Do Wykonawców. Wrocław, r.

Transkrypt

1 Do Wykonawców Wrocław, r. ZP/PN/125/2014/WIM/3409 Dotyczy: postępowania o zamówienie publiczne na Usługę polegającą na uruchomieniu oraz kompleksowej eksploatacji samoobsługowej wypożyczalni rowerów publicznych we Wrocławiu. Działając w trybie art. 38 ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 9 sierpnia 2013 r., poz. 907, z późn. zm.), Zamawiający przekazuje treść zapytań do specyfikacji istotnych warunków zamówienia wraz z wyjaśnieniami. W przedmiotowym postępowaniu wpłynęły w dniu r. następujące zapytania: Pytanie nr 8 Zgodnie ze Specyfikacją Istotnych Warunków Zamówienia III. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Prawo opcji 1. Prawem opcji objęte jest uruchomienie oraz kompleksowa eksploatacja podsystemu wchodzącego w skład WRM, obejmującego nie więcej niż 350 rowerów udostępnianych na 35 stacjach rowerowych (35 modułów WRM) 2. Zamawiającemu przysługuje prawo skorzystania z opcji zamówienia podsystemu WRM jednokrotnie dla każdego z następujących pięciu okresów realizacji umowy: 1) od r. 2) od r. 3) od r. 4) od r. 5) od r. Prosimy o modyfikację przez Zamawiającego treści SIWZ poprzez o uzupełnienie harmonogramu, w którym Zamawiającemu przysługuje prawo skorzystania z opcji zamówienia podsystemu WRM, o termin od Odpowiedź nr 8 Zamawiający nie dokona modyfikacji zapisów SIWZ dotyczących pkt III Opis Przedmiotu Zamówienia w zakresie proponowanym przez Wykonawcę. Pytanie nr 9 Zgodnie ze Specyfikacją Istotnych Warunków Zamówienia VIII. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS DOKONYWANIA OCENY ICH SPEŁNIENIA 1.2 Posiadania wiedzy i doświadczenia. Warunek ten zostanie spełniony jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, uruchomił i zapewnił kompleksową

2 eksploatację przez co najmniej 3 miesiące co najmniej 1 systemu bezobsługowej wypożyczalni rowerów miejskich obejmującego co najmniej 300 rowerów i 30 stacji rowerowych. Prosimy o modyfikację przez Zamawiającego treści SIWZ poprzez dookreślenie warunku posiadania wiedzy i doświadczenia w sposób następujący: Warunek ten zostanie spełniony jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, uruchomił i zapewnił kompleksową eksploatację przez co najmniej 12 miesięcy co najmniej 1 systemu bezobsługowej wypożyczalni rowerów miejskich Wrocławski Rower Miejski będzie jednym z największych, pod względem wielkości, systemów rowerów publicznych w Polsce, niezbędne jest więc aby projekt był dobrze przygotowany i należycie realizowany przez całą długość trwania kontraktu. Mamy w Polsce oraz zagranicą przykłady projektów, które mimo uruchomienia, po kilku-kilkunastu miesiącach kończyły się niepowodzeniem i spektakularną klapą oraz zamknięciem (m.in. w 2013 roku system w Krakowie, czy w 2014 roku w Moskwie). Warto więc, czerpiąc z dobrych praktyk i doświadczeń innych miast, poczynić odpowiednie założenia, w tym m.in. dotyczące okresu funkcjonowania projektu, który stanowić będzie potwierdzenie odpowiedniego doświadczenia i kompetencji potencjalnego wykonawcy. Dla przykładu, ZTM w Warszawie zamawiając w 2012 roku system na WRP Veturilo wymagał doświadczenia w dostarczeniu i zarządzaniu systemem przez okres 24 miesięcy! Warto podkreślić, że w postępowaniu tym, mimo tak postawionych wymogów wystartowało kilku zainteresowanych wykonawców. Dlatego też wymaganie okresu 12 miesięcznego doświadczenia w kompleksowej eksploatacji systemu wypożyczalni rowerów publicznych wydaje się być warunkiem rozsądnym i odpowiednim. Pragniemy zauważyć, że tylko i wyłącznie w interesie Zamawiającego jest wykazanie się przez Wykonawcę odpowiednim doświadczeniem, dającym gwarancję należytego wykonania Zamówienia, tj. uruchomienia, a następnie kompleksowej eksploatacji systemu przez 4 sezony. Odpowiedź nr 9 Zamawiający nie dokona modyfikacji zapisów SIWZ dotyczących warunku posiadania wiedzy i doświadczenia w zakresie proponowanym przez Wykonawcę. Pytanie nr 10 PRAWO OPCJI 4 1. Zamawiającemu przysługuje prawo skorzystania z opcji zamówienia podsystemu WRM jednokrotnie dla każdego z następujących pięciu okresów realizacji umowy: 1) od r. 2) od r. 3) od r. 4) od r. 5) od r. 2. Prawem opcji objęte jest uruchomienie oraz kompleksowa eksploatacja podsystemu wchodzącego w skład WRM obejmującego nie więcej niż 350 rowerów udostępnianych na 35 stacjach rowerowych. 3. Warunkiem uruchomienia prawa opcji jest oświadczenie woli Zamawiającego, który ma prawo złożyć pisemne zamówienie wykraczające poza wielkość usługi stanowiącej zamówienie podstawowe. Skorzystanie z prawa opcji w każdym z przypadków wymaga, aby Zamawiający złożył oświadczenie o woli skorzystania z prawa opcji co najmniej na 30 dni przed początkiem jednego z okresów wskazanych w ust. 1. Skorzystanie z prawa opcji nie wymaga podpisania dodatkowej umowy. Prosimy o modyfikację przez Zamawiającego treści SIWZ poprzez doprecyzowanie, że w razie rozwoju systemu WRM przez Wykonawcę, Zamawiający obligatoryjnie uruchomi prawo opcji. Strona 2/6

