INSTRUKCJA KANCELARYJNA

Transkrypt

1 D Y R E K T O R Załącznik nr 1 Domu Wczasów Dziecięcych d o Zarządzenia Nr 25/2016 z dnia r. w Dusznikach-Zdroju Dyrektora Domu Wczasów Dziecięcych w Dusznikach-Zdroju INSTRUKCJA KANCELARYJNA Duszniki-Zdrój, grudzień 2016 r.

2 SPIS TREŚCI 1. Postanowienia ogólne str System kancelaryjny str Jednolity rzeczowy wykaz akt, podział akt na kategorie archiwalne str Podział prac kancelaryjnych str Przyjmowanie korespondencji str Organizacja składu informatycznych nośników danych str Przekazywanie, przeglądanie i przydzielanie korespondencji str Rejestrowanie spraw, znakowanie spraw i zakładanie teczek aktowych str Załatwianie spraw str Terminy załatwiania spraw str Uzgadnianie projektów pism i ich podpisywanie str Wysyłanie korespondencji i jej doręczanie str Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych str Postępowanie z aktami spraw ostatecznie załatwionych i przekazywanie ich do składnicy akt str Kontrola pracy biurowej str Postępowanie z dokumentacją w przypadku likwidacji jednostki lub jej reorganizacji str Postanowienia końcowe str Załączniki str. 23 2

3 POSTANOWIENIA OGÓLNE 1 1. Celem instrukcji jest ustalenie jednolitych zasad postępowania zapewniających sprawne wykonywanie prac kancelaryjnych w Domu Wczasów Dziecięcych w Dusznikach-Zdroju. 2. Instrukcja reguluje organizację pracy kancelaryjnej oraz zasady postępowania z pismami i aktami jawnymi. 3. Postępowanie z dokumentacją niejawną regulują odrębne przepisy. 4. W Domu Wczasów Dziecięcych obowiązuje wydziałowa struktura organizacyjna, na podstawie Regulaminu Organizacyjnego wprowadzonego uchwałą Zarządu Powiatu Kłodzkiego. 5. Podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw w Domu Wczasów Dziecięcych w Dusznikach-Zdroju jest system tradycyjny wykonywania czynności kancelaryjnych. 6. Ilekroć w instrukcji zostaną użyte poniższe określenia należy przez nie rozumieć: 1) jednostka organizacyjna, placówka, DWD - Dom Wczasów Dziecięcych w Dusznikach-Zdroju, 2) kierownik jednostki organizacyjnej, dyrektor - dyrektor Domu Wczasów Dziecięcych w Dusznikach- Zdroju, 3) sekretariat - stanowisko ds. administracyjno-biurowych,do którego należy wykonywanie czynności kancelaryjnych w zakresie przyjmowania i wysyłania korespondencji oraz obsługa kancelaryjna DWD, 4) komórka organizacyjna - dział lub samodzielne stanowisko pracy wyodrębnione w strukturze organizacyjnej DWD zgodnie z postanowieniami Regulaminu Organizacyjnego DWD uchwalonego przez Zarząd Powiatu Kłodzkiego, 5) sprawa - zdarzenie lub stan rzeczy wymagający podjęcia i wykonania czynności urzędowych, 6) akta - wszelkiego rodzaju dokumentacja utrwalona za pomocą pisma, niezależnie od techniki wykonania i formy zewnętrznej, 7) dokumentacja - zbiór wszelkiego rodzaju dokumentów, ksiąg, korespondencji, dokumentacji finansowej, statystycznej, technicznej, itp., niezależnie od techniki ich wykonania (np. rękopisy, wydruki komputerowe, mapy, fotografie, nagrania, płyty CD), 8) dokument - akt mający znaczenie dowodu, ustanawiający uprawnienie lub stwierdzający prawdziwość określonych w nim zdarzeń bądź danych (decyzja, świadectwo itp.), 9) akta sprawy - cała dokumentacja, dotycząca tego samego zdarzenia (pisma, dokumenty, formularze, notatki, plany, rysunki, fotokopie, dokumenty elektroniczne itp.) zawierające dane, które były, są lub mogą być istotne przy rozpatrywaniu poszczególnych spraw, szereg pism dotyczących tego samego zdarzenia niezależnie od techniki wytworzenia i postaci, 10) spis spraw - formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw wpływających lub zapoczątkowanych w jednostce organizacyjnej, zakładany oddzielnie dla najbardziej szczegółowych haseł w jednolitym rzeczowym wykazie akt, 11) teczka spraw, teczka aktowa - skoroszyt, segregator, teczka wiązana itp., służące do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw ostatecznie załatwionych, objętych tą samą grupą akt (hasłem kwalifikacyjnym) ustaloną w JRWA, 12) znak sprawy - zespół symboli określających przynależność sprawy do komórki organizacyjnej i określonej grupy spraw z jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz numer, pod którym zarejestrowano sprawę i rok, w którym została ona wszczęta - wpisywany na pisma, 13) znak akt - zespół symboli określających przynależność sprawy do komórki organizacyjnej i określonej grupy spraw z jednolitego rzeczowego wykazu - wpisywany na teczkę, 3

4 14) korespondencja - każde pismo wpływające do jednostki lub przez nią wysyłane, 15) przesyłka - każdy oddzielnie zapieczętowany otrzymany lub wysłany list lub paczka, 16) załącznik - każdy dokument, który odnosi się do treści lub tworzy pod względem treści całość z pismem przewodnim (luźna kartka, zszyta, sklejona z pismem przewodnim itp.) pisma, broszury, książki i inne przedmioty; dokumenty składające się z kilku lub więcej luźnych arkuszy, które pod względem treści stanowią całość, uważa się za jeden załącznik, 17) czystopis - tekst dokumentu lub pisma urzędowego w postaci ostatecznej przygotowanej do podpisu, 18) pieczęć wpływu - odcisk pieczęci lub nadruk umieszczany na przesyłkach wpływających na nośniku papierowym, zawierający co najmniej nazwę jednostki organizacyjnej, datę wpływu, a także miejsce na wpisanie numeru pisma z rejestru korespondencji, 19) rejestr korespondencji przychodzącej- książka, zeszyt lub rejestr elektroniczny, przeznaczony do rejestrowania w porządku numeryczno-chronologicznym pism wpływających do DWD, 20) rejestr korespondencji wychodzącej - książka, zeszyt lub rejestr elektroniczny przeznaczony, do rejestrowania w porządku numeryczno-chronologicznym pism wysyłanych przez DWD, 21) jednolity rzeczowy wykaz akt - wykaz haseł rzeczowych oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi i kwalifikacją archiwalną akt (zwany dalej wykazem akt), 22) prowadzący sprawę - pracownik prowadzący daną sprawę, wykonujący w związku z tym określone czynności kancelaryjne, w tym rejestrowanie sprawy, przygotowanie projektów pism, kompletowanie akt sprawy, 23) system kancelaryjny - sposób rejestracji, obiegu i układu akt powstających w związku z działalnością jednostki organizacyjnej, 24) system tradycyjny - system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci nieelektronicznej z możliwością korzystania z narzędzi informatycznych do wspomagania procesu obiegu dokumentów w tej postaci, 25) dekretacja - odręczna adnotacja osoby upoważnionej na korespondencji wpływającej, 26) aprobata - wyrażenie zgody na treść i sposób załatwienia sprawy, 27) nośnik papierowy - arkusz papieru na którym umieszczona jest informacja, treść dokumentu, 28) nośnik informatyczny - płyta CD, pendrive lub inny elektroniczny nośnik informacji, na którym zapisano treść dokumentu, 29) skład informatycznych nośników danych - zbiór informatycznych nośników danych, na których zapisana jest dokumentacja w postaci elektronicznej wpływająca i powstająca w DWD w trakcie załatwiania spraw, 30) elektroniczna skrzynka podawcza, ESP - zgodnie z przepisami ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne - stanowi dostępny publicznie środek komunikacji elektronicznej służący do przekazywania informacji w formie elektronicznej do podmiotu publicznego przy wykorzystaniu powszechnie dostępnej sieci teleinformatycznej, 31) urzędowe potwierdzenie odbioru, UPO - generowane przez elektroniczną skrzynkę podawczą potwierdzenie odbioru przekazanej korespondencji w formie elektronicznej. SYSTEM KANCELARYJNY 2 W DWD obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na rejestracji spraw w spisach spraw w oparciu o jednolity rzeczowy wykaz akt. 4

