REGULAMIN ORGANIZACYJNY DEPARTAMENTU TRANSPORTU. Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu

Transkrypt

1 ZATWIERDZAM REGULAMIN ORGANIZACYJNY DEPARTAMENTU TRANSPORTU Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu - 1 -

2 I Postanowienia ogólne 1 Departament Transportu zwany dalej Departamentem" działa na podstawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego stanowiącego załącznik do uchwały Nr 1293/2011 Zarządu Województwa Wielkopolskiego z dnia 10 listopada 2011 r. z późniejszymi zmianami oraz niniejszego Regulaminu Departament Transportu kształtuje kompleksowo politykę transportową Województwa, realizuje zadania organizatora publicznego transportu zbiorowego w przewozach wojewódzkich oraz współdziała przy opracowywaniu strategii rozwoju Województwa i programów wojewódzkich. 2. Departament Transportu wykonuje w ramach nadzoru właścicielskiego prawa i obowiązki Województwa wynikające z posiadania przez Samorząd Województwa Wielkopolskiego udziałów w spółkach prawa handlowego: - Koleje Wielkopolskie sp. z o. o - Przewozy Regionalne sp. z o. o 3 Nadzór merytoryczny nad działalnością Departamentu sprawuje Wicemarszałek Województwa Wielkopolskiego ( ZW II) Całokształtem pracy Departamentu kieruje na zasadzie jednoosobowego kierownictwa Dyrektor Departamentu przy pomocy Zastępcy. 2. Zastępca Dyrektora współdziała z Dyrektorem Departamentu w kierowaniu Departamentem, nadzorując realizację zadań wynikających z powierzonego zakresu działania określonych przez Dyrektora Departamentu. 3. Zastępstwo Dyrektora w czasie jego nieobecności sprawuje Zastępca, a w przypadku nieobecności Zastępcy- wyznaczony Naczelnik Wydziału. 4. W przypadku nieobecności pozostałych pracowników Departamentu ich uprawnienia i obowiązki przejmują pracownicy wskazani w imiennych zakresach czynności lub wyznaczeni przez Dyrektora lub Zastępcę Ustala się następującą strukturę organizacyjną Departamentu z oznaczeniem sposobu znakowania akt : 1/ DT- I Wydział planowania, budŝetu i organizacji 2/ DT- II Wydział projektów taborowych - 2 -

3 3/ DT- III Wydział transportu kolejowego 4/ DT- IV Wydział transportu autobusowego 2. Schemat struktury organizacyjnej Departamentu stanowi załącznik nr 1 do Regulaminu. II Planowanie pracy w Departamencie 6 1. Planowanie pracy słuŝy zapewnieniu realizacji zadań określonych w szczególności przez: a) akty normatywne określające zadania samorządu województwa, b) program działania Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego, c) zamierzenia Zarządu Województwa Wielkopolskiego, d) roczne plany pracy Sejmiku Województwa Wielkopolskiego oraz roczne plany pracy komisji Sejmiku. 2. Przy planowaniu pracy Departamentu uwzględnia się równieŝ zadania podejmowane z własnej inicjatywy. II Zakres działania i podział zadań kierownictwa Departamentu 7 1. Zakres działania Dyrektora Departamentu 1) wykonywanie zadań określonych Regulaminem Organizacyjnym Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego, 2) kształtowanie kompleksowej polityki działania w zakresie transportu, 3) nadzór nad realizacją projektów wdraŝanych przez Departament, 4) planowanie i zarządzanie budŝetem Departamentu, 5) nadzór i kierowanie realizacją zadań obronnych Województwa Wielkopolskiego będących w zakresie działań Departamentu, 6) nadzór i kierowanie realizacją polityki bezpieczeństwa informacji w zakresie działań Departamentu, 7) udział w posiedzeniach Zarządu Województwa Wielkopolskiego, 8) realizacja zadań wynikających z uchwał Sejmiku i Zarządu Województwa Wielkopolskiego oraz ustaleń komisji Sejmiku, 9) wykonywanie innych prac zleconych przez Marszałka Województwa Wielkopolskiego, 10) reprezentowanie Departamentu na zewnątrz, - 3 -