3 Odpowiedź nr 10 Zamawiający nie dokona modyfikacji zapisów SIWZ dotyczących 4 projektu Pytanie nr 11 WYNAGRODZENIE Należne wynagrodzenie wypłacane będzie przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy w... nr... na podstawie faktury VAT, w terminie 30 dni od daty otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury. Prosimy o modyfikację przez Zamawiającego treści SIWZ poprzez skrócenie okresu wypłacania wynagrodzenia optymalnie do 21 dni od daty otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury. Zwracamy się o skrócenie okresu, po którym Zamawiający dokonuje płatności za usługę. Jest to kolejny element kosztotwórczy, który warto ograniczyć do minimum. Odpowiedź nr 11 Zamawiający nie dokona modyfikacji zapisów SIWZ dotyczących 14 projektu Pytanie nr 12 ZABEZPIECZENIE NALEŻYTEGO WYKONANIA UMOWY Wykonawca wniósł zabezpieczenie należytego wykonania umowy, w formie..., w wysokości 10% całkowitego wynagrodzenia wskazanego w ofercie, tj zł (słownie: złotych). Prosimy o modyfikację przez Zamawiającego treści SIWZ poprzez zmniejszenie wysokości zabezpieczenia należytego wykonania umowy do 3% (maksymalnie 5%) całkowitego wykonania wynagrodzenia. Podobny procentowy wymóg (dokładnie 3%) zapisywany był m.in. w SIWZ innych dużych postępowań na uruchomienie i obsługę systemów rowerów miejskich, m.in. w Warszawie. Wymaganie zabezpieczenia w tak dużym procencie w stosunku do całości wartości umowy 10%, a więc w wysokości nawet około 1,5 mln zł, spowoduje znaczne wzrost kosztów obsługi takiego zabezpieczenia dla Wykonawcy i podniesie kwotę oferty. Zamraża to wykonawcy znaczne środki finansowe na długi okres. Wysokie są również koszty gwarancji. Odpowiedź nr 12 Zamawiający nie dokona modyfikacji zapisów SIWZ dotyczących 15 projektu Pytanie nr 13 Zgodnie z Załącznikiem nr 1 do umowy Uszczegółowienie Wybranych Wymagań dla Systemu WRM IV WYMAGANIA DOTYCZĄCE BIURA OBSŁUGI KLIENTA (BOK) 1) Wykonawca we własnym zakresie i na własny koszt, zapewniając m.in. stosowne pomieszczenia, uruchomi Biuro Obsługi Klienta (BOK) które winno funkcjonować co najmniej w okresie, w którym rowery będą udostępnione klientom WRM. 2) Klienci muszą mieć zapewnioną możliwość kontaktu z BOK: a) przy pomocy połączenia telefonicznego oraz poczty elektronicznej ( ) co najmniej od poniedziałku do piątku w godz. od 6.00 do 18.00, w soboty, niedziele i święta państwowe od 7.00 do 15.00, b) poprzez połączenie głosowe i mailowe poza godzinami pracy BOK, c) w formie kontaktu bezpośredniego w BOK minimalnie dwa razy w tygodniu przez 10 godzin, w tym co najmniej raz w godz i co najmniej raz w godz Wnioskujemy o modyfikację SIWZ i doprecyzowanie, że Zamawiający wymaga funkcjonowania całodobowej telefonicznej obsługi klienta. W doświadczeń w Strona 3/6

