Najważniejsze zmiany prawne w e-administracji w 2014 r.

Transkrypt

1 BIBLIOTEKA INFORLEX JOLANTA RYBIŃSKA ARTUR PRASAL Najważniejsze zmiany prawne w e-administracji w 2014 r.

2 JOLANTA RYBIŃSKA, ARTUR PRASAL Autorzy są ekspertami w dziedzinie informatyzacji administracji publicznej Wiele urzędów już dziś świadczy usługi drogą elektroniczną. Nie jest to jednak zjawisko powszechne. Stąd zmiany w prawie, które ułatwiają mieszkańcom i przedsiębiorcom korespondencję elektroniczną, nakładając na urzędy obowiązek posługiwania się elektronicznymi skrzynkami podawczymi udostępnianymi w jednolitym standardzie. 10 stycznia 2014 r. została uchwalona przez Sejm ustawa o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw (dalej: nowelizacja ustawy o informatyzacji). Większość zmian wejszła w życie 11 maja 2014 r. Nowelizacja to kolejny etap zmian w obszarze informatyzacji i cyfryzacji administracji publicznej. Zmiany przepisów dotyczą przede wszystkim: ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (dalej: ustawa o informatyzacji), ustawy z 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (dalej: k.p.a.), ustawy z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (dalej: Ordynacja podatkowa), ustawy z 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (dalej: p.p.s.a.). Ustawodawca wprowadza nowe rozwiązania, ale też zmienia już obowiązujące w zakresie świadczenia usług drogą elektroniczną. Dokonuje również zmian w zakresie postępowania administracyjnego i postępowania podatkowego, m.in. w odniesieniu do doręczeń elektronicznych, dostępu do akt sprawy drogą elektroniczną, stosowania elektronicznych kopii zaświadczeń i innych dokumentów. Zmiany obejmują również przepisy p.p.s.a., dając podstawy do prowadzenia akt sprawy sądowej w formie elektronicznej, udostępniania stronie postępowania akt sprawy w systemie teleinformatycznym, umożliwiając składanie pism procesowych w formie dokumentu elektronicznego czy też regulując kwestię doręczania e-pism przez sądy administracyjne. Obowiązek udostępniania i wykorzystywania elektronicznej skrzynki podawczej, zmiany procedury doręczania dokumentów w formie elektronicznej, obowiązek uznawania elektronicznych kopii dokumentów. Zmiany wymuszą w tym zakresie również konieczność podjęcia działań zapewniających właściwe dokumentowanie spraw (tworzenie akt sprawy) szczególnie w podmiotach, które dotąd nie upowszechniły możliwości wnoszenia podań i innych dokumentów drogą elektroniczną. Udostępnianie usług elektronicznych Ważnym krokiem, kończącym polemikę dotyczącą obowiązku posiadania wykorzystywania elektronicznej skrzynki podawczej (ESP) przez podmioty publiczne, jest wprowadzenie wymogu jej udostępniania, zgodnie z nowelizowanym art. 16 ustawy o informatyzacji. Dotąd wiele podmiotów publicznych nie udostępniało ESP, co w konsekwencji, z jednej strony, ogranicza możliwości kontaktu obywateli z urzędem, a z drugiej, uniemożliwia komunikację elektroniczną między samymi podmiotami publicznymi. O ile coraz więcej urzędów gmin i miast, starostw powiatowych, urzędów marszałkowskich, wojewódzkich itd. udostępnia ESP oraz usługi elektroniczne, o tyle odsetek jednostek organizacyjnych JST korzystających z tego środka komunikacji elektronicznej jest nadal niewielki. Znowelizowanymi przepisami ustawy o informatyzacji podmioty publiczne zostaną zobowiązane (sześć miesięcy od dnia ogłoszenia nowelizacji ustawy o informatyzacji, czyli od 11 sierpnia br.) do udostępnienia ESP oraz przekazania ministrowi właściwemu do spraw informatyzacji informacji o jej adresie w terminie siedmiu dni od dnia udostępnienia takiej skrzynki. Założeniem tego rozwiązania jest stworzenie na platformie epuap bazy adresów elektronicznych skrzynek podawczych podmiotów publicznych, mającej ułatwić zarówno samym podmiotom publicznym, jak i obywatelom wniesienie dokumentu elektronicznego do właściwego podmiotu. Co istotne, będzie to zarówno baza adresów ESP utworzonych na epuap, jak i pozostałych (np. komercyjnych). 2