5 2. System bezdziennikowy polega na klasyfikacji dokumentacji w układzie rzeczowym (na podstawie wykazu akt) stanowiącym podstawę rejestrowania spraw, znakowania pism, łączenia poszczególnych pism w aktach spraw, podziału akt na kategorie archiwalne. Rejestracji spraw dokonuje się w komórkach organizacyjnych. 3. Rejestry korespondencji przychodzącej i korespondencji wychodzącej stanowią pomocnicze środki ewidencyjne w systemie kancelaryjnym DWD. 4. Osobno ewidencjonowana jest korespondencja niejawna W systemie tradycyjnym czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej, w szczególności: 1) spisy spraw odkłada się do właściwych teczek aktowych, 2) dekretacji i akceptacji dokonuje się na przesyłkach w postaci papierowej, 3) całość dokumentacji gromadzi się i przechowuje w teczkach aktowych. 2. Dopuszcza się wykorzystanie narzędzi informatycznych w celu: 1) prowadzenia rejestracji przesyłek wpływających i wychodzących oraz spisów spraw, 2) prowadzenia innych rejestrów i ewidencji, niż określone w pkt. 1, 3) udostępniania i rozpowszechniania pism w DWD, 4) przesyłania informacji. 3. Wykorzystanie narzędzi informatycznych, o którym mowa w ust. 2 jest możliwe pod warunkiem zapewnienia ochrony przed utratą informacji, rejestrów, ewidencji oraz spisów spraw, przez codzienne wykonywanie kopii zapasowych na informatycznym nośniku danych innym, niż ten, na którym zapisywane są bieżące dane. JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT, PODZIAŁ AKT NA KATEGORIE ARCHIWALNE 4 1. Wykaz akt stanowi jednolitą, rzeczową, niezależną od struktury organizacyjnej i podziału kompetencji w DWD klasyfikację akt powstających w toku działalności placówki oraz zawiera kwalifikację dokumentacji ze względu na okresy jej przechowywania (kategorie archiwalne). 2. Wykaz akt oparty jest na systemie klasyfikacji dziesiętnej. Oznacza to, że: 1) całość zadań jednostki organizacyjnej dzieli się na maksymalnie 10 głównych grup (klas) pierwszego rzędu oznaczonych symbolem od Odo 9. 2) w ramach tych klas wprowadza się podział na klasy drugiego rzędu (hasła bardziej szczegółowe - minimum dwa, maksymalnie 10) oznaczone symbolami dwucyfrowymi powstającymi przez dodanie do symbolu klasy pierwszego rzędu jednej z cyfr od 0 do 9, to jest ) analogicznie dokonuje się dalszego podziału klas drugiego rzędu na klasy trzeciego rzędu oznaczone symbolami trzycyfrowymi, to jest , 4) w ramach klas trzeciego rzędu tworzy się, w razie potrzeby klasy czwartego rzędu oznaczone symbolami czterocyfrowymi, to jest , aż do stworzenia klasy końcowej oznaczonej kategorią archiwalną. 3. Klasy końcowe w poszczególnych jednorodnych tematycznie grupach spraw, tj. hasła oznaczone kategorią archiwalną, odpowiadają tematycznym (rzeczowym) teczkom aktowym oznaczonym tym samym symbolem klasyfikacyjnym co klasy końcowe w wykazie akt. 5

6 4. Akta jednorodne tematycznie będą posiadały to samo hasło i symbol klasyfikacyjny. 5. W uzasadnionych przypadkach kierownik jednostki organizacyjnej może dokonać zmian w jednolitym rzeczowym wykazie akt polegających na przekształceniu dotychczasowych lub dodaniu nowych symboli i haseł klasyfikacyjnych. Zmiany te mogą być dokonywane tylko na podstawie zarządzenia dyrektora DWD w porozumieniu z archiwum państwowym. 6. Podział akt na kategorie archiwalne: 1) do materiałów archiwalnych oznaczonych symbolem A" zalicza się dokumentację o wartości historycznej, naukowej, przewidzianą do przekazania do archiwum państwowego. W placówce nie tworzy się i nie gromadzi dokumentacji kategorii A. 2) do dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem B" i cyframi arabskimi, określającymi czas przechowywania w placówce, zalicza się dokumentację mającą czasowo znaczenie praktyczne, którą można wybrakować za zgodą archiwum państwowego, 3) Kategorią Bc" oznacza się dokumentację niearchiwalną wtórną, o ile zachowały się oryginały (równoważniki) lub dokumentację posiadającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne o okresie przechowywania krótszym niż jeden rok. 7. Okres przechowywania dokumentacji niearchiwalnej (kategorii B) liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od 1 stycznia roku następnego po zamknięciu teczek spraw. 8. Akta sklasyfikowane w wykazie akt pod tym samym symbolem klasyfikacyjnym można gromadzić w porządku tematycznym, chronologicznym, alfabetycznym lub innym ułatwiającym kompletowanie i wykorzystywanie akt w bieżącej pracy. 9. Komórka organizacyjna merytoryczna to komórka, która zgodnie z regulaminem organizacyjnym prowadzi całość danej sprawy i gromadzi całość akt tej sprawy, przekazywanych następnie do składnicy akt. 10. Komórka organizacyjna inna (niemerytoryczna) to komórka, która cząstkowo prowadzi daną sprawę, posiada cząstkowe akta sprawy lub tyko dokumentację powtarzalną (kopie dokumentów). 11. Dokumentacja gromadzona w komórkach organizacyjnych innych kwalifikowana jest do kategorii Bc. PODZIAŁ PRAC KANCELARYJNYCH 5 1. Do podstawowych czynności kancelaryjnych punktu kancelaryjnego należy: 1) przyjmowanie, rejestracja i rozdzielanie korespondencji i przesyłek, 2) prowadzenie ewidencji wpływów specjalnych przesyłek wartościowych, 3) sporządzanie czystopisów oraz powielanie pism i materiałów, 4) wysyłanie korespondencji i przesyłek, 5) przyjmowanie i nadawanie faksów oraz obsługa poczty elektronicznej, 6) udzielanie informacji klientom, a w razie potrzeby kierowanie ich do właściwych pracowników. 2. Czynności kancelaryjne w DWD wykonują: 1) sekretariat 2) prowadzący sprawy w komórkach organizacyjnych. 3. Pracownicy prowadzący sprawy rejestrują je w spisach spraw, a następnie załatwiają. 4. Zakres pracy poszczególnych pracowników prowadzących sprawę określają zakresy czynności, 6

