Doręczenia elektroniczne w KPA

Transkrypt

1 Jakub Rzymowski -1- A Doręczenia elektroniczne w KPA Jakub Rzymowski

2 Jakub Rzymowski -2- Wprowadzenie

3 Jakub Rzymowski -3- informatyczny nośnik danych - materiał lub urządzenie służące do zapisywania, przechowywania i odczytywania danych w postaci cyfrowej dokument elektroniczny - stanowiący odrębną całość znaczeniową zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych (art. 3 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (tekst jedn. w: Dz. U. 2014, poz. 1114))

4 Jakub Rzymowski -4- epuap elektroniczna platforma usług administracji publicznej - system teleinformatyczny, w którym instytucje publiczne udostępniają usługi przez pojedynczy punkt dostępowy w sieci Internet (art. 3 pkt 13 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (tekst jedn. w: Dz. U. 2014, poz. 1114))

5 Jakub Rzymowski -5- środki komunikacji elektronicznej - rozwiązania techniczne, w tym urządzenia teleinformatyczne i współpracujące z nimi narzędzia programowe, umożliwiające indywidualne porozumiewanie się na odległość przy wykorzystaniu transmisji danych między systemami teleinformatycznymi, a w szczególności pocztę elektroniczną; (art. 2 pkt 5 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (tekst jedn. w: Dz. U. 2014, poz. 1422))

6 Jakub Rzymowski -6- adres elektroniczny - oznaczenie systemu teleinformatycznego umożliwiające porozumiewanie się za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w szczególności poczty elektronicznej (art. 2 pkt 5 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (tekst jedn. w: Dz. U. 2014, poz. 1422)) Adresem elektronicznym jest więc zarówno adres poczty elektronicznej, adres elektronicznej skrzynki podawczej, jak i adres konta epuap, jak też adres strony internetowej!!!

7 Jakub Rzymowski -7- ESP elektroniczna skrzynka podawcza - dostępny publicznie środek komunikacji elektronicznej służący do przekazywania dokumentu elektronicznego do podmiotu publicznego przy wykorzystaniu powszechnie dostępnego systemu teleinformatycznego; (art. 3 pkt 17 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (tekst jedn. w: Dz. U. 2014, poz. 1114))

8 Jakub Rzymowski -8- UPO urzędowe poświadczenie odbioru - dane elektroniczne powiązane z dokumentem elektronicznym doręczonym podmiotowi publicznemu lub przez niego doręczanym w sposób zapewniający rozpoznawalność późniejszych zmian dokonanych w tych danych, określające: a) pełną nazwę podmiotu publicznego, któremu doręczono dokument elektroniczny lub który doręcza dokument, b) datę i godzinę wprowadzenia albo przeniesienia dokumentu elektronicznego do systemu teleinformatycznego podmiotu publicznego - w odniesieniu do dokumentu doręczanego podmiotowi publicznemu, c) datę i godzinę podpisania urzędowego poświadczenia odbioru przez adresata z użyciem mechanizmów, o których mowa w art. 20a ust. 1 albo 2 - w odniesieniu do dokumentu doręczanego przez podmiot publiczny, d) datę i godzinę wytworzenia urzędowego poświadczenia odbioru; (art. 3 pkt 20 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (tekst jedn. w: Dz. U. 2014, poz. 1114))

9 Jakub Rzymowski -9- podpis elektroniczny - dane w postaci elektronicznej, które wraz z innymi danymi, do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, służą do identyfikacji osoby składającej podpis elektroniczny; (art. 3 pkt 1 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (tekst jedn. w: Dz. U. 2013, poz. 262))

10 Jakub Rzymowski -10- bezpieczny podpis elektroniczny - podpis elektroniczny, który: a)jest przyporządkowany wyłącznie do osoby składającej ten podpis, b)jest sporządzany za pomocą podlegających wyłącznej kontroli osoby składającej podpis elektroniczny bezpiecznych urządzeń służących do składania podpisu elektronicznego i danych służących do składania podpisu elektronicznego, c)jest powiązany z danymi, do których został dołączony, w taki sposób, że jakakolwiek późniejsza zmiana tych danych jest rozpoznawalna; (art. 3 pkt 1 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (tekst jedn. w: Dz. U. 2013, poz. 262))

11 Jakub Rzymowski -11- Ustawa o podpisie elektronicznym Art Bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany przy pomocy kwalifikowanego certyfikatu wywołuje skutki prawne określone ustawą, jeżeli został złożony w okresie ważności tego certyfikatu. Bezpieczny podpis elektroniczny złożony w okresie zawieszenia kwalifikowanego certyfikatu wykorzystywanego do jego weryfikacji wywołuje skutki prawne z chwilą uchylenia tego zawieszenia. 2. Dane w postaci elektronicznej opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu są równoważne pod względem skutków prawnych dokumentom opatrzonym podpisami własnoręcznymi, chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej. 3. Bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany przy pomocy kwalifikowanego certyfikatu zapewnia integralność danych opatrzonych tym podpisem i jednoznaczne wskazanie kwalifikowanego certyfikatu, w ten sposób, że rozpoznawalne są wszelkie zmiany tych danych oraz zmiany wskazania kwalifikowanego certyfikatu wykorzystywanego do weryfikacji tego podpisu, dokonane po złożeniu podpisu.

