Zarządzenie Nr /08 Burmistrza Miasta Nowy Targ z dnia 29 sierpnia 2008 r.

Transkrypt

1 Zarządzenie Nr /08 Burmistrza Miasta Nowy Targ z dnia 29 sierpnia 2008 r. w sprawie : instrukcji kasowej Urzędu Miasta Nowy Targ. Działając na podstawie art.10 ust.1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości / Dz. U. z 2002 roku Nr.76 poz.694 z póź. zm./ zarządzam co następuje : 1 Wprowadzam do stosowania z dniem 1 listopada 2008 roku w Urzędzie Miasta Nowy Targ Instrukcję Kasową Urzędu Miasta Nowy Targ zgodnie z załącznikiem do niniejszego zarządzenia. Wykonanie zarządzenia powierzam Sekretarzowi Miasta oraz Skarbnikowi Miasta. 2 3 Z dniem 1 listopada br. traci moc Instrukcja Kasowa Urzędu Miejskiego w Nowym Targu wprowadzona w życie Zarządzeniem Burmistrza Nr 14/99 z dnia 15 grudnia 1999 r. 4 Zarządzenie wchodzi wżycie z dniem podpisania.

2 Załącznik do Zarządzenia Nr /08 Burmistrza Miasta z dnia 29 sierpnia 2008 r. INSTRUKCJA KASOWA Urzędu Miasta w Nowym Targu 1 Podstawa prawna Instrukcja reguluje zasady funkcjonowania gospodarki kasowej w Urzędzie Miasta w Nowym Targu i została opracowana na podstawie następujących aktów prawnych : 1. ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2002 Nr 76, poz. 694 z póź. zm.), 2. ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz.U. z 2004 r. Nr 173, poz z póź. zm./), 3. rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z r. w sprawie szczegółowych zasad i wymagań, jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne (Dz.U. Nr 129, poz. 858 z póź. zm.), 4. ustawy Kodeks pracy z 26 czerwca 1974 r.( tekst jedn. Dz. U Nr 21, poz. 94). 5. zarządzenia Prezesa Narodowego Banku Polskiego z dnia 31 sierpnia 1989 r. w sprawie zatrzymywania fałszywych znaków pieniężnych ( M. P. Nr 32 poz.858 z póź. zm.) 6. rozp. Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 132 poz.1020 z póż. zm. ), 7. zarządzenia Nr 1/2003 Prezesa Narodowego Banku Polskiego z dnia 15 stycznia 2003 roku w sprawie szczegółowych zasad i trybu wymiany znaków pieniężnych, które wskutek zużycia lub uszkodzenia przestają być prawnym środkiem płatniczym na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej (Dziennik Urzędowy NBP z 2003 r. Nr 1 ), 2 Wyjaśnienie użytych w Instrukcji określeń Ilekroć w niniejszej instrukcji jest mowa o : 1. jednostce - oznacza to Urząd Miasta w Nowym Targu, 2. kierowniku jednostki - oznacza to Burmistrza Miasta Nowego Targu, 3. księgowym - oznacza to Głównego Księgowego Urzędu Miasta, 4. skarbnika - oznacza to Skarbnika Miasta Nowego Targu, 5. wartościach pieniężnych oznacza to krajowe i zagraniczne znaki pieniężne / monety i banknoty waluty krajowej i walut zagranicznych /, czeki, weksle, i inne dokumenty zastępujące w obrocie gotówkę,

3 6. jednostce obliczeniowej oznacza to jednostkę określającą dopuszczalny limit stale lub jednorazowo przechowywanych wartości pieniężnych, wynoszącą 120- krotność przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia za ubiegły kwartał, ogłaszanego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Monitor Polski, 7. kasjerze - oznacza to pracownika który przyjął obowiązki kasjera i złożył w formie pisemnej zobowiązanie do odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie, 8. kasie oznacza to wyodrębnione pomieszczenie w budynku Urzędu Miasta w którym dokonywane są operacje gotówkowe przez osobę której powierzono funkcje kasjera, odpowiedzialną za gotówkę w kasie. 9. transporcie wartości pieniężnych oznacza to przewożenie lub przenoszenie wartości pieniężnych poza obrębem kasy jednostki. 3 Techniczna organizacja kasy 1. Pomieszczenie kasy jest wydzielone, znajduje się na parterze budynku Urzędu Miasta, okna pomieszczenia kasy zabezpieczone są kratą, drzwi wyjściowe obite blachą i zamykane na dwa zamki. Wydzielone stanowisko kasjera uniemożliwia swobodny dostęp do kasy osobom postronnym. 2. Pomieszczenie kasy jest wyposażone w sygnalizacje alarmowa i szafę stalową /sejf / do przechowywania środków pieniężnych i druków ścisłego zarachowania. 3. Wartości pieniężne muszą być przechowywane w warunkach zapewniających należyta ochronę przed zniszczeniem, utratą lub zagarnięciem. 4. Po zakończeniu pracy każdego dnia pracy kasjer powinien starannie zamknąć okna, sejf,drzwi do kasy oraz uruchomić alarm. 5. Wszelkie uwagi i wątpliwości dotyczące technicznej organizacji kasy, funkcjonowania zabezpieczeń w postaci alarmów, zamków itp. kasjer natychmiast zgłasza na piśmie kierownikowi jednostki. 6. Kasjer ponosi odpowiedzialność za prawidłowe zabezpieczenie powierzonych mu kluczy do sejfu i pomieszczenia kasowego. 7. W przypadku stwierdzenia naruszenia plomb i zamków, kasjer zgłasza ten fakt Skarbnikowi, który zarządza komisyjne i protokolarne przeliczenie gotówki i innych wartości oraz druków ścisłego zarachowania. Fakt dokonania włamania do kasy, kradzieży gotówki i innych wartości lub druków ścisłego zarachowania Skarbnik zgłasza kierownikowi jednostki, który zawiadamia o tym organy powołane do ścigania przestępców. 4 Transport i przechowywanie gotówki 1. Transport wartości pieniężnych z uwagi na odległość dzielącą jednostkę od banku odbywa się przy użyciu pojazdu samochodowego. 2. Transport wartości pieniężnych odbywa się z wykorzystaniem pojazdu Straży Miejskiej, osoba transportująca wartości pieniężne jest chroniona przez co najmniej jednego pracownika Straży Miejskiej. 3. Transport wartości pieniężnych w kwocie nie przekraczającej 0,1 jednostki obliczeniowej w wyjątkowych sytuacjach może być transportowany innym samochodem za wiedzą i zgodą Skarbnika Miasta. 4. W samochodach przewożących wartości pieniężne nie mogą być równocześnie

4 transportowane inne ładunki oraz nie mogą być w nich przewożone osoby postronne nie uczestniczące w tym transporcie 5. Kasjer zobowiązany jest do zachowania w tajemnicy informacji o terminach i wysokościach kwot przechowywanych i transportowanych wartości pieniężnych. 5 Wymagania i obowiązki kasjera 1. Kasjerem może być osoba: posiadająca wykształcenie minimum średnie, nie karana za przestępstwa gospodarcze lub wykroczenia przeciwko prawu, posiadająca nienaganną opinię, posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych. posiadająca znajomość prawidłowego przechowywania oraz przyjmowania i wydawania wartości pieniężnych. 2. Kasjer odpowiada za stan gotówki w kasie, funkcjonowanie kasy oraz powierzone mienie. 3. Przejęcie-przekazanie kasy może nastąpić tylko w drodze protokolarnej, w obecności osoby wyznaczonej przez kierownika jednostki. Wzór protokołu stanowi załącznik do niniejszej instrukcji. 4. Przy zmianie osoby pełniącej obowiązki kasjera i protokolarnym przekazaniu znaków pieniężnych winien być obecny księgowy jednostki lub wyznaczony przez niego pracownik Wydziału. W protokole należy podać dane osobowe osoby przekazującej i przejmującej kasę oraz wszystkie dane na temat przekazywanych znaków pieniężnych i pozostałych dokumentów znajdujących się w pomieszczeniu kasy. 5. Kasjer przyjmując obowiązki / po raz pierwszy / składa pisemną deklarację odpowiedzialności o następującej treści: W związku z powierzeniem mi obowiązków kasjera przyjmuję do wiadomości, że ponoszę odpowiedzialność materialną za powierzone mi pieniądze oraz inne wartości. Zobowiązuję się do przestrzegania przepisów w zakresie prowadzenia operacji kasowych i ponoszę odpowiedzialność za ich naruszenie. 6. Kasjer powinien posiadać obowiązującą w jednostce instrukcje kasową oraz wykaz osób upoważnionych do dysponowania gotówka i zatwierdzania dowodów kasowych, jak również wzory ich podpisów. 6 Gospodarka kasowa 1. W kasie mogą znajdować się tylko środki pieniężne i papiery wartościowe składające się na: niezbędny zapas gotówki (pogotowie kasowe) na bieżące wydatki, gotówka podjęta z rachunku bankowego na pokrycie określonych rodzajów wydatków, gotówka pochodząca z bieżących wpłat do kasy, gotówka i papiery wartościowe przechowywane w formie depozytu otrzymane od osób prawnych i fizycznych, inne wartości pieniężne za pisemną zgodą kierownika jednostki. 2. Wysokość niezbędnego zapasu gotówki w kasie / pogotowie kasowe / jest ustalana przez kierownika jednostki w zależności od warunków zabezpieczenia gotówki i od

5 możliwości jej odprowadzenia na rachunek bankowy. Niezbędny zapas gotówki w miarę wykorzystania powinien być uzupełniony do ustalonej wysokości, co najmniej na koniec każdego tygodnia. 3. Stan gotówki w kasie nie może przekraczać 0,1 jednostki obliczeniowej. Po przekroczeniu tego stanu kasjer odprowadza nadwyżkę środków pieniężnych na rachunek bankowy nie później niż na początku dnia następującego po dniu, w którym nastąpiło przekroczenie stanu. W uzasadnionych przypadkach kierownik jednostki może - po zapewnieniu odpowiednich środków ochrony mienia - zezwolić na przechowywanie większego stanu środków pieniężnych. 4. Gotówka przyjęta do kasy powinna być na bieżąco / codziennie / odprowadzana do banku obsługującego jednostkę na odpowiednie rachunki bankowe jednostki. 5. Podjęta z rachunku bankowego gotówka na pokrycie określonych rodzajowo wydatków powinna być przeznaczona na cel określony przy jej podjęciu. Gotówki tej nie wlicza się do ustalonej wielkości zapasu pogotowia kasowego. Niewypłacone kwoty kasjer odprowadza na rachunek bankowy nie rzadziej niż na koniec każdego tygodnia. 6. Gotówka podjęta w danym dniu z rachunku sum depozytowych podlega zwrotowi osobie prawnej lub fizycznej, do której depozyt należy, i nie może być wykorzystana na pokrycie innych wydatków jednostki. Gotówka ta nie może zostać podjęta z konta bankowego wcześniej niż na koniec tygodnia poprzedzającego zaplanowaną wypłatę. 7. Kasa nie może przyjmować lub wypłacać gotówki w przypadku, gdy stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca oraz gdy jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza równowartość euro. Rozliczenia te powinny odbywać się w obrocie bezgotówkowym. 8. Gotówka pobierana jest w banku na podstawie czeków gotówkowych. Czeki mogą być wystawione w formie imiennej lub na okaziciela. Czeki wystawia upoważniony pracownik Wydziału. Do realizacji czeki podpisuje kierownik jednostki i skarbnik względnie upoważnieni przez w/w pracownicy Wydziału. 9. Gotówkę w banku na potrzeby kasy pobiera kasjer lub wyznaczeni przez skarbnika pracownicy Wydziału. W przypadku gdy w banku pobiera gotówkę inny pracownik nie kasjer przed jej odbiorem kasjer musi je przeliczyć i pokwitować odbiór w obecności przekazującego. Na tę okoliczność spisywany jest protokół wg wzoru jak załącznik do instrukcji. 10. W kasie Urzędu Miasta mogą być przechowywane w formie depozytu dokumenty związane z zabezpieczeniem prawidłowego wykonania umowy / deklaracje wekslowe, weksle, poręczenia itp. dokumenty /. 7 Udokumentowanie operacji kasowych przychodowych 1. Wszystkie operacje kasowe muszą być udokumentowane dowodami kasowymi: przychody do kasy - właściwymi dowodami wpłat / KP / z obsługującego kasę programu komputerowego wystawionymi przez kasjera lub kwitariusza K-103 w przypadku awarii komputerowej, rozchody z kasy - dokumentami źródłowymi takimi jak: listy płac, wnioski o wypłatę zaliczek, rozliczenia zaliczek, faktury zakupu, dowody wpłat na rachunki bankowe, pokwitowania wpłat itp. 2. Listę dokumentów, na podstawie których dokonywane są operacje kasowe, szczegółowe wymagania, jakie powinny one spełniać, listę osób uprawnionych do

6 kontroli i zatwierdzania tych dokumentów określa instrukcja obiegu dokumentów księgowych. 3. Wpłaty gotówkowe dokonuje się na podstawie dowodów kasowych KP tworzone i drukowane przez system komputerowy obsługujący kasę. Muszą one być podpisane przez kasjera przyjmującego gotówkę oraz zawierać: numer dowodu KP, datę wpłaty, tytuł dokonanej wpłaty oraz kwotę wpłaty wypisaną cyframi i słownie. 4. Dowody kasowe wystawiane są przez kasjera w 3 egzemplarzach, z których oryginał jest pokwitowaniem dla wpłacającego, jedna kopia jest przeznaczona dla księgowości, a druga kopia pozostaje w systemie komputerowym / lub w kwitariuszu K 103 przy systemie ręcznym /. 5. Kwitariusze K-103 powinny zostać oznaczone nazwą jednostki oraz ponumerowane przed oddaniem do użytkowania kasjerowi. Ciągłość numeracji musi być zachowana w całym bloku kwitów. 6. Na okładce każdego kwitariusza należy zamieścić: numery kolejne formularzy w danym kwitariuszu (od nr... do nr...), datę wydania do użytkowania oraz datę zwrotu (wydano dnia..., zwrócono dnia...), podpis osoby wydającej druki. 7. Kwitariusze wydawane są kasjerowi wyłącznie na podstawie zapotrzebowania i za pokwitowaniem w ewidencji druków ścisłego zarachowania. 8. W przypadku popełnienia błędu w dowodach kasowych należy je anulować i wystawić nowy, prawidłowy dowód kasowy. Kopie anulowanego dowodu zachowuje kasjer, a oryginał jest dołączany do bloczku dowodów kasowych. Adnotacja o anulowaniu dowodu wraz z jego numerem jest umieszczana na bloczku dowodów. 9. Zasadniczo wpłaty do kasy powinny być przyjmowane na podstawie dowodów obciążeń wystawionych przez Urząd Miasta tj. nakazów płatniczych, faktur i not obciążeniowych lub deklaracji ustnych podatników. Zastępczo dopuszcza się przyjmowanie wpłat na podstawie odręcznych dyspozycji pracowników Urzędu Miasta. 10. W przypadku zgłoszenia przez podatnika zniszczenia lub zagubienia wydanego mu wcześniej pokwitowania - nie wystawia się duplikatu. 11. Na prośbę podatnika wydaje się zaświadczenie o wydanym pokwitowaniu wpłaty, które winno zawierać wszystkie dane z pokwitowania w tym obowiązkowo jego numer. 12. Do szczególnych obowiązków kasjera należy sprawdzanie dostępnymi środkami technicznymi czy przyjmowane wpłacane do kasy znaki pieniężne są autentyczne. 13. W przypadku wpłaty do kasy znaków pieniężnych co do których kasjer ma podejrzenie że są one sfałszowane zatrzymuje te znaki pieniężne, żąda dowodu osobistego od osoby wpłacającej znaki pieniężne następnie sporządza protokół w trzech egzemplarzach. W protokole podaje się następujące dane : - nazwę i adres jednostki zatrzymującej znaki pieniężne, datę sporządzenia protokołu i nr kolejny protokołu, - nazwisko i imię oraz adres osoby wpłacającej zakwestionowane znaki pieniężne, - wartość nominalną znaku pieniężnego, datę emisji serie i numery - jeżeli zakwestionowanym znakiem jest banknot, - podpis osoby zatrzymującej znaki pieniężne, oraz podpis i numer dowodu osobistego osoby która znaki te przedstawiła do wpłaty do kasy, - kopię protokołu wręcza się osobie przedstawiającej sfałszowany znak pieniężny. 14. W przypadkach gdy znak pieniężny dostarczony został anonimowo lub niemożliwe jest ustalenie osoby wpłacającej / nie posiada żadnych dokumentów,

7 ulotniła się / protokół sporządza się w dwóch egzemplarzach z zaznaczeniem NN - osoba wpłacająca 15. Fakt zatrzymania sfałszowanego znaku pieniężnego, kasjer zgłasza skarbnikowi miasta który nadaje dalszy tok postępowania sprawdzającego. Sfałszowane znaki pieniężne są jedynie depozytami i nie stanowią podstawy do wystawienia pokwitowania wpłaty. 8 Obieg dokumentów kasowych rozchodowych 1. Wypłata gotówki z kasy może być zrealizowana na podstawie źródłowych dowodów kasowych uzasadniających wypłatę, tj.: faktur VAT, rachunków i not obciążeniowych wystawionych przez kontrahentów, list płac dotyczących wynagrodzeń, innych wypłat pieniężnych, premii oraz nagród, własnych dowodów źródłowych realizowanych np. w związku z wypłatą zaliczek do rozliczenia, stypendium dla uczniów itp. decyzji w sprawie zwrotu nadpłat podatkowych lub mylnie dokonanych wpłatach, 2. Dowody kasowe powinny zostać przed dokonaniem wypłaty gotówki sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty przez uprawnione osoby. Pracownicy zobowiązani do wykonywania tych czynności zamieszczają na dowodach kasowych swój podpis i datę. 3. Szczegóły obiegu dokumentów księgowych, na podstawie których dokonywane są wypłaty, oraz wykaz osób uprawnionych do kontroli i zatwierdzania tych dokumentów są zawarte w instrukcji obiegu dokumentów księgowych. 4. Odbiorca gotówki kwituje odbiór swoim podpisem oraz datą otrzymania gotówki. Otrzymaną gotówkę odbiorca powinien przeliczyć w obecności kasjera. 5. Przy wypłacie gotówki osobom nieznanym kasjer zobowiązany jest zażądać okazania dowodu osobistego lub innego dokumentu stwierdzającego tożsamość odbiorcy gotówki. 6. Jeżeli wypłata następuje na podstawie upoważnienia wystawionego przez osobę wymienioną w rozchodowym dowodzie kasowym, w dowodzie tym należy zaznaczyć, że wypłaty dokonano osobie upoważnionej. Upoważnienie należy dołączyć do dowodu kasowego. 7. Wypłata wynagrodzeń dla pracowników jednostki zasadniczo realizowana jest bezgotówkowo, przez przelewy należnych kwot wynagrodzeń wynikających z listy płac na rachunki oszczędnościowo-rozliczeniowe poszczególnych pracowników we wskazanych bankach. W wyjątkowej sytuacji i tylko za pisemna zgoda Burmistrza Miasta wypłata wynagrodzeń może być przeprowadzona w formie gotówkowej. W formie bezgotówkowej mogą być realizowane również inne należności pracownicze np. koszty podróży służbowych. 8. Wszystkie dowody kasowe-rozchodowe winny być po dokonaniu wypłaty skasowane poprzez umieszczenie na dowodzie wypłaty w miejscu uniemożliwiającym sunięcie / odcięcie/ adnotacji zapłacono gotówką raport kasowy Nr. pozycja raportu.. data wypłaty.. podpis kasjera. 9. Rozchodu gotówki nie udokumentowanego rozchodowymi dowodami kasowymi nie uwzględnia się przy ustalaniu stanu gotówki w kasie. Rozchód taki stanowi niedobór kasowy i obciąża kasjera.

8 10. Gotówka w kasie nie udokumentowana przychodowymi dowodami kasowymi stanowi nadwyżkę kasową. Nadwyżka kasowa podlega przekazaniu na dochody budżetowe w ciągu 30 dni od daty jej stwierdzenia. 8 Raport kasowy 1. Przychody i rozchody gotówki dokonywane w danym dniu kasjer wpisuje bieżąco w raporcie kasowym. Zapisy w raporcie kasowym powinny być dokonywane w ujęciu chronologicznym w dniu, w którym nastąpiły przychód i rozchód. 2. Zrealizowane dowody obrotu kasowego powinny być oznaczone przez wpisanie na nich daty, numeru i pozycji raportu kasowego, pod którą przychody i rozchody zostały wpisane. 3. Raporty kasowe są sporządzane za każdy dzień roboczy, wg rachunków bankowych, lub nawet wg rodzajów wpłat, systemem komputerowym. 4. Wypełnienie raportu kasowego następuje zgodnie z treścią druku i wpisywane są w nim wpłaty i wypłaty chronologicznie, z zachowaniem liczby porządkowej operacji oraz z podaniem symbolu źródłowego dowodu kasowego i krótkiej treści operacji. 5. Raport kasowy zamyka się poprzez sumowanie wpłat i wypłat gotówkowych oraz obliczenie stanu końcowego. Podpisany przez kasjera oryginał raportu wraz z dowodami kasowymi kasjer przekazuje za pokwitowaniem wyznaczonemu pracownikowi Wydziału Finansowego. Kopia raportu pozostaje w kasie. 6. Pracownik odbierający raport kasowy sprawdza prawidłowość wystawionego raportu oraz kompletność dołączonych do niego dokumentów wpłat i wypłat. Czynność tą potwierdza swoim podpisem na raporcie kasowym. 7. Niedopuszczalne jest dokonywanie w raportach kasowych przeróbek. Wszelkie błędy mogą być poprawione przez skreślenie błędnej treści lub kwoty z zachowaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb i wpisanie treści poprawionej. Każda poprawa wymaga podpisu osoby dokonującej poprawy, wpisania daty dokonania korekty. 9 Inwentaryzacja kasy 1. Inwentaryzację środków pieniężnych przeprowadza się na drodze spisu z natury metodą pełną. 2. Skład zespołu spisowego określa kierownik jednostki. 3. Inwentaryzacja w kasie powinna być dokonywana co najmniej: na dzień kończący rok obrotowy, przy zmianie kasjera, a także innych przypadkach przewidzianych prawem. 4. Na dzień zmiany osoby odpowiedzialnej materialnie można nie przeprowadzać inwentaryzacji składników majątkowych, jeżeli zmiana następuje na krótki czas (np. choroba, urlop), a osoby ponoszące odpowiedzialność wyraziły pisemną zgodę na dalsze ponoszenie wspólnej odpowiedzialności materialnej za powierzone im mienie bez przeprowadzenia inwentaryzacji. 5. Inwentaryzacja może być przeprowadzona także w dowolnym innym niezapowiedzianym terminie zgodnie z decyzją kierownika jednostki oraz w sytuacjach losowych. 6. Przed rozpoczęciem spisów z natury zespół spisowy pobiera od osób materialnie

9 odpowiedzialnych oświadczenia wstępne o stanie zabezpieczenia majątku i ujęciu do ewidencji wszystkich operacji gospodarczych, a także o uzgodnieniu tej ewidencji z księgowością. 7. W toku inwentaryzacji poza gotówka podlegają zinwentaryzowaniu depozyty kasowe oraz druki ścisłego zarachowania znajdujące się w kasie / np. bloczki opłaty targowej, kwitariusze itp./. 8. Z wyników inwentaryzacji sporządza się protokół w trzech egzemplarzach podpisany przez członków zespołu i kasjera a w razie przekazywania kasy - przez osobę przyjmującą i przekazującą. 9. Jeżeli inwentaryzację przeprowadza się pod nieobecność kasjera, fakt ten powinien zostać wyraźnie opisany w protokole ze wskazaniem przyczyny nieobecności kasjera. 10. Protokół inwentaryzacji otrzymują : - oryginał, główny księgowy, - pierwszą kopię, osoba zdająca kasę, - drugą kopię osoba, przyjmująca kasę. 11. W zakresie inwentaryzacji w kasie maja również zastosowanie odpowiednie przepisy instrukcji w sprawie inwentaryzacji. 12. Doraźne kontrole kasy dokonywane są na polecenie kierownika jednostki. Fakt dokonania kontroli powinien być udokumentowany protokołem. 13. W sprawach nie uregulowanych niniejszą instrukcją jak też przy interpretacji jej postanowień wiążące decyzje podejmuje kierownik jednostki. Nowy Targ sierpień 2008 r.

10 Załącznik nr 1 do Instrukcji Kasowej. PROTOKÓŁ INWENTARYZACJI KASY Inwentaryzacji dokonano w kasie... w dniu... przez zespół spisowy w składzie: Przewodniczący :... Członek:... Członek:... w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej Stan gotówki w kasie: waluta... kwota... kwota w zł... waluta... kwota... kwota w zł... waluta... kwota... kwota w zł... waluta... kwota... kwota w zł... waluta... kwota... kwota w zł... waluta... kwota... kwota w zł... razem kwota w zł Saldo kasowe na dzień... według raportu kasowego... z dnia... zł Nadwyżka/niedobór zł Ostatni numer raportu kasowego... Ostatni numer dowodu KP... Ostatni numer dowodu KW Wyjaśnienia przyczyn powstania nadwyżki/niedoboru Uwagi dotyczące zabezpieczenia kasy oraz pomieszczeń, w których znajduje się kasa... Protokół niniejszy sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden pozostawiono w kasie OSOBA ODPOWIEDZIALNA MATERIALNIE PODPIS

11 CZŁONKOWIE ZESPOŁU SPISOWEGO PODPISY Załącznik Nr 2 do Instrukcji Kasowej Wykaz danych o górnej granicy technicznego zabezpieczenia wartości pieniężnych w kasie Urzędu Miejskiego w Nowym Targu oraz transportu - przenoszenia do i z banku w roku... TREŚĆ / // III IV I Jednostka obliczeniowa (średnia płaca w gospodarce uspołecznionej z poprzedniego kwartału x 120) II. Przechowywanie w kasie: 1) wartości pieniężne w kasecie metalowej do 0,2 jedn. oblicz. 2) wartości pieniężne w szafie metalowej do 0,5 jedn. oblicz. III Transport - przewożenie wartości pieniężnych: 1) do 0,5 jednostek obliczeniowych mogą być chronione przez osobę przenoszącą 2) od 0,5 do 1,0 jednostek obliczeniowych osoba transport. + 1 osoba nieuzbrojona 3) od 1,0 do 1,5 jednostek obliczeniowych osoba transport. + 2 osoby nieuzbrojone 4) przenoszenie wartości pieniężnych przekraczających 1,5 jedn. obliczeniowych podlegają ochronie przez uzbrojony konwój IV Transport przewożenie wartości pieniężnych 1) przy przewożeniu wartości pieniężnych od 1,5 do 5,0 jedn. obliczeniowych należy przydzielić jednego, uzbrojonego konwojenta

12 2) dwóch uzbrojonych konwojentów jeżeli przewożone wartości pieniężne wynoszą od 5,0 do 15 jednostek obliczeniowych Załącznik Nr 3 do Instrukcji Kasowej PROTOKÓŁ przekazania obowiązków kasjera z dnia... Pani...przekazuje Pani... obowiązki kasjera kasy Urzędu Miejskiego w Nowym Targu oraz stan kasy w kwocie... wg Raportu Kasowego Nr.. z dnia...wraz z dokumentami dotyczącymi wypłat gotówkowych i klucze od pomieszczenia kasy, szaf i kasetek znajdujących się w pomieszczeniu kasy. Jednocześnie Pani...przyjmuje odpowiedzialność za stan druków ścisłego zarachowania, w tym: - opłata targowa wg nominałów: bloczki abonamenty. 0,50 zł. od...do zł od.do. 1,00 zł od... do zł od.do... 2,00 zł od... do zł od.do... 5,00 zł od... do zł od...do.. 10,00 zł od... do zł od.do... 20,00 zł od... do zł od.do zł od. do... - pozostałe dokumenty wartościowe wg ewidencji, w tym: 1) weksle do poz. bez poz. 2) gwarancje bankowe do poz. bez poz. 3) pełnomocnictwa do dysponowania rachunkami bankowymi do poz.. bez poz..

13 Pracownik Wydziału Przekazujący Przejmujący obecny przy przekazaniu Załącznik Nr 4 Instrukcji Kasowej Pokwitowanie Kwituję odbiór gotówki w kwocie...zł wraz z dokumentami będącymi dowodami wypłat. Przekazujący Przyjmujący Nowy Targ dnia,...