7 ustalone przez dyrektora DWD. PRZYJMOWANIE KORESPONDENCJI 6 1. Korespondencję przeznaczoną dla DWD odbiera z poczty lub od listonosza wyznaczony do tego celu pracownik i przekazuje ją do sekretariatu. Pisma wnoszone przez klientów przyjmuje sekretariat. Korespondencję przychodzącą sekretariat ewidencjonuje w rejestrze korespondencji przychodzącej. 2. Przyjmując przesyłki, zwłaszcza polecone lub wartościowe, sekretariat sprawdza prawidłowość zaadresowania i stan opakowania. W razie stwierdzenia uszkodzenia, sekretariat sporządza adnotację na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru i żąda od pracownika urzędu pocztowego lub firmy kurierskiej spisania protokołu o doręczeniu przesyłki uszkodzonej. O odbiorze przesyłki uszkodzonej powiadamia się niezwłocznie dyrektora. 3. Sekretariat otwiera wszystkie przesyłki wpływające z wyjątkiem: 1) adresowanych imiennie, które przekazuje adresatom, 2) wartościowych, które przekazuje właściwej osobie za pokwitowaniem. 4. W przypadku, gdy przesyłka adresowana imiennie zawiera korespondencję służbową, osoba, do której przesyłkę adresowano przekazuje korespondencję wraz z kopertą do sekretariatu w celu wprowadzenia do rejestru korespondencji przychodzącej. 5. Po otwarciu koperty stwierdza się: 1) czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego, 2) czy dołączone są wymienione załączniki. Brak załączników lub otrzymanie samych załączników bez pisma zasadniczego odnotowuje się na danym piśmie lub załączniku. 6. Koperty z nienaruszonym znaczkiem pocztowym (stemplem pocztowym) dołącza się tylko do pism: 1) dla których załatwienia zachodzi potrzeba ustalenia daty stempla pocztowego, 2) w których brak jest nadawcy lub daty pisma, 3) mylnie skierowanych, 4) załączników nadesłanych bez pisma przewodniego, 5) w razie niezgodności napisów na kopercie z zawartością, 6) przy których stwierdzono uszkodzenie koperty. 7. Potwierdzenie otrzymania pisma sekretariat wydaje na żądanie składającego pismo. 8. Korespondencję mylnie dostarczoną (adresowaną do innego adresata) zwraca się bezzwłocznie do urzędu pocztowego. 9. Odbiór i otwieranie przesyłek niejawnych regulują odrębne przepisy Na każdym wpływającym piśmie umieszcza się w lewym górnym rogu pierwszej strony (na korespondencji przekazywanej bez otwierania na pierwszej stronie koperty) pieczęć wpływu określającą datę otrzymania i numer ewidencyjny z rejestru korespondencji przychodzącej. Wzór pieczęci wpływu stanowi Załącznik nr 1 do niniejszej instrukcji. Pieczęci wpływu nie umieszcza się na przesyłkach i wpływach nie wymagających merytorycznego załatwienia (prospekty, czasopisma, dokumenty osobiste, oferty itp.), także na umowach. 2. W rejestrze korespondencji przychodzącej rejestruje się również wpływ faktur, rachunków i not księgowych, których terminowa realizacja jest związana z ustaleniem daty wpływu. 3. W rejestrze korespondencji przychodzącej przy rejestracji pism wpływających do DWD zamieszcza się 7

8 następujące dane: 1) liczbę porządkową, 2) datę wpływu przesyłki, 3) nazwę nadawcy, 4) datę przesyłki, 5) znak, którym opatrzona jest przesyłka, 6) tytuł (treść) przesyłki, 7) wskazanie, komu przekazano przesyłkę, 8) liczbę załączników, jeśli dołączono je do przesyłki, 9) potwierdzenie odbioru z sekretariatu przesyłki przez komórkę organizacyjną merytoryczną. 4. Wzór rejestru korespondencji przychodzącej stanowi Załącznik Nr 2 do niniejszej instrukcji Przyjmując przesyłki przekazywane pocztą elektroniczną, dokonuje się ich wstępnej selekcji mającej na celu oddzielenie spamu, wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie i wiadomości stanowiących korespondencję prywatną. Dopuszcza się dokonywanie wstępnego usuwania spamu i wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie za pomocą oprogramowania wykonującego te funkcje automatycznie. 2. Po dokonaniu selekcji, o której mowa w ust. 1, przesyłki otrzymywane pocztą elektroniczną dzieli się na: 1) przesyłki adresowane na skrzynkę poczty elektronicznej DWD, 2) przesyłki adresowane na indywidualne skrzynki poczty elektronicznej: a) mające istotne znaczenie dla odzwierciedlenia przebiegu załatwiania spraw i rozstrzygania spraw przez jednostkę organizacyjną, b) mające robocze znaczenie dla spraw załatwianych i rozstrzyganych przez jednostkę organizacyjną, c) pozostałe. 3. Przesyłki, o których mowa w ust. 2 pkt 1 i pkt 2 lit. a) drukuje się, ewidencjonuje w rejestrze korespondencji przychodzącej (Załącznik Nr 2) i postępuje dalej jak z przesyłkami papierowymi. 4. Przesyłki wymienione w ust. 2 pkt 2 lit. b drukuje się i bez rejestracji dołącza do akt sprawy. 5. Przesyłek, o których mowa w ust. 2 pkt. 2 lit. c) nie drukuje się i nie włącza do akt sprawy Przesyłki przekazane na ESP dzieli się na. 1) przeznaczone do automatycznego rejestrowania w systemie teleinformatycznym dedykowanym do realizacji określonych wyspecjalizowanych usług oraz spraw; 2) pozostałe, nieprzeznaczone do automatycznego rejestrowania. 2. Przesyłek, o których mowa w ust. 1 pkt 1, nie rejestruje się, jeżeli system teleinformatyczny, w którym są one przetwarzane, umożliwia wyszukiwanie i sortowanie co najmniej według daty wpływu i według nadawcy, od którego przesyłka pochodzi. 3. Przesyłki, o których mowa w ust. 1 pkt 2, rejestruje się, drukuje wraz z urzędowym potwierdzeniem odbioru (UPO), nanosi i wypełnia pieczęć wpływu ( Załącznik Nr 1) na pierwszej stronie wydruku. 8

