Zintegrowany system zarządzania wydrukami, kopiowaniem i skanowaniem YSOFT SAFEQ

Transkrypt

1 Zintegrowany system zarządzania wydrukami, kopiowaniem i skanowaniem YSOFT SAFEQ

2 Co to jest SAFEQ? Bezpieczeństwo i kontrola dostępu Zarządzanie drukowaniem Monitorowanie i raportowanie Zarządzanie skanowaniem Prywatna chmura

3 Korzyści wdrożenia Oszczędność Bezpieczeństwo Wydajność Ekologia

4 Oszczędność Przejrzysty widok Przejrzysty widok poniesionych kosztów i ilości wydruków poprzez analizy i raporty Brak niepotrzebnych wydruków Brak ton papieru wokół drukarek, dzięki możliwości wyboru, które dokumenty powinny być wydrukowane oraz możliwości usunięcia pracy z poziomu urządzenia Dokładne zasady Określenie, które dokumenty powinny być drukowane w kolorze a które w mono oraz czy zastosować dupleks

5 Bezpieczeństwo Bezpieczeństwo dokumentów Brak możliwości kopiowania skanowania, lub drukowania dokumentów poufnych bez uwierzytelnienia się przy urządzeniu Prawa dostępu Użytkownicy mają zdefiniowane prawa, co mogą drukować, i jakie parametry zastosować(kolor czy mono, dupleks czy simpleks) Monitoring Każda operacja jest monitorowana i przechowywana dla późniejszych raportów

6 Wydajność Follow-me Wydruk mobilny Zarządzanie skanowaniem Odbierz wydruk gdziekolwiek chcesz, SafeQ kieruje dokumenty do innych biur lub oddziałów Drukowanie zadań z telefonu w tym dokumentów Excel, Word lub prezentacji PowerPoint Jednym kliknięciem skanuje do poczty lub tworzy kompletny przepływ n.p. dla przetwarzania faktur

7 Ekologia Oszczędność papieru i energii Ograniczenie ilości wydrukowanych stron przynosi niższe zużycie papieru, tonera i energii Monitorowanie eco Jasna informacja o tym, jak bardzo Twoja firma jest przyjazna dla środowiska Statystyki Statystyki dotyczące oszczędności w ciągu roku

8 Struktura systemu SAFEQ Serwer centralny Oprogramowanie oparte na serwerze rozszerza standardową funkcjonalność urządzeń Analizuje każdą operację i decyduje czy przyjąć czy odrzucić zadanie Informacja o każdym działaniu jest zapisywana Centralne zarządzanie Zarządzanie przez interfejs przeglądarki internetowej Dostęp do wszystkich lokalizacji z jednego miejsca

9 Bezpieczeństwo i kontrola dostępu Bezpieczeństwo Zabezpieczenie dokumentów przed nieupoważnionym dostępem Odblokowanie urządzenia poprzez kartę zbliżeniową lub wprowadzenie kodu pin Kto, co, gdzie i kiedy zrobił na wybranym urządzeniu Kontrola dostępu Drukowanie, kopiowanie i skanowanie w zależności od stanowiska pracownika oraz zapobieganie nadużyciom Opcja wydruku w kolorze tylko dla pracowników, którzy jej potrzebują Prawa dostępu do interfejsu WWW dostarczają informacji wydruku tylko osobom upoważnionym

10 Zarządzanie uprawnieniami Zabezpieczenie druku Historia dostępu Zainstalowany terminal zabezpiecza przed nieautoryzowanym dostępem i użyciem Uwierzytelnienie użytkowników za pomocą kodu PIN, kartą zbliżeniową, poświadczeniami domeny Samodzielne przypisanie karty przez kod PUK lub login / hasło Każde użycie jest automatycznie zapisywane w bazie danych YSoft SafeQ, wraz z wynikami uwierzytelnienia

11 Bezpieczeństwo Zarządzanie uprawnieniami Terminal ultralight Przeznaczony dla małych i średnich organizacji, które potrzebują bezpiecznego drukowania i możliwości rozliczania wydruków, kopii i skanów Terminal professional Pozwala użytkownikom zarządzać ich zadaniami drukowania bezpośrednio z terminala Zezwala na drukowanie / kopiowanie / skanowanie, zarządzanie zadaniami drukowania, pracę z ulubionymi zadaniami Wbudowany terminal Oprogramowanie, które integruje się bezpośrednio z urządzeniem wielofunkcyjnym obsługuje wielozadaniowość MFP (wykonuje wiele operacji na raz)oraz posiada zaawansowane funkcje skanowania YSoft SafeQ zarządzanie skanem

12 Bezpieczeństwo i zarządzanie uprawnieniami Kontrola dostępu Prawa dostępu Zarządzanie prawami ustanowione poprzez zestaw praw dostępu na podstawie użytkownika, roli lub działu Ograniczenia dla interfejsu sieciowego, urządzenia lub funkcjonalności (kopiowanie, skanowanie, drukowanie)

13 Zarządzanie drukiem Kolejki druku Większe bezpieczeństwo dokumentów poufnych Dzielenie zadań drukowania w dziale za pomocą udostępnionych kolejek Uruchomienie zadań drukowania na dowolnej drukarce, w dowolnym miejscu w firmie Zarządzanie zadaniami Przechowywanie często używanych dokumentów i druk za pomocą jednego kliknięcia Wybranie ponownego drukowania pracy bezpośrednio z panelu urządzenia wielofunkcyjnego Usunięcie zbędnego dokumentu z kolejki drukowania Reguły drukowania Zapobieganie drukowaniu dużych dokumentów na drogich drukarkach Wiadomości są drukowane tylko w czerni i bieli Bezpieczeństwo druku poufnych dokumentów z automatycznie nakładanym znakiem wodnym z nazwą użytkownika Druk mobilny Wydruk bezpośredni z urządzenia mobilnego lub poprzez interfejs www YSoft SafeQ Obsługa wielu formatów

14 Zarządzanie drukiem Kolejki druku Kolejki druku YSoft SafeQ zarządza wszystkimi zadaniami drukowania za pomocą swoich kolejek wydruku, które oferują różne funkcje: Druk bezpośredni Druk podążający (follow me) Dzielone kolejki (dzielone kolejki VIP) Assistant

15 Zarządzanie drukiem Zarządzanie pracą Zarządzanie pracą Zarządzanie pracami w folderach Zarządzanie zadaniami druku bezpośrednio z terminala lub poprzez interfejs sieciowy Informacje o dokumencie i podgląd Historia Kasuj, drukuj, ulubione

16 Zarządzanie drukiem Drukowanie Zasady RBP oferuje definiowanie zbioru reguł, które przetwarzają wydruk w zależności od parametrów pracy, działań i powiadomień Kreator Graficzny kreator oferuje szybką i łatwą definicję każdej z zasad Ostateczne przetwarzanie opiera się na kolejności prac

17 Zarządzanie drukiem Drukowanie mobilne Drukowanie z a Łatwe drukowanie poprzez , użytkownik wysyła dokument w mailu do YSoft SafeQ, który automatycznie konwertuje go do druku w odpowiednim formacie Drukowanie z www MAIL SERVER Użytkownik dodaje prace bezpośrednio z interfejsu www Druk różnych formatów Druk standardowych formatów takich jak word, excel, pdf lub powerpoint YSoft SafeQ

18 Monitorowanie i Raportowanie Monitoring Monitorowanie wszystkich operacji realizowanych na urządzeniach, nawet na małych drukarkach lokalnych Metody zliczania oparte na wewnętrznych mechanizmach urządzeń Raporty eko Raporty pominiętych stron Raporty dot. oszczędności surowców przełożone na zużycia wody, CO2 i energii Raportowanie Zdolność raportowania wszystkich operacji realizowanych w środowisku druku Standardowe raporty dla szybkiego przeglądu Niestandardowe raporty dla szczegółowych analiz Automatyczne generowanie raportów w określonym czasie Eksport do xml, xls, pdf,... Wielopoziomowe kody billingowe Raportowanie kosztów projektów Wsparcie raportowania wielopoziomowego Określenie praw dostępu

19 Monitorowanie Nawigacja Interfejs administratora/użytkownika Interfejs do podstawowego zarządzania i monitorowania systemu Dynamiczna konfiguracja Konfiguracja poprzez widgety Tryb uproszczony Wiele możliwych układów

20 Monitorowanie Monitorowanie dostępu Monitorowanie dostępu użytkownika do urządzenia lub interfejsu WWW, łącznie z typem uwierzytelniania Monitorowanie zadań Każda operacja jest śledzona - kto, kiedy i co zrobił w środowisku druku Podgląd wydruku lub archiwizacja dokumentu w standardzie Monitorowanie systemu YSoft SafeQ oferuje funkcje monitorowania systemu, w tym urządzeń, terminali i usług

21 Liczenie YSoft SAFEQ dostarcza różne rodzaje metody zliczania Technika zliczania zależy od urządzenia i dostępnych metod zliczania Dokładność wyników liczenia zależy od stosowanej technologii zliczania Monitorowanie Zliczanie Liczenie lokalne/offline Stosowane, jeżeli nie ma możliwości zliczania własnego lub online Liczenie wydruku natychmiast po wykonaniu i bez sprawdzania stanu pracy Liczenie wbudowane Monitoruje wszystkie operacje na urządzeniu i przechowuje informacje z poszczególnych zadań. Po wylogowaniu użytkownika, urządzenie przesyła operacje do YSoft SafeQ a następnie je rozlicza Liczenie online YSoft SafeQ komunikuje się bezpośrednio z urządzeniami poprzez SNMP i liczy dokładną liczbę stron, które zostały wydrukowane, choć mogą istnieć różnice spowodowane zacięciami papieru Zużycie tonera Analiza rzeczywistego zużycia tonera na każdej drukowanej stronie. Analiza ta jest wykonywana na podstawie ilości tonera naniesionego na każdą stronę

22 Raportowanie ekologiczne Nowy sposób raportowania i przedstawienia klientowi charakteru oszczędności Raportowanie Oszczędności Usuwanie stron Cena za stronę Raporty środowiskowe CO2, woda, drzewa i elektryczność Wersja www i CRS (Central reporting System) Raportowanie Ekologiczne

23 Zarządzanie skanowaniem Zarządzanie skanowaniem (terminal zewnętrzny) Bezpieczne skanowanie w urządzeniach z terminalami wbudowanymi Automatyczne skanowanie do poczty użytkownika, folderu lub skanowanie do skryptu Śledzenie wszystkich operacji skanowania Zarządzanie skanowaniem (terminal wbudowany) Takie same funkcje jak w przy terminalu zewnętrznym plus: Tworzenie procesów obiegu skanowanych dokumentów i opisywanie dokumentów bezpośrednio z panela urządzenia

24 Zarządzanie skanowaniem Terminale wewnętrzne Przepływ skanu Definicja wielu przepływów pracy poprzez konfiguracyjne pliki XML Śledzenie wszystkich operacji skanowania i szczegółowych informacji na temat wybranego nadawcy lub procesu Scan-to- Przepływ skanowania do wybranego adresu Scan-to-folder Skanowanie do określonego folderu użytkownika Scan-to-script Skanowanie do folderu z automatycznym wykonywaniem skryptu

25 Prywatna chmura Technologia rozproszona Centralne zarządzanie całym środowiskiem druku Automatyczna dystrybucja ustawień i konfiguracji Wędrujące wydruki Praca bez ograniczeń geograficznych lub infrastruktury Technologia zoptymalizowana dla dalekich i bliskich lokalizacji Przywracanie po awarii Klaster na poziomie aplikacji Przywrócenie usług druku w razie awarii Raportowanie centralne Automatyczne zbieranie danych ze wszystkich miejsc i instalacji Zbieranie danych na potrzeby raportowania zaawansowanego

26 Warszawa Wrocław Sopot piętro 1 Sopot piętro 2 JAK TO DZIAŁA? JOB ROAMING Job roaming oznacza to, że każdy może zrealizować swoje zadania w dowolnym miejscu. Dwie koncepcje synchronizacji pracy dla optymalizacji ruchu w sieci: W pobliżu lokalizacji job ticket jest synchronizowany natychmiast blisko serwerów i użytkownik może odebrać go natychmiast. Po wybraniu zadania wydruku zadanie jest przenoszone z pierwotnego przeznaczenia do obecnego. bliska lokalizacji odległa lokalizacja SafeQ Cloud Data Center Odległa lokalizacja job ticket jest pobierany, gdy użytkownik zalogował się na terminal.

27 Warszawa Wrocław Business intelligence server Sopot piętro 1 Sopot piętro 2 Jak to działa? Centralne Raportowanie Analityka biznesowa Zwiększa skalowalność raportów dla zarządzania i kontroli Raportowanie centralne Informacje z Job Ticket są zapisywane w centralnej bazie danych. Centralna baza danych zawiera informacje na temat raportów lub analityki biznesowej SafeQ Cloud Data Center

28 Instant Professional Enterprise SAFEQ 4 Ogromne przedsiębiorstwa nawet z tysiącami oddziałów FINANSE IT USŁUGI PROFESJONALNE Średniej wielkości firmy z kilkoma oddziałami i maksymalnie 50 urządzeń na lokalizację PRODUKCJA UŻYTECZNOŚĆ PUBLICZNA SEKTOR PUBLICZNY Małe firmy z jedną lokalizacją i maksymalnie 7 urządzeniami WOJSKO SŁUŻBA ZDROWIA Pozycjonowanie Rynki pionowe

29 Licencjonowanie Podgląd modelu Instant (limit na urządzenia i lokalizacje) Licencja na urządzenie Professional (limit na lokalizację Licencja na urządzenie <10 urządzeń Licencja na serwer (maksymalnie 1 serwer) >10 urządzeń ORS (maksymalnie 5) Licencja indywidualna Zarządzanie skanem Enterprise (brak limitów) Licencja na serwer (maksymalnie 4 serwery) Licencja indywidualna ORS 1. YSoft SafeQ Wersje 2. Liczba urządzeń 3. Liczba lokalizacji 4. Moduły

30 EDYCJE YSOFT SAFE 4 INSTANT PROFESSIONAL Proste rozwiązanie. Prosta instalacja. Proste zarządzanie. Najlepsza cena. Najlepszy zwrot z inwestycji. Elastyczny model licencji bez ograniczeń na liczbę użytkowników lub urządzeń. Szczególne cechy skierowane na rynek pionowy ENTERPRISE EDUCATION Unikalne funkcje zaprojektowane specjalnie dla dużych klientów. Wysoce konfigurowalny produkt, który pasuje do środowiska klienta. Wersja specjalna z systemem płatności dla segmentu publicznego i edukacji.

31 Usługi serwisowe Profesjonalny i autoryzowany serwis na terenie całego kraju umożliwia wsparcie procesu zarządzania usługami, terminową realizację zleconych zgłoszeń oraz gwarantuje wysoką jakość usług. Usługi wdrożeniowe : projektowanie systemów instalacja i konfiguracja sprzętu i oprogramowania szkolenia użytkowników i administratorów outsorcing urządzeń i oprogramowania dzierżawa System e-helpdesk Mobile : wsparcie procesu zarządzania usługami rejestracja i terminowa realizacja zleconych zgłoszeń gwarancja wysokiej jakości usług Wsparcie techniczne : audyt środowiska wydruku różnorodne umowy serwisowe serwis gwarancyjny i pogwarancyjny oprogramowania i urządzeń

32 Kluczowe wdrożenia Grupa LOTOS S.A. - Gdańsk W nowoczesnym biurowcu zainstalowano wyłącznie wielofunkcyjne urządzenia cyfrowe SHARP wraz z unikalnym oprogramowaniem i system do zarządzania wydrukiem oraz system szyfrowania danych. Projekt obejmuje swoim zasięgiem około 1000 użytkowników. Korzyści zwiększenie bezpieczeństwa zarządzania dokumentami obniżenie dotychczasowych kosztów eksploatacji o 40%

33 Kluczowe wdrożenia Zakłady Farmaceutyczne Polpharma S.A. W Zakładach Farmaceutycznych Polpharma S.A. wdrożono zintegrowany system zarządzania wydrukiem w centrali i oddziałach firmy. Zrealizowano także autorski projekt instalacji systemu zarządzania wydrukiem u mobilnych przedstawicieli farmaceutycznych firmy Polpharma. Projekt obejmuje swoim zasięgiem około 3400 użytkowników. Korzyści wzrost bezpieczeństwa zarządzania dokumentami zoptymalizowanie kosztów drukowania

34 Kluczowe wdrożenia Komisja Nadzoru Finansowego System został zainstalowany w 3 lokalizacjach i objął swoim zasięgiem ponad 1000 użytkowników oraz ponad 100 urządzeń wielofunkcyjnych. Użycie systemów było podyktowane zwiększone wymogami bezpieczeństwa i środkami ostrożności w KNF. Korzyści zwiększenie bezpieczeństwa tworzonych dokumentów redukcja kosztów wydruku

35 Kluczowe wdrożenia Totalizator sportowy Sp. z o.o. System został zaadaptowany do istniejącej infrastruktury urządzeń kopiująco drukujących Klienta. Korzyści redukcja kosztów wydruku poprawa bezpieczeństwa tzw. wrażliwych danych

36 Dziękujemy za uwagę