostkach naturalnych, wartość wyrażoną liczbowo, podpisy osób odpowiedzialnych za realizację zadania, wskazanie miesiąca księgowania oraz dekretację dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych. 2. Sprawdzony pod względem merytorycznym, oraz formalno rachunkowym, a na dowód sprawdzenia podpisany przez osoby upoważnione. Dowody księgowe zewnętrzne obce wpływające do Urzędu podlegają : opatrzeniu pieczątką wpływu, do Kancelarii Ogólnej oraz Wydziału, opisaniu i sprawdzeniu pod względem merytorycznym, zaklasyfikowaniu zgodnie z planem finansowym i obowiązującą klasyfikacją budżetową, opisaniu zastosowanego trybu zamówienia publicznego, zaklasyfikowaniu zgodnie z obowiązującą klasyfikacją wydatków strukturalnych. Kontrola merytoryczna dowodów księgowych dokonywana przez dysponenta środków polega na sprawdzeniu: - pod względem celowości, legalności i oszczędności - czy wyrażona w dowodzie księgowym operacja gospodarcza jest celowa, oszczędna, dokonana zgodnie z zasadą uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, czy dostawy, roboty i usługi zostały zrealizowane lub wykonane zgodnie z zamówieniem, umową, zleceniem, względnie innymi ustaleniami, zastosowane ceny jednostkowe, dopłaty, upusty są zgodne z zawartymi umowami, kosztorysami, obowiązującymi cennikami i innymi ustaleniami, zastosowane stawki wynagrodzenia, dodatki do wynagrodzeń są rzetelne to znaczy zgodne z wykonywaną pracą i wynikają z obowiązujących przepisów, a przyznane świadczenia są uzasadnione i wynikają z obowiązujących przepisów, zużyte do wykonania usługi, materiały są rzetelne, zgodne z przyjętymi ilościowymi lub finansowymi normami zużycia, przy realizacji wydatku zastosowano przepisy prawa zamówień publicznych wydatek kwalifikuje się do odpowiedniej kategorii i podkategorii wydatków 219

220 strukturalnych. Kontrola formalna dowodów księgowych polega na stwierdzeniu, że wystawione one zostały w sposób technicznie prawidłowy, a w szczególności, ze dowód księgowy: jest oryginałem (lub dokumentem wyznaczonym do księgowania), został wystawiony w sposób prawidłowy i zgodny z obowiązującymi w tym zakresie przepisami, zawiera datę operacji oraz posiada niezbędne załączniki, jest wystawiony w sposób czytelny i trwały, zawiera prawidłową klasyfikacje budżetową. Kontrola rachunkowa dowodów księgowych polega na sprawdzeniu, czy dane liczbowe na dowodach księgowych są prawidłowo wyliczone rachunkowo, zgodnie z zasadami działań matematycznych i zasadami, które obowiązują w danym czasie (np. zasady zaokrągleń, obliczeń podatkowych itp.) 9.3 Obieg dokumentów finansowo księgowych w IZ RPO WSL Obieg dokumentów finansowo księgowych dotyczących krajowego współfinansowania w formie dotacji celowej Dysponent środków finansowych, ujętych w planie finansowym na realizację RPO WSL (wydziały merytoryczne komórki organizacyjne UMWŚ) po sprawdzeniu merytorycznym, dowodów księgowych opatruje je podpisem wraz z pieczątką imienną i datą, przekazuje dowody księgowe do Wydziału Finansowego (Referat ds. planowania i wykonywania funduszy strukturalnych). W przypadku projektów, dla których dotacja celowa przekazywana jest na podstawie wniosku o płatność, dołączana jest kopia tego wniosku oraz zatwierdzona lista sprawdzająca (stanowiąca załącznik 8.3 do Podręcznika) do wglądu. Pracownicy Wydziału Finansowego (Referat ds. planowania i wykonywania funduszy strukturalnych) wykonują kontrolę zgodności przekazywanych środków z planem finansowym, potwierdzając tę czynność na dowodzie księgowym podpisem wraz z datą. W celu wykluczenia zagrożenia dokonania wielokrotnej płatności na ten sam wniosek, pracownik Wydziału Finansowego (Referat ds. planowania i wykonywania funduszy strukturalnych) opatruje zatwierdzoną listę sprawdzającą datą i parafą. Następnie dowód księgowy przekazywany jest do Wydziału Księgowości (WKG), gdzie Dyrektor WKG Główny Księgowy Urzędu lub upoważnieni przez niego pracownicy dokonują kontroli formalno - rachunkowej dokumentu. W przypadku dowodów księgowych dotyczących przekazania środków do IP2 RPO WSL i innych jednostek budżetowych z wyłączeniem Urzędu Marszałkowskiego, kontroli formalno rachunkowej dokonuje pracownik Wydziału Finansowego (Referat ds. planowania i wykonywania funduszy strukturalnych). W przypadkach, w których w wyniku kontroli merytorycznej lub formalno rachunkowej dowodów księgowych wykryte zostały nieprawidłowości, należy: zwrócić dokument kontrahentowi lub Wydziałowi, celem usunięcia nieprawidłowości lub wystawienia dokumentu nowego, zatrzymać i wprowadzić w nim notatkę określającą przyczyny, rodzaj, wielkość i wartość nieprawidłowości wraz z uzasadnieniem, celem podjęcia czynności interwencyjnych. 220

221 Jako potwierdzenie przeprowadzonej kontroli formalnej i rachunkowej dowodów księgowych osoby odpowiedzialne lub sprawujące kontrolę opatrują je podpisem wraz z pieczątką imienną i datą przeprowadzenia kontroli. Dowody księgowe, po podpisaniu przez Skarbnika Województwa lub upoważnionej przez niego osoby, Dyrektora Wydziału Księgowości - Głównego Księgowego UM WŚ wracają do właściwego wydziału merytorycznego, który przedstawia dowody księgowe do ostatecznego zatwierdzenia przez Marszałka lub upoważnionych przez niego osób. Po ostatecznym zatwierdzeniu dowodów księgowych dysponent środków przekazuje je niezwłocznie do Wydziału Księgowości (Referat ds. księgowości funduszy strukturalnych) zgodnie ze Schematem I, celem dokonania przelewów z rachunków Urzędu Marszałkowskiego. W przypadku dokumentów księgowych, dotyczących przekazania środków podległym jednostkom budżetowym przekazywane są do Wydziału Finansowego (Referat ds. księgowości budżetu i sprawozdawczości) zgodnie ze Schematem II, celem dokonania przelewów z rachunku budżetu województwa. Pracownik po wprowadzeniu przelewów do systemu bankowego daje do sprawdzenia drugiemu pracownikowi sporządzone wydruki tych przelewów. Płatność dokonywana jest bez zbędnej zwłoki. Weryfikacja wniosku o płatność zaliczkową oraz przekazanie dyspozycji płatności celem wypłaty środków zaliczki następuje w terminie do 20 dni roboczych od dnia złożenia przez Beneficjenta prawidłowo wypełnionego wniosku o płatność zaliczkową. Weryfikacja wniosku o płatność oraz refundacja wydatków następuje poprzez przekazanie dofinansowania w ramach płatności pośrednich i płatności końcowej przelewem na rachunek bankowy Beneficjenta. Przekazanie dyspozycji płatności następuje w terminie do 40 dni roboczych od dnia złożenia przez Beneficjenta do Instytucji Zarządzającej RPO WSL poprawnego kompletnego i spełniającego wymogi formalne, merytoryczne i rachunkowe wniosku o płatność wraz z wymaganymi załącznikami z zastrzeżeniem dostępności środków na rachunku bankowym płatnika/ IZ RPO WSL z uwzględnieniem terminarza płatności środków europejskich w danym roku kalendarzowym oraz w przypadku współfinansowania krajowego dostępności środków na rachunku bankowym IZ. Po otrzymaniu wyciągu bankowego pracownicy Wydziału Księgowości (Referat ds. księgowości funduszy strukturalnych ) dla wydatków dokonywanych z rachunku Urzędu Marszałkowskiego /Wydziału Finansowego (Referat ds. księgowości budżetu i sprawozdawczości) dla wydatków dokonywanych z rachunku budżetu województwa porównują wartości wynikające z dowodów księgowych z wartościami na wyciągu bankowym, a następnie księgują operacje i zdarzenia gospodarcze. Po zaksięgowaniu operacji pracownik porównuje saldo konta bankowego z saldem konta księgowego, potwierdzając tę czynność podpisem na wyciągu bankowym. Po upływie miesiąca pracownik Wydziału Księgowości (Referat ds. księgowości funduszy strukturalnych) z pracownikiem Wydziału Finansowego (Referat ds. planowania i wykonywania funduszy strukturalnych) i pracownikiem wydziału merytorycznego uzgadniają poniesione w tym okresie wydatki oraz uzyskane dochody. Zachowana jest rozdzielność funkcji pomiędzy kontrolą formalno-rachunkową dowodów księgowych, dokonywaniem wydatków oraz księgowaniem płatności. Każda z wykonywanych czynności (kontrola dokumentów finansowo-księgowych, dokonywanie wydatków, księgowanie) umożliwia identyfikację osoby odpowiedzialnej za jej wykonanie. Żaden z pracowników nie odpowiada za więcej niż jedną z tych czynności. 221

222 Obieg dokumentów finansowo-księgowych Schemat I Komórka organizacyjna UM 2a 1 1a Wydział Finansowy Referat ds. planowania i wykorzystania funduszy 2 Wydział Księgowości 6 Beneficjent / Kontrahent 5 3 Skarbnik Województwa Śląskiego / Dyrektor Wydziału Księgowości Główny 4 Marszałek Województwa Śląskiego 1. komórka organizacyjna UM składa do Wydziału Finansowego (Referat ds. planowania i wykonywania funduszy strukturalnych) sprawdzony i zatwierdzony pod względem merytorycznym, dowód księgowy, który dokonuje weryfikacji zgodności z planem 1a. w przypadku braku zgodności z planem Wydział Finansowy (Referat ds. planowania i wykonywania funduszy strukturalnych) informuje komórkę organizacyjną UM, natomiast dalszy obieg dowodu księgowego zostaje wstrzymany do momentu wprowadzenia stosownych zmian 2a. Wydział Finansowy (Referat ds. planowania i wykonywania funduszy strukturalnych) przekazuje dowód księgowy do Wydziału Księgowości, który sprawdza go pod względem formalno-rachunkowym 2b. w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości Wydział Księgowości dokonuje zwrotu dowodu księgowego lub informuje komórkę organizacyjną UM o stwierdzonej nieprawidłowości celem podjęcia czynności interwencyjnych 3. pracownik Wydziału Księgowości przekazuje dowód księgowy do Skarbnika Województwa/ Dyrektora Wydziału Księgowości Głównego Księgowego Urzędu, który dokonuje wstępnej kontroli operacji gospodarczych i finansowych 4. komórka organizacyjna UM przekazuje dowód księgowy do zatwierdzenia do wypłaty przez Marszałka lub upoważnione przez niego osoby 5. komórka organizacyjna UM przekazuje dowód księgowy do Wydziału Księgowości (Referat ds. księgowości funduszy 222

223 Obieg dokumentów finansowo-księgowych Schemat II Komórka organizacyjna UM 1 1a Wydział Finansowy 5 Jednostka budżetowa 4 2 Skarbnik Województwa Śląskiego 3 Marszałek Województwa Śląskiego 1. komórka organizacyjna UM składa do Wydziału Finansowego (Referat ds. planowania i wykonywania funduszy strukturalnych) sprawdzony i zatwierdzony pod względem merytorycznym, dowód księgowy, który dokonuje weryfikacji zgodności z planem oraz kontroli pod względem formalno-rachunkowym 1a. w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości Wydział Finansowy (Referat ds. planowania i wykonywania funduszy strukturalnych) dokonuje zwrotu dowodu księgowego lub informuje komórkę organizacyjną UM o stwierdzonej nieprawidłowości celem podjęcia czynności interwencyjnych 2. pracownik Wydziału Finansowego (Referat ds. planowania i wykonywania funduszy strukturalnych) przekazuje dowód księgowy do Skarbnika Województwa, który dokonuje wstępnej kontroli operacji gospodarczych i finansowych 3. komórka organizacyjna UM przekazuje dowód księgowy do zatwierdzenia do wypłaty przez Marszałka lub upoważnionej przez niego osoby 4. komórka organizacyjna UM przekazuje dowód księgowy do Wydziału Finansowego (Referat ds. Księgowości budżetu i sprawozdawczości) 5. Wydział Finansowy (Zespół zadaniowy ds. Księgowości budżetu i sprawozdawczości) dokonuje płatności na r-k podległych jednostek budżetowych z wyłączeniem Urzędu Marszałkowskiego Wszystkie czynności opisane w pkt od 1-5 realizowane są niezwłocznie 223

224 9.3.2 Obieg dokumentów dotyczących płatności w ramach środków europejskich Na podstawie przekazanych do RRP zaakceptowanych wniosków o płatność zaliczkową bądź płatność pośrednią/końcową pracownik RRP po sprawdzeniu planu finansowego i harmonogramu składania wniosków o płatność złożonego przez beneficjenta w SIWIZ RPO WSL sporządza w portalu komunikacyjnym BGK ZLECENIA zlecenie płatności dla beneficjenta w ramach środków europejskich. Po zapisaniu zlecenia w systemie pracownik sporządza wydruk zlecenia i przekazuje wraz z dokumentacją Kierownikowi RRP/ Koordynatorowi RRP w celu sprawdzenia poprawności danych wprowadzonych do zlecenia w portalu BGK. Po podpisaniu wydruku zlecenia płatności przez Kierownika RRP/ Koordynatora RRP pracownik RRP zatwierdza zlecenie płatności w portalu BGK i dokonuje wydruku zatwierdzonego zlecenia. Następnie przekazuje wydruk Kierownikowi RRP/ Koordynatorowi RRP, który po jego podpisaniu przekazuje wydruk zatwierdzonego zlecenia wraz z dokumentacją do Zastępcy Dyrektora WRR/ Kierownika RRP w celu dokonania autoryzacji zlecenia płatności. Następnie autoryzacji zlecenia płatności w portalu komunikacyjnym BGK dokonuje Marszałek Województwa/ członek zarządu/osoba upoważniona. Po otrzymaniu raportu z BGK potwierdzającego realizację o płatności ze środków europejskich na rachunek beneficjenta pracownik RRP przekazuje w formie elektronicznej informację o dokonanych płatnościach do Kierownika RPC oraz następnie pracownik RRP rejestruje fakt dokonania płatności w LSI RPO WSL (moduł EWP) i SIMIK. W celu wykluczenia zagrożenia dokonania wielokrotnej płatności na ten sam wniosek, pracownik RRP opatruje zatwierdzoną listę sprawdzającą datą i parafą. Następnie wniosek o płatność oraz listę sprawdzającą pracownik RRP przekazuje pracownikowi RPC rejestrując ten fakt w rejestrze obiegu wniosku o płatność. Od 1 stycznia 2013r. IZ ma możliwość anulowania złożonych zleceń. Będzie to możliwe w okresie od dnia złożenia zlecenia do dnia roboczego bezpośrednio poprzedzającego dzień płatności. W dniu płatności nie ma możliwości anulowania zleceń, które zostały zakwalifikowane do zapłaty w tym dniu. Pracownik RRP po zapisaniu anulowania zlecenia płatności w systemie sporządza wydruk anulowanego zlecenia i przekazuje wraz z dokumentacją Kierownikowi RRP/ Koordynatorowi RRP w celu sprawdzenia poprawności danych zawartych w anulowaniu zlecenia płatności złożonego w portalu BGK. Po podpisaniu wydruku anulowania zlecenia płatności przez Kierownika RRP/ Koordynatora RRP pracownik RRP zatwierdza anulowanie zlecenia płatności w portalu BGK i dokonuje wydruku anulowania zlecenia. Następnie przekazuje wydruk Kierownikowi RRP/ Koordynatorowi RRP, który po jego podpisaniu przekazuje wydruk zatwierdzonego anulowania zlecenia płatności wraz z dokumentacją do Zastępcy Dyrektora WRR/ Kierownika RRP w celu dokonania autoryzacji anulowanego zlecenia płatności. Anulowanie zlecenia wymaga cyfrowego podpisu w portalu komunikacyjnym BGK przez Marszałka Województwa/ członka zarządu/osoby upoważnionej. Do 5 dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dane dotyczą pracownik RRP sporządza zbiorczą informację o zleceniach płatności przekazanych do Banku zgodnie z załącznikiem nr 2 do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 21 grudnia 2012 r. w sprawie płatności w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich oraz przekazywania informacji dotyczących tych płatności (Dz. U. z 2012 r. poz. 1539) w formie elektronicznej lub pisemnej. Następnie załącznik przekazywany jest do zaparafowania kierownikowi RRP/ koordynatorowi RRP. Po podpisaniu załącznika przez kierownika RRP/koordynatora RRP dokumenty podpisuje Dyrektor WRR/ Zastępca 224

225 Dyrektora WRR. Po akceptacji załącznika dokumenty przesyłane są w wersji elektronicznej lub papierowej do dysponenta tj. MRR. Do 5 dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dane dotyczą pracownik RRP sporządza zbiorczą informację o zleceniach płatności przekazanych do Banku zgodnie z załącznikiem nr 3 do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 21 grudnia 2012 r. w sprawie płatności w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich oraz przekazywania informacji dotyczących tych płatności (Dz. U. z 2012 r. poz. 1539) w formie elektronicznej i pisemnej. Następnie załącznik przekazywany jest wraz z notatką dla Zarządu Województwa Śląskiego do zaparafowania kierownikowi RRP/ koordynatorowi RRP. Po podpisaniu notatki i załącznika przez kierownika RRP/ koordynatora RRP dokumenty podpisuje Dyrektor WRR/ Zastępca Dyrektora WRR. Po akceptacji dokumenty przekazywane są do zarządu województwa. Po otrzymaniu z BGK pisemnej informacji dotyczącej dokonanego przez Beneficjenta zwrotu środków na rachunek Ministra Finansów, pracownik ROF sporządza w formie pisemnej załącznik nr 4 (zgodny z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 21 grudnia 2012 r. w sprawie płatności w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich oraz przekazywania informacji dotyczących tych płatności Dz. U. z 2012 r. poz. 1539) wraz z notatką dla Dyrektora WRR i zastępców dyrektora informującą o dokonanym zwrocie w terminie trzech dni roboczych następujących po dniu otrzymania informacji z Banku. Następnie załącznik przekazywany jest do zaparafowania kierownikowi ROF. Po parafowaniu notatki i załącznika przez kierownika ROF notatka podpisywana jest przez Dyrektora WRR/Zastępcy Dyrektora a następnie Dyrektor WRR i Zastępcy Dyrektora WRR potwierdzają na kopii notatki otrzymanie informacji o dokonanym przez beneficjenta zwrocie. Następnie kopie notatki przekazywane są kierownikom referatów. Na podstawie notatki o dokonanym zwrocie oraz załącznika pracownik RRP wpisuje kwotę zwrotu wraz z ewentualnymi odsetkami do SIWIZ RPO WSL. Pracownik RRP prowadzi pomocniczą ewidencję płatności na rzecz beneficjentów w ramach RPO. Ewidencja prowadzona jest na podstawie zrealizowanych przez BGK zleceń płatności, narastająco, w formie elektronicznej. Pracownik RRP dokonuje zapisu płatności do trzech dni po upływie terminu płatności wskazanym w terminarzu płatności BGK. Ponadto pracownik RRP sporządza informacje, które po zaparafowaniu przez Koordynatora i Kierownika RRP oraz podpisaniu przez Dyrektora WRR/ Zastępcy Dyrektora WRR są przekazywane do Wydziału Księgowości w formie papierowej oraz elektronicznej : informacja o zleceniach płatności przekazywanych do BGK oraz o płatnościach dokonanych przez BGK z budżetu środków europejskich w terminie do dwóch dni roboczych następujących po upływie terminu płatności przez BGK informacja o zwrotach środków dokonanych przez beneficjentów w zakresie środków europejskich w terminie do ośmiu dni po upływie miesiąca na podstawie pism otrzymanych z BGK informacja o wysokości rozliczonych kwot z budżetu środków europejskich na podstawie wniosków o płatność zatwierdzonych w danym miesiącu w terminie do ósmego dnia następującego po upływie miesiąca, którego informacja dotyczy. Pracownicy Wydziału Księgowości na podstawie danych otrzymanych z RRP prowadzą ewidencję księgową w programie FK zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla 225

226 budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz.U nr 128 poz.861 z późn. zm.) oraz Zarządzeniem nr 64/2012 z dnia 1 sierpnia 2012 r. Marszałka Województwa Śląskiego w sprawie ustalenia Zakładowego Planu Kont dla budżetu Województwa Śląskiego oraz dla Urzędu Marszałkowskiego z późn. zmianami. Zwroty środków europejskich dokonane przez beneficjentów na rachunki Urzędu Marszałkowskiego ewidencjonowane są zgodnie z zarządzeniem w sprawie procedury postępowania przy zwrotach środków europejskich oraz współfinansowania krajowego przez beneficjentów Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego (RPO WSL) oraz Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (PO KL) (Zarządzenie nr 00037/2012 Marszałka Województwa Śląskiego z dnia 21 marca 2012 r. załącznik 9.7 do Podręcznika). Ponadto pracownicy Wydziału Księgowości na podstawie danych otrzymanych z Wydziału Rozwoju Regionalnego dotyczących środków odzyskanych, prowadzą ewidencje księgową pozabilansową w programie FK zgodnie z Zarządzeniem nr 64/2012 z dnia 1 sierpnia 2012 r. Marszałka Województwa Śląskiego w sprawie ustalenia Zakładowego Planu Kont dla budżetu Województwa Śląskiego oraz dla Urzędu Marszałkowskiego z późn. zmianami. 226

227 Realizacja płatności Komórka organizacyjna UM Referat ds. realizacji płatności w Wydziale Rozwoju 1 Dyrektor WRR / Zastępca Dyrektora WRR 2 Marszałek Województwa Śląskiego 3 Bank Gospodarstwa Krajowego 4 Beneficjent 1. komórka organizacyjna UM Referat ds. realizacji płatności w Wydziale Rozwoju Regionalnego sporządza i zatwierdza zlecenie płatności w portalu komunikacyjnym BGK ZLECENIA 2. Dyrektor WRR/Zastępca Dyrektora WRR dokonuje autoryzacji zlecenia płatności do BGK 3. Marszałek Województwa Śląskiego/Członek Zarządu/osoba upoważniona dokonuje autoryzacji zlecenia płatności w portalu komunikacyjnym BGK 4. po autoryzacji zlecenia BGK przyjmuje zlecenie do wypłaty i dokonuje przelewu na rachunek beneficjenta zgodnie z terminarzem płatności środków europejskich Wszystkie czynności opisane w pkt od 1-5 realizowane są niezwłocznie 227

228 9.4 Obowiązki beneficjentów dotyczące księgowości Dla projektów współfinansowanych z EFRR w ramach RPO WSL, beneficjenci zobowiązani są zapewnić odpowiednie standardy prowadzonej przez siebie dokumentacji księgowej. Wymogi dotyczące powyższej kwestii regulują zapisy umowy o dofinansowanie projektu. W szczególności wymogi te dotyczą prowadzenia ksiąg rachunkowych na bieżąco w sposób rzetelny, bezbłędny oraz umożliwiający stwierdzenie poprawności dokonywanych w nich zapisów, stanów kont oraz zastosowanych procedur obliczeniowych. Beneficjent zobowiązany jest do prowadzenia, zgodnie z obowiązującymi przepisami i wytycznymi IZ RPO WSL, wyodrębnionej ewidencji księgowej, dotyczącej realizacji projektu - z podziałem analitycznym i w sposób przejrzysty, umożliwiającej identyfikację poszczególnych operacji księgowych i bankowych przeprowadzonych dla wszystkich wydatków w ramach projektu. Zapisy księgowe winny odzwierciedlać stan rzeczywisty, a dowody księgowe zakwalifikowane do księgowania, powinny być kompletnie i bezbłędnie wprowadzone. Księgi winny być prowadzone na bieżąco, w sposób umożliwiający sporządzenie w terminie obowiązujących sprawozdań i rozliczeń finansowych oraz innych wymaganych informacji. W celu zapewnienia porównywalności danych, księgi powinny być prowadzone zgodnie z zasadą ciągłości, czyli stałego stosowania raz przyjętych rozwiązań. W szczególności dotyczy to grupowania i wykazywania danych w odpowiednich pozycjach sprawozdań finansowych oraz zgodności sald kont z okresu poprzedniego z saldami otwarcia roku rozliczeniowego. Dokumentacja księgowa powinna być przechowywana na nośnikach umożliwiających zapewnienie odpowiedniej ochrony przechowywanym danym, zarówno pod względem trwałości, jak i dostępu osobom nieuprawnionym. Całość dokumentacji dotyczącej projektu, w tym w szczególności księgi rachunkowe wraz z dowodami księgowymi, podlega kontroli odpowiednich organów w trakcie realizacji oraz w okresie 5 lat od momentu zakończenia finansowej realizacji projektu. Archiwizacja dokumentów związanych z realizacją projektów w ramach RPO WSL prowadzona jest zgodnie z procedurą opisaną w rozdziale 16 Podręcznika. 9.5 Audyt dokumentacji i audyt na miejscu (przygotowanie i przekazywanie załącznika nr III do Rozporządzenia 1828/2006) Zgodnie z art. 14 ust. 2 Rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006 KE może zwrócić się do kraju członkowskiego o przekazanie wykazu danych dotyczących poszczególnych operacji w celu przeprowadzenia audytu dokumentacji i audytu na miejscu. Za nadzór nad terminowością przygotowania wymaganych danych odpowiedzialny jest Referat monitoringu i kontroli programu (RMK). Informacje określone w załączniku nr III do rozporządzenia 1828/2006 generowane są z systemu finansowo-księgowego, KSI (SIMIK 07-13) oraz LSI. Systemy te obejmują i dostarczają wszystkie dane wymagane załącznikiem nr III do rozporządzenia 1828/2006. W przypadku, gdy KE zwróci się o przekazanie informacji wymaganych w załączniku nr III do rozporządzenia 1828/2006, IC/ IPOC przekazuje IZ RPO WSL wniosek z prośbą o przesłanie stosownych informacji. Wniosek IC/ IPOC jest dekretowany przez Dyrektora 228

229 WRR na kierownika RMK, który wyznacza pracownika RMK odpowiedzialnego za przygotowanie danych i przekazanie ich IC/IPOC we wskazanym we wniosku terminie. Pracownik RMK zwraca się za pośrednictwem poczty elektronicznej do WKG z prośbą o przekazanie w terminie 5 dni roboczych (lub w innym terminie w zależności od określonego we wniosku IC/IPOC) informacji niezbędnych do wypełnienia załącznika nr III. WKG generuje z systemu księgowo-finansowego następujące informacje: Numer priorytetu (pole nr 2 załącznika); Nazwa funduszu (pole nr 3); Instytucja zarządzająca (pole nr 6); Indywidualny kod operacji (pole nr 8); Krótki opis operacji (pole nr 9); Data uruchomienia operacji (pole nr 10); Data zakończenia operacji (pole nr 11); Numer identyfikacyjny beneficjenta (pole nr 14); Waluta (jeśli inna niż EUR) (pole nr 15); Finansowanie EBI (pole nr 19). Ww. informacje przekazywane są przez pracownika WKG drogą elektroniczną/ na piśmie po zatwierdzeniu przez Dyrektora WKG. Pozostałe dane generowane są z KSI (SIMIK 07-13) oraz z LSI przez pracownika RMK. Jeśli wniosek IC/ IPOC dotyczy projektu realizowanego w ramach Działania/ Poddziałania wdrażanego przez IP2 RPO WSL, pracownik RMK zwraca się na piśmie/ drogą elektroniczną do IP2 RPO WSL o przekazanie w terminie 5 dni roboczych całości danych niezbędnych do wypełnienia załącznika nr III. Po otrzymaniu stosownych informacji, pracownik RMK w terminie 2 dni roboczych agreguje wszystkie dane oraz przygotowuje pismo przekazujące żądane przez IC/ IPOC informacje. Pismo wraz z załącznikiem jest parafowane przez kierownika RMK, a następnie podpisywane przez Dyrektora WRR. Po podpisaniu pismo jest wysyłane pocztą za zwrotnym potwierdzeniem odbioru oraz dodatkowo drogą mailową do IC/ IPOC. Pismo przekazywane jest do wiadomości IPOC, WKG oraz IP2 RPO WSL, jeśli dane w przekazywanym dokumencie jej dotyczą. Procedura przygotowania załącznika nr III do rozporządzenia 1828/2006 przedstawiona została schematycznie w załączniku 1.5 do niniejszego Podręcznika. 9.6 Zobowiązania Zgodnie z art. 75 rozporządzenia nr 1083/2006 zobowiązania budżetu Wspólnoty są podejmowane na podstawie decyzji przyznającej środki z funduszy. Zobowiązania dotyczące pomocy, która ma być realizowana w okresie dwóch lub więcej lat powinny być zasadniczo podejmowane rocznie, przy czym pierwsze zobowiązanie powinno być podjęte dopiero po wydaniu przez KE decyzji zatwierdzającej pomoc. Następne zobowiązania powinny być podejmowane do dnia 30 kwietnia każdego roku. W przypadku pomocy, która ma być realizowana w okresie krótszym niż dwa lata, zobowiązanie w wysokości całego wkładu z funduszy powinno zostać podjęte w momencie przyjęcia przez KE decyzji dotyczącej przyznania środków z funduszy. Zarówno decyzje KE, jak i podjęte zobowiązania oraz płatności są określane i dokonywane w EUR. 229

230 Zobowiązania budżetowe KE są podejmowane na podstawie, przekazywanych przez państwa członkowskie KE, nie później niż do dnia 30 kwietnia każdego roku tymczasowych prognoz dotyczących ich prawdopodobnych wniosków o płatność na bieżący rok budżetowy i kolejny rok budżetowy w rozbiciu na poszczególne programy i fundusze. Wysyłane prognozy są zgodne ze wzorem zawartym w załączniku nr XVII do rozporządzenia 1828/2006. Prognozy dotyczące płatności odnoszą się do wniosków o płatność przesyłanych do KE. Oznacza to, że sporządzając prognozę, IZ RPO WSL musi uwzględnić nie tylko prognozy dotyczące wydatków ponoszonych przez beneficjentów w ramach Programu, ale także przewidywaną datę złożenia przez IC wniosku o płatność pośrednią do KE. Dlatego też, prognoza na dany rok nie powinna obejmować wydatków beneficjentów, jakie będą miały miejsce w czwartym kwartale tego roku, gdyż ujęte zostaną one najprawdopodobniej w deklaracji wydatków skierowanej do KE w roku następnym. Prognoza na kolejny rok powinna natomiast uwzględniać wydatki dokonane przez beneficjentów w ostatnim kwartale roku poprzedniego. W prognozach należy wskazać wkład Wspólnoty dla danego roku i nie należy kumulować wydatków od początku okresu programowania. W terminie do 31 marca danego roku IZ RPO WSL (RPC) przysyła do IC prognozy w PLN obejmujące płatności odpowiadające wkładowi Wspólnoty, jakie objęte zostaną wnioskami o płatność okresową od Instytucji Zarządzających do Instytucji Certyfikującej Prognozy przekazywane są także przez Instytucję Zarządzającą do wiadomości Instytucji Pośredniczącej w Certyfikacji. Powyższe prognozy, dotyczące danego roku oraz roku kolejnego, sporządzane są w formacie określonym w wytycznych MRR w zakresie warunków certyfikacji oraz przygotowania prognoz wniosków o płatność do Komisji Europejskiej. W terminie do 20 kwietnia IC informuje Instytucję przyjmującą płatności z KE o kwotach prognoz przeliczonych na EUR. IC przekazuje zestawienie prognoz wniosków o płatność nie później niż do 30 kwietnia danego roku do KE za pomocą systemu informatycznego SFC. Prognozy po wysłaniu do KE są przekazywane do wiadomości do Instytucji Koordynującej NSRO, Departamentu Ekonomiczno-Finansowego w MRR i do Instytucji przyjmującej płatności z Komisji Europejskiej oraz do Instytucji Koordynującej RPO i Instytucji Pośredniczącej w Certyfikacji. Rodzaje ryzyk występujących w procesach księgowania zobowiązań i płatności L.p. Rodzaj ryzyka Waga ryzyka* Oczekiwany mechanizm kontroli wewnętrznej 1 Brak księgowania operacji 2 Bieżący monitoring; stosowanie przepisów dot. rachunkowości, stosowanie przepisów dot. zasad i terminów sporządzania sprawozdawczości budżetowej jednostek samorządu terytorialnego; Uzgadnianie poniesionych wydatków przez Wydział Księgowości z wydziałem merytorycznym i Wydziałem Finansowym 2 Nieterminowe księgowanie 2 Bieżący monitoring; stosowanie przepisów dot. rachunkowości, stosowanie przepisów dot. zasad i terminów sporządzania sprawozdawczości budżetowej jednostek samorządu terytorialnego; Uzgadnianie 230

231 3 Brak księgowań dot. zabezpieczeń (weksli) poniesionych wydatków przez Wydział Księgowości z wydziałem merytorycznym i Wydziałem Finansowym 1 Bieżący monitoring; 4 Nie zostaną zaksięgowane wszystkie umowy podpisane z wnioskodawcami (zobowiązania) 2 Dane generowane z systemu Dysponent do systemu finansowo księgowego - dotyczy krajowego współfinansowania w formie dotacji celowej 5 Zostaną zaksięgowane zobowiązania w wysokości niezgodnej z umową 2 Dane generowane z systemu Dysponent do systemu finansowo księgowego - dotyczy krajowego współfinansowania w formie dotacji celowej 6 Dokonane płatności zostaną zaksięgowane w podziale na niewłaściwe działania lub na konta innych beneficjentów 2 Bieżący monitoring; Uzgadnianie poniesionych wydatków przez Wydział Księgowości z wydziałem merytorycznym i Wydziałem Finansowym Uzgadnianie dokonanych płatności przez Wydział Księgowości z wydziałem merytorycznym *waga ryzyka: 1 niska 2 średnia 3 wysoka 231

232 10 Sprawozdawczość i monitoring Sprawozdawczość i monitoring wspomagają proces zarządzania pomocą ze środków funduszy strukturalnych, dostarczają informacji o postępie realizacji i efektywności wdrażania pomocy na każdym poziomie zarządzania i wdrażania RPO WSL spełniają m.in. rolę wczesnego ostrzegania o ewentualnych nieprawidłowościach. W procesie sprawozdawczości i monitoringu Programu uczestniczą IZ RPO WSL, IP2 RPO WSL, KM RPO WSL, a także beneficjenci, IK NSRO, IPOC oraz IK RPO. Proces monitorowania i kontroli Programu na bieżąco monitoruje w ramach wykonywania swoich zadań właściwa komórka ds. audytu wewnętrznego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego. Procesy realizowane w ramach RPO WSL będą poddawane audytowi wewnętrznemu mającemu na celu ocenę adekwatności, skuteczności i efektywności systemów zarządzania i kontroli Komitet Monitorujący RPO WSL Skład Komitetu Monitorującego Regionalny Program Operacyjny Województwa Śląskiego na lata KM RPO WSL powoływany jest przez Zarząd Województwa w drodze uchwały w terminie 3 miesięcy od decyzji KE o przyjęciu Programu. W skład KM RPO WSL wchodzą: 1. Przewodniczący przedstawiciel Instytucji Zarządzającej RPO WSL. 2. Stały zastępca Przewodniczącego Komitetu- członek Zarządu Województwa Śląskiego wskazany przez Przewodniczącego. 3. Ze strony samorządowej: jeden przedstawiciel Instytucji Zarządzającej RPO WSL i jego stały zastępca 12, jeden przedstawiciel Instytucji Pośredniczącej PO KL Województwa Śląskiego i jego stały zastępca, jeden przedstawiciel Instytucji Wdrażającej PROW i jego stały zastępca, jeden przedstawiciel Wydziału Planowania Strategicznego i Przestrzennego UMWŚ i jego stały zastępca, ośmiu przedstawicieli i ośmiu stałych zastępców z ramienia Śląskiego Związku Gmin i Powiatów. 4. Ze strony rządowej: Wojewoda- przedstawiciel Śląskiego Urzędu Wojewódzkiego i jego stały zastępca, jeden przedstawiciel ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego jako Instytucji Koordynującej RPO i jego stały zastępca, jeden przedstawiciel ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego - jako Instytucji Koordynującej Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia i jego stały zastępca, 12 W Komitecie Monitorującym RPO WSL IZ RPO WSL jest reprezentowana przez Marszałka Województwa Śląskiego Przewodniczącego KM RPO WSL i przedstawiciela WRR jako przedstawiciela IZ RPO WSL. 232

233 jeden przedstawiciel ministra właściwego do spraw gospodarki jako Instytucja Koordynująca proces lizboński w Polsce i jego stały zastępca, jeden przedstawiciel Instytucji Certyfikującej lub Instytucji Pośredniczącej w Certyfikacji i jego stały zastępca. 5. Ze strony partnerów społecznych i gospodarczych: dwóch przedstawicieli organizacji pracowników i dwóch stałych zastępców oraz dwóch przedstawicieli organizacji pracodawców reprezentujących ich interesy w regionie i dwóch stałych zastępców, co najmniej jeden przedstawiciel organizacji pozarządowych w rozumieniu ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i wolontariacie (Dz. U. Nr 96, poz. 873 z późn. zm.) z terenu województwa i jego stały zastępca, dwóch przedstawicieli środowiska akademickiego i dwóch stałych zastępców; jeden przedstawiciel środowiska naukowego z województwa oraz jego stały zastępca, jeden przedstawiciel Konferencji Episkopatu Polski i jego stały zastępca, jeden przedstawiciel organizacji środowiskowych i jego stały zastępca. 6. W posiedzeniach KM RPO WSL uczestniczą w charakterze obserwatorów, bez prawa do głosowania przedstawiciele: Komisji Europejskiej, Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi jako Instytucji Zarządzającej Programem Rozwoju Obszarów Wiejskich, Komisji Wspólnej Rządu i Samorządu Terytorialnego, Regionalnej Izby Obrachunkowej, Urzędu Kontroli Skarbowej, Krajowej Jednostki Oceny, Prezesa Najwyższej Izby Kontroli, Inne osoby, na zaproszenie Przewodniczącego. 7. Rozporządzenie Rady nr 1083/2006 zakłada uczestnictwo w pracach Komitetu Monitorującego RPO WSL przedstawiciela Komisji Europejskiej z głosem doradczym z inicjatywy własnej przedstawiciela KE lub na wniosek Komitetu Monitorującego RPO WSL. W pracach Komitetu może również uczestniczyć z głosem doradczym przedstawiciel EBI oraz przedstawiciel EFI. 8. Ponadto, w pracach Komitetu Monitorującego RPO WSL mogą uczestniczyć, w charakterze obserwatorów bez prawa do głosowania, przedstawiciele właściwych Instytucji Zarządzających PO oraz przedstawiciel/ przedstawiciele innych ministrów właściwych ze względu na rodzaj działalności objętej Programem. 233

234 Sposób wskazania/ wyboru członków Komitetu Monitorującego RPO WSL Wszystkie czynności związane z wyłonieniem składu KM RPO WSL wykonuje Zarząd Województwa, który zwraca się o wskazanie członków i stałych zastępców do udziału w pracach KM RPO WSL do: 1. Wojewody z prośbą o objęcie funkcji Przedstawiciela Śląskiego Urzędu Wojewódzkiego oraz o wyznaczenie jednej osoby jako swojego stałego zastępcy. 2. Ministra Gospodarki, jako Instytucji Koordynującej proces lizboński w Polsce. 3. Ministra Rozwoju Regionalnego jako Instytucji Koordynującej Regionalne Programy Operacyjne, Instytucji Koordynującej Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia, oraz Instytucji Certyfikującej. 4. Śląskiego Związku Gmin i Powiatów. 5. Śląskiej Rady Jednostek Badawczo-Rozwojowych. 6. Regionalnej Konferencji Rektorów Uczelni Akademickich. 7. Konferencji Episkopatu Polski. 8. Śląskiego Oddziału Polskiej Rady Ekumenicznej. 9. Wojewódzkiej Komisji Dialogu Społecznego. 10. Rady Działalności Pożytku Publicznego. Na podstawie 2 pkt 7 regulaminu Stałej Konferencji Współpracy członkostwo w Konferencji wyklucza możliwość uczestnictwa w KM RPO WSL. Sposób wyboru przedstawicieli strony samorządowej Zarząd Województwa zwraca się z prośbą do Śląskiego Związku Gmin i Powiatów o wyznaczenie 8 członków oraz 8 stałych zastępców z ramienia Związku, jako przedstawicieli jednostek samorządu terytorialnego reprezentujących 8 subregionów, zgodnie z nową klasyfikacją Jednostek Terytorialnych do Celów Statystycznych (Dz. U. L 39 z dnia 10 lutego 2007 r.) do udziału w pracach Komitetu Monitorującego RPO WSL. Sposób wyboru przedstawicieli organizacji pozarządowych Zarząd Województwa ogłasza w dzienniku o zasięgu regionalnym oraz na stronie internetowej IZ RPO WSL informację o rozpoczęciu procedury naboru przedstawicieli organizacji pozarządowych do udziału w pracach właściwego Komitetu Monitorującego. Zarząd Województwa dokonuje oceny formalnej zgłoszeń. Następnie, biorąc pod uwagę spełnienie przez kandydata (zastępcę) warunków-kryteriów wyznaczonych w ogłoszeniu, przekazuje poprawne formalnie zgłoszenia do Rady Działalności Pożytku Publicznego, a lista kandydatów (zastępców) jest jednocześnie publikowana na stronie internetowej IZ RPO WSL. Rada Działalności Pożytku Publicznego, spośród przekazanych zgłoszeń rekomenduje IZ RPO WSL co najmniej jednego przedstawiciela organizacji pozarządowych wraz z jego stałym zastępcą. Po rekomendacji przez Radę Działalności Pożytku Publicznego, Zarząd Województwa dokonuje wyboru co najmniej jednego przedstawiciela organizacji pozarządowych i jego stałego zastępcę do KM RPO WSL oraz pisemnie informuje organizacje, których kandydaci (zastępcy) zostali wybrani do składu Komitetu Monitorującego i ogłasza informację na stronie internetowej IZ RPO WSL. Sposób wyboru przedstawicieli organizacji pracowników i pracodawców Zarząd Województwa zwraca się z prośbą do Wojewódzkiej Komisji Dialogu Społecznego o wyznaczenie dwóch przedstawicieli organizacji pracowników i dwóch stałych zastępców 234

235 oraz dwóch przedstawicieli organizacji pracodawców reprezentujących ich interesy w regionie i dwóch stałych zastępców do udziału w pracach KM RPO WSL. Sposób wyboru przedstawicieli środowiska akademicko-naukowego Zarząd Województwa zwraca się z prośbą do Śląskiej Rady Jednostek Badawczo- Rozwojowych o wyznaczenie jednego przedstawiciela środowiska naukowego i jego stałego zastępcę oraz do Regionalnej Konferencji Rektorów Uczelni Akademickich o wyznaczenie dwóch przedstawicieli środowiska akademickiego i dwóch stałych zastępców z województwa śląskiego do udziału w pracach KM RPO WSL. Sposób wyboru przedstawicieli środowiska kościelnego Zarząd Województwa zwraca się z prośbą do Konferencji Episkopatu Polski o wyznaczenie jednego przedstawiciela Konferencji i jednego stałego zastępcy do udziału w pracach KM RPO WSL. Zarząd Województwa ogłasza także w dzienniku o zasięgu regionalnym oraz na stronie internetowej IZ RPO WSL informację o możliwości ubiegania się przedstawicieli związków wyznaniowych z regionu o udział w pracach KM RPO WSL. Ogłaszanie wyboru członków Komitetu Monitorującego RPO WSL Zarząd Województwa dokonuje oceny formalnej zgłoszeń. Następnie, biorąc pod uwagę spełnienie przez kandydata (zastępcę) warunków-kryteriów wyznaczonych w ogłoszeniu, publikuje listę kandydatów (zastępców) na stronie internetowej IZ RPO WSL. Lista wyłonionych członków do KM RPO WSL jest umieszczana na stronie internetowej IZ RPO WSL po przyjęciu jej przez Zarząd Województwa Uczestnictwo w pracach Komitetu Monitorującego RPO WSL W przypadku wyłączenia członka z prac Komitetu Monitorującego RPO WSL i wyznaczenia na jego miejsce nowego przedstawiciela, spełniającego kryteria określone przez Zarząd Województwa Śląskiego, właściwa instytucja lub organizacja reprezentowana w KM RPO WSL niezwłocznie informuje Zarząd Województwa Śląskiego, który odwołuje dotychczasowego członka i powołuje nową osobę. W przypadku nieobecności Przewodniczącego, funkcje związane z przewodniczeniem obradom Komitetu pełni jego zastępca Zespoły Eksperckie W celu monitorowania kwestii horyzontalnych związanych z wdrażaniem RPO WSL, Komitet Monitorujący RPO WSL w drodze uchwały powołuje zespoły eksperckie. Zespoły eksperckie pracują w oparciu o regulamin prac, przyjęty uchwałą Komitetu, określający ich organizację, tryb i harmonogram prac. Zespoły ekspertów zajmują się w szczególności: a) monitorowaniem wdrażania polityk horyzontalnych w przekroju Programu, b) monitorowaniem procesu ewaluacji oraz wykorzystania rekomendacji ewaluacyjnych. Zadaniem zespołu ekspertów jest wypracowanie pisemnej opinii dla KM RPO WSL w kwestiach horyzontalnych, a wyniki prac są przedstawiane na posiedzeniach Komitetu. Obsługę organizacyjną i techniczną zespołów ekspertów zapewnia Sekretariat Komitetu, który wchodzi w skład RMK. 235

236 Zadania Komitetu Monitorującego RPO WSL Komitet Monitorujący RPO WSL jest odpowiedzialny za: rozpatrywanie i zatwierdzanie kryteriów wyboru projektów w ramach RPO WSL oraz zatwierdzanie ewentualnych zmian tych kryteriów, okresowe badanie postępu w zakresie osiągania szczegółowych celów, określonych w Programie, na podstawie dokumentów przedkładanych przez IZ RPO WSL, analizowanie rezultatów realizacji RPO WSL, w szczególności osiągania celów wyznaczonych dla każdego priorytetu oraz wyników ocen (ewaluacji) związanych z monitorowaniem realizacji Programu, w szczególności w przypadku, gdy monitoring wykazuje znaczące odstępstwa od początkowo określonych celów lub gdy zgłoszone są propozycje zmian w Programie, analizowanie i zatwierdzanie rocznych i końcowych sprawozdań z wdrażania, zapoznawanie się z rocznymi raportami z kontroli Programu oraz z komentarzami Komisji Europejskiej do tych raportów, przedkładanie IZ RPO WSL propozycji zmian lub analiz RPO WSL ułatwiających realizację celów funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności określonych w rozporządzeniu ogólnym, dotyczących tych funduszy lub służących usprawnieniu zarządzania Programem, w tym zarządzania finansowego, analizowanie i zatwierdzanie wszelkich propozycji zmian treści decyzji Komisji w sprawie wkładu funduszy, dodatkowe zadania wynikające ze specyfiki RPO WSL. Szczegółowy tryb pracy Komitetu Monitorującego RPO WSL określa Regulamin KM RPO WSL. Obsługę KM RPO WSL zapewnia Sekretariat KM RPO WSL utworzony przy IZ RPO WSL w WRR, w Referacie Monitoringu i Kontroli Programu (RMK). Sekretariat KM RPO WSL odpowiada za obsługę organizacyjną i techniczną prac Komitetu Monitorującego, a w szczególności za: przygotowanie projektu regulaminu KM RPO WSL, opracowywanie projektu porządku posiedzeń, koordynację przygotowania oraz dostarczenie materiałów i dokumentów przeznaczonych do oceny lub zaopiniowania przez Komitet Monitorujący RPO WSL, sporządzanie protokołów z posiedzeń, gromadzenie i przechowywanie dokumentacji związanej z posiedzeniami Komitetu Monitorującego RPO WSL, przygotowanie i obsługę posiedzeń Komitetu Monitorującego RPO WSL Monitorowanie zasady n+3 i n+2 Zgodnie z Rozporządzeniem Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 roku ustanawiającym przepisy ogólne dotyczące EFRR, EFS oraz Funduszu Spójności i uchylającym Rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 IZ RPO WSL odpowiada za należyte zarządzanie Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Śląskiego na lata oraz jego realizację zgodnie z zasadami zarządzania finansami. Nadzór nad 236

237 wypełnianiem obowiązków w zakresie monitorowania poziomu wydatków dla RPO WSL wypełnia Referat zarządzania finansowego RZF. RZF monitoruje poziom wydatków zgodnie z zasadą n+3/ n+2, która jest jedną z podstawowych reguł zarządzania finansowego funduszami UE. Podstawę prawną tej reguły stanowi art. 93 Rozporządzenia (WE) nr 1083/2006. Zasada stanowi, że część kwoty zobowiązań Komisji ujętej w budżecie wspólnotowym w danym roku n, która nie została wykorzystana na płatność zaliczkową, okresową bądź też, w odniesieniu do której nie przesłano wniosku o płatność do końca roku n+3/n+2, zostanie automatycznie anulowana. Zgodnie z art. 93 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Rady(WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 roku ostateczny termin automatycznego anulowania zobowiązania budżetowego upływa: dla okresu grudnia trzeciego roku następującego po roku podjęcia rocznego zobowiązania budżetowego dla Programu (zasada n+3), dla okresu grudnia drugiego roku następującego po roku podjęcia zobowiązania budżetowego dla Programu (zasada n+2). Jednakże w myśl Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 539/2010 z dnia 16 lipca 2010 r. zmieniającego rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiające przepisy ogólne dotyczące EFRR, EFS oraz Funduszu Spójności w odniesieniu do uproszczenia niektórych przepisów oraz w odniesieniu do niektórych przepisów w zakresie zarządzania finansowego terminy automatycznego anulowania nie mają zastosowania do rocznych zobowiązań budżetowych związanych z całkowitym rocznym wkładem na 2007 r. Jednocześnie, zwiększone zostały kwoty do osiągnięcia za lata kolejne, gdyż do każdego zobowiązania budżetowego na lata należy dodać jedną szóstą rocznych zobowiązań na 2007 r. Zgodnie z powyższym, wyznaczony przez kierownika RZF pracownik RZF na bieżąco monitoruje realizację finansową RPO WSL w odniesieniu do zobowiązań budżetowych na poszczególne lata realizacji RPO WSL na podstawie własnych analiz raportów z KSI SIMIK uzyskiwanych za pomocą programu Oracle Discoverer. Na podstawie powyższych analiz pracownik RZF sporządza, a kierownik RZF zatwierdza notatkę służbową dla Dyrektora WRR/Zastępcy Dyrektora WRR w formie: kwartalnej Informacji Kontrolnej dotyczącej realizacji zasady n+3/n+2 dla kolejnych lat n realizacji RPO WSL sporządzanej do 20 dnia miesiąca następującego po I, II i III kwartale roku budżetowego, Informacji Rocznej połączonej z informacją za IV kwartał roku budżetowego, dotyczącej realizacji zasady n+3/n+2 dla kolejnych lat n realizacji RPO WSL sporządzanej do 20 stycznia każdego roku budżetowego wg stanu realizacji zobowiązań za rok poprzedzający. Jeżeli zachodzi taka okoliczność, notatka zawiera informację o ryzyku wystąpienia automatycznego anulowania zobowiązań dla RPO WSL. W przypadku stwierdzenia wystąpienia poważnego zagrożenia automatycznego anulowania zobowiązań, Dyrektor WRR/Zastępca Dyrektora WRR kieruje przygotowaną przez pracownika RZF i zatwierdzoną przez kierownika RZF notatkę służbową do Marszałka/ Wicemarszałka Województwa/ Członka Zarządu, wnosząc o zgodę na zintensyfikowanie wdrażania RPO WSL lub o rozpoczęcie procedury wprowadzania zmian w dokumentach programowych. 237