9 10 1. Przesyłki przekazane na informatycznym nośniku danych dzieli się na: 1) przekazane bezpośrednio na informatycznym nośniku danych; 2) stanowiące załącznik do pisma przekazanego na nośniku papierowym. 2. Przesyłki, o których mowa w ust. 1 pkt 1, rejestruje się, drukuje, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu (Załącznik Nr 1) na pierwszej stronie wydruku. 3. Pisma, o których mowa w ust. 1 pkt 2, rejestruje się odnotowując w rejestrze korespondencji przychodzącej (Załącznik Nr 2) informację o załączniku zapisanym na informatycznym nośniku danych Jeżeli nie jest możliwe lub zasadne wydrukowanie pełnej treści przesyłki w postaci elektronicznej lub załącznika do niej, ze względu na typ dokumentu elektronicznego (na przykład nagranie dźwiękowe, nagranie wideo, oprogramowanie, baza danych) lub objętość dokumentu elektronicznego (na przykład dokument zawierający dużą liczbę stron albo wymagający wydrukowania w rozmiarze nieobsługiwanym przez posiadane przez podmiot urządzenia), należy: 1) wydrukować tylko część przesyłki (na przykład pierwszą stronę pisma lub pismo bez załączników), a jeżeli jest to także niemożliwe, sporządzić i wydrukować notatkę o przyjętej przesyłce, nanieść i wypełnić pieczęć wpływu (Załącznik Nr 1) na pierwszej stronie wydruku; 2) informatyczny nośnik danych z zapisaną przesyłką dołączyć do wydruku, o którym mowa w pkt 1, do momentu zakończenia sprawy, po czym przekazać ten nośnik do składu informatycznych nośników danych. 2. Jeżeli przesyłka w postaci elektronicznej lub załącznik do niej zawiera podpis elektroniczny identyfikujący jego posiadacza w sposób określony w przepisach ustawy o informatyzacji oraz nie ma UPO odnoszącego się do tej przesyłki, na wydruku opatrzonym pieczęcią wpływu(załącznik Nr 1) nanosi się informację o ważności podpisu elektronicznego i integralności podpisanego dokumentu oraz dacie tej weryfikacji (na przykład: podpis elektroniczny zweryfikowany w dniu ; wynik weryfikacji: ważny/nieważny/brak możliwości weryfikacji"), a także czytelny podpis sporządzającego wydruk. 3. Na wydruk UPO nanosi się tylko czytelny podpis sporządzającego wydruk oraz datę wykonania wydruku. ORGANIZACJA SKŁADU INFORMATYCZNYCH NOŚNIKÓW DANYCH W DWD dopuszcza się prowadzenie kilku składów informatycznych nośników danych, to jest po jednym w każdej komórce organizacyjnej. 2. Skład informatycznych nośników danych stanowi oddzielna, odpowiednio oznakowana szafa, w każdej komórce organizacyjnej. W zależności od ilości zgromadzonych nośników może to być również wydzielona, oznakowana półka w szafie na dokumenty. 3. Skład informatycznych nośników danych musi być odpowiednio zabezpieczony przed dostępem osób trzecich. 4. Każdy informatyczny nośnik danych przekazany do składu informatycznych nośników danych powinien być trwale oznakowany w sposób pozwalający na jego jednoznaczną identyfikację. 9

10 5. Na oznakowanie nośnika składa się symbol komórki organizacyjnej, znak sprawy lub symbol klasyfikacyjny z wykazu akt, rok wytworzenia, imię i nazwisko prowadzącego sprawę. Do tak oznakowanego nośnika należy dołączyć wydrukowaną listę plików z rozszerzeniami. 6. Odpowiedzialnymi za prawidłowe oznakowanie i przekazanie informatycznych nośników danych do składu informatycznych nośników danych są prowadzący sprawy w komórkach organizacyjnych. 7. Każde stanowisko pracy przetwarzające i zapisujące informacje przy użyciu techniki komputerowej bądź systemu teleinformatycznego lub przesyłające dane za pomocą środków komunikacji elektronicznej, przekazuje do składu informatyczne nośniki danych, aktualizując wykaz tych nośników gromadzonych w składzie. 8. Wykaz, o którym mowa w ust. 7 zawiera następujące dane: 1) rodzaj nośnika, 2) oznakowanie nośnika zgodne z ust. 5 zdanie pierwsze, 3) informację o liczbie plików i folderów na nośniku, 4) datę przyjęcia do składu informatycznych nośników danych, 5) informacje dotyczące ewentualnego udostępniania nośnika z podaniem daty udostępnienie oraz danych pracownika jednostki organizacyjnej, któremu dane udostępniono, 6) informację o dacie przekazania nośników ze składu informatycznych nośników danych, do składnicy akt. 9. Za prawidłowe prowadzenie ewidencji informatycznych nośników danych zgromadzonych w składzie informatycznych nośników danych, właściwe przechowywanie informatycznych nośników danych, w tym ochronę przed ich uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą odpowiada kierownik komórki organizacyjnej (lub osoba zajmująca samodzielne stanowisko pracy). 10. Dokumentację elektroniczną na informatycznych nośnikach danych, zgromadzonych w składzie informatycznych nośników danych, po upływie pełnych dwóch lat kalendarzowych, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku, dla którego powstał zbiór przesyłek w składzie, przekazuje się do składnicy akt. PRZEKAZYWANIE, PRZEGLĄDANIE I PRZYDZIELANIE KORESPONDENCJI Po wykonaniu czynności związanych z przyjęciem i zarejestrowaniem korespondencji sekretariat przekazuje dyrektorowi całą korespondencję, oprócz imiennie zaadresowanej do innych pracowników. 2. Dyrektor przeglądając korespondencję (przesyłki wpływające): 1) określa korespondencję, którą sam załatwia, 2) przydziela (dekretacja) pozostałą korespondencję do załatwienia przez właściwą komórkę organizacyjną prowadzącą sprawę. 3. Na przeglądanej korespondencji przewidzianej do załatwienia przez poszczególne komórki organizacyjne, dyrektor lub osoba przez niego upoważniona, w razie konieczności umieszcza dyspozycje dotyczące sposobu i ewentualnie terminu załatwienia sprawy. 4. W przypadku błędnej dekretacji przesyłki, jej zmiany dokonuje dekretujący. 5. Po zadekretowaniu sekretariat odnotowuje w rejestrze korespondencji przychodzącej, komu przydzielono korespondencję oraz rozdziela ją zgodnie z dekretacja. 6. Przekazywanie korespondencji przychodzącej merytorycznym komórkom organizacyjnym odbywa się za pokwitowaniem w rejestrze korespondencji przychodzącej, określonym w Załączniku Nr 2. 10

11 REJESTROWANIE SPRAW, ZNAKOWANIE SPRAW I ZAKŁADANIE TECZEK AKTOWYCH Dokumentacja powstająca w jednostce organizacyjnej i do niej przesyłana dzieli się ze względu na sposób jej rejestracji i przechowywania na dokumentację tworzącą akta sprawy i nie tworzącą akt sprawy. 2. Dokumentacja tworząca akta sprawy została przyporządkowana do sprawy i oznaczona w wyniku rejestracji znakiem sprawy. 3. Dokumentacja nie tworząca akt sprawy (wyszczególniona w 16 ust. 7), podlega przyporządkowaniu jedynie do klasy z wykazu akt, a nie do sprawy. 4. Rejestracja spraw polega na wpisaniu jej do spisu spraw. Sprawę rejestruje się jeden raz, na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego wewnątrz jednostki. Wszystkie dokumenty (pisma) dotyczące tej samej sprawy tworzą akta sprawy i otrzymują ten sam znak sprawy. Dalszych pism dotyczących sprawy nie wpisuje się do spisu spraw, tylko dołącza do akt sprawy w porządku chronologicznym, powielając znak sprawy na każdym piśmie wpływającym. 5. Prowadzący sprawę po otrzymaniu pisma do załatwienia sprawdza, czy pismo dotyczy już wszczętej sprawy, czy też rozpoczyna nową sprawę. W pierwszym przypadku pismo dołącza do akt sprawy, w drugim przed przystąpieniem do załatwienia sprawy rejestruje pismo jako nową sprawę 6. Znak sprawy wpisuje się pod pieczęcią wpływu (Załącznik Nr 1), a w przypadku pism wychodzących z lewej strony u góry pisma. Rejestracji sprawy dokonuje pracownik prowadzący sprawę Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą sprawy i zawiera: 1) symbol literowy - oznaczenie jednostki organizacyjnej i symbol literowy komórki organizacyjnej, 2) symbol klasyfikacyjny z wykazu akt, 3) kolejny numer sprawy, wynikający ze spisu spraw, 4) cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła, 5) można po znaku sprawy umieścić symbol (inicjały) prowadzącego sprawę. 2. Poszczególne elementy znaku sprawy umieszcza się w kolejności, o której mowa w ust. 1 i oddziela kropką w następujący sposób: DWD.S MK, gdzie: 1) DWD oznacza Dom Wczasów Dziecięcych w Dusznikach -Zdroju, 2) S oznacza Sekretariat, 3) 1610 oznacza symbol klasyfikacyjny z wykazu akt, 4) 7 to liczba określająca siódmą sprawę rozpoczętą w 2016 roku w komórce organizacyjnej, w ramach symbolu klasyfikacyjnego 1610, 5) 2016 to oznaczenie roku, w którym sprawa się rozpoczęła, 6) MK to inicjały pracownika prowadzącego sprawę. 3. Skróty literowe komórek organizacyjnych w DWD wynikają z Regulaminu Organizacyjnego wprowadzonego uchwałą Zarządu Powiatu Kłodzkiego Sprawy otrzymane do załatwienia rejestruje się w dniu ich otrzymania. 2. Akta szeregu spraw, dotyczących tego samego zagadnienia z danego roku kalendarzowego łączy się w jednej lub kilku teczkach w zależności od ilości akt, które oznacza się tym samym symbolem ll