4 11) bieŝące współdziałanie z Kancelarią Sejmiku, Gabinetem Marszałka i innymi departamentami oraz biurami Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego, 12) współpraca komisjami Sejmiku Województwa Wielkopolskiego,, 13) współpraca z jednostkami administracji rządowej oraz samorządu terytorialnego w zakresie realizacji zadań Departamentu, 14) dekretowanie wpływającej korespondencji, 15) podpisywanie pism wychodzących na zewnątrz departamentu, 16) parafowanie pism przygotowanych przez pracowników Departamentu do podpisu Marszałka Województwa Wielkopolskiego i Zarządu Województwa Wielkopolskiego, 17) nadzorowanie przestrzegania dyscypliny pracy i nadzór nad pełnym wykorzystaniem czasu pracy przez podległych pracowników, 18) przeprowadzenie okresowych ocen kwalifikacyjnych pracowników bezpośrednio podległych, 19) sprawowanie nadzoru nad pracą zastępcy Dyrektora departamentu oraz Naczelników Wydziałów, 20) składanie okresowych sprawozdań z działalności Departamentu Marszałkowi Województwa Wielkopolskiego, 21) realizacja oraz koordynacja realizacji zadań w ramach współpracy międzynarodowej w zakresie zagadnień transportowych, 22) sprawowanie bezpośredniego nadzoru nad: a) Wydziałem planowania, budŝetu i organizacji b) Wydziałem projektów taborowych 2. Zakres działania Zastępcy Dyrektora : 1) zastępowanie w przypadku nieobecności Dyrektora Departamentu wraz z przejęciem jego uprawnień i obowiązków, 2) sprawowanie bezpośredniego nadzoru nad pracą: a) Wydziału transportu kolejowego b) Wydziału transportu autobusowego 3) przeprowadzanie okresowych ocen kwalifikacyjnych pracowników, 4) nadzorowanie pod względem merytorycznym załatwiania spraw przez podległych pracowników i udzielanie im odpowiednich wytycznych w tym zakresie, 5) przedstawianie dyrektorowi Departamentu wniosków w sprawach osobowych podległych pracowników, 6) dekretowanie korespondencji i dokonywanie jej rozdziału zgodnie z zakresami czynności pracowników oraz parafowanie pism przygotowanych przez pracowników do podpisu Dyrektora, Marszałka Województwa Wielkopolskiego i Zarządu Województwa Wielkopolskiego, 7) nadzorowanie przestrzegania dyscypliny pracy i nadzór nad pełnym wykorzystaniem czasu pracy przez podległych pracowników

5 IV Zakres działania Naczelników Wydziałów 8 Wspólne zakresy działania Naczelników Wydziałów: 1) kierowanie całokształtem pracy wydziału i zapewnienie sprawnego jego funkcjonowania, 2) nadzorowanie pod względem merytorycznym załatwiania spraw przez podległych pracowników i udzielanie im wytycznych w tym zakresie, 3) przeprowadzanie okresowych ocen kwalifikacyjnych podległych pracowników, 4) dekretowanie i rozdział korespondencji zgodnie z zakresami czynności pracowników oraz kontrola nad sposobem jej załatwienia, 5) parafowanie pism przygotowanych przez pracowników wydziału do podpisu Dyrektora Departamentu, Marszałka Województwa Wielkopolskiego i Zarządu Województwa Wielkopolskiego, 6) przedstawianie Dyrektorowi Departamentu wniosków sprawach osobowych podległych pracowników, 7) kontrolowanie przestrzegania dyscypliny pracy i pełnego wykorzystania czasu pracy podległych pracowników, 8) współpraca z departamentami urzędu w zakresie kontroli i zapewnienie jego sprawnego funkcjonowania. V Szczegółowa organizacja i zakres działania Departamentu Departament realizuje zadania z zakresu: 1. publicznego transportu zbiorowego 9 2. współdziałania przy opracowywaniu projektów unijnych, strategii rozwoju województwa i programów wojewódzkich, 3. współpracy merytorycznej z Portem Lotniczym Poznań Ławica, 4. nadzoru nad spółkami Przewozy Regionalne oraz Koleje Wielkopolskie, 5. opracowania planu transportowego i jego aktualizacji, 6. zakupów i modernizacji taboru kolejowego