238 10.3 Monitorowanie alokacji Zgodnie z zapisami Kontraktu Wojewódzkiego dla Województwa Śląskiego z dnia 6 lutego 2008 roku IZ RPO WSL kontraktując środki na realizację Programu, zobowiązana jest przestrzegać limitu dostępnej alokacji. Limit ten zarówno dla środków EFRR, jak i środków budżetu państwa ustalany jest za pomocą Algorytmów, stanowiących odpowiednio załącznik nr 1 i 1a do KW. Nadzór nad wypełnianiem obowiązku przestrzegania limitu dostępnej alokacji prowadzi RZF. W odniesieniu do środków wspólnotowych wyznaczony przez kierownika RZF pracownik RZF monitoruje limit wartości środków EFRR, jakie można zaangażować w danym miesiącu w ramach zawieranych umów o dofinansowanie. Do 4 dnia każdego miesiąca pracownik RZF przesyła drogą elektroniczną do Departamentu Instytucji Płatniczej MF arkusz kalkulacyjny monitorujący przepływ środków przekazywanych przez Komisję Europejską oraz wyliczający dostępną w programie operacyjnym alokację w polskich złotych, służący wyliczaniu limitów kontraktacji (RZF uzupełnia informację nt. wartości podpisanych umów arkusz E). Do 5 dnia każdego miesiąca pracownik IP MF odsyła do RZF uzupełnione tabele arkusza kalkulacyjnego dot. limitu środków do zakontraktowania. Pracownik RZF dokonuje analizy danych uzyskiwanych za pomocą raportów programu Oracle Discoverer z KSI SIMIK oraz danych przesłanych z IP MF, a także danych nt. aktualnego poziomu kontraktacji oraz limitu środków możliwych do zakontraktowania w danym miesiącu w ramach Działania i Poddziałań wdrażanych przez IP2 RPO WSL, przekazywanych przez pracownika IP2 RPO WSL do 5 dnia każdego miesiąca. Na tej podstawie pracownik RZF w terminie do 8 dnia roboczego każdego miesiąca sporządza notatkę służbową dla Dyrektora WRR/Zastępcy Dyrektora WRR dotyczącą limitu wartości środków, jakie można zaangażować w danym miesiącu w ramach zawieranych umów o dofinansowanie. Załącznikami do notatki są tabele określające limit wartości środków wspólnotowych (EFRR) i budżetu państwa (w zł), jakie można zaangażować w danym miesiącu w ramach zawieranych umów o dofinansowanie wyliczony zgodnie z Algorytmami, stanowiącymi zał. nr 1 i 1a do KW. Notatkę służbową zatwierdza i podpisuje kierownik RZF. Następnie notatka przekazywana jest do Dyrektora WRR/Zastępcy Dyrektora WRR. Na podstawie dekretacji notatka przekazywana jest do Zastępców Dyrektora WRR oraz innych kierowników referatów WRR zgodnie z bieżącymi potrzebami. Notatkę przekazuje się również wraz z pismem przewodnim do Dyrektora IP2 RPO WSL. RZF monitoruje także wykorzystanie środków w podziale na kategorie interwencji. W związku z tym do 8 dnia roboczego każdego miesiąca wyznaczony przez kierownika RZF pracownik RZF przygotowuje zestawienie wskazujące m.in. poziom kontraktacji, wydatków i certyfikacji z uwzględnieniem podziału na poszczególne kategorie interwencji. Materiał opracowywany jest w oparciu o dane pozyskiwane za pomocą raportów programu Oracle Discoverer z KSI SIMIK i SIWIZ RPO WSL oraz przesyłane przez pracownika IP2 RPO WSL w formie elektronicznej do 5 dnia każdego miesiąca zestawienie wszystkich wniosków wybranych do dofinansowania w ramach Działania i Poddziałań wdrażanych przez IP2 RPO WSL wraz z informacją na temat kategorii interwencji i kwoty aktualnego dofinansowania. Pracownicy RZF monitorują także procent zakontraktowania EFRR/BP na osi priorytetowej w stosunku do wartości publicznych wydatków kwalifikowalnych, a także określają źródła dofinansowania dla projektów objętych pomoca publiczną/pomocą de minimis na potrzeby przygotowania umowy o dofinansowanie. 238

239 10.4 Monitoring skutków środowiskowych projektów realizowanych w ramach RPO WSL IZ RPO WSL przygotowuje raz do roku raport dotyczący monitoringu skutków środowiskowych projektów realizowanych w ramach RPO WSL. Za przygotowanie raportu odpowiedzialny jest RMK. Na podstawie danych statycznych pracownik RMK przygotowuje ww. raport zgodnie z załącznikiem 10.1 do niniejszego Podręcznika. W związku z rocznym opóźnieniem publikacji danych statystycznych, raport przygotowywany jest w oparciu o dane statystyczne z roku poprzedzającego okres sprawozdawczy. Przygotowany raport akceptowany jest przez Kierownika RMK i zatwierdzany jest przez Dyrektora/z-ca Dyrektora WRR w terminie do końca lutego następującego po roku sprawozdawczym. Zatwierdzony raport przekazywany jest niezwłocznie do wiadomości członkom Komitetu Monitorującego RPO WSL oraz przekazywany jest informacyjnie Zarządowi Województwa Śląskiego Sporządzanie i weryfikacja sprawozdań z realizacji projektu, Działania i Programu Sporządzanie i weryfikacja sprawozdań z realizacji projektu Za weryfikację sprawozdań z realizacji projektów współfinansowanych ze środków EFRR w ramach IZ RPO WSL odpowiada RPC. Obowiązki beneficjenta w zakresie sprawozdawczości określa umowa lub decyzja o dofinansowanie. Beneficjent dokonuje sprawozdania z realizacji projektu oraz zapewnia prawidłową jego realizację od dnia zawarcia umowy o dofinansowanie/ wydania decyzji o dofinansowaniu. Funkcję sprawozdania spełnia wniosek o płatność w części sprawozdawczej, dotyczącej postępu finansowego i rzeczowego realizacji projektu, które jest składane wraz z nim na zasadach określonych w rozdziale 8 niniejszego Podręcznika Sprawozdania przedkładane przez IP2 RPO WSL IP2 RPO WSL ma obowiązek składania sprawozdań okresowych, rocznych i końcowego z realizacji powierzonych im zadań przez IZ RPO WSL. Sprawozdania przygotowywane są wg wzorów stanowiących załączniki do Wytycznych dla Instytucji Pośredniczącej Drugiego Stopnia w ramach RPO WSL. Sprawozdania okresowe, roczne i końcowe IP2 RPO WSL przekłada sprawozdania w następujących terminach: sprawozdanie okresowe, do 40 dni kalendarzowych po upływie okresu sprawozdawczego, sprawozdanie roczne, do 90 dni kalendarzowych po upływie okresu sprawozdawczego, sprawozdanie końcowe, do 30 czerwca 2016 r. Sprawozdania składane są przez IP2 RPO WSL w wersji elektronicznej do RMK a w wersji papierowej do kancelarii ogólnej UMWSL, które następnie są rejestrowane przez sekretariat WRR i dekretowane przez Dyrektora WRR/Zastępca Dyrektora WRR na Kierownika RMK, który dekretuje ją na Koordynatora zespołu ds. sprawozdawczości. 239

240 Weryfikację dokumentów przeprowadza RMK z zachowaniem zasady dwóch par oczu na podstawie list sprawdzających, stanowiące załączniki nr 10.2 i 10.3 do niniejszego Podręcznika. Pracownicy RMK weryfikują przedłożone sprawozdania w następujących terminach: sprawozdanie okresowe w terminie 5 dni roboczych, sprawozdanie roczne i końcowe w terminie 20 dni roboczych. W trakcie weryfikacji sprawozdań, w szczególności sprawdzana jest kompletność oraz poprawność wypełnienia dokumentów zgodnie z instrukcją. Po przeprowadzeniu weryfikacji sprawozdanie wraz z listą sprawdzającą przekazywane jest do akceptacji Kierownikowi RMK, a następnie do zatwierdzenia Dyrektorowi/Zastępca Dyrektora WRR. W przypadku braku zastrzeżeń do dokumentu pracownik RMK przekazuje pismem do IP2 RPO WSL informacje o zatwierdzeniu sprawozdania. Pismo przygotowywane jest przez pracownika RMK, parafowane przez Koordynatora zespołu ds. sprawozdawczości i Kierownika RMK, a następnie przekazywane Dyrektorowi/ Zastępca Dyrektora WRR celem podpisania. Po podpisaniu pisma pracownik RMK przekazuje je w wersji papierowej do instytucji. W przypadku zastrzeżeń do sprawozdania pracownik RMK przygotowuje pismo z informacją o stwierdzonych uchybieniach w weryfikowanym sprawozdaniu i możliwością ich usunięcia w terminie wyznaczonym przez IZ RPO WSL. Pismo wraz z uwagami/ rekomendacjami przygotowywane jest przez pracownika RMK, parafowane przez Koordynatora zespołu ds. sprawozdawczości i Kierownika RMK, a następnie przekazywane Dyrektorowi WRR/ Zastępca Dyrektora WRR celem podpisania. Po podpisaniu pisma pracownik RMK przekazuje je w wersji papierowej do instytucji. Do czasu uzyskania odpowiedzi procedura weryfikacji zostaje wstrzymana. Po uzupełnieniu i wprowadzeniu korekt, IP2 RPO WSL zwrotnie przesyła poprawione sprawozdanie w wersji elektronicznej i papierowej. Otrzymane sprawozdanie jest ponownie weryfikowane pod kątem naniesionych poprawek w obowiązującym trybie. W przypadku gdy sprawozdania sporządzone i przesłane przez IP2 RPO WSL zostały już zaakceptowane przez IZ RPO WSL, a w późniejszym czasie zostaną wykryte nieprawidłowe informacje, IZ RPO WSL występuje z pismem do IP2 RPO WSL w celu poprawy. IP2 RPO WSL po otrzymaniu takiego pisma, bez zbędnej zwłoki, przesyła, poprawione już sprawozdania Sprawozdania z Programów Rozwoju Subregionów (PRS) System sprawozdawczości i monitoringu PRS zakłada przygotowanie rocznych i końcowych sprawozdań z realizacji PRS wg wzoru zamieszczonego w załączniku nr 1 do Wytycznych do monitoringu i sprawozdawczości PRS, stanowiących załącznik nr 12 do Wytycznych dla procedury Projektów Kluczowych i PRS. Za prawidłowy przebieg procesu sprawozdawczości PRS odpowiedzialny jest RMK. Sprawozdanie roczne Sprawozdanie roczne zawiera dane dotyczące postępu realizacji projektów w ramach poszczególnych PRS oraz obrazuje ogólny poziom ich wdrażania w roku sprawozdawczym. 240

241 Pracownik RMK sporządza sprawozdanie roczne, jeżeli zachodzi potrzeba zwraca się do referatów/zespołu WRR o dane konieczne do przygotowania sprawozdania, które przekazywane są elektronicznie. Sprawozdanie przygotowane jest przez pracownika RMK następnie jest akceptowane przez Kierownika RMK i zatwierdzane przez Dyrektora/z-ca Dyrektora WRR. Sprawozdanie roczne z realizacji PRS przedstawiane jest do wiadomości Komitetowi Monitorującemu RPO WSL oraz do wiadomości Zarządowi Województwa Śląskiego nie później niż w terminie do 30 czerwca roku następującym po okresie sprawozdawczym. Dodatkowo, każdego roku do dnia 30 czerwca, IZ RPO WSL przedstawia Sejmikowi Województwa informację o stanie wdrażania RPO WSL, która zawiera także informacje o stanie wdrażania PRS. Sprawozdanie końcowe Sprawozdanie końcowe zawiera dane dotyczące postępu realizacji projektów w ramach poszczególnych PRS, obrazuje poziom ich wdrażania w całym okresie programowania. Pracownik RMK sporządza sprawozdanie roczne, jeżeli zachodzi potrzeba zwraca się do referatów/ zespołu WRR o dane konieczne do przygotowania sprawozdania, które przekazywane są elektronicznie. Sprawozdanie przygotowane jest przez pracownika RMK następnie jest akceptowane przez Kierownika RMK i zatwierdzane przez Dyrektora WRR/ Zastępcę Dyrektora WRR. Sprawozdanie końcowe z realizacji PRS przedstawiane jest do wiadomości Komitetowi Monitorującemu RPO WSL oraz do wiadomości Zarządowi Województwa Śląskiego nie później niż w terminie do końca marca 2017 r. Procedura dotycząca sprawozdań rocznych i końcowych z realizacji PRS przedstawiona została schematycznie w załączniku 1.5 do niniejszego Podręcznika Sporządzanie i weryfikacja sprawozdań z realizacji Programu Sprawozdawczość z realizacji Programu odbywa się cyklicznie. System sprawozdawczości i monitoringu zakłada przygotowanie sprawozdań okresowych, oraz miesięcznych informacji z realizacji RPO WSL wg wzorów zamieszczonych w Wytycznych ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego w zakresie sprawozdawczości oraz sprawozdań rocznych i końcowych według wzoru zamieszczonego w załączniku XVIII do rozporządzenia nr 1828/2006. Jednostką odpowiedzialną w ramach IZ RPO WSL za prawidłowy przebieg procesu sprawozdawczego na poziomie Programu jest RMK, który weryfikuje sprawozdania z realizacji działań/ poddziałań, sporządzając sprawozdania z realizacji Programu Sprawozdanie okresowe Sprawozdanie okresowe dotyczy postępu realizacji RPO WSL w danym półroczu i sporządzane jest przez RMK. Pracownik RMK sporządza sprawozdanie okresowe z realizacji RPO WSL, jeżeli zachodzi potrzeba zwraca się do poszczególnych referatów/ zespołu WRR o dane konieczne do przygotowania sprawozdania, które przekazywane są elektronicznie. Przygotowane sprawozdanie wraz z załącznikami akceptowane jest przez Kierownika RMK, a następnie zatwierdzane przez Dyrektora WRR/ Zastępcę Dyrektora WRR. 241

242 Zatwierdzone sprawozdanie zostaje przesłane do wiadomości do IK RPO w wersji elektronicznej i do IPOC w wersji elektronicznej i papierowej w terminie 60 dni kalendarzowych po upływie okresu sprawozdawczego. Przesłanie sprawozdania do wiadomości IK RPO i IPOC nie ogranicza ich prawa do opiniowania sprawozdań przez przedstawicieli tych instytucji, uczestniczących w pracach KM RPO WSL. Sprawozdanie przekazywane jest także do wiadomości na KM RPO WSL w terminie nie później niż 74 dni kalendarzowe po upływie okresu sprawozdawczego. Członkowie KM RPO WSL mają możliwość zgłaszania uwag do dokumentu w wyznaczonym przez RMK terminie. Po ustosunkowaniu się do otrzymanych uwag i rekomendacji RMK przedkłada sprawozdanie na Zarząd Województwa Śląskiego celem jego przyjęcia. Przyjęte sprawozdanie publikowane jest na stronie internetowej oraz przekazywane jest do wiadomości IK RPO, IPOC, członkom KM RPO WSL i IP2 RPO WSL. Procedura dotycząca sprawozdań okresowych (półrocznych) z realizacji RPO WSL przedstawiona została schematycznie w załączniku 1.5 do niniejszego Podręcznika Sprawozdania roczne Sprawozdanie roczne zawiera dane dotyczące postępu realizacji RPO WSL w danym roku i sporządzane jest przez RMK. Pracownik RMK sporządza sprawozdanie roczne z realizacji RPO WSL, jeżeli zachodzi potrzeba zwraca się do poszczególnych referatów/zespołu WRR o dane konieczne do przygotowania sprawozdania, które przekazywane są elektronicznie. Przygotowane sprawozdanie jest akceptowane przez Kierownika RMK, a następnie zatwierdzane przez Dyrektora WRR/ Zastępcę Dyrektora WRR. Zatwierdzone sprawozdanie zostaje przesłane do zaopiniowania do IK RPO w wersji elektronicznej oraz do wiadomości do IPOC w wersji elektronicznej i papierowej nie później niż 140 dni kalendarzowych po upływie okresu sprawozdawczego. Przesłanie sprawozdania do wiadomości do IPOC nie ogranicza jego prawa do opiniowania sprawozdania przez przedstawiciela tej instytucji uczestniczącej w pracach KM RPO WSL. Po otrzymaniu uwag/rekomendacji od IK RPO i ustosunkowaniu się do nich, RMK przesyła w wersji elektronicznej ponownie sprawozdanie do IK RPO w celu zaakceptowania dokumentu. Po akceptacji IK RPO sprawozdanie przekazywane jest do wszystkich członków KM RPO WSL pocztą elektroniczną najpóźniej na 14 dni kalendarzowych przed planowanym posiedzeniem. Każdy członek KM RPO WSL ma możliwość zgłoszenia uwag i rekomendacji do sprawozdania w wyznaczonym przez RMK terminie. Po ustosunkowaniu się przez RMK do zgłoszonych uwag sprawozdanie zostaje zatwierdzone na posiedzeniu przez członków KM RPO WSL. Po zatwierdzeniu dokumentu przez KM RPO WSL sprawozdanie przedkładane jest na Zarząd Województwa Śląskiego celem jego przyjęcia. Przyjęte sprawozdanie przez ZW publikowane jest na stronie internetowej oraz przekazywane jest do wiadomości IPOC i IK RPO w wersji elektronicznej i papierowej oraz do IP2 RPO WSL w wersji elektronicznej. Po przyjęciu dokumentu przez ZW w terminie do 30 czerwca każdego roku sprawozdanie roczne przesyłane jest za pomocą SFC 2007 do KE celem jego zatwierdzenia. Komisja Europejska informuje o dopuszczalności sprawozdania rocznego w terminie 10 dni roboczych od daty jego otrzymania, a następnie w terminie dwóch miesięcy informuje o swojej opinii w sprawie treści dopuszczalnego sprawozdania. W przypadku braku odpowiedzi KE w wyznaczonym terminie uznaje się, że dokument został zatwierdzony. 242

243 W przypadku, gdy KE zwróci się do IZ RPO WSL z prośbą o korektę, sprawozdanie jest korygowane bez zbędnej zwłoki i ponownie przesyłane do KE bez powtórnego zatwierdzania przez KM RPO WSL. IZ RPO WSL niezwłocznie przekazuje do IPOC informację o dacie przekazania sprawozdania rocznego do KE oraz informację z KE o dopuszczalności sprawozdania rocznego. Po akceptacji sprawozdania rocznego przez KE, IZ RPO WSL aktualną wersję zatwierdzonego dokumentu niezwłocznie przekazuje do wiadomości IPOC, IP2 RPO WSL oraz KM RPO WSL, a także publikuje na stronie internetowej. Każdego roku, po przedłożeniu rocznego sprawozdania, Komisja Europejska i IZ RPO WSL dokonują analizy postępu osiągniętego w poprzednim roku wykonania finansowego oraz innych czynników pod kątem usprawnienia realizacji RPO WSL. Po dokonaniu analizy Komisja Europejska może przekazać IZ RPO WSL uwagi. IZ RPO WSL przekazuje uwagi Komisji Europejskiej Komitetowi Monitorującemu RPO WSL oraz informuje o działaniach usprawniających realizację RPO WSL. IZ RPO WSL informuje także Komisję Europejską o działaniach usprawniających realizację RPO WSL podjętych w odpowiedzi na jej uwagi. Dodatkowo, każdego roku do dnia 30 czerwca, IZ RPO WSL przedstawia informację o stanie wdrażania RPO WSL wraz z pismem przewodnim, podpisanym przez Marszałka/Wicemarszałka Województwa Przewodniczącemu Sejmikowi Województwa. Procedura dotycząca sprawozdań rocznych z realizacji RPO WSL przedstawiona została schematycznie w załączniku 1.5 do niniejszego Podręcznika Sprawozdanie końcowe Sprawozdanie końcowe zawiera dane dotyczące postępu realizacji RPO WSL w całym okresie programowania i jest sporządzane przez RMK. Pracownik RMK sporządza sprawozdanie końcowe z realizacji RPO WSL, jeżeli zachodzi potrzeba zwraca się do poszczególnych referatów/zespołu WRR o dane konieczne do przygotowania sprawozdania, które przekazywane są elektronicznie. Przygotowane sprawozdanie jest parafowane przez kierownika RMK, a następnie zatwierdzane przez Dyrektora WRR/z-ca Dyrektora WRR. Zatwierdzone sprawozdanie zostaje przesłane do zaopiniowania do IK RPO w wersji elektronicznej oraz do wiadomości do IPOC w wersji elektronicznej i papierowej nie później niż do końca stycznia 2017 r. Przesłanie sprawozdania do wiadomości do IPOC nie ogranicza jego prawa do opiniowania sprawozdania przez przedstawiciela tej instytucji uczestniczącej w pracach KM RPO WSL. Po otrzymaniu opinii od IK RPO i ustosunkowaniu się do zgłoszonych uwag, RMK przesyła sprawozdanie do wszystkich członków KM RPO WSL pocztą elektroniczną najpóźniej na 14 dni kalendarzowych przed planowanym posiedzeniem. Każdy członek KM RPO WSL ma możliwość zgłoszenia uwag i rekomendacji do dokumentu w wyznaczonym przez RMK terminie. Po ustosunkowaniu się przez RMK do zgłoszonych uwag sprawozdanie zostaje zatwierdzone na posiedzeniu przez KM RPO WSL. Po zatwierdzeniu dokumentu przez KM RPO WSL sprawozdanie przedkładane jest na Zarząd Województwa Śląskiego celem jego przyjęcia. Przyjęte sprawozdanie przez ZW publikowane jest na stronie internetowej oraz przekazywane jest do wiadomości IPOC i IK RPO w wersji elektronicznej i papierowej oraz do IP2 RPO WSL w wersji elektronicznej. Po przyjęciu dokumentu przez ZW w terminie do 31 marca 2017 roku sprawozdanie przesyłane jest za pomocą SFC 2007 do KE celem zatwierdzenia. 243

244 Komisja Europejska informuje o dopuszczalności sprawozdania końcowego w terminie 10 dni roboczych od daty jego otrzymania a następnie w terminie pięciu miesięcy informuje o swojej opinii w sprawie treści dopuszczalnego sprawozdania. W przypadku braku odpowiedzi KE w wyznaczonym terminie uznaje się, że dokument został przyjęty. W przypadku, gdy KE zwróci się do IZ RPO WSL z prośbą o korektę, sprawozdanie jest korygowane bez zbędnej zwłoki i ponownie przesyłane do KE bez powtórnego zatwierdzania przez KM RPO WSL. Po akceptacji sprawozdania końcowego przez KE, IZ RPO WSL przekazuje niezwłocznie IPOC, IP2 RPO WSL i członkom KM RPO WSL aktualną wersję zatwierdzonego dokumentu. Procedura dotycząca sprawozdania końcowego realizacji RPO WSL przedstawiona została schematycznie w załączniku 1.5 do niniejszego Podręcznika Sporządzanie i weryfikacja informacji kwartalnej W ramach bieżącego systemu monitorowania RPO WSL, sporządzana jest informacja kwartalna z postępów w realizacji Programu. Informację kwartalną sporządza RMK, zgodnie ze wzorem opracowanym przez IK NSRO. Informacja kwartalna zawiera dane dotyczące postępu realizacji RPO WSL w danym kwartale. Jeżeli zachodzi potrzeba pracownik RMK zwraca się do poszczególnych referatów/ zespołu WRR o dane konieczne do przygotowania informacji kwartalnej, które przekazywane są elektronicznie. Pracownik RMK przygotowuje informację kwartalną z postępów realizacji Programu w terminie do 15 dnia miesiąca następującego po kwartale, którego dotyczy informacja i przekazuje ją wraz z pismem przewodnim do akceptacji kierownikowi RMK, a następnie do podpisu Dyrektorowi WRR/ Zastępcy Dyrektora WRR. Po akceptacji informacji i podpisaniu pisma przez Dyrektora WRR/ Zastępcy Dyrektora WRR, pracownik RMK w wersji elektronicznej oraz w wersji papierowej wraz z pismem przewodnim za zwrotnym potwierdzeniem odbioru wysyła informację kwartalną do IK RPO. Jeżeli informacja kwartalna nie zawiera uchybień zostaje ona zaakceptowana przez IK RPO. W przypadku wykrycia uchybień w informacji kwartalnej przez IK RPO, IZ RPO WSL wzywana jest do usunięcia nieprawidłowości. Pracownik RMK niezwłocznie po otrzymaniu drogą elektroniczną listy sprawdzającej zawierającej uwagi oraz rekomendacje IK RPO sporządza korektę informacji kwartalnej, którą przekazuje IK RPO w wersji elektronicznej, a w przypadkach tego wymagających, w wersji elektronicznej oraz wraz z pismem przewodnim, w wersji papierowej. Pracownik RMK w terminie do 25 dnia miesiąca następującego po kwartale, którego dotyczy informacja przesyła IPOC zatwierdzoną przez IK RPO informacji kwartalną. Informacja kwartalna wraz z pismem przewodnim parafowana jest przez Koordynatora zespołu ds. sprawozdawczości i Kierownika RMK, a następnie przekazywana jest do podpisu Dyrektorowi WRR/ Zastępcy Dyrektora WRR. Po podpisaniu pisma przez Dyrektora WRR/ Zastępcy Dyrektora WRR, pracownik RMK w wersji elektronicznej oraz w wersji papierowej wraz z pismem przewodnim przekazuje informację kwartalną do IPOC. Procedura dotycząca sporządzania i przekazywania informacji kwartalnej z realizacji RPO WSL przedstawiona została schematycznie w załączniku 1.5 do Podręcznika. 244

245 10.10 Sprawozdawczość z udzielonej pomocy publicznej Zgodnie z wymogami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 czerwca 2011 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie przekazywania sprawozdań o udzielonej pomocy publicznej i informacji o nieudzieleniu takiej pomocy z wykorzystaniem aplikacji SHRIMP prowadzona jest sprawozdawczość z udzielonej pomocy publicznej za pomocą systemu SHRIMP. Sprawozdanie z udzielonej pomocy publicznej sporządzane jest przez Koordynatora ds. pomocy publicznej w RWP, a w razie jego nieobecności przez osobę zastępującą zgodnie z systemem zastępstw. Po rejestracji w ramach RKP umowy/ decyzji/ aneksu/ porozumienia dla projektu objętego pomocą publiczną w LSI, generowana jest automatycznie wiadomość mailowa m. in. do Koordynatora ds. pomocy publicznej w RWP oraz Kierownika RWP, informująca o tym fakcie. Koordynator ds. pomocy publicznej w RWP sporządza i przesyła sprawozdanie z udzielonej pomocy publicznej za pośrednictwem systemu SHRIMP zgodnie z wymogami i terminami określonymi we właściwym rozporządzeniu Rady Ministrów Postępowanie w przypadku niezłożenia sprawozdania W przypadku niezłożenia przez IP2 RPO WSL sprawozdania (okresowego, rocznego, końcowego) w wyznaczonym terminie, IZ RPO WSL niezwłocznie za pośrednictwem RMK występuje do IP2 RPO WSL z wezwaniem do złożenia zaległego sprawozdania w terminie 5 dni roboczych wraz z uzasadnieniem nieterminowego jego złożenia. Niezłożenie przez IP2 RPO WSL sprawozdania pomimo wezwania może stanowić podstawę do rozwiązania przez IZ RPO WSL umowy o dofinansowanie projektu/porozumienia o powierzeniu IP2 RPO WSL wdrażania części zadań. Rodzaje ryzyk występujących w procesach dotyczących sprawozdawczości i monitoringu L.p. Rodzaj ryzyka Waga ryzyka* Oczekiwany mechanizm kontroli wewnętrznej 1 Niepowołanie KM RPO WSL w terminie trzech miesięcy od daty przekazania decyzji o zatwierdzeniu RPO WSL przez Komisję Europejską 2 Przestrzeganie Wytycznych MRR; 2 Nieterminowe przekazywanie materiałów pod obrady KM RPO WSL 2 Bieżący monitoring; Regulamin pracy KM RPO WSL 3 Niezatwierdzenie przez KM RPO WSL kryteriów wyboru projektów w terminie sześciu miesięcy od daty przekazania decyzji o zatwierdzeniu RPO WSL przez Komisję Europejską 2 Weryfikacja jakości i rodzajów kryteriów oceny projektów; terminowa zmiana/uzupełnianie/poprawa kryteriów oceny projektów 4 Niezatwierdzenie innych dokumentów programowych, np. sprawozdań z realizacji RPO WSL 2 Weryfikacja jakości i rodzajów dokumentów; terminowa zmiana/uzupełnianie/poprawa dokumentów 5 Opóźnienie w przygotowaniu sprawozdania i jego elementów składowych 3 Bieżący monitoring; dane generowane automatycznie w elektronicznej bazie danych 245

246 6 Błędy formalne i merytoryczne w sprawozdaniu 2 Weryfikacja w oparciu o listę sprawdzającą 7 W sprawozdaniu za dany okres zostaną ujęte płatności dokonane w innym okresie 1 Dane generowane przez system elektroniczny rejestr płatności 8 W sprawozdaniu za dany okres nie zostaną ujęte wszystkie dokonane w tym okresie płatności 1 Dane generowane przez system elektroniczny rejestr płatności 9 W sprawozdaniu za dany okres zostaną wykazane wielokrotnie te same płatności 1 Dane generowane przez system elektroniczny rejestr płatności 10 Te same płatności zostaną umieszczone w sprawozdaniach za różne okresy 1 Weryfikacja dokumentów w oparciu o wcześniej złożone sprawozdania 11 Sprawozdanie za dany okres będzie niezgodne z danymi wynikającymi z ksiąg rachunkowych 1 Dane generowane przez system elektroniczny 12 Opóźnienia w weryfikacji sprawozdań 3 Weryfikacja w oparciu o listę sprawdzającą Opóźnienia w przekazywaniu korekt sprawozdań Opóźnienia w przekazywaniu informacji kwartalnej Opóźnienie w przygotowaniu informacji kwartalnej Błędy formalne i merytoryczne w informacji kwartalnej 3 Bieżący monitoring; Kontrola systemu 2 Bieżący monitoring; Kontrola systemu 2 Bieżący monitoring; Kontrola systemu 2 Weryfikacja w oparciu o listę sprawdzającą 17 W informacji za dany okres nie ujęto wszystkich danych 1 Dane generowane z systemu informatycznego 18 W informacji za dany okres ujęto dane z innego okresu 1 Dane generowane z systemu informatycznego 19 W informacji za dany okres wykazano wielokrotnie te same dane 1 Dane generowane z systemu informatycznego Opóźnienia w przekazywaniu korekt sprawozdań Po ogłoszeniu naboru wpłynęły wnioski o dofinansowanie, które nie wyczerpały planowanej alokacji Po ocenie formalnej odrzucono/zwrócono do korekty wnioski o dofinansowanie, których łączna wartość znacząco wpływa na prognozowane kwoty Po ocenie merytorycznej odrzucono wnioski o dofinansowanie, których łączna wartość znacząco wpływa na prognozowane kwoty 3 Bieżący monitoring; Kontrola systemu 2 Monitorowanie naboru. Realokacja środków 2 Monitorowanie naboru. Realokacja środków 2 Monitorowanie naboru. Realokacja środków 24 Beneficjent nie wniósł zabezpieczenia umowy o dofinansowanie lub stwierdzono nieprawidłowości skutkujące rozwiązaniem umowy o dofinansowanie projektu. Rozwiązanie umowy o dofinansowanie przez beneficjenta 2 Weryfikacja wykonalności projektu pod względem finansowym w trakcie oceny merytorycznej wniosku aplikacyjnego. Bieżący trakcie oceny merytorycznej wniosku aplikacyjnego. Bieżący monitoring realizacji projektu. Realokacja środków 246

247 25 W trakcie weryfikacji wniosków o płatność i/lub w trakcie kontroli na miejscu realizacji projektu i/lub w siedzibie beneficjenta stwierdzono niekwalifikowalność wydatków 2 Czytelne określenie zasad realizacji projektu, w szczególności tryb wprowadzania zmian, stosowanie przepisów dot. zamówień publicznych, wyraźnie określone zasady kwalifikowalności wydatków. Zastosowanie zasady dwóch par oczu w trakcie weryfikacji dokumentów oraz w trakcie kontroli Zmiana wartości projektu (oszczędności 26 poprzetargowe), zmiana harmonogramu rzeczowo-finansowego (szybszy/wolniejszy postęp prac) powodująca niedoszacowanie lub przeszacowanie prognozy 2 Bieżący monitoring postępu rzeczowofinansowego projektu. Realokacja środków 27 Harmonogramy składane przez beneficjentów/ip2 RPO WSL zawierają dane nieprecyzyjnie oszacowane, harmonogramy spływają z opóźnieniem 2 Bieżący monitoring postępu rzeczowofinansowego projektu. Realokacja środków 28 Beneficjent wygrywa spór sądowy, w wyniku którego powstaje zobowiązanie po stronie IZ RPO WSL 2 Czytelne określenie zasad realizacji projektu, w szczególności tryb wprowadzania zmian, stosowanie przepisów dot. Zamówień publicznych, wyraźnie określone zasady kwalifikowalności wydatków. Zastosowanie zasady dwóch par oczu w trakcie weryfikacji dokumentów oraz w trakcie kontroli na miejscu realizacji projektu i/lub w siedzibie beneficjenta 29 Prowadzone windykacje nie skutkują wpływem środków w żądanym terminie/wysokości. 2 Weryfikacja wykonalności projektu pod względem finansowym w trakcie oceny merytorycznej wniosku aplikacyjnego. Bieżący monitoring realizacji projektu. Realokacja środków 30 Prognoza wydatków zawiera błędy rachunkowe 1 Weryfikacja spływających danych wejściowych, wykorzystanie lokalnego systemu informatycznego do agregowania danych o prognozowanych płatnościach 31 Przekroczenie limitu zobowiązań przez IZ RPO WSL 2 Prowadzenie aktualnych rejestrów zobowiązań 32 Przekroczenie alokacji przez IZ RPO WSL podczas kontraktowania umów o dofinansowanie 2 Prowadzenie aktualnych rejestrów zawieranych umów o dofinansowanie i aneksów do umów 33 Osoby lub instytucje uczestniczące w procesie wprowadzania zmian w systemie monitoringu nie zostały zaznajomione z obowiązującymi procedurami oraz wprowadzonymi zmianami 1 W zakresie instytucji zewnętrznych: szkolenia, opracowanie formalnych wymogów dotyczących zawartości zgłoszenia potrzeby wprowadzenia zmian i odnoszenie się do wszystkich propozycji W zakresie osób zatrudnionych w IZ: szkolenia, dokumentowanie i przechowywanie dokumentów procesu 34 Procedura wprowadzania zmian lub wprowadzone zmiany w systemie monitoringu nie są zgodne z przepisami UE i krajowymi 2 Weryfikacja przyjętej procedury z procedurami przyjętymi przez KE, IK NSRO oraz IK RPO, weryfikacja wprowadzonych zmian pod kątem ich zgodności z wymogami stawianymi wskaźnikom 247

248 35 Brak wskaźników dla wyszczególnionych typów lub grup 2 Agregacja danych, weryfikacja systemu poprzez badanie ewaluacyjne 36 Ewentualny wpływ dokonywanych zmian realokacji środków w ramach poszczególnych priorytetów lub kategorii interwencji na możliwość osiągnięcia założonych wskaźników monitoringu 2 Konieczność koordynacji procedury związanej z realokacją środków z procedurą dot. zmiany wskaźników 37 Przeciągająca się w czasie procedura zmiany realokacji środków, zwłaszcza pomiędzy priorytetami RPO WSL 2 Skuteczna współpraca wszystkich podmiotów zaangażowanych w prace nad dokonaniem zmian realokacji środków *waga ryzyka: 1 niska 2 średnia 3 wysoka 248

249 11 Kontrola i audyt IZ RPO WSL zapewnia realizację dwóch typów kontroli w systemie wdrażania RPO WSL: a. kontrola systemowa (art. 60 i art. 70 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006); b. weryfikacja wydatków (art. 60 lit. b Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006). Kontrola systemowa przeprowadzana przez IZ RPO WSL dotyczy weryfikacji zadań powierzonych IP2 RPO WSL. Kontrola systemowa obejmuje kontrolę dokumentacji oraz kontrolę na miejscu (zgodnie z zapisami rozdziału Podręcznika). Celem kontroli prowadzonej w IP2 RPO WSL jest zapewnienie prawidłowego, efektywnego i zgodnego z prawem funkcjonowania systemu zarządzania i kontroli RPO WSL. Kontrole systemowe weryfikujące prawidłowość funkcjonowania systemu zarządzania i kontroli RPO WSL są przeprowadzane przynajmniej raz w roku w IP2 RPO WSL. Za prowadzenie kontroli systemowych odpowiada RMK. Weryfikacja wydatków polega na sprawdzeniu czy towary i usługi w ramach współfinansowanych projektów zostały dostarczone, a wydatki faktycznie poniesione, zgodnie z zasadami wspólnotowymi i krajowymi. Weryfikacja wydatków przeprowadzana jest za pomocą: weryfikacji wniosków o płatność (zgodnie z zapisami rozdziału 8), kontroli projektów, sprawdzających czy poniesione przez beneficjenta wydatki są zgodne z zasadami prawa wspólnotowego i krajowego oraz czy są zgodne z zapisami umowy/decyzji o dofinansowanie. Zasady przeprowadzenia weryfikacji wydatków W trakcie wykonywania czynności kontrolnych obowiązują następujące zasady: legalności, tj. wykonywania czynności kontrolnych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, rzetelności, tj. obiektywnego i rzetelnego sprawdzania faktów i udokumentowania wyników kontroli w oparciu o materiał źródłowy, podmiotowości, tj. dokonywania ustaleń dotyczących tylko jednostki kontrolowanej, tajemnicy, tj. zachowania tajemnicy kontroli zgodnie z właściwymi przepisami o ochronie informacji niejawnych i ochrony danych osobowych, kontradyktoryjności, tj. możliwości przedstawienia przez kontrolowanego dowodów, wyjaśnień i argumentacji w badanej sprawie, obowiązku przyjęcia ich przez kontrolującego i ustosunkowania się do nich. Rodzaje kontroli projektów Kontrola projektów będzie realizowana z uwzględnieniem następujących rodzajów kontroli: 1. kontrole na zakończenie realizacji projektów, w tym: - dokumentów (w siedzibie IZ) - na miejscu realizacji projektu 2. kontrole w trakcie realizacji projektów, w tym: - dokumentów (w siedzibie IZ) - na miejscu realizacji projektu 249

250 3. kontrole doraźne (zgodnie z zapisami rozdziału ) 4. kontrole krzyżowe (zgodnie z zapisami rozdziału ) 5. kontrole sprawdzające trwałość projektu (zgodnie z zapisami rozdziału 11.4). Kontrola dokumentów w siedzibie IZ RPO WSL przeprowadzana jest zgodnie z zapisami rozdziału 11.2., a kontrola na miejscu realizacji projektu - z zapisami rozdziału Kontrole projektów przeprowadzają pracownicy RKPR, z wyłączeniem Rocznych Planów Działań (RPD) IZ RPO WSL realizowanych w ramach Priorytetu Pomoc Techniczna. Kontrole w zakresie realizacji RPD IZ RPO WSL w ramach Pomocy technicznej są przeprowadzane przez Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego (KA), zgodnie z zapisami rozdziału Poza w/w kontrolami przeprowadzane będą wizyty monitorujące (zgodnie z zapisami rozdziału 11.7), w tym wizyty monitorujące stan przygotowania do realizacji projektów kluczowych oraz projektów wybranych w ramach Programów Rozwoju Subregionów. Każda kontrola jest rejestrowana w Rejestrze kontroli (dla kontroli Rocznych Planów Działań realizowanych przez IZ RPO WSL odrębny rejestr kontroli prowadzi Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego). Rejestr kontroli projektów prowadzony jest przez RKPR, rejestr kontroli systemowych prowadzony jest przez RMK. Rejestry prowadzone są w oparciu o wzory przedstawione w załączniku i Rejestr kontroli projektów RKPR prowadzi w Lokalnym Systemie Informatycznym. Akta: - kontroli projektów przechowywane są w RKPR, w teczkach poszczególnych projektów, zgodnie z zapisami rozdziału kontroli systemowych przechowywane są w RMK zgodnie z zapisami rozdziału akta kontroli Rocznych Planów Działań realizowanych przez IZ RPO WSL w ramach Pomocy Technicznej przechowywane są w Wydziale Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego. - akta kontroli Rocznych Planów Działań realizowanych przez IP2 RPO WSL w ramach Pomocy Technicznej przechowywane są w RKPR. Procedury dotyczące kontroli projektów prowadzonych przez IP2 RPO WSL znajdują się w Podręczniku procedur wdrażania IP2 RPO WSL Przygotowanie Rocznego planu kontroli RPO WSL IZ RPO WSL prowadzi kontrole zgodnie z założeniami Rocznego planu kontroli RPO WSL. Za przygotowanie Rocznego planu kontroli RPO WSL odpowiedzialny jest RMK. Roczny plan kontroli składa się z: planu kontroli systemowej w IP2 RPO WSL (Roczny plan kontroli systemowej), planu kontroli FROM, planu kontroli projektów (Roczny plan kontroli na miejscu realizacji projektów oraz Roczny plan kontroli IP2 RPO WSL). Roczny plan kontroli uwzględnia zapisy zawarte w Rocznym Planie kontroli IP2 RPO WSL. Roczny plan kontroli dotyczy w szczególności kontroli wewnętrznej systemu oraz przestrzegania procedur wdrażania RPO WSL, przedstawia także ramowe wytyczne dla 250

251 kontroli projektów w ramach RPO WSL, informacje na temat metodologii doboru próby projektów oraz minimalnej liczby projektów wytypowanych do kontroli w danym roku. Ponadto, jeśli w ramach RPO WSL realizowane będą wieloletnie projekty o dużej wartości w Rocznym planie kontroli należy ująć plan kontroli tych projektów. W Rocznym planie kontroli opisywane są także założenia do prowadzenia kontroli krzyżowych zarówno przez IZ RPO WSL, jak i IP2 RPO WSL. Plan kontroli przygotowywany jest na podstawie Wytycznych Ministra Rozwoju Regionalnego zakresie procesu kontroli w ramach obowiązków Instytucji Zarządzającej Programem Operacyjnym i składa się między innymi z następujących elementów: 1. Opisu uwarunkowań prowadzenia procesu kontroli w danym roku. 2. Układu chronologicznego i tematycznego kontroli systemu oraz przestrzegania procedur w RPO WSL (kontrola wewnętrzna w ramach Programu). 3. Założenia co do zasad kontroli projektów w RPO WSL w danym roku. Wzór Rocznego planu kontroli stanowi załącznik nr 11.3 do Podręcznika. Procedura przygotowania Rocznego Planu Kontroli RPO WSL przedstawiona została schematycznie w załączniku 1.5 do niniejszego Podręcznika Roczny plan kontroli IP2 RPO WSL IP2 RPO WSL zobowiązana jest do przygotowania Rocznego planu kontroli. Roczny plan kontroli IP2 RPO WSL zawiera ogólne założenia dotyczące kontroli projektów realizowanych w ramach Działania/Poddziałań wdrażanych przez IP2 RPO WSL. Plan sporządzany jest w sposób uwzględniający m.in. wartość projektu, postęp rzeczowofinansowy w projekcie, doświadczenie podmiotów realizujących projekty oraz wyniki wcześniej przeprowadzonych kontroli. Zgodnie z Wytycznymi dla Instytucji Pośredniczącej Drugiego Stopnia w ramach RPO WSL roczny plan kontroli IP2 RPO WSL obejmuje kontrolę na miejscu realizacji projektu zgodnie z opracowaną metodologią doboru próby projektów do kontroli oraz ewentualne kontrole sprawdzające wykonanie zaleceń pokontrolnych (jeśli zostały sformułowane zalecenia pokontrolne). Kontrola projektu może zostać przeprowadzona zarówno w trakcie jego realizacji, jak i po jego zakończeniu. Plany kontroli IP2 RPO WSL sporządzane są na okres roku kalendarzowego, w terminie do 31 października roku poprzedzającego rok, dla którego przygotowany jest plan. Roczny plan kontroli IP2 RPO WSL zatwierdzany jest przez IZ RPO WSL. Pismo Dyrektora IP2 RPO WSL przekazujące Roczny plan kontroli jest dekretowane przez Dyrektora WRR/Zastępcę Dyrektora WRR na kierownika RMK, a następnie na pracownika RMK. Pracownik, posługując się listą sprawdzającą, stanowiącą załącznik nr do Podręcznika, weryfikuje przekazany dokument w terminie 5 dni roboczych. Pracownik składa podpis na liście sprawdzającej, przekazuje ją kierownikowi RMK do akceptacji, a następnie Dyrektorowi WRR/Zastępcy Dyrektora WRR do podpisu. Informacja o wyniku weryfikacji Rocznego planu kontroli IP2 RPO WSL przekazywana jest pismem IP2 RPO WSL. Jeśli w skutek weryfikacji Rocznego planu kontroli zostaną sformułowane zastrzeżenia co do jego treści, Dyrektor WRR/Zastępca Dyrektora WRR zwraca się z prośbą o wprowadzenie w terminie do 5 dni roboczych stosownych zmian w Rocznym planie kontroli IP2 RPO WSL. Jeśli nie zostaną sformułowane żadne zastrzeżenia, Dyrektor WRR/Zastępca Dyrektora WRR w stosownym piśmie informuje IP2 RPO WSL o akceptacji Rocznego planu kontroli IP2 RPO WSL. 251

252 Roczny plan kontroli IP2 RPO WSL może podlegać aktualizacji w IP2 RPO WSL, m.in. stosownie do harmonogramów realizacji Programu lub w oparciu o postęp w zawieraniu umów o dofinansowanie projektu bądź harmonogram realizacji projektów. Aktualizacja Rocznego Planu Kontroli przebiega zgodnie z procedurą jego przygotowania i jest dokonywana za zgodą IZ RPO WSL Roczny plan kontroli systemowej Roczny plan kontroli systemowej jest częścią Rocznego planu kontroli. Obejmuje on kontrolę w IP2 RPO WSL co najmniej raz w roku w okresie , oraz kontrole sprawdzające wykonanie zaleceń pokontrolnych. Roczny plan kontroli systemowej jest sporządzany przez pracownika RMK i parafowany przez Koordynatora zespołu ds. kontroli w RMK, a następnie zatwierdzany przez Kierownika RMK w terminie do 15 października roku poprzedzającego rok, dla którego przygotowywany jest plan. Roczny plan kontroli systemowej może podlegać aktualizacji w IZ RPO WSL, m.in. stosownie do aktualnego stanu realizacji Programu. Aktualizacja przebiega analogicznie do procedury przygotowania Rocznego Planu Kontroli Systemowej Roczny plan kontroli FROM Roczny plan kontroli FROM jest częścią Rocznego planu kontroli. Obejmuje on kontrolę w FROM co najmniej raz w roku oraz kontrole sprawdzające wykonanie zaleceń pokontrolnych. Roczny plan kontroli FROM jest sporządzany przez pracownika RMK i parafowany przez Koordynatora zespołu ds. instrumentów inżynierii finansowej w RMK, a następnie zatwierdzany przez Kierownika RMK w terminie do 15 października roku poprzedzającego rok, dla którego przygotowywany jest plan. Roczny plan kontroli FROM może podlegać aktualizacji w IZ RPO WSL, m.in. stosownie do aktualnego stanu realizacji Programu. Aktualizacja przebiega analogicznie do procedury przygotowania Rocznego Planu Kontroli FROM Roczny plan kontroli na miejscu realizacji projektów Roczny plan kontroli na miejscu realizacji projektów jest częścią Rocznego planu kontroli. Za jego sporządzenie odpowiada RKPR. Roczny plan kontroli na miejscu realizacji projektu zawiera ogólne założenia dotyczące kontroli projektów realizowanych w ramach Działań/ Poddziałań wdrażanych przez IZ RPO WSL. Plan sporządzany jest w sposób uwzględniający m.in. wartość projektu, postęp rzeczowo-finansowy w projekcie (określany między innymi na podstawie zweryfikowanych wniosków beneficjenta o płatność), doświadczenie podmiotów realizujących projekty, wyniki wcześniej przeprowadzonych kontroli. W przypadku dużych projektów IZ RPO WSL planuje i przedstawia w Rocznym planie kontroli chronologiczny układ kontroli w takich projektach w ciągu roku. Roczny plan kontroli na miejscu realizacji projektów jest konsultowany z Wydziałem Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego, w zakresie kontroli Rocznych Planów Działań realizowanych przez IZ RPO WSL w ramach Pomocy Technicznej (dot. ustalenia terminu kontroli RPD). 252