12 klasyfikacyjnym. 3. Dla każdej teczki, założonej według jednolitego rzeczowego wykazu akt, prowadzi się oddzielnie spis spraw. Wzór spisu spraw stanowi załącznik nr 3 do niniejszej instrukcji. Zamieszcza się w nim: 1) rok założenia sprawy, 2) symbol komórki organizacyjnej, 3) symbol klasyfikacyjny (oznaczenie teczki) 4) hasło klasyfikacyjne z wykazu akt (tytuł teczki), 5) kolejny numer sprawy, poczynając od nr 1 w każdym roku, 6) zwięzłą treść danej sprawy, 7) nazwę nadawcy oraz znak i datę pisma nadawcy, a w przypadku założenia sprawy z własnej inicjatywy adnotację: własna". 8) datę pierwszego pisma nadesłanego lub wysłanego w danej sprawie (datę wszczęcia sprawy), 9) datę pisma załatwiającego ostatecznie sprawę, 10) uwagi (oznaczenie prowadzącego sprawę i / lub ewentualnie sposób załatwienia). 4. Sprawę niezakończoną ostatecznie w ciągu roku załatwia się w latach kolejnych bez zmiany dotychczasowego jej znaku. Elementy znaku sprawy pozostają niezmienne. 5. Zmiana znaku sprawy z równoczesnym ponownym założeniem nowej sprawy może nastąpić dopiero wtedy, gdy sprawa ostatecznie zakończona zaczyna się od nowa lub gdy w wyniku reorganizacji akta spraw zakończonych przejmuje inna komórka organizacyjna. 6. W sytuacji, o której mowa w ust. 5, sprawę wpisuje się w nowym spisie spraw (Załącznik Nr 3), zaznaczając ten fakt w dotychczasowym spisie spraw w formie wzmianki: przeniesiono do znaku sprawy " i przenosi się akta sprawy do nowej teczki aktowej, nie dokonując zmian w znaku sprawy przyporządkowanym wcześniej aktom sprawy. 7. Nie podlega rejestracji w spisach spraw dokumentacja nie tworząca akt sprawy: 1) zaproszenia, życzenia, podziękowania, kondolencje, jeżeli nie stanowią akt sprawy, 2) niezamawiane przez placówkę oferty, które nie zostały wykorzystane, 3) publikacje (czasopisma, katalogi, książki, gazety, afisze, ogłoszenia) oraz inne druki, chyba że stanowią załącznik do pisma, 4) dokumentacja finansowo-księgowa, a w szczególności rachunki, faktury, inne dokumenty księgowe, 5) listy obecności, 6) karty urlopowe, 7) środki ewidencyjne składnicy akt, 8) rejestry i ewidencje, w szczególności środków trwałych, wypożyczeń sprzętu, materiałów biurowych, zbiorów bibliotecznych 9) dzienniki zajęć. 8. Dokumentację nie tworzącą akt sprawy należy odkładać do teczek aktowych założonych zgodnie z klasyfikacją końcowej klasy wynikającą z wykazu akt Teczki spraw zakłada pracownik prowadzący sprawę w komórce organizacyjnej w miarę powstawania akt, zgodnie z wykazem akt. 2. Każdej końcowej klasie wykazu akt, oznaczonej kategorią archiwalną, powinna odpowiadać teczka (w przypadku dużej ilości akt podzielona na tomy) zawierająca akta o tym samym symbolu i haśle 12

13 klasyfikacyjnym oraz kategorii archiwalnej. Niedopuszczalne jest łączenie w jednej teczce akt o różnych kategoriach archiwalnych. 3. Na każdy rok kalendarzowy zakłada się nowe teczki i nowe spisy spraw dla każdej z nich, z zastrzeżeniem 16 ust W razie potrzeby można niektóre teczki prowadzić przez okres dłuższy niż jeden rok. Dotyczy to spraw objętościowo niedużych, których charakter wymaga, aby łączone były przez dłuższy okres. W takim przypadku na każdy rok zakłada się odrębny spis spraw. 5. Dopuszcza się zakładanie teczek aktowych dla przedmiotu lub podmiotu sprawy, w których grupuje się wiele akt spraw o różnych numerach spraw, ale zarejestrowanych w tym samym spisie spraw. W takim przypadku w teczkach założonych według przedmiotu lub podmiotu sprawy nie prowadzi się dodatkowych spisów spraw. 6. Dopuszcza się zakładanie teczek zbiorczych, do których odkłada się akta spraw zarejestrowanych w kilku różnych spisach spraw (np. akta osobowe). 7. Jeżeli zachodzi potrzeba wydzielenia określonych spraw z teczki w osobne zbiory, zakłada się podteczki, które otrzymują znak akt teczki macierzystej, założonej według jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz hasło z dodaniem nazwy sprawy wydzielonej. 8. W przypadku założenia podteczki, zakłada się dla niej oddzielny spis spraw, a w spisie spraw teczki aktowej wpisuje się tytuł założonej podteczki. Wówczas znakiem sprawy będzie: znak akt teczki aktowej, kolejny numer, pod którym podteczkę wpisano w spisie spraw danej teczki, kolejny numer, pod którym sprawę wpisano do spisu spraw podteczki oraz oznaczenie roku (np. DWD.K AB). 9. Każda teczka aktowa powinna zawierać następujące elementy opisu: 1) na środku u góry - pełną nazwę jednostki organizacyjnej, 2) pod nazwą jednostki organizacyjnej - pełną nazwę komórki organizacyjnej, 3) w lewym górnym rogu - znak akt tj. symbol komórki organizacyjnej i symbol klasyfikacyjny z wykazu akt, 4) w prawym górnym rogu - kategorię archiwalną akt, oraz okres przechowywania akt 5) na środku - tytuł akt, to jest pełne hasło klasyfikacyjne z wykazu akt uzupełnione o informacje określające rodzaj i treść akt zawartych w teczce, 6) pod tytułem - daty skrajne (tj. datę najwcześniejszego i najnowszego pisma w teczce aktowej), 7) numer tomu, jeżeli teczka podzielona jest na tom. 10. Wzór opisu tytułowej strony teczki aktowej przy zakładaniu spraw stanowi Załącznik Nr 4 do niniejszej instrukcji. 11. Przechowywanie akt luzem" w biurkach lub szafach jest niedopuszczalne. ZAŁATWIANIE SPRAW Przy załatwianiu spraw należy stosować najprostsze i najbardziej celowe formy załatwiania, w dostosowaniu do rodzaju spraw i obowiązujących przepisów. 2. Sprawy można załatwiać w formie ustnej, odręcznie lub pisemnie. 19 Załatwienie ustne polega na udzieleniu stronie zainteresowanej odpowiedzi (informacji) ustnie (telefonicznie) i 13