3 Obowiązki dla podmiotów publicznych Udostępnienie elektronicznej skrzynki podawczej, spełniającej standardy określone i opublikowane na epuap. Uwaga obowiązek dotyczy wszystkich podmiotów publicznych, co dla samorządów ma szczególne znaczenie z uwagi na liczbę jednostek budżetowych i zakładów budżetowych. Zmiany prawne dotyczą również obowiązku przekazywania wzoru elektronicznego do udostępnienia w centralnym repozytorium wzorów dokumentów elektronicznych (dalej: CRWDE). Kluczowe w tym zakresie jest wskazanie podmiotu uprawnionego lub zobowiązanego do opracowania wzoru elektronicznego i jego przekazania do CRWDE. W przypadku gdy w przepisach prawa został wskazany organ właściwy do określenia wzoru dokumentu, jeżeli przepisy nie wykluczają przesyłania dokumentów drogą elektroniczną, organ ten zobowiązany jest do: przekazania ministrowi właściwemu do spraw informatyzacji wzoru dokumentu elektronicznego w celu umieszczenia go w CRWDE, przekazania ministrowi właściwemu do spraw informatyzacji opisu usługi możliwej do zrealizowania przy wykorzystaniu wzoru dokumentu elektronicznego, w celu zamieszczenia go w katalogu usług, udostępnienia na epuap lub w innym systemie teleinformatycznym formularza elektronicznego umożliwiającego wygenerowanie dokumentu elektronicznego w celu złożenia go za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Te wymagania prawne organ realizuje w terminie trzech miesięcy od dnia wejścia w życie przepisów określających wzór dokumentu. Natomiast w przypadku gdy w przepisach prawa, które weszły już w życie przed dniem 11 maja 2014 r., został wskazany organ właściwy do określenia wzoru dokumentu, jeżeli przepisy te nie wykluczają przesyłania dokumentów drogą elektroniczną, organ ten wykonuje wskazane wyżej czynności w terminie do dnia 11 sierpnia 2014 r. Taki zapis stanowi kompleksową regulację w zakresie przekazywania wzoru elektronicznego do udostępnienia w CRWDE. Dotychczas częściowo kwestie te uregulowane były w akcie wykonawczym do ustawy. Przepis uzupełnia również dotychczasową lukę prawną w zakresie podmiotu zobowiązanego do opracowania opisu usługi. Przyjęto w nim, że organ, który opracowuje wzór elektroniczny, posiada wiedzę w zakresie przygotowania właściwego i pełnego opisu usług dla przedsiębiorców i obywateli. Niejednokrotnie mają miejsce sytuacje, gdy kilka urzędów korzysta z tej samej usługi, której opis jest już częściowo nieaktualny (np. w zakresie opłat, podstawy prawnej). Dlatego też w art. 19d nowelizowanej ustawy o informatyzacji zobowiązano podmioty publiczne udostępniające usługi na epuap do zapewnienia zgodności z przepisami stanowiącymi podstawę sporządzenia wzoru dokumentu elektronicznego oraz aktualizacji tych usług w katalogu usług. Przygotowując się do udostępnienia usługi elektronicznej na epuap opracowując formularz elektroniczny należy zwrócić uwagę na jego zgodność ze standardem, który zostanie określony i opublikowany na epuap przez ministra właściwego do spraw informatyzacji. Formularze elektroniczne, zgodnie z wprowadzonym do ustawy o informatyzacji art. 16a, muszą spełniać określone standardy. W przeciwnym wypadku minister właściwy do spraw informatyzacji może wezwać organ do dostosowania we wskazanym terminie formularza elektronicznego udostępnionego na epuap do tych standardów. Jeśli formularz elektroniczny nie zostanie, mimo wezwania, dostosowany, minister może go usunąć z platformy. To rozwiązanie ma na celu zwiększenie wpływu ministra właściwego do spraw