253 Roczny plan kontroli na miejscu realizacji projektów sporządzany jest przez pracownika RKPR (po konsultacji z Wydziałem Kontroli i Audytu Wewnętrznego), parafowany przez kierownika RKPR i przekazywany do RMK w terminie do 15 października roku poprzedzającego rok, dla którego przygotowywany jest plan. Dane zawarte w zatwierdzonym przez kierownika RKPR dokumencie są uwzględniane przy sporządzaniu Rocznego planu kontroli RPO WSL. Aktualizacja Rocznego planu kontroli na miejscu realizacji projektów może zostać dokonana m.in. w oparciu o postęp w zawieraniu umów o dofinansowanie projektu bądź harmonogram realizacji projektów. Przebiega ona zgodnie z procedurą przygotowania Rocznego planu kontroli na miejscu realizacji projektów Roczny plan kontroli w ramach RPO WSL Za udokumentowanie sposobu opracowania Rocznego Planu Kontroli RPO WSL i archiwizację w/w dokumentacji odpowiada RMK. Roczny plan kontroli w ramach RPO WSL przygotowywany jest na okres roku kalendarzowego i przyjmowany uchwałą Zarządu Województwa w terminie do 13 listopada roku poprzedzającego rok, na który sporządzany jest Plan. Pracownik RMK sporządza Roczny plan kontroli RPO WSL obejmujący: 1. Zatwierdzony przez kierownika RMK Roczny plan kontroli systemowej w IP2 RPO WSL. 2. Zatwierdzony przez kierownika RMK Roczny plan kontroli FROM w ramach Inicjatywy JESSICA. 3. Zatwierdzony przez kierownika RKPR Roczny plan kontroli na miejscu realizacji projektów wdrażanych przez IZ RPO WSL. 4. Zatwierdzony przez IZ RPO WSL Roczny plan kontroli IP2 RPO WSL. Przygotowany przez pracownika projekt Rocznego planu kontroli w ramach RPO WSL wraz z projektem uchwały Zarządu Województwa jest weryfikowany przez Kierownika RMK, a następnie akceptowany przez Dyrektora WRR/ Zastępcę Dyrektora WRR. Po akceptacji Dyrektora WRR/ Zastępcy Dyrektora WRR Roczny plan kontroli RPO WSL jest przekazywany pod obrady Zarządu Województwa. Po zatwierdzeniu przez Zarząd Województwa Rocznego planu kontroli RPO WSL, pracownik RMK przygotowuje pismo przekazujące plan do akceptacji IK RPO. Po podpisaniu pisma przez Dyrektora WRR/ Zastępcę Dyrektora WRR, Roczny plan kontroli RPO WSL przekazywany jest do akceptacji IK RPO w terminie do 15 listopada roku poprzedzającego rok, na który sporządzony jest Plan. Przed akceptacją planów przez IK RPO, Roczny Plan Kontroli RPO WSL jest opiniowany przez Komitet ds. Kontroli i Audytu Funduszy Strukturalnych i Funduszu Spójności , który formułuje rekomendacje w zakresie ich pozytywnego bądź negatywnego zaopiniowania. IK RPO zajmuje stanowisko wobec przedstawionego Rocznego planu kontroli w terminie do 15 grudnia roku, w którym Roczny plan kontroli został przedłożony. Zatwierdzony przez IK RPO Roczny plan kontroli RPO WSL przekazywany jest przez RMK do wiadomości IPOC w terminie do 5 dni roboczych po uzyskaniu informacji o akceptacji planu przez IK RPO. Kopia zatwierdzonego Rocznego planu kontroli w ramach RPO WSL przekazywana jest również do wiadomości Dyrektorowi KA oraz Dyrektorowi IP2 RPO WSL. 253

254 W przypadku braku akceptacji Rocznego Planu Kontroli RPO WSL przez IK RPO WSL pracownik RMK wprowadza zmiany w niniejszym dokumencie, zgodnie z rekomendacjami IK RPO. Dalszy przebieg prac nad Rocznym Planem Kontroli RPO WSL przebiega zgodnie z procedurą jego przygotowania. Roczny plan kontroli w ramach RPO WSL aktualizowany jest co do zasady dwa razy w roku tj. do 30 kwietnia i do 30 września danego roku. Pracownik RMK odpowiedzialny za dokonanie aktualizacji planu w terminie do 31 marca lub 31 sierpnia przygotowuje pismo/ notatkę do Dyrektora IP2 RPO WSL/ Kierownika RKPR z prośbą o przedstawienie w terminie do 15 kwietnia lub 15 września aktualizacji poszczególnych części planu, bądź też informacji na temat braku konieczności dokonania aktualizacji planu. Notatka jest podpisywana przez Kierownika RMK, natomiast pismo jest parafowane przez Kierownika RMK, a następnie podpisywane przez Dyrektora WRR/ Zastępcę Dyrektora WRR. Po otrzymaniu odpowiedzi na pismo/ notatkę pracownik dokonuje aktualizacji Rocznego planu kontroli w ramach RPO WSL, bądź też sporządza notatkę o braku konieczności dokonania aktualizacji planu. Aktualizacja Rocznego planu kontroli w ramach RPO WSL przebiega zgodnie z procedurą jego przygotowania. Zaktualizowany Roczny plan kontroli jest przesyłany do zaopiniowania IK RPO, która w terminie 15 dni roboczych od daty otrzymania zajmuje stanowisko wobec dokonanych w dokumencie zmian. Po uzyskaniu akceptacji IK RPO zaktualizowany Roczny Plan kontroli przekazywany jest do wiadomości IPOC, jak również do Dyrektora KA. W uzasadnionych przypadkach aktualizacja Rocznego planu kontroli RPO WSL może zostać przeprowadzona w innym terminie Dobór próby do kontroli na miejscu Metodologia ma się przyczynić do sprawniejszego wdrażania RPO WSL poprzez przyspieszenie procesu rozliczania projektów oraz skrócić czas oczekiwania na kontrolę przy zapewnieniu odpowiedniej jakości kontroli. W szczególnych przypadkach IZ RPO WSL może odstąpić od stosowania doboru próby do typowania projektów do kontroli i przeprowadzać kontrolę wszystkich projektów. Metodologia doboru próby podlega corocznej weryfikacji pod kątem adekwatności dla procesu kontroli, przed przygotowaniem Rocznego Planu Kontroli (lub aktualizacji planu kontroli). Określenie populacji podlegającej próbkowaniu Populację, co do zasady, stanowią wszystkie projekty realizowane w ramach RPO WSL z wyłączeniem: projektów realizowanych w ramach działania 1.2 i poddziałań 3.1.1, projekty podlegające kontroli przez IP2, zgodnie z Podręcznikiem procedur IP2, projektów dla których beneficjentem jest Województwo Śląskie obowiązkowa kontrola na miejscu realizacji. projektów realizowanych w ramach Priorytetu 10 obowiązkowa kontrola wszystkich RPD, zgodnie z zapisami rozdziału 11.5, projektów o wartości powyżej 20 mln złotych obowiązkowa kontrola na miejscu realizacji, Określenie wielkości próby 254

255 W celu wytypowania projektów do kontroli na miejscu realizacji (za pomocą doboru próby) niezbędne jest przeprowadzenie analizy ryzyka. Dobór próby do kontroli na miejscu opiera się na analizie czynników (kryteriów) zawartych w matrycy ryzyka. Opracowana metodologia zapewnia odpowiednią wielkość próby oraz uwzględnia poziom charakterystyczny dla różnych typów beneficjentów i projektów. Przy określeniu wysokości ryzyka w prawidłowości realizacji projektu bierze się pod uwagę następujące czynniki: a. wartość projektu, b. rodzaj beneficjenta, c. liczbę realizowanych przez beneficjenta projektów współfinansowanych przez UE w ramach RPO WSL, d. zamówienia publiczne, e. liczbę postępowań o udzielenie zamówienia publicznego w ramach danego/badanego projektu (w tym poza ustawą), f. ustalenia z przeprowadzonych przez IZ RPO weryfikacji zamówień w ramach projektu, g. liczbę partnerów w projekcie, h. powiązanie z PROW lub PO RYBY, i. czy projekt jest projektem generującym dochód (w myśl art. 55 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r.). Zgodnie z procedurą przeglądu procedur i wyników kontroli projektów, powyższa lista czynników ryzyka (zawarta w matrycy ryzyka) może ulegać modyfikacji poprzez zmianę lub aktualizację metodologii. Przygotowanie matryc ryzyka Pracownik, wyznaczony przez Koordynatora/Kierownika RKPR, dokonuje weryfikacji projektów dla których zostały złożone wnioski o płatność końcową, przy wykorzystaniu raportu w systemie SIWIZ,. Weryfikacji wniosków o płatność końcową dokonuje się co najmniej raz na tydzień. Na podstawie przeprowadzonej weryfikacji projektów, przygotowywane są matryce ryzyka dla poszczególnych projektów (przypisanie dla projektu czynników ryzyka wg odpowiednich wartości wag i kryteriów punktowych, określenie stopnia ryzyka %). Wzór matrycy ryzyka stanowi załącznik do Podręcznika. Koordynator zespołu ds. kontroli projektówna bieżąco otrzymuje i parafuje przygotowane matryce ryzyka. Wyniki doboru próby W wyniku przeprowadzonej analizy ryzyka (matryce ryzyka), na podstawie określonego stopnia ryzyka (0 100 %), każdy z projektów przyporządkowany zostaje do jednej z dwóch grup ryzyka: - Projekty podwyższonego ryzyka. Projekty wchodzące do danej grupy projektów objęte są obowiązkową kontrolą na miejscu realizacji. Wyjątek: W szczególnych przypadkach dla projektów podwyższonego ryzyka, dla których została już przeprowadzona kontrola na miejscu realizacji projektu, a jej wyniki wskazują że dane wskazane we wnioskach o płatność są prawdziwe oraz że projekt jest realizowany prawidłowo, zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie, procedurami i wytycznymi IZ RPO WSL istnieje możliwość przeprowadzenia kontroli na zakończenie 255

256 jedynie na dokumentach w siedzibie IZ RPO WSL. Notatkę w sprawie odstąpienia od kontroli na miejscu na zakończenie dla danego projektu wraz z uzasadnieniem przygotowuje pracownik Referatu ds. kontroli projektów. Po zaparafowaniu przez Koordynatora i zaakceptowaniu przez Kierownika - decyzję w danej sprawie ostatecznie podejmuje Dyrektor WRR/ Zastępca Dyrektora WRR. - Projekty niskiego ryzyka. Projekty wchodzące do danej grupy projektów objęte są kontrolą na dokumentach w siedzibie IZ RPO WSL. Wyjątek: W uzasadnionych przypadkach IZ RPO WSL może wybrać dodatkowo do kontroli na miejscu realizacji, projekty z grupy projektów o niskim ryzyku. W takim przypadku nastąpi dobór celowy (dobór ekspercki) do kontroli. Na koniec każdego miesiąca sporządzana jest notatka służbowa w sprawie akceptacji listy projektów wymagających przeprowadzenia czynności kontrolnych (załącznik 11.37), na którą składa się: - lista wyników doboru próby stanowiąca załącznik nr 1 do notatki. Lista obejmuje projekty wybrane do kontroli na dokumentach w siedzibie IZ oraz do kontroli na miejscu realizacji z uwzględnieniem projektów wytypowanych w ramach doboru eksperckiego. - lista projektów objętych obowiązkową kontrolą na miejscu (przeprowadzana przez RKPR) stanowiąca załącznik nr 2 do notatki. - zaktualizowana lista projektów objętych doborem próby za poprzedni okres/y stanowiąca załącznik nr 3 do notatki. Notatkę parafuje Koordynator RKPR, akceptuje Kierownik RKPR oraz zatwierdza Dyrektor WRR/ Zastępca Dyrektora WRR. Wraz z notatką służbową Kierownikowi RKPR przedstawiane są do akceptacji przygotowane za dany okres matryce ryzyka. Zatwierdzona matryca ryzyka włączana jest do akt danego projektu. Przegląd procedury i wyników kontroli (raz na kwartał). Przegląd procedury i wyników kontroli ma spełnić funkcje kontrolne i zarządcze. Procedury i wyniki kontroli podlegają bieżącemu monitorowaniu, wobec czego Dyrektor/Zastępca Dyrektora WRR uzyskuje informacje na temat skuteczności poszczególnych elementów systemów kontroli, co umożliwia bieżące rozwiązywanie zidentyfikowanych problemów. Przegląd procedury i wyników kontroli dokonywany jest raz na kwartał w formie notatki służbowej podpisywanej przez Kierownika RKPR i akceptowanej przez Dyrektora/Z-cę Dyrektora WRR. Podczas przeglądu procedury i wyników kontroli dokonuje się m.in.: 1) przeglądu przeprowadzonych kontroli z danego okresu z uwzględnieniem: postępu przeprowadzanych kontroli (zgodnie z Rocznym Planem Kontroli ), analizy wyników kontroli z danego okresu, w razie potrzeby analizy wyników z poprzednich okresów. W przypadku gdy zostaną stwierdzone istotne nieprawidłowości w realizacji projektów w ramach danego działania RPO WSL Dyrektor WRR/ Zastępca Dyrektora WRR może podjąć decyzję o zwiększeniu liczby projektów do kontroli. 2) przeglądu procedur dotyczących kontroli, w tym metodologii doboru próby. W razie uzasadnionej potrzeby istnieje możliwość dokonania zmiany matrycy ryzyka (metodologii doboru próby). Zmiany metodologii próby oraz matrycy ryzyka (np. czynniki wagi, kryteria) zatwierdzane są przez Zarząd Województwa Śląskiego. 3) sporządzenie/ aktualizacji listy beneficjentów, którzy realizują/realizowali projekty zarówno w ramach RPO WSL, jak i PROW lub PO RYBY dla których występuje 256

257 czynnik ryzyka Powiązanie z PROW lub PO RYBY Potrzebne dane generowane są za pomocą systemów informatycznych KSI SIMIK 07-13, OFSA PROW i RYBY (raport podstawowy) Weryfikacja wydatków Zgodnie z zapisami art. 13 ust. 2 Rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006 weryfikacja wydatków przeprowadzana przez IZ RPO WSL polega w szczególności na: a) Weryfikacji wszystkich wniosków o płatność oraz dokumentów składanych przez beneficjentów. b) Kontroli projektów na miejscu, która może być przeprowadzana na próbie projektów (patrz rozdział 11.3.). Weryfikacja wniosków o płatność wraz z dokumentami potwierdzającymi poniesienie oraz zapłacenie wydatków prowadzona jest na dokumentach w siedzibie IZ RPO WSL i obejmuje wszystkie wnioski o płatność, zgodnie z zapisami rozdziału 8. Poza weryfikacją wniosków o płatność IZ RPO WSL przeprowadza weryfikację następujących dokumentów: dokumenty przedstawiane przy zawieraniu umowy/decyzji o dofinansowanie oraz podpisywaniu aneksów do umowy/decyzji (zgodnie z zapisami rozdziału 5), dokumenty dotyczące przeprowadzanych postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, w tym również umowy z wykonawcami (zgodnie z zapisami rozdziału 6), dokumenty potwierdzające, że dostawy, usługi i roboty budowlane współfinansowane w ramach projektów zostały rzeczywiście wykonane zgodnie z umową/decyzją o dofinansowaniu, dokumenty potwierdzające, że wydatki zostały poniesione zgodnie z zasadami krajowymi i wspólnotowymi, w tym dotyczącymi w szczególności: konkurencji, ochrony środowiska, niedyskryminacji, społeczeństwa informacyjnego oraz zakazu podwójnego finansowania wydatków, poświadczenie i deklaracja wydatków składane przez IP2 RPO WSL do IZ RPO WSL. Kontrola na zakończenie realizacji na dokumentach w siedzibie IZ RPO Kontrolę na zakończenie realizacji projektu - na dokumentach w siedzibie IZ RPO WSL przeprowadza się w przypadku gdy nie przeprowadzono kontroli na zakończenie realizacji na miejscu realizacji projektu (w wyniku przeprowadzenia doboru próby do kontroli, po złożeniu wniosku o płatność końcową). Kontrola dokumentów projektu przeprowadzana jest w terminie 7 dni roboczych od daty zadekretowania przez Kierownika/Koordynatora RKPR na pracownika RKPR poniższych dokumentów: kopii zatwierdzonej części A oraz B listy sprawdzającej do wniosku o płatność końcową z pozytywnym wynikiem oceny formalnej od RPC oraz karty zamknięcia projektu od RWP. Zgodnie z Wytycznymi MRR kontrola na dokumentach w siedzibie IZ RPO WSL polega na sprawdzeniu, na poziomie instytucji przeprowadzającej kontrolę, kompletności i zgodności z przepisami oraz właściwymi procedurami dokumentacji związanej z realizacją projektu, niezbędnej do zapewnienia właściwej ścieżki audytu, ze 257

258 szczególnym uwzględnieniem dokumentów potwierdzających prawidłowość poniesionych wydatków. Kontrolę na zakończenie realizacji projektu - na dokumentach w siedzibie IZ RPO WSL przeprowadza się z wykorzystaniem listy sprawdzającej stanowiącej załącznik nr do Podręcznika. Po zaparafowaniu listy sprawdzającej przez Koordynatora Zespołu, zaakceptowaniu przez Kierownika RKPR i zatwierdzeniu jej przez Dyrektora WRR/ Zastępcę Dyrektora WRR, sporządzana jest informacja o wyniku kontroli projektu w formie notatki służbowej (wzór notatki stanowi załącznik nr do Podręcznika). Podpisana notatka przez Kierownika RKPR przekazywana jest niezwłocznie do Kierownika RMK/ Koordynatora RMK, a następniedo Kierownika RPC/ Koordynatora RPC oraz Kierownika RMK/ Koordynatora RKP. Do kontroli na zakończenie realizacji - na dokumentach w siedzibie IZ RPO nie mają zastosowania procedury dot. informowania beneficjenta o kontroli, sporządzania upoważnień do kontroli, informacji pokontrolnej, zaleceń pokontrolnych Kontrole na miejscu realizacji projektu Podstawowym celem kontroli projektu jest uzyskanie racjonalnego zapewnienia, że projekt realizowany jest (został zrealizowany) prawidłowo, zgodnie z zapisami umowy/decyzji o dofinansowanie, procedurami i wytycznymi IZ RPO WSL oraz przepisami prawa krajowego i wspólnotowego, jak również weryfikacja, czy dane wskazane we wnioskach o płatność są prawdziwe. Kontrola na miejscu realizacji projektu oznacza przeprowadzenie kontroli na dokumentach w siedzibie beneficjenta lub jednostce realizującej projekt oraz kontroli polegającej na oględzinach efektów rzeczowej realizacji projektu (jeśli jest to możliwe). W przypadku kontroli na zakończenie realizacji projektu muszą zostać sprawdzone w sposób możliwie szczegółowy m.in. wszystkie dokumenty i wydatki poniesione w ramach projektu oraz skontrolowane fizyczne efekty realizowanego projektu (w przypadku projektów, w których jest to możliwe), tak, aby możliwym było uzyskanie uzasadnionej pewności, że projekt został zrealizowany poprawnie, a zakładane rezultaty i cel projektu zostały osiągnięte. Kontrola projektów będzie realizowana z uwzględnieniem następujących form przeprowadzania kontroli: kontrole na zakończenie realizacji projektu, kontrole w trakcie realizacji projektu, kontrole doraźne. Przesłanką decydującą o podjęciu danej kontroli na miejscu realizacji projektu jest: dla kontroli na zakończenie realizacji projektu złożenie wniosku o płatność końcową, a dla projektów nie objętych kontrolą obowiązkową dodatkowo wynik analizy określający stopień ryzyka w realizacji danego projektu, zgodnie z zapisami wskazanymi w Rozdziale , dla kontroli w trakcie realizacji projektu - zapisy Rocznego planu kontroli lub udzielenie przez beneficjenta zamówienia dla którego istniał obowiązek przekazania ogłoszenia Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich (lub pozyskanie informacji o udzieleniu zamówienia), 258

259 kontrole doraźne - informacja o wystąpieniu nieprawidłowości lub uzasadnione podejrzenie wystąpienia nieprawidłowości, a także wystąpienie innych okoliczności, mogących mieć negatywny wpływ na realizację projektu. RPC niezwłocznie informuje RKPR o pozytywnym wyniku oceny formalnej wniosku o płatność końcową. Kontrola projektu na miejscu składa się z następujących podstawowych etapów: 1. Zaplanowanie czynności kontrolnych i sporządzenie upoważnień do kontroli. 2. Przekazanie beneficjentowi zawiadomienia o kontroli. 3. Przeprowadzenie czynności kontrolnych. 4. Sporządzenie i przekazanie informacji pokontrolnej jednostce kontrolowanej. 5. Sporządzenie i przekazanie zaleceń pokontrolnych jednostce kontrolowanej (jeśli dotyczy). 6. Weryfikacja wykonania zaleceń pokontrolnych lub przeprowadzenie kontroli sprawdzającej (jeśli dotyczy). 7. Dokumentowanie czynności kontrolnych, raportowanie oraz wprowadzenie informacji o przeprowadzonych kontrolach do systemów informatycznych (LSI, KSI). Procedura kontroli na miejscu realizacji projektu przedstawiona została schematycznie w załączniku 1.5 do niniejszego Podręcznika Zaplanowanie czynności kontrolnych i sporządzenie upoważnień do kontroli Do przeprowadzenia kontroli powoływany jest zespół kontrolujący, który składa się z co najmniej dwóch osób wyznaczonych przez Kierownika/Koordynatora Zespołu RKPR. Osoby wytypowane przez Kierownika/Koordynatora Zespołu RKPR niezwłocznie informują o istnieniu przesłanek stanowiących podstawę ich wyłączenia od udziału w kontroli. W przypadku braku przeciwwskazań do udziału w kontroli, każda z osób wchodzących w skład zespołu podpisuje oświadczenie stwierdzające brak przesłanek stanowiących podstawę wyłączenia od udziału w kontroli (nie dotyczy projektów własnych). Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr do Podręcznika,. złożone oświadczenia załącza się do akt kontroli. Zespół kontrolujący powoływany jest przed każdą kontrolą. W uzasadnionych przypadkach istnieje możliwość powołania do zespołu kontrolującego pracowników innych Wydziałów Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego lub ekspertów zewnętrznych, w celu zapewnienia wsparcia w przeprowadzanej kontroli. Decyzję w tym zakresie podejmuje Dyrektor WRR/ Zastępca Dyrektora WRR. Kierownik/Koordynator RKPR wyznacza kierownika zespołu kontrolującego, który jest odpowiedzialny za czynności przygotowawcze do kontroli, zebranie informacji o projekcie, terminowe powiadomienie instytucji kontrolowanej o kontroli, koordynację i sprawne przeprowadzenie działań kontrolnych oraz sporządzenie informacji pokontrolnej. Kierownik zespołu kontrolującego przygotowuje projekt upoważnienia do kontroli. Wzór upoważnienia stanowi załącznik nr do Podręcznika, a w przypadku kontroli doraźnej załącznik nr Przygotowane upoważnienie jest zatwierdzane przez Kierownika RKPR, a następnie przez Dyrektora WRR/ Zastępcę Dyrektora WRR. Upoważnienie zawiera w szczególności: 259

260 oznaczenie organu upoważnionego do kontroli, podstawę prawną przeprowadzenia kontroli, imię i nazwisko kierownika zespołu kontrolującego, imiona i nazwiska osób wchodzących w skład zespołu kontrolującego, nazwę i adres podmiotu kontrolowanego, temat i zakres kontroli, termin ważności upoważnienia. Upoważnienie sporządza się w jednym egzemplarzu, załączanym do akt kontroli. Przed rozpoczęciem czynności kontrolnych, kierownik/członek zespołu kontrolującego przedkłada do wglądu jednostce kontrolowanej oryginał upoważnienia oraz dokumenty potwierdzające tożsamość osób kontrolujących. Kontrolowanemu, przekazywana jest kopia upoważnienia. Ważność upoważnienia może zostać przedłużona, jeśli zachodzi taka potrzeba. Decyzję o przedłużeniu kontroli podejmuje Dyrektor WRR/ Zastępca Dyrektora WRR na wniosek członków zespołu kontrolującego. Lista sprawdzająca Kontrolujący w trakcie czynności kontrolnych posługują się listą sprawdzającą do kontroli na miejscu realizacji projektu, stanowiącą załącznik nr 11.8 do Podręcznika (w przypadku kontroli projektów realizowanych w ramach Pomocy Technicznej załącznik nr 11.21) oraz listą sprawdzającą do kontroli ex-post dokumentów mających związek z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego załącznik nr 6.2. Po zakończeniu czynności kontrolnych, wraz z informacją pokontrolną kierownik zespołu kontrolującego przedkłada listy sprawdzające Koordynatorowi Zespołu RKPR, a następnie Kierownikowi RKPR, który dokonuje akceptacji ewentualnych uwag. Lista sprawdzająca może zostać zmodyfikowana przed przeprowadzeniem kontroli. Każdą modyfikację listy sprawdzającej zatwierdza Dyrektor WRR/ Zastępca Dyrektora WRR. Listy sprawdzające są przechowywane wraz z informacją pokontrolną i udostępniane na żądanie uprawnionych instytucji stanowią integralną część akt kontroli Przekazanie beneficjentowi zawiadomienia o kontroli Kierownik Zespołu Kontrolującego zobowiązany jest do poinformowania na piśmie jednostki kontrolowanej o zakresie i terminie kontroli na co najmniej 5 dni kalendarzowych przed zaplanowaną kontrolą. Zawiadomienie o kontroli jest przekazywane do beneficjenta pisemnie, drogą pocztową za potwierdzeniem odbioru oraz, jeśli to możliwe, za pomocą faksu bądź drogą elektroniczną ( ). Potwierdzenie odebrania przesłanej informacji o zakresie i terminie kontroli przez beneficjenta projektu (tj. pracowników danej instytucji) dokonuje się poprzez sporządzenie adnotacji służbowej na kopii pisma z przeprowadzonej rozmowy telefonicznej (m.in. data przeprowadzonej rozmowy, imię i nazwisko osoby z którą przeprowadzono rozmowę). Pismo informujące o kontroli przygotowywane jest przez pracownika RKPR Kierownika Zespołu Kontrolującego, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr do Podręcznika (11.5. w przypadku kontroli doraźnej patrz rozdział ), parafowane przez Koordynatora Zespołu i podpisywane przez Kierownika RKPR. 260

261 W uzasadnionych przypadkach IZ RPO WSL może: - dokonać zmiany terminu przeprowadzenia kontroli, - odwołać czynności kontrolne w określonym terminie. Decyzję o dokonaniu zmiany terminu przeprowadzenia kontroli lub odwołaniu czynności kontrolnych podejmuje Kierownik RKPR. Kierownik zespołu kontrolującego zobowiązany jest niezwłocznie do poinformowania jednostki kontrolowanej o podjętej decyzji. Pismo przygotowywane jest przez kierownika/ członka zespołu kontrolującego, parafowane przez Koordynatora Zespołu i podpisywane przez Kierownika RKPR. Informacja przekazywana jest do beneficjenta pisemnie, drogą pocztową za potwierdzeniem odbioru oraz za pomocą faksu bądź drogą elektroniczną ( ). Pisma kierowane do Beneficjentów w związku z procesem kontroli, które nie dotyczą skutków finansowych, parafowane są przez Koordynatora RKPR i podpisywane przez Kierownika RKPR. W pozostałych przypadkach pisma parafowane są przez kierownika RKPR i podpisywane przez Dyrektora WRR/ Z-ce Dyrektora WRR Przeprowadzenie czynności kontrolnych Członkowie zespołu kontrolującego w sposób obiektywny i rzetelny ustalają oraz dokumentują stan faktyczny, mają prawo do żądania sporządzania oraz poświadczenia kopii i odpisów dokumentów za zgodność z oryginałem, sporządzania protokołów ustaleń, odbierania oświadczeń itp. związanych z realizacją projektu dofinansowanego ze środków RPO WSL. Kontrolę przeprowadza się z zachowaniem zasady dwóch par oczu. W trakcie kontroli ocenie podlegają wszystkie dokumenty związane z realizacją projektu. Kontrola ma za zadanie sprawdzenie faktyczności poniesienia wydatków, postępów i efektów realizacji projektu w miejscu jego realizacji. Beneficjent, na podstawie umowy/decyzji o dofinansowanie jest zobowiązany do udostępnienia zespołowi kontrolującemu wszelkiej dokumentacji związanej z realizacją projektu. Osoby wchodzące w skład zespołu kontrolującego upoważnione są m.in. do: swobodnego poruszania się po terenie jednostki kontrolowanej, z wyjątkiem miejsc podlegających szczególnej ochronie z uwagi na tajemnicę państwową, wglądu oraz tworzenia kopii i odpisów dokumentów związanych z działalnością jednostki kontrolowanej w zakresie dotyczącym tematu kontroli, przeprowadzenia oględzin obiektów i składników majątkowych w zakresie dotyczącym tematu kontroli, żądania od pracowników jednostki kontrolowanej ustnych i pisemnych wyjaśnień, zabezpieczania materiałów dowodowych, sprawdzania przebiegu określonych czynności w zakresie dotyczącym kontroli. W przypadku kontroli przeprowadzanej na zakończenie realizacji projektu na miejscu realizacji, zespół kontrolujący dokonuje sprawdzenia całości dokumentacji zgromadzonej w trakcie realizacji projektu. Skontrolowane dokumenty finansowe (faktury lub dokumenty równoważne) zostają opatrzone pieczęcią o treści np. Skontrolowano przez Instytucję Zarządzającą RPO WSL wraz z datą i podpisem kontrolującego. 261

262 Zespół kontrolujący, w przypadku gdy do kontroli przedstawiona zostanie duża liczba dokumentów księgowych (więcej niż 100 dokumentów) ma możliwość wyboru dokumentów do kontroli projektu metodą losowego wyboru. Losowy wybór może być dokonany z zastosowaniem liczb losowych. Wybór z zastosowaniem liczb losowych stosowany będzie w przypadku, gdy kontrolujący posiada możliwość wygenerowania liczb losowych oraz gdy istnieje kompletna i dokładna lista elementów populacji, a elementy są kolejno ponumerowane lub istnieje możliwość ich ponumerowania. Metodologia wyboru próby dokumentów do kontroli przedstawia się następująco: a) kontrolujący nadają kolejne numery elementom populacji (od 1 do n, gdzie n numer ostatniego z elementów), chyba że elementy są już kolejno ponumerowane, b) kolejnym krokiem jest wygenerowanie losowych liczb naturalnych z przedziału odpowiadającego numeracji elementów populacji (od 1 do n), np. z wykorzystaniem Excel, c) dokonuje się wyboru kolejnych elementów populacji odpowiadających wygenerowanym liczbom losowym, aż do momentu, kiedy suma wartości wybranych elementów osiągnie wymagany próg całkowitej wartości populacji. Próba dokumentów musi obejmować co najmniej 20 % dokumentów księgowych dotyczących wydatków kwalifikowalnych w ramach dofinansowanego projektu. W przypadku, gdy podczas kontroli na próbie dokumentów zostanie stwierdzone wystąpienie: istotnych uchybień lub nieprawidłowości rozumianych, jako zdarzenie mające lub mogące mieć skutek finansowy wówczas próba losowa zostaje zwiększona o 20% dokumentacji. W przypadku wystąpienia istotnych uchybień lub nieprawidłowości po rozszerzeniu kontrolowanej próby, kontroli podlega 100% dokumentów. nieistotnych uchybień (bez skutków finansowy) próba losowa powinna być rozszerzona jeżeli liczba nieistotnych uchybień jest duża. Decyzję o zwiększeniu próby podejmuje kierownik zespołu kontrolującego. Informacja na temat doboru próby dokumentów, wraz z wydrukiem dokumentującym metodę losowania dołączana jest do akt kontroli w formie notatki członków zespołu kontrolującego. Mechanizmy kontroli ryzyka podwójnego dofinansowania W trakcie kontroli na miejscu realizacji projektu szczególnej weryfikacji podlegają duplikaty faktur w przypadku beneficjentów, którzy realizują/realizowali projekty zarówno w ramach RPO WSL, jak i PROW lub PO RYBY. W przypadku stwierdzenia, że beneficjent (z listy beneficjentów, którzy realizują/realizowali projekty zarówno w ramach RPO WSL, jak i PROW lub PO RYBY) przedstawił do refundacji duplikat faktury, w pierwszej kolejności generowany jest dla danego Beneficjenta raport pogłębiony z systemu OFSA PROW - celem weryfikacji możliwości podwójnego dofinansowania. Jeśli informacje zawarte w raporcie pogłębionym są niewystarczające, IZ RPO WSL zwraca się do właściwych instytucji PROW i/lub PO RYBY z zapytaniem, czy w ramach programu, którym zarządzają, dokonano refundacji na podstawie oryginału tej faktury. Lista beneficjentów, którzy realizują/realizowali projekty zarówno w ramach RPO WSL, jak i PROW lub PO RYBY aktualizowana jest raz na kwartał, zgodnie z zapisami Podrozdziału Podręcznika z częścią Przegląd procedur i wyników kontroli. Dla zapewnienia, że wydatki przedstawione do refundacji w ramach RPO WSL nie zostały wcześniej zrefundowane lub przedstawione do refundacji w ramach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich , Programu Operacyjnego Zrównoważony rozwój sektora 262

263 rybołówstwa i nadbrzeżnych obszarów rybackich lub innych programów w ramach NSRO, czy też programów poprzedniej perspektywy finansowej kontrolujący, w trakcie kontroli na miejscu sprawdzają, czy na oryginałach faktur (lub dokumentów o równoważnej wartości dowodowej) nie zamieszczono adnotacji innych instytucji zarządzających/wdrażających np. Przedstawiono do refundacji w ramach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata W przypadku stwierdzenia takiej adnotacji, kontrolujący przeprowadzają dodatkowe czynności wyjaśniające, czy wydatek ten został faktycznie zrefundowany w ramach innego programu operacyjnego czynności te obejmują między innymi weryfikację danych zarejestrowanych w systemach OFSA PROW i RYBY a w sytuacji, gdy dane te są niewystarczające wystąpienie do właściwej instytucji w ramach PROW i PO RYBY z wnioskiem o przekazanie w możliwie najkrótszym terminie kopii wskazanych faktur lub dokumentów o równoważnej wartości dowodowej. Wydatek zrefundowany w ramach innego programu operacyjnego nie może być refundowany w ramach RPO WSL. Za przeprowadzenie powyższych czynności odpowiada kierownik zespołu kontrolującego w porozumieniu z pracownikami RKPR odpowiedzialnymi za prowadzenie kontroli krzyżowych. Informacja o przeprowadzeniu kontroli oryginałów faktur (lub dokumentów o równoważnej wartości dowodowej) w projektach, których beneficjenci realizują/realizowali również projekty w ramach PROW i/lub PO RYBY (zgodnie z aktualizowaną raz na kwartał listą) jest zamieszczana w karcie kontroli w KSI SIMIK poprzez zaznaczenie właściwej opcji w module "Kontrola krzyżowa horyzontalna z projektami PROW 07-13/ PO RYBY" - zgodnie z Instrukcją użytkownika Krajowego Systemu Informatycznego SIMIK Możliwość sfinansowania projektu RPO WSL także z PROW lub PO RYBY stanowi jeden z czynników ryzyka, który jest brany pod uwagę przy ustalaniu próby projektów do kontroli na miejscu realizacji. W sytuacji wykrycia podwójnego finansowania wydatków przez beneficjenta, IZ RPO WSL niezwłocznie przekazuje informację w tym zakresie do właściwej instytucji w ramach PROW i PO RYBY oraz do IPOC, stosując procedury postępowania przewidziane w sytuacji wykrycia nieprawidłowości w realizacji projektu Sporządzenie i przekazanie informacji pokontrolnej jednostce kontrolowanej Po przeprowadzeniu kontroli sporządzana jest informacja pokontrolna, w której zawierane są ustalenia stanu faktycznego, jak i wyjaśnienia złożone na piśmie przez jednostkę kontrolowaną podczas czynności kontrolnych. Informacja pokontrolna zawiera w szczególności: oznaczenie jednostki kontrolowanej (kontrolowanego), skład Zespołu Kontrolującego (osoby wymienione z imienia i nazwiska oraz stanowiska piastowanego w IZ RPO WSL oraz wskazanie Kierownika Zespołu Kontrolującego), datę kontroli (datę rozpoczęcia oraz zakończenia kontroli oraz jeśli dotyczy datę przedłużenia kontroli), miejsce kontroli (siedziba jednostki kontrolowanej oraz miejsce fizycznej realizacji projektu), zakres oraz przedmiot kontroli, 263

264 opis stwierdzonego w wyniku kontroli stanu faktycznego (m.in. w zakresie prawidłowości stosowania prawa zamówień publicznych, wskaźniki, zakres rzeczowy, promocja, polityki horyzontalne, rozliczenie finansowe), opis stwierdzonych uchybień, wnioski wynikające z przeprowadzonej kontroli, pouczenie o prawie kierownika jednostki kontrolowanej do zgłoszenia, przed podpisaniem informacji pokontrolnej, na piśmie, uzasadnionych zastrzeżeń co do ustaleń zawartych w informacji pokontrolnej, w terminie do 14 dni kalendarzowych od dnia otrzymania informacji pokontrolnej, pouczenie o prawie do odmowy podpisania informacji pokontrolnej, z jednoczesnym obowiązkiem złożenia, w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia jej otrzymania, pisemnych wyjaśnień tej odmowy, podpisy członków zespołu kontrolującego i kierownika jednostki kontrolowanej oraz miejsce i datę podpisania informacji pokontrolnej. Informacja pokontrolna sporządzana jest zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr do Podręcznika. Każda strona informacji pokontrolnej parafowana jest przez kierownika zespołu kontrolującego. Informacja pokontrolna sporządzana jest w formie pisemnej, w terminie 21 dni kalendarzowych od zakończenia kontroli. Za terminowe sporządzenie zespołu kontrolującego. informacji pokontrolnej odpowiedzialny jest kierownik W przypadku kontroli na miejscu realizacji projektu, kontrolujący podczas kontroli mogą zażądać pisemnie dodatkowych wyjaśnień i/ lub niezbędnych dodatkowych dokumentów (wzór pisma stanowi załącznik do Podręcznika). Jeżeli kontrolowany/ beneficjent nie jest w stanie udzielić odpowiedzi w trakcie trwania kontroli, może je przesłać do IZ RPO WSL w terminie do 7 dni od dnia zakończenia kontroli. Termin na sporządzenie informacji pokontrolnej zostaje wstrzymany do czasu uzyskania wyjaśnień. Informacja pokontrolna przedstawiana jest do zaparafowania Koordynatorowi Zespołu i do akceptacji Kierownikowi RKPR, a następnie do zatwierdzenia Dyrektorowi WRR/Zastępcy Dyrektora WRR.W uzasadnionych przypadkach (np. konieczność uzyskania opinii prawnej, otrzymania dodatkowych wyjaśnień), kierownik zespołu kontrolującego, za zgodą Kierownika RKPR, może przedłużyć termin na sporządzenie informacji pokontrolnej. Informacja pokontrolna sporządzana jest wtedy w terminie 14 dni kalendarzowych od daty otrzymania opinii prawnej, wyjaśnień, itp. Pismo do beneficjenta z informacją o przedłużeniu terminu na sporządzenie informacji pokontrolnej jest parafowane przez Koordynatora Zespołu i podpisywane przez Kierownika RKPR. Niezwłocznie po zatwierdzeniu przez Dyrektora WRR/ Zastępcę Dyrektora WRR informacja pokontrolna w dwóch egzemplarzach (jeden dla jednostki kontrolowanej, drugi dla IZ RPO WSL) wraz z pismem przewodnim przesyłana jest drogą pocztową lub przekazywana osobiście do jednostki kontrolowanej za potwierdzeniem odbioru (z zastrzeżeniem w przypadku podpisania Informacji pokontrolnej w siedzibie beneficjenta, opisanym poniżej). Jednostka kontrolowana przekazuje do IZ RPO WSL podpisany ze swojej strony przez osobę upoważnioną egzemplarz informacji pokontrolnej w terminie do 14 dni kalendarzowych od dnia jej otrzymania. Nieodesłanie informacji pokontrolnej w terminie lub odesłanie jej niepodpisanej przy jednoczesnym niezgłoszeniu na piśmie zastrzeżeń co 264

265 do ustaleń zawartych w informacji pokontrolnej w terminie, jest równoznaczne z odmową jej podpisania. Informacja pokontrolna dołączana jest do akt kontroli. Podpisanie Informacji pokontrolnej w siedzibie beneficjenta Jeśli zespół kontrolujący w wyniku przeprowadzonych czynności kontrolnych nie wniesie zastrzeżeń do realizacji projektu (brak uchybień - pozytywny wynik kontroli) wówczas może sporządzić oraz podpisać informację pokontrolną na miejscu realizacji projektu i przedstawić ją beneficjentowi do podpisania. Następnie zespół kontrolujący przedstawia podpisaną przez beneficjenta informację pokontrolną (w dwóch egzemplarzach) do zaparafowania Koordynatorowi Zespołu, do akceptacji Kierownikowi RKPR oraz do zatwierdzenia Dyrektorowi WRR/Zastępcy Dyrektora WRR (wraz z listami sprawdzającymi do zaparafowania przez Koordynatora Zespołu i zatwierdzenia przez Kierownika RKPR). Po zatwierdzeniu informacji pokontrolnej przez Dyrektora WRR/Z-cę Dyrektora WRR jeden egzemplarz jest wysyłany do beneficjenta za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. W przypadku braku akceptacji/ zatwierdzenia informacji pokontrolnej przez Kierownika RKPR lub Dyrektora WRR/ Zastępcę Dyrektora beneficjent jest informowany o tym fakcie. Akceptacja/ zatwierdzenie informacji pokontrolnej (lub brak jej akceptacji/ zatwierdzenia) powinno nastąpić niezwłocznie, jednakże nie później niż w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia podpisania informacji pokontrolnej przez beneficjenta. W takim przypadku sporządzana jest poprawiona informacja pokontrolna, do której beneficjent może wnieść zastrzeżenia, zgodnie z zapisami niniejszego rozdziału. Projekty własne IZ RPO WSL (nie dotyczy Pomocy Technicznej) Dla projektów własnych IZ RPO WSL informacja pokontrolna, po zatwierdzeniu przez Dyrektora WRR/Zastępcę Dyrektora WRR, jest przedstawiana do podpisu Kierownikowi jednostki kontrolowanej - Marszałkowi Województwa Śląskiego lub osobie przez niego upoważnionej. Procedurę dot. zastrzeżeń, uwag, odmowy podpisania informacji pokontrolnej dla projektów własnych IZ RPO WSL stosuje się odpowiednio jak do procedur wskazanych w pkt Zastrzeżenia do informacji pokontrolnej Kierownik jednostki kontrolowanej może wnieść zastrzeżenia do treści informacji pokontrolnej, w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia jej otrzymania. Wraz z wniesieniem zastrzeżeń, kierownik jednostki kontrolowanej przekazuje dwa egzemplarze niepodpisanej informacji pokontrolnej. Zgłoszenie zastrzeżeń dotyczących informacji pokontrolnej przysługuje kierownikowi jednostki kontrolowanej jednorazowo (tzn. tylko raz dla danej kontroli). Zastrzeżenia wniesione po upływie 14 dni od daty otrzymania informacji pokontrolnej przez beneficjenta nie są rozpatrywane przez IZ RPO WSL, chyba że zaistniały uzasadnione przesłanki opóźnienia decyzję o przyjęciu do rozpatrzenia zastrzeżeń złożonych po terminie podejmuje Dyrektor WRR/ Zastępca Dyrektora WRR. W przypadku zgłoszenia przez kierownika jednostki kontrolowanej uzasadnionych zastrzeżeń co do ustaleń zawartych w informacji pokontrolnej, członkowie zespołu kontrolującego, zgodnie z przydzielonymi przez Kierownika/Koordynatora Zespołu RKPR zadaniami, są zobowiązani dokonać ich analizy i przedstawić swoją opinię Kierownikowi 265

266 RKPR oraz Dyrektorowi WRR/ Zastępcy Dyrektora WRR. Przedstawione zastrzeżenia mogą skutkować koniecznością przeprowadzenia dodatkowych czynności kontrolnych. W przypadku podjęcia decyzji o przeprowadzeniu dodatkowych czynności kontrolnych, czynności te są wykonywane przez zespół kontrolujący zgodnie z wytycznymi otrzymanymi od Dyrektora WRR/ Zastępcy Dyrektora WRR. Jeśli w wyniku dokonanej analizy oraz ewentualnych dodatkowych czynności kontrolnych stwierdzona zostanie zasadność zastrzeżeń, kontrolujący są zobowiązani zmienić lub uzupełnić odpowiednią część informacji pokontrolnej. W razie nieuwzględnienia zastrzeżeń, w całości lub w części, kontrolujący pisemnie przekazują tą informację wraz z uzasadnieniem do jednostki kontrolowanej oraz ponownie przesyłają do podpisu dwa egzemplarze informacji pokontrolnej. Na sporządzenie zmienionej i uzupełnionej informacji pokontrolnej zespół kontrolujący ma 21 dni kalendarzowych od dnia otrzymania zastrzeżeń. W uzasadnionych przypadkach (np. konieczność uzyskania opinii prawnej, otrzymania dodatkowych wyjaśnień), kierownik zespołu kontrolującego, za zgodą Kierownika RKPR, może przedłużyć termin na sporządzenie informacji pokontrolnej. Wówczas zmieniona i uzupełniona informacja pokontrolna sporządzana jest w terminie 14 dni kalendarzowych od daty otrzymania opinii prawnej, wyjaśnień itp. Pismo do beneficjenta z informacją o przedłużeniu terminu na sporządzenie informacji pokontrolnej, parafowane jest przez Koordynatora Zespołu i podpisywane przez Kierownika RKPR. Odmowa podpisania zmienionej i uzupełnionej informacji pokontrolnej W przypadku, gdy kierownik jednostki kontrolowanej odmówi podpisania zmienionej i uzupełnionej informacji pokontrolnej, składa w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia jej otrzymania, pisemne wyjaśnienia odmowy wraz z jednym egzemplarzem informacji pokontrolnej. O dalszym sposobie postępowania w takim przypadku decyduje Dyrektor WRR/ Zastępca Dyrektora WRR, zgodnie z procedurą określoną w rozdziale Raportowanie i przekazywanie informacji o zakończeniu kontroli projektu Sporządzanie i przekazanie zaleceń pokontrolnych jednostce kontrolowanej Biorąc pod uwagę ustalenia i wyniki przeprowadzonej kontroli, w tym w szczególności w przypadku stwierdzenia przez zespół kontrolujący istotnych uchybień/ nieprawidłowości w realizacji projektu wymagających podjęcia działań naprawczych, a w szczególności naruszenia przepisów prawa, stosowanych procedur, zapisów umowy/ decyzji o dofinansowanie, itp., jednostka kontrolująca wydaje zalecenia pokontrolne względem jednostki kontrolowanej. Informacja czy zalecenia pokontrolne zostaną wystosowane do jednostki kontrolowanej znajduje się w informacji pokontrolnej. Zalecenia pokontrolne są przygotowane po podpisaniu przez beneficjenta informacji pokontrolnej (lub odmowie jej podpisania). Możliwe jest przekazanie zaleceń pokontrolnych w informacji pokontrolnej. Zalecenia pokontrolne są przygotowywane zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr do Podręcznika, w terminie 7 dni roboczych od Dnia zakończenia kontroli (zaakceptowania notatki o zakończeniu kontroli). 266

267 Następnie zalecenia pokontrolne są przedstawiane do zaparafowania Koordynatorowi Zespołu, do akceptacji Kierownikowi RKPR i do zatwierdzenia przez Dyrektora WRR/Zastępcę Dyrektora WRR. Zalecenia pokontrolne podpisane przez Dyrektora WRR/Zastępcę Dyrektora WRR i parafowane na każdej stronie przez kierownika zespołu kontrolującego, wraz z pismem przewodnim przesyłane są drogą pocztową do jednostki kontrolowanej (za zwrotnym potwierdzeniem odbioru dołączanym do akt kontroli). Zalecenia pokontrolne zawierają ocenę kontrolowanej działalności, wynikającą z ustaleń opisanych w informacji pokontrolnej, a także uwagi, wnioski i zalecenia, zmierzające do usunięcia stwierdzonych uchybień. Kierownik jednostki kontrolowanej jest zobowiązany, w terminie wyznaczonym w zaleceniach pokontrolnych, do pisemnego poinformowania IZ RPO WSL o sposobie wykorzystania uwag oraz o wykonaniu zaleceń pokontrolnych. Projekty własne IZ RPO WSL (nie dotyczy Pomocy Technicznej) Po zatwierdzeniu zaleceń pokontrolnych przez Dyrektora WRR/Zastępcę Dyrektora WRR dla projektów własnych IZ RPO WSL zalecenia są przedstawiane Marszałkowi//Wicemarszałkowi Województwa Śląskiego Weryfikacja wykonania zaleceń pokontrolnych lub przeprowadzenie kontroli sprawdzającej Weryfikacja wykonania zaleceń pokontrolnych Weryfikacja wykonania zaleceń jest przeprowadzana na dokumentach w siedzibie IZ RPO WSL przez członków zespołu kontrolującego, który wydał zalecenia pokontrolne lub jeśli nie jest to możliwe przez osoby wyznaczone przez Kierownika/Koordynatora RKPR. Za weryfikację wykonania zaleceń pokontrolnych odpowiedzialny jest kierownik zespołu kontrolującego. Kierownik zespołu kontrolującego ewidencjonuje w rejestrze kontroli, czy beneficjent wykonał zalecenia pokontrolne. Weryfikacja wykonania zaleceń pokontrolnych przeprowadzana jest niezwłocznie po otrzymaniu od beneficjenta stosownych dokumentów. W przypadku nie otrzymania od beneficjenta dokumentacji potwierdzającej wykonanie zaleceń pokontrolnych, IZ RPO WSL wzywa beneficjenta, w formie pisemnej, do przedstawienia stosownej dokumentacji. Weryfikacja wykonania zaleceń pokontrolnych dokonywana jest na liście sprawdzającej (Załącznik do Podręcznika). Lista ta parafowana jest przez Koordynatora Zespołu i zatwierdzana przez Kierownika RKPR. Weryfikacja wykonania zaleceń pokontrolnych dokonywana jest zgodnie z zasadą dwóch par oczu. W przypadku braku uwag co do wykonania zaleceń pokontrolnych, beneficjent może być poinformowany o tym fakcie drogą elektroniczną. Kontrola sprawdzająca wykonanie zaleceń pokontrolnych Kontrola sprawdzająca wykonanie zaleceń pokontrolnych przeprowadzana jest na miejscu realizacji projektu. O przeprowadzeniu kontroli sprawdzającej wykonanie zaleceń pokontrolnych decyduje Dyrektor/ Zastępca Dyrektora WRR. Dla kontroli sprawdzającej stosuje się procedurę zgodnie z rozdziałami , Z kontroli sprawdzającej na miejscu realizacji projektu kierownik zespołu kontrolującego sporządza informację, której kopia przesyłana jest do beneficjenta. 267

