Nabór Szkoły podstawowe. Podręcznik użytkownika w punkcie naboru

Transkrypt

1

2 Nabór Szkoły podstawowe Podręcznik użytkownika w punkcie naboru Wrocław

3 Producent: VULCAN sp. z o. o. ul. Wołowska Wrocław tel vulcan@vulcan.edu.pl VULCAN sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do ciągłego ulepszania programu i wprowadzania do niego zmian. Podręcznik jest chroniony prawem autorskim. Copyright by VULCAN sp. z o. o Wszelkie prawa zastrzeżone 2

4 Wymagania techniczne Spis treści Wstęp... 5 Prace punktu naboru w trakcie poszczególnych etapów rekrutacji... 7 Wymagania techniczne... 7 Kontakt... 7 Etapy w procesie rekrutacyjnym... 8 Leksykon pojęć używanych w aplikacji... 8 Czynności i opcje niezależne od etapów prac Role i uprawnienia Logowanie Tworzenie kont użytkowników Edycja danych istniejącego użytkownika Moje konto Skróty Komunikaty Pliki do pobrania Zamykanie etapów Czynności do wykonania w trakcie poszczególnych etapów Etap 1. Wprowadzanie i weryfikacja oferty Czynności do wykonania przez jednostkę w trakcie etapu Etap 2. Publikacja oferty

5 Wstęp Etap 3. Wprowadzenie dzieci obwodowych W trakcie etapu Etap 4. Rejestracja i weryfikacja zgłoszeń W trakcie etapu Etap 5. Szeregowanie list chętnych W trakcie etapu Etap 6. Symulacja przydziału Etap 7. Pobieranie list zakwalifikowanych W trakcie etapu Etap 8. Potwierdzanie woli W trakcie etapu Etap 9. Pobieranie list przyjętych W trakcie etapu Etap 10. Rekrutacja uzupełniająca weryfikacja oferty Etap 11. Rekrutacja uzupełniająca rejestracja i weryfikacja zgłoszeń Etap 12. Rekrutacja uzupełniająca szeregowanie list chętnych Etap 13. Rekrutacja uzupełniająca pobieranie list zakwalifikowanych Etap 14. Rekrutacja uzupełniająca potwierdzanie woli Etap 15. Rekrutacja uzupełniająca pobieranie list przyjętych Etap 16. Aktualizacja danych Przyjmowanie dziecka obwodowego Przyjmowanie kandydata

6 Wymagania techniczne Wstęp Aplikacja Nabór Szkoły podstawowe wraz aplikacjami Nabór Przedszkola, Nabór Gimnazja i Nabór Szkoły ponadgimnazjalne stanowi część systemu vedukacja. System vedukacja umożliwia jednostce samorządu terytorialnego sprawne zarządzanie oświatą na podległym jej terenie. Aplikacja Nabór Szkoły podstawowe służy do przeprowadzenia naboru dzieci do szkół podstawowych. Zapewnia rodzicom zapoznanie się z ujednoliconą ofertą edukacyjną, umożliwia zgłoszenie dziecka do szkoły w obwodzie miejsca zamieszkania, jak i do naboru w szkole poza obwodem, a także szybki dostęp do wyników rekrutacji. Po stronie organu prowadzącego i podległych mu jednostek umożliwia uporządkowanie i nadzorowanie całego procesu rekrutacji. Aplikacja zapewnia pełne bezpieczeństwo gromadzonych i przesyłanych danych. Każdy użytkownik aplikacji posiada indywidualne imienne konto. Przesyłane dane są szyfrowane, a serwery są chronione specjalnymi systemami zabezpieczeń. Niniejszy przewodnik omawia przeprowadzenie rekrutacji zgodnie ze standardowym modelem wdrożenia obejmującym następujące ustalenia: 1. W pierwszej kolejności, na podstawie wykazów otrzymanych z systemu ewidencji ludności, są wprowadzane dane dzieci przypisanych do obwodu szkoły. Następnie rozpoczyna się rejestracja dzieci za pośrednictwem systemu rodzice mogą potwierdzić wolę zapisania dziecka do szkoły właściwej dla miejsca zamieszkania, zgłosić je do naboru w szkole poza obwodem lub zrezygnować całkowicie z elektronicznej rekrutacji. Dla każdego z dzieci tworzone jest konto, które służy do wprowadzania wszelkich zmian w danym zgłoszeniu. 2. Wszystkie dzieci, których rodzice potwierdzili wolę zapisania ich do szkoły właściwej dla miejsca zamieszkania (obwodowej), są automatycznie do niej przyjmowane. Dzieci zgłoszone do naboru w szkole 5

7 Wstęp poza obwodem, które nie dostały się do wybranej szkoły, mogą być także automatycznie przyjmowane do szkoły właściwej dla miejsca zamieszkania zależnie od ustawień konfiguracji. 3. Kryteria rekrutacji obowiązują na poziomie miasta (gminy), jednostki wybierają kryteria z listy ustalonej przez organ prowadzący. 4. Poszczególne etapy procesu naboru przebiegają we wszystkich jednostkach w tym samym terminie i zgodnie z wyznaczonym przez organ prowadzący harmonogramem. 5. Kolejność zgłoszeń nie ma znaczenia, kwalifikacja kandydatów odbywa się na podstawie punktacji przyznawanej za spełnienie obowiązujących kryteriów, ale dopiero, gdy są wolne miejsca w szkole po przyjęciu dzieci z obwodu, których rodzice potwierdzili wolę zapisania. Niniejszy przewodnik omawia standardowy sposób przeprowadzenia naboru. Wszystkie dane niezbędne do napisania tego podręcznika są fikcyjne i zostały użyte wyłącznie w celach szkoleniowych; nie dotyczą żadnych rzeczywistych osób ani jednostek. 6

8 Wymagania techniczne Prace punktu naboru w trakcie poszczególnych etapów rekrutacji Wymagania techniczne Do korzystania ze strony elektronicznej rekrutacji zalecamy następujące wersje przeglądarek internetowych: 1. Internet Explorer wersja co najmniej 9.0, 2. Mozilla Firefox wersja co najmniej 28.0, 3. Google Chrome wersja co najmniej 33,0. Do otwarcia plików z wynikami rekrutacji oraz danymi pobieranymi z systemu są potrzebne: Program Adobe Reader, zalecany w wersji co najmniej 7.x lub inny program obsługujący format PDF, Program Microsoft Excel w wersji co najmniej 2000 lub inny program obsługujący format CSV lub XML. Kontakt W przypadku problemów prosimy o kontakt z serwisem naborowym: telefoniczny: (71) mailowy: serwis@vulcan.edu.pl (z dopiskiem w temacie: Nabór szkoły podstawowe ). 7

9 Prace punktu naboru w trakcie poszczególnych etapów rekrutacji Przed kontaktem prosimy o przygotowanie danych jednostki, Państwa lokalizację (nazwę miejscowości z adresu strony naboru) oraz opisu problemu. Etapy w procesie rekrutacyjnym Poniżej znajduje się lista etapów występujących w aplikacji Nabór Szkoły podstawowe. W zależności od indywidualnych ustaleń wdrożeniowych ich liczba może się zmieniać i niektóre mogą Państwa nie obowiązywać. 1. Wprowadzanie i weryfikacja oferty 2. Publikacja oferty na stronie dla rodziców 3. Wprowadzenie dzieci obwodowych 4. Rejestracja i weryfikacja zgłoszeń 5. Szeregowanie list chętnych 6. Symulacja przydziału 7. Pobieranie list zakwalifikowanych 8. Potwierdzanie woli 9. Pobieranie list przyjętych 10. Rekrutacja uzupełniająca weryfikacja oferty 11. Rekrutacja uzupełniająca rejestracja i weryfikacja zgłoszeń 12. Rekrutacja uzupełniająca szeregowanie list chętnych 13. Rekrutacja uzupełniająca symulacja przydziału 14. Rekrutacja uzupełniająca pobieranie list zakwalifikowanych 15. Rekrutacja uzupełniająca potwierdzanie woli 16. Rekrutacja uzupełniająca pobieranie list przyjętych 17. Aktualizacja danych. Leksykon pojęć używanych w aplikacji 8 Organ Prowadzący (OP) jednostka samorządu terytorialnego odpowiedzialna za organizację naboru do szkół podstawowych. Punkt Naboru (PN) instytucja (w tym przypadku szkoła podstawowa) odpowiedzialna za organizację naboru do jednej lub kilku jednostek. Jednostka instytucja, do której w drodze rekrutacji przyjmowane są dzieci.