12 Jakub Rzymowski -12- profil zaufany epuap zestaw informacji identyfikujących i opisujących podmiot lub osobę będącą użytkownikiem konta na epuap, który został w wiarygodny sposób potwierdzony przez organ podmiotu określonego w art. 2 (art. 3 pkt 14 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (tekst jedn. w: Dz. U. 2014, poz. 1114))

13 Jakub Rzymowski -13- podpis potwierdzony profilem zaufanym epuap - podpis złożony przez użytkownika konta epuap, do którego zostały dołączone informacje identyfikujące zawarte w profilu zaufanym epuap, a także: a)jednoznacznie wskazujący profil zaufany epuap osoby, która wykonała podpis, b)zawierający czas wykonania podpisu, c)jednoznacznie identyfikujący konto epuap osoby, która wykonała podpis, d)autoryzowany przez użytkownika konta epuap, e)potwierdzony i chroniony podpisem systemowym epuap; (art. 3 pkt 15 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (tekst jedn. w: Dz. U. 2014, poz. 1114))

14 Jakub Rzymowski -14- Ustawa o informatyzacji Art. 20b. 1. Podpis potwierdzony profilem zaufanym epuap wywołuje skutki prawne, jeżeli został utworzony lub złożony w okresie ważności tego profilu. 2. Dane w postaci elektronicznej opatrzone podpisem potwierdzonym profilem zaufanym epuap są równoważne pod względem skutków prawnych dokumentowi opatrzonemu podpisem własnoręcznym, chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej. 3. Nie można odmówić ważności i skuteczności podpisowi potwierdzonemu profilem zaufanym epuap tylko na tej podstawie, że istnieje w postaci elektronicznej lub zmianie uległy dane inne niż służące do potwierdzenia profilu zaufanego.

15 Jakub Rzymowski -15- Pisemność w KPA Art Sprawy należy załatwiać w formie pisemnej lub w formie dokumentu elektronicznego w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2013 r. poz. 235), doręczanego środkami komunikacji elektronicznej. 2. Sprawy mogą być załatwiane ustnie, gdy przemawia za tym interes strony, a przepis prawny nie stoi temu na przeszkodzie. Treść oraz istotne motywy takiego załatwienia powinny być utrwalone w aktach w formie protokołu lub podpisanej przez stronę adnotacji.

16 Jakub Rzymowski -16- Wyłączenie stosowania poczty elektronicznej do komunikacji w ogólnym i w podatkowym postępowaniu administracyjnym

17 Jakub Rzymowski -17- Art Podania (żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia) mogą być wnoszone pisemnie, telegraficznie, za pomocą telefaksu lub ustnie do protokołu, a także za pomocą innych środków komunikacji elektronicznej przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu administracji publicznej utworzoną na podstawie ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tekst. jedn. w: Dz. U. 2013, poz. 267 ze zm.; dalej: KPA)

18 Jakub Rzymowski -18- Art Podania (żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia, ponaglenia, wnioski) mogą być wnoszone pisemnie lub ustnie do protokołu, a także za pomocą środków komunikacji elektronicznej przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu podatkowego, utworzoną na podstawie ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, lub portal podatkowy. Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst. jedn. w: Dz. U. 2013, poz. 267 ze zm.; dalej: OP)

19 Jakub Rzymowski -19- Ustawa z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jedn.: Dz. U. 2012, poz z późn. zm.) Art. 18. Jeżeli przepisy niniejszej ustawy nie stanowią inaczej, w postępowaniu egzekucyjnym mają odpowiednie zastosowanie przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego.

20 Jakub Rzymowski -20- Podpisywanie pism w formie dokumentów elektronicznych

21 Jakub Rzymowski -21- Podpis wnoszącego pismo w formie dokumentu elektronicznego KPA Art. 63 3a.Podanie wniesione w formie dokumentu elektronicznego powinno: 1) być uwierzytelnione przy użyciu mechanizmów określonych w art. 20a ust. 1 albo 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne; 2) zawierać dane w ustalonym formacie, zawartym we wzorze podania określonym w odrębnych przepisach, jeżeli te przepisy nakazują wnoszenie podań według określonego wzoru; 3) zawierać adres elektroniczny wnoszącego podanie.

22 Jakub Rzymowski -22- Podpisanie pisma w formie dokumentu elektronicznego przez urzędnika KPA Art Decyzja powinna zawierać: oznaczenie organu administracji publicznej, datę wydania, oznaczenie strony lub stron, powołanie podstawy prawnej, rozstrzygnięcie, uzasadnienie faktyczne i prawne, pouczenie, czy i w jakim trybie służy od niej odwołanie, podpis z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego osoby upoważnionej do wydania decyzji lub, jeżeli decyzja wydana została w formie dokumentu elektronicznego, powinna być opatrzona bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Decyzja, w stosunku do której może być wniesione powództwo do sądu powszechnego lub skarga do sądu administracyjnego, powinna zawierać ponadto pouczenie o dopuszczalności wniesienia powództwa lub skargi.

23 Jakub Rzymowski -23- Podpisanie pisma w formie dokumentu elektronicznego przez urzędnika KPA Art Postanowienie powinno zawierać: oznaczenie organu administracji publicznej, datę jego wydania, oznaczenie strony lub stron albo innych osób biorących udział w postępowaniu, powołanie podstawy prawnej, rozstrzygnięcie, pouczenie, czy i w jakim trybie służy na nie zażalenie lub skarga do sądu administracyjnego, oraz podpis z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego osoby upoważnionej do jego wydania lub, jeżeli postanowienie wydane zostało w formie dokumentu elektronicznego, powinno być opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

24 Jakub Rzymowski -24- Jak nie popełnić błędu w podpisywaniu pism w formie dokumentu elektronicznego

25 Jakub Rzymowski -25- Wydawanie decyzji, postanowień, zaświadczeń, zawiadamianie o sposobie załatwienia skargi w formie dokumentu elektronicznego

