KOMISJA REWIZYJNA RADY POWIATU CHOJNICKIEGO

Transkrypt

1 BR /07 KOMISJA REWIZYJNA RADY POWIATU CHOJNICKIEGO PROTOKÓŁ z KONTROLI MUZEUM HISTORYCZNO ETNOGRAFICZNEGO W CHOJNICACH CZERWIEC 2007 r.

2 Komisja Rewizyjna Rady Powiatu Chojnickiego dokonała kontroli Muzeum Historyczno Etnograficznego w Chojnicach w następującym składzie: 1. Mieczysław Pruski przewodniczący 2. Arkadiusz Ryczek zastępca przewodniczącego 3. Maciej Nawrot członek 4. Mariusz Paluch członek 5. Zbigniew Mania członek Kontrola odbyła się w dniu 26 czerwca 2007 r. w Muzeum Historyczno Etnograficznym w Chojnicach. W trakcie wizyty u pani dyrektor Barbary Zagórskiej przedstawiono członków komisji i omówiono zakres przeprowadzanej kontroli. Kontrola jest zgodna z planem kontroli Komisji Rewizyjnej uchwalonym przez Radę Powiatu Chojnickiego (Uchwała Nr III/24/2006 z dnia 28 grudnia 2006 r.). Przewodniczący poinformował, że zgodnie z 39 ust. 1 Statutu Powiatu Chojnickiego kontrola obejmie następujące sprawy: 1. formalno prawne w zakresie: statutu, regulaminów, instrukcji bezpieczeństwa przeciwpożarowego. 2. merytoryczne w zakresie: zatrudnienia: pracownicy pełnozatrudnieni i niepełnozatrudnieni, kwalifikacje pracowników, zakresy czynności pracowników, pracownicy administracji i obsługi. 3. finansowe w zakresie: dekretacja dowodów księgowych / zapotrzebowań, wydatki, zabezpieczenie przed kradzieżą itd., wykonanie planu dochodów. W zakresie spraw formalno prawnych Komisja Rewizyjna zapoznała się z następującymi dokumentami przedstawionymi przez dyrekcję muzeum: 1. Statutem Muzeum przyjętym Uchwałą Rady Powiatu w dniu 28 grudnia 2005 r., 2. Regulaminem ewidencjonowania dóbr kultury z 1 stycznia 1999 r., 3. Regulaminem komisji zakupu muzealiów, 2

3 4. Regulaminem Pracy Muzeum z 2003 r., 5. Regulamin Organizacyjnym Muzeum z 26 stycznia 2006 r., 6. Regulaminem Zakładowego Funduszu Socjalnego Muzeum, 7. Regulaminem biblioteki i czytelni muzealnej, 8. Instrukcją bezpieczeństwa pożarowego Muzeum z grudnia 1997 r.. Komisja do w/w instrukcji nie zgłosiła żadnych uwag i zastrzeżeń. Jak również podkreśliła, że jest ona opracowana zgodnie z wymogami. Muzeum posiada wpis do rejestru instytucji kultury w Starostwie Powiatowym wg. ustawy z dnia 1 stycznia 1999 r.. Instytucja działa na podstawie opracowanego przez przedstawicieli działów rocznego planu pracy merytorycznej. Przy muzeum działa Rada Muzeum powoływana przez Radę Powiatu Chojnickiego, ma ona charakter merytoryczny, doradczy i naukowy. Ponadto Rada na koniec roku zatwierdza rozliczenie budżetu muzeum. W skład Rady wchodzą następujące osoby: - Edmund Hapka, - Mieczysław Jaroszewicz, - Marek Kołyszko, - Bogdan Kuffel, - Cezary Obrach Prondzyński przewodniczący, - Piotr Stanke wiceprzewodniczący - Henryk Sikorski, - Krzysztof Walenta, - Witold Wodowski. Komisja Rewizyjna Rady Powiatu stwierdziła, że dokumentacja od strony formalno prawnej jest prowadzona prawidłowo, czytelnie i przejrzyście oraz jest aktualizowana i dostosowana do potrzeb muzeum. Nie stwierdzono żadnych uchybień formalno prawnych w kontrolowanej dokumentacji. 3

