Załącznik nr 2do Karty Sprawy RR / 61A5 / 2154A5/ 2014 /2007. Rejestr Zmian do Podręcznika Procedur Wdrażania RPO WSL wersji 24 z dnia r.

Transkrypt

1 Załącznik nr 2do Karty Sprawy RR / 61A5 / 2154A5/ 2014 /2007 Rejestr Zmian do Podręcznika Procedur Wdrażania RPO WSL wersji 24 z dnia r. Rejestr zmian wchodzi w życie z dniem 7 października 2014 roku. Lp. Rozdział Poprzedni zapis Obecne zmiany Uzasadnienie 1. Zmiana w treści całego dokumentu Dostosowanie zapisów podręcznika do zapisów Regulaminu Organizacyjnego UM WSL przyjętego uchwałą Zarządu Województwa Śląskiego nr 1295/349/IV/2014 z dnia r., zgodnie z którym pomiędzy symbolami identyfikującymi nazwę wydziału i nazwę referatu stawiamy znak rozdzielający minus Schemat organizacyjny WRR (komórki zaangażowane w realizację RPO WSL ) Dostosowanie schematu do zmian organizacyjnych zgodnie z obowiązującym Regulaminem Organizacyjnym UM WSL. 3. Rozdział 1 Informacje ogólne Wydział Rozwoju Regionalnego (WRR) - komórki zaangażowane w realizację RPO WSL 1) Referat zarządzania finansowego i procedur (RR RZFiP) d) monitorowanie we współpracy z innymi referatami Wydziału, Wydziałami wdrażającymi Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego oraz Europejski Fundusz Społeczny i innymi instytucjami zaangażowanymi we wdrażanie RPO WSL udziału środków pochodzących z EFRR i EFS w stosunku do publicznych i całkowitych wydatków kwalifikowanych, Wydział Rozwoju Regionalnego (WRR) - komórki zaangażowane w realizację RPO WSL 1) Referat zarządzania finansowego (RR-RZF) d) monitorowanie we współpracy z innymi referatami Wydziału, Wydziałami wdrażającymi Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego oraz Europejski Fundusz Społeczny i innymi instytucjami zaangażowanymi we wdrażanie RPO WSL udziału środków pochodzących z EFRR i EFS w stosunku do publicznych i całkowitych wydatków kwalifikowanych oraz udziału pomocy publicznej w programie, Aktualizacja wynikająca ze zmian organizacyjnych polegających na podziale Referatu zarządzania finansowego i procedur na dwa referaty: zarządzania finansowego (RR-RZF) oraz procedur i koordynacji EFS (RR-RPEFS) i zmianie zakresu obowiązków RR-RZF, zgodnie z notatką służbową z dn o sygn. RR RZF (RR RZF.ZD-51/14) i zapisami aktualnie obowiązującego Regulaminu Organizacyjnego UMWSL. g) opracowanie i aktualizacja we współpracy z innymi referatami Wydziału, Wydziałami wdrażającymi Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego oraz Europejski Fundusz Społeczny i instytucjami zaangażowanymi we wdrażanie RPO WSL procedur RPO WSL, m. in.: Podręczników procedur wdrażania, Zapis usunięty. Strona 1 z 58

2 h) monitorowanie we współpracy z innymi referatami Wydziału, Wydziałami wdrażającymi Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego oraz Europejski Fundusz Społeczny i instytucjami zaangażowanymi we wdrażanie RPO WSL spójności danych w dokumentach (programowych, zarządczych, wdrożeniowych) koniecznych do realizacji RPO WSL, Zapis usunięty. Brak zapisu. j) uczestnictwo w przygotowywaniu i aktualizacji tabel finansowych Szczegółowego Opisu Priorytetów RPO WSL, Brak zapisu. Zapis dodany: i) aktualizacja Szczegółowego Opisu Priorytetów RPO WSL na lata we współpracy z merytorycznym Wydziałem Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, i) uczestnictwo w przygotowywaniu i aktualizacji tabel finansowych Szczegółowego Opisu Priorytetów RPO WSL , 4. Rozdział 1 Informacje ogólne 2) Referat monitoringu i kontroli programu (RR RMKRR- RMK) Zapis dodany: j) uczestnictwo w przygotowaniu i aktualizacji procedur RPO WSL, 2) Referat monitoringu i kontroli programu (RR RMKRR- RMK) - prowadzenie kontroli systemowych zaplanowanych i doraźnych w zakresie zadań powierzonych IP2 w ramach RPO WSL , Dodanie zadania związanego z przeprowadzaniem kontroli systemowych zaplanowanych i doraźnych w zakresie zadań powierzonych IP2 w ramach RPO WSL , zgodnie ze zmianami zawartymi w aktualnym Regulaminie Organizacyjnym UM WSL. 5. Rozdział 1 Informacje ogólne 4) Referat ds. analiz regionalnych i ewaluacji (RR RARE) 4) Referat analiz regionalnych i ewaluacji (RR RARE) Celem uspójnienia z zapisem Regulaminu Organizacyjnego UM WSL 6. Rozdział 1 Informacje ogólne 9) Referat kontroli systemu procedur (RR RKS): Zarządzanie oraz koordynacja w zakresie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego zadań wynikających z opisów systemu zarządzania i kontroli dla Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego oraz realizacja zadań Instytucji Certyfikującej wynikających z opisów systemu zarządzania i kontroli dla Regionalnego Programu Operacyjnego i innych instrukcji wykonawczych, w tym między innymi: a) analiza prawidłowości funkcjonowania systemu zarządzania i kontroli RPO WSL na lata , b) analizę procedur RPO WSL w zakresie zgodności z prawem krajowym i unijnym oraz zapewnienia właściwej ścieżki audytu, c) Kontrola systemowa funkcjonowania Instytucji określonych w Opisie Systemu Zarządzania i Kontroli RPO WSL w zakresie zgodności procedur z prawem krajowym i unijnym, d) Przygotowanie procedur Instytucji Certyfikującej, e) Sporządzanie rocznego planu kontroli systemowej RPO WSL, f) prowadzenie kontroli systemowych zaplanowanych i doraźnych w zakresie zadań powierzonych wydziałom wdrożeniowym EFRR i EFS, g) kontrola zapewnienia właściwej ścieżki audytu Brak zapisu. Usunięcie zapisów dotyczących referatu, który aktualnie nie jest zaangażowany we wdrażanie procedur RPO WSL na lata Strona 2 z 58

3 systemu zarządzania i kontroli RPO WSL, h) prowadzenie kontroli systemowych zaplanowanych i doraźnych w zakresie zadań powierzonych IP2 w ramach RPO WSL , i) Uczestnictwo w pracach dotyczących nowego okresu programowania , j) Przetwarzanie danych osobowych niezbędnych do realizacji zadań wynikających z Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata i Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata k) archiwizacja dokumentacji w zakresie wykonywanych obowiązków. 