REGULAMIN udzielania zamówień publicznych w Centrum Medycznym Kształcenia Podyplomowego

Transkrypt

1 Załącznik do Zarządzenia nr 21/2012 Dyrektora CMKP z dnia r. w sprawie Regulaminu udzielania zamówień publicznych w Centrum Medycznym Kształcenia Podyplomowego. REGULAMIN udzielania zamówień publicznych w Centrum Medycznym Kształcenia Podyplomowego I POSTANOWIENIA OGÓLNE 1 Niniejszy Regulamin określa wewnętrzną organizację postępowania w procesie udzielania zamówień publicznych na dostawy, usługi i roboty budowlane w Centrum Medycznym Kształcenia Podyplomowego. 2 Ilekroć w Regulaminie jest mowa o: 1) Centrum Medycznym lub Zamawiającym należy przez to rozumieć Centrum Medyczne Kształcenia Podyplomowego; 2) dokumentacji postępowania należy przez to rozumieć protokół postępowania, o którym mowa w art. 96 ustawy PZP wraz z załącznikami; 3) Jednostce organizacyjnej należy przez to rozumieć Studia, Szkołę Zdrowia Publicznego, Kliniki, Zakłady, Działy i samodzielne stanowiska pracy, działające w Centrum Medycznym oraz Dom Nauki i Biblioteka; 4) Komisji należy przez to rozumieć Komisję przetargową powołaną zarządzeniem Dyrektora ds. organizacyjno-ekonomicznych; 5) najkorzystniejszej ofercie należy przez to rozumieć ofertę, która przedstawia najkorzystniejszy bilans ceny i innych kryteriów odnoszących się do przedmiotu zamówienia publicznego albo ofertę z najniższą ceną, a w przypadku zamówień publicznych w zakresie działalności twórczej lub naukowej, których przedmiotu nie można z góry opisać w sposób jednoznaczny i wyczerpujący ofertę, która przedstawia najkorzystniejszy bilans ceny i innych kryteriów odnoszących się do przedmiotu zamówienia publicznego; 6) postępowaniu o udzielenie zamówienia należy przez to rozumieć postępowanie wszczynane w drodze publicznego ogłoszenia o zamówieniu lub przesłania zaproszenia do składania ofert albo przesłania zaproszenia do negocjacji w celu dokonania wyboru oferty Wykonawcy, z którym zostanie zawarta umowa w sprawie zamówienia publicznego, lub w przypadku trybu zamówienia z wolnej ręki wynegocjowania postanowień takiej umowy; 1

2 7) równowartości kwoty euro należy przez to rozumieć wartość zamówienia przeliczoną ze złotych polskich na euro wg kursu określonego aktualnym Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych; 8) udzieleniu zamówienia należy przez to rozumieć zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego; 9) ustawie PZP należy przez to rozumieć ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych /Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm./; 10) wartości zamówienia należy przez to rozumieć całkowite szacunkowe wynagrodzenie Wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone przez Zamawiającego z należytą starannością; 11) Wniosku należy przez to rozumieć wniosek o wyrażenie zgody na udzielenie zamówienia publicznego sporządzony wg Załącznika nr 2; 12) Wykonawcy należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, która ubiega się o udzielenie zamówienia publicznego, złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie zamówienia publicznego; 13) zamówieniu publicznym należy przez to rozumieć wszelkie odpłatne umowy zawierane między Zamawiającym a Wykonawcą, których przedmiotem są usługi (w tym realizowane na podstawie umów zlecenia i o dzieło), dostawy lub roboty budowlane Pracownicy Centrum Medycznego uczestniczący w przygotowaniu lub przeprowadzeniu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego są zobowiązani do zapoznania się z postanowieniami niniejszego Regulaminu i do ich przestrzegania. 2. Osoby, o których mowa w ust. 1, wykonują powierzone im czynności ze szczególnym uwzględnieniem następujących zasad: 1) zasady powszechności stosowania ustawy PZP; 2) zasady równego traktowania Wykonawców; 3) zasady uczciwej konkurencji; 4) zasady jawności postępowania; 5) zasady bezstronności i obiektywizmu; 6) zasady prymatu trybów przetargowych (przetargu nieograniczonego i przetargu ograniczonego); 7) zasady prowadzenia postępowania z zachowaniem formy pisemnej; 8) zasady udzielania zamówień wyłącznie Wykonawcom wybranym zgodnie z przepisami ustawy PZP Czynności w procesie udzielania zamówień publicznych wykonuje Zastępca Dyrektora ds. organizacyjno-ekonomicznych, Kierownik Działu Zamówień Publicznych oraz członkowie Komisji. 2