4 funkcjonowaniu bezobsługowych wypożyczalni rowerów publicznych na rynku polskim wynika, że w godzinach od 18:00 do 6:00 rano (oraz w godzinach 15:00 do 7:00), a więc w porach, w których Zamawiający założył, że obsługa telefoniczna BOK będzie nieczynna, dokonywanych jest nawet ok. 50% wypożyczeń rowerów (z czego nawet ok. 20% wypożyczeń w godzinach po 22:00 i przed 6:00)! W związku z tym w pełni uzasadnione jest wymaganie uruchomienia usługi Call Center w wymiarze zdecydowanie większym. W chwili obecnej standardem w większości systemów w Polsce jest obsługa 24 godzin na dobę. Również w godzinach nocnych dochodzi o ponadprzeciętnie dużej ilości zdarzeń polegających na dewastacjach i aktach wandalizmu w stosunku do stacji rowerów publicznych i bardzo wskazane jest, aby była możliwość szybkiego kontaktu z operatorem systemu. Odpowiedź nr 13 Zamawiający, zgodnie z art. 38 ust. 4 ustawy Pzp, dokonuje modyfikacji: rozdziału IV pkt 2) załącznika nr 1 do projektu umowy, będącego załącznikiem nr 7 do SIWZ w następujący sposób: Jest: a) przy pomocy połączenia telefonicznego oraz poczty elektronicznej ( ) co najmniej od poniedziałku do piątku w godz. od 6.00 do 18.00, w soboty, niedziele i święta państwowe od 7.00 do 15.00, b) poprzez połączenie głosowe i mailowe poza godzinami pracy BOK, c) w formie kontaktu bezpośredniego w BOK minimalnie dwa razy w tygodniu przez 10 godzin, w tym co najmniej raz w godz i co najmniej raz w godz Powinno być: a) przy pomocy połączenia telefonicznego oraz poczty elektronicznej ( ) od poniedziałku do niedzieli, również w dni wolne od pracy - 24 godz. na dobę b) poprzez połączenie głosowe i mailowe od poniedziałku do niedzieli, również w dni wolne od pracy 24 godz. na dobę, c) w formie kontaktu bezpośredniego w BOK minimalnie dwa razy w tygodniu przez 10 godzin, w tym co najmniej raz w godz i co najmniej raz w godz Pytanie nr 14 Zgodnie z Załącznikiem nr 1 do umowy Uszczegółowienie Wybranych Wymagań dla Systemu WRM V WYMAGANIA W ZAKRESIE MONITOROWANIA SYSTEMU WRM 5) Wykonawca udostępni zamawiającemu 3 stanowiska do monitorowania systemu WRM zlokalizowane w siedzibie Zamawiającego. Wymagania odnośnie komputerów i monitorów: b) monitor (parametry minimalne): - ekran ciekłokrystaliczny z aktywną matrycą TFT - 22 cale, - wielkość plamki 0,248 mm, - jasność 250 cd/m 2, - kąt widzenia (poziom/pion) 160/170 stopni, - czas reakcji matrycy max. 5 ms (od czerni do bieli), - rozdzielczość , - złącza 15-stykowe analogowe D-Sub i cyfrowe SVI-D, 2 szt. USB, - zużycie energii max. 24/0,3 W, - gwarancja 3 lata. Wnioskujemy o modyfikację SIWZ i doprecyzowanie, że ekran monitora może być: 22 cale lub większy Z naszego rozeznania rynkowego wynika, że monitor o wskazanych przez Zamawiającego parametrach jest niedostępny w wersji 22 calowej. Prosimy o Strona 4/6