7. Rozdział 1 Informacje ogólne opracowanie i koordynacja programowania polityki rozwoju oraz polityki rozwoju regionalnego w ramach RPO WSL oraz w ramach perspektywy programowania polityki spójności UE opracowanie i koordynacja programowania polityki rozwoju oraz polityki rozwoju regionalnego w ramach RPO WSL oraz w ramach polityki spójności UE Poprawka stylistyczna 8. Rozdział 1 Informacje ogólne współpraca z jednostkami samorządu terytorialnego, ich związkami, samorządami gospodarczymi oraz organizacjami zrzeszającymi przedsiębiorców w zakresie integracji działań na rzecz rozwoju regionalnego współfinansowanego ze środków unijnych i krajowych. współpraca z jednostkami samorządu terytorialnego, ich związkami, samorządami gospodarczymi oraz organizacjami zrzeszającymi przedsiębiorców w zakresie integracji działań na rzecz rozwoju regionalnego współfinansowanego ze środków unijnych i krajowych, Poprawka edycyjna, zastąpienie kropki przecinkiem 9. Rozdział 1 Informacje ogólne 5) Referat oceny projektów 1 (FR ROP 1FR-ROP 1) 5) Referat oceny projektów 1 (FR ROP 1FR-ROP 1) - Ocena pod kątem formalnym i merytorycznym wniosków i załączników Rocznych Planów Działań z zakresu Pomocy Technicznej, Dodanie zadania w zakresie zadań referatu. Zmiana zgodnie z zaleceniami IPOC. 10. Rozdział 1 Informacje ogólne Wytyczne Wytyczne Ministra Infrastruktury i Rozwoju przekazywania danych w formie elektronicznej, Wytyczne Ministra Infrastruktury i Rozwoju z dnia 9 lutego 2010 r. w zakresie warunków gromadzenia i przekazywania danych w formie elektronicznej, Doprecyzowanie zapisu Rozdział 2 Zarządzanie programem Rozdział 2 Zarządzanie programem Rozdział 2 Zarządzanie programem Za przygotowanie projektu Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata odpowiada IZ RPO WSL, w ramach której prace nad programem prowadzi Referat ds. programowania i rozwoju w Wydziale Rozwoju Regionalnego (RR RPIR). Następnie RR RPIR przesyła projekt RPO WSL do IK RPO, celem weryfikacji jego zgodności z wymogami prawa wspólnotowego i krajowego. Za udział w opracowaniu i zmianach URPO WSL odpowiedzialny jest RR RPIR. Prace toczą się zgodnie z Wytycznymi Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie szczegółowego opisu priorytetów programu operacyjnego. Za przygotowanie projektu Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata odpowiada IZ RPO WSL, w ramach której prace nad programem prowadzi Referat programowania i rozwoju w Wydziale Rozwoju Regionalnego (RR-RPIR). Następnie RR-RPIR przesyła projekt RPO WSL do IK RPO, celem weryfikacji jego zgodności z wymogami prawa wspólnotowego i krajowego. RR-RPIR bierze udział w pracach nad URPO WSL. Prace toczą się zgodnie z Wytycznymi Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie szczegółowego opisu priorytetów programu operacyjnego. 19 ust. 6 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego, stanowiącego Załącznik nr 2 do Uchwały nr 1295/349/IV/2014 Zarządu Województwa Śląskiego z dnia 15 lipca 2014 r, 40 ust. 2 pkt. 3 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego, stanowiącego Załącznik nr 2 do Uchwały nr 1295/349/IV/2014 Zarządu Województwa Śląskiego z dnia 15 lipca 2014 r. (w nazwach referatów brak skrótu ds.) 19 ust. 6 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego, stanowiącego Załącznik nr 2 do Uchwały nr 1295/349/IV/2014 Zarządu Województwa Śląskiego z dnia 15 lipca 2014 r. Całym procesem zajmował się referat RWP potem RZF a obecnie, w związku z reorganizacją prac Wydziału Rozwoju Regionalnego, referatem odpowiedzialnym za koordynację prac nad URPO jest Referat Strona 3 z 58

4 procedur i koordynacji EFS 14. Rozdział Wprowadzanie zmian do dokumentów programowych Zmiany w URPO WSL są wprowadzane przez FR ROP. Zmiany w URPO WSL są przygotowywane we współpracy z merytorycznym Wydziałem Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i wprowadzane przez RR-RZF. Aktualizacja wynikająca ze zmiany zakresu obowiązków RR-RZF, zgodnie z notatką służbową z dn o sygn. RR RZF (RR RZF.ZD-51/14) i zapisami aktualnie obowiązującego Regulaminu Organizacyjnego UMWSL Rozdział Wprowadzanie zmian do dokumentów programowych Rozdział 3 Nabór, ocena i wybór projektów do dofinansowania Rozdział Podjęcie decyzji o dofinansowaniu realizacji projektów. Wybór projektów do dofinansowania. Tryb postępowania dla projektów niewyłonionych do dofinansowania Kopia zatwierdzonego przez IZ RPO WSL Podręcznika przekazywana do IPOC w formie elektronicznej. jest Kopia zatwierdzonego przez IZ RPO WSL Podręcznika jest przekazywana do IPOC w formie elektronicznej ze zmianami naniesionymi w trybie rejestruj zmiany. Zmiana zgodnie z zaleceniami IPOC. Marszałek/Wicemarszałek Marszałek/Wicemarszałek/Członek Zarządu Województwa Doprecyzowanie dotychczasowego zapisu. Przed dokonaniem wyboru projektów FR ROP informuje wnioskodawców o konieczności dostosowania harmonogramu realizacji projektu do rzeczywistych terminów uwzględniających ewentualne przesunięcia w ich realizacji wynikające z czasu trwania procedury wyboru projektów lub z późniejszego wyboru projektu z listy rezerwowej. Brak akapitu. Przed dokonaniem wyboru projektów rezerwowych, dla których okres od momentu rozstrzygnięcia naboru do wyboru z listy rezerwowej jest dłuższy niż 6 miesięcy, FR ROP informuje wnioskodawców o konieczności dostosowania harmonogramu realizacji projektu do rzeczywistych terminów uwzględniających ewentualne przesunięcia w ich realizacji wynikające z czasu trwania procedury wyboru projektów lub z późniejszego wyboru projektu z listy rezerwowej. W przypadku wyboru do dofinansowania projektów objętych zasadami pomocy publicznej, dla których zmianie uległa podstawa prawna udzielenia pomocy, należy dokonać ponownej analizy projektu w zakresie zgodności z nowymi/przedłużonymi programami pomocowymi. Do dofinansowania wybrane mogą zostać wyłącznie projekty, które spełniają warunki określone w aktualnych programach pomocowych. Uszczegółowienie procedury. Ponadto, dokonywana jest analiza projektów pod kątem przepisów o pomocy publicznej, w tym na podstawie aktualnie obowiązujących stanowisk KE, UOKiK, MIR. Po weryfikacji poprawności dokumentacji aplikacyjnej dokonywanej przez FR ROP, dla projektów wnioskujących o wydłużenie terminu realizacji, przed wyborem do dofinansowania stosuje się procedurę określoną w rozdziale Podręcznika ( ). Jednocześnie w trakcie cyklicznych, cotygodniowych spotkań Dyrektora WFR i Zastępców Dyrektora WFR, w Ponadto, w przypadku projektów, dla których okres od momentu rozstrzygnięcia naboru do wyboru z listy rezerwowej jest dłuższy niż 6 miesięcy, dokonywana jest analiza projektów pod kątem przepisów o pomocy publicznej, w tym na podstawie aktualnie obowiązujących stanowisk KE, UOKiK, MIR. Analizy dokonuje 2 pracowników FR ROP a jej wyniki są dołączane do karty oceny formalnej w formie załącznika podpisanego przez dokonujących analizy pracowników FR ROP. Po weryfikacji poprawności dokumentacji aplikacyjnej dokonywanej przez FR ROP, dla projektów wnioskujących o wydłużenie terminu realizacji, przed wyborem do dofinansowania stosuje się procedurę określoną w rozdziale Podręcznika ( ). Jednocześnie w trakcie cyklicznych, cotygodniowych spotkań Dyrektora WFR i Zastępców Dyrektora WFR, w obecności Kierownika FR ROP, Strona 4 z 58