6 10 Do zakresu działania komórek organizacyjnych Departamentu naleŝy: Wydział planowania, budŝetu i organizacji DT.I 1) Przygotowywanie projektu budŝetu województwa w zakresie zadań realizowanych przez Departament. 2) Prowadzenie spraw związanych z realizacją budŝetu Departamentu w zakresie zadań realizowanych przez Departament. 3) BudŜetowanie i rozliczanie finansowe zadań z zakresu działania Departamentu. 4) Sporządzanie sprawozdań z wykonania budŝetu Departamentu. 5) Sporządzanie sprawozdań finansowych dotyczących Departamentu 6) Prowadzenie rejestrów zawartych umów i zapłaconych faktur. 7) Prowadzenie rejestru uchwał Zarządu i Sejmiku Województwa dotyczących Departamentu. 8) Kompletowanie materiałów z zakresu działania Departamentu na sesje Sejmiku Województwa Wielkopolskiego, Komisje Sejmiku oraz posiedzenia Zarządu Województwa Wielkopolskiego. 9) Sporządzanie zbiorczych propozycji do planu pracy Sejmiku Województwa Wielkopolskiego oraz jego Komisji. 10) Umieszczanie informacji materiałów dla Radnych Sejmiku w systemie e-radni. 11) Sporządzanie zbiorczych sprawozdań z wykonania uchwał Sejmiku i Zarządu. 12) Opracowywanie projektów regulaminu i innych aktów dotyczących organizacji wewnętrznej Departamentu. 13) Prowadzenie spraw pracowniczych w departamencie. 14) Przygotowywanie karty stanowiska pracy dla pracowników. 15) Koordynowanie wykonywania poleceń słuŝbowych i wytycznych Dyrektora Departamentu dotyczących spraw organizacyjnych. 16) Gromadzenie i przekazywanie do Gabinetu Marszałka informacji z działalności Departamentu w celu umieszczenia na witrynie internetowej Urzędu. 17) Sporządzanie zbiorczego planu pracy Departamentu. 18) Kierowanie i organizowanie pracy sekretariatu, w szczególności: a) Ewidencjonowanie i rozdzielanie korespondencji wpływającej do Departamentu (po zadekretowaniu przez Dyrektora Departamentu lub jego Zastępcę). b) Dopilnowywanie terminów wynikających z charakteru spraw oraz wyznaczonych przez Dyrektora Departamentu. c) Przekazywanie do Gabinetu Marszałka informacji o planowanych imprezach, konferencjach i uroczystościach organizowanych przez Departament ( w szczególności z udziałem Członków Zarządu Województwa)