10 Leksykon pojęć używanych w aplikacji Grupa/Oddział jeden z elementów organizacji jednostki. Lista preferencji lista grup, do których kandyduje dziecko. Na pierwszym miejscu na liście preferencji powinien znajdować się zawsze oddział najbardziej pożądany przez kandydata, a na ostatnim - najmniej. W zależności od ustaleń wdrożeniowych liczba możliwych do wybrania jednostek może być ograniczona. Jednostka pierwszego wyboru jednostka, na której kandydatowi zależy najbardziej i której oddział został wybrany przez niego na liście preferencji jako pierwszy. Kandydat dziecko, które zostało zarejestrowane do systemu naborowego przez rodzica lub bezpośrednio w jednostce przez jej pracownika. Aby kandydat mógł brać udział w naborze musi mieć utworzone konto i listę preferencji, na której będzie przynajmniej jeden oddział. Liczba miejsc do naboru liczba miejsc w oddziale zdefiniowana na etapie wprowadzania oferty edukacyjnej, przewidziana zarówno dla dzieci obwodowych, jak i nowych kandydatów. Etapy prac określone zadania, które należy wykonać w czasie przewidzianym przez harmonogram. Za otwarcie etapu prac na poziomie całego naboru odpowiada wdrożeniowiec. Po wykonaniu niezbędnych prac przez wszystkie jednostki, etapy prac zamykane są na wzór piramidy od szkół, poprzez organ prowadzący, na wdrożeniowcu kończąc. Po globalnym zamknięciu etapu, nie ma już możliwości dokonania modyfikacji niektórych danych. 9

11 Czynności i opcje niezależne od etapów prac Czynności i opcje niezależne od etapów prac Poniżej znajdą Państwo opis czynności i funkcjonalności, które mogą być wykonywane i używane niezależnie od trwających etapów prac. Role i uprawnienia Dyrektor jednostki użytkownik, któremu przypisano rolę Dyrektora jednostki posiada pełnię uprawnień umożliwiających między innymi uzupełnianie i modyfikowanie oferty jednostki, wprowadzanie danych o dzieciach obwodowych i kandydatach, czy sporządzanie raportów i wydruków. Do obowiązków Dyrektora jednostki należy zamykanie poszczególnych etapów prac procesu rekrutacyjnego. Ma on również możliwość zakładana kont innym użytkownikom zatrudnionym w jednostce, którzy mogą pomóc we wprowadzaniu wybranych danych do systemu. Pracownik jednostki użytkownik, któremu przypisano rolę Pracownika jednostki zajmuje się głównie wprowadzaniem zgłoszeń kandydatów oraz ich weryfikacją. Posiada również możliwość nanoszenia zmian w danych dzieci. Pracownik jednostki może przeglądać ofertę, ale nie może jej samodzielnie modyfikować. Logowanie 10 Aby rozpocząć korzystanie z aplikacji, należy posiadać unikalny login oraz hasło. Zazwyczaj są one przekazywane użytkownikom podczas szkoleń z zakresu przeprowadzania procesu naborowego. W momencie przekazywania danych dostępowych do aplikacji warto dowiedzieć się w jaki sposób ustawione są parametry logowania. W szczególności chodzi tutaj o czas i ilość błędnych logowań, po których nastąpi blokada konta użyt-

12 Tworzenie kont użytkowników kownika. Warto również pozyskać dane kontaktowe osoby, która z ramienia organu prowadzącego będzie mogła takie konto odblokować. Login użytkownika jest przypisany na stałe, natomiast hasło przekazane do pierwszego logowania można zmienić. W zależności od konfiguracji programu okno zmiany hasła może pojawić się automatycznie zaraz po pierwszym zalogowaniu. Jeżeli aplikacja nie wymusi zmiany hasła podczas pierwszego logowania, użytkownik może zmienić je samodzielnie poprzez zakładkę Moje konto. Tworzenie kont użytkowników Aby utworzyć nowe konto należy: wybrać z górnego menu zakładkę Strona główna/użytkownicy, w prawym panelu okna w sekcji Użytkownicy kliknąć przycisk, w wyświetlonym oknie Użytkownik dodawanie uzupełnić wszystkie informacje - wybrać z listy rolę użytkownika, jednostkę i jeśli dane są poprawne kliknąć przycisk. Rysunek 1. Dodawanie nowego użytkownika. Edycja danych istniejącego użytkownika Aby zmienić użytkownikowi dane, należy: 11

13 Czynności i opcje niezależne od etapów prac wybrać z górnego menu zakładkę Strona główna/ Użytkownicy, w prawym panelu okna kliknąć na przycisk, a następnie wskazać na liście właściwego użytkownika, w wierszu z danymi użytkownika kliknąć przycisk znajdujący się po prawej stronie, wybrać opcję Edycja, wprowadzić zmiany i zakończyć operację klikając przycisk. Aby zmienić użytkownikowi hasło, należy: w wierszu z danymi użytkownika kliknąć przycisk, a następnie wskazać na liście właściwego użytkownika, wybrać opcję, wpisać nowe hasło zgodne z wymaganiami, które pojawią się w opisie, następnie dla potwierdzenia powtórzyć hasło i zakończyć operację klikając przycisk. Moje konto Zakładka umożliwia podejrzenie oraz modyfikację danych i hasła zalogowanego użytkownika. Ponadto znajdują się w niej wszystkie informacje dotyczące aktywności użytkownika, takie jak: data ostatniego logowania lub ostatnia zmiana hasła. Rysunek 2. Widok zakładki Moje konto. Aby dokonać zmiany w danych użytkownika, należy: 12

14 Skróty kliknąć na przycisk Edycja znajdujący się w sekcji Podstawowe informacje, po dokonaniu zmian należy zakończyć operację, klikając przycisk lub w przypadku rezygnacji z zapisu dokonanych zmian przycisk. Aby dokonać zmiany hasła użytkownika, należy wybrać opcję, wpisać nowe hasło zgodne z wymaganiami, które pojawią się w opisie, następnie dla potwierdzenia powtórzyć hasło i zakończyć operację klikając przycisk. Skróty W aplikacji stosowane są skróty do najważniejszych opcji potrzebnych na danym etapie. Są one dostępne po wybraniu pozycji Komunikaty w bocznym menu po lewej stronie: Rysunek 3. Skróty. Dostępność skrótów jest zależna od trwającego etapu. Komunikaty Zakładka umożliwia odczytanie komunikatów wysłanych przez wdrożeniowca lub organ prowadzący. W zależności od wagi komunikatu konieczne może być potwierdzenie odczytania komunikatu. Aby ponownie odczytać komunikat należy kliknąć lewym przyciskiem myszy na jego tytuł lub użyć przycisku, znajdującego się w wierszu z datą i tytułem komunikatu: 13