informatyzacji na właściwe funkcjonowanie epuap. Celem tego przepisu jest również wyeliminowanie sytuacji, gdy udostępnia się usługi elektroniczne, ale ich realizacja z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej nie jest możliwa. Podmioty udostępniające usługi elektroniczne powinny pamiętać o weryfikacji wcześniej udostępnionych już na epuap opisów usług. Jeżeli w przepisach prawa nie został wskazany organ właściwy do określenia wzoru dokumentu, to wzór może przekazać do CRWDE organ, w którego właściwości pozostają sprawy związane z określonym w tym wzorze zakresem użytkowym dokumentów elektronicznych. Na podstawie art. 16b znowelizowanej ustawy o informatyzacji uprawnione do przekazania wzorów do centralnego repozytorium wzorów dokumentów elektronicznych będą organy realizujące daną procedurę. BAZA WIEDZY Z ZAKRESU PODATKÓW, RACHUNKOWOŚCI I PRAWA 3

4 Organy takie będą zobowiązane do przekazania ministrowi właściwemu do spraw informatyzacji opisu usługi, jak również udostępnienia formularza elektronicznego. Znowelizowane przepisy ustawy o informatyzacji wprowadziły również możliwość udostępniania usług elektronicznych na epuap dla podmiotów innych niż podmioty publiczne, o ile realizują w zakresie swojej działalności zadania publiczne. Jest to możliwe na podstawie porozumienia zawartego z ministrem właściwym do spraw informatyzacji, w którym określa się sposób udostępniania usług na epuap oraz ich zakres. Udostępnienie wzorów elektronicznych, dla których organ został wskazany jako właściwy do określenia wzoru dokumentu, opracowanie opisu usługi, udostępnienie formularza elektronicznego zgodnie ze standardem udostępnionym na epuap. W przypadku podmiotów, które przed dniem wejścia w życie ustawy udostępniły usługi na elektronicznej platformie usług administracji publicznej: dokonanie w terminie trzech miesięcy od dnia wejścia w życie ustawy aktualizacji tych usług albo usunięcie ich z epuap, gdy brakuje możliwości takiej aktualizacji. Potwierdzanie profilu zaufanego Z obowiązującego rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 27 kwietnia 2011 r. w sprawie zasad potwierdzania, przedłużania ważności, wykorzystania i unieważniania profilu zaufanego elektronicznej platformy usług administracji publicznej do ustawy o informatyzacji zostały przeniesione do ustawy o informatyzacji przepisy dotyczące potwierdzania profilu zaufanego epuap. Potwierdzanie profilu zaufanego, polegającego na weryfikacji zgodności danych zawartych w profilu użytkownika ze stanem faktycznym oraz nadaniu uprawnień wynikających z posiadania profilu zaufanego epuap, jak również przedłużenia ważności i unieważnienia, dokonuje punkt potwierdzający. Funkcję punktu potwierdzającego pełni: konsul, naczelnik urzędu skarbowego, wojewoda, Zakład Ubezpieczeń Społecznych. W znowelizowanej ustawie o informatyzacji rozszerzono listę podmiotów, które będą uprawnione, za zgodą ministra właściwego do spraw informatyzacji, do potwierdzania profilu zaufanego epuap: 1) podmiot publiczny inny niż wymieniony w art. 20c ust. 2 ustawy o informatyzacji, 2) bank krajowy, o którym mowa w art. 4 ust. 1 pkt 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. Prawo bankowe, 3) oddział instytucji kredytowej, o którym mowa w art. 4 ust. 1 pkt 18 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. Prawo bankowe, 4) operator pocztowy, o którym mowa w art. 3 pkt 12 ustawy z 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe. Jednocześnie znowelizowane przepisy ustawy o informatyzacji uwzględniają możliwość cofnięcia zgody, w przypadku gdy podmiot pełniący funkcję punktu potwierdzającego nie spełnia warunków określonych w przepisach rozporządzenia w sprawie zasad potwierdzania, przedłużania ważności, wykorzystania