7 d) Prowadzenie rejestrów obecności, wyjść w godzinach pracy, delegacji oraz planów urlopów. e) Obsługa interesantów. f) Potwierdzanie pobytu słuŝbowego osobom delegowanym do Departamentu. g) Ewidencjonowanie poleceń wyjazdu słuŝbowego pracowników Departamentu. h) Prowadzenie zaopatrzenia Departamentu w artykuły biurowe. 19) Monitorowanie zmian przepisów prawnych dotyczących transportu. 20) Opiniowanie projektów zmian przepisów dotyczących transportu. 21) Kontrola zawieranych umów w zakresie zabezpieczenia środków finansowych w budŝecie Województwa Wielkopolskiego. 22) Opracowywanie rocznych planów współpracy z zagranicą. 23) Udział w projektach merytorycznych o charakterze międzynarodowym leŝących w kompetencjach Departamentu. 24) BieŜąca współpraca z Biurem Informacyjnym Województwa Wielkopolskiego w Brukseli. 25) Współpraca merytoryczna ze spółką prawa handlowego Port Lotniczy Poznań- Ławica, w której Samorząd Województwa posiada udziały. 26) Wykonywanie w ramach nadzoru właścicielskiego praw i obowiązków Województwa wynikających z posiadania przez Samorząd Województwa Wielkopolskiego udziałów w spółkach prawa handlowego Koleje Wielkopolskie Sp. z. o. o. oraz Przewozy Regionalne sp. z o. o. 27) Współpraca merytoryczna w zakresie sporządzania i aktualizacji Strategii rozwoju województwa, planu zagospodarowania przestrzennego województwa oraz planów i strategii sektorowych dotyczących transportu 28) Współpraca z jednostkami samorządu terytorialnego Województwa Wielkopolskiego oraz Urzędami Marszałkowskimi województw ościennych w zakresie spraw transportowych. 29) Opracowanie planu zrównowaŝonego rozwoju publicznego transportu zbiorowego (planu transportowego). 30) Aktualizacja planu transportowego. 31) Badanie i analiza realizacji zaspokajania potrzeb przewozowych wynikających z wykonywania przewozów na podstawie umów o świadczenie usług w zakresie publicznego transportu zbiorowego. 32) Ustalanie opłat za przewóz oraz innych opłat, o których mowa w ustawie z dnia 15 listopada 1984 r. Prawo przewozowe (Dz. U. 2000r. Nr 50, poz. 601 ze zm.), za usługę świadczoną przez operatora w zakresie publicznego transportu zbiorowego. 33) Realizacja obowiązków sprawozdawczych i informacyjnych wynikających z obowiązujących przepisów dotyczących organizowania publicznego transportu zbiorowego

8 34) Wydawanie zgody na ograniczenie obowiązku przewozu wobec przewoźnika w stosunku do którego Zarząd Województwa wykonuje uprawnienia z akcji lub udziałów. 35) Prowadzenie spraw niejawnych i wojskowych Wydział projektów taborowych DT II 1) Przygotowywanie i realizacja, w oparciu o wewnętrzne procedury zarządzania i kontroli, taborowych projektów Samorządu Województwa współfinansowanych w ramach: a) Sektorowego Programu Operacyjnego Transport, b) Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego, c) Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko. 2) Prowadzenie działań informacyjnych i promocyjnych związanych z realizowanymi projektami. 3) Rozpoznanie źródeł finansowania zakupów taborowych w kolejowym transporcie pasaŝerskim, ze szczególnym uwzględnieniem zagranicznych środków pomocowych. 4) Ocena zewnętrznych opracowań studiów wykonalności oraz wniosków aplikacyjnych o środki finansowe. 5) Udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego w zakresie dotyczącym Wydziału i współpraca z Biurem Zamówień Publicznych. 6) Nadzorowanie taborowych zadań inwestycyjnych realizowanych lub współfinansowanych przez Samorząd Województwa. 7) Zarządzanie taborem kolejowym stanowiącym własność Samorządu Województwa. 8) Kontrola i analiza wykorzystania taboru kolejowego udostępnianego operatorom, w zakresie zgodności z dokumentacja aplikacyjną o środki finansowe. 9) Opiniowanie projektów zmian przepisów dotyczących transportu publicznego Wydział transportu kolejowego DT III 1) Prowadzenie spraw związanych z organizowaniem i dotowaniem wojewódzkich kolejowych przewozów pasaŝerskich. 2) Współpraca z jednostkami samorządu terytorialnego Województwa Wielkopolskiego oraz Urzędami Marszałkowskimi województw ościennych w zakresie transportu kolejowego. 3) Zapewnienie odpowiednich warunków funkcjonowania publicznego transportu zbiorowego określonych w umowie o świadczenie usług publicznych w zakresie wojewódzkich kolejowych przewozów pasaŝerskich. 4) Współpraca z wojewodą w organizowaniu i zabezpieczaniu środków przewozowych w przypadku klęski Ŝywiołowej