5 potwierdzenie, że Wykonawca ma możliwość dostarczenia monitora o matrycy większej aniżeli 22 cale. Odpowiedź nr 14 Zamawiający nie dokona modyfikacji SIWZ proponowanej przez Wykonawcę. Jednocześnie Zamawiający wyjaśnia, że użyty zwrot monitory (parametry minimalne) ekran ciekłokrystaliczny z aktywną matrycą TFT - 22 cale, oznacza, że ekran monitora musi mieć wielkość 22 cale lub większą. Pytanie nr 15 Zgodnie z Załącznikiem nr 2 do umowy Lista stacji WRM Lokalizacje stacji wymagać będą montażu 10 wysp separacyjnych wg schematu wskazanego poniżej. Prosimy o doprecyzowanie, które lokalizacje mogą wymagać montażu wysp separacyjnych? Odpowiedź nr 15 Zamawiający informuje, że wyspy separujące zostaną zastosowane w sytuacji gdy stacja rowerowa zostanie zlokalizowana w obszarze jezdni. W złożonej ofercie należy uwzględnić koszt montażu 10 wysp separacyjnych na nawierzchniach kamiennych i asfaltowych. Dokładne ustalenie miejsc, w których konieczna będzie lokalizacja wysp separujących, powiązane jest z wyborem miejsc opcjonalnych pod stacje, który będzie dokonany przez Wykonawcę w porozumieniu z Zamawiającym. Pytanie nr 16 Zgodnie z Załącznikiem nr 1 do SIWZ FORMULARZ OFERTOWY PRZETARG NIEOGRANICZONY na Usługę polegającą na uruchomieniu oraz kompleksowej eksploatacji samoobsługowej wypożyczalni rowerów publicznych we Wrocławiu : Miesięczne wynagrodzenie ryczałtowe nie zawierające podatku VAT za jeden moduł wynosi... zł Zgodnie z Załącznikiem nr 2 do SIWZ Formularz cenowy: 1. Miesięczne wynagrodzenie ryczałtowe za jeden moduł (M) nie uwzględniające podatku VAT... zł Prosimy o potwierdzenie, że obydwa wykropkowane do wypełnienia pola zarówno to z Załącznika nr 1 do SIWZ jak i to z Załącznika nr 2 do SIWZ są tożsame, tzn. dotyczą tego samego miesięcznego wynagrodzenia ryczałtowego za 1 moduł. Odpowiedź nr 16 Zamawiający potwierdza, że obydwa wykropkowane do wypełnienia pola zarówno to z Załącznika Nr 1 jak i z Załącznika nr 2 do SIWZ dotyczą miesięcznego wynagrodzenia ryczałtowego nie uwzględniającego podatku VAT za jeden moduł. Pytanie nr 17 Zgodnie ze Specyfikacją Istotnych Warunków Zamówienia III. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Prawo opcji 4. Warunkiem uruchomienia prawa opcji jest oświadczenie woli Zamawiającego, który ma prawo złożyć pisemne zamówienie wykraczające poza wielkość usługi stanowiącej zamówienie podstawowe. Skorzystanie z prawa opcji w każdym z przypadków wymaga, aby Zamawiający złożył oświadczenie o woli skorzystania z prawa opcji co najmniej na 30 dni przed początkiem jednego z okresów wskazanych w pkt Zamawiający przewiduje uzależnienie skorzystania z prawa opcji od oceny czy w okresie ostatniego półrocza nastąpił wzrost zainteresowania klientów systemu WRM korzystaniem z systemu WRM. Miernikiem wzrostu popytu będzie liczba dodatkowych stacji rowerowych i rowerów, które zostały przez Wykonawcę dołączone funkcjonalnie do systemu WRM w trybie określonym w 9 ust. 7 umowy. Prosimy o modyfikację przez Zamawiającego treści SIWZ poprzez doprecyzowanie, że w razie rozwoju systemu WRM przez Wykonawcę, Zamawiający obligatoryjnie uruchomi prawo opcji. Strona 5/6

6 Odpowiedź nr 17 Zamawiający nie dokona modyfikacji zapisów SIWZ dotyczących pkt III Opis Przedmiotu Zamówienia - Prawo opcji w zakresie proponowanym przez Wykonawcę. Pytanie nr 18 WYNAGRODZENIE 14 Prosimy o modyfikację przez Zamawiającego treści SIWZ poprzez doprecyzowanie, że również przy uruchamianiu dodatkowych modułów stacji w ramach prawa opcji, wysokość wynagrodzenia Wykonawcy za uruchomienie danej, pojedynczej stacji, będzie podobnie jak przy pierwszej transzy wynagrodzenia za postawienie systemu WRM, wynosić 3-krotność ryczałtowego wynagrodzenia za daną, pojedynczej stację. Podstawę do wystawienia przez Wykonawcę jednorazowej faktury za daną, nową stację, stanowić będzie protokół potwierdzający uruchomienie tej stacji. Odpowiedź nr 18 Zamawiający nie dokona modyfikacji zapisów SIWZ dotyczących 14 projektu Pytanie nr 19 Zgodnie z Załącznikiem nr 1 do umowy Uszczegółowienie Wybranych Wymagań dla Systemu WRM I WYMAGANIA FUNKCJONALNE I TECHNICZNE DLA INFRASTRUKTURY SYSTEMU WRM 4) Wyposażenie stacji musi być przystosowane do obsługi Wrocławskiej Karty Miejskiej (Urbancard) zakresie identyfikacji klienta WRM za pomocą Urbancard (tj. umożliwiać sparowanie karty Urbancard z kontem klienta WRM) Wnioskujemy o modyfikację SIWZ poprzez doprecyzowanie, że Wykonawca musi zapewnić integrację systemu Urbancard z systemem WRM tak, aby użytkownicy komunikacji miejskiej, posiadający zakodowany na Urbancard, ważny bilet długookresowy, posiadali zniżkę w wysokości minimum 25% na korzystanie z WRM lub otrzymywali dłuższy okres podróży w ramach bezpłatnych minut minimum 30 minut. Odpowiedź nr 19 Zamawiający nie dokona modyfikacji zapisów SIWZ dotyczących Załącznika nr 1 do projektu Z up. Prezydenta Tomasz Kaźmierczak Kierownik Działu Zamówień Publicznych Strona 6/6