26 Jakub Rzymowski -26- Zastosowanie i potwierdzanie profilu zaufanego epuap

27 Jakub Rzymowski -27- Ustawa o informatyzacji... Art. 20a. 1. Identyfikacja użytkownika systemów teleinformatycznych udostępnianych przez podmioty określone w art. 2 następuje przez zastosowanie kwalifikowanego certyfikatu przy zachowaniu zasad przewidzianych w ustawie z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. z 2013 r. poz. 262), lub profilu zaufanego epuap. 2. Podmiot publiczny, który używa do realizacji zadań publicznych systemów teleinformatycznych, może umożliwiać użytkownikom identyfikację w tym systemie przez zastosowanie innych technologii, chyba że przepisy odrębne przewidują obowiązek dokonania czynności w siedzibie podmiotu publicznego.

28 Jakub Rzymowski Minister właściwy do spraw informatyzacji określi, w drodze rozporządzenia: 1) szczegółowe warunki organizacyjne i techniczne, które powinien spełniać system teleinformatyczny służący do wydania certyfikatu oraz stosowania technologii, o których mowa w ust. 1 i 2, 2) zasady potwierdzania, przedłużania ważności, wykorzystania i unieważniania profilu zaufanego epuap, w tym: a) (uchylona), b) okres ważności profilu zaufanego epuap, c) zawartość profilu zaufanego epuap, d) przypadki, w których nie dokonuje się potwierdzenia profilu zaufanego epuap, e) przypadki, w których profil zaufany epuap traci ważność, f) warunki składania podpisu potwierdzonego profilem zaufanym epuap, g) warunki przechowywania oraz archiwizowania dokumentów i danych bezpośrednio związanych z potwierdzeniem profilu zaufanego epuap, h) wzory wniosku o potwierdzenie, przedłużenie i unieważnienie profilu zaufanego epuap, i) warunki, które powinien spełniać punkt potwierdzający profil zaufany epuap - biorąc pod uwagę konieczność zapewnienia bezpieczeństwa i pewności w procesie identyfikacji oraz poufności kluczowych elementarnych czynności.

29 Jakub Rzymowski -29- Rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 5 czerwca 2014 r. w sprawie zasad potwierdzania, przedłużania ważności, unieważniania oraz wykorzystania profilu zaufanego elektronicznej platformy usług administracji publicznej (Dz. U. 2014, poz. 778) Rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 21 kwietnia 2011 r. w sprawie szczegółowych warunków organizacyjnych i technicznych, które powinien spełniać system teleinformatyczny służący do identyfikacji użytkowników (Dz. U Nr 93, poz. 545)

30 Jakub Rzymowski -30- Ustawa o informatyzacji Art. 20c. 1. Punkt potwierdzający profil zaufany epuap dokonuje potwierdzenia profilu zaufanego epuap, które polega na weryfikacji zgodności danych zawartych w profilu użytkownika ze stanem faktycznym oraz nadaniu uprawnień wynikających z posiadania profilu zaufanego epuap, jak również dokonuje przedłużenia ważności i unieważnienia profilu zaufanego epuap. 2. Funkcję punktu potwierdzającego pełni: 1) konsul; 2) naczelnik urzędu skarbowego; 3) wojewoda; 4) Zakład Ubezpieczeń Społecznych.

31 Jakub Rzymowski Funkcję punktu potwierdzającego, za zgodą ministra właściwego do spraw informatyzacji, może pełnić: 1) podmiot publiczny inny niż wymieniony w ust. 2; 2) bank krajowy, o którym mowa w art. 4 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Prawo bankowe (Dz. U. z 2012 r. poz. 1376, z późn. zm.); 3) operator pocztowy, o którym mowa w art. 3 pkt 12 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe (Dz. U. poz. 1529); 4) oddział instytucji kredytowej, o którym mowa w art. 4 ust. 1 pkt 18 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Prawo bankowe. 4. Zgody, o której mowa w ust. 3, udziela się na wniosek podmiotów, o których mowa w ust. 3, po spełnieniu warunków określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 20a ust. 3 pkt 2.

32 Jakub Rzymowski Operator pocztowy może złożyć wniosek, o którym mowa w ust. 4, nie wcześniej niż w roku następującym po roku, w którym po raz pierwszy przedłożył Prezesowi Urzędu Komunikacji Elektronicznej sprawozdanie, o którym mowa w art. 43 ust. 1 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe. 6. Minister właściwy do spraw informatyzacji może sprawdzać, czy podmiot pełniący funkcję punktu potwierdzającego spełnia warunki określone w przepisach wydanych na podstawie art. 20a ust. 3 pkt Minister właściwy do spraw informatyzacji cofa zgodę, o której mowa w ust. 3, w przypadku gdy podmiot pełniący funkcję punktu potwierdzającego nie spełnia warunków określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 20a ust. 3 pkt 2.

33 Jakub Rzymowski -33- Obowiązek doręczania pism (decyzji, postanowień, zaświadczeń) w formie dokumentów elektronicznych w ogólnym postępowaniu administracyjnym i w podatkowym postępowaniu administracyjnym

34 Jakub Rzymowski -34- KPA Art Doręczenie pism następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2013 r. poz. 1422), jeżeli strona lub inny uczestnik postępowania spełni jeden z następujących warunków: 1) złoży podanie w formie dokumentu elektronicznego przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu administracji publicznej; 2) wystąpi do organu administracji publicznej o takie doręczenie i wskaże organowi administracji publicznej adres elektroniczny; 3) wyrazi zgodę na doręczanie pism w postępowaniu za pomocą tych środków i wskaże organowi administracji publicznej adres elektroniczny.