268 Celem kontroli sprawdzającej jest weryfikacja przez IZ RPO WSL czy beneficjent wykonał zalecenia pokontrolne, w przypadku gdy weryfikacja ich wykonania nie może zostać przeprowadzona na dokumentach w siedzibie IZ RPO WSL. Wszystkie dokumenty wymagane w rozdziałach oraz należy właściwie dostosować do celów kontroli (upoważnienie, pismo informujące o kontroli). O sposobie postępowania wobec jednostki kontrolowanej, która nie wykonała zaleceń pokontrolnych we wskazanym terminie decyduje Dyrektor WRR/ Zastępca Dyrektora WRR Dokumentowanie czynności kontrolnych, raportowanie oraz wprowadzenie informacji o przeprowadzonych kontrolach do systemów informatycznych Dokumentowanie czynności kontrolnych Dokumentacja związana z kontrolą przechowywana jest wraz z dokumentacją związaną z realizacją projektu. Przebieg kontroli i wyniki czynności kontrolnych są dokumentowane w prowadzonych w tym celu aktach kontroli, w formie zwartej. Na akta kontroli na miejscu realizacji projektu składają się: zawiadomienie o kontroli, upoważnienie do kontroli, oświadczenia o braku przesłanek stanowiących podstawę wyłączenia od udziału w kontroli (jeśli dotyczy), korespondencja prowadzona pomiędzy jednostką przeprowadzająca kontrolę, a jednostką kontrolowaną, informacja pokontrolna, lista sprawdzająca wraz z dokumentami zebranymi w trakcie kontroli, zalecenia pokontrolne oraz dokumenty potwierdzające wykonanie zaleceń pokontrolnych (jeśli dotyczy), kopia notatki z informacją o zakończeniu kontroli, inne dokumenty sporządzane w trakcie kontroli. Akta kontroli, stanowiąc potwierdzenie realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa wspólnotowego w zakresie ochrony interesów finansowych Wspólnoty Europejskiej, są przechowywane w RKPR, a udostępniane są wyłącznie uprawnionym organom, instytucjom lub podmiotom na podstawie upoważnienia do przeprowadzenia kontroli dokumentów. Raportowanie i przekazywanie informacji o zakończeniu kontroli projektu Kontrola może zakończyć się następującym wynikiem: - bez zastrzeżeń - z nieistotnymi zastrzeżeniami - z istotnymi zastrzeżeniami. 1.W przypadku gdy kontrola zakończy się wynikiem bez zastrzeżeń lub z nieistotnymi zastrzeżeniami i Beneficjent podpisze informację pokontrolną kierownik/członek zespołu kontrolującego niezwłocznie (po otrzymaniu podpisanej przez 268

269 Beneficjenta informacji pokontrolnej) sporządza notatkę o zakończeniu kontroli projektu (zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik do Podręcznika), która przekazywana jest niezwłocznie do Kierownika RKP/ Koordynatora RMK, Kierownika RPC/ Koordynatora RPC oraz Kierownika RKP/ Koordynatora RKP. Notatkę o zakończeniu kontroli (sporządzoną według wzoru stanowiącego załącznik do Podręcznika przekazuje się zawsze Kierownikowi RKP/ Koordynatorowi RPC, Kierownikowi RKP/ Koordynatorowi RKP, Kierownikowi/Koordynatorowi RMK, natomiast w przypadku przeprowadzenia kontroli np. doraźnej, z uwagi na otrzymanie informacji o potencjalnych nieprawidłowościach w realizacji projektu z referatu innego niż RPC, RKP - kopia notatki o wyniku kontroli przekazywana jest również do kierownika danego referatu. 2. W przypadku gdy kontrola zakończy się wynikiem z istotnymi zastrzeżeniami i Beneficjent podpisze informację pokontrolną kierownik/ członek zespołu kontrolującego sporządza, w terminie 7 dni roboczych od dnia otrzymania podpisanej informacji pokontrolnej, notatkę do Kierownika RMK/Koordynatora zespołu ds. nieprawidłowości RMK (wzór notatki stanowi załącznik do Podręcznika), zinformacją o stwierdzonych uchybieniach/ naruszeniach, które mogą skutkować nałożeniem korekty finansowej. Notatka, zaparafowana przez Koordynatora RKPR i zatwierdzona przez Kierownika RKPR, przekazywana jest do Kierownika RMK/ Koordynatora zespołu ds. nieprawidłowości, celem weryfikacji wykrytych w trakcie kontroli ewentualnych naruszeń pod kątem wystąpienia nieprawidłowości w rozumieniu Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 (zgodnie z zapisami rozdziału 12). Kierownik RMK nie później niż w terminie 7 dni roboczych informuje Kierownika RKPR o wyniku weryfikacji, w formie notatki. Na podstawie przekazanej notatki z referatu RMK kierownik/ członek zespołu kontrolującego lub inny wskazany przez Koordynatora RKPR/ Kierownika RKPR pracownik RKPR sporządza w terminie 7 dni roboczych (od dnia otrzymania notatki z RMK) notatkę do akceptacji Dyrektora/Zastępcy Dyrektora WRR, z informacją o stwierdzonych nieprawidłowościach i wynikającej z nich wysokości środków niekwalifikowanych w ramach projektu wzór notatki stanowi załącznik do Podręcznika. Po podjęciu decyzji przez Dyrektora WRR/ Zastępcy Dyrektora WRR, kopia notatki przekazywana jest m.in. do Kierownika RPC/ Koordynatora referatu ds. płatności i certyfikacji, który przekazuje informację Beneficjentowi. 3. W przypadku odmowy podpisania przez Beneficjenta zmienionej i uzupełnionej informacji pokontrolnej wraz z wniesieniem pisemnych wyjaśnień tej odmowy zespół kontrolujący dokonuje weryfikacji tych wyjaśnień i kierownik/ członek zespołu kontrolującego sporządza, w terminie 7 dni roboczych od dnia otrzymania odmowy podpisania informacji pokontrolnej, w zależności od wyniku tej weryfikacji: - albo notatkę do Kierownika RMK/ Koordynatora zespołu ds. nieprawidłowości RMK (wzór notatki stanowi załącznik do Podręcznika), z informacją o stwierdzonych uchybieniach/naruszeniach, które mogą skutkować nałożeniem korekty finansowej, - albo notatkę do Dyrektora/Zastępcy Dyrektora WRR, z informacją o wyniku kontroli, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik do Podręcznika, w przypadku gdy odstępuje się od wszystkich stwierdzonych uchybień/naruszeń. W obydwu przypadkach postępuje się zgodnie z opisem zawartym powyżej (pkt. 2), tzn. notatka do Kierownika RMK/ Koordynatora zespołu ds. nieprawidłowości RMK (załącznik do Podręcznika), zaparafowana przez Koordynatora RKPR i zatwierdzona przez Kierownika RKPR, przekazywana jest do Kierownika RMK/ Koordynatora zespołu ds. nieprawidłowości, celem weryfikacji wykrytych w trakcie kontroli ewentualnych naruszeń pod kątem wystąpienia nieprawidłowości w rozumieniu Rozporządzenia Rady (WE) nr 269

270 1083/2006 (zgodnie z zapisami rozdziału 12). Kierownik RMK nie później niż w terminie 7 dni roboczych informuje Kierownika RKPR o wyniku weryfikacji, w formie notatki. Na podstawie przekazanej notatki z referatu RMK kierownik/ członek zespołu kontrolującego lub inny wskazany przez Koordynatora/Kierownika RKPR pracownik RKPR sporządza w terminie 7 dni roboczych (od dnia otrzymania notatki z RMK) notatkę do akceptacji Dyrektora/Zastępcy Dyrektora WRR, z propozycją dalszego postępowania (wynik weryfikacji wyjaśnień Beneficjenta dotyczących odmowy podpisania informacji pokontrolnej), z informacją o stwierdzonych nieprawidłowościach i wynikającej z nich wysokości środków niekwalifikowanych w ramach projektu wzór notatki stanowi załącznik do Podręcznika. Po podjęciu decyzji przez Dyrektora WRR/ Zastępcę Dyrektora WRR, kopia notatki przekazywana jest m.in. do Kierownika RPC/ Koordynatora referatu ds. płatności i certyfikacji, który przekazuje informację Beneficjentowi. W uzasadnionych przypadkach (np. konieczność uzyskania opinii prawnej, otrzymania dodatkowych wyjaśnień), kierownik zespołu kontrolującego, za zgodą Kierownika RKPR, może przedłużyć termin na sporządzenie notatki do Kierownika RMK/ Koordynatora zespołu ds. nieprawidłowości RMK (załącznik do Podręcznika). Wtedy notatka sporządzana jest w terminie 7 dni roboczych od daty otrzymania opinii prawnej, wyjaśnień, itp. W przypadku, gdy Dyrektor WRR/ Zastępca Dyrektora WRR nie zaakceptuje notatki o zakończeniu kontroli postępuję się zgodnie z dalszymi ustaleniami Dyrektora WRR/ Zastępcy Dyrektora WRR, z tym, że zakończeniem kontroli jest ostateczne zaakceptowanie notatki przez Dyrektora WRR/ Zastępcę Dyrektora WRR. Zaakceptowaną przez Dyrektora WRR/ Zastępcę Dyrektora WRR notatkę o zakończeniu kontroli (sporządzoną według wzoru stanowiącego załącznik do Podręcznika) przekazuje się zawsze Kierownikowi/Koordynatorowi RPC, Kierownikowi/Koordynatorowi RKP, natomiast w przypadku przeprowadzenia kontroli np. doraźnej, z uwagi na otrzymanie informacji o potencjalnych nieprawidłowościach w realizacji projektu z referatu innego niż RPC, RKP - kopia notatki o wyniku kontroli przekazywana jest również do kierownika danego referatu. Informacja o zakończeniu kontroli na zakończenie realizacji projektu jest jednym z warunków dokonania płatności końcowej. Jeśli w wyniku przeprowadzonych kontroli przez RKPR będą prowadzone postępowania sądowe, sądowo-administracyjne lub jeśli do stosownych organów zostaną zgłoszone zawiadomienia o popełnieniu przestępstwa, informacje dot. poszczególnych spraw będą przekazywane także Zespołowi Obsługi Prawnej w Urzędzie Marszałkowskim, w celu prowadzenia stosownych rejestrów. Rejestrowanie kontroli w KSI (SIMIK 07-13) i LSI Wraz ze sporządzeniem notatki o zakończeniu kontroli projektu (załącznik lub do Podręcznika) odpowiednie dane o przeprowadzeniu kontroli są umieszczane w Lokalnym i Krajowym Systemie Informatycznym za wprowadzenie tych danych odpowiada kierownik zespołu kontrolującego.dane w KSI uzupełnia się zgodnie z Instrukcją użytkownika Krajowego Systemu Informatycznego SIMIK Kontrole doraźne Podstawą do podjęcia decyzji o przeprowadzeniu kontroli doraźnej na miejscu realizacji projektu może być informacja o wystąpieniu nieprawidłowości lub uzasadnionym 270

271 podejrzeniu wystąpienia nieprawidłowości, a także wystąpienie innych okoliczności, mogących mieć negatywny wpływ na realizację projektu. Przedmiotem kontroli doraźnej jest w szczególności weryfikacja zgodności uzyskanych informacji o nieprawidłowościach w realizacji projektu ze stanem faktycznym oraz ustalenie sposobu dalszego postępowania w kwestii zaistniałej nieprawidłowości. W przypadku otrzymania informacji o zaistniałej lub możliwej nieprawidłowości lub wystąpieniu innych okoliczności, mogących mieć negatywny wpływ na realizację projektu, pracownik WRR niezwłocznie przygotowuje notatkę służbową z informacją o wystąpieniu lub podejrzeniu wystąpienia nieprawidłowości. Notatka służbowa jest podpisywana przez kierownika referatu, w którym została wykryta nieprawidłowość, a następnie przekazywana Dyrektorowi WRR/Zastępcy Dyrektora WRR. Decyzja o przeprowadzeniu kontroli doraźnej na miejscu dokumentowana jest adnotacją na notatce. Notatka jest niezwłocznie dekretowana na Kierownika RKPR, który przekazuje ją Koordynatorowi Zespołu celem wyznaczenia pracowników odpowiedzialnych za przeprowadzenie kontroli. W przypadku kontroli doraźnej nie jest obligatoryjne poinformowanie jednostki kontrolowanej o zamiarze kontroli. Załącznik 11.7 Wzór upoważnienia do kontroli doraźnej zawiera klauzulę równoznaczności dostarczenia upoważnienia z faktem poinformowania jednostki o kontroli. W szczególnych przypadkach (biorąc pod uwagę charakter kontrolowanego lub przedmiot kontroli np. konieczność wcześniejszego przygotowania materiałów) Dyrektor WRR/ Zastępca Dyrektora WRR lub kierownik RKPR podejmuje decyzję o wcześniejszym uprzedzeniu beneficjenta o kontroli (np. pisemnie, telefonicznie). Pracownik RKPR przygotowuje pismo informujące beneficjenta o przeprowadzeniu kontroli doraźnej na miejscu według wzoru stanowiącego załącznik nr 11.5 do Podręcznika. Pismo informujące o kontroli na miejscu po zaparafowaniu przez Koordynatora Zespołu podpisuje Kierownik RKPR. Dalsze postępowanie w ramach kontroli doraźnej prowadzone jest analogicznie jak w przypadku kontroli na zakończenie lub w trakcie realizacji projektu, zgodnie z zapisami rozdziału 11 niniejszego Podręcznika procedur z uwzględnieniem ograniczonego zakresu kontroli doraźnej. W przypadku kontroli doraźnej przeprowadzanej dla projektów zakończonych, istnieje możliwość przeprowadzenia czynności kontrolnych również przy pomocy Listy sprawdzającej do kontroli na miejscu realizacji projektu z zakresu wykonywania obowiązków nałożonych na beneficjenta w okresie trwałości projektu stanowiącej załącznik nr do Podręcznika. 271

272 11.4 Monitorowanie projektów w okresie trwałości oraz kontrole po zakończeniu realizacji projektów (w tym sprawdzające trwałość projektu) Monitorowanie projektów w okresie trwałości Zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie Instytucja Zarządzająca RPO WSL monitoruje oraz zapewnia, w okresie trwałości, tj. w okresie co najmniej 5 lat od daty zakończenia projektu13 iż: Utrzymane zostały założone cele i rezultaty projektu; Projekt nie został poddany zasadniczym modyfikacjom w rozumieniu art. 57 rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006; W przypadku gdy nie było możliwości obiektywnego oszacowania dochodu z wyprzedzeniem, czy dochód wygenerowany w okresie pięciu lat od zakończenia projektu został odliczony od wydatków zadeklarowanych Komisji Europejskiej; Beneficjent wywiązał się z obowiązków nałożonych w umowie o dofinansowaniu, m.in. w zakresie użytkowania i wymiany sprzętu ruchomego, informowania o dofinansowaniu ze środków UE, przechowywania i archiwizacji dokumentów. Procedury monitorowania dochodu generowanego przez projekty, po zakończeniu ich realizacji dostarczają w szczególności informacji na temat: a) czy w ramach projektu pojawiły się inne lub nowe źródła przychodów, które nie zostały wzięte pod uwagę w analizie sporządzanej na etapie wniosku o dofinansowanie przy obliczaniu luki w finansowaniu, a które spełniają przesłanki przychodów, o których mowa w art. 55 ust. 1 rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 oraz b) czy od momentu przyznania dofinansowania nastąpiły istotne zmiany w stosowanej dotychczas przez Beneficjenta polityce taryfowej. Monitorowanie projektów w okresie trwałości projektów uzupełniane jest prowadzeniem kontroli projektów na miejscu realizacji po zakończeniu realizacji projektu (w tym sprawdzająca trwałość projektu). Korespondencję w zakresie monitowania i kontroli projektów w okresie trwałości zatwierdza Dyrektor/Z-ca Dyrektora WRR/ Kierownik RSIMP/ RKPR w zależności od prowadzonych czynności wyjaśniających. W trakcie kontroli po zakończeniu realizacji projektu (w tym sprawdzającej trwałość projektu) badaniem obejmuje się następujące procesy: - Obowiązek utrzymania trwałości projektu (w rozumieniu art. 57 Rozporządzenia Rady WE nr 1083/2006). - Osiągnięcie i utrzymanie wskaźników produktu i rezultatu. - Wygenerowanie dochodów w ramach projektu. - Przestrzeganie przez Beneficjenta zasady zakazującej uzyskiwania podwójnego dofinansowania na wydatki poniesione w ramach przedmiotowego projektu. 13 za datę zakończenia realizacji Projektu dla potrzeb trwałości Projektu, przyjmuje się dzień, w którym zostały spełnione łącznie wymienione kryteria: czynności w ramach Projektu zostały faktycznie przeprowadzone (zakończenie rzeczowe projektu) oraz wszystkie wydatki Beneficjenta oraz odnośnego wkładu publicznego zostały opłacone 272

273 - Zaistnienie przesłanek skutkujących możliwością odzyskania przez Beneficjenta zrefundowanego w ramach przedmiotowego projektu podatku VAT. - Archiwizacja dokumentacji projektowej. - Stosowanie się Beneficjenta do obowiązków związanych z wykonywaniem zapisów zawartych w umowie i wniosku o dofinansowanie oraz "Wytycznych IZ RPO WSL " w zakresie informacji i promocji". - Kontrole projektu przeprowadzane przez inne podmioty niż IZ RPO WSL Powstały w wyniku realizacji projektu efekt rzeczowy (na podstawie oględzin) Ankiety dot. trwałości projektów W celu zapewnienia, iż trwałość dofinansowanej inwestycji została utrzymana zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie oraz zgodnie z przepisami prawa, Beneficjenci RPO WSL składają ankiety dotyczące trwałości projektów zgodnie z założeniami: Instytucja Zarządzająca zwraca się do Beneficjenta RPO WSL o wypełnienie formularza (zgodnie z załącznikiem nr 11.31); W przypadku gdy Beneficjent wskazał, iż projekt nie utrzymał założonych celów, rezultatów lub jeśli przedstawił informacje wskazujące na uzasadnione podejrzenie wystąpienia nieprawidłowości lub jeśli nie odpowiedział na skierowaną ankietę zostanie przeprowadzona kontrola po zakończeniu realizacji projektu (w tym sprawdzająca trwałość projektu), bądź prowadzone będą czynności wyjaśniające; Projekty, dla których nie przedstawiono w ankietach informacji wskazujących na uzasadnione podejrzenie wystąpienia nieprawidłowości, zostaną poddane kontroli po zakończeniu realizacji projektu przy zastosowaniu doboru próby. Pismo informujące o konieczności wypełnienia ankiety przygotowuje wskazany przez Kierownika pracownik RSIMP wg wzoru stanowiącego załącznik nr W/w pismo, jak również pozostałą korespondencję w zakresie ankiet trwałości (w tym: korespondencję w zakresie prowadzonych czynności wyjaśniających, wskaźników) zatwierdza i podpisuje Kierownik RSIMP. Po wypełnieniu ankiety, zgodnie z zapisami instrukcji (załącznik nr 11.33) Beneficjent przesyła ankietę wraz z załącznikami w systemie LSI SIWIZ oraz w wersji papierowej lub w wersji elektronicznej. W terminie 14 dni od otrzymania wypełnionej ankiety wyznaczony pracownik RSIMIP weryfikuje przesłane przez Beneficjenta dokumenty, zgodnie z listą sprawdzającą stanowiącą załącznik nr W przypadku uwag lub wątpliwości wyznaczony pracownik RSIMP jest odpowiedzialny za prowadzenie korespondencji wyjaśniającej sprawę, a termin na sporządzenie listy sprawdzającej ulega przedłużeniu do czasu uzupełnienia wyjaśnień/dokumentów przez Beneficjenta. W uzasadnionych przypadkach Instytucja Zarządzająca RPO WSL może wybrać dodatkowo do kontroli po zakończeniu realizacji projektu te projekty, dla których w ankietach nie przedstawiono informacji wskazujących na potencjalne nieprawidłowości. W takim przypadku dobór celowy (dobór ekspercki) do kontroli po zakończeniu realizacji projektu nastąpi na podstawie Notatki służbowej Kierownika RSIMP do Dyrektora WRR/ Zastępcy Dyrektora WRR. Notatka będzie zawierać uzasadnienie doboru eksperckiego. Kopia notatki zostanie przekazana Kierownikowi RKPR. 273

274 Procedury dot. ankiet trwałości nie dotyczą projektów własnych z Pomocy Technicznej, projektów dofinansowanych w ramach Działania typ 7, JESSICA, projektów nie inwestycyjnych (Poddziałanie, Promocja inwestycyjna, Działanie 3.4 Promocja turystyki, Działanie 4.3 Promocja kultury), oraz projektów, z którymi rozwiązano umowę o dofinansowanie Wybór projektów do kontroli po zakończeniu realizacji projektu (w tym sprawdzającej trwałość projektu) Po przeprowadzeniu weryfikacji ankiet wyznaczony pracownik RSIMP, w terminie określonym przez Kierownika Referatu RSIMP, przygotowuje Notatkę do Kierownika RKPR z listą: Projektów objętych obowiązkową kontrolą (brak otrzymania ankiety, lub informacje wskazujące na potencjalną nieprawidłowość); Projektów wyznaczonych do kontroli, przy zastosowaniu doboru próby. Projekty, dla których w ankietach nie przedstawiono informacji wskazujących na potencjalne nieprawidłowości, są wyznaczane do kontroli trwałości przy zastosowaniu doboru próby w następujący sposób: Krok 1. Uszeregowanie listy Beneficjentów, którzy złożyli ankiety, wg numerów umów/decyzji o dofinansowanie od najmniejszego do największego. Krok 2. Ustalenie interwału przy pomocy wzoru: i = B/(B*5%) gdzie: i - wartość interwału B - liczba beneficjentów (ustalona na podstawie liczby złożonych w danym okresie ankiet) 5% - docelowa wielkość próby Krok 3. Ustalenie pierwszego elementu za pomocą funkcji LOS aplikacji Microsoft Excel (formuła LOS()*(i-1)+1, gdzie i jest wartością interwału ustaloną w kroku 2.) Krok 4. Ustalenie próby Beneficjentów do kontroli po zakończeniu realizacji projektu (w tym sprawdzającej trwałość projektu) dobór kolejnych beneficjentów z listy zgodnie z interwałem (ustalonym w kroku 2), poczynając od pierwszego elementu (ustalonym w kroku 3). Przykład: B = 300; i = 20; interwał ustalony przy pomocy wzoru i = B/(B*5%) funkcja LOS aplikacji Microsoft Excel wskazała liczbę 5 Do kontroli trwałości wylosowany został co 20 beneficjent, poczynając od piątego na liście beneficjentów uszeregowanej na podstawie numerów umów/decyzji od najmniejszego do największego (pozycje 5, 25, 45 itd.) Krok 5. Przygotowanie notatki służbowej dokumentującej metodę losowania, zestawienie numerów umów o dofinansowanie oraz nazw Beneficjentów podlegających losowaniu oraz listę Beneficjentów wylosowanych do kontroli po zakończeniu realizacji projektu (w tym sprawdzającej trwałość 274

275 projektu, wraz z dodatkową listą projektów do kontroli w związku z wystąpieniem podejrzenia nieprawidłowości zgodnie z załącznikiem nr 11.35). Kopia Notatki jest przekazywana również do Kierownika RMK, w celu weryfikacji czy ewentualne stwierdzone uchybienia stanowią nieprawidłowość w rozumieniu Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/ Kontrole na miejscu realizacji projektu w okresie trwałości Kontrola po zakończeniu realizacji projektu (w tym sprawdzająca trwałość projektu) może zostać przeprowadzona w okresie 5 lat od daty zakończenia realizacji projektu, przy czym za datę zakończenia realizacji projektu przyjmuje się dzień, w którym zostały spełnione łącznie wymienione kryteria: czynności w ramach Projektu zostały faktycznie przeprowadzone (zakończenie rzeczowe projektu) oraz wszystkie wydatki Beneficjenta oraz odnośnego wkładu publicznego zostały opłacone. RKPR przeprowadza kontrolę po zakończeniu realizacji projektu (w tym sprawdzającą trwałość projektu) na podstawie uzyskanych informacji z RSIMP. Kontrola po zakończeniu realizacjiprojektu (w tym sprawdzająca trwałość projektu) przeprowadzana jest przy pomocy Listy sprawdzającej do kontroli na miejscu realizacji projektu z zakresu wykonywania obowiązków nałożonych na beneficjenta w okresie trwałości projektu stanowiącej załącznik nr do Podręcznika. Upoważnienie do kontroli stanowi załącznik nr do Podręcznika. Pismo informujące o kontroli trwałości projektu stanowi załącznik nr do Podręcznika, natomiast wzór informacji pokontrolnej stanowi załącznik nr do Podręcznika. W przypadku uzyskania informacji o wystąpieniu nieprawidłowości lub uzasadnionych podejrzeniach wystąpienia nieprawidłowości w okresie trwałości projektu, przeprowadza się kontrolę doraźną. Czynności kontrolne prowadzone są zgodnie z zapisami podrozdziału z zastrzeżeniem, iż kontrolę doraźną projektu w okresie trwałości można przeprowadzać również przy pomocy listy sprawdzającej stanowiącej załącznik nr do Podręcznika. Kierownik RKPR może podjąć decyzję o przeprowadzeniu wizyty monitorującej w okresie trwałości projektów zgodnie z zapisami rozdziału Podręcznika. Kolejne czynności w ramach kontroli po zakończeniu realizacji projektu (w tym sprawdzającej trwałość projektu), tj. informowanie, przygotowanie, przeprowadzenie kontroli prowadzone jest analogicznie jak w przypadku kontroli na miejscu realizacji tj. zgodnie z procedurą przedstawioną w rozdziale 11, a w przypadku nieprawidłowości/ potencjalnych nieprawidłowości również rozdziałem 12, z zastrzeżeniem, iż wzór notatki informującej o zakończeniu kontroli projektu stanowi załącznik nr do Podręcznika Ponadto, notatka o zakończeniu kontroli po realizacji projektu (w tym sprawdzającej trwałość projektu) zaparafowana przez Koordynatora RKPR i podpisana przez Kierownika RKPR, przekazywana jest niezwłocznie: - w przypadku pozytywnego wyniku kontroli do Kierownika/Koordynatora RMK i RSIMP; - w przypadku negatywnego wyniku kontroli do Kierownika/Koordynatora RMK, RSIMP, RPC i RKP Kontrola Rocznych Planów Działań Pomocy Technicznej RPO WSL Roczne Plany Działań realizowane przez IZ RPO WSL w ramach Priorytetu Pomoc Techniczna są kontrolowane przez Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego. Natomiast kontrole Rocznych Planów Działań 275

276 IP2 RPO WSL w ramach Priorytetu Pomoc Techniczna przeprowadza Wydział Rozwoju Regionalnego Referat ds. Kontroli Projektów. Kontrole na zakończenie realizacji projektów z Pomocy Technicznej w ramach RPO WSL są obligatoryjne, nie podlegają doborowi próby do kontroli na miejscu. Kontrole projektów z Pomocy Technicznej w ramach RPO WSL są dokonywane przez Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego (KA) lub przez Wydział Rozwoju Regionalnego (RKPR) analogicznie do innych kontroli opisanych w rozdziale 11 Podręcznika. Wszystkie czynności w zakresie kontroli zastrzeżone w Podręczniku dla Kierownika RKPR, jak i Dyrektora WRR/Zastępcy Dyrektora WRR, w przypadku kontroli Rocznych Planów Działań IZ RPO WSL, przeprowadza Dyrektor Wydziału KA/ Zastępca Dyrektora KA. Przeprowadzenie kontroli RPD Pomocy Technicznej w ramach RPO WSL następuje na podstawie rocznego planu kontroli projektów lub na prośbę Dyrektora WRR/ Zastępcy Dyrektora WRR. Upoważnienie do kontroli RPD Pomocy Technicznej w ramach RPO WSL, zgodne ze wzorem zamieszczonym w załączniku 11.6 podpisuje Marszałek/Wicemarszałek Województwa lub osoba przez niego upoważniona (w przypadku kontroli doraźnej wzór upoważnienia stanowi załącznik 11.7). Dyrektor KA/ Zastępca Dyrektora KA zawiadamia Dyrektora WRR o rozpoczęciu kontroli Rocznego Planu Działań realizowanego przez IZ RPO WSL co najmniej 5 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem kontroli. Po otrzymaniu informacji o rozpoczęciu kontroli Dyrektor WRR/Zastępca Dyrektora WRR przekazuje Dyrektorowi Wydziału KA za potwierdzeniem odbioru pełną dokumentację projektu (decyzja o dofinansowaniu wraz z załącznikami, wnioski o płatność) dokumenty do przekazania przygotowuje RPT. W przypadku kontroli Rocznego Planu Działań realizowanego przez IP2 RPO WSL zawiadomienie o rozpoczęciu kontroli jest przekazywane Dyrektorowi IP2 RPO WSL przez Wydział Rozwoju Regionalnego na co najmniej 5 dni roboczych przed rozpoczęciem kontroli. Działania kontrolne przebiegają zgodnie z zapisami rozdziału 11 niniejszego Podręcznika procedur. Nie mają zastosowania procedury wskazane w podrozdziałach (Kontrole krzyżowe, Wizyty monitorujące, Kontrole systemu zarządzania i kontroli RPO WSL, Audyt zewnętrzny projektów). Procedura podpisania i zatwierdzenia informacji pokontrolnej i zaleceń pokontrolnych jest przedstawiona w podrozdziałach Sporządzenie i przekazanie informacji pokontrolnej jednostce kontrolowanej oraz Sporządzenie i przekazanie zaleceń pokontrolnych jednostce kontrolowanej. Po podpisaniu informacji pokontrolnej i ewentualnym wydaniu zaleceń pokontrolnych, na potrzeby rozliczenia projektu, Dyrektor Wydziału KA/ Zastępca Dyrektora KA sporządza, a następnie przekazuje Dyrektorowi WRR informację o zakończonej kontroli, która wskazuje (jeśli nałożono korektę finansową) kwotę, o którą należy pomniejszyć kolejną transzę refundacji (załącznik do niniejszego podręcznika). Dyrektor WRR/ Zastępca Dyrektora WRR dekretuje tą informację na Kierownika RKP. W przypadku wykrycia uchybień w wyniku przeprowadzonej kontroli Rocznego Planu Działania IZ RPO WSL, Dyrektor WRR przekazuje Kierownikowi RMK kopię informacji pokontrolnej w celu klasyfikacji uchybienia/ nieprawidłowości, zgodnie z zapisami rozdziału 12 Podręcznika. Po zakończeniu kontroli, kopia informacji pokontrolnej i zaleceń pokontrolnych przedstawiana jest przez Dyrektora Wydziału KA/ Zastępcę Dyrektora KA do wiadomości Marszałkowi/Wicemarszałkowi Województwa Śląskiego, a także do Instytucji Pośredniczącej w Certyfikacji. Niezwłocznie po zakończeniu czynności kontrolnych 276

277 (zatwierdzeniu ostatecznej informacji pokontrolnej/ wydaniu zaleceń pokontrolnych), odpowiednie dane o przeprowadzeniu kontroli na miejscu są umieszczane przez jednego z członków Zespołu Kontrolującego w Krajowym Systemie Informatycznym za czynność tą odpowiada Kierownik Zespołu Kontrolującego. Po przeprowadzeniu kontroli dokumenty projektu są zwracane Dyrektorowi WRR. W Wydziale KA archiwizowane są jedynie dokumenty związane z kontrolą (informacja pokontrolna, zalecenia pokontrolne, pozostałe dokumenty stanowiące akta kontroli). Kontrola RPD realizowanego przez IZ RPO WSL Jeżeli przedmiot kontroli dotyczy zadań realizowanych przez inne wydziały Urzędu Marszałkowskiego Dyrektor WRR zawiadamia pisemnie Dyrektorów tych wydziałów o rozpoczęciu kontroli prace koordynuje RPT. W przypadku kontroli Rocznych Planów Działań realizowanych przez IZ RPO WSL należy wziąć pod uwagę, że organem kontrolującym jest Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Marszałkowskiego (KA) zaś rolę Kierownika jednostki kontrolowanej pełni (na podstawie upoważnienia Marszałka Województwa Śląskiego) Dyrektor WRR. Informację pokontrolną podpisuje ze strony kontrolowanego Dyrektor WRR po jej wcześniejszym zaparafowaniu przez dyrektorów innych wydziałów Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego, o ile ustalenia kontroli dotyczą innych wydziałów. Dyrektor WRR jest odpowiedzialny za zebranie i przekazanie kontrolującym ewentualnych zastrzeżeń dotyczących informacji pokontrolnej od dyrektorów innych wydziałów Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego, o ile ustalenia kontroli dotyczą innych wydziałów. W Wydziale Rozwoju Regionalnego Kierownik RPT odpowiada za koordynację prac związanych z przekazywaniem informacji dotyczących ewentualnych zastrzeżeń oraz obiegiem dokumentów związanych kontrolą. Wszystkie pisemne oświadczenia i wyjaśnienia przekazywane są Zespołowi kontrolującemu za pośrednictwem RPT. Dyrektor Wydziału KA/ Zastępca Dyrektora KA przekazuje zalecenia pokontrolne (jeśli dotyczy) Dyrektorowi WRR, który następnie przekazuje te zalecenia oraz informację pokontrolną innym wydziałom Urzędu Marszałkowskiego (jeśli zalecenia dotyczą innych wydziałów) - prace koordynuje RPT Kontrole krzyżowe Celem kontroli krzyżowej jest wykrywanie i eliminowanie podwójnego finansowania wydatków w ramach RPO WSL. Kontrola krzyżowa programu jest przeprowadzana co miesiąc, do 28 dnia każdego miesiąca i obejmuje próbę 5% wszystkich beneficjentów RPO WSL, którzy realizowali/ realizują więcej niż jeden projekt w ramach RPO WSL. Wskazany przez Kierownika RKPR pracownik, posiadający stosowne uprawnienia do KSI SIMIK 07-13, dokonuje eksportu danych z systemu informatycznego KSI SIMIK za pośrednictwem aplikacji Oracle Discoverer i postępuje według wskazanego poniżej schematu. Metodologia doboru próby dla kontroli krzyżowej: Krok 1. Eksport z systemu informatycznego KSI-SIMIK za pośrednictwem aplikacji Oracle Discoverer listy beneficjentów RPO WSL, którzy złożyli wnioski o płatność w okresie podlegającym kontroli krzyżowej (lista powinna zawierać co najmniej nip i nazwę beneficjenta). Krok 2. Uszeregowanie listy beneficjentów na podstawie numerów nip od najmniejszego do największego. 277

278 Krok 3. Ustalenie interwału (kroku przy ustalaniu próby) przy pomocy wzoru: i = B/(B*5%) gdzie: i - wartość interwału B - liczba beneficjentów (ustalona na podstawie nip) 5% - docelowa wielkość próby Krok 4. Ustalenie pierwszego elementu za pomocą funkcji LOS aplikacji Microsoft Excel (formuła LOS()*(i-1)+1, gdzie i jest wartością interwału ustaloną w kroku 3.) Krok 5. Ustalenie próby beneficjentów do kontroli krzyżowej dobór kolejnych beneficjentów z listy zgodnie z interwałem (ustalonym w kroku 3), poczynając od pierwszego elementu (ustalonym w kroku 4). Przykład: B = 300; i = 20; interwał ustalony przy pomocy wzoru i = B/(B*5%) funkcja LOS aplikacji Microsoft Excel wskazała liczbę 5 Do kontroli krzyżowej wylosowany został co 20 beneficjent, poczynając od piątego na liście beneficjentów uszeregowanej na podstawie numerów NIP od najmniejszego do największego (pozycje 5, 25, 45 itd.) Pracownik dokonujący losowania monitoruje, czy wielkość próby osiągnęła właściwy poziom w przypadku uzyskania próby mniejszej niż 5% liczby beneficjentów procedura jest powtarzana od kroku 4 i kontynuowana do uzyskania wymaganej liczby beneficjentów. Minimalny zakres danych wyeksportowanych za pomocą aplikacji Oracle Discoverer zawiera numery NIP i nazwy beneficjentów, nazwy projektów, numery umów o dofinansowanie, numery poszczególnych wniosków o płatność, numery i kwoty brutto dokumentów księgowych, kwoty wydatków kwalifikowalnych autoryzowanych przez IZ RPO WSL oraz IP2 RPO WSL (nazwy pól w KSI-SIMIK: NIP beneficjenta, Nazwa beneficjenta, Tytuł projektu, Numer umowy/decyzji, Numer wniosku o płatność, Numer dokumentu, Numer księgowy lub ewidencyjny, Nazwa towaru lub usługi, Kwota brutto dokumentu, Kwota wydatków kwalifikowalnych po autoryzacji ). Dane te zawierają szczegółowe informacje o wydatkach poniesionych przez beneficjentów w okresie podlegającym kontroli. Dane wyeksportowane za pomocą aplikacji Oracle Discoverer każdorazowo podlegają uzupełnieniu o dane, które zostały wprowadzone do KSI SIMIK w nieedytowalnym formacie.pdf (do danych z eksportu dodawany jest plik przygotowany w formacie arkusza kalkulacyjnego, zawierający wydatki przedstawione w KSI SIMIK w formie załączników.pdf). Następnie te scalone dane podlegają agregacji, sortowaniu i analizie w arkuszu roboczym. Celem przeprowadzonej analizy jest znalezienie tych wydatków beneficjenta, które mogły zostać wielokrotnie zrefundowane (lub wykazane do refundacji) w ramach funduszy UE. Analiza polega na sprawdzeniu czy beneficjent (określony według numeru NIP) nie wykazał wielokrotnie tego samego wydatku (powtórzenie się tej samej Kwoty brutto dokumentu i Numeru dokumentu lub Numeru księgowego lub ewidencyjnego dla tego samego NIP-u beneficjenta ) w ramach różnych realizowanych projektów. Krok 6. Przygotowanie notatki służbowej dokumentującej metodę losowania, zestawienie numerów NIP i nazw beneficjentów podlegających losowaniu oraz listę beneficjentów wylosowanych do kontroli krzyżowej. 278

279 Czynności kontrolne są dokumentowane na formularzu Lista sprawdzająca do kontroli krzyżowej RPO - WSL na lata stanowiącym załącznik nr do Podręcznika procedur. Czynności w zakresie kontroli krzyżowej są sprawdzane przez drugiego pracownika wskazanego przez Kierownika RKPR. Wypełniona lista sprawdzająca z kontroli krzyżowej (wraz z notatką służbową dokumentującą metodę losowania) przekazywana jest do akceptacji przez Kierownika RKPR, a następnie do zatwierdzenia przez Dyrektora Wydziału WRR/ Zastępcę Dyrektora WRR. Wnioski zawarte w Liście sprawdzającej do kontroli krzyżowej stanowią podstawę do podjęcia ewentualnych dodatkowych czynności wyjaśniających i kontrolnych, z kontrolą doraźną włącznie. Decyzję w tej sprawie podejmuje Dyrektor Wydziału WRR/ Zastępca Dyrektora WRR. Kontrole krzyżowe z PROW i PO RYBY oraz międzyokresowe Informacje na temat kontroli krzyżowej między RPO WSL a Programem Rozwoju Obszarów Wiejskich , Programem Operacyjnego Zrównoważony rozwój sektora rybołówstwa i nadbrzeżnych obszarów rybackich lub innymi programami w ramach NSRO, czy też programami poprzedniej perspektywy finansowej przedstawione są w podrozdziale Podręcznika, w części Mechanizmy kontroli ryzyka podwójnego dofinansowania. Lista beneficjentów, którzy realizują/realizowali projekty zarówno w ramach RPO WSL, jak i PROW lub PO RYBY aktualizowana jest raz na kwartał, zgodnie z zapisami podrozdziału Podręcznika częścią pn. Przegląd procedur i wyników kontroli Wizyty monitorujące Wizyta monitorująca ma charakter inspekcyjny i nie zastępuje kontroli projektu, a stanowi jej uzupełnienie. Celem wizyty monitorującej jest kontrola tych obszarów realizacji projektu, w których może powstać zagrożenie wpływające na prawidłowy proces realizacji projektu. Wizyta monitorująca może zostać przeprowadzona również w innych uzasadnionych przypadkach. Formuła wizyty monitorującej stosowana jest na potrzeby monitorowania stanu przygotowań i realizacji m.in. projektów kluczowych oraz projektów wybranych w ramach Programów Rozwoju Subregionów. Decyzję o przeprowadzeniu wizyty monitorującej podejmuje Dyrektor WRR/ Zastępca Dyrektora WRR. W skład zespołu przeprowadzającego wizytę monitorującą wchodzą pracownicy Referatów: RKPR i/ lub RKP i/ lub RWP i/ lub RPC i/ lub RSIMP. Za przeprowadzenie wizyty monitorującej w ramach IZ RPO WSL odpowiada RKPR. W ramach wizyty monitorującej sporządzana jest notatka z przeprowadzonej wizyty, opisująca szczegółowo jej zakres oraz opis stwierdzonego stanu faktycznego. Notatkę zatwierdza Dyrektor WRR/ Zastępca Dyrektora WRR. Sporządzona notatka z wizyty monitorującej dołączana jest do akt projektu prowadzonych przez RKPR, kopia notatki przedstawiana jest również do wiadomości kierownikowi jednostki, w której odbyła się wizyta monitorująca. Wizyta monitorująca nie jest wprowadzana do rejestru kontroli projektów, nie jest także wprowadzana do KSI SIMIK Procedura przeprowadzania wizyty monitorującej przedstawiona została schematycznie w załączniku 1.5 do niniejszego Podręcznika. 279

280 11.8 Kontrole systemu zarządzania i kontroli RPO WSL Kontrola systemowa prowadzona jest na dokumentach w siedzibie IP2 RPO WSL lub IZ RPO WSL. Polega ona na sprawdzeniu, czy IP2 RPO WSL realizuje powierzone jej zadania zgodnie z przepisami prawa krajowego i wspólnotowego, jak również z postanowieniami Porozumienia oraz zasadami określonymi w dokumentach programowych i Podręczniku procedur wdrażania IP2 RPO WSL. Celem kontroli systemowej jest uzyskanie zapewnienia, iż system zarządzania i kontroli działa prawidłowo. Kontrole systemowe są przeprowadzane zgodnie z zapisami Wytycznych MRR w zakresie procesu kontroli w ramach obowiązków Instytucji Zarządzającej Programem Operacyjnym. Przesłanką decydującą o podjęciu danej kontroli systemowej w IP2 RPO WSL jest: Roczny plan kontroli (kontrole planowe); informacja o nieprawidłowości lub powstanie podejrzenia wystąpienia nieprawidłowości w funkcjonowaniu systemu zarządzania i kontroli w IP2 RPO WSL (kontrole doraźne); bieżący monitoring działalności IP2 RPO WSL (wizyty monitorujące); sformułowane zalecenia pokontrolne (kontrola sprawdzająca). Kontrola systemowa przebiega zgodnie z poniższymi etapami: 1. Zaplanowanie czynności kontrolnych i sporządzenie upoważnień do kontroli. 2. Przekazanie IP2 RPO WSL zawiadomienia o kontroli. 3. Przeprowadzenie czynności kontrolnych. 4. Sporządzenie i przekazanie IP2 RPO WSL informacji pokontrolnej wraz z zaleceniami (jeśli dotyczy). 5. Weryfikacja wykonania zaleceń pokontrolnych (jeśli dotyczy). 6. Dokumentowanie czynności kontrolnych i raportowanie. 7. Wprowadzanie informacji o przeprowadzonych kontrolach do systemu informatycznego (LSI). Procedura kontroli systemowej została przedstawiona na schemacie w załączniku nr 1.5 do Podręcznika Zaplanowanie czynności kontrolnych i sporządzanie upoważnień do kontroli Do przeprowadzenia kontroli w IP2 RPO WSL powoływany jest Zespół Kontrolujący, składający się z co najmniej dwóch osób wyznaczonych przez Kierownika RMK, w sposób zapewniający uniknięcie konfliktu interesów oraz rozdzielenie funkcji i zadań w ramach instytucji. W uzasadnionych przypadkach istnieje możliwość powołania do Zespołu Kontrolującego pracowników innych referatów WRR. Decyzję w tym zakresie podejmuje Dyrektor WRR/ Zastępca Dyrektora WRR. Istnieje również możliwość powołania do Zespołu Kontrolującego pracownikówinnych Wydziałów Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego bądź ekspertów zewnętrznych, w celu zapewnienia wsparcia w przeprowadzanej kontroli. Dyrektor WRR/ Zastępca Dyrektora WRR występuje z prośbą o oddelegowanie pracownika do Dyrektora właściwego wydziału lub 280

281 do Marszałka/Wicemarszałka o powołanie eksperta do Zespołu Kontrolującego. Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli przez niniejsze osoby wydaje Marszałek/Wicemarszałek Województwa lub osoba przez niego upoważniona. Osoby wytypowane do Zespołu Kontroli składają oświadczenie stwierdzające brak przesłanek stanowiących podstawę wyłączenia od udziału w kontroli. Przedmiotowe Oświadczenie jest podpisywane przez każdego z pracowników wytypowanych do przeprowadzenia kontroli. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr do Podręcznika. Złożone przez pracowników oświadczenia załącza się do akt kontroli. Zespół Kontrolujący jest powoływany przed każdą kontrolą. Kierownik RMK w składzie Zespołu Kontrolującego wyznacza Kierownika Zespołu Kontrolującego. Kierownikiem Zespołu Kontrolującego jest każdorazowo pracownik RMK. Kierownik Zespołu kontrolującego w porozumieniu z członkami Zespołu kontrolującego, zobowiązany jest do zebrania informacji o jednostce kontrolowanej oraz dokonania przeglądu dokumentów, jakie mogą być niezbędne do przeprowadzenia kontroli. Kierownik Zespołu kontrolującego odpowiedzialny jest za przygotowanie kontroli, zebranie informacji dotyczących stanu wdrażania Działania/Poddziałań IP2 RPO WSL, terminowe powiadomienie IP2 RPO WSL o kontroli, koordynację i sprawne przeprowadzenie czynności kontrolnych oraz sporządzenie informacji pokontrolnej. Kontrole systemowe przeprowadzane są przez członków Zespołu Kontrolującego wyłącznie na podstawie wydanego przez IZ RPO WSL pisemnego upoważnienia do przeprowadzenia kontroli. Upoważnienie do przeprowadzania kontroli zawiera: 1. Oznaczenie organu upoważnionego do kontroli. 2. Podstawę prawną przeprowadzenia kontroli. 3. Imię i nazwisko kierownika Zespołu Kontrolującego. 4. Imiona i nazwiska osób wchodzących w skład Zespołu Kontrolującego. 5. Nazwę i adres podmiotu kontrolowanego. 6. Temat i zakres kontroli (zakres kontroli powinien uwzględniać zwłaszcza te obszary funkcjonowania IP2 RPO WSL w których poprzednie kontrole systemowe oraz kontrole zewnętrzne wykryły nieprawidłowości lub braki). 7. Termin ważności upoważnienia. Wzór upoważnienia stanowi załącznik nr do Podręcznika. Przygotowane przez pracownika RMK i zatwierdzone przez Kierownika RMK projekty upoważnień przekazuje się do podpisu Dyrektorowi WRR/Zastępcy Dyrektora WRR. Wraz z projektami upoważnień Dyrektor WRR/Zastępca Dyrektora WRR otrzymuje do wglądu Oświadczenia o braku przesłanek ( ) stanowiące załącznik nr podpisane przez pracowników wytypowanych do przeprowadzenia kontroli. Upoważnienie wystawia się w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach jeden dla jednostki kontrolowanej, drugi załącza się do akt kontroli. Termin ważności upoważnienia jest jednoznaczny z terminem prowadzenia czynności kontrolnych zarówno w siedzibie IP2 RPO WSL, jak i na dokumentach w IZ RPO WSL. W celu przeprowadzenia dodatkowych czynności kontrolnych ważność upoważnienia może zostać przedłużona na wniosek członków Zespołu Kontrolującego. Decyzję o przedłużeniu kontroli oraz ważności upoważnienia podejmuje Dyrektor WRR/ Zastępca Dyrektora WRR dokonując adnotacji na wniosku Zespołu Kontrolującego. Wniosek z adnotacją Dyrektora WRR/Zastępcy Dyrektora WRR przekazywany jest do wiadomości 281

282 Dyrektorowi IP2 RPO WSL. Podejmując decyzję o przedłużeniu kontroli, konieczne jest także przedłużenie ważności upoważnień dla członków Zespołu Kontrolującego. Lista sprawdzająca Zespół Kontrolujący podczas kontroli systemowej posługuje się listą sprawdzającą, stanowiącą załącznik nr do Podręcznika, bądź też przygotowaną przed daną kontrolą systemową. Zespół Kontrolujący przygotowuje odrębny wzór listy sprawdzającej w przypadku, gdy zakres kontroli ujęty w programie kontroli, nie odpowiada zakresowi standardowej listy sprawdzającej. Wzór każdej zmodyfikowanej przez kontrolą listy sprawdzającej jest akceptowany przez Dyrektora WRR/ Zastępcę Dyrektora WRR. Ponadto, do kontroli systemowej mogą zostać przygotowane listy sprawdzające szczegółowe, których zadaniem jest ułatwienie Zespołowi Kontrolującemu udzielania odpowiedzi na poszczególne pytania zawarte w liście sprawdzającej do kontroli systemowej. Listy szczegółowe mają charakter roboczy. Zarówno zaakceptowane wzory list sprawdzających, jak i wypełnione podczas kontroli listy są przechowywane wraz z informacją pokontrolną i udostępniana na żądanie uprawnionych instytucji kontrolujących. Listy sprawdzające stanowią integralną część akt kontroli Przekazywanie IP2 RPO WSL zawiadomienia o kontroli Kierownik Zespołu kontrolującego zobowiązany jest do poinformowania na piśmie o planowanej kontroli z wyprzedzeniem co najmniej 5 dni roboczych przed wyznaczonym terminem rozpoczęcia kontroli. Pracownik RMK przygotowuje pismo informujące o kontroli systemowej według wzoru stanowiącego załącznik nr do Podręcznika. Do pisma informującego o kontroli systemowej załączany jest program kontroli przygotowany zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr do Podręcznika. Pismo informujące o kontroli wraz z programem kontroli parafowane jest przez Kierownika RMK, a następnie podpisywane przez Dyrektora WRR/Zastępcę Dyrektora WRR. Dodatkowo, Kierownik RMK drogą elektroniczną informuje IPOC (na adres kierownika Oddziału ds. kontroli) o rozpoczęciu przez IZ RPO WSL kontroli systemowej przed jej rozpoczęciem, jednak nie później niż w terminie 3 dni roboczych od dnia jej rozpoczęcia Przeprowadzenie czynności kontrolnych Członkowie Zespołu Kontrolującego w sposób obiektywny i rzetelny ustalają oraz dokumentują stan faktyczny, mają prawo do żądania sporządzania oraz poświadczenia kopii i odpisów dokumentów za zgodność z oryginałem przez osoby uprawnione do reprezentowania IP2 RPO WSL, sporządzania protokołów ustaleń, odbierania oświadczeń itp. związanych z funkcjonowaniem systemu zarządzania RPO WSL. Kontrola systemowa prowadzona jest przez Zespół Kontrolujący składający się z co najmniej dwóch osób. W trakcie kontroli Zespół Kontrolujący sprawdza całość lub wybraną w sposób reprezentatywny próbę dokumentów potrzebnych do oceny prawidłowości i efektywności funkcjonowania systemu zarządzania i kontroli RPO WSL. Sposób doboru próby 282