5 obecności Kierownika FR ROP akceptowane są wyniki analizy projektów pod kątem pomocy publicznej. przedstawiane są kwestie problemowe wynikające z analizy projektów pod kątem pomocy publicznej. W takich przypadkach wyniki analizy są akceptowane przez Dyrektora WFR i Zastępców Dyrektora WFR. 18. Rozdział Ogłoszenie wyników konkursu W przypadku projektów wybranych do dofinansowania wraz z informacją o wyborze przekazywana jest informacja, iż beneficjent zobowiązany jest do niezwłocznego pisemnego poinformowania IZ RPO, w przypadku gdy projekt o podobnym zakresie rzeczowym znajduje się na liście rezerwowej RPO WSL. Beneficjent zobowiązany jest do niezwłocznego pisemnego poinformowania IZ RPO, jeżeli na listach rezerwowych RPO WSL znajdują się projekty Beneficjenta, w których ujęto te same koszty kwalifikowalne, co w projekcie wybranym do dofinansowania. Powyższa informacja przekazywana jest Beneficjentowi w piśmie o wyborze. Doprecyzowanie procedury Rozdział 3 Ocena poprawności dokumentacji z zakresu OOŚ Rozdział Postanowienia ogólne Rozdział Postanowienia ogólne Pracownicy FR ROP odpowiedzialni za ocenę formalną poszczególnych wniosków aplikacyjnych kierują je do dodatkowej oceny w zakresie OOŚ w przypadku stwierdzenia, iż wniosek może zawierać przedsięwzięcia mogące potencjalnie znacząco oddziaływać na środowisko lub przedsięwzięcia ( ) Zgodnie z brzmieniem art. 30b ust. 1 ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju, w systemie realizacji RPO WSL przewidziano, iż wnioskodawcy przysługuje prawo wniesienia protestu - jako jedynego środka odwoławczego na etapie przedsądowym w niżej wymienionych przypadkach ( ) Informacja o przysługujących wnioskodawcy środkach odwoławczych umieszczana jest w ogłoszeniu o naborze wniosków zamieszczonym na stronie internetowej IZ RPO WSL. Pracownicy FR ROP odpowiedzialni za ocenę formalną poszczególnych wniosków aplikacyjnych kierują je do dodatkowej oceny w zakresie OOŚ w przypadku stwierdzenia, iż wniosek może zawierać przedsięwzięcia mogące znacząco oddziaływać na środowisko lub przedsięwzięcia ( ) Zgodnie z brzmieniem art. 30b ust. 1 ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju, w systemie realizacji RPO WSL przewidziano, iż wnioskodawcy, w przypadku negatywnej oceny jego projektu, przysługuje środek odwoławczy w postaci protestu - jako jedynego środka odwoławczego na etapie przedsądowym w niżej wymienionych przypadkach ( ) Informacja o przysługujących wnioskodawcy środkach odwoławczych i warunkach, na jakich są wnoszone, umieszczana jest w ogłoszeniu o naborze wniosków zamieszczonym na stronie internetowej IZ RPO WSL. Wykreślenie słowa: potencjalnie - Zmiana podyktowana jest szerszym niż dotychczasowy zapis zakresem weryfikacji OOŚ przez pracowników ROP 2, którzy szczegółowo oceniają pod katem OOŚ projekty, będące zarówno przedsięwzięciami mogącymi zawsze znacząco oddziaływać na środowisko, jak i przedsięwzięciami mogącymi potencjalnie znacząco oddziaływać na środowisko. Dostosowanie zapisów do ustawy z dnia 6 grudnia 2006r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (t.j. Dz. U. z 2009r, Nr 84 poz. 712 z późn. zm.). Dostosowanie zapisów do ustawy z dnia 6 grudnia 2006r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (t.j. Dz. U. z 2009r, Nr 84 poz. 712 z późn. zm.). 22. Rozdział Postanowienia ogólne Wszczęcie procedury odwoławczej nie wstrzymuje biegu procedury dalszej oceny i wyboru do dofinansowania i podpisania umowy o dofinansowanie pozostałych projektów. Wszczęcie procedury odwoławczej nie wstrzymuje biegu procedury dalszej oceny i wyboru do dofinansowania oraz zawierania umów z wnioskodawcami, których projekty zostały zakwalifikowane do dofinansowania. Dostosowanie zapisów do ustawy z dnia 6 grudnia 2006r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (t.j. Dz. U. z 2009r, Nr 84 poz. 712 z późn. zm.). 23. Rozdział Sposób, zakres i forma wniesienia protestu Protest w myśl art.30 ust 6 ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju powinien zawierać: ( ) Protest w myśl art. 30b ust. 6 ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju powinien zawierać: ( ) Dostosowanie zapisów do ustawy z dnia 6 grudnia 2006r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (t.j. Dz. U. z 2009r, Nr 84 poz. 712 z późn. zm.). 24. Rozdział Sposób, zakres i forma wniesienia protestu Protest w myśl art. 30b ust. 6 ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju powinien zawierać: ( ) Protest w myśl art. 30b ust. 6 ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju musi zawierać: ( ) Dostosowanie zapisów do ustawy z dnia 6 grudnia 2006r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (t.j. Dz. U. z 2009r, Nr 84 poz. 712 z późn. zm.) Rozdział Sposób, zakres i forma wniesienia protestu Rozdział Wycofanie protestu przez wnioskodawcę Sposób wniesienia protestu zawarty jest w pouczeniu do informacji o negatywnej ocenie wniosku o dofinansowanie. Przez negatywną ocenę wniosku należy rozumieć projekt, który: ( ) Brak zapisu. Sposób wniesienia protestu zawarty jest w pouczeniu do informacji o negatywnej ocenie projektu. Negatywną oceną jest ocena w zakresie spełniania przez projekt kryteriów zatwierdzonych przez Komitet Monitorujący RPO WSL, w ramach której projekt: Wnioskodawcy, którego wniosek o dofinansowanie uzyskał pozytywną ocenę, jednakże z uwagi na ograniczoną ilość środków finansowych nie został zakwalifikowany do otrzymania dofinansowania i został umieszczony na liście rezerwowej, przysługuje środek odwoławczy w postaci Dostosowanie zapisów do ustawy z dnia 6 grudnia 2006r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (t.j. Dz. U. z 2009r, Nr 84 poz. 712 z późn. zm.). Doprecyzowanie zapisów wyjaśnienie sposobu postępowania w sytuacji, w której wniosek o dofinansowanie do którego złożono protest (przed datą jego rozpatrzenia) dostaje możliwość dofinansowania. Strona 5 z 58

6 27. Rozdział Przebieg postępowania w IZ RPO WSL W przypadku wątpliwości dotyczących rozstrzygnięcia sprawy, Kierownik RR RPR może wystąpić z prośbą o odpowiednie wyjaśnienia w formie notatki wewnętrznej (przygotowanej i parafowanej przez pracownika RR RPR) do odpowiednio Kierownika: FR ROP, bądź pisma przygotowanego przez pracownika RR RPR i parafowanego przez Kierownika RR RPR, do Dyrektora IP2 RPO WSL. protestu. Jeżeli w trakcie postępowania odwoławczego (przed datą rozpatrzenia protestu) okaże się, że wnioskodawca posiadający wniosek o dofinansowanie znajdujący się na liście rezerwowej może podpisać umowę o dofinansowanie (alokacja na realizację poszczególnych działań i priorytetów pozwala na podpisanie większej ilości umów, bądź też pozycja na liście rezerwowej danego wniosku o dofinansowanie uległa zmianie), to wówczas wnioskodawca jest zobligowany do wycofania protestu. W przypadku wątpliwości dotyczących rozstrzygnięcia sprawy, Kierownik RR-RPR może wystąpić z prośbą o odpowiednie wyjaśnienia w formie notatki wewnętrznej (przygotowanej i parafowanej przez pracownika RR-RPR) do odpowiednio Kierownika: FR-ROP, bądź Dyrektor WRR/Zastępca dyrektora WRR w piśmie przygotowanym przez pracownika RR-RPR i parafowanym przez Kierownika RR-RPR, zwraca się z prośbą o wyjaśnienia do Dyrektora IP2 RPO WSL. Uspójnienie zapisów związanych z kompetencjami. 28. Rozdział Pozytywne rozpatrzenie protestu W wyniku uwzględnienia protestu pracownik RR RPR przygotowuje pismo z informacją zawierającą rozstrzygnięcie wraz z uzasadnieniem oraz pouczenie, że wyniki danego etapu oceny projektu, ponownie przeprowadzonej w efekcie uwzględnienia protestu, są wiążące i kończą procedurę odwoławczą na danym etapie oceny w odniesieniu do określonego wniosku (wzór pisma z pozytywnym rozpatrzeniem protestu stanowi zał. 4.4). Wnioskodawcy nie przysługuje dodatkowo żaden środek odwoławczy na etapie przedsądowym. W wyniku uwzględnienia protestu pracownik RR-RPR przygotowuje pismo z informacją zawierającą rozstrzygnięcie wraz z uzasadnieniem oraz pouczenie, że wyniki danego etapu oceny projektu, ponownie przeprowadzonej w efekcie uwzględnienia protestu, kończą procedurę odwoławczą na danym etapie oceny w odniesieniu do określonego wniosku (wzór pisma z pozytywnym rozpatrzeniem protestu stanowi zał. 4.4). Wnioskodawcy przysługuje środek odwoławczy przewidziany w art. 30c ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju. Dostosowanie zapisów do ustawy z dnia 6 grudnia 2006r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (t.j. Dz. U. z 2009r, Nr 84 poz. 712 z późn. zm.) zmiana pouczenia w przypadku pozytywnego rozpatrzenia protestu. 29. Rozdział Pozytywne rozpatrzenie protestu Kancelaria Ogólna Urzędu Marszałkowskiego potwierdza przyjęcie pisma od pracownika RR RPR, potwierdzając nadanie na kserokopii pisma. Brak zapisów. Kancelaria Ogólna Urzędu Marszałkowskiego nie potwierdza już przyjęcie pism od pracowników Urzędu. 30. Rozdział Pozytywne rozpatrzenie protestu O wyniku rozpatrzenia protestu informowany jest notatką Kierownik FR ROP (z informacją do wiadomości Dyrektora WRR/ Zastępcy Dyrektora WRR) lub pismem Dyrektor IP2 RPO WSL. O wyniku rozpatrzenia protestu informowany jest notatką Kierownik FR-ROP lub pismem Dyrektor IP2 RPO WSL. Uproszczenie procedury. 31. Rozdział Negatywne rozpatrzenie protestu Kancelaria Ogólna Urzędu Marszałkowskiego potwierdza przyjęcie pisma od pracownika RR RPR, potwierdzając nadanie na kserokopii pisma. Brak zapisów. Kancelaria Ogólna Urzędu Marszałkowskiego nie potwierdza już przyjęcie pism od pracowników Urzędu. 32. Rozdział Negatywne rozpatrzenie protestu O wyniku rozpatrzenia protestu informowany jest notatką Kierownik FR ROP (z informacją do wiadomości Dyrektora WRR/ Zastępcy Dyrektora WRR) lub pismem Dyrektor IP2 RPO WSL. O wyniku rozpatrzenia protestu informowany jest notatką Kierownik FR-ROP lub pismem Dyrektor IP2 RPO WSL. Uproszczenie procedury. 33. Rozdział Pozostawienie protestu bez rozpatrzenia o wyniku rozpatrzenia protestu informowany jest notatką Kierownik FR ROP (z informacją do wiadomości Dyrektora WRR/ Zastępcy Dyrektora WRR) lub pismem Dyrektor IP2 RPO WSL. O wyniku rozpatrzenia protestu informowany jest notatką Kierownik FR-ROP lub pismem Dyrektor IP2 RPO WSL. Uproszczenie procedury. 34. Rozdział Skarga złożona do Wojewódzkiego Sądu Wnioskodawca wnosi skargę bezpośrednio do wojewódzkiego sądu administracyjnego w Gliwicach w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia doręczenia informacji o negatywnym rozpatrzeniu protestu. Wnioskodawca wnosi skargę bezpośrednio do wojewódzkiego sądu administracyjnego w Gliwicach w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia doręczenia informacji o rozstrzygnięciu protestu. Dostosowanie zapisów do ustawy z dnia 6 grudnia 2006r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (t.j. Dz. U. z 2009r, Nr 84 poz. 712 z późn. zm.). Strona 6 z 58

7 Administracyjnego 35. Rozdział Skarga złożona do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego IZ RPO WSL w sprawach sądowych związanych z wniesioną skargą reprezentowane jest przez Wydział Pomocy Prawnej i Nadzoru Właścicielskiego. IZ RPO WSL w sprawach sądowych związanych z wniesioną skargą reprezentowana jest przez Wydział Pomocy Prawnej i Nadzoru Właścicielskiego. Poprawa błędu pisarskiego. 36. Rozdział Skarga złożona do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego Powtórna ocena dokonywana jest w trybie i terminach określonych w rozdz. 3 niniejszego Podręcznika. Powtórna ocena dokonywana jest w trybie i terminach określonych w rozdz. 3 niniejszego Podręcznika/ Podręcznika Procedur Wdrażania Instytucji Pośredniczącej Drugiego Stopnia w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata Ujednolicenie procedury. 37. Rozdział Przygotowanie umowy/porozumi enia o dofinansowaniu Pracownik FR RKP jest odpowiedzialny za zgodność treści projektu umowy/porozumienia z odpowiednim wzorem. Przygotowany i parafowany na każdej stronie przez pracownika FR RKP projekt umowy/porozumienia jest niezwłocznie przekazywany wraz z listą sprawdzającą (załącznik 5.4), dokumentami przekazanymi przez Beneficjenta oraz wnioskiem o dofinansowanie z załącznikami Kierownikowi/Koordynatorowi FR RKP, który sprawdza zgodność zapisów przygotowanego projektu umowy/ porozumienia z załączoną dokumentacją. Po pozytywnej weryfikacji Kierownik/Koordynator FR RKP parafuje projekt umowy/porozumienia na każdej stronie oraz podpisuje listę sprawdzającą, a następnie przekazuje Dyrektorowi/Zastępcy Dyrektora Wydziału FR/Kierownikowi FR RKP celem akceptacji. Dyrektor/Zastępca Dyrektora Wydziału FR/Kierownik FR RKP zatwierdza listę sprawdzającą oraz parafuje projekt umowy/ porozumienia na ostatniej stronie. Po zaparafowaniu projektu umowy/porozumienia przez Kierownika FR RKP/Dyrektora /Zastępcę Dyrektora WFR jest on przekazywany z rejestrem obiegu umowy/porozumienia do Referatu realizacji płatności (FR RRP). Kierownik FR RRP/ Koordynator FR RRP parafuje projekt umowy/ porozumienia na ostatniej stronie. Następnie projekt umowy wraz ze sporządzonym przez FR RRP oświadczeniem o zabezpieczeniu środków w Planie finansowym środków Unii Europejskiej na realizację programów RPO i POKL na realizację umowy lub w przypadku porozumienia bez oświadczenia, jest przekazywany z rejestrem obiegu umowy/porozumienia do Wydziału Pomocy Prawnej i Nadzoru Właścicielskiego (OP), który po weryfikacji parafuje projekt umowy/porozumienia na ostatniej stronie lub też zwraca go do poprawy wraz z uwagami. W przypadku uwag OP co do treści