3 2. Dyrektor Centrum Medycznego powierza czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego Zastępcy Dyrektora ds. organizacyjno-ekonomicznych, który sprawuje nadzór nad przestrzeganiem obowiązujących procedur oraz dokonuje kontroli czynności podejmowanych w postępowaniu, a w szczególności: 1) odpowiada za nadzór nad właściwym przebiegiem procedury udzielania zamówienia; 2) zatwierdza Roczny plan zamówień; 3) powołuje Komisję; 4) w przypadkach przewidzianych ustawą, na wniosek Komisji, wyklucza Wykonawców lub odrzuca oferty oraz zatwierdza wybór najkorzystniejszej oferty lub unieważnia postępowanie; 5) w przypadku podjęcia przez Komisję czynności z naruszeniem prawa, nakazuje jej powtórzenie; 6) zatwierdza inne dokumenty związane z prowadzonymi postępowaniami, z zastrzeżeniem ust Kierownik Działu Zamówień Publicznych z tytułu powierzonych mu czynności w szczególności: 1) sprawuje nadzór nad pracownikami Działu Zamówień Publicznych w zakresie powierzonych im zadań i obowiązków; 2) wykonuje, inne niż wymienione w ust. 2 pkt 3-5, czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, na podstawie odrębnego upoważnienia; 3) parafuje dokumenty przekazywane do zatwierdzenia Zastępcy Dyrektora ds. organizacyjno-ekonomicznych, a w przypadku gdy uzna, że są niezgodne z przepisami ustawy PZP lub przepisami wykonawczymi, lub że postanowienia w nich zawarte nie gwarantują wyboru najkorzystniejszej oferty, przekazuje swoje zastrzeżenia na piśmie Zastępcy Dyrektora ds. organizacyjno-ekonomicznych. 4. Członkowie Komisji odpowiadają z tytułu czynności, powierzonych im do wykonania zarządzeniem Zastępcy Dyrektora ds. organizacyjno-ekonomicznych Dział Zamówień Publicznych ma obowiązek w szczególności: 1) prowadzić w formie elektronicznej rejestr zamówień publicznych, zawierający m.in. numer złożonego Wniosku, datę jego wpływu do Działu Zamówień Publicznych, Jednostkę organizacyjną składającą Wniosek, imię i nazwisko wnioskującego, a także określenie przedmiotu zamówienia, wartość zamówienia netto wyrażoną w złotych (PLN) i równowartości kwoty euro ( ), podstawę prawną udzielenia zamówienia, źródło finansowania zamówienia oraz Jednostkę organizacyjną odpowiedzialną za realizację Wniosku; 2) informować Jednostki organizacyjne o procedurach udzielania zamówień publicznych; 3) przechowywać dokumentację z każdego postępowania w sposób gwarantujący jej nienaruszalność, przez okres co najmniej 4 lat, licząc od pierwszego dnia roku następującego po roku udzielenia danego zamówienia, nie krótszy jednak niż okres wynikający z pełnej realizacji zobowiązań umowy, w tym zobowiązań wynikających z gwarancji i rękojmi, lub zasad archiwizowania dokumentacji określonych dla różnych źródeł finansowania. 3

4 2. Dokumentacja postępowania zawiera w szczególności: 1) Wniosek; 2) kopię zarządzenia o powołaniu Komisji; 3) ogłoszenie o zamówieniu, zamiarze zawarcia umowy i udzieleniu zamówienia wraz z dowodem jego zamieszczenia lub publikacji odpowiednio w Biuletynie Zamówień Publicznych lub Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej; 4) zaproszenia do negocjacji albo zaproszenia do składania ofert wraz z dowodem ich przekazania; 5) Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ) wraz z załącznikami; 6) wszelkie dokumenty i oświadczenia składane w toku postępowania przez Zamawiającego lub Wykonawców; 7) protokół wraz z załącznikami, o których mowa w art. 96 ust. 2 ustawy PZP Procedura związana z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania, licząc od dnia złożenia właściwego i kompletnego Wniosku wraz z informacjami dodatkowymi sporządzonymi wg Załącznika nr 3, może trwać minimum: 1) 3 tygodnie jeżeli przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi o wartości przekraczającej wyrażoną w złotych równowartość kwoty i mniejszej niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy PZP, a zamówienie jest udzielane w trybie przetargu nieograniczonego; 2) 5 tygodni jeżeli przedmiotem zamówienia są roboty budowlane o wartości przekraczającej wyrażoną w złotych równowartość kwoty i mniejszej niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy PZP, a zamówienie jest udzielane w trybie przetargu nieograniczonego; 3) 12 tygodni jeżeli wartość zamówienia jest równa lub przekracza kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy PZP, tj. przekracza tzw. progi unijne, a zamówienie jest udzielane w trybie przetargu nieograniczonego. 2. Jednostka organizacyjna wnioskująca o udzielenie zamówienia odpowiada za złożenie Wniosku z takim wyprzedzeniem, aby długotrwałość postępowania o udzielenie zamówienia nie była przeszkodą w terminowej realizacji zadań oraz w wydatkowaniu przeznaczonych na nie środków w roku budżetowym, na który wydatki te zostały zaplanowane, przy założeniu, że maksymalny czas trwania postępowania nie jest możliwy do przewidzenia i może zależeć również od czynników zewnętrznych, na które Centrum Medyczne nie ma bezpośredniego wpływu. 4