i unieważniania profilu zaufanego elektronicznej platformy usług administracji publicznej (uwaga - projektowane są zmiany rozporządzenia). Korzystanie z oprogramowania Kluczowe rozwiązanie stanowi nowy przepis art. 13a ustawy o informatyzacji, zgodnie z którym podmioty publiczne, o których mowa w art. 2 ust. 1 pkt 1 6 ustawy o informatyzacji, służby specjalne (w rozumieniu art. 11 ustawy z 24 maja 2002 r. o Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego oraz Agencji Wywiadu), Kancelaria Sejmu, Kancelaria Senatu, Kancelaria Prezydenta RP oraz Narodowy Bank Polski, uprawnione do wykonywania praw majątkowych do programu komputerowego, opracowanego przez pracowników w wyniku wykonywania obowiązków ze stosunku pracy świadczonej na rzecz tych podmiotów, mogą umożliwić sobie wzajemnie nieodpłatne korzystanie z tego programu komputerowego. Dotychczas nie było podstawy prawnej nieodpłatnego rozporządzania prawami majątkowymi do takich programów. Zatem, zgodnie ze znowelizowaną ustawą o informatyzacji, istnieje możliwość nieodpłatnego korzystania przez różne podmioty z oprogramowania komputerowego opracowanego przez pracowników podmiotu publicznego. Zgoda na e-doręczanie Doręczenie, zarówno w przepisach k.p.a., jak też Ordynacji podatkowej, jest jedną z kluczowych czynności postępowania. W przypadku doręczenia za pomocą środków komunikacji elektronicznej zasadniczym elementem jest zgoda strony czy innego uczestnika postępowania na takie doręczenie. W Kodeksie postępowania administracyjnego, jak również w Ordynacji podatkowej nowelizacją ustawy o infor- 4

5 Schemat 1. Dopuszczalność e-doręczeń Dopuszczalność e-doręczeń art k.p.a. art. 144a Ordynacji podatkowej strona lub inny uczestnik postępowania złożył podanie w formie dokumentu elektronicznego przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu administracji publicznej (elektroniczną skrzynkę organu podatkowego lub portal podatkowy) wystąpił do organu administracji publicznej (wniósł do organu podatkowego) o takie doręczenie wyraził zgodę na doręczenie mu pism w postępowaniu za pomocą tych środków i wskazał adres elektroniczny matyzacji wprowadzono analogiczne przepisy dotyczące zgody na e-doręczenia, rozszerzające przedmiot zgody strony lub innego uczestnika postępowania na komunikowanie się za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Zgodnie z dotychczasowym przepisem art k.p.a., doręczenie następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej, jeżeli strona lub inny uczestnik postępowania: wystąpił do organu administracji publicznej o doręczenie albo wyraził zgodę na doręczenie mu pism za pomocą tych środków. Podobnie sytuacja przedstawia się w przypadku Ordynacji podatkowej regulującej w dotychczasowym art. 144a kwestie dotyczące możliwości doręczenia elektronicznego, zgodnie z którym doręczenie pism, z wyjątkiem zaświadczeń, następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej, jeżeli strona wnosi o zastosowanie takiego sposobu doręczania albo wyraża na to zgodę. W wyniku zmian wprowadzonych w tych aktach prawnych nowelizacją ustawy o informatyzacji dodatkowo wskazano również, iż doręczenie pism następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej, jeżeli strona lub inny uczestnik postępowania złoży podanie w formie dokumentu elektronicznego przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu administracji publicznej (odpowiednio: organu podatkowego lub portal podatkowy w przypadku Ordynacji podatkowej). Istotny z punktu widzenia prowadzonej przez organy komunikacji elektronicznej jest przepis, wprowadzony zarówno do k.p.a., jak i Ordynacji podatkowej, zgodnie z którym podanie wniesione w formie dokumentu elektronicznego powinno zawierać adres elektroniczny wnoszącego podanie. Jeżeli podanie nie zawiera adresu elektronicznego, organ administracji publicznej (odpowiednio organ podatkowy) przyjmuje, że właściwy jest adres elektroniczny, z którego nadano podanie, wniesione w formie dokumentu elektronicznego, a gdy wniesiono je w innej formie i zawiera ono żądanie doręczenia elektronicznego, doręczenie pism następuje na adres wskazany w podaniu, przy czym w pierwszym piśmie poucza się o warunku podania adresu elektronicznego w żądaniu doręczania pism środkami komunikacji elektronicznej. Organ administracji publicznej (odpowiednio organ podatkowy) może z własnej inicjatywy wystąpić o wyrażenie zgody na doręczanie pism za pomocą tych środków, przesyłając to wystąpienie za pomocą środków komunikacji elektronicznej na adres elektroniczny strony lub innego uczestnika postępowania (lub portal podatkowy w przypadku Ordynacji podatkowej). Co więcej, organ administracji publicznej (odpowiednio organ podatkowy) może zwrócić się do strony lub innego uczestnika postępowania (odpowiednio do podatnika, płatnika lub inkasenta) o wyrażenie zgody na doręczanie pism w formie dokumentu elektronicznego w innych, określonych przez organ, kategoriach spraw indywidualnych załatwianych przez ten organ (odpowiednio we wszystkich sprawach podatkowych). Jest to istotna zmiana z punktu widzenia zarówno obywatela, jak też urzędnika. Daje ona bowiem organowi możliwość wystąpienia i ewentualnie uzyskania zgody na stałe komunikowanie się organu z określoną osobą (obywatelem) za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej w sprawach załatwianych przez ten organ. Dotychczas zgoda taka musiała być wyrażana odrębnie w każdym toczącym się postępowaniu administracyjnym. Nowelizacją ustawy o informatyzacji wprowadzono wprost w przepisach k.p.a. i Ordynacji podatkowej przepisy, które zakończą dyskusję, czy organ administracji publicznej (organ podatkowy), występując do strony postępowania o zgodę na e-doręczenie, powinien już wcześniej posiadać zgodę na elektroniczne wystąpienie o taką zgodę. W przepisach wskazano, że do wystąpienia o udzielenie zgody na e-doręczenie nie stosuje się przepisów dotyczących doręczania elektronicznego. Zarówno w k.p.a., jak i Ordynacji podatkowej przewidziano możliwość rezygnacji z e-doręczania. Jeżeli strona lub inny uczestnik postępowania zrezygnuje z doręczania pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej, organ administracji publicznej (odpowiednio organ podatkowy) doręcza pismo w sposób BAZA WIEDZY Z ZAKRESU PODATKÓW, RACHUNKOWOŚCI I PRAWA 5

6 określony dla pisma w formie innej niż forma dokumentu elektronicznego. Organizacyjne przygotowanie urzędu pod kątem dokumentowania żądań i zgód na komunikację elektroniczną ze stronami i innymi uczestnikami postępowania. Przepisy dotyczące komunikacji elektronicznej wymagają podjęcia czynności przygotowawczych od strony organizacyjnej czy też technicznej związanej z przechowywaniem (przetwarzaniem) informacji o żądaniach e-doręczenia lub wyrażonych zgodach na e-doręczenie. Może to rodzić problemy natury organizacyjnej konieczność zapewnienia informacji o zgodzie na e-doręczenie wszystkim pracownikom prowadzącym postępowania, z jednoczesnym uwzględnieniem zapewnienia ochrony danych osobowych. Niewątpliwie taka informacja powinna znaleźć również odzwierciedlenie w aktach sprawy. 