Czy Zamawiający dostarczy bazę adresową wszystkich sądów i prokuratur?

Transkrypt

1 B IURO R ZE C ZN IKA PRAW O B YWATE LSKICH Warszawa, dnia 3 czerwca 2015 r. BDG WZP Do Uczestników postępowania Na podstawie art. 38 ust. 2 ustawy Prawo zamówień Publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2013 r., poz. 907 ze zm.), w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego na przeprowadzenie badania społecznego Dostępność wymiaru sprawiedliwości dla osób z niepełnosprawnościami, poniżej przedstawiam treść złożonych pytań Wykonawców wraz z odpowiedziami: Pytanie nr 1: Czy Zamawiający w jakiś sposób poinformuje sądy i prokuratury o toczącym się badaniu (chodzi o fakt uwiarygodnienia badania np. pismo, list intencyjny)? Czy Zamawiający dostarczy bazę adresową wszystkich sądów i prokuratur? Czy dobór próby losowanie konkretnych jednostek jest po stronie Wykonawcy, czy Zamawiającego? Z kim ma być realizowany wywiad CATI w sądach? Czy wywiad CATI ma być przeprowadzony z prezesem wylosowanego sądu czy dowolnym sędzią orzekającym z tego sądu? Z kim ma być realizowany wywiad CATI w prokuraturach Czy wywiad CATI ma być przeprowadzony z prokuratorem rejonowym/ okręgowym wylosowanej jednostki czy dowolnym prokuratorem z tej jednostki? Odpowiedzi: Zamawiający w projektach badawczych, które tego wymagają, współpracuje z Wykonawcą w zakresie ułatwienia dotarcia do respondentów. Zazwyczaj Wykonawca przygotowuje pismo przewodnie do badania na podpis przedstawiciela Zamawiającego. Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich Al. Solidarności Warszawa Tel. centr. (+48 22) Infolinia obywatelska biurorzecznika@brpo.gov.pl

2 Informacje teleadresowe sądów są dostępne za pośrednictwem strony internetowej Kontakty do prokuratur są dostępne za pośrednictwem strony 1/jednostki-podlegle-1.html można również skorzystać z listy teleadresowej prokuratur na stronie Losowanie jednostek do próby leży po stronie Wykonawcy. Wywiady w sądach i prokuraturach mają być przeprowadzone zgodnie z informacją w SIWZ odpowiednio z sędziami i prokuratorami bezpośrednio zaangażowanymi w postępowania procesowe. Pytanie 2: W wymogach dotyczących dysponowania osobami: Kierownik projektu: w okresie ostatnich pięciu lat przed dniem składania ofert kierował/ła co najmniej trzema projektami badawczymi o charakterze społecznym (wyłączając badania marketingowe), realizowanymi z zastosowaniem technik ilościowych i jakościowych, obejmującymi analizę danych i opracowanie końcowego raportu z badań, w tym co najmniej jednego projektu badawczego o charakterze społecznym (wyłączając badania marketingowe), który wymagał przeprowadzenia wywiadów z przedstawicielami jednej z trudnodostępnych grup zawodowych tj. prokuratorów, sędziów, adwokatów, lekarzy, wyższych urzędników administracji państwowej i samorządowej. Rozumiemy, że wymagają Państwo tylko oświadczenia. Nie wymagane są dokument potwierdzające, że kierownik, kierował badaniem wśród trudnodostępnych grup zawodowych tj. prokuratorów, sędziów, adwokatów, lekarzy, wyższych urzędników administracji państwowej i samorządowej? Odpowiedź: Zamawiający na potwierdzenie warunku dysponowania osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, w szczególności określonego w rozdziale V. pkt Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, żąda dokumentów wymienionych w rozdziale VI. pkt 1.1. i 1.2. Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, to jest oświadczenia na formularzu OFERTA /BR-1/ i wykazu osób /BR-4/