9 5) Wydawanie zgody i ustalanie warunków na wprowadzenie ograniczenia usług przewozowych dla przewoźników w związku z klęską Ŝywiołową, bezpieczeństwem ruchu, przerwami w eksploatacji, szczególnymi trudnościami spowodowanymi przez klienta lub z przyczyn ekonomicznych, których przewoźnik nie mógł przewidzieć. 6) Opracowywanie lub współudział w opracowaniu studiów i analiz dotyczących transportu, komunikacji i infrastruktury. 7) Opracowywanie lub współudział w opracowywaniu studiów i analiz oraz innej dokumentacji dotyczącej nieodpłatnego przejęcia likwidowanej linii kolejowej, a takŝe finansowanie inwestycji i kosztów utrzymania linii kolejowej na terenie województwa. 8) Przygotowywanie opinii w sprawie likwidacji linii lub jej części. 9) Opracowywanie rozkładów jazdy pociągów oraz badanie i analiza potoków podróŝnych. 10) Zatwierdzanie rozkładów jazdy oraz dokonywanie ich aktualizacji w celu poprawy funkcjonowania przewozów o charakterze uŝyteczności publicznej. 11) Administrowanie systemem informacji pasaŝerskiej. 12) Określenie przystanków komunikacyjnych i dworców, których właścicielem lub zarządzającym nie jest jednostka samorządu terytorialnego, udostępnionych dla wszystkich operatorów i przewoźników oraz informowanie o stawce opłat za korzystanie z tych obiektów. 13) Opiniowanie projektów zmian przepisów dotyczących transportu. 14) Realizacja planu transportowego. 15) Opracowywanie projektów umów Województwa Wielkopolskiego z przewoźnikami wykonującymi kolejowe wojewódzkie przewozy pasaŝerskie. 16) Negocjowanie i zatwierdzanie zmian do umów z operatorem. 17) Przygotowywanie i przeprowadzeniem postępowań prowadzących do zawarcia umowy oświadczenie usług w zakresie publicznego transportu zbiorowego. 18) Zawieranie umów o świadczenie usług w zakresie publicznego transportu zbiorowego. 19) Udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego w zakresie dotyczącym Wydziału i współpraca z Biurem Zamówień Publicznych. 20) Realizacja obowiązków publikacyjnych wynikających z obowiązujących przepisów 21) Realizacja obowiązków sprawozdawczych i informacyjnych wynikających z obowiązujących przepisów dotyczących organizowania publicznego transportu zbiorowego. 22) Kontrola wykonywania przewozów pasaŝerskich oraz rozliczanie przekazywanych dotacji, rekompensat, 23) Ocena i kontrola realizacji przez operatora i przewoźnika usług w zakresie publicznego transportu zbiorowego. 24) Kontrola nad przestrzeganiem przez operatora i przewoźnika zasad funkcjonowania publicznego transportu zbiorowego - 9 -