14 dni, licząc od dnia przesłania pierwszego zawiadomienia. Przepisy prawne obligują jednak organ do pozostawienia e-dokumentu w swoim systemie teleinformatycznym przez okres co najmniej trzech miesięcy od dnia uznania pisma w formie dokumentu elektronicznego za doręczone w celu umożliwienia adresatowi pisma dostępu do treści e-dokumentu oraz informacji o dacie uznania pisma za doręczone oraz o datach wysłania zawiadomień o możliwości jego odebrania. Przygotowanie systemu teleinformatycznego służącego do doręczeń elektronicznych do przekazywania zawiadomień o możliwości odebrania pisma, zapewnienie właściwego dokumentowania zawiadomień oraz informacji o dacie doręczenia dokumentu lub dacie uznania dokumentu za doręczony. Fikcja doręczenia elektronicznego Kolejnym niezwykle istotnym rozwiązaniem, wprowadzonym nowelizacją ustawy o informatyzacji, jest wprowadzenie do k.p.a. i Ordynacji podatkowej instytucji fikcji doręczenia elektronicznego. Celem jest ułatwienie i uproszczenie procesu doręczania oraz zapobieganie celowemu przedłużaniu procesu przez nieodbieranie dokumentu elektronicznego, co dotychczas niejednokrotnie miało miejsce. Zrezygnowano tym samym z dotychczasowego sposobu doręczania e-dokumentów, polegającego na tym, że w przypadku nieode brania pisma w systemie teleinformatycznym organu w terminie siedmiu dni od dnia wysłania zawiadomienia do adresata, pismo jest doręczane w sposób tradycyjny papierowy. Nowe uregulowania przewidują, że organ administracji publicznej (odpowiednio organ podatkowy) przesyła odbiorcy zawiadomienie zawierające wskazanie, że adresat może odebrać pismo w formie dokumentu elektronicznego, wskazanie adresu elektronicznego, z którego adresat może pobrać pismo i pod którym powinien dokonać potwierdzenia doręczenia pisma oraz pouczenie dotyczące sposobu odbioru pisma. Zawiadomienia mogą być automatycznie tworzone i przesyłane w systemie teleinformatycznym organu na adres elektroniczny odbiorcy, a odbioru tych zawiadomień nie potwierdza się. W przypadku nieodebrania dokumentu, po upływie siedmiu dni od dnia wysłania pierwszego zawiadomienia, organ przesyła na adres elektroniczny ponowne zawiadomienie o możliwości odebrania e-dokumentu. Jeśli dokument nadal nie zostanie odebrany, doręczenie uważa się za dokonane po upływie Dostęp on-line do akt sprawy Zarówno w k.p.a., jak też Ordynacji podatkowej wprowadzono przepisy umożliwiające stronie elektroniczny wgląd w akta sprawy, sporządzanie z nich notatek, kopii lub odpisów. Dostęp do akt sprawy w systemie teleinformatycznym organu możliwy jest po identyfikacji strony w sposób określony w art. 20a ust. 1 albo 2 ustawy o informatyzacji. Dotychczas dostęp do dokumentów w systemie teleinformatycznym organu był ograniczony jedynie do pism w formie dokumentu elektronicznego wnoszonych do organu administracji publicznej lub przez niego doręczanych, a nie do całych akt. Mając jednakże na uwadze dynamiczny rozwój technologii, wdrażane systemy teleinformatyczne (systemy EZD) w urzędach administracji publicznej, taki dostęp jest uzasadniony zarówno z punktu widzenia technicznych możliwości, jak też usprawnienia działań administracji i ułatwienia kontaktów dla obywateli (stron postępowania). W przypadku podjęcia decyzji o umożliwieniu stronie dostępu do akt sprawy w systemie teleinformatycznym organu zabezpieczenie właściwego sposobu identyfikacji strony. Elektroniczne kopie dokumentów Niejednokrotnie obywatele zderzają się z tzw. pozorną informatyzacją administracji publicznej, gdyż konsekwencją wnoszenia wniosków w formie elektronicznej jest konieczność dostarczenia do urzędów dokumentów w formie 6