5 II ROCZNY PLAN ZAMÓWIEŃ 7 1. W celu właściwego agregowania zamówień, realizacji procedur w odpowiednim progu określonym w ustawie PZP i uniknięcia przy tym zarzutu dzielenia zamówienia na części, prowadzącego do uniknięcia stosowania przepisów ustawy PZP, Dział Zamówień Publicznych sporządza w terminie do dnia 20 grudnia Roczny plan zamówień, na kolejny rok budżetowy, w skali całego Centrum Medycznego. 2. Podstawą sporządzenia Rocznego planu zamówień są informacje składane przez Jednostki organizacyjne, sporządzone z wykorzystaniem Załącznika nr 6, przekazane w formie elektronicznej, do Działu Zamówień Publicznych, w terminie do dnia 15 listopada. 3. Dane do Rocznego planu zamówień powinny obejmować wyłącznie zamówienia planowane w ramach środków będących w dyspozycji Kierowników Jednostek organizacyjnych na dany rok budżetowy oraz wynikające z przyznanych środków finansowych oraz ze złożonych lub planowanych do złożenia w danym roku budżetowym wniosków o przyznanie tych śodków. W przypadku zamówień wynikających z prac badawczych, w planie należy uwzględnić wartość danego zamówienia wynikającą z całego okresu realizacji tej pracy. 4. Dane do Rocznego planu zamówień nie powinny obejmować asortymentu na dostawy, o których mowa w ust. 6, jeżeli jest to asortyment standardowo objęty umową, zawieraną corocznie, przez Centrum Medyczne. 5. Dział Zamówień Publicznych w terminie do dnia 2 listopada wysyła do Jednostek organizacyjnych pismo przypominające o konieczności określenia potrzeb na nadchodzący rok budżetowy poprzez złożenie prawidłowo wypełnionego Załącznika nr Plan zamówień na sukcesywne dostawy: 1) materiałów biurowych; 2) tuszy, tonerów i nośników danych komputerowych; 3) środków do utrzymania czystości; opracowuje Dział Zaopatrzenia na podstawie dotychczasowych zakupów Centrum Medycznego, uwzględniających prognozowane zmiany w ilości i asortymencie oraz ewentualne nowe potrzeby zgłoszone przez Jednostki organizacyjne. Powyższy plan jest przekazywany do Działu Zamówień Publicznych wraz z Wnioskiem i nie stanowi części Rocznego planu zamówień. 7. Dział Zamówień Publicznych po sporządzeniu Rocznego planu zamówień przekazuje go Zastępcy Dyrektora ds. organizacyjno ekonomicznych, do zatwierdzenia. 8. W przypadkach, o których mowa w 8 ust. 3 oraz 9 ust. 5, a także po zatwierdzeniu Planu rzeczowo-finansowego Centrum Medycznego, Dział Zamówień Publicznych może sporządzić korektę Rocznego planu zamówień, z zastrzeżeniem, że wprowadzone zmiany nie spowodują naruszenia przepisów ustawy PZP w stosunku do zamówień podobnego rodzaju, możliwych do zrealizowania przez jednego Wykonawcę, które zostały udzielone przed wprowadzeniem tej zmiany, postanowienia ust. 7 stosuje się odpowiednio. 5

6 8 1. Ośrodek Badań Naukowych zobowiązany jest przekazywać do Działu Zamówień Publicznych informacje o złożonych wnioskach o przyznanie środków finansowych na wydatki inwestycyjne służące realizacji prac badawczych oraz informacje o przyznaniu lub odmowie przyznania środków finansowych na ww. wydatki. 2. Ośrodek Badań Naukowych zobowiązany jest przekazywać do Działu Zamówień Publicznych informacje, o których mowa w ust. 1, w terminie do 7 dni od dnia ich otrzymania. 3. W sytuacji gdy informacje, o których mowa w ust. 2, zostaną przekazane po sporządzeniu Rocznego planu zamówień, Dział Zamówień Publicznych sporządza jego korektę Ujęcie danej pozycji w Rocznym planie zamówień nie jest tożsame ze wszczęciem procedury o udzielenie zamówienia publicznego. 2. W celu realizacji danej pozycji Rocznego planu zamówień, Jednostka organizacyjna zobowiązana jest złożyć Wniosek. 3. W przypadku, gdy Jednostka organizacyjna wystąpi z Wnioskiem dotyczącym zamówienia, które nie było zgłoszone do Rocznego planu zamówień, winna uzasadnić, że przyczyna nie zgłoszenia danego zamówienia do Rocznego planu zamówień wynika z sytuacji, której zaistnienia, przy zachowaniu należytej staranności, nie dało się wcześniej przewidzieć. W przypadku braku takiego uzasadnienia Dział Zamówień Publicznych może odmówić rejestracji Wniosku, z zastrzeżeniem ust W przypadku, gdy wartość Wniosku, o którym mowa w ust. 3, oraz wartość zamówień podobnego rodzaju, możliwych do zrealizowania przez jednego Wykonawcę, ujętych w Rocznym planie zamówień, ustalona osobno i łącznie, nie powodowałaby konieczności stosowania innych przepisów ustawy PZP, Dział Zamówień Publicznych może odstąpić od wymagania podania przyczyny niezgłoszenia danego zamówienia do Rocznego planu zamówień. 5. W przypadkach innych niż opisane w ust. 3 lub 4, Dział Zamówień Publicznych może sporządzić korektę Rocznego planu zamówień. III WNIOSKOWANIE O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO I PRZYGOTOWANIE POSTĘPOWANIA Udzielenie zamówienia publicznego wymaga uprzedniego złożenia Wniosku wypełnionego w części A przez Jednostkę organizacyjną i zatwierdzenia go do realizacji, zgodnie z postanowieniami 14 ust Dział Zamówień Publicznych zobowiązany jest zwrócić Jednostce organizacyjnej Wniosek do uzupełnienia, jeżeli część A Wniosku nie została prawidłowo wypełniona. 6