35 Jakub Rzymowski -35-1a. Organ administracji publicznej może zwrócić się do strony lub innego uczestnika postępowania o wyrażenie zgody na doręczanie pism w formie dokumentu elektronicznego w innych, określonych przez organ kategoriach spraw indywidualnych załatwianych przez ten organ. 1b. Organ administracji publicznej może wystąpić o wyrażenie zgody, o której mowa w 1 pkt 3 lub w 1a, przesyłając to wystąpienie za pomocą środków komunikacji elektronicznej na adres elektroniczny strony lub innego uczestnika postępowania. 1c. Do wystąpienia, o którym mowa w 1b, nie stosuje się art

36 Jakub Rzymowski -36- Art. 46 KPA 4. W celu doręczenia pisma w formie dokumentu elektronicznego organ administracji publicznej przesyła na adres elektroniczny adresata zawiadomienie zawierające: 1) wskazanie, że adresat może odebrać pismo w formie dokumentu elektronicznego; 2) wskazanie adresu elektronicznego, z którego adresat może pobrać pismo i pod którym powinien dokonać potwierdzenia doręczenia pisma; 3) pouczenie dotyczące sposobu odbioru pisma, a w szczególności sposobu identyfikacji pod wskazanym adresem elektronicznym w systemie teleinformatycznym organu administracji publicznej, oraz informację o wymogu podpisania urzędowego poświadczenia odbioru w sposób wskazany w art. 20a ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

37 Jakub Rzymowski W przypadku nieodebrania pisma w formie dokumentu elektronicznego w sposób, o którym mowa w 4 pkt 3, organ administracji publicznej po upływie 7 dni, licząc od dnia wysłania zawiadomienia, przesyła powtórne zawiadomienie o możliwości odebrania tego pisma. 7. Zawiadomienia, o których mowa w 4 i 5, mogą być automatycznie tworzone i przesyłane przez system teleinformatyczny organu administracji publicznej, a odbioru tych zawiadomień nie potwierdza się.

38 Jakub Rzymowski -38- Domniemanie doręczenia pisma w formie dokumentu elektronicznego, domniemanie doręczenia elektronicznego, niepoprawnie: doręczenie zastępcze pisma w formie dokumentu elektronicznego 6. W przypadku nieodebrania pisma doręczenie uważa się za dokonane po upływie czternastu dni, licząc od dnia przesłania pierwszego zawiadomienia.!!!!!!nowość!!!!!!

39 Jakub Rzymowski W przypadku uznania pisma w formie dokumentu elektronicznego za doręczone na podstawie 6 organ administracji publicznej umożliwia adresatowi pisma dostęp do treści pisma w formie dokumentu elektronicznego przez okres co najmniej 3 miesięcy od dnia uznania pisma w formie dokumentu elektronicznego za doręczone oraz do informacji o dacie uznania pisma za doręczone i datach wysłania zawiadomień, o których mowa w 4 i 5, w swoim systemie teleinformatycznym. 9. Warunki techniczne i organizacyjne doręczenia pisma w formie dokumentu elektronicznego określają przepisy ustawy, o której mowa w 4 pkt Doręczenie pisma w formie dokumentu elektronicznego do podmiotu publicznego w rozumieniu przepisów ustawy, o której mowa w 4 pkt 3, następuje przez elektroniczną skrzynkę podawczą tego podmiotu, w sposób określony w tej ustawie.

40 Jakub Rzymowski -40- Art KPA 1d. Jeżeli strona lub inny uczestnik postępowania zrezygnuje z doręczania pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej, organ administracji publicznej doręcza pismo w sposób określony dla pisma w formie innej niż forma dokumentu elektronicznego.

41 Jakub Rzymowski -41- Ordynacja podatkowa Art. 144a. 1. Doręczenie pism następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną, jeżeli strona spełni jeden z następujących warunków: 1) złoży podanie w formie dokumentu elektronicznego przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu podatkowego lub portal podatkowy; 2) wniesie o doręczenie za pomocą środków komunikacji elektronicznej i wskaże organowi podatkowemu adres elektroniczny; 3) wyrazi zgodę na doręczanie pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej i wskaże organowi podatkowemu adres elektroniczny.

42 Jakub Rzymowski -42-1a. Wystąpienie organu podatkowego o wyrażenie zgody, o której mowa w 1 pkt 3, może nastąpić za pomocą środków komunikacji elektronicznej i zostać przesłane stronie na jej adres elektroniczny lub na portal podatkowy. Art. 152a 1-5 nie stosuje się. 1b. Strona ma prawo do rezygnacji z doręczania pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej. W takim przypadku organ podatkowy doręcza pismo w sposób określony dla pisma w formie innej niż forma dokumentu elektronicznego.

43 Jakub Rzymowski -43- Ordynacja podatkowa Art. 152a. 1. W celu doręczenia pisma w formie dokumentu elektronicznego organ podatkowy przesyła na adres elektroniczny adresata zawiadomienie zawierające: 1) informację, że adresat może odebrać pismo w formie dokumentu elektronicznego; 2) wskazanie adresu elektronicznego, z którego adresat może pobrać pismo i pod którym powinien dokonać potwierdzenia doręczenia pisma; 3) pouczenie dotyczące sposobu odbioru pisma, a w szczególności sposobu identyfikacji pod wskazanym adresem elektronicznym w systemie teleinformatycznym organu podatkowego, oraz informację o wymogu podpisania urzędowego poświadczenia odbioru w sposób, o którym mowa w art. 20a ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

44 Jakub Rzymowski W przypadku nieodebrania pisma w formie dokumentu elektronicznego w sposób określony w 1 pkt 3, organ podatkowy po upływie 7 dni, licząc od dnia wysłania zawiadomienia, przesyła powtórne zawiadomienie o możliwości odebrania tego pisma. 3. W przypadku nieodebrania pisma doręczenie uważa się za dokonane po upływie 14 dni, licząc od dnia przesłania pierwszego zawiadomienia. 4. Zawiadomienia, o których mowa w 1 i 2, mogą być automatycznie tworzone i przesyłane przez system teleinformatyczny organu podatkowego, a odbioru tych zawiadomień nie potwierdza się.

45 Jakub Rzymowski W przypadku uznania pisma w formie dokumentu elektronicznego za doręczone na podstawie 3, organ podatkowy umożliwia adresatowi pisma dostęp do treści pisma w formie dokumentu elektronicznego przez okres co najmniej 3 miesięcy od dnia uznania pisma w formie dokumentu elektronicznego za doręczone oraz informacji o dacie uznania pisma za doręczone oraz o datach wysłania zawiadomień, o których mowa w 1 i 2, w swoim systemie teleinformatycznym. 6. Warunki techniczne i organizacyjne doręczania pism w formie dokumentu elektronicznego określają przepisy ustawy, o której mowa w 1 pkt 3.

46 Jakub Rzymowski -46- Ordynacja podatkowa Art W przypadku doręczenia pisma za pomocą środków komunikacji elektronicznej doręczenie jest skuteczne, jeżeli adresat potwierdzi odbiór pisma w sposób, o którym mowa w art. 152a 1 pkt 3.

47 Jakub Rzymowski -47- Ordynacja podatkowa Art. 3e. 1. Organ podatkowy może zwrócić się do podatnika, płatnika lub inkasenta o wyrażenie zgody na doręczanie pism w formie dokumentu elektronicznego we wszystkich sprawach podatkowych załatwianych przez ten organ. 2. W przypadku wyrażenia przez podatnika, płatnika lub inkasenta zgody, o której mowa w 1, organ podatkowy poucza ich o skutkach prawnych wynikających z wyrażenia tej zgody. 3. Do doręczania, o którym mowa w 1, stosuje się przepisy art. 144a oraz art. 146.

48 Jakub Rzymowski -48- Art KPA Jeżeli w podaniu nie wskazano adresu wnoszącego i nie ma możności ustalenia tego adresu na podstawie posiadanych danych, podanie pozostawia się bez rozpoznania. 2. Jeżeli podanie nie czyni zadość innym wymaganiom ustalonym w przepisach prawa, należy wezwać wnoszącego do usunięcia braków w terminie siedmiu dni z pouczeniem, że nieusunięcie tych braków spowoduje pozostawienie podania bez rozpoznania.

49 Jakub Rzymowski -49- Przyjmowanie pism w formie dokumentu elektronicznego

50 Jakub Rzymowski -50- Czynności pracownika kancelarii Instrukcja kancelaryjna Załącznik nr 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U Nr 14, poz. 67 ze zm.; dalej: Instrukcja kancelaryjna) Przyjmując przesyłki przekazane pocztą elektroniczną, dokonuje się ich wstępnej selekcji mającej na celu oddzielenie spamu, wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie i wiadomości stanowiących korespondencję prywatną. Dopuszcza się dokonywanie wstępnego usuwania spamu i wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie za pomocą oprogramowania wykonującego te funkcje

51 Jakub Rzymowski -51- automatycznie. 2. Po dokonaniu selekcji, o której mowa w ust. 1, przesyłki otrzymane pocztą elektroniczną dzieli się na: 1)przesyłki adresowane na skrzynkę poczty elektronicznej podaną w Biuletynie Informacji Publicznej jako właściwą do kontaktu z podmiotem; 2) przesyłki adresowane na indywidualne skrzynki poczty elektronicznej: a)mające istotne znaczenie dla odzwierciedlenia przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przez podmiot, b)mające robocze znaczenie dla spraw załatwianych i rozstrzyganych przez podmiot, c)pozostałe. 3. Przesyłki, o których mowa w ust. 2 pkt 1 i ust. 2 pkt 2 lit. a, rejestruje się, drukuje, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku.

52 Jakub Rzymowski Przesyłki, o których mowa w ust. 2 pkt 2 lit. b, drukuje się i włącza bez rejestracji i dekretacji bezpośrednio do akt sprawy. 5. Przesyłek, o których mowa w ust. 2 pkt 2 lit. c, nie rejestruje się i nie włącza do akt sprawy.

53 Jakub Rzymowski Przesyłki przekazane na ESP dzieli się na: 1) przeznaczone do automatycznego rejestrowania w systemie teleinformatycznym specjalnie przeznaczonym do obsługi danego rodzaju przesyłek; 2) pozostałe, nieprzeznaczone do automatycznego rejestrowania. 2. Przesyłek, o których mowa w ust. 1 pkt 1, nie rejestruje się, jeżeli system teleinformatyczny, w którym są one przetwarzane, umożliwia wyszukiwanie i sortowanie co najmniej według daty wpływu i według podmiotu, od którego przesyłka pochodzi. 3. Przesyłki, o których mowa w ust. 1 pkt 2, rejestruje się, drukuje wraz z UPO, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku.

54 Jakub Rzymowski Przesyłki przekazane na informatycznym nośniku danych dzieli się na: 1) przekazane bezpośrednio na informatycznym nośniku danych; 2) stanowiące załącznik do pisma przekazanego na nośniku papierowym. 2. Przesyłki, o których mowa w ust. 1 pkt 1, rejestruje się, drukuje, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku. 3. Pisma w postaci papierowej, o których mowa w ust. 1 pkt 2, rejestruje się zgodnie z 42, odnotowując w rejestrze przesyłek wpływających informację o załączniku zapisanym na informatycznym nośniku danych.

55 Jakub Rzymowski Jeżeli nie jest możliwe lub zasadne wydrukowanie pełnej treści przesyłki w postaci elektronicznej lub załącznika do niej, ze względu na typ dokumentu elektronicznego (na przykład nagranie dźwiękowe, nagranie wideo, oprogramowanie, baza danych) lub objętość dokumentu elektronicznego (na przykład dokument zawierający dużą liczbę stron albo wymagający wydrukowania w rozmiarze nieobsługiwanym przez posiadane przez podmiot urządzenia), należy: 1) wydrukować tylko część przesyłki (na przykład pierwszą stronę pisma lub pismo bez załączników), a jeżeli jest to także niemożliwe, sporządzić i wydrukować notatkę o przyjętej przesyłce, nanieść i wypełnić pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku; 2)informatyczny nośnik danych z zapisaną przesyłką dołączyć do wydruku, o którym mowa w pkt 1, do momentu zakończenia sprawy, po czym przekazać go do składu informatycznych nośników danych.

56 Jakub Rzymowski Informację o załączniku zapisanym na informatycznym nośniku danych odnotowuje się w rejestrze przesyłek wpływających. 3. Dopuszcza się prowadzenie w podmiocie kilku składów chronologicznych oraz kilku składów informatycznych nośników danych, jeżeli jest to uzasadnione strukturą organizacyjną lub lokalizacją komórek organizacyjnych. 4. Jeżeli przesyłka w postaci elektronicznej lub załącznik do niej zawiera podpis elektroniczny identyfikujący jego posiadacza w sposób określony w przepisach ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, na wydruku opatrzonym pieczęcią wpływu nanosi się informację o ważności podpisu elektronicznego i integralności podpisanego dokumentu oraz dacie tej weryfikacji (na przykład "podpis elektroniczny zweryfikowany w dniu... [data]; wynik weryfikacji: ważny/nieważny/brak możliwości weryfikacji), a także czytelny podpis sporządzającego wydruk.

57 Jakub Rzymowski Na wydruk UPO nanosi się tylko czytelny podpis sporządzającego wydruk oraz datę wykonania wydruku.

58 Jakub Rzymowski -58- Rejestracja sprawy. Czynności prowadzącego sprawę. Instrukcja kancelaryjna Prowadzący sprawę sprawdza, czy przekazana bezpośrednio lub w drodze dekretacji przesyłka: 1) dotyczy sprawy już wszczętej; 2) rozpoczyna nową sprawę. 2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, prowadzący sprawę dołącza przesyłkę do akt sprawy, nanosząc na nią znak sprawy.

59 Jakub Rzymowski W przypadku, o którym mowa w ust. 1 pkt 2, prowadzący sprawę traktuje przesyłkę jako podstawę założenia sprawy, wpisując odpowiednie dane do spisu spraw oraz nanosząc na nią znak sprawy. 4. Znak sprawy nanosi się w górnej części pisma na jego pierwszej stronie.

60 Jakub Rzymowski -60- Wzory dokumentów elektronicznych i formularze elektroniczne

61 Jakub Rzymowski -61- wzór dokumentu elektronicznego - zbiór danych określających zestaw, sposób oznaczania oraz wymagalność elementów treści i metadanych dokumentu elektronicznego, a także mogących określać sposób zapisu danych dla wskazanych elementów oraz kolejność i sposób wyświetlania na ekranie lub drukowania poszczególnych elementów (wizualizacji); (art. 3 pkt 24 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (tekst jedn. w: Dz. U. 2014, poz. 1114))

62 Jakub Rzymowski -62- zakres użytkowy dokumentu elektronicznego - zawartość dokumentu elektronicznego niezbędną do załatwienia określonego rodzaju spraw za pomocą tego dokumentu. formularz elektroniczny - graficzny interfejs użytkownika wystawiany przez oprogramowanie służący do przygotowania i wygenerowania dokumentu elektronicznego zgodnego z odpowiadającym mu wzorem dokumentu elektronicznego; (art. 3 pkt 26 i 25 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (tekst jedn. w: Dz. U. 2014, poz. 1114))

63 Jakub Rzymowski -63- Ustawa o informatyzacji (...) Art. 19b. 1. Minister właściwy do spraw informatyzacji w ramach epuap prowadzi centralne repozytorium wzorów dokumentów elektronicznych, zwane dalej "centralnym repozytorium". 2. W centralnym repozytorium umieszcza się, przechowuje i udostępnia wzory dokumentów, które uwzględniają niezbędne elementy struktury dokumentów elektronicznych określone w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698 i Nr 171, poz oraz z 2014 r. poz. 822).

64 Jakub Rzymowski Organy administracji publicznej przekazują do centralnego repozytorium oraz udostępniają w Biuletynie Informacji Publicznej wzory dokumentów elektronicznych. Przy sporządzaniu wzorów dokumentów elektronicznych stosuje się międzynarodowe standardy dotyczące sporządzania dokumentów elektronicznych przez organy administracji publicznej, z uwzględnieniem konieczności podpisywania ich bezpiecznym podpisem elektronicznym. 4. Jeżeli wzór podania określają odrębne przepisy, to umieszczenie wzoru dokumentu elektronicznego przez organy administracji publicznej w centralnym repozytorium jest równoznaczne z określeniem wzoru wnoszenia podań, o których mowa w art. 63 3a ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2013 r. poz. 267 oraz z 2014 r. poz. 183).

65 Jakub Rzymowski Niezależnie od obowiązku wynikającego z ust. 3 organy administracji publicznej mogą prowadzić własne lub wspólnie z innymi organami administracji publicznej repozytoria wzorów dokumentów elektronicznych.

66 Jakub Rzymowski -66- Art. 16a. 1. W przypadku gdy w przepisach prawa został wskazany organ właściwy do określenia wzoru dokumentu, jeżeli przepisy te nie wykluczają przesyłania dokumentów drogą elektroniczną, organ ten: 1) przekazuje ministrowi właściwemu do spraw informatyzacji wzór dokumentu elektronicznego w celu umieszczenia go w centralnym repozytorium wzorów dokumentów elektronicznych, o którym mowa w art. 19b ust. 1; 2) przekazuje ministrowi właściwemu do spraw informatyzacji opis usługi możliwej do zrealizowania przy wykorzystaniu wzoru dokumentu elektronicznego w celu zamieszczenia go w katalogu usług; 3) udostępnia na epuap lub w innym systemie teleinformatycznym formularz elektroniczny umożliwiający wygenerowanie dokumentu elektronicznego w celu złożenia go za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

67 Jakub Rzymowski Czynności, o których mowa w ust. 1, organ realizuje w terminie 3 miesięcy od dnia wejścia w życie przepisów określających wzór dokumentu. 3. Formularz elektroniczny udostępniony na epuap spełnia standardy określone i opublikowane na epuap przez ministra właściwego do spraw informatyzacji. 4. W przypadku gdy formularz elektroniczny nie spełnia standardów, o których mowa w ust. 3, minister właściwy do spraw informatyzacji może wezwać organ do dostosowania, we wskazanym terminie, formularza elektronicznego udostępnionego na epuap do tych standardów.

68 Jakub Rzymowski W przypadku niedostosowania we wskazanym terminie formularza elektronicznego udostępnionego na epuap do standardów, o których mowa w ust. 3, minister właściwy do spraw informatyzacji może usunąć formularz elektroniczny z epuap.

69 Jakub Rzymowski -69- Art. 19d. Podmioty udostępniające usługi na epuap zapewniają ich zgodność z przepisami stanowiącymi podstawę sporządzenia wzoru dokumentu elektronicznego oraz dokonują aktualizacji tych usług w katalogu usług.

70 Jakub Rzymowski -70- Wejście w życie ustawy z dnia 24 kwietnia 2014 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze standaryzacją niektórych wzorów pism w procedurach administracyjnych (Dz. U. 2014, poz. 822) może, wbrew celowi jej uchwalenia, opóźnić tworzenie nowych wzorów dokumentów elektronicznych i formularzy elektronicznych!!!

71 Jakub Rzymowski -71- Ustawa o informatyzacji... Art. 16b. 1. W przypadku gdy w przepisach prawa nie został wskazany organ właściwy do określenia wzoru dokumentu, wzór dokumentu elektronicznego może przekazać do centralnego repozytorium wzorów dokumentów elektronicznych organ, w którego właściwości pozostają sprawy związane z określonym w tym wzorze zakresem użytkowym dokumentów elektronicznych. 2. Do przekazania, o którym mowa w ust. 1, stosuje się art. 16a ust. 1.

72 Jakub Rzymowski -72- Ustawa o podpisie elektronicznym Art W terminie do dnia 1 maja 2008 r. organy władzy publicznej umożliwią odbiorcom usług certyfikacyjnych wnoszenie podań i wniosków oraz innych czynności w postaci elektronicznej w przypadkach, gdy przepisy prawa wymagają składania ich w określonej formie lub według określonego wzoru.

73 Jakub Rzymowski -73- Konsekwencje prawne udostępniania i stosowania formularzy i wzorów dokumentów elektronicznych nieprzekazanych do Centralnego Repozytorium Dokumentów Elektronicznych

74 Jakub Rzymowski -74- Stosowanie wzorów dokumentów elektronicznych i opartych na nich formularzy elektronicznych do złożenia podania (wniosku), w przypadkach, gdy takie wzory dokumentów elektronicznych nie zostały umieszczone w Centralnym Repozytorium Dokumentów Elektronicznych prowadzi do naruszenia prawa w przypadkach, w których w przepisach prawa został określony organ właściwy do określenie wzoru dokumentu. W takich przypadkach będzie dochodziło w postępowaniach administracyjnych ogólnych do naruszenia przez wnoszących art. 63 3a pkt 2 KPA, a w podatkowych do naruszenia art a pkt 2 OP.

75 Jakub Rzymowski -75- Jednakże zastosowanie przez wnoszącego do złożenia podania wzoru dokumentu elektronicznego, który nie został umieszczony w Centralnym Repozytorium Dokumentów Elektronicznych albo złożenie podania bez korzystania z takiego wzoru dokumentu elektronicznego może być następstwem zaniechania organów władzy publicznej, które albo nie przekazały takiego wzoru ministrowi właściwemu do spraw informatyzacji, albo przekazały, a minister jeszcze nie umieścił wzoru, albo też w ogóle nie udostępniły takiego wzoru. Takie zaniechania organów władzy publicznej stanowią naruszenie art. 58 ust. 2 ustawy o podpisie elektronicznym.

76 Jakub Rzymowski -76- Organy właściwe do załatwienia konkretnej sprawy często nie są w stanie udostępnić wzoru dokumentu elektronicznego i formularza elektronicznego, bo nie są uprawnione do jego przygotowania. Czasem też udostępniają na swoich stronach internetowych pliki formularzy przeznaczone do edycji i wydruku. Mają one ułatwiać sporządzenie podania, ale ich zastosowanie nie prowadzi do przygotowania podania zgodnego z wzorem dokumentu elektronicznego.

77 Jakub Rzymowski -77- W każdym z wymienionych wyżej przypadków zaniechań organ, któremu przedłożono podanie sporządzone bez użycia odpowiedniego wzoru dokumentu elektronicznego staje przed wyborem przyjęcia podania sporządzonego z naruszeniem art. 63 3a pkt 2 KPA albo art a pkt 2 OP i wezwania do uzupełnienia braku formalnego w postaci złożenia podania niezgodnego z właściwym (bo nieistniejącym) wzorem dokumentu elektronicznego, bądź też rozpatrzeniem sprawy merytorycznie z obawą, że w toku kontroli instancyjnej naruszenie prawa zostanie wykryte.

78 Jakub Rzymowski -78- W obecnym stanie prawnym takie naruszenie prawa nie powinno zostać zakwalifikowane, jako rażące naruszenie prawa. To zaś prowadzi do wniosku, iż zastosowanie niewłaściwego wzoru dokumentu elektronicznego albo niezastosowanie takiego wzoru w ogóle nie powinno stanowić, w świetle art pkt 2 KPA i art pkt 3 OP, podstawy do stwierdzenia nieważności decyzji.

79 Jakub Rzymowski -79- Jak nie popełnić błędu przy przyjmowaniu pism w formie dokumentu elektronicznego

80 Jakub Rzymowski -80- Z uzasadnienia wyroku WSA w Warszawie (II SA/Wa 475/13): Brak podpisu strony na podaniu, przy równoczesnym braku podpisu osoby przez nią umocowanej, gdy nie zostanie usunięty, powoduje brak uniemożliwiający wywołanie skutku prawnego wniesionego podania. Konsekwentnie, taki brak formalny odwołania powoduje, że nie można uznać czynności strony za odwołanie.

81 Jakub Rzymowski -81- brak na podaniu wnoszonym w formie elektronicznej bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu (art. 63 ust. 3a Kpa) jest brakiem formalnym, który może być usunięty w trybie art Kpa, o ile jest znany adres wnoszącego podanie. Brak ten można więc uzupełnić przez przesłanie podania przez wnoszącego i opatrzenia go bezpiecznym podpisem elektronicznym bądź też wniesienia podania w formie pisemnej opatrzonego podpisem. Tak więc, gdy organ odwoławczy uznał za odwołanie pismo niepodpisane przez osobę wnoszącą to odwołanie bądź w formie pisemnej, bądź w formie elektronicznej bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego certyfikatu, to oznacza to, że organ ten bez podstawy

82 Jakub Rzymowski -82- prawnej wystąpił w charakterze organu odwoławczego. W związku z czym decyzja organu odwoławczego, w takiej sytuacji, jest dotknięta wadą nieważności (art pkt 2 Kpa). Pogląd taki wyraził Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 18 maja 1994 r., sygn. akt SA/Gd 2365/93, w wyroku z 15 września 2000 r., sygn. akt III SA 417/00 (LEX nr 47217) oraz w wyroku z dnia 18 kwietnia 2000 r., sygn. akt II SA/Gd 954/88 (LEX nr 44072) a także Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu w wyroku z 8 lipca 2009 r. sygn. akt IV SA/Po 308/09 (LEX nr ).

83 Jakub Rzymowski -83- Prawidłowe działanie na gruncie przepisów postępowania administracyjnego winno nastąpić w ten sposób, że organ pierwszej instancji, działając na podstawie art Kpa, powinien wezwać stronę odwołującą się do uzupełnienia braku formalnego odwołania przez jego podpisanie w terminie 7 dni, z jednoczesnym pouczeniem, że nieusunięcie tego braku spowoduje pozostawienie podania bez rozpoznania. Organ pierwszej instancji jako jedyny jest uprawniony do podejmowania czynności, o których mowa w art Kpa (zawiadomienie stron o wniesieniu odwołania, samokontrola, obowiązek przesłania akt wraz z aktami sprawy). Jedynie odwołanie spełniające wymogi formalne może ewentualnie skutkować uwzględnieniem odwołania przez organ pierwszej instancji

84 Jakub Rzymowski -84- w ramach przewidzianej w art. 132 Kpa autokontroli. Jeżeli strona nie uzupełni braków formalnych odwołania w wyznaczonym przez organ pierwszej instancji terminie, organ ten ma obowiązek przesłać odwołanie wraz z aktami sprawy organowi odwoławczemu, stosownie do postanowień zawartych w art. 133 Kpa. Organ odwoławczy, zgodnie z art. 134 Kpa winien zbadać dopuszczalność tego rodzaju odwołania.

85 Jakub Rzymowski -85- Wnioski dla praktyki z wyroku WSA w Warszawie (II SA/Wa 475/13): w przypadku, gdy podanie w formie dokumentu elektronicznego nie jest opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu, należy wzywać do uzupełnienia braku podpisu, jako braku formalnego, rozpatrzenie podania, które nie zostało podpisane skutkuje nieważnością decyzji wydanej w postępowaniu zainicjowanym takim podaniem, w przypadku, gdy brak podpisu dotyczy odwołania od decyzji organu I instancji, to na organie I instancji spoczywa obowiązek wezwania do uzupełnienia braku podpisu.