7 papierowej. Takie wymagania prawne w znacznym stopniu ograniczają możliwości świadczenia usług drogą elektroniczną. Nowelizacja ustawy o informatyzacji wprowadza w tym zakresie, zarówno w k.p.a., jak też Ordynacji podatkowej, istotne zmiany dopuszczające możliwość wnoszenia elektronicznych kopii dokumentów papierowych uwierzytelnionych przez wnoszącego pismo załączników (zaświadczeń, innych dokumentów wydanych przez podmiot publiczny, potwierdzeń uiszczenia opłat i kosztów postępowania). W przypadku uzasadnionych wątpliwości (np. w zakresie autentyczności, integralności dokumentu elektronicznego) organ może żądać przedłożenia oryginału zaświadczenia, innego dokumentu lub potwierdzenia uiszczenia opłat i kosztów postępowania. Jednocześnie przepisy prawne obligują stronę lub innego uczestnika postępowania do przechowywania oryginału dokumentu, którego elektroniczną kopią posłużył się w kontaktach z organem administracji publicznej (odpowiednio organem podatkowym), do dnia, w którym decyzja kończąca postępowanie stała się ostateczna. Schemat 2. Doręczenie e-dokumentu Doręczenie elektroniczne Nowelizacja Przesłanie na adres elektroniczny adresata zawiadomienia: informacja o możliwości odbioru pisma wskazanie adresu, z którego można pobrać pismo pouczenie dotyczące sposobu odbioru pisma Nie odebrano pisma Przesłanie powtórnego zawiadomienia XOR 7 dni Odebrano pismo XOR Dopuszczenie możliwości wnoszenia elektronicznych kopii dokumentów papierowych uwierzytelnionych przez wnoszącego pismo załączników (zaświadczeń, innych dokumentów wydanych przez podmiot publiczny, potwierdzeń uiszczenia opłat i kosztów postępowania). Nie odebrano pisma Odebrano pismo 14 dni od dnia przesłania pierwszego zawiadomienia Elektroniczne czynności, elektroniczne dokumenty XOR Doręczenie skuteczne Nowelizacja ustawy o informatyzacji wprowadza kolejne zmiany, na podstawie których organy administracji publicznej będą mogły oprócz dotychczasowej formy pisemnej wykorzystać również formę dokumentu elektronicznego dla określonych rodzajów czynności w postępowaniu administracyjnym: udzielenie pełnomocnictwa, złożenie zeznań lub wyjaśnień, wezwanie organu rozszerzone na składniki dotyczące komunikacji elektronicznej, sporządzenie przez urzędnika adnotacji, wezwanie na rozprawę. W zakresie dotyczącym Ordynacji podatkowej nowelizacja ustawy o informatyzacji wprowadza w art. 126 istotną zmianę, stanowiącą, iż sprawy podatkowe załatwiane są w formie pisemnej lub w formie dokumentu elektronicznego, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej. Ten przepis jest analogiczny do istniejącej już wcześniej zasady ogólnej postępowania administracyjnego. Co więcej, przepisy Ordynacji podatkowej zostały uzupełnione o analogiczne regulacje jak w k.p.a., dotyczące podejmowanych czynności i dokumentów wydawanych w formie elektronicznej. Tym samym w postępowaniu podatkowym dopuszczono formę elektroniczną dla: interpretacji indywidualnej, wezwania, decyzji, postanowienia, zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej, BAZA WIEDZY Z ZAKRESU PODATKÓW, RACHUNKOWOŚCI I PRAWA 7

8 udzielenia pełnomocnictwa, złożenia wyjaśnień lub zeznań, sporządzenia adnotacji. Warto podkreślić, że wprowadzono również możliwość wydawania zaświadczeń w formie dokumentu elektronicznego, jak i doręczenia zaświadczeń. W tym zakresie minister właściwy do spraw finansów publicznych określi, w drodze rozporządzenia, tryb wydawania zaświadczeń, uwzględniając w szczególności odpowiednią organizację czynności związanych z wydawaniem zaświadczeń oraz możliwość doręczania zaświadczeń w formie dokumentu elektronicznego. Jednak przepis ten wejdzie w życie dopiero 1 stycznia 2016 r. Uwzględnienie wymagań formalnych związanych z szeroko pojętą obsługą dokumentu elektronicznego, w tym z wykorzystaniem bezpiecznego podpisu elektronicznego, którym opatrywane są dokumenty elektroniczne wydawane i doręczane przez organ administracji publicznej (odpowiednio organ podatkowy). Portal podatkowy Zmiany prawne wprowadzają do Ordynacji podatkowej nowe narzędzie portal podatkowy, który został zdefiniowany jako system teleinformatyczny administracji podatkowej służący do kontaktu organów podatkowych z podatnikami, płatnikami i inkasentami, a także