3 Pytanie 3: Zwracamy się do Państwa z zapytaniem: Przetarg został ogłoszony 1 czerwca 2015 roku, natomiast składanie ofert jest przewidziane na 9 czerwca 2015 roku. Jest to przetarg wymagający do zamawiającego przygotowania 4 narzędzi. 2 do badania jakościowego i 2 do badania ilościowego. Nie jest to przetarg, gdzie cena stanowi 100%, jest to przetarg, gdzie cena to 40%, a 60% stanowi merytoryka zaproponowana przez zamawiającego. Mając w perspektywie święto 4 czerwca (Boże Ciało) oraz fakty, że dużo firm ma z założenia 5 czerwiec wolne, tak naprawdę na napisanie merytorycznej oferty jest tylko 4 dni robocze. Czy w tej sytuacji istnieje możliwość przesunięcia terminu składania ofert? Odpowiedź: Zamawiający dokonał we wnioskowanym zakresie zmiany specyfikacji istotnych warunków zamówienia w dniu r. i ogłosił w Biuletynie Zamówień Publicznych w dniu r. Pytanie 4: 1. Czy w ramach usługi, Zamawiający przekaże próbę lub bazę zawierającą dane kontaktowe (telefon służbowy, osobisty adres lub inne informacje umożliwiający bezpośredni kontakt) sędziów i prokuratorów, którzy potencjalnie mogą zostać objęci badaniem, czy jedynie dane instytucji, z których mają pochodzić respondenci? 2. Istnieją uzasadnione obawy, co do możliwości uzyskania zgody respondenta na realizację wywiadu, w sytuacji gdy zapis rozmowy ma być przekazany instytucji zlecającej badanie, o czym badacz ma obowiązek poinformować. Czy dopuszczają Państwo możliwość odstąpienia od tego wymogu? (został on zapisany w Opisie przedmiotu zamówienia dot. postępowania BDG- WZP w części dotyczącej realizacji wywiadów indywidualnych z sędziami i osobami niepełnosprawnymi). Sądzimy, że może to znacząco utrudnić rekrutację. Odpowiedzi: Zamawiający nie dysponuje danymi teleadresowymi sędziów i prokuratorów. Dane sądów i prokuratur są dostępne pod linkami podanymi w odpowiedzi na pyt. 1. Zamawiający dopuszcza sytuację odmowy nagrywania wywiadu w wyjątkowych sytuacjach. Oczekuje wówczas od Wykonawcy informacji o takim przypadku, terminie wywiadu oraz - 3 -

4 sporządzenia przez Wykonawcę dokładnej notatki z treści wywiadu bezpośrednio po przeprowadzonym wywiadzie i następnie przekazania jej do wiadomości Zamawiającego. Pytanie 5: 1. Zamawiający w SIWZ wymaga, aby skład zespołu badawczego wchodziła: Co najmniej jedna osoba pełniąca funkcję kierownika projektu, która: posiada wyższe wykształcenie socjologiczne, Instrumenty wykorzystywane i specyficzne w naukach psychologicznych, ekonomicznych lub innych naukach społecznych nie są przewidziane w tym projekcie badawczym. Z tego względu zapis dotyczący wykształcenia wyższego socjologicznego dla kierownika projektu jest zapisem określającym kompetencje potrzebne do realizacji zadania. Prosimy o wyjaśnienie przyczyn, dla których Zamawiający wykluczył możliwość kierowania zespołem przez osoby z wykształceniem psychologicznym. Jest dla nas oczywistym, iż w niniejszym projekcie nie zakłada się wykorzystania instrumentów specyficznych wykorzystywanych w naukach psychologicznych, ekonomicznych lub innych. Nie jest dla nas natomiast zrozumiałe, an jakiej podstawie Zamawiający zakłada, iż osoby legitymujące się wykształceniem psychologicznym nie posiadają kwalifikacji i kompetencji w zakresie narzędzi wykorzystywanych w socjologii, jeżeli dodatkowo oprócz wykształcenia formalnego posiadają udokumentowane wieloletnie doświadczenie w realizacji badań społecznych (wykorzystujących narzędzia socjologiczne), doświadczenie w zakresie pełnienia funkcji kierowania projektu, eksperta ds.. badań, badacza w licznych badaniach społecznych (socjologicznych). Pragniemy również podkreślić, iż zajęcia z konstrukcji narzędzi socjologicznych oraz wnioskowania statystycznego stanowią ważny element toku studiów na kierunku psychologia społeczna. Warto zwrócić uwagę, iż w świetle zapisów SIWZ, funkcji kierownika projektu w przedmiotowym badaniu nie mogliby np. pełnić prof. Janusz Czapiński (psycholog społeczny) i prof. Tomasz Panek (ekonomista) autorzy, twórcy i kierujący największym w Polsce projektem socjologicznym jakim jest Diagnoza Społeczna. W kolejnym już postępowaniu przetargowym zwracamy się z uprzejmą prośbą o zmianę zapisów SIWZ w zakresie wymogów stawianych kierownikowi projektu, tak, by nie były one dyskryminujące w stosunku do osób posiadających wykształcenie inne niż socjologiczne a posiadających wieloletnie doświadczenie w realizacji i kierowaniu badań społecznych z wykorzystaniem narzędzi socjologicznych. Jeżeli Zamawiający wyklucza możliwość zmiany w tym zakresie prosimy o precyzyjne wyjaśnienie, jakie konkretnie kompetencje (w rozumieniu wiedzy, - 4 -