7 11 1. Jednostka organizacyjna wnioskująca o udzielenie zamówienia publicznego, ustala wartość zamówienia w oparciu o przepisy ustawy PZP, a w szczególności art. 32 ustawy PZP nakazujący wykonanie tej czynności z należytą starannością. W wartości zamówienia Jednostka organizacyjna zobowiązana jest uwzględnić wszelkie koszty pośrednie związane z jego realizacją, w szczególności koszty transportu, opakowań, szkoleń, opłat wynikających z prawa celnego, itp. 2. Przy ustalaniu wartości zamówienia brutto Jednostka organizacyjna zobowiązana jest dodać do wartości zamówienia, o której mowa w ust. 1, należny zgodnie zobowiązującymi przepisami podatek od towarów i usług (VAT), także w zakresie dotyczącym wewnątrzwspólnotowego (obszar Unii Europejskiej) nabycia towarów i usług. 3. Zabrania się dzielić zamówienia na części lub zaniżać jego wartości w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy PZP. 4. W przypadkach, kiedy postępowanie prowadzone jest z możliwością składania ofert częściowych albo udziela się zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania, wartością zamówienia jest łączna wartość poszczególnych części, z zastrzeżeniem art. 6a ustawy PZP. 5. Wartość zamówienia ustalona przez Jednostkę organizacyjną, może zostać zmieniona przez Dział Zamówień Publicznych, zgodnie z postanowieniami ust. 4, jeżeli w Rocznym planie zamówień inne Jednostki organizacyjne zgłosiły potrzeby dotyczące tego samego przedmiotu zamówienia. W takim przypadku dopuszcza się realizację zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania, przy zastosowaniu dyspozycji zawartej w art. 32 ust. 4 ustawy PZP Jednostka organizacyjna wnioskująca o udzielenie zamówienia publicznego, które będzie realizowane w trybach określonych w ustawie PZP, zobowiązana jest do sporządzenia informacji dodatkowych wg Załącznika nr 3, niezbędnych do prawidłowego przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, na wniosek Działu Zamówień Publicznych. 2. Jednostka organizacyjna, o której mowa w ust. 1, zobowiązana jest do jednoznacznego i wyczerpującego opisania przedmiotu zamówienia z uwzględnieniem przepisów zawartych w art. 29, 30 oraz 31 ustawy PZP. 3. Szczegółowe zasady sporządzania opisu przedmiotu zamówienia oraz przykładowy opis przedmiotu zamówienia na dostawę sprzętu medycznego stanowi Załącznik nr W przypadku, gdy Jednostka organizacyjna wnioskująca o udzielenie zamówienia publicznego złoży niekompletny Wniosek lub niepełne informacje dodatkowe, o których mowa w 12 ust. 1, Dział Zamówień Publicznych zwraca je Jednostce organizacyjnej w celu uzupełnienia, z zastrzeżeniem ust W przypadku, gdy Wniosek lub informacje dodatkowe sporządzone wg Załącznika nr 3, zawierają braki, które mogą być uzupełnione na etapie prac Komisji, Dział Zamówień Publicznych może odstąpić od stosowania postanowień ust. 1. 7