ich następcami prawnymi oraz osobami trzecimi, w szczególności do wnoszenia podań, składania deklaracji oraz doręczania pism organów podatkowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Zgodnie z treścią uzasadnienia do projektu nowelizacji ustawy o informatyzacji, planowany zakres usług portalu podatkowego jest stosunkowo duży, w tym m.in.: dostarczanie informacji, dostarczanie i odbieranie dokumentów, przygotowywanie zaświadczeń, usługi wstępnie wypełnionych deklaracji, zeznań rocznych, aplikacje do elektronicznego wypełniania i generowania informacji, różnego rodzaju instrukcje, kursy i prezentacje usługi typu help-line, tax alert, formularze. Podkreślenia wymaga fakt, że delegowane są uprawnienia dla ministra właściwego do spraw finansów publicznych do określenia, w drodze rozporządzenia: 1) zakresu i warunków korzystania z portalu podatkowego, mając na względzie potrzebę zapewnienia bezpieczeństwa, wiarygodności i niezaprzeczalności danych zawartych we wnioskach, deklaracjach i pismach oraz potrzebę ich ochrony przed nieuprawnionym dostępem, Jeżeli strona lub inny uczestnik postępowania nie może uzyskać w formie dokumentu elektronicznego zaświadczenia wymaganego do potwierdzenia faktów lub stanu prawnego lub innego dokumentu wydanego przez podmiot publiczny w rozumieniu ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, jak również potwierdzenia uiszczenia opłat i kosztów postępowania, strona lub inny uczestnik postępowania może złożyć elektroniczną kopię takiego dokumentu, po uwierzytelnieniu jej przez wnoszącego, przy użyciu mechanizmów określonych w art. 20a ust. 1 albo 2 ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. 2) rodzajów spraw, które mogą być załatwiane z wykorzystaniem portalu podatkowego, mając na względzie potrzebę stopniowego upowszechniania elektronicznej formy kontaktów z organami podatkowymi oraz charakter tych spraw. Ponadto minister właściwy do spraw finansów publicznych może określić, w drodze rozporządzenia, inny sposób identyfikacji na portalu podatkowym, mając na względzie potrzebę upowszechniania kontaktów z organami podatkowymi. Przepis wejdzie w życie po upływie trzech miesięcy od dnia ogłoszenia nowelizacji ustawy o informatyzacji. Ustawa ma na celu ułatwienie kontaktu z administracją i sądami administracyjnymi oraz zwiększenie liczby e-usług oraz poprawę ich jakości. Ustawa została opublikowana w Dzienniku Ustaw z 10 lutego 2014 r. Większość przepisów weszła w życie 11 maja br., a kolejne wejdą w życie 11 sierpnia br. Podstawy prawne ustawa z 10 stycznia 2014 r. o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2014 r. poz. 183) art. 3, art. 13a, art. 16, art. 16a, art. 16b, art. 19a, art. 19c, art. 19d i art. 20c ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. z 2013 r. poz. 235; ost. zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 183) art. 12a, art. 12b i art. 54 ustawy z 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (j.t. Dz.U. z 2012 r. poz. 270; ost. zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 183) art. 3, art. 3a, art. 3e, art. 3f, art. 14, art. 14b, art. 14c, art. 126, art. 137, art. 144a, art. 152a, art. 155, art. 159, art. 168, art. 177, art. 178, art. 194, art. 210, art. 211, art. 217, art. 218, art. 282b, art. 306d i art. 306j ustawy z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (j.t. Dz.U. z 2012 r. poz. 749; ost. zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 567) art. 33, art. 39 1, art. 46, art. 50, art. 54, art. 63, art. 72, art. 73, art. 91, art. 107, art. 109, art. 124, art. 125, art. 217 i art. 220 ustawy z 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2013 r. poz. 267; ost. zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 183) 8