10 25) Udział w projektach i inicjatywach o charakterze międzyregionalnym w zakresie zadań Departamentu. Wydział transportu autobusowego DT IV 1) Współpraca z jednostkami samorządu terytorialnego Województwa Wielkopolskiego oraz Urzędami Marszałkowskimi województw ościennych w zakresie transportu. 2) Opracowywanie lub współudział w opracowaniu studiów i analiz dotyczących transportu, komunikacji i infrastruktury. 3) Opiniowanie projektów zmian przepisów dotyczących transportu. 4) Przygotowywanie decyzji Marszałka Województwa dotyczące wydawania zezwoleń na regularny i regularny specjalny przewóz osób w transporcie drogowym. 5) Przygotowywanie dokumentacji dotyczącej udzielania, odmowy udzielania, cofnięcia, zmiany lub stwierdzenia wygaśnięcia zezwolenia na krajowy zarobkowy przewóz pojazdami samochodowymi, nie będącymi taksówkami, na wykonywanie przewozów regularnych i przewozów specjalnych na obszar wykraczający poza granice jednego powiatu. 6) Uzgadnianie wydawania zezwoleń na ww. przewozy z właściwymi Urzędami Marszałkowskimi w przypadku, gdy obszar wnioskowanego zezwolenia wykracza poza obszar województwa oraz z właściwymi Starostami w przypadku, gdy obszar wnioskowanego zezwolenia wykracza poza obszar jednego powiatu. 7) Weryfikowanie wniosków przewoźników o dopłaty i ustalanie ich wysokości. 8) Opracowywanie projektów umów Województwa Wielkopolskiego z przewoźnikami wykonującymi krajowe, autobusowe przewozy pasaŝerskie w sprawie dopłat z tytułu stosowania ustawowych ulg do tych przewozów. 9) Przekazywanie przewoźnikom, wykonującym krajowe autobusowe przewozy pasaŝerskie, dopłat do tych przewozów z tytułu stosowania obowiązujących ulg w przewozach pasaŝerskich, rozliczanie i kontrola przewoźników z wykorzystania otrzymanych dopłat. 10) Określanie sposobu opłat dodatkowych jednostkom transportu zbiorowego, którym wydano zezwolenie na krajowy zarobkowy przewóz osób. 11) Opracowywanie rozkładów jazdy w przewozach o charakterze uŝyteczności publicznej oraz badanie i analiza potoków podróŝnych. 12) Aktualizacja rozkładów jazdy w celu poprawy funkcjonowania przewozów o charakterze uŝyteczności publicznej. 13) Zatwierdzanie rozkładów jazdy oraz dokonywanie ich aktualizacji w przypadku przewozów wykonywanych na podstawie potwierdzenia zgłoszenia przewozu. 14) Kontrola zgodności wykonywania przewozów w transporcie autobusowym z wydanymi zezwoleniami. 15) Przygotowywanie i przeprowadzenie postępowań prowadzących do zawarcia umowy oświadczenie usług w zakresie publicznego transportu zbiorowego. 16) Negocjowanie i zatwierdzanie zmian do umów z operatorem

11 17) Zawieranie umów o świadczenie usług w zakresie publicznego transportu zbiorowego. 18) Udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego w zakresie dotyczącym Wydziału i współpraca z Biurem Zamówień Publicznych. 19) Administrowanie systemem informacji pasaŝerskiej. 20) Określenie sposobu oznakowania środków transportu wykorzystywanych w przewozach o charakterze uŝyteczności publicznej. 21) Określenie przystanków komunikacyjnych i dworców, których właścicielem lub zarządzającym nie jest jednostka samorządu terytorialnego udostępnionych dla wszystkich operatorów i przewoźników oraz informowanie o stawce opłat za korzystanie z tych obiektów. 22) Ocena i kontrola realizacji przez operatora i przewoźnika usług w zakresie publicznego transportu zbiorowego. 23) Kontrola nad przestrzeganiem przez operatora i przewoźnika zasad funkcjonowania publicznego transportu zbiorowego. 24) Realizacja obowiązków publikacyjnych wynikających z obowiązujących przepisów dotyczących organizowania publicznego transportu zbiorowego. 25) Realizacja obowiązków sprawozdawczych i informacyjnych wynikających z obowiązujących przepisów dotyczących organizowania publicznego transportu zbiorowego. 26) Współpraca z wojewodą w organizowaniu i zabezpieczaniu środków przewozowych w przypadku klęski Ŝywiołowej Komórki organizacyjne Departamentu obowiązane są do współdziałania w zakresie realizacji zadań Departamentu. 2. Dyrektor moŝe tworzyć zespoły zadaniowe złoŝone z pracowników róŝnych wydziałów do realizacji zadań przekraczających zakres zadań poszczególnych wydziałów. 12 Skargi i wnioski wpływające do Departamentu załatwiane są zgodnie z trybem określonym w 33 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego

12 V. Zasady podpisywania pism i decyzji oraz tryb składania dokumentów Zarządowi i Sejmikowi Województwa Wielkopolskiego 13 Przy podpisywaniu pism i decyzji obowiązują następujące zasady : 1) Dyrektor Departamentu podpisuje decyzje i pisma na podstawie upowaŝnienia Marszałka 2) Dyrektor Departamentu parafuje w lewym dolnym rogu pisma (decyzje) podpisywane przez Marszałka i Członków Zarządu. 3) Pisma (decyzje) podpisywane przez Dyrektora parafuje w lewym dolnym rogu pracownik je sporządzający lub Naczelnik Wydziału i Zastępca Dyrektora. 4) Dyrektor podpisuje wszystkie pisma związane z zakresem działania Departamentu niezastrzeŝone do właściwości Marszałka i Członków Zarządu. 5) Zastępca Dyrektora jest upowaŝniony do podpisywania pism dotyczących powierzonego mu zakresu działania niezastrzeŝonych do właściwości Marszałka, Członków Zarządu i Dyrektora Departamentu. 6) Zastępca Dyrektora jest upowaŝniony do podpisywania wszystkich pism naleŝących do właściwości Dyrektora podczas jego nieobecności. 7) Naczelnicy Wydziałów lub pracownicy podpisują pisma (decyzje) w sprawach do załatwienia, których zostali upowaŝnieni w formie pisemnej przez Marszałka Województwa. 8) Pracownicy podpisują określone przez Dyrektora rodzaje pism Pieczęcie urzędowe będące na stanie Departamentu są ewidencjonowane, a ich odbiór potwierdzony na piśmie. 2. Pieczęcie przechowywane są pod zamknięciem w sposób uniemoŝliwiający dostęp osób nieupowaŝnionych. 3. Postępowanie z dokumentami odbywa się na zasadach określonych Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. nr 27, poz. 140 ze zmianami) Projekty uchwał Zarządu Województwa Wielkopolskiego oraz inne dokumenty przedkładane Zarządowi przekazywane są do Departamentu Organizacyjnego na trzy dni przed posiedzeniem Zarządu w 11 egzemplarzach. 2. Projekty uchwał Zarządu Województwa Wielkopolskiego winny być zaparafowane przez: 1) Dyrektora Departamentu lub Zastępcę,

13 2) Członka Zarządu Województwa Wielkopolskiego sprawującego nadzór nad Departamentem, 3) Skarbnika Województwa Wielkopolskiego gdy wywołują skutki finansowe, 4) Radcę Prawnego co do zgodności z przepisami prawa. 16 Projekty uchwał Sejmiku Województwa Wielkopolskiego oraz inne dokumenty przedkładane Sejmikowi przekazywane są po uprzednim uzyskaniu akceptacji Zarządu do Kancelarii Sejmiku : a) w formie pisemnej- 1 oryginał b) w formie elektronicznej za pośrednictwem systemu e-radni zgodnie z Zarządzeniem Nr 23/08 Marszałka Województwa Wielkopolskiego z dnia 22 kwietnia 2008 r. w sprawie procedur zamieszczania materiałów na Komisje i sesje Sejmiku w systemie e- radni. VI Zasady Organizacji Kontroli Kontrola wewnętrzna 17 Kontroli wewnętrznej w Departamencie podlegają: 1) wykonywanie zadań na stanowiskach pracy 2) dyscyplina pracy Kontrolę wewnętrzną wykonuje Dyrektor Departamentu lub jego Zastępca. 2. Dowodem dokonania kontroli jest wstępne parafowanie dokumentu (pisma) lub ostateczne podpisanie dokumentu (pisma). Kontrola zewnętrzna Departament w zakresie ustalania kierunków kontroli współdziała z Departamentem Kontroli Urzędu Marszałkowskiego. 2. Zasady i tryb przeprowadzania kontroli określają przepisy 34 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego

14 VII Postanowienia końcowe 20 Regulamin obowiązuje wszystkich pracowników Departamentu. Nieprzestrzeganie Regulaminu stanowi naruszenie obowiązków słuŝbowych. 21 Regulamin ma charakter aktu wewnętrznego i nie moŝe być powoływany jako podstawa działania w korespondencji ze stronami. 22 Pracownicy Departamentu potwierdzają swoim podpisem przyjęcie do wiadomości i stosowania postanowienia niniejszego regulaminu. 23 W zakresie spraw nie ujętych w niniejszym regulaminie obowiązują postanowienia Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego