Bezpieczeństwo dokumentacji medycznej pacjentów z instrukcją zarządzania systemem informatycznym w ZOZ

Transkrypt

1 Bezpieczeństwo dokumentacji medycznej pacjentów z instrukcją zarządzania systemem informatycznym w ZOZ Udostępnianie dokumentacji i danych pacjentów W jaki sposób przechowywać i archiwizować dokumentację medyczną w ZOZ Administrowanie danymi pacjentów Jakie są obowiązki kierownika ZOZ jako administratora danych Archiwizowanie i zabezpieczanie danych osobowych Co powinna zawierać instrukcja ochrony danych osobowych w ZOZ Przed wyciekami danych w ZOZ może uchronić właściwa polityka ich zabezpieczania wywiad z GIODO ISBN

2 Bezpieczeństwo dokumentacji medycznej pacjentów z instrukcją zarządzania systemem informatycznym w ZOZ

3 Spis treści Oficjalny partner serwisu Stowarzyszenie Menedżerów Opieki Zdrowotnej Aktualności zdrowia zmieni zasady wymiany informacji 2 Wywiad Przed wyciekami danych w ZOZ może uchronić właściwa polityka ich zabezpieczania 7 Udostępnianie dokumentacji i danych pacjentów Jakie są zasady wydawania dokumentacji medycznej pacjentom 10 Czy można udostępniać dokumentację pacjenta osobie, która nie ma upoważnienia 13 Jaką maksymalną opłatę można pobrać za wydanie kopii dokumentacji medycznej 15 W jaki sposób przechowywać i archiwizować dokumentację medyczną w ZOZ 16 Czy ZOZ może udostępnić innemu podmiotowi dane pacjentów, którzy mają być poddani szczepieniom 18 Administrowanie danymi pacjentów Jakie są obowiązki kierownika ZOZ jako administratora danych 19 Jakie sankcje grożą ZOZ i menedżerowi za niezgodne z prawem przetwarzanie danych osobowych 20 Czy NZOZ może przejąć dokumentację medyczną pacjenta od innej placówki bez jego zgody 23 Kiedy można przekazywać dane osobowe pacjentów służbom sanitarnym 24 Czy ZOZ musi mieć zgodę pacjentów na przesyłanie zaproszeń na bezpłatne badania 25 Czy NFZ może przetwarzać dane osobowe świadczeniodawców 26 Jakie dane o lekarzach ZOZ może zamieszczać na swojej stronie internetowej 27 Archiwizowanie i zabezpieczanie danych osobowych Jak zminimalizować ryzyko przed dostępem osób niepowołanych do danych gromadzonych w sieciach komputerowych 28 Co powinna zawierać instrukcja ochrony danych osobowych w ZOZ 32 Instrukcja zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych w samodzielnym publicznym/niepublicznym zakładzie opieki zdrowotnej (wzór) 34 Redaktor naczelna: Anna Rubinkowska Prenumerata: Wydawca: Alina Sulgostowska Serwis Kadry Zarządzającej ZOZ Koordynator produkcji: Mariusz Jezierski Centrum Obsługi Klienta ISBN: tel.: cok@wip.pl BBP: Projekt graficzny: Bartosz Malinowski Masz pytanie? Skontaktuj się z nami: Skład: Raster studio, Norbert Bogajczyk serwiszoz@wip.pl Wydawnictwo Wiedza i Praktyka Biuro reklamy ul. Łotewska 9a, Warszawa NIP: Numer KRS: Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy Wysokość kapitału zakładowego: zł Kierownik biura reklamy: Agnieszka Pokora tel , apokora@wip.pl Specjalista ds. reklamy: Michał Biernat tel , mbiernat@wip.pl Serwis Kadry Zarządzającej ZOZ chroniony jest prawem autorskim. Przedruk materiałów bez zgody wydawcy jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w Serwisie Kadry Zarządzającej ZOZ wskazówek, przykładów informacji itp. do konkretnych przypadków.

4 Aktualności Z Sejmu! zdrowia zmieni zasady wymiany informacji Centralne bazy medyczne w ochronie zdrowia są nierozerwalnie związane z ochroną danych osobowych. Ich powstanie oraz integrację już istniejących zakłada ustawa z 28 kwietnia 2011 r. o systemie informacji w ochronie zdrowia. Infrastruktura informacyjna w polskim systemie ochrony zdrowia to zbiorowość autonomicznych, często nieprofesjonalnie zaprojektowanych systemów informatycznych. Jej dotychczasowy rozwój kojarzył się przeważnie ze wzrostem obciążeń administracyjnych, dużymi i zbędnymi kosztami po stronie państwa, obywateli i zakładów opieki zdrowotnej. Ma to zmienić System Informacji, którego powstanie przewiduje ustawa o systemie informacji w ochronie zdrowia. Docelowo połączy on wszystkie podmioty rynku usług zdrowotnych. zdrowia jest uiszczeniem koncepcji infrastruktury informacyjnej w ochronie zdrowia oraz strategii jej realizacji zgodnych z ustawą z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. System informacji w ochronie zdrowia uporządkuje istniejący system zbierania, przetwarzania i wykorzystywania informacji medycznych. Jej cele to m.in. stworzenie warunków informacyjnych umożliwiających podejmowanie w dłuższej perspektywie optymalnych decyzji w zakresie polityki zdrowotnej, stworzenie stabilnego systemu informacji w ochronie zdrowia, zmniejszenie luki informacyjnej oraz uporządkowanie istniejącego systemu zbierania, przetwarzania i wykorzystywania informacji medycznych. Ustawa ma poprawić funkcjonowanie opieki zdrowotnej w Polsce, tzn. zapewnić kompleksowość, aktualność, niesprzeczność norm, procesów, systemów i zasobów informacyjnych sektora ochrony zdrowia, mających wpływ na zachowanie spójności ładu informacyjnego z uwzględnieniem potrzeb informacyjnych obywateli. Jest również związana z koniecznością wdrożenia do polskiego systemu prawnego Dyrektywy 2007/2/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z 14 marca 2007 r. ustanawiającej infrastrukturę informacji przestrzennej we Wspólnocie Europejskiej (INSPIRE), mającej na celu realizację zadań związanych z realnym funkcjonowaniem społeczeństwa informacyjnego. zdrowia określa organizację i zasady działania systemu informacji w ochronie zdrowia, w którym są przetwarzane dane medyczne. Jej zadaniem jest również podnoszenie jakości i dostępności świadczeń opieki zdrowotnej oraz finansowania zadań z zakresu ochrony zdrowia. Dwie ważne platformy System informacji będzie obsługiwany przez dwie ważne platformy: Platformę udostępniania online usług i zasobów cyfrowych rejestrów medycznych oraz Elektroniczną Platformę Gromadzenia, Analizy i Udostępnienia Zasobów Cyfrowych o Zdarzeniach Medycznych. 1. Platforma udostępniania online usług i zasobów cyfrowych rejestrów medycznych (dalej: Platforma online). Platforma online wraz ze współpracującym z nią systemem ewidencji rejestrów w ochronie zdrowia umożliwi: komunikowanie się systemu informacji medycznej (SIM) z rejestrami medycznymi w celu dwukierunkowego pozyskiwania danych zawartych w obu systemach; aktualizację danych w rejestrach medycznych przez uprawnione podmioty oraz na podstawie danych zgromadzonych w systemie informacji medycznej SIM; integrację rejestrów medycznych i rejestrów publicznych; 2

5 Aktualności udostępnianie usługodawcom danych z rejestrów medycznych. Ma ona współpracować z innymi systemami informatycznymi poza Ministerstwem Zdrowia, m.in. z Platformą epuap, umożliwić wymianę danych między systemami teleinformatycznymi obsługującymi system ochrony zdrowia. Jej stworzenie (planowanie ukończenie projektowania platformy to 2013 r.) ma zapobiec zbyt dużej liczbie danych i nadmiernym obciążeniom statystycznym, administracyjnym i informacyjnym. 2. Elektroniczna Platforma Gromadzenia, Analizy i Udostępnienia Zasobów Cyfrowych o Zdarzeniach Medycznych Elektroniczna Platforma Gromadzenia, Analizy i Udostępnienia Zasobów Cyfrowych o Zdarzeniach Medycznych ma umożliwić: dostęp usługobiorców do informacji o zrealizowanych i planowanych świadczeniach opieki zdrowotnej zgromadzonych w SIM oraz raportów z udostępnienia danych ich dotyczących; przekazywanie przez usługodawców do SIM informacji o zrealizowanych i planowanych świadczeniach opieki zdrowotnej; wymianę między usługodawcami danych zawartych w elektronicznej dokumentacji medycznej, jeśli jest to niezbędne do zapewnienia ciągłości leczenia; wymianę dokumentów elektronicznych między usługodawcami w celu prowadzenia diagnostyki, ciągłości leczenia oraz zaopatrzenia usługobiorców w produkty lecznicze i wyroby medyczne (recept, skierowań, zleceń); Aktualności Podstawową zasadą funkcjonowania SIM jest wielokrotne wykorzystywanie zgromadzonych danych. Raz wprowadzone używane będą do celów statystycznych, rozliczeniowych, ewidencyjnych i informacyjnych. dostęp rejestrów medycznych do danych zgromadzonych w SIM w celu uniknięcia wielokrotnego zbierania tych samych danych przez różne podmioty. Jej realizacja ma zostać zakończona w 2015 r. Wielokrotne wykorzystywanie zgromadzonych danych Podstawową zasadą funkcjonowania SIM jest wielokrotne wykorzystywanie zgromadzonych danych. Raz wprowadzone używane będą do celów statystycznych, rozliczeniowych, ewidencyjnych i informacyjnych. Na system informacji w ochronie zdrowia będą składać się System Informacji Medycznej (SIM), dziedzinowe systemy teleinformatyczne oraz rejestry medyczne. Istotnym elementem jego funkcjonowania jest współpraca z Elektroniczną Platformą Gromadzenia, Analizy i Udostępnienia Zasobów Cyfrowych o Zdarzeniach Medycznych, która zapewnia dostęp do danych zgromadzonych w SIM. Umożliwienie wymiany danych i informacji między usługodawcami a usługobiorcami System Informacji Medycznej SIM ma umożliwić wymianę danych i informacji między usługodawcami a usługobiorcami. Zakłada prowadzenie dokumentacji medycznej w postaci elektronicznej m.in. automatyczny dostęp do dokumentów elektronicznych związanych z kontynuacją leczenia (e-skierowanie, e-recepta, e-zlecenie) oraz dostęp świadczeniodawców do informacji o stanie zdrowia pacjenta lub stosowanych poprzednio metodach leczenia utworzenie elektronicznego modułu danych medycznych oraz elektroniczne rozliczenia usługodawców i płatników. Takie rozwiązanie pozwoli na przyspieszenie wymiany informacji, ograniczy koszty placówek, związane np. z powtarzaniem badań diagnostycznych w celu ustalenia stanu zdrowia pacjenta. Możliwość umawiania się na wizyty online i monitorowanie kolejek Kolejną zaletą tego systemu, zwłaszcza dla pacjentów, ma być możliwość umawiania się na wizyty online, monitorowanie statusu na liście osób oczekujących na udzielenie świadczenia finansowanego ze środków publicznych w trybie online, elektroniczne przypominanie o terminie wizyty. Dla ZOZ oznacza to wyeliminowanie możliwości zapisywania się pacjentów na listy osób oczekujących na udzielenie świadczenia u kilku świadczeniodawców. Jednocześnie, dzięki tej samej usłudze w SIM w połączeniu z Systemem Moni- Serwis Kadry Zarządzającej ZOZ 3

6 Aktualności torowania Dostępności do Świadczeń pacjent będzie mógł sprawdzić, czy istnieje możliwość wcześniejszego udzielenia mu świadczenia przez inne placówki medyczne na danym obszarze. Ponadto otrzyma dostęp do elektronicznego modułu danych medycznych zawierającego informacje o planowanych i udzielonych świadczeniach opieki zdrowotnej. Zminimalizowanie obowiązków administracyjnych Świadczeniodawca będzie mógł wygenerować z systemu raporty statystyczne i rozliczenia, raporty niezbędne do rozliczenia z NFZ oraz faktury elektroniczne przy użyciu Systemu Rejestru Usług Medycznych Narodowego Funduszu Zdrowia System RUM NFZ. Wymiana danych między SIM a rejestrami medycznymi znacznie zmniejszy obowiązki administracyjne, statystyczne i rozliczeniowe świadczeniodawców oraz zapewni kompleksowość danych obrazujących funkcjonowanie systemu. Umożliwi również, np. takim rejestrom jak Rejestr Badanie Chorobowości Szpitalnej, Krajowy Rejestr Onkologiczny, automatyczne pobieranie i aktualizowanie danych. Będzie ona możliwa w zakresie udostępniania danych statystycznych, danych o zachorowaniach, planowanych i udzielonych świadczeniach opieki zdrowotnej i usługach medycznych oraz innych danych niezbędnych do określenia zapotrzebowania na świadczenia zdrowotne lub usługi medyczne oraz zarządzania zasobami i finansami systemu ochrony zdrowia. Rozpoznanie rynku usług zdrowotnych jako całości Utworzenie w ramach Systemu Informacji Medycznej Centralnego Wykazu Systemy teleinformatyczne wyodrębnione w systemie informacji w ochronie zdrowia W systemie informacji w ochronie zdrowia zostaną wyodrębnione systemy teleinformatyczne, połączone ze sobą relacjami umożliwiającymi wymianę i automatyczną aktualizację danych z jednoczesnym otwarciem na systemy informacyjne obsługujące organy administracji publicznej. Są to: ffsystem Rejestru Usług Medycznych Narodowego Funduszu Zdrowia, ffsystem statystyki w ochronie zdrowia, ffsystem wspomagania ratownictwa medycznego, ffsystem monitorowania zagrożeń, ffsystem monitorowania dostępności do świadczeń opieki zdrowotnej, ffsystem monitorowania kosztów leczenia i sytuacji ekonomiczno finansowej zakładów opieki zdrowotnej, ffzintegrowany System Monitorowania Obrotu Produktami Leczniczymi, ffsystem monitorowania kształcenia pracowników medycznych. Usługobiorców, Centralnego Wykazu Usługodawców oraz Centralnego Wykazu Pracowników Medycznych, które obejmą wszystkie podmioty uczestniczące i tworzące rynek usług medycznych, ma umożliwić rozpoznanie mechanizmów funkcjonowania rynku usług medycznych jako całości. Jednocześnie pozwoli na obserwację relacji zachodzących między systemem publicznego zabezpieczenia potrzeb zdrowotnych a systemem finansowanym ze środków innych niż środki publiczne. Ład informacyjny w ochronie zdrowia zdrowia przewiduje funkcjonowanie rejestrów medycznych. Mają one powstać po to, by było możliwe monitorowanie zapotrzebowania na świadczenia opieki zdrowotnej, stanu zdrowia populacji oraz profilaktyki zdrowotnej, a także realizacji programów zdrowotnych. Przyjęcie tego rozwiązania ma szczególne znaczenie dla ładu informacyjnego w ochronie zdrowia. Włączenie rejestrów do systemu informacji pozwoli na integrację wszystkich zbiorów danych w ochronie zdrowia i interoperacyjność systemów, a także na zapobieżenie powtarzania się danych. Minister Zdrowia będzie mógł określić zasady i podstawy prawne funkcjonowania rejestrów medycznych, takich jak np. Rejestr Onkologiczny, Wad Genetycznych i innych rejestrów, które ze względu na charakter danych w nich gromadzonych nie mogą pozostawać poza kontrolą. Jednocześnie ich zespolenie z SIM pozwoli na bezpośrednie pobieranie z tego systemu danych niezbędnych do prowadzenia rejestru. Nadzór nad systemem informacji w ochronie zdrowia W ustawie przyjęto, że nadzór nad systemem informacji w ochronie zdrowia będzie sprawował Minister Zdrowia, który jednocześnie wyznaczy podmiot odpowiedzialny za sprawozdawczość, zarządzanie i administrowanie poszczególnymi systemami obsługującymi system informacji lub ich modułami. 4

7 Niedostępne w wersji demonstracyjnej. Zapraszamy do zakupu pełnej wersji książki w serwisie