283 dokumentacji do kontroli oraz jej wielkość są każdorazowo ustalane przed rozpoczęciem czynności kontrolnych. IP2 RPO WSL na podstawie Porozumienia jest zobowiązana do udostępnienia Zespołowi kontrolującemu wszelkiej dokumentacji związanej z realizacją Działania/Poddziałań wdrażanych przez IP2 RPO WSL. Osoby wchodzące w skład Zespołu kontrolującego upoważnione są m.in. do: swobodnego poruszania się po terenie jednostki kontrolowanej, z wyjątkiem miejsc podlegających szczególnej ochronie z uwagi na tajemnicę państwową, wglądu oraz tworzenia kopii i odpisów związanych z działalnością jednostki kontrolowanej w zakresie dotyczącym tematu kontroli, przeprowadzenia oględzin obiektów i składników majątkowych w zakresie dotyczącym kontroli, żądania od pracowników IP2 RPO WSL ustnych i pisemnych wyjaśnień, zabezpieczenia materiałów dowodowych, sprawdzenia przebiegu określonych czynności w zakresie dotyczącym kontroli. W przypadku wykrycia i stwierdzenia nieprawidłowości w wyniku przeprowadzonej kontroli systemu, zespół kontrolujący informuje o zaistniałej sytuacji Kierownika RMK. Dalsza procedura postępowania w przypadku wykrycia nieprawidłowości została opisana w rozdziale 12 Podręcznika Sporządzanie i przekazywanie informacji pokontrolnej Po przeprowadzeniu kontroli sporządzana jest w terminie 15 dni roboczych od zakończenia kontroli, informacja pokontrolna w formie pisemnej, w której zawierane są ustalenia stanu faktycznego, jak i wyjaśnienia złożone podczas kontroli przez IP2 RPO WSL. Informacja pokontrolna zawiera w szczególności: podstawę prawną przeprowadzenia kontroli, oznaczenie jednostki kontrolowanej, skład Zespołu Kontrolującego (osoby wymienione z imienia i nazwiska, stanowiska piastowanego w IZ RPO WSL oraz wskazanie Kierownika Zespołu Kontrolującego), datę kontroli (datę rozpoczęcia oraz zakończenia kontroli), miejsce kontroli (siedziba IP2 RPO WSL), zakres oraz przedmiot kontroli, opis stwierdzonego w wyniku kontroli stanu faktycznego, opis stwierdzonych nieprawidłowości (przyczyn ich powstania, zakresu i skutków) oraz sposobu ich usunięcia, wnioski wynikające z przeprowadzonej kontroli, pouczenie o prawie Dyrektora IP2 RPO WSL do zgłoszenia, przed podpisaniem informacji pokontrolnej, na piśmie, uzasadnionych zastrzeżeń co do ustaleń zawartych w informacji pokontrolnej, w terminie do 10 dni roboczych od dnia otrzymania informacji pokontrolnej, 283

284 pouczenie o prawie do odmowy podpisania informacji pokontrolnej, z jednoczesnym obowiązkiem złożenia, w terminie 10 dni roboczych od dnia jej otrzymania, pisemnych wyjaśnień tej odmowy, podpisy członków Zespołu Kontrolującego i Dyrektora IP2 RPO WSL oraz datę podpisania informacji pokontrolnej. Informacja pokontrolna sporządzana jest zgodnie ze wzorem, stanowiącym załącznik nr do Podręcznika. Każda strona informacji pokontrolnej parafowana jest przez kierownika Zespołu kontrolującego. Za sporządzenie i terminowe przedstawienie informacji pokontrolnej do akceptacji IP2 RPO WSL odpowiedzialny jest Kierownik Zespołu Kontrolującego. Informacja pokontrolna oraz pismo przewodnie przekazujące informację pokontrolną Dyrektorowi IP2 RPO WSL przedstawiane są do parafowania Kierownikowi RMK, a następnie do podpisu Dyrektorowi WRR/Zastępcy Dyrektora WRR przez Kierownika Zespołu Kontrolującego w terminie 13 dni roboczych od dnia zakończenia kontroli. W uzasadnionych przypadkach (np. konieczność uzyskania opinii prawnej) kierownik Zespołu kontrolującego za zgodą kierownika RMK oraz Dyrektora WRR/Zastępcy Dyrektora WRR może przedłużyć termin na sporządzenie informacji pokontrolnej. Informacja pokontrolna w dwóch egzemplarzach (jeden dla IP2 RPO WSL i jeden dla IZ RPO WSL) wraz z pismem przewodnim przesyłana jest drogą pocztową lub przekazywana osobiście IP2 RPO WSL w terminie 15 dni roboczych od dnia zakończenia kontroli. IP2 RPO WSL przekazuje IZ RPO WSL podpisany przez Dyrektora IP2 RPO WSL egzemplarz informacji pokontrolnej w terminie do 10 dni roboczych od dnia jej otrzymania. Nieodesłanie informacji pokontrolnej w terminie lub niezgłoszenie na piśmie zastrzeżeń co do ustaleń zawartych w informacji pokontrolnej jest równoznaczne z odmową jej podpisania. Informacja pokontrolna dołączana jest do akt kontroli Zastrzeżenia, uwagi, odmowa podpisania informacji pokontrolnej Dyrektorowi IP2 RPO WSL przysługuje prawo zgłoszenia, przed podpisaniem informacji pokontrolnej, umotywowanych i uzasadnionych zastrzeżeń co do treści ustaleń w niej zawartych. Zastrzeżenia zgłaszane są na piśmie w terminie do 10 dni roboczych od dnia otrzymania informacji pokontrolnej. Nieprzedstawienie zastrzeżeń w ww. terminie jest traktowane przez Zespół Kontrolujący jako brak uwag do ustaleń informacji pokontrolnej. Wniesione po terminie 10 dni roboczych od daty otrzymania Informacji pokontrolnej przez IP2 RPO WSL zastrzeżenia nie są rozpatrywane przez IZ RPO WSL. W przypadku wniesienia zastrzeżeń, Dyrektor IP2 RPO WSL, przekazuje również niepodpisaną informację pokontrolną w dwóch egzemplarzach. W razie zgłoszenia przez Dyrektora IP2 RPO WSL przed podpisaniem informacji pokontrolnej, uzasadnionych zastrzeżeń co do ustaleń zawartych w informacji pokontrolnej, członkowie Zespołu Kontrolującego, zgodnie z przydzielonymi przez Kierownika RMK zadaniami, są zobowiązani dokonać ich analizy i przedstawić opinię w powyższym zakresie/na ten temat Kierownikowi RMK. Przedstawione zastrzeżenia mogą skutkować koniecznością przeprowadzenia dodatkowych czynności kontrolnych. W takim przypadku wyznaczony przez Kierownika RMK pracownik RMK przygotowuje upoważnienia dla członków Zespołu Kontrolującego oraz przygotowuje pismo informujące IP2 RPO WSL o zaistniałej sytuacji. Upoważnienia oraz pismo podpisywane są przez Dyrektora WRR/Zastępcę Dyrektora WRR. 284

285 Kierownik RMK przedstawia Dyrektorowi WRR/Zastępcy Dyrektora WRR notatkę służbową, zawierającą opinię Zespołu Kontrolującego, co do zasadności zastrzeżeń i propozycję dalszych działań. W przypadku podjęcia przez Dyrektora WRR/Zastępcę Dyrektora WRR decyzji o wszczęciu dodatkowych czynności kontrolnych, czynności te są wykonywane przez Zespół Kontrolujący zgodnie z wytycznymi otrzymanymi od Dyrektora WRR/Zastępcy Dyrektora WRR. W razie stwierdzenia, w wyniku dokonanej analizy oraz ewentualnych dodatkowych czynności kontrolnych, zasadności zastrzeżeń, kontrolujący są obowiązani zmienić lub uzupełnić odpowiednią część informacji pokontrolnej. W razie nieuwzględnienia zastrzeżeń w całości lub w części, Zespół kontrolujący przedstawia swoje stanowisko Kierownikowi RMK, a następnie Dyrektorowi WRR/Zastępcy Dyrektora WRR. Po uzyskaniu akceptacji Dyrektora WRR/Zastępcy Dyrektora WRR stanowisko Zespołu kontrolującego jest przekazywane na piśmie Dyrektorowi IP2 RPO WSL. Na zmianę, uzupełnienie informacji pokontrolnej, bądź też przekazanie stanowiska w przypadku nieuwzględnienia zastrzeżeń, Zespół Kontrolujący ma 10 dni roboczych od dnia otrzymania zastrzeżeń, bądź też od dnia zakończenia dodatkowych czynności kontrolnych. Dyrektor IP2 RPO WSL może odmówić podpisania informacji pokontrolnej, składając do IZ RPO WSL w terminie 10 dni roboczych od dnia jej otrzymania pisemne wyjaśnienia odmowy. Pismo Dyrektora IP2 RPO WSL, informujące o odmowie podpisania informacji pokontrolnej wraz z uzasadnieniem stanowi załącznik do pisma przekazującego niepodpisaną informację pokontrolną. Odmowa podpisania informacji pokontrolnej przez IP2 RPO WSL nie wstrzymuje realizacji ustaleń kontroli i zaleceń przedstawionych Dyrektorowi IP2 RPO WSL. O sposobie dalszego postępowania wobec Dyrektora IP2 RPO WSL, który odmówił podpisania informacji pokontrolnej w wersji ostatecznej, decyduje Dyrektor WRR. Informacja pokontrolna wraz z ewentualnymi zaleceniami pokontrolnymi przesyłana jest w terminie 5 dni roboczych od jej ostatecznego zatwierdzenia do wiadomości: IA, IK RPO (jeśli wykryte zostały nieprawidłowości lub błędy w funkcjonowaniu systemu zarządzania i kontroli), IPOC. Ponadto, o ustaleniach kontroli oraz zaleceniach pokontrolnych informowany jest Marszałek/Wicemarszałek Województwa Śląskiego na podstawie notatki sporządzanej przez członków Zespołu kontrolującego w terminie do 10 dni roboczych od ostatecznego zatwierdzenia informacji pokontrolnej. Notatka podpisywana jest przez Dyrektora WRR/ Zastępcę Dyrektora WRR. Ponadto, jeśli w wyniku przeprowadzonych kontroli przez RMK będą prowadzone postępowania sądowe, sądowo-administracyjne lub jeśli do stosownych organów zostaną zgłoszone zawiadomienia o popełnieniu przestępstwa, informacje dotyczące poszczególnych spraw będą przekazywane także Zespołowi Obsługi Prawnej w Urzędzie Marszałkowskim, w celu prowadzenia stosownych rejestrów Sporządzanie i przekazanie zaleceń pokontrolnych Biorąc pod uwagę ustalenia i wyniki przeprowadzonej kontroli, w przypadku stwierdzenia przez Zespół Kontrolujący uchybień lub nieprawidłowości, a w szczególności naruszenia 285

286 przepisów prawa, zapisów Porozumienia itp., RMK wydaje zalecenia pokontrolne względem IP2 RPO WSL. Zalecenia pokontrolne przedstawiane są IP2 RPO WSL w informacji pokontrolnej. Dyrektor IP2 RPO WSL jest zobowiązany, w terminie wyznaczonym w zaleceniach pokontrolnych, do przekazania IZ RPO WSL informacji na temat stanu wdrażania zaleceń pokontrolnych, zawierającej informacje o sposobie realizacji/wykonania zaleceń pokontrolnych oraz podjętych działaniach lub przyczynach niepodjęcia tych działań w zakresie nałożonych na kontrolowanego zaleceń pokontrolnych Kontrola sprawdzająca wykonanie zaleceń pokontrolnych Kontrola wykonania zaleceń pokontrolnych przez IP2 RPO WSL odbywa się w formie kontroli sprawdzającej. Kontrola sprawdzająca może zostać przeprowadzona w siedzibie IP2 RPO WSL, bądź w IZ RPO WSL na dokumentach przedstawionych przez IP2 RPO WSL. Kontrola jest prowadzona przez członków Zespołu kontrolującego, który wydał zalecenia pokontrolne lub jeśli nie jest to możliwe - przez osoby wyznaczone przez Kierownika RMK. Za weryfikację wykonania zaleceń pokontrolnych odpowiedzialny jest Kierownik Zespołu Kontrolującego. Jeśli kontrola sprawdzająca odbywa się w siedzibie IP2 RPO WSL, to informowanie, przygotowanie, przeprowadzenie kontroli sprawdzającej oraz czynności pokontrolnych odbywa się zgodnie z procedurą przeprowadzania kontroli systemowej opisaną powyżej. W przypadku, gdy kontrola sprawdzająca przeprowadzana jest na dokumentach w siedzibie IZ RPO WSL, Zespół kontrolujący dokonuje analizy przedstawionych przez IP2 RPO WSL dokumentów świadczących o wprowadzeniu zaleceń pokontrolnych. Ponadto, IP2 RPO WSL zobowiązana jest do przedłożenia IZ RPO WSL informacji na temat wdrażania zaleceń pokontrolnych. Weryfikacja wykonania zaleceń pokontrolnych przeprowadzana jest niezwłocznie po otrzymaniu od IP2 RPO WSL raportu z wdrożenia zaleceń pokontrolnych. Na podstawie weryfikacji dokumentów sporządzana jest lista sprawdzająca wdrożenie zaleceń pokontrolnych, zgodnie ze wzorem nr do Podręcznika. Wyniki kontroli sprawdzającej przekazywane są do IA, IK RPO (o ile wykryto nieprawidłowości lub błędy w funkcjonowaniu systemu zarządzania i kontroli) oraz do IPOC. O postępowaniu w przypadku nie wdrożenia zaleceń pokontrolnych przez IP2 RPO WSL decyduje Dyrektor WRR/ Zastępca Dyrektora WRR Dokumentowanie czynności kontrolnych Przed rozpoczęciem kontroli, informacje na jej temat wprowadzane są do Rejestru kontroli systemowych. Przebieg kontroli i wyniki czynności kontrolnych są dokumentowane w prowadzonych w tym celu aktach kontroli w formie zwartej, które zawierają korespondencję dotyczącą kontroli, upoważnienia członków Zespołu kontrolującego, oświadczenia o braku przesłanek stanowiących podstawę wyłączenia od udziału w kontroli, listy sprawdzające, informację pokontrolną, jak również wykaz dokumentów poddanych kontroli, ewentualnie kopie lub wyciągi kontrolowanych dokumentów. Akta kontroli, stanowiąc potwierdzenie realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa wspólnotowego w zakresie ochrony interesów finansowych Wspólnoty Europejskiej, są przechowywane w RMK i udostępniane są wyłącznie uprawnionym 286

287 organom, instytucjom lub podmiotom na podstawie upoważnienia do przeprowadzenia kontroli dokumentów. Niezwłocznie po zakończeniu czynności kontrolnych, odpowiednie dane o przeprowadzeniu kontroli na miejscu są umieszczane przez jednego z członków Zespołu Kontrolującego w Lokalnym Systemie Informatycznym, a następnie na bieżąco uaktualniane. RMK przekazuje RPC, za pośrednictwem notatki służbowej, wyniki kontroli systemowych prowadzonych w Śląskim Centrum Przedsiębiorczości, w terminie do 10 dni roboczych od dnia przekazania przez ŚCP podpisanej informacji pokontrolnej lub informacji o odmowie jej podpisania Kontrole systemowe doraźne Kontrola doraźna podejmowana jest w przypadku: wystąpienia nieprawidłowości w funkcjonowaniu systemu zarządzania i kontroli RPO WSL, uzasadnionego podejrzenia wystąpienia nieprawidłowości systemu zarządzania i kontroli RPO WSL w IP2 RPO WSL. bądź niesprawności Do kontroli doraźnych zalicza się również kontrole, które zostaną zlecone do przeprowadzenia przez upoważnioną instytucję. Decyzję o przeprowadzeniu kontroli doraźnej IZ RPO WSL może podjąć również po analizie raportów z kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w IP2 RPO WSL. Celem kontroli doraźnej jest przede wszystkim zweryfikowanie informacji o nieprawidłowościach w realizacji systemu zarządzania i kontroli RPO WSL oraz ustalenie sposobu dalszego postępowania w kwestii zaistniałej nieprawidłowości. Celem kontroli doraźnej systemu zarządzania i kontroli RPO WSL jest również podniesienie efektywności i prawidłowości systemu zarządzania i wdrażania RPO WSL. W przypadku otrzymania informacji o zaistniałej lub prawdopodobieństwie wystąpienia nieprawidłowości bądź w przypadku innych okoliczności, mogących mieć negatywny wpływ na funkcjonowanie systemu zarządzania i kontroli RPO WSL, pracownik WRR niezwłocznie przygotowuje notatkę służbową z informacją o wystąpieniu lub podejrzeniu wystąpienia nieprawidłowości. Notatka służbowa jest podpisywana przez Kierownika referatu, w którym została wykryta nieprawidłowość, a następnie przekazywana Dyrektorowi WRR. Decyzja o przeprowadzeniu kontroli doraźnej na miejscu dokumentowana jest adnotacją na notatce. Notatka jest niezwłocznie dekretowana na Kierownika RMK, który wyznacza pracowników odpowiedzialnych za przeprowadzenie kontroli. W przypadku kontroli doraźnej zalecane jest pisemne poinformowanie IP2 RPO WSL o przeprowadzanej kontroli z wyprzedzeniem 48 godzin przed kontrolą. O ile będzie to uzasadnione szczególnymi względami merytorycznymi, można przeprowadzić kontrolę doraźną bez poinformowania IP2 RPO WSL. Załącznik nr Wzór upoważnienia do doraźnej kontroli systemowej zawiera klauzulę równoznaczności dostarczenia upoważnienia z faktem poinformowania jednostki o kontroli.ponadto Kierownik RMK drogą elektroniczną informuje IPOC (na adres kierownika Oddziału ds. kontroli) o rozpoczęciu przez IZ RPO WSL kontroli systemowej doraźnej przed jej rozpoczęciem, jednak nie później niż w terminie 3 dni roboczych od dnia jej rozpoczęcia. 287

288 Dalszy sposób postępowania jest analogiczny jak w przypadku planowej kontroli systemowej Wizyty monitorujące w IP2 RPO WSL Celem wizyty monitorującej jest bieżący monitoring realizacji zadań powierzonych przez IZ RPO WSL do IP2 RPO WSL na mocy Porozumienia, w celu zapewnienia stałego nadzoru nad IP2 RPO WSL. Dyrektor WRR/ Zastępca Dyrektora WRR podejmuje decyzję o przeprowadzeniu wizyty monitorującej a także wyznacza pracownika/ pracowników WRR, którzy wezmą udział w niniejszej wizycie monitorującej. Osoba/osoby te składają oświadczenie stwierdzające brak przesłanek stanowiących podstawę wyłączenia od udziału w wizycie monitorującej. Przedmiotowe Oświadczenie jest podpisywane przez każdego z pracowników wytypowanych do przeprowadzenia wizyty monitorującej. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr do Podręcznika. Złożone przez pracowników oświadczenia załącza się do dokumentacji wizyty monitorującej. Wyznaczony przez Dyrektora WRR/ Zastępcę Dyrektora WRR pracownik przekazuje informację o planowanej wizycie monitorującej Kierownikowi RMK. Ponadto pracownik ten wprowadza informację o planowanej wizycie monitorującej do rejestru wizyt monitorujących znajdującego się w RMK. Pracownik delegowany do odbycia wizyty monitorującej w IP2 RPO WSL zobowiązany jest do poinformowania IP2 RPO WSL na piśmie o planowanej wizycie z wyprzedzeniem co najmniej 2 dni roboczych przed wyznaczonym terminem rozpoczęcia wizyty monitorującej. Pracownik przygotowuje pismo informujące o wizycie monitorującej według wzoru stanowiącego załącznik nr do Podręcznika. Niniejsze pismo parafowane jest przez Kierownika referatu danego pracownika delegowanego do odbycia wizyty monitorującej, a następnie podpisywane przez Dyrektora WRR/ Zastępcę Dyrektora WRR. Nie później niż w ciągu 5 dni roboczych po zakończeniu wizyty monitorującej, sporządzana jest notatka z przeprowadzonej wizyty, opisująca szczegółowo jej zakres oraz opis stwierdzonego stanu faktycznego. Notatkę zatwierdza Dyrektor WRR/ Zastępca Dyrektora WRR. Kopia notatki przekazywana jest również do wiadomości Dyrektora IP2 RPO WSL. Następnie zgromadzona przez pracownika/pracowników dokumentacja z wizyty monitorującej jest przekazywana do RMK, gdzie jest przechowywana wraz z rejestrem wizyt monitorujących. Wizyta monitorująca nie jest wprowadzana do rejestru kontroli, nie jest także wprowadzana do KSI SIMIK i LSI. Procedura przeprowadzania wizyty monitorującej przedstawiona została schematycznie w załączniku 1.5 do niniejszego Podręcznika Audyt zewnętrzny projektów Audyt zewnętrzny oznacza, co do zasady, audyt wykonywany przez podmiot zewnętrzny niezależny od jednostki audytowanej. Na potrzeby niniejszego dokumentu audytem zewnętrznym nazywa się zakres prac, których celem jest uzyskanie dowodów pozwalających z dostateczną pewnością na jednoznaczną ocenę przez podmiot przeprowadzający audyt, czy realizacja projektu przebiega zgodnie z umową/ decyzją 288

289 i wnioskiem o dofinansowanie projektu. Efektem audytu ma być uzyskanie racjonalnego zapewnienia, że wydatki poniesione w ramach projektu są kwalifikowalne, a realizowany projekt jest zgodny z umową/decyzją i wnioskiem oraz wydanie opinii w tym zakresie. Audyt zewnętrzny ma prowadzić do uzyskania podstaw do potwierdzenia wiarygodności danych, zarówno liczbowych, jak i opisowych, zawartych w przedstawionych przez beneficjenta dokumentach związanych z realizowanym projektem. Audyt zewnętrzny powinien obejmować: 1. Analizę dokumentacji; 2. Analizę stosowanych procedur kontroli wewnętrznej w odniesieniu do przekazywania i rozliczania otrzymanych środków; 3. Analizę procesu akceptacji wydatków kwalifikowalnych w zakresie ich zasadności i odpowiedniego udokumentowania; 4. Analizę procesu sprawozdawania realizacji projektu, ze szczególnym uwzględnieniem realizacji przyjętych celów projektu i realizacji postanowień umowy o dofinansowanie projektu. Obowiązek przeprowadzenia audytu zewnętrznego nakłada na beneficjentów umowa/ decyzja o dofinansowanie. Zgodnie z zapisami umowy/ decyzji o dofinansowanie audyt zewnętrzny przeprowadzany jest po poniesieniu 50% wydatków całkowitej wartości projektu, przy czym całkowita wartość projektu wynosi co najmniej PLN dla robót budowlanych lub co najmniej PLN dla dostaw bądź usług. Wybór audytora zewnętrznego/ podmiotu zatrudniającego audytorów zewnętrznych należy do beneficjenta. Audytora wyłania się zgodnie z przepisami prawa w zakresie zamówień publicznych. O trybie udzielenia zamówienia publicznego decyduje beneficjent. Zgodnie z przepisami prawa w zakresie zamówień publicznych o udzielenie zamówienia mogą się ubiegać wykonawcy, którzy posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. Po przeprowadzeniu audytu, audytor zobowiązany jest do przygotowania opinii i sprawozdania/ raportu z audytu. Jednostka poddana audytowi ma prawo do odniesienia się do opinii i sprawozdania/ raportu z audytu. Wyniki audytu zewnętrznego przekazywane są przez beneficjenta do IZ RPO WSL niezwłocznie, w terminie do 7 dni po zakończeniu audytu. Wydatki poniesione przez beneficjenta na przeprowadzenie audytu zewnętrznego projektu są wydatkami kwalifikowalnymi, jeżeli zostały zawarte we wniosku o dofinansowanie i spełniają warunki wymagane dla uznania ich za wydatki kwalifikowalne. Opiniowanie i analizowanie audytów zewnętrznych Dyrektor WRR/ Zastępca Dyrektora WRR dekretuje otrzymaną dokumentację na Kierownika RSIMP, który następnie dekretuje ją na pracownika RSIMP odpowiedzialnego za prowadzenie danej sprawy, a kopia tych dokumentów przekazywana jest do Koordynatora - Audytora wewnętrznego. Zespół Audytu Wewnętrznego opiniuje dokumenty związane z audytem zewnętrznym w terminie 7 dni roboczych od dnia przekazania tych dokumentów przez Kierownika RSIMP. Przedmiotowa opinia dotyczy zgodności przeprowadzonego audytu zewnętrznego z przyjętymi standardami przeprowadzania audytów. Opinia w wersji papierowej jest przekazywana Kierownikowi RSIMP, który następnie dekretuje ją na pracownika prowadzącego sprawę. 289

290 Wyznaczony przez Kierownika RSIMP pracownik przeprowadza analizę otrzymanych wyników audytu, w terminie 21 dni roboczych od dnia przekazania przez beneficjenta wyników audytu zewnętrznego. Przy analizowaniu wyników audytu uwzględnia się otrzymaną z AU opinię. Pismo do Beneficjenta zawierające opinię na temat przedstawionej IZ RPO WSL dokumentacji dotyczącej audytu zewnętrznego projektu, przygotowywane jest przez wyznaczonego pracownika RSIMP i przedstawiane do podpisu Kierownikowi RSIMP. W przypadku wykrycia uchybień/nieprawidłowości w realizacji projektu Beneficjent może zostać wezwany do przedstawienia informacji na temat wdrożonych działań naprawczych. W przypadku stwierdzenia niezgodności przeprowadzonego audytu zewnętrznego z przyjętymi standardami (m.in. zgodności z Wytycznymi dot. audytów zewnętrznych) Beneficjent może zostać wezwany do poprawy i/ lub uzupełnienia dokumentacji dotyczącej audytu zewnętrznego. W przypadku stwierdzenia, że audyt zewnętrzny wykrył, bądź istnieje podejrzenie wystąpienia nieprawidłowości w realizacji projektu, Dyrektor WRR/ Zastępca Dyrektora WRR, podejmuje decyzję o przeprowadzeniu kontroli lub o dalszym postępowaniu w związku ze stwierdzonymi uchybieniami/nieprawidłowościami, na podstawie notatki służbowej przedstawionej przez pracownika prowadzącego sprawę (Kopia notatki jest także przekazywana Kierownikowi RPC/ RKPR/ RMK w zależności od wyników ustaleń).proces przekazywania, opiniowania i analizowania audytów zewnętrznych jest rejestrowany w Grupie spraw dot. audytów zewnętrznych projektów (zgodnie z JRWA) Kontrole zewnętrzne Kontrole zewnętrzne systemu zarządzania i kontroli w ramach RPO WSL mogą być przeprowadzane przez uprawnione podmioty wspólnotowe i krajowe. Stosownie do zobowiązań Polski wynikających z prawa wspólnotowego, odpowiednie kontrole zewnętrzne przeprowadzane są przez instytucje Wspólnoty. W szczególności są to: Europejski Trybunał Obrachunkowy (ETO), do którego kompetencji należy m.in. wykonywanie audytu systemu oraz audytu finansowego i który jest uprawniony do prowadzenia kontroli w państwach członkowskich, a także Komisja Europejska i Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF). Na poziomie krajowym kontrole mogą przeprowadzać m.in.: Generalny Inspektor Kontroli Skarbowej (GIKS) oraz Urząd Kontroli Skarbowej w Katowicach (UKS), Najwyższa Izba Kontroli (NIK), Prezes Urzędu Zamówień Publicznych (UZP), Regionalna Izba Obrachunkowa w Katowicach (RIO) oraz IPOC w imieniu IC. Poza kontrolami, które służą potwierdzeniu poprawności realizacji obowiązków wynikających z prawa wspólnotowego, prowadzone są również, w przypadkach tego wymagających, kontrole majace na celu weryfikację informacji wskazujących na nieprawidłowości w wykorzystaniu dotacji celowej oraz środków europejskich w ramach RPO WSL, na podstawie przepisów prawa krajowego. W szczególności kontrole takie są prowadzone w związku z wnioskami takich instytucji krajowych, jak: prokuratura, policja i inne organy uprawnione do ścigania przestępstw (np. Agencja Bezpieczeństwa Wewnętrznego - ABW, Centralne Biuro Antykorupcyjne - CBA). Ww. podmioty informują IZ RPO WSL/ IP2 RPO WSL o wynikach przeprowadzonych kontroli. Za kontakty z zewnętrznymi instytucjami kontrolującymi oraz koordynację przebiegu kontroli odpowiedzialny jest RMK, chyba ze Dyrektor WRR/ Zastępca Dyrektora WRR zadecyduje inaczej. RMK przechowuje i archiwizuje dokumentację kontrolną (m.in. informacja o rozpoczęciu kontroli, wyjaśnienia IZ RPO WSL, zalecenia/ informacje pokontrolne). RMK zapewnia również dostęp do dokumentacji instytucjom kontrolującym, zgodnie z procedurami opisanymi w rozdziale 16 niniejszego Podręcznika. RMK 290

291 koordynuje także działania związane z formułowaniem ewentualnych uwag/ odpowiedzi do informacji pokontrolnej/ wyniku kontroli/ zaleceń pokontrolnych. Ponadto w przypadku kontroli poszczególnych projektów realizowanych w ramach RPO WSL prowadzonych przez zewnętrzne instytucje kontrolne pracownik RMK dokonuje rejestracji przeprowadzonych kontroli w KSI (SIMIK 07-13) w terminie 5 dni roboczych od daty wpływu do Kancelarii Ogólnej Urzędu Marszałkowskiego ostatecznej wersji raportu/ informacji pokontrolnej/posumowania/sprawozdania, zgodnie z Instrukcją użytkownika Krajowego Systemu Informatycznego SIMIK IZ RPO WSL. Jeżeli informacje zawarte w ustaleniach pokontrolnych wskazują na wystąpienie nieprawidłowości w projekcie sposób postępowania przebiega zgodnie z procedurą opisaną w rozdziale 12 Podręcznika. Kierownik RMK informuje IPOC drogą elektroniczną (na adres Kierownika Oddziału ds. Kontroli) o rozpoczęciu kontroli i audytów prowadzonych przez Instytucję Audytową, NIK, KE oraz inne upoważnione instytucje. Ponadto IZ RPO WSL informuje IPOC o wynikach tych kontroli i audytów w terminie 5 dni roboczych od daty ich otrzymania przez RMK od kontrolującej lub audytującej instytucji. Procedury dotyczące kontroli zewnętrznych przedstawiono schematycznie w załączniku 1.5 do niniejszego Podręcznika. Kontrola IPOC Do przeprowadzania kontroli w IZ RPO WSL/ IP2 RPO WSL w imieniu IC uprawniona jest IPOC. Kontrole mogą mieć charakter planowy lub doraźny. Kontrole planowe są przeprowadzane zgodnie z Rocznym Planem Kontroli, sporządzonym w oparciu o analizę ryzyka. Kontrole polegają na sprawdzeniu funkcjonowania systemu zarządzania i kontroli w IZ RPO WSL lub IP2 RPO WSL oraz stosowania procedur zawartych w podręcznikach procedur wdrażania, w tym poprawności sporządzania dokumentów dotyczących zdeklarowanych do KE wydatków, na próbie dokumentacji, znajdującej się w IZ RPO WSL lub w IP2 RPO WSL. W szczególności kontroli podlegać będzie poprawność sporządzonego Poświadczenia i deklaracji wydatków oraz wniosku o płatność, potwierdzenie, że wydatki są zgodne z danymi w dokumentacji księgowej, dokumentacją uzupełniającą oraz są zgodne z danymi zawartymi w KSI (SIMIK 07-13). W uzasadnionych przypadkach mogą być przeprowadzane kontrole doraźne, także u beneficjenta RPO WSL. Wynikiem kontroli IPOC jest wstępna, a następnie ostateczna informacja pokontrolna. RMK koordynuje działania związane z formułowaniem ewentualnych uwag do ww. dokumentów. Ponadto IPOC wyznacza termin wdrożenia poszczególnych zaleceń pokontrolnych zawartych w informacji pokontrolnej, co RMK monitoruje przy użyciu Listy sprawdzającej wdrożenia zaleceń pokontrolnych, stanowiącej załącznik do Podręcznika. Następnie RMK przekazuje zebrane dane do IPOC. Audyty UKS UKS prowadzi czynności audytowe w IZ RPO WSL w zakresie gospodarowania środkami pochodzącymi z budżetu Unii Europejskiej w ramach RPO WSL. Audyt dotyczy zarówno systemu zarządzania i kontroli, jak i próby operacji (projektów). W obu przypadkach UKS sporządza podsumowania/sprawozdania z przeprowadzonych czynności audytowych, co do których IZ RPO WSL ma możliwość wniesienia uwag. RMK koordynuje działania związane z formułowaniem ewentualnych uwag/ odpowiedzi do podsumowania/ sprawozdania z przeprowadzonych czynności audytowych systemu zarządzania i kontroli oraz do Rocznego Sprawozdania audytowego. Zalecenia pokontrolne sformułowane w ostatecznej wersji sprawozdania są wdrażane przez właściwe referaty WRR, a efekt wdrożenia jest weryfikowany przez UKS w ramach kolejnego audytu. 291

292 RMK przekazuje do wiadomości IK RPO wstępne i końcowe sprawozdania z audytów systemu zarządzania i kontroli. Ponadto w przypadku audytów operacji prowadzonych przez Urzędy Kontroli Skarbowej, w wyniku których do IZ RPO WSL wpływają Podsumowania ustaleń dot. poszczególnych, skontrolowanych przez IA projektów, pracownik RMK dokonuje rejestracji niniejszych audytów w KSI (SIMIK 07-13) w terminie 5 dni roboczych od daty wpływu do Kancelarii Ogólnej Urzędu Marszałkowskiego Podsumowań ustaleń, zgodnie z Instrukcją użytkownika Krajowego Systemu Informatycznego SIMIK IZ RPO WSL. Jednocześnie IZ RPO WSL, za pośrednictwem RKPR, może zgłosić uwagi dotyczące ustaleń z audytu operacji. Kontrole zewnętrzne w IP2 RPO WSL IZ RPO WSL jest informowana o wynikach kontroli/ audytów przeprowadzonych w IP2 RPO WSL i przekazuje je do IPOC w terminie 5 dni roboczych od daty ich otrzymania. RMK na podstawie informacji przekazanych przez podmiot kontrolujący może podejmować dalsze czynności kontrolne. IP2 RPO WSL przesyła do wiadomości RMK informację na temat stanu wdrażania zaleceń pokontrolnych, w terminie wskazanym w piśmie przekazującym informację pokontrolną Wystawianie przez Instytucję Audytową świadectwa i deklaracji zamknięcia (częściowego lub całkowitego) pomocy dla RPO WSL Zgodnie z art. 62 ust. 1 lit. d (iii) oraz lit. e Rozporządzenia Rady nr 1083/2006, Instytucja Audytowa (IA) przedkłada KE deklaracje częściowego lub całkowitego zamknięcia pomocy w ramach RPO WSL. IA przeprowadza wcześniej czynności audytowo kontrolne w IZ RPO WSL/IP2 RPO WSL. Deklaracje wystawiane są na podstawie badania systemów zarządzania i kontroli, wyników weryfikacji wcześniej przeprowadzonych oraz, w koniecznych przypadkach, dalszych weryfikacji transakcji na próbach. Badania w jednostkach objętych audytem prowadzone są w trybie ustawy o kontroli skarbowej. Rodzaje ryzyk występujących w procesach dotyczących kontroli i audytu L.p. Rodzaj ryzyka Waga ryzyka Oczekiwany mechanizm kontroli wewnętrznej 1 Nieterminowe przeprowadzanie czynności inicjujących kontrolę, kontrolnych i pokontrolnych 2 Nadzór i bieżący monitoring; Roczny plan kontroli 2 Konflikt interesów osób prowadzących kontrolę 2 Wewnętrzne zasady przeprowadzania kontroli. Oświadczenie pracownika o braku przesłanek stanowiących podstawę do wyłączenia z udziału w kontroli. 3 Brak weryfikacji prawdziwości i kwalifikowalności poniesionych wydatków w projektach 2 Kontrola na miejscu systemu/projektu: planowa/doraźna; listy sprawdzające 4 Brak sprawdzenia dostarczenia współfinansowanych towarów i usług 2 Kontrola na miejscu projektu zgodnie z Listą sprawdzającą 5 Brak sprawdzenia przestrzegania procedur i sprawności funkcjonowania systemu wdrażania we wszystkich elementach RPO WSL 1 Kontrola systemu planowa/doraźna; Lista sprawdzająca 6 Brak stosowania działań adekwatnych do 1 Kontrola sprawdzająca; Lista sprawdzająca 292

293 ustaleń poczynionych w trakcie kontroli 7 Kontynuacja finansowania projektu pomimo jednoznacznego stwierdzenia niemożności jego dalszej realizacji 1 Kontrola na miejscu systemu/projektu; planowa/doraźna, Kontrola sprawdzająca 8 Ryzyko zaistnienia błędów systemowych na poziomie instytucji koordynującej / zlecającej przeprowadzenie kontroli na miejscu 1 Kontrola na miejscu systemu 9 Nieudostępnienie bądź braki w dokumentacji uniemożliwiające przeprowadzenie kontroli 2 Nadzór nad przestrzeganiem procedur IZ RPO WSL/ IP2 RPO WSL 10 Odmowa poddania się kontroli przez beneficjenta/ip2 RPO WSL 3 Rozwiązanie umowy/decyzji o dofinansowanie/ porozumienia z IP2 RPO WSL *waga ryzyka: 1 niska 2 średnia 3 wysoka 293

294 12 Nieprawidłowości 12.1 System i narzędzia informowania o nieprawidłowościach Nieprawidłowości w zakresie wykorzystania środków funduszy strukturalnych rozumiane jako jakiekolwiek naruszenie przepisu prawa wspólnotowego lub krajowego wynikające z działania lub zaniedbania ze strony beneficjenta, które powoduje lub mogłoby spowodować szkodę w ogólnym budżecie Unii Europejskiej w drodze finansowania nieuzasadnionego wydatku z budżetu UE 14, mogą być wykrywane na każdym etapie oraz poziomie realizacji projektu/ Programu przez wszystkie jednostki uczestniczące w zarządzaniu i wdrażaniu RPO WSL. Art. 60 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006, nakłada na IZ RPO WSL obowiązek realizacji Programu z zasadą należytego zarządzania finansami. Obowiązek ten przekłada się bezpośrednio na konieczność posiadania sprawnego systemu, pozwalającego wykryć i usunąć powstałe nieprawidłowości, odzyskać kwoty nienależnie wypłacone oraz zapobiegać powstawaniu kolejnych nieprawidłowości. Zakwalifikowanie danego przypadku jako nieprawidłowość nakłada na IZ RPO WSL obowiązek informowania o ich wystąpieniu odpowiednie instytucje zgodnie z obowiązującymi procedurami, ujętymi w Wytycznych Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie sposobu postępowania w razie wykrycia nieprawidłowości w wykorzystaniu funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w okresie programowania W celu ujednolicenia procesu informowania o wykrytych nieprawidłowościach, we wszystkich instytucjach zaangażowanych w zarządzanie i wdrażanie RPO WSL stosuje się Procedurę informowania Komisji Europejskiej o nieprawidłowościach w wykorzystaniu funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w latach , przygotowana przez Pełnomocnika Rządu do Spraw Zwalczania Nieprawidłowości Finansowych na Szkodę Rzeczypospolitej Polskiej lub Unii Europejskiej, określający m.in. narzędzia informowania o nieprawidłowościach, jak również terminy przedstawiania odpowiednich dokumentów (Procedura stanowi załącznik nr 12.4 do niniejszego Podręcznika) Weryfikacja i dokonanie oceny nieprawidłowości Za prowadzenie działań mających na celu wykrycie nieprawidłowości w zarządzaniu i wdrażaniu RPO WSL odpowiedzialna jest IZ RPO WSL, a także każda instytucja uczestnicząca w zarządzaniu, wdrażaniu lub kontroli RPO WSL. Komórkami odpowiedzialnymi za weryfikację informacji o stwierdzonych/podejrzewanych naruszeniach prawa są RMK oraz właściwe referaty WRR w zależności jakiego etapu wdrażania dotyczy podejrzewane naruszenie prawa w projekcie, zaś za dokonanie oceny czy wykryte naruszenie prawa stanowi nieprawidłowość w rozumieniu przepisów Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 odpowiedzialny jest RMK (zespół ds. nieprawidłowości). Procedury dotyczące weryfikacji nieprawidłowości w rozumieniu przepisów Rozporządzenia Rady (WE) nr1083/2006 przedstawiono schematycznie w załączniku 1.5 do niniejszego Podręcznika. Podstawowym narzędziem służącym w IZ RPO WSL do weryfikacji stwierdzonych w trakcie realizacji RPO WSL naruszeń/uchybień jako nieprawidłowości w rozumieniu Rozporządzenia Rady (WE) 1083/2006 jest Lista sprawdzająca dotycząca wystąpienia nieprawidłowości (stanowiąca załącznik nr 12.7 do Podręcznika). Listy sprawdzające sporządzane są zgodnie z procedurami ustalonymi w kolejnych podrozdziałach 14 Art. 2 pkt. 7 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/

295 niniejszego rozdziału. Każda Lista sprawdzająca podpisywana jest przez sporządzającego ją pracownika, a następnie przedkładana do zatwierdzenia przez Kierownika RMK/koordynatora zespołu ds. nieprawidłowości. Koordynator zespołu ds. nieprawidłowości rejestruje każdą listę sprawdzającą w Rejestrze list sprawdzających prowadzonym elektronicznie na dysku referatowym RMK natychmiastowo po jej otrzymaniu/ sporządzeniu. Rejestr list sprawdzających prowadzony jest w szczegółowości dla działań/ poddziałań wdrażanych przez IZ RPO WSL. Sporządzający Listę pracownik RMK nadaje jej numer składający się z: KOLEJNEGO NUMERU NIEPRAWIDŁOWOŚCI DLA DANEGO DZIAŁANIA -PODDZIAŁANIA/ NUMERU DZIAŁANIA - PODDZIAŁANIA/ NUMERU KWARTAŁU, W KTÓRYM DOKONANO WSTĘPNEGO USTALENIA ADMINISTRACYJNEGO/ ROK Nieprawidłowości wykryte przez pracowników Wydziału Rozwoju Regionalnego IZ RPO WSL oraz IP2 RPO WSL w zakresie udzielonego upoważnienia przez IZ RPO WSL odpowiadają za wykrywanie i przekazywanie informacji o nieprawidłowościach. Na poziomie IZ RPO WSL nieprawidłowości mogą zostać wykryte przez pracowników poszczególnych referatów w trakcie: wykonywania obowiązków służbowych innych niż czynności kontrolne (np. weryfikacja dokumentacji), wykonywania czynności kontrolnych (przeprowadzane kontrole na miejscu oraz kontrole systemowe) Nieprawidłowości wykryte podczas wykonywania obowiązków służbowych innych niż czynności kontrolne oraz weryfikacja wniosków o płatność W przypadku wykrycia bądź uzasadnionego podejrzenia wystąpienia naruszenia mogącego skutkować wystąpieniem nieprawidłowości w rozumieniu Rozporządzenia 1083/2006 przez pracownika WRR podczas wykonywania obowiązków służbowych innych niż czynności kontrolne (np. weryfikacja wniosków o dofinansowanie, weryfikacja innej dokumentacji itp.) zobowiązany jest on do powiadomienia o tym fakcie kierownika swojego referatu, a następnie do niezwłocznego przekazania informacji do kierownika RMK, na podstawie której naruszenie/uchybienie zostanie zweryfikowane pod kątem wystąpienia nieprawidłowości w rozumieniu Rozporządzenia 1083/2006. Informacja taka przekazywana jest w formie notatki o podejrzeniu wykrycia nieprawidłowości do kierownika RMK stanowiącej załącznik 12.1 do Podręcznika bądź formie innego dokumentu powstałego w procesie weryfikacji dokumentacji (notatkę podpisuje kierownik referatu, którego pracownik wykrył nieprawidłowość), który powinien zawierać informacje niezbędne do weryfikacji uchybienia tj.: - opis naruszenia prawa/sytuacji budzącej podejrzenie wykrycia nieprawidłowości, - opis nieprawidłowego wydatku dokonanego przez beneficjenta, - kwota brutto/netto nieprawidłowego wydatku. Kierownik RMK przekazuje przedmiotową informację do zespołu ds. nieprawidłowości celem weryfikacji czy wykryte/podejrzewane naruszenie prawa stanowi nieprawidłowość w rozumieniu Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006. Weryfikacja ta dokonywana jest 295

296 na podstawie części I Listy sprawdzającej dotyczącej wystąpienia nieprawidłowości (stanowiącej załącznik nr 12.7 do Podręcznika). W przypadku niewystarczających informacji sporządzający Listę sprawdzającą pracownik RMK może zwrócić się w formie pisemnej bądź drogą elektroniczną ( ) celem uzyskania dodatkowych wyjaśnień do pracownika/kierownika referatu, który wykrył naruszenie. Jeżeli stwierdzone uchybienie zostanie zakwalifikowane jako nieprawidłowość w rozumieniu Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 pracownik wypełnia II część Listy sprawdzającej. celem określenia czy dana nieprawidłowość podlega bądź nie podlega raportowaniu do KE w myśl Rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006. Lista sprawdzająca zatwierdzana jest przez kierownika RMK/koordynatora zespołu ds. nieprawidłowości w terminie 7 dni roboczych od momentu wpływu informacji do RMK. Oryginał listy wraz z dokumentacją nieprawidłowości przechowywany jest w RMK. Przedmiotowa Lista sprawdzająca dotycząca wystąpienia nieprawidłowości stanowi wstępne ustalenie administracyjne, na podstawie którego RMK dokonuje rejestracji i raportowania nieprawidłowości w rozumieniu Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości, co do której w części Ic Listy sprawdzającej dotyczącej wystąpienia nieprawidłowości stwierdzono konieczność odzyskania/wycofania kwoty nieprawidłowości kierownik RMK/ koordynator zespołu ds. nieprawidłowości informuje Dyrektora WRR/ Zastępcę Dyrektora WRR o stwierdzeniu nieprawidłowości w rozumieniu Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 oraz zwraca się z prośbą o zgodę na wszczęcie procedury jej usuwania. Po uzyskaniu zgody Kierownik RMK/ koordynator zespołu ds. nieprawidłowości w terminie do kolejnego dnia roboczego od jej uzyskania informuje Kierownika RPC o konieczności wszczęcia procedury usuwania nieprawidłowości w formie notatki w sprawie wszczęcia procedury usuwania nieprawidłowości, której wzór stanowi załącznik nr do Podręcznika. Kopia notatki przekazywana jest do wiadomości kierownikowi RKP oraz RKPR. Dalsze postępowanie dotyczące usuwania nieprawidłowości zostało przedstawione w rozdziale 8 Podręcznika. W przypadku stwierdzenia, iż przedmiotowe uchybienie nie stanowi nieprawidłowości w rozumieniu ww. Rozporządzenia pracownik RMK nie wypełnia części II Listy sprawdzającej. Po zaakceptowaniu przez kierownika RMK/ koordynatora zespołu ds. nieprawidłowości części I Listy sprawdzającej przechowywana jest wraz z dotyczącą dokumentacją w RMK. W przypadku, kiedy w wyniku dalszych postępowań w sprawie stwierdzonej/ podejrzewanej nieprawidłowości zmieni się jej status (np. nieprawidłowość zostanie anulowana) pracownik RMK sporządza korektę Listy sprawdzającej dotyczącej danej nieprawidłowości, w której w części Ia Listy wskazuje na ujawnienie nowych okoliczności oraz w części Ib Listy zmianę statusu nieprawidłowości. Zmiana statusu nieprawidłowości zostaje odnotowana w Rejestrze nieprawidłowości. Jeżeli zmiana statusu nieprawidłowości związana jest również ze zmianą skutków finansowych przedmiotowej nieprawidłowości informacja ta zostaje niezwłocznie przekazana w formie notatki służbowej do Kierownika RPC oraz do wiadomości Kierowników RKP oraz RKPR. W przypadku, kiedy podejrzenie wykrycia nieprawidłowości zostaje powzięte przez pracownika RMK informuje on o tym fakcie kierownika RMK. Jeżeli informacje, którymi pracownik RMK dysponuje są niewystarczające do dokonania weryfikacji czy podejrzewane naruszenie prawa/ uchybienie stanowi nieprawidłowość w rozumieniu Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 podejmuje działania mające na celu ustalenie stanu faktycznego. Kierownik RMK zwraca się wówczas w formie pisemnej (na podstawie notatki o podejrzeniu wykrycia nieprawidłowości stanowiącej załącznik