15 Czynności i opcje niezależne od etapów prac Pliki do pobrania Zakładka umożliwia pobranie pliku zamieszczonego przez wdrożeniowca. Aby pobrać plik, należy: na stronie głównej wybrać z menu po lewej stronie zakładkę Pliki do pobrania, w wierszu z nazwą pliku kliknąć przycisk w kolumnie Operacje, a następnie wybrać opcję Podgląd pliku, w wyświetlonym oknie kliknąć przycisk. W przypadku problemów z pobraniem należy skorzystać z opcji. Następnie należy wkleić adres do paska adresu w przeglądarce. Jeżeli dokument nadal się nie wyświetli, należy w programie Adobe Reader wyłączyć opcję wyświetlania dokumentów bezpośrednio w przeglądarce internetowej. Zamykanie etapów Po zakończeniu pracy (wykonaniu wszystkich czynności/wprowadzeniu wszystkich niezbędnych danych) należy zakończyć etap, sygnalizując to organowi prowadzącemu. Ważne jest przestrzeganie terminów zamykania poszczególnych etapów, ponieważ po zakończeniu niektórych etapów nie ma już możliwości powrotu do stanu z danego etapu. Pewne operacje system wykonuje automatycznie w momencie zamknięcia etapu, na przykład odrzuca zgłoszenia dzieci, które nie były zweryfikowane. Aby zamknąć wybrany etap, należy: wybrać z głównego menu zakładkę Etapy prac/moje etapy; w wierszu z nazwą etapu kliknąć znajdujący się po prawej stronie przycisk ; w wyświetlonym oknie kliknąć przycisk ; przed zamknięciem etapu nastąpi weryfikacja pracy w danym etapie i jeśli nie będzie żadnych błędów, etap zostanie zamknięty. 14

16 Zamykanie etapów Rysunek 4. Zamykanie etapu. W trakcie trwania etapu i przed jego ostatecznym zamknięciem można sprawdzić poprawność wykonanych prac, klikając w oknie zamykania etapu przycisk. Wyświetli się wówczas okno z informacją o wprowadzonych danych oraz ewentualne błędy i ostrzeżenia. Aby zamknąć dany etap, należy poprawić wszystkie znalezione błędy i powrócić do zakładki Etapy prac. 15

17 Czynności do wykonania w trakcie poszczególnych etapów Czynności do wykonania w trakcie poszczególnych etapów Etap 1. Wprowadzanie i weryfikacja oferty Na tym etapie w systemie gromadzona jest oferta edukacyjna, która po zweryfikowaniu przez organ prowadzący zostanie opublikowana rodzicom na stronach publicznych systemu. Przed rozpoczęciem: Należy sprawdzić, czy w systemie znajdują się aktualne i kompletne dane jednostki. W przypadku jakichkolwiek niezgodności w danych należy zwrócić się do organu prowadzącego z prośbą o dodanie, usunięcie lub modyfikację danych jednostki. Warto utworzyć konta dla pracowników jednostki, aby na kolejnych etapach mogli współpracować przy wprowadzaniu danych dzieci do systemu. Opcja ta jest dostępna dla dyrektora jednostki w zakładce Strona główna/użytkownicy. 16

18 Etap 1. Wprowadzanie i weryfikacja oferty Czynności do wykonania przez jednostkę w trakcie etapu 1. Uzupełnienie opisu punktu naboru i jednostki (dane podstawowe, dane teleadresowe, oferta, zdjęcia jednostki) Aby uzupełnić opis punktu naboru, należy: wybrać z górnego menu zakładkę Oferta/Opis; w odpowiedniej sekcji (np. dane teleadresowe) kliknąć przycisk ; w wyświetlonym oknie uzupełnić dane i jeśli są poprawne kliknąć przycisk. Aby uzupełnić opis jednostki, należy: wybrać z górnego menu zakładkę Oferta/Opis i przejść na zakładkę Jednostki; w wyświetlonej tabeli kliknąć przycisk, znajdujący się po prawej stronie wiersza z danymi jednostki, którą chcemy edytować lub wybrać jednostkę, klikając jej nazwę na znajdującym się po lewej stronie drzewie: w odpowiedniej sekcji (np. dane teleadresowe) kliknąć przycisk ; w wyświetlonym oknie uzupełnić dane i, jeśli są poprawne, kliknąć przycisk. 2. Ustalenie kryteriów na poziomie jednostki Aby wybrać kryteria, należy: wybrać z górnego menu zakładkę Oferta/Opis i przejść na zakładkę Jednostki, w wyświetlonej tabeli kliknąć przycisk, znajdujący się po prawej stronie wiersza z danymi jednostki, którą chcemy edytować lub 17

19 Czynności do wykonania w trakcie poszczególnych etapów wybrać jednostkę, klikając jej nazwę na znajdującym się po lewej stronie drzewie; wybrać zakładkę Kryteria i w dolnej części strony kliknąć przycisk ; w wyświetlonym oknie Kryteria - edycja rozwinąć listę w sekcji Dodawanie nowego kryterium i wskazać na niej kryterium; jeśli wybrane kryterium jest właściwe kliknąć przycisk ; dodane kryterium wyświetli się w odpowiedniej tabeli na końcu listy: Rysunek 5. Kryteria Kryterium można usunąć, klikając przycisk znajdujący się w wierszu z jego nazwą. 3. Wprowadzenie regulaminu jednostki Aby dodać regulamin. należy: wybrać z górnego menu zakładkę Oferta, a następnie na drzewie po lewej stronie kliknąć nazwę jednostki; wybrać zakładkę Regulamin i w dolnej części strony kliknąć przycisk ; jeśli wprowadzony regulamin jest, poprawny kliknąć przycisk 18

20 Etap 1. Wprowadzanie i weryfikacja oferty Rysunek 6. Edycja regulaminu. Dla ułatwienia pracy przy wprowadzaniu Regulaminu wszystkie opcje zostały pogrupowane w pasku narzędzi pod postacią ikon: Po najechaniu kursorem na daną ikonę wyświetli się informacja, do czego służy dany przycisk. Edytor zawiera: pogrubianie, kursywę, podkreślenie, skreślenie, zwiększanie i zmniejszanie czcionki, numerowanie, punktowanie, zwiększanie i zmniejszanie wcięć, wyrównywanie tekstu oraz wstawianie i usuwanie linku do strony internetowej. Sugerujemy, aby treść regulaminu przygotować w pliku tekstowym, np. w programie Notatnik, a następnie przekopiować ją do aplikacji naborowej i wykonać formatowanie tekstu przy pomocy wyżej opisanych opcji. Przygotowany tekst nie powinien przekraczać czterech tysięcy znaków. 19

21 Czynności do wykonania w trakcie poszczególnych etapów 4. Zdefiniowanie oddziałów/grup rekrutacyjnych Aby dodać nowy oddział/ grupę należy: wybrać z górnego menu zakładkę Oferta, a następnie na drzewie po lewej stronie kliknąć nazwę jednostki; wybrać zakładkę Oddziały i kliknąć przycisk ; w wyświetlonym oknie uzupełnić dane i jeśli są poprawne, kliknąć przycisk. Rysunek 7. Dodawanie nowego oddziału. Dodany oddział/ grupa pojawi się poniżej oraz na drzewie po lewej stronie: Po najechaniu kursorem na znak zapytania wyświetli się opis pola do uzupełnienia. 20