umowy/porozumienia, pracownik FR RKP nanosi odpowiednie poprawki i ponownie przekazuje projekt umowy/porozumienia Kierownikowi/Koordynatorowi FR RKP oraz Dyrektorowi/Zastępcy Dyrektora Wydziału FR/Kierownikowi FR RKP, a następnie do FR RRP i OP, gdzie następuje parafowanie projektu umowy/porozumienia. Zaparafowany przez OP projekt porozumienia jest zwracany do FR RKP. Zaparafowany przez OP projekt umowy wraz z rejestrem obiegu Pracownik FR-RKP jest odpowiedzialny za zgodność treści projektu umowy/porozumienia z odpowiednim wzorem. Przygotowany i parafowany na każdej stronie przez pracownika FR-RKP projekt umowy/porozumienia jest niezwłocznie przekazywany wraz z listą sprawdzającą (załącznik 5.4), dokumentami przekazanymi przez Beneficjenta oraz wnioskiem o dofinansowanie z załącznikami Koordynatorowi FR-RKP, który sprawdza zgodność zapisów przygotowanego projektu umowy/ porozumienia z załączoną dokumentacją. Po pozytywnej weryfikacji Koordynator FR-RKP parafuje projekt umowy/porozumienia na każdej stronie oraz podpisuje listę sprawdzającą, a następnie przekazuje Kierownikowi FR-RKP celem akceptacji. Kierownik FR-RKP zatwierdza listę sprawdzającą oraz parafuje projekt umowy/ porozumienia na ostatniej stronie. Po zaparafowaniu projektu umowy/porozumienia przez Kierownika FR-RKP jest on przekazywany z rejestrem obiegu umowy/porozumienia do Referatu realizacji płatności (FR- RRP). Kierownik FR-RRP/ Koordynator FR-RRP parafuje projekt umowy/ porozumienia na ostatniej stronie. Następnie projekt umowy wraz ze sporządzonym przez FR-RRP oświadczeniem o zabezpieczeniu środków w Planie finansowym środków Unii Europejskiej na realizację programów RPO i POKL na realizację umowy lub w przypadku porozumienia bez oświadczenia, jest przekazywany z rejestrem obiegu umowy/porozumienia do Wydziału Pomocy Prawnej i Nadzoru Właścicielskiego (OP), który po weryfikacji parafuje projekt umowy/porozumienia na ostatniej stronie lub też zwraca go do poprawy wraz z uwagami. W przypadku uwag OP co do treści umowy/porozumienia, pracownik FR-RKP nanosi odpowiednie poprawki i ponownie przekazuje projekt umowy/porozumienia Koordynatorowi FR-RKP oraz Kierownikowi FR-RKP, a następnie do FR-RRP i OP, gdzie następuje parafowanie projektu umowy/porozumienia. Zaparafowany przez OP projekt porozumienia jest zwracany do FR-RKP. Zaparafowany przez OP projekt umowy wraz z rejestrem obiegu oraz oświadczeniem o zabezpieczeniu środków w Planie finansowym środków Unii Europejskiej na realizację Doprecyzowanie zapisów Strona 7 z 58

8 oraz oświadczeniem o zabezpieczeniu środków w Planie finansowym środków Unii Europejskiej na realizację programów RPO i POKL jest przekazywany Skarbnikowi Województwa, który parafuje go na każdej stronie w części dotyczącej współfinansowania krajowego, bądź też zwraca do poprawy wraz z uwagami. W przypadku uwag Skarbnika Województwa co do treści umowy, pracownik FR RKP nanosi odpowiednie poprawki i ponownie przekazuje umowę Kierownikowi/Koordynatorowi FR RKP oraz Dyrektorowi/Zastępcy Dyrektora Wydziału FR/Kierownikowi FR RKP, FR RRP, a następnie OP celem akceptacji. Po zatwierdzeniu projektu umowy, zostaje on ponownie przekazany Skarbnikowi Województwa w celu zaparafowania. Ostatecznie uzgodniony i zaparafowany przez Dyrektora/Zastępcę Dyrektora Wydziału FR/Kierownika FR RKP, FR RRP i OP projekt porozumienia - a w przypadku umowy zaparafowany również przez Skarbnika Województwa projekt umowy - w trzech egzemplarzach jest niezwłocznie przekazywany wnioskodawcy, po uprzednim sprawdzeniu przez Kierownika/Koordynatora FR RKP lub wyznaczonego pracownika FR RKP dostępności środków możliwych do zakontraktowania w danym miesiącu. programów RPO i POKL jest przekazywany Skarbnikowi Województwa, który parafuje go na każdej stronie w części dotyczącej współfinansowania krajowego, bądź też zwraca do poprawy wraz z uwagami. W przypadku uwag Skarbnika Województwa co do treści umowy, pracownik FR-RKP nanosi odpowiednie poprawki i ponownie przekazuje umowę Koordynatorowi FR-RKP oraz Kierownikowi FR-RKP, FR-RRP, a następnie OP celem akceptacji. Po zatwierdzeniu projektu umowy, zostaje on ponownie przekazany Skarbnikowi Województwa w celu zaparafowania. Ostatecznie uzgodniony i zaparafowany przez Kierownika FR- RKP, FR-RRP i OP projekt porozumienia - a w przypadku umowy zaparafowany również przez Skarbnika Województwa projekt umowy - w trzech egzemplarzach jest niezwłocznie przekazywany wnioskodawcy, po uprzednim sprawdzeniu przez Kierownika/Koordynatora FR-RKP lub wyznaczonego pracownika FR-RKP dostępności środków możliwych do zakontraktowania w danym miesiącu. 38. Rozdział Zmiany w projekcie i w umowie/porozumi eniu o dofinansowaniu projektu Opracowany i uzgodniony przez pracownika FR RKP projekt aneksu w trzech egzemplarzach wraz z listą sprawdzającą do aneksu (załącznik 5.12) jest przekazywany do parafowania Kierownikowi/Koordynatorowi FR RKP i Dyrektorowi/Zastępcy Dyrektora Wydziału FR. Dalsza procedura dotycząca podpisania aneksu przebiega analogicznie do procedury podpisywania umowy/porozumienia. Opracowany i uzgodniony przez pracownika FR RKP projekt aneksu w trzech egzemplarzach wraz z listą sprawdzającą do aneksu (załącznik 5.12) jest przekazywany do parafowania Koordynatorowi FR RKP i Kierownikowi FR RKP. Dalsza procedura dotycząca podpisania aneksu przebiega analogicznie do procedury podpisywania umowy/porozumienia. Doprecyzowanie zapisów 39. Rozdział Rozwiązanie umowy/porozumi enia o dofinansowaniu projektu Brak zapisu. Beneficjent zobowiązany jest do przechowywania, archiwizowania oraz udostępniania wszystkich dokumentów związanych z realizacją projektu, zgodnie z zasadami udostępniania i archiwizacji projektu. Powyższe nie dotyczy beneficjentów, z którymi została rozwiązana umowa/porozumienie o dofinansowanie i dofinansowanie nie zostało wypłacone lub została zwrócona należna kwota dofinansowania wraz z odsetkami. Zmiana wprowadzona zgodnie z uwagą IPOC, dodano zapis dotyczący archiwizacji 40. Rozdział 5 Rozwiązanie umowy/porozumienia o dofinansowaniu w wyniku przeprowadzonej ponownej oceny mertytoryczno-technicznej Rozwiązanie umowy/porozumienia o dofinansowaniu w wyniku przeprowadzonej ponownej oceny merytoryczno-technicznej Korekta omyłki pisarskiej w nazwie podrozdziału Rozwiązanie umowy/porozumi enia o dofinansowaniu w wyniku przeprowadzonej ponownej oceny mertytorycznotechnicznej 41. Rozdział Podejmowanie Projekt Decyzji oraz uchwały wraz z Kartą Sprawy jest przekazywany Dyrektorowi/ Zastępcy Dyrektora Wydziału FR celem parafowania. Po parafowaniu przez Dyrektora/ Zastępcę Dyrektora Wydziału FR, projekt uchwały wraz z Kartą Sprawy i projektem Decyzji jest przekazywany do zaparafowania Projekt Decyzji oraz uchwały wraz z Kartą Sprawy jest przekazywany Dyrektorowi/ Zastępcy Dyrektora Wydziału FR celem parafowania. Po parafowaniu przez Dyrektora/ Zastępcę Dyrektora Wydziału FR, projekt uchwały wraz z Kartą Sprawy i projektem Decyzji jest przekazywany do zaparafowania Doprecyzowanie zapisów Strona 8 z 58