297 do Podręcznika) do Kierownika/ów właściwego referatu WRR w zależności jakiego etapu wdrażania dotyczy podejrzewane naruszenie prawa w projekcie. Kierownik, do którego zwrócono się o weryfikację podejmuje czynności weryfikujące w zakresie swoich kompetencji i przedstawia swoje stanowisko w notatce służbowej do Dyrektora WRR/ Zastępcy Dyrektora WRR. Dyrektor WRR/ Zastępca Dyrektora WRR ustosunkowuje się do przedmiotowego stanowiska. Zatwierdzenie przez niego notatki służbowej (kopia notatki zostaje przekazana do RMK) stanowi podstawę do podjęcia przez RMK weryfikacji czy ewentualne naruszenie prawa stanowi nieprawidłowość w rozumieniu Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 na podstawie części I Listy sprawdzającej dotyczącej wystąpienia nieprawidłowości (stanowiącej załącznik nr 12.7 do Podręcznika). Dalsza część postępowania w RMK została opisana powyżej Nieprawidłowości wykryte podczas weryfikacji wniosków o płatność W przypadku wykrycia bądź uzasadnionego podejrzenia wystąpienia naruszenia mogącego skutkować wystąpieniem nieprawidłowości w rozumieniu Rozporządzenia 1083/2006 przez pracownika RPC podczas wykonywania obowiązków związanych z weryfikacją wniosków o płatność zgodnie z rozdziałem 8 Podręcznika zobowiązany jest on do powiadomienia o tym fakcie kierownika swojego referatu/ koordynatora zespołu ds. płatności, a następnie do niezwłocznego przekazania informacji do kierownika RMK, na podstawie której naruszenie/ uchybienie zostanie zweryfikowane pod kątem wystąpienia nieprawidłowości w rozumieniu Rozporządzenia 1083/2006. Informacja taka przekazywana jest w formie notatki o podejrzeniu wykrycia nieprawidłowości do kierownika RMK stanowiącej załącznik 12.1 do Podręcznika bądź formie innego dokumentu powstałego w procesie weryfikacji dokumentacji, który powinien zawierać informacje niezbędne do weryfikacji uchybienia tj.: - opis naruszenia prawa/sytuacji budzącej podejrzenie wykrycia nieprawidłowości, - opis nieprawidłowego wydatku dokonanego przez beneficjenta, - powód odmowy refundacji wydatku (jeżeli dotyczy wniosku o płatność), - kwota brutto/netto nieprawidłowego wydatku. Kierownik RMK przekazuje przedmiotową informację do zespołu ds. nieprawidłowości celem weryfikacji czy wykryte/ podejrzewane naruszenie prawa stanowi nieprawidłowość w rozumieniu Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006. Weryfikacja ta dokonywana jest na podstawie części I Listy sprawdzającej dotyczącej wystąpienia nieprawidłowości (stanowiącej załącznik nr 12.7 do Podręcznika). W przypadku niewystarczających informacji sporządzający Listę sprawdzającą pracownik RMK może zwrócić się w formie pisemnej bądź drogą elektroniczną ( ) celem uzyskania dodatkowych wyjaśnień do pracownika RPC, który wykrył naruszenie. Jeżeli stwierdzone uchybienie zostanie zakwalifikowane jako nieprawidłowość w rozumieniu Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 pracownik wypełnia II część Listy sprawdzającej. celem określenia czy dana nieprawidłowość podlega bądź nie podlega raportowaniu do KE w myśl Rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006. Lista sprawdzająca zatwierdzana jest przez kierownika RMK/ koordynatora zespołu ds. nieprawidłowości w terminie 20 dni roboczych od momentu wpływu informacji do RMK. Oryginał listy wraz z dokumentacją nieprawidłowości przechowywany jest w RMK. Przedmiotowa Lista sprawdzająca dotycząca wystąpienia nieprawidłowości stanowi wstępne ustalenie administracyjne, na podstawie którego RMK dokonuje rejestracji i raportowania nieprawidłowości w rozumieniu Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/

298 W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości, co do której w części Ic Listy sprawdzającej dotyczącej wystąpienia nieprawidłowości nie stwierdzono, iż została usunięta poprzez pomniejszenie wydatków kwalifikowanych przez IZ RPO WSL/ pomniejszenie wniosku przez beneficjenta (autokorekta)/ wyłączenie wydatków z wniosku przez beneficjenta kierownik RMK/ koordynator zespołu ds. nieprawidłowości informuje Dyrektora WRR/Zastępcę Dyrektora WRR o stwierdzeniu nieprawidłowości w rozumieniu Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 oraz zwraca się z prośbą o zgodę na wszczęcie procedury jej usuwania. Po uzyskaniu zgody Kierownik RMK/ koordynator zespołu ds. nieprawidłowości w terminie do kolejnego dnia roboczego od jej uzyskania informuje Kierownika RPC o konieczności wszczęcia procedury usuwania nieprawidłowości w formie notatki w sprawie wszczęcia procedury usuwania nieprawidłowości, której wzór stanowi załącznik nr do Podręcznika. Kopia notatki przekazywana jest do wiadomości kierownikowi RKP oraz RKPR. Dalsze postępowanie dotyczące usuwania nieprawidłowości zostało przedstawione w rozdziale 8 Podręcznika. W przypadku stwierdzenia, iż przedmiotowe uchybienie nie stanowi nieprawidłowości w rozumieniu ww. Rozporządzenia pracownik RMK nie wypełnia części II Listy sprawdzającej. Po zaakceptowaniu przez kierownika RMK/koordynatora zespołu ds. nieprawidłowości części I Listy sprawdzającej przechowywana jest wraz z dotyczącą dokumentacją w RMK. W przypadku, kiedy w wyniku dalszych postępowań w sprawie stwierdzonej/podejrzewanej nieprawidłowości zmieni się jej status (np. nieprawidłowość zostanie anulowana) pracownik RMK sporządza korektę Listy sprawdzającej dotyczącej danej nieprawidłowości, w której w części Ia Listy wskazuje na ujawnienie nowych okoliczności oraz w części Ib Listy zmianę statusu nieprawidłowości. Zmiana statusu nieprawidłowości zostaje odnotowana w Rejestrze nieprawidłowości. Jeżeli zmiana statusu nieprawidłowości związana jest również ze zmianą skutków finansowych przedmiotowej nieprawidłowości informacja ta zostaje niezwłocznie przekazana w formie notatki służbowej do Kierownika RPC oraz do wiadomości Kierowników RKP oraz RKPR Nieprawidłowości wykryte podczas wykonywania czynności kontrolnych Nieprawidłowości wykryte podczas kontroli systemowych W przypadku gdy IZ RPO WSL podczas przeprowadzania kontroli systemowej stwierdzi wystąpienie lub podejrzenie nieprawidłowości w projekcie beneficjenta IP2 RPO WSL, która nie została wykazana przez IP2 RPO WSL w raportach/ zestawieniach przekazanych do IZ RPO WSL przedmiotowa informacja zostaje wskazana w Informacji Pokontrolnej dla IP2 RPO WSL wraz z odpowiednimi zaleceniami. Nieprawidłowości wykryte podczas kontroli na miejscu realizacji projektów Po przeprowadzeniu czynności kontrolnych na miejscu realizacji oraz po otrzymaniu od beneficjenta podpisanej przez niego Informacji Pokontrolnej bądź informacji o odmowie jej podpisania w przypadku gdy w wyniku kontroli stwierdzono, że projekt realizowany jest/ został zrealizowany z uchybieniami, które mogą mieć skutki finansowe kierownik RKPR przekazuje do kierownika RMK/ koordynatora zespołu ds. nieprawidłowości notatkę z informacją o stwierdzonych uchybieniach/ naruszeniach, które mogą skutkować nałożeniem korekty finansowej celem analizy wykrytych w trakcie kontroli ewentualnych naruszeń pod kątem wystąpienia nieprawidłowości w rozumieniu Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 (zgodnie z zapisami rozdziału 11). 298

299 Następnie kierownik RMK/ koordynator zespołu ds. nieprawidłowości dekretuje dokumentację na pracownika odpowiedzialnego za dokonanie weryfikacji wystąpienia nieprawidłowości w rozumieniu Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006. Weryfikacja dokonywana jest na podstawie Listy sprawdzającej dotyczącej wystąpienia nieprawidłowości (załącznik nr 12.7 do Podręcznika). Przedmiotowa Lista sprawdzająca dotycząca wystąpienia nieprawidłowości stanowi wstępne ustalenie administracyjne, na podstawie którego RMK dokonuje rejestracji i raportowania nieprawidłowości w rozumieniu Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006. Pracownik RMK weryfikuje stwierdzone w trakcie kontroli uchybienia na podstawie części I Listy sprawdzającej. W przypadku niewystarczających informacji bądź wątpliwości pracownik RMK może zwrócić się do kierownika kontroli/członka zespołu kontrolującego w formie pisemnej bądź drogą elektroniczną ( ) celem uzyskania dodatkowych wyjaśnień. Jeżeli dany przypadek naruszenia przepisów prawa stanowi nieprawidłowość w rozumieniu Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 pracownik wypełnia również część II Listy sprawdzającej na podstawie, której dokonuje oceny czy dana nieprawidłowość podlega bądź nie podlega raportowaniu do KE, w myśl Rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006. Lista sprawdzająca zatwierdzana jest przez kierownika RMK/ koordynatora zespołu ds. nieprawidłowości. Po zatwierdzeniu Listy sprawdzającej... kierownik RMK/ koordynator zespołu ds. nieprawidłowości niezwłocznie informuje Kierownika RKPR o wyniku weryfikacji w formie notatki informującej o stwierdzeniu nieprawidłowości, której wzór stanowi załącznik nr 12.16a do Podręcznika (maksymalnie w terminie 7 dni roboczych od momentu wpływu informacji o naruszeniu do RMK). W przypadku, kiedy w wyniku dalszych postępowań w sprawie stwierdzonej/ podejrzewanej nieprawidłowości zmieni się jej status (np. nieprawidłowość zostanie anulowana) pracownik RMK sporządza korektę Listy sprawdzającej dotyczącej danej nieprawidłowości, w której w części Ia Listy wskazuje na ujawnienie nowych okoliczności oraz w części Ib Listy zmianę statusu nieprawidłowości. Zmiana statusu nieprawidłowości zostaje odnotowana w Rejestrze nieprawidłowości. Jeżeli zmiana statusu nieprawidłowości związana jest również ze zmianą skutków finansowych przedmiotowej nieprawidłowości informacja ta również zostaje niezwłocznie przekazana w formie notatki służbowej do Kierownika RKPR (załącznik 12.16a). Dalsze postępowanie dotyczące usuwania nieprawidłowości zostało przedstawione w rozdziale 11 oraz 8 Podręcznika. Oryginał listy wraz z dokumentacją nieprawidłowości przechowywany jest w RMK. W przypadku gdy w wyniku kontroli stwierdzono, że projekt realizowany jest/ został zrealizowany bez uchybień/ z uchybieniami nie mającymi skutków finansowych kierownik RKPR przekazuje do kierownika RMK/ koordynatora zespołu ds. nieprawidłowości notatkę o zakończeniu kontroli projektu (zgodnie z zapisami rozdziału 11). Jeżeli zgodnie z notatką służbową oraz Informacją Pokontrolną wynik kontroli jest pozytywny i projekt realizowany jest/ został zrealizowany bez uchybień i pracownik RMK nie stwierdza żadnych naruszeń podlegających sprawdzeniu czy wykryte/ podejrzewane naruszenie prawa jest nieprawidłowością w rozumieniu Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 przedmiotowej Listy sprawdzającej nie sporządza się. 299

300 Działania zapobiegawcze i korekcyjne w sytuacji wystąpienia błędów systemowych W przypadku, kiedy w wyniku kontroli dokumentacji na miejscu realizacji projektu lub w siedzibie IZ RPO WSL zostanie wykryta określona nieprawidłowość u kilku beneficjentów RMK przedstawia propozycję dalszego postępowania IZ RPO WSL (np. jeżeli jest to możliwe poprzez zmianę stosowanych procedur, wytycznych) bądź informację o powtarzającej się nieprawidłowości w formie notatki służbowej do Dyrektora WRR/ właściwego do tych spraw Zastępcy Dyrektora WRR. Decyzję o trybie postępowania podejmuje Dyrektor WRR/ właściwy do tych spraw Zastępca Dyrektora WRR Nieprawidłowości wykryte przez pracowników innych wydziałów UMWSL W przypadku stwierdzenia, przez pracownika Wydziału Finansowego lub/i Księgowości lub/i Kontroli lub/i Zespołu Audytu Wewnętrznego wystąpienia lub uzasadnionego podejrzenia wystąpienia naruszenia prawa, mogącego zostać zdefiniowanym, jako nieprawidłowość w rozumieniu Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006, pracownik ten zobowiązany jest do powiadomienia o tym fakcie Dyrektora/Zastępcę Dyrektora swojego wydziału, najpóźniej w terminie do 2 dni roboczych od momentu wykrycia lub uzyskania uzasadnionego podejrzenia wystąpienia nieprawidłowości. Informacja taka ma formę notatki o nieprawidłowości, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 12.1 do Podręcznika. Sporządzona notatka podpisana przez Dyrektora/ Zastępcę Dyrektora Wydziału/ Zespołu, który wykrył nieprawidłowość, przekazana zostaje niezwłocznie wraz z pismem przewodnim Dyrektorowi WRR/ właściwemu do tych spraw Zastępcy Dyrektora WRR. Dalsze procedury postępowania po wpływie do Dyrektora WRR/właściwego do tych spraw Zastępcy Dyrektora WRR są tożsame jak w przypadku procedur opisanych w kolejnym podrozdziale Informacje zewnętrznych instytucji kontrolujących dotyczące stwierdzonych naruszeń prawa w projektach beneficjentów RPO WSL Nieprawidłowości zgłoszone przez podmioty zewnętrzne Źródłem informacji o wystąpieniu lub podejrzeniu wystąpienia nieprawidłowości może być również podmiot zewnętrzny, uczestniczący/ nieuczestniczący w procesie wdrażania bądź kontroli funduszy strukturalnych. Informacje, o wystąpieniu lub podejrzeniu wystąpienia nieprawidłowości, przekazane mogą być przez podmiot zewnętrzny w formie pisemnej lub w innej właściwej dla danego podmiotu Informacje zewnętrznych instytucji kontrolujących dotyczące stwierdzonych naruszeń prawa w projektach beneficjentów RPO WSL Jako zewnętrzne instytucji kontrolujące rozumie się przede wszystkim: KE, OLAF, ETO Urząd Kontroli Skarbowej (również jako Instytucja Audytowa) Najwyższa Izba Kontroli, 300

301 Urząd Zamówień PublicznychRegionalna Izba Obrachunkowa, Właściwe wspólnotowe lub krajowe organy ścigania przestępstw, Instytucja Pośrednicząca w Certyfikacji, Inne instytucje kontrolne (np. US, Służba Celna, Inspekcja Ochrony Środowiska, WINB/ PINB), Następnie kierownik RMK/ koordynator zespołu ds. nieprawidłowości dekretuje dokumentację na pracownika odpowiedzialnego za dokonanie weryfikacji wystąpienia nieprawidłowości w rozumieniu Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006. Weryfikacja dokonywana jest na podstawie Listy sprawdzającej dotyczącej wystąpienia nieprawidłowości (załącznik nr 12.7 do Podręcznika). Przedmiotowa Lista sprawdzająca dotycząca wystąpienia nieprawidłowości stanowi wstępne ustalenie administracyjne, na podstawie którego RMK dokonuje rejestracji i raportowania nieprawidłowości w rozumieniu Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006. Pracownik RMK weryfikuje czy wskazane przez podmiot zewnętrzny naruszenia mogą skutkować podejrzeniem wystąpienia nieprawidłowości na podstawie części I Listy sprawdzającej. Jeżeli w części I Listy sprawdzającej stwierdza się, iż dany przypadek może skutkować podejrzeniem wystąpienia nieprawidłowości w rozumieniu Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 pracownik wypełnia również część II Listy sprawdzającej na podstawie, której dokonuje oceny czy dane podejrzenie nieprawidłowości podlega bądź nie podlega raportowaniu do KE, w myśl Rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006. Lista sprawdzająca zatwierdzana jest przez kierownika RMK/ koordynatora zespołu ds. nieprawidłowości w terminie 10 dni roboczych od wpływu informacji o naruszeniu do RMK. Jednocześnie kierownik RMK zwraca się w formie notatki służbowej do właściwego Zastępcy Dyrektora WRR bądź właściwego kierownika WRR celem podjęcia czynności weryfikacyjnych/ potwierdzenia przedmiotowych naruszeń (czynności kontrolne na miejscu realizacji projektu, kontrola dokumentów/ dokumentacji w siedzibie IZ RPO WSL) oraz ustosunkowania się wobec instytucji, która wykryła naruszenie. Kierownik/ koordynator/ pracownik referatu WRR, który zgodnie z decyzją Zastępcy Dyrektora WRR podejmuje czynności weryfikacyjne wskazanych naruszeń informuje koordynatora zespołu ds. nieprawidłowości drogą ową o sposobie w jakim będzie ta weryfikacja dokonywana. W przypadku, kiedy sposobem weryfikacji są czynności kontrolne prowadzone przez RKPR dalsze postępowanie określone zostało w podrozdziale Nieprawidłowości wykryte podczas kontroli na miejscu realizacji projektów. W przypadku, kiedy weryfikacji dokonuje referat WRR inny niż RKPR, po otrzymaniu informacji o jej zakończeniu dalsze postępowanie w RMK określone zostało w podrozdziale Nieprawidłowości wykryte podczas wykonywania obowiązków służbowych innych niż czynności kontrolne oraz weryfikacja wniosków o płatność Informacje innych podmiotów o naruszeniach/uchybieniach w projektach beneficjentów RPO WSL Źródłem przedmiotowych informacji mogą być: Osoby prywatne/ donosy Środki masowego przekazu Inne podmioty (w tym beneficjenci) 301

302 Po otrzymaniu przedmiotowej informacji/donosu kierownik RMK zwraca się w formie notatki służbowej do właściwego Zastępcy Dyrektora WRR bądź właściwego kierownika WRR celem podjęcia czynności weryfikacyjnych/ potwierdzenia przedmiotowych naruszeń (czynności kontrolne na miejscu realizacji projektu, kontrola dokumentów/ dokumentacji w siedzibie IZ RPO WSL). Kierownik/ koordynator/ pracownik referatu WRR, który zgodnie z decyzją Zastępcy Dyrektora WRR podejmuje czynności weryfikacyjne wskazanych naruszeń informuje koordynatora zespołu ds. nieprawidłowości drogą ową o sposobie w jakim będzie ta weryfikacja dokonywana. W przypadku, kiedy sposobem weryfikacji są czynności kontrolne prowadzone przez RKPR dalsze postępowanie określone zostało w podrozdziale Nieprawidłowości wykryte podczas kontroli na miejscu realizacji projektów. W przypadku, kiedy weryfikacji dokonuje referat WRR inny niż RKPR, po otrzymaniu informacji o jej zakończeniu dalsze postępowanie w RMK określone zostało w podrozdziale Nieprawidłowości wykryte podczas wykonywania obowiązków służbowych innych niż czynności kontrolne oraz weryfikacja wniosków o płatność Rejestrowanie nieprawidłowości Za prowadzenie w IZ RPO WSL Rejestru nieprawidłowości którego wzór stanowi załącznik nr 12.8 do Podręcznika odpowiedzialny jest RMK. Pracownicy RMK prowadzą Rejestr nieprawidłowości narastająco w formie elektronicznej. Zamieszczony jest on w zabezpieczonym hasłem pliku, do którego dostęp mają wyłącznie pracownicy upoważnieni przez Dyrektora WRR/ właściwego do tych spraw Zastępcę Dyrektora WRR na dysku referatowym RMK. Pracownicy RMK niezwłocznie wprowadzają do Rejestru nieprawidłowości wszystkie nieprawidłowości stwierdzone na podstawie List sprawdzających dotyczących wystąpienia nieprawidłowości. Najpóźniej do 15 dnia roboczego następującego po każdym kwartale pracownicy RMK zobowiązani są, by do Rejestru wprowadzone zostały wszystkie nieprawidłowości stwierdzone w zakończonym kwartale. Przy wpisywaniu nieprawidłowości do rejestru pracownik RMK nadaje jej numer ewidencyjny, na potrzeby wewnętrzne IZ RPO WSL. Numer ewidencyjny nieprawidłowości składa się z: numeru kolejnej wykrytej nieprawidłowości, nr kwartału i rok, w którym nieprawidłowość została wykryta. Rejestr nieprawidłowości zawiera informacje dotyczące stwierdzonej nieprawidłowości od momentu wykrycia do momentu jej usunięcia. Do rejestru wpisywana jest również informacja czy dana nieprawidłowość podlega czy nie podlega raportowaniu do KE. Aktualizacja rejestru nieprawidłowości (w zakresie informacji dotyczących stwierdzonych nieprawidłowości) dokonywana jest w terminach do 15 i 30 dnia kalendarzowego każdego miesiąca. Zmiana Rejestru nieprawidłowości Rejestr nieprawidłowości jest wewnętrzną bazą informacji o nieprawidłowościach IZ RPO WSL, prowadzony jest na potrzeby wewnętrzne IZ RPO WSL. Zmiany w prowadzonym Rejestrze wprowadzane aktualizacjami Podręcznika procedur nie powodują tworzenia nowego Rejestru, a jedynie dodanie do poprzedniego wzoru nowych aktualizacji 302

303 Rejestr nadal wypełniany jest narastająco (moment obowiązywania dodanych kolumn zostaje odnotowany w rejestrze nie jest obligatoryjne wypełnianie ich dla nieprawidłowości stwierdzonych wcześniej niż aktualizacja Podręcznika), chyba, że w toku realizacji RPO WSL zajdzie konieczność dokonania jego całkowitej zmiany Raportowanie nieprawidłowości Raportowanie o nieprawidłowościach przebiega zgodnie z zasadami, w terminach oraz w trybach określonych w Procedurze informowania Komisji Europejskiej o nieprawidłowościach finansowych w wykorzystaniu funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w latach (PION). Za raportowanie o nieprawidłowościach stwierdzonych w toku realizacji RPO WSL odpowiada RMK. Wzór rejestru osób upoważnionych do dostępu do raportów i zestawień o nieprawidłowościach stanowi załącznik nr 12.6 do Podręcznika. Przedmiotowy rejestr osób upoważnionych do dostępu do raportów i zestawień o nieprawidłowościach prowadzony jest w formie wyłącznie elektronicznej na dysku referatowym RMK. Procedury dotyczące raportowania nieprawidłowości w ramach RPO WSL przedstawiono schematycznie w załączniku 1.5 do niniejszego Podręcznika. Procedura informowania Komisji Europejskiej o nieprawidłowościach w wykorzystaniu funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w latach (PION) Zgodnie z zapisami PION IZ RPO WSL przekazuje informacje o nieprawidłowościach podlegających zgłoszeniu do Komisji Europejskiej do jednostki organizacyjnej Ministerstwa Finansów, właściwej w zakresie informowania KE o nieprawidłowościach w wykorzystaniu funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności (MF-R) oraz do Instytucji Pośredniczącej w Certyfikacji (IPOC) poprzez sporządzenie raportu w systemie IMS.. IZ RPO WSL przekazuje raporty o stwierdzeniu nowych nieprawidłowości do MF-R oraz IPOC w przypadku: 1. Stwierdzenia nowych nieprawidłowości podlegających niezwłocznemu zgłoszeniu do KE. 2. Stwierdzenia nowych nieprawidłowości podlegających kwartalnemu raportowaniu do KE. Ponadto IZ RPO WSLprzekazuje również do MF-R oraz IPOC raporty zawierające informacje o działaniach następczych prowadzonych w związku z nieprawidłowościami zgłoszonymi do KE na podstawie art. 28 lub 29 Rozporządzenia 1828/2006. Raporty te przekazywane są w przypadkach ściśle określonych w art. 30 Rozporządzenia 1828/2006. Procedura informowania KE o nieprawidłowościach w wykorzystaniu funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w latach (PION) stanowi załącznik nr 12.4 do niniejszego Podręcznika. System IMS (Irregularity Management System) System IMS to system informatyczny służący zarządzaniu nieprawidłowościami funkcjonujący w ramach AFIS (Anti Fraud Information System) platformy informatycznej przeznaczonej do wymiany informacji związanych ze zwalczaniem nadużyć finansowych. System przeznaczony jest do przekazywania informacji o nieprawidłowościach w wykorzystaniu funduszy strukturalnych. Za pośrednictwem Systemu IMS przekazywane będą do MF_R oraz IPOC raporty dotyczące stwierdzenia nowych nieprawidłowości podlegających niezwłocznemu zgłoszeniu do KE, raporty 303

304 dotyczące stwierdzenia nowych nieprawidłowości podlegających kwartalnemu raportowaniu do KE, raporty zawierające informacje o działaniach następczych oraz informacje o braku nowych nieprawidłowości podlegających kwartalnemu raportowaniu. Role w systemie IMS w IZ RPO WSL: KREATOR IZ RPO WSL (upoważnieni pracownicy RMK) - sporządza raporty, dokonuje ich aktualizacji lub korekty, sporządza informacje o braku nieprawidłowości. MENEDŻER IZ RPO WSL (Kierownik RMK, Dyrektor WRR/ Zastępca Dyrektora WRR/ inny upoważniony pracownik WRR) weryfikuje raporty sporządzone przez Kreatora, zatwierdza i przekazuje raporty lub informacje o braku nieprawidłowości do Menedżera wyższego szczebla (MF-R), odrzuca raporty celem dokonania ich korekty. OBSERWATOR IZ RPO WSL (upoważnieni pracownicy WRR) ma możliwość przeglądu, drukowania i eksportu raportów oraz informacji o braku nieprawidłowości. Ścieżka przekazywania raportów oraz informacji o braku nieprawidłowości od IZ RPO WSL do MF-R w systemie IMS Raport sporządzany jest w systemie IMS przez Kreatora IZ RPO WSL następnie zatwierdzany przez Menedżera IZ RPO WSL. Po ostatecznym zatwierdzeniu raportu Menedżer IZ RPO WSL przesyła raport do Menadżera MF-R, który zatwierdza raport i przekazuje do KE bądź odrzuca w celu dokonania korekty. W przypadku odrzucenia raportu przez Menedżera MF-R Kreator IZ RPO WSL dokonuje jego korekty. Po dokonaniu korekty raportu Menedżer IZ RPO WSL zatwierdza go i przekazuje do Menedżera MF-R. Praca nad każdym raportem w systemie IMS przebiegać będzie zgodnie ze schematem przedstawionym w załączniku nr 12.3 do Podręcznika Informowanie o stwierdzeniu nowych nieprawidłowości podlegających niezwłocznemu zgłoszeniu do KE IZ RPO WSL jest zobowiązana do informowania MR-R oraz IPOC o stwierdzeniu nowych nieprawidłowości podlegających niezwłocznemu zgłoszeniu do KE na podstawie art. 29 Rozporządzenia 1828/2006 niezwłocznie, nie później niż do 30 dni kalendarzowych od daty dokonania wstępnego ustalenia administracyjnego. Raport sporządzany jest zgodnie z zasadami przekazywania raportów w systemie IMS - zgodnie ze ścieżką określoną w podrozdziale Wydrukowana wersja papierowa raportu zostaje zarchiwizowana w RMK. Zgodnie z art. 29 Rozporządzenia Komisji nr 1828/2006 niezwłocznemu zgłoszeniu do KE podlegają wykryte lub podejrzewane nieprawidłowości w związku z którymi: zastosowano nową nieprawidłową praktykę; istnieją obawy, że mogą mieć w bardzo krótkim czasie negatywne następstwa poza terytorium Rzeczpospolitej Polskiej. Informacje o dalszych postępowaniach w związku ze zgłoszoną nieprawidłowością przekazuje się wyłącznie w przypadku gdy nieprawidłowość podlega kwartalnemu raportowaniu do KE. Szczegółowe procedury dotyczące raportowania nowych nieprawidłowości podlegających niezwłocznemu zgłoszeniu do KE określa Procedura informowania KE 304

305 o nieprawidłowościach w wykorzystaniu funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w latach (PION) stanowiąca załącznik nr 12.4 do Podręcznika Informowanie o stwierdzeniu nowych nieprawidłowości podlegających kwartalnemu zgłoszeniu do KE IZ RPO WSL jest zobowiązana do informowania MR-R oraz IPOC o stwierdzeniu nowych nieprawidłowości podlegających kwartalnemu zgłoszeniu do KE w ciągu 40 dni kalendarzowych od zakończenia każdego kwartału. Raport sporządzany jest zgodnie z zasadami przekazywania raportów w systemie IMS - zgodnie ze ścieżką określoną w podrozdziale Wydrukowana wersja papierowa raportu zostaje zarchiwizowana w RMK. IZ RPO WSL przekazuje informacje o stwierdzeniu wszystkich nowych nieprawidłowości podlegających kwartalnemu zgłoszeniu do KE będących przedmiotem wstępnego ustalenia administracyjnego lub sądowego w danym kwartale w przypadku gdy: nieprawidłowość odnosi się do kwoty 10 tys. EUR lub wyższej obciążającej budżet wspólnoty, z wyjątkiem przypadków określonych w art.28 ust.2 Rozporządzenia Komisji nr 1828/2006 (patrz podrozdział ), nieprawidłowość odnosi się do kwoty 10 tys. EUR lub wyższej obciążającej budżet wspólnoty i odnośnie nieprawidłowości występuje podejrzenie nadużycia finansowego, KE pisemnie zażądała przekazywania informacji dotyczącej danej nieprawidłowości. Jeżeli w danym kwartale nie stwierdzono nowych nieprawidłowości podlegających kwartalnemu raportowaniu do KE IZ RPO WSL za pomocą systemu IMS w ciągu 40 dni kalendarzowych od zakończenia kwartału, przekazuje do MF-R i IPOC, informację o braku nowych nieprawidłowości podlegających raportowaniu do KE na podstawie art. 28 rozporządzenia 1828/2006. Szczegółowe procedury dotyczące raportowania nowych nieprawidłowości podlegających kwartalnemu zgłoszeniu do KE określa Procedura informowania KE o nieprawidłowościach w wykorzystaniu funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w latach (PION) stanowiąca załącznik nr 12.4 do Podręcznika Informowanie o działaniach następczych prowadzonych w związku z nieprawidłowościami zgłoszonymi do KE IZ RPO WSL jest zobowiązana do informowania MF-R oraz IPOC o działaniach następczych prowadzonych w związku z nieprawidłowościami zgłoszonymi do KE na podstawie art. 28 lub 29 rozporządzenia 1828/2006 w ciągu 40 dni kalendarzowych po upływie każdego kwartału, w którym wystąpiły okoliczności warunkujące konieczność sporządzania raportu o działaniach następczych zgodnie z art. 30 rozporządzenia 1828/2006. Raport sporządzany jest zgodnie z zasadami przekazywania raportów w systemie IMS - zgodnie ze ścieżką określoną w podrozdziale Wydrukowana wersja papierowa raportu zostaje zarchiwizowana w RMK. W przypadku braku raportu w systemie IMS (może dotyczyć nieprawidłowości zgłoszonych do IV kwartału 2010r.) na potrzeby wewnętrzne IZ RPO WSL raport sporządzany jest w formie papierowej przez odpowiedzialnego pracownika RMK, weryfikowany przez Kierownika RMK, zatwierdzany przez Dyrektora WRR/ Zastępcę Dyrektora WRR, zaś do MF-R oraz IPOC przekazywany w wersji elektronicznej na płycie CD (wersja papierowa zostaje zarchiwizowana w RMK). 305

306 Raport o działaniach następczych dotyczących danej nieprawidłowości przekazuje się wyłącznie w przypadku gdy w danym okresie sprawozdawczym nastąpiło: wszczęcie postępowania prowadzonego w celu nałożenia sankcji administracyjnych lub karnych, zakończenie postępowania prowadzonego w celu nałożenia sankcji administracyjnych lub karnych, umorzenie lub zawieszenie postępowania prowadzonego w celu nałożenia sankcji administracyjnych lub karnych, konieczność skorygowania informacji przekazanych do KE w dotychczasowych raportach, konieczność anulowania nieprawidłowości zgłoszonej do KE. Szczegółowe procedury dotyczące sporządzania raportu o działaniach następczych określa Procedura informowania KE o nieprawidłowościach w wykorzystaniu funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w latach (PION) stanowiąca załącznik nr 12.4 do Podręcznika Weryfikacja informacji o nieprawidłowościach przekazywanych przez IP2 RPO WSL Za pomocą systemu IMS IP2 RPO WSL przekazuje do IZ RPO WSL: 1. Raporty dotyczące stwierdzenia nowych nieprawidłowości podlegających kwartalnemu raportowaniu do KE w ciągu 15 dni kalendarzowych od zakończenia kwartału, którego raport dotyczy. W przypadku niewystąpienia nowych nieprawidłowości w danym kwartale, IP2 RPO WSL przekazuje IZ RPO WSL pisemną informację na ten temat w ciągu 15 dni kalendarzowych od zakończenia kwartału, którego informacja dotyczy. 2. Raporty dotyczące stwierdzenia nowych nieprawidłowości podlegających niezwłocznemu zgłoszeniu do KE nie później niż w ciągu 15 dni kalendarzowych od daty dokonania wstępnego ustalenia administracyjnego. 3. Raporty z działań następczych w ciągu 15 dni kalendarzowych po upływie każdego kwartału, w którym wystąpiły okoliczności warunkujące konieczność sporządzenia raportu o działaniach następczych zgodnie z art. 30 Rozporządzenia Komisji nr 1828/2006. Ścieżka przekazywania raportów oraz informacji o braku nieprawidłowości od IP2 RPO WSL do IZ RPO WSL w systemie IMS oraz weryfikacji raportów dokonywanej w IZ RPO WSL IP2 RPO WSL przekazuje do IZ RPO WSL informacje o nieprawidłowościach za pomocą systemu IMS. Wyznaczeni przez Dyrektora IP2 RPO WSL na wniosek IZ RPO WSL pracownicy pełnią w systemie IMS role: KREATORÓW IP2 RPO WSL - sporządza raporty, dokonuje ich aktualizacji lub korekty, sporządza informacje o braku nieprawidłowości. MENEDŻERÓW IP2 RPO WSL weryfikuje raporty sporządzone przez Kreatora, zatwierdza i przesyła raporty lub informacje o braku nieprawidłowości do Menedżera IZ RPO WSL, oraz odrzuca raporty do Kreatora celem dokonania korekty. 306

307 OBSERWATORÓW IP2 RPO WSL ma możliwość przeglądu, drukowania i eksportu raportów oraz informacji o braku nieprawidłowości. Raporty sporządzane są w systemie IMS przez Kreatora IP2 RPO WSL następnie zatwierdzane przez Menedżera IP2 RPO WSL. Po ostatecznym zatwierdzeniu raportu Menedżer IP2 RPO WSL przesyła raport do Menadżera IZ RPO WSL. Przekazany raport zostaje przez Menadżera IZ RPO WSL wydrukowany i przekazany do weryfikacji w formie papierowej do odpowiedzialnego pracownika RMK. Weryfikacja dokonywana jest w oparciu o listę sprawdzającą stanowiącą załącznik nr 12.2 do niniejszego Podręcznika. Pracownik RMK dokonuje weryfikacji raportu w ciągu 10 dni kalendarzowych (raporty kwartalne i raporty z działań następczych) lub w ciągu 5 dni kalendarzowych (raporty dotyczące stwierdzenia nieprawidłowości podlegających niezwłocznemu zgłoszeniu do KE). Po sporządzeniu listy sprawdzającej pracownik RMK przekazuje ją do ponownej weryfikacji przez kierownika RMK/ koordynatora zespołu ds. nieprawidłowości (zachowanie zasady dwóch par oczu ), a następnie do zatwierdzenia Dyrektora WRR/ Zastępcy Dyrektora WRR. Po zatwierdzeniu listy sprawdzającej przez Dyrektora WRR/ Zastępcę Dyrektora WRR na jej podstawie osoba pełniąca funkcję Menadżera IZ RPO WSL zatwierdza raport w systemie IMS i przekazuje do Menedżera MF-R bądź odrzuca do Menedżera IP2 RPO WSL w celu dokonania poprawek. IP2 RPO WSL ma obowiązek dokonania korekty raportu w przeciągu 3 dni roboczych (raporty kwartalne i raporty z działań następczych) lub 2 dni roboczych (raporty dotyczące stwierdzenia nieprawidłowości podlegających niezwłocznemu zgłoszeniu do KE) i przekazania go w systemu IMS do Menedżera IZ RPO WSL. Raporty przekazywane przez IP2 RPO WSL rejestrowane są i przechowywane wraz z Listami sprawdzającymi w RMKP. Praca nad każdym raportem w systemie IMS przebiegać będzie zgodnie ze schematem przedstawionym w załączniku nr 12.3 do Podręcznika. Szczegółowe procedury dotyczące informowania o nieprawidłowościach przez IP2 RPO WSL opisane zostały w Podręczniku Procedur Wdrażania IP2 RPO WSL. Weryfikacja informacji o nieprawidłowościach niepodlegających raportowaniu do KE przekazanych przez IP2 RPO WSL do IZ RPO WSL Nieprawidłowości niepodlegające raportowaniu do KE (zgodnie z podrozdziałem Podręcznika) są przez IP2 RPO WSL przekazywane do IZ RPO WSL w formie zestawienia kwartalnego na płycie CD w terminie 25 dni kalendarzowych od zakończenia kwartału, za który zestawienie jest przekazywane. IZ RPO WSL weryfikuje przekazane zestawienie na podstawie Listy sprawdzającej stanowiącej załącznik nr 12.9 do Podręcznika. Uwagi do zestawienia/prośba o korektę zestawienia przekazywana jest do IP2 RPO WSL w formie pisemnej IP2 RPO WSL ma obowiązek przekazania skorygowanego zestawienia w ciągu 5 dni kalendarzowych od otrzymania uwag i przekazania go wraz z pismem przewodnim na płycie CD do IZ RPO WSL Nieprawidłowości niepodlegające raportowaniu do KE Zgodnie z art. 28 Rozporządzenia 1828/2006 nie ma obowiązku zgłaszania do Komisji Europejskiej nieprawidłowości, które: polegają jedynie na częściowym lub całkowitym zaniechaniu realizacji operacji w ramach w ramach RPO WSL, na skutek upadłości beneficjenta, zostały zgłoszone IZ RPO WSL lub IC (IPOC) przez beneficjenta z własnej woli i przed wykryciem ich przez właściwe podmioty, przed lub po włączeniu danego wydatku do poświadczonej deklaracji przedłożonej Komisji, 307

308 zostały wykryte i skorygowane przez IZ RPO WSL lub IC (IPOC) przed włączeniem danego wydatku do deklaracji wydatków przedłożonej Komisji. Powyższe wyjątki nie dotyczą nieprawidłowości, odnośnie których występuje podejrzenie nadużycia (oszustwa finansowego). Należy zgłaszać do KE również wszelkie przypadki nieprawidłowości poprzedzające upadłość. Nieprawidłowości niepodlegające raportowaniu do KE są przekazywane przez IZ RPO WSL do IPOC w formie zestawienia kwartalnego na płycie CD w terminie 65 dni kalendarzowych od zakończenia kwartału, za który zestawienie jest przekazywane. W przypadku uwag IPOC do przekazywanego zestawienia IZ RPO WSL ma obowiązek przekazania skorygowanego zestawienia w ciągu 5 dni roboczych licząc od dnia wpływu uwag IPOC do RMK Usuwanie nieprawidłowości Wszczęcie procedury usuwania nieprawidłowości Postępowanie w przypadku wystąpienia uchybień formalnych W przypadku stwierdzenia wystąpienia uchybienia formalnego pracownik RKPR/ RKP sporządza pismo do beneficjenta lub IP2 RPO WSL wzywające do jego usunięcia oraz zalecające podjęcie określonych działań naprawczych. W piśmie beneficjent poinformowany zostaje również o obowiązku zawiadomienia IZ RPO WSL w formie pisemnej, w terminie 14 dni kalendarzowych, o wprowadzeniu w życie otrzymanych zaleceń. Pismo parafuje kierownik RKPR/RPC, a następnie przedłożone zostaje Dyrektorowi WRR/właściwemu do tych spraw Zastępcy Dyrektora WRR do zatwierdzenia i podpisu. Odpowiednia informacja w powyższym zakresie zostaje przekazana kierownikowi RPC w formie notatki. Równolegle IZ RPO WSL wstrzymuje wypłatę dofinansowania w ramach projektu, którego dotyczy uchybienie. Ponowne uruchomienie dofinansowania następuje po usunięciu uchybienia oraz w razie konieczności do czasu przeprowadzenia kontroli sprawdzającej Postępowanie w przypadku wystąpienia nieprawidłowości z potencjalną szkodą finansową dla budżetu UE W przypadku stwierdzenia zgodnie z zapisami podrozdziału 12.2 nieprawidłowości, co do której stwierdza się potencjalność szkody finansowej dla budżetu UE (nieprawidłowość usunięta poprzez pomniejszenie wydatków kwalifikowanych przez IZ RPO WSL/ pomniejszenie wniosku przez beneficjenta (autokorekta)/ wyłączenie wydatków z wniosku przez beneficjenta) nie zachodzi konieczność wszczęcia procedury usuwania nieprawidłowości. W przypadku nieprawidłowości stwierdzonych zgodnie z zapisami podrozdziału 12.2 (za wyjątkiem nieprawidłowości stwierdzonych na podstawie Informacji Pokontrolnych podrozdział Nieprawidłowości wykryte podczas kontroli na miejscu realizacji projektów), co do których potencjalność szkody polega na tym, że zachodzi możliwość, iż w kolejnych wnioskach o płatność mogą zostać przedłożone do refundacji wydatki związane z przedmiotową nieprawidłowością kierownik RMK niezwłocznie informuje o tym fakcie Kierownika RPC w formie notatki w sprawie wszczęcia procedury usuwania nieprawidłowości, której wzór stanowi załącznik nr do Podręcznika. Kopia notatki przekazywana jest do wiadomości kierownikowi RKP oraz RKPR. Kierownik RPC dekretuje 308

309 przedmiotową notatkę na pracownika RPC, który postępuje dalej zgodnie z procedurą określoną w podrozdziale 8.3 Podręcznika. W przypadku nieprawidłowości stwierdzonych na podstawie Informacji Pokontrolnych podrozdział Nieprawidłowości wykryte podczas kontroli na miejscu realizacji projektów dalsza procedura postępowania po sporządzeniu przez RMK i przekazaniu do RKPR notatki informującej o stwierdzeniu nieprawidłowości, której wzór stanowi załącznik nr do Podręcznika została określona w rozdziale 11 i 8 Podręcznika Postępowanie w przypadku nieprawidłowości z rzeczywistą szkodą finansową dla budżetu UE W przypadku nieprawidłowości stwierdzonych zgodnie z zapisami podrozdziału 12.2 (za wyjątkiem nieprawidłowości stwierdzonych na podstawie Informacji Pokontrolnych podrozdział Nieprawidłowości wykryte podczas kontroli na miejscu realizacji projektów), co do których stwierdzono konieczność odzyskania kwoty nieprawidłowości (rzeczywista szkoda finansowa dla budżetu UE) kierownik RMK niezwłocznie informuje o tym fakcie Kierownika RPC w formie notatki w sprawie wszczęcia procedury usuwania nieprawidłowości, której wzór stanowi załącznik nr do Podręcznika. Jeżeli jednocześnie stwierdza się, iż zachodzi możliwość, że w kolejnych wnioskach o płatność mogą zostać przedłożone do refundacji kolejne wydatki związane z przedmiotową nieprawidłowością (przypadek opisany w podrozdziale ) informacja ta również zostaje podana w przedmiotowej notatce służbowej. Kopia notatki przekazywana jest do wiadomości kierownikowi RKP oraz RKPR. Kierownik RPC dekretuje przedmiotową notatkę na pracownika RPC, który postępuje dalej zgodnie z procedurą określoną w podrozdziale 8.3 Podręcznika. W przypadku nieprawidłowości stwierdzonych na podstawie Informacji Pokontrolnych podrozdział Nieprawidłowości wykryte podczas kontroli na miejscu realizacji projektów dalsza procedura postępowania po sporządzeniu przez RMK i przekazaniu do RKPR notatki informującej o stwierdzeniu nieprawidłowości, której wzór stanowi załącznik nr do Podręcznika została określona w rozdziale 11 i 8 Podręcznika Postępowanie w przypadku wystąpienia nieprawidłowości z rzeczywistą szkodą finansową dla budżetu UE w przypadku projektów własnych W przypadku nieprawidłowości stwierdzonych zgodnie z zapisami podrozdziału 12.2 (za wyjątkiem nieprawidłowości stwierdzonych na podstawie Informacji Pokontrolnych podrozdział Nieprawidłowości wykryte podczas kontroli na miejscu realizacji projektów), co do których stwierdzono konieczność odzyskania kwoty nieprawidłowości (w przypadku zaistnienia okoliczności, wskazujących na wykorzystanie dotacji niezgodnie z przeznaczeniem, pobrania jej nienależnie lub w nadmiernej wysokości) przy projektach własnych kierownik RMK niezwłocznie informuje o tym fakcie Kierownika RPC w formie notatki w sprawie wszczęcia procedury usuwania nieprawidłowości, której wzór stanowi załącznik nr do Podręcznika. Kopia notatki przekazywana jest do kierownika RRP oraz RKP. W przypadku nieprawidłowości stwierdzonych na podstawie Informacji Pokontrolnych podrozdział Nieprawidłowości wykryte podczas kontroli na miejscu realizacji projektów dalsza procedura postępowania po sporządzeniu przez RMK i przekazaniu do RKPR notatki informującej o stwierdzeniu nieprawidłowości, której wzór stanowi załącznik nr do Podręcznika została określona w rozdziale 11 i 8 Podręcznika. 309

310 Na tej podstawie wyznaczony pracownik RPC przygotowuje pismo do Wydziału odpowiedzialnego za realizację projektu, przedstawia je do podpisu Kierownikowi RPC/ Dyrektorowi WRR/właściwemu do tych spraw Zastępcy Dyrektora WRR. W piśmie wskazany zostaje 14 dniowy termin na dokonanie zwrotu środków wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych. Pismo wysyłane/ przekazywane jest do Wydziału odpowiedzialnego za realizację projektu za potwierdzeniem odbioru niezwłocznie po podpisaniu przez Kierownika RPC/Dyrektora WRR/ Zastępcę Dyrektora WRR. Kopia informacji przekazywana jest do kierownika RKP. Jednocześnie dokumentacja zostaje przekazana do RRP celem dalszego prowadzenia sprawy. Jednocześnie pracownik RRP przy wsparciu merytorycznym pracownika RPC przygotowuje notatkę służbową do Marszałka Województwa z informacją o zaistniałej sytuacji. W celu zabezpieczenia środków na pokrycie kwoty wykazanej nieprawidłowości Wydział odpowiedzialny za realizację projektu przedkłada Zarządowi Województwa Śląskiego kartę sprawy dotyczącą zmian w budżecie. Zarząd podejmuje uchwałę w sprawie zmian w budżecie. Po wprowadzeniu przedmiotowych zmian, Wydział odpowiedzialny za realizację projektu dokonuje zwrotu środków na wyodrębniony rachunek, z którego poniesiono wydatki w ramach RPO WSL. Wydział odpowiedzialny za realizację projektu zobowiązany jest do poinformowania w formie pisemnej Dyrektora WRR/ Zastępcę Dyrektora WRR o terminie zwrotu środków bądź o ewentualnych przyczynach niemożności dokonania ich zwrotu. W przypadku, gdy środki, o których mowa powyżej nie zostaną zwrócone w ustalonym terminie lub ich odzyskanie całkowite/częściowe jest z jakiegoś powodu niemożliwe, pracownik RRP przygotowuje notatkę służbową do Marszałka Województwa z informacją o nieodzyskanych kwotach. Notatka zostaje przedstawiona do parafowania Kierownikowi RRP/koordynatorowi RRP, do podpisu Dyrektorowi WRR/ Zastępcy Dyrektora WRR, a następnie niezwłocznie przekazywana jest do Marszałka Województwa. Procedury dotyczące wykrywania, stwierdzania i usuwania nieprawidłowości ze skutkiem finansowym w ramach projektów własnych RPO WSL przedstawiono schematycznie w załączniku 1.5 do niniejszego Podręcznika Decyzja o zwrocie kwoty nieprawidłowości Zgodnie z ustawą z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (t. j. Dz. U. z 2009 r. Nr 84, poz. 712 z późn. zm.) za odzyskiwanie kwot nieprawidłowo wykorzystanych przez Beneficjentów odpowiada IZ RPO WSL (art. 26 ust. 1 pkt 15) albo IP2 RPO WSL (art. 32 ust. 1). Na podstawie ustawy o finansach publicznych z dnia 30 czerwca 2005 r. (Dz. U. z 2005 r. Nr 249, poz z późn. zm.) lub ustawy o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 r. (Dz. U. z 2009 r. Nr 157, poz z późn. zm.) decyzję określającą kwotę przypadającą do zwrotu i termin, od którego nalicza się odsetki oraz sposób zwrotu środków wydaje IZ RPO WSL lub IP2 RPO WSL (na podstawie porozumienia, o którym mowa w art. 32 ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju) Decyzja o zwrocie środków nieprawidłowo wykorzystanych wydawana z urzędu po stwierdzeniu nieprawidłowości W przypadku wykrycia nieprawidłowości przez IZ RPO WSL, gdy środki zostały Beneficjentowi wypłacone, pracownik RPC postępuje zgodnie z art. 207 ustawy 310