22 Etap 1. Wprowadzanie i weryfikacja oferty Po dodaniu nowego oddziału należy wyświetlić go do edycji klikając przycisk lub klikając jego nazwę na znajdującym się po lewej stronie drzewie. W wyświetlonym oknie przesunąć boczny suwak do dołu i uzupełnić brakujące dane języki obce oraz zajęcia dodatkowe, które będą oferowane w danym oddziale: Rysunek 8. Oferta Aby zmienić dane oddziału, należy na zakładce Oddziały kliknąć przycisk edycji, a następnie użyć opcji, wprowadzić poprawki i zakończyć operację klikając przycisk. 5. Ustalenie kryteriów na poziomie oddziałów/grup rekrutacyjnych (opcjonalnie możliwe w zależności od ustaleń z organem prowadzącym) Aby dodać kryterium należy: wybrać z górnego menu zakładkę Oferta, a następnie na drzewie po lewej stronie kliknąć nazwę oddziału/grupy; wybrać zakładkę Kryteria i kliknąć przycisk ; w górnej części okna rozwinąć listę kryteriów i wskazać kryterium; jeśli wybrane kryterium jest właściwe, kliknąć przycisk. Dodane kryterium wyświetli się w zakładce Kryteria w tabeli na końcu listy. 21

23 Czynności do wykonania w trakcie poszczególnych etapów Jeżeli szkoła planuje rozróżniać kandydatów za pomocą niestandardowych kryteriów, warto ten fakt zgłosić wcześniej do organu prowadzącego, aby mógł być on umieszczony w słowniku kryteriów. 6. Podgląd i ostateczna weryfikacja oferty Przed zamknięciem etapu zaleca się dokładne sprawdzenie poprawności wprowadzonej oferty. W kolejnych etapach nie będzie można dokonywać zmian. 7. Zamknięcie etapu Szczegółowy opis zamykania etapów został opisany na wcześniejszych stronach. Etap 2. Publikacja oferty Opublikowana oferta jest przeglądana przez rodziców, którzy wstępnie zastanawiają się nad listą preferowanych jednostek i grup rekrutacyjnych. Etap 3. Wprowadzenie dzieci obwodowych Jednym z kluczowych elementów specyfiki rekrutacji do szkół podstawowych jest fakt istnienia obwodów i związanych z nimi uczniów obwodowych. Zagadnienie to w istotny sposób wpływa na cały proces rekrutacji. Z jednej strony bowiem potrzebna jest informacja o przynależności obwodowej poszczególnych uczniów, z drugiej zaś informacja o podejmowanych przez nich decyzjach (gwarancja przyjęcia do szkoły obwodowej jest przywilejem ucznia, a nie obowiązkiem). System opisywany w niniejszym podręczniku zapewnia funkcjonalności pozwalające na znaczne uporządkowanie tego zagadnienia. Gromadzenie danych o uczniach obwodowych przebiega w systemie dwuetapowo. W pierwszym kroku następuje tak zwane inicjalne zasilenie systemu danymi, czyli wprowadzenie danych o listach uczniów przypisanych do obwodu danej szkoły na dzień rozpoczęcia wdrożenia. W zależności od lokalnych możliwości formalno-technicznych odbywa się to poprzez import danych elektronicznych z systemu ewidencji ludności lub poprzez ręczne wprowadzenie tych danych przez szkoły. Poniżej zostanie opisany wariant ręcznego wprowadzania danych przez szkoły. Lista dzieci przypisanych do obwodu jest zmienna w czasie (m.in. za sprawą zmian miejsca zamieszkania). Zatem drugim etapem gromadzenia informacji o obwodowych jest bieżąca aktualizacja tych list w trakcie całego procesu naboru. Aktualizacja w przeważającej większości przypadków odbywa się wyłącznie ręcznie na poziomie szkoły. 22

24 Etap 3. Wprowadzenie dzieci obwodowych Drugim elementem gromadzonych informacji o uczniach obwodowych są decyzje dotyczące uczęszczania do szkoły obwodowej. W systemie rozróżniane są następujące przypadki: W trakcie etapu potwierdzenie obwodu oznacza, że uczeń deklaruje chęć uczęszczania do szkoły obwodowej i nie bierze udziału w rekrutacji do innych szkół; udział w rekrutacji oznacza, że uczeń bierze udział w rekrutacji do innych szkół; rezygnacja z obwodu oznacza, że uczeń nie jest zainteresowany szkołą obwodową i jednocześnie nie bierze udziału w rekrutacji (np. zamierza pójść do szkoły niepublicznej lub do szkoły w innym mieście); decyzja nieznana oznacza brak informacji na temat decyzji kandydata. Należy w tym miejscu zaznaczyć, że informacje dotyczące decyzji kandydatów należy traktować informacyjnie i statystycznie, gdyż w każdej chwili mogą one zostać zmienione (w szczególności decyzja dotycząca rezygnacji z obwodu nie ma charakteru wiążącego uczeń mimo takiej deklaracji może zgłosić się w dowolnym momencie do szkoły obwodowej, która zobowiązana będzie go przyjąć). Informacja o decyzji dotyczącej obwodu może być do systemu wprowadzona z poziomu szkoły (w sposób opisany w dalszej części) lub bezpośrednio przez kandydata za pośrednictwem strony systemu przeznaczonych dla kandydatów. 1. Dodawanie oraz usuwanie z listy dzieci obwodowych Aby dodać dziecko obwodowe, należy: wybrać z górnego menu zakładkę Kandydaci, a następnie z menu po lewej stronie wybrać zakładkę Obwodowi; wybrać przycisk ; wprowadzić numer PESEL dziecka i przejść do kolejnego kroku klikając przycisk ; W przypadku, gdy obwodowy nie posiada numeru PESEL, można w tym miejscu skorzystać z opcji Obwodowy nie posiada numer PESEL. W następnym kroku trzeba będzie uzupełnić pola dotyczące dokumentu tożsamości. Sztuczny numer PESEL na potrzeby naboru zostanie wygenerowany automatycznie. 23

25 Czynności do wykonania w trakcie poszczególnych etapów po uzupełnieniu niezbędnych danych o dziecku kliknąć przycisk. Rysunek 9. Dodawanie dziecka obwodowego. Aby usunąć dziecko obwodowe z listy, należy: wybrać z górnego menu zakładkę Kandydaci, a następnie z menu po lewej stronie wybrać zakładkę Obwodowi; wyszukać obwodowego do usunięcia i kliknąć na przycisk, który znajduje się po prawej stronie w wierszu z danymi dziecka; z listy dostępnych opcji wybrać pozycję ; w wyświetlonym oknie wybrać przycisk, a następnie odpowiedzieć na pytanie, klikając przycisk. 2. Modyfikacja danych dzieci obwodowych Aby zmodyfikować dane dziecka obwodowego, należy: wybrać zakładkę Kandydaci, a następnie z menu po lewej stronie wybrać zakładkę Obwodowi; 24

26 Etap 3. Wprowadzenie dzieci obwodowych wyszukać konkretne dziecko wpisując jego dane w wyszukiwarce lub w celu wyświetlenia pełnej listy dzieci kliknąć przycisk (bez wprowadzania żadnych danych); kliknąć przycisk, który znajduje się po prawej stronie w wierszu z danymi dziecka; z listy dostępnych opcji wybrać pozycję ; w wyświetlonym oknie wprowadzić poprawki danych i kliknąć przycisk lub anulować operację, klikając przycisk. 3. Import danych dzieci obwodowych przy pomocy pliku Do napełniania bazy obwodowych można wykorzystać opcję importu. W tym celu należy wczytać plik pobrany wcześniej z systemu i uzupełniony danymi według instrukcji znajdującej się w zakładce Kandydaci / Importuj obwodowych. Aby zaimportować dane przy pomocy pliku należy: wybrać z górnego menu zakładkę Kandydaci, a następnie z menu po lewej stronie zakładkę Importuj obwodowych; w sekcji Przygotowanie pliku kliknąć przycisk Pobieranie pliku do uzupełnienia informacjami o obwodowych, w celu pobrania pustego pliku i zapisać go na dysku komputera; otworzyć zapisany plik i wprowadzić dane dzieci obwodowych (nr PESEL, imię, nazwisko): Rysunek 10. Import obwodowych zapisać wprowadzone dane; 25