9 Uchwał w sprawie dofinansowania projektu własnego IZ RPO WSL oraz Rocznego Planu Działań (RPD) z zakresu Pomocy Technicznej Kierownikowi FR-RRP, a następnie niezwłocznie przekazywany do zaparafowania do OP. OP parafuje projekt uchwały, Kartę Sprawy i projekt Decyzji lub zwraca go do Wydziału FR z uwagami W przypadku zwrotu dokumentów z uwagami, jest on niezwłocznie poprawiany i ponownie przedstawiany OP do parafowania Kierownikowi FR-RRP (w przypadku projektów własnych z wyłączeniem projektów pomocy technicznej), Kierownikowi RR-ROF/FR-RFPT (w przypadku projektów pomocy technicznej), a następnie niezwłocznie przekazywany do zaparafowania do OP. OP parafuje projekt uchwały, Kartę Sprawy i projekt Decyzji lub zwraca go do Wydziału FR z uwagami W przypadku zwrotu dokumentów z uwagami, jest on niezwłocznie poprawiany i ponownie przedstawiany OP do parafowania Rozdział Zmiany Uchwał w sprawie dofinansowania projektu własnego IZ RPO WSL oraz Rocznego Planu Działań w zakresie Pomocy Technicznej Rozdział Monitorowanie osiągnięcia wskaźników rezultatu za wyjątkiem projektów z zakresu inżynierii finansowej Treść Karty Sprawy, Uchwały o zmianie Decyzji w sprawie dofinansowania oraz projekty Decyzji zmieniających w sprawie dofinansowania mogą być uzgadniane przez pracownika FR-RKP w formie pisemnej lub roboczej z wydziałem merytorycznym, odpowiedzialnym za realizację projektu lub właściwą jednostką Województwa Śląskiego. Decyzje oraz Karta Sprawy są parafowane przez pracownika FR-RKP, Kierownika/Koordynatora FR-RKP, Dyrektora/Zastępcę Dyrektora Wydziału FR, natomiast uzgodniony projekt Uchwały jest parafowany wyłącznie przez Dyrektora/Zastępcę Dyrektora Wydziału FR. Komplet dokumentów przekazywany jest do parafowania Kierownikowi FR-RRP. Wyznaczony przez Kierownika FR RKP/ RMW okresowo, ustala listę Beneficjentów którzy powinni złożyć informację o osiągnięciu wskaźników rezultatu. Jeśli Beneficjenci w wyznaczonym terminie nie poinformowali o stopniu osiągnięcia wskaźników rezultatu wówczas wyznaczony pracownik kontaktuje się nimi w celu informacji (przypomnienia) o obowiązku rozliczenia wskaźników rezultatu. Treść Karty Sprawy, Uchwały o zmianie Decyzji w sprawie dofinansowania oraz projekty Decyzji zmieniających w sprawie dofinansowania mogą być uzgadniane przez pracownika FR- RKP w formie pisemnej lub roboczej z wydziałem merytorycznym, odpowiedzialnym za realizację projektu lub właściwą jednostką Województwa Śląskiego. Decyzje oraz Karta Sprawy są parafowane przez pracownika FR-RKP, Kierownika/Koordynatora FR-RKP, Dyrektora/Zastępcę Dyrektora Wydziału FR, natomiast uzgodniony projekt Uchwały jest parafowany wyłącznie przez Dyrektora/Zastępcę Dyrektora Wydziału FR. Komplet dokumentów przekazywany jest do parafowania Kierownikowi FR-RRP (w przypadku projektów własnych z wyłączeniem projektów pomocy technicznej), Kierownikowi RR-ROF/FR-RFPT (w przypadku projektów pomocy technicznej). Pracownik wyznaczony przez Kierownika FR RKP/ RMW okresowo, ustala listę Beneficjentów którzy powinni złożyć informację o osiągnięciu wskaźników rezultatu. Jeśli Beneficjenci w wyznaczonym terminie nie poinformowali o stopniu osiągnięcia wskaźników rezultatu wówczas wyznaczony pracownik kontaktuje się z nimi w celu informacji (przypomnienia) o obowiązku rozliczenia wskaźników rezultatu. Doprecyzowanie zapisów Doprecyzowanie zapisów Rozdział Monitorowanie osiągnięcia wskaźników rezultatu za wyjątkiem projektów z zakresu inżynierii finansowej Rozdział 6 Zamówienia publiczne Zaakceptować wyjaśnienia Beneficjenta dot. osiągniętych wartości docelowych wskaźników rezultatu np. w formie Notatki służbowej lub z wykorzystaniem Karty zamknięcia projektu (załącznik 11.36). Wyznaczony przez Kierownika pracownik FR RMW weryfikuje stopień osiągnięcia założonych wskaźników oraz przygotowuje Kartą zamknięcia projektu FR RMW, a także wysyła a do Beneficjenta oraz do opiekuna/kierownika FR RKP z informacją o akceptacji wskaźników (lub ewentualnie konieczności lub braku konieczności sporządzenia aneksu do umowy). Ponadto w przypadku zamówień, dla których istnieje obowiązek przekazywania ogłoszeń Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich, beneficjent jest zobowiązany do przekazywania do Instytucji Zarządzającej RPO WSL treści projektu ogłoszenia, a także, na pisemne żądanie Instytucji Zarządzającej RPO WSL, projektu specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Zaakceptować wyjaśnienia Beneficjenta dot. osiągniętych wartości docelowych wskaźników rezultatu np. w formie Notatki służbowej lub z wykorzystaniem Karty zamknięcia projektu (załącznik 11.36). Wyznaczony przez Kierownika pracownik FR-RMW weryfikuje stopień osiągnięcia założonych wskaźników oraz przygotowuje Kartę zamknięcia projektu FR- RMW, a także wysyła a do Beneficjenta oraz do opiekuna projektu/kierownika FR RKP z informacją o akceptacji wskaźników (lub ewentualnie konieczności lub braku konieczności sporządzenia aneksu do umowy). brak Doprecyzowanie zapisów IZ zrezygnowała z kontroli ex-ante zamówień publicznych Strona 9 z 58

10 Instytucja Zarządzająca RPO WSL jest uprawniona do opiniowania dokumentów wymienionych powyżej w terminach umożliwiających sporządzenie opinii i zastosowanie się beneficjenta do zaleceń Instytucji Zarządzającej RPO WSL (patrz podrozdział 6.1. Kontrola ex-ante zamówień publicznych). Kontrola ex-ante dotyczy zamówień, dla których istnieje obowiązek przekazywania ogłoszeń Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich - tj. dla zamówień powyżej progów ustalonych w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów wydanym na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp. Do weryfikacji tych dokumentów zastosowanie ma lista sprawdzająca załącznik nr Rozdział Kontrola exante zamówień publicznych Przez kontrolę ex-ante zamówień publicznych rozumie się wydanie opinii przez IZ RPO WSL w zakresie zgodności podmiotowej i przedmiotowej dokumentów przedstawionych przez beneficjenta z wnioskiem i umową o dofinansowanie (zgodnie z 13 ust. 6 umowy o dofinansowanie). Kontroli ex-ante podlegają następujące dokumenty: projekt ogłoszenia o zamówieniu, projekt specyfikacji istotnych warunków zamówienia (SIWZ nieobowiązkowo). brak IZ zrezygnowała z kontroli ex-ante zamówień publicznych Wszystkie dokumenty przekazywane przez beneficjenta, dotyczące stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych dekretowane są na Kierownika FR RKPR, który przekazuje otrzymaną dokumentację Koordynatorowi Zespołu. Koordynator Zespołu dekretuje następnie dokumentację na pracowników FR RKPR. IZ RPO WSL jest uprawniona do weryfikowania powyższych dokumentów, w szczególności pod względem zgodności podmiotowej i przedmiotowej z wnioskiem o dofinansowanie, stanowiącym załącznik do umowy o dofinansowanie projektu. Weryfikacja ta następuje zgodnie z listą sprawdzającą, stanowiącą załącznik nr 6.1- poszczególne części tej listy wypełniane są w zależności od rodzaju weryfikowanego dokumentu (jeśli dotyczy - projekt ogłoszenia, projekt SIWZ). Wyznaczeni pracownicy FR RKPR w terminie umożliwiającym wniesienie zmian (nie dłuższym niż 14 dni roboczych od dnia wpłynięcia do WFR któregokolwiek z ww. dokumentów) dokonują ich weryfikacji, w szczególności pod względem zgodności z wnioskiem o dofinansowanie w zakresie podmiotowym i przedmiotowym - zgodnie z zasadą dwóch par oczu. Po przeprowadzeniu weryfikacji pracownik FR RKPR przedkłada listę sprawdzającą do parafowania Koordynatorowi Zespołu a następnie Kierownikowi FR RKPR, który dokonuje akceptacji ewentualnych uwag. W przypadku braku uwag pracownik FR RKPR informuje o tym fakcie beneficjenta np. drogą elektroniczną i odnotowuje ten fakt na liście sprawdzającej (data i sposób przekazania informacji, jeśli dotyczy również imię i nazwisko osoby, której przekazano informację). W przypadku wystąpienia błędów, pracownik FR RKPR sporządza projekt opinii, przedstawia go do parafowania Koordynatorowi Zespołu, do zatwierdzenia Kierownikowi FR RKPR, a następnie przesyła opinię w której wskazuje beneficjentowi wykryte błędy i zaleca ich usunięcie. Strona 10 z 58

11 47. Rozdział Kontrola expost zamówień publicznych 6.2 Kontrola ex-post zamówień publicznych Weryfikacja ex-post dokumentów mających związek z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego przedstawionych wraz z wnioskiem o płatność Weryfikacja ex-post dokumentów mających związek z postępowaniami o udzielenie zamówienia publicznego przedstawionych w wersji elektronicznej wraz z wnioskiem o płatność ma na celu sprawdzenie, czy dokumentacja postępowań wskazuje na uchybienia mogące skutkować korektą finansową. Weryfikacja ta odbywa się równocześnie wraz z weryfikacją części sprawozdawczej i finansowej wniosku o płatność (patrz rozdział 8 Podręcznika Procedur). Procedura ta nie dotyczy projektów realizowanych w ramach priorytetu X Pomoc Techniczna. Za weryfikację ex-post dokumentów mających związek z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego w ramach IZ RPO WSL odpowiada Referat ds. kontroli projektów (FR RKPR). Weryfikacja formalno-rachunkowa trwa do 20 dni roboczych od wpływu wniosku o płatność do momentu przekazania części PZP listy sprawdzającej do FR RPCiN (odpowiednio: załącznik nr 1 do Listy sprawdzającej dotyczącej weryfikacji wniosku Beneficjenta o płatność załącznik 8.3.; załącznik nr 1 do Listy sprawdzającej dotyczącej weryfikacji wniosku Beneficjenta o płatność z wypełnioną jedynie częścią sprawozdawczą załącznik 8.8.; załącznik nr 1 do Listy sprawdzającej dotyczącej weryfikacji Sprawozdania okresowego z działalności funduszu poręczeniowego/ pożyczkowego dokapitalizowanego w ramach RPO WSL załącznik 8.12). 6.1 Kontrola zamówień publicznych Za kontrolę zamówień publicznych w Ramach IZ RPO WSL odpowiada Referat ds. Kontroli Projektów (FR-RKPR). Kontrola ta odbywa się równocześnie wraz z weryfikacją części sprawozdawczej i finansowej wniosku o płatność (patrz rozdział 8 Podręcznika Procedur). Procedura ta nie dotyczy projektów realizowanych w ramach priorytetu X Pomoc Techniczna. Beneficjent, w przypadku wykazania w tabeli D.3 wniosku o płatność nowego zamówienia przeprowadzonego w jednym z trybów przewidzianych w ustawie Prawo zamówień publicznych lub w przypadku nie podlegania beneficjenta pod reżim ustawy Prawo zamówień publicznych w przypadku przeprowadzenia postępowania w oparciu o Wytyczne w sprawie udzielania zamówień, zobowiązany jest zgodnie z pkt 38 Instrukcji Wypełniania Wniosku Beneficjenta o Płatność (załącznik 8.2), przekazać do IZ RPO WSL wraz z wnioskiem o płatność pełną dokumentację z danego postępowania w formie elektronicznej. Kontrola zamówień publicznych odbywa się w siedzibie IZ RPO WSL. Beneficjent składając wniosek o płatność oświadcza, iż przekazana dokumentacji jest kompletna. Kierownik FR-RPCiN/Koordynator FR-RPCiN/ pracownik RPCiN niezwłocznie po otrzymaniu wniosku o płatność zawierającego nieskontrolowane/niezweryfikowane wcześniej zamówienie publiczne przekazuje kserokopię pierwszej strony wniosku o płatność Kierownikowi FR RKPR/ Koordynatorowi FR RKPR. Przekazanie powyższe potwierdzone zostaje w rejestrze obiegu wniosku o płatność (załącznik 8.4). Wprowadzono nową procedurę kontroli zamówień publicznych. Przekazanie kopii pierwszej strony wniosku o płatność do FR RKPR jest potwierdzone przez Kierownika FR RKPR/Koordynatora zespołu FR RKPR w rejestrze obiegu wniosku o płatność (załącznik nr 8.4). Kierownik FR RKPR/Koordynator zespołu FR RKPR po otrzymaniu kopii pierwszej i ostatniej strony wniosku o płatność przekazuje go pracownikom FR RKPR odpowiedzialnym za weryfikację ex-post dokumentów (zgodnie z zasadą dwóch par oczu) mających związek z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego przedstawionych w formie elektronicznej wraz z wnioskiem o płatność. Pracownicy FR RKPR dokonują weryfikacji dokumentów w oparciu o listę sprawdzającą stanowiącą załącznik nr Ponadto pracownicy FR RKPR wypełniają część PZP listy sprawdzającej (odpowiednio: załącznik nr 1 do Listy sprawdzającej dotyczącej weryfikacji wniosku Beneficjenta o płatność załącznik 8.3.; załącznik nr 1 do Listy sprawdzającej dotyczącej weryfikacji wniosku Beneficjenta o płatność z wypełnioną jedynie częścią sprawozdawczą załącznik 8.8.; załącznik nr 1 do Listy sprawdzającej dotyczącej weryfikacji Sprawozdania okresowego z działalności funduszu poręczeniowego/ pożyczkowego dokapitalizowanego w ramach RPO WSL załącznik 8.12). Po wypełnieniu i podpisaniu list sprawdzających przekazuje je do parafowania Koordynatorowi zespołu FR RKPR oraz do zatwierdzenia Kierownikowi FR RKPR. Kierownik FR RKPR/Koordynator FR RKPR niezwłocznie po otrzymaniu kserokopii pierwszej strony wniosku o płatność dekretuje dokumentację na zespół kontrolujący składający się z co najmniej dwóch pracowników FR RKPR. Dekretacja powyższa wskazuje kto będzie kierownikiem zespołu kontrolującego. Kierownik zespołu kontrolującego jest odpowiedzialny za czynności przygotowawcze do kontroli, zebranie informacji o