8 14 1. Prawidłowo złożony Wniosek podlega następującej procedurze weryfikacji: 1) rejestracja i ocena przez Dział Zamówień Publicznych, pod względem zgodności z niniejszym Regulaminem i ustawą PZP, z wyjątkiem zapotrzebowań i Wniosków realizowanych na podstawie zawartej umowy; 2) rezerwacja środków finansowych przez Dział Finansowy; 3) akceptacja Kwestora, pod względem środków finansowych pozostających w dyspozycji Centrum Medycznego; 4) zatwierdzenie do realizacji przez Zastępcę Dyrektora ds. organizacyjno-ekonomicznych. 2. Zatwierdzony Wniosek przekazywany jest, zgodnie z dekretacją sporządzoną przez Dział Zamówień Publicznych, do: 1) Działu Zaopatrzenia w przypadku Wniosków dotyczących dostaw i usług innych niż wymienione w pkt 2-4; 2) Działu Techniczno Gospodarczego w przypadku Wniosków dotyczących usług realizowanych na potrzeby Działu Techniczno-Gospodarczego, robót budowlanych, remontów i bieżących konserwacji budynków, napraw i konserwacji urządzeń, oraz dostaw mebli; 3) Biblioteki w przypadku Wniosków dotyczących dostaw książek i prasy oraz usług realizowanych na potrzeby Biblioteki; 4) Domu Nauki w przypadku Wniosków dotyczących usług i dostaw realizowanych na potrzeby Domu Nauki; z zastrzeżeniem ust. 3 i Zastępca Dyrektora ds. organizacyjno-ekonomicznych może dokonać zmiany dekretacji, o której mowa w ust Wnioski, realizowane w trybach określonych w ustawie PZP, przekazywane są do Działu Zamówień Publicznych, gdzie są przechowywane wraz z dokumentacją postępowania. 5. Zastępca Dyrektora ds. organizacyjno-ekonomicznych może uzależnić wyrażenie zgody na udzielenie zamówienia publicznego od zawarcia pisemnej umowy z Wykonawcą, zamieszczając stosowną adnotację na Wniosku. 6. W przypadku, gdy w trakcie realizacji Wniosku okaże się, że planowana wartość zamówienia została zaniżona, Jednostka organizacyjna odpowiedzialna za jego realizację, przekazuje Wniosek do ponownej weryfikacji, poprzez złożenie wymaganych podpisów w części F Wniosku, postanowienia ust. 1 stosuje się odpowiednio. 7. W przypadku braku akceptacji lub konieczności anulowania Wniosku, należy przekazać go wraz z odpowiednią informacją do Działu Zamówień Publicznych. 8. Wnioski, o których mowa w ust. 7, zostają wykreślone z rejestru, o którym mowa w 5 ust. 1 pkt 1, po uprzednim anulowaniu rezerwacji środków przez Dział Finansowy, i są przechowywane w Dziale Zamówień Publicznych do końca kolejnego roku kalendarzowego, następującego po roku, w którym Wniosek został zarejestrowany. Dział Zamówień Publicznych przekazuje Jednostce organizacyjnej, która złożyła Wniosek, informację o jego wykreśleniu z rejestru. 8

9 IV POSTĘPOWANIE O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO Udzielenie zamówienia publicznego na podstawie art. 4 ustawy PZP, winno gwarantować, iż wydatki publiczne będą dokonywane w sposób celowy i oszczędny, a wybór Wykonawcy, dokonany został z zachowaniem zasad: 1) uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów; 2) optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów; 3) w sposób umożliwiający terminową realizację zadań; 4) w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. 2. Wypełnieniem dyspozycji, o której mowa w ust. 1, będzie dopełnienie czynności związanych z szeroko rozumianym badaniem rynku, w szczególności: pozyskanie ofert, przeprowadzenie rozmów telefonicznych z potencjalnymi Wykonawcami i sporządzenie notatki z tych rozmów, analiza ogólnodostępnych cenników i reklam, a także sprawdzenie cen w porównywarkach internetowych. 3. Wskazanie przez Jednostkę organizacyjną konkretnego Wykonawcy danego zamówienia we Wniosku, musi wynikać z przeprowadzonego wcześniej badania rynku, o którym mowa w ust. 2, a Kierownik Jednostki organizacyjnej lub pracy badawczej wnioskujący o udzielenie danego zamówienia publicznego ponosi odpowiedzialność za wypełnienie w tym zakresie postanowień ust. 1 oraz załącza do Wniosku pisemne uzasadnienie wskazania Wykonawcy wraz z podaniem obiektywnych przesłanek potwierdzających jego wybór, w takim przypadku postanowienia 16 nie mają zastosowania Wnioski realizowane na podstawie art. 4 ustawy PZP, o wartości większej lub równej 5 000,00 PLN netto, których przedmiot zamówienia nie obejmuje usług niematerialnych, wymagają przeprowadzenia badania rynku, zgodnie z postanowieniami niniejszego paragrafu, oraz załączenia do Wniosku co najmniej dwóch ofert pochodzących od różnych Wykonawców, z zastrzeżeniem ust. 4 oraz 15 ust Oferty, o których mowa w ust. 1, winny określać co najmniej przedmiot zamówienia, cenę, termin dostawy, termin płatności oraz okres gwarancji, jeżeli ma zastosowanie. 3. Wnioski, o których mowa w ust. 1, przed rejestracją w Dziale Zamówień Publicznych, kierowane są do jednej z Jednostek organizacyjnych wskazanych w 14 ust. 2, która przeprowadza badanie rynku i zbiera oferty lub weryfikuje prawidłowość badania rynku przeprowadzonego bezpośrednio przez Jednostkę organizacyjną wnioskującą o udzielenie zamówienia. 4. W przypadku gdy nie jest możliwe uzyskanie dwóch ofert, Jednostka organizacyjna, która przeprowadzała badanie rynku, sporządza pisemne wyjaśnienie wskazujące na obiektywne przesłanki potwierdzające ten fakt. 5. Dokumentacja z przeprowadzonego badania rynku załączana jest do Wniosku i przekazywana do Działu Zamówień Publicznych, a Wniosek podlega procedurze dalszej weryfikacji zgodnie z postanowieniami 14 ust. 1. 9

10 6. W przypadku gdy jednostka organizacyjna wnioskująca o udzielenie zamówienia złoży Wniosek wraz z ofertami spełniającymi wymagania określone w ust. 2, postanowienia ust. 3 nie mają zastosowania Udzielenie zamówienia publicznego w trybach określonych w ustawie PZP, wymaga każdorazowo powołania Komisji przez Zastępcę Dyrektora ds. organizacyjno-ekonomicznych, z zastrzeżeniem ust Regulamin pracy Komisji przetargowej stanowi Załącznik nr Komisja powoływana jest do przeprowadzenia lub przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, zarządzeniem Zastępcy Dyrektora ds. organizacyjno-ekonomicznych, wg wzoru, który stanowi Załącznik nr Zmiany w składzie Komisji dokonywane są zarządzeniem Zastępcy Dyrektora ds. organizacyjno-ekonomicznych, wg wzoru, który stanowi Załącznik nr Powołanie biegłego dokonywane jest zarządzeniem Zastępcy Dyrektora ds. organizacyjnoekonomicznych, wg wzoru, który stanowi Załącznik nr W przypadku postępowań o udzielenie zamówienia publicznego dotyczących tego samego lub podobnego przedmiotu zamówienia, Zastępca Dyrektora ds. organizacyjno-ekonomicznych może powołać Komisję stałą, na wskazany w zarządzeniu okres czasu. V SZCZEGÓLNE ZAMÓWIENIA PUBLICZNE Postępowania, których przedmiotem zamówienia są sukcesywne dostawy: 1) materiałów biurowych; 2) tuszy, tonerów i nośników danych komputerowych; 3) środków do utrzymania czystości; przeprowadzane są na okres jednego roku, o ile wartość zamówienia uzasadnia przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. 2. Podstawą przygotowania i przeprowadzenia postępowań, o których mowa w ust. 1, będą Wnioski złożone przez Dział Zaopatrzenia Postępowania, których przedmiotem zamówienia są sukcesywne dostawy: 1) odczynników; 2) drobnego sprzętu laboratoryjnego; przeprowadzane są w zależności od potrzeb, o ile wartość zamówienia uzasadnia przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. 10

11 2. Podstawą przygotowania i przeprowadzenia postępowań, o których mowa w ust. 1, będą Wnioski złożone przez Dział Zaopatrzenia, opracowane z uwzględnieniem potrzeb zgłoszonych przez Jednostki organizacyjne Informacja o zawarciu umów na dostawy, o których mowa w 18 ust. 1 oraz 19 ust. 1, zamieszczana jest na stronie internetowej Centrum Medycznego wraz z wykazem asortymentu objętego umową, pod adresem 2. Realizacja potrzeb Jednostek organizacyjnych na dostawy, o których mowa w ust. 1, następuje na bieżąco, na podstawie zapotrzebowania sporządzonego na druku wg Załącznika nr 4, zatwierdzonego do realizacji. 3. Do procedury weryfikacji prawidłowo złożonego zapotrzebowania postanowienia 14 ust. 1 stosuje się odpowiednio. 4. Zatwierdzone zapotrzebowanie przekazywane jest do realizacji przez Dział Zaopatrzenia. 5. W przypadku braku akceptacji lub konieczności anulowania zapotrzebowania, należy przekazać je wraz z odpowiednią informacją do Działu Finansowego. 6. Zapotrzebowania, o których mowa w ust. 5, są przechowywane w Dziale Finansowym do końca roku kalendarzowego, w którym zostały złożone, po uprzednim anulowaniu rezerwacji środków. Dział Finansowy przekazuje Jednostce organizacyjnej, która złożyła zapotrzebowanie, informację o jego anulowaniu Postępowania, w których przedmiotem zamówienia są dostawy: 1) sprzętu komputerowego i multimedialnego oraz oprogramowania; 2) urządzeń techniki biurowej; 3) mebli; przeprowadzane są w częściach (w okresie II i IV kwartału danego roku kalendarzowego), w zależności od potrzeb, o ile wartość zamówienia uzasadnia przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. 2. Podstawą przygotowania i przeprowadzenia postępowań, o których mowa w ust. 1, będą Wnioski złożone przez Dział Techniczno-Gospodarczy, opracowane z uwzględnieniem potrzeb zgłoszonych przez Jednostki organizacyjne. 3. Jednostki organizacyjne mogą zgłaszać swoje potrzeby dotyczące dostaw, o których mowa w ust. 1, do Działu Techniczno-Gospodarczego, w terminie: 1) do dnia 31 marca w przypadku zamówień, które mają być zrealizowane w II kwartale danego roku kalendarzowego; 2) do dnia 30 września w przypadku zamówień, które mają być zrealizowane w IV kwartale danego roku kalendarzowego. 4. W przypadku, gdy potrzeby zgłoszone przez Jednostki organizacyjne nie będą uzasadniać przeprowadzenia dwóch postępowań w trakcie roku, Zastępca Dyrektora ds. organizacyjno ekonomicznych może zlecić przygotowanie i przeprowadzenie innej liczby postępowań. 11

12 22 1. W przypadku zamówień udzielanych na podstawie umów cywilno-prawnych zawieranych w ramach działalności dydaktycznej lub naukowej Centrum Medycznego oraz w ramach zlecania zadań eksperckich, nie stosuje się zapisów Regulaminu dotyczących konieczności sporządzania Wniosku wg Załącznika nr 2 oraz zapisów rozdziału VI, z zastrzeżeniem, że wartość zamówienia ustalona zgodnie z postanowieniami 11, nie przekracza równowartości kwoty Jednostka organizacyjna wnioskująca o zawarcie umowy, o której mowa w ust. 1, zobowiązana jest do oszacowania wartości zamówienia z należytą starannością oraz do prowadzenia ewidencji podmiotowej i przedmiotowej zawartych umów i kontrolowania wartości udzielonych zamówień. 3. W przypadku, gdy Jednostka organizacyjna, o której mowa w ust. 2, stwierdzi, że wartość udzielonych lub planowanych do udzielenia zamówień przekracza równowartość kwoty , zobowiązana jest wstrzymać ich realizację i niezwłocznie poinformować o tym fakcie Dział Zamówień Publicznych. VI UDZIELENIE ZAMÓWIENIA Do umów w sprawach zamówień publicznych stosuje się w szczególności przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny /Dz. U. z 1964 r. Nr 16, poz. 93 z późn. zm./, jeżeli przepisy ustawy PZP nie stanowią inaczej. 2. Umowy są jawne i podlegają udostępnieniu na zasadach określonych w ustawie z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej /Dz. U. z 2001 r. Nr 112, poz z późn. zm./. 3. Umowy, z wyłączeniem zamówień wymienionych w art. 143 ustawy PZP, zawiera się na czas oznaczony Umowy zawarte w wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego przeprowadzonego w trybach przewidzianych w ustawie PZP, wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 2. Istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy, ogólne warunki umowy albo wzór umowy w sprawie zamówienia publicznego sporządza w zależności od podstawy prawnej udzielenia zamówienia: 1) Jednostka organizacyjna odpowiedzialna za realizację Wniosku po zasięgnięciu opinii Działu Organizacyjnego i Funduszy Europejskich w przypadku Wniosków realizowanych na podstawie art. 4 ustawy PZP; 2) Komisja po zasięgnięciu opinii Działu Organizacyjnego i Funduszy Europejskich w przypadku Wniosków innych niż wymienione w pkt 1. 12

13 3. Istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy, ogólne warunki umowy albo wzór umowy wymagają uzyskania akceptacji: 1) Członka Komisji - merytorycznego, posiadającego wiedzę związaną z przedmiotem zamówienia, a w przypadku o którym mowa w ust. 2 pkt 1, Kierownika Jednostki organizacyjnej, pod względem merytorycznym, a w szczególności pod względem zapisów dotyczących sposobu realizacji zamówienia, gwarancji i rękojmi oraz wysokości kar umownych; 2) Działu Zamówień Publicznych pod względem zgodności z ustawą PZP; 3) radcy prawnego pod względem formalno-prawnym; 4) Kwestora Centrum Medycznego pod względem finansowym; stwierdzanej poprzez złożenie podpisu na wzorze umowy. 4. Umowy, sporządza się w co najmniej 3 (trzech) jednobrzmiących egzemplarzach, z których: 1) 1-szy egzemplarz przechowywany jest w Dziale Organizacyjnym i Funduszy Europejskich; 2) 2-gi egzemplarz przekazywany jest Wykonawcy; 3) 3-ci egzemplarz przekazywany jest do Jednostki organizacyjnej odpowiedzialnej za realizację umowy, która po zakończeniu jej realizacji, przekazuje oryginał umowy wraz z fakturą do Działu Finansowego. 5. W przypadku zamówień realizowanych sukcesywnie, częściowo lub okresowo sporządza się 4-ty egzemplarz umowy, który przekazywany jest do Działu Finansowego. 6. Jednostka organizacyjna wnioskująca o udzielenie zamówienia publicznego, jeżeli nie jest jednocześnie jednostką odpowiedzialną za realizację umowy, otrzymuje kopię umowy w wersji elektronicznej. 7. Dział Zamówień Publicznych wraz z dokumentacją postępowania, przechowuje kopię umowy. 8. W przypadku zawierania aneksu do umowy procedurę opisaną w niniejszym paragrafie stosuje się odpowiednio Jednostka organizacyjna odpowiedzialna za realizację Wniosku lub umowy, zobowiązana jest do nadzorowania zgodności realizacji zamówienia z wnioskiem i zawartą umową oraz do dokonania opisu merytorycznego faktury (rachunku) zgodnie z zarządzeniem Dyrektora Centrum Medycznego w sprawie zasad kontroli finansowej. 2. Jednostka organizacyjna odpowiedzialna za realizację: 1) zamówienia udzielanego na podstawie art. 4 ustawy PZP, po opisaniu faktury (rachunku) pod względem merytorycznym, przekazuje ją wraz z oryginałem Wniosku, a jeżeli zamówienie było realizowane na podstawie umowy, również z tą umową, do Działu Finansowego; 2) umowy, zawartej w trybach przewidzianych w ustawie PZP, po opisaniu faktury (rachunku) pod względem merytorycznym, przekazuje ją wraz z oryginałem umowy do Działu Finansowego; z zastrzeżeniem ust W przypadku Wniosków lub umów realizowanych sukcesywnie, częściowo lub okresowo oryginał odpowiednio Wniosku lub umowy należy załączyć do ostatniej faktury (rachunku) wynikającej z realizacji danego zamówienia. 13

14 26 1. W przypadku wystąpienia okoliczności skutkujących naliczeniem kar umownych Jednostka organizacyjna odpowiedzialna za realizację umowy zobowiązana jest zwrócić się na piśmie do Działu Finansowego o ich naliczenie, podając liczbę dni zwłoki w wykonaniu zamówienia lub opisując inne okoliczności zastosowania kar umownych. 2. Dział Zamówień Publicznych odpowiada za prawidłowe realizowanie zawartych umów w zakresie zwrotu kwot wniesionych przez Wykonawców z tytułu: wadium, zabezpieczenia należytego wykonania umowy, oraz kwoty pozostawionej na zabezpieczenie roszczeń z tytułu rękojmi za wady, z zastrzeżeniem ust Jednostka organizacyjna odpowiedzialna za realizację umowy, w ramach której wymagano wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy, zobowiązana jest poinformować Dział Zamówień Publicznych o wystąpieniu okoliczności uzasadniających konieczność dokonania zwrotu tego zabezpieczenia, w terminie do 7 dni od dnia ich zaistnienia. 4. Kierownik Działu Zaopatrzenia odpowiada za prawidłowe realizowanie zawartych umów oraz prowadzi bazę dostaw, o których mowa w 18 ust. 1, w ujęciu rzeczowym, finansowym i ilościowym. VII ODPOWIEDZIALNOŚĆ ZA NARUSZENIE DYSCYPLINY FINANSÓW PUBLICZNYCH Osoby, którym powierzono czynności związane z przygotowaniem lub przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ponoszą odpowiedzialność z tytułu naruszenia dyscypliny finansów publicznych, o której mowa w ustawie z dnia 17 grudnia 2004 r. (Dz. U. z 2005 r. Nr 14, poz. 114 z późn. zm.) o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych. 2. Każda osoba, która stwierdzi, iż otrzymane od przełożonego polecenie narusza dyscyplinę finansów publicznych ma prawo złożyć pisemne zastrzeżenie do Dyrektora Centrum Medycznego. 3. W przypadku potwierdzenia na piśmie przez Dyrektora Centrum Medycznego takiego polecenia lub też jego nieodwołania, osoba, o której mowa w ust. 2, nie ponosi odpowiedzialności za powstałe w ten sposób naruszenie dyscypliny finansów publicznych. 28 Czynnością naruszającą dyscyplinę finansów publicznych jest w szczególności: 1) opisanie przedmiotu zamówienia publicznego w sposób, który mógłby utrudniać uczciwą konkurencję; 2) ustalenie wartości zamówienia publicznego lub jego części z naruszeniem przepisów ustawy PZP, jeżeli miało to wpływ na obowiązek stosowania przepisów o zamówieniach publicznych albo na zastosowanie przepisów dotyczących zamówienia publicznego o niższej wartości; 14

15 3) opisanie sposobu dokonywania oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego w sposób niezwiązany z przedmiotem zamówienia lub nieproporcjonalny do przedmiotu zamówienia; 4) określenie kryteriów oceny ofert z naruszeniem przepisów ustawy PZP; 5) zastosowanie trybu udzielenia zamówienia publicznego z naruszeniem przepisów ustawy PZP, dotyczących przesłanek stosowania trybów udzielenia zamówienia publicznego: negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki lub zapytania o cenę; 6) niedopełnienie obowiązku przekazania lub zamieszczenia ogłoszenia o zamówieniu, ogłoszenia o zmianie ogłoszenia o zamówieniu lub ogłoszenia o udzieleniu zamówienia; 7) udzielenie zamówienia publicznego Wykonawcy, który nie został wybrany w trybie określonym w ustawie PZP lub z naruszeniem przepisów dotyczących przesłanek stosowania trybów: negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki lub zapytania o cenę; 8) inne niż wymienione w pkt 1-7 naruszenie przepisów ustawy PZP jeżeli miało ono wpływ na wynik postępowania o udzielenie zamówienia publicznego; 9) zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego lub dokonanie w niej zmiany z naruszeniem przepisów ustawy PZP; 10) unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego z naruszeniem przepisów ustawy PZP; 11) niezłożenie przez Członka Komisji lub inną osobę występującą w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego po stronie Zamawiającego oświadczeń wymaganych przepisami ustawy PZP; 12) niewyłączenie z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego osoby podlegającej wyłączeniu z takiego postępowania na podstawie art. 17 ustawy PZP. VIII SPRAWOZDANIE O UDZIELONYCH ZAMÓWIENIACH Raz do roku Dział Zamówień Publicznych sporządza, wg druku ZP-S roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach i przekazuje je Zastępcy Dyrektora ds. organizacyjnoekonomicznych do zatwierdzenia. 2. Zatwierdzone sprawozdanie Dział Zamówień Publicznych przekazuje w formie elektronicznej Prezesowi UZP. 3. Sporządzenie i podpisanie sprawozdania musi się odbyć w terminie umożliwiającym jego przekazane Prezesowi UZP w terminie do dnia 1 marca każdego roku następującego po roku, którego dotyczy sprawozdanie. 15