27 Czynności do wykonania w trakcie poszczególnych etapów w systemie ponownie wybrać z górnego menu zakładkę Kandydaci, a następnie z menu po lewej stronie zakładkę Importuj obwodowych; w sekcji Przygotowanie pliku wcisnąć przycisk Wczytywanie danych z uzupełnionego pliku, wskazać plik z danymi dzieci, a następnie kliknąć przycisk Otwórz; na liście w sekcji Tymczasowa lista obwodowych sprawdzić zaimportowane dane i jeśli są poprawne kliknąć przycisk Zapisz: Jeśli w zaimportowanych danych wystąpiły niezgodności, należy bez zapisywania tymczasowej listy obwodowych wprowadzić zmiany w pliku, ponownie go zaimportować i dopiero wówczas zapisać zmiany. 4. Wprowadzanie decyzji zgłoszonej przez opiekuna prawnego dziecka obwodowego Gdy opiekun dziecka obwodowego zgłosi się do jednostki osobiście i potwierdzi swoje miejsce w jednostce obwodowej lub złoży deklarację rezygnacji z tego miejsca, należy wprowadzić tę informację do aplikacji. Aby wprowadzić decyzję obwodowemu należy: wybrać z górnego menu zakładkę Kandydaci i z menu po lewej stronie wybrać pozycję Obwodowi; wyszukać dziecko i w kolumnie Operacje, w wierszu z danymi dziecka kliknąć przycisk, a następnie wybrać i kliknąć odpowiednią pozycję menu: o o (gdy opiekun potwierdził miejsce w jednostce obwodowej) w wyświetlonym oknie należy kliknąć przycisk Przyjmij do obwodu; (gdy opiekun zrezygnował z miejsca w jednostce obwodowej i elektronicznej rekrutacji otwartej) w wyświetlonym oknie należy uzupełnić dane szkoły, do której dziecko będzie się ubiegać o przyjęcie, a następnie kliknąć przycisk. 26

28 Etap 4. Rejestracja i weryfikacja zgłoszeń Po wykonaniu opisanych czynności wyświetli się okno z odpowiednią informacją, a na liście obwodowych w wierszu z danymi dziecka zmieni się jego status: z niezgłoszony na potwierdzony lub zrezygnował. Wprowadzoną decyzję można zmieniać postępując według powyższej instrukcji. 5. Przeglądanie listy dzieci obwodowych Aby móc przeglądać listy dzieci obwodowych, należy: wybrać z górnego menu zakładkę Kandydaci, a następnie z menu po lewej stronie wybrać zakładkę Obwodowi; bez wprowadzania danych w wyszukiwarce kliknąć przycisk w celu wyświetlenia pełnej listy dzieci obwodowych. W przypadku, kiedy konieczne jest znalezienie konkretnego dziecka na liście, zalecamy skorzystanie z jednego z kryteriów wyszukiwania, np. numer zgłoszenia, PESEL, nazwisko. Po wyszukaniu dziecka należy kliknąć na przycisk, który znajduje się po prawej stronie w wierszu z danymi dziecka, a następnie z listy dostępnych opcji wybrać pozycję. Przed zamknięciem etapu: Warto sprawdzić, czy do systemu wprowadzono wszystkie dzieci, które mieszkają w obwodzie danej szkoły podstawowej. Zamknięcie etapu Szczegółowy opis zamykania etapów został opisany na wcześniejszych stronach. Etap 4. Rejestracja i weryfikacja zgłoszeń Rodzic tradycyjnie lub elektronicznie uzupełnia podanie i składa wydruk w szkole prowadzącej oddział znajdujący się na pierwszej pozycji listy preferencji (jest to tak zwana szkoła pierwszego wyboru). Użytkownik ze szkoły rejestruje dziecko w systemie na podstawie ręcznie wypełnionego podania lub potwierdza zgodność danych uzupełnionych w systemie z danymi na papierowym podaniu. Dane dziecka są akceptowane lub odrzucane w celu modyfikacji niezgodności przez rodzica i po dostarczeniu nowego podania ponownie weryfikowane przez użytkownika ze szkoły pierwszego wyboru. 27

29 Czynności do wykonania w trakcie poszczególnych etapów Przed rozpoczęciem: warto upewnić się, czy rodzice mają dostępną pustą kartę zgłoszenia do pobrania i ręcznego uzupełnienia; na bieżąco weryfikować, czy podania/karty zgłoszenia dostarczane przez rodziców zawierają wszystkie wymagane dane i załączniki potwierdzające spełnianie kryteriów. W pracach na tym etapie może brać udział zarówno dyrektor, jak i pracownik jednostki. W trakcie etapu 1. Dodawanie zgłoszenia Aby wprowadzić do systemu dane kandydata, należy: wybrać z górnego menu pozycję Kandydaci; kliknąć przycisk ; wyświetli się formularz do wprowadzenia danych kandydata, w którym należy przejść kolejne trzy kroki rejestracji zgodnie z informacjami nad polami do uzupełnienia. W pierwszym kroku należy uzupełnić dane identyfikacyjne, teleadresowe i dodatkowe informacje o kandydacie oraz informacje o jego opiekunach prawnych. W sytuacji, gdy kandydat nie posiada numeru PESEL, można skorzystać z opcji dostępnej pod polem PESEL -. Po zaznaczeniu tej opcji pojawią się dodatkowe pola do uzupełnienia. 28

30 Etap 4. Rejestracja i weryfikacja zgłoszeń Rysunek 11. Dodawanie kandydata Kolejny krok to tworzenie listy preferencji należy wybrać szkołę i oddział z listy, a następnie kliknąć przycisk Dodaj. W sytuacji dodawania kandydata przez jednostkę, na pierwszym miejscu listy preferencji musi znaleźć się jednostka zakładająca konto. Rysunek 12. Dodawanie kandydata - krok 2 29

31 Czynności do wykonania w trakcie poszczególnych etapów W tym kroku dodatkowo może wyświetlić się pytanie, czy kandydat w razie braku kwalifikacji do szkół pozaobwodowych, chce być przyjęty do szkoły obwodowej. Opcja jest dostępna w zależności od ustaleń przeprowadzonych z organem prowadzącym. W ostatnim, trzecim kroku rejestracji, należy uzupełnić informację o spełnianiu kryteriów: Rysunek 13. Dodawanie kandydata - krok 3 W przypadku kryteriów automatycznych odpowiedź jest ustawiana przez system na podstawie wcześniej wprowadzonych danych. Na przykład wiek kandydata jest ustalany z numeru PESEL kandydata i nie ma potrzeby odpowiadania na takie kryterium. Po uzupełnieniu wszystkich niezbędnych danych należy kliknąć. przycisk. W zależności od ustaleń wdrożeniowych liczba pól do uzupełnienia na formularzu może się zmieniać. Po najechaniu kursorem na znak zapytania wyświetli się opis pola do uzupełnienia. W kolejnych krokach rejestracji kandydata są dostępne przyciski, przy pomocy których możemy przerwać rejestrację, powrócić do poprzedniego kroku oraz przejść do kroku kolejnego:. 30