4 W zakresie spraw merytorycznych Zatrudnienie, kwalifikacje Tabela zatrudnienia pracowników Muzeum Historyczno Etnograficznego. Lp. Stanowisko Wykształcenie Wymiar czasu pracy Pracownicy administracji 1. Dyrektor wyższe etat 2. główna księgowa średnie etat 3. kierownik administracyjny średnie etat 4. księgowa średnie etat Pracownicy merytoryczni 5. kustosz wyższe etat 6. kustosz wyższe etat 7. kustosz wyższe etat 8. st. przewodnik muz. średnie etat 9. młodszy renowator średnie etat 10. operator obsługi komputera średnie etat 11. asystent muzealny podstawowe etat 12. przewodnik muzealny średnie ½ etatu Pracownicy obsługi 13. st. pomoc muzealna podstawowe etat 14. pomoc muzealna średnie etat 15. pomoc muzealna podstawowe etat 16. pomoc muzealna podstawowe etat 17. palacz c.o. podstawowe ½ etatu 4

5 Komisja zapoznała się z zakresami obowiązków pracowników administracji, pracowników merytorycznych i pracowników obsługi, które są zgodne z obowiązującymi przepisami wręczane pracownikom z chwilą zatrudnienia. Muzeum posiada system alarmowy zabezpieczający obiekty przed włamaniem. Ponadto na każdych kondygnacjach obiektów w oknach umieszczone są kraty. Dyrektor poinformowała, że Muzeum skupia następujące obiekty muzealne: Brama Człuchowska - zwana też dawniej Kamienną, jedna z trzech bram wjazdowych prowadzących niegdyś do miasta. Zbudowana w I połowie XIV wieku. Od 1618 r. do końca XIX w. służyła jako więzienie, a następnie do 1945 r. jako dzwonnica kościołów św. Ducha i św. Trójcy. W latach przebudowano wnętrze i urządzono sale wystawowe udostępnione zwiedzającym w 1962 r. Obecnie znajdują się tu sale wystaw stałych: archeologicznej, etnograficznej, historycznej oraz sala wystaw czasowych. Baszta Wronia - usytuowana przy ulicy Podmurnej, w ciągu średniowiecznych murów miejskich, między Bramą Człuchowską, a ulicą Młyńską. W przeszłości służyła jako więzienie. Odrestaurowana w 1974 r. Obecnie znajdują się w niej pomieszczenia administracyjne. Baszta Szewska - usytuowana przy ulicy Podmurnej, w ciągu średniowiecznych murów miejskich, między Bramą Człuchowską, a Domem Szewskim. Wielokrotnie niszczona, traciła swój pierwotny wygląd. Odbudowana przez muzeum w latach Obecnie znajduje się w niej biblioteka muzealna wraz z czytelnią. Dom Szewski - znajduje się przy ulicy Podmurnej, w ciągu średniowiecznych murów miejskich, między Basztą Szewską, a Domem na Murach. Odbudowany przez muzeum w 1979 r. z zachowaniem fragmentów dawnej baszty. Obecnie mieści magazyny zbiorów. Dom na Murach - znajduje się przy ulicy Podmurnej, w ciągu średniowiecznych murów miejskich, między Domem Szewskim, a Kurzą Stopą. Od lat 60. służył celom 5

