Załącznik nr 1 do Zapytania Ofertowego znak sprawy: APP_01_1M19_2014_EL_428 OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 do Zapytania Ofertowego znak sprawy: APP_01_1M19_2014_EL_428 OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przeprowadzenie usługi audytu zewnętrznego, zakończonego sporządzeniem sprawozdania wraz z opinią projektu pn.: Od badań podstawowych do zastosowań praktycznych w onkologii o akronimie BASTION, finansowanego w ramach 7. PR CAPACIETIES (REGPOT) na podstawie kontraktu o nr , zawartego przez Warszawski Uniwersytet Medyczny z Komisją Europejską. zwanego dalej Projektem", realizowanego przez : Warszawski Uniwersytet Medyczny (Koordynator Projektu) i mającego na celu nawiązanie współpracy z 11. ośrodkami naukowymi i dwoma przedsiębiorstwami zajmującymi się komercjalizacją badań naukowych. Ośrodki i przedsiębiorstwa, działające w 8. krajach Unii Europejskiej, zadeklarowały swoją pomoc jako Organizacje Partnerskie. Zamówienie realizowane jest ze środków Komisji Europejskiej w ramach projektu: Od badań podstawowych do zastosowań praktycznych w onkologii o akronimie BASTION, finansowanego w ramach 7. PR CAPACIETIES (REGPOT) Określenie przedmiotu i zakresu zamówienia: Sposób i tryb prowadzenia audytu zewnętrznego; standard audytu: 1. Usługę audytu należy przeprowadzić zgodnie z Aneksem nr VII do Umowy o Realizację Grantu, stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszego dokumentu; 2. Wykonawca ma obowiązek przeprowadzić usługę audytu zgodnie z wymogami przedstawionymi w Aneksie nr VII do Umowy o Realizację Grantu 3. Celem audytu zewnętrznego Projektu jest wydanie przez audytora opinii, o której mowa w 1.8. Aneksu nr VII do Umowy o Realizację Grantu. Główne obszary audytu: Realizacja audytu obejmuje następujące procedury określone w 1.8. Aneksu nr VII do Umowy o Realizację Grantu: 1. Sprawdzenie poprawności wykazanych kosztów personelu w tym obliczenia stawek godzinowych jak i kosztów ogólnych personelu jak również Efektywnie przepracowanych godzin w ramach projektu, 2. Sprawdzenie poprawności prowadzonych rejestrów czasu pracy pracowników ; 3. Sprawdzenie statusu zatrudnienia oraz warunków zatrudnienia personelu, 4. Sprawdzenie zastosowanych przeciętnych kosztów osobowych 5. kontrolę realizacji usług podwykonawstwa poprzez Uzyskanie pisemnego opisu od beneficjenta dotyczącego wykorzystanych zasobów stron trzecich i porównanie go z załącznikiem I do umowy o udzielenie dotacji; str. 1

2 6. kontrola i uzyskanie potwierdzenia, że umowy podwykonawstwa zostały zawarte zgodnie z procedurą obejmującą analizę najlepszej jakość w stosunku do ceny, przejrzystości i równego traktowania 7. kontrola innych kosztów bezpośrednich, w zakresie czy : a. Przydzielony sprzęt podlegający amortyzacji został określony i przydzielony do projektu w sposób prawidłowy; b. Koszty podróży zostały prawidłowo określone i przypisane do projektu (i zgodne ze zwyczajowo stosowaną przez beneficjenta polityką dotyczącą pracy poza [UE] [Euratomem] w zakresie podróży pierwszą klasą itp.). Beneficjent powinien przedstawić pisemne dowody na potwierdzenie swojej zwyczajowo stosowanej polityki w zakresie kosztów podróży (np. korzystanie z biletów pierwszej klasy), aby umożliwić audytorowi porównanie rozliczonych kosztów podróży z tą polityką; c. Prawidłowo określone i przypisane do projektu koszty materiałów d. Potwierdzenie przez Audytora, że stawka zryczałtowana stosowana w sprawozdaniu finansowym jest zgodna ze stawką podaną w załączniku II do umowy o udzielenie dotacji. e. Ponowne obliczenie kosztów pośrednich zgłoszonych na podstawie stawki zryczałtowanej pod kątem prawidłowości arytmetycznej oraz ocena zastosowania uproszczonej metody obliczania kosztów ogólnych na poziomie podmiotu prawnego.; Zbadanie i porównanie kursów wymiany EUR 8. Określenia wpływów uzyskanych w ramach projektu, które Beneficjent jest zobowiązany zgłosić w rozliczeniu np. dochód z imprez, rabaty od dostawców itp.; 9. Określanie odsetek uzyskanych z tytułu płatności zaliczkowych, których jednak od 1. stycznia 2013 roku nie ma obowiązku zwracać KE 10. Przedstawić raport wg ustalonego w Aneksie nr VII do Umowy o Realizację Grantu wzoru. Dobór i wielkość próby: 1. Zgodnie z Aneksem nr VII do Umowy o Realizację Grantu, opisane w punkcie Procedury przeprowadzone przez audytora. Obowiązki Zamawiającego: 1. Zamawiający udostępni Wykonawcy dokumenty do przeprowadzenia audytu dotyczące Warszawskiego Uniwersytetu Medycznego. Przekazywanie dokumentów będzie odbywało się protokolarnie. 2. Zamawiający przekaże Wykonawcy listę osób odpowiedzialnych za kontakty w zakresie przedmiotu zamówienia, upoważnionych do przekazywania dokumentów do przeprowadzenia audytu. 3. Zamawiający zapewni warunki do sprawnego przeprowadzenia audytu w postaci pokoju, telefonu i dostępu do Internetu, 4. Zamawiający zobowiązuje się, na żądanie audytora, udzielać informacji, wyjaśnień, udostępnić obiekty, urządzenia oraz potwierdzać za zgodność z oryginałem" kopie dokumentów i ich odpisy, wyciągi, zestawienia oraz wydruki. str. 2