32 Etap 4. Rejestracja i weryfikacja zgłoszeń Wszelkie możliwe operacje dla danego kandydata (np. drukowanie podania czy zmiana hasła) są dostępne po kliknięciu przycisku, który znajduje się po prawej stronie w wierszu z danymi dziecka: Rysunek 14. Kandydaci 2. Weryfikacja zgodności danych Aby zgłoszenie kandydata mogło brać udział w rekrutacji, musi zostać zweryfikowane i zaakceptowane. Dotyczy to wszystkich zgłoszeń, bez względu na sposób, w jaki zostały wprowadzone do systemu samodzielna rejestracja kandydata bądź wprowadzenie danych przez szkołę. Weryfikacja polega na porównaniu danych na dostarczonym do szkoły formularzu zgłoszeniowym z danymi, które znajdują się w systemie. Jeżeli dane są zgodne, należy potwierdzić ten fakt w systemie akceptując podanie. Weryfikacji danych dokonuje szkoła pierwszego wyboru ta szkoła ma prawo do przeprowadzenia procesu sprawdzenia danych oraz ich akceptacji. Pozostałe szkoły, które kandydat wybrał na liście preferencji posiadają dostęp do jego danych zgromadzonych w systemie wyłącznie w trybie odczytu. Sugeruje się, by weryfikacja danych składała się z dwóch elementów: weryfikacji formalnej i weryfikacji treści. W ramach weryfikacji formalnej należy upewnić się, że: Szkoła jest dla kandydata szkołą pierwszego wyboru (grupa/oddział ze szkoły znajduje się na pierwszym miejscu listy preferencji). W przypadku, gdy na pierwszym miejscu listy preferencji umieszczona została grupa z innej szkoły, dana szkoła nie ma możliwości 31

33 Czynności do wykonania w trakcie poszczególnych etapów przeprowadzenia weryfikacji ani zmodyfikowania danych dziecka. W takiej sytuacji należy odesłać kandydata do właściwej szkoły lub zasugerować zmianę preferencji w taki sposób, by konkretna szkoła była szkołą pierwszego wyboru. Formularz zgłoszeniowy jest kompletny (posiada wszystkie strony) oraz posiada wypełnione wszystkie wymagane dane. Formularz został podpisany. W przypadku, gdy wymagane są niezależne podpisy pod dwoma oświadczeniami (np. jedno oświadczenie dotyczące znajomości regulaminu i treści zgłoszenia, a drugie dotyczące zgody na przetwarzanie danych osobowych), należy upewnić się, że oba oświadczenia są podpisane. Podanie musi być podpisane przez rodzica, sugeruje się, by było również podpisane przez kandydata. Aby zweryfikować zgłoszenie, należy: wybrać z górnego menu zakładkę Kandydaci, a następnie z menu po lewej stronie wybrać pozycję Weryfikuj zgłoszenie; w wyszukiwarce wprowadzić informacje o zgłoszeniu do weryfikacji, a następnie kliknąć przycisk. Dane kandydata wyświetlą się w sekcji Kandydaci do weryfikacji. Danych do weryfikacji można szukać według następujących kryteriów: numer zgłoszenia, numer PESEL, imię i nazwisko kandydata. Rysunek 15. Wybór kandydata do weryfikacji. Aby wyświetlić dane kandydata do sprawdzenia, należy kliknąć przycisk, a w wyświetlonym oknie sprawdzić zgodność danych z tymi, które znajdują się na papierowym podaniu: 32

34 Etap 4. Rejestracja i weryfikacja zgłoszeń Rysunek 16. Weryfikacja zgłoszenia kandydata. W przypadku, gdy wszystkie dane są zgodne, należy kliknąć przycisk. Jeżeli wystąpiła niezgodność w danych, należy kliknąć przycisk, w wyświetlonym formularzu poprawić dane i w kroku 3. kliknąć przycisk. Po tej operacji ponownie kliknąć przycisk i zatwierdzić zgłoszenie. W sytuacji, gdy wystąpiła niezgodność danych i dane powinny być poprawione przez rodzica, należy kliknąć przycisk. wówczas rodzic będzie miał możliwość wprowadzenia poprawek, ponownego wydrukowania podania i dostarczenia go do jednostki w celu powtórnej weryfikacji. W przypadku pomyłki przy wyszukiwaniu kandydata lub rezygnacji z weryfikacji kliknąć przycisk. Opcja anulowania akceptacji danych wybranego kandydata jest dostępna po kliknięciu przycisku, znajdującego się po prawej stronie w wierszu z danymi dziecka. Po anulowaniu akceptacji zgłoszenia, kandydat będzie ponownie miał status niezweryfikowany i możliwa będzie edycja i ponowna weryfikacja danych kandydata. 33

35 Czynności do wykonania w trakcie poszczególnych etapów Przed zamknięciem: Warto sprawdzić, czy wszystkie dostarczone do jednostki papierowe zgłoszenia zostały zweryfikowane, ponieważ zgłoszenia niezweryfikowane nie będą brane pod uwagę w dalszych etapach rekrutacji. W celu sprawdzenia stanu weryfikacji zgłoszeń należy skorzystać ze statystyki Podania. Rysunek 17. Podgląd liczby zweryfikowanych podań. 3. Zamykanie etapu Szczegółowy opis zamykania etapów został opisany na wcześniejszych stronach. Etap 5. Szeregowanie list chętnych 34 Celem etapu szeregowania list chętnych jest wprowadzenie do systemu decyzji szkolnych komisji kwalifikacyjno-rekrutacyjnych dotyczących pierwszeństwa kwalifikacji kandydatów, których nie udało się rozróżnić za pomocą zdefiniowanych w systemie kryteriów regulaminowych. Dla porządku warto przypomnieć, że pierwszeństwo w kwalifikacji ustalane jest na podstawie (kolejno): uzyskanej liczby punktów rekrutacyjnych, wyliczonych zgodnie z zasadami określonymi w regulaminie szkoły, a następnie indywidualnej decyzji szkolnej komisji kwalifikacyjnorekrutacyjnej w odniesieniu do pierwszeństwa kwalifikacji kandydatów, którzy mają tę samą liczbę punktów oraz w takim samym stopniu spełniają wszystkie zdefiniowane kryteria (czyli z punktu widzenia kryteriów w systemie są nierozróżnialni). Etap szeregowania list chętnych realizowany jest po zakończeniu etapu weryfikacji zgłoszeń we wszystkich jednostkach biorących udział w elektronicznej rekrutacji.

36 Etap 5. Szeregowanie list chętnych Liczba uzyskanych punktów rekrutacyjnych jest zatwierdzana poprzez weryfikację zgłoszenia, a na listach chętnych do oddziału znajdują się kandydaci, którzy oddział ten wskazali na różnych preferencjach. W szczególności na liście chętnych do oddziału w danej szkole znajdują się kandydaci, dla których inna szkoła jest szkołą pierwszego wyboru (czyli tą, która dokonuje weryfikacji zgłoszenia). Zatem aby mieć pewność, że lista jest kompletna, wszystkie jednostki muszą zakończyć proces weryfikacji zgłoszeń. Zasady podejmowania decyzji dotyczących poszczególnych kandydatów pozostają w całości w gestii szkolnych komisji rekrutacyjnokwalifikacyjnych. Często pojawiającym się problemem merytorycznym, związanym w realizacją zadań w omawianym etapie, jest kwestia stosowanych kryteriów takich decyzji. Zazwyczaj bowiem wszystkie nazwane kryteria umieszczone są w regulaminie. W związku z tym w systemie zawarte są trzy funkcje automatyczne, które mogą być przydatne w takiej sytuacji: W trakcie etapu Ustaw losowo jest to ustawienie kolejności losowej dla wszystkich kandydatów, których pierwszeństwa kwalifikacji nie udało się ustalić kryteriami regulaminowymi; Ustaw wg preferencji a następnie losowo funkcja jest rozszerzeniem funkcji pierwszej: w ramach grup kandydatów nierozróżnialnych najpierw stosuje się kryterium numeru preferencji pierwszeństwo ma kandydat, który dany oddział wskazał wyżej na swojej liście preferencji a gdy nierozróżnieni kandydaci mają dany oddział wskazany na tym samym miejscu, wówczas kolejność ich pierwszeństwa w kwalifikacji ustala się algorytmem losowym; Ustaw wg wieku od najstarszych a następnie losowo - funkcja jest rozszerzeniem funkcji pierwszej: w ramach grup kandydatów nierozróżnialnych najpierw stosuje się kryterium wiekowe pierwszeństwo ma starszy kandydat a gdy nierozróżnieni kandydaci są w tym samym wieku, wówczas kolejność ich pierwszeństwa w kwalifikacji ustala się algorytmem losowym; 1. Szeregowanie list chętnych Aby dokonać szeregowania list chętnych, należy: wybrać zakładkę Kandydaci, a następnie z menu po lewej stronie wybrać zakładkę Porządkuj listy; wybrać z listy jednostkę oraz grupę rekrutacyjną i kliknąć przycisk ; 35