6 mieszkalnym. W 1985 r. muzeum wykupiło go z rąk prywatnych. Projekt odbudowy nawiązywał do charakteru pozostałych budowli na murach obronnych. Od 1988 r. mieszczą się w nim pracownie muzealne. Kurza Stopa - położona przy ulicy Podmurnej, na murach obronnych od strony południowej. Odbudowana przez muzeum w 1980 r. W latach mieściły się tu sale wystaw czasowych, a od roku 1984 Galeria Współczesnej Sztuki Polskiej. Chata podcieniowa w Silnie, nieopodal Chojnic - pochodzi z 1850 r., jest konstrukcji zrębowej, szczytowa z narożnym podcieniem, kryta słomą. W l chata, która jako jedyna z kilku istniejących tu dawniej pozostała w Silnie, była gruntownie odnawiana. W jej wnętrzu przez pewien czas mieściła się biblioteka, a od 1984 r., po ponownym remoncie i adaptacji na cele muzealne, oddział muzeum w Chojnicach. W lipcu 1985 r. chata wraz z urządzoną w jej wnętrzu ekspozycją i otoczeniem oddana została do zwiedzania. W sierpniu 1998 r. wskutek poważnej kolizji drogowej chałupa uległa znacznemu zniszczeniu. Gospodarze gminy Chojnice doprowadzili do jej odbudowania na bazie pozostałych elementów i przeniesienia w inne miejsce w Silnie. W czerwcu 2001 r. oddano chatę do użytku oraz otwarto w jej wnętrzu, przygotowaną przez muzeum, ekspozycję etnograficzną. Kolekcja historyczno-regionalna rodziny Makowskich - mieści się w dawnym mieszkaniu kolekcjonera, na parterze spółdzielczej kamienicy, przy ul. Drzymały 5. Po śmierci Albina Makowskiego w 1982 r., zgodnie z jego wolą, właścicielem kolekcji zostało muzeum. Mieszkanie kolekcjonera, po generalnym remoncie przystosowano na cele muzealne. Ekspozycja archeologiczno-przyrodnicza w Odrach, gm. Czersk, pow. chojnicki - mieści się na parterze budynku przy ul. Długiej 2. Dyrektor również wspomniała o bibliotece muzealnej, która istnieje od 1962 r. Ze skromnego księgozbioru podręcznego rozrosła się do blisko 10 tysięcy woluminów książek i 1600 czasopism. Gromadzi głównie wydawnictwa źródłowe z historii, etnografii, historii sztuki i archeologii. Na szczególną uwagę zasługują zbiory specjalne zawierające 6

7 45 starodruków (najstarsze z XVI w.) oraz bogatą kolekcję fotografii. W księgozbiorze wyróżnia się ponadto grupa wydawnictw dotyczących Pomorza i Chojnic. Pani Dyrektor stwierdziła, że obiekty te są poddawane na bieżąco zabiegom konserwatorskim. Jednak pojawiają się problemy zagrzybienia, czy ostatnio pęknięcie podestów schodów w Bramie Człuchowskiej. Z tą ostatnią kwestią dyrekcja wystąpiła z wnioskiem o wykonanie ekspertyzy technicznej i czeka na decyzję. Podstawowym problemem jest brak internetu we wszystkich pracowniach merytorycznych, przez co zmniejsza się efektywność pracy. Dyrektor zaznaczyła, że muzeum posiada odpowiedni sprzęt komputerowy, który nie jest w pełni wykorzystany. Uciążliwy jest również brak własnego transportu muzeum do przewożenia eksponatów muzealnych itp., a także do bieżącego nadzoru obiektów pozamiejscowych. Poruszona została również możliwość przejścia muzeum pod Urząd Marszałkowski. Dyrektor zaznaczyła, że jej instytucja spełnia wymogi takiego przejścia, tylko potrzebne są rozmowy władz i ciągłe lobowanie tego tematu. Dyrektor dodała, że pensje pracowników muzeum są bardzo niskie, poniżej średniej wojewódzkiej i krajowej porównywalnych co do wielkości muzeów. Problem ten był już sygnalizowany panu Staroście. W ubiegłym roku podwyżka pensji nastąpiła tylko o wskaźnik stopnia inflacji, czyli bardzo niewielki procent. W zakresie spraw finansowych W kontroli wzięły również udział: główna księgowa pani Urszula Gawin. Pani Księgowa przedstawiła bilans muzeum sporządzony na dzień 31 grudnia 2006 r. załącznik nr 1 do protokołu oraz rachunek zysków i strat za okres od 1 stycznia 2006 r. do 31 grudnia 2006 r. załącznik nr 2 do protokołu z którego wynika, że muzeum w ubiegłym roku wypracowało zysk brutto w kwocie ,55 zł, który został przeznaczony na zakup zbiorów muzealnych. 7