3 Przeprowadzenie badania audytowego: 1. W ciągu 7 dni od podpisania umowy Zawijający przekaże harmonogram badania. 2. Po zatwierdzeniu przez Zamawiającego harmonogramu, Wykonawca zrealizuje działania składające się na badanie audytowe w ciągu 20 dni od dnia zatwierdzenia harmonogramu przez Zamawiającego. 3. Obowiązkiem Wykonawcy jest dbałość o należyte dokumentowanie przeprowadzanych czynności oraz uzyskiwanie dokumentów od poszczególnych audytowanych Partnerów Projektu. Sporządzenie Sprawozdania z audytu wraz z opinią odbędzie się w następujący sposób: 1. Przed przystąpieniem do wykonania badania, osoby wskazane do przeprowadzenia audytu mają obowiązek złożyć oświadczenie, że nie istnieje konflikt interesów pomiędzy nimi a beneficjentem w związku ze sporządzaniem niniejszego sprawozdania. Oświadczenie to musi być następnie poświadczone w sprawozdaniu. 2. Na podstawie dokumentów i dowodów zebranych w trakcie audytu oraz po dokonaniu ich analizy, Wykonawca sporządzi pisemna opinię, o której mowa w 1.8. Aneksu nr VII do Umowy o Realizację Grantu 3. Opinię Wykonawca przekaże Zamawiającemu w ciągu 7 dni od dnia zakończenia badania audytowego. 4. W ciągu 14 dni od daty otrzymania opinii Zamawiający zgłosi ewentualne uwagi na adres mailowy Wykonawcy wskazany w umowie, 5. W terminie 7 dni od dnia otrzymania ewentualnych uwag, Wykonawca dokona uzupełnień i poprawek wskazanych przez Zamawiającego i przekaże poprawioną opinię lub odmówi uwzględnienia uzupełnień i poprawek przedstawiając pisemne uzasadnienie w tej sprawie. 6. Opinia zostanie dostarczona Zamawiającemu w 4.egzemplarzach w wersji papierowej (oryginały) i 1 egzemplarz w wersji elektronicznej (w formacie PDF zapisanych na płytach CD). 7. Opinia, jako minimum, powinna spełniać wymagania określone w 1.8. Aneksu nr VII do Umowy o Realizację Grantu. 8. Załączniki do opinii będą zgodnie z 1.8. Aneksu nr VII do Umowy o Realizację Grantu 9. oświadczenia o spełnianiu wymogu bezstronności i niezależności złożone - przed podpisaniem umowy - przez osoby wskazane do przeprowadzenia audytu. 10. UWAGA: konieczne jest aby wszystkie dokumenty wytworzone w trakcie trwania audytu spełniały wymagania dotyczące promocji projektów finansowanych w ramach 7PR i zawierały logotypy. Oznakowanie winno być zgodne z zasadami identyfikacji wizualnej określonymi we właściwych wytycznych i podręcznikach dostępnych na stronie internetowej: - research_en.pdf Wzory oznakowania dokumentów zostaną przekazane Wykonawcy przez Zamawiającego. str. 3

4 Informacje ogólne o Projekcie: Tytuł projektu Od badań podstawowych do zastosowań praktycznych w onkologii o akronimie BASTION Rodzaj projektu 7PR UE Numer projektu Priorytet CAPACIETIES (REGPOT) Wartość projektu ,00 Kwota wydatków kwalifikowanych Kwota finansowana przez KE Źródła finansowania projektu Okres realizacji projektu Krótki opis projektu , , % - płatności ze środków Komisji Europejskiej kosztów bezpośrednich i 7% kosztów pośrednich (liczonych od kosztów bezpośrednich) 13% kosztów pośrednich (liczonych od kosztów bezpośrednich) płatne ze środków krajowych w tym 80% dofinansowanie w formie grantu MNiSW, pozostała część wkład WUM Bezpośrednim celem Projektu, projektu jest zwiększenie potencjału badawczego Warszawskiego Uniwersytetu Medycznego (WUM) w dziedzinie onkologii doświadczalnej. Zadaniem projektu jest skrócenie drogi wykorzystanie wyników badań podstawowych w praktyce klinicznej (from bench to bedside). Badania naukowe koncentrować się będą w szczególności wokół personalizowanej onkologii i opracowywania diagnostycznych i terapeutycznych metod dostosowanych do indywidualnych potrzeb chorych Projekt obejmuje współpracę 10. grup badawczych WUM, reprezentowanych przez grupę około 100 pracowników naukowych, którzy dotychczas prowadzili niezależne badania naukowe w dziedzinie onkologii, ale są silnie zmotywowani do utworzenia międzywydziałowej grupy badawczej, która będzie współpracować z klinikami WUM, nowym ośrodkiem onkologicznym WUM oraz z innymi grupami naukowców w obrębie Kampusu Ochota. W ramach projektu przewidziane jest pozyskanie wiedzy, transfer technologii i zacieśnienie. bądź nawiązanie, współpracy naukowej z 11. ośrodkami naukowymi i dwoma przedsiębiorstwami zajmującymi się komercjalizacją badań naukowych. Ośrodki i przedsiębiorstwa, działające w 8. krajach Unii Europejskiej, zadeklarowały swoją pomoc jako Organizacje Partnerskie. Zadania przewidziane w projekcie, nie tylko wzmocnią potencjał naukowy WUM, ale również usprawnią zarządzanie projektami badawczymi, pobudzą działania nakierowane na rozwój potencjału innowacyjnego i rozwiną istniejącą oraz nową współpracę z czołowymi ośrodkami naukowymi z Unii Europejskiej. str. 4

5 Projekt BASTION umożliwi utworzenie w obrębie WUM wiodącego ośrodka naukowego zajmującego się onkologią w skali Europy Środkowej. W odległej perspektywie przełoży się to na wzrost ekonomiczny regionu, poprawę jakości życia oraz zwiększenie świadomości społeczeństwa na temat roli i znaczenia badań podstawowych w onkologii, co będzie miało wymierny wpływ na budowanie społeczeństwa opartego na wiedzy. Ogólne cele projektu: - Integracja z European Research Area (ERA) - Poprawa jakości prowadzonych badań naukowych - Wniesienie wkładu polskiego do zrównoważonego rozwoju regionalnego - Zwiększenie szans na pozyskiwanie środków z funduszy UE na badania naukowe i badawczo-rozwojowe. Szczegółowe cele projektu: - nawiązanie współpracy naukowej z 11. czołowymi europejskimi zespołami badawczymi oraz 2. SME, zajmującymi się ochroną własności intelektualnej i wdrażaniem rozwiązań innowacyjnych w strefie badawczo-rozwojowej. Współpraca obejmować będzie wymianę naukowców (ok. 65 wymian trwających łącznie 78 miesięcy), wymianę metod i technologii badawczych, dyskusje o projektach oraz wspólne aplikacje grantowe i publikacje w liczących się periodykach naukowych (high impact factor). - nawiązanie nowych kontaktów naukowych, upowszechnianie wyników badań, włączanie się w nowe inicjatywy badawcze poprzez: i) zorganizowanie międzynarodowej konferencji naukowej Translational research in oncology in new member state economies ii) zorganizowanie pięciu szkoleniowych warsztatów tematycznych z udziałem specjalistów międzynarodowych; iii) udział w międzynarodowych konferencjach naukowych (50 misji); iv) promocję projektu BASTION na arenie międzynarodowej podczas konferencji naukowych oraz szkoleń organizowanych przez partnerów zagranicznych (głównie London Genetics oraz Science Business); v) angażowanie, od samego początku realizacji projektu BASTION, zainteresowanych środowisk i podmiotów decyzyjnych; str. 5

6 Beneficjent Projektu Liczba sprawozdań przewidzianych do audytu Kwoty planowane do wydania w poszczególnych okresach Warszawski Uniwersytet Medyczny - 2 : - pierwsze za okres od do drugie za okres od do ,00 EUR za okres od do , w tym ,- EUR na aparaturę ,00 EUR okres od do Załącznik : Umowa o udzielenie dotacji 7PR - załącznik VII - formularz D wersja 4 z dnia r. str. 6