37 Czynności do wykonania w trakcie poszczególnych etapów na wyświetlonej liście przy pomocy strzałek znajdujących się po prawej stronie przesunąć w górę lub w dół kandydatów z taką sama liczbą punktów; po uporządkowaniu listy i upewnieniu się, że kolejność chętnych jest właściwa, kliknąć przycisk znajdujący się nad listą po lewej stronie. Zapisanie danych zostanie potwierdzone odpowiednim komunikatem. Rysunek 18. Szeregowanie listy kandydatów. W przypadku, gdy nie ma konieczności ręcznego ustawiania kolejności kandydatów na listach, jest możliwość skorzystania z opcji automatycznego losowania: Etap ten jest przeznaczony wyłącznie dla Dyrektora jednostki. Przed zamknięciem: Warto sprawdzić, czy we wszystkich grupach rekrutacyjnych uporządkowano i zapisano kolejność chętnych na listach. Każdą listę szeregować można wielokrotnie do momentu zamknięcia etapu. 36

38 Etap 6. Symulacja przydziału 2. Zamykanie etapu Szczegółowy opis zamykania etapów został opisany na wcześniejszych stronach. Etap 6. Symulacja przydziału Przydział kandydatów do oddziałów odbywa się automatycznie z wykorzystaniem algorytmów systemu. W trakcie procedury przydziału organ prowadzący może wprowadzać korekty liczebności poszczególnych oddziałów (grup). Całość procedury odbywa się jednak wyłącznie na poziomie organu prowadzącego. W trakcie etapu kwalifikacji kandydatów system dla użytkowników w punktach naboru oraz dla kandydatów jest niedostępny. Po zakończeniu etapu przydziału kandydatów spoza obwodu, dzieci obwodowe są przyjmowane do szkół obwodowych. Tym, którzy potwierdzili miejsce w szkole obwodowej status zmienia się na przyjęty w obwodzie i będą oni widoczni na liście wszystkich przyjętych po zakończeniu etapu Potwierdzania woli. Na tym etapie szkoły nie wykonują żadnych czynności. Etap 7. Pobieranie list zakwalifikowanych W trakcie etapu Użytkownik jednostki drukuje i publikuje listę dzieci zakwalifikowanych do przyjęcia oraz listę kandydatów niezakwalifikowanych. 1. Pobieranie listy Aby pobrać listę dzieci zakwalifikowanych/niezakwalifikowanych, należy: wybrać z górnego menu zakładkę Zestawienia, a następnie z menu po lewej stronie wybrać zakładkę Wydruki list; uzupełnić w wyszukiwarce informację o, jednostce i oddziale; przy odpowiedniej liście kliknąć przycisk ; wybrać odpowiedni format dokumentu (zalecany format to PDF): 37

39 Czynności do wykonania w trakcie poszczególnych etapów w zależności od ustawień przeglądarki plik z listą dzieci można zapisać lub bezpośrednio wydrukować. Jeśli jest potrzeba modyfikacji listy dzieci, należy wybrać format XML, który jest obsługiwany w programie Excel, wprowadzić zmiany, zapisać je i dopiero wtedy wydrukować listę. Rysunek 19. Lista wydruków. Nad listą wydruków znajdują się dodatkowe parametry, których można użyć, aby na liście wyświetliły się liczby porządkowe, numery PESEL, punktacja kandydatów, liczba wolnych miejsc lub dodatkowa pusta kolumna na podpis opiekuna zakwalifikowanego dziecka. Etap ten jest przeznaczony dla dyrektora i dla pracownika jednostki. 2. Zamykanie etapu Szczegółowy opis zamykania etapów został opisany na wcześniejszych stronach. 38

40 Etap 8. Potwierdzanie woli Etap 8. Potwierdzanie woli Na tym etapie rodzic zakwalifikowanego dziecka potwierdza wolę przyjęcia w szkole ustnie lub pisemnie, a użytkownik punktu naboru wprowadza tę informację do systemu. Niepotwierdzeni zakwalifikowani są usuwani z list i mogą brać udział w rekrutacji uzupełniającej. W trakcie etapu 1. Potwierdzanie woli zakwalifikowanemu Aby potwierdzić wolę, należy: wybrać z górnego menu zakładkę Kandydaci, a następnie kliknąć w górnej części okna szybki filtr lub wpisać dane dziecka i kliknąć przycisk ; na liście odszukać dziecko, którego rodzic/opiekun prawny potwierdził wolę edukacji w jednostce; kliknąć przycisk, który znajduje się po prawej stronie w wierszu z danymi dziecka; z listy dostępnych opcji wybrać pozycję ; w wyświetlonym oknie informacyjnym kliknąć przycisk. Po wykonaniu powyższej operacji dziecko zostanie dopisane do listy przyjętych. 2. Skreślanie z listy przyjętych (w przypadku wycofania przez rodzica/opiekuna potwierdzenia woli) Aby skreślić dziecko z listy, należy: wybrać z górnego menu zakładkę Kandydaci, a następnie kliknąć w górnej części okna szybki filtr lub wpisać dane dziecka i kliknąć przycisk ; na liście odszukać dziecko, którego rodzic/opiekun prawny wycofuje potwierdzenie woli; kliknąć na przycisk, który znajduje się po prawej stronie w wierszu z danymi dziecka; z listy dostępnych opcji wybrać pozycję ; 39

41 Czynności do wykonania w trakcie poszczególnych etapów w wyświetlonym oknie potwierdzić wykonanie operacji anulowania potwierdzenia woli klikając przycisk ; w wyświetlonym oknie informacyjnym kliknąć przycisk. Po wykonaniu powyższej operacji dziecko zostanie usunięte z listy przyjętych. Przed zamknięciem: Warto upewnić się, że wszyscy zakwalifikowani, których opiekunowie dostarczyli potwierdzenie woli, mają tę informację wprowadzoną do systemu, ponieważ po zamknięciu etapu Potwierdzania woli ich status automatycznie zmieni się z Zakwalifikowany na Rezygnacja, co oznacza utratę miejsca w szkole kwalifikacji. Etap ten jest przeznaczony dla dyrektora i dla pracownika jednostki. 3. Zamykanie etapu Szczegółowy opis zamykania etapów został opisany na wcześniejszych stronach. Etap 9. Pobieranie list przyjętych W trakcie etapu Użytkownik szkoły drukuje i publikuje w jednostce listę przyjętych dzieci. Jednocześnie informacja ta jest dostępna na stronie dla kandydatów po zalogowaniu się na konto dziecka. 1. Pobieranie list Aby pobrać listę dzieci przyjętych, należy: wybrać z górnego menu zakładkę Zestawienia, a następnie z menu po lewej stronie wybrać zakładkę Wydruki list; uzupełnić w wyszukiwarce informację o, jednostce i grupie; przy liście przyjętych należy kliknąć przycisk ; wybrać odpowiedni format dokumentu (zalecany format to PDF);w zależności od ustawień przeglądarki plik z listą dzieci można zapisać lub bezpośrednio wydrukować. 40