14 sporządzeniu notatki wskazującej na sposób załatwienia sprawy. Załatwienie ustne w sprawach indywidualnych może być stosowane w przypadkach, w których przemawia za tym interes klienta, a przepisy prawne nie stoją temu na przeszkodzie Załatwienie odręczne polega na pisemnym załatwieniu sprawy bez pozostawienia kopii pisma w jednostce organizacyjnej, bądź też na sporządzeniu notatki na wpływie otrzymanym do załatwienia, informującej o sposobie załatwienia sprawy. Odręcznie należy załatwić pisma, które ze względu na treść nie wymagają pozostawienia odpisu załatwienia sprawy w aktach placówki, tj. pisma o charakterze informacyjnym, żądanie nadesłania akt, ponaglenia, zaświadczenia na drukach z zewnątrz", itp. 2. W sprawach, w których nie stosuje się gotowych formularzy, notatkę dot. odręcznego załatwienia zamieszcza się bezpośrednio pod tekstem lub na odwrocie nadesłanego pisma, względnie, gdy nie ma miejsca na nadesłanym piśmie, na oddzielnej kartce papieru dołączonej do danego pisma Załatwienie pisemne polega na sporządzeniu wydruku komputerowego z projektem pisma załatwiającego sprawę i przedłożenie go do aprobaty zatwierdzającemu. 2. Czystopis (dokument podpisany przez zatwierdzającego) wysyła się do adresata, natomiast jego drugi egzemplarz pozostawia w aktach placówki. 3. Przy pisemnym załatwieniu spraw należy przestrzegać następujących zasad: 1) umieścić nagłówek (pełną nazwę jednostki organizacyjnej), 2) w odpowiedzi podać datę i znak sprawy, której odpowiedź dotyczy, 3) wpisać adresata, 4) każde pismo oznaczyć datą i znakiem sprawy oraz numerem pisma z rejestru korespondencji wychodzącej (Załącznik Nr 5), 5) treść załatwienia sprawy powinna być opracowana jasno i zwięźle oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami, 6) w lewym dolnym rogu (pod ewentualną ilością załączników) zamieścić podpis (imię i nazwisko, ewentualnie pieczątkę) prowadzącego sprawę, 7) pod treścią pisma zamieścić podpis (imię, nazwisko i pieczątkę) podpisującego pismo, 8) pod treścią załatwienia sprawy z lewej strony arkusza podaje się liczbę przesłanych załączników lub wymienia się je z podaniem liczb porządkowych, na załączniku wpisuje się w prawym górnym rogu kolejny numer załącznika, 9) w razie potrzeby należy określić pilność sprawy - bardzo pilne", terminowe" itp. zamieszczone pod adresem. 22 Przy sporządzaniu odpisu pisma lub dokumentu należy zachować wszystkie ich elementy ( treść, oznaczenie pieczęci, podpisy). W zależności od tego, czy odpis sporządza się z oryginału czy też z odpisu należy u góry zaznaczyć odpis" lub odpis z odpisu", a pod tekstem z lewej strony umieszcza się klauzulę : Stwierdzam zgodność z oryginałem", lub odpowiednio Stwierdzam zgodność z odpisem", po czym umieszcza się datę oraz stanowisko i podpis osoby stwierdzającej zgodność treści Adres pisze się w pierwszym przypadku. Adres powinien zawierać w brzmieniu całkowitą nazwę i siedzibę 14

15 adresata. 2. Jeżeli treść pisma ma być podana poza adresem do wiadomości innym instytucjom, wówczas adresatów tych wymienia się pod treścią pisma z lewej strony, pod określeniem do wiadomości", z zastrzeżeniem ust W przypadku gdy treść pisma ma być podana poza adresem do wiadomości innym osobom fizycznym, w celu ochrony ich danych osobowych adresatów tych wymienia się wyłącznie w rozdzielniku, stanowiącym załącznik do egzemplarza pisma, pozostającego w aktach jednostki. Na egzemplarzu przeznaczonym do adresatów należy zamieścić adnotację: Otrzymują: wg rozdzielnika". TERMINY ZAŁATWIANIA SPRAW Pracownicy załatwiają sprawy według kolejności ich wpływu i stopnia pilności. Każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem bez łączenia jej z inną sprawą, nie mającą z nią bezpośredniego związku. 2. Sprawy pod względem kolejności załatwiania dzielą się na: 1) pilne, które powinny być załatwione niezwłocznie, 2) terminowe, które powinny być załatwione tak, aby adresat otrzymał odpowiedź w ustalonym terminie, 3) zwykłe, które powinny być załatwione najpóźniej w ciągu 30 dni licząc od dnia otrzymania sprawy do załatwienia. 3. Jeżeli załatwienie sprawy z wyznaczonym terminie nie jest możliwe: 1) należy postąpić ze sprawą zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi terminów załatwiania spraw, w szczególności z uwzględnieniem kodeksu postępowania administracyjnego, 2) gdy sprawa dotyczy odpowiedzi dla organów władz nadrzędnych, należy zwrócić się do tego organu o przesunięcie terminu z podaniem uzasadnienia oraz zaproponować nowy termin jej załatwienia, 3) otrzymane ponaglenia dołącza się do akt sprawy, której dotyczą. 4. Sprawy, które można załatwić od ręki (krótkie odpowiedzi, sprawy powtarzające się) należy załatwić w miarę możliwości w dniu otrzymania. UZGADNIANIE PROJEKTÓW PISM I ICH PODPISYWANIE Przy uzgadnianiu projektów pism prowadzący sprawę obowiązany jest rozważyć, czy projekt wymaga uzgodnienia z innymi pracownikami prowadzącymi sprawę. 2. Uzgodnienie polega na rozpatrzeniu pisma z punktu widzenia wiedzy fachowej i przepisów regulujących działalność jednostki organizacyjnej oraz na zaproponowaniu ewentualnych poprawek i uzupełnień. 3. Projekty pism mogą być uzgadniane w zależności od rodzaju sprawy: 1) bezpośrednio przez prowadzącego sprawę, 2) telefonicznie, 3) na naradach. 4. Prowadzący sprawę opracowuje projekt pisma, który wraz z aktami przedkłada aprobującemu. Aprobujący sprawdza prawidłowość projektowanego załatwienia sprawy i po zaaprobowaniu zwraca projekt pisma wraz z aktami prowadzącemu sprawę. 5. Na kopii projektu a także na egzemplarzu czystopisu pozostającego w aktach sprawy pracownik prowadzący sprawę (autor treści pisma) składa swój podpis lub parafę w lewym dolnym rogu pod treścią pisma. 15

16 6. W przypadku braku poprawek projekt pisma zatwierdzony przez aprobującego staje się czystopisem, który po podpisaniu jest przekazywany do wysyłki. 7. W przypadku konieczności wniesienia poprawek prowadzący sprawę sporządza czystopis uwzględniający wniesione uwagi i zastrzeżenia oraz ponownie przedstawia go do akceptacji zatwierdzającemu Dyrektor podpisuje wszystkie pisma wychodzące kierowane do: 1) organu prowadzącego, 2) pisma i wystąpienia do naczelnych i centralnych organów Państwa, Wojewody i marszałków województwa, posłów i senatorów RP, starostów oraz burmistrzów i wójtów, 3) pisma związane z działaniami kontrolnymi Najwyższej Izby Kontroli, Regionalnej Izby Obrachunkowej, Państwowej Inspekcji Pracy, Izby Skarbowej i innych instytucji kontrolnych, 4) pisma w sprawach należących do kompetencji dyrektora na podstawie przepisów prawa, 5) decyzje w rozumieniu przepisów kodeksu postępowania administracyjnego, 6) zarządzenia, pisma i wystąpienia związane z wykonywaniem funkcji kierownika placówki, 7) wystąpienia pokontrolne, 8) odpowiedzi na skargi na pracowników placówki, 9) dokumenty dotyczące nawiązania lub rozwiązania stosunku pracy z pracownikami placówki, 10) decyzje w sprawach dotyczących wynagrodzeń, odwołań od ocen okresowych, kar oraz nagród dla pracowników placówki, 11) upoważnienia i pełnomocnictwa do dokonywania określonych czynności prawnych lub faktycznych. 2. W przypadku nieobecności dyrektora, pisma zastrzeżone do jego podpisu podpisuje zastępca dyrektora na podstawie pełnomocnictwa. 3. Pozostali pracownicy administracyjni podpisują pisma nie zastrzeżone dla dyrektora w sprawach należących do ich zakresu działania oraz stosownie do udzielonych upoważnień przez dyrektora. 4. Umowy oraz inne dokumenty zawierające oświadczenia woli w sprawach majątkowych w imieniu placówki podpisuje dyrektor. Umowy oraz inne dokumenty, które mogą spowodować powstanie zobowiązań majątkowych wymagają podpisu głównego księgowego lub osoby przez niego upoważnionej Dokumenty przedstawione do podpisu dyrektorowi winny być parafowane na jednej z kopii przez prowadzącego sprawę. 2. Potwierdzanie kopii dokumentów za zgodność z oryginałem należy do obowiązków zastępcy dyrektora, a w przypadku jego nieobecności - do stanowiska ds. administracyjno-biurowych. 3. Zasady podpisywania dokumentów finansowo-księgowych określa instrukcja obiegu dokumentów księgowych Pieczęcie na pisma są stawiane w sekretariacie i w komórkach organizacyjnych. 2. Urzędową pieczęć okrągłą umieszcza się tylko na dokumentach szczególnej wagi, stanowiących podstawę podjęcia określonych czynności prawnych np. decyzja, świadectwo. Odcisku pieczęci nie umieszcza się na kopiach dokumentów składanych do akt placówki oraz na innych pismach wysyłanych z jednostki organizacyjnej, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej. 16

17 3. Wzór pieczęci urzędowej oraz zasady jej stosowania określają odrębne przepisy. 4. W DWD nie stosuje się facsimile. WYSYŁANIE KORESPONDENCJI I JEJ DORĘCZANIE Pisma przeznaczone do wysyłania pracownicy prowadzący sprawę składają w sekretariacie, wraz z zaadresowaną i ostemplowaną kopertą. 2. Sekretariat rejestruje te pisma w rejestrze korespondencji wychodzącej. Wzór rejestru korespondencji wychodzącej stanowi Załącznik Nr 5 do niniejszej instrukcji 3. W rejestrze korespondencji wychodzącej zaznacza się: 1) liczbę porządkową przesyłki, 2) datę przekazania do wysyłki, 3) nazwę adresata, 4) znak wysyłanego pisma, 5) temat (treść) wysyłanego pisma, 6) sposób przekazania ( np. list zwykły, polecony, faks, poczta elektroniczna, bezpośrednie doręczenie przez pracownika). Można również notować koszt opłaty pocztowej. 4. Przed wysłaniem pisma należy sprawdzić, czy jest podpisane, zaopatrzone w znak sprawy, oznaczone datą oraz czy dołączone są odpowiednie załączniki. W razie stwierdzenia braków sekretariat zwraca pismo pracownikowi prowadzącemu sprawę do uzupełnienia. 5. Pracownik sekretariatu przyjmujący pismo do wysyłki: 1) segreguje pisma przeznaczone do wysłania, grupuje pisma kierowane do tego samego adresata w celu łącznego wysłania, 2) na egzemplarzu pisma pozostającym w jednostce nanosi numer z rejestru korespondencji wychodzącej (Załącznik Nr 5), 3) wkłada pisma do kopert, 4) przesyłki wpisuje do pocztowej książki nadawczej, 5) przekazuje korespondencję na pocztę lub pracownikowi, który zobowiązał się doręczyć pismo adresatowi. 6. Korespondencję wysyła się listami poleconymi, zwykłymi i za zwrotnym poświadczeniem odbioru. Brak dyspozycji oznacza, że pismo ma być wysłane jako przesyłka zwykła. 7. Faksy wysyła pracownik sekretariatu natychmiast po ich otrzymaniu. 8. Korespondencja przeznaczona do wysyłki pocztą w danym dniu powinna być dostarczona do sekretariatu do godz. 13, Data udokumentowania rozchodu znaczków pocztowych na wysyłki nadawane za pośrednictwem urzędów pocztowych, ilość oraz wartość znaczków powinna być odnotowana w ewidencji pism wysłanych (książkach nadawczych). 31 W przypadku doręczania korespondencji adresatom przez pracownika jednostki, pracownik ten zobowiązany jest uzyskać potwierdzenie odbioru pisma na jego kopii. Potwierdzeniem jest pieczątka odpowiedniego urzędu z 17

18 datą wpływu, bądź podpis odbierającego pracownika. W przypadku osób fizycznych osoba doręczająca powinna odnotować dane osobowe odbiorcy pisma na podstawie dokumentu tożsamości oraz uzyskać potwierdzenie odbioru na kopii pisma. WYKORZYSTYWANIE INFORMATYKI W CZYNNOŚCIACH KANCELARYJNYCH Dopuszcza się szerokie wykorzystanie informatyki w DWD, pod warunkiem ochrony przechowywania danych w zbiorach informatycznych, w tym zwłaszcza danych osobowych. 2. Wykorzystanie informatyki obejmuje: 1) przyjmowanie i wysyłanie korespondencji za pośrednictwem poczty elektronicznej, z zastrzeżeniem poczty niejawnej, 2) przesyłanie korespondencji i innych wiadomości drogą elektroniczną wewnątrz placówki, 3) prowadzenie wszelkich rejestrów dotyczących obiegu informacji w placówce, 4) udostępnianie upoważnionym pracownikom zakupionego oprogramowania aplikacyjnego, a w szczególności edytorów tekstów, arkuszy kalkulacyjnych, baz danych, oprogramowania antywirusowego, 5) tworzenie, edytowanie i przechowywanie plików dokumentów oraz dokumentacji elektronicznej spraw, 6) monitorowanie obiegu dokumentów wewnątrz placówki, 7) umieszczanie na stronach internetowych stale aktualizowanych informacji o jednostce. 3. Dane przechowywane w pamięci komputera zabezpiecza się przez: 1) dopuszczenie do dostępu wyłącznie upoważnionych pracowników prowadzących sprawę, 2) odpowiednie archiwizowanie zbiorów na nośnikach informatycznych. 4. Dostęp do zbiorów danych zawartych w komputerze ogranicza się przez: 1) system haseł identyfikujących prowadzącego sprawę, 2) system haseł ograniczających dostęp do wybranych obszarów danych osobom nie posiadającym odpowiednich uprawnień. 5. Dane gromadzone w pamięci komputera powinny być zabezpieczone przed utratą przez przechowywanie w chronionym i odpowiednio zabezpieczonym miejscu nośników informatycznych zakupionego oprogramowania operacyjnego, narzędziowego i aplikacyjnego. 6. W przypadku gromadzenia danych osobowych należy stosować przepisy ustawy o ochronie danych osobowych. 7. Szczegółowe zasady dotyczące zarządzania systemami informatycznymi w placówce oraz zabezpieczania danych, w tym postępowania z nośnikami danych, określa odrębne zarządzenie Dyrektora DWD wydane w wykonaniu przepisów ustawy o ochronie danych osobowych. POSTĘPOWANIE Z AKTAMI SPRAW OSTATECZNIE ZAŁATWIONYCH I PRZEKAZYWANIE ICH DO SKŁADNICY AKT Akta spraw ostatecznie załatwionych przechowuje się w komórkach organizacyjnych przez dwa lata od stycznia roku następnego po zamknięciu teczek spraw. 2. Wszystkie akta po upływie okresu 2-letniego okresu przechowywania ich przez prowadzącego sprawę, należy przekazać kompletnymi rocznikami do składnicy akt w stanie uporządkowanym. 3. Przez uporządkowanie rozumie się: 18