5 umiejętności, doświadczenia) oczekuje się od kierownika projektu w niniejszym postępowaniu i na jakiej podstawie zakłada, iż kompetencji tych nie posiadają osoby z wykształceniem innym niż socjologiczne. 2. Zamawiający zakłada w SIWZ, iż techniką badawczą wykorzystaną w badaniu ilościowym będą wywiady telefoniczne wspomagane komputerowe (CATI). Respondentami mają być sędziowie oraz prokuratorzy sądów okręgowych, rejonowych oraz apelacyjnych. Przygotowując się do złożenia oferty w niniejszym postępowaniu, dokonano rozeznania w zakresie możliwości realizacji badania z tak określoną grupą respondentów. Rozmawiano z osobami, które realizowały projekty socjologiczne z sędziami i prokuratorami oraz rozmawiano z sekretariatami Prezesów trzech sądów różnych instancji. Z zebranych informacji wynika, iż należy liczyć się z ogromnymi trudnościami w procesie dotarcia do respondentów. Kontakt z sędziami i prokuratorami możliwy jest jedynie za pośrednictwem Prezesa Sądu/ Prokuratury, w gestii którego będzie wylosowanie sędziów, pozyskanie od nich zgody na udział w badaniu oraz przekazanie do nich telefonu. Jeżeli ten krok się powiedzie, kolejnych trudności należy spodziewać się na etapie aranżacji rozmowy telefonicznej. Z racji charakteru wykonywanych zadań, trudno będzie złapać respondentów po telefonem służbowym, a na przekazanie telefonów prywatnych Wykonawca nie może liczy. Wszyscy nasi rozmówcy sugerowali, realizaję badania w formie ankiet wypełnianych samodzielnie (ankiety papierowe lub CAWI), które po pozyskaniu zgody kierownictwa Sądu/ Prokuratury mogą być przesłane zainteresowanym (tak, aby mogli je w wolne chwili wypełnić). Podkreślano, iż wszystkie realizowane dotychczas badania prowadzone były w tej formie. Jako możliwe formy kontaktu wskazano również organizowane cyklicznie szkolenia dla sędziów/prokuratorów. Mając powyższe na uwadze, zwracamy się z pytaniem, czy w przypadku obiektywnych przeszkód realizacji badania techniką CATI, Zamawiający dopuści możliwość realizacji projektu innymi technikami techniką ankiety mailowej (CAWI) oraz techniką wywiadu bezpośredniego lub ankiety do samodzielnego wypełnienia realizowanej w formie papierowej (PAPI). 3. W przypadku wywiadów pogłębionych z osobami niepełnosprawnymi Zamawiający zakłada, iż pierwszym źródłem kontaktu o takich osobach mają być sekretariaty wylosowanych wydziałów sądów, drugim zaś ośrodki pomocy społecznej. Zwracamy uwagę, iż w świetle obowiązujących przepisów o ochronie danych osobowych pozyskanie informacji kontaktowych od wyżej wymienionych instytucji będzie niemożliwe, oznaczałoby złamania prawa przez te instytucje. Pozostaje więc jedynie trzecie źródło informacji, gdzie pozyskanie takich danych, również z tego samego powodu, może być utrudnione. Liczyć możemy tu jedynie na rekrutację za pośrednictwem tych organizacji (co zależeć będzie od ich dobrej woli). W związku z powyższym zwracamy się z - 5 -

6 prośbą zmianę zapisów SIWZ w tym zakresie i dopuszczenie metody rekrutacji za pośrednictwem organizacji pozarządowych jako metody wyjściowej. 4. Mając na uwadze przedmiot badania (tematyka bardzo wrażliwa) jaki grupy respondentów, jakie zostały wyszczególnione w SIWZ (prokuratorzy, sędziowie, osoby niepełnosprawne przewijające się przez wymiar sprawiedliwości) założyć należy ogromne trudności na etapie realizacji badań związane głównie z: a) możliwością dotarcia do respondentów b) w zakresie pozyskania zgody na udział w badaniu Mając powyższe na uwadze, zwracamy się do Zamawiającego z pytaniem, w jaki sposób rozliczany będzie wykonawca projektu, któremu z przyczyn obiektywnych nie uda się zrealizować zakładanej liczby wywiadów? Czy Zamawiający może rozważyć zmniejszenie zakładanych prób badawczych (np. do minimalnego poziomu 100 wywiadów ilościowych z prokuratorami, 100 z sędziami i 12 IDI z sędziami oraz 12 IDI z osobami niepełnosprawnymi)? Czy Zamawiający może w zapisach Umowy uzależnić Wynagrodzenie Wykonawcy od rzeczywiście zrealizowanej liczby wywiadów (w przedziale między minimum a optimum) na podstawie jednostkowego cennika przedstawionego przez Wykonawcę? Odpowiedzi: 1. Zamawiający udzieli odpowiedzi po r. 2. Zamawiający dopuszcza realizację wywiadów CATI również metodą CAWI i PAPI jeżeli tego rodzaju technika ułatwiłaby dotarcie do respondentów a zmieściła się w przewidzianym na badanie budżecie. Istotne jest, aby wszystkie wywiady zostały zrealizowane jedną techniką zbierania danych. 3. Zamawiający udzieli odpowiedzi po r. 4. Zamawiający udzieli odpowiedzi po r. PRZEWODNICZĄCY KOMISJI PRZETARGOWEJ /-/ Adriana Urbanik (własnoręczny podpis na oryginale dokumentu w aktach sprawy) - 6 -