311 o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 r. lub gdy zwrot dotyczy dotacji udzielonej przed dniem wejścia w życie ww. ustawy RRP postępowanie przeprowadza w oparciu o przepisy ustawy o finansach publicznych z dnia 30 czerwca 2005 r. w związku z art. 113 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. Przepisy wprowadzające ustawę o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 157, poz z późn. zm.). Jeżeli beneficjent na wezwanie IZ RPO WSL, którego dokonuje RPC, nie dokona zwrotu środków lub nie wyrazi zgody na pomniejszenie kolejnych płatności w wyznaczonym terminie, zostaje wszczęta procedura związana z wydaniem decyzji o zwrocie środków nieprawidłowo wykorzystanych. Kierownik RPC przekazuje w formie notatki do Kierownika RRP informacje w zakresie konieczności wszczęcia postępowania w sprawie wydania decyzji o zwrocie środków, wraz z kopiami wszystkich dokumentów, poświadczonymi za zgodność z oryginałem lub odpisem, które potrzebne są do wszczęcia i prowadzenia postępowania administracyjnego. Zgodnie z art. 35 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t. j. Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz z późn. zm.) decyzja o zwrocie środków powinna zostać wydana niezwłocznie, gdy postępowanie nie wymaga przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego albo w terminie miesiąca, gdy takie postępowanie jest konieczne, a w szczególnie skomplikowanych przypadkach w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania. W wyjątkowych sytuacjach termin na rozstrzygnięcie sprawy można przedłużyć ponad wskazany powyżej okres dwóch miesięcy, przy zastosowaniu warunków wskazanych w art. 36 ustawy Kodeks postępowania administracyjnego (tj. wysłanie zawiadomienia do strony, wskazującego na przyczyny zwłoki i podającego nowy termin załatwienia sprawy). W celu zebrania materiału dowodowego RRP może zwrócić się notatką do RKPR o przekazanie poświadczonych za zgodność z oryginałem lub odpisem kopii wszystkich pism i dokumentów potrzebnych do prowadzenia postępowania i wydania przedmiotowej decyzji. W przypadku, gdy przed wszczęciem postępowania w sprawie wydania decyzji o zwrocie środków Beneficjent zwróci środki lub wyrazi zgodę na pomniejszenie z wniosku o płatność kwoty do zwrotu albo gdy wyjdą na jaw inne istotne dla sprawy okoliczności, które skutkowałyby umorzeniem postępowania administracyjnego RRP odstępuje od wszczęcia przedmiotowego postępowania, informując o tym notatką wewnętrzną RPC. Dla każdej sprawy RRP prowadzi metrykę, zgodnie z art. 66a ustawy Kodeks postępowania administracyjnego. Wzór metryki stanowi załącznik do rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 6 marca 2012 r. w sprawie wzoru i sposobu prowadzenia metryki sprawy (Dz. U. z 2012 r., poz. 250). Do czasu zakończenia postępowania poprzez wydanie decyzji metrykę sprawy prowadzi się w formie elektronicznej, która następnie jest drukowana i włączana jako pisemny dokument do akt sprawy. Pracownik RRP, przy wsparciu merytorycznym pracownika RPC i RKPR (jeśli sprawa dotyczy wyników postępowania kontrolnego prowadzonego przez ten referat), przygotowuje kartę sprawy oraz uchwałę w celu wszczęcia przez Zarząd Województwa postępowania w sprawie wydania decyzji o zwrocie środków nieprawidłowo wykorzystanych. Jednocześnie pracownik RRP przygotowuje projekt zawiadomienia o wszczęciu postępowania administracyjnego, będący załącznikiem do karty sprawy, w którym poucza się stronę o możliwości wypowiedzenia się co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań w każdym stadium postępowania oraz o możliwości zapoznania się z aktami postępowania administracyjnego, jak również o możliwości działania w postępowaniu przez pełnomocnika. 311

312 Karta sprawy parafowana jest przez pracownika RRP oraz przez Kierownika RRP/ Koordynatora RRP, a następnie przekazywana do RPC i RKPR (jeśli sprawa dotyczy wyników postępowania kontrolnego prowadzonego przez ten referat) również do parafowania przez Kierownika RPC i RKPR/ Koordynatora RPC i RKPR. Tak przygotowana karta sprawy wraz z uchwałą i projektem zawiadomienia przedstawiana jest do podpisu Dyrektorowi WRR/ Zastępcy Dyrektora WRR. Podpisana przez Dyrektora WRR/ Zastępcę Dyrektora WRR karta sprawy wraz z uchwałą i projektem zawiadomienia przekazywana jest Zespołowi Obsługi Prawnej oraz Skarbnikowi Województwa do akceptacji. Zarząd Województwa, w formie uchwały, wszczyna postępowanie administracyjne w sprawie wydania decyzji o zwrocie środków. Po podjęciu przedmiotowej uchwały, Zarządowi Województwa przedstawia się, do podpisu, zawiadomienie o wszczęciu postępowania. Po podpisaniu zawiadomienia, jest ono niezwłocznie przesyłane stronie za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Przesłanie zawiadomienia stronie stanowi pierwszą formalną czynność procesową w sprawie. Datą wszczęcia postępowania z urzędu jest dzień doręczenia stronie zawiadomienia o wszczęciu postępowania. Z każdej czynności dokonanej przez beneficjenta w siedzibie WRR w toku postępowania administracyjnego, sporządza się protokół (Załącznik nr Wzór protokołu zapoznania się strony z aktami postępowania administracyjnego oraz wypowiedzenia się co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań). Protokół spisuje pracownik RRP w dwóch egzemplarzach, po jednym egzemplarzu dla strony i organu administracji publicznej, w którym uwzględnia uwagi beneficjenta. Następnie protokół zostaje podpisany przez beneficjenta oraz wszystkich pracowników WRR, obecnych przy sporządzaniu protokołu. W uzasadnionych przypadkach, gdy przemawia za tym charakter sprawy, w czynnościach związanych z zapoznaniem się z dokumentacją oraz wypowiedzeniem się strony w sprawie uczestniczą pracownicy RPC/ RKPR. Protokół oraz wszelkie pisma złożone przez Beneficjenta w toku postępowania, dołącza się do zebranego materiału dowodowego. Wszelkie wniesione przez beneficjenta uwagi są następnie analizowane, a wnioski uwzględnione w przygotowywanym projekcie decyzji przy czym IZ RPO WSL ocenia, na podstawie całokształtu materiału dowodowego, czy dana okoliczność została udowodniona. Po zakończeniu postępowania wyjaśniającego w ramach postępowania administracyjnego IZ RPO WSL zawiadamia o tym fakcie Beneficjenta, wyznaczając mu stosowny termin, w którym ma możliwość zapoznania się z aktami postępowania administracyjnego oraz wypowiedzenia się co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań. W tym celu pracownik RRP przygotowuje projekt przedmiotowego zawiadomienia, które po jego parafowaniu jest przedstawiane do parafowania przez Kierownika RRP/ Koordynatora RRP oraz Dyrektora WRR/ Zastępcy Dyrektora WRR. Tak przygotowany projekt zawiadomienia przedstawiany jest Zarządowi Województwa do podpisu. Po podpisaniu zawiadomienia, jest ono niezwłocznie przesyłane stronie za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Po przeprowadzeniu postępowania administracyjnego, Zarząd Województwa podejmuje uchwałę w sprawie wydania decyzji, a następnie podejmuje stosowną decyzję. W przypadku zwrotu środków przez Beneficjenta w trakcie postępowania lub pomniejszenia z wniosku o płatność kwoty do zwrotu (za zgodą Beneficjenta) albo wyjścia na jaw innych istotnych dla sprawy okoliczności przemawiających za umorzeniem postępowania administracyjnego wydaje się decyzję o umorzeniu postępowania (zgodnie z art Kodeksu postępowania administracyjnego w zw. z art. 207 ust. 10 ustawy z 29 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych). W przeciwnym wypadku wydaje się decyzję o zwrocie środków. 312

313 Projekt decyzji, wraz z kartą sprawy i uchwałą, jest przygotowywany przez pracownika RRP przy wsparciu merytorycznym pracowników RPC oraz RKPR (jeśli sprawa dotyczy wyników postępowania kontrolnego prowadzonego przez ten referat). Projekt decyzji zawiera: 1. Oznaczenie organu. 2. Miejsce na wpisanie daty wydania decyzji. 3. Oznaczenie strony lub stron. 4. Powołanie podstawy prawnej. 5. Rozstrzygnięcie. 6. Uzasadnienie faktyczne i prawne. 7. Pouczenie o przysługującym stronie prawie do wniesienia wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy w terminie 14 dni od dnia otrzymania decyzji. 8. Miejsce na podpisy osób biorących udział w wydaniu decyzji z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego. Przygotowany i parafowany przez pracownika RRP projekt decyzji wraz z kartą sprawy i uchwałą przedłożony zostaje do parafowania Kierownikowi RRP/ Koordynatorowi RRP oraz Kierownikom/ Koordynatorom RPC i RKPR (jeśli sprawa dotyczy wyników postępowania kontrolnego prowadzonego przez ten referat), a następnie do podpisu Dyrektorowi WRR/ Zastępcy Dyrektora WRR. Parafowany przez Dyrektora WRR/ Zastępcę Dyrektora WRR projekt decyzji wraz z podpisaną kartą sprawy i uchwałą zostaje przekazany do akceptacji do Zespołu Obsługi Prawnej i Skarbnika Województwa, a następnie do akceptacji przez Zarząd Województwa. Po wyrażeniu zgody na wydanie decyzji poprzez przyjęcie przedmiotowej uchwały, projekt decyzji przedstawiany jest do podpisu Zarządowi Województwa. Zgodnie z art. 46 ust. 2a. ustawy z 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa (t. j. Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz z późn. zm.) decyzje wydane przez zarząd województwa w sprawach z zakresu administracji publicznej podpisuje marszałek. W decyzji wymienia się imiona i nazwiska członków zarządu, którzy brali udział w wydaniu decyzji. Data wskazana w decyzji jest datą kończącą postępowanie administracyjne w sprawie rozpatrywanej przez RRP. Niezwłocznie po wydaniu decyzji jest ona wysyłana stronie lub stronom postępowania lub pełnomocnikowi, jeśli został ustanowiony, za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Środki finansowe wskazane w decyzji wraz z odsetkami w wysokości jak dla zaległości podatkowych beneficjent zobowiązany jest zwrócić w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia doręczenia przedmiotowej decyzji. Monitorowaniem terminu zwrotu oraz naliczeniem odsetek w sytuacji kiedy zwrotu dokonuje beneficjent na rachunek wskazany przez IZ RPO WSL zajmuje się pracownik RRP. Pracownik RRP przekazuje niezwłocznie kserokopię decyzji Kierownikom ROF, RMK, RPC i RKPR (jeśli sprawa dotyczy wyników postępowania kontrolnego prowadzonego przez ten referat). Po bezskutecznym upływie terminu do zwrotu środków przez Beneficjenta Kierownik RRP zwraca się notatką do Kierownika RMK, podając informację o niedokonaniu zwrotu przez Beneficjenta w wyznaczonym terminie oraz informację, czy Beneficjent złożył wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy. 313

314 W przypadku braku złożenia przez Beneficjenta wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy (po upływie 14 dni kalendarzowych) Marszałek Województwa, na podstawie informacji otrzymanych od Dyrektora WRR/ Zastępcy Dyrektora WRR, stwierdza fakt, że decyzja o zwrocie środków stała się ostateczna. W tym celu pracownik RRP przygotowuje i parafuje notatkę służbową, kierowaną do Marszałka Województwa, która po parafowaniu przez Koordynatora RRP/ Kierownika RRP przekazywana jest do podpisu Dyrektorowi WRR/ Zastępcy Dyrektora WRR. Podpisana przez Dyrektora WRR/ Zastępcę Dyrektora WRR notatka służbowa wraz z przedmiotową decyzją zostaje przekazana Marszałkowi Województwa celem stwierdzenia ostateczności decyzji o zwrocie środków. Stwierdzeniem ostateczności decyzji jest przybicie pieczęci o treści: decyzja stała się ostateczna, data, podpis na decyzji, z podaniem daty stwierdzenia ostateczności decyzji oraz podpisem Marszałka Województwa. Pracownik RRP przekazuje niezwłocznie kserokopię ostatecznej decyzji o zwrocie środków Dyrektorowi Wydziału Księgowości - Głównemu Księgowemu UMWŚ oraz Kierownikom ROF, RMK, RCP i RKPR (jeśli sprawa dotyczy wyników postępowania kontrolnego prowadzonego przez ten referat). W przypadku złożenia przez beneficjenta wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy lub odwołania w terminie 14 dni od doręczenia decyzji, jest on dekretowany przez Dyrektora WRR/ Zastępcę Dyrektora WRR na Kierownika RPR. Złożenie przez beneficjenta wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy lub odwołania wstrzymuje z mocy prawa wykonanie decyzji Decyzja o zwrocie środków nieprawidłowo wykorzystanych wydawana z wyniku złożenia wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy lub odwołania W przypadku wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy kierownik RPR zwraca się notatką do kierownika RRP o niezwłoczne przekazanie poświadczone za zgodność z oryginałami, kopie wszystkich pism i dokumentów akt sprawy niezbędnych do rozpoznania wniosku i wydania przedmiotowej decyzji. Dla każdej sprawy RPR prowadzi metrykę, zgodnie z art. 66a Kodeksu postępowania administracyjnego. Wzór metryki stanowi załącznik do rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 6 marca 2012 r. w sprawie wzoru i sposobu prowadzenia metryki sprawy. Do czasu zakończenia postępowania poprzez wydanie decyzji metrykę sprawy prowadzi się w formie elektronicznej, która następnie jest drukowana i włączana jako pisemny dokument do akt sprawy. Pracownik RPR wysyła stronie/om postępowania pismo informujące o możliwości zapoznania się z aktami postępowania administracyjnego oraz wypowiedzenia się co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań, jak również o możliwości działania w postępowaniu przez pełnomocnika. Beneficjent może wypowiedzieć się w sprawie w formie pisemnej lub ustnej w siedzibie WRR. Z każdej czynności dokonanej przez beneficjenta w siedzibie WRR w toku postępowania administracyjnego, sporządza się protokół (Załącznik nr Wzór protokołu zapoznania się strony z aktami postępowania administracyjnego oraz wypowiedzenia się co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań). Protokół spisuje pracownik RPR w dwóch egzemplarzach: po jednym egzemplarzu dla każdej ze stron, w którym uwzględnia się uwagi beneficjenta. Następnie protokół zostaje podpisany przez beneficjenta oraz 314

315 wszystkich pracowników WRR, obecnych przy sporządzaniu protokołu. Protokół oraz wszelkie złożone pisma przez beneficjenta w toku postępowania dołącza się do zebranego materiału dowodowego. Wszelkie wniesione przez beneficjenta uwagi są następnie analizowane, a ewentualne wnioski uwzględnione w przygotowywanym projekcie decyzji przy czym IZ RPO WSL ocenia, na podstawie całokształtu materiału dowodowego, czy dana okoliczność została udowodniona. Kierownik RPR zwraca się notatką wewnętrzną do kierownika RPC i ROF w sprawie potwierdzenia kwoty podlegającej zwrotowi wraz z odsetkami/ czy Beneficjent zwrócił kwotę podlegającą zwrotowi wraz z odsetkami. Projekt decyzji wraz z kartą sprawy i uchwałą jest przygotowywany przez pracownika RPR. Projekt decyzji zawiera: 1. Oznaczenie organu. 2. Miejsce na wpisanie daty wydania decyzji. 3. Oznaczenie strony lub stron. 4. Powołanie podstawy prawnej. 5. Rozstrzygnięcie. 6. Uzasadnienie faktyczne i prawne. 7. Pouczenie o możliwości wniesienia skargi do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach w terminie 30 dni od dnia doręczenia decyzji. 8. Miejsce na podpisy osób biorących udział w wydaniu decyzji z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego. Przygotowany i parafowany przez pracownika RPR projekt decyzji wraz z kartą sprawy i uchwałą zostaje przedłożony do parafowania Kierownikowi RPR, a następnie do podpisu Dyrektorowi WRR/ Zastępcy Dyrektora WRR. Podpisany przez Dyrektora WRR/ Zastępcę Dyrektora WRR projekt decyzji wraz z kartą sprawy i uchwałą zostaje przekazany do akceptacji do Zespołu Obsługi Prawnej i Skarbnika Województwa, a następnie do akceptacji przez Zarząd Województwa. Po wyrażeniu zgody na wydanie decyzji, projekt decyzji przedstawiany jest do podpisu Zarządowi Województwa. Data wskazana w decyzji jest datą kończącą postępowanie administracyjne w sprawie rozpatrywanej przez RPR. Wydana decyzja staje się ostateczna w administracyjnym toku postępowania. Decyzja podlega zaskarżeniu do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego za pośrednictwem IZ RPO WSL, w terminie 30 dni od dnia doręczenia decyzji. Niezwłocznie po podpisaniu decyzji przez Zarząd Województwa jest ona wysyłana/doręczana do beneficjenta lub pełnomocnika, jeśli został ustanowiony, za zwrotnym potwierdzeniem odbioru/ za pokwitowaniem. Kserokopia decyzji przekazywana jest niezwłocznie przez pracownika RPR wraz z pismem przewodnim odpowiednio Dyrektorowi IP2 RPO WSL, Dyrektorowi Wydziału Księgowości - Głównemu Księgowemu UMWŚ oraz Kierownikom RRP, RMK, RPC, ROF i RKPR. Po otrzymaniu zwrotnego potwierdzenia odbioru, potwierdzającego odbiór decyzji przez beneficjenta, pracownik RPR przekazuje jego kopię do RRP. W przypadku złożenia przez beneficjenta skargi do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego pracownik RPR przekazuje w dwóch egzemplarzach dokumenty dotyczące sprawy wraz z pismem przewodnim do ZOP. 315

316 Wszczęcie postępowania egzekucyjnego Po upływie terminu do zwrotu środków, tj. po 14 dniach od daty doręczenia stronie decyzji ostatecznej pracownik RRP sprawdza w Wydziale Księgowości, czy na rachunek IZ RPO WSL wpłynęły środki od beneficjenta. W przypadku stwierdzenia braku wpłaty pracownik RRP sporządza, w trzech egzemplarzach, upomnienie zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2001 r. Nr 137, poz z późn. zm., Załącznik nr wzór upomnienia). Jeden egzemplarz upomnienia jest parafowany przez pracownika RRP, Kierownika RRP/ Koordynatora RRP, a następnie przekazywany do zaparafowania Dyrektorowi WRR/ Zastępcy Dyrektora WRR. Wszystkie trzy egzemplarze upomnienia są przedstawiane Zarządowi Województwa do podpisu, a następnie upomnienie wpisywane jest do ewidencji wysyłanych upomnień, której wzór wskazany jest w ww. Rozporządzeniu Ministra Finansów. Wystawione upomnienia ewidencjonowane są w formie elektronicznej przez pracowników RRP. Jeden z podpisanych egzemplarzy upomnienia, w którym wzywa się beneficjenta do uregulowania zobowiązania wraz z odsetkami w terminie 7 dni od doręczenia pisma pod rygorem wszczęcia egzekucji, wysyłany jest do beneficjenta za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Kopia upomnienia przekazywana jest do ROF za pisemnym potwierdzeniem odbioru. Po bezskutecznym upływie tego terminu pracownik RRP przygotowuje tytuł wykonawczy. Wzór tytułu wykonawczego stanowi załącznik do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Załącznik nr wzór tytułu wykonawczego jednopozycyjnego, Załącznik nr wzór tytułu wykonawczego wielopozycyjnego). Tytuł wykonawczy jest sporządzany przez pracownika RRP w trzech egzemplarzach. Jeden z egzemplarz parafowany jest przez pracownika RRP, przez Kierownika RRP/ Koordynatora RRP oraz Dyrektora WRR/ Zastępcę Dyrektora WRR, a następnie trzy egzemplarze przedkładane są do podpisu Zarządowi Województwa. Pracownik RRP sporządza również trzy egzemplarze ewidencji tytułów wykonawczych, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Załącznik nr wzór ewidencji tytułów wykonawczych). Jeden z egzemplarzy ewidencji parafowany jest przez pracownika RRP, przez Kierownika RRP/ Koordynatora RRP oraz Dyrektora WRR/ Zastępcę Dyrektora WRR, a następnie trzy egzemplarze przedkładana są Zarządowi Województwa do podpisu. W celu wszczęcia postępowania egzekucyjnego właściwemu miejscowo Naczelnikowi Urzędu Skarbowego wysyłane są: - dwa tytuły wykonawcze (jeden egzemplarz dla Urzędu Skarbowego oraz jeden egzemplarz dla zobowiązanego), - pismo przewodnie, - uwierzytelniona kserokopia upomnienia wysłanego do Beneficjenta, - uwierzytelniona kserokopia zwrotnego potwierdzenia odbioru upomnienia, - dwa egzemplarze ewidencji tytułów wykonawczych, Wystawione tytuły wykonawcze ewidencjonowane są w formie elektronicznej przez pracowników RRP. Jeżeli przed wszczęciem postępowania egzekucyjnego beneficjent złoży skargę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, wówczas IZ RPO WSL, przed przekazaniem przedmiotowej skargi do wojewódzkiego sądu administracyjnego może, postanowieniem, 316

317 wstrzymać wykonalność ostatecznej decyzji IZ RPO WSL, na podstawie art pkt 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 270 z późn. zm.). W takim wypadku IZ RPO WSL nie występuje do właściwego organu egzekucyjnego z wnioskiem o wszczęcie postępowania egzekucyjnego. Wstrzymanie wykonania decyzji upada w razie wydania przez sąd orzeczenia kończącego postępowanie w pierwszej instancji. Jeżeli w trakcie prowadzonej egzekucji Beneficjent złoży skargę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, wówczas IZ RPO WSL może złożyć do organu egzekucyjnego - Naczelnika Urzędu Skarbowego wniosek o zawieszenie prowadzonego postępowania egzekucyjnego na podstawie art pkt 4 ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz z późn. zm.) Postępowanie po przekazaniu środków przez organ egzekucyjny Naczelnika Urzędu Skarbowego. Po dokonaniu egzekucji administracyjnej organ egzekucyjny Naczelnik Urzędu Skarbowego przekazuje odzyskaną kwotę pomniejszoną o koszty postępowania egzekucyjnego. Następnie kwota odzyskana przekazywana jest na rachunek Ministerstwa Rozwoju Regionalnego jeżeli środki te pochodzą z dotacji rozwojowej/dotacji celowej, lub na rachunek Ministra Finansów prowadzony w Banku Gospodarstwa Krajowego jeżeli w/w środki pochodzą z płatności ze środków europejskich. W przypadku stwierdzenia, iż nie jest możliwe odzyskanie całkowite lub częściowe nieprawidłowo wykorzystanej kwoty, IZ RPO WSL po uzgodnieniu z IC/IPOC, informuje bezzwłocznie Generalnego Inspektora Kontroli Skarbowej o nieodzyskanej kwocie oraz o powodach, dla których kwota ta powinna zostać poniesiona przez WE lub Polskę. Na żądanie IC/ IPOC, Generalnego Inspektora Kontroli Skarbowej, Komisji Europejskiej lub OLAF, IZ RPO WSL kontynuuje postępowanie zmierzające do odzyskania kwot utraconych Wystąpienie z powództwem cywilnym W przypadku, gdy pracownik RRP przy wsparciu merytorycznym RPC przedstawi stanowisko, iż nie jest możliwym odzyskanie w całości lub w części żądanej kwoty zwrotu przygotowana zostanie notatka do kierownika RRP w tym zakresie, Kierownik RRP lub pracownik RRP przy wsparciu merytorycznym pracownika RPC, któremu Kierownik zleci to zadanie, przygotowuje bez zbędnej zwłoki pismo do ZOP, przedstawiane do podpisu Dyrektorowi WRR/ Zastępcy Dyrektora WRR. W piśmie tym Dyrektor WRR/ Zastępca WRR zwraca się do Zespołu Obsługi Prawnej o wystąpienie z powództwem cywilnym o zwrot środków zgodnie z zapisami umowy, kodeksu cywilnego oraz Regulaminu UMWŚ. Kopie akt sprawy stanowią załącznik do ww. pisma. IZ RPO WSL może odstąpić od wystąpienia z powództwem cywilnym w przypadku uznania powyższego za nieuzasadnione, z uwagi na: 1. Znikomą wartość długu. 2. Inne okoliczności uzasadniające odstąpienie od wszczęcia powództwa cywilnego. Wyznaczony przez Kierownika RRP pracownik przygotowuje notatkę dla Marszałka Województwa z propozycją odstąpienia od wystąpienia z powództwem cywilnym wobec beneficjenta. Po zaakceptowaniu przez Kierownika RRP, notatka przedstawiana jest do 317

318 podpisu Dyrektorowi WRR/ Zastępcy Dyrektora WRR. Po podpisaniu notatki przez Dyrektora WRR/ Zastępcy Dyrektora WRR, notatka przekazywana jest do Marszałka. Ewentualną decyzję o odstąpieniu od wystąpienia z powództwem cywilnym podejmuje Zarząd Województwa po uzyskaniu opinii Zespołu Obsługi Prawnej. Dokumentacja zawierająca decyzję o odstąpieniu od wystąpienia z powództwem cywilnym przechowywana jest wraz z aktami sprawy. Procedury dotyczące występowania z powództwem cywilnym przedstawiono schematycznie w załączniku 1.5 do niniejszego Podręcznika Postępowanie ze środkami odzyskanymi Środki odzyskane od beneficjentów lub z projektów własnych, w tym samym roku budżetowym, w którym zostały przekazane przez IZ RPO WSL mogą być wydatkowane na realizację RPO WSL. Kwoty odzyskanych środków są uwzględniane w najbliższym rozliczeniu środków otrzymanych przez IZ RPO WSL na realizację programu. Środki odzyskane od beneficjentów i z projektów własnych w kolejnych latach następujących po roku budżetowym, w którym zostały przekazane przez IZ RPO WSL (stanowiące dochód budżetu państwa), IZ RPO WSL zwraca niezwłocznie na właściwy rachunek bankowy wskazany przez Ministra Rozwoju Regionalnego, informując o tym Ministra Rozwoju Regionalnego w formie pisemnej. Kwoty odzyskanych środków są uwzględniane przy najbliższym rozliczeniu środków otrzymanych przez IZ RPO WSL na realizację programu Wykluczenie beneficjenta z możliwości otrzymania środków przeznaczonych na realizację programów finansowanych z udziałem środków europejskich Za dokonanie zgłoszenia do Rejestru Podmiotów Wykluczonych w IZ RPO WSL odpowiedzialny jest RMK. Wykluczeniu z możliwości otrzymania środków przeznaczonych na realizację programów finansowanych z udziałem środków europejskich podlegają beneficjenci, którzy w myśl art. 207 ust. 4: 1. otrzymali płatność na podstawie przedstawionych jako autentyczne dokumentów podrobionych lub przerobionych lub dokumentów potwierdzających nieprawdę; 2. na skutek okoliczności leżących po ich stronie nie zrealizowali pełnego zakresu rzeczowego projektu w przypadku projektów infrastrukturalnych lub nie zrealizowali celu projektu; 3. nie dokonali zwrotu środków w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji wydanej zgodnie z zapisami rozdziału (wydanej w następstwie bezskutecznego wezwania IZ RPO WSL do zwrotu środków zgodnie z zapisami rozdziału 8) 4. okoliczności wskazane w art. 207 ust. 1 wystąpiły wskutek popełnienia przestępstwa przez beneficjenta, partnera, podmiot upoważniony do dokonywania wydatków, a w przypadku gdy podmioty te nie sposobami fizycznymi osobę uprawnioną do wykonywania w ramach projektu czynności w imieniu beneficjenta, przy czym fakt popełnienia przestępstwa przez wymienione podmioty został potwierdzony prawomocnym wyrokiem sądu. 318

319 Pracownik zespołu ds. nieprawidłowości odpowiedzialny za dokonanie weryfikacji wystąpienia nieprawidłowości w rozumieniu Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 na podstawie Listy sprawdzającej dotyczącej wystąpienia nieprawidłowości (załącznik nr 12.7 do Podręcznika) dokonuje analizy przypadku również pod kątem podlegania beneficjenta podmiotowo możliwości wykluczenia (zgodnie z art. 207 ust.7 ustawy o finansach publicznych) oraz wystąpienia przedmiotowych przesłanek wykluczenia wskazanych w pkt. 1,2,4 (w części IIIB przedmiotowej Listy sprawdzającej wypełnia się tylko przypadku nieprawidłowości potwierdzonych przez IZ RPO WSL). W przypadku potwierdzenia konieczności wykluczenia fakt ten odnotowany zostaje w przedmiotowej Liście sprawdzające. W przypadku przesłanki wykluczenia wskazanej w pkt. 3 za poinformowanie RMK o braku zwrotu środków przez beneficjenta w terminie 14 dni od dnia doręczenia ostatecznej decyzji odpowiedzialny jest RRP. Po stwierdzeniu przedmiotowej okoliczności kierownik RRP/koordynator RRP zwraca się do kierownika RMK/koordynatora zespołu ds. nieprawidłowości w formie notatki służbowej informującej, iż beneficjent nie dokonał zwrotu we wskazanym terminie. Po otrzymaniu przedmiotowej notatki kierownik RMK/ koordynator zespołu ds. nieprawidłowości dekretuje ją na pracownika zespołu ds. nieprawidłowości, który sporządza korektę Listy sprawdzającej dotyczącej wystąpienia nieprawidłowości w zakresie informacji dotyczących okoliczności wykluczenia w terminie 7 dni roboczych od uzyskania informacji. Następnie sporządzona zostaje notatka służbowa kierownika RMK/koordynatora zespołu ds. nieprawidłowości do Dyrektora WRR/ Zastępcy Dyrektora WRR zawierająca informacje o podmiocie podlegającym wykluczeniu. Po uzyskaniu zgody Dyrektora WRR/ Zastępcy Dyrektora WRR pracownik zespołu ds. nieprawidłowości w terminie 15 dni roboczych przygotowuje zgłoszenie do Rejestru Podmiotów Wykluczonych prowadzonego przez MF zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia r. Zgłoszenie parafowane przez Dyrektora WRR/ Zastępcę Dyrektora WRR podpisuje Marszałek Województwa Śląskiego. Zgłoszeń dokonuje się tylko przypadku nieprawidłowości potwierdzonych przez IZ RPO WSL Zgłaszanie przez IZ RPO WSL naruszeń dyscypliny finansów publicznych przez beneficjentów RPO WSL Za dokonanie zgłoszenia w IZ RPO WSL odpowiedzialny jest RMK. Pracownik zespołu ds. nieprawidłowości odpowiedzialny za dokonanie weryfikacji wystąpienia nieprawidłowości w rozumieniu Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 na podstawie Listy sprawdzającej dotyczącej wystąpienia nieprawidłowości (załącznik nr 12.7 do Podręcznika, część IIIA wypełnia się tylko przypadku nieprawidłowości potwierdzonych przez IZ RPO WSL) dokonuje analizy przypadku również pod kątem naruszenia dyscypliny finansów publicznych przez beneficjentów RPO WSL. W przypadku stwierdzenia naruszenia dyscypliny finansów publicznych oraz konieczności dokonania zgłoszenia fakt ten odnotowany zostaje w przedmiotowej Liście sprawdzającej dotyczącej wystąpienia nieprawidłowości. Następnie sporządzona zostaje notatka służbowa kierownika RMK/ koordynatora zespołu ds. nieprawidłowości do Dyrektora WRR/ Zastępcy Dyrektora WRR zawierająca informacje o podmiocie podlegającym zgłoszeniu. Po uzyskaniu zgody Dyrektora WRR/ Zastępcy Dyrektora WRR pracownik zespołu ds. nieprawidłowości w terminie 30 dni kalendarzowych przygotowuje przedmiotowe zgłoszenie zgodnie zzapisami ustawy z dnia r. o odpowiedzialności za naruszenie finansów publicznych. Zgłoszenie parafowane przez Dyrektora WRR/ Zastępcę Dyrektora WRR podpisuje Marszałek Województwa Śląskiego. 319

320 Zgłoszeń dokonuje się tylko przypadku nieprawidłowości potwierdzonych przez IZ RPO WSL Ochrona informacji i wymiana danych dotyczących nieprawidłowości Informacje zawarte w raportach i zestawieniach o nieprawidłowościach, ze względu na zamieszczane w nich dane oraz szczegóły praktyk prowadzących do ich wystąpienia, podlegają należytej ochronie we wszystkich instytucjach zaangażowanych w system informowania o nieprawidłowościach w ramach RPO WSL. Informacje o nieprawidłowościach (w szczególności raporty/ zestawienia) wykorzystywane są wyłącznie do wewnętrznego użytku służbowego. Ochrona danych zawartych w dokumentacji dotyczącej nieprawidłowości odbywa się zgodnie z zapisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. Nr. 133, Poz. 883 z późn. zm.). Informacje o nieprawidłowościach są gromadzone i przechowywane w RMK w zamykanej szafie. Dostęp oraz wgląd do ww. informacji ma ograniczona liczba osób, wyłącznie na podstawie imiennych upoważnień wystawionych przez uprawniony podmiot w IZ RPO WSL/ IP2 RPO WSL. RMK prowadzi na dysku referatowym imienny rejestr upoważnień stanowiący załącznik nr 12.5 do niniejszego Podręcznika. Informacje o nieprawidłowościach udostępniane są na podstawie pisemnego wniosku przedstawicielom instytucji i podmiotów wspólnotowych lub krajowych, które z racji swoich obowiązków są uprawnione do takiego dostępu. Rodzaje ryzyk występujących w procesach dotyczących nieprawidłowości L.p. Rodzaj ryzyka Waga ryzyka* Oczekiwany mechanizm kontroli wewnętrznej Brak precyzyjnego określenia nieprawidłowości w danym projekcie/ w części systemu Brak ścieżki postępowania w momencie uzyskania informacji o nieprawidłowościach Brak ścieżki postępowania w momencie pozyskania informacji o podejrzeniu popełnienia przestępstwa przy wykorzystaniu środków z UE lub przy udzielaniu pomocy ze środków z UE 3 Elektroniczna baza aktualnych procedur 2 Elektroniczna baza aktualnych procedur 2 Elektroniczna baza aktualnych procedur 4 Konflikt interesów osób zaangażowanych w wykrywanie i raportowanie o nieprawidłowościach 1 Rozdzielenie funkcji i wykonywanych zadań w instytucji oraz wyłączenie pracownika danej instytucji Nieinformowanie / nieterminowe informowanie IZ RPO WSL o nieprawidłowościach przez IP2 RPO WSL Nie przekazywanie informacji o stwierdzonych nieprawidłowościach do właściwej jednostki Opóźnienia w przygotowaniu raportów i zestawień 2 Kontrola systemowa; bieżący nadzór 2 Bieżący nadzór 1 Bieżący nadzór 320

321 8 Udostępnienie informacji osobom nieuprawnionym 2 Zapewnienie przestrzegania i ochrony obiegu dokumentów; rejestr upoważnień 9 Brak zabezpieczenia przed ujawnieniem informacji 2 Przestrzeganie zasad gromadzenia, przechowywania i przekazywania danych oraz postępowania z danymi wrażliwymi 10 Brak informacji o wysokości kwot do odzyskania, o wysokości kwot odzyskanych 1 Monitoring statusu wniosku o płatność w elektronicznej bazie danych 11 Długotrwała procedura odzyskiwania środków (przedawnienie roszczeń) 3 Monitoring statusu wniosku o płatność w elektronicznej bazie danych Księga (rejestr) obciążeń na projekcie jest niekompletna (nie wszystkie stwierdzone kwoty do odzyskania zostały w niej ujęte) Księga (rejestr) obciążeń na projekcie nie zawiera wszystkich niezbędnych informacji o kwotach do odzyskania 1 Bieżący nadzór i monitoring 1 Bieżący nadzór i monitoring 14 Brak procedur postępowania w przypadku stwierdzenia kwot nieprawidłowo wypłaconych 1 Procedura odzyskiwania kwot nieprawidłowo wypłaconych 15 Nie przekazywanie informacji o stwierdzonych nieprawidłowościach do właściwej komórki raportującej OLAF 1 Nadzór nad przestrzeganiem systemu informowania o nieprawidłowościach; ewidencja elektroniczna danych *waga ryzyka: 1 niska 2 średnia 3 wysoka 321

322 13 Pomoc techniczna Za prawidłową realizację zadań z zakresu Pomocy Technicznej w ramach IZ RPO WSL odpowiada Referat ds. pomocy technicznej (RPT) w Wydziale Rozwoju Regionalnego. Realizacja zadań z zakresu Pomocy Technicznej odbywa się na podstawie Rocznych Planów Działań (RPD). Opracowanie RPD odbywa się na podstawie informacji otrzymanych od innych referatów korzystających z Pomocy technicznej. Harmonogram prac nad Rocznym Planem Działań zbiega się z planowaniem budżetowym. Pracownik RPT przygotowuje, odrębnie dla każdego działania, tzw. Roczny Plan Działań (RPD) z zakresu Pomocy Technicznej, który ujęty we wniosku o dofinansowanie realizacji RPD przedstawia kierownikowi RPT do sprawdzenia i akceptacji. Podpisany przez kierownika RPT (w razie jego nieobecności przez osobę pełniącą zastępstwo zgodnie z systemem zastępstw) wniosek o dofinansowanie realizacji Rocznego Planu Działań z zakresu Pomocy Technicznej wraz z załącznikami zostaje przekazany do RWP, gdzie podlega ocenie formalnej i merytorycznej w oparciu o kryteria formalne i merytoryczne zaakceptowane przez Komitet Monitorujący RPO WSL, a następnie po pozytywnej weryfikacji przedkładany jest do zatwierdzenia Zarządowi Województwa. Szczegółowa procedura zatwierdzania RPD opisana jest w podrozdziale 3.6 Podręcznika Realizacja zadań Pomocy Technicznej. Po zatwierdzeniu RPD przez Zarząd Województwa, kierownik RWP przekazuje uchwałę zatwierdzającą RPD wraz z kompletem dokumentacji aplikacyjnej (oryginał oraz kopia wniosku o dofinansowanie realizacji RPD wraz z załącznikami) do kierownika RKP. Pracownik RKP przygotowuje Kartę Sprawy dla Zarządu Województwa oraz uchwałę o przyznaniu dofinansowania dla RPD zgodnie ze wzorem, stanowiącym załącznik nr 5.9 do Podręcznika. Szczegółowa procedura wydawania decyzji o dofinansowaniu RPD opisana jest w podrozdziale 5.3 Przygotowywanie, wydawanie decyzji, w tym zmieniających decyzje o przyznaniu dofinansowania dla projektów własnych IZ RPO WSL oraz Rocznego Planu Działań (RPD) z zakresu Pomocy Technicznej. W przypadku konieczności wprowadzenia zmian/ aktualizacji RPD pracownik RPT wypełnia druk Wniosek o dofinansowanie realizacji RPD (załącznik 3.37) lub wyłącznie załączniki do wniosku (jeśli zmiany dotyczą tylko załączników) i przedstawia kierownikowi RPT do podpisu (w razie jego nieobecności pracownikowi pełniącemu zastępstwo zgodnie z systemem zastępstw). Dodatkowo pracownik RPT przygotowuje notatkę służbową z opisem zmian w RPD, którą podpisuje kierownik RPT lub osoba go zastępująca, a następnie notatka przekazywana jest kierownikowi RKP celem przygotowania uchwały zmieniającej decyzję o dofinansowaniu realizacji RPD. Procedura dokonywania zmian decyzji dotyczącej realizacji RPD szczegółowo została opisana w podrozdziale Zmiany decyzji w sprawie dofinansowania projektu własnego IZ RPO WSL oraz Rocznego Planu Działań w zakresie Pomocy Technicznej. Po wydaniu decyzji o dofinansowaniu realizacji RPD odpowiednie Wydziały/ Referaty realizują Roczne Plany Działań pod kątem merytorycznym (np. organizują szkolenia dla beneficjentów, organizują akcje promocyjno-informacyjne, przetargi w celu zakupu m.in. sprzętu i wyposażenia). Za rzeczowe wykonanie zadań objętych Pomocą Techniczną odpowiedzialne są Wydziały Urzędu Marszałkowskiego, a w szczególności: 322

323 wydział właściwy do spraw kadr i płac, wydział właściwy do spraw zarządzania i wdrażania RPO, wydział właściwy do spraw zamówień publicznych, wydział właściwy do spraw informatyki, wydział właściwy do spraw administracyjnych i organizacyjnych, wydział właściwy do spraw współpracy międzynarodowej w zakresie służbowych wyjazdów zagranicznych, oraz pozostałe Wydziały w zakresie realizowanych zadań, wskazanych w regulaminie organizacyjnym. W przypadku finansowania ze środków Pomocy Technicznej w ramach Rocznych Planów Działań kosztów wynagrodzenia pracowników częściowo realizujących zadania w ramach RPO WSL, a także wydatków dotyczących wyposażenia stanowisk pracy, kosztów użytkowania powierzchni biurowej oraz kosztów mobilnego Internetu, a także rozmów telefonicznych w/w pracowników należy obliczyć wysokość dofinansowania w/w kosztów. Poziom dofinansowania w/w kosztów jest zmienny i obliczany raz w miesiącu w oparciu o bieżący stan zatrudnienia w WRR. W celu jego określenia niezbędnym jest comiesięczne ustalenie liczby pracowników WRR, w tym liczby pracowników, którzy 100% czasu pracy poświęcają na zadania związane z realizacją RPO WSL. Wyliczenie to sporządza się na załączniku nr 3.50 w oparciu o dokument Lista pracowników z uwzględnieniem miejsca wypłaty wynagrodzenia miesięcznego przekazywany w terminie do 25-go dnia każdego miesiąca do Wydziału Organizacyjnego i Kadr. W przypadku, gdy w oparciu o wyżej wymienioną metodologię poziom zaangażowania pracowników częściowo zajmujących się procesem realizacji RPO WSL przekracza 50% (na podstawie załącznika 3.50), wówczas koszty wyposażenia stanowisk pracy oraz koszty użytkowania powierzchni biurowej, a także koszty korzystania z mobilnego Internetu i koszty rozmów telefonicznych tych pracowników mogą być w całości finansowane ze środków Pomocy Technicznej RPO WSL. Wypełniony załącznik 3.50, podpisywany jest przez kierownika RPT (w razie jego nieobecności przez osobę pełniącą zastępstwo zgodnie z systemem zastępstw) i stanowi wraz z Listą pracowników z uwzględnieniem miejsca wypłaty wynagrodzenia miesięcznego dokumentację RPD. RPT czuwa nad wydatkami ponoszonymi w związku z realizacją działań z zakresu Pomocy Technicznej (prowadzi ewidencję poniesionych wydatków), w szczególności sprawuje pieczę nad planem finansowym z zakresu wydatków Pomocy Technicznej. Ewidencja księgowa wydatków ponoszonych z zakresu Pomocy Technicznej prowadzona jest w Wydziale Księgowości, tam również znajdują się dokumenty księgowe potwierdzające faktyczne poniesienie wydatków. W celu monitorowania realizacji RPD po skończonym kwartale RPT przedstawia Dyrektorowi WRR/ Zastępcy Dyrektora informację na temat poziomu realizacji RPD w formie zestawienia wydatków w podziale na zadania wyodrębnione w RPD. RPT przeprowadza również analizę zapotrzebowania na środki pomocy technicznej. W tym celu po zakończonym kwartale RPT zwraca się do referatów, które zgłaszały zapotrzebowanie na środki pomocy technicznej z prośbą o weryfikację swoich potrzeb, tak aby móc zaktualizować RPD pod kątem założeń przyjętych na etapie jego przygotowywania. 323

324 Na podstawie poniesionych wydatków pracownik RPT sporządza wnioski beneficjenta o płatność na formularzu, który stanowi załącznik nr 8.6. Wnioski beneficjenta o płatność składane są w celu rozliczenia, środków, wcześniej otrzymanych na podstawie pisemnego zapotrzebowania. Wnioski beneficjenta o płatność dla Rocznego Planu Działań z zakresu Pomocy Technicznej składane są do RKP, gdzie podlegają weryfikacji formalnomerytorycznej i formalno-rachunkowej, zgodnie z procedurami opisanymi w rozdziale 8 Podręcznika. Procedury dotyczące opracowywania RPD przedstawiono schematycznie w 1.5 do niniejszego Podręcznika. załączniku Sprawozdawczość w zakresie zadań realizowanych w ramach Pomocy Technicznej odbywa się na zasadach ogólnych, zgodnie z procedurami opisanymi w rozdziale 10 Podręcznika. Kontrole działań z zakresu Pomocy Technicznej realizowane są na podstawie procedur opisanych w rozdziale 11 Podręcznika. Rodzaje ryzyk występujących w procesach dotyczących Pomocy Technicznej L.p. Rodzaj ryzyka Waga ryzyka* Oczekiwany mechanizm kontroli wewnętrznej 1 Opóźnienia związane z określeniem zakresu i wysokości zadań budżetowych 2 Procedura dokonywania zmian w budżecie województwa śląskiego 2 3 Opóźnienia w zakresie składania zapotrzebowania na zadania budżetowe Niewykorzystane środków zaplanowanych w poprzednim roku 2 Bieżący nadzór i monitoring 2 Bieżący monitoring, informacje miesięczne 4 Osoby uczestniczące w procesach nie zostały zaznajomione z obowiązującymi procedurami 2 Szkolenia dla osób uczestniczących w procesach 5 Nieterminowe składanie wniosków o płatność i informacji miesięcznych 2 Bieżący nadzór i monitoring 6 Nierealizowanie zadań budżetowych 2 Bieżący monitoring, informacje miesięczne 7 Opóźnienia z przekazywaniem rozliczeń związane 3 Bieżący monitoring przepływu środków finansowych *waga ryzyka: 1 niska 2 średnia 3 wysoka 324

325 14 Informacja i promocja Obowiązkiem każdego państwa członkowskiego UE, uczestniczącego w realizacji programów operacyjnych finansowanych z funduszy strukturalnych jest prowadzenie działań informacyjnych i promocyjnych. Działania informacyjno promocyjne w zakresie RPO WSL prowadzą: IZ RPO WSL, IP2 RPO WSL, Beneficjent. Minimalny zakres obowiązków w zakresie informacji i promocji regulują Wytyczne w zakresie informacji i promocji - Ministra Rozwoju Regionalnego. W szczególności dotyczy to podstawowych narzędzi działań informacyjnych i promocyjnych. IZ RPO WSL odpowiada za prowadzenie i koordynację działań informacyjno promocyjnych RPO WSL na poziomie regionu. W celu zapewnienia odpowiedniej dystrybucji informacji, IZ RPO WSL tworzy sieć Punktów Informacyjnych: Regionalny Punkt Informacyjny w subregionie centralnym oraz terenowe Punkty Informacyjne działające na obszarze subregionu północnego, południowego i wschodniego. IZ RPO WSL zapewnia odpowiednią wizualizację punktów informacyjnych, która umożliwia ich identyfikację w ramach sieci regionalnej. IZ RPO WSL we współpracy z IP2 RPO WSL są odpowiedzialne zgodnie z zakresem określonym w Planie Komunikacji za koordynację, promocję, monitoring, kontrolę oraz ocenę działalności punków informacyjnych. Zespół ds. Informacji i promocji monitoruje powyższe działania poprzez kwartalne sprawozdania z działania punktów informacyjnych. Punkty przekazują sprawozdania w formie elektronicznej na adres mailowy osoby wskazanej w Zespole ds. Informacji i promocji, zgodnie z załączonym wzorem tabelki. Śląskie Centrum Przedsiębiorczości (IP2 RPO WSL) realizuje zadania informacyjno promocyjne w zakresie powierzonych mu działań RPO WSL w drodze Porozumienia. Beneficjent w chwili podpisania umowy o dofinansowanie projektu przejmuje na siebie część obowiązków dotyczących informacji i promocji RPO WSL, zgodnie z jej zapisami. IZ RPO WSL prowadzi działania informacyjne i promocyjne w zakresie RPO WSL w oparciu o Plan Komunikacji RPO WSL. Zgodnie z Planem komunikacji, adresatami działań informacyjnych i promocyjnych prowadzonych przez IZ RPO WSL są: ogół mieszkańców regionu, beneficjenci, potencjalni beneficjenci, media, partnerzy społeczni i gospodarczy (przedsiębiorstwa, organizacje pozarządowe, samorządy gospodarcze i zawodowe, uczelnie wyższe). Ze względu na duże zróżnicowanie adresatów działań informacyjnych i promocyjnych RPO WSL, zachodzi konieczność wykorzystywania szerokiej gamy narzędzi informacyjnopromocyjnych, takich jak: Internet: strony internetowe, 325

326 Newsletter. IZ RPO WSL zapewnia publikację, co najmniej w wersji elektronicznej materiałów informacyjnych i promocyjnych dot. RPO WSL, w szczególności takich jak: Program operacyjny, Uszczegółowienie Programu, sprawozdania i raporty z realizacji Programu, wytyczne dotyczące kwalifikowalności wydatków, zarządzania finansowego oraz kontroli Programu, zasady wypełniania obowiązków informacyjnych i promocyjnych przez beneficjentów, materiały informacyjne i promocyjne Współpraca z mediami: konferencje prasowe, publikacja ogłoszeń o naborach wniosków w ramach RPO WSL, promocja w mediach lokalnych i regionalnych, wkładki do gazet regionalnych, informujące o efektach RPO WSL, współprodukcja spotów reklamowych RPO WSL, kampanie informacyjne, bieżące kontakty z mediami, wysyłanie bieżących informacji, Środki masowego przekazu, Punkty Informacyjne (zapewnienie wszystkim zainteresowanym możliwości uzyskania informacji nt. programu/poszczególnych priorytetów w formie informacji udzielanych w punktach, porad, publikacji, za pośrednictwem poczty elektronicznej, telefonicznie, itp.) Wydawnictwa, Wydarzenia specjalne, Wizytacje projektów, Konkursy, Kampanie promocyjne, Szkolenia, warsztaty, seminaria: wewnętrzne, dla osób pośrednio zaangażowanych w realizację RPO WSL, dla beneficjentów i potencjalnych beneficjentów, Rodzaj, zakres i forma szkoleń są określane na podstawie analiz potrzeb szkoleniowych regularnie prowadzonych przez IZ RPO WSL. Zespół ds. Informacji i Promocji analizuje potrzeby szkoleniowe w oparciu o uwagi zamieszczane w ankietach szkoleniowych i ankietach zamieszczanych w Punktach informacyjnych. Kierownicy referatów zgłaszają do Zespołu ds. Informacji i Promocji informacje o błędach, które najczęściej pojawiają się w projektach na różnym etapie ich realizacji, w celu dostosowania tematyki szkoleń do potrzeb Beneficjentów. Wszystkie informacje podlegają analizie w ramach Zespołu 326

327 ds. informacji i Promocji i są wykorzystane do planowania i realizacji działań szkoleniowych w danym roku kalendarzowym. Produkcja gadżetów promujących RPO WSL, Komunikacja wewnętrzna. Zgodnie z zapisem w paragrafie działania informacyjno-promocyjne są prowadzone przez beneficjentów RPO WSL w oparciu o Wytyczne opracowane przez IZ RPO WSL, które zawierają informacje o obowiązkowych działaniach w tym zakresie Przygotowanie Planu Komunikacji RPO WSL Instytucja Koordynująca NSRO opracowuje we współpracy z IZ RPO WSL Strategię Komunikacji Funduszy Europejskich w Polsce na lata , natomiast IZ RPO WSL opracowuje Plan Komunikacji RPO WSL IZ RPO WSL opracowuje Plan komunikacji we współpracy z IP2 RPO WSL. IZ RPO WSL oraz IP2 RPO WSL poprzez swoich pracowników odpowiedzialnych za działania informacyjno-promocyjne uzgadniają wspólne zapisy w Planie Komunikacji. Odbywa się to podczas konsultacji i spotkań w ww. gronie. Następnie projekt Planu Komunikacji zostaje przekazany do zatwierdzenia dyrektorowi IP2 RPO WSL (w zakresie dotyczącym działań IP2) oraz dyrektorowi WRR w zakresie całego dokumentu. IZ RPO WSL wraz z IP2 RPO WSL prowadzą działania informacyjne w oparciu o Plan Komunikacji i Roczny Plan Działań. Za przygotowanie Planu Komunikacji w ramach IZ RPO WSL odpowiedzialny jest Zespół ds. informacji i promocji (ZIP). Zespół ds. informacji i promocji opracowuje, na podstawie Strategii Komunikacji, projekt Planu Komunikacji RPO WSL. Plan komunikacji powinien zawierać co najmniej: a. cele działań b. charakterystykę grup docelowych c. ogólny zapis planowanych działań informacyjnych, promocyjnych i edukacyjnych oraz ich spodziewane rezultaty d. opis działań IZ RPO WSL, IP2 RPO WSL i innych partnerów zaangażowanych w proces informowania i promocji w obrębie RPO WSL, z uwzględnieniem podmiotów, o których mowa w art. 5 ust. 3 rozporządzenia wykonawczego e. ramowy harmonogram działań f. indykatywny budżet g. sposób ewaluacji działań Za prace nad projektem Planu komunikacji odpowiada Koordynator Zespołu. Przygotowany projekt Planu Komunikacji przedkładany jest poprzez koordynatora Zespołu ds. informacji i promocji do akceptacji Dyrektorowi WRR. Podpisany przez Dyrektora WRR dokument przedkłada się Zarządowi Województwa. W terminie do dwóch miesięcy od dnia zaakceptowania projektu Strategii Komunikacji przez Komitet Koordynujący NSRO, Dyrektor WRR, przekazuje projekt Planu Komunikacji do IK NSRO celem konsultacji jego zgodności ze Strategią Komunikacji. IK NSRO ma 25 dni na przekazanie swoich uwag do ww. dokumentu. Brak informacji o niezgodności Planu komunikacji ze Strategią Komunikacji w terminie 25 dni od daty przekazania (przy równoczesnym przesłaniu pocztą elektroniczną) Planu do IK NSRO oznacza brak uwag IK NSRO do projektu Planu. 327

328 W przypadku stwierdzenia niezgodności projektu Planu Komunikacji ze Strategią Komunikacji, IZ RPO WSL uwzględnia poprawki w ciągu 21 dni od dnia otrzymania informacji i ponownie przesyła poprawiony dokument IK NSRO. W przypadku braku zastrzeżeń IK NSRO wobec przedstawionego projektu Planu Komunikacji RPO WSL, projekt zostaje przedstawiony członkom KM RPO WSL w celu jego zatwierdzenia. Jeżeli KM RPO WSL ma uwagi do projektu Planu Komunikacji, IZ RPO WSL wprowadza odpowiednie poprawki i konsultuje dokument z IK NSRO w zakresie zgodności ze Strategią komunikacji a następnie ponownie przedstawia go członkom KM RPO WSL do zatwierdzenia. Ostatecznie, Plan Komunikacji musi być opracowany w terminie nie dłuższym niż jeden miesiąc od dnia zaakceptowania Strategii Komunikacji przez Komisję Europejską (KE). Do momentu zaakceptowania przez KE Strategii Komunikacji instytucje zaangażowane w proces wdrażania RPO WSL posługują się projektem Planu Komunikacji. Procedury dotyczące przygotowania Planu Komunikacji RPO WSL przedstawiono schematycznie w załączniku 1.5 do niniejszego Podręcznika Wprowadzanie zmian do Planu Komunikacji RPO WSL IZ RPO WSL wespół z IP2 RPO WSL dokonują co najmniej raz w roku weryfikacji Planu Komunikacji i w razie potrzeby przeprowadzają aktualizację dokumentu. Weryfikacja Planu Komunikacji odbywa się na tych samych zasadach jak prace nad przygotowaniem tego dokumentu (patrz pkt ) Za prace nad zmianami do projektu Planu Komunikacji RPO WSL odpowiada koordynator Zespołu ds. Informacji i Promocji lub wskazany pracownik Zespołu. Każda zmiana wprowadzona do Planu Komunikacji RPO WSL uruchamia procedurę przedstawienia ww. dokumentu Zarządowi Województwa oraz wysłania go do IK NSRO, która sprawdza zgodność zaktualizowanego Planu Komunikacji RPO WSL ze Strategią Komunikacji. W przypadku stwierdzenia niezgodności dokumentu ze Strategią Komunikacji, IK NSRO w ciągu 21 dni przedstawia swoje zastrzeżenia IZ RPO WSL. IZ RPO WSL ma 25 dni od dnia otrzymania informacji na uzupełnienie Planu komunikacji i przesłanie go do IK NSRO. W przypadku wszystkich zmian, z wyjątkiem zmian kontaktowych, zaktualizowany Plan komunikacji po pozytywnym zaopiniowaniu przez IK NSRO - zostaje przedstawiony członkom Komitetu Monitorującego RPO WSL w celu jego akceptacji. Procedury dotyczące wprowadzania zmian do Planu Komunikacji RPO WSL przedstawiono schematycznie w załączniku 1.5 do niniejszego Podręcznika Przygotowanie Rocznych Planów Działań Informacyjno Promocyjnych Dokumentem wykonawczym do Planu Komunikacji jest Roczny Plan Działań Informacyjno-Promocyjnych. IK NSRO opracowuje i przekazuje IZ RPO WSL Roczny Plan Działań Informacyjno- Promocyjnych w terminie do 30 września roku poprzedzającego rok, którego dokument dotyczy. Mając na uwadze zapisy Planu, Zespół ds. informacji i promocji we współpracy z IP2 RPO WSL opracowuje Roczny Plan Działań Informacyjno- Promocyjnych (RPDIP) na dany rok kalendarzowy. RPDIP powinien zawierać co najmniej: a) cele działań informacyjnych, promocyjnych i edukacyjnych dla RPO WSL w danym roku, b) zakres działań informacyjnych, promocyjnych i edukacyjnych w danym roku wraz z ogólnym opisem oraz grupy docelowe, do których będą adresowane, 328

329 c) szczegółowy opis najważniejszych działań, w tym m.in. opis działania będącego kampanią promocyjną o szerokim zasięgu, d) harmonogram podejmowanych działań informacyjnych, promocyjnych i edukacyjnych, e) budżet działań informacyjnych, promocyjnych i edukacyjnych, f) planowane na dany rok wskaźniki dla działań informacyjnych, promocyjnych i edukacyjnych, g) wskazanie podmiotów odpowiedzialnych za realizację działań. IP2 RPO WSL przekazuje dyrektorowi WRR informacje w zakresie planowanych działań informacyjno-promocyjnych oraz szkoleniowych, które powinny zostać zawarte w RPDIP, przygotowywanym przez IZ RPO WSL. IZ RPO WSL zawiadamia IP2 o terminie przekazania tych informacji do WRR. IP2 RPO WSL w terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego zawiadomienia przekazuje w/w informacje do dyrektora WRR. Informacje powinny zostać przygotowane przez IP2 RPO WSL, w oparciu o wzór RPDIP przekazany do IZ, przez MRR. Zespół ds. Informacji i promocji odpowiada za sprawdzenie, pod kątem zgodności z Planem Komunikacji, przekazanych przez IP2 RPO WSL dokumentów zawierających zaplanowane działania informacyjno-promocyjne. W przypadku stwierdzenia niezgodności przedstawionego dokumentu z Planem Komunikacji RPO WSL, dyrektor WRR zwraca dokument do IP2 RPO WSL celem jego uzupełnienia. IP2 RPO WSL w ciągu 14 dni przedstawia uzupełnione dokumenty Dyrektorowi WRR do ponownej analizy. Koordynator Zespołu ds. informacji i Promocji przedkłada do akceptacji dyrektora WRR Roczny Plan Działań Informacyjno-Promocyjnych, zawierający działania planowane do realizacji w ramach IZ RPO WSL oraz IP2 RPO WSL. Następnie projekt przekazywany jest w wersji elektronicznej i papierowej do IK NSRO w terminie do 15 listopada roku poprzedzającego, którego dokument dotyczy w celu konsultacji z oraz akceptacji projektu dokumentu w zakresie zgodności z Wytycznymi Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie Informacji i promocji, Planem Komunikacji RPO WSL oraz Strategią komunikacji. Roczny plan działań informacyjno promocyjnych jest, po jego akceptacji przez IK NSRO przedkładany do przyjęcia przez Zarząd Województwa i przekazywany w wersji elektronicznej i papierowej, do wiadomości IK RPO. Brak informacji o niezgodności projektu Rocznego planu działań informacyjnych i promocyjnych z Wytycznymi Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie Informacji i promocji, Planem Komunikacji RPO WSL oraz Strategią komunikacji w terminie 21 dni od daty przekazania (przy równoczesnym przesłaniu pocztą elektroniczną) Rocznego planu działań do IK NSRO oznacza brak uwag IK NSRO do dokumentu. W przypadku otrzymania od IK NSRO informacji o braku zgodności projektu Rocznego planu działań informacyjnych i promocyjnych z Wytycznymi Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie informacji i promocji, Planem Komunikacji RPO WSL oraz Strategią komunikacji, IZ RPO WSL we współpracy z IP2 RPO WSL wprowadza stosowne poprawki w projekcie dokumentu w terminie do 25 dni od dnia przekazania informacji z IK NSRO do IZ RPO. Poprawiony dokument jest przekazywany do IK NSRO a następnie w przypadku braku uwag ze strony IK NSRO przedkładany do przyjęcia przez Zarząd Województwa. 329

330 Procedury dotyczące przygotowania Rocznych Planów Działań Informacyjno- Promocyjnych przedstawiono schematycznie w załączniku 1.5 do niniejszego Podręcznika Wprowadzanie zmian w Rocznych Planach Działań Informacyjno Promocyjnych Roczny plan działań informacyjnych i promocyjnych RPO WSL może podlegać aktualizacji lub modyfikacji maksymalnie 2 razy w ciągu roku, przy czym aktualizacja może być wprowadzana do 30 września roku, którego Roczny plan działań informacyjnych i promocyjnych dotyczy. W przypadku aktualizacji lub modyfikacji Rocznego planu działań informacyjnych i promocyjnych IZ RPO WSL w porozumieniu z IP2 RPO WSL przekazuje niezwłocznie projekt zmienionego dokumentu do IK NSRO (w wersji papierowej i elektronicznej) wraz z opisem i uzasadnieniem wprowadzonych zmian. Zmieniony RPDIP podlega konsultacji i akceptacji IK NSRO w zakresie zgodności z Wytycznymi Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie Informacji i promocji, Planem Komunikacji RPO WSL oraz Strategią komunikacji. Konsultacja oraz akceptacja zmienionego dokumentu przez IK NSRO następuje w terminie 21 dni (przy równoczesnym przesłaniu pocztą elektroniczną). Po akceptacji dokumentu przez IK NSRO jest on przedkładany do przyjęcia przez Zarząd Województwa. Procedury dotyczące wprowadzania zmian do Rocznych Planów Działań Informacyjno- Promocyjnych przedstawiono schematycznie w załączniku 1.5 do niniejszego Podręcznika Obowiązki w zakresie informacji i promocji RPO WSL oraz ich weryfikacja Umowa o dofinansowanie projektu realizowanego w ramach RPO WSL nakłada na beneficjenta obowiązek prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych w zakresie tego projektu. Szczegółowy zakres działań związanych z informacją i promocją projektu określają Wytyczne IZ RPO WSL dla beneficjentów w zakresie informacji i promocji. Za przygotowanie Wytycznych w ramach IZ RPO WSL odpowiada Zespół ds. informacji i promocji. Po akceptacji Wytycznych przez Dyrektora WRR, przedstawia się je do zatwierdzenia Zarządowi Województwa, który przyjmuje je w drodze uchwały. Procedury dotyczące przygotowania oraz przyjęcia Wytycznych IZ RPO WSL dla beneficjentów w zakresie informacji i promocji RPO WSL przedstawiono schematycznie w załączniku 1.5 do niniejszego Podręcznika. Realizacja zadań z zakresu informacji i promocji, do których beneficjent zobowiązuje się podpisując umowę o dofinansowanie będzie weryfikowana przez IZ RPO WSL w czasie kontroli na miejscu realizacji projektu (rozdział 11.3, załącznik 11.8) Zespół kontrolujący przekaże do Zespołu ds. Informacji i Promocji, informacje z kontroli na miejscu realizacji projektu w zakresie pkt Listy sprawdzającej na dokumentach lub na miejscu realizacji projektu (załącznik 11.8). Zespół wykorzystuje podane informacje w celach sprawozdawczych, w celu weryfikacji ich poprawności oraz modyfikacji swoich działań w kierunku ograniczenia najczęściej popełnianych przez beneficjenta błędów. 330

331 Obowiązki w zakresie informacji i promocji spoczywają zarówno na beneficjentach środków RPO WSL jak i na instytucjach zaangażowanych we wdrażanie Programu. (IZ RPO WSL oraz IP2 RPO WSL). IP2 odpowiada za realizację zadań informacyjno promocyjnych w zakresie powierzonych mu w drodze Porozumienia działań RPO WSL Zarówno IZ RPO WSL jak również IP2 RPO WSL są zobowiązane do stosowania spójnej wizualizacji działań informacyjno-promocyjnych z poszanowaniem Księgi Znaku, która jest załącznikiem do Strategii Komunikacji. Instytucje w/w mają obowiązek stosowania Wytycznych MRR oraz Wytycznych IZ RPO WSL w zakresie działań informacyjnopromocyjnych, szczególnie w kontekście działań finansowanych z pomocy technicznej RPO WSL. Zespół ds. Informacji i promocji prowadzi przegląd prasy codziennej w regionie i opracowuje zbiorczą prasówkę. Prasówka podlega archiwizacji w celu monitorowania publikacji na temat funduszy europejskich w prasie codziennej Czynności sprawozdawcze w zakresie informacji i promocji RPO WSL Zespół ds. Informacji i Promocji opracowuje sprawozdania z zakresu działań informacyjno promocyjnych i szkoleniowych na podstawie raportów IP2 RPO WSL i własnych analiz prowadzonych z działań informacyjnych, oraz danych z ankiet pochodzących z punktów informacyjnych. Sprawozdania z realizacji działań informacyjno - promocyjnych stanowią element sprawozdań okresowych, rocznych i na zakończenie RPO WSL. Ich przygotowanie oraz przekazywanie do IK RPO zostało opisane w rozdziale dotyczącym Sprawozdawczości niniejszego Podręcznika. Zespół ds. Informacji i Promocji przygotowuje sprawozdania na posiedzenia Komitetu Monitorującego RPO WSL. Sprawozdania zawierają informacje na temat: planu komunikacji i postępów jego realizacji, przeprowadzonych działań informacyjnych i promocyjnych, wykorzystanych narzędzi i kanałów komunikacji. Zespół ds. Informacji i Promocji odpowiada za monitoring działań informacyjnopromocyjnych realizowanych w ramach Planu Komunikacji RPO WSL., m.in. poprzez analizy: ankiet ewaluacyjnych ze szkoleń dla beneficjentów i ankiet wypełnianych przez Beneficjentów i potencjalnych Beneficjentów korzystających z usług Punktów Informacyjnych o RPO WSL, informacji o zasięgu mediów, w których prezentowane są materiały informacyjno-promocyjne o RPO WSL oraz statystyk dotyczących stron internetowych oraz Nie rzadziej niż co 2 lata Jednostka Ewaluacyjna RPO WSL (RARE) we współpracy z Zespołem ds. Informacji i Promocji przeprowadza badanie efektywności i skuteczności działań informacyjnych i promocyjnych wynikających ze Strategii Komunikacji i Planu komunikacji. (szczegóły zostały opisane w rozdziale niniejszego Podręcznika, dot. Ewaluacji). 331

332 14.7 Koordynacja działań informacyjno promocyjnych Za koordynację działań informacyjno-promocyjnych w zakresie RPO WSL odpowiada Zespół ds. Informacji i Promocji. W celu odpowiedniej koordynacji tych działań oraz monitorowania działań Zespół ds. informacji i promocji występuje do Zarządu Województwa o powołanie w drodze uchwały Grupy Roboczej ds. Informacji i Promocji. W skład Grupy wchodzą przedstawiciele wszystkich instytucji odpowiedzialnych za wdrażanie RPO WSL. Grupa może również podejmować współpracę z instytucjami z poziomu województwa śląskiego, odpowiedzialnymi za wdrażanie POKL oraz PROW oraz odpowiedzialnymi za promocję województwa. Członkowie Grupy spotykają się w celu omówienia bieżących planów i problemów związanych z realizacją działań informacyjno-promocyjnych. Spotkania służą również omówieniu wspólnych dokumentów oraz opracowań, służą również analizie aktualnych potrzeb informacyjnych, promocyjnych i szkoleniowych. Grupa spotyka się nie rzadziej jak raz na pół roku. Przedstawiciel Zespołu ds. informacji i promocji uczestniczy również w pracach Grupy Sterującej ds. Informacji i Promocji, utworzonej przez Ministra Rozwoju Regionalnego Obieg dokumentów księgowych Działania informacyjno-promocyjne realizowane przez Zespół ds. informacji i promocji są finansowane ze środków Pomocy Technicznej, dlatego też procedury dotyczące weryfikacji, obiegu dokumentów księgowych, sprawozdawczości, kontroli itp. odbywają się zgodnie z zasadami zawartymi w rozdziale 13. Za planowanie, realizację i poświadczanie realizacji działań informacyjno-promocyjnych odpowiada Koordynator Zespołu ds. informacji i promocji lub wskazany przez niego pracownik Zespołu Archiwizacja i przechowywanie zastosowanych narzędzi informacyjno promocyjnych Stosowane narzędzia promocyjne i informacyjne (druki, ulotki, broszury, fotografie, publikacje, gadżety, wycinki z gazet, kopie materiałów audiowizualnych itp.) są przechowywane zgodnie z zasadami opisanymi w rozdziale Jeżeli jest to możliwe archiwizacja jest stosowana na nośnikach elektronicznych w innych przypadkach do archiwizacji przekazuje się po jednym egzemplarzu danego przedmiotu, który był realizowany ze środków pomocy technicznej i służy działaniom informacyjnopromocyjnym RPO WSL. Za archiwizację odpowiada Zespół ds. Informacji i Promocji. Rodzaje ryzyk występujących w procesach dotyczących informacji i promocji L.p. Rodzaj ryzyka Waga ryzyka* Oczekiwany mechanizm kontroli wewnętrznej 1 Brak upowszechnionej informacji o zasadach udzielania pomocy w ramach RPO WSL 2 Plan komunikacji RPO WSL, kampania medialna, szkolenia dla beneficjentów 2 Informacje o zasadach pomocy są nieaktualne 2 Monitorowanie działań promocyjnych 3 Trudności w zrozumieniu złożoności RPO WSL 2 Działania promocyjne mające na celu upowszechnienie wiedzy o RPO WSL 332

333 4 Brak wśród wnioskodawców umiejętności poprawnego przygotowania wniosków, realizacji projektów 2 Działania promocyjne mające na celu upowszechnienie wiedzy o RPO WSL; szkolenia dla beneficjentów 5 Brak danych koniecznych do wypełniania sprawozdań 1 Nadzór i monitoring pracy w komórce odpowiedzialnej za sprawozdawczość w danej komórce 6 Nieterminowe nadsyłanie informacji od jednostek do IZ RPO WSL 1 Nadzór i monitoring pracy w komórce odpowiedzialnej za sprawozdawczość w danej komórce *waga ryzyka: 1 niska 2 średnia 3 wysoka 333

334 15 Systemy informatyczne Pracownicy IZ RPO WSL uczestniczący we wdrażaniu RPO WSL, korzystają z: Lokalnego Systemu Informatycznego (System informatyczny wdrażania i zarządzania RPO WSL SIWIZ RPO WSL), w skrócie LSI; Krajowego Systemu Informatycznego (KSI SIMIK 07-13), w skrócie KSI; System for Fund Management in the European Community (SFC 2007); systemu finansowo-księgowego. w zakresie odpowiadającym wykonywanym obowiązkom służbowym. Systemy te, będą obejmowały i dostarczały dane określone w załączniku III Rozporządzenia Komisji (WE) 1828/ Lokalny System Informatyczny (LSI / SIWIZ RPO WSL) Głównym zadaniem LSI jest obsługa cyklu życia projektów: od momentu złożenia wniosku o dofinansowanie przez wnioskodawcę, aż do zakończenia jego rzeczowej i finansowej realizacji - ostatecznego rozliczenia (wraz z elementami sprawozdawczości i kontroli projektów). Za pomocą Lokalnego Systemu Informatycznego na stronie internetowej IZ RPO WSL publikowane są informacje związane z procesem naboru, oceny i wyborów projektów, opisane w rozdziale 3 niniejszego Podręcznika. Szczegółowe procedury korzystania z LSI oraz wprowadzania danych do LSI znajdują się w częściach niniejszego Podręcznika, odpowiadających poszczególnym modułom systemu, instrukcji Wnioskodawcy oraz Operatora, Zasadach funkcjonowania SIWIZ RPO WSL (załącznik 15.1 do Podręcznika) Użytkownicy Lokalnego Systemu Informatycznego Użytkowników Lokalnego Systemu Informatycznego dzieli się na trzy grupy, w zależności od zakresu uprawnień dostępu do poszczególnych części systemu: administratorzy, którzy wprowadzają do systemu niezbędne dane, dbają o zgodność systemu z założeniami i wytycznymi, służą pomocą merytoryczną operatorom i wnioskodawcom, oraz zajmują się bieżącą administracją systemu, operatorzy, którzy wprowadzają dane do systemu w poszczególnych jego częściach, zgodnie z kompetencjami, wnioskodawcy, czyli beneficjenci końcowi wprowadzający dokumenty do systemu poprzez udostępniony publicznie interfejs. Funkcję administratora merytorycznego LSI pełni kierownik RSIMP oraz wskazane przez niego osoby, na mocy upoważnienia wydanego przez Dyrektora WRR (wzór w załączniku 15.1). 334

335 Zarządzanie uprawnieniami LSI Nadawaniem uprawnień do odpowiednich modułów LSI (a także ich zmianą i odebraniem) zajmuje się administrator zgodnie z obowiązującą Polityką Bezpieczeństwa Informacji oraz Instrukcją Zarządzania Systemem Informatycznym Eksport danych z Lokalnego Systemu Informatycznego do Krajowego Systemu Informatycznego Pracownicy poszczególnych referatów eksportują dane z Lokalnego Systemu Informatycznego (LSI) do pliku w formacie XML i następnie, za pomocą interfejsu komunikacyjnego, do Krajowego Systemu Informatycznego (KSI (SIMIK 07-13)), stosując politykę bezpieczeństwa KSI opracowaną przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego. Szczegółowe warunki przekazywania danych z LSI do KSI są opisane w odrębnych dokumentach, tj. Specyfikacji protokołu integracji LSI i KSI i Dokumentacji użytkownika SIMIK XML, opracowanych i udostępnionych na stronie Ministerstwa Rozwoju Regionalnego. Dane powinny być wprowadzane do KSI niezwłocznie po wystąpieniu określonych zdarzeń, jednak nie dłużej niż 5 dni roboczych Wprowadzanie danych do LSI Pracownicy poszczególnych referatów WRR, posiadający nadane uprawnienia wprowadzają/modyfikują dane w LSI niezwłocznie po wystąpieniu przesłanki skutkującej koniecznością wykonania określonej czynności w LSI zgodnie z procedurami opisanymi w częściach Podręcznika, odpowiadających poszczególnym zakresom danych wprowadzanych do systemu. Każdy z pracowników Wydziału Rozwoju Regionalnego odpowiada za poprawność, terminowość i kompletność wprowadzonych przez siebie danych. Kierownicy referatów na bieżąco sprawdzają i weryfikują dane wprowadzane przez pracowników danego referatu. Pracownicy WRR, korzystając z LSI mają obowiązek posługiwać się aktualną instrukcją dla operatora LSI Procedury awaryjne W przypadku długotrwałego braku działania LSI lub błędów krytycznych w działaniu LSI zamiast formularzy elektronicznych generowanych z wykorzystaniem systemu będą wykorzystywane formularze papierowe (lub elektroniczne) zgodnie z załącznikami do Podręcznika procedur IZ RPO. Decyzję o wprowadzeniu takiego trybu działania podejmuje Dyrektor WRR Krajowy System Informatyczny (KSI/ SIMIK 07-13) Krajowy System Informatyczny (system scentralizowany) udostępniony dla potrzeb monitoringu i sprawozdawczości, gromadzi na poziomie kraju dane niezbędne dla systemu zarządzania i kontroli ustanowionego dla programu operacyjnego. Za funkcjonowanie KSI oraz określanie standardów w zakresie gromadzenia danych odpowiedzialny jest Minister właściwy do spraw rozwoju regionalnego (zgodnie z Wytycznymi MRR w zakresie warunków gromadzenia i przekazywania danych w formie elektronicznej). 335

336 KSI umożliwia automatyczny import wybranych danych z LSI za pomocą odpowiedniego interfejsu (SIMIK XML). Dla potrzeb gromadzenia danych w KSI a także w celu zapewnienia integralności danych zawartych w bazach danych KSI oraz LSI wprowadzana jest jednolita identyfikacja dokumentów, stanowiąca załącznik nr 3.5 do Podręcznika. System numeracji dokumentów jest zgodny z Wytycznymi Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie warunków gromadzenia i przekazywania danych w formie elektronicznej. Wybrani użytkownicy KSI mają dostęp do programu OracleBI Discoverer. Aplikacja ta, w powiązaniu z bazą danych umieszczonych w KSI jest zestawem narzędzi służących do tworzenia raportów, sprawozdań i innych zestawień informacji znajdujących się w KSI Zarządzanie uprawnieniami KSI Przyznawanie, modyfikacja i odbieranie uprawnień użytkownikom KSI odbywa się zgodnie z Procedurą zgłaszania użytkownika do Krajowego Systemu Informatycznego (SIMIK 07 13) nadawanie, zmiana, wygaśnięcie uprawnień, stanowiącą załącznik nr 1 do Wytycznych w zakresie warunków gromadzenia i przekazywania danych w formie elektronicznej. Administrator Merytoryczny KSI w IZ RPO WSL zbiera informacje dotyczące nadawania/ zmian/ wygaśnięcia uprawnień w KSI. Następnie występuje o nadanie/ zmienienie/ wygaszenie uprawnień, zgodnie z załącznikiem nr 1 do w/w wytycznych. Przed otrzymaniem uprawnień, użytkownicy są obowiązkowo szkoleni w zakresie obsługi KSI oraz Polityki Bezpieczeństwa, zobowiązując się do jej przestrzegania zgodnie z procedurami, z którymi zostali zapoznani na szkoleniu. Nadzór nad zarządzaniem uprawnieniami do systemu oraz procedurami wprowadzania danych pełni Kierownik RSIMP Administrator Merytoryczny KSI oraz wskazane przez niego osoby, na mocy upoważnienia wydanego przez Dyrektora WRR zgodnie z załącznikiem nr 1 do ww. wytycznych. W przypadku zaprzestania świadczenia pracy w Wydziale Rozwoju Regionalnego, przez użytkownika KSI Administrator Merytoryczny jest informowany o tym fakcie przez Administratora Bezpieczeństwa Informacji w ramach funkcjonującego w urzędzie Systemu Uprawnień Pracowniczych (w ramach Polityki Bezpieczeństwa Informacji oraz Instrukcji Zarządzania Systemem Informatycznym). Administrator Merytoryczny niezwłocznie występuje o odebranie uprawnień w KSI takiemu użytkownikowi Wprowadzanie i usuwanie danych z KSI Pracownicy poszczególnych referatów WRR, posiadający nadane uprawnienia wprowadzają/ modyfikują dane w KSI niezwłocznie po wystąpieniu przesłanki skutkującej koniecznością wykonania określonej czynności w KSI zgodnie z procedurami opisanymi w częściach Podręcznika, odpowiadających poszczególnym zakresom danych wprowadzanych do systemu. Każdy z pracowników Wydziału Rozwoju Regionalnego odpowiada za poprawność, terminowość i kompletność wprowadzonych przez siebie danych. Kierownicy referatów na bieżąco sprawdzają i weryfikują dane wprowadzane przez pracowników danego referatu. Pracownicy WRR, korzystając z KSI (SIMIK 07-13) mają obowiązek posługiwać się aktualną instrukcją użytkownika dostępną na stronach internetowych Ministerstwa Rozwoju Regionalnego. 336

337 Dane powinny być wprowadzane do KSI niezwłocznie po wystąpieniu określonych zdarzeń, jednak nie dłużej niż 5 dni roboczych. Usuwać dane należy zgodnie z Procedurą usuwania danych z KSI SIMIK przygotowaną przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego i dostępną na jego stronach internetowych. Użytkownik zobowiązany jest przed dokonaniem usunięcia sporządzić notatkę dotyczącą usuwania danych, którą zatwierdza jego kierownik i przekazać jej kserokopię Administratorowi Merytorycznemu System SFC 2007 Zgodnie z art. 39 Rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006, dla celów wymiany danych pomiędzy Państwami Członkowskimi a Komisją Europejską został utworzony system komputerowy SFC System SFC 2007 (System for Fund Management in the European Community ) służący elektronicznej wymianie danych z Komisją Europejską jest obsługiwany i utrzymywany przez KE Przyznawanie praw dostępu do SFC 2007 Wystąpienie o prawa dostępu do SFC 2007 oraz weryfikacja użytkowników odbywa się w sposób scentralizowany, poprzez ustanowioną w porozumieniu z Komisją Europejską jednostkę MS Liaison. Funkcję MS Liaison dla EFS, EFRR i Funduszu Spójności w Polsce pełni Departament Koordynacji Wdrażania Funduszy Unii Europejskiej MRR (DKF). Opracowana przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego Procedura przyznawania dostępu użytkownikom do systemu elektronicznej wymiany danych z Komisją Europejską SFC2007, określa tryb i sposób postępowania IZ RPO WSL w procesie nadawania uprawnień dostępu do systemu SFC 2007 dla użytkowników tzw. Key users IZ RPO WSL. Zgłoszenie zapotrzebowania na dostęp do systemu SFC 2007 dla imiennie wymienionych użytkowników przedkładane jest w formie pisemnej do Dyrektora DKF w MRR. MS Liaison dokonuje weryfikacji zgłaszanej osoby oraz - po zaakceptowaniu wniosku - przekazuje drogą mailową oficjalny wniosek do Komisji Europejskiej o nadanie praw dostępu do sytemu. Następnie, Komisja Europejska, przydzielając hasło, przekazuje login użytkownika oraz połowę hasła drogą elektroniczną na adres użytkownika, natomiast drugą część hasła użytkownik otrzymuje telefonicznie od MS Liaison. Zgodnie z powyższymi procedurami IZ RPO WSL zgłasza do IK NSRO osoby - tzw. Key Users, które będą po otrzymaniu uprawnień wprowadzać dane do systemu. Funkcję key users w IZ RPO WSL pełni kierownik RPIR oraz kierownik RMK. Dodatkowo, dostęp do systemu z prawem wglądu w dane otrzymują Dyrektor i Zastępcy Dyrektora WRR oraz warunkowo inne osoby wskazane przez Dyrektora WRR. Nadzór nad poprawnością i kompletnością wprowadzonych danych sprawuje Dyrektor WRR. Zgłaszanie nowych użytkowników, zmiana uprawnień do systemu, odbywa się na bieżąco, w miarę zaistnienia takiej potrzeby, zgodnie z w/w procedurami. Kierownik RMK przygotowuje pismo w sprawie nadania/ zmiany uprawnień do SFC 2007 i przekazuje je Dyrektorowi WRR celem akceptacji. Pismo jest przesyłane do Dyrektora DKF w MRR, za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. 337

338 Przesyłanie danych z wykorzystaniem SFC 2007 Katalog dokumentów podlegających obowiązkowi przesłania KE za pośrednictwem SFC 2007 określa art. 40 i art. 41 Rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006r. ustanawiającego szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące EFRR, EFS oraz Funduszu Spójności oraz Rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie EFRR. Dokumenty przed wprowadzeniem do systemu SFC 2007 są akceptowane zgodnie z procedurami opisanymi w niniejszym podręczniku przez ZW, natomiast sprawozdania roczne i końcowe zatwierdzane są także przez KM RPO WSL System finansowo księgowy System finansowo-księgowy spełnia wymogi Ustawy o rachunkowości. Zawiera dane, o których mowa w art. 23 ustawy o rachunkowości, a mianowicie: daty operacji gospodarczych; określenie rodzaju i numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji; opis operacji, kwoty i daty zapisu; oznaczenie kont, których dotyczy. W przypadku operacji finansowych dotyczących płatności ponoszonych z Urzędu Marszałkowskiego system pozwala uzyskać również dane odnośnie Programu, priorytetu, działania, poddziałania, projektu, źródła finansowania, beneficjenta. 338

339 16 Udostępnianie i archiwizacja dokumentacji Dostęp do informacji publicznej (z zastrzeżeniem wyjątków określonych w ustawie o dostępie do informacji publicznej), przysługuje każdemu, kto jest nią zainteresowany. Władze publiczne i inne podmioty wykonujące zadania publiczne są zobowiązane do udostępniania informacji publicznych znajdujących się w ich posiadaniu. Obowiązek udostępniania informacji publicznej podlega ograniczeniu w zakresie i na zasadach określonych w przepisach ze względu na: ochronę informacji niejawnych (o ochronie informacji niejawnych), tajemnicę państwową, tajemnicę służbową; ochronę tajemnic ustawowo chronionych; prywatność osoby fizycznej (miedzy innymi dane osobowe w rozumieniu przepisów Konstytucji RP, Kodeksu cywilnego oraz ustawy o ochronie danych osobowych) tajemnicę przedsiębiorcy (ustawa o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji). IZ RPO WSL może odmówić udostępnienia informacji publicznej tylko na podstawie ww. ustaw i z uwagi na wymienione w nich przyczyny. Oceniający projekty w ramach IZ RPO WSL są zobowiązani do przestrzegania tajemnicy przedsiębiorcy (rozumianej zgodnie z prawem, nieobejmującej całości dokumentacji projektowej), zachowania poufności danych osobowych, w takim zakresie, w jakim rzeczywiście podlegają one ochronie na podstawie ustawy o ochronie danych osobowych Dostęp do informacji dotyczących procesu naboru, oceny i wyboru oraz realizacji projektów w ramach RPO WSL Publiczne udostępnianie informacji dotyczących realizacji projektów w ramach RPO WSL Udostępnianie informacji związanych z procesem naboru, oceny i wyborów projektów w ramach RPO WSL odbywa się na zasadach określonych w ustawie z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej. Na etapie naboru, oceny i wyboru projektów oraz zawierania umów, IZ RPO WSL zobowiązana jest do publicznego udostępniania na stronach internetowych następujących informacji: Przed ogłoszeniem naboru: harmonogram realizacji RPO WSL; informacje na temat dostępności środków w ramach RPO WSL oraz możliwości uzyskania dofinansowania projektów w ramach RPO WSL; dane teleadresowe jednostki oceniającej i wybierającej projekt w IZ RPO WSL. W momencie ogłoszenia naboru: informacje o naborze, zgodnie z procedurą opisaną w pkt Podręcznika. Po zakończeniu weryfikacji formalnej: liczba złożonych wniosków; liczba ocenionych pozytywnie i negatywnie wniosków w danym Działaniu/Poddziałaniu, którego dotyczy nabór; 339

340 łączna kwota, na jaką opiewają wnioski pozytywnie ocenione pod względem formalnym; numery wniosków; nazwy beneficjentów; tytuły projektów; całkowite wartości projektów, w tym wnioskowane kwoty dofinansowania. Po zakończeniu oceny merytoryczno-technicznej: listy projektów rekomendowanych do wyboru przez Zarząd Województwa, tytuły projektów rekomendowanych do wyboru przez Zarząd Województwa, w tym kwoty dofinansowania dla każdego projektu, łączna kwota, na jaką opiewają wnioski pozytywnie ocenione pod względem merytorycznym, numery wniosków, nazwy beneficjentów, liczba punktów uzyskanych przez każdy projekt. Po dokonaniu wyboru projektów: terminy obrad Zarządu Województwa, uchwała Zarządu Województwa, lista projektów otrzymujących dofinansowanie oraz wykazy projektów umieszczonych na liście rezerwowej, łączna kwota, na jaką opiewają projekty otrzymujące dofinansowanie, numery wniosków, nazwy beneficjentów, tytuły projektów z listy projektów otrzymujących dofinansowanie, całkowite wartości projektów, w tym kwoty dofinansowania dla każdego projektu, uzasadnienie, w wypadku, gdy Zarząd Województwa zmienił miejsce projektu w stosunku do listy projektów po ocenie merytoryczno-technicznej. Po podpisaniu umów o dofinansowanie projektów: liczba podpisanych umów o dofinansowanie, nazwy beneficjentów, tytuły projektów, całkowite wartości projektów, w tym kwoty dofinansowania dla poszczególnych projektów, daty zawarcia umów o dofinansowanie, krótki opis celów każdego projektu. Powyższe informacje mogą być również udostępnione na miejscu, w siedzibie IZ RPO WSL. IZ RPO WSL ma prawo, zgodnie z ustawą o dostępie do informacji publicznej, do nałożenia na wnioskującego o udostępnienie informacji stosownych opłat za przygotowanie i przetworzenie informacji. 340

341 Na każde żądanie instytucji uprawnionych do audytu i kontroli dokumenty w ramach RPO WSL muszą zostać udostępnione przez IZ RPO WSL. Dokumenty udostępnia się z zachowaniem odpowiednich trybów i zasad określonych w ustawie o Najwyższej Izbie Kontroli oraz ustawie o kontroli skarbowej. Przekazywane dokumenty wpisywane są do książki wypożyczeń (wzór stanowi załącznik nr 16.2 do niniejszego Podręcznika) znajdującej się w RMK. Pracownik przekazujący dokumentację do kontroli powinien zadbać by stanowiła ona zwarte akta Udostępnianie dokumentacji w ramach Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego Dostęp do wszystkich dokumentów aplikacyjnych po ich zarejestrowaniu mają jedynie osoby uczestniczące w organizacji konkursu i ocenie wniosków: dyrekcja WRR, pracownicy WRR, KOP Jeżeli zachodzi konieczność, wniosek wraz z całą dokumentacją może być udostępniony do wglądu innemu pracownikowi UM WŚ, prowadzącemu sprawę na temat danego projektu, tylko i wyłącznie w miejscu do tego wyznaczonym przez Kierownika RWP i w obecności właściwego pracownika RWP Archiwizacja dokumentacji Szczegółowe zasady postępowania z dokumentacją związaną z zarządzaniem i wdrażaniem RPO WSL, zgromadzoną w WRR określa Zarządzenie Dyrektora WRR nr 10/2011 z dnia r. ( załącznik nr 16.1). Procedury dotyczące archiwizacji dokumentów RPO WSL przedstawiono schematycznie w załączniku 1.5 do niniejszego Podręcznika. Projekty, których realizacja została zakończona tj. zrefundowano wydatki oraz poinformowano o osiągnięciu wskaźników rezultatu, podlegają zamknięciu zgodnie z załącznikiem do podręcznika pn. Potwierdzenie zamknięcia projektu (odpowiednio: RWP nr 3.52, RKP nr 5.19, RPC nr 8.16, RKPR nr 11.26, RSIMP nr 11.36). Za wypełnienie w/w załączników odpowiedzialni są pracownicy poszczególnych referatów. Kompletność zgromadzonej dokumentacji potwierdza swoim podpisem kierownik właściwego referatu, zgodnie z kompetencjami Opracowanie dokumentacji RPO WSL w formie elektronicznej Przy składaniu wniosku o dofinansowanie w ramach RPO WSL beneficjenci mogą korzystać z Lokalnego Systemu Informatycznego (LSI) w województwie śląskim, w ramach którego został uruchomiony moduł Elektronicznego Wniosku Aplikacyjnego (EWA). Schemat działania LSI jest opisany w pkt Podręcznika. Nadzór nad gromadzeniem, przetwarzaniem i ochroną danych dostarczonych przez beneficjentów w ramach RPO WSL, pełni kierownik RSIMP administrator merytoryczny LSI, który nadaje użytkownikom systemu uprawnienia do korzystania z poszczególnych elementów LSI i zgromadzonych w nich danych. Dane dotyczące LSI są gromadzone i przechowywane w oparciu o politykę bezpieczeństwa, która zakłada m. in.: 341

342 codzienny backup danych, szyfrowanie danych kluczem 256 bitowym AES, narzucenie obowiązku stosowania trudnego do złamania hasła (co najmniej 8 znakowego), zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych. Dane zgromadzone w systemie nie są archiwizowane (przekazywane do archiwum). Po zakończeniu realizacji RPO WSL wszystkie dane zgromadzone za pomocą systemu zostaną wykorzystane do ewaluacji i programowania kolejnych programów operacyjnych. Dane przechowywane są na serwerze UM WSL. Rodzaje ryzyk występujących w procesach dotyczących udostępniania i archiwizacji dokumentacji L.p. Rodzaj ryzyka Waga ryzyka* Oczekiwany mechanizm kontroli wewnętrznej 1 2 Sposoby przechowywania, udostępniania i archiwizacji dokumentów nie są jasne, czytelne i przejrzyste oraz zgodne z przepisami Nie zostaną zarchiwizowane wszystkie dokumenty 3 Audyt lub kontrola 3 Audyt lub kontrola 3 Osoby uczestniczące w procesach nie zostały zaznajomione z obowiązującymi procedurami 1 Elektroniczna baza aktualnych procedur, właściwie zdefiniowany proces informowania i zarządzania zmianą 4 Osoby uczestniczące w procesach posługują się nieaktualnymi procedurami 1 Dokumentowanie i przechowywanie oraz archiwizowanie kolejnych wersji dokumentów procesu, elektroniczna baza aktualnych procedur 5 Procedury nie są zgodne z przepisami UE i krajowymi 2 Procedur aktualizacji, weryfikacja procedur przez instytucje wyższego stopnia w systemie zarządzania i kontroli RPO WSL *waga ryzyka: 1 niska 2 średnia 3 wysoka 342

343 17 Procedura odstępstw od zapisów Podręcznika procedur wdrażania RPO WSL W przypadkach odstępstw od zapisów Podręcznika konieczne jest odpowiednie dokumentowanie takich sytuacji. Należy podkreślić, iż odstąpienie od procedur zawartych w Podręczniku powinno występować sporadycznie, w sytuacjach wyjątkowych. Planowane odstąpienie od zapisów Podręcznika: Pracownik, który stwierdzi, że zaistniało ryzyko i/lub potrzeba odstąpienia od zapisów Podręcznika, informuje o tym fakcie bezpośredniego przełożonego nadzorującego proces lub obszar, w którym ryzyko to wystąpiło oraz sporządza stosowną notatkę służbową. Notatka powinna zawierać opis zaistniałej sytuacji, powody, dla których odstąpienie jest konieczne oraz proponowany sposób postępowania. Notatka jest parafowana przez bezpośredniego przełożonego i przekazywana do Dyrektora WRR/ Zastępca Dyrektora WRR. Dyrektor WRR/ Zastępca Dyrektora WRR podejmuje decyzję w sprawie akceptacji planowanego odstąpienia oraz wskazuje sposób dalszego postępowania. Kopia notatki wraz z decyzją podjętą przez Dyrektora WRR/Zastępcę Dyrektora WRR przekazywana jest do RMK przez Kierownika/ Koordynatora referatu, w którym powstała, w terminie do 5 dni roboczych od dnia jej zatwierdzenia przez Dyrektora WRR/ Zastępcę Dyrektora WRR. Każdorazowe planowane odstąpienie od zapisów Podręcznika jest rejestrowane w Rejestrze odstępstw, którego wzór stanowi załącznik nr 17.1 do Podręcznika. Pracownik, który sporządzał notatkę przechowuje ją wraz z kopią dokumentów sprawy, w której nastąpiło odstąpienie. Prowadzenie procedury może następować w formie elektronicznej (wiadomości ). Odstąpienie od zapisów Podręcznika ex post : Pracownik, który stwierdzi odstąpienie od zapisów Podręcznika, informuje o tym fakcie bezpośredniego przełożonego nadzorującego proces lub obszar, w którym nastąpiło odstąpienie oraz sporządza stosowną notatkę służbową. Notatka powinna zawierać opis sytuacji, w której nastąpiło odstąpienie oraz powody (jeśli są możliwe do ustalenia), dla których odstąpienie było konieczne. Notatka jest parafowana przez bezpośredniego przełożonego i przekazywana do Dyrektora WRR/ Zastępcy Dyrektora WRR oraz do wiadomości RMK przez Kierownika/ Koordynatora referatu, w którym powstała, w terminie do 5 dni roboczych od dnia jej zatwierdzenia przez Dyrektora WRR/ Zastępcę Dyrektora. Każdorazowe odstąpienie od zapisów Podręcznika jest rejestrowane w Rejestrze odstępstw, którego wzór stanowi załącznik nr 17.1 do Podręcznika. Pracownik, który sporządzał notatkę przechowuje ją wraz z kopią dokumentów sprawy, w której nastąpiło odstąpienie. Prowadzenie procedury może następować w formie elektronicznej (wiadomości ). Rejestrowanie odstępstw od zapisów Podręcznika: Za prowadzenie Rejestru odstępstw od zapisów Podręcznika w IZ RPO WSL odpowiedzialny jest RMK. Kierownik/ Koordynator referatu, w którym notatka powstała, przekazuje notatkę o planowanym lub zaistniałym odstąpieniu od zapisów Podręcznika do Kierownika RMK w terminie do 5 dni roboczych od dnia jej zatwierdzenia przez Dyrektora WRR/ Zastępcę Dyrektora WRR. Kierownik RMK dekretuje ją na pracownika RMK odpowiedzialnego za prowadzenie Rejestru odstępstw od Podręcznika procedur wdrażania RPO WSL. Wzór rejestru stanowi załącznik nr 17.1 do Podręcznika. 343

344 Pracownik RMK prowadzi rejestr odstępstw na bieżąco w formie elektronicznej i papierowej. Rejestr odstępstw w formie elektronicznej zamieszczany jest na dysku wspólnym WRR. Rejestr odstępstw przechowywany jest w wersji papierowej w RMK. Zmiany wpisane do Rejestru odstępstw wprowadzane są do Podręcznika przy kolejnej jego aktualizacji po co najmniej dwukrotnym wystąpieniu odstępstwa od zapisów Podręcznika. Procedura przyjmowania Podręcznika została opisana w rozdziale

345 18 INICJATYWA JESSICA 18.1 Informacje ogólne i podstawa prawna Inicjatywa JESSICA (Joint European Support for Sustainable Investment In City Areas Wspólne Europejskie Wsparcie na rzecz Trwałych Inwestycji na Obszarach Miejskich) stanowi wspólne przedsięwzięcie Komisji Europejskiej i Europejskiego Banku Inwestycyjnego opracowane we współpracy z Bankiem Rozwoju Rady Europy. Celem Inicjatywy jest dokonywanie inwestycji w projekty wspierające zrównoważony rozwój obszarów miejskich przy wykorzystaniu zwrotnych instrumentów finansowych. Podstawę wdrożenia Inicjatywy stanowią następujące dokumenty: Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 (wraz z późniejszymi zmianami) - art. 36, art. 44, art. 45 i art. 78; Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. ustanawiające szczegółowe zasady wykonania Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności oraz rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie Europejskiego funduszu Rozwoju Regionalnego (wraz z późniejszymi zmianami) - art. 43, art. 44 i art. 46; I Nota Finansowa COCOF nt. inżynierii finansowej EN z dnia 16 lipca 2007 r.; II Nota Finansowej COCOF nt. inżynierii finansowej EN z dnia 22 grudnia 2008 r Schemat wdrożenia Inicjatywa JESSICA wdrażana jest w ramach Priorytetu VI. Zrównoważony Rozwój Miast, Poddziałanie Rewitalizacja JESSICA. W województwie śląskim zakładane jest wdrożenie Inicjatywy JESSICA w oparciu o model z udziałem Funduszu Powierniczego (FP) oraz Funduszu/ Funduszy Rozwoju Obszarów Miejskich (FROM). 345

346 Schemat wdrożenia inicjatywy JESSICA w województwie śląskim Środki finansowe dostępne w ramach Poddziałania 6.2.3, uzupełnione o środki pochodzące z budżetu państwa, stanowią wkład do FP, o którym mowa w art. 44 Rozporządzeniu Rady (WE) nr 1083/2006 z późn. zm., zarządzanego przez Menadżera. Głównym zadaniem Menadżera FP jest wybór FROM, które inwestują w partnerstwa publiczno-prywatne oraz inne projekty miejskie objęte Zintegrowanymi Planami Rozwoju Obszarów Miejskich (Lokalnymi Programami Rewitalizacji). Bezpośrednie wsparcie projektów miejskich przez FROM będzie mogło przyjąć formę pożyczek, gwarancji i wejść kapitałowych. Do końca obecnego okresu programowania (tj r., z uwzględnieniem zasady n+2) FROM/y muszą dokonać co najmniej jednokrotnego obrotu środków, stanowiących wkład do FP. Przez jednokrotny obrót należy rozumieć sytuację w której wartość udzielonych pożyczek, gwarancji, wejść kapitałowych celem wsparcie projektów miejskich osiągnie wysokość wkładu do FP pomniejszoną o koszty zarządzania. Środki te na zasadzie zwrotnego finansowania, powiększone o odsetki, będą wracały do FROM, stwarzając tym samym możliwość ponownego ich zainwestowania w projekty miejskie. W 2015 roku IZ RPO WSL podejmie decyzję o dalszym sposobie wykorzystania wkładu; środki albo pozostaną w dalszej dyspozycji FROM i będą wspierały projekty miejskie, albo wrócą do Zarządu Województwa i zostaną wydatkowane na inwestycje z zakresu rewitalizacji Negocjacje i wybór FP Zgodnie z art. 44 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z późn. zm. IZ RPO WSL ma możliwość powierzenia roli FP poprzez przyznanie kontraktu bezpośrednio EBI ( ). Przyznanie kontraktu bezpośrednio EBI poprzedzone jest podpisaniem Porozumienia (Memorandum of Understanding) pomiędzy Województwem Śląskim a Europejskim Bankiem Inwestycyjnym, które stanowi początek negocjacji Umowy o Finansowaniu (UoF). Informacja o wynikach procesu negocjacji (wynegocjowana UoF oraz jej tłumaczenie przysięgłe) przedkładana jest przez RPIR w formie karty sprawy pod obrady Zarządu Województwa. Na podstawie przedłożonych informacji, Zarząd Województwa podejmuje uchwałę w sprawie podjęcia decyzji o wyborze Europejskiego Banku Inwestycyjnego do 346