42 Etap 10. Rekrutacja uzupełniająca weryfikacja oferty Etap ten jest przeznaczony dla dyrektora i dla pracownika jednostki. 2. Zamykanie etapu Szczegółowy opis zamykania etapów został opisany na wcześniejszych stronach. Etap 10. Rekrutacja uzupełniająca weryfikacja oferty Etap ten pozwala na wprowadzanie zmian w ofercie polegających na: modyfikacji liczby miejsc w oddziałach, dodawaniu nowych oddziałów, modyfikacji kryteriów stosowanych w naborze. W widoku danych podstawowych oddziału w ofercie jest widoczna informacja o liczbie kandydatów przyjętych w rekrutacji podstawowej. Pole to jest zablokowane do edycji. Liczba miejsc do naboru jest wyliczana z uwzględnieniem liczby przyjętych w dotychczasowym postępowaniu rekrutacyjnym. Rysunek 20. Oferta Przy zamykaniu etapu Rekrutacja uzupełniająca - weryfikacja oferty kandydaci ze statusem, innym niż przyjęty stają się niezweryfikowani i ukrywane są ich preferencje. Przed zamknięciem etapu Rekrutacja uzupełniająca - weryfikacja oferty należy przeprowadzić walidację. 41

43 Czynności do wykonania w trakcie poszczególnych etapów Etap 11. Rekrutacja uzupełniająca rejestracja i weryfikacja zgłoszeń Na etapie Rekrutacja uzupełniająca rejestracja i weryfikacja zgłoszeń w menu Kandydaci/Nieprzyjęci w tabeli są prezentowani kandydaci nieprzyjęci do wybranej jednostki zarówno w postępowaniu właściwym. Dla tych kandydatów są dostępne operacje: zmiany hasła, wyświetlenia danych osobowych, wyświetlenia jednostek pierwszego wyboru, kwalifikacji, przyjęcia oraz wyświetlenia historii zmian. Dane tych kandydatów można wyeksportować w pliku XML i CSV. Kandydaci, którym przy zamknięciu etapu Rekrutacja uzupełniająca weryfikacja oferty zmieniono status na niezweryfikowany i ukryto listę preferencji są niewidoczni w zakładce Kandydaci. Po skreśleniu kandydata na etapie Rekrutacja uzupełniająca rejestracja i weryfikacja zgłoszeń jego lista preferencji jest ukrywana i jednostka nie widzi go na liście kandydatów. Kandydaci z ukrytą listą preferencji mogą ponownie wziąć udział w rekrutacji. W tym celu powinni zalogować się i ustalić nową listę preferencji lub zgłosić się do wybranej jednostki w celu dodania do listy kandydatów. Etap 12. Rekrutacja uzupełniająca szeregowanie list chętnych Na tym etapie w widoku Porządkuj listy wyświetlani są tylko kandydaci, którzy mają status Zaakceptowany, Zakwalifikowany lub Niezakwalifikowany. Na liście nie będzie przyjętych w postępowaniu rekrutacyjnym właściwym. Etap 13. Rekrutacja uzupełniająca pobieranie list zakwalifikowanych Na etapie Rekrutacja uzupełniająca pobieranie list zakwalifikowanych, statystyki Kandydaci, Podania i Zakwalifikowani prezentują dane dotyczące aktualnego postępowania uzupełniającego. Wydruki list zakwalifikowanych na tym etapie uwzględniają tylko wyniki rekrutacji uzupełniającej. 42

44 Etap 14. Rekrutacja uzupełniająca potwierdzanie woli Etap 14. Rekrutacja uzupełniająca potwierdzanie woli Etap Rekrutacja uzupełniająca potwierdzenie woli odbywa się analogicznie jak w rekrutacji właściwej, na zakończenie tego etapu kandydaci zakwalifikowani, którzy nie potwierdzili woli uzyskują status Rezygnacja. Etap 15. Rekrutacja uzupełniająca pobieranie list przyjętych Etap Rekrutacja uzupełniająca pobieranie list przyjętych odbywa się analogicznie do rekrutacji właściwej. Etap 16. Aktualizacja danych Na etapie Aktualizacja danych rekrutacja odbywa się poza systemem, ale jej wyniki są wprowadzane do systemu przez użytkownika szkoły. Na tym etapie rodzic ma dostęp do listy wolnych miejsc i możliwość złożenia podania do wybranej jednostki. Możliwa jest również zmiana szkoły, jeśli rodzic zdecyduje się przenieść dziecko do innej jednostki. Przyjmowanie dziecka obwodowego W celu przyjęcia do szkoły dziecka obwodowego należy: Z górnego menu wybrać opcję Kandydaci, następnie Obwodowi. Po uzupełnieniu kryteriów wyboru i kliknięciu przycisku Szukaj, wyświetlona zostanie lista kandydatów obwodowych. Dla wybranego dziecka należy wskazać operację Przyjmij do obwodu. 43

45 Czynności do wykonania w trakcie poszczególnych etapów Przyjmowanie kandydata Rysunek 21. Przyjmowanie kandydata na etapie rekrutacji uzupełniającej. W celu przyjęcia dziecka do oddziału należy: Wybrać z górnego menu opcję Kandydaci. Jeśli po zastosowaniu wyszukiwania dziecko jest widoczne na liście kandydatów, to z menu kontekstowego należy wybrać Przyjmij do oddziału Jeśli dziecko nie kandydowało do bieżącej jednostki, to należy wybrać opcję Przyjmij i wpisać nr PESEL kandydata, a następnie kliknąć przycisk Dalej. Jeśli kandydat o podanym numerze PESEL jest zarejestrowany w systemie, zostanie wyświetlone okno, w którym można dokonać wyboru jednostki i oddziału przyjęcia. W przypadku kandydatów, którzy nie brali udziału w elektronicznej rekrutacji, czyli nie mieli zakładanego konta, zostanie wyświetlony formularz do uzupełnienia danych osobowych oraz wskazania jednostki i oddziału przyjęcia. 44

46 Etap 16. Aktualizacja danych Rysunek 22. Przyjmowanie nowego kandydata podczas rekrutacji uzupełniającej. W zakładce Kandydaci/Przyjęci jest dostępna lista wszystkich przyjętych zarówno dzieci z obwodu i spoza obwodu. Przyjęci maja określony powód przyjęcia: Uczeń obwodowy dotyczy obwodowego, który został przyjęty do szkoły obwodowej Potwierdzenie woli dotyczy obwodowych i dzieci nieprzypisanych do obwodu, które przeszły proces rekrutacji otwartej i zostały przyjęte do szkoły innej niż ich obwodowa. Rekrutacja uzupełniająca dotyczy kandydatów, którzy zostali przyjęci w etapie rekrutacji uzupełniającej do szkoły spoza obwodu. Na zakończenie procesu naboru należy pobrać raporty dostępne w zakładce Zestawienia oraz pobrać plik SOU (Kandydaci/Przyjęci/Eksportuj przyjętych) z przyjętymi kandydatami w celu przekazania ich danych do innej aplikacji (np. aplikacji obsługującej sekretariat lub do dziennika elektronicznego). 45