projekcie, koordynację i sprawne przeprowadzenie działań kontrolnych oraz sporządzenie listy sprawdzającej (załącznik 6.2) oraz załącznika 6.1. Wstępne ustalenia kontrolne oraz w zależności od wyniku kontroli pisma informującego o wyniku kontroli (załącznik 6.4) lub informacji pokontrolnej (załącznik 11.10). Kontrolę przeprowadza się z zachowaniem zasady dwóch par oczu. Członkowie zespołu kontrolującego w sposób obiektywny i rzetelny ustalają oraz dokumentują stan faktyczny, mają prawo do żądania od Beneficjenta dodatkowych dokumentów oraz złożenia wyjaśnień związanych z realizacją projektu dofinansowanego ze środków RPO WSL. Zespół kontrolujący w terminie 20 dni roboczych od wpływu wniosku o płatność do IZ RPO WSL przeprowadza kontrolę zamówień publicznych. W przypadku konieczności dokonania korekty wniosku o płatność, uzupełnienia wniosku o płatność, wezwania Beneficjenta o uzupełnienie brakujących dokumentów, sporządzenia opinii prawnej lub wezwania o złożenie wyjaśnień, termin na przeprowadzenie kontroli Strona 11 z 58

12 W przypadku, gdy Beneficjent przedstawił dokumenty mające związek z postępowaniami o udzielenie zamówienia publicznego wraz z wnioskiem o płatność końcową a dany projekt będzie podlegał kontroli na miejscu na zakończenie realizacji, zamówienie/zamówienia nie podlega weryfikacji (będzie podlegać pełnej kontroli na miejscu realizacji projektu) co jest odnotowywane w części PZP listy sprawdzającej (odpowiednio: załącznik nr 1 do Listy sprawdzającej dotyczącej weryfikacji wniosku Beneficjenta o płatność załącznik 8.3.; załącznik nr 1 do Listy sprawdzającej dotyczącej weryfikacji wniosku Beneficjenta o płatność z wypełnioną jedynie częścią sprawozdawczą załącznik 8.8.; załącznik nr 1 do Listy sprawdzającej dotyczącej weryfikacji Sprawozdania okresowego z działalności funduszu poręczeniowego/ pożyczkowego dokapitalizowanego w ramach RPO WSL załącznik 8.12). Po zatwierdzeniu list sprawdzających Kierownik FR RKPR/ Koordynator zespołu FR RKPR/ pracownik FR RKPR przekazuje je Kierownikowi FR RPCiN / Koordynatorowi zespołu FR RPCiN /pracownikowi FR RPCiN. Przekazanie wyniku weryfikacji poprawności przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego dokumentowany jest w rejestru obiegu wniosku o płatność. Ponadto przekazanie zostaje potwierdzone podpisem Kierownika FR RPCiN /Koordynatora zespołu FR RPCiN /pracownika FR RPCiN na kopii pierwszej strony wniosku o płatność. W przypadku, gdy weryfikacja dokumentów wskazuje na uchybienia mogące skutkować korektą finansową uruchomiona zostaje procedura kontroli doraźnej zgodnie z rozdziałem Podręcznika Procedur, ale w tym przypadku nie jest wymagana notatka o konieczności przeprowadzenia kontroli doraźnej - kontrole doraźne przeprowadzane w wyniku weryfikacji dokumentów wszczynane są na podstawie zatwierdzonej części "PZP" listy sprawdzającej (odpowiednio: załącznik nr 1 do Listy sprawdzającej dotyczącej weryfikacji wniosku Beneficjenta o płatność załącznik 8.3.; załącznik nr 1 do Listy sprawdzającej dotyczącej weryfikacji wniosku Beneficjenta o płatność z wypełnioną jedynie częścią sprawozdawczą załącznik 8.8.; załącznik nr 1 do Listy sprawdzającej dotyczącej weryfikacji Sprawozdania okresowego z działalności funduszu poręczeniowego/ pożyczkowego dokapitalizowanego w ramach RPO WSL załącznik 8.12)" Do czasu ustalenia wyniku kontroli doraźnej zamówienia wstrzymana zostaje wypłata środków w ramach zakwestionowanego zamówienia/ zamówień w wysokości odpowiadającej wartości potencjalnej korekty finansowej Kontrola ex-post zamówień publicznych Kontrole ex-post zamówień publicznych odbywają się w trakcie kontroli na miejscu realizacji projektu lub na dokumentach w siedzibie IZ RPO WSL. Jeśli kontrole te wynikają z wniosków z weryfikacji ex-post dokumentów mających związek z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego przedstawionych wraz z wnioskiem o zostaje wstrzymany do czasu uzyskania stosownych wyjaśnień/dokumentów. Wykonanie czynności kontrolnych potwierdza lista sprawdzająca sporządzana w trakcie wykonywania czynności kontrolnych (załącznik nr 6.2) oraz załącznik nr 6.1. Wstępne ustalenia kontrolne. Jeśli kontrola zakończyła się wynikiem bez zastrzeżeń, zespół kontrolujący wraz z listą sprawdzającą (załącznik 6.2) i załącznikiem 6.1 Wstępne ustalenia kontrolne sporządza pismo informujące o wyniku kontroli (załącznik 6.4). Dokumenty te, podpisane przez zespół kontrolujący, niezwłocznie przedkładane są Koordynatorowi Zespołu FR RKPR, a następnie Kierownikowi FR RKPR, który dokonuje akceptacji ewentualnych uwag. Wynik kontroli niezwłocznie zamieszczany jest w systemie SIWIZ i SIMIK. Po zatwierdzeniu listy sprawdzającej (załącznik 6.2), załącznika nr 6.1 Wstępne ustalenia kontrolne oraz pisma informującego o wyniku kontroli przez Kierownika FR RKPR zespół kontrolujący niezwłocznie przekazuje załącznik 6.1 Kierownikowi FR-RPCiN/ Koordynatorowi FR-RPCiN/ pracownikowi RPCiN (przekazanie powyższe potwierdzone zostaje w rejestrze obiegu wniosku o płatność - załącznik 8.4) oraz przekazuje beneficjentowi pismo informujące o wyniku kontroli (załącznik 6.4). Lista sprawdzająca (załącznik 6.2) przechowywana jest w teczce kontroli w FR RKPR. Jeśli kontrola zakończyła się z wynikiem z istotnymi zastrzeżeniami lub z nieistotnymi zastrzeżeniami zespół kontrolujący sporządza listę sprawdzającą (załącznik 6.2) oraz załączniki 6.1 Wstępne ustalenia kontrolne. Dokumenty te, podpisane przez zespół kontrolujący, niezwłocznie przedkładane są Koordynatorowi Zespołu FR RKPR, a następnie Kierownikowi FR RKPR, który dokonuje akceptacji ewentualnych uwag. Kontrola niezwłocznie rejestrowana jest w SIWIZ. Po zatwierdzeniu listy sprawdzającej (załącznik 6.2) oraz załącznika nr 6.1 Wstępne ustalenia kontrolne przez Kierownika FR RKPR zespół kontrolujący niezwłocznie przekazuje załącznik 6.1 Kierownikowi FR- RPCiN/Koordynatorowi FR-RPCiN/ pracownikowi RPCiN (przekazanie powyższe potwierdzone zostaje w rejestrze obiegu wniosku o płatność - załącznik 8.4). Załącznik nr 6.1 Wstępne ustalenia kontrolne zawiera precyzyjne informacja wskazujące w których zamówieniach wstrzymane zostały środki do wypłaty oraz w jakiej wysokości (wyrażone w procentach lub kwotowo). Do czasu ustalenia wyniku kontroli zamówienia wstrzymana zostaje wypłata środków w ramach zakwestionowanego zamówienia/ zamówień w wysokości odpowiadającej wartości potencjalnej korekty finansowej. Lista sprawdzająca (załącznik 6.2) przechowywana jest w teczce kontroli w FR RKPR. W terminie 21 dni kalendarzowych (licząc od daty sporządzenia listy sprawdzającej 6.2.) zespół kontrolujący sporządza informację pokontrolną z przeprowadzonej kontroli Strona 12 z 58