8 W roku 2006 jednostka uzyskała następujące przychody: - przychody z działalności usługowej ,50 zł - pozostałe przychody operacyjne ,00 zł - przychody finansowe /odsetki bankowe/ ,66 zł Razem przychody ,16 zł Najbardziej znaczące koszty instytucji to: - wynagrodzenia ogółem ,57 zł - ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia na rzecz pracowników ,54 zł - amortyzacja środków trwałych ,58 zł - zużycie materiałów i energii ,10 zł - usługi obce ,41 zł - podatki i opłaty (podatek od nieruchomości) - 68,43 zł - pozostałe koszty ,98 zł Razem koszty ,61 zł Księgowa przedstawiła także komisji przychody i koszty muzeum na dzień 31 maja 2007 r. i tak: - przychody stanowią kwotę ,21 zł - koszty stanowią kwotę ,75 zł W tym koszty związane z: - zużyciem opału ,74 zł - energią ,38 zł - monitorowaniem obiektów ,00 zł Dowody księgowe są właściwie opisywane i dekretowane. Wystawia się także prawidłowo wnioski o zaangażowaniu środków budżetowych. Przeprowadzona wyrywkowa kontrola prowadzenia dokumentacji księgowej wykazała, że jest ona prowadzona prawidłowo. 8

9 Komisja Rewizyjna dokonała oględzin pomieszczeń muzeum, tj. Bramy Człuchowskiej w tym sal wystaw stałych archeologicznej, etnograficznej, historycznej oraz salę wystaw czasowych, Baszty Szewskiej czyli biblioteki muzealnej wraz z czytelnią oraz Kurzej Stopy mieszczącej Galerię Współczesnej Sztuki Polskiej. W dalszej części kontroli Komisja wysunęła następujące wnioski do Zarządu Powiatu: dofinansowanie Muzeum o kwotę około 11 tys. zł na wykonanie udrożnienia kanałów tel. kom. przebiegających pod kostką chodnikową w celu przyłączenia pracowni muzealnych i innych obiektów Muzeum do istniejących łączy internetowych. rozpatrzenie możliwości zakupu dla Muzeum samochodu dostawczego do transportu eksponatów oraz bieżącego nadzoru pozamiejscowych ekspozycji w Odrach i Silnie. pomoc Zarządu Powiatu w negocjacjach wyegzekwowania porozumienia zawartego pomiędzy Muzeum, a Gminą Czersk w sprawie partycypacji Gminy w kosztach utrzymania (m.in. czynszu dzierżawnego), ekspozycji archeologiczno-przyrodniczych w Odrach. rozpatrzenie możliwości zwiększenia dotacji dla Muzeum przeznaczonej na zwiększenie płac, szczególnie dla pracowników merytorycznych. rozpatrzenie możliwości podjęcia negocjacji w sprawie przejęcia Muzeum przez Urząd Marszałkowski, co umożliwiłoby rozszerzenie działalności merytorycznej i uzyskania wyższych kwot finansowania Muzeum. 9

10 zakończyła. Na tym kontrolę w Muzeum Historyczno Etnograficznym w Chojnicach komisja Podpisy członków Komisji Rewizyjnej Rady Powiatu Chojnickiego: 1. Mieczysław Pruski Arkadiusz Ryczek Maciej Nawrot Mariusz Paluch Zbigniew Mania -... Przyjmuję do wiadomości i potwierdzam odbiór: Dyrektor Muzeum Historyczno Etnograficznego w Chojnicach Pani mgr Barbara Zagórska... 10