19 1) w odniesieniu do akt kategorii B25: a) odłożenie do teczek spisów spraw, b) ułożenie akt wewnątrz teczek sprawami w kolejności zarejestrowania ich w spisie spraw, a w obrębie spraw chronologicznie od pisma rozpoczynającego sprawę na początku, c) usunięcie z akt wtórników pism, części metalowych, plastikowych (spinacze, zszywki, koszulki, itp.), d) ponumerowanie ołówkiem wszystkich zapisanych stron w prawym górnym rogu, a na odwrocie strony w lewym, e) przełożenie akt do tekturowych teczek i zszycie tych akt, z zastrzeżeniem ust. 4, f) opisanie teczek aktowych. 2) w odniesieniu do pozostałych akt kategorii B (innych niż akta osobowe): a) odłożenie do teczek spisów spraw, b) przełożenie akt do tekturowych teczek, lub obłożenie ich tekturowymi okładkami i zszycie akt, z zastrzeżeniem ust. 4, c) opisanie teczek aktowych. 4. Nie zszywa się dokumentacji, która ze względu na oprawę nie wymaga takiego szycia (jak rejestry) lub która nie powinna być szyta jak fotografie, dokumentacja techniczna. 5. Grubość przekazywanych do składnicy akt teczek nie powinna przekraczać 5 cm, w przypadku większej ilości akt należy tworzyć tomy, 6. Teczki aktowe winny być opisane według zasad określonych w 17 ust. 9 (Załącznik nr 4) niniejszej instrukcji przy czym należy opis uzupełnić po zakończeniu wszystkich spraw założonych w danej teczce o rok najpóźniejszego pisma w teczce (daty skrajne) - pod tytułem,numer pod którym dana teczka została zewidencjonowana w spisie zdawczo-odbiorczym - w lewym dolnym rogu teczki oraz - w odniesieniu do akt kategorii B25 - liczbę zapisanych stron po datami skrajnymi Akta osobowe powinny być przekazywane do składnicy akt w stanie uporządkowanym i na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego. 2. Przez uporządkowanie akt osobowych należy rozumieć: 1) usunięcie spośród akt wszystkich części metalowych, plastikowych (spinacze, zszywki, koszulki, itp), 2) zachowanie układu chronologicznego akt w każdej z części A,B,C akt osobowych tak, aby pismo najwcześniejsze znalazło się na wierzchu, a najnowsze na spodzie przy uwzględnieniu następującej kolejności: podanie o przyjęcie do pracy, życiorys, kwestionariusz osobowy, świadectwa z poprzednich miejsc pracy i świadectwa potwierdzające kwalifikacje zawodowe sprzed okresu zatrudnienia, umowa o pracę, a następnie dokumentacja z przebiegu pracy zawodowej ułożona chronologicznie, w tym angaże, nagrody, świadectwa podnoszenia kwalifikacji zawodowych, na końcu podanie o zwolnienie z pracy lub wypowiedzenie umowy o pracę, świadectwo pracy. 3) zszycie akt, 4) ponumerowanie każdej zapisanej strony ołówkiem - w prawym górnym rogu, a na odwrocie strony w lewym rogu, 5) ułożenie akt w teczkach (lub w kopertach) osobnych dla danego pracownika, 6) opisanie teczek według zasad określonych w 17 ust. 9 instrukcji, z uwzględnieniem dodatkowo dokładnej daty zatrudnienia - dziennej, miesięcznej i rocznej daty przyjęcia i zwolnienia pracownika, daty najnowszego pisma w teczce aktowej, liczby zapisanych stron oraz numeru, pod którym dana 19

20 teczka została zewidencjonowana w spisie zdawczo-odbiorczym - w lewym dolnym rogu teczki. 1) Wzór opisu teczki i koperty stanowi załącznik nr 6 do niniejszej instrukcji 3. Akta osobowe winny być przekazywane do składnicy akt na podstawie spisów zdawczo - odbiorczych w porządku alfabetycznym Akta gromadzone w komórkach organizacyjnych przekazywane są do składnicy akt na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, który sporządza się oddzielnie dla akt kategorii B25 i oddzielnie dla pozostałej dokumentacji kategorii B. Osobne spisy można sporządzić dla akt osobowych i dokumentacji płacowej oraz innych akt o kategorii archiwalnej B-50. Spisy sporządza się w trzech egzemplarzach. W spisie zdawczoodbiorczym teczki ewidencjonuje się w kolejności zgodnej z kolejnością haseł w wykazie akt, według zasady, że pod jedną pozycją spisu ujmuje się wyłącznie jedną teczkę aktową. 2. Spis zdawczo-odbiorczy powinien zawierać: 1) dla całego spisu: a) pełną nazwę jednostki i komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację, b) imię, nazwisko i podpis pracownika, który przygotował spis, c) imię, nazwisko i podpis kierownika jednostki organizacyjnej, d) imię, nazwisko i podpis archiwisty przyjmującego dokumentację, e) datę przekazania spisu; 2) dla każdej pozycji spisu: a) liczbę porządkową, b) znak akt, c) tytuł teczki złożony z pełnego hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt i informacji o rodzaju dokumentacji (na przykład pisma, faktury, wnioski, skargi, noty księgowe, umowy, opinie, notatki) występującej w teczce, d) rocznych dat skrajnych, na które składają się rok najwcześniejszego i najpóźniejszego pisma w teczce aktowej, e) oznaczenie kategorii archiwalnej, f) liczbę teczek aktowych g) miejsce przechowywania teczki w składnicy akt ( wypełnia archiwista) h) Data zniszczenia i nr zgody AP i data wycofania ze składnicy akt (wypełnia archiwista). Wzór spisu zdawczo-odbiorczego stanowi Załącznik Nr 7 do niniejszej instrukcji. 3. Spisy zdawczo-odbiorcze winny być datowane i podpisane przez pracownika przekazującego akta do składnicy akt i archiwistę oraz kierownika jednostki organizacyjnej. Jeden egzemplarz spisów zdawczoodbiorczych potwierdzonych przez archiwistę, po zarejestrowaniu tych spisów w wykazie spisów zdawczoodbiorczych, winien być odkładany do teczki aktowej prowadzonej w danej komórce organizacyjnej. 4. Akta spraw ostatecznie załatwionych, które są potrzebne w komórce organizacyjnej dłużej niż 2 lata, po dokonaniu formalności przekazania ich do składnicy akt na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, mogą pozostać w tej komórce na zasadzie wypożyczenia ze składnicy akt. 5. Szczegółowe zasady przejmowania dokumentacji oraz organizację i zakres działania składnicy akt reguluje Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania składnicy akt w Domu Wczasów Dziecięcych w 20